FACTO_2011_11 by VMN Media

nummer 11, november 2011

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

FACTO Magazine

THEMA: INKOOP/CONTRACTMANAGEMENT

be bright be sure

Thijs van Aart en Han Candel, Equens:

Regie kan niet zonder contractmanagement nummer 11, november 2011

Duurzaam inkopen van huisvesting

Inkoopinformatie uit spend-analyse

Stop legionella met slimme techniek

Pag. 17

Pag. 30

Pag. 38

UW WERKPLEKKEN WÈL CONFORM NEN 2580?

www.FMIS.nl

Facto 12

Magazine

速

Regie kan niet zonder contractmanagement

Het facilitair bedrijf van Equens wordt omgevormd van een uitvoeringsnaar een regieorganisatie. Een van de grote uitdagingen is het vormgeven van professioneel contractmanagement. Han Candel en Thijs van Aart over het traject, dat Facility Management en Procurement gezamenlijk doorlopen.

t hema inkoop/contrac tmanagement

Inkoop is geven en nemen Inkoop is geven en nemen. Het is een van de uitspraken van Jos Plattel, directeur van Pro Mereor, een van de oudste inkoopadviesbureaus in ons land. Een gesprek met Plattel over de ontwikkelingen die momenteel in het inkoopvak spelen.

t hema inkoop/contrac tmanagement

Legionella te lijf met uitgekiende gebouwtechniek

De sluipmoordenaar legionella is nog steeds actief. De impact op de bedrijfsvoering kan verstrekkende gevolgen hebben. Duurzame en energiezuinige preventietechnieken dienen zich aan. Ook speciale software in het gebouwbeheersysteem kan helpen legionella te voorkomen.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

>>> ,@:76)19*4),- 64

12,5 g per droogbeurt

Ecologische voetafdruk van 12,5 gram koolstof per droogbeurt.

3,2 g per droogbeurt

Ecologische voetafdruk van 3,2 gram per droogbeurt.

- -+747/1:+0- =7-;).,9<3 =)6 8)81-9-6 0)6,,7-3-6 3)6 78478-6 ;7; /9)5 3774:;7. 8-9 ,977/*-<9;

- @:76 19*4),-E 0)6,,97/-9 0--.; --6 -+747/1:+0- =7-;).,9<3 =)6 /9)5 3774:;7. 8-9 ,977/*-<9;

-; .)*91+)/-897+-: 1: =-9)6;>779,-4123 =779 0-; /977;:;- ,--4 01-9=)6 73 0-; =-9=7-9 7=-9 ,- >-/ =779 0-9*-=7799),16/ -6 ).=)4=-9>-9316/ 0--.; -9 16=47-, 78

1; 1: 16+4<:1-. ,- .)*91+)/- =)6 0-; )88)9)); 6 A7,9) 0-; )88)9)); 1: /-4-=-9, 1: -9 /--6 =-9=7-9 5--9 75,); -9 /--6 0-9*-=7799),16/ 7. ).=)4=-9>-9316/ =)6 =-9*9<13:)9;13-4-6 5--9 84));:=16,;

-/-=-6: 7=-9 8)81-9-6 0)6,,7-3-6 <1; ),:-6 9)8879; =779 ,- &-9-61/,- #;);-6 D C 1.- +@+4- )::-::5-6; 7. ;1::<- 897,<+;:B <1;/-=7-9, 6)5-6: 15*-94-@ 4)93 --6 ,-9,- 8)9;12 ,1- 61-; 1: /-3788-4, ))6 @:76 5141-<*9766-6*-0--9 ,977/*-<9;-6 8-9 ,)/ >-936-5-9: 8-9 3)6;779 >-93,)/-6 ,977/*-<9;-6 8-9 ,)/ 2))9 /-*9<13 <1;:;77; =)6 3774:;7.,17?1,- 8-9 2))9 =)6 76*-0)6,-4,- 8)81-9-6 0)6,,7-3-6 3/ - *-9-3-616/ =)6 @:76 ))6;)4 ,977/*-<9;-6 7=-9 2))9 ? ? ? ,977/*-<9;-6 ;7;)4- <1;:;77; 7=-9 2))9 ?

3/ - ;7;)4- <1;:;77; 8-9 ,977/*-<9;

/ - -/-=-6: 7=-9 @:76 19*4),-E 0)6,,97/-9 /-*):--9, 78 0-;A-4.,- ))6;)4 ,977/*-<9;-6 )4: 16 0-; ),:-6 9)8879; 0-;A-4.,- /-*9<13 =)6 2))9 :-+76,-6 ,977/;12, 5=); 773 :;)6, *@ -6-9/1-=-9*9<13 -6 <1;:;77; ,779 897,<+;1- ;9)6:879; -6 76;5)6;-416/ =779 0-; &-9-61/, 761639123 977/;12, =)6 :-+76,-6 /-*):--9, 78 # 897;7+74 !

/9)5 8-9 ,977/*-<9;

t hema inkoop/contrac tmanagement

Duurzaam inkopen huisvesting Duurzaam inkopen van huisvesting is van groot belang voor vastgoedeigenaren en eindgebruikers. Huisvesting is qua omzet namelijk minimaal de helft van alle facilitaire inkopen. Hier liggen dus grote kansen om zonder te grote investeringen veel energie en dus kosten te besparen. Irma Thijssen, adviseur Energie & Gebouwde Omgeving bij Agentschap NL: ‘Duurzaam inkopen werkt. Veel lagere overheden zien dat nog onvoldoende in.’

Duurzaam contractmanagement gaat verder dan inkoop Hoe wordt de duurzaamheid van de ingekochte producten en diensten ondergebracht in facilitaire contracten en wat betekent dat voor het contractmanagement?

Waarom gaat er nog zo veel mis? Het lijkt allemaal zo mooi. Na een goed verlopen tenderprocedure is de nieuwe leverancier gecontracteerd. Nu moet het contractmanagement nog worden ingeregeld. Op papier zijn goede afspraken gemaakt met de leverancier over KPI’s en het leveren van managementinformatie. Maar de praktijk blijkt vaak een stuk weerbarstiger.

Hoe factuurgegevens inkoopinformatie worden Inkoopprofessionalisering begint bij een spend-analyse. Wie deze analyse volgens een doordacht format opzet en bovendien periodiek uitvoert, kan daar veel baat bij hebben.

Het stadhuis in Den Haag is in het kader van een pilot van de Taskforce Verlichting overgestapt op energiezuinige verlichting. Jacques de Ligt en Frank Postema van de gemeente vertellen over hun ervaringen op pagina 40.

En verder 6 34 43 44 44 45 45 46 47 50

nieuws column Philip over inkoop boekrecensie DIV-column agenda rising star recht contacten en contracten column Gerard Dessing

Werken in de cloud? Hoewel er steeds meer over wordt geschreven, roept de term ‘cloud’ bij veel mensen nog de nodige vraagtekens op. In dit artikel wordt uitgelegd wat de cloud is en wat deze kan betekenen voor een organisatie. Ook wordt antwoord gegeven op de vraag of werken in de cloud wel veilig is en komen de voor- en nadelen aan bod.

Haags gemeentehuis stapt over op energiezuinige verlichting In het kader van de pilot ‘Facilitair managers en verlichting’ van de Taskforce Verlichting stapte het stadhuis van de gemeente Den Haag over op energiezuinige verlichting. Jacques de Ligt en Frank Postema van de gemeente delen hun ervaringen.

Extra: Focus op Facility (32 pagina’s in het hart van dit nummer)

Bezoek de Facto-dossiers De website www.factomagazine.nl bevat drie dossiers met informatie over duurzaamheid, Het Nieuwe Werken en regie. Neem eens een

Coverfoto: Eduard van der Worp, Haarlem

Facto Magazine nummer 11 november 2011

nieuws

Agressie tegen werknemers met publieke taak daalt Werknemers in beroepsgroepen als ambulancezorg, onderwijs en belastingdienst hebben minder te maken met agressie en geweld. Het percentage slachtoffers onder deze en andere werknemers met een publieke taak daalde van 66% in 2007 tot 59% in 2011. Het streefcijfer van 51% is nog niet gehaald. Het programma Veilige Publieke Taak (VPT) wordt daarom verlengd en verder aangescherpt, onder meer door

de inzet op het vaker verhalen van schade op daders en door slachtoffers te stimuleren om aangifte te doen. Dat schrijft minister Donner van Binnenlandse Zaken in het rapport Agressie en geweld tegen werknemers met een publieke taak. Het is de derde meting in het kader van het Programma Veilige Publieke Taak. Uit het rapport blijkt dat het percentage werknemers met een publieke taak dat de afgelopen vier jaar slachtoffer was van agressie of geweld, gemiddeld

genomen is afgenomen van 66% in 2007 naar 65% in 2009 tot 59% in 2011. De daling betrof zeven van de vijftien onderzochte beroepsgroepen, zoals » de belastingdienst (-20%) » het voortgezet onderwijs (-14%) » het primair onderwijs (-12%) » de ambulancezorg (-10%) » de NS (-5%). In één beroepsgroep nam het aantal gevallen toe tussen 2007 en 2011: de sociale diensten (+8%).

Wegwijzer ‘Aanbesteden in het onderwijs’ Niet alleen grote onderwijsinstellingen hebben te maken met (Europees) aanbesteden. In alle onderwijssectoren worden schoolbesturen geconfronteerd met de nieuwste wetgeving en drempels, die ertoe leiden dat ze hun inkopen via (Europese) aanbestedingen moeten regelen. Om scholen daarbij te helpen, biedt Pro Mereor Inkoopkenniscentrum de

Online rekenmodule energiezuinige verlichting

praktische wegwijzer Aanbesteden in het onderwijs aan. Het boekje bevat: » een toelichting op de regelgeving; » een handleiding voor het opzetten van een eigen project Europees aanbesteden (van de planning en de opstelling van het aanbestedingsdocument tot en met de beoordeling van de inschrijvingen en de wijze van gunning);

Meer informatie: www.verdiengeldmetbetereverlichting.nl

‘Aanbesteden in het onderwijs’ is verkrijgbaar onder ISBN 9789090262710 voor € 24,95 incl. btw. De uitgave is ook te bestellen via www.pro-mereor.nl.

1 uur tijdwinst per dag, het kan!

De Nederlandse Lichtassociatie (NLA) heeft een online rekenmodule waarmee organisaties kunnen berekenen wat de vervanging van lampen door energiezuinige alternatieven oplevert. Na het afzetten van de investeringskosten tegen de opbrengsten kunnen geïnteresseerden de koe direct bij de hoorns vatten: de website bevat een compleet overzicht van verlichtingsspecialisten waarbij zij terechtkunnen. Vooral in kantoorpanden zijn lichtbronnen vaak enorme energieslurpers. Het vervangen van de huidige verlichting kan de energiekosten significant verlagen, gemiddeld zo’n 30 tot 70 procent. Daarnaast kan het plaatsen van energiezuinige verlichting ervoor zorgen dat het pand een hoger energielabel krijgt, waardoor het pand in waarde stijgt.

» interviews met mensen uit de praktijk, die vertellen over hun ervaringen met aanbesteden en hun beste tips doorgeven.

Voor facility managers en medewerkers die het superdruk hebben, is de nieuwe eendaagse training FacilityPOWER op 21 december. De training biedt slimmere manieren en technieken om grote hoeveelheden werk sneller en zonder stress af te ronden (maar wel met gelijkblijvende kwaliteit!). Tijdens de training is er - in zes blokken van 60 minuten - aandacht voor de volgende onderwerpen: » Presenteer jezelf met kracht (over vertrouwen, initiatief nemen en goede vragen stellen)

Facto Magazine nummer 11 november 2011

» Van chaos naar ... controle, rust en minder stress! (over prioriteiten stellen en de juiste dingen doen) » De winst van snellezen (hoe lees je 500 woorden per minuut?) » Omgaan met moeilijke en onverwachte situaties (over omgaan met conflicterende belangen en leren zeggen waar het op staat) » 1 uur per dag tijdwinst met slim gebruik van Outlook (elke dag je hoofd én inbox leeg) » Aanspreken en uitspreken (complimenteren is wat anders dan slijmen en zeg wat je wilt in plaats van wat je niet wilt) De training wordt gegeven in BCN Capelle aan den IJssel, vlakbij de A20 (Afslag Alexanderpolder) en het NS station Rotterdam Alexander. Informatie en aanmelden: www.factomagazine.nl/opleidingen

nieuws

Meer aandacht voor energiebesparing bij FM

In 2012 weer China-reis newDirections De trip van anderhalve week staat gepland voor oktober 2012 en gaat naar onder andere Beijing en Shanghai. Doel van de reis is te laten zien hoe snel China zich momenteel ontwikkelt en wat dat betekent voor de wereld en dus voor FM als vakgebied. Verder is het een gelegenheid het netwerk te vergroten en nieuwe mensen uit het vakgebied (alsmede daarbuiten) te leren kennen.

De aandacht voor energiebesparing onder facilitair professionals groeit. Vrijwel alle facilitair professionals hebben in de afgelopen drie jaar energiezuinige maatregelen genomen. Een groot deel van de professionals is van mening dat wetgeving rond energiebesparing helpt om de maatregelen door te voeren. Toch is slechts 30 procent van de facilitaire professionals bekend met het Activiteitenbesluit van de Wet milieubeheer. Aan de verplichting om alle energiebesparende maatregelen te nemen die zich binnen vijf jaar terugverdienen, wordt in veel gevallen dan ook nog niet voldaan. Dit blijkt uit onderzoek dat werd uitgevoerd in het kader van de campagne Slimme energie, in opdracht van Agentschap NL onder 928 facilitair professionals, adviseurs en installateurs. Uit de onderzoeksresultaten blijkt dat facilitair professionals - na een kleine dip in het voorgaande jaar - weer meer aandacht hebben voor energiebesparing. Maar liefst 94 procent van de ondervraagden geeft aan de afgelopen drie jaar energiezuinige maatregelen te hebben genomen. Deze maatregelen liggen vooral op het gebied van » energiezuinige verlichting (65%) en » het goed afstellen van klimaatinstallaties (61%). Ook voor de komende jaren verwachten de ondervraagden weer meer te gaan doen aan energiebesparing. De motivatie om met het thema aan de slag te gaan zit vooral in de te realiseren kostenbesparing en de verbetering van het binnenklimaat (88%). Ook vindt het thema steeds meer borging, doordat energiebesparende maatregelen worden opgenomen in de meerjarenonderhoudsplannen.

newDirections organiseert net als in 2010 weer een studiereis naar China.

Meer weten? Stuur dan een mail naar info@newdirections.nl

Nationale HNW-Barometer van start Hoe staat het met Het Nieuwe Werken in ons land en welke effecten sorteert het? Zijn er verschillen waarneembaar in 2011 ten opzichte van 2010? Op die vragen moet de Nationale Nieuwe Werken Barometer 2011 antwoord geven. Onlangs is de tweede editie van de Nationale Nieuwe Werken Barometer uitgezet door Rotterdam School of Management, Erasmus University, Novay en het Center for People and Buildings. Aspecten die worden bekeken, zijn: » Hoe vergevorderd zijn organisaties in de adoptie en implementatie van

Het Nieuwe Werken? » Wat zijn de ervaringen bij Het Nieuwe Werken? » Tegen welke problemen lopen organisaties aan bij invoering van HNW? » Welke effecten worden gerealiseerd? » Welke rol zou de politiek moeten invullen om een bredere invoering van HNW te faciliteren? De barometer is een online vragenlijst, die via diverse kanalen wordt uitgezet. Het adres van de website is www.hnwbarometer.nl. Tijdens de week van Het Nieuwe Werken 2011 zullen de eerste resultaten bekend worden gemaakt.

Facilitaire Vakbeurs Assen Op 23 en 24 november vindt de eerste editie plaats van de Facilitaire Vakbeurs Assen. Op de vakbeurs zijn ruim honderd standhouders, waaronder Pitney Bowes, Wegter Grootverbruik, Fortron, Nu-Swift, Van Gansewinkel, DGO Express, Brink’s Nederland, Noki Lock, Beukenhorst Koffie, Velopa, Still Intern Transport en Total Facility Management. De beurs richt zich specifiek op vakbezoekers uit de provincies Groningen, Friesland, Drenthe, Overijssel en Flevoland. Er is ook een inhoudelijk programma in de vorm van seminars. Facilitaire Vakbeurs Assen, woensdag 23 en donderdag 24 november van

13.00 tot 21.00 uur. Locatie: TT Hall, De Haar 11 in Assen. Entreeprijs: € 10,-. Op vertoon van een relatiekaart is de toegang gratis. Zie www.facilitairevakbeurs.nl.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

nieuws

App voor vergaderen

Inkopen en aanbesteden in onderwijs Pro Mereor Inkoopkenniscentrum organiseert twee nieuwe bijeenkomsten over inkopen en aanbesteden in het onderwijs.

Veilig, gestructureerd en papierloos vergaderen. Dat kan met de nieuwe iPad-applicatie Board Room die is ontwikkeld door het softwarebedrijf Effacts. Met deze applicatie wordt het vergaderproces vastgelegd en het nakomen van de afspraken gecontroleerd. Alles wordt op een veilige manier gedeeld, zonder nodeloos veel papier te verspillen. Harm Bavinck van Effacts: â&#x20AC;&#x2DC;Met de definitieve doorbraak van Het Nieuwe Werken en de technologische vooruitgang zal het gebruik van tablets in de vergaderpraktijk alleen maar toenemen. Documenten zijn hiermee alleen voor de juiste mensen beschikbaar, zwerven niet in tientallen mailboxen en de structuur van een vergadering ligt altijd vast.â&#x20AC;&#x2122; De app is in de iTunes App Store te vinden onder de naam â&#x20AC;&#x2DC;Board Roomâ&#x20AC;&#x2122;. (Advertentie)

*5$7,6

VFDQ

3 ODQPDWLJ RQGHUKRXG Ĺ&#x201A; 6FKRQHU Ĺ&#x201A; 3UHWWLJHU Ĺ&#x201A; *H]RQGHU Ĺ&#x201A; /DQJHUH OHYHQVGXXU Ĺ&#x201A; 9DVW EXGJHW

De driedaagse workshop â&#x20AC;&#x2DC;Slim inkopen en aanbesteden in het onderwijsâ&#x20AC;&#x2122; is bedoeld voor inkopers, hoofden van inkoop en medewerkers met inkooptaken. Onderwerpen die aan de orde komen, zijn onder meer het bouwen van een inkoopfunctie, het nut van inkooptools en uitleg over de uitvoering van een Europese aanbesteding. De middagbijeenkomst â&#x20AC;&#x2DC;Professionalisering van de inkoopfunctie in het onderwijsâ&#x20AC;&#x2122; is bedoeld voor directieleden en bestuurders verantwoordelijk voor inkoop. Voorbeelden van onderwerpen die aan de orde komen, zijn rechtmatig- en doelmatigheid, controle op inkoopfunctie en integriteit en inkoopethiek. Meer informatie: zie www.pro-mereor.nl

40 kantjes KPIâ&#x20AC;&#x2122;s, lekker beheersbaar ... Het komt echt voor: een strak facilitair contract van een paar kantjes, waarin alles juridisch is geregeld. Maar dan wel een bijlage van veertig kantjes met alle Key Performance Indicators (KPIâ&#x20AC;&#x2122;s). Natuurlijk is het bij contracten leveranciersmanagement van cruciaal belang om af te stemmen wat je wilt meten en sturen, maar houd het dan wel bestuurbaar. Thies Kuijlman van Crics (www.criscs.com) geeft op internet een â&#x20AC;&#x2DC;richtlijnâ&#x20AC;&#x2122; over omgaan met KPIâ&#x20AC;&#x2122;s: Âť Maximum. Probeer om maximaal vijf tot tien KPIâ&#x20AC;&#x2122;s te definiĂŤren. En alleen voor die punten die er echt toe doen. Het mogen er best meer zijn, maar dat is haast niet overzichtelijk te managen. Âť Doel. Spreek geen KPIâ&#x20AC;&#x2122;s af om zoveel mogelijk te kunnen controleren. Spreek KPIâ&#x20AC;&#x2122;s af die waarde toevoegen voor je interne klant of stakeholder. Waar heeft diegene nu echt behoefte aan? Âť Test. Doe een test en stel op korte termijn vast of het werkt. Sommige KPIâ&#x20AC;&#x2122;s lijken zo handig bij het afspreken, maar blijken lastig meetbaar in de praktijk. Âť Secuur. Het is misschien een open deur, maar baken af wat je wilt en wat je niet wilt en wees secuur. Zaken die in een contract of KPI het meest misgaan, zijn: tegenstrijdigheid met andere lopende contracten of KPIâ&#x20AC;&#x2122;s; onduidelijkheid: het â&#x20AC;&#x2DC;ik dacht dat we elkaar begrepenâ&#x20AC;&#x2122;-syndroom; KPI matcht niet met het onderwerp van de overeenkomst; slordigheid: geen controle en geen signalering bij verzuim; onvolledigheid: wel afspreken wat je wel wilt, niet wat je niet wilt. Âť Dossiervorming. Met een goed dossier zijn problemen sneller op te lossen of worden ze vaak zelfs voorkomen. Regel dus vooraf een manier om een goed dossier op te bouwen, anders gebeurt het meestal niet meer.

nieuws

Groene Geldwagen Duurzaamheid wordt ook steeds belangrijker in de beveiligingswereld. Een goed voorbeeld is de eerste 100 procent elektrische geldwagen van G4S en Mercedes-Benz. Aan de bestaande techniek van de Mercedes-Benz Vito zijn zonnepanelen toegevoegd zodat er voldoende stroom wordt gegenereerd voor het tweede elektrisch systeem om de wagen ge-

schikt te maken voor veilig waardevervoer. De wagen heeft een actieradius van ongeveer 80 kilometer. Bovendien stoot de wagen geen uitlaatgassen uit en heeft hij een laadvermogen van 900 kilogram. De auto wordt momenteel met name ingezet in de binnenstad van Rotterdam. Meer informatie: www.GroeneGeldwagen.nl

NEN-bijeenkomst HNW-richtlijn NEN is van plan een Nederlandse Praktijkrichtlijn ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW) te ontwikkelen. In de normcommissies Platform Ergonomie en Meubelen voor Kantoren wordt al geruime tijd gediscussieerd over HNW. Uit deze discussies blijkt dat er bij de invoering van een dergelijke richtlijn veel om de hoek komt kijken. De multidisciplinaire begeleidingscommissie die NEN wil oprichten, moet een procesdocument opleveren met daarin een methodiek over hoe de in-

voering het beste kan plaatsvinden, rekening houdend met genoemde aspecten. Het document moet dus praktische handvatten bieden. Om de mogelijkheden te verkennen organiseert NEN een informatiebijeenkomst op donderdag 10 november, van 9.30 tot 11.30 uur bij NEN in Delft. Tijdens de bijeenkomst wordt informatie verstrekt over onder andere de mogelijke inhoud van de richtlijn.

