Rechtsberatung: Was ist bezüglich Kosten im Homeoffice zu beachten?

Was ist bezüglich Kosten im Homeoffice zu beachten?

Der Mitarbeiter des Unternehmens XY, welcher bisher im Büro am Firmensitz arbeitete, äussert den Wunsch, zukünftig vermehrt im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Das Unternehmen XY möchte diesem Wunsch nachkommen, stellt sich jedoch die Frage, ob und in welchem Umfang es sich an den zusätzlichen Kosten des Homeoffice beteiligen muss.

Der Lockdown aufgrund des Coronavirus zwang Arbeitgeber dazu, sich mit dem Thema Homeoffice vertieft auseinanderzusetzen und die dazu erforderlichen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Es ist davon auszugehen, dass das Bedürfnis der Arbeitnehmer nach (Teilzeit-) Arbeit im Homeoffice auch nach dem Ende des Lockdowns bestehen bleibt. Die nachfolgende Übersicht soll Antworten zu einigen spezifischen Kostenfragen im Zusammenhang mit Homeoffice-Arbeit liefern.

1. Einleitende Bemerkungen

Der Gesetzgeber regelt Homeoffice-Arbeit nicht speziell. Grundsätzlich hat die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und Letzterer seine Arbeit im Betrieb zu leisten. Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice besteht ebenso wenig wie die Möglichkeit zu einer verpflichtenden Anordnung seitens der Arbeitgeberin. Möchte der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten, bedarf dies einer Anpassung seines Arbeitsvertrags.

Diese kurze Übersicht legt den Fokus auf Kostenfragen im Zusammenhang mit einer vom Arbeitnehmer gewünschten, freiwilligen Homeoffice-Arbeit. Bewusst unberücksichtigt bleibt eine seitens Arbeitgeberin oder durch die zuständigen Behörden angeordnete Homeoffice-Pflicht, da die Kostenfolgen in solchen Fällen grundlegend anders ausfallen können.

Im Wesentlichen lassen sich die Kostenfragen im freiwilligen Homeoffice in zwei Themenbereiche unterteilen: Einerseits stellt sich die Frage nach Kostenersatz für Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien. Andererseits hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf Ersatz aller durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen).

2. Kostenersatz für Geräte und Material

Zur Ausführung seiner Arbeitstätigkeit benötigt der Arbeitnehmer Arbeitsgeräte und Material wie z. B. Schreibtisch, Bürostuhl, PC, Bildschirm, Drucker, Papier, Briefcouverts, Telefon etc. Die Arbeitgeberin hat den Arbeitnehmer im Grundsatz mit den Geräten und dem Arbeitsmaterial auszurüsten, welches zur Arbeit benötigt wird, bzw. diesen für das Zurverfügungstellen seiner privaten Geräte und Materialien zu entschädigen (Art. 327 OR). Von dieser gesetzlichen Vorgabe können die Parteien durch anderslautende Vereinbarung jedoch abweichen.

Demzufolge ist eine Vereinbarung zulässig, wonach der Arbeitnehmer auf eigene Kosten Arbeitsgeräte und Material für sein Homeoffice anschaffen oder der Arbeitgeberin seine bereits vorhandenen privaten Geräte und Materialien für die HomeofficeTätigkeit kostenlos zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmer hat für seine privaten Arbeitsgeräte zwar Anspruch auf Entschädigung der Anschaffungs-, Nutzungs- und Reparaturkosten und auf Vergütung eines Ersatzgeräts. Jedoch können die Parteien auch diesbezüglich eine abweichende Vereinbarung treffen und können diese Kosten folglich auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden (Art. 327 Abs. 2 OR). Um Unklarheiten zu vermeiden und die Ansprüche klar zu regeln, ist es im Einzelfall sinnvoll, eine klare vertragliche oder reglementarische Regelung vorzusehen, insbesondere bezüglich Kostenersatz für private Geräte und Materialien.

Denkbar ist auch, dass der Arbeitnehmer die Geräte und das Material aus dem Büro in sein Homeoffice mitnehmen und dort nutzen kann oder dass dem Arbeitnehmer ein bestimmter Betrag zur Anschaffung der erforderlichen Geräte und Materialien gewährt wird. Zu beidem ist die Arbeitgeberin jedoch nicht verpflichtet. Stellt die Arbeitgeberin am Betriebsstandort bereits einen vollwertigen Arbeitsplatz zur Verfügung, muss sie dem Arbeitnehmer im freiwilligen Homeoffice keinen zusätzlichen Arbeitsplatz einrichten.

3. Auslagenersatz

Auslagen oder Spesen stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeitsverrichtung: Es handelt sich dabei um sämtliche Aufwendungen, welche für die Ausführung der Arbeit notwendigerweise gemacht werden müssen und welche der Arbeitnehmer im Interesse der Arbeitgeberin tätigt. Zu denken ist z. B. an Kosten für Strom, Heizung, Internet- und Telefonabonnement, Lizenzkosten für Software, Mietkosten für Räumlichkeiten etc.

