LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 2
OPTIMALISASI CUSTOMER CARE PADA PELAYANAN TEKNIS DI BALAI PENGAMANAN FASILITAS KESEHATAN JAKARTA
DISUSUN OLEH : PIPING MAGHFIROH MAULIDIYAH NIP. 199110012020122009
BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021
LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN AKTUALISASI OPTIMALISASI CUSTOMER CARE PADA PELAYANAN TEKNIS DI BALAI PENGAMANAN FASILITAS KESEHATAN JAKARTA
Telah diseminarkan Tanggal 9 Agustus 2021, di Bapelkes Cikarang
Coach
Mentor
Ir. Miftahur Rohim, M.Kes NIP. 196903121992031014
dr. Bayu Aji Kelana NIP. 197705012008121002
Penguji
Drs. Suherman, M.Kes NIP. 196508121986031004
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur pelatsar haturkan ke hadirat Allah SWT atas berkat rahmat yang telah diberikan berupa kemudahan, nikmat iman dan nikmat islam dan kesehatan sehingga pelatsar dapat menyelesaikan Laporan Aktualisasi dengan judul “Optimalisasi Customer Care Pelayanan Teknis di Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta”. Pelatsar menyadari bahwa dalam penyelesaian laporan ini tidak akan berjalan lancar tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak. Untuk itu dalam kesempatan ini Pelatsar menyampaikan ucapan terima kasih kepada: 1. dr. J. Prastowo Nugroho, MHA selaku kepala Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta. 2. dr. Bayu Aji Kelana selaku Kepala Sub Bagian Administrasi Umum Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta serta sebagai mentor 3. Dessy Yulianti, ST selaku Koordinator Kelompok Substansi Pelayanan Teknis Umum Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta dan sebagai atasan langsung. 4. Ir. Miftahur Rohim, M.Kes selaku coach yang telah memberikan banyak arahan, masukan, waktu, tenaga dan pikiran 5. Seluruh widyaiswara, fasilitator dan panitia penyelenggara diklat di Bapelkes Cikarang 6. Suami, orang tua dan keluarga yang senantiasa memberi semangat dan doa untuk kelancaran. 7. Teman-teman Latsar golongan tiga angkatan 2 yang saling menginspirasi 8. Rekan kerja di Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu-persatu Semoga Allah SWT membalas atas segala kebaikan mereka, Amin. Pelatsar menyadari bahwa dalam penyusunan dan pelaksanaan kegiatan aktualisasi ini masih banyak kekurangan yang jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar laporan aktualisasi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca agar bisa menjadi lebih baik lagi di kemudian hari.
Jakarta, 3 Agustus 2021 Penyusun
Piping Maghfiroh Maulidiyah
ii
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ....................................................................... KATA PENGANTAR .............................................................................. DAFTAR ISI ........................................................................................ BAB I. PENDAHULUAN ........................................................................
i ii iii 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................... 1.2 Tujuan ............................................................................................... 1.3 Manfaat ............................................................................................. 1.4 Batasan Aktualisasi .............................................................................
1 2 3 3
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .............................................................. 4 2.1 Profil Organisasi ................................................................................. 2.2 Visi, Misi, dan Nilai Organisasi BPFK jakarta .......................................... 2.3 Profil Peserta .. ................................................................................... 2.4 Nilai-nilai dasar Profesi ASN .................................................................
4 5 5 6
BAB III. RANCANGAN AKTUALISASI .................................................. 14 3.1 Identifikasi Isu.................................................................................... 3.2 Deskripsi Isu ...................................................................................... 3.3 Analisa Pemecahan Isu........................................................................ 3.4 Dampak Isu ....................................................................................... 3.5 Gagasan Penyelesaian Isu ...................................................................
14 15 16 18 19
BAB IV. PELAKSANAAN AKTUALISASI ................................................ 25 4.1 Capaian Aktualisasi ............................................................................ 25 BAB V. PENUTUP ................................................................................ 40 5.1 Keberlangsungan Gagasan .................................................................. 40 5.2 Kesimpulan ........................................................................................ 40 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................. 41 LAMPIRAN .......................................................................................... 42
iii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, memberikan hak pada setiap orang dalam memperoleh pelayanan kesehatan yang aman, bermutu, dan terjangkau. Untuk meningkatkan mutu dan keamanan atas pelayanan kesehatan diperlukan tersedianya alat kesehatan yang berkualitas, yaitu alat kesehatan yang terjamin ketelitian, ketepatan dan keamanan penggunaannya. Alat kesehatan harus memiliki performance yang ketat antara lain ketelitian (accuracy), kepekaan (sensitivity), reprodukdibilitas dan aspek keselamatan (safety aspec). Sehingga dalam penggunaannya akan selalu siap pakai dan memiliki standar teknis pemakaian peralatan kedokteran. Risiko alat kesehatan yang tidak dilakukan pengujian atau kalibrasi, mempunyai keluaran (output) tidak tepat yang akan menyebabkan kurang tepatnya hasil diagnosa dan dosis theraphy. Begitu pula alat-alat kesehatan yang tidak dipergunakan dalam kurun waktu tertentu dan tidak pernah dilakukan pemeliharaan menyebabkan turunnya tingkat keandalan, keamanan tidak terjamin dan kondisi alat tidak terkontrol. Berkaitan dengan tuntutan global dalam mutu pelayanan kesehatan, adanya UndangUndang No. 8 Tahun 2009 tentang Perlindungan Konsumen, maka alat kesehatan yang dipergunakan pada Sarana Pelayanan Kesehatan agar tidak berisiko merugikan penerima jasa pelayanan kesehatan wajib untuk dilakukan pengujian dan/atau kalibrasi secara berkala sesuai dengan jenis alat kesehatan. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor: 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pasal 11 telah memberi mandat yang tegas bahwa dalam suatu sistem pemerintahan diperlukan adanya aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif dan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2015 tentang Pengujian dan Kalibrasi Alat Kesehatan. Berdasarkan pasal 4 ayat (1) bahwasanya “Setiap Alat Kesehatan yang digunakan di Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Fasilitas
1
Kesehatan lainnya harus dilakukan uji dan/atau kalibrasi secara berkala oleh Balai Pengujian Fasilitas Kesehatan atau Institusi Pengujian Fasilitas Kesehatan.” Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta atau yang biasa disingkat dengan BPFK Jakarta menjadi fasilitas pelayanan kesehatan (fasyankes) bagi instansi pemerintah maupun swasta. Semakin lama tingginya permintaan kalibrasi pada alat kesehatan membuat BPFK semakin meningkatkan pelayanan kepada customer. Adanya jarak perbandingan jumlah permintaan pelayanan dengan SPK, maka akan dilakukan optimalisasi customer care pada bidang pelayanan, diharapkan dapat menjadi salah satu problem solver sesuai dengan tujuan diselenggarakannya pelatihan dasar ASN yang nantinya mampu menginternalisasi nilai-nilai dasar PNS yaitu nilai ANEKA serta memahami kedudukan dan peran ASN dalam setiap kegiatan. 1.2 Tujuan Laporan aktualisasi ini merupakan bagian dari kegiatan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil yang bertujuan untuk: 1.2.1
Menginternalisasi dan mengaktualisasi nilai-nilai dasar ASN dengan memperhatikan kedudukan dan peran ASN di NKRI
1.2.2
Memaknai nilai-nilai dasar ASN dan kedudukan serta peran ASN di NKRI dalam setiap kegiatan yang dilakukan
1.2.3
Memberikan kontribusi pada setiap kegiatan yang dilakukan terhadap visi dan misi organisasi
1.3 Manfaat Manfaat yang diperoleh dari aktualisasi yang telah diterapkan yakni : 1.3.1
Bagi Penulis Menerapkan nilai-nilai dasar ASN yaitu nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi) pada unit kerja Balai Pengamanan Fasilitas Keehatan Jakarta
1.3.2
Bagi Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta
2
Memaksimalkan sarana yang sudah tersedia di Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta demi mewujudkan pelayanan yang lebih baik kepada customer. 1.4 Batasan Aktualisasi Peserta Melaksanakan penerapan optimalisasi customer care dibatasi hanya pada pelayanan teknis di Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta dan dilakukan selama kurun waktu pada 3 Juni – 7 Juli 2021.
