Aldona Pikul – REKRUTACJA W ROKU PANDEMII

REKRUTACJA W ROKU PANDEMII

Rekrutacja na studia w szkołach wyższych co roku wygląda podobnie: zasady jej przeprowadzania ustalane są z ponadrocznym wyprzedzeniem, wynikającym z przepisów ustawy, a sposób jej organizacji to model wypracowany przez lata doświadczeń. Nieoczekiwany wybuch

pandemii COVID-19 w marcu 2020 roku postawił jednak przed osobami zaangażowanymi w przeprowadzenie rekrutacji na studia na Uniwersytecie Jagiellońskim nowe, nieprzewidziane wyzwania. Reorganizacja całego procesu była dla Działu Rekrutacji na Studia trudnym zadaniem: priorytetem było zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa zarówno kandydatów na studia, jak i pracowników uczelni, przy jednoczesnym utrzymaniu wysokich standardów i zminimalizowaniu wpływu pandemii na wynik rekrutacji. Jednocześnie działania te były prowadzone wroku wdrożenia nowego systemu rekrutacyjnego IRK. dze trwającej już w chwili pojawienia się zagrożenia pandemią COVID-19 rekrutacji cudzoziemców oraz rekrutacji na studia wjęzykach obcych. Wprowadzane wkraju nagłe ograniczenia w przemieszczaniu się, dotykające zwłaszcza osób przybywających spoza Polski, uniemożliwiły utrzymanie

dotychczasowego modelu, zgodnie z którym część biorących udział w rozmowach kwalifikacyjnych kandydatów pojawiała się na uczelni osobiście, a jedynie część uczestniczyła w rozmowach w sposób zdalny, po uprzednim uzyskaniu zgody na taką formę egzaminu. W reakcji na nowe warunki funkcjonowania Uczelni wprowadzono zasadę, że wszystkie egzaminy wstępne cudzoziemców i kandydatów na studia w językach obcych będą prowadzone za pośrednictwem internetu, bez możliwości bezpośredniego kontaktu z kandydatami oraz między członkami zespołów egzaminujących. Na wysokości zadania stanęli sekretarze wydziałowych zespołów rekrutacyjnych, w krótkim czasie reorganizując sposób przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej i błyskawicznie przygotowując się do szerokiego wykorzystania metod inarzędzi komunikacji na odległość, dzięki czemu rekrutacja tej grupy mogła przebiegać bez konieczności modyfikacji ustalonego wcześniej harmonogramu.

Następnie należało przemodelować zasady dotyczące wpisów na studia osób przyjętych w trakcie naborów. Ze względu na utrudnienia wpodróżach przyjęto zasadę

prowadzenia wpisów korespondencyjnych dla wszystkich kandydatów, rezygnując z wymogu składania wniosku o zgodę na ten szczególny rodzaj wpisu, dokonywany bez osobistego stawienia się na uczelni. Kandydaci otrzymywali do wypełnienia specjalny formularz w systemie IRK, za pośrednictwem którego przekazywali skany koniecznych do wpisu dokumentów. Zasady prowadzenia dokumentacji studiów wymagają od kandydatów osobistego okazania oryginałów dokumentów, te terminy zostały jednak dostosowane do potrzeb kandydatów.

Co interesujące, pomimo niepewności związanej z rozwojem pandemii prowadzenie rekrutacji cudzoziemców oraz na studia w językach obcych właściwie całkowicie w formie zdalnej przyczyniło się do wzmocnienia obserwowanego już w latach poprzednich wzrostowego trendu

REKRUTACJA CUDZOZIEMCÓW

ORAZ NA STUDIA W JĘZYKACH OBCYCH

Pierwszym problemem, zjakim należało się zmierzyć, były utrudnienia w obsłu-

zainteresowania cudzoziemców studiami na Uniwersytecie Jagiellońskim – w 2020 roku przyjęliśmy na studia rekordową liczbę osób nieposiadających obywatelstwa polskiego.

NIETYPOWY HARMONOGRAM

Najważniejszym czynnikiem, który spowodował konieczność zmian w przyjętym wcześniej harmonogramie rekrutacji, było przesunięcie o jeden miesiąc terminu egzaminu maturalnego. W związku z ogłoszeniem daty wręczenia maturzystom świadectw, przypadającej dopiero wsierpniu, rekrutacja na studia pierwszego stopnia została bezprecedensowo przesunięta na sierpień (zapisy on-line) i wrzesień (właściwa procedura kwalifikacji i wpisów). Ta zmiana spowodowała zmniejszenie, w stosunku do lat poprzednich, liczby uzupełniających tur rekrutacji dla kierunków studiów, gdzie po przeprowadzeniu tury podstawowej pozostały jeszcze wolne miejsca.