Gom test nieuw geurconcept Gom start met een onderzoek naar de invloed van geur bij microvezelreiniging op de schoonmaakbeleving van gebouwgebruikers. Het onderzoek bestaat uit enquêtes onder gebruikers van de gebouwen én onder de medewerkers die met de geuren werken. Het onderzoek wordt gehouden in samenwerking met diverse opdrachtgevers met verschillende werkomgevingen. Voorafgaand aan de praktijktest is Gom begeleid door Annindriya Scent Company, een onafhankelijk geurenkenniscentrum. In de eerste fase is gekeken naar de wijze van toevoegen van geur aan het schoonmaakproces (onder andere wasmiddel, spraymethode), de wijze van vrijgeven van geur (onder andere geëncapsuleerde varianten, membraanverdampers) en de geurdragers (onder andere materiaal, kleding, machines). De mogelijkheden en onmogelijkheden zijn intensief onderzocht. Vervolgens is een kleinschalige test uitgevoerd op het hoofdkantoor van Gom. Bij de brede vervolgtest is gebruikers gevraagd naar hun mening over vier geselecteerde geuren. De best scorende geur is gekozen voor het grote onderzoek onder opdrachtgevers.

Samenwerking Ahrend en Sitag

Meer weten? ir. Mirjam van der Gugten, consultant NEN Arbeid, telefoon (015) 2 690 357, arbeid@nen.nl.

Serving you - Serving nature CWS International is in achttien landen gestart met een grootscheepse campagne onder de naam ‘Serving you - Serving nature.’ Hiermee benadrukt de dienstverlener dat de klant centraal staat (serving you) en dat daarbij wordt gestreefd naar een grote verantwoording en be-

trokkenheid bij het milieu (serving nature). De campagne omvat onder meer een geheel nieuwe website, advertenties, brochures en een nieuw design op de bedrijfswagens. Meer informatie is te vinden op www.serving-nature.nl

Kantoorinrichter Ahrend gaat een strategische samenwerking aan met Sitag, de Zwitserse producent van kantoormeubilair. De samenwerking houdt in dat Ahrend in de Benelux een aantal producten van Sitag opneemt in haar collectie. Het gaat vooralsnog om twee bureaustoelen en de ‘Lillus’, een zitmeubel in de vorm van een voet-, tennis- of volleybal (zie de foto).

Facto Magazine nummer 11 november 2011

Green Selection Program Groen is een keuze Steeds meer opdrachtgevers die maatschappelijk verantwoord ondernemen serieus nemen, kiezen voor Gom. Zij weten dat het Triple-P beleid (Planet, People, Profit) binnen Gom uitstekend is verzorgd. Maar is dit ook zichtbaar voor alle gebouwgebruikers? En zijn er niet méér mogelijkheden binnen de schoonmaak? Het Green Selection Program ondersteunt als totaalconcept uw inspanningen op de planet component. Uw inspanningen op MVO gebied worden zichtbaar, en het concept omvat tevens groene sanitaire voorzieningen en de recycling van plastic automaatbekertjes. Desgewenst inclusief afvalinventaris. Een zichtbare, nieuwe, frisse dimensie in één totaalaanpak. Wilt u meer informatie? Kijk dan op www.greenselectionprogram.nl

Gom. Schoonmakers die vooruitdenken

De juiste mensen op de juiste plek

nieuws

‘Sloop-nieuwbouw duurzamer dan transformatie’ aan de Gerbrandystraat in Utrecht. Hieruit blijkt dat voor dit gebouw sloop-nieuwbouw aanzienlijk gunstiger is dan transformatie.

DHV heeft een duurzaamheidsanalyse uitgevoerd voor de herbestemming van het voormalige belastingkantoor

Deze uitkomst wijkt af van hetgeen in het algemeen wordt gedacht, namelijk dat transformatie van vastgoed minder milieulasten met zich meebrengt, onder meer vanwege hergebruik van (delen van) het gebouw en de minder benodigde bouwmaterialen. Voor het belastingkantoor zijn de vereiste aanpassingen voor de nieuwe functie echter zodanig groot, dat nieuwbouw tot een duurzamer resultaat leidt. De sloop-nieuwbouwvariant scoort

G4S neemt ISS over Beveiligingsbedrijf G4S neemt facilitair dienstverlener ISS over. Met de overname is een bedrag gemoeid van ongeveer 6 miljard euro. De helft van dit bedrag zullen de Britten contant overmaken. Voor de overige 3 miljard euro worden aandelen gebruikt. Met de overname haalt beveiliger G4S geïntegreerde diensten op het gebied van schoonmaak, catering, bewaking, support en technisch onderhoud van gebouwen en installaties in huis. Het samengevoegde bedrijf zal aan ruim 1 miljoen mensen in 130 landen werk bieden. De omzet van de twee bedrijven samen bedroeg vorig jaar ruim 18,1 miljard euro. De overname moet nog wel worden goedgekeurd door de Europese autoriteiten.

Adverteerdersindex Ongeveer 25 procent van de omzet van de nieuwe groep zal afkomstig zijn van snel groeiende nieuwe economieën. De gecombineerde groep zal worden geleid door de CEO en de CFO van G4S. Na voltooiing van de transactie zal de huidige CEO van ISS toetreden tot het directieteam en leiding geven aan de gecombineerde Europese operatie als Chief Operating Officer en Regional CEO Europe. ISS in Nederland (hoofdkantoor in De Meern) had in 2010 een omzet van 449,9 miljoen euro en telt circa 18.500 medewerkers. G4S in Nederland (hoofdkantoor in Amsterdam) realiseerde in 2010 met ruim 5.500 medewerkers een omzet van 308 miljoen euro.

Eerste Breeam-NL certificaten bestaande bouw De Dutch Green Building Council (DGBC) heeft de eerste Breeam-NL Bestaande Bouw en Gebruik certificaten uitgereikt aan ANWB, SER, ING Real Estate, DWA en Kennedy Wilson/Bank of Ireland Private Banking. Het keurmerk beoordeelt niet alleen het gebouw zelf, maar ook het beheer en gebruik ervan, en is daarom extra

logischerwijs slechter op materiaal, er zijn namelijk meer grondstoffen nodig dan bij transformatie. Thomas Metz, adviseur duurzaam bouwen en energie bij DHV: ‘Op energetisch vlak scoort nieuwbouw echter substantieel beter. Dit doordat de nieuwste bouwtechnische kennis toegepast kan worden, waardoor het gebouw beter geïsoleerd is. Het huidige pand daarentegen zal door het behoud van de gevel niet het voor woningen gewenste akoestisch en thermisch comfort kunnen behalen. Mede hierdoor scoorden de transformatievarianten duidelijk slechter dan de sloop-nieuwbouw. Voor het watergebruik is er geen verschil.’

relevant voor gebouwbeheerders. Er wordt gekeken naar drie deelgebieden: Asset, Beheer en Gebruik. ‘Asset’ is het gebouw zelf. De exploitatie ervan valt onder ‘Beheer’ en de manier waarop de gebouwgebruikers hun activiteiten in het gebouw managen, wordt beoordeeld onder ‘Gebruik’. Meer informatie over Breeam-NL is te vinden op www.breeam.nl.

CWS Nederland B.V. 19 Dyson bv 4 G4S Beveiliging bv 22 GOM 10 Hoffmann Bedrijfsrecherche bv 14 Miele Professional 16 Mister Kool’s 8 Nestlé Nederland BV 33 NPQ FM Solutions 2 Nsecure Barendrecht 52 Pro-Mereor Inkoopkenniscentrum 26 Secned BV Security and Cleaning 36 Soba Security Opleidingen 29, bijsluiter TT Hall Assen 42 VFM Facility Experts & People cover Yask 51 Focus op Facility 365 3M Security Systems Division AOG School of Management Axxerion Facility Services CWS Nederland BV G4S Beveiliging ISS Facility Services Kimberly-Clark MAS dienstverleners Miele Nederland NewFacts Nsecure Barendrecht Numatic International BV Spyke Security

Facto Magazine nummer 11 november 2011

28 22 18 2 8 32 16 12 5 10 20 26 14 24

t hema inkoop/contrac tmanagement

Regie kan niet zonder contractmanagement Het facilitair bedrijf van Equens wordt omgevormd van een uitvoeringsnaar een regieorganisatie. De transformatie is eind dit jaar afgerond. Een van de grote uitdagingen was het vormgeven van professioneel contractmanagement. Han Candel en Thijs van Aart over het traject, dat FM en Procurement gezamenlijk hebben doorlopen. GERARD DESSING

ie regelmatig over de A12 bij Utrecht rijdt, kan ter hoogte van de afslag Jaarbeurs het pand van Equens (het voormalige Interpay) bijna niet missen. Het vijftien verdiepingen tellende gebouw (33.000 m2 waarvan Equens 21.000 m2 heeft gehuurd voor 900 werkplekken) heeft een herkenbare uitstraling, mede door de naam die duidelijk leesbaar op de gevel is aangebracht. Een paar jaar geleden bestond het facilitair bedrijf nog uit zo’n 115 fte’s. Inmiddels is dat aantal gereduceerd tot acht voor facilities en acht voor inkoop. Een lean and mean-bezetting dus, voortvloeiend uit de omvorming van een uitvoeringsnaar een regieorganisatie.

KERNGEGEVENS! Organisatie Kernactiviteit Plaats Medewerkers Website

: Equens : leveren van betalingsverkeerdiensten (nationaal en internationaal) : Utrecht : 1.100 (850 fte’s) : www.equens.com

Facto Magazine nummer 11 november 2011

De belangrijkste reden om de uitvoeringsorganisatie in te ruilen voor het regiemodel had te maken met kennis, vertellen Han Candel CFM, sinds vier jaar manager facilities bij Equens, en zijn collega Thijs van Aart, sinds 2007 manager procurement services. Candel: ‘We deden veel zelf, technisch gebouwbeheer, hard- en softservices, noem het maar op. Om dat goed te kunnen moet je over de juiste kennis beschikken en moet je je mensen periodiek trainen, ze cursussen laten volgen enzovoort zodat hun kennis up-todate blijft. Voordat ik hier aan de slag ging in 2007, had men zich afgevraagd of dat wel zo handig was, als je je realiseert dat er in de markt tal van aanbieders zijn die deze kennis in huis heb-

t hema inkoop/contrac tmanagement

Foto: Eduard van der Worp, Haarlem

ben omdat dat hun core business is. Dat was de hoofdreden om al het uitvoerende werk naar de markt te brengen en te kiezen voor het regiemodel.’ Om de regieorganisatie gestalte te geven, werden diverse outsourcingstrajecten opgestart. Daarbij werden drie hoofdgebieden onderscheiden: security (met beveiliging, receptionisten en telefonie), building (met het complete gebouwbeheer en -onderhoud) en services (schoonmaak, catering, logistiek, post e.d.). Een aantal diensten, zoals catering en schoonmaak, was al uitbesteed; daar hoefde dus weinig te gebeuren. Maar voor de diensten die nog in eigen beheer werden uitgevoerd, werd gezocht naar een leverancier/dienstverlener die het werk kon overnemen. Het resultaat: diverse nieuwe uitbestedingscontracten inclusief de overgang van ruim 100 facilitair medewerkers naar de verschillende suppliers. Naarmate de regieorganisatie meer vorm kreeg, nam de noodzaak toe om aandacht te besteden aan de optimale afstemming tussen demand en supply. Anders gezegd: het contractmanagement moest worden ingericht. Drie contractmanagers werden aangesteld om de verschillende facilitaire contracten op een professionele manier te gaan managen. Wat zijn belangrijke taken van een contractmanager? Candel: ‘Als contractmanager moet je er eigenlijk voor zorgen dat je leverancier gaat begrijpen wat je klant wil. Daarbij versta ik onder klant overigens niet alleen de eindgebruiker, maar ook de afdelingen, de directie en dergelijke. Als contractmanager heb je te maken met verschillende vragen vanuit de organisatie. Die zul je moeten waarderen, en daarna doorvertalen naar de leverancier. Dat is een moeilijk speelveld, want het kan allerlei gevolgen hebben: financieel, technisch enzovoort. De vraag van de klant moet je goed verstaan. Je moet goed doorvragen om precies te weten wat de echte vraag is. Daarnaast moet je ook in staat zijn de klantvraag te regisseren. Als je aan een

Thijs van Aart (links) en Han Candel van Equens: ‘De omslag naar het regiemodel vergt veel van de mensen zelf. Ga er niet van uit dat je dat in twee, drie maanden realiseert. Zes tot twaalf maanden ben je minimaal kwijt.’ klant vraagt wat hij wil hebben, zal hij vaak voor een “tien” gaan. Maar misschien volstaat een “zes” of een “ze-

- op een paar punten na - helemaal zelf gedaan. Neem zoiets als het bedenken van de indicatoren waarop je gaat

‘Een valkuil is te veel leunen op de informatie van de leverancier’ ven” ook. Om dat te kunnen moet je wel over de juiste skills beschikken.’ In veel organisaties gaat de contractmanager pas aan de slag als de aanbesteding is afgerond. Bij Equens is dat anders. Waarom? Van Aart: ‘Voor ons begint contractmanagement al bij de opstart van het inkoopproces, omdat het voordelen heeft als de contractmanager ook betrokken wordt bij het opstellen van de specificaties. In het verleden schakelden we vaak adviseurs in die voor ons de specificaties bedachten. Dat werk hebben we onlangs voor de eerste keer

meten, dat hoort ook bij contractmanagement. Door de contractmanager te betrekken bij het opstellen van zijn eigen specificaties weet hij als geen ander wat er in zijn eigen contract staat. Daarmee creëer je meteen een stuk draagvlak en bevorder je de samenwerking tussen inkoop en facilities. Je zoekt elkaar op, versterkt elkaar en creëert begrip voor elkaar.’ De intensievere samenwerking tussen procurement en facilities leidt tot betere uitkomsten, zoals bij het schoonmaakcontract. Het is een outputgericht contract dat goed te controleren

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

valt. Dit komt doordat er vanuit de samenwerking tussen procurement en facilities duidelijk meetbare criteria zijn opgesteld die ook door de leverancier zijn bekrachtigd. Kan iemand die in de uitvoeringsorganisatie FM-medewerker was, zomaar de functie van contractmanager vervullen? Candel: ‘Dat ligt eraan. Het is een ander profiel. Als contractmanager moet je weten wat er in de markt te krijgen is, maar niet tot in detail. Je moet het juiste PvE kunnen opstellen op basis van de behoeften in de organisatie, niet alleen op de korte termijn, maar ook op de middellange termijn. Je moet in staat zijn een tender te draai-

schoonmaakcontract bijvoorbeeld is outputgericht: we kopen een zeven in, tijdens de dag mag dat ook een zes worden, maar dat is wel de absolute ondergrens. Dat is de centrale KPI bij schoonmaak; voor ons en de schoonmaak is dat nieuw. Hóe de leverancier het werk doet, moet hij allemaal zelf weten, als hij maar aan die scores voldoet.’ Van Aart: ‘Bij de catering werkt het als volgt: de cateraar is verantwoordelijk voor alles, we betalen een suppletie en daarmee moet hij het doen. De inventaris van de keuken is verkocht aan de cateraar; dat was wel wennen voor de cateraar, maar nu is dat prima. In deze constructie gaat de cate-

‘Het heeft soms bloed, zweet en tranen gekost, maar iedereen is content’ en in samenwerking met inkoop. Het is iemand die op operationeel-tactisch nivau functioneert en niet meer alleen op operationeel niveau en dat is wel degelijk anders.’ Op welk opleidingsniveau functioneert een contractmanager? Van Aart: ‘De contractmanager functioneert op hbo-niveau, heeft bij voorkeur een bedrijfskundige achtergrond, heeft kennis van besturing van processen en heeft een wat commerciëlere insteek, omdat hij verantwoordelijk is voor de omzet binnen het contract, waarbij het om grote bedragen kan gaan. Een leverancier streeft in de regel altijd naar omzetoptimalisatie. Als je dan als contractmanager in een gesprek tegenover de goed georganiseerde saleskant van een aanbieder komt te zitten, moet je wel je mannetje kunnen staan.’ Hoe is het performancemanagement ingericht? Candel: ‘De contractmanagers hebben zelf alle KPI’s en SLA’s beschreven, daar sturen ze op. De hoofdlijnen komen iedere maand terug in de rapportages. We maken daarnaast gebruik van de Facility Performance Standard; daar wordt ook op gestuurd. Het

raar meer nadenken over het werven van klanten, het echte verkopen van zijn producten, hij gaat dus meer ondernemen.’ Is overwogen alle diensten aan één partij uit te besteden? Candel: ‘De beslissing om naar een regiemodel te groeien is voor mijn tijd genomen, dus daar kan ik niets over zeggen. Maar als ik voor mezelf spreek, vind ik maincontracting en Total FM een stap te ver. Ik wil snel kunnen schakelen en flexibel zijn, zelf keuzes kunnen maken in de dienstverlening zodat ik snel kan inspelen op ontwikkelingen in het primaire proces. We werken wel met gebundelde contracten voor aanpalende gebieden, maar alles naar maincontracting of total FM is op dit moment een stap te ver.’ Wat is de ideale contractduur? Van Aart: ‘We kijken naar diverse zaken, bijvoorbeeld de investeringen die een leverancier moet doen. Als het om flinke bedragen gaat, moet je de aanbieder de tijd geven om die investeringen terug te verdienen. Je kunt werken met drie jaar en tweemaal een jaar verlenging, maar we hebben nu gekozen voor vijf jaar, vooral om een goede relatie met de leverancier te kunnen opbouwen. Ik ben geen