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Profil Organisasi Balai pengamanan fasilitas kesehatan Jakarta atau yang disingkat dengan BPFK Jakarta merupakan balai pengujian fasilitas kesehatan yang melakukan uji atau kalibrasi terhadap alat kesehatan yang digunakan di fasilitas pelayanan kesehatan berdasarkan pasal 4 ayat (1) dan sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor: 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) pasal 11 telah memberi mandat yang tegas bahwa dalam suatu sistem pemerintahan diperlukan adanya aparat pengawasan intern pemerintah yang efektif dan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2015 tentang Pengujian dan Kalibrasi Alat Kesehatan. Pada tahun 1975 dibawah naungan Direktorat Instalasi Kesehatan Dit.Jend.pelayanan Kesehatan Departemen Kesehatan RI atas bantuan Word Health Organisation (WHO) Pelayanan Monitoring Dosis Radiasi Perorangan mulai dilakukan yang pada saat itu bernama Film Badge Service. Tahun 1983/184 sudah adah 2 (dua) orang staf elektro medik, namun pelayanan kalibrasi alat kesehatan masih dilakukan di Direktorat Instalasi Medik, dan nama Film Badge Service sudah berubah menjadi Balai Pemeliharaan Peralatan Proteksi Radiasi dan Kalibrasi (BP3K) yang sudah menjadi embrio dari Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan. Tahun 1989/1990 BPF3K menempati gedung di Jl. Percetakan Negara 23 A Jakarta Pusat, dengan jumlah pegawai dan peralatan yang semakin berkembang. Tahun 1993 BP3K dan berubah nama menjadi Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan (BPFK) dengan anggaran yang dikelola sendiri. Pada tanggal 3 Agustus 2000 Terbit Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1164/MENKES/SK/VIII/2000 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pengamanan fasilitas Kesehatan Jakarta, pelayanan kalibrasi alat kesehatan mulai dilaksanakan. Pada tanggal 27 April 2007 Terbit Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 530/MENKES/PER/IV/2007 tentang Organisasi dan tata Kerja Balai Pengamanan fasilitas Kesehatan. Tahun 2009 Laboratorium Kalibrasi terakreditasi oleh Komite Akreditasi nasional
4
(KAN), dan tahun 2010 Laboratorium Pengujian Pemantauan Dosis Radiasi Perorangan juga terakreditasi Komite Akreditasi nasional (KAN). Pada tanggal 22 November 2011 terbit Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 2351/MENKES/PER/2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan RI. No.530/MENKES/PER/IV/2007 tentang Organisasi dan tata Kerja Balai Pengamanan fasilitas Kesehatan. 2.2 Visi, Misi dan Nilai Organisasi BPFK Jakarta Adapun visi dan misi BPFK Jakarta yaitu: Visi
: Menjadi pusat layanan pengamanan fasilitas kesehatan di Indonesia
Misi
: 1. Memberikan pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan melalui pengujian, kalibrasi dan inspeksi yang akurat, terpercaya, komperehensive dengan teknologi terkini 2. Memberikan bimbingan teknis dan peningkatan kompetensi personal di bidang pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan 3. Mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel
Nilai Organisasi : Untuk meningkatkan keberhasilan BPFK Jakarta dalam upaya mencapai visi dan misi perlu ditanamkan nilai-nilai agar pelaksanaan tugas berjalan lebih optimal sesuai dengan yang diinginkan. Nilai-nilai tersebut si antaranya adalah SPIRIT yang berasal dari kata Sinergi, Profesional, Integritas, Responsif, Inovatif dan Teliti.
2.3 Profil Peserta Latsar Profil peserta adalah sebagai berikut : Nama
: Piping Maghfiroh Maulidiyah
Tempat, tanggal lahir : Malang, 1 Oktober 1991
5
NIP
: 19911001 2020 12 2 009
Pangkat/Golongan
: Penata Muda/IIIA
Jabatan
: Analisis Data dan Informasi
Unit Kerja
: Sie Pelayanan Teknis, Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan
Jakarta 2.4 Nilai-Nilai Dasar Profesi ASN 2.4.1 Nilai-Nilai Dasar ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, Anti Korupsi) Nilai-nilai dasar harus dipahami oleh ASN terdiri dari ANEKA yang merupakan singkatan dari Akuntabiltas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu Dan Anti Korupsi. Nilai-nilai dasar tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Akuntabilitas Akuntabilitas adalah kewajiban pertanggungjawaban yang harus dicapai. Akuntabilitas merujuk kepada kewajiban setiap individu, kelompok, atau institusi untuk memenuhi tanggung jawab yang menjadi amanahnya. Amanah seorang ASN adalah menjamin terwujudnya nilai- nilai publik. Akuntabilitas tidak akan mungkin terwujud apabila tidak ada alat akuntabilitas. Alat akuntabilitasnya berupa perencanaan strategis (Strategic
Plans), kontrak kinerja, dan laporan kinerja. Dalam menciptakan lingkungan kerja akuntabel, ada beberapa nilai dasar yang harus diperhatikan yaitu kepemimpinan,
transparansi,
integritas,
tanggung
jawab,
keadilan,
kepercayaan, keseimbangan, kejelasan dan konsistensi b. Nasionalisme ASN yang memiliki Nasionalisme yang kuat adalah PNS yang memahami dan memiliki kesadaran mengimplementasikan nilai-nilai Pancasila dalam pelaksanaan tugasnya sebagai Pelaksana Kebijakan Publik, Pelayan Publik, dan Perekat dan Pemersatu Bangsa. ASN harus mampu mengaktualisasikan wawasan kebangsaan dan jiwa nasionalisme dalam menjalankan profesinya sebaga pelayan publik yang berintegritas. Nilai-nilai Pancasila tersebut adalah Sila 1: Ketuhanan Yang Maha Esa
6
1)
Bangsa Indonesia menyatakan kepercayaannya dan ketakwaannya terhadap Tuhan YME.
2) Manusia Indonesia percaya dan takwa terhadap Tuhan YME, sesuai dengan agama dan kepercayaannya masing-masing menurut dasar kemanusiaan yang adil dan beradab. 3) Mengembankan
sikap
hormat menghormati
dan
bekerjasama
antara pemeluk agama dengan penganut kepercayan yang berbedabeda terhadap Tuhan YME. 4) Membina kerukunan hidup di antara sesama umat beragama dan kepercayaan terhadap Tuhan YME. 5) Agama dan kepercayaan terhadap Tuhan YME adalah masalah yang menyangkut hubungan pribadi manusia dengan Tuhan YME. 6) Mengembangkan sikap saling menghormati kebebasan menjalankan ibadah sesuai dengan agama dan kepercayaannya masing-masing. 7) Tidak memaksakan suatu agama dan kepercayaan terhadap Tuhan YME kepada orang lain. Sila 2: Kemanusiaan yang Adil dan Beradab 1) Mengakui dan memperlakukan manusia sesuai dengan harkat dan martabatnya sebagai makhluk Tuhan YME. 2) Mengakui persamaan derajat, persamaan hak, dan kewajiban asasi setiap manusia, tanpa memebeda-bedakan suku, keturunan, agama, kepercayaan, jenis kelamin, kedudukan sosial, warna kulit dan lainnya. 3) Mengembangkan sikap saling mencintai sesama manusia. 4) Mengembangkan sikap saling tenggang rasa dan tepa selira. 5) Mengembangkan sikap tidak semena-mena terhadap orang lain. 6) Menjunjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan. 7) Gemar melakukan kegiatan kemanusiaan. 8) Berani membela kebenaran dan keadilan. 9) Mengembangkan sikap hormat menghormati dan bekerjasama dengan bangsa lain.
