FACTO_2012_09

nummer 9, september 2012

TOPdesk 5 Meer bereiken in minder klikken ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

FACTO Magazine

THEMA: HUISVESTING/GEBOUWBEHEER

Aegon verbouwt hoofdkantoor naar HNW:

Nieuwe werkomgeving, trotse medewerkers TOPdesk is dé tool voor dienstverlenende afdelingen als IT, FM en HR. Dagelijks vertrouwen miljoenen veeleisende gebruikers in 45 landen op TOPdesk als hun servicemanagement-oplossing.

Geïnteresseerd in TOPdesk 5?

Ontdek het zelf op www.topdesk.nl/topdesk5

Facility Management Simplified

nummer 9, september 2012

Met het nieuwe TOPdesk 5 brengt u uw dienstverlening naar een nog hoger niveau. De vernieuwde navigatie zorgt voor een overzichtelijke, aanpasbare werkruimte die altijd de voor ú relevante informatie toont.

Speciaal voor managers en andere monitorfuncties staan alle rapporten en KPI’s vanaf nu op één overzichtelijk Dashboard.

Ook het plannen van uw team wordt eenvoudiger dan ooit dankzij het revolutionaire Planbord voor behandelaars.

10 x besparen op kosten huisvesting

Van uitgewoond pand naar hightech office

Pag. 21

Pag. 28

Stadskantoor Utrecht: ambitie in uitvoering Pag. 42

be bright be sure

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

12

Nieuwe werkomgeving, trotse medewerkers

De circa 2.500 medewerkers van Aegon Nederland werken sinds begin 2011 in een volledig gerenoveerd hoofdkantoor in Den Haag (Mariahoeve).

De nieuwe werkomgeving biedt meerdere voordelen. Een interview met Anje Meijer en Walther Huyzen van het Facilitair Bedrijf.

t hema huisvesting/gebouwbeheer

21

10 x besparen op kosten huisvesting

Een nieuw pand kan nog zo mooi en (qua bouwkosten) voordelig zijn, als gemaakte keuzes leiden tot hoge gebruikskosten, komt een organisatie op langere termijn toch van de koude kermis thuis.

Judith Leijten en Floor Schepens van FGB geven tien praktische tips om te voorkomen dat de exploitatiekosten van een pand de pan uit rijzen.

t hema huisvesting/gebouwbeheer

42

Nieuws stadskantoor Utrecht: duurzaam en toegankelijk

In een nieuwe serie van drie artikelen besteedt Facto Magazine aandacht aan het stadskantoor in aanbouw (2500 werkplekken) van de gemeente Utrecht. In dit eerste deel staan de duurzaamheid en toegankelijkheid van het stadskantoor centraal.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

3

Binnenkort openen wij de deuren van onze nieuwe Alarmcentrale Veilig & Vertrouwd: dat is waar wij 24 uur per dag voor staan!

Voor informatie: www.mpl.nl of bel: 0342 - 419130

t hema huisvesting/gebouwbeheer

18

Nieuwe cultuur? Begin met de huisvesting!

Als een organisatie de bedrijfscultuur wil veranderen, omdat men anders wil opereren of zich anders wil profileren, kan nieuwe huisvesting daar heel goed aan bijdragen. Maar hoe doe je dat?

24

Integraal beheer van eigentijdse werkomgeving Steeds meer organisaties investeren in een flexibele werkomgeving.

Als dan na een intensieve periode de huisvesting in gebruik wordt genomen, gaat men vaak al snel over tot de orde van de dag, wordt het ruimtebeheer op de oude manier voortgezet en worden beoogde doelstellingen uit het oog verloren. Hoe is dat te voorkomen?

28

Van uitgewoond pand naar high tech-office in vijf maanden Avantes en Uni-Invest wisten in vijf maanden tijd een uitgewoond gebouw te renoveren tot een hightech kantooromgeving van 2.400 vierkante meter. Ze besparen in tien jaar 2,5 miljoen euro.

31

Van ambities naar calculeren en kiezen Ontwikkelingen zoals krimpende organisaties, kostenbesparing, HNW en duurzaamheid leiden tot een veranderende vraag naar huisvesting. Voor welke oplossing ook wordt gekozen, het is zaak vooraf inzicht te hebben in de financiële consequenties, zowel op korte als op lange termijn. Het kan daarbij handig zijn in scenario’s te denken en per scenario de investeringen en exploitatiekosten op een rij te zetten.

Op 19 juni vond de NEVI Inkoopdag, een samenwerking tussen NEVI en Facto Magazine, plaats. Slotspreker dr. Arend Ardon oogstte lof met zijn visie op de rol van managers bij veranderen. Lees meer op pag. 36.

33

Gastcolumn Harold Coenders

35

6 december: Congres over Het Nieuwe Werken Op donderdag 6 december organiseert Vakmedianet een groot, inspirerend congres over Het Nieuwe Werken met als thema: Vertrouwen, Veranderen en Verantwoordelijkheid. Een kort overzicht van het programma, met 4 lezingen, 10 workshops, 3 in-gesprek-met-sessies en als afsluiting de grote HNW Quiz 2012.

En verder 6 47 48 48 49 49 51 52 54

nieuws over inkoop boekrecensie DIV-column agenda rising star recht contacten en contracten column Gerard Dessing

36

Inkoop verandert. En de inkoper?

Op 19 juni vond de NEVI Inkoopdag 2012 plaats, een samenwerking tussen NEVI en Facto Magazine. Meer dan 300 inkoopmanagers waren naar NBC Nieuwegein getogen om zich te verdiepen in het thema ‘Inkoop verandert. Verandert u mee?’. Een verslag.

Volg Facto Magazine op Facebook Sinds enkele maanden is Facto Magazine ook actief op Facebook.

Ga naar www.factomagazine.nl en klik in de rechterkolom bij ‘Join us‘ op het Facebook-logo. U wordt dan automatisch volger van Facto Magazine op Facebook.

Coverfoto: Eduard van der Worp, Haarlem

Facto Magazine nummer 9 september 2012

5

nieuws

Werkplekken testen en verbeteren in ontwerpfase Het ontwerpen van werkplekken of productielijnen is vaak werk voor specialisten zoals industrial engineers. Mixed Reality en Augmented Reality gaan dat veranderen. Bij deze vormen bewegen echte mensen in een virtuele werkelijkheid, waaraan de computer elementen toevoegt.

Operators en leveranciers kunnen zo al in de ontwerpfase van een proces meedenken met de specialisten. Ook handig bij het trainen van medewerkers.

Augmented Reality is een technologie die rechtstreeks een laag virtuele beelden toevoegt aan de reële beelden die

we om ons heen zien. Een camera maakt eerst een opname en herkent vervolgens markers die zijn aangebracht op een voorwerp of een lichaamsdeel. Speciale software voegt die dan toe aan het camerabeeld.

Projectleider Gu Van Rhijn: ‘Met deze technologie kan een directeur van een bedrijf door het ontwerp van een bedrijfshal lopen. Ontwerpers van werkplekken kunnen hun ideeën tonen aan leveranciers of operators en hun ontwerp ook meteen aanpassen. Operators in de assemblage krijgen via een scherm of een bril de juiste werkinstructies.’

Bouwens Groep opent kantoor in Den Haag Facilitair dienstverlener Bouwens Groep heeft in juni zijn nieuwe vestiging in Den Haag geopend.

Het pand is ingericht volgens het cradle-to-cradle principe.

De Haagse kunstenaar Harald Huijser (op de foto rechts) ontwierp en produceerde kantoormeubelen op maat volgens deze filosofie. Van afval en gebruikte materialen als pallets en afgedankte stoelen zijn meubels gemaakt. En er wordt gebruikgemaakt van ecologische kantoorartikelen, zoals gerecyclede pennen, briefpapier en enveloppen. Geen kwaliteitsverlies maar wel design en comfort.

‘Het gebied Leiden, Den Haag en Rotterdam is voor ons een belangrijke regio. Vandaar dat wij ons daar nu ook gevestigd hebben’, aldus directeur Michael Bouwens (op de foto links). Het nieuwe kantoor is gevestigd aan de Laan Copes van Cattenburch 88 in Den Haag. Het hoofdkantoor van Bouwens bevindt zich in Amsterdam.

Dakonderhoud: 6 aandachtspunten Als een dak van een bedrijfsgebouw mankementen of lekkage vertoont, heeft dat vaak te maken met achterstallig of niet goed uitgevoerd onderhoud. Het Amerikaanse bedrijf Roofconnect geeft aandachtspunten die van pas kunnen komen bij dakonderhoud, zodat ernstige problemen voorkomen kunnen worden.

1. Afvoersystemen. Controleer regelmatig of alle waterafvoersystemen, zoals dakgoten en afvoerputten, niet verstopt zitten en goed doorlopen.

2. Achtergebleven materiaal. Controleer of er geen materiaal op het dak is achtergebleven zoals los puin. Ook olieresten of vogeluitwerpselen kunnen de conditie van het dak verslechteren. Als er veel op het dak gelopen wordt, kijk dan ook of er voldoende looppaden zijn.

3. Stilstaand water. Als zich op het dak stilstaand water kan vormen, kan dat weer leiden tot vegetatie of anderszins de staat van het dak beïnvloeden.

4. Sneeuw en ijs. Sneeuw en ijs kunnen leiden tot verstoppingen van de afvoer en een overvloed aan smeltwater. Houd daar rekening mee.

5. Verbindingen met pijpen e.d. Controleer de juiste aansluitingen daar waar pijpen door de dakbedekking gaan.

6. Muren. Controleer muren van dakbebouwingen zowel intern als extern periodiek op zaken als afbladderende verf, afbrokkelend pleisterwerk, loslatend cement. Het kan wijzen op verborgen lekkages.

14 procent van de kantoren staat leeg Het aanbod kantoorruimte is in de eerste zes maanden van dit jaar gegroeid tot 7,7 miljoen vierkante meter. De leegstand groeide tot 6,9 miljoen vierkante meter. Wel geldt dat de leegstand minder sterk is gestegen dan de afgelopen jaren. Het leegstandspercentage is net als op 1 januari 2012 uitgekomen op 14,1 procent. De gemiddelde huurprijs is 1,2 procent gedaald naar 139 euro per m2. Dit blijkt uit recente cijfers van DTZ Zadelhoff.

6

De meest omvangrijke kantoorruimtetransacties vonden plaats in de Randstad.

Plaats Amsterdam Utrecht Amsterdam Rotterdam Den Haag Rotterdam Hoofddorp Schiphol Amsterdam Zoetermeer

Facto Magazine nummer 9 september 2012

Locatie Zuidoost De Wetering Zuidoost Centraal Station Zuid Hollandland Centraal Station Beukenhorst Zuid Schiphol Centrum Rokkeveen

Huurder/koper Nuon Energy Capgemini ING Robeco Spaces Nauta Dutilh Bluewater Cargill Eyeworks Ortec

Omvang 26.000 m2 21.000 m2 20.000 m2 16.000 m2 10.200 m2 10.000 m2 8.000 m2 8.000 m2 7.000 m2 6.300 m2

nieuws

10 missers bij facilitaire aanbestedingen, en hoe die te voorkomen!

Wat zijn de 10 meest gemaakte fouten bij facilitaire aanbestedingen en wat kun je doen om die te voorkomen? Deze vraag staat centraal in de presentatie van prof. dr. Jan Telgen tijdens het Facto Magazine-middagcongres ‘Succes met aanbesteden!’ op dinsdag 18 december in Hotel Van der Valk in Breukelen.

In zijn presentatie gaat Telgen, hoogleraar Inkoopmanagement aan de Universiteit Twente, aan de hand van aansprekende en praktijkgerichte cases in op de vraag hoe van een facilitaire aanbesteding een succes te maken.

Ook besteedt hij aandacht aan de ontwikkelingen met betrekking tot de nieuwe Aanbestedingswet en de voorstellen voor nieuwe EU-richtlijnen. Wat gaat er veranderen en wat betekent dat voor de facilitair inkoper en FM’er, betrokken bij aanbestedingen?

Na de presentatie van Telgen staan de volgende drie kennissessies (van elk vijf kwartier) op het programma (deelnemers kunnen twee van de drie sessies bijwonen).

1. Ontwikkelingen in het aanbestedingsrecht - wat betekent het nu echt? (juridische update) Spreker: mr. Gijs Verberne, advocaat en partner bij Van Doorne Advocaten in Amsterdam.

2. Van contracteren naar presteren (case aanbesteden schoonmaak) Sprekers /panelleden: » Adrie Groot, bestuursvoorzitter Stichting Flore (32 scholen) » Tineke Martens, manager buitendienst Masterkey-Plus » Nico Schokker, operationeel directeur Succes Schoonmaak » Ron Steenkuijl, commercieel directeur Asito.

Prof. dr. Jan Telgen is keynote-spreker tijdens het Facto Magazine-middagcongres ‘Succes met aanbesteden!’ op dinsdag 18 december in Breukelen.

Meer informatie Datum: dinsdag 18 december 2012 Locatie: Hotel Van der Valk, Breukelen Tijd: 13.00 tot 17.00 uur Prijs: 289 euro (excl. btw) voor abonnees Facto Magazine Website: www.factomagazine.nl/ opleidingen

3. Nieuw pand, nieuwe catering (case aanbesteden catering) Sprekers: » Herman Kamp, teamleider Gebouwsupport bij gemeente Nieuwegein » Hayk Simons, directeur HTC Advies/Atir » Gerrit Vink, algemeen directeur Appèl Bedrijfscatering

Informatie: Gerard Dessing, tel. (06) 22 9993 22, gdessing@vakmedianet-alphen.nl

Op naar 5000 tafels bij Nationaal Integratiediner Op 10 oktober wordt het Nationaal Integratiediner gehouden. Dit initiatief van onder andere Asito viert de verschillen tussen mensen, omdat juist de verschillen tussen mensen zorgen voor nieuwe ideeën en het leven interessant maken.

Een Nationaal Integratiediner is een kleinschalig diner waarbij collega’s van verschillende nationaliteiten zelf koken en elkaar beter leren kennen.

Het idee is in 2011 ontstaan bij Asito,

een bedrijf met meer dan negentig nationaliteiten in dienst.

Vorig jaar zijn er op 85 plaatsen kleine diners georganiseerd. Dat was zó leuk dat het Nationaal Integratiediner dit jaar iedereen uitnodigt om mee te doen.

Asito en &Samhoud hebben de handen ineengeslagen met als doel om dit jaar 5.000 tafels te realiseren!

Meer informatie: www.nationaalintegratiediner.nl

Beleving op het toilet Beleving in de sanitaire ruimte. Het is een actueel onderwerp, ook voor facility managers en schoonmaakbedrijven. Guitar Pee is wel een heel bijzonder idee. Het gaat om een muzikaal urinoir in de vorm van een gitaar. Wie

tegen bepaalde snaren aanplast, componeert zijn eigen muziek. Extra feature: het gespeelde deuntje is na afloop te downloaden als mp3.

Bewonder de video op www.guitarpee.com.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

7

UITNODIGING

KOM NAAR DE AXXERION FACILITY DAG Op dinsdag 9 oktober vindt de 8e Axxerion Facility Dag plaats.

HĂŠt moment voor facility managers om kennis te maken met ons compleet internet gebaseerde Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Heldere dashboards en rapportages en overzichtelijke workflows bieden u een perfect totaalbeeld van uw werkzaamheden. Wat zijn de voordelen van het systeem? Hoe kies je het FMIS dat bij u past? Op welke manier implementeer je een FMIS? Vragen die allemaal aan de orde komen. Daarnaast zal het hoofd facility management van de NOS zijn ervaringen met Axxerion met u delen.

U wilt vooruitgang? Dan mag u deze middag niet missen!

Wanneer?

Waar?

Inschrijven

Dinsdag 9 oktober 2012, van 13.00-17.15 uur Gelredome Batavierenweg 25 6841 HN Arnhem Via onze website www.axxerionfs.nl, per email: info@axxerionfs.nl of telefonisch via +31 26 474 2420

Advancing your business Ressenerbroek 26b - 6666 MR Heteren - T. +31 26 474 2420 - E. info@axxerionfs.nl - www.axxerionfs.nl

nieuws

FMN ondertekent convenant leegstand kantoren Overheden, marktpartijen en brancheorganisaties hebben op 27 juni een convenant getekend om de leegstand in kantoren te bestrijden en te stimuleren dat een beter functionerende kantorenmarkt wordt bereikt.

Een van de ondertekenaars is de beroepsvereniging Facility Management Nederland (FMN), die de gebruikers van vastgoed vertegenwoordigt. Namens FMN zette Hans Topée (op de foto links), voorzitter van de kenniskring Huisvesting en Vastgoed, zijn handtekening.

Omzet catering naar historisch dieptepunt De cateringbranche heeft te maken met forse krimp. De totale omzet in de catering heeft een historisch dieptepunt bereikt met een daling van -7,4% tot 1.012.730 euro (bedragen x 1000 euro).

De bedrijfscatering (inclusief inflight) deed het relatief goed met ‘slechts’ een omzetdaling van -5,3%, maar in het onderwijs en in het institutionele segment was de daling in procenten groter (-15,1 resp. - 22,2%). Dit blijkt uit cijfers van de Veneca, zoals gepubliceerd in de Veneca Focus 2011.

