S g d y s g d e a

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (S.G.D) Y SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA DE ARCHIVO (S.G.D.E.A.)

ORIGEN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL El origen de la gestión documental se remonta hacia los años 50, calenda en que fue instituida en Estados Unidos y recibió una amplia aceptación por la sociedad y las diferentes entidades que subyacían de ella, reconociéndose como oficial en la mitad del siglo XX. Fue un fenómeno, que revolucionó la práctica archivística en las organizaciones del momento, al incorporar el ciclo vital de los documentos, desconocido hasta ese entonces por las organizaciones productoras de documentos.

Imagen tomada de: http://nuevobloggestiondocu mental.blogspot.com.co/2015 /04/blog-post_9.html Publicada el 9 de abril de 2015, Recuperada el 10/09/2016

Universidad del Cauca: calidad académica con compromiso regional y nacional Posteris Lvmen Moritvrvs Edat – Quien ha de morir deje su luz a la posteridad

Imagen tomada de: https://sites.google.com/site/cbachilleres 17tic/tic-i/bloque-1 Recuperada el 10/09/2016

Al terminar la segunda guerra mundial, como consecuencia del adelanto de procesos tecnificados de investigación, enfocada ésta hacia la hegemonía tecnológica por parte de varios países como, Estados Unidos y la desaparecida Unión Soviética, se generó una “explosión de información”, que tuvo como resultado un alto monto en la producción de documentos. Dado que Estados Unidos y otras naciones junto con él, estaban generando un gran nivel de documentos en ese tiempo, se propició una vertiginosa inmersión de la gestión documental en las diferentes organizaciones, alcanzando una reducción en la cantidad de producción documental y la organización de los documentos, con aplicabilidad de los principios archivísticos. EcuRed. Conocimiento con todos y para todos.

Gestión Documental. [en línea]. https://www.ecured.cu/Gesti%C3%B3n_documental Consultado el 09 de septiembre de 2016).

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Imagen tomada de: Claudia Elena Escobar Restrepo Directora de Canales y Alianzas de Certicámara S.A. El nuevo cisne de la archivística.. Publicado Por Certicámara, el Julio 31, 2013. https://colombiadigital.net/opinion/columnistas/certic amara/item/5366-el-nuevo-cisne-de-laarchivistica.html Recuperada el 10/09/2016

En Colombia, mediante el Reglamento General de Archivos (Acuerdo 07 de 1994 del AGN), se promulgó la Gestión Documental y se desarrolló este aspecto, en temas como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización de archivos, valoración documental, transferencias documentales, sistemas empleados en la gestión de documentos y eliminación documental entre otros aspectos.

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Imagen tomada de: http://www.ifinorte.gov.co/contenido.php? v=39&bv=59 Recuperada el 10/09/2016

La gestión documental es un proceso archivístico, que debe diseñarse e implementarse en las entidades, enfocado al eficiente y eficaz manejo y organización de la información, la cual se encuentra plasmada en documentos de archivo, que han sido recepcionados y generados por las entidades, desde su producción hasta su destino final, a fin de facilitar su producción, trámite, organización y conservación.

En este proceso deben estar comprometidos todos los funcionarios de las unidades administrativas de la entidad, puesto que todos ellos se encuentran relacionados con los documentos que se generan o producen en la empresa y por tanto con su ciclo vital y gestión documental.

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SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records Management System ERMS) es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos.

La gestión de documentos electrónicos es compleja y para poder ser implementada correctamente requiere un amplio campo de funcionalidades que cubran las actividades necesarias. Normalmente, un sistema que cumpla estos propósitos-un SGDEA o ERMSrequiere un software especializado, aunque cada vez más se incluyen funciones de gestión documental en los sistemas operativos y en otras aplicaciones.

Imagen tomada de: https://mind42.com/public/fa3c4f61-916b-4bbe9f50-eddf0a7439fd Recuperada el 10/09/2016

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Para que los documentos puedan tener valor probatorio, se necesitan herramientas para conservarlos y hacer que estén disponibles para su utilización. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo Para que los sistemas cumplan estos requisitos, las entidades deben “establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos de archivo que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y de rendición de cuentas”.

En el caso de Colombia, cada entidad es responsable de establecer y documentar estas políticas de gestión documental en el Programa de Gestión Documental–PGD.

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En estas políticas se definirá el modelo de gestión, las características del sistema, las funcionalidades que debe cumplir, los lineamientos, los principios, las políticas y la normativa, así como los requerimientos funcionales de las aplicaciones de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA), que garanticen la normalización y correcta gestión y preservación de los documentos electrónicos de archivo durante los plazos establecidos en las Tablas de Retención Documental – TRD. Otros requisitos, tales como almacenamiento migración, seguridad de la información, interoperabilidad, arquitecturas de tecnologías de información, entre otros, deberán ser asumidos por las personas a cargo de la tecnología en las entidades y articuladas con la política y lineamientos que para el efecto expida el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Imagen tomada de: http://alexandratamayo.blogspot.co m.co/2011/09/gestiondocumental.html Recuperada el 10/09/2016

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Bibliografía Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Dirección de Gobierno en línea. Archivo General de la Nación. CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos.

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