Valkuilen voor de contractmanager in een regieorganisatie » » » »

Zich bemoeien met het ‘hoe’ Te dicht op de leverancier zitten Contact met de eindklant verliezen Te veel leunen op informatie van de leverancier

voorstander van contracten langer dan vijf jaar, want het is goed op gezette tijden de marktconformiteit van je huidige contract te toetsen.’ Candel: ‘Ik zeg altijd: de beste benchmark is een tendertraject, dus vijf jaar is volgens mij een mooie tijd, voor beide partijen.’ Wat is de grootste valkuil van een contractmanager? Candel: ‘Zich bemoeien met het “hoe” en te dicht op de leverancier gaan zitten, dat is een valkuil. Je mag uitgaan van een win-winsituatie en een goed contact met je leverancier hebben, maar het zakelijke mag je nooit uit het oog verliezen. Een andere valkuil: het contact met je eindklant verliezen en je verschuilen achter je leverancier. Ook al doet de schoonmaker of wie dan ook zijn werk niet goed, jij als contractmanager bent verantwoordelijk, het is jouw dienst die wordt geleverd, jij moet in regie zijn en blijven.’ Van Aart: ‘Een andere valkuil is te veel leunen op de informatie van de leverancier. Zorg altijd dat je zelf voldoende gegevens hebt vergaard zodat je de rapportages van je leverancier kunt checken. We werken met onafhankelijke bureaus die zelf metingen verrichten en rechtstreeks aan ons rapporteren.’ Hebben jullie de contractmanagers speciaal geschoold? Candel: ‘Zeker. Een extern bureau heeft onze mensen hier in huis een jaar lang een tot twee dagen per week begeleid bij vragen als: hoe ga ik hier mee om, ik loop vast met het opstellen van een KPI, welke kant moet ik nu op? Van Aart: ‘We hebben daarbij gewerkt met individuele leerdoelen met per-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

soonlijke opleidingsplannen en ieder kwartaal is de voortgang getoetst. Ik geef toe: het heeft soms bloed, zweet en tranen gekost, maar iedereen is kan ik nu wel zeggen - content. De mensen hebben een persoonlijke ontwikkeling doorgemaakt, dat is een grote winst.’ En de ideale dienstverlener, hoe ziet die er uit? Candel: ‘Hij moet communicatief sterk zijn en zich goed oriënteren op het bedrijf waarin hij gaat werken. Hij mag ook zeker tegenover een contractmanager kritische opmerkingen maken in de zin van: heb je daar wel aan gedacht? Daarnaast moet hij ons als facilitaire organisatie ook uitdagen met als doel de dienstverlening op een hoger niveau te brengen. Belangrijk vind ik verder dat de dienstverlening blijft aansluiten bij de organisatie van de opdrachtgever: gaat het beter dan groeit het contract mee, maar gaat het minder dan moet je als

dienstverlener accepteren dat dat gevolgen voor het werk heeft. Ik vind ook dat een dienstverlener dat zelf moet aangeven in plaats van maar achterover te leunen en de centen binnen te halen.’

naast is het zaak de borging niet te vergeten. Na de omvorming naar het regiemodel wordt contractmanagement een regulier proces dat gedurende de looptijd van het contract ingevuld moet worden.’

Is regie zonder contractmanager denkbaar? Candel: ‘Nee, dat kan niet zonder. De contractmanager geeft sturing aan alles.’

Terugkijkend, wat was de grootste uitdaging voor jullie? Candel: ‘De uitdaging was om de mensen in de regieorganisatie in een andere mindset te krijgen. Dat kost heel veel communicatie. Als manager hebben we gemerkt dat je daar veel tijd voor moet reserveren. Mensen waren vooral bezig met de “hoe”-vraag, maar in een regiemodel met resultaatgerichte contracten laat je die vraag vooral over aan de externe partij die je hebt ingehuurd. Als je dat niet gewend bent, is dat niet gemakkelijk. Mensen moesten daar enorm aan wennen. Men heeft steeds weer de neiging terug te grijpen naar het “hoe” maar dat is niet hetgeen waarmee ze zich mee bezig moeten houden.’ ‹‹

Hebben jullie adviezen voor organisaties die aan de vooravond staan van de invoering van een regiemodel? Van Aart: ‘Ik zeg: bezint eer ge begint. De omslag naar het regiemodel betekent naast de nodige instrumentele zaken ook een cultuurverandering, zeker als je met dezelfde medewerkers doorgaat. Dat vergt veel van de mensen zelf, maar ook van de managers. Ga er niet vanuit dat je dat in twee of drie maanden realiseert. Zes tot twaalf maanden ben je minimaal kwijt. Daar-

(Advertentie)

Lagere kosten, snelle afhandeling en optimale resultaten Meer kwaliteit. Minder slijtage van het wasgoed. Minder kosten. Laag water-, energieen zeepverbruik en geen dure transportkosten. Meer service. Wasgoed sneller beschikbaar. Wij analyseren kosteloos uw wassituatie. Typisch Miele.

Voor meer informatie: www.miele-professional.nl Telefoon: (0347) 37 88 84

t hema inkoop/contrac tmanagement

Meer aandacht nodig van lagere overheden

Duurzaam inkopen van huisvesting Duurzaam inkopen van huisvesting is van groot belang voor vastgoedeigenaren en eindgebruikers. Huisvesting is qua omzet namelijk minimaal de helft van alle facilitaire inkopen. Hier liggen dus grote kansen om zonder te grote investeringen veel energie en dus kosten te besparen. Irma Thijssen, adviseur Energie & Gebouwde Omgeving bij Agentschap NL: ‘Duurzaam inkopen werkt. Veel lagere overheden zien dat nog onvoldoende in.’ ANNEMIEKE VAN RAMSHORST *

e rijksoverheid, provincies en waterschappen streven ernaar om in 2015 100 procent duurzaam in te kopen. Op deze manier stimuleren zij de markt om dit goede voorbeeld te volgen. Agentschap NL heeft voor 45 productgroepen criteria voor duurzaam inkopen opgesteld. In de duurzaamheidscriteria van de productgroep ‘kantoormeubilair’ is bijvoorbeeld opgenomen dat kantoormeubilair een minimale levensduur

van vijf jaar moet hebben. En in de criteria van de productgroep ‘bedrijfskleding’ staat dat de hoeveelheden schadelijke stoffen vastgestelde limietwaarden niet mogen overschrijden. De duurzaaminkopencriteria worden regelmatig geactualiseerd, omdat duurzaamheid een dynamisch begrip is. Denk aan technologische ontwikkelingen, nieuwe inzichten door toepassing van de inkoopcriteria en ontwikkelingen rond inhoudelijke thema’s, zoals

Criteriadocumenten Als het gaat om duurzaam inkopen van huisvesting zijn de volgende vijf criteriadocumenten van toepassing: » kantoorgebouwen beheer en onderhoud » kantoorgebouwen huur en aankoop » kantoorgebouwen nieuwbouw » kantoorgebouwen renovatie » sloop van gebouwen Voor de criteriadocumenten, zie www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/criteria. Bij huur en aankoop van kantoorgebouwen moet het gebouw bijvoorbeeld minimaal energielabel C hebben. Daarnaast wordt een ﬂexibel inbouwpakket verlangd en moet energiezuinige verlichting worden toegepast. Bij nieuwbouw geldt dat de milieu-index gebouw (MIG), berekend met GreenCalc+, minimaal gelijk is aan 200, of berekend met GPR-Gebouw versie 4.0, minimaal 7. GreenCalc+ is verkrijgbaar bij adviesbureau DGMR, www.dgmr.nl. Veel gemeenten werken met een vergelijkbare methode, GPR-Gebouw, verkrijgbaar bij W/E-adviseurs, www.w-e.nl

Duurzaam inkopen van huisvesting is belangrijk. Huisvesting beslaat namelijk de helft van alle facilitaire inkopen. hout of klimaatcompensatie, die op dit moment nog niet in de criteria zijn meegenomen.

Niet op de hoogte Voornoemde voorbeelden zijn voorbeelden van ‘producten’ die je duurzaam kunt inkopen. Maar ook op het

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

gebied van huisvesting zijn duurzaaminkopencriteria opgesteld. Irma Thijssen, adviseur Energie & Gebouwde Omgeving bij Agentschap NL: ‘Bij duurzaam inkopen wordt vaak aan praktische spullen gedacht, maar duurzaam inkopen van huisvesting is juist ontzettend belangrijk. Huisvesting beslaat namelijk de helft van alle facilitaire inkopen.’ De rijksoverheid koopt en huurt kantoren sinds 1 januari 2010 alleen nog maar volgens de duurzaaminkopencriteria. Maar lagere overheden blijven nog achter. Volgens Thijssen beseffen zij nog onvoldoende dat zij hun huis-

inkopen ligt tenslotte bij de afdeling inkoop. Maar die afdeling heeft weer weinig met huisvesting te maken. Als er al een compleet plan voor renovatie of aankoop van een pand ligt, kan de afdeling inkoop niet op het laatste moment de eisen veranderen. De afdelingen werken dus veelal langs elkaar heen, waardoor duurzaam inkopen van huisvesting in veel gevallen niet van de grond komt.’

Minder CO2-uitstoot in 2020 Overigens wordt ook dikwijls de vraag gesteld of de investeringen wel daadwerkelijk opwegen tegen de effecten van duurzaam inkopen. Het antwoord

De criteria voor duurzaam inkopen worden regelmatig geactualiseerd vesting duurzaam moeten inkopen. Niet alleen om aan de duurzaaminkopencriteria te voldoen, maar ook om zelf veel energie en dus kosten te besparen.

Langs elkaar heen werken Hoe komt het dan dat lagere overheden het belang van duurzaam inkopen nog onvoldoende inzien? Thijssen: ‘In de praktijk blijkt dat facility managers en gebouwbeheerders vaak niet weten dat er duurzaaminkopencriteria bestaan. De verantwoordelijkheid voor

daarop is: ja. Dit kwam bijvoorbeeld naar voren uit onderzoek dat adviesen ingenieursbureau DHV in 2010 uitvoerde in opdracht van Agentschap NL en de Rijksgebouwendienst. DHV berekende het energieen CO2-reductiepotentieel van duurzaam inkopen voor de gebouwenvoorraad van de Rijksgebouwendienst, op basis van de criteria voor huur en aankoop en renovatie van kantoorgebouwen (zie kader pag. 17). Uit het onderzoek bleek dat het energieen CO2-reductiepotentieel in 2020 ongeveer 16 procent bedraagt.

Duurzaam gemeentehuis Bronckhorst » 64 procent minder energie. Het nieuwe gemeentehuis van Bronckhorst is het meest energiezuinige gemeentehuis van Nederland. Het gebouw verbruikt 64 procent minder energie dan een standaard kantoorgebouw. » Hoe bereikt? Om dit te bereiken zijn ‘passiefbouwenprincipes’ toegepast. Deze principes komen bijvoorbeeld tot uiting in de zeer goede isolatie van het pand, drievoudige beglazing en een optimale kierdichting. Verder is zo energiezuinig mogelijk een optimaal binnenklimaat gerealiseerd. Dit gebeurt met vloerverwarming en -koeling, met balansventilatie op basis van nachtkoeling, en met raamluiken die fungeren als zonwering. » Uitvraag. De gemeente vroeg bij de aanbesteding om een onderhoudsarm gebouw dat mee kan groeien met organisatieontwikkelingen en waarbij creatieve, innovatieve (duurzame) oplossingen zijn toegepast. De gemeente stelde geen keiharde eisen (zoals ‘het gebouw moet een A-label hebben’), maar gaf aannemers juist de vrijheid om zelf te kijken hoe duurzaamheid vorm kon krijgen in het nieuwe gemeentehuis.

‘Launching customer’ De Rijksgebouwendienst huurt sinds 1 januari 2010 alleen nog maar panden met minimaal energielabel C en heeft daarmee een rol als ‘launching customer’. De overheid is een belangrijke marktpartij – de Rijksgebouwendienst heeft 11 procent van alle kantoorgebouwen in Nederland in gebruik – en oefent daardoor veel invloed uit op de rest van de markt. Het is nu al merkbaar dat de labeleis van de Rijksgebouwendienst de markt daadwerkelijk in beweging brengt. Ook de meerderheid van de beleggers is bereid te investeren in duurzame huisvesting. DHV rekende ook uit wat het effect is als ook andere partijen dan de overheid gebruikmaken van de duurzaaminkopencriteria. Uit deze berekening kwam naar voren dat als 20 procent van de eindgebruikers van kantoren het goede voorbeeld van de overheid volgt, het reductiepotentieel 5 tot 6 procent is in 2020. Dat wil zeggen: 145.000 ton CO2 per jaar ten opzichte van 2010.

Meer informatie www.agentschapnl.nl www.platformduurzamehuisvesting.nl www.slimmeenergie.nl. ‹‹ * Annemieke van Ramshorst is werkzaam bij Sabel Communicatie

Facto Magazine nummer 11 november 2011

# $ ) # â&#x20AC;&#x2DC; #â&#x20AC;&#x2122;

# !! %

" !# ( Ã« ( Ã« " # # ! ! " "" # " " & & ! %% !) ! %% " " ! ! " "#$ $ # " ! " & & ! # ) ! ! ) ** ) ! & & "" $& ) # # ) # # # # # # # " !! % % $ $ ! ! #$ $$! ( ( Ã« # $ $$!) !!

&&& " !% #$!

" " " !"# ! " ! % # ! "("# !" # # $ $ $! !

t hema inkoop/contrac tmanagement

Inkoop is geven en nemen Inkoop is geven en nemen. Het is een van de uitspraken van Jos Plattel, directeur van Pro Mereor, een van de oudste inkoopadviesbureaus in ons land. Alle reden dus om Plattel in het kader van dit themanummer naar zijn visie te vragen op de ontwikkelingen die momenteel in het vak spelen. GERARD DESSING

raten met Jos Plattel is een genoegen. Je neemt op een najaarsmiddag plaats in de vergaderzaal van het kantoorpand, gelegen in de Burgemeesterswijk in Arnhem, en voor je het weet ben je zo twee uur verder. Het is duidelijk: hier zit iemand met kennis en ervaring, iemand die snel analyseert en iemand die niet schroomt om een duidelijk standpunt in te nemen. De nu 48-jarige Plattel startte zo’n zestien jaar geleden Pro Mereor. Na zijn hbo-studie commerciële economie studeerde hij bedrijfseconomie aan de Erasmus Universiteit Rotterdam. In 1988 startte hij zijn professionele loopbaan: hij werd sales executive bij het toenmalige Nashua in Den Bosch. Daarna werkte hij enkele jaren als manager in de ICT-sector en was hij directeur van verschillende ICT-bedrijven.

Start Midden jaren negentig besloot hij zijn carrière een drastische wending te

geven. Als verkoper had hij regelmatig gemerkt dat zijn klanten over weinig kennis van inkoop van ICT-systemen en -middelen beschikten. Hij besloot in dit gat in de markt te springen en richtte in 1995 adviesbureau Pro Mereor op, met als specialisatie: inkoop van ICT. Plattel had al snel de smaak van het ondernemen te pakken: hij breidde zijn dienstverlening uit naar het facilitaire werkveld, begon mensen om zich heen

Organisatie Plaats Activiteit Directeur-eigenaar Aantal werknemers Website

Meer concurrentie Een van die veranderingen is de enorme concurrentie bij inschrijvingen

‘Als je totaal geen verstand hebt van wat je inkoopt, kun je niet goed inkopen’ te verzamelen en startte in 1997 met het aanbieden van inkooptrainingen. Weer een paar jaar later kwam hij in contact met een aantal overheden die op zoek waren naar een bureau dat hen kon begeleiden bij aanbestedingen, een onderwerp waarover zijn bureau ook de nodige vakinhoudelijke kennis heeft ontwikkeld.

KERNGEGEVENS! » » » » » »

Nu, ruim zestien jaar later, staan er bij Pro Mereor tien medewerkers op de loonlijst. Een groep zzp’ers zorgt voor de nodige flexibiliteit. Terugkijkend op de laatste jaren constateert Plattel dat er heel wat is veranderd in de wereld van inkoop en inkoopadvisering.

: Pro Mereor : Arnhem : advisering op het gebied van facilitaire inkoop en FM : drs. Jos Plattel : 10 : www.pro-mereor.nl

Facto Magazine nummer 11 november 2011

voor advieswerk. Bij grote opdrachten van de overheid voor advieswerk of voor aanbestedingsadvisering komen tegenwoordig veel offertes binnen. ‘Je weet echt niet wat je ziet’, zegt Plattel. ‘Uit al die aanbiedingen moeten dan twee of drie partijen worden geselecteerd die vervolgens per opdracht met elkaar in concurrentie gaan om de opdracht werkelijk te krijgen. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor de tarieven. De opdrachtgever vaart daar wel bij, want de kosten dalen. Maar voor de aanbieders is het niet ideaal, want de uurtarieven komen onder druk te staan. Dat is niet erg, maar het betekent wel dat je als bureau goed je positie moet bepalen en je voor jezelf scherp moet kijken of opdrachten wel bij jou passen.’

t hema inkoop/contrac tmanagement

‘Bij de centrale overheid is men niet meer op zoek naar antwoorden op vragen als: hoe moet je aanbesteden; wat zijn de regels en procedures? Dat weet men heel goed. Bestekken, bibliotheken, trainingsfaciliteiten, een CPO, er is inmiddels kennis genoeg aanwezig. Men is nog wel op zoek naar “handjes”, zeg maar het meer uitvoerende werk. Datzelfde geldt in toenemende mate voor provincies en lagere overheden. Dat heeft weer gevolgen voor de bureaus die adviseurs of interimmers aanbieden, want het werk is veel minder verbonden aan het leveren van hoogwaardige kennis maar veel meer aan capaciteitsinvulling.’

Onderwijs Deze en andere ontwikkelingen maken dat Plattel met zijn bureau iets meer afstand van de meer homogene markten met grote concurrentie wil nemen en zich meer wil specialiseren in een bepaalde sector. Eén van die sectoren is de onderwijsinkoop. Plattel heeft als doel de inkoopfunctie in de onderwijsmarkt meer te professionaliseren. Dit gebeurt in de vorm van het uitbrengen van een compleet nieuw boek ‘Aanbesteden in het onderwijs’, nieuwe driedaagse workshops voor inkopers en middagbijeenkomsten voor bestuurders en managers in het onderwijs.

Jos Plattel, directeur Pro Mereor: ‘In bepaalde sectoren kun je bij inkoop gerust tot de bodem gaan, maar bij diensten is het vaak geven en nemen.’

Marktplaatsen Een andere verandering betreft de komst van digitale marktplaatsen, waardoor (overheids)opdrachtgevers gemakkelijker in contact kunnen komen met zzp’ers voor interimklussen. Daarmee verandert de positie van het interimbureau. Sterker, de tussenrol kan zelfs komen te vervallen. Plattel: ‘Aanbieders die eigen personeel inzetten voor interimwerk, kunnen hiermee uit de voeten, maar voor bureaus die met externen werken wordt het lastiger. Overigens hebben de bureaus met eigen mensen weer als risi-

co dat als het tij even tegenzit ze die mensen op de bank moeten zetten, en dat is voor de kosten natuurlijk niet prettig.’

Meer kennis bij overheid Daarnaast is het kennisniveau van inkoop bij centrale overheden enorm verbeterd. Op de hogere managementposities zitten inmiddels mensen die meer dan voldoende kennis van inkoop hebben, weet Plattel. Dat heeft vanzelfsprekend gevolgen voor de vraag die wordt uitgezet in de markt als het gaat om inkoopondersteuning.