W związku ze zmianami w organizacji roku akademickiego i wydłużeniem sesji egzaminacyjnej konieczne było również dostosowanie harmonogramu rekrutacji dla studiów drugiego stopnia. Tu decyzja została pozostawiona dziekanom wydziałów – i tak dla około połowy kierunków studiów magisterskich pierwsza tura, pomimo trwającej sesji, została przeprowadzona jeszcze wlipcu, adla pozostałych została przesunięta na wrzesień.

Zmiany wprowadzone w harmonogramie rekrutacji doprowadziły do niespotykanej wcześniej na Uniwersytecie Jagiellońskim kumulacji głównych działań rekrutacyjnych we wrześniu. Mimo mniejszej liczby prowadzonych tur wypełnienie limitów przyjęć przygotowanych w ramach poszczególnych kierunków udało się utrzymać na poziomie podobnym do lat poprzednich i można wyraźnie stwierdzić, że Uniwersytet nie odnotował negatywnego wpływu pandemii na liczbę zrekrutowanych na studia kandydatów.

ZAPISY DO KOLEJKI

Temat bezpieczeństwa wbezpośrednim kontakcie kandydatów z pracownikami uczelni miał szczególne znaczenie wokresie wpisów na studia. Zazwyczaj w tym czasie kandydaci spotykają się w budynkach Uniwersytetu, tworząc długie kolejki. Ze względu na ryzyko zakażenia wirusem związane zgromadzeniem się na niewielkich przestrzeniach wielu osób przygotowano rozwiązania mające na celu rozładowanie kolejek i zmniejszenie do minimum gromadzących się w budynkach uczelni grup kandydatów. System kolejkowy, stworzony wkrótkim czasie przez programistów Sekcji Systemów Rejestracji Kandydatów, pozwalał kandydatom na określenie dokładnego przedziału godzinowego, wktórym mogą pojawić się pod wskazanym adresem, aby dokonać wpisu. Wpisy odbywały się przy zachowaniu reżimu sanitarnego: stanowiska do wpisów wyposażono w bariery z pleksi, wymagano zachowania odległości, stosowano środki ochrony osobistej i udostępniono płyn do dezynfekcji rąk. Pewnym kosztem takiej organizacji wpisów był zpewnością brak możliwości zapoczątkowania znajomości przez studentów pierwszego roku, co zazwyczaj miało miejsce właśnie przy okazji składania dokumentów i potwierdzania chęci podjęcia studiów na wybranym kierunku. Udało się jednak dzięki temu przeprowadzić akcję wpisów ponad 13 tysięcy studentów pierwszego roku studiów w sposób bezpieczny dla wszystkich zaangażowanych wnią osób.

LEKCJA NA ROK 2021

Podczas przygotowań do przeprowadzenia rekrutacji na studia w roku 2021 uwzględniono doświadczenia roku minionego. Pomimo światowych wysiłków zmierzających do powstrzymania rozwoju pandemii przewidujemy, że tegoroczna rekrutacja wciąż przebiegać będzie wcieniu obostrzeń i utrudnień związanych z jej obecnością. Dlatego podczas prac nad harmonogramem nadchodzących tur rekrutacji uwzględniono potrzeby wynikające ze zdalnych form rekrutacji, między innymi wydłużając czas przewidziany na przeprowadzenie egzaminów. Pozwoli to na zaplanowanie dłuższych terminów przeznaczonych, na przykład, na rozwiązywanie problemów technicznych kandydatów z połączeniem z zespołem egzaminującym. Obecnie trwają również prace nad udoskonaleniem systemu kolejkowego, który będzie wykorzystywany także wtegorocznej rekrutacji na studia.

Wieloletnie doświadczenie pracowników Centrum Wsparcia Dydaktyki – wszczególności Działu Rekrutacji na Studia oraz Sekcji Systemów Rejestracji Kandydatów – oraz wielu spośród członków wydziałowych zespołów rekrutacyjnych izespołów egzaminacyjnych, atakże elastyczność, jaką cechuje się nowy system rekrutacyjny, pozwoliły wszybkim czasie osiągnąć doskonałe wyniki z testu, jaki nieoczekiwanie przyszło zdać Uniwersytetowi Jagiellońskiemu w roku 2020. U progu 2021 roku jesteśmy bogatsi również o to doświadczenie, dzięki czemu możemy lepiej przygotować się na wyzwania, jakie postawi przed nami kolejny cykl rekrutacyjny, rozpoczynający się 1 marca bieżącego roku.

Aldona Pikul

Dział Rekrutacji na Studia Centrum Wsparcia Dydaktyki UJ

Domena publiczna