“Tijd besparen is geld besparen met de RPA-oplossingen”

Rick Rebergen over RPA:

“Tijd besparen is geld besparen met de RPA-oplossingen”

Repetitieve werkzaamheden zijn voor ieder bedrijf tijdrovend, geldopslokkend en foutgevoelig. En voor de werknemer zijn ze vaak eentonig en demotiverend. In alle sectoren wordt gezocht naar automatische oplossingen voor allerhande taken. We weten allemaal dat machines al sinds lang heel efficiënt veel meer werk kunnen verzetten dan handenarbeid en sinds kort zien we ook voor gedetailleerde functies robots verschijnen. Maar automatisering en robotisering kunnen zich ook op een ander, minder tastbaar niveau afspelen, met name voor het werk dat achter de computer plaatsvindt.

RPA, oftewel Robotic Process Automation, beschrijft de automatisering van administratieve bedrijfsprocessen. Geen robot met grijparmen dus, maar gewoon een software BOT. Laten we hem de “digitale werknemer” noemen. Ook specifiek voor de AGF-sector bestaan er al digitale werknemers. Keelings Knowledge stelt bij deze Daisy voor, wat staat voor Digital Artificial Intelligence System.

“Ruim 25 jaar geleden werd binnen de Keelings groep besloten om niet een softwareprogramma aan te schaffen, maar het zelf te gaan ontwikkelen,” vertelt Rick Rebergen van Keelings Knowledge, onderdeel van de Ierse AGF-groep Keelings International. “Daar werden op dat moment businessanalisten en ontwikkelaars aangenomen. Vijftien jaar lang en nog steeds is het ERP-pakket door het bedrijf zelf gebruikt en de laatste 10 jaar is het zo volwaardig en zo breed en diep georiënteerd dat we het kunnen vermarkten. In die context werd in 2012 overigens Keelings Solutions opgericht, dat in 2019 uiteindelijk Keelings Knowledge werd, omdat we vinden dat we een kennisclub zijn. De Keelings groep dekt immers alle facetten van de supply chain af, van teelt tot schap. Die kennis vind je terug in ons softwareprogramma dat we bedacht hebben met de naam: KBS, dat staat voor Keelings Business System.”

UNIQUE SELLING POINT

Er bestaan natuurlijk tal van softwareprogramma’s voor het beheren van bedrijfsprocessen. Wat is dan het unique selling point van KBS? “Het feit dat wij uit de industrie komen,” geeft Rick duidelijk aan. “Dat we zelf exact weten wat er eigenlijk nodig is aan gereedschap om een AGF-bedrijf op een goede manier te kunnen runnen. Vele programma’s zijn ontwikkeld vanuit een IT-optiek. Onze software gaat terug op een zuivere AGF-gedachte met 95 jaar ervaring. En omdat we alle processen in de keten beheren, zie je dat ons programma heel logisch is opgebouwd en je in een paar stappen komt waar je wilt zijn in je dagelijkse werk.”

OVER FACTUREN, VALUTA EN BANKREKENINGEN

Laten we enkele concrete voorbeelden geven van hoe Daisy precies in zijn werk gaat. Zo biedt Keelings Knowledge een oplossing voor de verwerking en uitbetaling van inkomende facturen. De insteek is ook hier, net als bij alle automatiseringsprocessen, het vermijden van routinematige, tijdrovende en foutgevoelige (controle) taken. “Een bedrijf heeft normaliter in het ERP-systeem de afspraken staan die het met een leverancier over een bepaalde levering heeft gemaakt. Dus op een bepaald moment komt ook de factuur binnen. Dat kan een hard copy zijn of een digitale factuur. Die wordt vergeleken met de afspraken in het programma en als de gegevens kloppen, wordt de factuur automatisch doorgezonden naar de financiele administratie ter betaling. Sommige bedrijven vertrouwen volledig op het systeem, anderen kiezen nog voor één laatste, handmatige controle. Klopt de factuur

niet door bijvoorbeeld een verschil in het bedrag, dan krijgt de administratie een signalering om samen met de leverancier de fout recht te zetten. We zijn inmiddels zo ver dat de software ook nog weer een of twee stappen meer kan zetten om het bedrijf daarin verder te helpen.”