Terug naar de actuele ontwikkelingen. We leggen Plattel enkele vragen voor. Wordt inkoop niet te veel gejuridificeerd? Ja, is zijn antwoord. Het is een ontwikkeling die hij betreurt, zeker omdat het gevolgen heeft voor middelgrote en kleinere bedrijven. ‘Overheden zijn bang om in een juridische procedure verzeild te raken. Wat gaan ze dan doen? Juist, de eisen worden opgeschroefd, waardoor het MKB er niet meer aan kan voldoen. Dat is jammer, de competitie wordt minder en het kan zomaar om opdrachten van enkele tonnen gaan.’

Besparen? Als het gaat om besparen, wordt door een directie vaak naar inkoop gekeken om het nodige binnen te halen. Is dat terecht? Plattel heeft zo zijn gedachten: ‘In

Facto Magazine nummer 11 november 2011

7IGYVMRK =SYV ;SVPH

+ 7 ,SWTMXEPMX] 7IVZMGIW )IR [EVQ [IPOSQ FMN HI SRXZERKWX MR IIR SVKERMWEXMI PMNOX ^S ZERÎPJ WTVIOIRH 1EEV [ERRIIV [EW Y ZSSV LIX PEEXWX EERKIREEQ ZIVVEWX FMN IIR FI^SIO EER qqR ZER Y[ VIPEXMIW# (I LSWTMXEPMX] TVSJIWWMSREPW ZER + 7 ^SVKIR IVZSSV HEX Y[ KEWXIR IIR FI^SIO EER Y[ SVKERMWEXMI RMIX WRIP ZIVKIXIR HSSV IIR QIIV HER [EVQ SRXZERKWX )IR SRXZERKWX HMI MRHVYO QEEOX SQHEX HI + 7 VIGITXMSRMWXIR RqX HEX WXETNI I\XVE ÎXXIR + 7 LIIJX LSWTMXEPMX] QIIXFEEV KIQEEOX HSSV QMHHIP ZER IIR ,SWTMXEPMX] )\TIVMIRGI 1SHIP [EEVMR HI ZIVWGLMPPIRHI FIPIZMRKWQSQIRXIR GIRXVEEP WXEER HMI IIR FI^SIOIV IVZEEVX ZER LIX XIPIJSRMWGL GSRXEGX XSX IR QIX LIX ZIVXVIO RE IIR FI^SIO &MN + 7 [IVOIR LSWTMXEPMX] TVSJIWWMSREPW HMI ^MNR STKIPIMH SQ Y[ FI^SIOIVW IR QIHI[IVOIVW HI FIWX QSKIPMNOI IVZEVMRK XI PEXIR FIPIZIR HMI EERWPYMX ST Y[ KEWXZVMNLIMHWFIPIMH &IWXIIH Y[ VIGITXMIHMIRWXIR YMX EER + 7 IR Y FIRX ZIVÎOIVH ZER HI YPXMIQI KEWXFIPIZMRK IIR ZIVVEWWIRH KIZSIP ZER [IPOSQ

:SSV QIIV MRJSVQEXMI OMNOX Y ST [[[ K W RP JEGXS

:SPK SRW SSO ST + 7C20 :IMPMKLIMH &IZIMPMKMRK

;MPX Y ST HI LSSKXI FPMNZIR ZER EPPI XVIRHW IR SRX[MOOIPMRKIR FMRRIR + 7# 7GER HER HI 56 GSHI IR WGLVMNJ Y MR ZSSV HI + 7 RMIY[WFVMIJ

t hema inkoop/contrac tmanagement

Wat moet een inkoper vooral wel of niet doen? Plattel: ‘Een inkoper moet zich altijd gedegen voorbereiden. Hij moet zorgen dat hij kennis van de markt heeft, hij moet zich inlezen, informatie verzamelen, met leveranciers praten, proberen te begrijpen wat er speelt, zowel bij de leverancier als bij de interne klant.’

Ideale contractduur

‘In bepaalde sectoren kun je gerust tot de bodem gaan, neem inkoop van energie: daar kun je vooral op prijs inkopen, want energie is energie.’ het onderwijs of de zorg bestaat 85 procent van de kosten uit personeel. Er blijft dus maar 15 procent kosten over waar je iets mee zou kunnen. Een groot deel daarvan betreft huisvestingsgebonden kosten; die zijn op korte termijn vaak moeilijk te beïnvloeden. Blijft dus slechts een klein deel over waar inkoop iets mee zou kunnen doen. De gevolgen kunnen we zien bij bijvoorbeeld de schoonmaak waarop wordt bespaard. Contracten worden uitgeknepen, de werkdruk neemt enorm toe enzovoort. Dat is jammer. Hoe je daaruit komt? Ik geloof wel degelijk in het samenwerken tussen leverancier en opdrachtgever voor een bepaalde termijn. Misschien is inkopen op basis van een vast budget wel een oplossing.’

Wat is een goede inkoper? Nog een vraag, maar dan meer over de inkoper zelf. Wat is een goede, moderne inkoper? Plattel: ‘Hij moet goed kunnen samenwerken, met afdelingen en met leveranciers. Hij moet een portie gezond verstand hebben van de processen en

de regels, maar ook van de materie. Als je totaal geen verstand hebt van wat je inkoopt, kun je volgens mij niet goed inkopen. Inkopers die zich procesmanager noemen, daar geloof ik niet in. Je moet weten wat er in de sector speelt. Een inkoper moet daarnaast communicatief sterk zijn, kunnen luisteren, daadkracht tonen, kunnen laveren. Qua niveau is hbo goed, liefst op be-

En de ideale contractduur? Die is volgens Plattel niet eenduidig aan te geven. Diverse elementen spelen namelijk een rol. ‘Als de innovatie in de sector groot is, is een langdurig contract niet verstandig: dan zit je aan die leverancier en wellicht aan verouderde technologie vast. Ook de inwisselbaarheid van leveranciers is een factor. Kan ik snel van aanbieder veranderen en wat is het risico? Het wisselen van een aanbieder van ERPsystemen is heel wat anders dan het wisselen van een energieleverancier. Je moet contracten in het algemeen niet te kort laten duren. Immers, een langer contract brengt meer buying power met zich mee waardoor het voor meer partijen interessant wordt om mee te doen. Spelen er afschrijvingstermijnen of investeringen die leveranciers moeten doen? Dat is zeker ook een factor om mee te nemen.’

Onderste uit de kan? Tot slot: gaat het bij inkoop altijd om het onderste uit de kan halen? Plattel: ‘Nee, inkoop is geven en nemen. Oké,

‘Een langer contract brengt meer “buying power” met zich mee’ drijfseconomisch/bedrijfskundig gebied, zoals hbo MER (Management, Economie en Recht). Iemand met zo’n opleiding heeft een wat bredere kijk op zaken. Ik ben niet zo kapot van eenzijdig, puur op inkoop geschoolde inkopers. Bij ons moet iedere medewerker de leergang aanbestedingsrecht aan de VU in Amsterdam volgen van prof. mr. Jansen. Daar wordt in veertien keer drie uur het complete aanbestedingsrecht ontrafeld.’

in bepaalde sectoren kun je gerust tot de bodem gaan, maar bij diensten is het vaak geven en nemen. Het hangt ook altijd af van je Kraljic-analyse. Als een leverancier weinig belangrijk voor je is, kun je je anders opstellen dan bij een leverancier die zeer bijzonder is. Of neem inkoop van energie: daar kun je vooral op prijs inkopen, want energie is energie.’ ‹‹

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

Duurzaam contractma dan inkoop Hoe wordt de duurzaamheid van de ingekochte producten en diensten ondergebracht in facilitaire contracten en wat betekent dat voor het contractmanagement? PIETER VAN DEN HERIK EN BERT VAN RENSELAAR *

n veel organisaties is duurzaamheid inmiddels onderdeel van beleid, de organisatie en haar processen. Op zowel het gebied van milieu-impact als in het sociale beleid van de onderneming zijn gebieden benoemd waarop maatschappelijk verantwoord met de omgeving en de stakeholders van de organisatie wordt omgegaan. Ook steeds meer facilitaire organisaties maken nu de stap om duurzaamheid als onderwerp in hun contracten onder te brengen en zodoende de keten duurzaam te beïnvloeden. Hoe wordt duurzaamheid van de ingekochte diensten en producten ondergebracht in contracten en wat betekent dat voor het contractmanagement? In dit artikel een aantal observaties en

een visie op hoe duurzame inkoop kan worden gevolgd door duurzaam contractmanagement.

Het begint bij duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is een aantal jaren geleden geïnitieerd door de rijksoverheid. De overheid heeft zichzelf bij de invoering daarvan doelstellingen opgelegd in percentages duurzame inkoop. Uit een onderzoek van KPMG (Monitor Duurzaam Inkopen 2010) blijkt dat de meeste overheden de doelstellingen op dit gebied hebben gehaald (zie de tabel). Wanneer we vanuit het perspectief van de facility manager naar een aantal re-

% duurzaam inkopen 2010

Ambitie per 2010

Kerndepartementen

99,8%

100%

Baten/lastendiensten en ZBO’s

99,9%

100%

Provincies

95,8%

50%

88,8%

75%

>100,000 m.u.v. G4

90,3%

75%

50.000-100.000

89,6%

75%

0-50.000

86,6%

75%

85,0%

50%

Ambitie per 2012

Gemeenten

Waterschappen e.d. Onderwijs Universiteiten

80,2%

50%

Hogescholen

94,7%

50%

MBO’s

74,7%

50%

Tabel. Percentage duurzaam inkopen en ambities per sector (Bron: Monitor Duurzaam Inkopen 2010).

Facto Magazine nummer 11 november 2011

levante facilitaire gebieden kijken, valt op dat de criteria die de overheid heeft gesteld vooral zijn gericht op de milieukant van duurzaamheid (zie de criteriadocumenten duurzaam inkopen van Agentschap NL). Het gaat in die criteria dus met name om het ‘planet’aspect. De elementen die vooral de milieukant belichten, staan centraal in de inkoop en in een latere fase in de contractvorming. De duurzaamheidscriteria bij inkoop die door de overheid worden gehanteerd, worden ook steeds vaker toegepast door andere organisaties in de markt.

Facilitair Een aantal belangrijke onderwerpen uit duurzaam inkopen wordt hierna voor een aantal facilitaire contracten toegelicht. Bij alle categorieën geldt overigens dat elk inkoopproces moet starten met een analyse van de noodzaak van die inkoop. Immers, nietinkopen kan betekenen dat mens en milieu minder worden belast. De noodzaak van het daadwerkelijke gebruik en de mogelijke alternatieven vormen daar een onderdeel van. Beveiliging Duurzaam inkopen van particuliere beveiliging gaat met name over vervoer. In de voorbereidingsfase is het belangrijk na te denken over mogelijkheden of door inzet van moderne techniek op afstand objecten/zaken gevolgd en/of gecontroleerd kunnen worden zodat vervoersbewegingen beperkt kunnen worden. Voor de nodige mobiele surveillance en/of alarmopvolging is een eis dat

t hema inkoop/contrac tmanagement

nagement gaat verder voertuigen aan de euro-4 norm moeten voldoen en voorzien moeten zijn van een roetfilter. Euro-5 en klimaatcompensatie zijn gunningscriteria waardoor extra kansen op gunning van de aanbesteding worden gecreëerd. Catering Belangrijke aandachtspunten voorafgaande aan de inkoop zijn de inventarisatie van het werkelijke lunchgebruik, de behoefte van medewerkers en de bereidheid om meer te betalen voor duurzame catering. Een minimumeis vanuit het programma duurzaam inkopen is dat 40 procent van het assortiment uit biologische catering bestaat. Het opstellen van een communicatieplan om de eindgebruiker van informatie over duurzame catering te voorzien is onderdeel van de contractbepalingen, evenals een plan om de milieubelasting te verminderen. Hierbij kan gedacht worden aan energieen watergebruik, verpakkingen, derving, afval, reinigingsmiddelen en vervoer. Dienstauto’s Bij het aanschaffen van een dienstauto of poolauto is de eerste vraag of de nieuwe auto echt nodig is of dat open-

als eis en de euro-5 norm als gunningscriterium. Een indicator die het brandstofverbruik aanduidt is ook een eis, evenals stillere banden met een lage rolweerstand en een hoge grip op nat wegdek. Aandachtspunten in de gebruiksfase zijn zuinig rijgedrag en tijdig en goed onderhoud. Kantoorartikelen Bij de inkoop van kantoorartikelen is vooral van belang de hoeveelheid schadelijke stoffen die in de materialen is verwerkt. De stoffen die vermeden moeten worden, zijn gespecificeerd in het inkoopcriteriadocument van de overheid. Schoonmaak Bij schoonmaak geldt hetzelfde als voor kantoorartikelen: het zijn vooral schadelijke stoffen in de schoonmaakmiddelen die vermeden moeten worden. Opvallend is dat er geen aandacht is voor sociale aspecten bij de aanbesteding van schoonmaak. Meubilair Voor de inkoop van meubilair is de verwachte levensduur belangrijk. Hoe langer het meubilair meegaat, hoe la-

Bij het aanschaffen van een dienst- of poolauto is de eerste vraag of de nieuwe auto echt nodig is’ baar vervoer of het beter benutten van het huidige wagenpark ook kan volstaan. Als een auto toch nodig is, dan is een zo zuinig mogelijke auto het beste. Kies voor duurzaam inkopen voor een label A of B. Evenals bij beveiliging geldt hier de euro-4 norm en roetfilter

ger de milieubelasting. Daarnaast geldt ook bij meubilair dat het gebruik van een hele lijst schadelijke stoffen vermeden moet worden. De productspecificatie van de fabrikant geeft hierover uitsluitsel. Verder is bij meubilair de eis opgenomen dat de verschillende mate-

Bij de inkoop van kantoorartikelen is vooral de hoeveelheid schadelijke stoffen in de materialen van belang. De stoffen die vermeden moeten worden, zijn gespecificeerd in het inkoopcriteriadocument van de overheid. rialen eenvoudig te scheiden zijn voor recycling. Wat opvalt, is dat er in de eisen rond duurzaamheid zoals gesteld door de overheid beperkt sprake is van onderwerpen als ‘personeel’ en ‘sociaal beleid’, zaken die in de 3P-filosofie een plek zouden krijgen onder de ‘P’ van People. Met name deze aspecten zouden in aanbestedingen van facilitaire contracten verder uitgewerkt kunnen worden om meer integrale duurzaamheid te stimuleren en te borgen. Voornamelijk als het gaat over borgen en beheren komen we op het gebied van contractmanagement. Hoe ga je als organisatie zorgen voor de daadwerkelijk duurzame levering van hetgeen je hebt ingekocht?

Duurzaamheid monitoren In het contractmanagement is het van belang dat de resultaten en voorwaarden zoals die zijn beoogd bij de inkoop

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

ook daadwerkelijk worden bereikt. Het gebruik van reguliere contractmanagementprocessen geldt dan ook niet anders wanneer het om duurzaamheid binnen het contract gaat. Op basis van de ambitie van de inkopende organisatie dienen KPIâ&#x20AC;&#x2122;s (meetpunten) en doelwaarden te worden vastgelegd. Door het meten van de daadwerkelijke resultaten kan worden vastgesteld of de ingekochte duurzaamheid ook daadwerkelijk wordt geleverd en waar de opdrachtgever en opdrachtnemer moeten bijsturen om het beoogde duurzaamheidsniveau te realiseren.

Technische installaties Een voorbeeld van duurzaam contractmanagement is een model dat wordt toegepast in duurzaam beheer en onderhoud van technische installaties. Op basis van verschillende praktijksituaties heeft CFP, samen met Agentschap NL, een model ontwikkeld dat kan worden toegepast in duurzaam beheer en onderhoud van gebouwen.

De resultaatgebieden sluiten aan bij de drie Pâ&#x20AC;&#x2122;s van duurzaamheid, in dit voorbeeld: Âť People: klanttevredenheid en binnenklimaat Âť Planet: duurzaam beheer Âť Profit: optimale kosten/kwaliteit en innovatie Op deze gebieden zijn een aantal KPIâ&#x20AC;&#x2122;s en doelwaarden geformuleerd die gedurende de contractperiode worden gemeten en bijgestuurd om de duurzaamheid te garanderen. Als het gaat om duurzaam beheer kunnen als KPIâ&#x20AC;&#x2122;s bijvoorbeeld dienen: elektriciteit/m2, gas/m2 en/of stadswarmte/m2. Op basis daarvan wordt duurzaam contractmanagement ingevuld (zie www.agentschapnl.nl Leidraad prestatiecontracten 2.0). Ook Isso, het kennisinstituut voor de installatiesector, publiceert over duurzaam beheer in de zogenaamde 100-serie.

Verbreed duurzame inkoop en maak het meetbaar Duurzaam contractmanagement start met het op een duurzame manier inkopen van facilitaire diensten en producten. De criteriadocumenten duurzaam inkopen van de overheid vormen daarbij een goede start. Organisaties kunnen de focus op milieu (Planet) echter verbreden door ook â&#x20AC;&#x2DC;Peopleâ&#x20AC;&#x2122;en â&#x20AC;&#x2DC;Profitâ&#x20AC;&#x2122;-aspecten in te brengen in contracten en contractmanagement zodoende een integraal duurzaam karakter te geven. In het contractmanagement worden duurzame ambities gewaarborgd door ze te vertalen in meetpunten, doelwaarden en het monitoren van de daadwerkelijke duurzame prestatie. â&#x20AC;šâ&#x20AC;š

* Pieter van den Herik en Bert van Renselaar zijn beiden als adviseur werkzaam bij Corporate Facility partners in Apeldoorn (www.cfp.nl)

(Advertentie)

Professionalisering van de inkoopfunctie

en Europees aanbesteden in het onderwijs

15 + 23 november & 1 december, utrecht

! ! !

! ! " !

! #

22 + 30 november & 7 december, arnhem 17 + 25 januari & 2 februari, zwolle 2 4 januari, 1 + 9 februari, amsterdam 13 + 21 + 29 ma art, venlo 20 + 27 ma art & 5 april , rot terdam

! $ !

