FACTO_2012_04

nummer 4, april 2012

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

THEMA: HET NIEUWE WERKEN

Facilitair Bedrijf Wageningen UR over op HNW:

12 succesfactoren bij invoering HNW 3x HNW-angst: terecht of niet?

Catering in HNW-perspectief

Mindfulness in FM

Pag. 16

Pag. 18

Pag. 30

be bright be sure

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

12

12 HNW-succesfactoren bij Wageningen Universiteit In september 2011 zijn 120 medewerkers van het Facilitair Bedrijf van Wageningen University & Research centre overgestapt op Het Nieuwe Werken. Hoofd Operational Services Annet de Haas en facility manager Rolf Heling van gebouw Actio vertellen over de twaalf meest belangrijke succesfactoren van het invoeringstraject.

t hema Het Nieuwe Werken

16

3x HNW-angst, terecht of niet?

Over de werkelijke effecten van Het Nieuwe Werken bestaat geen volledige duidelijkheid.

Dit kan leiden tot terughoudendheid en ‘angst’ bij organisaties om de stap naar HNW te maken.

Reden om een aantal veelbesproken angsten van Het Nieuwe Werken op een rij te zetten.

t hema Het Nieuwe Werken

18

Catering in HNW-perspectief Dat Het Nieuwe Werken van invloed is op huisvesting en ICT is duidelijk. Maar andere onderdelen van facility management, zoals catering, blijven in Het Nieuwe Werken relatief onderbelicht. Terwijl ook daarin vanuit verschillende perspectieven winst te behalen valt.

t hema Het Nieuwe Werken

Facto Magazine nummer 4 april 2012

3

Het Nieuwe Werken Voor ons een schone taak!

Zoals u in dit nummer kunt lezen, is Het Nieuwe Werken steeds meer ingeburgerd. Elke organisatie heeft er in meer of mindere mate mee te maken. Dat bleek al tijdens ons symposium in de Efteling in oktober 2010. In gezelschap van een aantal aansprekende experts presenteerde Gom daar haar visie ĂŠn hoe wij onze dienstverlening op deze ontwikkeling afstemmen.

Inmiddels zien we dat de ontwikkelingen doorzetten. Bij enkele organisaties voorzichtig, bij andere stormachtig.

Dat blijkt uit de grote interesse voor onze visie en praktische aanpak. Een aanpak waarin we niet alleen op andere tijden werken, maar met hierop aangepaste taakinvulling en hulpmiddelen concreet inspelen op de veranderende behoefte. Hoe wij dat doen? Neem gerust contact met ons op en wij vertellen het u graag. Kijk voor meer informatie op www.gom.nl of bel (010) 298 11 44. Wij zijn u graag van dienst.

Gom. Schoonmakers die vooruitdenken

De juiste mensen op de juiste plek

t hema Het Nieuwe Werken

21

Gevolgen HNW voor de mobiliteit Als het gaat om Het Nieuwe Werken zijn onderwerpen als flexibiliteit, verantwoordelijkheid, digitale werkplek en outputgericht afspraken maken vaak veelbesproken. In de praktijk wordt weinig gezegd over de gevolgen van Het Nieuwe Werken voor de inkoop en het managen van de mobiliteitsfunctie.

24

Is werkgever aansprakelijk voor thuiswerkplek?

Ben ik verantwoordelijk voor de thuiswerkplek of flexibele werkplek van mijn werknemers? En ben ik aansprakelijk als de werknemer hierdoor schade lijdt? Het zijn vragen die door veel door werkgevers worden gesteld.

26

Werkt Wii’en op het werk?

In een modern HNW-kantoor horen ook middelen waarmee werknemers, als afwisseling van het werk, zich kunnen ontspannen en meer kunnen bewegen. Daarom introduceren organisaties soms tafeltennistafels of moderne spelcomputers zoals een Wii. Zijn dat effectieve middelen tegen te weinig bewegen op het werk? TNO deed onderzoek.

30 Mindfulness vraagt FM zich niet te richten op de toekomst maar op het heden. En middels een proactieve houding en eigen verantwoordelijkheid zo goed mogelijk de functie van facility manager uit te voeren. Zie pagina 30.

En verder 6 29 40 43 44 44 45 45 47 48 50

nieuws gastcolumn Fred van Els community over inkoop boekrecensie DIV-column agenda rising star recht contacten en contracten column Gerard Dessing

Mindfulness in FM: de toekomst begint nu In Facility Management klinkt steeds luider de roep om de stap naar strategisch niveau te maken. Maar is die stap wel zinvol en haalbaar? Of zou FM misschien eerst pas op de plaats moeten maken in zijn ontwikkelingsdrift?

33

Facto Congres 5-6 a.s.: wie zijn de sprekers?

Het Facto Magazine Congres op 5 juni in Ede staat in het teken van het thema ‘De meerwaarde van FM, grijp nú uw kansen’. Maar liefst 28 sprekers (facilityprofessionals ) verlenen hun medewerking aan het congres.

Een overzicht van de sprekers.

34

Toekomstscenario’s voor de FM-industrie (3) In dit derde artikel over de ISS Scenariostudie Vision 2020 staan de laatste twee van de vier genoemde scenario’s centraal: ‘Duurzaam Ondernemen’ en ‘Gefragmenteerde Wereld’.

38

Minder kosten door meer vertrouwen In tijden van financiële crisis sturen organisaties enorm op kosten.

FM is dan vaak als eerste in beeld om bij te dragen aan de gewenste bezuinigingen. Meer focus op vertrouwen (vertrouwen in zowel de dienstverlener als de eigen medewerker) kan bijdragen aan het voorkomen van kosten.

Wat is de échte meerwaarde van FM? 11 workshops, 2 lezingen, 175 facilityprofessionals en een spetterende verrassingsact. Dat zijn de ingrediënten van het Facto Magazine Congres op 5 juni in Ede met als thema: de Meerwaarde van FM. Kijk op pagina 7 en 33 voor meer informatie of bezoek de website www.factomagazine.nl/congres.

Coverfoto: Wageningen UR

Facto Magazine nummer 4 april 2012

5

nieuws

Top 5 tips voor zakelijke rijders Per 1 juli veranderen de fiscale regels voor de bijtelling van de zakenauto.

De 14%-bijtelling voor nieuwe, zeer milieuvriendelijke auto’s vervalt dan (voor bestaande contracten blijft de regeling gehandhaafd).

Voor zakelijke rijders die koste wat kost nog willen profiteren van het huidige fiscale regime heeft LeasePlan vijf tips op een rij gezet.

1. Maak altijd een afweging op basis van een deugdelijke en volledige berekening die is gebaseerd op de aanschafprijs en het leasetarief in combinatie met het bijtellingspercentage.

2. Informeer in de aanloop naar 1 juli naar de verwachte nieuwe modellen

van autofabrikanten en houd het autonieuws goed in de gaten.

3. Bestel vóór eind maart een nieuwe auto.

4. Vraag je dealer om een levergarantie bij bestelling van de auto.

5. Overweeg de mogelijkheid om een bestaand leasecontract te verlengen.

LeasePlan constateert sinds de aankondiging van de fiscale maatregel een stijgende vraag naar leaseauto’s met een lage bijtelling. De laatste weken loopt het aantal calculaties voor auto’s in de klasse van 14% en 20% bijtelling verder op, ten koste van auto’s in de klasse van 25% bijtelling. Dat toont aan dat veel zakelijke rijders op de valreep nog willen profiteren van de huidige fiscale voorkeursbehandeling.

Hoe ontkom je aan 24/7-bereikbaarheid?

Smartphones, iPads, e-mail, whats app, Twitter, Facebook en ga zo maar door. Wie wil, kan 24 uur per dag, zeven dagen per week bereikbaar zijn.

Maar dat is niet altijd even prettig.

NRC Handelsblad geeft vijf tips hoe met die bereikbaarheid om te gaan.

1. Realiseer je waarom je de smartphone altijd aan staat en je meteen reageert als er een berichtje/pingetje/sms’je binnenkomt. Vaak is de enige reden: verveling. Wie dat beseft is beter in staat de telefoon af en toe te negeren of uit te zetten.

2. Begin een werkdag niet meteen met mailen en mail afhandelen. Op dát moment bepaalt een ander wat je

6

Facto Magazine nummer 4 april 2012

doet en hoe lang. Start elke dag dan ook met het opschrijven van de drie belangrijkste zaken die moeten gebeuren. Pas als dat klaar is, kan de mail worden geopend.

3. Reageer alleen op mail als dat echt nodig is. Mensen die geen antwoord krijgen, vinden dat in het begin niet prettig, maar wie uitlegt dat de enorme mailstroom daar de reden van is, merkt dat er (enig?) begrip ontstaat.

4. Zet de telefoon gewoon uit, echt uit dus, ook niet op stil. Een trillende broekzak maakt toch onrustig. Zal ik toch even ...? Niet doen! Uitzetten geeft rust en de mogelijkheid te genieten van waar het op dat moment echt om gaat.

5. Durf te vervelen. Wie alleen maar bezig is zaken af te handelen en te reageren komt nooit meer in de ‘denk’stand en komt niet tot goede (briljante?) ideeën. Je af en toe vervelen?

Gewoon laten gebeuren dus!

Hotelschool Den Haag betrekt nieuwe locatie Amsterdam

De Hoge Hotelschool Den Haag (totaal 1.950 studenten) neemt in augustus haar nieuwe vestiging in Amsterdam in gebruik.

De locatie, vlak bij het Rembrandtpark in Amsterdam, zal dan over gelijkwaardige accommodatie en faciliteiten beschikken als het hoofdgebouw in Scheveningen aan de Brusselselaan.

De nieuwe campus is gevestigd aan de Jan Evertsenstraat, op de hoek van de Staalmeesterslaan. Het gebouw bevat 128 tweepersoonsstudentenkamers, een nieuw auditorium en mediacentrum en natuurlijk het Skotel, het ‘practicehotel’ met 20 tweepersoonskamers, alle ingericht door bekende hotelketens. Naast het fine diningrestaurant Le Début zal een nieuw restaurant, opgezet volgens het ‘La Place’concept, worden geopend.

DHV en Royal Haskoning willen fuseren DHV en Royal Haskoning willen hun krachten bundelen. Het nieuwe bedrijf zal één van Europa’s meest toonaangevende projectmanagement-, ingenieurs- en adviesbureaus zijn.

De beoogde naam voor het nieuwe bedrijf is Royal Haskoning DHV. Met Amersfoort als hoofdkantoor zullen de 8.000 medewerkers adviesdiensten leveren op het gebied van ruimte en mobiliteit, delta- en watertechnologie, havens, luchtvaart, industrie, energie en gebouwen, vanuit meer dan 100 kantoren in 35 landen. De nieuwe combinatie is goed voor een omzet van meer dan 700 miljoen euro.

nieuws

13 x de echte meerwaarde van FM Facility Services, NHTV, Twynstra Gudde, Hospitality Consultants, Aegon, Ynno, CZ, TenneT, gemeenten Den Haag, Yer, Significant, Hago Next, Westfriesgasthuis en Slingeland Ziekenhuis.

Op 5 juni a.s. organiseert Facto Magazine zijn jaarlijkse congres, ditmaal rondom de vraag: wat is de echte meerwaarde van FM? Het congres, met in totaal dertien sessies, kent weer een keur aan sprekers, afkomstig van organisaties als KPN, Sodexo Altys, Delta Lloyd, Achmea, Facilicom, ISS Integrated

Na een plenaire presentatie van Bart Voortman, directeur van Achmea Group Facility Services, over inspirerend facilitair leiderschap, staan de volgende elf workshops op het programma (deelnemers kunnen drie workshops naar keuze volgen): » De meerwaarde van langdurig samenwerken in een integraal FM-contract » Gastvrijheid, van strategie naar praktijk » Toekomstbestendig Faciliteren: FM 2.0 = HNW x :-) » #FM en social media: wie kan nog zonder? » Is FM klaar voor Organisatie Y? » IFM-outsourcing, een parachutesprong met veilige landing

Starbucks opent conceptwinkel op Rembrandtplein Aan het Rembrandtplein in Amsterdam heeft koffieketen Starbucks haar grootste vestiging in Europa geopend.

De ruimte (430 m2) is gevestigd in een voormalig bankkantoor en is door meer dan 35 artiesten en kunstenaars

voorzien van designelementen en duurzame materialen. De winkel is bedoeld als ‘laboratorium’ voor nieuwe concepten en producten.

Ook is er een slow coffee-theatre, waar gasten kunnen meedoen aan tastings en demo’s.

» Een nieuwe manier van werken, wat levert dat werkelijk op? » Klantmanagement: op weg van aanbod- naar vraaggericht werken (ronde tafel) » Met FM sturen op de prestaties van een organisatie » Het nieuwe inkopen: van focus op ‘prijs’ naar ‘strategisch partnership’ » Soepel veranderen en de kracht van loslaten en ruimte geven De dag wordt afgesloten door Leen Zevenbergen, topondernemer en auteur van onder meer ‘En nu laat ik mijn baard staan’, Managementboek van het Jaar.

In een vlammend betoog laat Zevenbergen zien hoe een manager in de huidige, lastige tijd van kostendruk en besparen, zaken toch voor elkaar kan krijgen.

Meer weten en aanmelden?

Kijk op www.factomagazine.nl/congres of bel Monique van der Horst, tel. 06 – 516 15 659.

Waar zitten ’s nachts de energieslurpers?

Tijdens de nacht blijven in kantoren relatief veel energieverbruikers aanstaan. Denk aan onnodige gang- of gevelverlichting, copiers en/of delen van klimaatinstallaties.

De oplossing om dit te voorkomen is het uitvoeren van een nachtelijke energiescan. Tijdens zo’n energiescan worden de sluipverbruikers in kaart gebracht en wordt er gekeken naar oplossingen om het verbruik te voorkomen.

Uit ervaring (bij onder andere een financiële instelling en een IT-dienstverlener) blijkt dat veel apparatuur aan blijft staan zonder dat een gebruiker (of installateur) daarvan op de hoogte is.

Meer informatie: Corporate Facility Partners, Sebastiaan Jager, tel.

(055)355 51 99.

Facto Magazine nummer 4 april 2012

7

nieuws

Te veel zout komt ook door lunch Meer dan 85 procent van de Nederlandse bevolking consumeert meer zout dan de aanbevolen maximumrichtlijn van 6 gram per dag. Volwassen mannen eten gemiddeld 9,9 gram per dag en vrouwen 7,5 gram per dag. Niet alleen de warme maaltijd, maar ook de lunch zorgt ervoor dat mensen te veel zout binnen krijgen. Dit blijkt uit een onderzoek van het RIVM naar het gebruik van zout.

De belangrijkste bronnen van zout zijn brood, vleesproducten en kaas. Daarnaast wordt naar schatting een vijfde deel van het geconsumeerde zout toegevoegd tijdens de bereiding van gerechten en aan tafel.

In het onderzoek van het RIVM, uitgevoerd in opdracht van het ministerie van VWS, zijn voor het eerst de bronnen van zout geïnventariseerd.

Het meeste zout wordt gebruikt voor de warme maaltijd (36 procent), gevolgd door de lunch (31 procent).

De belangrijkste zoutbronnen tijdens de warme maaltijd zijn vleesproducten en sauzen. Bij ontbijt en lunch zit het zout voornamelijk in brood en kaas.

De gemeente Arnhem grijpt een reorganisatie aan voor de invoering van Het Nieuwe Werken.

Tussen de maaltijden door zijn koekjes en gebak belangrijke zoutbronnen.

Het meeste zout wordt thuis gegeten (69 procent). Personen die veel zout consumeren, eten en drinken gemiddeld meer. Bovendien consumeren zij producten met hogere zoutgehalten.

Een te hoge zoutconsumptie kan een verhoogde bloeddruk veroorzaken, wat de kans op hart- en vaatziekten vergroot.

Building Documents Register van start Bij gebrek aan een eenduidig platform voor alle informatie over regelgeving omtrent gebouwen heeft Corporate Services onlangs het Building Documents Register (BDR) gelanceerd.

Een eigenaar/beheerder van vastgoed moet aan diverse wet- en regelgeving voldoen. Enkele voorbeelden hiervan zijn: milieuvergunning/activiteitenbesluit, gebruiksvergunning, omgevingsvergunning voor bouwen/(voorheen) Bouwvergunning/Bouwbesluit 2012 en Arbowet.

Niet alleen wetten, regels en richtlijnen kunnen in het BDR centraal worden vastgelegd maar ook beoordelingsrichtlijnen (BRL’s), ISSO-publicaties, normen, vergunningen, besluiten, certificaten en keuringen van de gebouwen en de technische installaties. Zo ontstaat een compleet, geau-

8

Facto Magazine nummer 4 april 2012

Gemeente Arnhem reorganiseert en voert HNW in

tomatiseerd, digitaal beheersysteem voor de borging van de vereiste en actuele wet- en regelgevingdocumenten dat 24 uur per dag real-time raadpleegbaar is.

Alle installateurs van gebouwen (zoals lift- en E/W-installateurs) kunnen zelf hun documenten uploaden in het BDR waardoor de vastgoedgebruikers van Corporate Services ontzorgd worden. Middels rapportages kunnen de vastgoedgebruikers monitoren of conform overeengekomen contractafspraken de benodigde actuele keuringen/ certificeringen tijdig door de installateurs zijn geüpload. Daarnaast kunnen zij met de dashboardtool het verlopen van planningen (keuringen en certificaten).

Meer informatie: zie de website www.corporateservices.nu

Drie IT-partijen mogen in een ‘minicompetitie’ strijden om de gunning van onderdelen van het IT-traject, zo blijkt uit berichtgeving van Computable.

Bij de gemeente krimpt het aantal voltijdbanen van 1.700 naar 1.400. Na deze inkrimping gaat het personeel aan de slag volgens Het Nieuwe Werken. Zij zullen, meer dan nu het geval is, tijd- en plaatsonafhankelijk gaan werken.

Centric, IT Oost Nederland en QNH/ Pecoma zijn gekozen als voorkeursleverancier voor het realiseren van de digitale werkomgeving. Dat betekent dat zij offertes mogen uitbrengen op onderdelen van het traject, waarna de gemeente beslist wie wat mag doen. Het gaat om zaken als werkplekapplicaties, softwaredistributie en systeembeheer.

Scheepvaartmuseum mikt op gastgerichtheid Museumbezoekers besteden 40 procent van hun tijd aan niet-museumactiviteiten, zoals het restaurant bezoeken, naar de wc gaan, de museumwinkel bezoeken en hun jas in de garderobe hangen. Deze zaken moeten goed en gastgericht ingeregeld zijn.

Deze woorden komen van Karin Brandt, directielid van het compleet vernieuwde Scheepvaartmuseum in Amsterdam, dat drie maanden geleden zijn poorten opende voor het publiek.

Brandt is opgeleid aan de Hotelschool Den Haag en heeft jarenlange ervaring in de hospitalitybranche. Ze is mede aangesteld om ervoor te zorgen dat het museum zichzelf financieel gaat bedruipen. Een derde, commerciële geldstroom noemt ze dat. Het museum heeft een overdekte binnenplaats, een restaurant, een winkel en zalen die 24/7 verhuurd kunnen worden. ‘Die exploitatie moet een plus opleveren’, aldus Brandt in NRC Handelsblad van 28 januari.

nieuws

Patiënten slapen langer door speciale verlichting Zo’n 8 procent langer slapen is één van de opmerkelijke resultaten van het onderzoek in het Maastricht Universitair Medisch Centrum+ (Maastricht UMC+) naar het effect van speciale verlichting op het slaap- en waakritme van hartpatiënten.

Het gaat om de Philips HealWell, een oplossing die de positieve biologische effecten van natuurlijk daglicht combineert met het creëren van een aangename sfeer in de ziekenhuiskamer.