Andere gegevens uit het jaarbericht: » De omzetdaling in de bedrijfscatering was gelijk aan die van vorig jaar. » Het aantal opdrachtgevers is gedaald, met name bij de overheid

» »

»

»

»

(-16,4%) en in de onderwijswereld (-24%).

Het aantal locaties met catering daalde met 7,8%.

De gemiddelde omzet per opdrachtgever steeg wel. Cateringorganisaties doen blijkbaar hun best om bij een lager aantal opdrachtgevers beter te presteren.

Het aantal contractwisselingen lag in 2011 op 250: elke werkdag dus een wisseling van cateraar.

De trend van de afgelopen jaren van openboekcontracten naar aanneemsom of combivormen zet door: het aantal contracten met een aanneemsom is gegroeid en vormt nu het belangrijkste type contract in de catering.

Het aantal medewerkers werkzaam in de catering is gedaald met 1.000.

Een van de gemaakte afspraken is dat gebruikers eens in de twee jaar onderzoek doen naar de eisen die gebruikers stellen aan huisvesting met als doel een toetsingscriterium te bieden voor andere marktpartijen. Ook zetten zij zich er voor in dat gebruikers bestaand vastgoed laten prevaleren boven nieuwbouw. Bij het genoemde onderzoek werkt FMN samen met Corenet.

Tijdens de ALV van FMN in november wordt het onderzoek gelanceerd. Naar verwachting kunnen de resultaten worden gepresenteerd tijdens de vastgoedbeurs Provada 2013.

Zelfde bescherming zzp’ers als ‘gewone’ werknemers Zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) die op dezelfde arbeidsplaats werken als andere werkenden zoals ‘gewone’ werknemers, genieten voortaan hetzelfde beschermingsniveau van veilig en gezond werken als werknemers in loondienst. Hierdoor worden bijvoorbeeld maatregelen op de bouwplaats om lichamelijke belasting te verminderen voor zzp’ers en werknemers gelijk.

Het besluit van staatssecretaris De Krom van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hierover is eind juni ingegaan.

De gelijkstelling maakt tegelijkertijd het handhaven van arboregels eenvoudiger en beter. Voor zelfstandigen die alleen werken, golden al regels ter bescherming tegen ernstige risico’s.

Daar verandert niets aan.

Ook het werken in een internetcafé of op een andere plek dan bij de werkgever of thuis, wordt voortaan gemakkelijker. De arboregels voor dit zogenoemde plaatsonafhankelijke werken worden verlicht. De soepeler eisen golden al bij de werknemer thuis, maar gelden nu ook voor het werken op andere plekken buiten het bedrijf, zoals in een (internet)café of bij een klant.

Zo is de werkgever bijvoorbeeld niet meer verantwoordelijk dat de afzuiging werkt in de trein waarin de werknemer zijn werk verricht. Dit betekent minder kosten, minder administratieve lasten en minder regels voor werkgevers.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

9

nieuws

Meer dan 600 ondertekenaars schoonmaakcode Sinds de introductie van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag Schoonmaakbranche in juni 2011 hebben meer dan 600 organisaties de Code onderschreven, waaronder ASML, Coca Cola, Delta Lloyd Groep, Erasmus Medisch Centrum, Gilde Opleidingen, Rockwool, KLM, TNO en Universiteit Utrecht.

Op 14 juni organiseerde de codecommissie een regionale ondertekening. Tijdens deze bijeenkomst hebben Bureau van der Meijden, Enexis, FVH Facility, Latten Dienstverlening,

M.B. Schoonmaak en Bedrijfsdiensten, M.B. Glas- en Gevelonderhoud, M.B. Industriële Reiniging, Seiso en SNS Reaal de Code ondertekend.

Kees Blokland, commissievoorzitter Verantwoordelijk Marktgedrag, keek tijdens de bijeenkomst terug op het ontstaan van de Code en zette uiteen wat de Code in de praktijk inhoudt.

De volledige tekst van de Code Verantwoordelijk Marktgedrag in de schoonmaak- en glazenwasserbranche is te vinden op www.codeverantwoordelijkmarktgedrag.nl.

Apple bouwt bedrijfsrestaurant om securityredenen De gemeente Cupertino (VS) heeft aan Apple toestemming gegeven om een bedrijfsrestaurant te bouwen dichtbij het hoofdkantoor en de nabijgelegen kantoren van Apple.

Het gaat om een nieuw gebouw van twee verdiepingen met volledige catering- en restaurantvoorzieningen, vergaderzalen, ontspanningsruimten en

een ondergrondse parkeergarage. Tijdens de lunchpiek kunnen 230 gasten per uur in het restaurant tafelen.

Apple wil graag een eigen restaurant om securityredenen; men wil voorkomen dat medewerkers tijdens de lunch of na het werk in een externe locatie een hapje gaan eten, waardoor concurrenten in staat worden gesteld gesprekken af te kunnen luisteren.

In het boek van Adam Lashinsky (Inside Apple) wordt verteld dat medewerkers in het verleden al ontslagen zijn omdat securitypersoneel van Apple hen in een externe locatie over vertrouwelijke informatie had horen spreken. Ook schijnen er in het verleden in bars protoypen van nieuwe mobiele telefoons verloren te zijn.

Drie partijen in race PPS Bezuidenhoutseweg De Rijksgebouwendienst heeft na overleg met de opdrachtgevers, het Centraal Planbureau, het Planbureau voor de Leefomgeving en het Sociaal en Cultureel Planbureau, drie partijen geselecteerd om deel te nemen aan de zogenoemde dialoogfase van de PPS Bezuidenhoutseweg.

Na de renovatie verhuizen het CPB, het PBL en het SCP naar de Bezuidenhoutseweg 30 in Den Haag.

De deelnemers zijn: » TBI Concessies B.V. (met als belangrijke onderopdrachtnemers Fokkema

& Partners Architecten, J.P. van Eesteren, Yask en Hevo); » Facilicom PPS B30 B.V. i.o. (met als belangrijke onderopdrachtnemers Facilicom Bedrijfsdiensten, Breijer Bouw en Installatie, Facilicom Solutions en Claus en Kaan Architecten Rotterdam); » InNova (met als belangrijke onderopdrachtnemers Meijer en van Schooten Architecten, Architectenbureau Fritz, De Bonth van Hulten, AAFM Facility management, Visser & Smit Bouw en Stam + de Koning.

Met deze drie deelnemers zal de dialoog worden doorlopen. Naar verwachting zal de dialoog medio 2013 zijn afgerond. Vervolgens zal de inschrijving plaatsvinden, die afgesloten wordt met de contractsluiting, gepland eind 2013. Het gebouw is naar verwachting najaar 2015 beschikbaar.

De dialoog is onderdeel van het proces van de DBFMO-aanbesteding, waarbij het uiteindelijk gekozen consortium integraal verantwoordelijk wordt voor het ontwerp, de bouw, de financiering, het onderhoud en de exploitatie van de rijkshuisvesting.

en circa 35 video’s inclusief link netjes gerubriceerd en onder elkaar gezet.

Het gaat om filmpjes over HNW in de praktijk bij tal van organisaties (zoals Microsoft, SNS Reaal, ABN Amro, Cis-

co, TNO, KPN, gemeente Heemstede), over het mentale aspect van HNW en over het virtuele aspect.

Zie www.telewerkforum.nl/databank/ filmpjeshnw

35 video’s over HNW Korte video’s over Het Nieuwe Werken staan her en der verspreid op internet en zijn niet altijd even gemakkelijk te vinden. Het Telewerkforum heeft daar op haar website verandering in gebracht

10

Facto Magazine nummer 9 september 2012

nieuws

Keuken en kantine in kantoren vaak onhygiënisch Wie denkt dat toiletruimtes het epicentrum zijn van ziekteverwekkers op het werk, wil niet weten hoe dat zit in kantines en keukens.

Medewerkers van Kimberly-Clark Professional verzamelden bijna 5.000 individuele monsters in kantoren. De studie werd uitgevoerd in samenwerking met dr. Charles Gerba, professor in de microbiologie aan de University of Arizona (VS). De monsters werden getest op ATP, de energiemoleculen die aanwezig zijn in alle dieren, planten, bacteriën, gisten en schimmels. Ook voedselresten bevatten veel ATP-moleculen.

De afkorting ATP staat voor Adenosine Triphosphate. Bij de metingen werd een speciale meter gebruikt, waarmee een

snelle indicatie van oppervlaktehygiëne op basis van het totale ATP-gehalte is te verkrijgen. Als het meetapparaat meer dan 300 aangaf, beoordeelden de onderzoekers de oppervlakte als ‘officieel vies’. Dit was het geval bij: » 75 procent van de kraanknoppen in kantines; » 48 procent van de magnetrondeuren; » 27 procent van de toetsenborden; » 26 procent van de koelkastdeuren; » 23 procent van de knoppen van waterkoelers; » 21 procent van de knoppen van automaten.

Verder bleek de helft van de computermuizen en vaste telefoons een ATP-ni-

Powernap tijdens nachtdienst zinvol Een ‘powernap’ van twintig minuten tijdens een nachtdienst zorgt voor minder slaperigheid en vermoeidheid van politieagenten.

In een studie bij het politiekorps Drenthe werden twee manieren getest om de nachtdiensten te verlichten. Bij één kregen de politieagenten de mogelijkheid om twintig minuten te slapen (tussen 2 en 4 uur ‘s nachts); in de tweede deden ze twintig minuten lichttherapie (een korte blootstelling aan een hoge intensiteit licht - twintig minuten 5000 lux tussen 4 en 6 uur ‘s nachts). De agenten hadden het meest

baat bij de twintig minuten slaap.

Bij de powernap verbeterden onder andere de subjectieve mate van slaperigheid en extreme vermoeidheid in de nachtdienst. De onderzoeker pleit ervoor om te kijken of het organisatorisch haalbaar is om agenten de gelegenheid te geven tot het doen van een korte powernap in het begin van de nachtdienst en in vervolgonderzoek vervolgens na te gaan of het aantal ongelukken na de nachtdienst werkelijk afneemt en of de gezondheid van werknemers die regelmatig in de nachtdienst een powernap mogen doen, op de lange termijn verbetert.

veau van 100 of meer te hebben. Ter vergelijking: bij een gemiddelde toiletbril is dat 55. Gerba: ‘Mensen zijn zich bewust van de risico’s van ziektekiemen in toiletten en daardoor extra alert op netheid en hygiëne, maar ruimtes als keukens en kantines zouden dezelfde aandacht moeten krijgen. Dit onderzoek laat zien dat je ook via het zetten van koffie of simpelweg het typen op een toetsenbord bacteriën kunt verspreiden.’

Meer weten? http://www.kcphealthyworkplace.com

Adverteerdersindex 3M Nederland BV 41 Axxerion Facility Services 8 Diversey 20 EW Facility Services 26 Hectas Bedrijfsdiensten CV 14 MPL Groep 4 Nocore Group BV 30 Nsecure B.V. 2 TOPdesk 56 Trigion 17 TT Hall Assen 23 VFM Facility Expert & People cover, 11, 33, 53 Yask 55 Bijsluiters Cantorclin Schoonmaak B.V. Effectory BV Köhl GmbH TT Hall Assen

(Advertentie)

De beste interim Professionals vindt u bij ons.

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 9 september 2012

11

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Nieuwe werkomgeving, De circa 2.500 medewerkers van Aegon Nederland werken sinds begin 2011 in een volledig gerenoveerd hoofdkantoor in Den Haag (Mariahoeve). De nieuwe werkomgeving, met een beoogde werkplekfactor van 62 procent, biedt tal van voordelen. Een interview met Anje Meijer en Walther Huyzen van het Facilitair Bedrijf. GERARD DESSING

N

a afloop van het interview lopen we door het L-vormige hoofdkantoor van verzekeraar Aegon in Den Haag, gelegen naast NSstation Mariahoeve. Na afloop van het interview in het restaurant belanden we in de hal met als blikvanger de espressobar. Vervolgens lopen we langs de bibliotheek en komen dan in het werkgebied van het Facilitair Bedrijf op de begane grond. Veel onderwerpen die tijdens het gesprek aan bod zijn gekomen komen, eenmaal op de ‘werkvloer’, opeens tot leven.

De werkomgeving is inderdaad open en transparant, met lange zichtlijnen doordat de kasten tussen de groepen werkplekken maximaal tot borsthoogte reiken.

Een variëteit aan werkplekken in een lichte omgeving valt op, met tal van mensen aan het werk. Soms individueel achter de laptop aan een van de workbenches met vier of zes werkplekken, dan weer alleen in een concentratieruimte of met enkele collega’s in een van de vergaderruimten.

KERNGEGEVENS! Organisatie Kernactiviteit Locaties Facilitair Bedrijf Hoofd Facilitair Bedrijf Projectmanager Aegon werkt!

Website

: Aegon Nederland NV : financiële dienstverlening (o.a. verzekeren, sparen, beleggen) : Leeuwarden (30.000 m2 bvo), Den Haag (64.000 m2 bvo), Nieuwegein (11.000 m2) : 50 medewerkers (en ca. 200 inhuurmedewerkers) : Walther Huyzen : Anje Meijer : www.aegon.nl

Standaardwerkplek Bij een van de werkplekken staan we even stil. ‘Kijk’, zegt Anje Meijer, manager van het programma dat heeft geleid tot invoering van een nieuwe manier van werken: ‘Dit is nu een standaardwerkplek.’

Ze wijst op een elektrisch in hoogte verstelbaar bureau, een bureaustoel, een docking station voor een laptop, een vaste IP-telefoon en een 24 inchbeeldscherm aan een zwenkarm, zodat iedere medewerker het scherm naar wens kan instellen.

Afgezien van deze standaardisatie werkt iedere medewerker op een eigen toetsenbord, vertelt Meijer. ‘Uit een poll via intranet bleek dat de meerderheid van de medewerkers liever op zijn eigen toetsenbord werkte, dit om hygienische redenen. Dat is nu dus praktijk: iedere medewerker beschikt over een eigen toetsenbord en muis die hij uit zijn locker haalt en op het systeem aansluit voordat hij aan de slag gaat.’

Verouderd Het verhaal begint in 2005. Het hoofdkantoor van de verzekeraar in Den Haag (64.000 m2 bvo) is dan achttien jaar in gebruik, en blijkt steeds minder te voldoen. Het is verouderd, weinig transparant en bevat vooral veel kamers en lange gangen waardoor samenwerking en ontmoeten niet gemakkelijk zijn. En daarnaast: bezoekers worden niet of nauwelijks geraakt door de uitstraling van het gebouw.

In diverse sessies, in eerste instantie op directieniveau, staan, mede ondersteund door adviesorganisatie Ynno en architectenbureau OTH, twee

12

Facto Magazine nummer 9 september 2012

t hema huisvesting/gebouwbeheer

trotse medewerkers

Vooral de transparantie die in deze werkomgevingen naar voren kwam viel op, vertelt Walther Huyzen, manager Facilitair Bedrijf.

‘Dat sprak enorm aan. Als je in 2005 in het oude pand rondliep, verdwaalde je zowat. Het was behoorlijk gesloten en donker. En stil. Zo stil dat als er een vrouwelijke collega door de hal liep, je het getik van haar hakken op de stenen vloer kon volgen. We wilden meer dynamiek, geen eilanden meer, een pand dat zou uitstralen wat we als organisatie wilden zijn.’

Vier pijlers In een aantal vervolgsessies met het managementteam ontstond een beeld van de vier pijlers waarop de nieuwe werkomgeving zou moeten rusten. De nieuwe werkomgeving moest ten eerste: samenwerking tussen mensen en afdelingen bevorderen en verbinding benadrukken, ten tweede: ontmoeten en interactie faciliteren, ten derde: flexibiliteit garanderen zodat een veranderende organisatie makkelijk kan groeien en krimpen, en ten vierde: plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk maken.

Enquête Daarna volgden tal van acties. In een enquête werd medewerkers gevraagd naar hun mening over het pand en de werkomgeving. De resultaten kwamen overeen met de visie van het management: ook de medewerkers ervoeren door de klassieke gebouwindeling een gebrek aan samenwerking.

Foto: Eduard van der Worp, Haarlem

kernvragen centraal. Ten eerste: welke uitstraling zou een nieuwe werkomgeving op bezoekers moeten hebben? En ten tweede: wat is allemaal nodig om een gemiddelde medewerker zijn werk zo goed mogelijk te laten doen?

Om een beter beeld van de mogelijkheden op dat moment te krijgen worden bezoeken gebracht aan onder meer BP, T-Mobile, Shell, Unilever en Agis, organisaties die al enige tijd op een andere manier werken.

Anje Meijer en Walther Huyzen, facilitair bedrijf Aegon: ‘Dit was geen huisvestingsproject alleen, maar een verbouwing én een cultuuromslag tegelijkertijd.’

Werkplekmetingen Ook werden werkplekmetingen uitgevoerd om een cijfermatig beeld te krijgen van het daadwerkelijke gebruik van de werkplekken. Om de functionele contacten tussen mensen en afdelingen in kaart te brengen werd een analyse gemaakt van die contacten. Vervolgens werden gebruikersgroepen samengesteld, waarin namens iedere afdeling een vertegenwoordiger plaatsnam. Samen met het adviesbureau werd een aantal gebruikergroepen vastgesteld, met andere woorden: functiegroepen die gelijk werk uitvoeren en dus over dezelfde soort ondersteuning konden beschikken. In totaal werden tien soorten medewerkers gedefinieerd, zoals backoffice-medewerker, stafmedewerker, callcentermedewerker, secretarieel medewerker, directeur of lid van het managementteam en medewerkers zonder werkplek.