# ! $ !

13 december, arnhem 7 februari, zwolle

voor meer informatie en boekingen zie: www.pro-mereor.nl

t hema inkoop/contrac tmanagement

Inkoop en contractmanagement:

Waarom gaat er nog zo veel mis? Het lijkt allemaal zo mooi. Na een goed verlopen tenderprocedure is de nieuwe leverancier gecontracteerd. Nu moet het contractmanagement nog worden geregeld. Op papier zijn goede afspraken gemaakt met de leverancier over kpi’s en het leveren van managementinformatie. Maar de praktijk blijkt vaak een stuk weerbarstiger. Ellen Momma-Vermaak *

e meeste facility managers hebben (al dan niet met ondersteuning van een of meerdere medewerkers) dagelijks een veelvoud aan contracten te managen. Naast de operationele aansturing is er het tactisch management over de facili-

verschillende belanghebbenden in de organisatie is goed nagedacht over het ‘wat’ van de gewenste dienstverlening. Dit is vervolgens vertaald naar een passend programma van eisen. Meerdere leveranciers hebben een aanbieding gedaan, en na diverse beoorde-

Geef de leverancier de kans een en ander goed in te richten taire processen. Goed contractmanagement is het halve werk. En dat begint bij het inkoopproces. U herkent het vast en zeker. Er kan zomaar een halfjaar of meer zitten tussen de beslissing om een facilitair proces (opnieuw) in de markt te zetten en de feitelijke implementatie van het nieuwe uitbestedingscontract. Met de

Belangrijkste uitgangspunten contractbeheer » Planmatigheid (vaste frequentie, vaste agenda, vaste deelnemers bij verschillende overlegvormen) » Structuur: probeer zoveel mogelijk ad-hocsituaties te voorkomen » Sturen op rapportages » Sturen op de uitzonderingen (management by exceptions)

lings- en onderhandelingsrondes is met een nieuwe partij een overeenkomst gesloten. Nadat de handtekeningen zijn gezet, kan de implementatie van het nieuwe

contract beginnen. Het traject lijkt afgerond, maar echter juist dan kunnen er zaken misgaan! Een van de belangrijke vragen is: waarop wordt contractmanagement gebaseerd? Als bijvoorbeeld geen heldere service levels zijn afgesproken, wordt de discussie met een onderpresterende leverancier heel lastig. Gevolg is vaak dat het contract onevenredig veel tijd en (negatieve) aandacht vraagt! Hier enkele voorbeelden van zaken die mis kunnen gaan. Eenzijdige implementatie De implementatie wordt eenzijdig (meestal vanuit de leverancier) inge-

Verkoop

Inkoop

Wil scoren Geen belang bij uitvoering

Zoveel mogelijk onder 1 noemer

Implementatie

Dagelijkse praktijk vs oorspronkelijke vraag

Rayon Manager

Facilities

Geen kennis offertetraject

Uitvoering Maatwerk

Standaardisatie

Figuur. Het vaak geziene dilemma tussen ‘verkoop’ en ‘praktijk’.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement

richt. Dit heeft tot gevolg dat de focus van de implementatie op de (standaard) inhoud van de dienstverlening is gericht, en dat er geen of te weinig rekening wordt gehouden met de specifieke wensen voor deze specifieke opdracht. Bijvoorbeeld: contractueel is afgesproken dat de catering bij het leveren van de vergaderservice meteen ook de whiteboards schoonveegt en voldoende stiften neerlegt. Dit is geen standaarddienstverlening. Bij een standaardimplementatie wordt een dergelijke extra dienstverlening niet meegenomen. Dit leidt tot ergernissen en frustratie aan beide kanten. Ook wordt vaak onvoldoende rekening gehouden met de processen bij de opdrachtgever. Het gevolg is een onvolledige implementatie, en daarmee een valse start van het contractmanagement. Inrichting contractmanagement Het kan ook gebeuren dat er vanuit de kant van de opdrachtgever onvoldoende aandacht is voor de inrichting van het contractmanagement zelf. Gedurende de implementatie - of al eerder: het opstellen van het programma van eisen - is onvoldoende aandacht besteed aan de gewenste managementinformatie en de kpi’s waarop het contract gemanaged gaat worden. Dit kan

Meten is weten, maar vraag alleen die informatie op die werkelijk relevant is. tot gevolg hebben dat de leverancier ‘linksaf’ gaat, terwijl de opdrachtgever gewoon ‘rechtdoor’ wil. De hectiek van alledag bepaalt de werkrelatie, hierdoor is er onvoldoende structuur in het managen van de leveranciersrelatie. Ad hoc-problemen en brandjes blussen

Toets tijdig of toezeggingen vanuit sales in de contractuitvoering ook reëel en haalbaar zijn nemen de overhand en het overkoepelende overzicht raakt verloren.

Voorbeeld: op zaterdag dure service » Contract: bedrijf X heeft een contract met een leverancier van warmedrankenautomaten voor 72 maanden. Service levels zijn niet afgesproken en de algemene voorwaarden van de leverancier zijn van toepassing verklaard. » Haken en ogen: de belangrijkste haken en ogen aan dit contract: - onbeperkte indexering en prijsaanpassingen; - niet-haalbare betaaltermijnen met ﬁkse boeteclausules; - zeer beperkte service levels. » Praktijk: de automaten zijn regelmatig ‘out of service’. Dat is vaak ook op zaterdag het geval, juist de drukste dag voor het bedrijf (er zijn dan veel klanten over de vloer die graag een kopje kofﬁe geserveerd krijgen). Vooraf zijn hierover geen afspraken gemaakt, waardoor reparatieservice op zaterdag alleen mogelijk is tegen (zeer hoge) extra kosten. Daarnaast zijn sinds de ingangsdatum van het contract (oktober 2010) de prijzen met gemiddeld 17 procent gestegen. » Gevolgen: bedrijf X heeft op dit moment geen enkele mogelijkheid om zonder extreme kosten van het contract af te komen. Facility management is gemiddeld bijna een dagdeel per week kwijt aan het managen van dit contract voor vijftien automaten. De (interne) klant is zeer ontevreden.

Toezeggingen sales versus de praktijk Inkoop heeft, al dan niet met behulp van extern advies, de vraag uitgezet. En de verkoopafdeling van de dienstverlener wil natuurlijk graag de opdracht binnenhalen. In dit verkoopproces wordt het beoogde Service Level Agree-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

ment vaak niet gelezen. Dit heeft tot gevolg dat de offerte (ureninzet) vaak niet strookt met de verwachte dienstverlening. Ook afwijkingen van de standaarddienstverlening worden niet begrepen en niet goed geïmplementeerd. Er is geen of te weinig communicatie tussen verkoop en de beoogde contractverantwoordelijke bij de leverancier. Het gevolg is dat na contractondertekening bij de opdrachtgever een gevoel van teleurstelling kan ontstaan, als de leverancier de beloofde zaken niet kan waarmaken. Zie ook de figuur op pagina 27. Dat er in de praktijk zaken aardig mis kunnen gaan, wordt geïllustreerd in het voorbeeld ‘Op zaterdag dure service’ (zie het kader hiernaast). Wat had het bedrijf uit het voorbeeld kunnen doen om deze situatie te voorkomen? De volgende tien tips hadden van pas kunnen komen.

t hema inkoop/contrac tmanagement

10 tips voor inrichten contractmanagement 1.

Stel voor de facilitaire contracten in het algemeen vast welke generieke service levels belangrijk zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan klachten, managementinformatie, kosten. Bepaal per dienst (catering, beveiliging, groenvoorziening, schoonmaak enz.) vooraf welke afgeleide service levels belangrijk zijn, en hoe belangrijk die zijn. Bepaal vooraf wat de consequenties kunnen zijn van het wel of niet halen van de afgesproken service levels (bijvoorbeeld bonusmalusafspraken, boetebeding, contractontbinding). Geef de leverancier de kans een en ander goed in te richten. Een optie is om bijvoorbeeld de eerste drie maanden van het contract de kpi’s wel te meten, maar die nog niet mee te laten tellen voor de leveranciersbeoordeling. Bedenk vooraf op welke wijze de

resultaten gemeten gaan worden: welke managementinformatie is gewenst (meten is weten, maar vraag alleen die informatie op die werkelijk relevant is) en hoe en door wie op welk moment wordt die informatie aangeleverd? Wat ga je ermee doen? 6. Vraag niet allerlei ingewikkelde, afwijkende formats voor de managementinformatie: maak gebruik van de kennis en ervaring van de leverancier. 7. Toets tijdig - tijdens het inkoopproces - of toezeggingen vanuit sales in de daadwerkelijke uitvoering ook reëel en haalbaar zijn. Laat bijvoorbeeld de beoogd rayonmanager aansluiten bij de gesprekken. 8. Ga er niet van uit dat iedereen die bij het contract betrokken is in één keer begrijpt wat wordt bedoeld: licht tijdens de implementatie het SLA mondeling toe aan de betrokkenen, zoals de contractverantwoordelijke bij de leverancier.

9. Een SLA is een dynamisch document: de contractmanager evalueert periodiek de afspraken en zorgt voor finetuning van de kpi’s. 10. Last but not least: contractmanagement doe je SAMEN: het is een proces van zowel opdrachtgever als leverancier. ‹‹

* Ellen Momma-Vermaak is senior consultant bij ROI Advies bv (www.roiadvies.nl)

(Advertentie)

De voordelen voor u zijn:

Post-hbo opleiding Security Techniek bij Soba Security Opleidingen BV. In goed overleg met de Haagse Hogeschool is besloten om de opleiding Security Techniek in het vervolg door Soba te laten organiseren.

Ga op voor MSec (zie sern.nl)

Beter opgeleid aan het werk! www.soba.nl

t hema inkoop/contrac tmanagement

De spend-analyse: kleine moeite, groot plezier!

Hoe factuurgegevens in Inkoopprofessionalisering begint bij een spend-analyse. Wie deze analyse volgens een doordacht format opzet en bovendien periodiek uitvoert, kan daar veel baat bij hebben. MARIT VERHAAGEN *

aarop baseert u uw inkoopjaarplan, uw inkoopactieplan, de benodigde vaste en flexibele bezetting en uw inkoopstrategie? Minimaal aan de hand van de begroting, de realisatie en de aflopende inkoopcontracten. Zou het niet prettiger zijn om meer â&#x20AC;&#x2DC;in controlâ&#x20AC;&#x2122; te zijn? Om over gegevens te beschikken die exact laten zien hoe de inkopen zijn opgebouwd waardoor een proactief optreden mogelijk is? Met een spend-analyse analyseert u uw kwantitatieve inkoopgegevens en maakt u tevens een start met een kwalitatieve inkoopverbetering.

Waarom meten om te weten? Inkopers in productiebedrijven kunnen in de regel exact aangeven wat hun inkoopvolume is, wie de grootste crediteuren zijn, hoeveel afgelopen jaar bespaard is en wat het resultaat van die besparing op het totale bedrijfsresultaat is geweest. Logisch, want de inkoopgerelateerde kosten bedragen bij dit soort bedrijven meer dan 60 procent van de bedrijfskosten. Bij dienstverlenende bedrijven (maar ook bij overheden en organisaties in het onderwijs c.q. zorg) is dit percentage lager, maar het gaat in veel gevallen toch ook om grote volumes. De trend van uitbesteding zal het percentage inkopen ten opzichte van de personele kosten verder verhogen. Al met al een aanzienlijke kostenpost. Ook inkopers van niet-productiebedrijven zouden dus gebaat zijn bij een heldere doorkijk in de kosten van hun inkopen en de opbouw ervan. Maar hoe kan het dan dat inzicht in de

opbouw van de inkoopgerelateerde kosten geen gemeengoed is in deze sectoren? Heeft het te maken met het ontbreken van de juiste gegevens? Of zou het gebrek aan tijd kunnen zijn? Of wordt de waarde van een inkoopanalyse voor de organisatie onderschat? Laten we deze drie mogelijke redenen eens nader bekijken. Reden 1: Ontbreken juiste gegevens De eerste reden (het ontbreken van de juiste gegevens) kan het niet zijn. Bijna alle benodigde gegevens zijn al voorhanden in de inkoopadministratie of crediteurenadministratie. Immers, een definitie van inkoop stelt: inkoop is alles waar een externe factuur tegenover staat. Het is een kwestie van het toekennen van inkooprubrieken aan de uitgaven, in basis ongeveer tien kolommen uit de crediteurenadministratie te filteren en de analyse kan starten. Reden 2: Tijdgebrek Zou het dan tijdgebrek kunnen zijn? Dat is niet aannemelijk. Natuurlijk, de eerste keer dat een spend-analyse wordt uitgevoerd, kost het wel wat meer tijd, omdat de inkooprubrieken nog gekoppeld moeten worden aan de uitgaven. Maar als het kader eenmaal staat, gaat het veel sneller. Met een investering van circa veertig uur kan de inkoper beschikken over een analyse en conclusies trekken uit de gegevens. De doorlooptijd van het gehele traject van gegevens tot en met rapportage ligt tussen de vier en zes weken. Reden 3: Onderschatting waarde spendanalyse En dan de derde mogelijke reden: on-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

derschatting van de waarde van de spend-analyse. Als dat zo is, zou dat erg jammer zijn. We hebben het namelijk over een kwantitatieve inkoopanalyse die tevens kan dienen als vertrekpunt voor verdere inkoopprofessionalisering in organisaties. Inzage in de opbouw van de uitgaven van een organisatie levert input op diverse onderdelen: denk bijvoorbeeld aan de factuur- en leveranciersreductie, Europees aanbesteden, de inkoopstrategie, het inkoopjaarplan met inkoopdoelen, de leveranciersbeoordeling en het contractmanagement. Het gaat dus om heel wat meer dan alleen het opsporen van besparingspotentieel!

Meer redenen Er zijn overigens meer redenen waarom een spend-analyse nuttig kan zijn. We noemen er nog vier. Inzage in de opbouw van het inkoopvolume Een inkoopbesparing levert een verbetering op van het rendement van de organisatie. Daarom is het eerst belangrijk om te weten waarover je spreekt als je het over inkoopgerelateerde (beĂŻnvloedbare) kosten hebt. Wat je inkoopt, voor hoeveel, bij wie en voor wie. In het voorbeeld in figuur 1 is er na de spend-analyse onder andere voor gekozen om de facturatie en administratie van abonnementen op vakbladen en publicaties (literatuur, 400 crediteuren) uit te besteden aan een externe partij. Hierdoor zijn eerst alle abonnementen in kaart gebracht en geregistreerd en alle overbodige opgezegd. Het aantal crediteuren is met ongeveer 80

t hema inkoop/contrac tmanagement

koopinformatie worden Antal crediteuren per rubriek

procent gedaald. Niet elke uitgever wilde meewerken, maar het grootste deel wel. De organisatie ontvangt één maandfactuur voor het grootste deel van de abonnementen.

450 400 350 300 250 200 150 100 aantal

In het voorbeeld van figuur 2 is te zien dat bijna 70 procent van de omzet wordt ingekocht bij minder dan 10 procent van de leveranciers: de zogenaamde A-leveranciers. Het is erg interessant te weten wie dit zijn. Het zijn namelijk de leveranciers waarop je je moet focussen als het gaat om verbeteracties, besparingsmogelijkheden, contractvernieuwing en leveranciersbeoordeling. Hoe kleiner het

EEN

ATI E

NIC

nC OM

AFV AL

ALG RK

REP RO CA TER ING EN ERG IE/ WA TER

DR UK WE

NG e

ETI RK MA

Figuur 1. Uit de spend-analyse blijkt dat de rubriek ‘literatuur’ 400 crediteuren heeft. Besloten wordt de facturatie en administratie uit te besteden aan een externe partij, met alle voordelen van dien. percentage leveranciers in deze A-categorie, des te groter je afhankelijkheid van deze leveranciers. Het is zaak om de verhouding tussen aantal leveranciers en omzet in balans te houden. We zien in figuur 2 ook dat slechts 10 procent van de omzet wordt bepaald door 75 procent van je leveranciers: de C-leveranciers. Hoeveel eenmalige crediteuren zitten daarbij? Het aantal leveranciers wordt niet zelden bepaald door de bestellers in plaats van de inkoopafdeling. Er ontstaat een wildgroei aan kleine leveranciers, met als gevolg een

100% 90% 80% 70%

Inkoopomzet

VER MA VO RK ER ETI NG F ACI en LTA CO IR MM UN ICA TIE INV EN TAR IS

NG VER VO ER

ISV EST I

EL/

NE SO

AN D OO

PER

ICT

ING EST

ISV HU

EL -

SCH OL ING -H AN OR DE EC L- I A NV EN INV TAR EN IS TAR IS/ KA NT OO R

GR OO

OO TH

AN D

NE EL

-IC T

PER SO

EL AN D

LIT ERA T

UU R

GR OO

Inzage in de inkoopkosten Niet alleen de hoogte van de uitgaven zelf, maar ook de organisatiekosten van de uitgaven worden belicht. Denk aan de kosten van de afhandeling van een inkooporder van order tot en met betaling, de kosten van leveranciersbeoordeling en crediteurenbeheer. In een spend-analyse wordt bijvoorbeeld inzichtelijk hoeveel crediteuren voor welk inkoopvolume zorgen. hoeveel facturen deze crediteuren genereren en wat de gemiddelde factuurwaarde is.

60% 50% 40% 30%

hoge administratieve last. Inkoop kan optreden door productgroepen aan te besteden, voorkeursleveranciers te selecteren en te sturen op ‘specificatie’ in plaats van op ‘selectie’. Het is dus niet de besteller die bepaalt bij wie wordt ingekocht, maar inkoop. Inkoop zorgt daarvoor door aan de hand van de specificaties van de klant de best passende partij binnen het bestaande leveranciersbestand te zoeken. Het selecteren van een nieuwe leverancier wordt dan eerder uitzondering dan regel. Kunnen voldoen aan de aanbestedingsverplichting Voor aanbestedende diensten is het belangrijk om te weten wat het volume van een bepaalde inkoopgroep is, om te kunnen bepalen of deze aanbestedingsplichtig is. Een gemiddeld jaarvolume van € 50.000,- en een driejarig contract betekenen voor een centrale overheid vaak een aanbestedingsplicht.

20% A

10%

0% % %

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100

Aantal leveranciers

Figuur 2. De ABC-analyse. Een overzicht van het aantal leveranciers in verhouding tot de inkoopomzet.

In het voorbeeld in figuur 3 zou het een logische keuze zijn om de twee grootste rubrieken opnieuw aan te besteden, dit in het jaarplan op te nemen en de organisatie voor te bereiden op aanbesteding door te zorgen voor de

Facto Magazine nummer 11 november 2011

t hema inkoop/contrac tmanagement Inkoopvolume per rubriek Omzet in Duizenden

€ 4000 € 3500 € 3000 € 2500 € 2000 € 1500 € 1000 € 500 Bedrag

RE P RO LIT ERA TU UR GR OO IN V TH EN AN TAR DE IS L- I NV EN MA TAR RKE IS TIN SCH Ge OL nC ING OM GR MU OO NI C TH ATI AN E DE L- H OR EC A I NV VER EN VO TAR ER IS/ KA NT OO R DR UK A FVA WE L RK ALG PER EM SO MA EEN NE RKE E L TIN /V Ge ERV GR nC OE OO OM R TH MU A N NI C DE L- I ATI GR C E OO T /D TH RU AN KW DE ERK L- H UIS VES CA TIN TER G ING -H OR EC A

EN ICT ERG IE/ WA TER FAC ILIT AI R

I NH

RP ERS ON EEL HU ISV EST ING

€0

Figuur 3. De spend-analyse geeft ook inzicht in het volume van de inkoopgroepen. juiste kennis, de juiste bezetting en de benodigde tijd. Benchmarking Het gaat bij benchmarking niet alleen om het vergelijken van prestaties van jaar tot jaar binnen de eigen organisatie, maar ook branchebreed of landelijk. Is er een wens tot benchmarking, dan is het noodzakelijk om de inkopen in te delen volgens een geldende landelijke norm (bijvoorbeeld NEN 2748) of een andere norm die binnen de branche wordt gehanteerd. Zo bent u ook altijd

voorbereid op deelname aan benchmarkonderzoeken, zoals die bijvoorbeeld plaatsvinden bij gemeenten en onderwijsinstanties.

Het is ook leuk! Wat is beter dan het nuttige met het aangename te combineren? Door op een intensievere manier naar de inkopen te kijken, ontstaat een nieuwe kijk op de eigen processen en de resultaten. Met een paar parameters komt een berg aan informatie beschikbaar; zowel ‘need to know’ als ‘nice to know’.

