MSM 10, oktober 2014

NUMMER 10, OKTOBER 2014

FRAMING EEN SLIMME MANIER OM ANDEREN TE BEÏNVLOEDEN WERKDRUK FOUTEN MAKEN MAG BOOS OP JE BAAS? MANAGE JE EMOTIES

HET NIEUWE VERGADEREN KUNNEN WE OOIT WENNEN AAN PAPIERLOOS?

COLUMN

VOOR JOU

D

aar is ‘ie dan… en wat zijn we er blij mee! Voor je ligt een splinternieuw, gerestyled Management Support Magazine. Met meer schwung, hipper, moderner, vlotter zonder dat het een ‘glossy’ is geworden; het blijft tenslotte een vakblad. Daarom vind

je – ook in deze nieuwe vormgeving – nog steeds praktische artikelen met tips en tools waar je in je werk wat aan hebt.

Korte, snelle ‘signaaltjes’, gecombineerd met langere verhalen, vertrouwde én nieuwe rubrieken, geschreven door onze beste auteurs. Maar met een nieuwe ‘saus’ eroverheen: een ander lettertype, logo, opmaak. Op veler verzoek weer een échte cover. Meer plek voor beeld en een duidelijke typografie. Alles om het blad aantrekkelijker te maken, zodat jij je met met plezier in je vakinformatie kunt verdiepen.

Dit blad is voor jou: secretaresse, managementassistent, officemanager, PA, VA of wat je functienaam ook is. Voor jullie allemaal, harde werkers, drijvende krachten op secretariaten, in pools, in kantoortuinen of in een-opeen ondersteuning. Dit vakblad wordt door de redactie met liefde en plezier gemaakt, vormgegeven, gecheckt, dubbelgecheckt, om bij jou op de mat te vallen of om op je overvolle bureau te belanden, waar je jezelf beslist de tijd moet gunnen om dit mooie nummer te lezen.

Natuurlijk willen we graag weten wat je ervan vindt.

Mail naar verabot@vakmedianet.nl, stuur een tweet (@managemsupport) of vind ons op Facebook en LinkedIn.

Hartelijke groet, Vera Bot Hoofdredacteur Zien we je trouwens ook op 13 november op Management Support Live in het Beatrix Theater in Utrecht?

oktober 2014

|

3

INHOUD

TYPEN OP EEN TABLET IS NOG WENNEN

HET NIEUWE VERGADEREN

10

Raken bij jou op kantoor de printers en kopieerapparaten nog altijd oververhit voorafgaand aan het wekelijkse overleg?

Vergaderingen zijn vaak enorme papiervreters; bovendien ben je veel tijd kwijt aan het printen, ordenen en kopiëren van vergaderstukken.

Onhandig, inefficiënt en onnodig: vergaderen kan ook papierloos.

NOTULEREN

Ook notuleren kan volledig papierloos; met de iPad of op de laptop. Notuleer jij op de iPad, lees dan welke apps je daar het beste voor kunt gebruiken. Is jouw werkgever nog niet zover en wil hij liever een traditioneel verslag? Dan is notuleren op de laptop een beter idee.

14 OVERTUIGEN Je weet precies wat je tijdens de vergadering zal gaan zeggen, maar als het moment daar is, komt het minder vloeiend je mond uit dan je zou willen. Achteraf bedenk je pas hoe het beter had gekund. Je hebt je collega’s niet voor jouw ideeën kunnen winnen. Kwestie van overtuigen.

16 IN GEUREN EN KLEUREN Bedrijven vervangen hun ouderwets aandoende kamertjes, grijs kantoormeubilair en witte muren steeds vaker door grote, felgekleurde ruimtes. Maar werkt dat eigenlijk wel lekker?

18 4

|

oktober 2014

FRAMING

EN VERDER....

Stel je bent niet zo’n ster in samenwerken. Dat weet je van jezelf en je vindt dat wel best. Als die competentie in je beoordelingsgesprek wordt aangesneden, kun je dat natuurlijk ruiterlijk toegeven, maar je kunt ook meteen vertellen waar je wél goed in bent. Dan leg je de nadruk op iets positiefs en laat je de negatieve kant onderbelicht. Framing heet dat. Proberen? De 5 vuistregels in dit artikel kunnen je daarbij helpen.

PRAKTISCH

Signaal

Taalkwesties 40 Gebruik deze woorden niet

Spelling- en Taaltips

30

6

Stress komt zelden door werkdruk 8 manieren om effectief leiding te geven

43

Verkleinwoorden en hoofdletters

WERDRUK DE BAAS

Softwaretips 44

Werkdruk... natuurlijk weten we hoe we die moeten verlagen: we relativeren, delegeren, stellen grenzen en vragen hulp als het werk ons boven het hoofd groeit.

Was het maar zo makkelijk. Psycholoog en trainer Gerda Bos legt uit wat wél helpt om goed te blijven functioneren.

Een secretaresse voor secretaressen

Werk & Recht

47

Let op je woorden

PERSOONLIJK

33

Column Vicky Marijnen

23

Start je dag met een citroen

Young Professional

36

29

Management Assistant Sandia Kalloe

BrandCheck 38 Gecheckt: Menno Spiekerman

BOOS Je baas geeft je onterechte kritiek. Je bent woest, of je voelt je juist heel onzeker worden.

Je weet je geen raad met je gevoelens en reageert totaal inadequaat. Komt dat je bekend voor?

Duw je emoties niet weg, dan gaan ze dwarsliggen op een ander moment. De remedie: manage je emoties.

Column Huub van Mackelenbergh

50

Ik heb stress nodig

SERVICE

Community 24 Productnieuws 49 Colofon 50

oktoberi 2014

|

5

SIGNAAL

Stress komt zelden door werkdruk Werkdruk is een bron van stress, maar

altijd prestatiedruk te ondervinden; zij hebben

zeker niet de belangrijkste. Sterker nog,

moeite met alles wat van ze wordt verwacht.

werkdruk komt niet eens voor in de top vijf

‘Het is een gekkenhuis op werk’, stelt zelfs een

van voornaamste stressoorzaken.

ruime meerderheid (58 procent).

Eén op de drie zou willen dat er meer uren in

Tenminste, dat is de mening van 1100 Ne-

een dag om zitten het werk af te krijgen.

derlanders die werden ondervraagd in een

40 procent laat de werkplek vaak achter met

enquête in opdracht van Tiger Balm. De vijf

het gevoel dat er nog veel te doen is, meldt

grootste stressfactoren zijn: de eigen gezond-

Tiger Balm.

heid, financiële problemen, zorgen om de kinderen, hoge verwachtingen van zichzelf en

Bijna een op de drie Nederlanders met stress-

ten slotte ziekte of overlijden van een naaste.

klachten (29 procent) denkt deze het beste te

Pas op de zesde plaats staat hoge werkdruk.

lijf te kunnen gaan met een avondje stappen.

27 procent van de gestreste respondenten

10

TIPS

Dat wil overigens niet zeggen dat deze res-

gaat vaker sporten om de spanningen te

pondenten geen werkdruk ervaren. Eén op de

verminderen en 23 procent gaat op vakantie

vier respondenten geeft aan regelmatig tot

of neemt een dag vrij. <

VOOR HET OMGAAN MET MENSEN DIE JE ALS TIEPMIEP BEHANDELEN

DOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

1. Haal diep adem en blijf professioneel. Al zou je hem of haar het liefst stevig van repliek dienen, op de korte én lange termijn trek jij aan het langste eind.

2. Vraag je af of het wel zo bedoeld is. Niet iedereen is even sociaal vaardig. Vertoont deze persoon dit gedrag alleen bij jou, of bij iedereen? In dat laatste geval hoef je je het niet persoonlijk aan te trekken.

3. Bereid je voor. Bijvoorbeeld op collega X die altijd grapt ‘Jij haalt toch zeker wel koffie voor ons allemaal?’ Meestal bedenk je het beste antwoord op weg naar huis in de auto; bewaar die zin en gebruik hem de volgende keer.

4. Geef je grenzen aan. De secretaresse die op schoot bij de baas een memo gedicteerd krijgt, bestaat alleen in een specifiek genre films voor volwassenen. Dergelijke grapjes hoef je niet te accepteren: ‘Ik geloof niet dat ik dit soort opmerkingen grappig vind. Wil je ze niet meer maken’?

5. Vertel hoe je denkt dat je kunt bijdragen. Niemand ziet aan je neus dat je een regeltalent bent, of mee wilt denken over de digitalisering van het archief. Soms is het geen onderschatting, maar onwetendheid.

6. Laat je meerwaarde zien. Heb je iets gedaan voor de organisatie waar mensen blij mee zijn? Vertel het anderen. Het gaat niet vanzelf, het organiseren van die enorme klantenmailing of het regelen van die open dag. Pronken hoeft niet, maar wees niet te bescheiden.

7. Benoem wat je hoort (of denkt te horen!). Benadert iemand jou steeds op dezelfde (vervelende) manier, spreek diegene er dan op aan. ‘Uit wat je vraagt krijg ik het gevoel dat je mijn rol niet helemaal serieus neemt en dat vind ik niet prettig. Herken je dat?”. Zo krijg je meer informatie en hopelijk een constructief gesprek.

8. Ga voor de inhoud, niet voor de vorm. Jezelf ‘personal assistant’ noemen of ‘managementassistente’ terwijl je collega’s altijd gewoon secetaresse worden genoemd, kan averechts werken. Zoiets kan beter collectief worden gedaan – en dan nog zegt het weinig over de inhoud van je werk.

9. Met stroop vang je meer vliegen dan met azijn. Gedraag je niet als een bitch tegenover mensen waarvan je weet dat ze je niet serieus nemen. Blijf professioneel en vriendelijk.

10. Praat niet negatief over jezelf of je functie. Bagatelliseer niet wat je doet, want dan devalueer je je eigen positie.

Zoals Sylvia Tóth ooit zei: ‘Een bedrijf kan best een week zonder directeur, maar niet zonder secretaresse.’ <

6

|

oktober 2014

NOG EEN REDEN VOOR FRUIT OP HET WERK

Werknemer vertrouwt robot het meest

Dat het eten van groente en Moeten managers hun warme menselijke kant

fruit goed is voor lijf en leden

tonen om werknemers tevreden en productief te

is allang bekend. Maar werkge-

houden? Misschien niet. Werknemers vinden het

vers hebben nu een extra reden

geen probleem om een robot als baas te krijgen, zo

om mensen aan te moedigen

blijkt uit Amerikaans onderzoek.

gezond te eten.

Doctoraal student Matthew Gombolay van MIT’s

proefpersoon zijn eigen taken, maar een

Wie regelmatig groente en fruit

Computer Science and Artificial Intelligence Lab

robot die van een collega en in het derde

eet, blijkt meer betrokkenheid

(CSAIL) zegt dat de onderzoekers op zoek zijn naar

scenario had de robot controle over alle taken.

te voelen bij zijn dagelijkse be-

de balans tussen het welzijn van werknemers en hun

Het derde scenario bleek het meest efficiënt.

zigheden, is nieuwsgieriger en

productiviteit. “We kwamen erachter dat het helpt als

Ook de werknemers waren het daarmee eens.

creatiever. Dat meldt de British

je machines meer autonomie geeft.” Het onderzoek

Volgens de proefpersonen begreep de robot

Psychology Society op basis

volgde drie scenario’s: in het eerste coördineerden

hen beter en zorgde hij voor meer efficiency

van onderzoek aan de Nieuw-

mensen alle taken, in het tweede coördineerde de

dan een menselijke chef. <

Zeelandse University of Otago.

Betrokken werknemers zijn productiever en meestal beter

WEET JE

DAT

> meer dan de helft van de Nederlanders met een baan met pensioen wil

in staat werkdruk het hoofd te

als hij/zij 65 jaar is? > de tijd dat zwijgzaamheid een van de kwaliteiten was

bieden. Tijdens de Dag van de

die je als secretaresse moest hebben, ver achter ons ligt? > het debat rond de

Preventiemedewerker noemde

functienaam nog steeds niet ten einde is? > de functie van secretaresse niet

Esther de Kleuver, directeur

makkelijk in één hokje te stoppen is of onder één naam te vangen? > als je de

Gezond en Veilig Werken bij het

boot niet wilt missen je je persoonlijke en vakinhoudelijke vaardigheden op

ministerie van SZW, betrok-

peil moet blijven houden? <

kenheid hét ingrediënt voor duurzame inzetbaarheid. <

DEN HAAG HEEFT SCHOONSTE HOTELS Niet in alle hotels kun je van de

Zwitserland en Oostenrijk scoren

stad de hekkensluiters. De hoofd-

grond eten. De boekingsportal

met respectievelijk 8,46 en 8,40

stad maakt met 7,58 ook niet

hotel.info onthult hoe het is

beduidend beter. Nederland ligt

echt indruk en moet in vergelij-

gesteld met de hygiëne in de

met een score van 7,71 nog wél

king met andere landen nog een

hotels in Nederland en de rest

voor op het Verenigde Koninkrijk

duidelijke inhaalslag maken.

van de wereld.

(7,66) of Denemarken (7,51). Bovendien scoorden enkele steden

De best beoordeelde steden

Hotel.info heeft de beoordelin-

duidelijk boven het landelijk

1. Den Haag (8,19)

gen van meer dan zes miljoen

gemiddelde.

2. Breda (7,83) 3. Utrecht (7,79)

boekingsklanten bekeken om vast te stellen in welke steden

Hekkensluiters

4. Rotterdam (7,71)

de hotels hygiëne hoog in het

Vergelijken we de tien grootste

5. Almere (7,70)

vaandel hebben staan, en in

Nederlandse steden, dan valt

welke steden hotelhouders een

op dat in Den Haag (8,19) met

De slechtst beoordeelde steden

‘laat maar waaien’-houding aan

het grootste enthousiasme met

1. Tilburg (7,23)

de dag leggen.

de plumeau wordt gezwaaid. In

2. Amsterdam (7,58)

De Nederlandse hotels behoren

Tilburg (7,23) zijn de hotelgasten

3. Groningen (7,58)

volgens de gasten niet be-

duidelijk minder tevreden. Net als

4. Nijmegen (7,62)

paald tot de schoonste hotels.

vorig jaar zijn de hotels in deze

5. Eindhoven (7,68) <

oktober 2014

|

7

SIGNAAL

Investeren in

groen loont

Tevreden werknemers werken harder en

strakke kantoren en schone bureaus produc-

produceren meer. Planten zijn bij uitstek

tiever zijn.” De uitslagen van dit onderzoek

geschikt om kantoorpersoneel zich goed te

op echte kantoren wijzen in dezelfde richting

laten voelen. Een groene werkvloer levert

van de uitkomsten van eerder laboratorium-

een tot 15 procent hogere arbeidsproduc-

onderzoek.

tiviteit op, berekende de Universiteit van

“Simpelweg planten neerzetten in een

Cardiff na een studie in Groot-Brittannië en

spartaans ingericht kantoor zorgde voor een

Nederland.

productiviteitstoename van 15 procent, een cijfer dat nauw overeenkomt met eerdere

Investeren in green power is dus lonend.

laboratoriumonderzoeken. Deze conclusie is

“Ons onderzoek wijst uit dat investeren

strijdig met de hedendaagse economische

in planten zich uitbetaalt door een betere

en politieke tijdgeest en ook met moderne

kwaliteit van leven voor de werknemers en

‘strakke’ managementstijlen. Het biedt juist

een hogere productiviteit”, aldus leidend

een pad naar een meer vriendelijke, comfor-

onderzoeker Marlon Nieuwenhuis op de site

tabele en winstgevender vorm van werken op

van de universiteit. “Het gaat direct in tegen

kantoor”, aldus Nieuwenhuis werkzaam aan

de breedgedragen zakelijke opvatting dat

de faculteit Psychologie. <

13

%

werkt bij een werkweek van 40 uur 1 dag per week thuis (Bron: Loopbaanonderzoek onder secretaressen - 2013)

8 MANIEREN OM EFFECTIEF LEIDING TE GEVEN REGELS EN VOORSCHRIFTEN TOT EEN MINIMUM BEPERKEN, ZORGEN VOOR NIEUWE UITDAGINGEN GOEDE LEIDINGGEVENDEN WETEN PRECIES HOE ZE MEDEWERKERS MOETEN STIMULEREN (Bron: Entrepeneur)

1. Zorg voor zo min mogelijk regels en voorschriften

5. Help medewerkers hun ideeën tot uitvoering te brengen

Medewerkers kunnen meer zelf dan je denkt.

Iets nieuws bedenken is goed voor de motivatie van medewerkers.

2. De zin ‘Zo is het nu eenmaal geregeld’ is verboden

En gemotiveerde mensen zijn productiever.