Dit heeft een positief effect op de

slaapregulering van de patiënt en ondersteunt op deze manier het bioritme, hetgeen belangrijk is voor de gezondheid en het welzijn van de patiënt.

Ook biedt HealWell de mogelijkheid aan patiënten om vanaf hun bed een aangename sfeer te realiseren en aan zorgverleners om optimaal werklicht te creëren.

Dr Petra Kuijpers, cardioloog bij het Maastricht UMC+: ‘Wij kunnen nu met de onderzoeksresultaten zeggen dat beter licht overdag, patiënten ‘s nachts gemiddeld zo’n dertig minuten langer

Vendingmachine met multimedia-artikelen Een nieuwe vendingmachine voor op kantoor met multimediaproducten.

Deze snoepautomaat is eind vorig jaar op de markt gebracht door MK2 Supplies.

De machine kan geheel naar wens worden gevuld met een breed scala aan AV- en ICT-gerelateerde produc-

laat slapen. De geestelijke gesteldheid is een belangrijke factor die de prognose van hartpatiënten beïnvloedt en licht kan daarop een positieve invloed hebben, evenals op de gezondheid op lange termijn van de patiënt. Dit is echter nog een gebied dat verder onderzoek vereist. De positieve uitkomsten van het validatieonderzoek demonstreren in elk geval de meerwaarde van de lichtoplossing om ons te helpen bij het verbeteren van de heilzame omgeving en het ondersteunen van het herstel van onze patiënten.’

NEVI Inkoopdag 2012

ten, zoals usb-sticks, batterijen, portable harddrives en telefoonladers.

Ook producten als adapters, muizen, koptelefoons, iPad-laders, cd’s, dvd’s en blue tooth-dongels kunnen in de automaat worden geplaatst. De capaciteit van de machine is circa tachtig producten.

Meer informatie: www.mk2.nl

Op dinsdag 19 juni organiseert NEVI in samenwerking met Facto de jaarlijske NEVI Inkoopdag in NBC Nieuwegein.

Ditmaal staat het onderwerp ‘veranderen’ centraal. Na de aftrap door dagvoorzitter Prof. Frank Rozemeijer geven 3 sprekers in een korte plenaire presentatie hun visie te weten: Gerco Rietveld, Frank de Reij (AirFrance-KLM en CPO van het Jaar) en Carlijn Totté (Vanderlande Industries en Young Talent van het Jaar).

Daarna kunnen deelnemers kiezen uit 11 workshops over onder meer samenwerking in inkoopteams, duurzaam inkopen 3.0 en maatschappelijk facilitair contracteren.

Veranderdeskundige dr. Arend Ardon sluit de dag af.

Zie www.nevi-inkoopdag.nl

(Advertentie)

De beste interim Professionals vindt u bij ons.

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 4 april 2012

9

nieuws

Shell betrekt nieuw kantoor Rotterdam Shell Downstream, het productie- en leveringsbedrijf van Shell, is verhuisd naar een nieuw kantoor aan het ‘Weena 70’ in Rotterdam. Het kantoor brengt alle 1.050 medewerkers voor het eerst samen in een centraal kantoor.

Adviesbureau Royal Haskoning was verantwoordelijk voor het vinden van de locatie en voor het projectmanagement van het ontwerp en de renovatie van het gebouw, dat bestaat uit 700 werkstations, verschillende vergaderzalen en gemeenschappelijke ruimtes.

Het bureau stelde het PvE op en begeleidde de verschillende technische be-

oordelingen van het gebouw, waaronder het LEED-beoordelingsproces.

De officiële opening vond plaats op 15 februari jongstleden.

Door voor een bestaande locatie te kiezen, wist Shell haar impact op het milieu te beperken. Bouwafval werd gescheiden gehouden van sloopafval, waardoor materialen konden worden hergebruikt. Alle originele elektriciteitsinstallaties werden vervangen door efficiëntere systemen en bestaand zitmeubilair (900 stoelen) werd opnieuw gestoffeerd voor hergebruik binnen het gebouw. Aan het project is een LEED Silver-certificaat toegekend.

NS en Regus: flexwerkplekken op stations NS en Regus openen in mei de Station2station-vestiging op NS-station Amersfoort. Een nieuw concept waarbij NS en Regus flexibele werkplekken op of nabij het station bieden.

Dit jaar zullen op elf stations vestigingen openen van station2station:

onder andere op de intercitystations Haarlem, Leiden, Maastricht, ‘s-Hertogenbosch en Den Haag. In de vestigingen hebben bedrijven de beschikking over onder andere businesslounges met gratis wifi, vergaderruimtes met videoconferencing faciliteiten en werkplekken.

‘Service Zaterdag’ aan de benzinepomp Shell introduceert door het hele land servicetanken op zaterdag. Hiermee keert de bediende benzinepomp terug. Een dienst die past bij het nieuwe servicedenken van Shell, waarbij de klantbeleving op de Shell-stations centraal staat. Uit eigen onderzoek is namelijk gebleken dat veel automobilisten meer service willen.

Tijdens deze ‘Service Zaterdag’ nemen speciaal opgeleide medewerkers de servicebewuste klant het tanken uit han-

10

Facto Magazine nummer 4 april 2012

den, en maken - net als vroeger - ook de voorruit schoon. Ze controleren desgewenst ook het oliepeil en de ruitenwisservloeistof. Zonder extra kosten, zonder verplichtingen.

De ‘Service Zaterdag’ wordt verzorgd door de vaste medewerkers van het tankstation. Shell verwacht dat die herkenbaarheid bijdraagt aan het vertrouwen van de automobilist. In Duitsland en enkele Scandinavische landen is het servicetanken inmiddels al een groot succes.

‘Hilton Class’ voor topstudenten NHTV

Hilton Worldwide is een samenwerking aangegaan met de Hoge Hotelschool Breda voor een exclusieve Hilton Class.

Het programma biedt de best presterende studenten een stage en ondersteuning op theoretische en praktijkgerichte onderdelen van hun studie om hen voor te bereiden op een carrière in de hotelbranche.

Jaarlijks wordt een groep van de best presterende tweedejaars studenten nauwkeurig geselecteerd door Hilton Worldwide en de Hoge Hotelschool Breda, onderdeel van NHTV. Deze studenten krijgen toegang tot exclusieve gastlezingen, e-learning programma’s en ondersteuning en advies van het topmanagement van Hilton.

De gekozen studenten kunnen ook tweemaal een fulltime stage lopen bij Hilton Worldwide.

Voor 2012 zijn twaalf studenten van de Hoge Hotelschool Breda geselecteerd om deel te nemen aan de Hilton Class. Op de foto: Robert Zajko, Director Talent Acquisition Europe van Hilton Worldwide en Gienke Osinga, directeur Hotelschool NHTV.

Adverteerdersindex AOG School of Management bijsluiter Atir BV 28 Axxerion Facility Services 52 Facilicom Services Group 4 Hoffmann Bedrijfsrecherche BV 37 Nsecure B.V. 2 Pro-Mereor Inkoopkenniscentrum 15 TOPdesk 11 VFM Facility Experts & People 9, 29, 49, cover

Maak kennis met het meest gebruiksvriendelijke FMIS Perfecte ondersteuning voor uw facilitaire afdeling

TOPdesk Symposium 15 mei 2012, Breda Meld u nu aan! www.topdesk.nl/symposium

Als Facility Manager wilt u uw klanten zo goed mogelijk ondersteunen. Een FMIS kan hierbij helpen, maar het laatste wat u nodig heeft is software die u in de weg zit. Wij begrijpen dat. Daarom is TOPdesk ongeëvenaard gebruiksvriendelijk. Met èCVG@CJC RM BMJGHQRCL QJGKKC NJ?LLCPQ en krachtige rapportagemogelijkheden.

Ook goed samenwerken met andere

afdelingen wordt makkelijker met TOPdesk.

TOPdesk is namelijk de enige tool die Facility, ICT en HRM perfect integreert.

U hoeft alle informatie slechts op één plek te beheren, terwijl elke afdeling zijn eigen veilige werkomgeving behoudt.

Meer weten?

Kijk op www.topdesk.nl/facilitair.

Service Management Simplified

t hema Het Nieuwe Werken

12 succesfactoren bij invoering HNW bij WUR

Niet polderen over HNW-concept In september 2011 zijn 120 medewerkers van het Facilitair Bedrijf van Wageningen University & Research centre overgestapt op Het Nieuwe Werken. Hoofd Operational Services Annet de Haas en facility manager Rolf Heling van gebouw Actio vertellen over de twaalf meest belangrijke succesfactoren van het invoeringstraject. GERARD DESSING

G

angen met aan weerszijden kamertjes met twee of drie bureaus. Op de bureaus veel eigen spullen en stapels papier, kasten tegen de wanden aan, plantjes in de vensterbanken. Dat was het beeld van het pand waarin een deel van het Facilitair Bedrijf van Wageningen UR tot september 2011 was gehuisvest.

Omdat de huisvesting op geen enkele manier meer voldeed aan de drie kernwaarden van het Facilitair Bedrijf, namelijk samenwerking, kennis delen en ontmoeten, werd zo’n twee jaar terug het besluit genomen om andere huisvesting te gaan betrekken.

Nieuwbouw Na afweging werd besloten nieuw te gaan bouwen. Een nieuwbouwpand, genaamd Actio, werd ontworpen met als uitgangspunt een frisse, lichte en natuurlijke werkomgeving te creëren die in de basis heel strak is en gekenmerkt wordt door de kleuren wit en grijs.

Soorten werkplek in gebouw Actio, Wageningen UR » » » » » » » »

Standaardwerkplek Coupéwerkplek Benchwerkplek Focuskamers (stiltewerkplekken) Loungezitjes Vergaderwerkplekken Bibliotheekplekken Stamtafel

De speciale design-inrichtingselementen geven kleur aan het geheel door hun verschijning in vele, heldere kleuren en niet-alledaagse vormen.

Een echte eyecatcher is de groenwand (vertical garden) bij de ontvangstruimte van het gebouw: op 35 vierkante meter geven circa 2.800 planten de wand een prachtige groene uitstraling.

HNW De werkomgeving in Actio is ontworpen om Het Nieuwe Werken optimaal

KERNGEGEVENS! Organisatie : Wageningen UR Kernactiviteit : onderzoek en hoger onderwijs op gebied van voeding en voedselproductie, leefomgeving en gezondheid, leefstijl en levensomstandigheden Project : realisatie nieuwbouw (Actio) en introductie HNW bij Facilitair Bedrijf Periode : start: medio 2009. Inhuizing: september 2011 Website : www.wur.nl

12

Facto Magazine nummer 4 april 2012

te ondersteunen. Zo zijn er standaardwerkplekken in groepjes van vier bij elkaar, maar ook focusruimtes om achter een gesloten deur geconcentreerd te kunnen werken, duo-werkplekken om samen te werken, een bibliotheekkamer en workbenches om voor korte tijd aan te schuiven.

Dezelfde verscheidenheid in de typen plekken keert terug in de vergaderzalen. Actio kent twee grote vergaderzalen met een strakke uitstraling voor formele bijeenkomsten, maar daarnaast ook meerdere kleine vergaderzalen met voorzieningen om te kunnen samenwerken, zoals een touchscreen en videoconferencing.

Hoofd Operational Services Annet de Haas en facility manager Rolf Heling van gebouw Actio waren vanaf het eerste begin in 2009 nauw betrokken bij het project.

In een gesprek vroeg Facto Magazine hen de belangrijkste succesfactoren

Foto’s: Wageningen UR

t hema Het Nieuwe Werken

maar het concept blijft gewoon staan.’

Succesfactor 2: Zet een heldere organisatie neer De Haas: ‘We hebben diverse teams geformeerd. Een stuurgroep voor het algehele overzicht en drie teams die aan de slag gingen: het planteam voor de bouw zelf, het inrichtingsteam, een team dat het verandermanagement deed en een klankbordgroep voor zowel de bouw en de inrichting als het verandermanagement.’

Rolf Heling en Annet de Haas, Facilitair Bedrijf Wageningen University & Research Centre: ‘Natuurlijk stuit je bij een nieuw gebouw altijd op dingen die je niet had voorzien. Kleine praktische zaken kun je aanpassen, maar het concept blijft gewoon staan.’ bij de invoering op een rij te zetten.

Hieronder het resultaat.

Succesfactor 1: Niet ‘polderen’ over het concept Heling: ‘In de overgang naar Het Nieuwe Werken ontkom je niet aan collega’s die met allerlei wensen ko-

argumenten dingen niet doet. Je moet Het Nieuwe Werken niet gaan wegpolderen door allerlei concessies te doen. Ons uitgangspunt was steeds: we gaan het op deze manier proberen met elkaar. Als na een paar maanden blijkt dat sommige dingen niet werken, kunnen we later altijd

‘Vergeet niet alles rondom de “bytes” vroegtijdig te regelen’ men. We hebben gemerkt dat je daar niet altijd in mee moet gaan. Je toont begrip maar moet soms eerlijk zeggen dat je op grond van bepaalde

zaken aanpassen. Natuurlijk stuit je bij een nieuw gebouw altijd op dingen die je niet had voorzien; kleine praktische zaken kun je aanpassen,

12 HNW-succesfactoren 1. Niet ‘polderen’ over het concept 2. Zet een heldere organisatie neer 3. Stel een breed samengestelde klankbordgroep in 4. Regel de ‘bytes’ tijdig 5. Breng de architecten vroegtijdig bij elkaar 6. Iedereen doet mee 7. Zorg voor een ankerpunt 8. Regel naast een wireless netwerk ook een bedraad netwerk 9. Maak afspraken over gedrag 10. Organiseer interventies 11. Benoem DigiCoaches 12. Zorg voor voldoende stopcontacten in de vergaderzalen

Succesfactor 3: Stel een breed samengestelde klankbordgroep in De Haas: ‘Een klankbordgroep is heel belangrijk. Het creëert draagvlak in de organisatie en je bent al in een vroeg stadium op de hoogte van de eventuele zorgen die leven bij de afdelingen.

Daar kun je dan op anticiperen. Daarnaast hebben we de mensen echt betrokken bij het traject, bijvoorbeeld door ze de nieuwe bureaustoelen en trolleys te laten testen.’

Succesfactor 4: Regel de ‘bytes’ tijdig De Haas: ‘Je moet alles rondom de “bytes” vroegtijdig regelen. Achteraf bezien zeg ik: dat hadden we nog iets eerder kunnen doen. Neem zoiets als het opslaan van je documenten. Veel mensen bewaarden hun documenten op hun persoonlijke netwerkschijf waar niemand anders bij kon. Maar als je HNW introduceert omdat je meer aan kennisdeling wilt doen, moeten mensen hun documenten wel op een gemeenschappelijke schijf gaan opslaan. Daar moet je afspraken over maken. Ook de praktische kant moet je regelen, zoals welke benaming geef je aan documenten, hoe richt je je mappenstructuur in enzovoort.’

Succesfactor 5: Breng de architecten vroegtijdig bij elkaar De Haas: ‘De door ons geselecteerde bouwarchitect (Elemens, Postema en van den Hork) had op het moment dat het project van start ging eigenlijk niet zo heel veel verstand van Het Nieuwe Werken, terwijl de interieurarchitect (Rietmeijer) al de nodige ervaring had met HNW. Beide zaken zijn natuurlijk van invloed op elkaar en een pand waar

Facto Magazine nummer 4 april 2012

13

»

t hema Het Nieuwe Werken

de muren verkeerd staan wil je ook niet.

In ons geval zaten beide partijen in een vroegtijdig stadium bij elkaar aan tafel,

hetgeen een unieke samenwerking opleverde. Daardoor zijn de hele bouw en inrichting soepel verlopen.’

FEITEN EN CIJFERS GEBOUW ACTIO Oppervlakte Werkplekfactor Werkplekken: Groenwand Kastruimte Daglicht Verlichting Verwarming en koeling

14

: 1750 m² : 70% : activiteitengerelateerd, geen vaste werkplekken : 35 m² met circa 2.800 planten : 1 meter plankruimte per persoon voor documenten : twee grote daklichten en vides voor optimale daglichttoetreding : daglichtgestuurde armaturen (aanvulling op daglicht) : WKO (koeling, verwarming en ventilatie via vloer)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

Succesfactor 6: Iedereen doet mee De Haas: ‘In Actio zijn uitsluitend flexplekken. Iedereen doet dan ook mee aan het flexwerken, van directeur tot junior-medewerker. Dat is belangrijk voor de acceptatie. Er zijn slechts drie uitzonderingen: de postkamer, de servicedesk en de gastvrouwen. Daarnaast heeft IT zijn eigen functionele werkgebied om computers te kunnen installeren. Voor het overige doen zij ook mee in het flexwerken.’

Succesfactor 7: Zorg voor een ankerpunt Heling: ‘Iedere medewerker wil graag de secretaresse kunnen terugvinden.

Daarom hebben we ervoor gekozen de afdelingssecretaresse als ankerpunt te benoemen. Deze secretaressewerkplekken zijn voor de herkenbaarheid centraal gepositioneerd, in de buurt van alle faciliteiten, zoals de printer, het koffieapparaat, de stamtafel en de lockers. Deze werkplekken beschikken als enige over een vaste telefoon. Dat is om het doorverbinden van telefoongesprekken te faciliteren, want met een mobiele telefoon is dat veel lastiger.

Alle andere medewerkers beschikken overigens over een mobiele telefoon en een laptop. Daarmee bereik je maximale flexibiliteit, en neem je een mogelijk excuus weg om mee te doen aan HNW.’

t hema Het Nieuwe Werken

Succesfactor 8: Regel naast een wireless netwerk ook een bedraad netwerk Heling: ‘Alle werkplekken zijn voorzien van bedrade netwerktoegang. Gewoon je laptop aansluiten op een kabel en je hebt verbinding met het netwerk.

Daarnaast is er ook een wireless netwerk beschikbaar, maar als iedereen daarop zou gaan werken, gaat dat ten koste van de transmissiesnelheid, dat gaat niet werken.’ Succesfactor 9: Maak afspraken over gedrag De Haas: ‘Natuurlijk kun je top-down alles bedenken en vastleggen, maar het is zaak vooraf inzicht te hebben in de echt belangrijke zaken waarover mensen zouden kunnen gaan vallen. Bij ons heeft dat onder meer geresulteerd in tien gouden afspraken, zoals elkaar aanspreken bij overlast, het gebruik van vergaderfaciliteiten, taakgerelateerd werken, clean desk werken, goed archiveren, goed bereikbaar zijn en dergelijke.’

Succesfactor 10: Organiseer voldoende interventies De Haas: ‘We zijn niet zuinig geweest met interventies voor de verschillende doelgroepen. Zo zijn er heel veel workshops georganiseerd, gesprekken gevoerd, rondleidingen gegeven, opleidingen aangeboden voor secretaresses, DIV’ers, leidinggevenden (outputsturing), noem het maar op.