Tips voor spend-analyse » Format: met een goed opgebouwd format is het eenvoudig om periodiek een spend-analyse uit te voeren. Hanteer werkbare inkooprubrieken/segmenten en bepaal waarop u wilt rapporteren. Als het raamwerk eenmaal staat, is het een kwestie van periodiek invoeren van gegevens. » Doelen: stel doelen aan de hand van de analyse, bijvoorbeeld de vermindering van het aantal facturen of het verminderen van het aantal crediteuren in een productgroep met een bepaald percentage. » Frequentie: voer in ieder geval jaarlijks een spend-analyse uit om de voortgang te kunnen meten. De analyse helpt om de prestaties van inkoop inzichtelijk te maken. » Zelfde taal: afdeling inkoop en financiële administratie moeten dezelfde taal spreken als het gaat om de registratie van inkopen. Bijvoorbeeld: wie wil rapporteren conform NEN 2748, moet ervoor zorgen dat de financiële administratie bij het boeken van de inkopen meteen de betreffende rubriek aan de inkopen koppelt. De financiële administratie registreert in de basis uit de boekhoudkundige behoefte en zal niet vanzelf de voor inkoop gewenste parameters meenemen. » Divers gebruik: gebruik de gegevens voor meerdere doelen. Zoals het bepalen van de inkoopstrategie per productgroep, de juiste focus in het inkoopjaarplan en de aanbestedingskalender en als onderlegger voor het bepalen van de benodigde capaciteit bij de inkoopafdeling.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

» Wie eenmaal met de gegevens aan de slag gaat, ziet dingen die hij eerder niet op het netvlies had. Zoveel verschillende leveranciers in één productgroep? Bij de volgende aanbesteding zeker meenemen. » Wordt de basisselectie uit de crediteurenadministratie uitgebreid, dan komen er ook andere inzichten naar boven. ‘Postcode distributieadres leverancier’ laat zien hoeveel procent van de omzet regionaal wordt ingekocht. Is het wenselijk om dit uit te breiden uit milieuoverwegingen bijvoorbeeld? » Wat is het gemiddelde factuurbedrag, wat is het gemiddelde bedrag per leverancier, wat is het gemiddelde aantal facturen dat een leverancier je stuurt, wat zijn de uitschieters en zijn deze uitschieters terecht? » De top 10 (of 20 of 25). Maak bijvoorbeeld de top 10 van de grootste leveranciers. Op wie moet je je richten als het gaat om leveranciersbeoordeling? Of de tien leveranciers met de meeste facturen. Zijn dit ook de grootste leveranciers? Meestal niet, dus het is een kwestie van het aantal facturen terugdringen om de administratieve last te verminderen. » Door aan de productgroepen een waarde te koppelen ten aanzien van de verkrijgbaarheid van de producten ontstaat een Kraljic-matrix die kan helpen bij het bepalen van de juiste inkoopstrategie per productgroep. Kortom: de spend-analyse: minimale inzet, maximaal rendement. Kleine moeite, groot plezier! ‹‹

* Marit Verhaagen is facility manager en adviseur bij Procore huisvestings- en facility management in Nieuw-Vennep (www.procore.nl en www.facilitycoach.com)

Aandacht voor collega’s, gasten en klanten, met ieder een eigen smaak. Voor variatie, kwaliteit en service. Een moment van aandacht voor elkaar en de wereld om u heen. Daar begint lekker werken volgens NESCAFÉ, makers van bijzondere lekkere koffie. NESCAFÉ stemt de koffievoorziening precies af op uw wensen, want elke situatie vraagt om een eigen aanpak. Meer weten over de mogelijkheden? Bezoek onze website www.nescafeophetwerk.nl

column philip

Echte inkoopvoordelen telefonie. Maar de grote klappers kunnen we maken als we inkoopvoordelen kunnen realiseren op de minder ‘volatiele’ productgroepen. En dan wordt het voor een organisatie als de onze ineens lastig. Want wie ben ik om te bepalen dat de orthopeden in de operatiekamers alleen nog maar met rode schroefjes mogen opereren in plaats van dokter A met blauwe, dokter B met groene? ‘U bent zeker nog nooit bij mij in de OK geweest? U snapt werkelijk niets van mijn specialisme …’ is dan de vaste reactie.

‘Kan ik een cursus commercieel communiceren in het Duits doen?, vraagt een medewerker van de afdeling Inkoop. Een logische vraag. Ons ziekenhuis werkt sinds kort samen met twee andere Nederlandse ziekenhuizen en een Duits ziekenhuis. Eigenlijk een ordinair staaltje van parallelinkoop. Gezien het feit dat de voertaal bij de vergaderingen van de inkopers van de betrokken organisaties Duits is, stem ik in met deze vraag.

Met enige regelmaat worden bestuurders van organisaties bezocht door Zolang er energie nodig is voor het slimme adviseurs die de rekensommen Philip van Klaveren harmoniseren van de specialistische klaar hebben. Uitgaande van een geDe grote klappers kunnen we goederen, wordt het een lange weg. schat percentage, dat bij gecombimaken als we inkoopvoordelen ‘Even’ besparen door het bundelen neerde inkoop bespaard zou kunnen kunnen realiseren op de minder van inkoopvolumes van verschillende worden, vliegen de te verdienen mil‘volatiele’ productgroepen ziekenhuizen is in veel gevallen inderjoenen vlot over tafel. De ene bestuurdaad een te simpele voorstelling van der wordt hier helemaal warm van, de zaken. andere is realistischer en vraagt zich af De parallelimport via onze Duitse partner loopt overigens of het verhaal enigszins realistisch en haalbaar is. Immers, prima: directe resultaten met prijsdalingen van soms wel 50 het verhaal van de adviseur gaat over ‘wat er in de lucht procent op specialistische instrumenten en/of verbruiksmatehangt’. Ik parafraseer een van mijn inkopers door aan te gerialen óf Nederlandse vertegenwoordigers die, onder de ven dat er nog veel moet gebeuren om ‘het op tafel te krijdreiging van het inkopen van producten via de Duitse kanagen’ en zeker om het ‘in je zak te hebben zitten’. Met andelen, hun prijzen drastisch verlagen. Door het huis goed te fare woorden: leuk spreadsheetmanagement, maar een laag ciliteren bij deze keuzes kunnen de facilitair verantwoordelijrealistisch gehalte, zeker als je bedenkt dat de eerste nota ken een directe invloed hebben op de kostenniveaus. En niet van de adviseur al op de mat ligt voordat er überhaupt iets met spreadsheetwijsheden, maar met resultaten die daadgerealiseerd is. ‘Managementfee’ heet dat dan. werkelijk ‘in de pocket’ terechtkomen. Bij laagwaardige producten, die een grote mate van inwisselbaarheid hebben, is het goed mogelijk door middel van het In deze column geeft ir. Philip J. van Klaveren, Manager Facilitair Bedrijf bundelen van volumes kortingen te realiseren. Denk aan geMeander Medisch Centrum in Amersfoort, zijn visie op facilitaire onderwerpen. zamenlijke inkoop van energie, afvalverwerking en mobiele Hij schrijft zijn column op persoonlijke titel.

(Advertentie)

Facto Magazine nummer 11 november 2011

eel mensen hebben ongemerkt dagelijks te maken met de cloud. Gebruik je Hotmail of Gmail, of zit je op Facebook? Dan maak je al gebruik van een clouddienst. Het gaat hier simpel gezegd om applicaties waarvan je niet precies weet waar ze staan: ze komen ergens uit een ‘wolk’. Zodra je verbonden bent met het internet, kun je gebruikmaken van de dienst; het maakt niet uit op welke computer je werkt. Wanneer je gebruikmaakt van je webmail of Facebook, deel je de dienst, de applicatie en de servers met andere gebruikers van de dienst. Zakelijke applicaties als e-mail, SharePoint en CRM, staan meestal nog bij de organisatie zelf. Maar ook deze kunnen naar de cloud. Organisaties kun-

diensten in te richten op het maximale gebruik. Je hoeft ook niet te betalen voor al die tijd dat de dienst niet gebruikt wordt. Je neemt in de cloud gewoon meer af wanneer het nodig is, en minder als het niet meer nodig is. » Informatie wordt toegankelijker wanneer je gebruikmaakt van clouddiensten. De dienst is overal en altijd beschikbaar, zolang je maar beschikt over een internetverbinding en je inloggegevens. » Betere cash-flow: je hoeft niet vooraf te investeren in hardware, maar betaalt wanneer je een dienst gebruikt. » Overzichtelijke kosten: je weet wat een dienst kost per gebruiker per maand en komt zodoende niet voor verrassingen te staan. Er zijn

Zeker voor grotere organisaties kan het afnemen van een clouddienst zeer ingrijpend zijn nen ervoor kiezen om bestaande en gestandaardiseerde diensten af te nemen uit de cloud. Daarnaast is het zelfs mogelijk om eigen applicaties in de cloud te bouwen.

Voordelen » Het is schaalbaar: het afnemen van diensten in de cloud gaat per gebruiker. Wanneer een organisatie groeit of juist afneemt in aantal medewerkers, betaal je alleen voor het werkelijke gebruik. Wanneer er sprake is van piekgebruik, hoef je niet je

bijvoorbeeld geen servers in je beheer die kapot kunnen gaan en je veel geld kunnen kosten. » Hoge beschikbaarheid: afhankelijk van waar je de clouddienst afneemt, worden SLA’s geboden met tot wel 99,9 procent gegarandeerde beschikbaarheid van de dienst. » Up-to-date: afhankelijk van de afgenomen dienst beschik je altijd over de laatste versie. Je hoeft geen complexe uitrol van nieuwe versies te doen, maar krijgt automatisch de laatste versie.

» Lagere kosten: het kan goedkoper zijn om diensten uit de cloud af te nemen dan om je eigen serverpark op te bouwen en medewerkers op te leiden voor het onderhoud hiervan. Ten slotte zien we bij een groeiend aantal klanten dat de cloud ook perfect ingezet kan worden als ‘proeftuin’ voor nieuwe technologie. Als een organisatie bijvoorbeeld een kleinschalige pilot wil draaien met SharePoint 2010, kan een cloud-oplossing binnen een kwartier up and running zijn, zonder hoge investeringen vooraf. En als de pilot is afgerond, kan het abonnement net zo eenvoudig weer worden beëindigd.

Nadelen Maar er zijn natuurlijk niet alleen maar voordelen verbonden aan de cloud. Het meest gehoorde nadeel van de cloud heeft te maken met de vermeende veiligheid van de gegevens die je in de cloud zet. Voor een zorginstelling geldt bijvoorbeeld de wettelijke verplichting om de toegang tot haar vertrouwelijke patiëntengegevens te beperken. Bij een clouddienst worden deze gegevens echter opgeslagen op een plek waarvan de organisatie niet precies weet waar dat is, wie er toegang toe heeft en onder welke wetgeving de gegevens vallen. Dat is geen prettig idee. Aan de andere kant zijn de aanbieders van clouddiensten er zeer bij gebaat om het vertrouwen van hun afnemers in de beveiliging van hun diensten niet te schaden; ze garanderen dan ook meestal een uitstekende beveiliging. Maar het is nogal wat om je vertrou-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

SecNed BV: een ‘nieuwe generatie’ dienstverlener! SecNed Security and Cleaning is een ‘nieuwe generatie’ dienstverlener, ontstaan vanuit de ambitie dat het anders moet. Bij dienstverlening draait het om onze medewerkers, dat hebben wij goed begrepen. Maar ook transparantie, een proactieve houding en multifunctionaliteit zijn aspecten die door onze klanten zeer gewaardeerd worden. Wij hebben de drive om de beste te zijn. Dichtbij de klant, de medewerker en de maatschappij. Cleaning and Services UÊ ÃV >> Êi ÊÃ«iV > ÃÌ ÃV schoonmaakonderhoud UÊ > `Þ > ]ÊL `i Êi ÊV V lÀ}i` i ÃÌi UÊ ÛiÀ }iÊÃiÀÛ ViÃ Security and Reception UÊ LiÜ> }Ã` i ÃÌi UÊ ÀiVi«Ì i` i ÃÌi UÊ >` VÊi ÊV> > Ìi Ìi ` i ÃÌi Bent u toe aan het vernieuwen van uw contracten of heeft u behoefte aan een geheel andere aanpak met betere resultaten, neem dan contact op met 088 - 81 82 850 of stuur een mail naar info@secned.nl.

www.secned.nl

LINKPOWER PASSIE RESULTAAT EVENWICHT VISIE POWERED BY KLUWER

Economisch moeilĳke tĳden? Úw team kan het aan.

WWW.LINKPOWER.NL

Linkpower, meetbaar beter! Teamcoaching en organisatieontwikkeling

welijke gegevens uit handen te geven en er op te ‘vertrouwen’ dat er niets in verkeerde handen terechtkomt. Daarnaast moeten organisaties ‘klaar’ zijn voor de cloud. Zeker voor grotere

Voor medewerkers kan er ook veel veranderen wanneer de organisatie overstapt naar clouddiensten. Zo kan het werken vanuit de cloud gepaard gaan met flexibeler werken: thuis, op kantoor of bij een klant. Als er in de cloud wordt

Werken vanuit de cloud kan gepaard gaan met flexibeler werken organisaties kan het afnemen van een clouddienst zeer ingrijpend zijn. Daarin zijn gradaties te onderkennen: email afnemen vanuit de cloud is redelijk laagdrempelig vergeleken met het bouwen van je eigen organisatiespecifieke applicaties in de cloud. Volledig werken vanuit de cloud, een situatie waarin een organisatie geen eigen servers meer heeft staan, is een vergevorderd stadium in de technologische volwassenheid van een organisatie.

gewerkt, is een internetverbinding immers voldoende om aan de slag te gaan. Veel mensen zijn erg enthousiast over de mogelijkheden die de cloud hen biedt om flexibeler te werken. Een organisatie dient echter wel afspraken te maken met haar werknemers. Wanneer men niet meer van negen tot vijf achter zijn vaste werkplek zit, moeten beschikbaarheidsgegevens en persoonlijke resultaten op een andere manier inzichtelijk worden gemaakt.

Aangezien de cloud per definitie een webbased technologie is, biedt werken met clouddiensten nóg een interessant voordeel: medewerkers kunnen vanaf ieder apparaat toegang krijgen tot de diensten, of dat nu met een laptop, tablet, iPad of smartphone is. Het grote voordeel is dat mensen de middelen kunnen gebruiken die het beste op hun individuele behoeften zijn afgestemd. Door als organisatie de overstap te maken naar de cloud, verlaag je aan de ene kant de beheerlast van de IT-afdeling, en verhoog je tegelijkertijd het plezier en het gemak waarmee medewerkers hun werk kunnen doen. ‹‹

* Jaïr Hokstam en Laura Kluijtmans zijn beiden business consultant bij Wortell (www.wortell.nl)

Facto Magazine nummer 11 november 2011

gebouwbeheer

Legionella te lijf met uit gebouwtechniek De sluipmoordenaar legionella is nog steeds actief. Deze bacterie, die de veteranenziekte kan veroorzaken, kan verstrekkende gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering. Een gesprek met André Schoonenwolf van ingenieursbureau IDBB over duurzame en energiezuinige preventietechnieken, en over speciale software in het gebouwbeheersysteem die kan helpen legionella te voorkomen. PIETER VAN DEN BRAND *

‘J

aarlijks worden er in Europa bijna 1.000 hotels besmet. Het blijft een schrikbarende constatering dat er nog steeds zoveel mensen onnodig aan de gevolgen van deze ziekte overlijden’, zegt André Schoonenwolf van ingenieursbureau IDBB. Schoonenwolf geldt als een specialist op het gebied van de luchtkwaliteit in hotels. Regelmatig wordt hij ‘uit zijn bed gebeld’ om ergens op de aardbol te adviseren bij een legionella-uitbraak. ‘Zo’n hotel hoeft dan niet meteen op slot’, zegt hij, ‘maar snelheid is geboden om het hotel open te kunnen houden. Het reinigen van het leidingwatersysteem loopt bij een gemiddeld hotel al snel op tot honderdduizenden euro’s’,

schetst hij de impact van een legionella-besmetting. ‘Van legionella verdachte hotels staan direct in de spotlights. Op een speciale website van de EU worden ze met naam en toenaam aan de schandpaal genageld en dat betekent marktverlies. Touroperators zullen deze hotels namelijk niet meer boeken.’

Legionella-ziekte De legionella-ziekte is een blijvertje. De bacterie is taai en kan zich zelfs met dood organisch materiaal voeden. ‘In collectieve leidingsystemen waarin water gerecirculeerd wordt, is de explosieve opbouw van legionella groot. Dat maakt de bestrijding ervan dan ook

Legionella kostenpost? » Arbeidsintensief: het beheersen van legionella is een arbeidsintensief proces. Zo moeten tappunten regelmatig worden gespoeld en ook het spoelen zelf weer worden gemonitord. Daar staan ﬂinke kosten tegenover. Zo is in een ziekenhuis één medewerker, al dan niet ingehuurd, doorgaans fulltime bezig met het spoelen van tappunten. » GBS: gebouwbeheerders die investeren in slimme gebouwautomatisering, kunnen op termijn geld besparen. Het GBS regelt bijvoorbeeld dat leidingen die niet boven de 25 graden zijn geweest, niet worden gespoeld. Het nalopen van tappunten is minder vaak nodig. » Voordelen: als leidingen niet meer met heet water gespoeld hoeven te worden, scheelt dat in water- en energieverbruik. Er wordt dan niet alleen minder vers kraanwater gebruikt, maar er hoeft ook minder water te worden geloosd op het riool (lozingshefﬁng). Ook de energienota en de CO2-uitstoot gaan omlaag. Dat is dus goed voor het milieu en voor de portemonnee. » Budgetgenerator: legionella-preventie wordt zo geen kostenpost maar een budgetgenerator.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

zeer moeilijk’, vertelt Schoonenwolf. Mensen die de bacterie via waterdruppeltjes inademen, kunnen een ernstige dubbele longaandoening en hoge koorts ontwikkelen met een mogelijk dodelijke afloop, vooral bij kwetsbare groepen als ouderen, mensen met een verminderde weerstand en zware rokers. De sluipmoordenaar die zo’n 0,2 micron lang is en 0,02 micron dik en zich - uitgerust met een soort propellertje - snel door het water beweegt, ligt op de loer in stilstaand water tussen de 25 en 45 graden, waarin hij in het gezelschap van een laag organisch materiaal razendsnel en flink in aantal kan uitdijen. Alle reden ‘spattende’ installaties regelmatig door te spoelen en zo nodig te verhitten (boven de 60 graden legt de bacterie namelijk het loodje). Het RIVM meldde onlangs een verdubbeling van het aantal legionellapatiënten (473 gevallen in 2010 vergeleken met 256 patiënten het jaar daarvoor). Vooral in de zomer was de toename opvallend, aldus het onderzoeksinstituut van de rijksoverheid. Over de oorzaak hiervan tast het RIVM nog in het duister. ‘Vermoed wordt dat de strengere zorgplicht mede de oorzaak is van het eerder melden van besmettingen’, aldus Schoonenwolf. Het RIVM onderzoekt hoe legionella eerder is te ontdekken. Het instituut neemt een lichte vooruitgang waar in het voorkomen van legionella in lei-

gebouwbeheer

gekiende

hebben nou eenmaal een goede antibacteriële werking.’ Ook aan de installateur worden hogere eisen gesteld, zoals geen soldeerpasta’s gebruiken en vooral schoon en zorgvuldig werken. Volgens deskundige Schoonenwolf zijn ultrafiltratiesystemen relatief makkelijk te integreren in de gebouwtechniek, zowel als het gaat om nieuwbouw als om bestaande bouw.

GBS-software

dingwaterinstallaties. De helft ervan voldoet aan de wettelijke eisen, zoals een maximale koudwatertemperatuur van 25 graden.