Daar kunnen medewerkers niets mee. ‘Zo is het nu eenmaal afgespro-

6. Laat medewerkers zelf hun werkdag indelen

ken’ is te vaak een excuus om verandering tegen te gaan. De oude

Weersta de verleiding om de micromanager te spelen. Als medewer-

manier is niet altijd de juiste manier. Creëer een sfeer op de werkvloer

kers enthousiast zijn over het werk, zullen ze er alles aan doen om

waarin mensen dat ook tegen je durven te zeggen.

100% te geven.

3. Laat ze zelf problemen oplossen

7. Oordeel niet te hard over medewerkers die fouten maken

Als medewerkers de vrijheid krijgen, vinden ze vanzelf verrassende

We maken allemaal wel eens een fout. En fouten kunnen opgelost

manieren om problemen op te lossen.

worden.

4. Vier de successen

8. Zorg voor een gemeenschappelijk doel

Complimenten geven een boost aan het zelfvertrouwen en de motiva-

Inspireer je medewerkers. Als iedereen enthousiast naar hetzelfde doel

tie van medewerkers.

toewerkt, heeft dat positieve gevolgen voor het bedrijf. <

8

|

oktober 2014

Top 5 liftetiquette op kantoor Onfris ruikende medepassagiers, mensen die hardop bellen alsof er niemand bij ze in de lift staat of mensen die nog nooit van het concept ‘persoonlijke ruimte’ hebben gehoord. Volgens de Nationale Liftmonitor is een ‘lift’ met de lift niet altijd even aangenaam. Reden genoeg om een aantal basisregels voor ‘in de lift’ op te stellen.

Het Liftinstituut heeft etiquette-expert Anouk van Eekelen gevraagd om basisregels voor de lift op te stellen.

Volgens Van Eekelen zijn de regels niet belerend bedoeld: “Iedereen kent wel dat onbehaaglijke gevoel in de lift. Wat zeg je? Welke kant kijk je uit? Bij bedrijven valt me altijd op hoe ongemakkelijk het zwijgen is als je als bezoeker in een lift met medewerkers stapt.” Met onderstaande handreiking weet je welk gedrag prettig overkomt en hoe je als organisatie óók in de lift je klantgerichte instelling kunt waarmaken.

Top 5 liftetiquette 1. It doesn’t hurt to say hello. Staat er al iemand in de lift waar je instapt? Een begroeting is wel zo aardig.

2. Ga niet te dicht op een ander staan. Gun je medepassagiers de ruimte.

3. Eet en drink niet in de lift. Dit wordt als onhygiënisch ervaren.

4. Geef het duidelijk aan als je wilt uitstappen. Duw niemand in de rug, maar vraag of je er langs mag.

5. Zware gesprekken? Voer ze buiten de lift. Zo breng je je medepassagiers niet in verlegenheid. <

GEKKO UREN | IPHONE (GRATIS)

APP

Handige app waarmee je met timers kunt bijhouden waar je aan hebt gewerkt, of handmatig je uren kunt loggen. Alle details

LADDER

worden direct online bewaard en zijn toegankelijk via je Gekko-account. Voor freelancers en kleine ondernemers is het nog goed te weten, dat je met Gekko ook een uitgebreidere administratie kunt bijhouden.

GERTJAN GROEN

WE TRANSFER | ANDROID, IPHONE (GRATIS) Met WeTransfer kun je gemakkelijk bestanden via internet versturen naar verschillende contacten op basis van een e-mailadres.

Eerder dit jaar was WeTransfer reeds als app voor de iPhone uitgebracht. Inmiddels kunnen ook Android-gebruikers ermee aan de slag. Met de WeTransfer-app verstuur je bestanden tot maar liefst 10 GB comfortabel per e-mail, direct vanaf je smartphone.

POCKET INFORMANT | ANDROID, IPHONE, IPAD (GRATIS, € 13,99 VOOR PREMIUM) Je agenda, taken en notities worden in Pocket Informant, waarvan onlangs versie 4 verscheen, op zeer praktische wijze samengebracht. Vooral handig zijn de tijdsbalken met vrije en volgeplande periodes. Ook kan Pocket Informant rekening houden met je locatie. De Android-versie kan dat laatste nog niet. Daarmee wil het bedrijf binnenkort een inhaalslag maken naar versie 4.

SKETCHBOOK PRO | ANDROID, IPAD (€ 4,99) Een van de beste en handigste apps voor het maken van notities. Ideaal ‘kladblok’ om je ideeën op papier te zetten. Je kunt met meerdere lagen werken, op een extra groot canvas en met uiteenlopende pennen en kwasten. Ook zijn er verschillende deel­ opties. Om een indruk te krijgen kun je de gratis (en enigszins uitgeklede) versie SketchBook Express proberen.

TRELLO | ANDROID, IPHONE, IPAD (GRATIS) Handige en uitgebreide gratis app voor het beheren van projecten, waarbij gemakkelijk taken aan de verschillende deelnemers toegekend kunnen worden. Tevens kun je deadlines instellen en overleggen met groepsleden. Het werkt intuïtief en flexibel.

Ook voor het organiseren van je eigen klussen kan het een uitkomst zijn.

FOLLOWUP | IPHONE, IPAD ( 0,89) Vind je Trello te ingewikkeld, dan is het Nederlandse FollowUpp een aanrader. In enkele eenvoudige stappen maak je een project, voeg je contacten of e-mailadressen en vervolgens enkele taken toe. De taken, voorzien van omschrijving en deadline, kun je daarna gemakkelijk verdelen over de deelnemers. Deelnemers kunnen ook zelf nieuwe taken aanmaken en delegeren. <

oktober 2014

|

9

VERGADEREN - THEMA TEKST DENNIS VAN ASSELT

Voor vergaderingen hoeft in de toekomst geen boom meer te worden geveld: over tien jaar overleggen we allemaal papierloos. Met dank aan de tablet. Maar eerst even wennen aan een andere manier van werken. ‘Veel mensen maken graag met een pen aantekeningen op hun stukken.’

HET NIEUWE VERGADEREN

Typen op een tablet is nog wennen

10

|

oktober 2014

R

aken bij jou op kantoor de printers en kopieerapparaten nog altijd oververhit voorafgaand aan het wekelijkse overleg?

Vergaderingen zijn vaak enorme papiervreters; bovendien ben je veel tijd kwijt aan het printen, ordenen en kopiëren van vergaderstukken. Onhandig, inefficiënt en onnodig: vergaderen kan sinds een paar jaar volledig papierloos.

“Met dank aan de introductie van de tablet”, zegt Rens Groeneveld, mede-oprichter van DocWolves, dat het digitale vergadersysteem OurMeeting op de markt bracht. “Systemen zoals deze bieden secretariële afdelingen de mogelijkheid om alle werkzaamheden rondom vergaderingen digitaal uit te voeren zonder ook maar één velletje papier te hoeven printen. Alle relevante stukken worden digitaal beschikbaar gemaakt. De vergaderdeelnemers hebben zelf ook allemaal een tablet en kunnen daarop met behulp van zo’n systeem snel alles vinden en – eveneens digitaal– aantekeningen maken in hun documenten.”

Zonder de uitvinding van de tablet maakte papierloos vergaderen geen schijn van kans, denkt Groeneveld. “Apps zijn zo gebruiksvriendelijk: alles zit onder een knop. Onder die voorwaarden zijn mensen wel bereid de overstap naar digitaal te maken.”

Verrassende voorlopers op dit gebied zijn de Nederlandse gemeentebesturen. Zij waren een aantal jaar geleden de eersten die serieus nadachten over papierloos vergaderen. Groeneveld: “Rond 2009 was duurzaamheid nog de voornaamste reden. Daarna ging het meer om efficiency en kostenbesparing.

Dat kun je heel goed realiseren met papierloos vergaderen, veel gemeenten zijn dat toen gaan doen.”

“Ook steeds meer bedrijven maken de overstap”, zegt Martin Sterenberg, marketing- en salesmanager bij MSI Communication dat de digitale vergadertool iBabs heeft ontwikkeld.

“Wij richten ons vooral op bestuurders en managers. Die overleggen het meest, dus verspillen ook het meeste papier.”

EEN BEETJE PAPIER Waarmee het lijkt alsof het pleit al is beslecht, “maar zo simpel is de overstap naar digitaal vergaderen in de praktijk helemaal niet”, zegt Diana van Riel, directeur van trainings- en adviesbureau Rieel-organisatieverbeteringen. Van Riel heeft ruim vijfentwintig jaar ervaring als rechterhand van directeuren en managers. Ze stuurt grote secretariaten aan en geeft leiding aan verbetertrajecten. In eerste instantie reageren medewerkers doorgaans enthousiast als het management het idee introduceert. “Want ze krijgen van hun werkgever een mooie tablet. Wie is daar nu op tegen? Maar in een latere fase vinden ze de manier van werken toch tegenvallen. Ze blijken het gebruik van een tablet tijdens vergaderingen helemaal niet prettig te vinden. Bijvoorbeeld omdat ze graag met een pen aantekeningen op hun stukken maken. Je kunt typen op een tablet, maar de gemiddelde Nederlandse werknemer is daar nog niet zo handig mee. Een toetsenbord aansluiten op het tablet lost dat probleem niet op, zegt ze: “Praten, luisteren

‘ Luisteren, praten en typen gaan moeilijk samen’

oktober 2014

|

11

www.conventionbureau.nl Kosteloos advies bij de organisatie van meetings & events.

VERGADEREN - THEMA

‘ Het systeem moet veilig en super simpel zijn anders wordt het zo terzijde geschoven’

en ondertussen even wat dingen opschrijven, daar hebben mensen totaal geen moeite mee. Maar het is een stuk lastiger om te luisteren of te praten terwijl je zit te typen. Ik ken een bedrijf waar het project is mislukt en de tablets tegen een vriendenprijsje aan het personeel werden aangeboden om thuis privé te kunnen gebruiken.”

Volgens Groeneveld van vergadertool OurMeeting helpt een klein beetje papier soms om de overstap makkelijker te maken. “Als typen tijdens een vergadering een probleem is, dan is een notitieblokje een tussenoplossing.” Schrijven op een tablet is trouwens ook mogelijk, voegt Sterenberg van iBabs daar nog optimistisch aan toe. “Of je kunt met je vinger tekst arceren of omlijnen. Wat je aan een vergaderdocument toevoegt, kun je voor jezelf houden, of met één druk op een knop delen met de andere deelnemers. Dat scheelt een hoop tijd.”

ten. Op externe locaties heb je vaak te maken met gratis wifi met alle beveiligingsproblemen van dien. Dan moet je ervoor kiezen de documenten fysiek op je tablet te zetten en na de vergadering er weer af te halen. Dat is een behoorlijk omslachtige en vaak tijdrovende klus.”

Een valide argument, vindt Sterenberg. “Maar voor niet ieder systeem is een internetverbinding noodzakelijk.”

De vergadertools iBabs en OurMeeting zijn volgens Sterenberg en Groeneveld ook offline te gebruiken.

STEEDS BETERE APPS Ondanks haar kritische kijk op digitaal vergaderen, denkt ook Van Riel dat papier tijdens de meeting zijn langste tijd heeft gehad. “Ik ben ervan overtuigd dat we over tien jaar allemaal papierloos overleggen. We gebruiken en verspillen heel veel papier in het Nederlandse bedrijfsleven. Dus effi­ ciënter en goedkoper willen werken is een goede reden om de overstap naar digitaal te maken.”

Volgens haar zit ‘papierloos’ momenteel in een transitieperiode. “Er zullen steeds betere technieken komen, betere apps. Ik ben bijvoorbeeld erg gecharmeerd van een nieuwe uitvinding waarbij het toetsenbord door de camera in je computer als dia op de tafel wordt geprojecteerd. Dat staat nog in de kinderschoenen. Als die techniek verbetert, zou je ook zoiets kunnen maken met een schrijfblok, waardoor je met een soort pen digitaal aantekeningen kunt maken op de tafel. Naarmate de techniek voortschrijdt, zullen de nadelen van papierloos minder worden.” <

WEERSTAND Maar ook Sterenberg weet dat de invoering van papierloos vergaderen meestal niet vanzelf gaat. “Het is een nieuwe manier van werken, daar is altijd weerstand tegen. Bestuurders zijn vaak niet de jongsten meer en werken al dertig jaar op dezelfde manier. Voor hen is het moeilijk daarvan af te stappen. Ineens moeten ze digitaal notities maken die in een systeem terechtkomen. Hoe zit het met de betrouwbaarheid van het systeem? Kunnen mijn aantekeningen wegraken?

Papierloos vergaderen is iets dat je moet aanleren. Dat valt of staat met een goede begeleiding van de deelnemers.”

Bovendien is het belangrijk dat iedereen meedoet, zegt Groeneveld. “Als slechts een aantal deelnemers digitaal werkt en de rest om de papieren versie vraagt, betekent dat dubbel werk voor het secretariaat.” En de vergaderdeelnemer?

“Die wil gewoon gefaciliteerd worden. Als het niet werkt, wordt het zo terzijde geschoven. Het systeem moet veilig zijn en super simpel.”

In zijn algemeenheid is de afhankelijkheid van internet nog onhandig bij het vergaderen met de tablet, zegt Diana van Riel. “Als de verbinding hapert, kun je niet bij je documen-

oktober 2014

|

13

VERGADEREN - THEMA TEKST MARJOLEIN DE JONG

NOTULEERTIPS VOOR IPAD EN LAPTOP Notuleren kan tegenwoordig makkelijk en volledig papierloos met de iPad. Trainer ‘Efficiënt notuleren’ en ‘Notuleren op de laptop’. Marjolein de Jong zocht uit welke apps je daar het beste voor kunt gebruiken.

Is je werkgever nog niet zover? Efficiënt een vergaderverslag op de laptop maken kan ook.

NOTULEREN OP DE IPAD Als je werkgever voor alle medewerkers iPads heeft aangeschaft, kan vergaderen volledig papierloos. Tijdens het overleg hebben de deelnemers alleen de iPad nodig, daarin kunnen ze alle stukken opvragen. Afspraken die tijdens de vergadering worden gemaakt, plan je direct in in de agenda.

Je aantekeningen werk je uit tot een kort verslag met een aandachtspuntenlijst of een actiepuntenlijst.

Speciale apps maken het notuleren en uitwisselen van notulen makkelijker. Een toelichting.

Meeting Minutes Pro is handig als je met Android werkt, vanwege de integratie met andere onderdelen van Android.

Zo kun je bestaande vergaderingen eenvoudig importeren uit je agenda, evenals de deelnemers daaraan. Een apart gedeelte voor actiepunten zorgt ervoor dat je snel en eenvoudig een helder overzicht hebt van de essentie van een vergadering.

MinuteTaker blinkt uit in eenvoud. Je kunt MinuteTaker vergelijken met een e-mailapplicatie. Het linkerdeelvenster geeft een overzicht van de beschikbare vergaderingen, in het rechterdeelvenster kun je de notulen lezen/maken/bewerken.

Je kunt het resultaat opslaan en delen in Dropbox.

Meeting Minutes is visueel erg aantrekkelijk. Je maakt een vergadering aan, geeft aan wie eraan deelnemen en voegt de benodigde informatie toe, zoals notities, geluidsopnames en lijsten met actiepunten.

14

|

oktober 2014

SoundNote is wellicht een keer handig bij een belangrijke vergadering: SoundNote volgt wat je typt terwijl deze het geluid (dat wat besproken wordt) opneemt. Als je in de tekst op een woord klikt, speelt SoundNote direct het bijbehorende geluidsfragment af. Als je klaar bent, kunt je tekst en geluidsfragmenten delen via e-mail of direct versturen naar de pc.

NOTULEREN OP DE LAPTOP Nog lang niet alle werkgevers zijn al zover dat alle medewerkers over een iPad beschikken. En zelfs als dat wel zo is: wat als je een vergadering van de Raad van Commissarissen moet notuleren, of een overlegvergadering tussen directie en ondernemingsraad? De deelnemers willen dan meer dan een lijst, ze willen een traditioneel verslag. Kies dan voor notuleren op de laptop. Je zet tijdens de vergadering al je aantekeningen al in je laptop en na afloop werk je ze uit.

Tijdens de voorbereiding kun je al veel doen. Je opent een Worddocument. Gegevens die in de kop van je verslag horen te staan voer je alvast in: naam vergadering, datum, tijd, plaats, aanwezig, afwezig. Al deze gegevens noteer je op het zogenoemde voorblad.

Als de vergadering begint, start je met aantekeningen maken onder de gegevens van het voorblad. Voor elke afsprakenlijst, besluitenlijst of actiepuntenlijst die je gebruikt, maak je een tabel aan die je in een nieuw document plaatst. Het voordeel van een tabel is dat je eenvoudig met de pijltjestoets of

Een lijst als verslagvorm: gebruik de iPad; een uitgebreider verslag: notuleer dan met de laptop

GOED NOTULEREN = GOED LUISTEREN Of je nu notuleert op de laptop, op de iPad of met pen en papier: een goede luisterhouding is van essentieel belang.