Uit dit voorbereidende werk ontstond een goed beeld van de typologieën

werkplekken die in het vernieuwde hoofdkantoor nodig zouden zijn.

Vervolgens werd de architect gevraagd een interieurontwerp te maken met als uitgangspunt een werkplekfactor van 78 procent (dus 78 werkplekken op 100 medewerkers). Het was daarnaast een uitdrukkelijke wens om met een indeling te komen die een generieke inrichting mogelijk zou maken.

Huyzen: ‘Het was onze insteek om voor de kantoorgebieden met één basisindeling te gaan werken. We konden deze dan zo kopiëren naar andere afdelingen en verdiepingen.’

1,5 jaar voorbereiding Alle voorbereidingen namen ruim anderhalf jaar in beslag. Voor buitenstaanders misschien een lange periode, maar volgens Meijer en Huyzen beslist nodig als basis van het succes.

Huyzen: ‘Een transformatie zoals deze kun je maar één keer doen, en dan moet het wel goed zijn. Ja, we hebben veel tijd besteed aan de voorbereiding,

Facto Magazine nummer 9 september 2012

13

»

SCHOONMAAKONDERHOUD GLASBEWASSING SPECIALISTISCHE REINIGING SANITAIRE VOORZIENINGEN

www.hectas.nl

Foto’s: Christiaan de Bruijne

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Beeldimpressie interieur hoofdkantoor Aegon, Den Haag.

maar voor een gedegen visieontwikkeling op de manier van werken en de gewenste uitstraling heb je die tijd echt nodig. De kernvraag is: beschouw je dit als huisvestingsvraagstuk of wil je als organisatie echt iets bereiken? Als je, zoals wij dat hebben gedaan, voor het laatste kiest, heb je echt een gedegen voorbereiding nodig. En dat kost nu eenmaal tijd.’

Verbouwing begane grond In augustus 2007 startte de daadwerkelijke verbouwing. Als eerste werd de begane grond aangepakt, het deel van het gebouw waar het ‘vergaderen’ en ‘eten en drinken’ plaatsvinden. In anderhalf jaar werd de ruimte gestript, opnieuw ingericht en aangekleed, met een compleet nieuw restaurant, een nieuw vergadercentrum, een sfeervolle bibliotheek en een moderne espressobar met verse kwaliteitskoffie.

Vooral dat laatste bleek een succesnummer. Meijer: ‘In die bar vinden bila’s plaats, klantgesprekken, informele overleggen, of men komt er in de pauze voor gewoon een lekkere kop koffie, er wordt echt veel gebruik van gemaakt.’

Kantorengebied Medio 2009 startte de verbouwing van het kantorengebied volgens het stramien slopen, opbouwen, meubilair plaatsen en mensen toegang geven tot hun nieuwe werkplek.

Omdat de holding naar een andere locatie was verhuisd, waren de vrijgekomen vierkante meters beschikbaar als wisselruimte voor afdelingen waarvan de werkomgeving verbouwd zou worden. In krap achttien maanden werden alle verdiepingen onder handen genomen.

Het grootste deel van de verbouwing betrof het verwijderen van de tussenwanden, om transparantie en openheid te creëren. Kabinetten werden gecreëerd, met daarin een aantal cockpits. Nieuwe vloerbedekking werd aangebracht, evenals energiezuinige verlichting. Op iedere afdeling kwam een service-unit met voorzieningen voor printen, koffie, water, post en afvalverzameling.

Waar nodig werden de verwarming en koeling aangepast en door het gehele pand werd een draadloos ICT-netwerk aangelegd. Als slotstuk volgde de plaat-

sing van het nieuwe, verstelbare meubilair en de lockers (1 strekkende meter ruimte). Om het ontmoeten te faciliteren zijn door het gehele gebouw verschillende ontmoetingsplekken gerealiseerd. Bij de keuze van alle materialen en inrichtingselementen speelden niet alleen de kosten en functionaliteit, maar vooral ook de duurzaamheid en energiezuinigheid een rol (zie het kader ‘Duurzaam’).

In december 2010 was de transformatie afgerond: alle verbouwingen waren gereed en de 2.500 medewerkers hadden hun oude, vaste werkplek in een kamer ingeruild voor een flexplek in een geheel nieuwe, transparante werkomgeving.

Mock up Of er geen weerstand was bij de overgang? Meijer knikt bevestigend: ‘Zeker, in aanvang was er enorm veel weerstand. Maar naast alle communicatie in woord en beeld hebben de speciale kubus in de hal, met informatie over de plannen en de gekozen materialen, en de mock up, met een voorbeeldopstelling van de toekomstige werkplek-

Facto Magazine nummer 9 september 2012

15

»

t hema huisvesting/gebouwbeheer

ken, heel goed gewerkt. Medewerkers konden daar zien hoe ze zouden gaan werken en kregen een toelichting op de achtergronden en bedoeling. Je zag hun houding veranderen, omdat men er meer van ging begrijpen en ook de voordelen zag.’

Ook de open dag voor medewerkers en familie, korte tijd na de laatste oplevering, heeft bijgedragen aan het acceptatieproces. ‘Opeens zag je een stuk trots bij het personeel zo van: Kijk, hier werk ik.’

Duurzaam Het gerevitaliseerde Aegon-hoofdkantoor heeft duurzaamheid hoog in het vaandel staan.

Enkele getroffen duurzaamheidsmaatregelen: » bewegingssensoren die verlichting uitschakelen en koelplafonds in- en uitschakelen als mensen niet aanwezig zijn; » centraal geregelde lichtwering, zodat de condities in elke ruimte optimaal zijn en het gebruik van de airconditioning beperkt wordt; » een systeem van koudwaterbuizen langs het plafond (10% minder energie ten opzichte van traditionele ventilatiesystemen); » sensoren monitoren de luchtkwaliteit via CO2-detectie (zodat geen permanente ventilatie nodig is); » het grootste deel van het meubilair is 100 procent recyclebaar; » digitale reset op thermostaten (constante temperatuur); » verlichting raamzijde regelbaar op het daglicht; » daken aanvullend geïsoleerd; » waterbesparende kranen; » daktuinen; » thuiswerken faciliteren met als gevolg CO2-reductie i.v.m. minder vervoer; » laadpunt voor e-fietsen en scooters; » plaatsing ‘state of the art’ free-cooling koelmachines; » nieuwe warmtewielen met hoog rendement.

Bron: o.a. guldenfeniks.nl en Aegon

Voordelen Wat er met de gehele operatie is bereikt? Meijer benoemt onder meer de elementen ‘samenwerken’ en ‘verbinden’. ‘De nieuwe indeling ondersteunt wat we willen zijn, namelijk een transparante organisatie. Mensen zijn veel opener geworden. Ze horen meer, zien meer, en weten meer van elkaars werk omdat ze dichter bij elkaar zitten. De middelhoge kasten tussen de groepen werkplekken zorgen aan de ene kant voor geborgenheid en privacy, maar garanderen tegelijk ook de openheid die we wilden, want als je gaat staan kijk je zo over de hele afdeling heen.’

Daarnaast is volgens Meijer de aantrekkelijkheid van het bedrijf als werkgever toegenomen. ‘Als een sollicitant hier binnenkomt, kun je hem of haar met dit gebouw, de indeling en uitstraling raken. Als hij dan denkt: “Zo, daar zou ik best willen werken”, heb je op dat punt ook wat bereikt.’

Voor het facilitair bedrijf biedt de nieuwe werkomgeving ook voordelen. Het aantal verhuisbewegingen is tot een minimum teruggebracht, want als medewerkers van het ene naar het andere deel van het gebouw verhuizen, volstaat het toewijzen van een nieuwe locker.

Een ander groot voordeel is dat de

organisatie toekomstige groei en krimp gemakkelijker kan opvangen. Zo zijn recentelijk ongeveer 250 collega’s uit Nieuwegein naar Den Haag overgeplaatst, iets wat door de vrijgekomen ruimte door de nieuwe gebouwindeling makkelijk inpasbaar was. De delingsgraad is daarmee aangepast tot 62 procent.

Lessons learned Over de lessons learned is Meijer duidelijk. Ze benadrukt het belang van de integrale aanpak. ‘Omdat we dit niet alleen als een huisvestingsproject zagen, maar ook als een manier om iets te bereiken, blijkt dat je de “harde” en “zachte” kant echt tegelijk mee moet nemen. Het gaat om zowel een verbouwing als een cultuuromslag, dat moet je echt hand in hand laten gaan. Het

SAMENVATTING!

Samenvatting » Het is goed mogelijk om in een bestaand pand een nieuwe, inspirerende werkomgeving te creëren. » Voordat de eerste verbouwing plaatsvindt, is het wel zaak een ruime voorbereidingstijd te nemen. » Wie echt een verandering wil bereiken, moet het project daarbij niet als huisvestingsproject alleen, maar als verbouwing én cultuuromslag tegelijkertijd zien.

16

Facto Magazine nummer 9 september 2012

is geen tweetrapsraket, waarbij je eerst het een en dan het ander aanpakt. Het moet alle twee tegelijk gebeuren.’

Een ander belangrijk punt is de communicatie over praktische zaken. Daar kun je niet voldoende aandacht aan besteden, vult Huyzen aan. ‘Realiseer je daarbij dat de medewerker eigenlijk maar één ding wil weten: wat betekenen de veranderingen voor mij? Je moet daar dus heldere uitleg over geven, dus wat zijn de voordelen en wat verandert er voor die persoon?’

Trots Meijer tot slot: ‘Wat we gedaan hebben, is meer dan een verbouwing uitvoeren. Het was geen huisvestingsproject alleen, maar een verbouwing en een cultuuromslag tegelijkertijd. Je ziet nu een stuk trots bij de mensen. De nieuwe werkomgeving draagt echt bij aan trotse medewerkers, dat is naast alle andere voordelen als het ontmoeten, de interactie en de toegenomen flexibiliteit, een heel mooi resultaat.

Daarnaast zijn wij erg trots op het feit dat we het nieuwe hoofdkantoor hebben kunnen realiseren in een bestaand gebouw. Meer MVO kun je het toch niet maken?’ ‹‹

De deur staat altijd voor u open

Iedereen waardeert een vriendelijke ontvangst bij het betreden van een kantoor. Maar gastvrijheid mag niet ten koste gaan van veiligheid. Dat weten wij van Trigion maar al te goed. Daarom zetten wij altijd de juiste mensen in. Vriendelijke, uitstekend opgeleide en doortastende professionals. Wij zoeken proactief naar nieuwe oplossingen voor een gastvrije ontvangst ĂŠn efficiĂŤnte bescherming van mensen en eigendommen. Onze opdrachtgevers waarderen dat.

Dat blijkt niet alleen uit onze klanttevredenheidsonderzoeken maar ook uit onze langdurige relaties. Omdat we doen wat er van ons verwacht wordt. En eigenlijk net iets meer dan dat.

Wilt u weten wat Trigion voor uw organisatie kan betekenen? Kijk voor meer informatie op www.trigion.nl of bel (010) 298 11 33.

Trigion. Toonaangevend in veiligheid

De juiste mensen op de juiste plek

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Nieuwe organisatiecul huisvesting!

De bedrijfscultuur van een organisatie wordt vaak gezien als een belangrijke succesfactor. Als die cultuur moet veranderen, omdat een organisatie anders wil opereren of zich anders wil profileren, kan nieuwe huisvesting daar goed aan bijdragen. Maar hoe doe je dat? RUUD SCHNEIJDENBERG *

A

ls organisaties om wat voor reden dan ook de huisvestingssituatie tegen het licht houden, wordt de organisatiecultuur steeds vaker meegenomen in de overwegingen.

Dat is niet vreemd, want de organisatiecultuur wordt algemeen gezien als een belangrijke succesfactor van een organisatie.

Maar als de organisatiecultuur te vertalen is naar huisvesting, kan huisvesting ook van invloed zijn op de organisatiecultuur. Huisvesting dus, als sturingsinstrument op één van de succesbepalende factoren van een organisatie. Dat biedt kansen, maar hoe doe je dat? Een gestructureerde aanpak kan van pas komen.

Stap 1: Zorg voor inzicht Wil een organisatie de huisvesting inzetten als sturingsinstrument om de organisatiecultuur te veranderen, dan is de eerste vraag natuurlijk: wat is de huidige organisatiecultuur? Om hier meer inzicht in te krijgen is een online meting mogelijk. Alle medewerkers worden daarin gevraagd naar de culturele aspecten van de organisatie.

Daarbij kan worden gefocust op acht dimensies (gebaseerd op het Hofstede-model) die gezamenlijk de organisatiecultuur kenmerken: » Middelengerichte cultuur (gericht op: hoe?) versus doelgerichte cultuur (gericht op: wat?). » Intern gerichte cultuur versus extern gerichte cultuur.

» Losse cultuur versus strikte cultuur. » Lokale cultuur (korte termijn) versus professionele cultuur (lange termijn). » Open cultuur versus gesloten cultuur. » Mensgerichte cultuur versus werkgeoriënteerde cultuur. » Acceptatie van de leiderschapsstijl. » Identificatie met de organisatie.

Het is daarbij zaak dat iedere medewerker meedoet aan het onderzoek, immers alle medewerkers gezamenlijk, op welk niveau ze ook functioneren in de organisatie, bepalen de cultuur.

Ook is het besef belangrijk dat binnen een organisatie subculturen kunnen bestaan. Kijk waar deze te verwachten zijn en differentieer het onderzoek.

Tijdens het uitvoeren van een onderzoek naar de organisatiecultuur en de subculturen wordt ook bepaald wat de optimale cultuur zou moeten zijn om de organisatiedoelen te realiseren.

De eindverantwoordelijken die de missie, visie en strategie van een organisatie bepalen, moeten deze elementen vertalen naar de gewenste organisatiecultuur. Dit doen zij door in onderlinge afstemming per dimensie de behoefte te formuleren. Is er bijvoorbeeld behoefte aan een doelgerichte organisatie, waarbij het doel de middelen heiligt, of ligt het genuanceerder? Is de mens in de organisatie heel belangrijk, of wordt de mens vooral als productiemiddel gezien?

Het gaat hier om fundamentele keuzes over de bedrijfsvoering (waar organisa-

18

Facto Magazine nummer 9 september 2012

t hema huisvesting/gebouwbeheer

tuur? Begin met de tiecultuur een onderdeel van uitmaakt) die op het hoogste niveau gemaakt moeten worden.

Stap 2: Bepaal de veranderingsbehoefte Als de huidige en de gewenste organisatiecultuur in kaart zijn gebracht, is daarmee ook het gat tussen beide situaties bekend. Dat gat tussen huidige

en gewenste cultuur kan vertaald worden naar veranderingen in huisvesting. Twee disciplines (een expert op het gebied van huisvesting en een expert op het gebied van organisatiecultuur) zullen zich gaan buigen over de vraag: wat kunnen we in de huisvesting veranderen om het gat te dichten tussen de huidige en gewenste organisatiecultuur? Hoe verhoogt u bijvoor-

beeld de motivatie van de medewerkers door veranderingen in de huisvesting? Of hoe versterkt u de identificatie van de medewerkers met de organisatie?

Het is zaak de verschillende mogelijkheden te bespreken, die te vergelijken met andere organisaties, en ze met vakgenoten of externe deskundigen te bespreken, zodat een

Twee voorbeelden Voorbeeld 1: minder succesvolle toepassing

Voorbeeld 2: succesvolle toepassing

» Uitgangspunt: de facility manager van luchthaven X is trots: de luchthaven waar hij werkt, groeit enorm. De groei verklaart hij uit het feit dat passagiers de snelle afhandeling en de korte communicatielijnen waarderen. Passagiers kunnen praktisch voor de deur parkeren en snel en efficiënt het vliegtuig instappen. Zit er iets tegen, dan wordt dat direct aan de passagiers verteld en wordt er een alternatief geboden.

Maar het afgelopen jaar is deze positieve vibe grotendeels verdwenen. Het voordeel dat passagiers in de luchthaven zien, is afgenomen. Hoe kan dat nou?

De cultuur van de luchthaven was klantgericht en de huisvesting (en facilitair management) was erop gericht om bij te dragen aan datgene wat de passagier belangrijk vond, namelijk zo snel en makkelijk mogelijk het vliegtuig in. » Verandering: de luchthaven is recentelijk uitgebreid en verbouwd. Daarbij is dit cultuuraspect uit het oog verloren.

In de vertrekhal zijn meer winkels gekomen, het parkeerterrein is verlegd waardoor reizigers wat verder moeten parkeren en de reiziger loopt vanaf het parkeerterrein naar de vertrekhal door een kooiconstructie in het kader van veiligheid.

Alle goede bedoelingen ten spijt, klantgericht is dit natuurlijk niet. Zo snel en makkelijk mogelijk het vliegtuig in, daar is geen sprake meer van. » Resultaat: door huisvesting te realiseren die niet klantgericht is en die niet aansluit bij de organisatiecultuur, is een succesbepalende factor negatief beïnvloed, met als gevolg een minder sterk onderscheidend vermogen en groeicijfers die achterblijven bij de prognoses.

» Uitgangspunt: organisatie Y is tien jaar geleden ontstaan uit een groot aantal kleine organisaties. Deze brachten alle hun eigen cultuur mee. Nog steeds heeft men ‘last’ van deze organisatieculturen. Managers trekken medewerkers van hun ‘eigen clubje’ voor, procedures worden door iedereen anders gevolgd, klanten worden steeds anders benaderd enzovoort.

