Qué documentación debe exhibir y conservar el patrón y por cuánto tiempo ante un conflicto laboral?

Por: Lic. Einar Vázquez Guillén

de almacenamiento de datos: cintas y discos,

El patrón tiene la obligación de conservar y guardar algunos documentos que tiene en su poder por la calidad de ser patrón, pero ¿cuáles son estos documentos?, ahora bien; a continuación, veremos cuáles son esos documentos y en base a qué autoridad se tiene la obligación de conservarlos.

Como bien sabemos existen diferencias entre los plazos que marcan la Ley del Seguro Social y el Código Fiscal respecto a la Ley Federal del Trabajo; pues como empleador siempre se va a regir por lo menos durante 5 años; por su parte el artículo 15

estas tres autoridades para el debido cumplimiento de sus obligaciones.

Sin embargo, es importante saber que, hacernos cargo del tema de la contabilidad para el correcto funcionamiento de la empresa es una medida primordial para no tener problemas a futuro, como lo es también conservar la documentación individuales de trabajo.

Legalmente el patrón tiene la responsabilidad de resguardar la documentación inherente a la relación laboral, algunas empresas contratan a un equipo especializado para que se encargue de ejecutar las tareas adecuadamente (empresas subcontratistas) aun así es importante que ambas partes tengan todo un acervo de documentación de sus trabajadores a su cargo. Según el artículo 28 del código fiscal de la federación, establece que la documentación abarca: Libros y registros sociales, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, control de inventarios y método de valuación, medios procesables equipos o sistemas electrónicos, documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales etcétera.

El artículo antes mencionado no es el único que establece la conservación de documentación por necesaria como lo son nóminas y contratos

de la ley del seguro social establece la obligación de los patrones de registrar y guardar todos los datos de nóminas, listas de raya, así como pagos de las cuotas patronales incluyendo los recibos de nómina debidamente timbrados.

En cuanto a la ley federal del trabajo nos hace una mención de la obligación de almacenar la documentación, todo esto en concordancia con el artículo 804, para exhibir en algún juicio que son los siguientes: Contratos individuales de trabajo que se celebren (cuando no exista contrato colectivo o contrato ley aplicable), Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios y de cualquier otro pago extraordinario, cualquier convenio realizado durante la relación laboral, pagos de

primas y derechos irrenunciables realizados a los trabajadores, controles de asistencia cuando estos se lleven en el centro de trabajo, comprobantes de pago de participación de utilidades, Pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.

Esto tiene su razón de ser en el artículo 784 de la ley federal del trabajo (antes de la reforma) pues en caso de alguna controversia laboral la carga de la prueba le corresponde siempre al patrón ya que es este quien tienen y cuenta con los elementos para acreditar las condiciones laborales otorgadas a sus trabajadores.

Como recomendación los contratos individuales de trabajo se deben conservar hasta un año después de la conclusión de la relación laboral siempre y cuando se tenga la certeza de que la misma concluyo de manera satisfactoria ratificada ante la autoridad laboral, cuando no se tenga la certeza de ello; es mejor guardarlos hasta por 2 años ya que no existe un término exacto para que se espere la notificación de una posible demanda en materia laboral.

Actualmente, la emisión de algunos documentos ha dejado de ser en formato físico para expedirse exclusivamente de manera digital, como es el caso de las facturas mensuales, recibos de nómina, comprobantes de alta ante el seguro social de los trabajadores y pagos o transferencias de pagos a terceros; pues estos tienen una cadena y un código digital que acredita su originalidad de los mismos. Pero debemos entender que hay documentos que nunca podrán ser remplazados por la era digital como lo son los contratos individuales de trabajo porque en estos debe existir la certeza jurídica y física de la firma del trabajador y el patrón en el mismo documento.

La recomendación es que las empresas y patrones en general tenga un orden de todos los expedientes

en relación con sus colaboradores, todo en original pues, aunque estemos en la era digital existen documentos que aún no se han podido remplazar; una buena opción es la contratación de abogados laborales patronales, empresas o despachos especializados en la administración de los recursos humanos, aclarando que esta opción nunca va a deslindar a ninguna de las partes de las obligaciones patronales que puedan tener, pues el trabajador está en su pleno derecho de en caso de alguna controversia entablar demanda contra quien resulte responsable, inclusive de “ambos patrones”; pero la carga de trabajo y la defensa laboral siempre estará garantiza que recaerá en un tercero especializado; la idea es estar siempre preparados en caso de alguna revisión por parte de la secretaria del trabajo, el seguro social, el SAT o incluso alguna controversia en materia laboral.

Lic. Einar Vázquez Guillén

Coordinador Júridico en Evercorp Consultoria Empresarial.

Licenciado en Derecho por Universidad la Concordia Campus Aguascalientes (2008-2012).

Maestrante en Derecho Procesal Laboral y Seguridad Social. Centro de Estudios de Posgrados (2019-2021).

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