Probeer steeds onderscheid te maken tussen belangrijke en minder belangrijke zaken. Daarvoor moet je eerst het doel van een agendapunt weten, want dan kun je gericht luisteren. Als je het doel niet weet, word je een totaalluisteraar. Alles wat

met de tabtoets van cel naar cel kunt springen om informatie toe te voegen of bij te werken. Alle documenten laat je tijdens de vergadering openstaan. Met je muis kun je via de taakbalk snel het gewenste document oproepen. Dit kan ook via het toetsenbord met Alt-tab. Zorg er wel voor dat je alle documenten direct van een duidelijke naam voorziet. Het is namelijk erg vervelend als je je aantekeningen niet meer terug kunt vinden!

besproken wordt, voer je in omdat je niet weet waar de vergadergroep naartoe wil.

Zo bepaal je het doel van een agendapunt: een goede voorzitter houdt zich aan een driedeling per agendapunt. Inleiding met aanleiding en doel. Waarom staat het punt op de agenda en wat willen we bereiken? Middenstuk met discussie.

Alle deelnemers krijgen gelegenheid iets op te merken over het punt. Afronding: hierin kun je

Het leuke van notuleren op de laptop is dat je tijdens de vergadering je formulering al kunt aanpassen, je kunt de lijsten bijwerken en er eventuele typefouten uithalen. Bij lastige vergaderingen heb je daar geen tijd voor, dan heb je je handen vol aan het maken van aantekeningen. Dan heb je wel als voordeel dat alles in je pc staat. Na afloop kun je de aantekeningen uitwerken.

Kortom: er is van alles mogelijk! Heb je een iPad en wil de vergadergroep een lijst als verslagvorm: gebruik de iPad. Is een uitgebreider verslag gewenst, notuleer dan op de laptop. <

een actie of afspraak formuleren. Let op dat er bij een actie altijd de naam hoort van een persoon die de actie moet uitvoeren. En als het even kan, ook een termijn. Bijvoorbeeld voor de volgende vergadering (v.v.).

Marjolein de Jong is trainer en adviseur bij www.taaltek.eu. Voor Management Support verzorgt zij diverse trainingen Nederlands, variĂŤrend van een Opfriscursus Nederlands tot Notuleren en Rapporteren.

Zij schreef, samen met Ineke Ouwehand en Stefan Gielliet, verschillende boeken over notuleren, waaronder het Handboek notuleren â&#x20AC;&#x201C; Vergaderen vanuit het perspectief van de verslaglegging.

oktober 2014

|

15

VERGADEREN - THEMA TEKST LINDA VAN DER WAL | WWW.LINDAVANDERWAL.COM

Je hebt alle argumenten paraat, je hebt goede argumenten, en toch lukt het je niet collega’s voor jouw ideeën te winnen.

3 tips om je overtuigingskracht te vergroten

ZO WIN JE ANDEREN VOOR JE IDEEËN

A

nna loopt van de vergaderzaal terug naar haar kantoor. Haar tred blijft kalm, maar van binnen kookt ze. Tijdens de teamvergadering is net besloten dat ‘haar’ project wordt stopgezet. Een gemiste kans, vindt Anna, want zij ziet juist de meerwaarde van het online in beeld brengen van de kennis van alle trainers in hun bedrijf. Ze vindt het zonde om bij de eerste tegenslag te stoppen. Anna baalt echter nog het meest van zichzelf. Nu weet ze precies wat ze had moeten zeggen, maar tijdens de vergadering kwam haar punt niet goed uit de verf. Herkenbaar? In dit artikel 3 tips hoe je je overtuigingskracht kunt vergroten.

1. BEREID JE GOED VOOR Van tevoren dacht Anna dat ze alles goed op een rijtje had.

Maar ze had niet de tijd genomen om even te gaan zitten voor de voorbereiding. Het is een valkuil waar velen intrappen. Je denkt dat je het wel weet, maar tijdens de vergadering komt het toch niet zo vloeiend je mond uit als je zou willen.

Achteraf realiseer je je dat het beter had gekund. Helaas is het ideale moment om je argumenten te geven dan al gepasseerd.

Een goede voorbereiding is cruciaal voor het effect dat je hebt aan de vergadertafel. Tien minuten is vaak al genoeg.

De belangrijkste vraag die je jezelf stelt, is: welk doel wil ik bereiken? Wil je bijvoorbeeld graag dat mensen het met je eens zijn, of dat er een bepaalde actie wordt ondernomen?

Daar kun je vervolgens je argumenten op aanpassen.

Probeer je ook in te leven in de andere collega’s die deelnemen aan het overleg. Wat levert het hen op om mee te gaan

16

|

oktober 2014

in jouw plannen? Als je geen idee hebt, pols ze dan eens in de wandelgangen. Als je weet wat voor hen belangrijk is, kun je je argumenten veel beter laten aansluiten op hun situatie.

Je kunt potentiële bezwaren wegnemen en voor hen aansprekende voordelen noemen. De kans dat anderen instemmen en in actie komen is veel groter als ze zich aangesproken voelen door jouw verhaal.

Als je de dag van te voren wat op papier hebt gezet kun je dat voor de vergadering nog even doornemen en eventueel een paar kernpunten noteren, maar verder mag je erop vertrouwen dat het ter plekke wel weer bovenkomt. Een valkuil van een goede voorbereiding is namelijk dat je erin blijft vastzitten. In je hoofd zoek je naar de formulering zoals je die had opgeschreven, waardoor je op het moment zelf niet meer adequaat kunt reageren. Een goede voorbereiding mag je dus ook gerust weer loslaten.

2. M AAK JE PUNT AAN HET BEGIN VAN DE VERGADERING Anna wachtte tijdens de vergadering beleefd tot de anderen waren uitgepraat. Daardoor kreeg ze pas laat de kans om haar woordje te doen. Jammer, want dat maakt dat haar argumenten minder sterk uit de verf komen dan wanneer ze haar argumenten aan het begin van de vergadering had gegeven. Aan het begin is iedereen immers nog fris, terwijl de aandacht later minder wordt. Bovendien maak je meteen gebruik van het ‘primacy-effect’ uit de psychologie. Dit effect laat zien dat de eerste gebeurtenissen in een reeks de meeste indruk maken, beter worden onthouden en het uiteindelijke oordeel (dus) meer beïnvloeden. Tot slot kun je bij de start van een agendapunt gemakkelijker de toon zetten voor de verdere bespreking. Als die toon positief is, verloopt het gesprek anders dan wanneer er bij de start meteen bezwaren worden geuit.

‘ Tien minuten voorbereiden is al genoeg’

‘ Maak gebruik van het primacyeffect uit de psychologie’

3. GEBRUIK JE DRIE BESTE ARGUMENTEN Anna kan zoveel argumenten bedenken waarom ‘haar’ project belangrijk is, dat ze er onder de druk van de vergadering zelf over struikelde. Ter plekke wist ze niet precies welke ze nou het beste naar voren kon brengen, waardoor ze veel verschillende redenen noemde. Deze legde ze vervolgens niet goed genoeg uit. Het gevolg was dat haar betoog moeilijk te volgen was en dat ze ook zwakkere argumenten naar voren bracht. Die laatste zijn koren op de molen van de tegenstanders.

Wanneer je kiest voor je drie beste argumenten heb je de tijd om elk punt goed uit te werken. Zo voorkom je dat je dingen niet goed uitlegt, omdat je er zelf te veel van weet. Door de ‘vloek van kennis’ zijn veel mensen geneigd te veronderstellen dat de luisteraar het wel snapt, terwijl de praktijk anders uitwijst. Daarom is het slimmer om een paar argumenten helder naar voren te brengen dan je collega’s te overspoelen met een veelheid van redenen om in te stemmen.

En hoe is het met Anna gegaan? Na een nachtje slapen is Anna een stuk rustiger, maar de uitkomst van de vergadering zit haar nog steeds niet lekker. Ze klopt bij haar leidinggevende Marlies op de deur en vertelt wat haar dwars zit. Marlies erkent dat de besluitvorming wel snel is gegaan en besluit Anna om het project nog een keer te bespreken tijdens de volgende vergadering. Dit keer staat ze goed voorbereid klaar.

Het project is het eerste punt op de agenda en Anna neemt voortvarend het woord. Ze heeft van tevoren gepolst wat de collega’s van het onderwerp vinden. Daardoor komt ze goed beslagen ten ijs. Aan het eind van de vergadering loopt ze tevreden naar haar kamer. Niet alleen gaat het project nog een half jaar door, ze heeft ook een goed gevoel over haar eigen bijdrage in de vergadering. <

oktober 2014

|

17

VERGADEREN - THEMA TEKST MARJO VAN LIJSSEL

De managementassistent:

‘ Planten geven mij rust.

Rood vind ik een agressieve kleur.’

18

|

oktober 2014

HELP ONS KANTOOR WORDT ROOD Het moderne kantoor is open, groot en felgekleurd. Het ziet er hip en mooi uit, maar werkt dat eigenlijk wel lekker?

M

arja gaat sinds een paar maanden met lood in haar schoenen naar het werk, hoewel ze al jaren met plezier als secretaresse heeft gefunctioneerd bij dit bedrijf. Haar managers hebben echter een nieuw kantoorconcept bedacht. Het moest allemaal wat meer van deze tijd. Ze konden natuurlijk niet achter blijven met het oog op Het Nieuwe Werken. Marja is na elke werkdag doodmoe. Ze kan â&#x20AC;&#x2122;s avonds zelfs niks meer afspreken met vrienden of vriendinnen.

Overdag wordt ze gek van de felgekleurde stoelen en wanden om zich heen en het gepraat van collegaâ&#x20AC;&#x2122;s in de enorme kantoortuin met hoge, industrieel aandoende plafonds: het ziet er hip uit, maar de akoestiek is om te huilen. Haar werkprestaties gaan achteruit, merkt Marja. Ze kan zich moeilijker concentreren.

KRUISBESTUIVING STIMULEREN Bedrijven vervangen hun ouderwets aandoende kleine kamertjes, grijs kantoormeubilair en witte muren steeds vaker door hippe, grote, felgekleurde ruimtes.

Maar die blijken lang niet altijd de productiviteit en creativiteit ten goede te komen. Omgevingspsycholoog Fiona de Vos van Studio dVO ziet tijdens haar werkbezoeken op kantoren regelmatig hoe managers en architecten de plank misslaan bij het bedenken en toepassen van nieuwe kantoorconcepten: ze kijken vooral naar sfeer en uitstraling, maar houden onvoldoende rekening met wat hun medewerkers nodig hebben om prettig te kunnen werken. De Vos studeerde in 1995

oktober 2014

|

19

VERGADEREN - THEMA

JULIETTE HAUBER, MANAGEMENTASSISTENTE: “Planten op de werkplek vind ik erg belangrijk. Groen om me heen geeft mij rust. De kantoorinrichting zie ik het liefst licht gekleurd, met veel natuurlijke en roomkleurige tinten. Dat leidt het minste af. Zeker als je voor verschillende managers werkt, en snel moet schakelen, is dat prettig. Dan wil ik zo weinig mogelijk energie steken in de werkomgeving. Een hekel heb ik aan die verplichte chemische luchtjes op het toilet, waar je ongevraagd van die vieze kaneelpufjes krijgt opgespoten.”

af als eerste omgevingspsycholoog van Nederland.

Een omgevingspsycholoog slaat een brug tussen de architect, het bedrijf en de eindgebruiker. Dat is met name belangrijk voor de eindgebruiker, de mensen die straks in de nieuwe ruimte moeten werken, want die zit niet aan tafel tijdens de besprekingen over het ontwerp.

“Als ik word ingeschakeld voor advies, wijs ik opdrachtgevers en ontwerpers al in het vroegste stadium op de psychologische impact die bepaalde keuzes hebben”, vertelt De Vos. “Inrichting kan enorm ondersteunend zijn voor het verwezenlijken van bedrijfsdoelen. Maar dan moet het bedrijf wel eerst goed bedenken waar het voor staat en wat het wil bereiken. Als het kruisbestuivingen wil stimuleren tussen medewerkers, dan moeten er voldoende looproutes zijn waardoor medewerkers elkaar dagelijks tegenkomen. Wil je dat medewerkers zich ook kunnen concentreren? Creëer dan genoeg rustige ruimtes. Elke keuze van de inrichting heeft invloed, positief of negatief.” Een slechte akoestiek is volgens haar altijd uit den boze. Dat noemt ze zelfs ‘de grootste bedreiging voor onze prestaties op de werkvloer’. “Ons gehoor is heel sensitief. Je hersenen kunnen spraak van anderen niet negeren. Ook als we mensen niet willen horen, luisteren we ongewild mee. Geluidsprikkels storen ons in onze concentratie. Felle kleuren leiden af als mensen geconcentreerd moeten kunnen werken, vooral de kleur rood.

En vergeet vooral ook niet het belang van een goede luchtkwaliteit. Die laat vaak te wensen over in grote kantoorruimtes.”

De omgevingspsycholoog:

‘ Elke keuze van de inrichting heeft invloed, positief of negatief ’

werkomgeving, met name ten aanzien van creatieve en innovatieve prestaties. De onderzoekers richtten drie kantoorruimtes in: een blauwe, groene en rode kamer. De rode kamer was voorzien van rode inrichting en sta- leun- en hangelementen. Je kon er niet zitten. Kleur en inrichting moesten de creativiteit stimuleren. De groene kamer zag eruit als een psychologisch veilige kamer. Deze had veel weg van een huiskamer. Deelnemers zouden dan eerder hun mening durven te ventileren. De blauwe kamer kon je vergelijken met een traditioneel kantoor. Bij dertig personen werden hartslag, ademhaling en beweeglijkheid geregistreerd. Per kamer moesten ze binnen veertig minuten twee taken uitvoeren, zoals alternatieve oplossingen bedenken voor het fileprobleem.

Volgens dit onderzoek had een werkomgeving zéker invloed op creativiteit, maar niet heel veel. “De rode kamer activeerde de deelnemers wat meer”, aldus Rick van der Kleij, één van de TNO onderzoekers.

“In de groene kamer voelden ze zich meer op hun gemak. Deze scoorde bovendien op plezier hoger dan de rode kamer. Een belangrijke bevinding was dat er niet zoiets bestaat als ‘one size fits all’. Waar de ene creatieve taak baat had bij de ‘rode’ kamer, vonden we een omgekeerd effect van de kamer op een ander soort taak. Er waren overigens geen verschillen in de kwaliteit van de ideeën tussen de verschillende kamers.”

GILLEND GEK IN DE KANTOORTUIN Een kantoorconcept waar goed over nagedacht is, kan dus de prestaties en creativiteit verbeteren.

Anderzijds kan een onzorgvuldig ingevoerd concept veel kwaad doen, zegt omgevingspsycholoog Fiona de Vos. Zo zijn er bedrijven die weliswaar nadenken over de inrichting en welke functie die zou moeten hebben, maar die vervolgens enthousiast invoeren op alle afdelingen tegelijk. Met als gevolg dat de helft

GWYNETH HOLLA, MANAGEMENTASSISTENTE: “Voor mij is lavendel kalmerend, het geeft rust. Het is misschien een goed idee om deze geur te introduceren op werkplekken waar veel stress is. Al is het maar als zeepje op het toilet. Ik vind het prettig werken met rustige, zakelijke kleuren om me heen zoals blauw, grijs en groen. Planten geven mij ook rust.

FILES OPLOSSEN IN DE RODE KAMER TNO zocht in 2010 naar wetenschappelijk bewijs voor de effecten van kleuren en inrichting van de

20

|

oktober 2014

Rood vind ik een agressieve kleur, ik denk dat deze kleur het beste vermeden kan worden in kantoren. Oranje daarentegen stimuleert creativiteit.”

HET STEIGENBERGER KURHAUSHOTEL: CONFLICT OPLOSSEN? ROZENGEUR HELPT! Een concept waarin geuren en kleuren een belangrijke rol spelen, is het Steigenberger Kurhaushotel in Scheveningen, aanbieder van vergader- en kantoorruimtes. Daar kunnen mensen vergaderen in de Result Room. Verschillende kleuren, geuren, muziek, geluid, verlichting en multimediaal geprojecteerde beelden kunnen via een afstandsbediening met één druk op de knop tevoorschijn getoverd worden. Om bijvoorbeeld de creativiteit en fantasie te prikkelen worden de kleur geel en de geuren bergamot, rozenhout of limoen geadviseerd. Blauw in combinatie met oregano, jasmijn, mirre of thym moeten voor rust zorgen. En de kleur groen zet je het beste in tijdens het oplossen van conflicten, in combinatie met beelden van de natuur en de geuren roos, cypres of jeneverbes.

van het personeel niet meer efficiënt presteert. “Elk takenpakket en elk mens heeft specifieke behoeftes en die vragen om faciliteiten”, stelt De Vos. “Het is niet slim om een introvert iemand die veel complexe problemen moet oplossen in een rumoerige kantoortuin te plaatsen. Die kan al die prikkels niet goed verwerken. Terwijl een extravert type dat veel moet overleggen en samenwerken met collega’s juist goed kan presteren op zo’n werkplek.”