Daarnaast was de communicatie ook erg belangrijk. Dat hebben we onder andere via intranet gedaan, zodat mensen steeds weer konden zien wat er zou gaan gebeuren op welke momenten enzovoort.’ Succesfactor 11: Benoem DigiCoaches De Haas: ‘Digicoaches zijn speciaal opgeleide collega’s die het leuk vinden om anderen met vragen over cleandesk en digitaal werken te helpen. Wat gooi je weg en wat bewaar je? Hoe richt je sharepoint in? Hoe maak je een slimme mappenstructuur? Hoe sla je gegevens op? Dat

soort dingen. Het zijn mensen met een vraagbaakfunctie. Ze moeten niet alleen over kennis beschikken van digitaal werken, maar daarnaast ook andere vaardigheden hebben, zoals kunnen communiceren, luisteren, geduld hebben, met weerstand omgaan, de weg kennen in de organisatie en de mensen mee kunnen nemen in de veranderingen.’ Succesfactor 12 : Zorg voor voldoende stopcontacten in de vergaderzalen Heling: ‘Misschien niet direct een succesfactor, maar wel een aandachtspunt: zorg voor voldoende stopcontacten in vergaderzalen. Iedereen heeft een laptop, dus als je in een vergaderzaal zit met zes mensen die net uit een ander overleg komen met een laptop waarvan de accu bijna leeg is, kom je met ĂŠĂŠn stopcontact niet uit. Daar moeten we bouwtechnisch nog iets op vinden.’ ‚‚

(Advertentie)

3UCCESVOL INKOPEN EN AANBESTEDEN IS TOPSPORT EN KAN REKENEN OP EEN GOED GEVULDE TRIBUNE 6AN INKOOPPROFESSIONALS WORDT EEN MAXIMAAL RENDEMENT VERWACHT BURG WEERTSSTRAAT A

-ARKTKENNIS MAATSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEID JURIDISCHE ONDERBOUWING EN

HM ARNHEM

INZICHT ZIJN DE KADERS WAARBINNEN INKOOPPROFESSIONALS DAT SUCCES MOETEN REALISEREN

T I PRO MEREOR NL

0RO -EREOR IS HET ONAFHANKELIJKE )NKOOPKENNISCENTRUM 7IJ ONDERSTEUNEN OVERHEID

E INFO PRO MEREOR NL

ONDERWIJS ZORG EN BEDRIJFSLEVEN OP STRATEGISCH EN TACTISCH NIVEAU

5W SUCCES IS ONZE MISSIE 'EEN PSEUDOWETENSCHAPPELIJKE VERHALEN

0RO -EREOR HEEFT EEN UITGEBREID NETWERK

MAAR GEWOON KENNIS VAN ZAKEN

INKOOPPROFESSIONALS VAN DIVERSE NIVEAUS

0RO -EREOR BESCHIKT OVER DE TALENTEN OM

%EN ANALYSE VAN SPECI½EKE INKOOP

INGEWIKKELDE MATERIE TE VERTALEN NAAR

COMPETENTIES MAAKT DEEL UIT VAN ONZE

PRAKTISCHE ADVIEZEN VOOR UW ORGANISATIE

SELECTIEPROCEDURE

PRO MEREOR NL

INTERIM CONSULTANT NL

/NZE JURISTEN EN CONSULTANTS VERZORGEN

³.OOIT UITGELEERD´ DAT GELDT VOOR IEDEREEN

DE UITVOERING EN BEGELEIDING VAN UW

DIE TE MAKEN HEEFT MET INKOOP EN AAN

%UROPESE AANBESTEDINGEN 7IJ ONTZORGEN

BESTEDEN $E WORKSHOPS VAN 0RO -EREOR

UW ORGANISATIE EN DAARNAAST KRIJGT U

ZIJN PRAKTISCH ACTUEEL INTERACTIEF EN BIEDEN

DE MOGELIJKHEID HET HELE PROCES DIGITAAL

RUIMTE OM PRAKTIJKSITUATIES AAN DE ORDE

TE VOLGEN

TE STELLEN

EUROPESE AANBESTEDINGEN NL

INKOOPKENNISCENTRUM NL

Facto Magazine nummer 4 april 2012

15

t hema Het Nieuwe Werken

Meer verzuim, minder sociale cohesie en lagere produ

3x HNW-angst, terecht Over de werkelijke effecten van Het Nieuwe Werken bestaat vooralsnog geen volledige duidelijkheid. Dit kan leiden tot terughoudendheid en ‘angst’ bij organisaties om de stap naar HNW te maken. Reden om een aantal veelbesproken angsten van Het Nieuwe Werken op een rij te zetten. INGGÉ SYARANAMUAL *

O

nduidelijkheid over de werkelijke effecten van HNW kan leiden tot terughoudendheid en ‘angst’ bij organisaties om HNW in te voeren. Drie van die angsten komen hierna aan de orde.

Angst 1: HNW en thuiswerken slecht voor arbeidsproductiviteit Hoe zit het met de invloed van HNW of thuiswerken op de arbeidsproductiviteit van medewerkers? Leidt het tot meer productiviteit of juist niet? Een eenduidig antwoord is moeilijk te geven. Meerdere factoren spelen een rol.

Ten eerste: verschillende factoren zijn van invloed op de productiviteit van medewerkers. Gezondheid, gedrag en vitaliteit, lifestyle en de verschillende arbeidsomstandigheden (zoals het binnenklimaat, de akoestiek, de daglichttoetreding, de relatie tussen werkgever en werknemer, de organisatiecultuur), ze kunnen allemaal van invloed zijn op de arbeidsproductiviteit.

Een andere beïnvloedende factor kan de kantoorinrichting zijn. Vaak krijgen afdelingen in een gebouw een eigen ‘zone’ of ‘vlek’. Toch wordt er in de regel vrij uniform ingericht, met een mix van werkplekken (concentratieplekken, algemene individuele werkplekken, overlegplekken, stilteplekken e.d.).

Daarbij wordt voorbijgegaan aan het werk dat dagelijks wordt verricht op de verschillende afdelingen. In een kantoor hebben veel afdelingen een soort-

16

Facto Magazine nummer 4 april 2012

gelijke werkstijl, maar er zijn ook afdelingen die specifiek werk verrichten, bijvoorbeeld meer geconcentreerd werk, meer overleg en vertrouwelijk werk of meer telefonisch contact met externen.

Als toch voor een uniforme inrichting wordt gekozen, kunnen situaties ontstaan waarbij medewerkers nog steeds ontevreden zijn over de mogelijkheden van de werkomgeving. Dit kan invloed hebben op de arbeidsproductiviteit en werknemerstevredenheid.

Ook de mate waarin elders of thuis wordt gewerkt kan van invloed zijn op de arbeidsproductiviteit

De mogelijkheid om op verschillende plekken te werken biedt medewerkers veel kansen en flexibiliteit. Voorstanders beweren dat het een positieve invloed heeft op de werk-privébalans, maar tegenstanders zien de gevaren van het vervagen van de grenzen tussen het zakelijke en het familieleven.

TNO stelt aan de hand van een expertmeeting dat werknemers die volledig thuiswerken, op de lange termijn vaak minder productief zijn dan werknemers die (regelmatig) op kantoor werken. Gedeeltelijk thuiswerken is op de lange termijn wel productief, omdat

Positieve effecten Bij organisaties die (aspecten van) Het Nieuwe Werken hebben geïmplementeerd, zijn de volgende vijf effecten het vaakst gerealiseerd: » verbeteren van het welzijn en de werk-privébalans van medewerkers (58%); » verhoogde flexibiliteit van de organisatie (45%); » verhoogde werknemerstevredenheid en/of betrokkenheid (42%); » besparing van huisvestingskosten (36%); » een verbeterd werkgeversimago (33%).

Bron: De Nationale Nieuwe Werken Barometer. Rotterdam School of Management, Erasmus University en Novay.

t hema Het Nieuwe Werken

ctiviteit?

of niet? het contact met de organisatie en collega’s daarbij in stand blijft.

Angst 2: HNW verhoogt verzuim En hoe zit het met het effect van HNW op het ziekteverzuim van medewerkers? Stijgt dit of daalt dit?

Bij invoering van HNW verandert veel aan de situatie van medewerkers. Niet iedere medewerker is in staat om een goede balans voor zichzelf te creëren tussen werk en privé en juist als deze grenzen vervagen en de mogelijkheid geboden wordt om overal te werken, kan dit nadelig werken. Sommige medewerkers kunnen moeilijk de grenzen bewaken of hun werk organiseren, waardoor de kans bestaat dat ze te veel werken en uiteindelijk door overbelasting meer verzuimen.

Het is echter lastig vast te stellen of HNW verzuimverhogend werkt, omdat verzuimcijfers van voor en na invoe-

Als HNW op een goede manier wordt ingevoerd, verhoogt dit de arbeidstevredenheid, wat een positieve invloed heeft op gezondheid, vitaliteit en ziekteverzuim. Leidinggevenden spelen hierbij een belangrijke rol. Aangezien kort verzuim minder zichtbaar is, zijn openheid en alertheid noodzakelijk.

Contact met de medewerker is van belang om ervoor te zorgen dat medewerkers hun grenzen bewaken en tevreden zijn over aspecten als vrijheid, resultaatgericht werken, vertrouwen en communicatie.

Angst 3: HNW bedreigt de sociale cohesie Als medewerkers in staat zijn overal te werken, is er vaak angst dat de sociale cohesie op de afdeling vermindert en de spontane creativiteit minder wordt.

Vaak is dat in het begin ook een obstakel, aangezien medewerkers en leidinggevenden moeten wennen aan een andere manier van (samen)werken.

Compleet flexibel werken past niet bij iedere organisatie ring moeilijk te vergelijken zijn. De manier waarop in een ‘oude werken’situatie verzuim wordt gemeten is bij HNW niet representatief. In de nieuwe situatie is een medewerker in staat om zelf flexibeler hiermee om te gaan. Stel dat iemand ’s ochtends opstaat en zich niet lekker voelt. In HNW heeft hij de keuze om wat langer in bed te blijven liggen en de niet-gewerkte uren later - als hij zich wat beter voelt - in te halen. In het oude werken is dat veel lastiger, omdat als iemand zich niet lekker voelt en zich niet in staat acht om naar zijn werk te gaan, hij zich wel ziek moet melden.

De sociale cohesie van een vast team verandert. Er zijn verschillende manieren om dit te voorkomen, waarbij leidinggevenden een belangrijke rol spelen. Zij moeten vaste contactmomenten creëren en zorgen voor een vast werkoverleg.

Door de huidige technische mogelijkheden is de bereikbaarheid van mensen erg groot. Smartphones, iPads, e-mail en social media, op allerlei manieren is het mogelijk om elkaar te bereiken. Toch zijn fysiek contact en overleg van belang voor de sociale cohesie. Ook de omgeving kan hierin goed ondersteunen.

Het kantoor verandert van een vaste plek in een flexibele plek, die veel meer ingericht is om elkaar te ontmoeten en om met elkaar te overleggen. Ook de inrichting met flexibele werkplekken zorgt ervoor dat je wellicht vaker verschillende collega’s met verschillende functies om je heen hebt.

Het houden van contact kan ook worden gefaciliteerd door bij de inrichting van een kantoor te kiezen voor zones, waardoor afdelingen toch een eigen plek kunnen creëren. Dit zorgt voor herkenbaarheid, zichtbaarheid en vindbaarheid. Het kantoor kan op die manier een prettige en uitnodigende ontmoetingsplaats zijn, waar medewerkers graag naar toe komen.

Zorgvuldige invoering HNW is zeker niet alleen het plaatsen tijdonafhankelijk werken. Optimale ondersteuning van medewerkers betekent maatwerk, niet alleen per organisatie, maar ook per afdeling en voor leidinggevenden ook per medewerker.

Compleet flexibel werken past niet bij iedere organisatie en thuis geconcentreerd werk uitvoeren is niet voor iedere medewerker mogelijk of optimaal.

Verandering gaat gepaard met risico’s en angsten. Vaak zijn deze terecht, maar ze zijn zeker te voorkomen door maatwerk en zorgvuldig gefaseerde invoering, waarbij de mens en zijn werk centraal staan.

Kortom, voordat u ‘nieuw’ gaat werken: besteed veel aandacht aan medewerkers en teamvorming om angsten weg te halen en zorg daarmee voor een goede voorbereiding en de juiste verwachtingen. ‹‹

* Inggé Syaranamual is consultant bij Corporate Facility Partners in Apeldoorn (www.cfp.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

17

t hema Het Nieuwe Werken

Catering in HNW-perspectief Dat Het Nieuwe Werken van invloed is op huisvesting en ICT is duidelijk.

Maar andere onderdelen van facility management, zoals catering, blijven in Het Nieuwe Werken (HNW) relatief onderbelicht. Terwijl ook daarin vanuit verschillende perspectieven winst te behalen valt. ANTON DAAMEN *

V

eel organisaties omarmen HNW. Dat is, in deze tijden van economische crisis, ook niet verwonderlijk, want HNW kan kosten besparen. Zo concentreren organisaties met meerdere locaties zich naar ĂŠĂŠn gebouw en richten ze bestaande gebouwen opnieuw in door afdelingen samen te voegen en zo vierkante meters vrij te maken. De vaste werkplek verandert in een flexplek, waardoor de bezettingsgraad wordt verhoogd. Daardoor besparen organisaties dure vierkante meters kantooroppervlak en daarmee ook kosten van bijvoorbeeld nutsvoorzieningen.

Vaak wordt gedacht de kostenbesparingen ook door te voeren in de overige facilitaire voorzieningen. Maar is het niet beter de kostenbesparing door reductie van het aantal vierkante meters (voor een deel) te benutten als investering in de medewerkers? Dit door te investeren in facilitaire voorzieningen en zo het welbevinden van medewerkers te verhogen.

Nieuwe kijk In de praktijk voeren organisaties HNW vaak in zonder dat (goed) is nagedacht over de toegevoegde waarde van de facilitaire services. Dat komt

doordat de primaire focus bij de invoering van HNW vooral gericht is op de werkplek en zaken als de ICT-infrastructuur en -faciliteiten, de aantallen werkplekken, het werkplekconcept, de inrichting van de werkplek in relatie tot de vierkante meters op de diverse afdelingen.

Vaak wordt onvoldoende stilgestaan bij de facilitaire voorzieningen die niet direct werkplekgerelateerd zijn. Adequate facilitaire voorzieningen, bijvoorbeeld catering, passend bij de visie en het imago van de organisatie, zijn daarbij hard nodig. Dit alles vraagt ook om

In een HNW-kantoor is het zaak verschillende eet- en drinkassortimenten op de verschillende tijdstippen van de dag aan te bieden.

Denk aan werknemers die graag vroeg vergaderen en dan gebruik willen maken van een ontbijt.

18

Facto Magazine nummer 4 april 2012

t hema Het Nieuwe Werken

een nieuwe kijk op facilitaire diensten, meer in het bijzonder op catering.

Catering in HNW-perspectief.

Perspectief van de werknemer In een HNW-omgeving wil een werknemer optimaal gebruik kunnen maken van voorzieningen om resultaten te kunnen behalen. Hij benut het kantoor voor een bila, voor een multidisciplinaire meeting of een brainstormsessie.

Een goed ingericht bedrijfsrestaurant kan een toegevoegde waarde creeëren voor HNW. Vaak is het de grootste werkplekafdeling in het gebouw. Het inrichten van de ruimte in verschillende sferen en met diverse zitmogelijkheden maakt meerdere werk- en overlegvormen mogelijk. Het is bij nieuwbouw of herinrichting dus van groot belang dat het cateringontwerp hierin voorziet.

Door HNW ontstaat meer spreiding van werktijden gedurende de dag. Hierdoor willen medewerkers eerder of later (file vermijden) lunchen. Voorwaarden voor het inspelen op HNW betekent in deze ruimere openingstijden en een aanbod van assortiment dat langer beschikbaar is.

De piekbelasting tijdens de lunch is bij HNW lager (ruim 10%). Aangezien cateringvoorzieningen op de lunchpiek ontwikkeld worden, worden kosten in m2 bespaard.

Voorbeeld: In totaal maken 800 lunchgebruikers gemiddeld een halfuur gebruik van het restaurant. Het aantal m2 per stoel is 1,5 m2. In een traditionele setting zouden 384 zitplaatsen benodigd zijn. Bij HNW kan worden volstaan met 280 zitplaatsen.

Een besparing van 156 m2 (104 x 1,5 m2).

50% 40%

Traditioneel

30%

HNW

20% 10%

In een HNW-kantoor is het ook zaak verschillende eet- en drinkassortimenten op de verschillende tijdstippen van

-1 4:

00

30 30

Figuur. Lunchpiek.

afspraak. Een ander punt van aandacht is de koffievoorziening. In het kader van HNW zijn daar ook keuzes in te maken. Het is bijvoorbeeld te overwegen om dichtbij de werkplek standaard warmedrankenautomaten

Zie een investering in facilitaire services als een investering in mensen de dag aan te bieden. Het gaat niet meer alleen om de lunch tussen 12.00 en 14.00 uur. Er zijn ook werknemers die graag vroeg vergaderen en dan gebruik willen maken van een ontbijt. En natuurlijk zijn er mensen die laat op de dag iets warms willen eten zodat ze nog een paar uur kunnen doorhalen.

Ook take away-producten horen in het assortiment. Voor de werknemer die toch rustig op een werkplek wil werken of voor degene die tussendoor naar de sportzaal gaat, een lunchwandeling maakt of op weg is naar een andere

13 :

13 :

00

-1 3:

-1 3:

00

30 30

-1 2:

12 :

00

00

12 :

-1 2:

30 11 :

00

-1 1:

30

0%

11 :

Na invoering van HNW neemt het aantal medewerkers in een gebouw toe. Daarnaast speelt mee dat werknemers niet meer op de gebruikelijke tijden in het kantoor aanwezig zijn.

De capaciteit van bereidingsapparatuur en uitgiftemeubelen moet hier dan ook op afgestemd worden.

Omdat het bedrijfsrestaurant als multifunctionele werkplek dient, zijn langere openingstijden vereist. Zie de figuur hiernaast.

te plaatsen, waardoor juist de coffeecorner met luxe koffieproducten exploitatietechnisch wordt gestimuleerd.

Perspectief van de werkgever HNW is niet alleen een kwestie van ICT-voorzieningen en andere werkplekken. Het is een fundamenteel andere houding en visie op werken. Dat lijkt ver af te staan van catering, maar het is dichterbij dan je denkt. Een mooi voorbeeld is de invoering van een onbemand kassasysteem in het

bedrijfsrestaurant. Een onbemand kassasysteem heeft meerdere voordelen.

Het vergt minder vierkante meters en minder personele inzet. Opnieuw een kostenbesparing, hetgeen belangrijk kan zijn.

Maar een onbemand kassasysteem heeft nog een ander voordeel: het is een blijk van vertrouwen naar de medewerkers. Het is opmerkelijk dat onbemande kassa’s nog geen gemeengoed zijn in Nederlandse kantoren. Medewerkers die dagelijks resultaten voor de organisatie behalen en worden voorzien van tal van kostbare (technologische) faciliteiten, vertrouwen we blijkbaar toch minder bij het afrekenen van een broodje en een kop soep.

Met onbemand afrekenen in het bedrijfsrestaurant slaat de werkgever dus twee vliegen in een klap: hij realiseert een kostenbesparing (op de vierkante meters en het cateringpersoneel) en hij geeft een blijk van vertrouwen aan de medewerker.

Facto Magazine nummer 4 april 2012

19

»

t hema Het Nieuwe Werken

11 Tips voor waardecreatie catering in HNW 1. Identificeer de behoefte: ga in gesprek en bepaal de cateringbehoefte van de medewerkers, denk hierbij niet in vooraf vastgestelde product- en dienstenkaders 2. Stem kader en randvoorwaarden af met de directie 3. Beoordeel de bestaande capaciteit van de cateringinrichting in relatie tot de planvorming van HNW 4. Pas het cateringbeleid aan op de nieuw ontstane behoefte inclusief het benoemen van de toegevoegde waarde 5. Stel een investeringsplan en -begroting op 6. Stel een prognose van de exploitatiebegroting catering op 7. Pas de dienstverlening met de cateraar aan 8. Stel een implementatie- en communicatieplan op. Focus op specifieke HNW-kenmerken 9. Neem voldoende voorbereidingstijd. Veranderen kost tijd en gewenning 10. Organiseer voorlichtingsbijeenkomsten en maak de cateringmogelijkheden onderdeel van de introductie van nieuwe medewerkers 11. Borg de output door professioneel contractmanagement

Slot De facility manager moet meer de toegevoegde waarde van services bepleiten. In een tijd waarin bij veel organisaties de facilitaire budgetten onder

druk staan, zal dat zeker spanning opleveren. Immers, de kosten gaan ook hier voor de baat uit. De kern is: zie een investering in facilitaire services als een investering in mensen. Als

een investering in het kapitaal van de organisatie.

