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FLEET MANAGEMENT Rechtsberatung
Was ist bezüglich Kosten im Homeoffice zu beachten? Der Mitarbeiter des Unternehmens XY, welcher bisher im Büro am Firmensitz arbeitete, äussert den Wunsch, zukünftig vermehrt im Home office arbeiten zu dürfen. Das Unternehmen XY möchte diesem Wunsch nachkommen, stellt sich jedoch die Frage, ob und in welchem Umfang es sich an den zusätzlichen Kosten des Homeoffice beteiligen muss.
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er Lockdown aufgrund des Coronavirus zwang Arbeitgeber dazu, sich mit dem Thema Homeoffice vertieft auseinanderzusetzen und die dazu erforderlichen organisatorischen Voraussetzungen zu schaffen. Es ist davon auszugehen, dass das Bedürfnis der Arbeitnehmer nach (Teilzeit-) Arbeit im Homeoffice auch nach dem Ende des Lockdowns bestehen bleibt. Die nachfolgende Übersicht soll Antworten zu einigen spezifischen Kostenfragen im Zusammenhang mit Homeoffice-Arbeit liefern. 1. Einleitende Bemerkungen Der Gesetzgeber regelt Homeoffice-Arbeit nicht speziell. Grundsätzlich hat die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer einen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen und Letzterer seine Arbeit im Betrieb zu leisten. Ein Anspruch des Arbeitnehmers auf Homeoffice besteht ebenso wenig wie die Möglichkeit zu einer verpflichtenden Anordnung seitens der Arbeitgeberin. Möchte der Arbeitnehmer im Homeoffice arbeiten, bedarf dies einer Anpassung seines Arbeitsvertrags. Diese kurze Übersicht legt den Fokus auf Kostenfragen im Zusammenhang mit einer vom Arbeitnehmer gewünschten, freiwilligen Homeoffice-Arbeit. Bewusst unberücksichtigt bleibt eine seitens Arbeitgeberin oder durch die zuständigen Behörden angeordnete Homeoffice-Pflicht, da die Kostenfolgen in solchen Fällen grundlegend anders ausfallen können. Im Wesentlichen lassen sich die Kostenfragen im freiwilligen Homeoffice in zwei
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Themenbereiche unterteilen: Einerseits stellt sich die Frage nach Kostenersatz für Arbeitsgeräte und Arbeitsmaterialien. Andererseits hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf Ersatz aller durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen (Spesen). 2. Kostenersatz für Geräte und Material Zur Ausführung seiner Arbeitstätigkeit benötigt der Arbeitnehmer Arbeitsgeräte und Material wie z. B. Schreibtisch, Bürostuhl, PC, Bildschirm, Drucker, Papier, Briefcouverts, Telefon etc. Die Arbeitgeberin hat den Arbeitnehmer im Grundsatz mit den Geräten und dem Arbeitsmaterial auszurüsten, welches zur Arbeit benötigt wird, bzw. diesen für das Zurverfügungstellen seiner privaten Geräte und Materialien zu entschädigen (Art. 327 OR). Von dieser gesetzlichen Vorgabe können die Parteien durch anderslautende Vereinbarung jedoch abweichen. Demzufolge ist eine Vereinbarung zulässig, wonach der Arbeitnehmer auf eigene Kosten Arbeitsgeräte und Material für sein Homeoffice anschaffen oder der Arbeitgeberin seine bereits vorhandenen privaten Geräte und Materialien für die HomeofficeTätigkeit kostenlos zur Verfügung stellen muss. Der Arbeitnehmer hat für seine privaten Arbeitsgeräte zwar Anspruch auf Entschädigung der Anschaffungs-, Nutzungs- und Reparaturkosten und auf Vergütung eines Ersatzgeräts. Jedoch können die Parteien auch diesbezüglich eine abweichende Vereinbarung treffen und können diese
Kosten folglich auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden (Art. 327 Abs. 2 OR). Um Unklarheiten zu vermeiden und die Ansprüche klar zu regeln, ist es im Einzelfall sinnvoll, eine klare vertragliche oder reglementarische Regelung vorzusehen, insbesondere bezüglich Kostenersatz für private Geräte und Materialien. Denkbar ist auch, dass der Arbeitnehmer die Geräte und das Material aus dem Büro in sein Homeoffice mitnehmen und dort nutzen kann oder dass dem Arbeitnehmer ein bestimmter Betrag zur Anschaffung der erforderlichen Geräte und Materialien gewährt wird. Zu beidem ist die Arbeitgeberin jedoch nicht verpflichtet. Stellt die Arbeitgeberin am Betriebsstandort bereits einen vollwertigen Arbeitsplatz zur Verfügung, muss sie dem Arbeitnehmer im freiwilligen Homeoffice keinen zusätzlichen Arbeitsplatz einrichten. 3. Auslagenersatz Auslagen oder Spesen stehen in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Arbeitsverrichtung: Es handelt sich dabei um sämtliche Aufwendungen, welche für die Ausführung der Arbeit notwendigerweise gemacht werden müssen und welche der Arbeitnehmer im Interesse der Arbeitgeberin tätigt. Zu denken ist z. B. an Kosten für Strom, Heizung, Internet- und Telefonabonnement, Lizenzkosten für Software, Mietkosten für Räumlichkeiten etc. Sämtliche durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen sind dem Arbeitnehmer zu ersetzen, entweder durch