Positief Sinds 1 juli is de nieuwe Drinkwaterwet van kracht en dat zal volgens Schoonenwolf eindelijk een positief effect hebben op het duurzaam en ener-

waterleidingen waar zich vuil ophoopt, en gelden strengere eisen voor het gebruik van chemische behandeling als koper/zilveroxide (elektrolyse). Fysisch legionella-beheer met ultrafiltratie en UV-licht, wat Schoonenwolfs eerste keus is, is niet alleen een duurzamer maar ook energiezuiniger alternatief. Deze techniek stelt beheerders in staat volledig veilig met lagere wa-

‘De aanpak van legionella is precisiewerk’ giezuinig beheer van legionella. Een aantal risicogroepen, zogeheten ‘prioritaire instellingen’ (denk aan openbare gelegenheden als ziekenhuizen, hotels, campings en zwembaden), is wettelijk verplicht een risico-inventarisatie uit te voeren en een legionellabeheersplan op te stellen. In totaal gaat het om zo’n 18.000 bedrijven en instellingen. De wet verplicht gebouwbeheerders adequate maatregelen te treffen om legionella te voorkomen. Voortaan is het verboden ‘dode’ hoeken te hebben in

tertemperaturen te werken, ‘en dat scheelt flink in de energierekening’, zegt Schoonenwolf die voorrekent dat een gemiddeld hotel met circa 150 kamers maandelijks 3.600 euro kan besparen. Schoonenwolf schat dat in een kwart van de huidige leidingwatersystemen ultrafiltratie wordt toegepast, een sterk groeiend aantal. Kunststofleidingen zijn uit den boze, weet de legionellaspecialist, omdat deze een wildgroei aan biofilm opleveren. ‘Koperleidingen

Ook aanvullende maatregelen zijn welkom, benadrukt Schoonenwolf. ‘Software in het gebouwbeheersysteem kan helpen legionella te voorkomen.’ Als voorbeeld geeft Schoonenwolf de thermische legionella-preventieschakeling voor warmwatertapinstallaties van Siemens, bedoeld voor in onder meer ziekenhuizen, hotels en grote gebouwen. Warm water wordt door het leidingsysteem gerecirculeerd om op de tappunten direct water op de gewenste temperatuur te hebben. Vanuit de boiler wordt het water rondgepompt. ‘De “dode” leidingen naar de tappunten vormen echter een bron van legionella als ze niet regelmatig worden gebruikt. ’s Nachts gaat immers het warmwatersysteem uit.’ Daarom is er nu speciale software op de markt, die het temperatuurniveau continu bewaakt. Komt de temperatuur daaronder, dan gaat een alarm af. Gemeten wordt op het koudste punt in het warmwatersysteem. De software registreert de temperatuurgegevens, om later te kunnen bewijzen dat het leidingsysteem gefunctioneerd heeft zoals het hoort, mocht zich een besmetting voordoen. ’s Nachts regelt het GBS dat de temperatuur gedurende bepaalde tijden naar een iets hoger temperatuurniveau dan standaard wordt gebracht tegen een optimaal energiegebruik. Zo wordt extra zekerheid gecreëerd. Als er niet aan de temperatuur- en tijdeisen kan worden voldaan, wordt een urgente storing in het GBS gemeld. ‘De aanpak van legionella is precisiewerk’, zegt Schoonenwolf. ‘Hoe meer je doet en hoe nauwkeuriger je te werk gaat, hoe beter het eindresultaat.’ ‹‹ * Pieter van den Brand is journalist

Facto Magazine nummer 11 november 2011

duurzaamheid

Taskforce Verlichting voert pilot uit met FM’ers

Haags gemeentehuis st energiezuinige verlicht In het kader van de pilot ‘Facilitair managers en verlichting’ van de Taskforce Verlichting stapte het stadhuis van de gemeente Den Haag over op energiezuinige verlichting. Jacques de Ligt en Frank Postema van de gemeente delen hun ervaringen. ANNEMIEKE VAN RAMSHORST *

gentschap NL voerde van september 2010 tot april 2011 in opdracht van de Taskforce Verlichting de pilot ‘Facilitair managers en verlichting’ uit. Doel was facilitair managers inzicht te geven in de succes- en faalfactoren bij de overstap naar energiezuinige verlichting. FM’ers van verschillende organisaties zaten samen aan tafel en leerden van elkaars ervaringen. Ook Jacques de Ligt en Frank Postema van de gemeente Den Haag namen deel. Ze onderzochten hoe het Haagse stadhuis energiezuiniger verlicht kan worden. Naast de gemeente Den Haag deden facilitair managers en medewerkers van Rabobank Westland, de Universi-

teit van Tilburg, Fontys Hogescholen en het Kennemer Gasthuis mee aan de pilot. Een goede mix van branches en sectoren. Bij aanvang van de pilot moesten alle deelnemers een praktijkcase aandragen die ze binnen de eigen organisatie wilden uitvoeren.

Volwaardig projectonderzoek Jacques de Ligt is specialist klimaat en energie bij het Ingenieursbureau van de gemeente Den Haag en Frank Postema is technisch adviseur bij het Intern Dienstencentrum van de gemeente. Samen zitten ze in een projectgroep die het energiegebruik van de gemeentelijke gebouwen in kaart brengt en kijkt waar verbeteringen mogelijk zijn. Den Haag heeft flinke ambities op het

gebied van energiezuinigheid: de eigen organisatie is al sinds 2010 CO2-neutraal, en in 2040 wil Den Haag zelfs een volledig klimaatneutrale stad zijn. De Ligt en Postema vertegenwoordigden Den Haag bij de pilot van Agentschap NL. ‘We hoorden over de pilot net na de afronding van een klein onderzoek naar de mogelijkheden voor energiezuinige verlichting in het stadhuis’, vertelt De Ligt. ‘Het leek ons erg interessant om deel te nemen. Ons vooronderzoek bood al interessante resultaten. T5-verlichting gooide bijvoorbeeld hoge ogen, maar we vonden dat meer onderzoek nodig was voor we klakkeloos al onze tl-buizen zouden vervangen door T5-verlichting. De pilot van Agentschap NL gaf ons de kans om onze inzichten te verbreden en te leren van projecten van andere deelnemers.’

Geen vrijblijvend karakter De deelnemers aan de pilot kwamen tussen september 2010 en april 2011 vier keer bij elkaar om de voortgang van hun eigen praktijkcase te bespreken. De Ligt en Postema brachten de verlichting van het Haagse stadhuis als case in. Andere cases waren bijvoorbeeld het opstellen van een verlichtingsplan voor het Rabobankgebouw in Maassluis en het vervangen van 300 versleten pl-armaturen in een van de gebouwen van de Universiteit van Tilburg.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

duurzaamheid

Goede kapstok

apt over op ing

Het stadhuis van de gemeente Den Haag zal eind 2011 volledig energiezuinig worden verlicht. Tijdens de bijeenkomsten presenteerden de FM’ers hun resultaten en deelden ze ervaringen met elkaar. De pilot had nadrukkelijk geen vrijblijvend karakter. De meerwaarde zat voor Postema vooral in de duidelijke projectmatige struc-

tuur: ‘We moesten elke bijeenkomst stukken inleveren, zoals een definitie van de doelstelling en een plan van aanpak. Zo werden we gedwongen om van een afstand naar ons project te kijken en onze aanpak te analyseren.’

Succesfactoren » Formuleer de doestelling(en) SMART. » Vul de beheeraspecten vooraf in, en neem ook eigen interne uren mee. » Creëer draagvlak, door regelmatig te rapporteren en alle betrokkenen duidelijk en tijdig van informatie te voorzien. » Zorg voor een duidelijk programma van eisen (PvE). » Sluit aan bij andere plannen, zoals een duurzaam meerjarenonderhoudsplan (DMOP). Zo voorkomt u dat projecten ‘elkaar in de weg zitten’. » Zorg voor borging in de bedrijfsvoering om te voorkomen dat bereikte resultaten verzanden. » Zorg voor een goede ‘klik’ met externe partijen en monitor het hele proces van voorbereiding tot oplevering.

Dat het essentieel is om het toepassen van duurzame verlichting als project te benaderen, was ook een van de belangrijkste uitkomsten van de pilot. Het is daarbij van belang om doelstellingen SMART te formuleren, dus: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Dit maakt het mogelijk om effecten te meten en draagvlak onder medewerkers te creëren. De Ligt: ‘We hebben geleerd dat het erg belangrijk is om een goede kapstok te zoeken waar je het project aan ophangt en je vraagstelling nauwkeurig te formuleren. Je moet niet te snel willen en rücksichtslos alle verlichting in één keer vervangen. Dan loop je het risico dat de energiebesparing achteraf veel minder groot is dan verwacht.’ Een andere succesfactor is het duidelijk in kaart brengen van de beheeraspecten: geld, organisatie, tijd, informatie en kwaliteit. Ook een duidelijk programma van eisen (PvE) mag niet ontbreken. Welke verlichting wilt u precies? Waar moet die worden geplaatst en hoeveel branduren zijn nodig? Verder is goede communicatie in de organisatie over het project een factor voor succes. De Ligt: ‘Wij merkten hoe belangrijk het is om iedereen deelgenoot te maken van je plannen en goed te communiceren over de voortgang. Zo blijven mensen betrokken.’

Valkuilen De deelnemers aan de pilot liepen ook tegen problemen aan die succes in de weg stonden of het proces vertraagden. Een valkuil is bijvoorbeeld dat je té SMART wilt zijn, zegt De Ligt. ‘Wij hebben de haalbaarheid van diverse mogelijkheden heel uitgebreid onderzocht, maar daar moet je het natuurlijk niet bij laten. Op een gegeven moment is het tijd om aan de slag te gaan.’ Verder is het ontzettend belangrijk om vooraf een goede kostenbegroting te maken. Daar liepen De Ligt en Postema gedurende de pilot tegenaan. Postema: ‘We hadden de tijdsbesteding aan het onderzoek vooraf te krap ingeschat. Dit kwam onder meer omdat we onze eigen interne uren niet hadden meegenomen. Daarnaast moet je altijd

Facto Magazine nummer 11 november 2011

duurzaamheid

rekening houden met extra kosten die er gedurende het project bij komen. Als we het opnieuw zouden doen, zouden we vooraf een betere interne capaciteitsplanning maken.’

Aan de slag Het haalbaarheidsonderzoek dat de gemeente Den Haag tijdens de pilot uitvoerde, leverde belangrijke inzichten op. De Ligt: ‘Uit ons vooronderzoek bleek dat het vervangen van alle verlichting in het stadhuis ons 1 miljoen euro zou kosten. Dat is nogal een bedrag. Het vervolgonderzoek was ook een forse investering, maar het resultaat was het waard: als we de best presterende maatregelen uitvoeren, hoeft het vervangen van de verlichting in totaal niet meer dan 500.000 euro te kosten. Verder bleek uit het haalbaarheidsonderzoek dat een één op één retrofit tlvervanging door T5-lampen niet voor alle ruimten in het stadhuis de beste optie is. ‘T5-lampen presteren in onze bestaande afgezogen armaturen bijvoorbeeld niet optimaal’, vertelt Postema. ‘We zuigen daar lucht af via de ar-

maturen van de verlichting, waardoor de temperatuur te laag is voor een goede lichtprestatie.’ In de gangen van het stadhuis kiest Den Haag wel voor zo’n T5-retrofitoplossing. De armaturen in dit deel wor-

De Ligt: ‘Dat levert driemaal winst op: het is beter voor het milieu, we besparen op onze energierekening en we helpen werknemers met een achterstand op de arbeidsmarkt aan het werk.’

‘Een valkuil is dat je té SMART wilt zijn’ den aangepast door arbeidsgehandicapte medewerkers van De Haeghe Groep. Deze sociale werkplaats heeft namelijk ruime ervaring met het ombouwen van verlichtingsarmaturen tot T5-armaturen.

De gemeente Den Haag is dus flink aan de slag met de resultaten uit de pilot. Het stadhuis zal eind 2011 volledig energiezuinig worden verlicht. ‹‹ * Annemieke van Ramshorst is freelance journalist

Over de Taskforce Verlichting De Taskforce Verlichting voert, in opdracht van het ministerie van Infrastructuur en Milieu, activiteiten uit om energiezuinige verlichting in Nederland tot de standaard te maken en lichthinder te beperken. Zie www.taskforceverlichting.nl. Voor informatie over concrete maatregelen op het gebied van verlichting: www.slimme-energie.nl.

(Advertentie)

over inkoop

Vergelijkingssites Nog steeds kan ik verrast worden door nieuwe dingen op mijn vakgebied. Zo’n ding is de vergelijkingssite. Stiekem heeft zich een geheel nieuwe bedrijfstak ontwikkeld waar miljoenen, zo niet miljarden in omgaan.

et begon me te dagen toen ik het bericht las dat Google is gestart met een site voor het vergelijken van vliegtickets. Weliswaar alleen voor vluchten in de Verenigde Staten, maar als het een succes wordt zal de site ook voor Europese vluchten beschikbaar komen. Het is voor Google niet nieuw. Google heeft al eerder een bedrijf overgenomen dat informatie over hotelprijzen verstrekt, waarmee een prachtige toepassing op Google Maps is gebouwd.

Bijgepraat Een ingewijde heeft onlangs de moeite genomen om me bij te praten over de wereld van vergelijkingssites. En daar gebeurt nogal wat. Er zijn een heleboel vergelijkingssites, maar voor elke productsoort zijn er één of twee grote die 99 procent van het internetverkeer afvangen. De rest telt niet mee. Deze sites zijn voor veel aanbieders van bij-

wat achter. Er zijn sites waar je direct kunt doorklikken naar de leverancier. Bijvoorbeeld om een offerte voor een hypotheek aan te vragen. Maar als je besluit om dit niet te doen en direct naar de site van de leverancier gaat, word je als eerdere bezoeker van de vergelijkingssite herkend. De sites worden dan ook niet meer betaald naar het aantal clicks, maar naar het aantal leads of bestellingen.

Marketeers Online marketeers zijn niet meer de creatieve campagnemakers van vroeger. Het zijn eigenlijk statistici. Ze meten voortdurend het gedrag van de consument en kopen ruimte op de sites die voor hen de meeste bestellingen opleveren. ‘Goeiemoggel’ is leuk voor de naamsbekendheid, maar de online marketeers gaan over echte omzet. Zij zijn voortdurend in oorlog om de beste plaats op de beste sites.

niek en in hun aanwezigheid op het web. De meeste hebben mensen in dienst die voortdurend berichtjes en artikelen schrijven voor de social media. De drempel voor nieuwkomers wordt steeds hoger, wat de gevestigde sites stevig in het zadel houdt.

Klauwen Wat dit doet met de onafhankelijkheid, valt nog te bezien. Als bedrijven besluiten niet met een vergelijker in zee te gaan, bijvoorbeeld omdat ze daarvoor veel geld moeten neertellen, krijgt de consument geen volledig beeld van de markt. Volgens mij doet de consument er goed aan om even door te zoeken en niet de vergelijker als enige waarheid te beschouwen. Zo kunnen we er met zijn allen voor zorgen dat de macht van de vergelijker niet uit de klauwen gaat lopen. ‹‹

Deze maandelijkse rubriek wordt verzorgd door Maarten Erasmus, managing consultant bij Emeritor (www.emeritor.com).

Er zijn sites waar je direct kunt doorklikken naar de leverancier voorbeeld energie, verzekeringen of televisies het belangrijkste of soms zelfs het enige verkoopkanaal. Er zijn merken die geen alternatief verkoopkanaal meer hebben en hun hele naamsbekendheid ontlenen aan de ranglijstjes op de vergelijkingssites.

Herkend De sites hebben in mijn ogen iets onschuldigs over zich. Even vergelijken kan nooit kwaad. Maar er zit nogal

Het is de verwachting dat over een jaar of drie hele bedrijfstakken afhankelijk zijn van vergelijkingssites en dus niet meer zonder kunnen. De stap van Google is dus heel begrijpelijk. De vergelijker heeft straks de macht. Daar komt nog eens bij dat het veel moeite kost om de nummer 1 in de branche te worden en te blijven. De grote sites steken tonnen in tech-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

boekrecensie

Ik.nl van bedrijf of persoon, zoals bij het zoeken naar een nieuwe baan, kunnen zij wel eens in het nadeel zijn ten opzichte van de concurrentie. Ik.nl leest lekker snel weg en is een must voor iedere professional die zijn weg probeert te vinden op zakelijk internet. Een aanrader! ‹‹

Wie wil je zijn op internet? Deze vraag stelt Carlijn Postma de lezers op de omslag. Eigenlijk is deze vraag al te specifiek en gaat ‘ik.nl’ vooral over wie je eigenlijk bent en hoe je jezelf op authentieke wijze kunt profileren in de huidige wereld van web 2.0 toepassingen. IAN VAN DER POOL * In nog geen 120 pagina's neemt Postma de lezer mee in een zoektocht naar effectieve (zakelijke) toepassingen van sociale media. Zij omschrijft dit treffend als 'me-marketing'. Ondersteund door praktijkvoorbeelden en interviews met materiedeskundigen geeft ze handvatten voor het opzetten van de juiste profielen binnen de verschillende online netwerken. Hierbij legt ze sterk de nadruk op consistentie tussen de wijze waarop je je profileert binnen het diverse aanbod aan sociale media. De wereld is nog nooit zo transparant geweest als nu, en elke on-

effenheid of leugentje om bestwil in je cv valt daardoor direct op. Ook geeft Postma aan dat door deze transparantie het onderscheid tussen je offline en online persoonlijkheid vervaagt. Zorg er daarom voor dat je je ook op internet zodanig profileert dat het juiste en gewenste beeld wordt gevormd. De 'digitale daklozen', zij die er bewust voor kiezen om niet aanwezig te zijn op internet, adviseert ze om nog eens te overdenken welk signaal ze afgeven in de huidige wereld. Vooral bij het profileren

Titel Auteur Uitgeverij ISBN Prijs

: Ik.nl : Carlijn Postma : Haystack : 9789461260055 : € 16,95

* Ian van der Pool MFM is werkzaam bij Yask Facility Management. Hij schrijft boekrecensies op persoonlijke titel.

Waardering: Conclusie: Een must voor iedere professional

DIV-column

Van DIV’er naar ontoloog Wat moet DIV met de tsunami aan informatie uit sociale netwerken? Moet dit allemaal gearchiveerd worden, en zo ja hoe dan? Dat deze informatie voor veiligheidsdiensten, politie en defensie een steeds belangrijkere vorm van ‘intelligence’ vormt, laat zich raden. Maar hoe haal je hier de juiste informatie uit? CLEMENT HOEK * Als DIV zijn we gewend terug te kijken. Hoe kunnen we die actie verantwoorden of waarom kreeg hij die subsidie? Maar ook, hoe keken we vijftig jaar geleden tegen de wereld aan? Kortom, we doen er alles aan om informatie toegankelijk en vindbaar te maken voor toekomstig gebruik. In de veiligheids- en handhavingsketen wordt het echter steeds belangrijker om snel informatie uit verschillende bronnen te combineren, zodat direct concrete acties mogelijk zijn. Denk

aan voetbalhooligans die vooraf op forums aankondigen waar ze elkaar zullen treffen of aan een potentiële schoolschutter die op twitter zijn daden aankondigt. Actiegerichte informatie wordt dit genoemd. Hierbij heeft het geen zin om handmatig alle relevante bronnen te ontsluiten. Dit moet realtime en automatisch gebeuren, zodanig dat losse feiten in samenhang worden gezien waardoor nieuwe relevante informatie ontstaat. Deze samenhang wordt bewerkstelligd door gebruik te maken van een ontologie, een conceptueel schema over een bepaald domein. Een datastructuur die alle relevante entiteiten en hun onderlinge relaties en regels binnen dat domein bevat. Op het terrein van de kunstmatige intelligentie wordt het begrip ontologie gebruikt als aanduiding voor een door computers interpreteerbare beschrijving van de werkelijkheid. In het semantisch web wordt dezelfde aandui-

Facto Magazine nummer 11 november 2011

ding gebruikt. Binnen dit web moeten computers de betekenis van ongestructureerde tekst en metadata kunnen aﬂeiden en op basis daarvan kunnen redeneren en gevolgtrekkingen kunnen maken. Dit klinkt nogal technisch en wollig. Maar als ik u vertel dat een ontologie veel gelijkenissen vertoont met de thesaurus vanuit de DIV-wereld, dus met een hiërarchische structuur, met synoniemen en homoniemen, komt het begrip hopelijk dichterbij. Het ontwikkelen van een ontologie en het beheren hiervan stelt hoge eisen aan de makers. Alleen met een juist model zijn de juiste interpretaties mogelijk. Ligt hier een nieuwe taak voor DIV? Daar waar de DIV’ers van de oude stempel hun langste tijd hebben gehad, lijkt omscholing naar ontoloog helemaal geen slechte optie. ‹‹ * Clement Hoek is ECM Consultant bij Ordina. (clement.hoek@ordina.nl)

agenda

rising star

Ultimo Gebruikerscongres 2011 Datum: 11 november Locatie: Arnhem Organisator: Ultimo Software Solutions

Stefan Boon

Duurzaam Gebouwd Congres Datum: 11 november Locatie: Zwolle Organisator: Platform Duurzaam gebouwd i.s.m. Provincie Overijssel en DGBC

Leeftijd: 27 jaar Opleiding: HBO Facility Management

ALV FMN Datum: 16 november Locatie: Zeist Organisator: FMN Facilitaire Vakbeurs Assen Datum: 23 en 24 november Locatie: Assen Organisator: TT Hall en CNO Expo Versterk uw facilitaire regieorganisatie Datum: 29 november Locatie: Utrecht Organisator: NPQ FM Solutions Congres Het Nieuwe Werken 2011 De winst van de veranderende organisatie Datum: 29 november Locatie: NBC Nieuwegein Organisator: Kluwer ‘Rust en Ruimte’ Datum: 7 december Locatie: Zwolle Organisator: Center for People and Buildings International Supply Management Congres Datum: 15 en 16 december Locatie: RAI Amsterdam Organisator: Nevi FacilityPOWER Meer doen in minder tijd Datum: 21 december Locatie: Capelle aan den IJssel Organisator: Kluwer/Facto Magazine European Facility Management Conference 2012 Datum: 23 en 24 mei 2012 Locatie: Kopenhagen, Denemarken Organisator: Ifma en EuroFM Facto Magazine Congres 2012 Datum: 5 juni 2012 Locatie: Ede Organisator: Kluwer/Facto Magazine Meer informatie: www.factomagazine.nl, klik op ‘Agenda’.