YOUMEET: KNOPEN DOORHAKKEN IN DE RODE KAMER Theda Kunnen uit Utrecht bedacht vijf jaar geleden het vergaderconcept Youmeet. Het concept bestaat uit vijf ruimtes die volgens haar theorie allemaal een stap in het creatieve proces symboliseren. Te beginnen in de ruimte speak, die eruit ziet als een soort auditorium, maar dan intiemer. Hier luisteren de deelnemers naar presentaties. De kamer create is ingericht om te brainstormen.

Het is een open ruimte met een whiteboard van twaalf meter, gekleurde poefjes en een gele stip in het midden. De ideeën worden uitgewerkt in de design, een soort handenarbeidlokaal zoals vroeger op school. Om te reflecteren kunnen

“Rol geen uniform inrichtingsconcept uit”, zegt ook onderzoeker Rick van der Kleij. “Maar biedt mogelijkheden binnen het concept voor aanpassingen op individueel niveau. Waar de een bijvoorbeeld het beste vanuit huis werkt, doet de ander dat liever op kantoor. Datzelfde geldt voor de inrichting. Ik moet er persoonlijk niet aan denken om constant lavendel te ruiken. Anderen hebben hier wellicht baat bij.”

Mocht je baas nu juist bezig zijn de inrichting om te gooien en staan de schilders al klaar met knalrode potten verf, wanhoop niet. Kleuren en geuren zijn niet de enige factoren die werkplezier en prestaties beïnvloeden, nuanceert Van der Kleij. Het allerbelangrijkst zijn volgens hem toch de sociaal organisatorische aspecten, zoals managementstijl, beloningsstructuur, motivatie en leuke collega’s. <

gasten tussendoor terecht in een huiskamersetting ‘reflect’. Ten slotte is er de ruimte decide, met acht knalrode stoelen en een rood schilderij aan de muur.

Hier worden knopen doorgehakt.

De TNO-onderzoeker:

‘ Kleuren en geuren zijn niet de enige factoren die werkplezier en prestatie beïnvloeden’

oktober 2014

|

21

A D V E R TO R I A L

LOUWMAN MUSEUM BIJZONDER IN ALLE OPZICHTEN

Een vergadering, congres, beurs, receptie, diner of feest; het Louwman Museum biedt vele mogelijkheden

I

Het Louwman Museum biedt u de mogelijkheid een bijeenkomst te organiseren op een unieke locatie; het mooiste automuseum ter wereld!

n juli 2010 opende het Louwman Museum haar deuren en inmiddels is het markante gebouw waarin de collectie van het Louwman Museum is ondergebracht niet meer weg te denken uit haar omgeving.

Michael Graves tekende het ontwerp voor het indrukwekkende museumgebouw. De collectie omvat sport-, race- en filmauto’s, de omvangrijke kunstcollectie maakt de collectie interessant voor een breed publiek.

Ruim tweehonderdvijftig antieke en klassieke automobielen geven een overzicht van de ontwikkeling van de auto in al zijn verschijningsvormen, vanaf 1886 tot de 70-er jaren. Daarin is het Louwman Museum uniek in de wereld.

Via een voetpad door de prachtige tuin ontworpen door landschapsarchitect Lodewijk Baljon komt u op het voorplein van het museum. Bij binnenkomst via de hoofdentree van het museum komt u na de ontvangstbalie en garderobe direct in de Great Hall. Door de indrukwekkende hoogte (15 meter) en houten gewelf is het een zeer imponerende ruimte. De Great Hall fungeert als centrale hal van het museum en is de verbinding tussen aan de ene kant de verschillende ruimtes voor bijeenkomsten en aan de andere kant de expositieruimte van het museum en het Museumplein.

Het Museumplein is tijdens de openingstijden van het museum in gebruik als restaurant voor de bezoekers van het museum.

De ruimte kenmerkt zich door de karakteristieke gevels rondom het plein. Het is een sfeervolle ruimte die na sluitingstijd van het museum geschikt is voor een receptie, diner en/of feest.

Naast de Great Hall en het Museumplein heeft het Louwman nog zes andere zalen. De zalen bevinden zich in de vleugels aan de voorzijde van het gebouw. Elke zaal heeft een eigen karakter en is geschikt voor verschillende doeleinden.

• Prachtige collectie automobielen • Modern gebouw voorzien van moderne faciliteiten • Goed bereikbaar met auto en openbaar vervoer • Eigen ondergrondse parkeergarage (170 plekken) • Gelegen op mooie open locatie • Diversiteit in zalen en mogelijkheden Joan Dubbelaar & Odette Bos evenementen@louwmanmuseum.nl Leidsestraatweg 57, 2594 BB Den Haag, 070-3047373 www.louwmanmuseum.nl

VICKY MARIJNEN - COLUMN

START JE DAG MET EEN CITROEN ‘Help, ik heb last van procrastinatie’… ‘Procrastiwattes?!’…

Ken je dat, dat je een belangrijke klus op je to do list hebt staan, een lastig gesprek moet voeren, dat er een deadline in aantocht is… en dat jij van alles aan het doen bent, behalve datgene wat je eigenlijk moet doen? Gefeliciteerd, dan kunnen we elkaar de hand schudden en ben jij, net als ik, een procrastineerder, oftewel een uitsteller.

Iets wat me bij mezelf nogal eens irriteert maar tegelijkertijd ook intrigeert. Want ik weet dat ik het doe en toch blijf ik het doen, terwijl ik het anders zou willen. Ik ben me daar eens wat verder in gaan verdiepen (en nee, dat was dit keer geen excuusactie om iets anders uit te stellen…). Stapels tips en tricks kwam ik tegen die je kunnen helpen om je uitstelgedrag de baas te worden. Met veel open deuren en inkoppers daarbij, maar ook verschillende tips die voor mij echt bruikbaar bleken. Hierbij – speciaal voor al mijn mede-uitstellers – de 5 tips die ik het meest waardevol vind.

1. Begin je dag met een citroen – kies elke dag één potentieel uitstelklusje – groot of klein, dat maakt niet uit – en doe dat als állereerste klusje van je (werk)dag. Nog voordat je je mail opent of je post gaat lezen, zelfs voordat je koffie of thee haalt voor jezelf. Doe éérst je citroen, dan boek je meteen een succes en kan de rest van je dag niet meer stuk.

2. Knip het op – hoe kleiner een taak is, hoe groter de kans dat je ‘m uitvoert. Zorg dus dat je grotere to do’s opknipt in stukjes. Merk je toch dat je er tegenaan blijft hikken? Nog verder opknippen! Al is het maar ‘aanmaken nieuw document om verslag te schrijven’ of iets dergelijks. Als je begint, komt de volgende actie vanzelf en gaat het balletje rollen.

3. P as de ’10-minuten-regel’ toe – als je ergens tegenop ziet, spreek dan met jezelf af dat je er 10 minuten aan besteedt (desnoods zet je er een timer bij). Het hoeft niet af, maar hou het in ieder geval 10 minuten vol. Vaak blijkt de taak helemaal niet zo lastig als je dacht, en als je eenmaal begint, ben je vaak veel sneller klaar dan je vooraf dacht.

4. Zorg voor een stok achter de deur - vertel anderen wat je gaat doen en wanneer je dat gaat doen. Dat geeft je een goede stok achter de deur en maakt de kans op uitstellen een stuk kleiner (en daarmee de kans op succes groter).

5. Just do it! – De lastigste en tegelijk ook meteen de simpelste tip… doe het gewoon. Geen smoesjes, geen uitstel, gewoon beginnen. Nu! Succes.

Vicky Marijnen is zelfstandig trainer & coach. Zij begeleidt individuen met loopbaanvragen en thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. Daarnaast is zij facilitator en coach voor teams die willen groeien door het ontdekken, ontwikkelen en waarmaken van hun maximale potentieel.

Haar levensmotto: haal eruit wat erin zit en verras jezelf! www.vickymarijnen.nl

oktober 2014

|

23

COMMUNITY

OPLEIDINGEN MANAGEMENTASSISTENT 6-DAAGSE TRAINING 28 OKTOBER (START), UTRECHT

JE EIGEN ASSISTENT ALTIJD EN OVERAL BESCHIKBAAR

Tijdens deze zesdaagse training passeren alle facetten van de functie van managementassistent de revue:

Alle checklists, voorbeelden en

organisatiekennis, klantgerichtheid, kwaliteitszorg,

artikelen die de redactie de afgelopen

gespreksvaardigheden, persoonlijke effectiviteit

jaren heeft gemaakt, zijn verzameld

en timemanagement. Na afloop ben je klaar om als

in de Management Support Vakbase.

managementassistent aan de slag te gaan.

Maar liefst 6000 documenten zijn nu online te raadplegen. Je eigen

POWERASSISTANT

assistent is voortaan altijd en overal

28 OKTOBER, UTRECHT

te raadplegen. Voor slechts € 95,- per

Geef meer POWER aan je functie én aan je eigen

jaar heb je onbeperkt toegang.

ontwikkeling! Leer in één dag meer Initiatief en

Op managementsupport.nl/vakbase

zelfvertrouwen te tonen, mee te veranderen, jezelf te

lees je meer.

profileren, krachtig samen te werken, in actie durven komen en je doelen te halen.

EFFECTIEF ASSERTIEF 3-DAAGSE TRAINING

SAMEN LEREN IS LEUKER

29 OKTOBER (START), UTRECHT

Vind jij het soms lastig om voor je eigen belangen op te

Wanneer je met meerdere secretaressen werkt binnen één

komen? Om goede feedback en kritiek te geven? Of aan te

organisatie of team, deel je vaak ook dezelfde projecten,

geven waar je grenzen liggen? Leer dan effectief assertief

problemen én uitdagingen. Het samen aanpakken hiervan is

te zijn.

niet alleen leuker, maar ook effectiever. Dat kan uitstekend in een incompanytraining. Je leert van elkaar, versterkt elkaar,

WERKDRUK DE BAAS

komt samen tot betere oplossingen en ideeën en je gaat er na

30 OKTOBER, DOORN

afloop ook daadwerkelijk mee aan de slag. Goed voor jouzelf, je

Een te hoge werkdruk is niet altijd te voorkomen, maar je

team en dus voor de organisatie.

kunt wél zorgen dat je er grip op hebt, de controle houdt en er adequaat actie op kunt ondernemen. Tijdens deze

Kijk voor meer informatie en laat je inspireren op

nieuwe training ga je met deze aspecten aan de slag

managementsupport.nl/incompany.

DE SECRETARESSE ALS FACILITATOR 6 NOVEMBER, UTRECHT

Niet meer dienend of uitvoerend, maar meer sturend en faciliterend. Een mindshift van werken ‘voor’ een manager naar werken ‘met’ een manager. De manager als collega en niet als baas. Dat is de secretaresse van de toekomst. Leer hoe jij zo’n facilitator kunt worden.

PRAKTISCHE PSYCHOLOGIE 2-DAAGSE TRAINING 17 NOVEMBER (START), UTRECHT

Juist de mensfactor, dus het gedrag van jouzelf en dat van de collega’s om je heen, bepaalt in grote mate je succes en je werkplezier. Maar soms ook het uitblijven daarvan. Het is daarom niet alleen interessant maar ook heel zinvol om je te verdiepen in de achterliggende psychologie.

24

|

oktober 2014

OPLEIDING VAN DE MAAND KWESTIE EFFECTIEF ASSERTIEF (3-DAAGSE TRAINING START 29 OKTOBER)

ALLES DRAAIT OM GELD Het Nieuwe Werken... flexibel

We zijn niet allemaal zo assertief als we zouden willen.

werken... thuiswerken... Als het

Assertiviteit is een kwaliteit die lang niet iedereen bezit.

financieel niet nodig zou zijn, zou ik

Sterker nog, de meesten van ons hebben er oprecht

helemaal niet werken.

moeite mee. Je hebt je vast wel eens afgevraagd hoe al die ‘mondige’ types dat toch doen: altijd maar voor zichzelf op kunnen komen, wat hen ook overkomt. Wees gerust: assertiviteit is iets dat je kunt aanleren.

22%

Geen haar op m’n hoofd die daaraan denkt. Ik heb een leuke baan en die

Hieronder de assertieve grondgedachten die je helpen om assertief op te treden.

wil ik houden. Wat er ook gebeurt.

58%

Ik heb het recht om… … zelf te oordelen over mijn gedrag,< gevoelens en gedachten

Met een baan sta je middenin de

… geen excuses of verklaringen voor mijn gedrag te geven

maatschappij, maar als het zou

… zelf te bepalen of ik een oplossing moet zoeken/geven voor problemen van een ander

kunnen zou ik wel minder willen

… van mening te veranderen

werken.

22%

… fouten te maken … te zeggen: ‘Ik weet het (nog) niet’ … niet aardig te zijn (doen) in de omgang met anderen

Zeker weten. Als ik het geld niet

… onlogisch te zijn bij het nemen van beslissingen

nodig zou hebben, kan die baan me

… te zeggen: ‘Ik begrijp het niet’

gestolen worden.

… te zeggen: ‘Dat kan me niets schelen!’

(Er hebben 325 mensen gestemd) In de training Effectief Assertief ga je aan de slag met het leren afbakenen van je grenzen, voor je belangen op te komen en te staan voor wat jij belangrijk vindt. Je krijgt handvatten aangereikt om overtuigend over te komen. Je wordt je bewust van je lichaamstaal en hoe je die kunt sturen en versterken. Je leert te bepalen wat je wilt en werkt aan verbetering van je vaardigheden om je wil effectief over te brengen; onder meer door jouw gedrag af te stemmen op de persoon en de omstandigheden.

PORTFOLIO MANAGEMENT SUPPORT

Wie zich deze maand aanmeldt, ontvangt gratis de het boekje Assertiviteit uit de serie

• OPLEIDINGEN keuze uit

Secretaresse Assistent Wijzer.

Aanmelden kan op managementsupport.nl/opleidingen

meer dan 50 onderwerpen. Ook incompany

• VAKBASE uitgebreide online

TIP

informatie op jouw vakgebied

• MANAGEMENT SUPPORT LIVE een dag vol inspiratie

• E-MAILNIEUWSBRIEF gratis

VERGADERACCOMMODATIEGIDS 2015

je hiervoor volop inspiratie. Met prachtig beeldmateriaal, overzicht van zalen, prijzen, bereikbaarheid en bijzonderheden.

15

de beste locatie met de juiste uitstraling. In deze gids vind

20

Wat je ook wilt organiseren, voor elke bijeenkomst zoek je

iedere dinsdag in je mailbox

• SOCIAL MEDIA LinkedIn, Facebook, Twitter

• BOEKEN meer dan 100 titels • WEBSITE nieuws, checklists,

Als abonnee kun je hem gratis aanvragen via

taalvragen en meer:

managementsupport.nl/shop.

www.managementsupport.nl

oktober 2014 |

25

COMMUNITY

MANAGEMENT SUPPORT LIVE IS VERNIEUWD!

DIT JAAR MET INSPIREREND CONGRES: ‘SECRETARESSE, EEN FUNCTIE MET TOEKOMST’ Of de functie van secretaresse over 5 jaar nog bestaat? Ja natuurlijk! Hoe je je hierop kunt voorbereiden is onderwerp van het gratis congres: ‘Secretaresse, een functie met toekomst’

CONGRESPROGRAMMA 1. ER IS TOEKOMST VOOR DE SECRETARESSE De manier van werken is de laatste jaren erg veranderd. Hierdoor verandert ook de rol van secretaresse ingrijpend. Henny van Egmond, specialist in ‘the new world of work’, neemt je mee in de kansen en mogelijkheden die ontstaan door nieuwe manieren van werken.

2. HET COMMUNICEREN VAN DE TOEKOMST Taal op zo’n manier inzetten dat je met minder woorden méér overbrengt en je invloed vergroot. Dát is het communiceren van de toekomst! Sarah Gagestein, taalstrateeg, zal spreken over hoe je door controle over je woorden, ook meer controle over je imago krijgt.

3. ONTDEK JE TALENTEN VOOR DE TOEKOMST Als secretaresse heb je zeven talenten oftewel: zeven mythologische powervrouwen tot je beschikking. Door deze talenten bewust in te zetten, krijg je op een speelse manier meer regie in zowel je werk als privéleven. Laat je verrassen door dit inspirerende theaterspektakel!