7
Sila 3: Persatuan Indonesia 1) Mampu menempatkan persatuan, kesatuan, serta kepentingan dan keselamatan bangsa dan negara sebagai kepentingan bersama di atas kepentingan pribadi dan golongan. 2) Sanggup dan rela berkorban untuk kepentingan Negara dan bangsa apabila diperlukan. 3) Mengembangkan rasa cinta kepada tanah air dan bangsa. 4) Mengembangkan rasa kebanggaan berkebangsaan dan bertanah air Indonesia. 5) Memelihara ketertiban dunia yang berdasarkan kepada kemerdekaan, perdamaian abadi, dan keadilan sosial. 6) Mengembangkan persatuan Indonesia atas dasar Bhinneka Tunggal Ika. 7) Memajukan pergaulan demi persatuan dan kesatuan bangsa. Sila 4: Kerakyatan yang dipimpin oleh Hikmat Kebijaksanaan dalam
Permusyawaratan Perwakilan 1) Sebagai warga Negara dan warga masyarakat, setiap manusia Indonesia mempunyai kedudukan, hak dan kewajiban yang sama. 2) Tidak boleh memaksakan kehendak kepada orang lain. 3) Mengutamakan musyawarah dalam mengambil keputusan untuk kepentingan bersama. 4) Musyawarah untuk mencapai mufakat diliputi oleh semangat kekeluargaan. 5) Menghormati
dan menjunjung
tinggi
setiap
keputusan
yang
dicapai sebagai hasil musyawarah. 6) Dengan itikad baik dan rasa tanggung jawab menerima dan melaksanakan hasil keputusan musyawarah. 7) Di dalam musyawarah diutamakan kepentingan bersama di atas
8
kepentingan pribadi dan golongan. 8) Musyawarah dilakukan dengan akal sehat sesuai hati nurani yang luhur. 9) Keputusan yang diambil harus dapat dipertanggungjawabkan secara moral kepada Tuhan YME, menjunjung tinggi harkat dan martabat manusia,
nilai-nilai
kebenaran
dan
keadilan,
mengutamakan
persatuan dan kesatuan demi kepentingan bersama. 10) Memberikan kepercayaan kepada wakil-wakil yang dipercayai untuk melakukan persmusyawaratan. Sila 5: Keadilan Sosial bagi Seluruh Rakyat Indonesia 1) Mengembangkan perbuatan yang luhur, yang mencerminkan sikap dan suasana kekeluargaan dan kegotongroyongan. 2) Mengembangkan sikap adil terhadap sesama. 3) Menjaga keseimbangan antara hak dan kewajiban. 4) Menghormati hak orang lain. 5) Suka memberi pertolongan kepada orang lain agar dapat berdiri sendiri. 6) Tidak menggunakan hak milik untuk usaha-usaha yang bersifat pemerasan terhadap orang lain. 7) Tidak menggunakan hak milik
untuk
hal-hal
yang
bersifat
pemborosan dan gaya hidup mewah. 8) Tidak menggunakan hak milik untuk bertentangan dengan atau merugikan kepentingan umum. 9) Suka bekerja keras. 10) Suka menghargai hasil karya orang lain yang bermanfaat bagi kemajuan dan kesejahteraan bersama. 11) Suka melakukan kegiatan dalam rangka mewujudkan kemajuan yang merata dan berkeadilan sosial. c. Etika Publik Etika publik adalah refleksi tentang standar atau norma yang mentukan baik-buruk,
benar-salah
perilaku,
tindakan
dan
keputusan
untuk
9
mengarahkan kebijakan publik dalam rangka menjalankan tanggung jawab pelayanan publik. Nilai-nilai dasar dari etika publik sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang ASN, yakni sebagai berikut: a. Memegang teguh ideologi Pancasila; b. Setia dan mempertahankan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia tahun 1945 serta pemerintahan yang sah; c. Mengabdi kepada negara dan rakyat Indonesia; d. Menjalankan tugas secara profesional dan tidak berpihak; e. Membuat keputusan berdasarkan prinsip keahlian; f.
Menciptakan lingkungan kerja yang nondiskriminatif;
g. Memelihara dan menjunjung tinggi standar etika yang luhur; h. Mempertanggungjawabkan tindakan dan kinerjanya kepada publik; i.
Memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program pemerintah;
j.
Memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun;
k. Mengutamakan kepemimpinan berkualitas tinggi; l.
Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama;
m. Mengutamakan pencapaian hasil dan mendorong kinerja pegawai; n. Mendorong kesetaraan dalam pekerjaan; o. Meningkatkan efektivitas sistem pemerintahan; d. Komitmen Mutu Bidang apapun yang menjadi tanggung jawab pegawai negeri sipil, semua mesti dilaksanakan secara optimal agar dapat memberi kepuasan kepada stakeholders. Aspek utama yang menjadi targer stakeholders adalah layanan yang komitmen pada mutu, melalui penyelenggaraan tugas secara efektif, efisien, dan inovatif. Efektivitas menunjukkan tercapainya target yang telah direncanakan, baik menyangkut jumlah maupun mutu hasil kerja. Efisiensi merupakan tingkat ketepatan realisasi penggunaan sumber daya dan bagaimana
10
pekerjaan dilaksanakan, sehingga tidak terjadi pemborosan sumber daya, penyalahgunaan alokasi, penyimpangan prosedur, dan mekanisme yang keluar alur. Inovasi muncul karena adanya dorongan kebutuhan organisasi perusahaan untuk beradaptasi dengan tuntutan perubahan yang terjadi di sekitarnya. Nilai-nilai dasar dari komitmen mutu antara lain efektivitas dan efisiensi, inovasi, mengedepankan komitmen terhadap kepuasan customers atau
clients, memberikan layanan yang menyentuh hati, untuk menjaga dan memelihara agar customers/clients tetap setia, menghasilkan produk/jasa yang berkualitas tinggi, tanpa cacat, tanpa kesalahan, dan tidak pemborosan, beradaptasi dengan perubahan yang terjadi, baik berkaitan dengan pergeseran tuntutan kebutuhan customers/clients maupun perkembangan teknologi, menggunakan pendekatan ilmiah dan inovatif dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, melakukan upaya perbaikan secara berkelanjutan melalui berbagai cara, antara lain pendidikan, pelatihan, pengembangan ide kreatif, kolaborasi, dan
benchmark. e. Anti Korupsi Selaras dengan kata asalnya dari bahasa latin yaitu corruptio, korupsi sering dikatakan sebagai kejahatan luar biasa salah satu alasannya adalah karena dampaknya yang luar biasa menyebabkan kerusakan baik dalam ruang lingkup pribadi, keluarga, masyarakat, dan kehidupan yang lebih luas. Kerusakan tersebut tidak hanya terjadi dalam kurun waktu yang pendek namun dapat berdampak secara jangka panjang. Nilai-nilai dasar anti korupsi meliputi jujur, peduli, mandiri, disiplin, tanggung jawab, kerja keras, sederhana, berani, adil. 2.4.2 Kedudukan dan Peran ASN dalam NKRI Dalam
melaksanakan
tugasnya,
ASN
wajib
mengetahui
peran
dan
kedudukannya dalam Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI) agar dapat memahami peran dan kedudukan ASN dalam NKRI. 11
a.