De diversiteit in werkhouding, gedrag en motivatie van de medewerkers staat het succes van de nieuwe organisatie in de weg. De gemiddelde medewerker identificeert zich niet met de nieuwe organisatie, de trots is ver te zoeken. Hierbij helpt het niet dat medewerkers over verschillende locaties verspreid zitten die sterk van elkaar verschillen qua karakter. » Verandering: om de organisatie succesvol te maken vindt de directie dat mensen weer trots moeten worden op hun bedrijf. Een gezamenlijke visie wordt ontwikkeld en het besluit wordt genomen tot nieuwe gezamenlijke huisvesting als symbool van de nieuwe organisatie. Na tien jaar ziet men in dat de gewenste organisatiecultuur bereikt kon worden door de inzet van huisvesting. » Resultaat: eenvoudig gezegd: alle medewerkers zijn in een nieuw kantoorpand bij elkaar geplaatst. Het pand maakt hen trots. De organisatie opereert veel meer als geheel.

Gedurende het proces om te komen tot de nieuwbouw is zeer nauwkeurig afgewogen welke uitstraling, inrichting en dienstverlening kunnen bijdragen aan de gewenste organisatiecultuur. Daarnaast is er intensief gecommuniceerd en heeft men de medewerkers begeleid in de nieuwe manier van werken, nodig om van het gebouw een succes te maken. De kaders van de huisvesting zijn gebruikt om een eenduidige werkwijze en gezamenlijke normen en waarden te implementeren.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

19

»

t hema huisvesting/gebouwbeheer

beeld ontstaat van de gewenste veranderingen. Het is daarbij vooral van belang de tijd te nemen om alle mogelijke antwoorden te onderzoeken (Qua tijdsbesteding kan worden gedacht aan twee sessies van een halve dag met de relevante mensen uit de eigen organisatie, plus het

Stap 3: Een volwaardig sturingsinstrument Met het bewust aanpassen van de huisvesting om de organisatiecultuur te beïnvloeden, is een eerste stap gezet om de huisvesting in te zetten als sturingsinstrument. Het achteraf meten van de effecten van de doorgevoerde

werkstelligen. Maar let op: dit is geen eenvoudig of snel proces. Shortcuts zijn echt niet mogelijk. In het kader op de vorige pagina staan twee voorbeelden van situaties waarbij in het ene geval huisvesting succesvol is ingezet om de organisatiecultuur te veranderen en in het andere geval niet. ‹‹

Als organisatiecultuur te vertalen is naar huisvesting, kan huisvesting ook van invloed zijn op de organisatiecultuur spreken en bezoeken van externen/ vakgenoten. De doorlooptijd is dan drie weken, met een totale besteding van ongeveer 32 uur). Een verkeerde keuze in de huisvesting kan leiden tot onbedoelde uitwerkingen op de organisatiecultuur en daarmee het succes van de organisatie beïnvloeden.

veranderingen is een goede vervolgstap. Dit doet men door de initiële metingen te herhalen en door het management opnieuw de gewenste organisatiecultuur te laten omschrijven. Daarna kan men wederom bepalen welke wijzigingen in de huisvesting ingezet kunnen worden om de gewenste organisatiecultuur te be(Advertentie)

Schoon tot in detail Als het om gebouwenonderhoud gaat, is geen detail te klein – en elk oppervlak van belang. Daarom vertrouwen schoonmaakbedrijven wereldwijd al meer dan een eeuw op Diversey voor de levering van de door hen benodigde reinigings-, desinfectie- en hygiëneoplossingen. Wij vereenvoudigen processen, verbeteren de doeltreffendheid en leveren innovatieve producten die onze klanten nodig hebben om vertrouwen op te bouwen en de rentabiliteit te verhogen.

Wij zijn Diversey en wij leiden de wereld naar een schonere, gezondere toekomst.

Meer informatie? Bezoek ons op www.diversey.com of bel 030 - 247 6911

* Ruud Schneijdenberg MBA is organisatieadviseur bij Procore (www.procore.nl)

t hema huisvesting/gebouwbeheer

10 tips voor besparen op exploitatiekosten

Huisvesting: mag het wat minder kosten?

Een nieuw pand kan nog zo mooi en (qua bouwkosten) voordelig zijn, als gemaakte keuzes in bijvoorbeeld materiaalgebruik, pandconstructie en inrichting leiden tot hoge kosten in het dagelijks gebruik, komt een organisatie op langere termijn toch van de koude kermis thuis. 10 praktische tips om te voorkomen dat de exploitatiekosten van een pand de pan uit rijzen. JUDITH LEIJTEN EN FLOOR SCHEPENS *

Tip 1 Zorg voor een ontwerp met een facilitaire blik

De rol van de facility manager in de ontwerp- en uitvoeringsfase van een nieuwbouw- of verbouwingstraject is essentieel. De FM’er dient vanaf het eerste moment betrokken te worden bij het ontwerp zodat hij/zij met een facilitaire blik naar voorstellen kan kijken, waardoor een balans wordt gecreëerd tussen ‘functionaliteit’ en ‘esthetiek’.

Dit levert uiteindelijk een positief resultaat voor de gebruiker op en kosten voor eventuele noodzakelijke aanpassingen achteraf worden bespaard.

Tip 2 Ken je doelgroep Een facility manager moet zijn doelgroep goed kennen. Ouderen hebben behoefte aan andere voorzieningen dan kinderen, voor een standaardkantoor zijn andere faciliteiten noodzakelijk dan voor een chemisch bedrijf en economiestudenten moeten weer anders worden gefaciliteerd dan studenten die een creatieve studie volgen.

Een facility manager die zijn doelgroep goed kent, kan inspelen op de wensen binnen het dienstenpakket en kan tevens geldende wet- en regelgeving voor de betreffende doelgroep toetsen aan het pand en de bedrijfsprocessen.

Als de inhoudelijke kennis over de doelgroep in de ontwerpfase ontbreekt maar

ook in het opzetten van de beheersituatie, kan dit achteraf aanpassingskosten met zich meebrengen evenals een verhoogde exploitatiebegroting.

Tip 3

Bepaal al tijdens het ontwerpproces de exploitatiekosten In de praktijk blijkt dat 80 procent van de exploitatiekosten tijdens het ontwerpproces wordt bepaald. Regelmatig worden de functionele aspecten vergeten in het ontwerp. Er wordt dan niet nagedacht over het vervangen van onderdelen (voorbeeld: het vervangen van een trafo is alleen mogelijk na sloop van een dichtgetimmerde koof).

Exploitatiekosten worden voornamelijk bepaald door arbeidskosten. Creatieve, maar onpraktische ideeën in het

Vervolgens moet een architect worden geselecteerd die past bij deze uitgangspunten en moet regelmatig de balans tussen ´functionaliteit´ en ‘esthetiek’ worden getoetst. Hierbij is het goed om alert te blijven op slimme verbeteringen zodat deze waar mogelijk doorgevoerd kunnen worden.

Tip 4 Maak een bewuste

keuze voor de gevel van het pand

De keuze van de gebouwgevel bij nieuwbouw kan van groot belang zijn voor de exploitatiekosten tijdens het gebruik van het pand. Een gevel met veel glas kan hoge gebruikskosten veroorzaken, voor bijvoorbeeld glasbewassing maar ook voor problemen in verband met de klimaatbeheersing. Als de binnentemp-

In de praktijk blijkt dat 80 procent van de exploitatiekosten tijdens het ontwerpproces wordt bepaald bouwontwerp kunnen de exploitatiekosten exponentieel doen stijgen. Om dit te voorkomen is het bepalen van de juiste uitgangspunten in het programma van eisen belangrijk (goed opdrachtnemerschap vraagt goed opdrachtgeverschap).

eratuur in de zomer te hoog oploopt, moet er bijvoorbeeld extra worden gekoeld, terwijl er als de binnentemperatuur in de winter te laag wordt juist extra verwarmd moet worden. Daarnaast komen er extra kosten kijken bij het goed inregelen van de klimaatinstallatie.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

21

»

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Tip 5 Laat de constructie van het pand niet de exploitatiekosten be誰nvloeden

Ook van gemaakte keuzes met betrekking tot de constructie van het pand kan de pandbeheerder later last hebben.

Voorbeeld 1: er moeten grote deuren worden geplaatst, maar deze kunnen niet via de binnenzijde van het gebouw op de juiste plek worden gebracht zonder een deel van de pui te moeten demonteren. Voorbeeld 2: de gekozen fundering of een bepaalde vloer staat niet toe dat een hoogwerker eroverheen rijdt in verband met de maximale vloerbelasting. Dit zou echter wel moeten voor het vervangen van de verlichting.

Om dit op te lossen moet een steiger geplaatst worden wat weer extra kosten met zich meebrengt. Het zijn helaas voorbeelden uit de praktijk!

Door hier vooraf goed over na te denken en dit in de ontwerpfase aan te geven, zijn bepaalde kosten, die in dat geval onnodig gemaakt moeten worden, te voorkomen.

Tip 6 Met minder vierkante meters meer mensen bedienen (HNW)

Een voor de hand liggende tip voor het besparen op exploitatiekosten in

22

de huisvesting is het terugdringen van het gebruik van het aantal vierkante meters. Huisvestingskosten zijn een grote post op de exploitatiebegroting.

Binnen veel bedrijven en instellingen

Het is raadzaam om de aanbesteding van energie en zaken als factuurcontrole onder te brengen bij een gespecialiseerd bureau. Voor veel organisaties liggen er kansen om het energiema-

Vaak ontstaan er discussies over de servicekosten tussen huurder en verhuurder wordt Het Nieuwe Werken ge誰ntroduceerd. Door de implementatie van dit werkconcept wordt een fors aantal vierkante meters kantoorruimte afgestoten met als gevolg een aanzienlijke jaarlijkse besparing op de exploitatiekosten op het gebied van huur, onderhoud en dienstverlening.

Tip 7 Besteed energie zorgvuldig aan

Het aanbesteden van energie is ingewikkeld. Er zijn piek- en daltarieven, dag- en nachtverbruik, kleinverbruik, grootverbruik, meters en tussenmeters, een complexe factuurstroom, energieleveranciers en netwerkbeheerders, toeslagen, transportkosten, en ga zo maar door.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

nagement te optimaliseren en kosten te besparen, waarbij een advies van een specialist goed van pas kan komen.

Tip 8 Van correctief naar preventief onderhoud

Technisch en bouwkundig onderhoud zijn een grote post op de exploitatiebegroting. Het is daarom raadzaam om het onderhoud zodanig te organiseren dat kosten voor correctief onderhoud zullen dalen en de kosten voor preventief onderhoud zullen stijgen. Bedrijven die veel correctief onderhoud laten uitvoeren, hebben te maken met hoge rekeningen in verband met storingen, voorrijdkosten, personeelskosten et cetera.

Wanneer bedrijven werken met pre-

t hema huisvesting/gebouwbeheer

ventief onderhoud naar aanleiding van een meerjarenonderhoudsplanning (na het uitvoeren van een nulmeting), kunnen deze kosten grotendeels worden gecontinueerd en gemonitord. Op het gebied van weten regelgeving voldoen deze bedrijven dan aan de gestelde veiligheidseisen en er zijn schaalvoordelen te behalen bij het afsluiten van onderhoudscontracten.

Tip 9 Ken je vastgoedportefeuille

In organisaties die regelmatig met fusies en overnames te maken hebben, komt het vaak voor dat de vastgoedportefeuille van een van de organisaties onbekend is. Hoeveel panden heeft de organisatie in gebruik, waar zijn deze gevestigd en welke onderhouds- en dienstverleningscontracten zijn er voor die panden afgesloten?

Dit is een belangrijke vraag die orga-

nisaties zich zouden moeten stellen.

Als de vastgoedportefeuille binnen organisaties administratief gezien op orde is, kan er gekeken worden naar het combineren van (onderhouds) contracten en de dienstverlening van zowel de interne organisatie als van externe ingehuurde partijen en zijn er schaalvoordelen te behalen.

dat de huurder servicekosten betaalt en daarnaast nog een fors bedrag voor overige onderhouds- en pandgebonden zaken. Als deze posten tevens (deels) in de servicekosten worden doorberekend, maakt de huurder dubbele kosten. Duidelijkheid hierover zorgt ervoor dat de (exploitatie)kosten voor de huurder worden teruggedrongen en inzichtelijk blijven. ‚‚

Tip 10

Zorg voor een duidelijke demarcatielijst Voor veel organisaties zijn de servicekosten een vaag begrip. Vaak ontstaan er discussies over de servicekosten tussen de huurder en de verhuurder. Wat valt er binnen de servicekosten en welke kosten zijn voor rekening van de huurder van het pand? Door bij het afsluiten van het huurcontract een duidelijke demarcatielijst op te stellen en deze af te stemmen met de verhuurder, wordt deze onduidelijkheid weggenomen. Met regelmaat komt het voor

* Judith Leijten (directeur) en Floor Schepens (projectleider) zijn werkzaam bij FGB Facility & Real Estate (www.fgbfacilitygroup.nl/ facility-real-estate)

(Advertentie)

Facto Magazine nummer 9 september 2012

23

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Integraal beheer van de werkomgeving Steeds meer organisaties investeren in een flexibele werkomgeving. Als dan na een intensieve periode de huisvesting in gebruik wordt genomen, gaat men vaak al snel over tot de orde van de dag, wordt het ruimtebeheer op de oude manier voortgezet en worden beoogde doelstellingen uit het oog verloren. Hoe is dat te voorkomen? RICK STEINMANN *

D

e ontwikkeling en invoering van een nieuw huisvestingsconcept, om veranderingen in huisvesting en/of manier van werken te realiseren, is vaak een intensief en kostbaar proces. De ervaring leert dat het daarna lastig is om de oplossingen vast te houden en de voordelen ook werkelijk duurzaam te borgen.

De noodzakelijke informatie is onvoldoende beschikbaar, veranderingen in de huisvesting kunnen niet goed worden getoetst aan de oorspronkelijke uitgangspunten en men heeft geen zicht op de langetermijnhuisvestingsbehoefte, terwijl er toch dagelijks operationele besluiten worden genomen.

Kennis en ervaring vanuit de facilitaire regie organisatie Het is voor een gemiddelde huisvestingsorganisatie een uitdaging om voldoende kennis, kunde en middelen in huis te houden als het gaat om huisvesting. Dat heeft een aantal redenen.

Door de verdere uitbesteding van de operatie beschikken facilitaire organisaties bijvoorbeeld over steeds minder eigen mensen. De medewerkers van de regieorganisatie die overblijven, zijn vaak breed inzetbaar en beschikken over een behoorlijke achtergrond, maar ze zijn minder ervaren in het veldwerk.

Daarbij komt dat door verandering van functies en mensen de kennis uit en over het verleden verwatert.

En dan speelt soms ook nog het verleggen van het vraagstuk beheer naar de aanbieders van (integrale) facilitaire dienstverlening. Dat maakt het vraag-

24

stuk nog complexer. De scope van deze dienstverlening is afhankelijk van de contractduur en kent vooralsnog geen oplossingen voor beleid, strategie of voor niet-facilitaire onderwerpen.

Verwachtingen van eigentijdse werkomgeving In de ontwikkeling en invoering van een nieuwe werkomgeving steken organisaties veel energie. Vaak wordt als eerste een interdisciplinair project opgestart. Binnen dit project worden heldere en breed gedragen doelstellingen geformuleerd die binnen het budget en het tijdpad te realiseren zijn. Voor menige projectorganisatie ligt hier een enorme uitdaging. Immers, hoe krijg je de vaak uiteenlopende belangen van gebouweigenaren, bestuurders, afde-

lingsmanagement, eindgebruikers en beheerders van werkomgevingen fatsoenlijk bij elkaar?

De doelstellingen zou je kunnen zien als de te leveren prestaties van de nieuwe werkomgeving. Om het helemaal goed te doen, en ook het project te kunnen sturen op basis van een business case, is het van belang dat die prestaties meetbaar zijn.

Meetbaar in kwantitatieve vorm (in vierkante meters, in ratio’s, in geld) maar ook meetbaar in kwalitatieve vorm (zoals tevredenheid, ervaren productiviteit of maatschappelijke waarden als duurzaamheid en mobiliteit).

Het betreft tenslotte resultaten die vaak pas na langere tijd zichtbaar worden (zie de figuur hieronder).

Figuur. De prestaties van de werkomgeving zijn op verschillende onderdelen meetbaar.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

t hema huisvesting/gebouwbeheer

eigentijdse Een vervolgvraag is: worden de gewenste prestaties behaald, is de performance überhaupt te meten en is daar achteraf nog iemand mee bezig of in geïnteresseerd?

Daar ontstaat een wonderlijk beeld. Een verkenning bij een aantal organisaties met een nieuwe werkomgeving en bij aanbieders van beheerinstrumenten leert dat metingen zich meestal beperken tot de werkplekbezetting. En dat daarmee vooral wordt gestuurd op efficiënt gebruik van de vierkante meters en dat het onderwerp vooral een ding is voor de facilitaire discipline.

Overdracht Wanneer is het projectteam dan eigenlijk klaar? Bij de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving of na de eerste of tweede evaluatie? Of nadat de doelstellingen zijn gehaald?