26

|

oktober 2014

WORKSHOPPROGRAMMA 1. SLIM SAMENWERKEN MET SHAREPOINT

10. MANAGE JE MAILBOX IN OUTLOOK

Leer als managementondersteuner slim om te gaan met

Leer hoe je je mail zo kunt managen, dat er nog genoeg tijd

SharePoint om effectief samen te werken met je collega-

overblijft voor andere dingen.

secretaressen en je manager(s).

2. MANAGEMENTASSISTENT EN NLP

11. H ET NIEUWE (SAMEN)WERKEN: DE SECRETARESSEPOOL

Leer wat NLP inhoudt en hoe je beter in kunt spelen op onbe-

Tijdens deze workshop gaan we in op recente ontwikkelingen

wuste processen van anderen.

rond HNW en de invloed hiervan op jouw rol als secretaresse.

3. HET NIEUWE WERKEN; JUÍST OP HET SECRETARIAAT!

12. ANDERS DENKEN, ANDERS REAGEREN

Maak kennis met alle onderwerpen die bij Het Nieuwe Wer-

listisch feit, kunt zoeken naar mogelijkheden. Je laat je niet

ken komen kijken, zodat je professioneel mee kunt denken en

meer remmen door doemdenkscenario’s, maar je creëert

direct kunt starten om HNW ook op jouw secretariaat tot een

kansen en mogelijkheden.

Ervaar hoe je, door een probleem om te zetten in een rea-

succes te maken.

Bekijk het complete programma op

4. VAN PERFECTIONIST NAAR OPTIMALIST

www.managementsupport.nl/live

Ga aan de slag met de positieve tegenhanger van perfectio-

Schrijf je (gratis) in!

nisme, het optimalisme. Uitgangspunt is de theorie van Tal Ben-Shahar.

5. AGENDABEHEER IN OUTLOOK 2010 Agendabeheer wordt een fluitje van een cent en afspraken worden minder snel verzet als gevolg van een betere planning en optimaal gebruik van de digitale agenda.

6. PRAKTISCHE PSYCHOLOGIE; DE BASIS Met meer kennis over psychologie krijg je meer grip op je eigen gedrag, de samenwerking, je succes en je persoonlijke groei als managementondersteuner.

7. M ANAGEMENTASSISTENT ALS SPARRINGPARTNER

I N FO

n je ook Natuurlijk kauast je dit jaar n eer een ek w congresbezog en aan de bezoek bren te ressante Expo met in der aanbie s.

Wil je echt iets betekenen voor je manager en opdrachtgever? Heb je meer in huis dan je nu kunt laten zien? Wil je meer ruimte om de zaken op jouw manier te regelen? Volg dan deze workshop.

8. PROACTIEF PLANNEN

LOCATIE • Beatrix Theater Utrecht.

• Goed bereikbaar met openbaar vervoer (Utrecht Centraal Station).

Er wordt van jou verwacht: dat je de touwtjes meer in eigen handen neemt, niet afwacht maar proactief bent

INFORMATIE

en faciliterend werkt. Leer hoe je invulling geeft aan deze

• Openingstijden van 09.00 uur tot 17.00 uur.

•D eelname aan congres en expo is gratis.

•D eelname aan een workshop kost € 245,- (abonnees).

veranderingen in je vak.

9. DIGITAAL ARCHIVEREN Met de tips en technieken die je in deze workshop leert is het maken van je eigen digitale archief een fluitje van een cent!

www.managementsupport.nl/live oktober 2014 |

27

van Soumaya Lachkar

“Ik maak een

Transparant in zakenreizen

heldere offerte voor

VCK Travel laat alles zien: verborgen kosten, slimme constructies, mogelijke

elke boeking, zodat

kortingsafspraken en handige tips om nog makkelijker en voordeliger tickets te

jij makkelijk en

boeken. Onze Travel Consultants geven graag inzicht in de opbouw van kosten

snel de zaken kan

en de samenstelling van prijzen van tickets. Dát noemen wij The Personal Touch.

regelen. Je baas hoeft alleen nog maar zelf zijn koffer te pakken.”

vcktravel.nl | +31 20 6800 802 | info@vcktravel.nl

YO U N G P R O F E S S I O N A L

leeftijd: 34 jaar opleiding: MER bedrijf: PwC

SANDIA KALLOE IK BEN Management Assistant bij

om 7.00 uur Nederlandse tijd, neem ik

voor wie ik heb gewerkt, kunnen nu

PwC, sinds 7 jaar werkzaam voor

dus gewoon op.

overal ter wereld bij hun stukken. Ook

partner Ruud Dekkers.

bijzonder was het organiseren van OVER VIJF JAAR BEN IK Executive

het Business Unit Gala, voor zo’n 450

MIJN WERK BESTAAT UIT het ma-

Assistant. Ik zou me ook wat verder

medewerkers en hun partners. Tevens

nagen van de agenda van Ruud Dek-

willen verbreden binnen mijn functie

was ik samen met een collega twee

kers. Ik plan zijn afspraken in Neder-

als Management Assistant, zoals junio-

jaar lang manager van onze huisband,

land en in het buitenland, bijvoorbeeld

ren coachen en kennis delen. En meer

de PwC Band.

met de Raden van Bestuur van grote

voor PwC betekenen, zoals het mede

klanten. Ik regel alles wat daarbij nodig

organiseren van het gala voor onze

BLOOPER: in mijn eerste jaar bij PwC

is: zoek een locatie, zorg voor catering

Business Unit (wat ik al heb gedaan).

heb ik een kop koffie laten vallen over

en eventuele technische faciliteiten.

Op persoonlijk gebied wil ik nog een

een partner, die het gelukkig zeer goed

Ik houd me ook bezig met meer

aantal mooie reizen maken.

opnam. Voor mij was dat de eerste

inhoudelijke dingen, zoals presentaties

blooper. Die zal ik nooit meer vergeten.

uitwerken. Naast mijn werk voor Ruud

IK VERBAAS ME OVER HET FEIT

Dekkers, verzorg en verspreid ik onze

DAT mensen ons nog steeds zien als

tweewekelijkse nieuwsbrief, met PwC-

de tiepmiep. Inmiddels is de support-

BAAS ZOU ZITTEN DAN zou ik

nieuws over de regio BU Amsterdam.

groep uitgegroeid tot een onmisbare

ervoor zorgen dat er meer vrouwen

ALS IK OP DE STOEL VAN MIJN

groep die overal inzetbaar is, veel

actief zijn aan de top en dat er meer

MIJN GOEDE EIGENSCHAPPEN /

kennis bezit en met de tijd meegaat.

mannen werkzaam zijn binnen management support.

COMPETENTIES Oplossingsgericht,

Diversiteit is een belangrijk onderdeel

energiek & pro-actief

van deze groep.

BELANGRIJKSTE TREND IN HET

MIJN GROOTSTE SUCCES Het was

SOCIAL MEDIA? Ja, actief op Twitter, LinkedIn & Facebook.

VAK Flexwerken. Sinds de introductie

een enorme papierwinkel toen ik hier

van de smartphone kunnen we veel

kwam werken. Ik heb ervoor gezorgd

BOEKENTIP? Paulo Coelho ~ The

flexibeler zijn: even snel informatie op-

dat onze IT-afdeling een folder op de

Alchemist

zoeken, en ik ben nu overal bereikbaar.

interne server heeft gecreëerd. Alle

In de file, thuis. Geen 9-tot-5-mentaliteit

documentatie en belangrijke stuk-

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en

hoort ook bij mijn vak, vind ik.

ken zijn gescand en gedigitaliseerd.

ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie:

Als een klant uit het buitenland belt

Ruud Dekkers en de andere partners

verabot@vakmedianet.nl

oktober 2014

|

29

C O M M U N I C AT I E M A N AG E M E N T TEKST Sarah

Gagestein | www.taalstrategie.nl

FRAMING:

EEN SLIMME MANIER OM ANDEREN TE BEÏNVLOEDEN

S

Wil je een collega ergens van overtuigen of wil je dat hij iets voor je doet? Een slimme methode om mensen te beïnvloeden, zonder dat ze het doorhebben, is ‘framing’. Je kiest je woorden zó, dat anderen de werkelijkheid zien zoals jij dat wilt.

tel je bent niet zo’n ster in samenwerken. Dat weet je

na het tweede antwoord dan na het eerste, terwijl de boodschap

van jezelf en daar heb je vrede mee. Als daar in een

hetzelfde is. Zo kun je elk verhaal op verschillende manieren ver-

sollicitatie- of beoordelingsgesprek naar gevraagd

tellen: bij framing benadruk je bewust één perspectief waardoor

wordt, kun je dat ruiterlijk toegeven: ‘Nee ik kan niet goed sa-

andere perspectieven wegvallen. Daarmee zet je de ander een

menwerken, dat past niet bij me.’ De competentie ‘samenwerken’

bril op die hij niet zomaar afzet: hij of zij gaat mee in het beeld

bezit je niet...

dat jij hebt gekozen en daarmee heb je al de helft gewonnen.

Maar je kunt ook een ánder antwoord geven, bijvoorbeeld: ‘Ik werk liever alleen. Zelfstandig werken kan ik gewoon heel goed’.

Framing wordt vaak ingezet in de politiek, maar eigenlijk kun je

Nu leg je de nadruk op iets positiefs en laat je de negatieve kant

het altijd gebruiken als je iemand wilt overtuigen. Zelf proberen?

onbelicht. De sollicitatiecommissie zal enthousiaster over jou zijn

Deze 5 vuistregels kunnen je helpen.

1

GEBRUIK GEEN ONTKENNINGEN We ontkennen wat af de hele dag: ‘Ik ben geen slechte verliezer’, of: ‘Ik trek het me echt niet aan, wat ze van me zeggen’. Je brein heeft moeite met dit soort zinnen. Want wat blijft hangen?

‘Slechte verliezer’ en: ‘ik heb er moeite mee’. De ander ziet het als het ware

Sarah Gagestein adviseert politieke partijen, maatschap­pelijke

voor zich, al staat het woordje ‘geen’

organisaties en bedrijven hoe ze strategischer kunnen framen. Ook is

ertussen. Dus hoe vaker je roept dat

ze auteur van het boek Denk niet aan een roze olifant.

je ‘geen slechte verliezer’ bent, hoe

Op Management Support Live zal ze spreken over hoe je door controle

meer mensen je juist zo zullen zien!

over je woorden, ook meer controle over je imago krijgt. Kijk voor het

Gebruik liever woorden waar je wèl

volledige programma op www.managementsupport.nl/live en meld je

mee geassocieerd wilt worden.

direct (gratis) aan.

30

|

oktober 2014

2

SLUIT AAN BIJ WAT DE ANDER BELANGRIJK VINDT Vergeet je eigen belangen,

KIES JE EIGEN FORMULERINGEN

bedenk hoe je kunt aansluiten bij

Stel, je organiseert een bijeenkomst en onderhandelt over de prijs van de locatie. De

een waarde die de ander belang-

manager van de locatie heeft het telkens over een ‘fijn prijsje’, jij wilt er echter nog iets

rijk vindt. Als je iets presenteert

vanaf krijgen. Neem dan vooral niet zijn woorden over (‘mag het prijsje nog wat fijner?’),

als een probleem waar hij of zij

want dan maak je het hem makkelijker om voet bij stuk te houden. Het ‘prijsje’ was toch

ook last van heeft, gaat hij snel-

al ‘fijn’? In plaats daarvan zeg je bijvoorbeeld dat je dit voorstel een ‘mooi startpunt’

ler met jouw oplossing mee.

3

vindt, jullie komen er vast uit als hij in beweging komt. Zo leg je jouw frame (‘mooi startpunt’) over het zijne (‘fijn prijsje’) en zal hij zich veel meer aangesproken voelen om

Formuleer dus zó, dat de ander

water bij de wijn te doen.

voelt dat dit belangrijk voor hem of haar is. Als jij even een frisse neus wilt halen, is het veel slimmer om tegen je baas te zeggen dat je ‘je hersenen een boost wilt geven’ dan dat je behoefte hebt aan ‘een kletsmomentje bij de

ZET JE ZINTUIGEN IN

rokers’.

Om mensen te overtuigen van jouw frame, moet je ervoor zorgen dat ze je boodschap niet alleen horen, maar ook voor zich zien, voelen en in sommige gevallen zelfs proeven en ruiken. Hoe concreter een boodschap, hoe meer emotie die losmaakt. En hoe meer emotie, hoe meer we onthouden en hoe meer impact iets heeft.

In reclames worden producten vaak op die manier verkocht. Zoals die van Centraal Beheer Achmea, ‘even Apeldoorn bellen’: je leeft mee met de pech van de

5

stellen op de werkvloer. Vraag je om loonsverhoging?

WEES STANDVASTIG EN HERHAAL

Vertel je baas niet alleen dat je hard werkt, maar zorg

Niet elk frame lukt meteen. Soms duurt het langer voordat je een

met beeldend beschreven voorbeelden dat hij haast

paadje in het brein hebt aangelegd. Geef dus niet te snel op, herhaal en

voor zich ziet hoe jij rent voor de goede zaak. Dan zal

blijf dan dicht bij je oorspronkelijke verhaal zodat de luisteraar steeds

hij eerder met je meegaan. Pas op, niet overdrijven

vertrouwder wordt met wat je wilt zeggen. Hoe consequenter je bent,

natuurlijk.

hoe groter de kans dat je verhaal op den duur blijft plakken. Framing is

hoofdpersonen. Je voélt het! Hetzelfde geldt voor voor-

4

ook: een lange adem hebben. Grote veranderingen, zoals een vaste vergadering afschaffen, lukt misschien niet meteen. Maar als je je collega’s eraan blijft herinneren dat hetzelfde overleg via de mail veel tijd had gescheeld waarin ze andere belangrijke klussen hadden kunnen doen, dan valt het kwartje misschien na een tijdje alsnog.

LET OP DAT JE ZELF NIET WORDT GEFRAMED! Door stil te staan bij de taal die je gebruikt, kun je dus flink wat invloed uitoefenen op hoe iemand naar jou en jouw werk moet kijken. Maar pas op, anderen gebruiken ook bewust en onbewust frames waar je last van kunt hebben.

Stel iemand zegt: ‘Jij bent heel flexibel toch? Dan kan jij dit klusje ook wel even oppakken’. Je wilt niet direct in het verweer, want dan lijkt het alsof je toegeeft dat je allesbehalve flexibel bent. Maar als je uit het ‘frame’ stapt en het woord ‘flexibel’ vermijdt, kan je toch op een goede manier ‘nee’ zeggen: ‘Ik heb een andere klus die prioriteit heeft, dus als je wilt dat het gebeurt, kan je het beter aan iemand anders vragen’. <

oktober 2014

|

31

MEETINGS MADE MEMORABLE

STAD

BOS

STRAND

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij ruim 40 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Stad, strand of bos? Wat uw wensen ook zijn, bij Golden Tulip is het mogelijk. Boek een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Vraag nu uw offerte op maat aan via 0343-523020 of via holland@centralmeetingline.com

GOLDENTULIP.COM

PERSOONLIJKE GROEI TEKST GERDA BOS | WWW.COACHZOETERMEER.NL

WERKDRUK DE BAAS (1)

DURF FOUTEN TE MAKEN Trend van de laatste jaren: steeds meer doen in minder tijd en met minder mensen. Dat levert vaak werkdruk op, en stress. Wat helpt om toch goed te blijven presteren: fouten durven maken. Psycholoog en trainer Gerda Bos legt uit waarom.

V â&#x20AC;&#x2DC; De boodschap was vroeger helder: vermijd fouten. Dan vinden we dat je het goed doetâ&#x20AC;&#x2122;

aak weten we best hoe we onze werkdruk kunnen verlagen.

Door onze drang om alles (heel) goed te doen te relativeren.

Door hulp te vragen, grenzen te stellen, verwachtingen te managen of energievretende taken aan iemand te geven die ze met plezier doet. Waarom doen we dat dan niet? Omdat we ons er niet comfortabel bij voelen. En omdat we bang zijn om fouten te maken.

Weet je nog hoe je je voelde als je van je ouders op je kop kreeg? Dat was niet prettig. Integendeel: dat gevoel wilde je

oktober 2014

|

33

PERSOONLIJKE GROEI

COMFORTZONEMODEL In je comfortzone voel je je op je gemak.

Als zich uitdagingen aandienen, gebruik je bekende oplossingen die zich in het verleden bewezen hebben.

Als je iets nieuws wilt leren, moet je uit je comfortzone naar je groeizone.

Dat is voor de een heel spannend, voor de ander gemakkelijk. Hoe lastiger je het vindt, hoe eerder je stress ervaart.

Automatisch kies je dan voor een oplossing die je vaak gebruikt, terwijl dat waarschijnlijk niet de meest effectieve oplossing is op lange termijn, in de nieuwe situatie.