Het adequaat inzetten van de facilitaire services bevordert de transitie van huidig werken naar HNW, draagt bij aan het imago van de organisatie en optimaliseert de werkbeleving van medewerkers. ‚‚

* Anton Daamen is mede-oprichter/eigenaar van Sense FM (www.sensefm.nl)

(Advertentie)

BEOORDEELD MET EEN

8,3

11 APRIL 2012, BCN CAPELLE AAN DEN IJSSEL

20

Facto Magazine nummer 4 april 2012

t hema Het Nieuwe Werken

Gevolgen HNW voor de mobiliteit Als het gaat om Het Nieuwe Werken, zijn onderwerpen als flexibiliteit, verantwoordelijkheid, digitale werkplek en outputgericht afspraken maken vaak veelbesproken. In de praktijk wordt weinig gezegd over de gevolgen van Het Nieuwe Werken voor de inkoop en het managen van de mobiliteitsfunctie. ELLEN MOMMA-VERMAAK EN MARCO VAN BOCHOVE *

H

et Nieuwe Werken is een nieuw concept, dat voor velen echter niet eens zo nieuw is: er zijn genoeg professionals die al jaren op verschillende plaatsen en tijdstippen werken.

Vandaag de dag staat Het Nieuwe Werken hoog op de agenda van veel organisaties. Het valt op dat de discussies op internetfora met name gaan over een aantal zaken: hoe kun je Nieuw Werken (ICT-oplossingen, paperless office), waar kun je Nieuw Werken (ontmoetingsplaatsen in het land, verschillende vergaderconcepten binnen de kantooromgeving), en wanneer kun je Nieuw Werken (zelf je tijd bepalen)?

Het Nieuwe Werken betekent anytime, anyplace, anyhow werken. Dat levert een aantal voordelen op: » voor de werknemer: tijdwinst (minder in de file!) en/of een betere werkprivébalans; » voor de werkgever: meer tevreden en dus meer gemotiveerde medewerkers en/of kostenbesparing door reductie van vierkante meters kantooroppervlak.

In de discussie rondom Het Nieuwe Werken wordt vaak de invloed van dit werkconcept op de mobiliteit vergeten.

Ja, er zijn studies gedaan naar de vermindering in reiskilometers en filedruk als iedere werknemer een dag per week gaat thuiswerken. En ja, ook het mogelijke effect op de CO2-uitstoot

Invoering van HNW heeft gevolgen voor het gebruik van de leaseauto. Een gesprek met de leasemaatschappij is noodzakelijk om nieuwe afspraken te maken over hercalculaties, looptijd en jaarkilometrage.

door die ene dag thuiswerken is onderzocht.

Een belangrijke vraag is echter of het initiatief tot Het Nieuwe Werken ook mobiliteitgerelateerde doelstellingen heeft. Met andere woorden: in hoeverre staan de initiatiefnemers van Het Nieuwe Werken binnen een bedrijf stil bij de volgende vragen: » Kunnen en moeten wij onze medewerkers alternatieve vervoersoplossingen aanbieden als we Het Nieuwe Werken gaan invoeren? » Als dat zo is, welke alternatieve vervoersfuncties zijn dan beschikbaar en op welke wijze kunnen we een maatwerkoplossing bieden voor de verschillende berijdersgroepen (mobiliteitsmatrix)? » Kunnen wij aantonen dat onze medewerkers minder kilometers gaan rijden na introductie van Het Nieuwe Werken? Zo ja, wat betekent dat dan voor bijvoorbeeld de normberekening (normkilometers en normlooptijd) van de autoleasecontracten?

Als een bedrijf besluit Het Nieuwe Werken in te voeren, heeft dat gevolgen voor de mobiliteitsvraagstukken. Stel dat 30 procent van de medewerkers met een leaseauto overgaat op Het Nieuwe Werken.

En stel dat Het Nieuwe Werken uiteindelijk leidt tot een vermindering van 12 procent in zakelijke (inclusief woon-werk) kilometers.

Facto Magazine nummer 4 april 2012

21

»

over

Het Nieuwe Werken

POWERSEMINARS: LEIDINGGEVEN AAN DE NIEUWE WERKERS HR ALS AANJAGER VOOR HET NIEUWE WERKEN Shift

Ctrl

Home

Praktische tips voor leidinggevenden en HR-managers

Wegens succes herhaald!

HNW: iedereen praat er over. Door medewerkers een laptop, smartphone en heel veel vertrouwen te geven bent u er echter nog niet. Grote veranderprogramma’s kunnen werken, maar er is een effectievere manier.

Wilt u weten welke concrete tips, mogelijkheden en vooral handvatten er beschikbaar zijn voor uw organisatie om pragmatisch aan de slag te gaan met leidinggeven aan HNW? Dan zijn deze seminars voor u!

LEIDINGGEVEN:

DONDERDAG 14 JUNI 2012

HR ALS AANJAGER:

DINSDAG 5 JUNI 2012

www.ohnw.nl/powerseminar

t hema Het Nieuwe Werken

Een belangrijke vraag is dan: wat gebeurt er met de leaseauto als deze minder wordt gebruikt? Een gesprek met de autoleasemaatschappij is noodzakelijk om nieuwe afspraken te maken over hercalculaties, looptijd en jaarkilometrage.

Een belangrijk aandachtspunt hierbij is om de kosten overzichtelijk te houden.

Het is daarom aan te raden om met de leasemaatschappij af te spreken dat hercalculaties op vastgestelde momenten (maximaal twee keer per jaar) worden doorgevoerd.

dert. Ook zal de rol van wagenparkbeheer binnen de organisatie veranderen.

Immers, meerdere functionaliteiten moeten worden ondersteund. Daarmee verandert ‘wagenparkbeheer’ in ‘mobiliteitsbeheer’.

Onrust?

Veranderingen doorvoeren op het gebied van mobiliteit kan bij werknemers veel onrust veroorzaken. Een integrale benadering is daarom vereist. Waar het initiatief ook vandaan komt, de directie moet erachter staan, én het vertrouwen

Als een bedrijf besluit HNW in te voeren, heeft dat gevolgen voor de mobiliteitsvraagstukken Het kan ook zijn dat besloten wordt een integrale mobiliteitsoplossing aan te bieden, met daarin meer onderdelen dan alleen de leaseauto. Zaak is dan wel hierover te kunnen rapporteren in termen van: hebben de maatregelen de gewenste effecten en hoe zien de kosten/baten eruit?

Deze twee voorbeelden geven aan dat de behoefte aan managementinformatie vanuit de leasemaatschappij veran-

uitstralen dat met dit initiatief goede resultaten behaald kunnen worden.

Een vermindering van CO2-uitstoot is niet alleen goed voor het milieu! Dit is een zeer geschikt onderwerp voor de sociale paragraaf in het jaarverslag, en ook in aanbestedingen of tenders kan het pluspunten opleveren.

Het is ook van belang om onderzoek te doen naar de mogelijkheden per vestiging en per functie. Een vestiging die per openbaar vervoer moeilijk te berei-

Checklist mobiliteitsplan Een goed mobiliteitsplan bevat de volgende punten: 1) Vervoer categorie: » Goederen (niet voor derden) » Persoonlijk vervoer van medewerkers - voor uitoefening van hun taken - zakelijk vervoer behorend bij de functie - woon-werkverkeer - privé 2) Welke vervoermiddelen? » Bedrijfsauto’s (geen personenvervoer) » Bedrijfsauto’s (personenvervoer) » Personenauto’s » Gemotoriseerde tweewielers » Fietsen » Openbaar vervoer (trein, tram en bus) » Taxi

3) Hoe kom je aan het vervoer? » Voertuigen » Vervoermogelijkheden - Kopen/leasen (langere termijn) - Huren (kortere termijn) - Incidenteel gebruik - Abonnementen (al dan niet trajectgebonden) - Mobiliteitsvergoeding (de werknemer regelt het zelf) 4) Wie kan zich wanneer vervoeren? » Op basis van cao (reiskostenvergoeding) » Bijkomend arbeidsvoorwaardelijk » Functioneel

Modern mobiliteitsmanagement Succesfactoren » Betrokkenheid management » Aantrekkelijke alternatieven » Integrale aanpak » Goed onderzoek en voorbereiding en zorgvuldige implementatie » Communicatie Valkuilen » Autobeleid niet aanpassen » Ontoereikende rapportages » Effecten niet meetbaar en niet communiceerbaar » Traditionele rol wagenparkbeheer » Geen voorbeeldgedrag

ken is, vereist andere mobiliteitsoplossingen dan een vestiging pal naast een NS-station. Het aanbieden van reële en vooral aantrekkelijke alternatieven speelt een grote rol in het succes.

Voor het (opnieuw) kunnen definiëren van een mobiliteitsbeleid is het van belang te inventariseren welke personen betrokken zijn en om welke (bestaande) werkwijzen het gaat; wat op dit moment de gang van zaken is en hoe daar nu tegenaan wordt gekeken. Bij een totaalaanpak zal voor elke medewerker gekeken moeten worden naar de rol van de werkgever bij het vervoer van de medewerker in relatie tot de werkzaamheden. Hierbij moet ook gekeken worden naar medewerkers met alleen een reiskostenvergoeding voor hun woon-werkverkeer. Ten eerste omdat zij waarschijnlijk minder vaak naar kantoor komen, maar ook in relatie tot bijvoorbeeld parkeerruimte. ‹‹

* Ellen Momma-Vermaak en Marco van Bochove zijn werkzaam bij ROI Advies als managing consultant respectievelijk senior consultant Fleet (www.roiadvies.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

23

t hema Het Nieuwe Werken

Is werkgever aansprakel Ben ik verantwoordelijk voor de thuiswerkplek of flexibele werkplek van mijn werknemers? En ben ik aansprakelijk als de werknemer hierdoor schade lijdt? Het zijn vragen die door veel werkgevers worden gesteld.

EMMIE KOPPENS EN MICHAËL VAN BASTEN BATENBURG *

B

en ik verantwoordelijk voor de thuiswerkplek of flexibele werkplek van mijn werknemers? En ben ik aansprakelijk als de werknemer hierdoor schade lijdt?

Terechte vragen, zo blijkt. Een werkgever, een grote pensioenuitvoeringsorganisatie, ondervond al in 2006 de ‘pijn’ van onvoorbereid beginnen aan thuiswerken, zonder over de (vergaande) consequenties op het gebied van een goede inrichting van de werkplek en aansprakelijkheid na te denken.

Een werkneemster die gedurende negen maanden bij de werkgever werkzaam was geweest, was tijdens de arbeidsovereenkomst met klachten aan beide armen uitgevallen. Er werd vastgesteld dat het Repetitive Strain Injury (RSI) betrof.

De werkneemster was zowel werkzaam geweest op kantoor als op de plek waar zij gedetacheerd was, en bovendien thuis (twee dagen per week). De werkneemster stelde de werkgever aansprakelijk voor de schade voortvloeiend uit het feit dat de werkgever niet had ‘gezorgd’ voor de veiligheid van de werkomgeving (de ‘zorgplicht’ als genoemd in artikel 7:658 Burgerlijk Wetboek).

Zorgplicht geldt ook voor werkplek thuis De werkgever voerde aan dat hij niet verantwoordelijk was voor de werkplek waar de werkneemster gedetacheerd was en vond dat eveneens ten aanzien van de thuiswerkplek. De kantonrechter en ook het gerechtshof in kwestie oordeelden dat de werkgever aansprakelijk was, en vond dat de werkgever

niet goed had gezorgd voor de inrichting van de werkplekken.

Belangrijk daarbij is dat de zorgplicht van de werkgever in dit geval ook gold voor de werkplek thuis en de gebouwen buiten het kantoor van de werkgever, omdat die de werkneemster had gedetacheerd en de werkneemster daarnaast toestemming had gegeven om thuis werkzaamheden te verrichten en een computer ter beschikking had gesteld.

Uit deze uitspraak kan worden afgeleid dat wanneer er zeggenschap is over de werkplek, de zorgplicht van de werkgever tot de thuiswerkplek en de ‘detacheerwerkplek’ reikt.

Een zware dobber voor deze werkgever.

En reden temeer om na te denken over de (juridische) consequenties van Het Nieuwe Werken, nu er hierdoor nog meer thuisgewerkt zal worden en dit thuiswerken onderdeel zal uitmaken van een goed doordachte strategie van de werkgever.

Werkgever moet voldoen aan arboregelgeving Een van de verplichtingen waaraan de werkgever ten minste moet voldoen in het kader van zijn zorgplicht is neergelegd in de normen uit de arboregelgeving (Arbeidsomstandighedenwet, Arbeidsomstandighedenbesluit en Arbeidsomstandighedenregeling).

Zo is het verboden om thuiswerk te laten verrichten met gevaarlijke stoffen, draagt de werkgever zorg voor installatie en onderhoud van (elektrische) werktuigen en machines, en dient hij zo nodig bepaald meubilair te verstrek-

24

Facto Magazine nummer 4 april 2012

t hema Het Nieuwe Werken

ijk voor thuiswerkplek? ken om een ‘ergonomisch verantwoorde werkplek’ te creëren. Deze verplichtingen gelden net zo goed voor thuiswerk.

Verwijzen naar eigen verantwoordelijkheid zinloos Interessant was overigens dat de werkgever nog had aangevoerd dat de werkneemster, gelet op haar leeftijd en opleidingsniveau, zelf een taak had de werkgever te wijzen op de gebrekkige inrichting van de werkplekken.

Het gerechtshof wees er echter op dat schending van de zorgplicht door de

In de regelgeving is bijvoorbeeld niet voorzien in normen voor mobiele werkplekken. Denk daarbij aan werken in de trein of op andere ‘mobiele’ locaties, zoals speciale werkplekken gecreeerd langs de snelweg. Daarnaast gelden de regels voor beeldschermwerk niet voor de ‘mobiele devices’, terwijl inmiddels van de iPhone, iPad en diverse smartphones veelvuldig gebruik wordt gemaakt.

Niet ondenkbeeldig is het geval van de werknemer die als gevolg van het zakelijk gebruik van de iPhone RSI krijgt en zijn werkgever daarvoor aanspreekt. De

Mogelijk kan de werkgever zich in de toekomst wel verzekeren tegen schade door ongelukken op de thuiswerkplek of flexplek werkgever van groter gewicht was dan het nalaten van de werknemer. Ook de poging om te verwijzen naar de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer, die onder Het Nieuwe Werken alleen maar zal toenemen, strandde dus in het geval van de werkgever.

Of de toename van de verantwoordelijkheid van de werknemer ertoe zal leiden dat er minder snel tot aansprakelijkheid van de werkgever zal worden gekomen, is nog maar de vraag. Dankzij Het Nieuwe Werken zou hierin geleidelijk een verschuiving kunnen plaatsvinden.

Regelgeving is te star of bevat hiaten Is er voor thuiswerkers nog enig houvast ten aanzien van de zorgplicht te vinden in de arboregelgeving, dan is dat niet het geval voor de werknemers met flexibele werkplekken. De regelgeving is te star of vertoont juist hiaten, blijkt in de praktijk.

werkgever zou daarvoor aansprakelijk kunnen zijn.

Onderwerp zal steeds vaker aan de orde komen Dergelijke kwesties zullen onder Het Nieuwe Werken steeds vaker aan de orde komen. En dan lijkt het niet waarschijnlijk dat de hiaten in de arboregelgeving de werkgever zullen ontslaan van zijn verantwoordelijkheid en mogelijke aansprakelijkheid voor de ‘Nieuwe Flexibele Werkplek’.

arboregelgeving aan verandering toe is, voorlopig zullen we het nog moeten doen met de huidige arboregelgeving als ‘ondergrens’ voor de zorgplicht van de werkgever.

Schade en aansprakelijkheid zo veel mogelijk inperken Aan de andere kant: als de (thuis) werkplek op ergonomisch verantwoorde wijze is ingericht en de werkgever voldoet aan de overige arbonormen, zou de werkgever weinig te vrezen moeten hebben qua aansprakelijkheid.

De volgende instrumenten kunnen de kans op schade en aansprakelijkheid zo veel mogelijk inperken: » een telewerkovereenkomst waarin duidelijke afspraken worden gemaakt met de werknemer over de werkplekken; » controle van de (thuis)werkplek door de arbodienst; » terbeschikkingstelling van meubilair voor de werkplek; » voorlichting over verantwoord ergonomisch werken en beeldschermwerk.

Deze instrumenten zijn noodzakelijk voor bedrijven die aan de slag gaan met Het Nieuwe Werken. Werkgevers, wees voorbereid! ‹‹

In lijn met voornoemd voorbeeld zou de werkgever in ieder geval zeggenschap moeten hebben over de werkplek om tot aansprakelijkheid te kunnen komen, maar zeker is dit niet. De tijd zal het leren.

Mogelijk zal de werkgever zich in de toekomst wel kunnen verzekeren tegen schade die is ontstaan bij ongelukken op de thuiswerkplek of de flexibele werkplek. En ook al is het in de politiek inmiddels doorgedrongen dat de

* mr. M.A. Koppens en mr. M.J. van Basten Batenburg zijn advocaat sectie arbeidsrecht van Delissen Martens Advocaten Belastingadviseurs Mediation in Den Haag (www.delissenmartens.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

25

t hema Het Nieuwe Werken

Strijd tegen bewegingsarmoede op kantoor:

Werkt Wii’en op het werk?

In een modern HNW-kantoor horen ook middelen waarmee werknemers, als afwisseling van het werk, zich kunnen ontspannen en meer kunnen bewegen. Daarom introduceren organisaties soms tafeltennistafels of moderne spelcomputers zoals een Wii. Zijn dat effectieve middelen tegen te weinig bewegen op het werk? TNO deed onderzoek. CLAIRE BERNAARDS EN VINCENT HILDEBRANDT *

I

n de westerse landen is fysiek zwaar werk in de afgelopen decennia steeds verder teruggedrongen en is het aantal beroepen waarin sprake is van bewegingsarmoede tijdens het werk sterk gestegen. Werknemers met een zittend beroep bewegen relatief vaak onvoldoende doordat zij op het werk noodgedwongen veel tijd zittend

moeten doorbrengen en niet in staat zijn dit gebrek aan lichaamsbeweging in de vrije tijd (voldoende) te compenseren.

Hierdoor worden de (minimaal) dertig minuten aan matig intensieve lichaamsbeweging die dagelijks nodig zijn om gezond te blijven, vaak niet gehaald. Tegelijkertijd lopen mensen die

BEVORDERENDE EN BELEMMERENDE FACTOREN Belangrijkste bevorderende factoren voor participatie: » spel is leuk » sporten en bewegen is leuk » het worden meegevraagd door een collega » leuk om een collega mee te vragen » even iets anders aan het hoofd Specifiek voor de Wii: » het spel een keer uitproberen » centrale locatie (zichtbaar, toegankelijk en uitnodigend) Specifiek voor de tafeltennistafel: » spel is uitdagend » krijg er energie van » wil mijn tegenstander verslaan Belangrijkste belemmerende factoren voor participatie: » tijdgebrek » geen behoefte om te spelen » beweeg al genoeg » niet te combineren met werk

26

Facto Magazine nummer 4 april 2012

veel zittend werk doen een verhoogd risico van vroegtijdige sterfte en chronische aandoeningen, ook als zij in hun vrije tijd wel aan voldoende (minimaal matig intensieve) lichaamsbeweging weten te komen.

Het is dus van groot belang dat bewegingsarmoede op het werk wordt teruggedrongen, waardoor het werk als bron van alledaagse beweging behouden blijft en daarnaast langdurig zitten wordt voorkomen. Bedrijven zijn dan de partij die aan zet is.

Minderheid bedrijven heeft actief beleid Uit recente metingen blijkt dat een deel van de Nederlandse bedrijven inderdaad probeert hun personeel te stimuleren meer te bewegen, maar dat is een minderheid (34% in 2010).