Manajemen ASN Manajemen ASN adalah pengelolaan ASN untuk menghasilkan pegawai ASN yang profesional, memiliki nilai dasar, etika profesi, bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme. Berikut beberapa konsep yang ada dalam UU No.5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara. 1) Berdasarkan jenisnya, Pegawai ASN terdiri atas: a)
ASN, merupakan pegawai berstatus tetap dan memiliki Nomor Induk Pegawai (NIP).
b) Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), merupakan pegawai dengan perjanjian kerja sesuai kebutuhan instansi dalam jangka waktu tertentu. 2) Pegawai
ASN
berkedudukan
sebagai
aparatur
Negara
yang
menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah dan harus bebas dari pengaruh dan intervensi semua golongan dan politik. 3) Kedudukan ASN berada di pusat, daerah, dan luar negeri. Namun demikian merupakan satu kesatuan. 4) Fungsi pegawai ASN adalah: a)
Pelaksana Kebijakan Publik
b) Pelayan Publik c)
Perekan dan Pemersatu Bangsa
5) Pegawai ASN bertugas: a)
Melaksanakan
kebijakan
yang
dibuat
oleh
Pejabat
Pembina
Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. b) Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas. c)
Mempererat persatuan dan kesatuan NKRI.
Agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab dengan baik, dapat meningkatkan produktivitas, menjamin kesejahteraan ASN dan akuntabel, maka setiap ASN diberikan hak. Setelah mendapatkan haknya maka ASN juga berkewajiban sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. b. Whole of Government
12
Whole of Governement atau disingkat WoG adalah sebuah pendekatan penyelenggaraan pemerintahan yang menyatukan upaya-upaya kolaboratif pemerintahan dari keseluruhan sektor dalam ruang lingkup koordinasi yang lebih luas guna mencapai tujuan-tujuan pembangunan kebijakan, manajemen program dan pelayanan pendekatan
publik. Oleh karenanya WoG juga dikenal sebagai
interagency,
yaitu
pendekatan
yang
melibatkan
sejumlah
kelembagaan yang terkait dengan urusan-urusan yang relevan. Berikut praktek WoG dalam Pelayanan Publik: a)
Berdasarkan Jenis 1.
Pelayanan yang bersifat administratif
2.
Pelayanan jasa
3.
Pelayanan barang
4.
Pelayanan regulatif
b) Berdasarkan Pola
c.
1.
Pelayanan Teknis Fungsional
2.
Pelayanan Satu Atap
3.
Pelayanan Satu Pintu
4.
Pelayanan Terpusat
5.
Pelayanan Elektronik
Pelayanan Publik Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga Negara dan penduduk atas barang, jasa, dan atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Unsur penting dalam pelayanan antara lain unsur pertama adalah organisasi penyelenggara pelayanan, unsur kedua adalah penerima layanan (pelanggan) yaitu orang atau masyarakat atau organisasi yang berkepentinga dan unsur ketiga adalah kepuasan yang diterima oleh penerima layanan (pelanggan). Untuk mewujudkan pelayanan yang prima, berikut prinsip yang baik dalam pelayanan publik yakni partisipatif, transparan, responsive, tidak diskriminatif, mudah dan murah, efektif dan efisien, aksesibel, akuntabel dan berkeadilan.
13
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI
3.1 Identifikasi Isu Secara umum isu dapat diartikan sebagai suatu fenomena/kejadian yang dapat diartikan sebagai masalah. Sedangkan kontemporer adalah sesuatu hal yg modern, yang masih eksis terjadi dan berlangsung sampai sekarang, atau segala hal yang berkaitan dengan saat ini. BPFK sebagai balai yang secara professional bertindak menjaga mutu hasil pengujian dan menerapkan praktek pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan sesuai dengan standar pelayanan minimal tentu memiliki kewajiban untuk menjamin kepuasan semua pengguna jasa pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan. Adalah bidang pelayanan teknis memiliki tugas salah satunya adalah berkomunikasi dengan customer. Identifikasi isu di unit kerja dilakukan melalui proses observasi serta sesuai dengan analisis sasaran kerja pegawai (SKP). Beberapa isu tersebut antara lain:
No
1.
2.
3.
4. 5.
Isu
Sertifikat hasil kalibrasi tidak tepat waktu Sertfikat hasil kalibrasi masih menggunakan cetak manual Perbandingan yang jauh antara jumlah permintaan customer dengan SPK
Kaitan Agenda Pelayanan publik, Manajemen ASN Manajemen ASN Manajemen ASN, Pelayanan publik, Whole
of Government
Penurunan jumlah alat yang dikalibrasi saat
Pelayanan publik, Whole
pandemi
of Government
Perbedaan jenis kalibrasi di website SIPB
Manajemen ASN
Tabel 3.1 Daftar Isu di Sie Pelayanan Teknis
14
3.2 Deskripsi Isu Dari isu di atas dapat dilakukan penapisan isu menggunakan metode AKPL yakni Aktual, Kekhalayakan, Problematik dan Kelayakan. Maka diperoleh isu yang prioritas yang selanjutnya dilakukan penapisan isu dengan menggunakan metode USG yakni Urgency,
Seriousness dan Growth. Berikut keterangan dari analisis AKPL : a. Aktual
: yang berarti isu tersebut benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan dalam masayarakat
b. Kekhalayakan
: yang berarti isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak
c. Problematik
: yang berarti isu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks, sehingga perlu dicarikan segera solusinya secara komperehensif
d. Kelayakan
: yang berarti isu tersebut masuk akal, realistis, relevan dan dapat dimunculkan inisiatif pemecahan masalahnya.
No 1. 2. 3.
Isu Sertifikat hasil kalibrasi tidak tepat waktu Sertfikat hasil kalibrasi masih menggunakan cetak manual Perbandingan yang jauh antara jumlah permintaan
customer dengan SPK
Kriteria
Jumlah
A
K
P
L
4
4
3
3
14
4
3
3
3
13
5
3
4
4
16
4.
Penurunan jumlah alat yang dikalibrasi saat pandemi
4
3
2
3
12
5.
Perbedaan jenis kalibrasi di website SIPB
3
3
2
2
10
Tabel 3.2 Penapisan Isu Menggunakan Metode AKPL Skala likert 1-5 (5=sangat besar, 4=besar, 3=sedang, 2=kecil, 1=sangat kecil) Dari kriteria isu yang mendapat peringkat dua isu teratas selanjutnya layak untuk menjadi isu prioritas, untuk mengetahui satu isu yang paling prioritas perlu dilaukan penapisan isu lebih lanjut menggunakan analisis USG yang meliputi kriteria sebagai berikut:
15
a. Urgency (urgensi)
: Seberapa mendesak dikaitkan dengan waktu yang
tersedia b. Seriousness (keseriusan)
: Apabila masalah tidak ditangani, maka akan timbul masalah lain yang lebih serius
c. Growth (Perkembangan isu): Apabila masalah dibiarkan, maka masalah akan semakin memburuk Skala likert 1-5 (5=sangat besar, 4=besar, 3=sedang, 2=kecil, 1=sangat kecil) No 1. 2.
Isu Sertifikat hasil kalibrasi tidak tepat waktu Perbandingan yang jauh antara jumlah permintaan
customer dengan SPK
Kriteria
Total
Prioritas
4
13
2
5
15
1
U
S
G
5
4
5
5
Tabel 3.3 Penapisan Isu Menggunakan Metode USG
3.3 Analisa Pemecahan Isu Dari hasil penapisan isu di atas didapatkan isu perbandingan yang jauh antara jumlah data permintaan pelayanan dari customer yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan surat perintah kerja (SPK). Berikut grafik yang permintaan pelayanan dari bulan Januari sampai dengan Mei 2021.