Als je iets doet wat te veel stress geeft, schiet je in de paniekzone. Je wordt boos

‘Als je iets wilt leren, zul je uit je

omdat iets niet lukt of je een onveilig

comfortzone moeten stappen. Hoe lastiger

gevoel geeft. En dan wil je maar één ding.

je dat vindt, hoe eerder je stress ervaart’

Terug naar je comfortzone. Je blijft de dingen gewoon op de oude manier doen, zelfs als je ziet dat andere manieren effectiever zijn.

COMFORTZONEMODEL (VRIJ NAAR PANICUCCI (2007), ZOALS BESCHREVEN IN BROWN, 2008)

PANIEKZONE

vermijden. Dus paste je je aan. Toen kwam je op school. Meestal werd met rood in de kantlijn geschreven hoeveel fouten je gemaakt had. Als je nul fout had, kreeg je een plaatje. De boodschap was helder: vermijd fouten. Dan vinden we dat je het goed doet.

GROEIZONE

COMFORTZONE

COMFORTZONEMODEL (VRIJ NAAR PANICUCCI (2007), ZOALS BESCHREVEN IN BROWN, 2008)

PANIEKZONE

GROEIZONE

COMFORTZONE

NIEUW GEDRAG > TE SPANNEND > TERUG NAAR DE COMFORTZONE

34

|

oktober 2014

UIT JE COMFORTZONE STAPPEN Jong geleerd is oud gedaan.

Het is dus logisch dat je in het dagelijks leven probeert te voorkomen dat je fouten maakt. Tegelijkertijd zit daar het probleem.

Als je fouten probeert te vermijden, doe je de dingen op de manier die voor jou veilig voelt. Vaak werkt dat lange tijd prima, maar als de stress toeneemt, kan het juist contraproductief zijn.

Arnout heeft een jaarcontract. Na een half jaar krijgt hij een negatieve beoordeling.

Dat geeft hem flinke stress. Hij heeft een gezin en wil niet thuis komen te zitten.

Krampachtig doet hij nog beter zijn best. Hij werkt meer uren, neemt nog meer taken op zich en maakt er nog minder af…

Het grote probleem met Arnout is dat hij doet wat hij altijd al deed. Hij doet meer van hetzelfde. Terwijl zijn manager juist wilde dat hij dingen anders deed. Als je stress ervaart, schiet je in de automatismen: je gebruikt de strategieën die je altijd inzet. Je gaat bijvoorbeeld harder werken, neemt minder pauzes, trekt je terug. Maar dat gaat het verschil niet maken. Je moet je aanpak veranderen, nieuwe strategieën aanleren. En dat is eng. Want dan moet je uit je comfortzone …

IETS NIEUWS LEREN: LEUK OF ENG? Uit onderzoek blijkt dat mensen die zich prestatiegericht opstellen (willen het vooral goed doen), minder succesvol zijn dan mensen die zich leergericht opstellen (willen leren en ontwikkelen). Als ze iets op een nieuwe manier doen, krijgen ze een ongemakkelijk gevoel en dat ervaren ze als nare spanning. Die willen ze vermijden.

Met als gevolg dat ze stoppen, het op de oude manier doen en niet leren. Wat is het verschil? Een voorbeeld:

Johnna wil leren drummen. Ze heeft een paar lessen gehad en twijfelt of ze verder wil gaan. Ze voelt zich ongelofelijk incapabel als ze aan het oefenen is. Niks gaat vanzelf. Het is al moeilijk om met twee handen twee verschillende ritmes te tikken en straks moet ze haar voeten er ook nog eens bij gebruiken… Onbewust stelt ze het oefenen uit. Eigenlijk wil ze niet leren drummen. Ze wil KUNNEN drummen! Liefst in één keer! Haar vriendin Ilona is heel anders. Die is tegelijk met haar begonnen met drummen en heeft plezier tijdens het oefenen. Ze stopt er veel tijd in en merkt al snel dat er vooruitgang merkbaar is. Ilona vindt het helemaal niet erg om zich incapabel te voelen. Ze weet dat het even duurt, maar dan komt dat gevoel van weten hoe het moet vanzelf.

Johnna vindt het moeilijk om geen controle te hebben. Ze wil het goed doen, laten zien wat ze kan. Als ze iets aan het leren is, voelt dat heel oncomfortabel. Ilona houdt van leren en heeft er vertrouwen in dat ze iets wel gaat beheersen als ze maar genoeg oefent. Je zou Johnna meer prestatiegericht kunnen noemen en Ilona meer leergericht.

Gelukkig is ieder mens zowel leergericht als prestatiegericht.

Het kan wel zijn dat we een voorkeur hebben ontwikkeld voor prestatiegerichtheid door aanleg of ervaringen in ons leven. Maar we kunnen allemaal de keuze maken om onszelf leergericht op te stellen. Stress verlagen, betekent de uitdaging aangaan om je leergerichtheid te ontwikkelen. Want hoe meer je je leergericht opstelt, hoe meer je experimenteert en des te meer nieuwe strategieën je aanleert om de werkdruk tegemoet te treden. Wil je meer lezen over leergerichtheid?

Arjan van Dam (2009) schreef De kunst van het Falen.

Een zeer herkenbaar en leesbaar boek.

labels maken Eenvoudig professionele P-touch 2730VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig professionele en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, planken, bewegwijzering en naamplaatjes. Met een grote variëteit aan beschikbare afmetingen en kleuren is er voor elke toepassing een labeloplossing voorhanden.

De P-touch 2730VP is het ideale hulpmiddel voor een geordend kantoor. www.brother.nl

Literatuur: Brown, M. (2008). Comfort Zone, model of metaphor?

Australian Journal of Outdoor Education. 12(1): 3-12, 2008. Van Dam, A. (2009). De kunst van het falen. Amsterdam: Ambo.

(Dit is het eerste deel van een tweedelige serie artikelen over hoe je werkdruk de baas wordt. Volgende maand deel 2.)

Gerda Bos is trainer bij Management Support. Zij geeft onder meer de training Werkdruk de baas.

Zie: http://werkdrukdebaas.overwerkdruk.nl of kijk op www.managementsupport.nl/opleidingen.

Gerda heeft veel kennis en ervaring rondom de thema’s leiderschap, verandermanagement, samenwerken, communicatie, zelfmanagement en loopbaanontwikkeling.

Ze schreef een aantal artikelen en boeken over deze onderwerpen.

Verkrijgbaar bij:

actieprijs*

69.excl BTW

artikelnummer: 92002373 * zolang de voorraad strekt

Tel: 030 229 61 11 Mail: bestel@manutan.nl www.manutan.nl

C O M M U N I C AT I E M A N AG E M E N T TEKST HELEEN TER AVEST | WWW.MANAGERS-EQ.NL

Je baas geeft je onterechte kritiek. Woest ben je, of je voelt je juist heel onzeker worden. Gevoelens waar je je geen raad mee weet, waardoor je totaal inadequaat reageert. Herkenbaar? Psycholoog Heleen ter Avest legt uit hoe je dit soort emoties kunt leren hanteren.

BETER LEREN OMGAAN MET EMOTIES OP DE WERKVLOER

BOOS OP JE BAAS?

S

tel, je bent in opdracht van een van de managers al een tijdje druk met het organiseren van een promotieevenement. Het was om te beginnen al niet simpel om de juiste dag te vinden - een aantal sleutelfiguren met moeilijke agenda’s moet aanwezig kunnen zijn. Maar na de nodige inspanningen en tactvol doch vastbesloten optreden van jouw kant is de datum (yes!) vóór de deadline geprikt. Je bent best een beetje trots op jezelf. Verder heb je een aantal andere aangelegenheden, zoals de locatie, de communicatie en het promotiemateriaal, ook bijna rond.

De volgende dag begin je met het maken van een overzicht van je prioriteiten, want uiteraard ligt er meer dringends op je bordje dan het regelen van dit event. Dan komt de manager haastig binnen, fronsend. Abrupt zegt hij: “De zaken voor dat evenement staan nog steeds niet op de rit hè?” En hij kijkt je niet al te ontspannen aan.

Je bent nu misschien van je stuk, en je stottert wat. Of je leunt achterover en kijkt uiterst koel terug (als blikken konden doden...). Maar misschien zit je anders in elkaar en ga je als een dolle aan de slag om de overige zaken rond het evenement

36

|

oktober 2014

binnen twee uur kort te sluiten, je prioriteitenlijstje - hélaas - van tafel vegend.

Het kan ook zijn dat je met je manager in overleg gaat, helderheid schept over de status en samen prioriteiten stelt - maar je later op de dag ineens toch moe en wat triest voelt over de manier waarop hij je heeft benaderd.

Op dit soort momenten ga je niet effectief om met je emoties en hun lading. Het lukt je dan ook niet goed meer om bewust en slim een passende communicatiestijl te kiezen die ervoor zorgt dat je in het overkoepelende belang (dus ook dat van jezelf) blijft handelen. Of je handelt wel professioneel, maar raakt van jezelf verwijderd.

WEET WAT JE VOELT Dat kan anders. Je kunt je emoties (ook de minder fijne) zodanig leren hanteren dat je er juist energie van krijgt. En daarmee word je direct effectiever in je communicatie. Dit ‘managen van je eigen emoties’ is een aspect van emotionele intelligentie (EQ). Steeds vaker wordt EQ als een essentiële eigenschap van professionals gezien.

Een belangrijk kenmerk ervan is zelfkennis: mensen met een hoog EQ zijn zich bewust van wat ze voelen.

‘ Je observeert je gevoelens met een nieuwsgierige en milde blik, zonder oordeel’

MAAR HOE PAK JE DAT AAN? Je emoties wegduwen, is nooit een goed idee. Dan gaan ze dwarsliggen - op een andere manier en/of op een ander moment.

Zet het gevoel dat door de houding van de manager bij je wordt opgeroepen dus nooit weg als ‘lastig’ of ‘aanstellerij’.

Sta in plaats daarvan juist stil bij wat je voelt. Je kunt dit overigens het beste eerst een aantal keren oefenen op een moment dat je je even kunt terugtrekken, dus niet in een werksituatie. Als je hierin getraind raakt, lukt het voortaan op ieder gewenst moment.

In de situatie met de manager zou je van alles kunnen voelen: schrik, boosheid, onzekerheid, spanning, irritatie of verontwaardiging. Merk op hoe dat voelt in je lichaam. Kijk met respect naar deze emoties, geef ze de ruimte. Maar zonder dat je ze de overhand laat nemen: beschouw ze niet als ‘de absolute waarheid’. Je observeert ze met een nieuwsgierige en milde, vriendelijke blik, zonder oordeel.

JE HUMOR TERUGVINDEN Op deze manier erken je voor jezelf jouw kant van het ‘verhaal’ en daardoor creëer

je ruimte van binnen; je wordt niet langer door deze emoties gehinderd. Zo voorkom je dat je er in je verontwaardiging van overtuigd raakt dat je manager werkelijk zo’n rotvent is. Of dat je in je onzekerheid écht gaat geloven dat er iets mis met je is. Want dan ben je niet meer in staat om vanuit rust en overtuiging in overleg te gaan, grenzen aan te geven en/of feedback te geven.

Je kunt je vervolgens ook beter in de manager verplaatsen. Je voelt de ruimte om je te herinneren dat hij behoorlijk onder druk staat door de niet gehaalde begroting.

En hoeveel er voor hem van dit evenement afhangt. Hoe belangstellend hij was, toen op de afdelingsborrel.

Pas je deze tips toe, dan raakt je communicatie met anderen op lastige momenten ontdaan van een hinderende lading. Je manier van communiceren wordt weer open, relaxed en krachtig. Bij de volgende gelegenheid dat je manager verhaal komt halen aan je bureau, kijk je er luchtiger tegenaan, ben je in staat te relativeren. Je staat hem met begrip, humor en realiteitszin te woord en hij gaat gerustgesteld de deur uit. <

WIE? Heleen ter Avest is trainer bij Management Support. Zij geeft onder andere de training Vlammen op het secretariaat (www.managementsupport.nl/opleidingen). Zij helpt ondersteuners om vol overtuigingskracht, energie en zelfvertrouwen de lead te nemen in hun werk en leert je zó te communiceren dat je gewaardeerd wordt om wie je bent en om wat je doet!

oktober 2014

|

37

BRANDCHECK TEKST JOCELYN REBBENS | WWW.REBBELS.COM

Hoe profileren managementondersteuners zich online en op de werkvloer? Personal Brand-expert Jocelyn Rebbens bekijkt deze maand de personal brand van Menno Spiekerman. ‘Menno wil graag kansen gegund krijgen, ziet zijn doel en werkt daar hard voor.’

‘ GEEF MIJ ALS MAN IN DIT BEROEP EEN KANS!’ GECHECKT:

EERSTE INDRUK

7-

In het eerste mailcontact is Menno zakelijk en to the

Menno Spiekerman, 34 jaar,

point. De dag ervoor checkt hij of onze afspraak nog

Managementondersteuner bij

doorgaat, waardoor ik het gevoel heb dat hij punctueel

het ministerie van Defensie,

is en de touwtjes in handen heeft. Menno komt bij

Kromhout kazerne te Utrecht

ons eerste persoonlijk contact echter bescheiden en verlegen op mij over. Hij kijkt de kat uit de boom.

Na een korte wederzijdse introductie ervaar ik meer oogcontact, meer verbinding en wordt Menno zichtbaarder en persoonlijker.

Personal Brand volgens Menno: Goed georganiseerd accuraat / flexibel geordend afspraak = afspraak heel sociaal trouw laat kaas niet van zijn brood eten rechtvaardig

MEEDOEN? Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kunt doen?

Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot: verabot@vakmedianet.nl.

Wij maken per editie een selectie.

38

|

oktober 2014

‘ Je moet om klussen durven vragen’

8

kop koffie, krijgt hij dat ook te horen. Enig

INTERVIEW

puntje van kritiek: in zijn enthousiasme

Menno herkent mijn eerste indruk: hij heeft altijd even

kan hij soms te snel zijn, anderen net iets

tijd nodig om zich op zijn gemak te voelen. Hij wil graag

te weinig ruimte geven.

gezien worden als serieuze mannelijke management-

Menno: “Als er iets geroepen wordt, dan

ondersteuner: “Geef mij als man een kans in dit beroep.”

doe ik het gelijk.....”. Maar door zich op

Hij probeert dit te bewerkstelligen door fulltime hard te

deze manier te profileren, hoopt hij dat

werken, hij heeft geen 9-5 mentaliteit en geen kinderen.

interessante klussen die voorbijkomen,

Ook laat hij zijn mening horen.

hem worden gegund. “Ik vind het ook leuk om te werken voor andere afdelin-

Online is Menno zeer zichtbaar. Zo richtte hij een aantal LinkedInnetwerkgroepen op waaronder ‘jij-top-secretaresse’ en ‘netwerken voor de kleintjes’ en schreef artikelen voor SecretaresseNet. Toen hij ander werk zocht, voerde hij een grote, persoonlijke PR-campagne met een oproep in Management Support Magazine, visitekaartjes,

‘ Ik pas bij de overheid’

ansichtkaarten, een speciale website, een fotoshoot en social media acties. Hij kreeg zelfs aandacht op de lokale radio en televisie.

Menno onderscheidt zich volgens hemzelf van andere managementondersteuners doordat hij vooruitdenkt, snel schakelt en zowel ad hoc werkt als goed kan plan-

gen zoals Marketing en Social Media”.

Menno ervaart in de korte tijd dat hij deze baan heeft een goede match tussen zijn persoonlijkheid en de organisatiecultuur. “Ik pas bij de overheid”.

9+ O NLINE CHECK

nen voor zichzelf en zijn manager. “Je moet om klussen

Menno is online goed vindbaar. Top!

durven vragen als jij het rustiger hebt. Laat zien dat je er

Niet alleen professioneel; je leert hem

bent en dat jij iets kunt verbeteren.”

ook persoonlijk kennen, zijn passies en

Menno is enthousiast, weet van aanpakken en voor

interesses. Van zakelijke documenten,

veranderingen is hij niet bang. Van zijn collega’s, die hij

een sterk en persoonlijk LinkedInprofiel,

regelmatig om feedback vraagt tijdens een lunch of een

een Twitteraccount, zijn website mennozoekteennieuwebaan.nl, waarop hij zich op een leuke manier profileert,

TIPS

diverse interviews, foto’s, radio- en videofragmenten tot zijn voorzitterschap voor de Kolfvereniging (een balsport) en zijn huwelijksgeloften.