In de meeste gevallen gaat het dan om het aanbieden van fitness (in- of ex-company). Daarbij zoeken bedrijven die actief zijn het vooral in het stimuleren van bewegen buiten het werk. Het beweeglijker maken van het werk zelf of het aanbieden van bewegingsmogelijkheden tijdens de werkuren komt nog nauwelijks voor.

Daarnaast blijkt dat vooral grote bedrijven actief zijn op dit terrein, hoewel ook in deze groep minder dan de helft iets doet.

t hema Het Nieuwe Werken

Low cost-interventies Het beschikbaar maken van eenvoudige, goedkope mogelijkheden om tijdens het werk meer te bewegen en langdurig zitten te voorkomen, zou bedrijven wellicht kunnen stimuleren om de groeiende bewegingsarmoede op het werk een halt toe te roepen. Zeker voor kleine bedrijven zijn klassieke bedrijfsbewegingsprogramma’s, zoals fitness, niet zo aantrekkelijk door de hoge kosten die ermee zijn gemoeid.

TNO deed onderzoek naar de kansrijkheid van twee beweeginterventies die weinig kosten (low cost-interventies). Dit betrof een klassieke vorm van bewegingsstimulering, de tafeltennistafel, en een moderne vorm van bewegingsstimulering, het actieve computerspel Wii Sports, dat gespeeld wordt op de Nintendo Wiispelcomputer.

Bij dit actieve computerspel is lichaamsbeweging noodzakelijk om het spel te kunnen spelen. Door middel van lichaamsbewegingen bestuurt de deelnemer een poppetje op het beeldscherm, bijvoorbeeld een poppetje dat een tenniswedstrijd speelt of een wedstrijd golf of bowling. Naast het spelen van een wedstrijd kan ook voor een training worden gekozen.

Beide vormen van low cost-bewegingsstimulering lijken aantrekkelijk voor bedrijven doordat zowel sportieve als minder sportieve werknemers kunnen deelnemen en de spelduur vrij kort is waardoor het nauwelijks extra werktijd in beslag neemt.

Onderzoek Het onderzoek vond plaats in een onderzoeksinstituut waar ongeveer 150 medewerkers werkzaam zijn. Gedurende acht weken werden in verschillende ruimten een Nintendo Wii en een tafeltennistafel geplaatst.

Met behulp van een promotieactie en -materialen en ‘aanjagers’ (werknemers die tot taak hadden hun collega’s systematisch aan te sporen om te spelen) werd geprobeerd het gebruik van

Het blijkt moeilijk om het spelen in het dagelijkse werkpatroon een structurele plaats te geven TNO ging na in hoeverre werknemers met een zittend beroep daadwerkelijk gebruikmaken van zulke beweegfaciliteiten. Daarnaast werd onderzocht in hoeverre werknemers deze voorzieningen waarderen en wat de belemmerende en bevorderende factoren zijn voor duurzaam en frequent gebruik (zie kader).

beide beweegfaciliteiten te bevorderen.

In de laatste vijf weken kon gespeeld worden in competitieverband. Dit hield in dat iedere deelnemer per week één spel speelde in het kader van de competitie. Deelnemers kwamen in overleg met hun tegenspelers tot een geschikte dag en tijdstip waarop zij tegen elkaar speelden.

Door middel van een dagboekje is in kaart gebracht hoe vaak werknemers gebruikmaakten van beide beweegfaciliteiten. Op basis hiervan werd per beweegfaciliteit bepaald of een werknemer niet speelde, eenmalig speelde, sporadisch speelde (twee tot vijf keer) of regelmatig speelde (zes keer of vaker).

Door middel van een vragenlijst en diepte-interviews zijn de bevorderende en belemmerende factoren onderzocht om wel of niet mee te doen.

Wii wint Het bleek dat de Nintento Wii het populairst was: 45 procent van de werknemers speelde ten minste één keer op de Wii terwijl 21 procent van de werknemers minimaal één keer op de tafeltennistafel speelde. De tafeltennistafel kreeg wel een iets hoger rapportcijfer dan de Wii (7,6 versus 7,0).

Het verschil in populariteit was echter ten dele terug te leiden naar de ongun-

Facto Magazine nummer 4 april 2012

27

»

(Advertentie)

t hema Het Nieuwe Werken

stige locatie van de tafeltennistafel (de kelder). De Nintendo Wii stond daarentegen opgesteld in een algemene ruimte waar ook een koffieautomaat en banken stonden.

De gemiddelde speelfrequentie van de Nintendo Wii was 1,9 en van de tafeltennistafel 1,3 keer per participant per week.

De gemiddelde speelduur per spel was elf minuten op de Nintendo Wii en een spelletje tafeltennis duurde gemiddeld vijftien minuten.

Belangrijk was dat het aantal werknemers dat regelmatig speelde, erg laag was: 5 procent voor de Nintendo Wii en 1 procent voor de tafeltennistafel.

Duurzame participatie laag De onderzochte low cost-interventies konden bijna de helft van de werknemers verleiden tot deelname. Helaas was die deelname in termen van frequentie en duurzaamheid teleurstellend: de meeste spelers deden maar een enkele keer mee.

Het blijkt dus moeilijk om het spelen in het dagelijkse werkpatroon een structurele plaats te geven, waardoor het een ad-hocgebeuren blijft en het doel om op het werk beweging te stimuleren en langdurig zitten te voorkomen bij veruit de meeste werknemers niet werd gehaald.

Het verdient aanbeveling te kijken hoe een meer structurele participatie in dit soort interventies kan worden bereikt.

Mogelijkheden om dit te realiseren zijn onder meer: » een toplocatie binnen het bedrijf; » het plaatsen van een modern, groot beeldscherm bij de Nintendo Wii; » het inzetten van intrinsieke gemotiveerde ‘aanjagers’ die in staat zijn anderen te motiveren; » het benutten van competitieve elementen, waarbij ook de prestaties van deelnemers inzichtelijk worden gemaakt; » het regelmatig aanbieden van nieuwe games (in het geval van de Nintendo Wii).

Voor MKB-bedrijven zijn dit soort low cost-interventies immers door de lage kosten het meest aantrekkelijk, mits zij een relevante bijdrage kunnen leveren aan het terugdringen van de bewegingsarmoede tijdens het werk.

De auteurs bedanken Janne de Kan en Barbara Heijkamp voor alle werkzaamheden die zij verricht hebben in het kader van het hier beschreven onderzoek. ‹‹

* dr. Claire Bernaards en dr. Vincent Hildebrandt zijn beiden werkzaam bij TNO Life Style respectievelijk TNO Kwaliteit van Leven

28

Facto Magazine nummer 4 april 2012

gastcolumn

Dwangbuis of groei? nog een rigide ‘negen-tot-vijf’-werkVeel organisaties functioneren op bamentaliteit bij? sis van vaste structuren en patronen, Het Nieuwe Werken geeft antwoorfunctie- en taakomschrijvingen, opeden en vooral ruimte. Ruimte voor ningstijden en controlemechanismen. creativiteit en innovatie. Ruimte voor Dat geldt ook voor veel medewerkers, mensen om te ontdekken wat ze werdie iedere dag van negen tot vijf op kelijk in hun mars hebben. Ruimte om kantoor hun werk verrichten, jaar in te leren door te doen, en daardoor te jaar uit. Op zich is daar weinig mis groeien. mee. Maar aan de andere kant is het Waar wachten we nog op? Om met de vraag of dat in de huidige tijd nog auteur Dik Bijl te spreken: ‘Aan de slag wel past. Immers, we leven in een remet Het Nieuwe Werken’. cessie, waardoor kostenreductie meer Facilitair gezien kunnen we vandaag dan ooit noodzakelijk is. de dag uitstekend inspelen op nieuwe Het moet anders. Het wordt de hoogaandachtspunten die HNW met zich ste tijd om ons te ontdoen van de ‘nemeebrengt, zoals huisvestingsregulagen-tot-vijf’-dwangbuis waardoor we tie, parkeermanagement, veiligheid en veel flexibeler gaan werken. Bedrijven Fred van Els beveiliging en alle andere ondersteumoeten hun medewerkers meer vrijBedrijven moeten hun nende diensten binnen de bedrijfsvoeheid en ruimte geven. Daarbij gaat het medewerkers meer vrijheid ring. Techniek maakt ondersteuning niet om vrijblijvendheid, maar om het en ruimte geven en faciliteren niet alleen mogelijk, geven van verantwoordelijkheid en maar ook verantwoord. ruimte om de werkdag naar eigen inOok de overheid heeft een belang om zicht in te delen. Want, laten we wel Het Nieuwe Werken te stimuleren. Denk bijvoorbeeld aan zijn: zijn mensen wel zo productief als zij om half negen op het terugbrengen van de files en de effecten daarvan op het kantoor verschijnen terwijl ze in verband met de privésituamilieu, als de beroepsbevolking een dag per week thuistie eigenlijk liever later hadden willen beginnen of wellicht werkt. Maar hoe kan de overheid dat doen? Een optie zou liever een dag thuis hadden willen werken? kunnen zijn de vennootschapsbelasting te verlagen voor Het Nieuwe Werken (HNW) is een veelbesproken onderbedrijven die HNW invoeren. Een stimulans is nodig: HNW werp de laatste jaren. Juist in deze tijd, en ook door deze begint immers niet bij de medewerkers maar bij de leiding tijd, moet het Nederlandse bedrijfsleven HNW aangrijpen van organisaties. Daar is visie en lef voor nodig. om op een intelligente manier kosten te besparen en tegeIk ben ervan overtuigd dat succes gegarandeerd is, want vast lijkertijd een omvorming van het arbeidsproces te realiseblijven zitten in een ‘negen-tot-vijf’-wereld remt elke groei ren. Nederland komt mede daardoor duurzamer uit deze en ambitie. lastige periode.

We gaan er als land prat op dat we zo vooruitstrevend zijn.

We zijn een ‘kennisland’, een ‘webland’ en een ‘transportFred L.M. van Els, land’ in optima forma. Past daar dan in de huidige tijd ook General Manager, Nsecure bv

(Advertentie)

Voldoet uw dienstverlening aan alle gestelde eisen en wensen?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 4 april 2012

29

organisatie

De toekomst begint nu!

Mindfulness in facility management In Facility Management klinkt steeds luider de roep om de stap naar strategisch niveau te maken. Maar is die stap wel zinvol en haalbaar?

Of zou FM misschien eerst pas op de plaats moeten maken in zijn ontwikkelingsdrift? IMKE GAISER-VERHAEREN *

D

e ontwikkeling van FM naar strategisch niveau komt de laatste jaren steeds vaker in beeld. Zo zijn diverse artikelen verschenen in de vakbladen met headlines als ‘Facility Management naar strategisch niveau’ en ‘Facility Managers moeten een plaats aan de Board Room-vergadertafel bemachtigen’.

Ook wordt onderzoek gedaan naar de toegevoegde waarde van FM voor de prestaties van de organisatie. Zo blijkt uit recent onderzoek van Bart Mak (Universiteit van Amsterdam, Master Bedrijfskunde) dat deze toegevoegde waarde wordt behaald als business alignment wordt bereikt tussen de facilitaire strategie en de strategie van het primaire proces.

Uitgaande van bestaande definities voor strategisch management en facility management zou strategisch facility management moeten bestaan uit de afstemming van de facilitaire strategie op de strategie van het primaire proces. De theorie hierbij benadrukt wel het belang om, bij het zoeken van deze afstemming, de complexiteit van de realiteit in acht te nemen.

Een andere waarneming is dat het vinden van afstemming tussen FM en het primaire proces als vanzelfsprekend wordt gezien in het vakgebied.

Waarom wordt er dan toch een oproep gedaan om de ontwikkelingsstap

30

Facto Magazine nummer 4 april 2012

te maken, als er tegelijk van wordt uitgegaan dat deze stap al plaatsvindt?

Modellen en theorieën Er bestaan meerdere modellen en theorieën voor het vinden van de juiste

management, een ander toekomstbeeld voor FM. In een dergelijke situatie wordt nog een fit toegevoegd, namelijk de afstemming tussen de diverse ondersteunende gebieden (zoals HR en ICT).

Mindfulness vraagt iemand volledige verantwoordelijkheid te nemen voor zijn eigen gedachten, daden en gevoelens afstemming tussen verschillende organisatieonderdelen c.q. -processen Vaak wordt daar de term ‘fit’ voor gebruikt. Echter, als rekening wordt gehouden met de complexiteit van de realiteit, voldoet geen van de modellen en theorieën.

Het vinden van een juiste ‘fit’ is complex, dat blijkt keer op keer. Dat is ook niet zo vreemd: een fit moet immers op meerdere niveaus plaatsvinden en vervolgens dienen de diverse fits ook op elkaar afgestemd te worden.

Het is dan ook niet verwonderlijk dat in de literatuur over ‘fit’ vaak het belang van ‘focus’ wordt benadrukt. Bij zoveel diverse fits moet er één domineren om de afstemming tussen de diverse niveaus te vergemakkelijken. Dit geldt helemaal in situaties waar sprake is van integraal

Naast het belang van focus wordt in de theorie over fit tevens vastgesteld dat de menselijke factor, door middel van commitment en flexibiliteit, in het geheel uiteindelijk bepalend is voor het verkrijgen van het gewenste eindresultaat.

Menselijke factor Volgens organisatieadviseur en veranderkundige David Nadler zit het als volgt in elkaar als het gaat om verandering: als er sprake is van personen en belangen, kom je met de toepassing van alleen een model niet tot één oplossing.

Om antwoord te krijgen op de eerdergenoemde vraag moet dus niet gekeken worden naar wat moet worden gedaan om de volgende ontwikkelingsstap te maken, maar naar wie de stap wil en/ of moet gaan maken.

organisatie

van het feit dat het vakgebied Facility Management zich niet bewust is dat deze een ontwikkeling nastreeft, waarvan de theorie lijkt aan te geven dat deze reeds bereikt is.

Maar hoe zorg je ervoor dat die focus wel op het heden gericht is en hoe houd je deze daar?

Mindfulness Voor een antwoord op deze vraag kan ‘mindfulness’ de helpende hand bieden. Mindfulness is een stroming in de psychologie die zich richt op het heden en je vraagt om volledige verantwoordelijkheid te nemen voor je eigen gedachten, daden en gevoelens. Bewust nadenken óver je werk, in plaats van áan je werk, zoals A. Wassenaar zegt.

Het is een stroming die iemand een spiegel voorhoudt en hem vraagt bewust te worden van zichzelf, zijn verantwoordelijkheden, zijn omgeving en zijn rol in die omgeving. In mindfulness is de focus gericht op het heden en niet op het verleden (waaruit de meeste van onze angsten ontstaan) of op de toekomst (wat veelal blindelings wordt nagestreefd).

Binnen mindfulness wordt erkenning niet gekoppeld aan de aanwezigheid van titels, salarisschalen of functieniveaus, maar vloeit erkenning vooral voort uit het zo goed mogelijk vervullen van iemands aandeel in het geheel. Het vraagt daarin op proactieve wijze, eigen verantwoordelijkheid in te nemen.

Case study: Compacte Rijksdienst Door middel van een casestudy bij het programma Compacte Rijksdienst is gekeken naar de invloed van personen en belangen op een afstemmingsproces.

Uit één-op-één-interviews met respondenten van verschillende niveaus blijken vele zogenoemde misfits (dit zijn situaties waarin geen fit wordt bereikt of kan worden bereikt) te bestaan.

De uiteindelijke oorzaak ligt in het feit dat de deelnemende partijen oftewel te veel vasthouden aan (negatieve) ervaringen uit het verleden oftewel blindelings toekomstidealen nastreven, waardoor commitment en/of flexibiliteit worden verhinderd. Tevens wordt niet de erkenning gegeven aan de hedendaagse situatie waar de fit gevormd dient te worden.

Een verkeerde focus, namelijk ‘toekomstgericht’ in plaats van ‘gericht op het heden’, kan ook de oorzaak zijn

In de casestudy betekent dit dat alle deelnemende partijen moeten stilstaan bij en zich bewust moeten worden van een aantal vragen: » waarom vindt deze reorganisatie binnen het Rijk plaats? » wat zijn de consequenties van de reorganisatie voor de eigen rol? » als deze rol niet volledig en/of juist wordt uitgevoerd, wat zijn dan de gevolgen voor het einddoel?

Vervolgens moeten partijen hun houding veranderen: niet passief wachten tot iemand anders alles oplost, maar eigen verantwoordelijkheid nemen en alles in het werk stellen om

Facto Magazine nummer 4 april 2012

31

»

organisatie

het eigen aandeel zo goed mogelijk uit te voeren.

Mindfulness in 3 hoofdpunten » Denk bewust na over je werk, in plaats van aan je werk » Word je bewust van jezelf, je verantwoordelijkheden, je omgeving en je rol in die omgeving » Erkenning vloeit voort uit het zo goed mogelijk vervullen van je aandeel in het geheel. Je moet op proactieve wijze eigen verantwoordelijkheid nemen.

Voor Facility Management als vakgebied betekent dit dat men zich moet afvragen waarom een volgende ontwikkelingsstap wordt nagestreefd, terwijl het goed uitvoeren van de functie van facility manager deze ontwikkeling naar strategisch niveau al inhoudt.

De aanbevelingen uit het onderzoek vragen de facility manager, in plaats van het nastreven van een volgende ontwikkelingsstap, het volgende te doen:

Het kritisch omgaan met de uitvoering van FM betekent ook het constateren van een misfit en het oplossen van de misfit op het betreffende niveau. Deelname aan boardroombijeenkomsten is dan eerder een logisch gevolg dan iets om na te streven.

a. Erken de complexiteit van je vakgebied Facility Management is zeer divers en als facility manager dien je van zeer veel gebieden op de hoogte te zijn.

Maak het daarom niet ingewikkelder

De geboden handvatten of aanbevelingen voor de facility manager zijn geen stappenplan of model om te volgen om de focus of aandacht op het heden te houden. Dit kan ook

Het vinden van een juiste strategische fit blijkt gemakkelijker gezegd dan gedaan dan het al is door er toekomstdromen aan vast te koppelen. b. Wees trots op je vakgebied De complexiteit van het vakgebied en de bewezen toegevoegde waarde voor de organisatieresultaten verdienen het respect van de uitvoerder, de facility manager. Het vakgebied hoeft niet meer op zoek naar erkenning door anderen, maar dient erkend te worden door zichzelf. c. Wees kritisch op je vakgebied Heb de wil om je werk juist uit te voeren en durf tegelijkertijd vast te stellen waar het werk nog niet juist wordt uitgevoerd.

niet. U hebt uw aandacht bij het heden of niet. Dat is, zoals mindfulness al stelt, uw eigen verantwoordelijkheid.

De drie uitgangspunten bieden echter wel hulp bij het vasthouden van die focus op het heden. De toepassing van mindfulness vergt namelijk veel oefening en is een continu proces; immers het heden verandert iedere seconde.

De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij iedere facility manager.

lijk wordt uitgevoerd? Zelfs als u geneigd bent op deze vraag ‘ja’ te antwoorden, is het advies: neem eens een paar uur vrij om stil te staan bij deze vragen en de consequenties.

Neem vervolgens die eigen verantwoordelijkheid om aan deze belangrijke en veelzijdige functie de waarde toe te kennen die ze verdient, zodat u de volgende keer op voorgaande vragen volmondig ‘ja’ kunt antwoorden.

Verder onderzoek Mindfulness is moeilijk in haar eenvoud (immers, door de vele automatismen van mensen blijkt het in de praktijk vaak moeilijk om de aandacht op het hier en nu te richten) en vraagt het veel oefening, want het is zaak niet slechts op één moment bewust te zijn van alles, het is een continu proces.

