La manera más fácil de reducir 10% el costo de su menú

Aunque hay muy pocos aspectos a tener en cuenta en lo referente a la reducción de costos de un plato, este es uno de los asuntos más importantes a considerar: “seguir con la búsqueda del mejor postor para obtener menores precios en realidad lleva a un incremento de las cifras en la comida”.

Así es, contrario a los que muchos de nosotros creemos, poner en marcha un proceso de compra que incluye en primer lugar las ofertas y al postor con los precios mas bajos, no sólo NO le ayuda a ahorrar dinero, sino que puede acabar costandole mucho más de lo que se imagina.

En el caso norteamericano, las grandes cadenas de restaurantes desarrollan su actividad con proveedores primarios que suplen el 80% o 100% de sus productos alimenticios, lo que no sucede con ni siquiera el 10% de los propietarios independientes. La cuestión ante ese panorama es ¿quién hace más dinero en su restaurante, las cadenas ya consolidadas o los restaurantes independientes?

De acuerdo con los promedios de la industria publicados por la Asociación Nacional de Restaurantes (NRA), los restaurantes independientes ganan alrededor de 5 centavos de dólar o el 5% de sus ventas, sin contar impuestos federales y estatales. Habiendo trabajado con numerosas cadenas de propietarios y examinando detenidamente los reportes anuales de muchas cadenas públicas de restaurantes, el promedio del nivel de ingreso de las cadenas ya consolidadas, sin costos corporativos e impuestos, está alrededor del 12 y 15% de las ventas en sus redes.

El hecho de que los restaurantes de cadena sean dos o tres veces más productivos que los de los propietarios independientes, puede no ser enteramente debido a sus prácticas de compra, pero estoy seguro que es un factor muy determinante.

Distracción de las actividades urgentes

Otro aspecto a considerar, es la cantidad de tiempo que toma evaluar constantemente ofertas, lidiar con diferentes vendedores, almacenar cantidades de entregas, entregas pequeñas etc. Usar un proveedor primario deja tiempo de administración que se puede ocupar en tareas más importantes como la atención al cliente interno y externo. En mi opinión, tratar de ahorrar 25 centavos en una lata de arvejas, difícilmente retribuye el tiempo que los propietarios o administradores invierten en los procesos inicialmente mencionados.

¿Qué determina los precios de los proveedores?

Existen cuatro elementos básicos que entran en la formulación de precios de la mayoría de los proveedores:

1. Costo del producto: Este concepto hace referencia a todo aquello que debe pagar el vendedor para adquirir los productos de parte de los fabricantes y otros mayoristas. Cuanto más compran, más bajos son los costos, entonces hay un incentivo para que los proveedores muevan los productos.

2. Ventas y costos administrativos: Incluye los costos del servicio, la cantidad y el proceso de las órdenes. Los factores que pueden afectar estos costos son el tiempo en el que se procesa una orden, el tiempo de espera, la frecuencia en las órdenes, el número de facturas que se procesan, la especialidad de productos requeridos y los términos de crédito. Otro punto, es que estos costos son básicamente fijos y los proveedores quieren desplegar estos costos a cuantas más ventas les sea posible.

3. Costos de manejo y entrega: El costo de entrega para llevar una caja a su puerta trasera es casi el mismo costo de 100 cajas. Para un proveedor, grandes órdenes significa menos costos de entrega por dólar del producto entregado. El número de envíos por semana y la hora del día en que usted los aceptaría pueden también afectar estos costos.

4. Beneficio en las cantidades: Este es el porcentaje del margen de ganancia que el proveedor necesita para hacer una cantidad productiva considerando todos los factores presentados anteriormente y el volumen potencial en la cantidad. La clave está en que si usted encuentra maneras de bajar los costos de la prestación de servicios de los vendedores que lo visitan y les da la oportunidad de obtener más dinero de beneficio, ellos estarán más dispuestos a trabajar en un menor porcentaje. Como resultado, usted consigue precios más bajos y otros importantes beneficios. Deles a los proveedores la oportunidad de hacer más dinero con su cuenta. Sí, usted leyó bien, comprenderá que la mejor estrategia, es poner a un proveedor a hacer más dinero en su cuenta a cambio de algo…

¡PRECIOS BAJOS! Así es como funciona… Los proveedores más astutos no sólo buscan el porcentaje del margen de ganancia en su cuenta, lo más importante para ellos es el potencial de la ganancia total que puedan realizar. Por ejemplo, supongamos que usted compra alrededor de $60.000.000 en comida al año y actualmente extiende sus com- pras a 2 o 3 distribuidores principales y numerosas tiendas especializadas. Gasta alrededor de $1’000.000 al año con el distribuidor A y ese distribuidor está sumando un 20% de incremento sobre todo lo que le vende. ¿Cree usted que el distribuidor A podría estar dispuesto a trabajar en un menor margen de porcentaje si puede obtener mucho más de su negocio?

Como puede ver, tiene más sentido económico para el distribuidor A trabajar en un margen más pequeño de porcentaje si eso significa pasar de $1’000.000 a $5.000,000.

Caso para ilustrar

Cuando quedé como director de Food & Beverage del Centro de Entrenamiento Olímpico en Colorado Springs (CEO) estaban utilizando muchos proveedores. Tantos como 15 o 20 vendedores a la semana. Viendo la necesidad de cambiar la situación y hacer algo diferente, invité a los mayores vendedores en el área para presentar una propuesta si estaban interesados en ser considerados vendedores primarios. En resumen, el programa sería a un año, sin acuerdo contractual a través del cual el CEO estaría de acuerdo con adquirir la mayor porción de sus compras de comida (50% - 70%) de un proveedor a cambio de un “incremento” fijo (no en precios) en sus productos. En un aviso a los candidatos a proveedores primarios, incluí una hoja de cotización (llamada La Cotización del Proveedor Primario) subrayando los productos y una especificación de los principales productos del CEO y las cantidades compradas en una semana normal.

Se le pidió a cada vendedor que presentara el precio actual de dichos productos y cuál iba a ser el incremento en cada producto (costo más porcentaje o costo más monto fijo por unidad) sobre el periodo de proveedor primario, que en este caso era un año.

Los resultados

Observamos estos beneficios como resultado de implementar esa estrategia de búsqueda del proveedor primario:

1 Reducción en los costos de la comida: Inmediatamente después de implementar el programa, el costo por comida del CEO se redujo en un 10% manteniendo el mismo menú y los mismos ingredientes.

2. Menos vendedores y facturas con las cuales lidiar: En lugar de ocuparse con cerca de 20 vendedores y un gran número de entregas y facturas, los vendedores se redujeron a 5 o 6. Menos gente y papeleo.

3. Menos actividades de compra: antes de la implementación del programa, el COE tenía un empleado para compras de tiempo completo. Esa posición ya no fue más necesaria y fue eliminada gradualmente.

4. Mejor servicio por parte del proveedor: El vendedor primario se volvió más receptivo a pedidos especiales y a situaciones que requerían una atención inmediata.

5. Mejoró la consistencia del producto: La comida ahora viene de una sola fuente y no del mejor postor de la semana. Esto significa mejor calidad y regularidad.

6. Una relación más cercana con el proveedor: Hubo entonces, un incentivo por las ventas lo que representaba más atención y mantener una mejor relación de trabajo.

*Este artículo fue publicado en www.restaurantowner.com. autorizada su publicación por el autor en revista la Barra colombia edición 60.