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: gdessing@kluwer.nl

» Ik ben: via D&B Integrated Facility Services werkzaam als facility coördinator bij een internationaal consultancybureau. » Mijn werk: bestaat naast het aansturen van de dagelijkse operationele facilitaire werkzaamheden, uit het leveren van high endservices, zoals het organiseren van events of het aanbieden van kostuumservices op het kantoor. Ook leuk: samen met collega’s gaan we komend jaar trainen voor de Alpe d’Huzes. » Belangrijkste inkoop-/FM-trend? Door Het Nieuwe Werken is de vraag en daarmee het aanbod van facilitaire producten en diensten veranderd. Gebruikers willen producten op maat, vijfsterrenkwaliteit en 24-uursservice. » Over 5 jaar ben ik: een facilitair manager gespecialiseerd in soft services. Daarna wil ik de sales- en marketingkant op, specifiek voor het aanbieden van high end facilitaire diensten. » Grootste verbazing tot nu toe? Toenemende interesse voor duurzame producten vanuit de gebruikerskant. Waar wij als facilitaire aanbieder eerst de biologisch afbreekbare pennen en afvalscheidingssystemen introduceerden, nemen gebruikers steeds vaker zelf het initiatief. Dit zie ik niet alleen terug in de vraag naar efficiëntere services, maar ook in de vraag naar duurzame producten zoals elektrische auto’s. » Social media? Op LinkedIn en Facebook communiceer ik met vrienden, oud-studiegenoten, collega’s en leveranciers. Naast het achterlaten van je businesscard is een friend request of invitation een goede manier om je netwerk te onderhouden. » Laatst gelezen managementboek? ‘Dromen durven doen’ van Ben Tiggelaar. Dat boek kreeg ik omdat ik het altijd heb over mijn grote droom: een eigen onderneming. ‹‹

Facto Magazine nummer 11 november 2011

recht

Schoonmaakster na klacht terecht overgeplaatst Een schoonmaakster meldt zich ziek na een klacht over de uitvoering van haar werk. Zij wijt haar afwezigheid aan een conflict met haar leidinggevende. Als de werkgever ander werk aanbiedt, weigert zij dit en wordt zij uiteindelijk ontslagen. De vrouw is het daar niet mee eens, maar vangt bot bij de rechter: de overplaatsing was van de kant van de werkgever niet onredelijk. ROB POORT *

at was het geval? Een vrouw werkt sinds 2004 als schoonmaakster bij een dienstverlener voor dertien uur per week. In oktober 2007 klaagt een klant over haar functioneren en vraagt om een andere schoonmaker. De klacht betreft de uitvoering van haar werk. Zo worden deuren en tegels in de sanitaire ruimtes niet goed schoongemaakt en ook het dagelijks schoonmaakonderhoud van de toiletten laat te wensen over. Dergelijke klachten zijn in het verleden ook geuit.

Ziekmelding Als de schoonmaakster met de klacht wordt geconfronteerd, meldt zij zich een dag later ziek wegens een

januari 2008 de arbeidsovereenkomst op. De werkneemster is het niet eens met haar ontslag en stapt naar de rechter. Zij wil een schadevergoeding van 10.000 euro, omdat er sprake zou zijn van een valse reden voor het ontslag. Volgens haar was de opdracht om elders te gaan werken geen passend werk en mocht zij daaraan voorbijgaan. De kantonrechter wijst het verzoek af en de werkneemster gaat in beroep.

Oordeel gerechtshof In hoger beroep vordert de schoonmaakster hetzelfde. Zij stelt dat van haar werkgever had mogen worden verwacht dat die zich meer had inge-

Het hof oordeelt dat de vrouw zich aan werkweigering schuldig heeft gemaakt arbeidsconflict met haar leidinggevende. De werkgever accepteert de ziekmelding niet en biedt schoonmaakwerkzaamheden op andere projecten aan, zodat zij niet steeds met haar leidinggevende zal worden geconfronteerd. Ondanks herhaaldelijke sommaties van de werkgever om het werk te hervatten, weigert zij daaraan gevolg te geven. De werkgever zegt daarop met toestemming van het CWI in

spannen om haar werkplek te behouden. Bovendien was er geen noodzaak om haar van het project te halen, omdat de opdrachtgever het nog een maand met haar had willen aanzien. Het hof deelt deze opvatting niet en stelt dat de werkneemster op grond van de cao had kunnen weten dat de wensen van een opdrachtgever kunnen leiden tot wijziging van de feitelijke werkplaats. Tevens valt de beslissing van de werkgever om de

Facto Magazine nummer 11 november 2011

werkneemster op een ander project te plaatsen te billijken, aangezien de werkgever zich van de ernst van de klachten heeft vergewist. Volgens het hof zijn de bezwaren van de schoonmaakster tegen de overplaatsing onvoldoende geconcretiseerd en is er onvoldoende vergelijking gemaakt met de werktijden die zij reeds had. Ook kan de overplaatsing niet als onredelijk worden aangemerkt, omdat de reistijd binnen de cao-grens bleef en de werkneemster zelf blokkades opwierp ten aanzien van het werken met haar leidinggevende. Het hof oordeelt dat de vrouw zich aan werkweigering schuldig heeft gemaakt, omdat de overplaatsing als redelijk kan worden aangemerkt. De werkneemster heeft ook nog aangegeven dat zij een gesprek met haar leidinggevende wilde hebben om de lucht te klaren. Maar het hof is van oordeel dat een dergelijk verzoek weliswaar niet onredelijk is, maar dat het niet aan de werkneemster was om dit als voorwaarde te stellen, alvorens weer aan het werk te gaan. Het hof wijst het verzoek af.

Opmerking Het komt wel vaker voor: een werknemer wordt gewezen op zijn (of haar) fouten, is het daar niet mee eens en meldt zich vervolgens ziek. In dit geval heeft de werkgever – naar het oordeel van twee (!) rechterlijke instanties – echter voldoende zorgvuldig gehandeld alvorens hij is overgegaan tot het ontslag van de onwillige werkneemster. ‹‹ (Gerechtshof Leeuwarden, 1 februari 2011, Prg 2011, 119; LJN BP7334) * mr. ing. R.O.B. Poort is jurist en veiligheidskundige (www.bureaupoort.nl)

contacten en contracten

Ook in deze rubriek? Mail uw korte tekst + jpg-foto aan gdessing@kluwer.nl

Rijnland Zorggroep kiest EWS Met ingang van 1 september is EW Facility Services gestart met facilitaire dienstverlening aan Rijnland Zorggroep. Het betreft een contract voor drie jaar. Op de foto v.l.n.r.: Hans Rijs-

bergen (Rijnland Zorggroep), Walter van der Wilt (Rijnland Zorggroep), Henk den Hollander (EW Facility Services), Bas Haagen (EW Facility Services) en Marcel Kuin (Rijnland Zorggroep).

Gerard Soeteman is Brug Advies gestart. Zijn bedrijf (http://brugadvies.nl) geeft advies en treedt op als consultant/interim-manager op het gebied van shared services, FM en vastgoedmanagement. Hij is gespecialiseerd in het ontwikkelen en verbeteren van de relatie tussen de medewerkers van ondersteuning en van het primaire proces. Hiervoor was hij onder meer werkzaam als manager services bij Bouman GGZ en manager Vastgoed & Facilities bij Surplus.

Sandra van Eijk naar Humanagement

Lieke Hermsen versterkt D&B The Facility Group

Sandra van Eijkâ&#x20AC;&#x201C; Neijenhuizen is aan de slag gegaan bij Humanagement. Van Eijk heeft meer dan tien jaar ervaring in het facilitaire werkveld in verschillende branches, waaronder de zorg, politie en onderwijs. In de functie van facilitair interim- en projectmanager gaat zij de opdrachtgevers ondersteunen in het vertalen van de strategische doelstellingen in een daarbij passende facilitaire bedrijfsvoering.

Lieke Hermsen (32) is aangesteld als contractmanager bij D&B The Facility Group. Zij werkte als senior-productmanager Facility Management bij netwerkbedrijf Enexis. Binnen D&B versterkt Hermsen het managementteam van Integrated Facility Services en wordt ze verantwoordelijk voor het domein contracten leveranciersmanagement.

Rients Jorna opgevolgd door Mirjam Koster Na negentien jaar heeft Rients Jorna begin oktober afscheid genomen als directeur van de Hospitality Business School van Saxion Hogeschool. Hij vervolgt zijn carriĂ¨re als directeur Project Praktijkgericht Onderzoek voor Saxion waardoor hij verdere invulling kan geven aan zijn passie voor onderzoek en innovatie. Mirjam Koster is Jorna opgevolgd als directeur van de Hospitality Business School.

Dolmans neemt Tienstra over

Sjaak van der Linde directeur P&O bij Gom Sjaak van der Linde is per 1 oktober P&O-directeur van Gom, de schoonmaakdivisie van Facilicom Services Group. Van der Linde

Gerard Soeteman start Brug Advies

is sinds 2009 werkzaam binnen Facilicom, onder andere als programmamanager van de Trigion Academie en als manager opleidingen bij Gom Schoonhouden. Sinds 2002 was hij zelfstandig adviseur en interim-manager voor opdrachtgevers op het gebied van organisatieontwikkeling en opleidingen. Daarvoor werkte hij als consultant bij onder meer Mediakabel en KPMG.

Per 1 november heeft de Dolmans Groep in IJsselstein schoonmaakbedrijf Tienstra uit Groningen overgenomen. Hiermee breidt Dolmans haar activiteiten in het noorden van Nederland verder uit. Familiebedrijf Tienstra verzorgt al 50 jaar schoonmaakonderhoud, specialistische reiniging en dienstverlening na calamiteiten voor opdrachtgevers in Groningen en omgeving. Er werken 160 medewerkers.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

producten-/dienstenregister Bedrijfscatering

SAB CATERING B.V. Postbus 59, 1160 AB Zwanenburg Tel. 020 4079200, fax 020 4977385 info@sabcatering.nl www.sabcatering.nl

Facilitaire diensten

Glas- en gevelreiniging

WWW.DOLMANS.COM SCHOON MAAKT BLIJ

Schoonmaakorganisatie

Handlampen

Gratis e-mailnieuwsbrief Facto Magazine? !

Meld u aan via www.factomagazine.nl Postbus 417, 5400 AK Uden T 0413 285 111 F 0413 251 455 cleaning@csu.nl www.csucleaning.nl

Graag ontvang ik meer informatie over de plaatsingsmogelijkheden in het producten-/dienstenregister van Facto Magazine! Ingevulde coupon kunt u sturen naar: Kluwer, t.a.v. Liesbeth van den Hoek, Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn. U kunt ook bellen: (0172) 46 64 71

Organisatie:

Naam

M/V

Postbus

PC/Plaats

Tel.:

E-mail:

contacten en contracten

MK2 en Company Webcast MK2 Audiovisueel is een samenwerking aangegaan met Company Webcast. Met de samenwerking biedt MK2 een compleet pakket aan mogelijkheden op het gebied van webcasting. Webcasting is het uitzenden van beeld en geluid via internet of intranet. Met webcasting kunnen onder andere presentaties, congressen, lezingen, colleges en trainingen overal ter wereld worden gevolgd. Op de foto (rechts) Iwan Lawerman (Company Webcast) en John van den Brand (MK2).

MST Cleancare opgericht

AAFM steunt goed doel

Ziekenhuis Medisch Spectrum Twente (MST) en Asito Medical zijn per 1 september een joint venture aangegaan onder de naam ‘MST cleancare’. Vanuit deze joint venture worden alle schoonmaakgerelateerde werkzaamheden op de locaties van MST uitgevoerd. De oprichting van MST cleancare komt voort uit een jarenlange samenwerking tussen MST en Asito. Met de oprichting van de joint venture kunnen MST en Asito intensiever met elkaar samenwerken en beter inspelen op de behoeften van de klant, aldus het persbericht.

Zo’n 150 medewerkers van AAFM hebben zich in september ingezet en uiteenlopende klussen uitgevoerd op Zorgboerderij ’t Paradijs in Barneveld. De werkzaamheden bestonden uit het verbouwen van de boerderijwinkel, het

maken van een geitenhok en skelterparkeerplaats en het aanleggen van een wandelpad. Foto’s en verhalen van AAFM in Paradise zijn te vinden op www.aafmportal. com/sponsorprojecten

Coolinvestments kiest Planon Coolinvestments heeft gekozen voor de softwareoplossingen van Planon om het vastgoed van haar opdrachtgevers in kaart te brengen en te beheren. Daarnaast gaat de organisatie gebruikmaken van de service managementoplossing om storingen bij de verschillende winkelpanden te registreren. Het bedrijf beheert het vastgoed van bekende winkelketens als Cool Cat, MS Mode en America Today en is actief in zeven landen. Met de software wordt alle relevante informatie over panden, (huur)contracten, vierkante meters en financiele verplichtingen verzameld in één centrale database. Het doel is onder meer kostenbesparingen te identificeren en te realiseren.

FM Haaglanden kiest CSU CSU Cleaning Services en FM Haaglanden sluiten een overeenkomst voor het schoonmaakonderhoud van de locaties van het ministerie van Infrastructuur en Milieu in Den Haag, Eindhoven, Rotterdam, Utrecht en Hoofddorp. Het contract heeft een looptijd van drie jaar met een optie tot

verlengen met 1 jaar. FM Haaglanden (voorheen 4FM) verzorgt de facilitaire dienstverlening voor de departementen Buitenlandse Zaken, Sociale Zaken en Werkgelegenheid en Infrastructuur en Milieu van de rijksoverheid. Sinds 2006 maakte CSU al diverse locaties voor FM Haaglanden schoon.

Facto Magazine nummer 11 november 2011

Facto column

Magazine

#zitnubijdedierenarts ‘Internet heeft alles veranderd. Geen hond luistert meer naar cd’s, de postbode is weg. De krant is het eitje bij het ontbijt: lekker in het weekend, maar voor mijn nieuwsgaring heb ik het niet meer nodig.’ Deze rake woorden sprak Kees Zegers vorige maand in een landelijk dagblad. Ik hoor u al denken: wie is Kees Zegers? Het is een 42-jarige ondernemer (inderdaad, zijn broer kennen we van het Zwitserleven-gevoel van de televisie) die onder andere www.nu.nl, online adverteren, e-mailmarketing en de digitale acceptgiro bedacht en op dit moment zeven internetbedrijven runt.

Facto Magazine is een uitgave van Kluwer bv Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 22, Fax (0172) 44 06 81 Hoofdredacteur Gerard Dessing (gdessing@kluwer.nl) Eindredactie Ineke de Graaff (idegraaff@kluwer.nl) Uitgever Frédérique Zeemans Marketing Judith Verkerk (jverkerk@kluwer.nl) Advertentieverkoop Arjen Tuitert, Liesbeth van den Hoek Telefoon: (0172) 46 64 42 / 46 64 71 atuitert@kluwer.nl, lvdhoek@kluwer.nl Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn

Zegers heeft natuurlijk gelijk met wat hij zegt. Neem zoiets als Twitter. Een paar jaar geleden had niemand er nog van gehoord, nu twitteren steeds meer mensen zich een slag in de rondte (soms denk ik wel eens: goh, zouden die mensen nog wel werken?). Sinds een paar maanden is Facto Magazine ook actief op Twitter. En ik moet zeggen: het is leuk. Je verzendt berichten aan je volgers en volgt anderen waarvan je denkt: die hebben wat te melden. Met een paar maanden Twitter-ervaring weet ik dat er veel verschillende soorten twitteraars zijn. Zo heb je de ‘ik-zit-nu-bij-de-dierenarts-met-mijn-konijntwitteraars, mensen die continu dergelijke berichten uit het privé-circuit rondsturen. Of je hebt de ‘alles-is-altijd-positief’-twitteraars, mensen die hun tweets voortdurend volstoppen met termen als Top, Yeah!, Superleuk, geweldige opkomst, ‘wat een fantastische studenten’ enzovoort. Of je hebt de twitteraars die tijdens de vakantie elke dag weer opnieuw twitteren hoe mooi het weer wel niet is, hoe lekker het eten enzovoort. En wat te denken van de fervente retweeters, twitteraars die hun volgers bestoken met tweets die zij van belang achten, maar waar waarschijnlijk geen hond op zit te wachten. Complete live-verslagen van derderangssportwedstrijden heb ik voorbij zien komen, echt heel erg leuk … De knop ‘Unfollow’ is dan snel gevonden. Is dat dan erg? Welnee, Twitter is (zeker binnen de FM-wereld) relatief nieuw, dus we zoeken allemaal naar een manier waarvan we denken dat dat handig/ nuttig/leuk is. Dat geldt ook voor Facto Magazine natuurlijk. We proberen de facilitydeskundige naast het maandelijkse magazine, de e-zine, de website en de LinkedIn-groep via Twitter te bedienen met nog snellere informatie. Volg ons op facto_magazine en ervaar zelf of de berichten voor u toegevoegde waarde hebben. Het is het proberen mijns inziens zeker de moeite waard, want zoals een facilitydeskundige mij onlangs mailde: ‘Mooi toch dat Facto al lang niet meer “alleen een blad” is!’

Abonnementen Vragen over abonnementen kunt u richten aan de Klantenservice, ☎ (0570) 67 33 58, www.kluwer.nl/klantenservice. De abonnementsprijs is € 135,– (exclusief btw) per jaar. Studenten betalen € 55,– (inclusief btw). Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten. Losse verkoopprijs € 17,– per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan. Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting. U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij Kluwer bv, Postbus 878, 7400 AW Deventer. Adreswijzigingen (met de oude adresgegevens) doorgeven aan Kluwer bv, afd. Relatiebeheer, Postbus 23, 7400 GA Deventer.

Gerard Dessing, hoofdredacteur (gdessing@kluwer.nl)

ISSN 0927-1384

Facto Magazine nummer 11 november 2011

Abonnementen in België Wolters Kluwer Belgium (WKB) Motstraat 30, B- 2800 Mechelen Telefoon: 0800-30143, Fax: 0800-17529 E-mail: info@kluwer.be Abonnementsprijs op aanvraag U vindt de algemene voorwaarden van WKB op www.kluwer.be Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de Standaardpublicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland BV van toepassing, gedeponeerd ter grifﬁe van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam, onder nummer 217/1999; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl of opvragen via ☎ (0570) 67 33 58. Partners G4S Beveiliging bv, Miele Nederland bv, Asito bv Opmaak en DTP colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl Basisvormgeving Verheul Media Supporters, Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel

www.factomagazine.nl

a Vebego company

nu straks

een feilloos oog voor detail verbindende schakel voor uw medewerkers van de toekomst " ! " # ! ! $ ! % ! ! " " " ! " $ # ! $ ! ! !

Van harte gefaciliteerd!

nummer 11, november 2011

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

FACTO Magazine

THEMA: INKOOP/CONTRACTMANAGEMENT

be bright be sure

Thijs van Aart en Han Candel, Equens:

Regie kan niet zonder contractmanagement nummer 11, november 2011

Duurzaam inkopen van huisvesting

Inkoopinformatie uit spend-analyse

Stop legionella met slimme techniek

Pag. 17

Pag. 30

Pag. 38