Dit betekent ook het loslaten van het oergevoel om te streven naar status en erkenning. Wellicht het onderwerp voor een volgend onderzoek. ‹‹

Dus, beste FM’er: bent u zich volledig bewust van de inhoud van uw functie, het belang van uw functie en het belang dat de functie zo goed moge-

SAMENVATTING! » Een volgende ontwikkeling van het vak Facility Management zou bestaan uit een stap naar strategisch niveau. » Theoretisch onderzoek wijst uit dat de uitvoering van FM zich al op strategisch niveau zou moeten bevinden. » De toepassing van mindfulness vraagt FM zich niet te richten op de toekomst maar op het heden. En door middel van een proactieve houding en het nemen van eigen verantwoordelijkheid zo goed mogelijk de functie van facility manager uit te voeren.

32

Facto Magazine nummer 4 april 2012

* Imke Gaiser-Verhaeren is projectondersteuner bij het ministerie van Veiligheid en Justitie. De afgelopen twee jaar heeft zij naast haar werk de Masteropleiding FM aan de Haagse Hogeschool gevolgd. Dit artikel is een samenvatting van haar masterscriptie.

congres

De Reehorst, Ede, 5 juni a.s.

Sprekers Factocongres Het Facto Magazine Congres op 5 juni in Ede heeft als thema ‘De meerwaarde van FM, grijp nú uw kansen’. Maar liefst 28 vooraanstaande sprekers (facilityprofessionals) verlenen hun medewerking aan het congres.

Anje Meijer (Aegon)

Annemarie Minkes (Twynstra Gudde)

Bart Voortman (Achmea)

Ben ter Horst (Hago Next)

Bernard Drion (NHTV/Hospitality Consultants)

Caroline Penterman (Aegon)

Charlotte Volbeda (gemeente Den Haag)

Ellen Gijsbers (Twynstra Gudde)

Frederik van Steenbergen (Ynno)

Geoff Marée (NHTV Breda)

Gerton Groenendijk (Slingeland Ziekenhuis)

Jelle van der Kluit (D&B The Facility Group)

Johan Stellingwerf (Sodexo Altys)

John de Rooy (ISS Integrated Services)

Klaas Bakker (TenneT TSO)

Leen Zevenbergen (Qurius)

Marijke Paalvast (KPN Real Estate Services)

Marten van der Meijden (Achmea)

Michel de Krieger (Yer)

Nils van Mourik (Westfriesgasthuis)

Peter Roos (CZ)

Rob Veeke (Significant)

Rob Volman (Delta Lloyd)

Rogier Verbeek (Facilicom Facility Solutions)

Thomas Verhiel (Frisse Blikken)

Meer weten? Kijk op www.factomagazine.nl/congres Tom Gouman (Twynstra Gudde)

Han Candel (zelfstandig FM-professional)

John Hokkeling (Guest)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

33

toekomst visie

ISS Scenariostudie Vision 2020

Toekomstscenario’s voor In dit derde artikel over de ISS Scenariostudie Vision 2020 staan de laatste twee van de vier genoemde scenario’s centraal: ‘Duurzaam Ondernemen’ en ‘Gefragmenteerde Wereld’. NICO LEMMENS *

I

SS heeft eind 2011 een whitepaper gepubliceerd, met de resultaten van een studie naar de toekomst van facility management. In een serie van vier artikelen besteedt Facto Magazine aandacht aan de studie. Na een algemene inleiding in Facto Magazine 1/2 (2012) zijn in nr. 3 (2012) de twee scenario’s ‘Kapitalisme heruitgevonden’ en ‘De Grote Transformatie’ besproken.

Scenario Duurzaam Ondernemen De drijvende krachten in dit scenario zijn: » Ethische gedragscode en PPP-resultaten.

Scenario ‘Duurzaam Ondernemen’ in ’t kort In dit scenario is een diepgeworteld begrip ontstaan voor het belang van het oplossen van het duurzaamheidsprobleem. Dat leidt tot oplossingen voor complexe milieuvraagstukken. Overheden stimuleren initiatieven op het gebied van duurzaamheid en zijn proactief bij het beschermen van hun burgers.

Innovaties richten zich op het schaarsteprobleem van hulpbronnen (zoals verbeteren kwaliteit water en lucht en beschermen reserves fossiele brandstoffen).

De uitdaging is het verhogen van de efficiency in het gebruik van hulpbronnen. Dat leidt tot nieuwe commerciële kansen. Holistische gezondheids- en ouderenzorg worden bevorderd, traditionele onderwijsinstellingen worden versterkt.

» Lokale in plaats van mondiale oplossingen. » Mondiale klimaatincidenten en hulpbronproblemen. » NGO’s als stimulerende spelers. » Polarisatie van dienstverlening. » Diensten/beleving belangrijker dan producten.

Het decennium dat in 2010 begon is problematisch geweest, vol met meningsverschillen over de vraag hoe de duurzaamheidsproblemen op te lossen en hoe om te gaan met overtreders van overeenkomsten op dat gebied.

In 2012 worden politici en zakenlieden het erover eens dat het niet-duurzame groeitraject van de wereld moet worden gestopt. Duurzaamheidskwesties worden direct aangepakt, zelfs ten koste van groei op korte termijn.

De belangrijkste uitdaging is het nemen van maatregelen tegen landen en

bedrijven die mondiale overeenkomsten schenden. Er is sprake van optimisme en pragmatisme omdat zoveel op het spel staat. De bereidheid tot actie is groot, en er is een verandering in de houding van mensen te bespeuren.

Bedrijven, lokale gemeenschappen en NGO’s zien onder andere een revival van vrijwilligerswerk.

MVO is niet langer een kwestie van een bepaalde afdeling. De ideologie is onderdeel van de bedrijven geworden.

Steeds meer bedrijven zien hun kans.

De grootste prioriteit krijgen isolatiemaatregelen, gevolgd door verlichtingsoplossingen, airconditioning en waterverwarmingssystemen. Nog steeds wordt verbetering geboekt bij het modelleren van informatie, automatisering en robotica.

Ondanks vooruitgang op het gebied van IT, nieuwe materialen, slimme gebouwen en infrastructuren, blijft

Arbeidbesparende technologieën Automatisering: robotica, gebouwbeheersystemen Optimalisering hulpbronnen: intelligente planningtools en mobiele systemen Materialen en uitrusting (nano, etc.)

Kennis-adviesdiensten Incrementele innovaties in manuele en kennisdiensten

+ + + + +++ +++

Legenda: +++ (volledige prioriteit), ++ (medium prioriteit), + (laagste prioriteit)

Tabel 1. Snelheid van technologische ontwikkeling in scenario Duurzaam Ondernemen Groen: behoud van natuurlijke hulpbronnen, klimaat, vervuiling Gezondheidsissues: gezondheidsrisico’s van milieu en werkplek Sociale issues: werkloosheid, marginalisatie, ongelijkheid Economische issues: degelijk en ethisch zakendoen (eerlijke concurrentie)

Tabel 2. Prioriteiten inzake duurzaamheid in scenario Duurzaam Ondernemen

34

Facto Magazine nummer 4 april 2012

+++ +++ +++ +++

toekomst visie

de FM-industrie (3) Scenario ‘Gefragmenteerde Wereld’ in ‘t kort Lokale overheden beheersen hun eigen invloedssferen en gaan hun eigen gang. Bedrijven zijn vooral gericht op productiviteit, volume en kwantitatieve meetmethoden. Toch geven veel burgers de voorkeur aan een menselijke benadering (ze staan sceptisch tegenover technologische oplossingen). De welvaart blijft beperkt tot een kleine elite.

Nieuwe, arbeidbesparende technologieën zijn nog niet in de markten doorgedrongen omdat de lonen nog steeds laag zijn gebleven.

dienstverlening mensenwerk.

Het tekort aan gekwalificeerd personeel blijft een probleem in Europa, de VS en Japan. Daardoor stijgt het personeelsverloop, omdat medewerkers op de beste arbeidsvoorwaarden zoeken.

Outsourcing is vanuit kostenperspectief wel aantrekkelijk, maar is niet populair bij politici, vakbonden en klanten.

Scenario Gefragmenteerde Wereld De drijvende krachten bij dit scenario zijn: » Prijzen en efficiency. » Conflicten op wereld- en regionaal niveau. » Andere problemen overschaduwen de duurzaamheidskwestie. » Weinig concurrentie in diensten over de grenzen heen. » Sterke economische polarisatie.

Het in 2010 gestarte decennium is een chaotische periode gebleken.

Nationalisme en protectionisme hebben de wereldmarkten schade toegebracht.

Er is een lage economische groei.

Conflicten leiden tot schommelende grondstofprijzen. Er zijn nauwelijks wereldwijde verdragen over hervormingen op het gebied van milieu, financiën, handel of veiligheid. De VN

ge de hoge werkloosheid in het ontwikkelde deel van de wereld, zijn arbeidsintensieve sectoren beschermd door subsidies en regulerende maatregelen. Daardoor zijn de lonen laag

Het wantrouwen tegenover technologie heeft de ontwikkeling van nieuwe technologieën verhinderd of vertraagd is verdeeld. Er is nauwelijks belangstelling voor het milieu.

De gevolgen worden dramatisch.

Overstromingen en droogteperiodes komen steeds vaker voor.

gebleven. In de landen met hoge en middenlonen is sprake van een strak immigratiebeleid.

De agenda op het gebied van duurzame ontwikkeling heeft slechts een lokaal bereik. Duurzame ontwikkeling en milieubeheer krijgen alleen aandacht als er acute problemen zijn.

Mondiale ondernemingen zijn niet in staat geweest technologische ontwikkeling te stimuleren. Om te kunnen voldoen aan lokale wetgeving is veel tijd en energie nodig geweest. Internationale operaties worden moeilijker omdat lokale arbeidsmarkten de voorkeur geven aan kleine lowtechbedrijven.

Er is een trage en onevenwichtige technologische ontwikkeling. Vanwe-

Dienstverlening op internationale schaal is nauwelijks van de grond ge-

Arbeidbesparende technologieën Automatisering: robotica, gebouwbeheersystemen Optimalisering hulpbronnen: intelligente planningtools en mobiele systemen Materialen en uitrusting (nano, etc.)

Kennis-adviesdiensten Incrementele innovaties in manuele en kennisdiensten

+ + + + + +++

Legenda: +++ (volledige prioriteit), ++ (medium prioriteit), + (laagste prioriteit)

Tabel 3. Tempo van technologische ontwikkeling in FM- en FD-industrie in scenario Gefragmenteerde Wereld

Groen: behoud van natuurlijke hulpbronnen, klimaat, vervuiling Gezondheidsissues: gezondheidsrisico’s van milieu en werkplek Sociale issues: werkloosheid, marginalisatie, ongelijkheid Economische issues: degelijk en ethisch zakendoen (eerlijke concurrentie)

+ ++ ++ +

Tabel 4. Prioriteiten inzake duurzaamheid in scenario Gefragmenteerde Wereld

Facto Magazine nummer 4 april 2012

» 35

toekomst visie

Bepalende marktfactoren

Scenario Duurzaam Ondernemen Eigenschappen

Scenario Gefragmenteerde Wereld Eigenschappen

Concurrentie

» Bedrijven die hebben geïnvesteerd in duurzame technologie, zijn in het voordeel. Zij helpen klanten bij het verminderen van impact op milieu. » Bedrijven die zich profileren als aantrekkelijke werkgever, zijn in het voordeel. » Prijs is belangrijk, maar niet doorslaggevend.

Klanten hanteren holistische benadering bij keuze leveranciers.

» Lokale bedrijven in het voordeel. » Bij keuze van leveranciers geven efficiency en financiële zekerheid doorslag. » Vooral prijsconcurrentie. Overheden oefenen druk uit om lokaal te outsourcen. » Lokale aanbieders vormen netwerken voor passend aanbod FM-pakket.

Regulerende instanties

» Regulerende instanties stimuleren duurzaamheid door local sourcing aan te moedigen (minder werkloosheid).

» Protectionisme; bevoordeling lokale bedrijven. » Lokale aanbieders krijgen subsidies om banen te behouden.

» Laaggeschoolde, goedkope arbeid schaars in steden. » In afgelegen gebieden met goedkope arbeid genoeg arbeidsaanbod.

» Door grote werkloosheid is arbeidsaanbod groot. » Mensen op zoek naar baan en vast inkomen. » Motiverende factoren: sociale netwerken, vrije tijd en werkervaring.

Aanbieders

» MVI eist van leveranciers maatschappelijk verantwoord gedrag.

» Lage prijzen zijn doorslaggevend.

Investeerders

» Maatschappelijk verantwoorde investeerders houden ook rekening met facilitair leveranciers die het goed doen op MVO.

» Winst is het sleutelbegrip. » MVO speelt geen rol. » Lokale investering heeft de voorkeur.

NGO’s

» NGO’s zijn gericht op duurzame ontwikkeling en ontwikkeling van mensen.

» NGO’s hebben problemen het publiek bewust te maken.

Klanten

» Voorkeur voor leveranciers met MVO-performance. » Nauwe samenwerking met klanten op zoek naar duurzame oplossingen.

» Weinig samenwerking met klanten. » Weinig belangstelling voor outsourcing van diensten.

Beroepsbevolking

Tabel 5. De mondiale FM- en FD-Industrie in twee scenario’s: Duurzaam Ondernemen en Gefragmenteerde Wereld. komen. Mondiale bedrijven worden gewantrouwd. Om de plaatselijke weerstand te overwinnen hebben zij

Het merendeel van de consumenten verwacht dat bedrijven en instellingen zich houden aan wetten en gewoon-

Duurzame ontwikkeling en milieubeheer krijgen alleen aandacht als er acute problemen zijn een benadering ontwikkeld waarbij ze zoveel mogelijk lokaal inkopen en produceren.

Het wantrouwen tegenover technologie heeft de ontwikkeling van nieuwe technologieën verhinderd of vertraagd.

In de dienstensector is nauwelijks voortgang geboekt op het gebied van automatisering. Mensen willen diensten van andere mensen.

36

Facto Magazine nummer 4 april 2012

ten. Consumenten kiezen op basis van gemak, kwaliteit en prijs. Het aspect duurzaamheid is voor de rijken modieus geworden.

Vanwege het internationale klimaat, de lokale ongelijkheid en polarisatie, de groeiende georganiseerde misdaad en nieuwe en problematisch geachte technologie, is er veel aandacht voor veiligheid, controle en risicomanagement in alle lagen van de samenleving. ‹‹

In het vierde en laatste artikel in deze reeks, dat verschijnt in Facto Magazine nr. 5 (mei 2012), vatten we de scenario’s kort samen en komen we uit bij de conclusies en de aanbevelingen van de studie.

* Nico Lemmens is Manager Customer Relations & Communication bij ISS Facility Services in Nederland (www.nl.issworld.com)

organisatie

Minder kosten door meer vertrouwen In tijden van financiële crisis sturen organisaties enorm op kosten. FM is dan vaak als eerste in beeld om bij te dragen aan de gewenste bezuinigingen. Meer focus op vertrouwen (vertrouwen in zowel de dienstverlener als in de eigen medewerker) kan bijdragen aan het voorkomen van kosten.

SABINE VAN DER WIJDEN *

I

n tijden van financiële crisis speelt ‘sturen op kosten’ een grote rol.

In de regel worden de pijlen dan vaak als eerste op de facilitaire organisatie gericht. Immers - zo is de gedachte - FM kost alleen maar geld en kan de broekriem gerust nog wel wat aanhalen.

De versterkte druk op de facilitaire organisatie die daarmee ontstaat, maakt FM voorzichtiger en onzekerder.

Er wordt veel gesproken en nagedacht over de manieren om te bezuinigen en plannen worden gemaakt hoe hier goed mee om te gaan, maar echte resultaten blijven vaak uit.

Zonder dat we dit beseffen, speelt vertrouwen een belangrijke, zo niet bepalende rol in alles wat we doen, waarom we dat doen en hoe we dat doen.

Ook bij het aansturen van teams blijkt vertrouwen een belangrijke rol te spelen: als teamleden op vertrouwen worden gestuurd, kan een team veel besparen en bereiken. Dit geldt met name in tijden van verandering en uitdaging.

Verkramping door weinig vertrouwen Hoe werkt dat dan? Een team met weinig zelfvertrouwen zal zich bij elke verandering of gebeurtenis focussen op angst en wantrouwen. Het zal doemscenario’s ontwikkelen en daar de energie en acties op richten. Dit kost niet alleen veel tijd, maar beperkt tegelijkertijd de kwaliteit van samenwerking, de uitstraling en het innovatievermogen.

38

Facto Magazine nummer 4 april 2012

Wie angst of wantrouwen voelt, kan vaak weinig energie tot ontwikkeling brengen. Hij maakt de ander of de gebeurtenis waar het om draait groter dan feitelijk nodig is en denkt deze niet aan te kunnen.

Als dit gevoel overheerst, raakt iemand verkrampt en zal hij de situatie minder goed kunnen overzien of loslaten.

Deze gevoelens en gedachten kosten veel tijd (en dus geld!) en beperken de persoon om tot een snelle c.q. goede oplossing te komen (immers, veel energie gaat ‘verloren’ in het overwinnen van het wantrouwen).

Echter, een team of individu met zelfvertrouwen kan de situatie op zijn tijd loslaten en heeft de overtuiging dat hij genoeg in zich heeft om een situatie tot een goede oplossing te brengen.

verwoordt het als volgt: ‘Speed happens when people truly trust each other.’ En niets is minder waar.

Denk eens aan iemand die je volledig vertrouwt en waar je afspraken mee gaat maken om een project mee uit te voeren. Vergelijk dit met de situatie waarin je dit doet met iemand die je niet vertrouwt. Je zult bij het inleven in beide situaties andere gevoelens hebben waardoor je anders met het vraagstuk zult omgaan.

Een team met (zelf)vertrouwen kan sneller aansluiten bij veranderingen en sneller besluiten nemen. Een praktijkvoorbeeld. Toen Warren Buffet (Amerikaans zakenman, investeerder en filantroop) een groot bedrijf overnam, wist hij de wereld te verbluffen met het feit dat hij in een vergadering van slechts

Wie angst of wantrouwen voelt, kan vaak weinig energie tot ontwikkeling brengen Hij zal gemakkelijk deals kunnen sluiten, beslissingen kunnen nemen, nieuwe wegen verkennen en daar de positieve mogelijkheden uit halen om een succesvolle oplossing te realiseren.

Eigenlijk heel logisch, maar toch zijn we het ons vaak niet bewust.

Net zo goed zijn we ons vaak niet bewust van de snelheid van vertrouwen (en het vertragende effect van wantrouwen). Consultant Edward Marshall

twee uur de deal had gesloten met een ferme handdruk. Zonder een due dilligence-onderzoek wist Buffet in 29 dagen (!) een succesvolle overname te realiseren (een ander zou voor zo’n deal waarschijnlijk een half jaar tot een jaar nodig hebben gehad). Dit kwam deels omdat de bedrijven elkaar kenden, maar voor een groot deel ook omdat ze vanuit groot vertrouwen het proces waren ingegaan. Warren zei later: ‘We wisten dat alles wat Wallmart zei, ook

organisatie

precies zo zou zijn als Wallmart zei dat het zou zijn.’

Zie hier hoe vertrouwen veel geld en tijd wist te besparen. Oké, de meesten van ons hoeven niet dagelijks dit soort deals te sluiten. Maar toch, de principes uit dit voorbeeld gelden ook bij alledaagse zaken en vanuit de filosofie van vertrouwen kunnen de kosten binnen een facilitaire afdeling wel degelijk omlaag.

Tender Denk eens na over de invloed van wantrouwen bij de vormgeving van een tender of aankoopproces. En wat zal het verschil zijn in aantal KPI’s en controlemechanismen als je uit vertrouwen handelt of uit wantrouwen?

Hoeveel tijd zal dit voor u schelen?

Kun je, als het vertrouwen wordt beschaamd, dit niet beter concreet benoemen en een passende oplossing zoeken?