OFFLINE & ONLINE VERSTERKING PERSONAL BRAND

Zijn Personal Brand is gevarieerd, persoonlijk en zelfverzekerd. <

Menno ervaar ik in het interview als een sociale en professionele persoonlijkheid die goed weet waar zijn kwaliteiten, ambitie en talent liggen. Hij heeft overzicht, is accuraat, neemt zijn collega’s serieus en wil zelf als mannelijke management ondersteuner ook

Jocelyn Rebbens is

serieus genomen worden. Hij wil graag kansen gegund krijgen, ziet

eigenaar van ReBBels

zijn doel en werkt daar hard voor. Menno’s online Personal Brand

en trainer bij Management

is zelfbewust en sprankelend. In de eerste indruk bij persoonlijk

Support. Zij geeft trainingen,

contact, komt Menno echter minder zelfverzekerd op mij over. Mijn

workshops en coaching op het

advies is in nieuwe situaties direct meer op je (sociale) kwaliteiten en

gebied van personal branding,

je persoonlijkheid te vertrouwen. Dan maak je sneller persoonlijke

effectieve communicatie en

verbinding. Enige tip die ik op online gebied heb, is je social­media-

praktische psychologie.

activiteiten voor vakgenoten actiever voort te zetten en je kennis plus

Bekijk de trainingen op

ervaring frequent te blijven delen met je groepsleden. Zodat zij van

www.managementsupport.nl/

jou kunnen leren.

opleidingen

oktober 2014

|

39

TA A L K W E S T I E S TEKST THEO DE BOER | VAN DALE | WWW.VANDALE.NL

GEBRUIK DEZE WOORDEN NIET Zie jij een opportunity om dit project vanaf heden uit te rollen en heb je het dan een tijdje druk druk druk? In deze zin staan maar liefst vier woorden of woordcombinaties die je beter kunt vermijden: onnodig Engels, formeel taalgebruik, een vage term en een cliché. Daarover gaat deze aflevering.

Bij het schrijven is het van groot belang dat je je woordkeus

trouwens. Plechtige taal vol woorden

afstemt op je publiek. Vraag je daarom steeds af: voor wie schrijf

als thans of reeds, die een gewoon

ik deze tekst? Wat is mijn verstandhouding tot die lezer? Welke

mens nooit in de mond zou nemen.

woorden zou hij of zij wel begrijpen, en welke niet?

Taal die niet bedoeld was om te com-

Woordkeus is niet alleen een kwestie van welke woorden je wél

municeren, maar om te overdonderen

kiest. Het gaat ook over woorden die je beter niet kunt gebrui-

en te intimideren.

ken. Aan bod in dit artikel komen vage woorden, formele woorden, moeilijke woorden, Engelse woorden en clichés.

Er is veel verbeterd op dit gebied, maar toch gebruiken sommige schrij-

VAGE WOORDEN

vers nog steeds woorden die je in een

Als je helder en aantrekkelijk wilt schrijven, moet je geen woorden

gesprek nooit zou gebruiken. Bijna al-

gebruiken waarvan de betekenis vaag of onduidelijk is. Probeer

tijd is er een minder formeel alternatief

in zo’n geval een alternatief te vinden waarvan de betekenis wél

voorhanden.

helder is. Schrijf bijvoorbeeld niet dat je iets ‘zo spoedig mogelijk’ zult doen, maar noem een datum. Verrassend vaak blijkt trouwens

formele term beter alternatief

dat je zo’n vaag woord ook gewoon kunt weglaten.

aangezien omdat vage term

beter alternatief

aanvang begin

als zodanig

[weglaten]

alsmede, alsook en ook

binnenkort [preciseren]

althans tenminste

doorakkeren bespreken

betreffend over

faciliteren technisch ondersteunen,

derhalve dus

handen en voeten geven

praktische hulp bieden

eveneens ook

uitwerken

gehuwd getrouwd

het zit in de pijplijn we werken eraan en zijn er

gelieve wij vragen u

[datum] mee klaar

om

implementeren invoeren

heden vandaag, nu

in feite

[weglaten]

indien als

in principe

[weglaten]

inzake over

men [preciseren]

middels door

Van Dale Taalhandboek

te allen tijde

nadien daarna

Nederlands

uitrollen doen, maken, op de markt

MEER LEZEN

[weglaten] brengen

Over (onnodig) Engels:

nochtans

en toch

pogen proberen slechts maar

www.stichtingnederlands.nl/ woordenlijst

FORMELE WOORDEN

tevens

Over clichés: Inez van Eijk

Vroeger werd het wel ‘stadhuistaal’ genoemd, de taal die je aan-

trachten proberen

Ik zeg maar zo, ik zeg maar niks

trof in brieven van gemeenteambtenaren – en niet alléén van hen

woonachtig te die in ... woont

40

|

oktober 2014

ook

Equinoctia

ENGELSE WOORDEN

Veel Engelse woorden zijn volkomen ingeburgerd in het Nederlands en kunnen zonder bezwaar worden gebruikt. Er zijn Engelse woorden, zoals computer of baby, waar eenvoudigweg geen alternatief voor is. Andere – sneaky bijvoorbeeld – zijn erg beeldend en drukken precies uit wat je wilt zeggen.

En wanneer je Nederlandse woorden af en toe afwisselt met een Engels synoniem, maakt dat je tekst levendiger.

Toch is het goed om spaarzaam te zijn met Engelse woorden, zeker als er een goed Nederlands alternatief is. Enkele argumenten tegen het gebruik van onnodig Engels: • onbekende woorden komen de duidelijkheid niet ten goede;

MOEILIJKE WOORDEN

• het kan pedant overkomen;

Een algemeen advies is: gebruik zo weinig mogelijk moeilijke

• het is niet altijd even origineel;

woorden als je zakelijke teksten schrijft. Wát moeilijke woor-

• het irriteert mensen die het Nederlands een warm hart toedragen.

den zijn, hangt onder meer af van het opleidingsniveau van je publiek. En verder is het van belang hoe goed je publiek is ingevoerd. Als ze al veel weten over het onderwerp, kan een

onnodig Engels woord

bruikbaar alternatief

vakterm hier en daar geen kwaad. Vraag je dus altijd af wie

attachment bijlage

je lezers zijn.

barcode streepjescode

Als het onvermijdelijk is om een moeilijk woord te gebruiken,

boardingpass instapkaart

kun je het altijd uitleggen:

cash (geld)

contanten, contant

company bedrijf De equinoctia – dat zijn de data waarop de dag even lang

file bestand

duurt als de nacht – vallen op 21 maart en 23 september.

letter of intent

intentieverklaring

meeting bijeenkomst, vergadering

Voor veel moeilijke woorden bestaan eenvoudiger alternatieven. Probeer die te gebruiken. Het heeft weinig zin om

opportunity kans

retourneren te schrijven als je ook voor terugsturen kunt

password wachtwoord

kiezen. Een goed synoniemenwoordenboek of -programma

sealen verzegelen

helpt je bij het vinden van alternatieven.

security beveiliging stakeholder belanghebbende taskforce projectgroep

Een goed synoniemenwoordenboek of -programma helpt je bij het vinden van alternatieven

Druk druk druk

touchscreen aanraakscherm

CLICHÉS

Het woord viel al even: origineel. Natuurlijk, je kunt niet altijd origineel zijn en een zakelijke tekst is niet de aangewezen plaats voor taalvernieuwing. Maar dat wil niet zeggen dat je je best niet hoeft te doen.

Wie aantrekkelijk wil schrijven zorgt er in elk geval voor dat hij geen clichés gebruikt.

Maar om clichés te vermijden, moet je ze wel herkennen. Wees daarom altijd kritisch op wat je schrijft: is deze formulering niet een tikkeltje belegen? Om je op weg te helpen, sluiten we af met een korte opsomming van beruchte clichés. dat wil jij niet weten

het kan vriezen, het kan dooien

het wordt tijd voor een nieuwe

dat kun je wel stellen

druk, druk, druk

uitdaging

dan heb ik zoiets van

de kids

zo is het leven

in die zin

elk nadeel heeft zijn voordeel

oktober 2014

|

41

CONGRES OVER WERKDRUK K DONDERDAG 6 NOVEMBER 2014 DE WERELT, LUNTEREN

CONGRES OVER

Werkdruk? Wat is eigenlijk het probleem?

Ontdek wat uw organisatie kan doen aan beroepsziekte nummer 1. Open de doos van Pandora en zet werkdruk op de agenda!

✔ Alles over de winst, taboes, verantwoordelijkheden en oplossingstechnieken. ✔ Met een inspirerend programma: • Werkdruk: wat is hier eigenlijk het probleem? Prof.dr. Marc van Veldhoven • De doos van Pandora. Carolien Hamming • Duizend oplossingen? Drs. Edo Houwing en drs.ing. Jolanda Willems • Cashen. Jan Prins • Toekomstvisie: naar een stressloze werkplek? Jaap Peters

WWW.OVERWERKDRUK.NL/CONGRES RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74 CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

Organisatie:

g kortin €5o0o,r-abonnijeveins g v inschr of bijt meerdere me rsonen pe

Partners:

PreventPartner

Vergaderstad Dordrecht: doe mee en proef...

Ervaar zelf de verschillende vergadersmaken binnen Dordrecht en haar omgeving. Maak kennis met de stad, haar ondernemers en producten waar de stad trots op is. Kernwoorden: water, historie, sfeer, actief en gastvrij. In de lente van 2015 organiseert vergaderstad (078) opnieuw (gratis) proeverijen. Kijk op de website voor meer informatie.

www.vergaderenindordrecht.nl

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

VERKLEINWOORDEN EN HOOFDLETTERS De regels om woorden te verkleinen, zijn simpel. Vaak

Ik schreef in een nieuwsbrief de

gaat het mis bij de uitzonderingen, zoals ‘A4’tje’. Waarom

zin: 3 Oktober viert heel Leiden

krijgen sommige verkleinwoorden een apostrof? En:

feest. Ik had oktober met een

is Jip-en-Janneketaal met hoofdletters juist gespeld?

hoofdletter geschreven omdat

Judith Winterkamp beantwoordt taalvragen van lezers.

dit het eerste woord van de zin is.

Maar volgens mijn collega is dat

Waarom krijgt het verkleinwoord van baby een apos-

fout. Is dat waar?

trof (‘)? Het is toch logischer om babietje te schrijven De hoofdregel voor verkleinwoorden is eenvoudig: je zet achter het grondwoord de uitgang –je. Bij sommige woorden is er een extra letter nodig: -tje, -etje, -pje of -kje. Die extra letter hangt af van de klank van het basiswoord.

Is Nederlands je moedertaal, dan vormen de meeste verkleinwoorden geen probleem. Je hebt ze vaak genoeg gehoord en gezien om ze foutloos te schrijven. Denk aan bureautje, uitje, laatje, autootje en boompje.

De uitzonderingen zijn lastiger: woorden die een apostrof extra krijgen als je ze verkleint. Zoals bij baby’tje. Op de

Is Nederlands je moedertaal, dan vormen de meeste verklein­ woorden geen probleem

Als een zin begint met een cijfer, dan krijgt het eerste woord na dat cijfer geen hoofdletter. Je collega heeft dus gelijk. Juist is: 3 oktober viert heel Leiden feest.

Maar je bent niet de enige die twijfelt.

Schrijf daarom liever: Op 3 oktober viert heel Leiden feest.

site van de Nederlandse Taalunie staat dat je een apostrof

Begint de zin met een apostrof (‘), dan

gebruikt als het grondwoord eindigt op een ‘y’. Die ‘y’ moet

krijgt het eerste woord wel een hoofd-

volgen op een medeklinker en uitgesproken worden als ‘ie’.

letter. Een paar voorbeelden:

Zoals bij hobby, baby en lobby. Vandaar de verkleinwoorden hobby’tje, baby’tje en lobby’tje. Overigens kom je babietje wel

’s Ochtends start ik het liefst met een

tegen, maar dat is helaas geen goed Nederlands

kop koffie.

Dan zijn er nog woorden als A4’tje en FAQ’je. Hierover zegt

TAALTEST

het Groene Boekje dat we een apostrof gebruiken als het

Wat is het juiste

grondwoord een initiaalwoord, letter, cijfer of een symbool

verkleinwoord?

Ik schrijf Jip-en-Janneketaal met

is. Een initiaalwoord is een afkorting waarvan je de letters

De uitslag vind je op

hoofdletters. Is dat eigenlijk wel

uitspreekt als je het woord zegt. Voorbeelden zijn cao en pc.

pagina 45. Succes!

juist?

Initiaalwoord:

letter:

cijfer:

1. verdieping

Jip en Janneke zijn namen.

cao’tje

g’tje

A5’je

$’tje

2. taxi

Eigennamen schrijven we met een

pc’tje

m’etje

2’tjes

%’tje

3. sms

hoofdletter. Maar als een eigennaam

symbool:

’t Is een geweldige ervaring!

4. stadium

als een soortnaam wordt gebruikt, dan

Judith Winterkamp is eigenaar

5. menu

vervalt de hoofdletter. We bedoelen

van Communicatief tekst en training

6. ding

daarmee dat in dit geval de woorden

en trainer bij Management Support. Zij

7. whiskey

Jip en Janneke niet meer verwijzen

geeft onder andere trainingen op het

8. cd

naar de hoofdfiguren in de boekjes,

gebied van schriftelijke communicatie

9. oma

maar naar de schrijfstijl van Annie M.G.

10. gsm

Schmidt. Daarom schrijven we jip-en-

(www.managementsupport.nl/opleidingen).

Heb je zelf een taalvraag?

janneketaal met kleine letters.

Mail naar Judithwinterkamp@communicatief.info.

Maandelijks selecteert zij een aantal vragen die zij

Bronnen: www.dutchgrammar.com, www.taalunieversum.org,

beantwoordt in deze rubriek.

www.onzetaal.nl

oktober 2014

|

43

S O F T WA R E T I P S TEKST ROEL PEETERS, IN SAMENWERKING MET JELGER VISSER

EVERNOTE

EEN SECRETARESSE VOOR SECRETARESSEN Het kan een flinke worsteling zijn: alle apparaten en locaties beheren waarop contactinformatie, gespreksverslagen, projectdata en andere informatie staan opgeslagen. Had je maar je eigen secretaresse, die je alle informatie altijd direct kon geven...

Die secretaresse is er: Evernote is een handige cloudtool die met een intuïtieve en gebruiksvriendelijke archieffunctie je tweede brein wil zijn. Alle documenten die je beschikbaar wilt hebben, kun je in zogenoemde ‘notities’ wegschrijven naar Evernote.

Als online notitieboek is Evernote niet uniek. Er zijn er legio. Zo hebben we reeds de Microsoft tegenhanger OneNote besproken. Toch is er een aantal zaken dat Evernote bijzonder maakt.

1

VEELZIJDIGE CLOUD-SECRETARESSE

In Evernote kun je tekst typen in een notitie, maar ook documenten uploaden

1

en inscannen. De ingebouwde OCR-functie digitaliseert zo zelfs handgeschreven notities. Visitekaartjes scannen? Geen probleem. Een memo opnemen tijdens een

Het dashboard van Evernote. De Windows-versie verschilt van de

vergadering? Gebruik de speciale geluidsnotitie. Afbeeldingen, geluidsfragmenten,

Mac-versie

e-mails, websites, takenlijstjes, documenten en andere bestanden; Evernote bewaart alles voor je.

De kracht van Evernote is de veelzijdige beschikbaarheid. Er is een versie voor bijna ieder apparaat of platform. Onmisbaar is ook de krachtige zoekfunctie: ieder woord wordt razendsnel gevonden. Zelfs woorden in afbeeldingen. Een digitaal archief valt of staat natuurlijk met de manier waarop en het gemak waarmee je informatie kunt terughalen.

Externe ontwikkelaars verzinnen voortdurend nieuwe apps die Evernote nog sterker en breder toepasbaar maken. Zo kun je met Skitch schermafdrukken bewaren in je Evernote en met Evernote Clearly websites opslaan, ontdaan van allerlei ballast.

BESCHIKBAARHEID

Je kunt Evernote op vrijwel elke computer en elk mobiel apparaat installeren.

Op mobiele apparaten is Evernote beschikbaar voor iPad, iPhone, iPod Touch, Android, Windows Phone en Blackberry. Op computers is Evernote beschikbaar voor Mac OS X, Windows Desktop en Windows 8 (Touch). Ook werkt Evernote met vrijwel alle moderne webbrowsers.

2

EVERNOTE & SAMENWERKEN

Ben je voor ondersteuning toegevoegd aan een projectgroep? Maak – om het overzicht te behouden – een notitieboek over dat project aan. Deel dat met je collega’s, zodat ook zij notities kunnen inzien en nieuwe kunnen toevoegen. Achtergrondinformatie van websites voeg je in met de Web Clipper of Evernote Clearly als je alleen de tekst van een website wilt hebben. Azendoo biedt functionaliteit voor

44

|

oktober 2014

projectmanagement en ­UberConference is een app voor teleconferenties. Koppel ScannerPro (op je tablet of smartphone) aan Evernote en je scant projectdocumenten direct naar het betreffende projectnotitieboek in Evernote.