Op dit punt zit vaak een enorme weeffout in het proces. Projecten dienen immers te eindigen en hun resultaten over te dragen naar de staande organisatie in de vorm van een volledige projectoverdracht inclusief handvatten voor borging van de resultaten.

Interdisciplinair Een grote uitdaging is het bijeenhouden van de disciplines die hebben gewerkt aan de nieuwe werkomgeving.

De ervaring leert dat blijvende samenwerking tussen partijen als FM, ICT, HRM, IM en communicatie zelden onderdeel is van de projectopdracht.

Het is dan ook niet vreemd als de constante stroom van wijzigingsverzoeken door de eerstelijns medewerkers van de verschillende disciplines niet meer integraal en op elkaar passend wordt opgepakt. Vervuiling van het huisvestingsconcept en het niet-halen van de resultaten zijn het gevolg.

Interesse in de resultaten Opmerkelijk is vaak ook dat op hoger niveau binnen de organisatie de interesse in de oorspronkelijk beoogde resultaten na de realisatie van de nieuwe werkomgeving lijkt af te nemen. Vaak gaat het hier om organisaties die ieder jaar veel projecten uitvoeren en moeite hebben ze allemaal bij te houden.

De projectorganisatie wil op enig moment gedechargeerd worden en kan dan niet meer verantwoordelijk zijn voor het betrokken houden van het management en andere belanghebbenden.

Als vooral dat management in de nieuwe werkomgeving ook nog eens bedreigingen ziet, ontstaat een groot afbreukrisico.

In veel organisaties worden bijvoorbeeld huisvestingskosten niet doorbelast en is het besparen daarop niet een belang dat breed wordt gedeeld. Net zo min blijft het doorvoeren van een op

»

»

»

» »

terug te geven aan de markt (geen directe baten); initiële kosten niet goed opgenomen in business case, doorrekening niet mogelijk; doelstellingen niet helder geformuleerd, resultaatberekening niet mogelijk; geen actueel inzicht in harde en zachte resultaten, geen sturing mogelijk; geen inzicht in dynamiek gebruiksorganisatie, toenemende mismatch; borging niet georganiseerd, vervuiling en verwatering van de resultaten.

Denken in oplossingen Niet aan beginnen dus? De hype rondom HNW leert ons veel zin en onzin, maar in ieder geval dat dit soort concepten in de basis kan werken. Elke organisatie moet haar eigen oplossing uitwerken maar niet het wiel proberen uit te vinden.

Groei, krimp en proceswijzigingen hebben invloed op de gewenste werkomgeving outputsturende managementstijl een vanzelfsprekende koppeling met de meer eigentijdse werkomgeving.

Realisatie beoogde effecten Een rondje langs nieuwe werkomgevingen bevestigt dat lang niet altijd de beoogde effecten worden gerealiseerd.

Een aantal voorbeelden: » geen of weinig acceptatie van het huivestingsconcept bij management en/of medewerkers; » geen blijvende integrale aanpak, halve en slechtwerkende oplossingen; » technologie blijft knelpunt, virtuele component ontbreekt; » bespaarde vierkante meters niet

Een goed en steeds passend huisvestingsconcept is weliswaar gebaseerd op ‘proven technology’ maar moet vooral slim maatwerk zijn op basis van doordachte standaarden. Huisvestingsconcepten zijn dus zeker niet zonder meer kopieerbaar.

Het onderzoeken van vertreksituatie, hergebruik van benchmarkgegevens om kaders aan te geven en het vaststellen van haalbare doelstellingen is een traject waar elke organisatie doorheen moet. Deze kennis van organisatiespecifieke uitgangspunten en het vaststellen van een eigen visie op de ontwikkeling daarvan zijn noodzakelijk om een concept uit te

Facto Magazine nummer 9 september 2012

25

»

%HVWH )DFLOLW\ 0DQDJHU

9RHOW X ]LFK RRN EHWHU DOV X ]HNHU ZHHW GDW XZ EXGJHW JRHG LV EHVWHHG" IRU\RXUKRVSLWDOLW\ QO

t hema huisvesting/gebouwbeheer

voor een andere inzet van de P&Oinstrumenten als cao, beoordelen, werving en selectie, trainingen en werkstijlen.

Suggestie 4. Zorg voor meet- en beheerinstrumenten Succesvolle sturing en beheer kunnen niet zonder passende instrumenten.

De markt van vraag en aanbod kan slimmer samenwerken bij de ontwikkeling daarvan. Er is in de markt veel kennis en ervaring beschikbaar uit eerdere projecten. Die is goed te gebruiken als basismateriaal. Steeds meer partijen zijn ook bereid die kennis en ervaring te delen.

In coproductie kan worden toegewerkt naar eenvoudig in te zetten middelen voor het meten en in beeld brengen van prestaties. Het analyseren en interpreteren van resultaten en het maken van scenario’s zullen echter altijd handwerk blijven. Daarin schuilt de toegevoegde waarde van gespecialiseerde aanbieders. Dat handwerk is daarmee uitbesteedbaar, maar pas succesvol als opdrachtgevende organisaties zelf kunnen aangegeven aan welke doelstellingen zij echt belang hechten.

Wanneer is een bouwprojectteam eigenlijk klaar? Bij de ingebruikname van de nieuwe werkomgeving of na de eerste of tweede evaluatie? Of nadat de doelstellingen zijn gehaald? kunnen werken en beheersbaar te maken. De volgende suggesties kunnen helpen.

Suggestie 1. Zorg voor actuele en verwachte gegevens over de huisvesting Door de continu veranderende huisvestingsbehoefte van (interne) klanten, is het voor het integraal huisvestings- en ruimtebeheer belangrijk te beschikken over actuele en verwachte gegevens over de huisvestingssituatie.

Als deze informatie niet beschikbaar is, wordt het onmogelijk om de beoogde prestaties te borgen.

Dit betekent dat de huisvestingssituatie (zowel kwantitatief als kwalitatief) scherp in beeld moet zijn. Op basis van deze gegevens zal de conceptmanager zijn klanten proactief en continu voorzien in de best passende oplossing voor de huisvestingsbehoeften.

Suggestie 2. Zet facilitair accountmanagement in De link naar de klant, de gebruiker van de werkomgeving, is van groot belang.

Immers, hij bepaalt het beschikbare budget en is bij uitstek degene die de dynamiek van de organisatie (enigszins) kan voorspellen.

Groei, krimp en proceswijzigingen zijn enkele zaken die invloed zullen hebben op de gewenste werkomgeving en die bij voorkeur in een prognose aan de

orde moeten komen, dus niet als ‘bestelling’ achteraf.

Het facilitair accountmanagement dient dan ook getraind te worden om met de klant periodiek in gesprek te gaan over de verwachtingen bij de business. De ideale tijdshorizon is daarbij één of twee kwartalen. Dan is advisering over optimalisatie van de werkomgeving mogelijk en zijn ingrepen op tijd uitvoerbaar.

Launching customers

Suggestie 3. Stuur op succesfactoren Het huisvestingsconcept moet blijvend met een integrale bril worden gecoacht. Vanuit de betrokken disciplines en in samenspraak met de gebruikers kan worden gekozen voor langdurige inzet van verandermanagers of floorcoaches met een ‘sponsor’ in de top van de organisatie.

Zo’n verandermanager komt bij voorkeur uit de gelederen van de gebruikers en moet beschikken over voldoende kennis van het oorspronkelijke project.

Hij kan sturen op een cultuur van eigen initiatief en experimenteren, waarin je als gebruiker dus ook mag falen.

Hij kan vragen om aandacht voor een platte hiërarchie met veel transparantie, het sturen op groepsdoelen voor beter samenwerken, het zorgen voor de constant lerende organisatie en het kunnen uitgaan van vertrouwen.

De HRM-discipline zou moeten zorgen

Integraal ruimtebeheer van eigentijdse werkomgevingen moet dus een ding worden van meerdere partijen, zowel aan de demand- als aan de supplyzijde.

Daarbij leert de ervaring dat het kan helpen als aanbieders van adviesdiensten, van IFM-diensten en van beheerinstrumenten in samenwerking met opdrachtgevers, die willen optreden als launching customers, de krachten weten te bundelen. ‹‹

* Rick Steinmann is managing partner bij Hospitality Design (www.hospitalitydesign.nl)

Facto Magazine nummer 9 september 2012

27

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Succesvolle renovatie uitgewoond pand

In 5 maanden naar high tech-kantoor Avantes en Uni-Invest wisten in vijf maanden tijd een uitgewoond gebouw te renoveren tot een hightech kantooromgeving van 2.400 vierkante meter. Ze besparen in tien jaar 2,5 miljoen euro. MARIEKE VAN DOGGENAAR *

E

en nieuw kantoorpand bouwen: kan dat nog wel in deze tijd van leegstand en versloffende bedrijventerreinen? Sommige ondernemers vinden van niet en kiezen voor hergebruik van een bestaand gebouw. Een slim alternatief. Want renovatie met duurzame maatregelen kan lucratieve besparingen opleveren.

Neem Avantes en Uni-Invest: binnen vijf maanden wisten ze een uitgewoond gebouw te renoveren tot een hightech kantooromgeving van 2.400 m2. Zo besparen zij in tien jaar 2,5 miljoen euro.

MVO als uitgangspunt Avantes, producent van spectrometers, was gevestigd in Eerbeek en wilde in 2011 een nieuw bedrijfspand neerzet-

ten. In de zoektocht naar vierkante meters stuitte het bedrijf op een bestaand gebouw (met drie etages) in Apeldoorn. Iets te groot, sterk verouderd en met een volledig uitgebrande tweede verdieping.

Benno Oderkerk, directeur van Avantes: ‘Duurzaamheid ligt in het verlengde van onze bedrijfsfilosofie en produc-

Op een display in de hal wordt de besparing vertaald naar bijvoorbeeld het verbruik van een huishouden Toch zag Avantes (50 medewerkers) mogelijkheden en ze nam contact op met verhuurder Uni-Invest. De locatie en de ligging waren aantrekkelijk en bovendien kwam de verhuurder met

De nieuwe duurzaamheidsmaatregelen hebben geleid tot een daling van de maandelijkse energierekening van Avantes met ongeveer 2.500 euro.

28

een interessant plan om het pand samen duurzaam te renoveren.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

ten. We willen de aarde zo min mogelijk belasten. Dat betekent dat we ver vooruitkijken en bij alles wat we doen nadenken over de impact ervan op onze omgeving. Bij het maken van producten, maar óók bij de keuze voor een gebouw.’

Christian Huijbregts van verhuurder Uni-Invest vult aan: ‘We denken graag met onze huurders mee en vinden het belangrijk om samen te kijken naar de kosten en baten op de lange termijn. Uiteindelijk hebben we het altijd over langdurige samenwerking tussen eigenaar en huurder.

Dat is ook de basis voor succesvolle renovaties. Bij renovaties gaat het niet alleen om de actuele kosten voor huur, gas, water en licht. Voor ons is de toekomst net zo belangrijk: wat gaan de energieprijzen doen?

Dan blijkt duurzaam investeren op de lange termijn vaak veel goedkoper.’

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Samenwerking sleutel tot succes De totale renovatie van het Avantesgebouw kostte 2,5 miljoen euro. Meer dan 10 procent (ruim 300.000 euro) ging naar verschillende duurzame energiemaatregelen. Dat is opmerkelijk, want vaak blijkt de financiering van duurzame maatregelen een ‘bottleneck’ bij renovaties. Nu lukte het wel.

Oderkerk: ‘Uni-Invest kwam met een eigen financieringsconcept waarbij de investering door ons beiden wordt gedragen. Het bedrijf bood een totaalpakket aan duurzame maatregelen, dat we hebben overgenomen. Daar hebben we nog zonnepanelen en ledverlichting aan toegevoegd.’

De partijen tekenden een huurovereenkomst van tien jaar. Oderkerk: ‘Alleen als het huurcontract lang loopt, werkt zo’n renovatiescenario. Daarnaast is een meedenkende verhuurder, die ook bereid is te investeren, een belangrijke succesfactor. De samenwerking met Uni-Invest was de sleutel tot wederzijdse en duurzame winst.’

Financiering: Green Fee Voor de financiering heeft een extern adviesbureau eerst iedere duurzame maatregel doorgerekend: hoeveel energie wordt bespaard ten opzichte van de oude situatie en wat is de terugverdienperiode? De nieuwe maatregelen leidden tot wijziging van het energielabel van G in A en tot een daling van de maandelijkse energierekening van Avantes met ongeveer 2.500 euro. Die besparing

Op sommige dagen wekken de zonnepanelen op het pand van Avantes in Apeldoorn zoveel energie op dat de ledverlichting erop kan draaien. vormt de basis voor de Green Feeconstructie.

Oderkerk: ‘De verhuurder investeert 300.000 euro, wij besparen hetzelfde bedrag in tien jaar. Gedurende de contractperiode betalen we via de energiebesparing het totale geïnvesteerde bedrag terug. Bovenop de reguliere huur.’

Op deze manier is de investering voor beide partijen kostenneutraal. Na tien jaar dalen de kosten voor Avantes, terwijl ze nog steeds profiteert van de energiebesparingen en duurzame technologie in haar kantoor.

Duurzame maatregelen in pand Avantes » Zonnepanelen » Dakisolatie » Beglazing met hogere isolatiewaarden (HR++) en een hoger warmtewerend vermogen » Reclameverlichting op led » Centrale schakeling verlichting, nachtverlichting bij geen gebruik » Duurzame TL5- en ledverlichting » Oude cv-ketels vervangen door een warmtepomp met een bodembron en warmte-koude-opslag » Warmteterugwinning (wtw) op de nieuwe luchtbehandeling Via de link www.platformduurzamehuisvesting.nl/2012/03/20/avantes-en-uni-investbrengen-bouwvallig-pand-weer-tot-leven is een video van de verbouwing te zien.

Of Green Lease?

Selina Roskam, adviseur energiebesparing utiliteitsbouw bij Agentschap NL, vindt de gekozen financieringsconstructie interessant. Ze vindt het een goed idee voor andere partijen. ‘Huurders en verhuurders barsten vaak van de duurzame ambities, maar die komen niet altijd van de grond. Dat ligt veelal aan de zogenaamde split incentive-problematiek: de ontwikkelaar, verhuurder of eigenaar van een gebouw investeert in energiebesparende maatregelen; vervolgens profiteert alleen de huurder van de opbrengsten via een lagere energierekening. Een oplossing à la Avantes en Uni-Invest kan dit opvangen.’

Een andere mogelijkheid is een ‘Green Lease-constructie’. Daarbij maken huurder en verhuurder concrete afspraken over de verdeling van de kosten, baten en risico’s bij het verduurzamen van een gebouw.

De duurzaamheidmaatregelen zijn op deze manier voor zowel de huurder als de verhuurder meetbaar en controleerbaar gedurende de gehele huurtermijn.

Een voorbeeld is het huurcontract tussen Triodos Bank en Gasterra. Daarin

Facto Magazine nummer 9 september 2012

29

»

(Advertentie)

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Agentschap NL Agentschap NL ondersteunt beleggers, projectontwikkelaars, gemeenten, gebouweigenaren en eindgebruikers bij het duurzaam bouwen, renoveren en beheren van gebouwen.

Meer weten? Zie www.duurzaamvastgoedportal.nl en www.slimme-energie.nl.

Software voor Schoonmaakbedrijven

is vastgelegd om na renovatie op een energielabel A+ uit te komen. De ‘Leidraad Green Lease’ van Agentschap NL (zie www.duurzaamvastgoedportal.nl), geeft inzicht in de mogelijkheden.

Ook andere interessante financieringsvormen zijn denkbaar, zoals een samenwerking met een Energy Service Company (ESCo).

Kleine gasketel

Geïnstalleerd op uw eigen computer of online werken via de Cloud.

Geen investeringen in hardware, gegarandeerd veilig en altijd bereikbaar waar u ook bent.

Roskam benadrukt dat het wel zaak is de vorderingen te monitoren. Dit wordt bevestigd door Susanne Weijkamp, facilitair manager bij Avantes: ‘Via een monitoringsysteem heb ik een actueel overzicht van ons energieverbruik en eventuele storingen. Zo zie ik hoe weinig gas we verbruiken: sinds september 2011 maar 1.130 m3. We werken dus heel zuinig.

Onze aanpak? We hebben veel tijd gestoken in het voortraject, in overleg met adviseurs. Dat loont. Het is een prettig gebouw, het tocht nauwelijks en het binnenklimaat is heel gelijkmatig. De WKO kan het meestal helemaal alleen af.

Alleen toen het even -20 °C was afgelopen winter, moesten we gas gebruiken. En ook voor de airco hebben we geen gas nodig.’

Goed gevoel Voor werkgever en werknemer blijken investeringen in duurzame oplossingen soms niet-meetbare maar wel duidelijk ‘voelbare’ effecten te hebben.

Weijkamp vindt haar werk echt aantrekkelijker geworden: ‘Duurzaam werken geeft een goed gevoel. Dat merk ik ook bij mijn collega’s; ze wijzen ons voortdurend op mogelijke verbeteringen. Wat ook goed werkt, is de “energiemirror”: een display in onze ontvangsthal. Daarop zie je direct wat we besparen. De besparing wordt vertaald naar iets waar mensen een beeld bij hebben, bijvoorbeeld een hoeveelheid autokilometers of het verbruik van een huishouden. Dat zegt veel meer dan besparingen in megawatt.’