Wie vanuit wantrouwen redeneert, zal veel energie stoppen in het optuigen van allerlei controlemechanismen en

regels om dat wantrouwen af te dekken. Dit leidt af, het legt de aandacht aan de verkeerde kant en kost veel geld.

Betalen in bedrijfsrestaurant Ditzelfde geldt voor de omgang c.q. samenwerking met (eind)gebruikers.

Neem een bedrijfsrestaurant waar cateringmedewerkers aanwezig zijn om aan de kassa de lunches af te rekenen. Hoe interessant is het om na te denken over een vorm waarbij dit niet zo is en er gestuurd wordt op het vertrouwen van de gebruikers. Zelfstandig laten betalen zonder controle lijkt niet altijd te werken. Het wordt interessant te ontdekken wanneer de medewerker wel eerlijk zelfstandig zal betalen.

Vaak zie je dat gebruikers loyaler worden als ze het gevoel hebben dat ze vertrouwd worden. Wellicht moet de organisatie de medewerker eens toevertrouwen wat de bedrijfskosten zijn als de persoon zijn lunch niet correct afrekent. Of zou het zo zijn

dat een medewerker die zich echt betrokken voelt bij de organisatie en het gevoel heeft dat men hem vertrouwt, zijn lunch gewoon eerlijk afrekenen? Het is het onderzoek waard!

Zo zijn er tal van mogelijkheden en kansen voor FM om ons vertrouwensdividend te verlagen en successen te verhogen.

Kortom, er ligt een uitdaging voor ons om de echte kosten die op geen enkele balans op deze wijze gecategoriseerd worden te verlagen; ik heb er alle vertrouwen in dat u dit ook kunt!

Of, zoals verwoord door de bekende socioloog, politicoloog en filosoof Francis Fukuyama: ‘Widespread distrust in a society imposes a kind of tax on all forms of economic activity – a tax that high trust societies do not have to pay.’ ‹‹ * Sabine van der Wijden is zelfstandig professional en heeft haar eigen organisatie ‘We make an impact’ (sabine@wemakeanimpact.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

39

COMMUNITY

&ACTO #ONGRES s LEZINGEN s TOPSPREKERS s WORKSHOPS

Wat kiest u: ‘saaie bende’ of trotse en energieke ‘winnaar van morgen’?

s VERRASSINGSACT s COLLEGA S ONTMOETEN "EZOEK DAN HET &ACTO #ONGRES OP DINSDAG JUNI %DE

-EER INFO EN INSCHRIJVEN WWW FACTOMAGAZINE NL CONGRES

/PLEIDINGENAGENDA MEI n 2OTTERDAM Facility ACTUEEL – Contracten 29 mei – Zeist Masterclass Regie 5 juni – Ede Facto Magazine congres 2012: De meerwaarde van FM, benut nú uw kansen JUNI n #APELLE A D )*SSEL Leidinggeven aan de Nieuwe Werkers JUNI n .IEUWEGEIN NEVI Inkoopdag: Inkoop verandert, verandert u mee?

-EER INFO EN INSCHRIJVEN WWW FACTOMAGAZINE NL OPLEIDINGEN

Creativiteit, ondernemerschap, in beweging komen. Dat zijn volgens Leen Zevenbergen - ondernemer en veelgevraagd spreker - kernwoorden om echte stappen te maken en de huidige tijdgeest juist aan te grijpen om innovatieve ideeĂŤn te lanceren en daarmee daadwerkelijk aan de slag te gaan.

Tijdens het aankomende Facto Magazine Congres wil Zevenbergen in een inspirerend betoog vol humor en mooie praktijkverhalen laten zien hoe u inspirerend ondernemerschap niet alleen binnen de organisatie maar ook binnen afdelingen daadwerkelijk tot stand kunt brengen.

Enkele van zijn tips: s 2ICHT JE OP HOOG GELEGEN DOELEN 6ELEN richten zich op laag gelegen doelen, omdat die realistischer zouden zijn.

Kortom: ‘Aim for the stars’

s "REEK DE WEG NAAR JE DOEL OP IN KLEINE stapjes en begin bij de eenvoudig te realiseren stappen. Die grote lastige stappen komen dan later wel!

-EER WETEN LEENZEVEN EN WWW FACTOMAGAZINE NL CONGRES

COMMUNITY

Vier workshops over Toekomstgericht faciliteren/HNW Tijdens het Facto Magazine Congres kunt u kiezen uit 11 workshops, waarvan 4 speciďŹ ek ingaan op de mogelijkheden anno 2012 voor Facility Management: s "ERNARD $RION EN 'EOFF -ARÂŁE .(46 "REDA EN CO AUTEURS 7ORKIN 7ONDER LAND LATEN U AAN DE HAND VAN STELLIN gen, cases en hoge interactie zien hoe u kunt scenariodenken en zorgen voor een toekomstbestendige werkomgeving. s 4HOMAS 6ERHIEL CO AUTEUR *ONGLEREN MET 4ALENT NEEMT U IN EEN INTERAC tieve workshop mee in de wondere wereld van talentmanagement, generatieleren en de rol van FM.

s 4OM 'OUMAN ADVISEUR 3OCIAL MEDIA BIJ 4WYNSTRA 'UDDE MAAKT U wegwijs in de wereld van social media, en de wijze waarop deze kunnen worden ingezet om de facilitaire organisatie verder te professionaliseren. s !NJE -EIJER #AROLINE 0ENTERMAN !EGON EN &REDERIK VAN 3TEENBERGEN 9NNO GEVEN IN TWEE KORTE PRESENTA ties, gevolgd door een levendige dialoog, inzicht in hoe Aegon met nieuwe ICT, een nieuw kantoorconcept en ander gedrag gezorgd heeft voor een volledig nieuwe manier van werken.

+IJK VOOR DE INHOUD VAN DE ANDERE WORKSHOPS OP WWW FACTOMAGAZINE NL CONGRES

4ALENT 4YPE 4EST "ENT U OP ZOEK NAAR DE JUISTE MATCH MET GENERATIE 9 $OE DAN DE 4ALENT 4YPE 4EST OP DE SITE VAN 4WIJNSTRA 'UDDE 5IT gangspunt voor het welslagen van een talentenprogramma is dat er rekening wordt gehouden met de wensen van de ORGANISATIE ÂŁN DIE VAN DE JONGE TALENTEN In deze test krijgt u duidelijk inzicht in wat voor soort type talent u precies wilt aantrekken.

"RON WWW TWIJNSTRAGUDDE NL

"/%+%.4)0 ,AAT U ALVAST INSPIREREN Interessante boeken van de sprekers van het Facto Congres:

NEVI Inkoopdag 2012: Inkoop verandert, verandert u mee?

De inkoper vervult vandaag de dag meerdere rollen. Welke rollen vervult u als inkoop en inkoper in uw organisatie? Ziet uw organisatie inkoop als partner in business? Of wilt u juist meer impact maar krijgt u geen voet aan de grond?

(OE U DIE CIRKEL KUNT DOORBREKEN

ERVAART U OP DE .%6) )NKOOPDAG Een dag vol nieuwe inzichten die u helpen vorm te geven aan verandering VAN UW INKOOPFUNCTIE 6ERANDERT U MEE

-EER INFORMATIE WWW NEVI INKOOPDAG NL

En nu laat ik mijn baard staan (Leen Zevenbergen) Tien tips voor de manager die plezier wil HEBBEN DIE WIL SPELEN DROMEN INNOVE ren, ontroeren, ondernemen, spetteren, genieten, sprankelen en inspireren.

Het is groen. En groener wordt het niet (Leen Zevenbergen) (OE U VERANDERING TOT STAND KUNT brengen. Alle lichten staan op groen.

Jongleren met talent (o.a. Thomas Verhiel) 7AT ER MIS GAAT EN WAT ER BETER KAN Workin’ Wonderland (o.a. Bernard Drion en Geoff MarÊe) De overgang van managen in navigeren en van organiseren in graviteren. #Volg je me nog?

(Tom Gouman) Over de echte waarde van online netwerken.

-EER INFORMATIE EN BESTELLEN WWW MANAGEMENTBOEK NL

WWW BOL COM

Veilig en herkenbaar samenwerken

S&F @work 2012 YZ aVVihiZ ^ccdkVi^Zh! igZcYh! gZ\Za" \Zk^c\ Zc VXijZaZ dcil^``Za^c\Zc de jl kV`\ZW^ZY ilZZ YV\Zc kda ^che^gVi^Z Zc c^ZjlZ ^YZZ c de ]Zi \ZW^ZY kVc kZ^a^\ Zc ]Zg`ZcWVVg hVbZclZg`Zc ZZc `Zcc^hbV`^c\ bZi ^ccdkVi^ZkZ egdYjXiZc! Y^ZchiZc Zc VXXZhhd^gZh ^che^gZgZcYZ egZhZciVi^Zh! YZbdchigVi^Zh Zc ldg`h]deh YZ bZZhi ^ciZgVXi^ZkZ eaZ` db iZ cZilZg`Zc bZi kV`\ZcdiZc! `aVciZc Zc aZkZgVcX^Zgh

Ik vind het belangrijk dat ik een goed beeld heb van de prijs, duurzaamheid en kwaliteit van de PBM’s en werkkleding die ik inkoop. Daarom ben ik op zoek naar de nieuwste producten en wat hun eigenschappen zijn. Dit alles vind ik op S&F @work 2012.

Johan > INKOPER

Voor meer informatie en om gratis in te schrijven ga je naar www.sfwork.nl

over inkoop

Waar hoort Inkoop?

Facility managers opgelet. Er staat iets te veranderen. Iets belangrijks wat ons allemaal raakt. En het gaat sneller dan ooit tevoren. Zoiets waarvan je op een dag wakker schrikt.

En dan pas besef je dat de wereld totaal veranderd is. Kom niet met het verwijt dat u niet gewaarschuwd was. Dat ga ik hier namelijk doen. Het is tenslotte beter om de feiten onder ogen te zien zolang er nog gelegenheid is tot geestelijke voorbereiding op het onvermijdelijke lot, het plaatselijke drama dat voor velen van ons op handen is.

L

aat ik, voor ik verderga, eerst even zeggen dat er heus ergere dingen zijn. Alleen het moment zelf is erg schrikken. Daarna komt het dal. En beetje bij beetje ook de geruststelling dat het eigenlijk wel goed is dat het is gebeurd. Hopelijk. Voor de één zal het makkelijker zijn dan voor de ander. Het is niet anders.

Ongemakkelijke waarheid Hier komt ie: steeds meer inkoopafdelingen worden ondergebracht bij de afdeling Financiën. En het gaat sneller dan ooit tevoren. So what?, zult u

kun je moeilijk een facilitaire verantwoordelijkheid noemen. Maar het is net zo onwaarschijnlijk dat een hoofd financiën er meer verstand van heeft.

Pleiten Betekent het dan dat Inkoop steeds financiëler wordt? Ik dacht het niet.

Volgens mij ging Inkoop vroeger juist alleen over de centen en zijn er in de loop der tijd vooral kwalitatieve taken bijgekomen. Wordt Inkoop een boekhoudkundig proces dan? Nee, dat was het ook al jaren en we zijn allang blij

Steeds meer inkoopafdelingen worden ondergebracht bij de afdeling Financiën denken. Maar dit is niet iets om luchtig over te doen. Je moet je maar eens afvragen waarom. Wat maakt het nu uit of Inkoop rapporteert aan een facility manager of Directeur Facilities of aan een financieel manager? Echt goede argumenten zijn er niet. Ga maar na.

Natuurlijk snap ik dat het raar is als, ik noem maar wat, in een ziekenhuis de facility manager voortaan over de inkoop van heupprothesen gaat. Dat

helemaal geen beste plaats voor de inkoopafdeling. En toch wordt ie verplaatst.

Tricky Als er geen rationele argumenten zijn, blijven alleen de irrationele over. Ik ga nu maar mijn stelling lanceren: het wordt tricky: Inkoop wordt steeds belangrijker, DUS wordt het weggehaald bij het Facilitair Bedrijf. Ik geef het maar mee, als stof tot nadenken.

Kind U mag hiervan schrikken. Dat is een hele normale reactie. Maar denk ook eens aan mij. Voor mij is het nog veel erger. Waarom moet Inkoop altijd aan een andere afdeling rapporteren?

Waarom moet Inkoop altijd ergens worden ondergebracht? Ik ben toch geen kind? Weg met die stille revolutie.

Het wordt tijd voor een echte. Ik strijd voor een eigen plaats onder de raad van bestuur, wat heet, ik ga d’erin! En die facilitair manager mag aan mij rapporteren, samen met Financiën. Ha! ‹‹

Deze maandelijkse rubriek wordt verzorgd door Maarten Erasmus, managing consultant bij Emeritor (www.emeritor.com).

dat de administratie nu eindelijk geautomatiseerd wordt. Je zou dan nog eerder pleiten voor een plekje op de IT-afdeling, maar ik ken geen gevallen waar dat gebeurd is.

Hoe diep ik er ook over nadenk, ik kan geen enkel rationeel argument noemen waarom Inkoop wel onder Financiën thuishoort en niet onder het Facilitair Bedrijf. Er bestaat sowieso geen verband tussen het succes van een organisatie en haar organigram. Er is

Facto Magazine nummer 4 april 2012

43

boekrecensie

We presteerden nog lang en gelukkig … geboden; dat kan echt alleen maar in sprookjes. ‹‹

Hebt u ook wel eens het gevoel dat u weer een externe consultant hebt binnengehaald die de prachtigste, maar vooral onwerkelijke ideeën aandraagt om uw organisatie te verbeteren? Alsof hij u een sprookje wil verkopen. Daar bent u dan maar weer mooi ingetuind. Of toch niet?

IAN VAN DER POOL *

Titel

Auteur Uitgeverij

De Jong en Van der Veer benaderen in hun nieuwe boek ‘We presteerden nog lang en gelukkig…’ een organisatie juist vanuit de magische kracht van het sprookje, en leggen leerzame lessen bloot, die ook u verder kunnen helpen.

De auteurs gebruiken negen bekende sprookjes als metafoor voor de problematiek waar veel organisaties mee worstelen. Op deze wijze passeren strategie, innovatie, samenwerking en leiderschap op herkenbare wijze de revue en wordt

onder het motto 'De moraal van het verhaal' op speelse manier inzicht geboden in mogelijke oplossingsrichtingen.

Vervolgens worden praktijkvoorbeelden uit bestaande situaties gegeven waarop het sprookje van toepassing is.

Door de speelse en heldere opzet en de keuze voor het herkenbare medium van het sprookje, worden lastige problemen opeens bespreekbaar. Maar let op! Er worden geen kant-en-klare oplossingen

ISBN Prijs

: We presteerden nog lang en gelukkig…

Een sprookjesboek voor organisatieverbetering : Tjip de Jong & Simon van der Veer : Van Duuren Management : 9789089651044 : € 19,95

* Ian van der Pool MFM is werkzaam bij Yask Facility Management. Hij schrijft boekrecensies op persoonlijke titel.

Waardering: Conclusie: Licht verteerbaar, geeft snel andere inzichten

DIV-column

Document en norm Documentsoorten, documenttypen, documentklassen, documentrubrieken. Weet u het verschil? In veel, zo niet alle organisaties wordt met deze begrippen gewerkt. Helaas worden ze ook vaak door elkaar gebruikt, alsof het synoniemen zijn.

In de praktijk blijkt echter dat niets minder waar is. Als er dan al sprake is van een eenduidige term, kun je er vergif op innemen dat men hier binnen DIV een andere betekenis aan toekent als in de rest van de organisatie. CLEMENT HOEK * Stel, je hebt de documenttypen ‘e-mail’, ‘rapport’, ‘bijlage’ en ‘advies’ gedefinieerd. Onder welk type registreer je dan een rapport dat als bijlage bij een e-mail zit en een inhoudelijk advies bevat? Dit is natuurlijk een ludiek voorbeeld, maar bij een ministerie kwam ik bij het ontwikkelen van een ordeningsstructuur

44

Facto Magazine nummer 4 april 2012

wel soortgelijke zaken tegen. Verzoek, vraag en aanvraag waren aparte documentsoorten. Het duurde heel lang voordat iemand mij kon vertellen wat de verschillen waren. Die waren er niet!

De benamingen zijn ontstaan vanuit de historie door verschillende systemen van verschillende afdelingen te koppelen.

Hieruit blijkt dat afspraken op dit gebied geen overbodige luxe zijn. De NEN heeft deze handschoen opgepakt en de norm NEN 2084 opgesteld. Op het moment van schrijven van deze column heeft deze norm nog de concept/draft-status.

Het mooie is dat ze het classificatieschema van documenttypen bevat, met 71 aanbevolen documenttypen die samenlevingsbreed worden gebruikt. Deze taxonomie zal een (DIV)organisatie zeker helpen bij het streven naar een uniforme naamgeving. Er wordt gebruikgemaakt van een hiërarchische ordening.

In deze ordening is een ‘voordracht’ een

specifiekere vorm van een ‘voorstel’ en is een ‘voorstel’ een specifiekere vorm van een ‘advies’. Een ‘rapport’ wordt als specifieke term van een ‘verslag’ aangemerkt. E-mail en bijlage behoren niet tot de 71 typen. Dit komt omdat – terecht – onderscheid wordt gemaakt tussen documenttype, een gegeven dat iets zegt over de inhoud van een document, en overige kenmerken die iets zeggen over andere aspecten zoals bijvoorbeeld status, vorm en drager. Het zal een hele klus worden met de norm in de hand, om deze documenttypen te hanteren en alle andere uit te sluiten. De norm houdt je wel een spiegel voor en houdt je scherp bij het kiezen van de metadata.

Wat mij betreft dus een prima hulpmiddel. Bij mijn huidige klant geeft dit in elk geval voldoende stof tot nadenken. ‹‹ * Clement Hoek is ECM Consultant bij Ordina. (clement.hoek@ordina.nl

agenda

rising star

FacilityPOWER Datum: 11 april Locatie: Capelle aan den IJssel Organisator: Kluwer

Bram Aarntzen

Light+Building 2012 Datum: 15-19 april Locatie: Frankfurt/Main Organisator: Messe Frankfurt

Leeftijd: 25 Opleiding: HBO FM (Diedenoort/HAN) en European MSc FM (University of Greenwich)

ALV FMN en Hospitality Summit Datum: 26 april Locatie: NHTV, Breda Organisator: FMN 24 uur van Maastricht ‘Respect voor de keten’ Datum: 26-27 april Locatie: Maastricht Organisator: Ifmec, F-Mex European Facility Management Conference 2012 Datum: 23 en 24 mei Locatie: Kopenhagen, Denemarken Organisator: Ifma en EuroFM Masterclass Regie Datum: 24 mei Locatie: Zeist Organisator: Kluwer/Facto Magazine Facto Magazine Congres 2012 Thema: De meerwaarde van FM, grijp nu uw kansen!

Datum: 5 juni Locatie: Ede, De Reehorst Organisator: Facto Magazine (www.factomagazine.nl/congres) Leidinggeven aan de Nieuwe Werkers Datum: 14 juni Locatie: Capelle aan den IJssel Organisator: Kluwer F-Mex Golftoernooi & BBQ Datum: 29 juni Locatie: nog niet bekend Organisator: F-Mex

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: gdessing@kluwer.nl

» Ik ben: Product Marketeer bij Planon. » Mijn werk: Ik doe Marketing en Sales Enablement. Voorbeelden daarvan zijn het uitvoeren van markt- en trendanalyses en het organiseren/bestuderen van evaluaties van aanbestedingen.

Deze leveren ook veel bruikbare informatie op over de markt, onze klanten en hun perceptie op FM. Daarnaast ben ik onder meer betrokken bij het ontwikkelen van positioneringen van onze oplossingen. » Belangrijkste FM-trend?