“Een andere oplossing die we aanbieden heeft te maken met wisselkoersen. Dat is een vrij simpel, maar toch essentieel instrument voor bedrijven die internationaal zaken doen. Normaal gesproken moet je de koers ergens op het internet gaan opzoeken en dan handmatig in je systeem invoeren. Nu doet Daisy dat voor je,” legt Rick uit. “En bedrijven die in meerdere landen vestigingen of verkoopkantoren hebben en dus ook met meerdere bankrekeningen werken, bieden we een oplossing aan die de verschillende bankrekeningen onderling op elkaar afstemt.”

RPA EN AI

“RPA wordt vaak met AI geïntegreerd, maar er komt uiteindelijk ook heel veel pure menselijke intelligentie bij kijken,” weet Rick. “AI is sterk datagestuurd, maar je moet als bedrijf natuurlijk ook precies weten wat je doelstelling is en wat je met die data wilt bereiken. De software BOT moet dus een duidelijk omlijnde opdracht krijgen. En dat mis je soms weleens in een aantal AI-oplossingen. We hebben nu een aantal processen gestandaardiseerd en we leiden ook klanten van ons op om zelf aan de slag te gaan met werkzaamheden die repetitief zijn. Daar helpen we ze bij en uiteindelijk kunnen we hen die ontwikkelfunctie onder licentie geven. Het gaat altijd over repetitief, terugkerend werk. Maar precies omdat het terugkerend is, kun je het ook automatiseren en tegelijkertijd de werknemers motiveren met interessantere taken. En omdat het tijdbesparend is, is het geldbesparend. Elk uur RPA-oplossing levert de klant zo’n 7,5 uur aan tijd op. Bij onze klanten waar Daisy actief is, is er dit jaar waarschijnlijk in totaal een half miljoen euro bespaard.”

PRIJSVERGELIJKINGSANALYSE EN VERKOOPORDERS

Ook een automatische vergelijkingsanalyse van consumptieprijzen kan voor AGF-bedrijven heel interessant zijn, en dan met name voor de tussenhandelaars. “Voor Ierland en Engeland hebben we zo’n RPA-oplossing. Tussenhandelaren krijgen zo dagelijks inzicht in de marktprijzen in de Ierse en Britse retail. De software verzamelt van op het internet alle eindproductprijzen van verse groenten en fruit. Daar kan de handelaar zijn prijzen of onderhandelingen op afstemmen. En aan de saleskant hebben we een jaar of twee geleden een software ontwikkeld voor het inlezen van orders. Orders die via mail als een pdf of als blanco tekst binnenkomen, worden direct uitgelezen en in het bestaande verkooporderprogramma ingevoerd. De output is dan een overzicht van de gewenste producten en de prijzen

Keelings Daisy Mind Map

die met de desbetreffende klant voor die bepaalde periode zijn afgesproken. Dit onderdeel van onze software is heel populair. We hebben overigens ook een soortgelijke oplossing voor de leverancierskant. Feitelijk met een druk op de knop in het systeem wordt de inkoop direct in de administratie verwerkt.”

Keelings International zet binnen de eigen groep volop in op RPA, de procesgerichte automatisering van repetitieve en fout- en tijdgevoelige bedrijfsprocessen. “RPA is echt een meerwaarde. Ons eigen Daisy-systeem, dat al een 20-tal gebruikers telt verdeeld over Europa, leidt tot minder fouten en tot het besparen van tijd en geld. Het is 24/7 inzetbaar, eenvoudig schaalbaar en vermindert het aantal repetitieve en demotiverende taken, waardoor werknemers weer meer ingezet kunnen worden in activiteiten waar ze hun creativiteit in kwijt kunnen. Momenteel hebben we een vijftal oplossingen voor repetitieve processen beschikbaar, maar we maken ons sterk dat we tegen het einde van het jaar een tiental toepassingen kunnen aanbieden,” besluit Rick. (PB/PDC) 

Rick_Rebergen@Keelings.com

FAST-Solution for Food

ERP | Productieplanning | Warehouse management | Mes | Wegen en etiketteren | Tracering | Recepturenbeheer | Blockchain & IoT | Kwaliteitsbeheer

Expert in food-automatisering

delaware.pro/foodnl

delaware-banner-Food-algemeen-185x65mm.indd 1 23-12-2021 15:01

Wij presenteren u de robuuste en cloudgebaseerde FreshERP-software. Bewezen AGF-softwarepakket in een nieuw jasje. Ondersteuning van AGF-handel én logistiek. Geschikt voor zowel kleine importeurs/exporteurs als grote warehouses. Ruim aanbod aan functionaliteiten zoals: containerafhandeling, digitale facturatie, douane-afhandeling en elektronisch berichtenverkeer (EDI).