GUÍA DE APRENDIZAJE SEMANA 3: ACTIVIDAD DÍAS 1 Y 2: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (S.G.D) Y SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (S.G.D.E): Introducción: El origen de la gestión documental se remonta hacia los años 50, calenda en que fue instituida en Estados Unidos y recibió una amplia aceptación por la sociedad y las diferentes entidades que subyacían de ella, reconociéndose como oficial en la mitad del siglo XX. Fue un fenómeno, que revolucionó la práctica archivística en las organizaciones del momento, al incorporar el ciclo vital de los documentos, desconocido hasta ese entonces por las organizaciones productoras de documentos. La gestión documental es un proceso archivístico, que debe diseñarse e implementarse en las entidades, enfocado al eficiente y eficaz manejo y organización de la información, la cual se encuentra plasmada en documentos de archivo, que han sido recepcionados y generados por las entidades, desde su producción hasta su destino final, a fin de facilitar su producción, trámite, organización y conservación. Actividad 1: Cuadro Comparativo: de los dos sistemas en normatividad anterior y vigente (Definición y Procesos G.D.); entre S.G.D. y S.G.D.E.A. Diferencias y Semejanzas. Estimado Estudiante, para la realización de esta actividad, usted deberá conformar equipo de trabajo con otra persona, luego deberán consultar en la Ley 594 de 2000 y en el Decreto 1080 de 2015, la definición de gestión documental y de procesos de gestión documental, con esta información deberán estructurar un cuadro comparativo, donde se indiquen las diferencias y semejanzas entre gestión documental y gestión documental electrónica, posteriormente, diferencias y semejanzas entre los procesos de gestión documental según la Ley 594 y según el Decreto 1080 de 2015. Se sugiere consultar la siguiente información, para elaborar su cuadro comparativo o cualquier otra de su interés y preferencia: (Portal Web Educaycrea.com, (2016). Consultado el 09/09/2016. Cuadro Comparativo, definición y ejemplos. http://www.educaycrea.com/2012/12/cuadro-comparativo/ Este cuadro comparativo pueden elaborarlo en Word, Excel o Power Point, luego convertir el documento a PDF y finalmente deberán publicarlo en calameo: https://es.calameo.com/
Tutorial Calameo: Clikeate. [clikeate] (2012, septiembre 5) Video tutorial Calameo [Archivo de Video] Recuperado de: https://www.youtube.com/watch?v=W7QoSvDW-b4
DÍAS 3, 4 Y 5: MARCO NORMATIVO Y TECNOLÓGICO DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Introducción: Con el pasar del tiempo, han sido muchos los avances en la incorporación de recursos digitales en los archivos de las empresas, se ha dado una transformación de documentos tradicionales a recursos digitales, los cuales representan dificultades para los funcionarios, en cuanto al aspecto de la organización técnica, pues muchas entidades aún desconocen el manejo adecuado de la información en este tipo de soportes documentales, de otra parte, la consulta de la información por parte de los usuarios, se ha convertido en una labor difícil, en la medida en que la consulta y búsqueda de información se ha hecho algo compleja, por parte de algunos usuarios, por ejemplo, para buscar o consultar este tipo de información, se deben emplear contraseñas, configuración de los equipos de cómputo, entre otras acciones que llevan a los usuarios a desistir en la búsqueda de información, por lo compleja que ésta puede resultar, de otro lado, para muchas organizaciones el manejo de los documentos electrónicos es complejo, dado el peligro existente en la desaparición de la información, pues para conservar este tipo de soportes se requieren herramientas especializadas, que no todas las personas conocen o que no todas las empresas pueden adquirir, las cuales deben garantizar el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a largo plazo, adicional a esto, las entidades requieren, para el manejo de este tipo de documentos, de software especializado, el cual en muchas ocasiones, no pueden adquirir o respecto del cual, debido a sus altos costos, no destinan los recursos necesarios. Incorporar recursos digitales en los archivos, es un reto para las empresas y los funcionarios gestores de información, reto que requiere cambios en los procedimientos, tanto por parte de las unidades de información, como de los usuarios de ésta. A pesar de lo anterior, el uso de los soportes electrónicos, para algunas personas representa un peligro y un riesgo, mientras que para otras es una oportunidad de desarrollo tecnológico, tendiente al crecimiento de la organización y el incremento de sus niveles de productividad y competitividad.
Actividad 1: Mapa Conceptual Principales Normas Documento Electrónico. Apreciado Estudiante, a fin de identificar y conocer las principales normas que rigen el documento electrónico y la gestión documental electrónica en las organizaciones, le invitamos a realizar un Mapa Conceptual que evidencie la relación entre estos conceptos, también el desarrollo y reglamentación que se ha producido en el País, entorno al tema. Para realizar su Mapa Conceptual, le sugerimos utilizar una de las siguientes herramientas web: Herramienta gratuita para crear mapas mentales, conceptuales y otros recursos. https://www.goconqr.com/es/examtime/ Esta herramienta online gratuita crea mapas conceptuales de manera automática mientras escribes. Solo tienes que teclear los conceptos en distintos niveles de tabulación, y la propia web estructura la información de manera gráfica. https://www.text2mindmap.com/ Este recurso online te permite crear mapas conceptuales de manera individual, y también colaborativa, exportarlos como imagen y compartirlos en Internet. https://bubbl.us/
Elaborado por: Adriana C. Pavas Q. Docente Diplomado Actualización en Gestión Documental Electrónica adrianapavas@unicauca.edu.co