Ontvang je veel projectinformatie in je mailbox? Stuur die door naar je Evernote mailadres en de mail (met bijlagen) verschijnt als notitie in je Evernote. Als je in de onderwerpregel @naam_notitieboek opneemt, wordt de notitie direct in het betref-

2

fende notitieboek geplaatst. Daarnaast kun je direct trefwoorden toekennen door #naam_trefwoord toe te voegen.

E-mail bewaren in Evernote. Door het gebruik van @- en #-opdrachten komt de notitie direct op de juiste plaats.

3

EVERNOTE & NOTULEREN

Gebruik je telefoon als voice recorder en laat Evernote met een ‘geluidsnotitie’ de hele vergadering opnemen. Intussen maak je zelf aanvullende aantekeningen in een Evernotenotitie op je tablet. Van het whiteboard in de hoek maak je een foto en Evernote digitaliseert de teksten via de ingebouwde OCR-functie. De onduidelijke schets van je collega neem je over in Penultimate, zodat je die later als duidelijke afbeelding kunt opnemen in je notulen. Als je uit de vergadering terugkomt op je werkplek, zijn de verschillende notities al beschikbaar op je desktop of laptop. Je

3

hoeft ze alleen nog maar uit te werken.

EVERNOTE & PRESENTEREN

Geluidsnotitie. Na opslaan komt een audiospeler beschikbaar om

Zoek in Evernote de informatie bij elkaar, plaats die in een nieuwe notitie en zet het

het fragment te beluisteren.

geheel in een gedeeld notitieboek. Je manager kan er zo bij en kan met één keer clicken de ingebouwde presentatiemodus (met aanwijslaser) activeren.

AAN DE SLAG

Evernote is beschikbaar in een gratis en betaalde versie. Qua functionaliteit zijn ze nagenoeg gelijk dus de gratis versie is prima te gebruiken. Het verschil zit ‘m in de maandelijkse uploadlimiet (er is in zowel de betaalde als de gratis versie geen limiet gesteld aan opslag) en de samenwerkingsmogelijkheden.

Hier volgen nog wat handige tips voor als je gaat beginnen met Evernote: • Installeer Evernote op al je apparaten.

• Installeer de browser-plugins.

•M aak een algemeen ‘Inbox’-notitieboek waarin je notities verzamelt vanuit

SAMEN MET ONENOTE

webclippers.

IS EVERNOTE DE ENIGE

•M aak in je mailbox een contactpersoon voor je Evernote mailadres, zodat je snel

TOOL DIE JE ECHT GOED

mailtjes kunt doorsturen naar Evernote (bijvoorbeeld: @Evernote).

HELPT OM OVERZICHT

• Wees consistent in het toekennen van trefwoorden om snel te vinden wat je zoekt.

TE HOUDEN IN ONZE

• Versterk Evernote met apps zoals Skitch en Penultimate

INFORMATIEMAATSCHAPPIJ

•S tel locatietracking in als je de herkomst van je notities op een kaart wilt zien (dat kan handig zijn als je snel de notities van de conferentie in Berlijn wilt inzien) •N eem foto’s van documenten of visitekaartjes en laat Evernote de teksten digitaliseren •D eel notitieboeken met collega’s, vrienden of familie. (Als je eenmaal zakelijk gebruikmaakt van Evernote, zal je dat snel ook prive gaan doen.)

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 43

Zoals met alles is het even wennen, maar als je Evernote eenmaal hebt geïm-

1. verdiepinkje

6. dingetje

plementeerd in je workflow kun je niet meer zonder. Samen met OneNote is het

2. taxietje

7. whiskeytje

de enige tool die je zo goed helpt om het overzicht te bewaren in onze huidige

3. sms’je

8. d’tje

informatiemaatschappij. <

4. stadiumpje

9. omaatje

www.evernote.com.

5. menuutje

10. gsm’etje

oktober 2014

|

45

Van bureaustoel, duct tape, ventilatoren tot brandblussers.

Met één zakelijk account heb je voor iedereen alles snel in huis.

Van office manager tot CFO. Je kunt het zo gek niet bedenken, we hebben alles voor iedereen.

En het voordeel is: je bestelt op rekening en kunt je betaaloverzicht altijd online inzien.

Ga dus snel naar bol.com/zakelijk

Ideaal voor Bijvoorbee relatiegeschenken. ld e cadeaukaeanr bol.com t.

de winkel van ons allemaal

WERK EN RECHT TEKST NICOLE WEIDEMA

Taal blijft een lastig ding en dat wil vooral in de tijd van oprukkende sociale media en e-mail nog wel eens voor problemen zorgen. Want wat de een bedoelt als grap, ervaart de ander als een belediging of zelfs een bedreiging.

LET OP JE WOORDEN! Neem de ruzie in de Nederlandse vestiging

de impact van hoe zij zich online uiten over

van een Amerikaans bedrijf in kantoorartike-

hun werkgever of collega’s, concludeert

len. Het is te rumoerig in de kantoortuin en

juridisch dienstverlener DAS. Ongeveer 10

in opdracht van de afdelingschef stuurt een

procent van van de zaken waarbij ontslag op

medewerkster een mail naar haar collega’s

staande voet aan de orde is, is de oorzaak een

met de vraag of het een beetje stiller kan.

uiting op sociale media. Werkgevers moeten

De mail valt niet goed bij de collega die tegen-

daarbij wel duidelijk maken wat de regels zijn.

over haar zit. Niet alleen uit hij zijn woede in mails naar collega’s, maar ‘s avonds laat stuurt

De site Iusmentis.com legt uit dat de vrijheid

hij ook nog een tirade naar de vrouw waarin

van meningsuiting van werknemers wordt

hij zichzelf omschrijft als thug, een Engels

beperkt door het feit dat zij rekening moeten

woord waarmee een gewelddadige misdadi-

houden met de belangen van hun werkgever.

ger wordt bedoeld. Hij zegt haar te bedreigen,

Zij kiezen er immers zelf voor om bij deze

verklaart dat hij in het verleden mensen en

werkgever in dienst te treden. De werkne-

meubels heeft gesloopt en is weinig compli-

mer van Blokker die het bedrijf op Facebook

menteus over haar werkwijze. De vrouw is van

omschreef als ‘een hoerebedrijf spijt dak er

streek en doet haar beklag bij de leidingge-

ben gaan werken, wordt volgens de rechter

vende. De man is verbijsterd als blijkt dat zijn

terecht ontslagen. Het verweer dat het hier

grappig bedoelde mail door de vrouw als be-

om een mening gaat die werd geuit in een

dreigend is opgevat en weigert excuses aan te

privésituatie, snijdt volgens de rechter geen

bieden. Hij wordt op staande voet ontslagen.

hout. Niet alleen heeft de man enkele collega’s

Voor de rechter blijft hij volhouden dat het

als Facebook-vriend aangemerkt, maar de

onder vrienden normaal is om een dergelijke

uiting kan ook anderen onder ogen komen

mail te sturen, waarop de rechter het ontslag

wanneer deze wordt geliked. Iusmentis.com

in stand houdt.

waarschuwt bovendien dat een uiting op sociale media of in een blog niet per se negatief

Niet altijd wordt grof taalgebruik afgestraft

hoeft te zijn om de schrijver in de problemen

voor de rechter. De 21-jarige medewerker van

te brengen. Werk je voor een beursgenoteerd

een monteursbedrijf die op Facebook zijn

bedrijf, dan kan lekken van informatie over bij-

beklag doet omdat hij met ‘die zwarte’ moet

voorbeeld een op handen zijn fusie voor grote

werken, heeft het verbruid bij zijn werkge-

(juridische) problemen zorgen, niet alleen voor

ver. De werkgever vraagt de kantonrechter

jou, maar ook voor je werkgever. <

daarom de arbeidsovereenkomst met de man te ontbinden. De kantonrechter vindt de discriminerende uitingen op Facebook weliswaar zeer laakbaar, maar vindt dat toch onvoldoende voor ontslag. De werkgever had eerst een waarschuwing moeten geven. Omdat de werkgever écht niet meer met de man verder wil, wordt de arbeidsovereenkomst ontbonden, maar wel met een ontslagvergoeding.

Werknemers beseffen nog altijd onvoldoende

Werknemers beseffen onvoldoende wat de impact is van hun online uitingen over hun werkgever of collega’s oktober 2014

|

47

10 +10 aanbieding Organiseert u bij Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist uw bijeenkomst dan bieden wij u in het najaar een aantrekkelijke korting van 10% op de vergaderarrangementen. Bovendien ontvangt elke gast ook een 10-uurtje ter waarde van € 10. U heeft de keuze uit:

10 + healthy break of 10 + borrel Neem contact op met de afdeling Reserveringen voor meer informatie (info@woudschoten.nl of 0343-492 492).

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

Toptitels Vakmedianet Preventiemedewerker in 100 vragen LEES

TIP

Serie 100 vragen

ISBN: 9789462151581 € 29,95

Memo Plus Arbeidsovereenkomst en Ontslag 2014 Alle geactualiseerde informatie ISBN: 9789462151390 € 50,95

OR en besluitvorming Serie OR Praktijk ISBN: 9789462151819 € 34,95

Arbo Pocket Wet- en regelgeving Editie 2014

LEES

ISBN: 9789462151987 € 41,95

Jaarboek Arbeidsvoorwaarden en Medezeggenschap 2014 Een multidisciplinaire benadering ISBN: 9789462151437 € 159,00

TIP

Over het nieuwe arbeidsrecht

De grootste wijziging van het arbeidsrecht sinds de tweede wereldoorlog ISBN: 9789462152168

Arbo Pocket Wegwijzer

Praktijkgids Pensioenen 2014

Alles over pensioenen, nu en in de toekomst

Editie 2014

ISBN: 9789462151956 € 41,95

ISBN: 9789462151239 € 265,00

€ 34,95

www.vakmedianetshop.nl

Alle prijzen zijn inclusief btw

PRODUCTNIEUWS

COMFORT VOOR REIZENDE LAPTOPGEBRUIKERS Met de opmars van Het Nieuwe Werken werken we steeds vaker met een laptop. En dat gebeurt in toenemende mate ook onderweg. In de trein, het vliegtuig, de vertrekhal of in de hotellobby. Op deze plekken is het vaak niet mogelijk om een comfortabele werkplek te creëren. BakkerElkhuizen, specialist op het gebied van ergonomische producten, ontwikkelde de ErgoTraveller: een ergonomische laptoptas die van iedere plek een tijdelijke comfortabele werkplek maakt. Ook ideaal voor mensen die regelmatig met het vliegtuig reizen. De laptop hoeft namelijk bij de douane niet meer voor screening uit de tas gehaald te worden. Het openklappen van de tas volstaat voor de security check. Handig! De prijs? € 119,99. <

Informatie: www.bakkerelkhuizen.nl

HIJ IS ER WEER: DE COMPLIMEN­TENKALENDER

CADEAUTJE VOOR JE MANAGER?

Elke dag biedt nieuwe kansen om de mensen om

BOEK

Zakendoen in de Nieuwe Economie van Marga Hoek

je heen een compliment te geven. Je partner, een

is tijdens het jaarlijkse

vriend of een collega: iedereen vindt het prettig

Managementboekengala

als je hem of haar waardeert. Inspiratie nodig? De

uitgeroepen tot Managementboek

Complimentenkalender 2015 is er weer. Ook deze

van het Jaar 2014.

derde editie is samengesteld en geschreven door de bekende lichaamstaaldeskundige Frank van

Ondernemers in alle uithoeken van de

Marwijk, auteur van Het groot complimentenboek

wereld verkennen de frontlinie van de

en de bestseller Manipuleren kun je leren, met

nieuwe economie, de economie van

bijdragen van onder meer Dorien Ketel en Sandra

morgen. Marga Hoek, directeur van

van Mameren. <

ondernemersplatform De Groene Zaak,

Uitgever: Haystack, prijs: € 16,95

geeft in Zakendoen in de Nieuwe Economie antwoord op vragen als: • Hoe schaar je je als ondernemer bij

MEETINGREVIEW: TRIPADVISOR VAN DE MEETINGBRANCHE

de koplopers?

• Hoe innoveer je?

• Hoe smeed je businesscases?

• Hoe vind je er financiering voor?

Een meeting of event organiseren begint met het zoeken

• En vooral: hoe doe je dat morgen?

naar een passende locatie. Wie z’n zoektocht start bij MeetingReview vindt een compleet overzicht van be-

Het boek biedt bruikbare handvatten

staande vergader- en eventlocaties. Zoeken is eenvoudig

event te laten slagen. Ook bij

om innovatiever en slagvaardiger

door het gebruik van zoekfilters. Lees ook de reviews over

deze diensten helpen reviews

te ondernemen en geeft een

de locaties. Want je wilt natuurlijk ook weten wat andere

je bij het bepalen van je keuze.

businesscase voor duurzaam

­professionals vinden van de locaties waar jij wilt boeken. Nu

Organiseer jij binnenkort een

ondernemerschap: juist door te laten

is een geslaagde meeting natuurlijk niet alleen afhankelijk

meeting of event?

zien dat duurzaam ondernemerschap

van de locatiekeuze. Nieuw bij MeetingReview is dat diverse

Kijk dan eerst eens op

een businesscase op zich is. <

bedrijven hun diensten aanbieden om jouw meeting of

www.meetingreview.com. <

Uitgever: Vakmedianet

oktober 2014

|

49

C O L U M N / C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Marieke de Wit (a.i) Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Heleen ter Avest, Theo de Boer, Gerda Bos, Sarah Gagestein, Gertjan Groen, Marjolein de Jong, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Vicky Marijnen, Danny Merk, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Nicole Weidema, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Ontwerp & vormgeving Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Druk Ten Brink, Meppel

COLUMN

IK HEB STRESS NODIG In mijn vakgebied, de trainingswereld, maak ik de meeste uren in het voor- en

HUUB VAN MACKELENBERGH

najaar. Volle dagen, regelmatig avonden doorwerken, veel reistijd. Ik tel de uren meestal niet, maar een vijftig-urige werkweek is een voorzichtige schatting. De deadlines vliegen me dan om de oren, aanvangstijden van trainingen zijn heilig, plannen van aanpak dienen op afgesproken momenten bij de klant te liggen, en de administratieve verplichtingen moeten op tijd en datum afgewerkt worden om te voorkomen dat de vrienden van de Belastingdienst me in de nek gaan hijgen. In deze periodes heb ik regelmatig het gevoel dat ik geleefd word, dat ik gek word. Maar ik barst ook van de energie en kan de hele wereld aan. De flow waarin ik terechtkom, tilt me op en laat me zweven.

Er is werkdruk, er is werkstress, en beide halen het beste in me naar boven.

Pas in december, als mijn klanten hun kerstboom gaan versieren en in juli, als ze hun witte benen onder hun bermuda laten uitkomen aan de Franse kust, voel ik dat mijn energie aan het opraken is. Deze rustige maanden van het jaar gebruik ik om nieuwe producten te bedenken, wat te schrijven, te lezen.

Zonder deadline, zonder druk. Niets moet. Maar potverdorie, wat vind ik dat lastig. Er lijkt niets uit mijn handen te komen. Koning uitstelgedrag staat op.

Vandaag niet, dan morgen. Het Spaanse ‘manãna’ zit in mijn bloed en begint te borrelen. Heerlijk, maar ook frustrerend. Je hoeft geen wetenschapper te zijn om vast te stellen dat ik werkdruk en enige stress nodig heb om te

Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840944 / 088-5840943 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 98,95, verzending buitenland per jaar € 25,00 (EU) en € 35,00 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Dordrecht Marketing, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

presteren. Vrijheid, blijheid werkt bij mij niet. En dat geldt niet alleen voor mij:

list’, voor inzicht in beschikbare tijd en kostbare tijd en echte rustmomenten

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd.

Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

met ruimte voor ontspanning. En ik heb het vermogen om mijn werk gezond

ISSN 1382-3590

gezonde werkdruk haalt het beste in de mens naar boven, daar ben ik van overtuigd. Mits je die stress weet te hanteren, natuurlijk. Mijn persoonlijke toverwoord, waardoor ik alle ballen in drukke tijden in de lucht kan houden en optimaal presteer, is gemoedsrust. Ik zorg altijd voor een overzichtelijke ‘to do

te relativeren.

Lekker, de drukke herfst is weer begonnen!

50

|

oktober 2014

Business meetings waren nog nooit zo slaapverwekkend.

Heerlijk slapen met het Bilderberg bedlinnen, maximaal profiteren van uw Bilderberg businessarrangement.

Why settle for less?

Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw business meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten!

Kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, mail met business@bilderberg.nl of bel 0317 - 362 266.

POST-IT® SUPER STICKY NOTES Voor ideeën die moeten blijven plakken.

Wat is jouw droomidee?

Post het op makeithappen.post-it.com en wie weet realiseert Post-it® Super Sticky Notes het wel.

Deze actie is geldig tot en met 31 oktober 2014.

MAKE IT HAPPEN