16
Gambar 3.1 Grafik Jumlah Permintaan Pelayanan Januari-Mei 2021 sumber website SIPB BPFK Jakarta
W.O Jan Feb Mar Apr Mei
56 56 108 81 36
Pending SPK %SPK 27 29 52% 31 25 45% 66 42 39% 61 20 25% 28 8 22%
Tabel 3.4 Persentase antara Work Order dengan SPK bulan Januari-Mei 2021 Dari grafik di atas dapat terlihat bahwa banyaknya permintaan pelayanan kalibrasi oleh customer tidak sebanding dengan SPK atau surat perintah kerja. Hal ini menjadi salah satu isu prioritas yang dapat mengakibatkan turunnya persentase antara jumlah work order (WO) dengan pencapaian hasil layanan kalibrasi. Untuk menyelesaikan isu tersebut akan dilakukan analisis pemecahan isu ari beberapa aspek dengan menggunakan diagram fish
bone agar akar permasalahan dapat ditemukan dengan tepat. Berikut diagram fish bone :
17
Price
Product
Sertifikat lama terbit
Biaya operasional tinggi
Ada yang belum KAN
Pembanding dengan tempat lain Alat belum semua dilayani di PP 64
Process
Antrian panjang
Terjadwal tapi tidak terlaksana
Tidak sesuai budget customer
Perbandingan permintaan
Customer care belum optimal
dengan SPK
Terpapar covid-19
Pembatasan ruangan di RS Petugas berkurang
Reminder waktu dan biaya pelaksanaan
Terbatasnya handle customer care
Pembatasan Sosial Berskala Besar
RS vertical dan RS pemerintah
Place
Reminder waktu dan biaya
Promotion
People
18
Gambar 3.2 Diagram Fish Bone Berdasarkan dari diagram fish bone di atas, ada beberapa kategori yang menjadi penyebab isu yakni dari promosi, sumber daya manusia, harga pelayanan kalibrasi dan proses. 3.4 Dampak Isu Dari isu yang terpilih di atas dan analisis permasalahan menggunakan analisis AKPL dan USG serta menggunakan diagram fish bone, isu perbandingan tentunya memiliki dampak antara lain: 1. Manajemen ASN Mengindikasikan belum optimalnya customer care untuk pelayanan
-
2. Pelayanan Publik -
Berkurangnya kepercayaan masayarakat terhadap BPFK Jakarta
-
Tanggal kalibrasi yang sudah dijadwalkan tidak terpakai, sedangkan antrian permintaan panjang
3. Whole of Government 3.5
PNBP (Penerimaan Negara Bukan Pajak) menjadi berkurang Gagasan Penyelesaian Isu Gagasan penyelesaian isu yang diajukan adalah optimalisasi customer care yang
akan dilakukan di sie pelayanan teknis BPFK Jakarta. Sehingga dengan adanya optimalisasi ini diharapkan dapat menjadi pengingat bagi customer yang sudah dijadwalkan untuk pelayanan kalibrasi.
19
3.6
Unit Kerja
: Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta
Identifikasi Isu
: Jumlah surat perintah kerja tidak sama dengan jumlah permintaan pelayanan
Isu yang Diangkat
: Perbandingan antara jumlah permintaan customer dengan SPK yang jauh berbeda
Gagasan Pemecahan isu
: Optimalisasi customer care dalam rangka pengingat kepada customer
NO 1.
Rancangan Aktualisasi
KEGIATAN Pengelompokan data/bahan yang diterima sesuai dengan jenisnya
TAHAPAN a.Menerima data/bahan dari TU b.Mengecek kesesuaian data c.Memasukkan data pada sistem sesuai klasifikasi
OUTPUT Pengklasifikasian data menjadi lebih rapi
KETERKAITAN
KONTRIBUSI
SUBSTANSI
VISI DAN MISI
Melakukan koordinasi jika ada yang tidak sesuai akan dilakukan diskusi (nasionalisme). Menginput data secara transparan (akuntabilitas) agar sie lain dapat mengakses
Memenuhi visi dan misi instansi yaitu memberikan pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan yang akurat dan terpercaya
PENGUATAN NILAI ORGANISASI Meningkatkan kepercayaan antar unit kerja di instansi
20
2.
Pembuatan analisis terhadap data permintaan kalibrasi yang masuk
a. Mengecek keakuratan data
Laporan hasil analisis untuk atasan
Melakukan pengecekan data dengan cermat (etika publik). Membuat laporan data yang berkualitas (komitmen mutu)
Memenuhi visi dan misi instansi yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel
Meningkatkan kinerja profesionalitas instansi serta menambah kepercayaan masyarakat
Data laporan jadwal pelayanan kalibrasi untuk
Melakukan koordinasi jika ada yang tidak sesuai akan dilakukan diskusi (nasionalisme). Mengecek dengan cermat (etika publik) data yang diterima. Melakukan inovasi (komitmen mutu) baru yaitu jemput bola atau dengan istilah
Memenuhi visi misi instansi yakni melakukan inovasi seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
Meningkatkan kinerja profesionalitas instansi serta menjadi instansi yang mengembangkan kreativitas dan inovasi.
b. Mengkalsifikasikan data sesuai jenis c.Membuat laporan data berupa saran atau masukan atau rekomendasi
3
Customer care service bagi permintaan pelayanan yang sudah terjadwal
a. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal yang terdekat b.Mengecek pembayaran down payment jika sudah fix kalibrasi c. Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab
pengingat petugas lab
customer care service
21
d.Menghubungi
contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi 4
Pemilahan data customer yang terjadwal untuk kalibrasi belum ada SPK
a. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal yang terdekat b. Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab
Data laporan hasil pengingat ke customer untuk kepastian pelayanan kalibrasi
Memberikan kejelasan (akuntabilitas) dalam memberikan pelayanan. Bertanggung jawab (anti korupsi) terhadap permintaan pelayanan kalibrasi.
Memenuhi visi misi instansi yakni melakukan inovasi seiring dengan perkembangan ilmu teknologi
Meningkatkan kinerja profesionalitas instansi serta menjadi instansi yang mengembangkan kreativitas dan inovasi.
c.Menghubungi
contact person customer untuk kepastian pelayanan kalibrasi
22
5
Pemberian info reschedule jadwal kalibrasi karena PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat)
a. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal yang sudah lewat b. Meminta jadwal ulang ke lab, work order yang jadwalnya sudah lewat
Surat reschedule jadwal dari work order yang sudah terlewat
Mengecek dengan cermat (etika publik) data yang yang ada. Melakukan koordinasi jika ada yang tidak sesuai akan dilakukan diskusi (nasionalisme).
Memenuhi visi dan misi instansi yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan memberikan pelayanan yang terpercaya.
Meningkatkan kinerja profesionalitas instansi serta menjadi instansi yang terpercaya.
c.Menghubungi
contact person customer untuk pelaksanaan kalibrasi yang sudah mendapat jadwal reschedule dari lab
Tabel 3.4 Rancangan Aktualisasi
23
Timeline Pelaksanaan Aktualisasi
3.7
Juni 2021 NO
KEGIATAN
Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu 1
1.
Juli
2
3
4
5
Pengelompokan data/bahan yang diterima sesuai dengan jenisnya (data permintaan pelayanan)
2.
Pembuatan analisis terhadap data yang masuk
3.
Customer Care Service bagi permintaan pelayanan yang sudah terjadwal
4.