Oderkerk vult aan: ‘Onze medewerkers zijn duidelijk trots op ons duurzame pand. Interessant is dat de duurzame maatregelen van het pand hen ook inspireren. Op sommige dagen wekken we via de zonnepanelen zoveel energie op dat de ledverlichting daarop kan draaien. Dat zet aan tot nadenken. Sommige collega’s overwegen nu zelfs thuis zonnepanelen aan te brengen. Dat een gebouw dat kan bereiken, is fantastisch!’ ‹‹

* Marieke van Doggenaar is freelance journalist

www.nocore.nl 30

Facto Magazine nummer 9 september 2012

t hema huisvesting/gebouwbeheer

Hoe maak je de business case voor huisvesting?

Van ambities naar calculeren en kiezen Ontwikkelingen zoals krimpende organisaties, kostenbesparing, HNW en duurzaamheid leiden tot een veranderende vraag naar huisvesting. Voor welke oplossing er ook wordt gekozen, het is zaak vooraf inzicht te hebben in de financiële consequenties, op zowel korte als lange termijn. Het kan daarbij handig zijn in scenario’s te denken en per scenario de investeringen en exploitatiekosten op een rij te zetten. PIETER VAN DEN HERIK *

I

n economisch moeilijke tijden, wanneer organisaties te maken hebben met dalende omzet, is het vaak nodig kosten te reduceren. Een beweging die hiermee samenhangt, is dat organisaties zich steeds flexibeler willen organiseren en de kern van ‘vaste’ medewerkers vaak kleiner wordt.

Ook facility managers dienen een bijdrage te leveren aan kostenreductie en krijgen te maken met besparingsdoelstellingen. Een groot gedeelte van de kosten in het budget wordt veroorzaakt door huisvesting. Het gaat dan met name om kosten voor huur, afschrijvingen en de kapitaallasten die op de financiering van het vastgoed rusten.

Twee ontwikkelingen die daarnaast ook spelen, zijn Het Nieuwe Werken en het duurzamer maken van de vastgoedportefeuille.

Er ligt dus veel op het bordje van de vastgoed- en facility manager. Een business case, gericht op bovenstaande

variabelen (krimp, kosten, HNW en duurzaamheid), kan helpen om opties te wegen en toekomstbestendige keuzes te maken voor de huisvesting van de organisatie.

Minder vierkante meters, lagere exploitatiekosten, flexibiliteit van het kantoorconcept en reductie van de CO2footprint staan binnen organisaties hoog op de agenda.

Minder m2, lagere kosten, flexibiliteit en CO2-reductie staan hoog op de agenda Daarbij is inzicht in de investeringen en exploitatiekosten cruciaal. Door het inbouwen van investerings- en kosteneffecten van keuzes op bijvoorbeeld het gebied van HNW, duurzaamheid, kwaliteit en ruimtegebruik kan een richting voor de toekomst worden bepaald.

Scenariodenken Met de verandering van het personeelsbestand, de reductie van het ruimtegebruik en de hogere eisen die aan duurzaamheid worden gesteld, verandert de huisvestingsvraag.

De opgave voor de facility manager is om te onderzoeken wat binnen de bestaande situatie de mogelijkheden zijn om deze vragen te beantwoorden.

Vooral over de ontwikkeling van de organisatie, het aantal fte’s en de kosten bestaan vaak inschattingen door het management. Deze vormen het begin in het denken over toekomstige huisvesting.

Daarbij zijn verschillende scenario’s voor het gebouw (of de portefeuille van gebouwen) mogelijk. Dat kan zijn het in stand houden van strate-

Duurzaamheidsniveau 1: groen

Duurzaamheidsniveau 2: groener

Duurzaamheidsniveau 3: groenst

» Gebouw met energielabel A

» Gebouw met energielabel A+

» Gebouw met energielabel A++

» Actief gebruik van WKO

» Toepassen van meerdere energiebronnen (bijv. zon/wind)

» Naar een energieneutraal gebouw

» Ambitie BREEAM -score ‘Certified’

» Ambitie BREEAM-score ‘Good’

» Ambitie BREEAM-score ‘Very good’ of ‘Excellent’

»

Tabel. Drie mogelijke ambitieniveaus op het gebied van duurzaamheid.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

31

t hema huisvesting/gebouwbeheer

heidsniveau gaat betekenen in termen van investeringen en kosten. De tabel op pagina 31 bevat een voorbeeld van de drie niveaus van duurzaamheid.

Model geeft snel inzicht in investering en exploitatie Het Nieuwe Werken Kwaliteit van de huisvesting Duurzaamheid van de huisvesting Jaarlijkse exploitatielasten: € 400.000

€ 340.000

Huidige situatie Alternatief 1 voor onderhandeling

€ 354.000

€ 324.000

€ 300.000

Alternatief 2

Alternatief 3

Doe situatie na onderhandeling in huidige pand

Verschil met huidige situatie onderhandeling: Alternatief 1

-15%

Alternatief 2

Alternatief 3

Doe situatie na onderhandeling in huidige pand

-12% -19%

Aan de ‘knoppen’ draaien -25%

Figuur. Drie variabelen bepalen de jaarlijkse exploitatielasten per alternatief.

gische gebouwen (en de niet-strategische gebouwen afstoten), revitalisatie van de gebouwen of slopen van de gebouwen en overgaan tot nieuwbouw. Ook tussenvarianten zijn mogelijk, zoals revitalisering van de gebouwen in termen van HNW en duurzaamheid met minder vierkante meters.

Deze scenario’s zullen vervolgens worden uitgewerkt en zijn de basis voor een calculatie van investeringen en exploitatiekosten. Voornamelijk de exploitatiekosten per scenario zijn van belang, omdat een levenscyclusperspectief de effecten van keuzes voor onder andere duurzame oplossingen zo op een goede manier inzichtelijk maakt over een periode van bijvoorbeeld vijftien jaar.

Zo kunnen ook verschillende niveaus worden vastgesteld voor bijvoorbeeld HNW, kwaliteit of uitstraling van het gebouw.

Per niveau zal vervolgens gerekend moeten worden om te bepalen welke investeringen dan precies worden gedaan en wat de gevolgen zijn voor de exploitatie van de huisvesting.

In dit proces wordt samengewerkt tussen huisvestingsspecialisten, bouwcalculatiebureaus en deskundigen op het gebied van duurzaamheid en HNW.

Per scenario kunnen op deze manier een aantal aspecten worden berekend, namelijk de investeringen, de exploitatiekosten en de netto contante waarde.

Dit zijn de financiële parameters waarop veel beslissingen op het gebied van huisvesting worden gemaakt.

Een organisatie kan echter verder gaan door hier ook verschillende ambitieniveaus aan toe te voegen. Als bijvoorbeeld nagedacht wordt over het aantal werkplekken per fte, is dit een variabele die in het model gebracht kan worden en waarvan op een gemakkelijke manier drie verschillende mogelijkheden te definiëren zijn.

Op het gebied van duurzaamheid en HNW zijn ook verschillende niveaus te bepalen die vervolgens goed doorgerekend moeten worden om vast te stellen wat de keuze voor een duurzaam-

Als het model gereed is, kan de facility manager samen met de directie de (financiële) consequenties bespreken van een bepaald scenario en de daarbij behorende voorzieningenniveaus (onder andere kwaliteit, duurzaamheid en HNW).

Het model dat CFP hiervoor gebruikt, is gebaseerd op een aantal knoppen (de variabelen) waarmee de organisatie de ambities voor haar huisvesting kan doorrekenen. Dit geeft inzicht in de investering en exploitatie en geeft richting aan het verder uitwerken van de strategie die voor de gebouwen wordt gekozen. Zie ook de figuur linksboven. ‹‹

SAMENVATTING! » Ontwikkelingen zoals krimpende organisaties, kostenbesparing, HNW en duurzaamheid leiden tot een andere huisvestingsvraag. » Om een keuze voor toekomstbestendige huisvesting te faciliteren is het maken van een aantal scenario’s een goed hulpmiddel. Hierin worden opties doorgerekend op investering en exploitatie. » Een verdiepingsslag is mogelijk door de gevolgen van keuzes op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid en HNW door te rekenen.

32

Facto Magazine nummer 9 september 2012

* drs. Pieter van den Herik is werkzaam bij Corporate Facility Partners (CFP) in Apeldoorn (www.cfp.nl)

gastcolumn

Never waste a good crisis! gen zijn principieel tegengesteld: de pandeigenaar wil zoveel mogelijk verdienen aan het pand en u wilt zo min mogelijk betalen.

De laatste cijfers zijn bekend: de leegstand in de vastgoedmarkt is met 14,1 procent historisch hoog, makelaars jubelen in een persbericht dat deze niet harder stijgt, maar ABN Amro voorspelt een leegstand van maar liefst 25 procent in 2015.

U, facility manager, bent aan zet. Dit is niet zozeer een kans om uw huisvestingskosten te verlagen: het is een absolute must!

Als facility manager kunt u niet alleen aflopende huurcontracten tegen lagere kosten afsluiten, maar ook vooral de kans grijpen om lopende contracten open te breken en versneld te profiteren van lagere huurkosten.

Uw besparing pakt u niet alleen op de directe huurpenningen, maar nog meer op eenmalige incentives van huurvrije periodes en investeringen in huisvesting en verhuiskosten.

In de tijd van schaarste aan kantoorruimte werkte deze combinatie voor eigenaar en huurder nog enigszins.

Een huurder was immers blij dat hij een mooie en passende plek had gevonden. U als facility manager kon nog een beetje luis in de pels zijn over het aantal vierkante meters, de servicekosten en voorzieningen, maar dan hield het ook op.

In deze tijd van overvloedig aanbod aan kantoorruimte zijn de belangen U moet de kans grijpen niet alleen tegengesteld maar ook niet om lopende contracten verenigbaar in een adviesrol. De klasopen te breken sieke makelaarsrol is echt passé. Je bent óf advocaat van de verdachte óf advocaat van het slachtoffer, maar niet van allebei tegelijktertijd. Het zijn niet te verenigen belangen.

Dit vraagt om professioneel onderhandelen vanuit het perspectief van u als eindgebruiker en niet vanuit het perspecGelukkig kunt u kiezen. Waar voorheen slechts enkele tief van de pandeigenaar. Te veel marktpartijen en makelaars huisvestingsbureaus zich exclusief richtten op het belang streven naar verbetering van bestaande contracten die zijn van de gebruiker van huisvesting, ontstaat er momenteel opgesteld vanuit het belang van gebouweigenaren. Vroeger echt een splitsing in de markt. Klassieke makelaars enerzijds noemden ze dat op school bij wiskunde een ‘doorwerkfout’. en adviseurs gericht op u, eindgebruiker, anderzijds.

De basis is niet goed maar we gaan er toch consequent De keuze is aan u, u bent niet meer de luis in de pels, u heeft mee verder. het voor het zeggen. ‘Never waste a good crisis’ en gebruik die macht.

Een huurdersmarkt gedomineerd door eindgebruikers vraagt ook om ondersteuning vanuit dit perspectief. De tijd van makelaars die zowel voor pandeigenaren als voor u als gebruiker van het pand werken is voorbij. De belan* Harold Coenders is directeur AOS Studley in Nederland (www.aos-studley.nl) Harold Coenders *

(Advertentie)

Voldoet uw dienstverlening aan alle gestelde eisen en wensen?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 9 september 2012

33

PLATFORM VOOR SCHOONMAAK PROFESSIONALS

WWW.SERVICEMANAGEMENT.NL

E-MAILNIEUWSBRIEF: E-MA Hier kunt u zich i gr ich gratis r abonneren op de -mailn n wekelijkse e-mailnieuws.

Samengesteld o door onze afhankelijke redactie.

COLUMNS: Kritische columns door vakspecialisten

NIEUWS: Iedere dag het allerlaatste vaknieuws

ARCHIEF: Abonnees hebben hebb b gratis toegang tot het archieff van S Service Management. i ikelen n vanaf 2003 zijn hier Alle artikelen te raadplegen!

LEVERANCIERS: Een makkelijk doorzoekbare, online catalogus met een groot aanbod facilitaire producten en diensten

www.servicemanagement.nl

TIPS: Handige checklists, tips en achtergrondinformatie

congres

Vertrouwen, Veranderen en Verantwoordelijkheid

Congres over HNW Op donderdag 6 december organiseert Vakmedianet een groot, inspirerend congres over Het Nieuwe Werken met als thema Vertrouwen, Veranderen en Verantwoordelijkheid. Een kort overzicht van het programma, met vier lezingen, tien workshops, drie in-gesprek-met-sessies en als afsluiting de grote HNW Quiz 2012.

S

teeds meer organisaties passen Het Nieuwe Werken als werkconcept toe of oriënteren zich op de mogelijkheden, omdat zij zien dat Het Nieuwe Werken zowel voor de medewerkers als voor de organisatie tal van voordelen biedt. Echter, veranderen naar HNW gaat niet zomaar. Alle reden dus voor het congres ‘Het Nieuwe Werken: over vertrouwen, veranderen en verantwoordelijkheid’ op 6 december in congrescentrum NBC in Nieuwegein.

Workshops (drie rondes)

Tijdens het congres (inhoudelijk ontwikkeld samen met Henny van Egmond, HNW-deskundige en partner bij Yolk) komen professionals bijeen die direct bij de invoering van HNW betrokken zijn, namelijk algemeen managers en managers HR, Facility en ICT.

1. Wat levert Het Nieuwe Werken op voor medewerkers zelf?

2. Gedragsverandering belangrijker dan faciliteiten (case ABN Amro) 3. Computergebruiker, de vaak vergeten laatste schakel in HNW 4. HNW en de juridische gevolgen voor werkgever en werknemer 5. De mens centraal bij Het Nieuwe Werken 6. Innovatie loont! (case gemeente ’s Hertogenbosch) 7. Valkuilen en successen van Workplace Innovation (case Philips) 8. Waarderend veranderen naar een unieke werkstijl 9. Het Nieuwe Werken is mobiel werken 10. Van HNW naar duurzaam werken, The Next Big Thing

Deskundige sprekers delen op het congres hun kennis, expertise en ervaring.

Ze zijn afkomstig van organisaties als gemeente ’s Hertogenbosch, 365/Zin, Océ Business Services, ABN Amro, Philips, Conclusion, ErgoDirect, Ekelmans & Meijer Advocaten, Yolk, Rabobank Nederland, Wortell, het TelewerkForum en de Vrije Universiteit.

» Laurens van Gilst (Programmamanager Fysieke Omgeving Unplugged, Rabobank Nederland) » Maarten van Noort (Directeur Operations bij IT-dienstverlener Wortell) » Marjan Oliehoek (Programmamanager VU Smart@Work, Campusontwikkeling, Vrije Universiteit

In gesprek met

DAGPROGRAMMA

Keynote: prof. E. van de Loo Leiderschap, gedrag en verandering in de wereld van Het Nieuwe Werken.

Door prof. dr. Erik van de Loo, partner/ medeoprichter Phyleon, hoogleraar Leiderschap en Gedrag VU Amsterdam en adjunct clinical professor of management bij INSEAD.

Lezingen » De negatieve kanten van HNW Henny van Egmond, partner bij Yolk, auteur van ‘Het nieuwe werken, van visie naar praktijk’, en voormalig programmamanager van Rabo Unplugged » Excelleren met een organisatie zonder bazen en managers Fokke Wijnstra, ondernemer en medevormgever van netwerkorganisatie Finext » Nieuw Label of Nieuw Werken? prof. dr. Nol Groot, bijzonder hoogleraar Management en Complexiteit aan de Open Universiteit Als afsluiting presenteert cabaretier Jelle Kuiper de grote HNW Quiz 2012. ‹‹

Informatie Datum Plaats Kosten Aanmelden Informatie

: donderdag 6 december 2012 : NBC Nieuwegein : 399 euro excl. btw per persoon (bij twee of meer deelnemers van dezelfde organisatie geldt een aantrekkelijke korting!) : www.overhetnieuwewerken.nl/congres : mvdhorst@vakmedianet-alphen.nl of tel. 06 516 15 659

Facto Magazine nummer 9 september 2012

35

congres

NEVI Inkoopdag drukbezocht

Inkoop verandert.

En de inkoper?

Op 19 juni vond de NEVI Inkoopdag 2012 plaats, een samenwerking tussen NEVI en Facto Magazine. Meer dan 300 inkoopmanagers waren naar NBC Nieuwegein getogen om zich te verdiepen in het thema ‘Inkoop verandert. Verandert u mee?’. Een verslag. GERARD DESSING

E

over onder andere Maatschappelijk Facilitair Contracteren, megatrends in inkoop en supply management, EMVA: hoe bereken je dat?, ketenverantwoordelijkheid en de verschillende rollen van de moderne inkoper. Het waren de ingrediënten

van de NEVI Inkoopdag (een samenwerking tussen NEVI en Facto Magazine) op 19 juni in NBC Nieuwegein.

Is er wel zoveel veranderd?

De opening van de dag was in handen van dagvoorzitter prof. dr. Frank

Foto’s: Herman Stöver Fotografie, Ede

en volle zaal met 300 inkoopmanagers, drie plenaire presentaties in de ochtend, een afsluiting door veranderkundige dr. Arend Ardon over de blokkerende rol van managers bij veranderingsprocessen en daartussen diverse workshops

Het voorzitterschap van de NEVI Inkoopdag op 19 juni was in handen van prof. dr. Frank Rozemeijer, hoogleraar Purchasing aan de Maastricht University.

