“Ze maken de vertaalslag tussen de hectiek van alledag naar een eenvoudig te gebruiken softwarepakket”

Harrie Goesten V.O.F. kiest voor Profix-it Solutions “Ze maken de vertaalslag tussen de hectiek van alledag naar een eenvoudig te gebruiken softwarepakket”

De groei van een onderneming wordt door de buitenwacht vaak afgemeten aan de uitbreiding van het bedrijfspand of een nieuwe vestiging. Op de website worden de mijlpalen dan netjes chronologisch geordend onder de rubriek ‘Geschiedenis’. Zo ook bij AGF-groothandel Harrie Goesten V.O.F. En toch zie je daar iets speciaals gebeuren. Ook de onzichtbare infrastructuur krijgt namelijk een verdiend plaatsje op de tijdlijn: “2018: Start implementatie nieuw ERP-systeem Profix”.

“Eind 2016 zijn we samen met Profix begonnen aan een project om een allesomvattende software voor onze administratie en onze inkoop-, verkoop- en magazijnactiviteiten te implementeren. En begin 2018 zijn we inderdaad live gegaan,” vertelt IT-manager John de Coo van groothandel en importeur Harrie Goesten uit Drunen. “We werkten al zo’n 25 jaar met een oud DOS-pakket en hebben de afgelopen 15 jaar naar verschillende andere pakketten gekeken. Maar we wilden eigenlijk meer en beter, en vooral iets dat een antwoord gaf op de specifieke noden van de AGF-handel. Dat vonden we bij Profix.”

Profix-it Solutions is een software-ontwikkelaar voor importeurs, exporteurs en groothandels uit de AGF-branche met vestigingen in Breda en Kruibeke (België). Het stelt een standaardpakket ter beschikking waaraan ook speciaal ontworpen modules volgens de wensen van de klant kunnen worden toegevoegd. Nieuwe modules met een breed toepassingsgebied komen dan ook steeds voor alle andere klanten beschikbaar.

STANDAARDPAKKET EN CUSTUM MADE MODULES “Het is een vrij breed pakket, maar je kunt kiezen wat je nodig hebt,” legt John uit, die samen met Jeroen van Gurp van Profix het softwarepakket voor Harrie Goesten heeft samengesteld. “Je kan bepaalde onderdelen gewoon uitschakelen. En heb je nood aan een functionaliteit die niet in het pakket zit, dan gaan de knappe bollen van Profix daar meteen mee aan de slag. Zo wilden wij bijvoorbeeld een bellijst. Dat is een overzicht van wanneer welke klanten gebeld moeten worden en dat ook ruimte biedt voor aantekeningen, zodat de verkoper meteen mee is met de algemene voorkeuren van een klant. Van daaruit worden dan ook direct de verkoopor-

ders aangemaakt en kunnen er wekelijks balansen worden opgesteld. Ook het automatisch inlezen van orders die binnenkomen via mail zit in een afrondende fase en facturen kunnen via EDI uitgewisseld worden met de klant. Het hele systeem biedt overigens mogelijkheden om relatief snel uitgebreide analyses te maken van allerlei data van de voorbije jaren, weken of dagen. Dat is dan in de eerste plaats nuttig voor het management, maar ook verkopers kunnen er hun voordeel mee doen als ze op zoek zijn naar de geschiedenis van een klant of productgroep.”

ORDERPICKING EN KEURMEESTERS

Het totaalpakket van Profix organiseert ook de werkzaamheden in het magazijn. Er wordt geregistreerd wie welke order klaarmaakt en wanneer de orderpicking start en eindigt. “We doen nog geen orderpicking via stemrobots die aangeven wat de magazijnmedewerker in het krat moet stoppen of op het pallet moet leggen. Die mogelijkheid bestaat wel en het is zeker een functionaliteit die we in de toekomst zullen bekijken, maar je moet toch altijd eerst een degelijke kosten-batenanalyse uitvoeren. Je moet je altijd afvragen in hoeverre een functie daadwerkelijk iets aan jouw bedrijfsproces toevoegt,” legt John uit.