Pemilahan data customer yang terjadwal untuk kalibrasi dan belum ada surat perintah kerja
5
Pemberian info reschedule jadwal kalibrasi karena PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat) Tabel 3.5 Timeline Kegiatan Aktualisasi
24
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1 Capaian Aktualisasi Untuk mewujudkan optimalisasi customer care pada instansi balai pengamanan fasilitas kesehatan Jakarta, rancangan kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan telah diuraikan dalam beberapa tahap. Dalam pelaksanaannya tidak terlepas dari bimbingan dan arahan oleh mentor, coach serta atasan langsung. Berikut uraian kegiatan dari tahapan kegiatan: 4.1.1 Kegiatan 1 Kegiatan
: Pengelompokan data/bahan yang diterima sesuai dengan jenisnya (data permintaan pelayanan)
Waktu pelaksanaan
: 3 – 11 Juni 2021
Tahapan Kegiatan
: 1. Menerima data/bahan dari TU 2. Mengecek kesesuaian data 3. Memasukkan data pada sistem sesuai klasifikasi
Daftar Lampiran
: Data nomor work order dan nama customer
Uraian Kegiatan
:
•
Tahap 1 yaitu menerima data/bahan dari TU (Tata Usaha) Pada tahap ini menerima data dari TU, data tersebut adalah data alat permintaan layanan kalibrasi maupun permintaan uji produk di BPFK Jakarta.
•
Tahap 2 yaitu mengecek kesesuaian data Di tahap kedua setelah menerima data dari TU, dilakukan pengecekan data apakah sudah sesuai dengan layanan yang diinginkan oleh customer , layanan yang dimaksud dapat dikelompokkan dalam data pengujian atau kalibrasi alat kesehatan, uji kesesuaian alat X-Ray, uji sarana dan prasarana maupun uji produk dalam lab.
•
Tahap 3 yaitu memasukkan data pada sistem sesuai dengan klasifikasi
25
Di tahap ketiga yakni memasukkan data pada sistem sesuai klasifikasi di tahap dua, alat-alat tersebut diinput ke dalam aplikasi milik BPFK Jakarta yaitu di laman https://sipb.bpfkjakarta.or.id/ Keterkaitan nilai ANEKA
:
1. Menerima data/bahan dari TU 2. Mengecek kesesuaian data Melakukan koordinasi data yang masuk sudah sesuai atau belum, data yang masuk dicek secara jelas dan teliti (komitmen mutu) 3. Memasukkan data pada sistem sesuai klasifikasi Memasukkan data pada aplikasi secara transparan (akuntabilitas) Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi: Pengecekan kesesuaian data yang telah dilakukan, merupakan salah satu kegiatan yang menginterpretasikan visi dari BPFK Jakarta yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel Penguatan nilai-nilai organisasi: Mengecek kesesuaian data secara satu-persatu sesuai dengan pengujian termasuk dalam tata nilai organisasi yaitu teliti dan memasukkan data tersebut pada sistem dapat dikategorikan dalam nilai inovatif. Kendala: Dalam kegiatan satu, kendala yang dihadapi adalah jika penerimaan data dari TU menumpuk dan belum sesuai, maka harus dikoordinasikan kembali ke TU agar sesuiai dengan pelayanan yang diajukan oleh customer. Output: Klasifikasi data menjadi rapi sesuai dengan permintaan pelayanan dari
customer.
26
Gambar 4.1 Data Customer bulan Juni 2021 sumber website SIPB BPFK Jakarta
Gambar 4.2 Penyampaian Laporan Pengelompokan Data Customer bulan Juni 2021
27
4.1.2 Kegiatan 2 Kegiatan
: Pembuatan analisis terhadap data yang masuk (data permintaan pelayanan)
Waktu pelaksanaan
: 14 – 18 Juni 2021
Tahapan Kegiatan
: 1. Mengecek keakuratan data 2. Mengklasifikasikan data sesuai jenis 3. Membuat laporan data berupa saran atau masukan dan rekomendasi
Daftar Lampiran
:
Data
nomor
work
order
dan
nama
customer
diklasifikasikan sesuai jenis kalibrasi Uraian Kegiatan •
:
Tahap 1 yaitu mengecek keakuratan data Pada tahap ini dilakukan pengecekan keakuratan data yang telah diinput ke dalam aplikasi milik BPFK Jakarta yaitu di laman https://sipb.bpfkjakarta.or.id/
•
Tahap 2 yaitu mengklasifikasikan data sesuai jenis Mengklasifikasikan data alat sesuai dengan jenis kalibrasinya, ada beberapa layanan yakni kalibrasi alat kesehatan, uji kesesuaian alat X-Ray, uji produk dalam lab dan uji sarana dan prasarana.
•
Tahap 3 yaitu membuat laporan data berupa saran atau masukan dan rekomendasi Di tahap ketiga setelah data diklasifikasikan sesuai jenis, dibuat laporan sesuai dengan lab yang menangani. Data alat tersebut diserahkan kepada lab yang kemudian memberikan penjadwalan kalibrasi untuk customer.
Keterkaitan nilai ANEKA 1.
:
Mengecek kesesuaian data Memasukkan data pada aplikasi secara teliti (komitmen mutu) dan transparan (akuntabilitas)
2.
Mengklasifikasikan data sesuai jenis Menjadikan lebih mudah dan jelas (akuntabilitas) pencarian data
3.
Membuat laporan data berupa saran atau masukan dan rekomendasi
28
Membuat analisis data sebagai bentuk laporan dari data yang sudah dipilah dan diinput pada sistem sesuai tanggung jawab (anti korupsi). Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi: Pengecekan kesesuaian data yang telah dilakukan, merupakan salah satu kegiatan yang menginterpretasikan visi dari BPFK Jakarta yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel serta termasuk dalam salah satu misi yakni memberikan pelayanan pengamanan fasilitas kesehatan melalui Penguatan nilai-nilai organisasi: Mengecek kesesuaian data secara satu-persatu sesuai dengan pengujian termasuk dalam tata nilai organisasi yaitu teliti dan memasukkan data tersebut pada sistem dapat dikategorikan dalam nilai inovatif. Kendala: Di kegiatan dua tidak ada kendala yang berarti. Output: Laporan hasil analisis yang diajukan kepada atasan.
Gambar 4.3 Penjadwalan Customer registrasi bulan Juni 2021 sumber website SIPB BPFK Jakarta
29
Gambar 4.4 Penyampaian Laporan Data Berupa Saran atau Masukan dan Rekomendasi 4.1.3 Kegiatan 3 Kegiatan
: Customer care service bagi permintaan pelayanan yang sudah terjadwal
Waktu pelaksanaan
: 21 – 25 Juni 2021
Tahapan Kegiatan
: 1. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal terdekat 2. Mengecek pembayaran down payment jika fix kalibrasi 3. Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab 4. Menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi
30
Daftar Lampiran
:
Data
nomor
work
order
dan
nama
customer
diklasifikasikan sesuai jenis kalibrasi beserta nomor telepon customer Uraian Kegiatan •
:
Tahap 1 yaitu mengklasifikasikan word order sesuai dengan jadwal terdekat Mengurutkan jadwal terdekat dari laman https://sipb.bpfkjakarta.or.id/ dalam 2 minggu ke depan yakni 28 Juni – 9 Juli 2021.
•
Tahap 2 yaitu mengecek pembayaran down payment jika fix kalibrasi Melakukan koordinasi dengan bagian keuangan yaitu bendahara penerima untuk mengecek pembayaran down payment atau pembayaran biaya operasional petugas bagi customer yang fix melakukan kalibrasi on site (di tempat
customer). •
Tahap 3 yaitu meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab Di tahap ketiga yaitu mengkoordinasikan kembali jadwal kalibrasi ke lab untuk tindak lanjut pembuatan SPK internal.
•
Tahap 4 yaitu menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi Melalui hotline BPFK Jakarta mengingatkan jadwal kalibrasi yang sudah dikonfirmasi dari lab kepada customer.
Keterkaitan nilai ANEKA
:
1.
Mengklasifikasikan word order sesuai dengan jadwal terdekat
2.
Mengecek pembayaran down payment jika fix kalibrasi Berkoordinasi dengan sie lain, mengecek secara jelas dan teliti (komitmen mutu)
3.
Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab Membuat analisis data sebagai bentuk laporan dari data yang sudah dipilah dan diinput pada sistem sesuai tanggung jawab (anti korupsi).
4.
Menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi.
31
Proses menghubungi customer untuk mengingatkan jadwal kalibrasi merupakan memberikan hal yang informatif merupakan wujud dari whole of government. Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi: Pengecekan pembayaran dan peninjauan kembali jadwal kalibrasi yang telah dilakukan merupakan salah satu kegiatan yang menginterpretasikan visi dari BPFK Jakarta yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel. Penguatan nilai-nilai organisasi: Mengecek kesesuaian data secara satu-persatu sesuai dengan pengujian termasuk dalam tata nilai organisasi yaitu teliti dan menghubungi contact person
customer untuk pengingat jadwal kalibrasi merupakan nilai responsif. Kendala: Di kegiatan tiga ada kendala antara lain jika tiba-tiba customer meminta penundaan jadwal misalkan alasan teknis, sehingga pelayanan mengalami penundaan. Serta customer yang membayar biaya operasional kurang dari H-7 (tidak sesuai dengan surat penawaran) maka jadwalnya akan mengalami penundaan. Output: Data laporan jadwal pelayanan kalibrasi untuk pengingat petugas lab.
32
Gambar 4.5 Pengingat jadwal kalibrasi
Gambar 4.6 Pengingat jadwal kalibrasi
ke customer 1
ke customer 2
4.1.4 Kegiatan 4 Kegiatan
: Pemilahan data customer yang terjadwal untuk kalibrasi dan belum ada surat perintah kerja
Waktu pelaksanaan
: 28 Juni – 2 Juli 2021
Tahapan Kegiatan
: 1. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal terdekat 2. Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab 3. Menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi
33
Daftar Lampiran
:
Data
nomor
work
order
dan
nama
customer
diklasifikasikan sesuai jenis kalibrasi beserta nomor telepon customer Uraian Kegiatan •
:
Tahap 1 yaitu mengklasifikasikan word order sesuai dengan jadwal terdekat Mengurutkan jadwal terdekat dari laman https://sipb.bpfkjakarta.or.id/ dalam 2 minggu ke depan yakni 12-30 Juli 2021.
•
Tahap 2 yaitu meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab Di tahap ketiga yaitu mengkoordinasikan kembali jadwal kalibrasi ke lab untuk tindak lanjut pembuatan SPK internal.
•
Tahap 3 yaitu menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi Melalui hotline BPFK Jakarta mengingatkan jadwal kalibrasi yang sudah dikonfirmasi dari lab kepada customer. Apabila menyetujui surat penawaran yang telah kirimkan, harus konfirmasi persetujuan dan bersedia membayar uang operasional petugas terlebih dahulu
Keterkaitan nilai ANEKA
:
1.
Mengklasifikasikan word order sesuai dengan jadwal terdekat
2.
Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab Membuat analisis data sebagai bentuk laporan dari data yang sudah dipilah dan diinput pada sistem sesuai tanggung jawab (anti korupsi).
3.
Menghubungi contact person customer untuk mengingatkan jadwal kalibrasi Proses menghubungi customer untuk mengingatkan jadwal kalibrasi merupakan memberikan hal yang informatif merupakan wujud dari whole of government. Dikarenakan tingginya kasus covid di DKI Jakarta, beberapa petugas lab
terpapar sehingga BPFK Jakarta memberlakukan WFH (Work From Home). Bagi customer yang telah memiliki jadwal dan mendapat SPK, jadwal diundur sementara sesuai dengan kebijakan dari kantor.
34
Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi: Pengecekan kesesuaian data yang telah dilakukan, merupakan salah satu kegiatan yang menginterpretasikan visi dari BPFK Jakarta yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel Penguatan nilai-nilai organisasi: Membuat laporan yang didapat dari analaisis data yang telah dipilah dan diinput dengan teliti dan sinergi dan menghubungi contact person customer untuk pengingat jadwal kalibrasi merupakan nilai responsif dan profesional. Kendala: Tahapan kegiatan empat menghubungi customer untuk kepastian layanan kendala yang dihadapi adalah jika tidak mencantumkan nomor yang bisa dihubungi, sehingga memerlukan waktu untuk mencari nomor dari customer tersebut.. Output: Data laporan jadwal pelayanan kalibrasi untuk pengingat ke customer
35
Gambar 4.7 Pengingat jadwal kalibrasi
Gambar 4.8 Pengingat jadwal kalibrasi
ke customer 3
ke customer 4
4.1.5 Kegiatan 5 Kegiatan
: Pemberian info reschedule jadwal kalibrasi karena PPKM (Pemberlakuan Pembatasan Kegiatan Masyarakat)
Waktu pelaksanaan
: 5 – 28 Juli 2021
Tahapan Kegiatan
: 1. Mengklasifikasikan work order sesuai dengan jadwal yang sudah terlewat 2. Meminta jadwal ulang ke lab, work order yang jadwalnya sudah lewat 3. Menghubungi contact person customer untuk pelaksanaan kalibrasi yang sudah mendapat jadwal
reschedule dari lab Daftar Lampiran
: E-mail reschedule dari work order yang sudah dijadwalkan ulang oleh lab
Uraian Kegiatan •
:
Tahap 1 yaitu mengklasifikasikan word order sesuai dengan jadwal yang sudah terlewat.
36
Jadwal kalibrasi yang sudah terlewat diklasifikasikan berdasarkan yang sudah melakukan pembayaran operasional dan mengirimkan SPK •
Tahap 2 yaitu meminta jadwal ulang ke lab Di tahap kedua yaitu mengkoordinasikan kembali jadwal ulang kalibrasi ke lab
•
Tahap 3 yaitu menghubungi contact person customer untuk pelaksanaan kalibrasi yang sudah mendapat jadwal reschedule dari lab Melalui hotline BPFK Jakarta dan e-mail, mengirimkan surat yang berisi jadwal kalibrasi yang tertunda akibat PPKM.
Keterkaitan nilai ANEKA
:
1. Mengklasifikasikan word order yang jadwalnya terlewat dengan mengecek secara jelas dan teliti (komitmen mutu) 2. Meninjau kembali jadwal kalibrasi dari lab Membuat analisis data sebagai bentuk laporan dari data yang sudah dipilah dan diinput pada sistem sesuai tanggung jawab (anti korupsi). 3. Menghubungi contact person customer untuk menginformasikan reschedule jadwal kalibrasi. Proses menghubungi customer untuk mengingatkan jadwal kalibrasi merupakan memberikan hal yang informatif merupakan wujud dari whole of government. Kontribusi terhadap visi dan misi organisasi: Pengecekan kesesuaian data yang telah dilakukan, merupakan salah satu kegiatan yang menginterpretasikan visi dari BPFK Jakarta yaitu mewujudkan tata kelola balai yang transparan dan akuntabel dan menjadi pusat layanan pengamanan fasilitas kesehatan di Indonesia sesuai dengan misi dari BPFK Jakarta. Penguatan nilai-nilai organisasi: Meninjau kembail jadwal kalibrasi yang terlewat dengan teliti dan memberikan info kembali ke customer jadwal yang reschedule merupakan perwujudan dari tata nilai profesional dan responsif.
37
Output: Surat Reschedule jadwal dari work order yang sudah terlewat.