36

Facto Magazine nummer 9 september 2012

Carlijn Totté (sourcing manager bij Vanderlande industries en Young Talent van het jaar 2011): ‘Inkoop moet hetzelfde niveau hebben en dezelfde taal spreken als de business.’

congres

Gerco Rietveld (auteur van ‘Inkoop, een nieuw paradigma’): ‘Het wisselen van leveranciers levert zes tot twaalf maanden ellende op voor de interne klant.’

Frank de Reij (Inkoopdirecteur AirfranceKLM en CPO van het jaar 2011): ‘Als inkoop echt wat wil bereiken, is het wel zaak mensen in huis te hebben van niveau.’

Veranderkundige dr. Arend Ardon hield in zijn slotpresentatie de aanwezigen een duidelijke spiegel voor: ‘Managers zijn vaak onderdeel van het probleem.’

Rozemeijer, NEVI hoogleraar Purchasing aan de Maastricht Uni­ versity. Roze­meijer vroeg zich open­ lijk af of er wel zoveel verandert in inkoop. ‘Supplier development? Daar had mijn goeroe professor Mike Leenders het al over in 1965. De Kraljicmatrix? Die dateert al van 1983 en daar werken we nog steeds mee. Ei­ genlijk blijft veel hetzelfde. Maar het lijkt erop dat de veranderingen vooral in de inkoper zelf ­zitten.’

wisselen van leveranciers levert zes tot twaalf maanden ellende op voor de ­interne klant’).

gramma Procurement 2.0 hebben plaatsgevonden, zijn meer focus op waarde, meer focus op leveranciers­ management en meer focus op con­ nectivity en integratie. Een andere verandering betreft het terugbrengen van het aantal inkoopdomeinen van tien naar zeven en het terugbrengen van het aantal categorieën van der­ tig naar vijftien.

De Reij benadrukte dat als inkoop echt wat wil bereiken, het wel zaak

Vervolgens was het woord aan drie sprekers: »» de auteur van het Managementboek van het jaar Gerco Rietveld (Inkoop, een nieuw paradigma); »» de CPO van het jaar 2011, Frank de Reij, inkoopdirecteur van AirfranceKLM; »» de Young Talent van het jaar Carlijn Totté, sourcingmanager bij Vander­ lande Industries.

Inkoop, andere focus Rietveld benadrukte dat inkoop zich niet moet focussen op kostenbespa­ ring, maar vooral op het leveren van oplossingen die de business echt voor­ uit helpen, dan volgt het financiële ef­ fect vanzelf. Inkoop moet ophouden met het verkopen van inkoop, alleen maar kosten besparen en steeds maar nieuwe leveranciers selecteren (‘Het

Facto Magazine nummer 9 september 2012

036-040_FM09_ART01_Inkoopdag.indd 37

Beter is het te focussen op kwaliteit, prestatie-inkoop, begrijpen wat de organisatie succesvol maakt, het voorleggen van een probleem aan de markt (in plaats van zelf een oplos­ sing verzinnen) en het strategisch inzetten van leveranciers met klant­ contacten.

‘Het is goed als mensen uit de business een paar jaar in een inkoopfunctie werken, dat zorgt voor verandering en verbetering’ ‘Als inkoop echt een businesspartner wil worden, is mijn advies: ga niet al­ tijd rechtdoor, maar sla ook eens linksof rechtsaf’, besloot Rietveld.

Airfrance-KLM De Reij beschreef onder meer de veran­ deringen in de inkooporganisatie (5,7 miljard euro spend, 320 medewerkers, > 300 miljoen kostenbesparing in drie jaar tijd) van luchtvaartmaatschappij Airfrance-KLM in deze lastige tijd in een lastige markt.

Veranderingen die binnen het pro­

is mensen in huis te hebben van ni­ veau. ‘Als je op strategisch niveau het gesprek wilt voeren, zul je wel mensen van niveau in dienst moe­ ten hebben. Het is dan ook goed als mensen uit de business een paar jaar in een inkoopfunctie gaan werken, dat zorgt voor verandering en ver­ betering.’

Young Talent Carlijn Totté werd in interviewvorm bevraagd door dagvoorzitter Roze­ meijer. Enkele punten die uit dat

Facto Magazine nummer 9 september 2012

» 37

8/28/12 4:18 PM

over

Het Nieuwe Werken

Aan de slag met een moderne werkstijl

MASTERCLASS

Unieke 5-daagse masterclass op inspirerende locaties

Start 4 oktober 2012 Wegens succes herhaald!

Tijdens deze 5 masterclasses wordt, op verschillende inspirerende locaties, aandacht besteed aan alle aspecten van het nieuwe werken: de fysieke omgeving, de ICTwereld, de gevolgen op het gebied van cultuur en leiderschap. Tenslotte wordt in de laatste masterclass ook ingegaan op het verander- en communicatietraject.

Bestemd voor: project-en programmamanagers, HR-, IT-, FM en communicatieprofessionals en andere (beleids)medewerkers die de eerste verkennende stappen in Het Nieuwe Werken hebben gedaan en er nu concreet mee aan de slag zijn en/of willen.

Bekijk het complete programma en schrijf je in:

Nu â‚Ź 250 korting bij elke 2e inschrijving!

www.ohnw.nl/masterclass

congres

gesprek naar voren kwamen: je moet hetzelfde niveau hebben en dezelfde taal spreken als de business, een proactieve houding hebben, kunnen samenwerken met de gehele organisatie en de balans weten te vinden tussen de lange en korte termijn.

In twee rondes konden de deelnemers daarna vijf kwartier durende workshops bijwonen over diverse onderwerpen, van zorginkoop tot duurzaam inkopen 3.0 en van samenwerking in inkoopteams tot ketenverantwoordelijkheid. Een kleine greep uit de workshops.

EMVA In de workshop ‘Economisch Meest Voordelige Aanbieding? Maar hoe bereken je dit? lichtte Jan Siderius van Negometrix het onderzoek toe naar 250 offertetrajecten met in totaal 1.200 offertes. Doel was na te gaan welke formules voldoen om op basis van de scores op de aspecten ‘prijs’ en ‘kwaliteit’ een winnende offerte aan te kunnen wijzen, dit op basis van de volgende aspecten: » absoluut versus relatief (inclusief rangorde paradox) » verband tussen prijs en kwaliteit (lineair of krom?) » klopt het resultaat ook intuïtief? » is er bescherming tegen een (oneindig) hoge prijs?

De conclusie van het onderzoek: er zijn geen formules die alle problemen oplossen, als je ervan uitgaat dat je niet zelf de norm bepaalt. De formules die werken met een gemiddelde, zijn problematischer dan de andere.

Als je wel zelf de norm kunt bepalen, heb je de mogelijkheid van gunnen op waarde.

Maatschappelijk Facilitair Contracteren In de workshop Maatschappelijk Facilitair Contracteren bespraken sprekers John Weinstock (NEVI) en Jacqueline de Block (Mercuri Int) het traject dat sinds ruim een jaar wordt doorlopen rondom de vraag: hoe kunnen inkoop en verkoop gezamenlijk, door dialoog, bij inkooptrajecten de prijsspiraal doorbreken zodat de uiteindelijke kwaliteit van het in-

koopproces beter wordt? Weinstock: ‘Een schoonmaakcontract voor 9,20 euro per uur, je weet dat dat niet gaat werken. Van dat soort contracten moeten we af.’

Tijdens de sessie werden de resultaten van een onderzoek onder inkopers én verkopers van een jaar geleden getoetst aan de meningen in de zaal. Bijvoorbeeld: Wat zijn de belangrijkste KPI’s waarop u wordt afgerekend? Of: Hoe vaak heeft u van een leverancier een oplossing gekregen die u heeft doen overtuigen dat de leverancier uw probleem echt heeft begrepen?

broekzak, rustig heen en weer lopend op de ‘catwalk’, hield hij in een vlot betoog de aanwezigen een duidelijke spiegel voor: bent u zich wel bewust van uw eigen rol als veranderingen niet zo soepel lopen en mensen wel ‘ja’ zeggen, maar vooral ‘nee’ denken?

Ardon: ‘Als u zeer actief bent, uw gelijk wilt halen, de druk erop zet, worden anderen juist meer afwachtend en haken ze af. Als u als antwoord daarop zelf nog actiever wordt, komt u in een cirkel terecht waar moeilijk uit te komen is.’

‘Bent u zich wel bewust van uw eigen rol als veranderingen niet zo soepel lopen?’

Een van de conclusies van de sessie was dat vertrouwen en transparantie tussen verkoop en inkoop naar beide kanten toe verbeteringen kunnen opleveren.

Megatrends Prof. Holger Schiele, inkoophoogleraar aan de Universiteit Twente, gaf een presentatie over de vijf belangrijkste megatrends in de wereld, van belang voor inkoop: meer aandacht voor duurzaamheid en corporate social responsibility, dalende geboortecijfers met gevolgen voor de toekomstige arbeidsmarkt, economische groei die verschuift naar landen als China en India, toenemende marktinstabiliteit en de versnelling in de technologische vooruitgang.

Doorbreek de Cirkel De plenaire slotpresentatie was in handen van dr. Arend Ardon, gepromoveerd op het onderwerp ‘veranderen’ en auteur van het boek ‘Doorbreek de Cirkel’.

Ardon onderzocht in het kader van zijn promotie 100 situaties waarbij veranderen centraal stond en vulde 1.700 pagina’s A4 met gespreksnotities.

Strak in het pak, duidelijk formulerend, de linkerhand losjes in de

Managers moeten vooral naar hun eigen rol kijken, want in de praktijk is het eigen (onbewust vertoonde) gedrag juist de oorzaak ervan dat anderen niet meegaan in gewenste of noodzakelijke veranderingen. Anders gezegd: managers zijn vaak onderdeel van het probleem. Een manager moet in dergelijke situaties eerst een ‘foto’ van de situatie maken (‘Betrap jezelf’).

Daarbij is het belangrijk ook zelf op die ‘foto’ te staan, gaf Ardon aan.

Vervolgens moet hij begrijpen wat hij doet waardoor anderen op een bepaalde manier reageren. Als laatste stap is het zaak de constateringen openlijk te bespreken met elkaar en samen naar alternatieven te zoeken. ‹‹ Met dank aan Angélique van Sluijs, Kala interimmanagement voor de impressie van de EMVA-workshop.

Beeldverslag Voor een beeldverslag van de NEVI Inkoopdag 2012: kijk op www.factomagazine.nl, onderdeel congresinformatie en dan ‘NEVI Inkoopdag 2012’.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

39

congres

De NEVI Inkoopdag 2012 in beeld

40

Facto Magazine nummer 9 september 2012

ALS JE MEER VUIL KUNT BUITEN HOUDEN KUN JE MEER WINST BINNEN HALEN. ZET UW SCHOONMAAKVISIE OP SCHERP VRAAG NU EEN GRATIS DEMO AAN.

WWW.SCHOONMAAKMARATHON.NL

OWN THE FLOOR

nieuwbouw

Serie Stadskantoor in Utrecht (deel 1)

Ambitie in Uitvoering Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn binnen facility management bekende kreten. Diverse bedrijven in Nederland claimen het meest duurzame gebouw te ontwikkelen. De gemeente Utrecht wil zich onderscheiden door een duurzaam en een zeer toegankelijk stadskantoor neer te zetten. Mooie ambities, maar waar komen ze vandaan en hoe vertaal je ze naar concrete uitgangspunten? Waar meet je zulke ambities aan af en hoe borg je ze in de praktijk? HANS GISKES EN JOOST VAN DER NAALD *

T

erwijl dit artikel wordt geschreven, hijsen torenkranen aan het Jaarbeursplein in Utrecht onderdelen van de staalconstructie van het nieuwe stadskantoor op hun plaats.

Het gebouw, ontwikkeld door NS Poort, heeft een vloeroppervlak van 65.000 m² en wordt zo’n 95 meter hoog. Er komen 2.500 werkplekken voor 3.500 medewerkers en natuurlijk een ‘warenhuis’ van dienstverlening met een capaciteit van 2.000 bezoekers per dag.

Eind 2014 opent het stadskantoor zijn deuren; een halfjaar eerder start de inrichtingsoperatie vanuit de facilitaire organisatie.

Het begint met ambities Bij de start van de voorbereidingen voor het stadskantoor is in 2004 een projectteam opgericht. Dit projectteam vertegenwoordigt de gemeente in het overleg met de ontwikkelaar en de architect.

Het is ook dit projectteam dat de ambitie van de gemeente heeft vertaald naar een programma van eisen voor het gebouw en later voor de inrichting.

Vanaf het begin van het project was het de wens om niet alleen een duurzaam, maar ook een zeer toegankelijk gebouw neer te zetten. De wettelijke bepalingen vormden de ondergrens, maar het projectteam wilde meer.

Toen eind 2006 werd gestart met het ontwerptraject, zag de wereld er nog anders uit. Dat jaar kwam The Inconvenient Truth van Al Gore uit en werd duurzaamheid een onderwerp waarmee organisaties zich wilden identificeren en profileren.

Bij het uitwerken van de plannen heeft het projectteam ondervonden dat het onderwerp ‘toegankelijkheid’ in het maatschappelijk debat lang niet zo goed scoort als duurzaamheid. En dat terwijl veel gebouwen en openbare gebieden nog steeds niet eenvoudig bereikbaar en begaanbaar zijn voor mensen met een beperking.

De gemeente heeft gekozen voor de richtlijnen van het Internationaal Toegankelijkheidssymbool Het duurzaamheidsdenken waaierde in die periode ook bij de gemeente Utrecht uit naar andere afdelingen dan Milieu. Toch duurde het nog

3 artikelen over nieuw stadskantoor Utrecht Op dit moment wordt hard gewerkt aan de realisatie van een nieuw stadskantoor in de gemeente Utrecht. Voor het stadskantoor, dat eind 2014 wordt geopend, gelden drie belangrijke pijlers: » samenwerking (met elkaar, met de stad, met partners en met leveranciers); » toegankelijkheid (van informatie, van het gebouw en van de organisatie); » duurzaamheid (van kennis, samenwerking, het gebouw en de middelen).

In een serie van drie artikelen nemen de auteurs de lezer mee in deze ontwikkelingen. Dit eerste artikel gaat over duurzaamheid en toegankelijkheid.

42

enkele jaren voordat deze ambities concreet werden vertaald in een opdracht aan het ontwerpteam van het stadskantoor.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

Een aantal projectteamleden heeft dit aan den lijve ondervonden door zelf met een rolstoel en blinddoek hun weg te zoeken door het stationsgebied van Utrecht.

Met het stadskantoor wil de gemeente Utrecht het goede voorbeeld geven op het vlak van toegankelijkheid: iedereen moet er zelfstandig kunnen komen en zijn weg kunnen vinden.

Of het nu een ouder met een kinderwagen betreft, een bezoeker in een scootmobiel, een klant die niet kan lezen of iemand met een visuele beperking.

nieuwbouw

Ambities concretiseren Ambities zijn mooi, maar hoe vertaal je ze in concrete doelstellingen? En hoe vertaal je die doelstellingen in uitgangspunten en eisen voor een gebouw?

Idealiter landen ambities aan het begin van een huisvestingsopgave in een programma van eisen. De realiteit is dat het nadenken over gebruikerswensen een proces is dat niet zo lineair en gestructureerd verloopt als het ontwikkelen van een gebouw. Organisaties gaan vaak pas begrijpen wat ze vragen als ze er een beeld bij krijgen, een ontwerp.

In traditionele bouwprojecten is er na het opleveren van het programma van eisen vaak geen ruimte meer voor inbreng van de eindgebruiker, anders dan het toetsen van ontwerptekeningen.

Bij het stadskantoor liep dit proces anders: de gemeente zat structureel aan tafel met de architect en gebruikte ontwerpstappen om ambities aan te scherpen en vice versa.

Woud van certificaten Als er een manier is gevonden om voortschrijdend inzicht een plek te geven in een ontwerptraject, doet zich het volgende probleem voor: waar worden de ambities aan afgemeten?

In de praktijk blijkt het een zoektocht in een woud van certificaten en richtlijnen. Zo zijn er bijvoorbeeld voor duurzaamheid BREEAM (Building, Research, Establishment, Environmental, Assessment, Method), GPR (Gemeentelijke Prestatie Richtlijn), GreenCalc+, LEED en EPC. Voor de duurzaamheidseisen zijn de EPC en GreenCalc gehanteerd. Bij de eerste paal van het stadskantoor kreeg het gebouw een BREEAM-certificaat ‘good’ toegekend. Maar waar er op het gebied van duurzaamheid een veelvoud is aan uniforme richtlijnen, ontbreken deze voor toegankelijkheid.

Het Handboek Toegankelijkheid is onderdeel van het Bouwbesluit. Dit handboek gaat vooral over rolstoeltoegankelijkheid en het lijkt erop dat de richtlijnen geen doorslaggevende rol spelen in het afgeven van een bouwvergunning. De gemeente Utrecht heeft ervoor gekozen om de richtlijnen

Het nieuwe stadskantoor van de gemeente Utrecht in aanbouw. De ingebruikname staat gepland voor eind 2014.