Vooraleer de groenten en het fruit de deur uitgaan, moeten ze natuurlijk eerst binnenkomen en, niet onbelangrijk, gekeurd worden. “Van zodra onze keurmeesters de waar goed bevinden, verandert de status van de inkomende partij in het systeem van ‛verwacht’ naar ‛gelost’. Ook de status van de inkoopfactuur springt automatisch op ‛groen’ in de boekhouding. Wanneer er omgepakt moet worden, dan geeft het systeem dat aan met de ompakmodule. Dan weet de medewerker dat hij bijvoorbeeld een krat van 15 kilo moet ompakken naar 3 keer 5 kilo.”

TOPSNELHEID

“Wat opvalt aan het programma, is dat het zo snel is. Vooral voor de invoer van gegevens aan de verkoopkant is dat van cruciaal belang. Volgens mij is geen enkel pakket in de AGF-sector zo vlug als Profix. Maar we hebben het dan ook volledig geoptimaliseerd volgens onze behoeften. We hebben hier intern eens een soort nultest gedaan met het invoeren van een bepaalde meervoudige order van een klant. Profix bleek zelfs een fractie van een seconde sneller te zijn dan ons oude DOS-pakket,” herinnert John zich.

SECURITY

Harrie Goesten draait de software lokaal op een server en heeft alle mogelijke toegangen goed dichtgetimmerd. “Een zeer beperkt aantal mensen kan bij ons van buiten naar binnen bellen en dat gaat allemaal via tweefactorauthenticatie. We hebben op een gegeven moment ook een ethical hacker ingehuurd om te kijken of alles goed dicht zat. Het is altijd goed om vreemde ogen te laten kijken. Medewerkers kunnen van huis uit werken, maar dat doen wij in principe bijna niet. Maar wie bijvoorbeeld in quarantaine zit, laten we inbellen. Om de security verder te verhogen, valideert ons systeem elke link in inkomende mails. De validatie vindt plaats op het moment dat een gebruiker op de link klikt. Want uiteindelijk komt het grootste gevaar in die zin van je gebruikers. Er is snel even op een link geklikt zonder dat daar altijd goed bij nagedacht wordt.”

Inmiddels werkt Harrie Goesten al 5 jaar met Profix AGF Software en de samenwerking tussen beide partijen gaat onverminderd voort. De focus ligt nu volledig op het nog verder automatiseren en ontzorgen van de organisatie. “De komende jaren blijven wij vertrouwen op de software-ontwikkelaars van Profix, omdat ze eigenlijk gewoon met de poten in de klei staan. Ze weten precies wat een AGF-bedrijf nodig heeft. En het knappe is dat ze de vertaalslag maken tussen de hectiek van alledag van een groothandel in groenten en fruit naar een heel eenvoudig te gebruiken softwarepakket.” (PB/PDC) 

John@goesten.nl

De nieuwste generatie ERP software voor de AGF branche

Aptean Food & Beverage ERP

www.aptean.com | info@aptean.com

Mail en win het boek Het Tijdperk van Chaos van Adjiedj Bakas

“In de post-corona wereld, die nu begint met de 2G-samenleving, blijven centrale banken en overheden met helikoptergeld strooien. Belastingen gaan omhoog, energie-inflatie komt bovenop wooninflatie en ook de voedselprijzen stijgen. Er komt een foodrevolutie: GMO meets Organic.”

Verder lezen? Om kans te maken op één van de drie exemplaren van het boek kun je een mail sturen aan redactie@agfprimeur.nl. Op 1 maart laten we je weten of je wel of niet hebt gewonnen.

Meer Adjiedj Bakas? • Zie het interview in deze Primeur. • Op 29-30 april treedt Adjiedj Bakas op op het Beter Eten Festival van Albert Heijn.