Sämtliche durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen sind dem Arbeitnehmer zu ersetzen, entweder durch

Vergütung der effektiv entstandenen Spesen oder mittels einer Auslagenpauschale. Eine Überwälzung von Auslagen auf den Arbeitnehmer ist nicht zulässig (Art. 327a OR). Dieselben Grundsätze gelten in Bezug auf Motorfahrzeuge, welche notwendigerweise und im Einverständnis mit der Arbeitgeberin zur Arbeitsausführung verwendet werden (Art. 327b OR).

Fraglich ist in diesem Zusammenhang jedoch, welche Auslagen im Zusammenhang mit freiwilligem Homeoffice als notwendig gelten. Auch der Auslagenersatz im freiwilligen Homeoffice ist gesetzlich nicht speziell geregelt und eine einheitliche Rechtsprechung hierzu ist bis jetzt nicht vorhanden. In der juristischen Literatur wird mehrheitlich die Meinung vertreten, dass Auslagen dann nicht als berufsnotwendig gelten und damit auch nicht zu entschädigen sind, wenn dem Arbeitnehmer am Betriebsstandort ein vollwertig ausgerüsteter Arbeitsplatz zur Verfügung steht. Die Arbeit im freiwilligen Homeoffice erfolgt gerade nicht im Interesse der Arbeitgeberin, sondern im Interesse des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer im freiwilligen Homeoffice hat folglich keinen Anspruch auf (anteilmässigen) Auslagenersatz von Strom- und Heizkosten, Internet- und Telefonabonnementskosten, Lizenzkosten, Mietkosten etc., welche im privaten Homeoffice anfallen. Bei Homeoffice liegt sodann kein «auswärtiger Arbeitsort» vor (Art. 327a Abs. 1 zweiter Halbsatz), weshalb der Arbeitnehmer auch keinen Ersatzanspruch für Verpflegungs- oder Unterkunftskosten hat. Sodann schuldet die Arbeitgeberin meines Erachtens auch keinen Auslagenersatz für den privaten Parkplatz für das Firmenfahrzeug, sofern am Betriebsstandort ein solcher kostenlos zur Verfügung gestellt wird.

Demgegenüber ist Ersatz geschuldet für alle Aufwendungen, welche notwendigerweise und unabhängig vom Arbeitsort anfallen, z. B. Fahrkosten zum Kunden oder zum Einsatzort (nicht aber für den Arbeitsweg), Unterhalts- und Betriebskosten sowie Gebühren und Abgaben für das Firmenfahrzeug, Kosten für Kuriersendungen, Kundengeschenke im üblichen Rahmen usw.

4. Empfehlungen für die Praxis

Mangels klarer gesetzlicher Vorgaben ist zu empfehlen, Kostenfragen bei einem Wechsel ins freiwillige Homeoffice explizit zu regeln, sei dies direkt im Arbeitsvertrag oder in einem ergänzenden Reglement. Die Kosten für Arbeitsgeräte und Material im Homeoffice können vertraglich ganz oder teilweise auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden. Zu beachten ist jedoch, dass die Fürsorgepflicht der Arbeitgeberin und der Gesundheitsschutz (z. B. ein ergonomischer Bürostuhl und -tisch) uneingeschränkt auch im Homeoffice gelten. Es kann deshalb sinnvoll sein, dem Arbeitnehmer zu erlauben, Geräte und Material vom Betriebs- an seinen Homeoffice-Standort mitzunehmen, insbesondere wenn dieser überwiegend im Homeoffice arbeitet. Denkbar ist auch, dass dem Arbeitnehmer ein einmaliger Fixbetrag zur Anschaffung seiner privaten Büroinfrastruktur gewährt wird.

Die Auslagen im Zusammenhang mit dem freiwilligen Homeoffice sind grundsätzlich nicht erstattungspflichtig. Auch hier kann es aber im Interesse der Arbeitgeberin sinnvoll sein, dem Arbeitnehmer beispielsweise den Abschluss von schnelleren Internetabonnements oder einer Festnetz-Telefonleitung zu vergüten. Allfällig bereits vorhandene Spesenreglemente oder individuelle arbeitsvertragliche Regelungen sollten entsprechend angepasst werden. Aus administrativer Sicht ist in den meisten Fällen wohl eine Vergütungspauschale sinnvoll.

Die Unterscheidung zwischen Kosten für Arbeitsgeräte und Material einerseits und notwendigerweise anfallenden Auslagen andererseits ist nicht immer einfach. Eine Betrachtung im Einzelfall, auch im Hinblick auf eine Anpassung bestehender Spesenreglemente und einheitlicher vertraglicher Regelungen, ist zu empfehlen.

Philipp Brunner Rechtsanwalt | LL.M. Partner

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