HNW 2.0. Het is een trend die andere FM-trends juist aanwakkert. » Over vijf jaar ben ik: een professional die zich heeft ontwikkeld tot een echte expert op het gebied van FM in binnen- en buitenland. » Grootste verbazing tot nu toe?

Ik verbaas me regelmatig over het verschil in volwassenheid van FM in organisaties. » Grootste succes tot nu toe?

Het behalen van mijn Master direct na mijn hbo, en het vinden van een passende baan bij mijn huidige werkgever.

Green Buildings Datum: 20 september Locatie: nog niet bekend Organisator: CFP

» Social media?

Ik ben actief op LinkedIn, Twitter (@BramAarntzen) en Facebook. Veel mensen binnen deze social community’s hebben dezelfde passie en interesses, waardoor je snel relevante informatie kunt vergaren en connecties kunt leggen.

Security Essen 2012 Datum: 25 t/m 28 september Locatie: Essen (D) Organisator: Messe Essen

» Wat zou je graag beter kunnen?

Ik merk dat je als Young Professional heel snel een netwerk kunt opbouwen, maar het omzetten van netwerkrelaties naar meer bruikbare netwerkrelaties zou ik graag verbeteren.

Meer informatie: www.factomagazine.nl, klik op ‘Agenda’.

» Laatst gelezen managementboek?

‘Hope is Not a Strategy’ van Rick Page. ‹‹

Facto Magazine nummer 4 april 2012

45

producten-/dienstenregister Bedrijfscatering

SAB Catering B.V. Postbus 59, 1160 AB Zwanenburg T 020 4079200 – F 020 4977385 info@sabcatering.nl www.sabcatering.nl

Facilitaire diensten

Gratis e-mailnieuwsbrief Facto Magazine?

WWW.DOLMANS.COM SCHOON MAAKT BLIJ

Meld u aan via www.factomagazine.nl

t 088 0 - 365 62 00 f s.com e info@dolman

Glas- en gevelreiniging

Parkeervoorzieningen

Sanitaire dienstverlening

Gratis e-mailnieuwsbrief Facto Magazine?

Meld u aan via www.factomagazine.nl

DE PARKEERBEUGEL MET AFSTANDSBEDIENING

072 - 511 59 27 www.privapark.nl

CWS Nederland B.V. | De Beverspijken 16, 5221 ED ‘s-Hertogenbosch | T 073 6 338 338 | E: info.nl@cws.com

www.serving-nature.nl

Graag ontvang ik meer informatie over de plaatsingsmogelijkheden in het producten-/dienstenregister van Facto Magazine!

Ingevulde coupon kunt u sturen naar: Kluwer, t.a.v. Liesbeth van den Hoek, Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn. U kunt ook bellen: (0172) 46 64 71

Organisatie:

Naam

M/V

Postbus

PC/Plaats

Tel.:

E-mail:

recht

RI&E: werkplek was onvoldoende Een werkneemster bij een uitgeverij krijgt RSI en vordert schadevergoeding van haar werkgever. De werkgever vindt dat de RSI niet door het werk is veroorzaakt. Maar uit risicoinventarisatie in de betreffende periode blijkt dat er veel mis was met de inrichting van de werkplek. De rechter kent daarom de vordering toe. ROB POORT *

E

en thans 51 jaar oude werkneemster werkt sinds 1994 als vormgeefster bij een uitgeverij.

In 1997 valt zij uit wegens RSI-klachten. Zij heeft daarna niet meer gewerkt en wil schadevergoeding van haar (inmiddels ex-)werkgever.

De kantonrechter wijst de vordering af en de werkneemster gaat in beroep. In hoger beroep benoemt het gerechtshof

In een aanvullend bericht van de deskundige staat verder, dat gezien de verdeling van de activiteiten van de werkneemster tussen werk en hobbysfeer, haar klachten grotendeels moeten zijn ontstaan door het werk. Ook was er medisch gezien geen sprake van een eventuele aanleg voor RSI. De RI&E uit 1996 was niet specifiek toegespitst op beeldschermwerk, maar

Er was bij dit bedrijf nog heel veel mis met de beeldschermwerkplekken een deskundige. Die bekijkt de risicoinventarisatie en evaluatie (RI&E) uit 1996 en concludeert met betrekking tot de beeldschermwerkplekken een aantal tekortkomingen: » de medewerkers hadden geen voorlichting gekregen over werken met beeldschermen; » de medewerkers waren niet in de gelegenheid gesteld hun ogen te laten testen; » de beeldschermopstelling liet op veel plaatsen te wensen over; » een aantal medewerkers werkte met verouderd, soms zelfs kapot meubilair; » vaak werd bij kunstlicht gewerkt met veel reflectie en soms hinderlijke flikkeringen op de beeldschermen; » een aantal werktafels was niet afgestemd op de gebruikers; » de werkdruk op de redacties was over het algemeen hoog.

er waren meerdere factoren aanwezig die ook naar de stand van de wetenschap van toen als risicovol werden beschouwd voor het ontstaan van deze aandoening. Na een lange periode van rust is er nog steeds sprake van een (gering) stationair klachtenpatroon.

Oordeel gerechtshof De werkgever heeft de inhoud van de RI&E noch de conclusies van de deskundige gemotiveerd bestreden. Daarom neemt het hof deze conclusies over en gaat vervolgens na of de werkgever de nodige maatregelen heeft genomen om de schade van de werkneemster te voorkomen.

De werkgever heeft gesteld dat in 1997 nog niet veel bekend was over RSI en dat volstrekt onduidelijk is welke maatregelen hij had moeten nemen.

Het hof stelt echter vast dat de Europe-

se Richtlijn Beeldschermapparatuur (90/270/EEG) dateert van mei 1990 en dat die richtlijn is verwerkt in het Besluit Beeldschermwerk dat op 31 december 1992 van kracht werd.

Op grond van dit besluit moest de werkgever een RI&E opstellen met daarin onder meer aandacht voor de risico’s voor het gezichtsvermogen, de lichamelijke en geestelijke belasting van beeldschermwerk, het treffen van passende maatregelen, het werk na twee uur afwisselen met ander werk of een pauze en eisen aan de inrichting van de werkplek (zoals apparatuur, werktafel, stoel en omgeving).

Met een overgangstermijn moesten de bestaande werkplekken uiterlijk 31 december 1994 zijn aangepast aan die bepalingen. De werkgever heeft geen concrete feiten of omstandigheden gesteld, waaruit kan worden afgeleid dat de werkplek ook daadwerkelijk is aangepast aan de geldende regelgeving.

Uit de begin 1996 gemaakte RI&E blijkt het tegendeel. De vordering van de werkneemster wordt toegewezen.

Aantekening In dit geval heeft de RI&E - verplicht op grond van de Arbowet- zich tegen de werkgever gekeerd: er was bij dit bedrijf nog heel veel mis met de beeldschermwerkplekken. Maar de RI&E kan natuurlijk ook nuttig zijn om aan te tonen dat een werkgever wél aan zijn zorgverplichting heeft voldaan.

Maar let op: dan moet er ook een plan van aanpak zijn, waaruit blijkt dat geconstateerde tekorten worden aangepakt. ‹‹ (Bron: Gerechtshof Amsterdam, 15 november 2011, LJN: BU9679) * mr. R.O.B. Poort is jurist en veiligheidskundige (www.bureaupoort.nl)

Facto Magazine nummer 4 april 2012

47

contacten en contracten

Ook in deze rubriek? Mail uw korte tekst + jpg-foto aan gdessing@kluwer.nl

De Wilmersberg door met EW

EW Facility Services en Landgoed de Wilmersberg hebben op 16 februari

hun samenwerking gecontinueerd in de vorm van een contractverlenging.

Al sinds 2004 verzorgt EW bij de Wilmersberg de kamerschoonmaak, algemene dienst, linnenlogistiek en glasbewassing. Zij werkt daar op basis van resultaatgericht schoonmaken. Daarnaast ligt de focus op het positief beïnvloeden van de beleving van de gast of gebruiker door middel van haar facilitaire dienstverlening.

Wie wint ondernemersprijs EW/Saxion?

Deelnemers aan de EW Ondernemers Award zijn in februari gestart met de eerste workshop in de race om de titel ‘Beste student-ondernemer van Saxion 2012’ binnen te halen. De finaledag is op 9 mei tijdens een innovatiecongres in Enschede. Op 27 april worden de vijf finalisten bekendgemaakt. De winnaar wordt beloond met een bedrag van 5.000 euro en begeleiding door professionals op het gebied van ondernemen. Op de foto v.l.n.r. Eric Wentink (eigenaar EW Facility Services), Chistofer Wesseling (winnaar 2011), Patrick Brockers (winnaar 2011) en Ineke van Oldeniel (lid RvB Saxion Hogescholen).

Ruben van Berg operationeel directeur Securitas Ruben van Berg (36) is per 6 februari aangesteld als Operationeel Directeur bij Securitas. Van Berg (opgeleid aan de Hogere Hotelschool in Leeuwarden) werkt sinds 2002 bij de beveiligingsorganisatie en heeft hier ruime ervaring opgedaan in diverse functies.

Hij was zowel product manager voor het segment Government & Institutions als area manager voor de regio Zuid-West Nederland. Bij Securitas Nederland werken ruim 5.600 medewerkers.

Beveiliging/receptie bij UPC naar D&B D&B Security verzorgt sinds 6 februari de receptie- en beveiligingstaken bij UPC Nederland. UPC kiest daarmee voor een nieuwe invulling van de

48

Facto Magazine nummer 4 april 2012

beveiligings- en receptiediensten op haar locaties in Nederland, waarbij de nadruk ligt op gastvrijheid en klantgerichtheid.

iNFacilities verzorgt diensten gemeente Zwolle

De komende drie jaar zal iNFacilities de bode- en handymandiensten voor drie van de vier hoofdlocaties van de gemeente Zwolle verzorgen. Eind februari werd daarvoor officieel het contract getekend; de dienstverlening is al per 1 januari ingegaan.

De bodes vormen de schakel tussen de facilitaire dienst en de medewerkers/ bezoekers van gemeente Zwolle. De medewerkers zijn bij iNFacilities in dienst en dit bedrijf verzorgt ook de roostering, coördinatie en aansturing van het team. Naast bodediensten verzorgen de medewerkers ook diverse reparatie- en onderhoudswerkzaamheden. Op de foto: John Tijhaar, manager Advies & Faciliteiten van gemeente Zwolle en Jos Klijnhout, directeur van iNFacilities (rechts op de foto).

Maaike Wilmink van HC naar gemeente Utrecht Maaike Wilmink is op 2 januari gestart als senior-adviseur Facility Management en Innovatie bij het Facilitair Bedrijf van de gemeente Utrecht. Vanuit deze functie is zij als projectleider Facilities betrokken bij de bouw van een nieuw stadskantoor voor de gemeente, waarin de medewerkers van de gemeente eind 2014 hun intrek zullen nemen. Voorheen werkte ze als senioradviseur bij Hospitality Consultants.

contacten en contracten

Opdracht FGB voor PPS Hoge Raad FGB Facility Group heeft de opdracht verworven om één van de inschrijvende consortia voor het Publiek Private Samenwerking (PPS)-aanbestedingstraject van de Hoge Raad der Nederlanden te adviseren op het gebied van exploitatiegericht ontwerpen en (aansturing van) facility services. De opdrachtgever, het consortium waaraan FGB zich heeft verbonden, bestaat uit Brink, LIPS, Wiel Arets en H&R Bouw. Van FGB wordt verwacht dat zij kritisch meedenkt in processen van Design, Build, Finance, Maintain en Operate (DBFMO). FGB zal hierbij uiteenlopende facilitaire as-

Hemradj Badloe versterkt Verhoeven & Partners Adviesorganisatie Verhoeven & Partners heeft de directie versterkt met Hemradj Badloe. Badloe was eerder werkzaam bij Facilicom en bij ISS als commercieel directeur Europese aanbestedingen. In de functie van directeur bij Verhoeven & Partners zal hij klanten adviseren over facilitaire en schoonmaakdiensten en hen ondersteunen in het beheer van contracten.

pecten in kaart brengen, zoals bedrijfscatering, functionele beleving & inrichting en afwerking van de ruimten.

Marjon van Bree naar AOS Studley Marjon van Bree MSc (41) is met ingang van 1 maart toegetreden tot de internationale groep AOS Studley. Zij zal het bestaande Real Estate Services team in Nederland gaan leiden en verder uitbreiden. Ze werkte de afgelopen

zeventien jaar voor DTZ Zadelhoff Corporate Services, sinds 2003 in de functie van adjunct-directeur. Ze is als gastdocent Corporate Real Estate verbonden aan het NHTV College in Breda.

Contracten Sodexo met Unilever en provincie Utrecht Sodexo heeft twee grote contracten gesloten. Met Unilever is een overeenkomst gesloten voor de verzorging van een breed scala van haar facilitaire diensten op circa zeventig locaties in vijftien landen in Europa. De opdracht is gegund voor een eerste periode van vijf jaar. De contractwaarde is ruim 90 miljoen euro per jaar. De

deal omvat een breed scala van facilitaire diensten, zowel hard als soft FM-services.

Met Provincie Utrecht is een vierjarig contract gesloten voor het managen en leveren van een pakket van verschillende facilitaire diensten voor de nieuwe locatie van de Provincie aan de Archimedeslaan in Utrecht. Al sinds

1981 levert Sodexo cateringservices aan de Provincie Utrecht. Vanaf 2010 is deze samenwerking uitgebreid, waarbij Sodexo als ‘managing agent’ de contractafspraken tussen de provincie en verschillende facilitaire leveranciers bewaakt. De samenwerking gaat nu een stap verder in de vorm van een multi services-contract.

(Advertentie)

Hoe optimaliseert u uw facilitaire inkoopproces?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 4 april 2012

49

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

column

Factor ‘mens’ Een column over Het Nieuwe Werken, nee, niet weer! Ik zie uw reactie al voor me. Een reactie die ik me kan voorstellen, want HNW is inmiddels al heel wat keren in dagbladen, vakbladen en op vakbijeenkomsten de revue gepasseerd. Toch ga ook ik er weer wat over zeggen, want het is en blijft een interessant en actueel onderwerp dat de FM’er raakt in zijn werk.

Een mooi verhaal schiet me te binnen. Een organisatie had HNW ingevoerd met onder meer afsluitbare concentratiewerkplekken op kantoor. Aan het eind van de dag bleek de toegangsdeur van een van die werkplekken op slot. Wat bleek? Een medewerker had in het slot een eigen cilinder aangebracht en met de bijbehorende sleutel de deur afgesloten.

Dan was de plek de volgende dag gegarandeerd voor hem! Hij wilde zijn eigen, vaste werkplek creëren, want al dat flexen vond ie maar niks.

Het is een mooi voorbeeld van waar het bij HNW echt om draait, namelijk de factor ‘mens’. Mensen willen in eerste instantie niet veranderen en komen vaak met argumenten om dat niet te hoeven doen. FM’er Rolf Heling van Wageningen Universiteit kreeg ook te maken met verzoeken van collega’s om als uitzondering te worden gezien (zie pag. 12 e.v.). Hij verwoordt het als volgt: ‘Je moet het concept niet gaan wegpolderen’.

Ook uit eigen ervaring weet ik dat menselijk gedrag zich niet vanzelf aanpast aan een nieuwe kantooromgeving. Neem collega’s die op flexplekken, bedoeld voor individueel werk, doodleuk vergaderen, bila’s hebben, overleggen of veel bellen. Aan de ene kant oké, maar het wordt natuurlijk minder als anderen daar geluidsoverlast van ondervinden.

De factor ‘mens’ komt ook terug in recent promotieonderzoek van psycholoog Marjette Slijkhuis. Ze ontdekte dat HNW niet voor iedereen een vooruitgang en verbetering is. Ja, mensen die liever niet al te veel structuur willen varen er wel bij. Maar mensen die juist gedijen in een omgeving met structuur en aansturing, worden niet vrolijk van HNW. Die willen een baas die gewoon zegt wat ze wanneer moeten doen, punt uit.

Tot slot nog een onverwachte invalshoek die te maken heeft met de menselijke kant van HNW. In de recente column van Francie Coenders van VFM op de Facto-website lees ik dat als mensen minder op kantoor komen de huwelijksmarkt dreigt te verstoren. Immers, veel relaties (naar verluidt 35%) ontstaan op of via kantoor, dus de HNW-vrijgezel (m/v) die veel onderweg en thuis werkt, kan te maken krijgen met een verlaagde kans op het vinden van een partner.

HNW, toch niet voor iedereen een geschenk uit de hemel dus.

Facto Magazine is een uitgave van Kluwer bv Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 22, Fax (0172) 44 06 81 Hoofdredacteur Gerard Dessing (gdessing@kluwer.nl) Eindredactie Ineke de Graaff (idegraaff@kluwer.nl) Uitgever Frédérique Zeemans Marketing Judith Verkerk (jverkerk@kluwer.nl) Advertentieverkoop Arjen Tuitert, Liesbeth van den Hoek Telefoon: (0172) 46 64 42 / 46 64 71 atuitert@kluwer.nl, lvdhoek@kluwer.nl Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Abonnementen Vragen over abonnementen kunt u richten aan de Klantenservice, (0570) 67 33 58, www.kluwer.nl/klantenservice.

De abonnementsprijs is € 139,– (exclusief btw) per jaar. Studenten betalen € 55,– (inclusief btw). Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten. Losse verkoopprijs € 19,– per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan. Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting.

U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij Kluwer bv, Postbus 878, 7400 AW Deventer. Adreswijzigingen (met de oude adresgegevens) doorgeven aan Kluwer bv, afd. Relatiebeheer, Postbus 23, 7400 GA Deventer.

Abonnementen in België Wolters Kluwer Belgium (WKB) Motstraat 30, B- 2800 Mechelen Telefoon: 0800-30143, Fax: 0800-17529 E-mail: info@kluwer.be Abonnementsprijs op aanvraag U vindt de algemene voorwaarden van WKB op www.kluwer.be Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de Standaardpublicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland BV van toepassing, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam, onder nummer 217/1999; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd.

Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl of opvragen via (0570) 67 33 58.

Partners Asito bv, CWS Nederland BV, MPL Groep, TOPdesk Opmaak en DTP colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl Basisvormgeving Verheul Media Supporters, Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel ISSN 0927-1384

Gerard Dessing, hoofdredacteur (gdessing@kluwer.nl)

50

Facto Magazine nummer 4 april 2012

www.factomagazine.nl

AMSTERDAM

Sinds 1967

’s Werelds grootste en meest internationale vakbeurs voor schoonmaak en hygiëne o o

o o o

www.issainterclean.com

COMPLEET

INNOVATIEF

INTERNATIONAAL

SCHOONMAAKMARKT 9 MEI

8.9.10.11 MEI

2012 AMSTERD

UITNODIGING

KOM NAAR DE AXXERION FACILITY DAG Op donderdag 19 april vindt de 7e Axxerion Facility Dag plaats.

HĂŠt moment voor facility managers om kennis te maken met ons compleet internetgebaseerde Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Heldere dashboards en rapportages en overzichtelijke workflows bieden u een perfect totaalbeeld van uw werkzaamheden. Wat zijn de voordelen van het systeem?

Hoe kies je het FMIS dat bij u past? Op welke manier implementeer je een FMIS? Vragen die allemaal aan de orde komen. Ook zal Menzis, een van de grootste zorgverzekeraars van Nederland, haar ervaringen met Axxerion met u delen.

U wilt vooruitgang? Dan mag u deze middag niet missen!

Wanneer?

Waar?

Inschrijven

Donderdag 19 april 2012, van 13.00-17.15 uur Gelredome Batavierenweg 25 6841 HN Arnhem Via onze website www.axxerionfs.nl, per email: info@axxerionfs.nl of telefonisch via +31 26 474 2420

Advancing your business Ressenerbroek 26b - 6666 MR Heteren - T. +31 26 474 2420 - E. info@axxerionfs.nl - www.axxerionfs.nl