Gambar 4.9 E-mail pemberitahuan surat reschedule jadwal klibrasi selama PPKM
Gambar 4.10 E-mail pemberitahuan surat reschedule jadwal klibrasi selama PPKM
38
Gambar 4.11 Pemberitauan jadwal reschedule
Gambar 4.12 Surat reschedule ke customer 4
39
BAB V PENUTUP
5.1
Keberlangsungan Gagasan Gagasan yang dilakukan untuk mengoptimalkan administrasi kegiatan evaluasi unit
penyelenggara pelayanan publik diharapkan tidak hanya untuk syarat kelulusan CPNS, tetapi diharapkan dapat terus berkelanjutan untuk diterapkan di unit kerja. Laporan aktualisasi yang telah disusun ini hanya sebagian bimbingan dan arahan oleh mentor, coach serta atasan langsung yang nantinya dapat berkelanjutan penerapannya. 5.2
Kesimpulan
5.2.1
Gagasan aktualisasi ini merupakan sebagaian kecil dari sarana bagi pelatsar untuk menginternalisasikan nilai-nilai dsar PNS dan kedudukan serta peran PNS di NKRI dalam setiap kegiatan yang dilakukan. Melalui kegiatan aktualisasi ini, pelatsar memahami
esensi
latsar
yaitu
membentuk
karakter
PNS
yang
mampu
menginternalisasi nilai-nilai dasar PNS yaitu ANEKA serta memahami kedudukan dan peran PNS dalam setiap kegiatan 5.2.2
Empat kegiatan yang telah dirancang dalam rancangan aktualisasi dalam waktu satu bulan yakni 3 Juni – 7 Juli 2021, terdapat empat kegiatan yang dapat terealisasikan
5.2.3
Gagasan pelatsar dalam aktualisasi ini yaitu mengoptimalisasi customer care di pelayanan teknis Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta menggunakan hotline berupa whatsapp chat maupun telepon.
5.2.4
Gagasan pelatsar dalam aktualisasi ini diharapkan dapat terus berkelanjutan sehingga tidak hanya berlaku sebagai syarat kelulusan namun sebagai solusi dari permasalahan dalam unit pelatsar.
40
DAFTAR PUSTAKA Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta. (2018). Kebijakan Mutu. Diakses pada 29 Mei 2021, dari https://bpfkjakarta.or.id/read/41/kebijakan-mutu. Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta. (2020). Pentingnya Kalibrasi. Diakses pada 29 Mei 2021, dari https://bpfkjakarta.or.id/read/75/pentingnya-kalibrasi. Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta. (2020). Tata Nilai Organisasi. Diakses pada 29 Mei 2021, https://bpfkjakarta.or.id/read/67/tata-nilai-organisasi. Balai Pengamanan Fasilitas Kesehatan Jakarta. (2020). Visi Dan Misi. Diakses pada 29 Mei 2021, dari https://bpfkjakarta.or.id/read/40/visi-dan-misi. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Akuntabilitas. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Nasionalisme. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Etika Publik. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Komitmen
Mutu. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Anti Korupsi. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Manajemen
ASN. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Pelayanan
Publik. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Lembaga Administrasi Negara. (2017). Modul Pelatihan Dasar Calon PNS: Whole Of
Government. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia.
41
Tahap 4.1.1 Kegiatan 1 Lampiran Data Customer Layanan Kalibrasi Sesuai Klasifikasi Tanggal
No W.O.
Lab
Customer
28 Jun 21
2104.22
UK
RSU Bunda Jakarta
29-Jun-21
2103.4
UK
1-Jul-21
2104.29
UK
05 Jul 21
2102.39
UK
CP
No. Telepon 021-31923344 Fax. 31931768
RS Mitra Keluarga Bekasi Barat RS Utama RS Jiwa Dr. Soeharto
‘081517227591
Heerdjan Pak Tri
5-Jul-21
2104.68
PK
RS Azra
UK
Prodia Bandung
6-Jul-21
2101.86
8-Jul-21
2103.63
UK
RSUD Banten
8-Jul-21
2103.19
UK
RS Mitra Keluarga Waru
UK
2106.13
12-Jul-21
2102.20
PK
RSUP Dr.Mohammad Hoesin
12 Jul 21
2104.38
UK
RS Universitas Indonesia
12 Jul 21
2106.8
UK
NOTO - Klinik Gigi
Eka Hospital BSD
2104.98
13-Jul-21
2105.5
UK
RSUD Siti Aisyah
13-Jul-21
2106.2
UK
RS Pluit Jakarta
15-Jul-21
2104.80
PK
RS Mata Bandung Eye Center
15-Jul-21 15-Jul-21
2105.8 2105.15
UK
Ibu Cintami
‘082216200646
Ibu Yuni
085219513214
Clarissa
08567707080
Mba Yuni
081226590219
Pak
13-Jul-21
UK
‘089609741406
Ibu
8-Jul-21
UK
Nugroho
RS Asri Medika
Yanto
081310486574
Ibu Lina
'08121999845 (022) 73514682
Siloam Hospital Bangka Belitung Rsia Bunda Aliyah Depok
Pak Rangga
081282307829
42
UK
Ibu
19-Jul-21
2104.58
Lab. Klinik Prodia Bintaro
19-Jul-21
2105.12
UK
PT. Adi Eka Aman
19-Jul-21
2012.36
PK
Bella Bekasi
21-Jul-21
2103.7
UK
RS Mitra Keluarga Depok
23-Jul-21
2103.78
PK
RS Mayapada Hospital
Ngatmi
083866945037
Pak Yudi
085715115560
Pak Deva
082137338246
Pak 23-Jul-21
2106.20
PK
Prodia Kedoya
Rizky
087880054957
Pak 26-Jul-21
2105.15
PK
RSU Bunda Aliyah
26-Jul-21
2106.1
UK
PT. Tirta Abadi Visimed
2103.78 27-Jul-21
Rev
28-Jul-21
2105.14
UK PK
Mayapada Hospital
Rangga
081282307829
Pak Deva
082137338246
RSIA Frisdhy Angel RS Santo Vincentius
29-Jul-21
2106.15
UK
Singkawang (PT. D&V International Makmur Gemilang)
43
Tahap 4.1.2 Kegiatan 1 Lampiran Data Customer Layanan Kalibrasi Sesuai Klasifikasi
28 Jun 21
2104.22
UK
RSU Bunda Jakarta
Rp2.160.000
22 Apr 21
29-Jun-21
2103.4
UK
RS Mitra Keluarga Bekasi Barat
Rp91.846.000
1-Jul-21
2104.29
UK
RS Utama
Rp34.500.000
26 Apr 21
05 Jul 21
2102.39
UK
RS Jiwa Dr. Soeharto Heerdjan
Rp7.920.000
30 Mar 21
5-Jul-21
2104.68
PK
RS Azra
Rp12.358.000
31 Mei 21
6-Jul-21
2101.86
UK
Prodia Bandung
Rp37.920.000
16/03/2021
44
Tahap 4.1.2 Kegiatan 2 Bentuk laporan setelah disampaikan pada atasan langsung berupa surat penawaran
45
Tahap 4.1.2 Kegiatan 2 Bentuk laporan setelah disampaikan pada atasan langsung berupa lampiran harga penawaran
46
47
48
Tahap 4.1.3 Kegiatan 3 Bentuk lampiran menghubungi customer sebagai pengingat kalibrasi
49
Tahap 4.1.4 Kegiatan 4 Bentuk lampiran menghubungi customer sebagai mengonfirmasi ulang permintaan pelayanan kalibrasi
50
Tahap 4.1.5 Kegiatan 5 Bentuk lampiran menghubungi petugas lab untuk dijadwalkan ulang penjadwalan yang terlewat akibat PPKM
51
Tahap 4.1.5 Kegiatan 5 Bentuk lampiran menghubungi customer atas reschedule jadwal pelayanan yang diakibatkan oleh PPKM melalui e-mail
52
Tahap 4.1.5 Kegiatan 5 Bentuk lampiran menghubungi customer atas reschedule jadwal pelayanan yang diakibatkan oleh PPKM melalui hotline
53