Toetsen, bijstellen en borgen

van het Internationaal Toegankelijkheidssymbool toe te passen op het stadskantoor. Het ITS is herkenbaar aan het blauwe rolstoelvignet op de

Bij het toepassen van uitgangspunten en eisen in een ontwerptraject bestaat het risico dat keuzes worden gemaakt

Er was twijfel of een windturbine op 90 meter hoogte de terugverdienperiode wel zou doorstaan voordeur en wordt achteraf toegekend.

Het heeft echter nog geen wettelijke grondslag.

die het concept juist ondermijnen of aan kracht doen verliezen. Daarom is het regelmatig toetsen van de plannen

Facto Magazine nummer 9 september 2012

43

»

nieuwbouw

zeer belangrijk. Met de gekozen normen en geformuleerde eisen op het gebied van duurzaamheid en toegankelijkheid is het stadskantoor op verschillende momenten getoetst. Deze toetsingen hebben ertoe geleid dat het ontwerp op een aantal punten is aangepast.

Een bezoek aan een tapijtenproducent leerde dat de gestelde eisen aan een bepaalde vloerafwerking de meest duurzame oplossingen juist uitsloten. Sommige afwerkingsmaterialen zijn zeer duurzaam, maar vragen om intensief schoonmaakonderhoud.

Het eerder omschreven pakket van duurzaamheidsmaatregelen is tot stand gekomen na een kosten-batenanalyse van de groslijst die door de installatieadviseur is opgesteld. Daarbij is gekozen voor beproefde technologie en significante maatregelen met een gegarandeerde opbrengst.

Zo heeft het ontwerpteam besloten om geen windturbine op het dak te plaatsen. Een windturbine scoort goed binnen de diverse certificeringen van duurzaamheid en is terug te verdienen binnen tien jaar. Aanvullend onderzoek op basis van de windkaarten van Nederland wees echter uit dat een turbine op dit gebouw waarschijnlijk onvoldoende energie zou opwekken.

Daarnaast was er twijfel of een turbine op 90 meter hoogte (zonder intensief onderhoud) de terugverdienperiode wel zou doorstaan.

Voor de toetsing van de toegankelijkheid is een bouwkundige van Cliëntenbelang Utrecht ingehuurd om ontwerptekeningen te toetsen. Later is daar de expertise van Bartiméus (gespecialiseerde ondersteuning van mensen met een visuele beperking op het gebied van wonen, leren, werken en dagelijks leven) aan toegevoegd, om ook de toegankelijkheid voor mensen met een zintuiglijke beperking te garanderen.

Zo zijn materiaalmonsters met een luminantie-meter onderzocht, om vast te stellen of er hinderlijke lichtweerkaatsing optreedt bij het gebruik ervan.

Een van de conclusies was dat wit sanitair tegen de achtergrond van een witte tegel te weinig contrast oplevert en daardoor niet zichtbaar is voor iemand met een visuele beperking.

Dit heeft tot aanpassing van de tegel geleid.

oriëntatie Het gebouw is zodanig georiënteerd dat het materiaal zonlicht weert, dit om opwarming te voorkomen. In het schuine gevelvlak zijn deels pv-cellen opgenomen.

zonnecollectoren Het dak is voorzien van zonnecollectoren.

De opgewekte elektriciteit wordt direct in het gebouw gebruikt.

toekomstgericht Het gebouw is flexibel en staat open voor toekomstige veranderingen.

koudebron Koude uit het gebouw wordt in de bodem opgeslagen om het gebouw in de zomer te koelen.

Dit soort punten komen pas in de uitwerking aan het licht. Van belang is dat daarbij alle disciplines (architect, installateur, projectorganisatie en facilitair beheer) worden betrokken en dat keuzeveranderingen meteen worden uitgedrukt in geld.

Ambities borgen bij ingebruikname In het uitwerken van de inrichting van het gebouw liggen kansen om het ambitieniveau daadwerkelijk te behalen of zelfs te overtreffen. Een kantoor wordt pas echt duurzaam en toegankelijk als er ook zo gewerkt wordt. Het facilitair bedrijf is nauw betrokken bij het uitwerken van de plannen voor de inrichting en het feitelijke gebruik van het gebouw.

Daarbij is het de werkwijze om vanuit het eindbeeld van ambities en het toekomstige beheer van het gebouw terug te kijken naar de keuzes die nu gemaakt moeten worden. Zoals de aanbesteding van apparaten met energielabel A, biologische producten in het restaurant, beperken verpakkingsmaterialen catering, recyclen in het restaurant, veegschakeling computermonitoren, tijdschakelaars op printers voor de nacht,

levend groen Het dak is voorzien van een mos-sedumafwerking. In de atria en vides zorgen de groenvoorzieningen voor lucht, licht en ontspanning. zonwerend glas Het zonwerende glas in de gevel zorgt voor een u-waarde van 0.6.

ventilatie Het gebouw en de installaties zijn zo ontworpen dat iedereen de mogelijkheid heeft om een paneel in het kozijn te openen.

green calc Het gebouw heeft een green calc score van 206.

warmtebron Warmte uit het gebouw wordt in de zomer opgeslagen om het gebouw in de winter te verwarmen.

Artist impression van het nieuwe stadskantoor van de gemeente Utrecht, met de belangrijkste duurzaamheidsaspecten.

44

Facto Magazine nummer 9 september 2012

nieuwbouw

stralingsabsorptiestickers voor de gsm’s, inkoop groene stroom enzovoort.

Toegankelijkheid moet voortdurend worden meegewogen bij de feitelijke inrichting van het gebouw, om te voorkomen dat meubels obstakels worden.

Ook in het beheer moet toegankelijkheid in de routine van de facilitaire organisatie zitten: bij iedere lamp die vervangen wordt, bij iedere wijziging in de inventaris.

Met name op het vlak van duurzaamheid speelt gedrag van de toekomstige eindgebruikers een belangrijke rol. Bij het formuleren van ambities rond Het Nieuwe Werken is expliciet aandacht besteed aan de revenuen ten aanzien van duurzaamheid.

Plaats- en tijdonafhankelijk werken geeft medewerkers de keuze om hun werk in te vullen op een manier die bij hen past. Het kan ook bijdragen aan het verminderen van verkeersbewegingen (en dus CO2-uitstoot). Papierarm werken is efficiënt omgaan met dure vierkante meters, gebruik-

maken van de mogelijkheden van informatietechnologie, maar is ook goed voor het milieu. En dat begint met het naar beneden bijstellen van het aantal multifunctionals in het gebouw.

Tot slot Het stadskantoor is een meerjarenproject dat tot aan de oplevering pakweg tien jaar loopt. In die periode zijn wethouders, burgemeesters, dienstdirecteuren en projectteamleden gekomen en gegaan. Dat maakt het borgen van uitgangspunten en besluiten des te belangrijker: het ambitieniveau moet in het project levend worden gehouden.

De grootste uitdaging voor de projectorganisatie is om de koers vast te houden, de snelheid erin te houden, bij te sturen op de golven van organisatieontwikkeling en veranderingen in de samenleving en in een logboek vast te leggen hoe de reis verlopen is.

uitgangspunten van het gebouw grotendeels overeind zijn gebleven.

Deze casus is vooral bedoeld om te laten zien dat de eindgebruiker door kan gaan met dromen, terwijl het gebouw gerealiseerd wordt. Voorwaarde is dan wel dat het proces gestructureerd wordt, zodat het niet tot onnodige vertraging in het proces of meerkosten leidt. ‹‹

* Hans Giskes (links) is Hoofd Advies & Innovatie Facilitair Bedrijf Gemeente Utrecht. Joost

In dit artikel is uiteengezet hoe de ambities rond het stadskantoor van de gemeente Utrecht groeiden, terwijl de

van der Naald is adviseur organisatie & huisvesting bij Fund’m.

(Advertentie)

PLATFORM VOOR FACILITY PROFESSIONALS

www.factomagazine.nl Meld u aan voor onze gratis e-mailnieuwsbrief, samengesteld door onze onafhankelijke redactie: www.factomagazine.nl/nieuwsbrief

Facto Magazine nummer 9 september 2012

45

over

Het Nieuwe Werken

Leidinggeven aan de nieuwe werkers

POWERSEMINAR 7 november 2012 / BCN Rotterdam

Werd in juni beoordeeld met een 8,1!

Een paar reacties van deelnemers:

Ǧ Ǧ Ǧ Tijdens dit seminar leert u in één dag alles over de 3 kritische succesfactoren voor leidinggeven aan Nieuwe Werkers. De praktische, concrete informatie kunt u de volgende dag direct toepassen binnen uw eigen team!

“Ik vond het erg interessant, energiek en inspirerend. In korte tijd veel informatie gekregen.

Leuke mogelijkheid om geïnteresseerden in HNW te ontmoeten.”

“Interessante en goed verzorgde bijeenkomst met een prima prijs/kwaliteitverhouding!”

“Uitstekend verzorgd, onderhoudend, informatief, inspirerend en interactief.”

Bekijk het complete programma en schrijf je in:

www.ohnw.nl/powerseminar

over inkoop

De opmars van de inkoopcontroller Het is nog niet eens zo lang geleden dat de inkoper op zijn eerste werkdag bij de boekhouding binnenstapte om zichzelf voor te stellen. Als hij na uitwisseling van de nodige beleefdheden weer bij de deur was aanbeland, vroeg hij dan terloops: ‘Nog één klein dingetje, hebben jullie misschien een crediteurenlijstje voor mij? Als het niet te veel moeite is, natuurlijk.’

I

nmiddels is er veel veranderd. Als ik naar mijzelf kijk, dan voer ik geen enkele opdracht meer uit zonder speciale inkoopcontroller. De samenwerking tussen Financiën en Inkoop is voor mij zo logisch, dat ik me afvraag waarom er überhaupt nog organisaties zijn die geen controller hebben aangesteld voor het grootste deel van hun kosten, de inkoop. Toch is dat het geval.

Ik durf zelfs te voorspellen dat de inkoopcontroller een compleet nieuw werkveld gaat aanboren voor het inkoopvak. Ik zal dit toelichten.

managers kan uitleggen wat het effect is van inkoopprojecten op hun financiën. En dat voorkomt niet alleen ruzie, maar leidt er ook nog eens toe dat managers gemotiveerd raken om inkoopprojecten te ondersteunen. Als ze begrijpen wat Inkoop voor hen kan doen, zullen ze graag met Inkoop willen samenwerken.

Daarbij moet je niet alleen aan besparingen denken. Het probleem waar inkoop mee kampt – althans, dat is mijn mening - is dat besparingen relatief

Wat mij betreft leiden we een hele generatie inkoopcontrollers op Iedere inkoper kent wel de discussies met collega’s in zijn eigen organisatie.

‘Wat nou besparing? De prijsverhoging was 2, en nu 1 procent. Dan betaal ik toch nog steeds meer? Dat is toch geen besparing?!’ Ja, leg dat maar eens uit als inkoper. Dat moet je dus ook niet doen. Zelfs niet als je precies begrijpt hoe het zit. Het is mijn ervaring dat budgethouders altijd Inkoop de schuld geven als zij hun besparingen niet halen. Maar in de meeste gevallen is het probleem de budgethouder zelf, die zich aan alle kanten rijk rekent.

Cirkelredenering Hier ligt een belangrijke taak voor de inkoopcontroller. Hij is degene die

concurrentiepositie. Allemaal onderwerpen waar de inkoper tot nu toe geen grip op had, maar wel degelijk een bijdrage aan levert.

Dromen Stel je nu eens voor dat die bijdragen echt meetbaar worden. Dat je eindelijk kunt aantonen dat bijvoorbeeld betere kwaliteit tot meer omzet leidt. En dat je een controller hebt die dat aan al je collega’s kan uitleggen. Dan krijg je op de inkoopafdeling ineens hele andere vragen. Dan komen er op de inkoopafdeling hele werkvelden bij, waar we tot vandaag alleen van konden dromen.

Stroomversnelling Wat mij betreft mag het snel gaan en leiden we een hele generatie inkoopcontrollers op. De inkoopfunctie krijgt er nieuwe dimensies bij en het vakgebied komt in die enorme stroomversnelling waar we al jaren op wachten.

Gaan met die banaan! ‹‹

Deze maandelijkse rubriek wordt verzorgd door Maarten Erasmus, managing consultant bij Emeritor (www.emeritor.com).

makkelijk uit te leggen zijn. Daarmee zitten wij gevangen in een vervelende cirkelredenering. We worden afgerekend op besparingen omdat je kunt afrekenen op besparingen.

Ik zie de inkoopcontroller als de aangewezen persoon om deze cirkel te doorbreken. Hij is namelijk getraind om allerlei financiële effecten inzichtelijk te maken die van belang zijn voor het bedrijfsresultaat. Dus ook andere effecten dan kostenbesparingen.

Hij kan bijvoorbeeld aangeven welke financiële risico’s er zijn en dus ook wat Inkoop eraan doet om die te verkleinen. Hij kan ook aangeven wat het effect van Inkoop is op de marge of de

Facto Magazine nummer 9 september 2012

47

boekrecensie

Komt een manager bij de dokter Met de thema's 'Geld moet rollen', 'Beroepen op de hak', 'Seks op het werk', 'Wie is de baas', 'Managen na de dood', 'Over de schreef', 'Sport en business' en 'Fabeltjes' vindt u altijd wel een aanknopingspunt voor een boeiend gesprek. ‹‹

Het aantal facilitaire evenementen in de periode na de zomervakantie is aanzienlijk. Een prima gelegenheid om weer eens aan uw relaties te werken. Dat valt niet altijd mee: soms komt een beetje inspiratie best wel van pas om het gesprek gaande te houden tijdens de zoveelste netwerkborrel. IAN VAN DER POOL * Als we Komt een manager bij de dokter op deze manier beschouwen, is het een prima tool voor de manager van vandaag. Verwacht van de auteur, Eddie van Groningen, echter geen zware kost, ingewikkelde modellen of krachtige KPI's.

Nederlanders zijn niet van die verhalenvertellers. Dat is jammer, want een goed vertelde anekdote brengt een beetje schwung in de vergadering en houdt de aandacht van de zaal vast.

Dit handzame managementboekje staat vol met anekdotes, sterke verhalen en

Titel

grappen waarmee je tijdens een gesprek even de aandacht op jezelf vestigt of een luchtige noot aanbrengt. Het maakt daarbij niet uit of het de zuivere waarheid, sterk aangedikt of uit de duim gezogen is. Als het maar grappig, opmerkelijk en treffend is. En in het bereiken van die doelstelling is Van Groningen zeker geslaagd. Vanuit zijn professie als reclamemaker en copywriter heeft hij jarenlang anekdotes in een zakelijke entourage verzameld. Zijn veertig meest favoriete zijn gebundeld in dit boekje.

Auteur Uitgeverij ISBN Prijs

: Komt een manager bij de dokter : Eddie van Groningen : Haystack : 9789461260307 : € 12,95

* Ian van der Pool MFM is verandermanager bij VisionFM. Hij schrijft boekrecensies op persoonlijke titel.

Waardering: Conclusie: Ontspannend en licht verteerbaar

DIV-column

Schokkend nieuws Enkele maanden geleden, schokkend nieuws. Onze Melkweg was op ramkoers met het Andromeda-sterrenstelsel! Het zweet brak me uit en in gedachten was ik al een survivalbunker aan het bouwen ... totdat de nieuwslezer vertelde dat deze situatie over 4 miljard jaar zal plaatsvinden. Is dit nieuws? Hoezo actualiteit? CLEMENT HOEK * Het deed me denken aan digitale archivering. Sommige documenten moeten we tot in de eeuwigheid bewaren. Hoe zullen onze digitale documenten er over 4 miljard jaar uitzien? Een van de normen die NEN heeft bedacht om aan deze digitale duurzaamheid vorm te geven, is NEN 2082. De vraag is hoe praktisch toepasbaar deze norm is en blijft in een snel veranderende digitale wereld. In de norm wordt nog gesproken over het bijhouden van een uitleenadministratie …

48

Dit lijkt mij voor digitale documenten en dossiers overbodig. Het is dus van groot belang hoe u de norm gebruikt binnen uw organisatie. Veel overheidsorganisaties stellen aan hun documentmanagement- en zaaksystemen de eis dat ze volgens NEN 2082 gecertificeerd moeten zijn. Deze norm stelt echter alleen eisen aan het systeem (155 stuks), niet aan de organisatie die het systeem gaat gebruiken. Ik zie maar al te vaak organisaties en DIV-afdelingen waarbij nu juist de specifieke recordsmanagementzaken die in NEN 2082 worden gevraagd (nog) niet zijn ingericht, laat staan dat ze worden gebruikt. Is dit nu een kwestie van ‘zonde van het geld’ of is het terecht dat deze norm als eis wordt gesteld? Conform de boekjes zou het zo moeten zijn dat het systeem de organisatie volgt. Dat betekent in dit geval dat de organisatie eerst NEN-ISO15489, de norm voor digitaal informatie- en archiefmanagement,

Facto Magazine nummer 9 september 2012

moet omarmen, voordat naar de specifieke systeemeisen wordt gekeken.

Aan de andere kant zie je steeds meer shared service centra ontstaan op het gebied van recordsmanagement, zogenoemde e-depots. Dit betekent dat op het gebied van langdurige bewaring de eigen organisatie niet alles hoeft te regelen, maar dat ze met name moet zorgen voor een goede overbrenging van de eigen digitale archiefdocumenten naar het e-depot. Hoe dan ook, NEN 2082 kan een prima hulpmiddel zijn bij het bepalen van de systeemeisen. Het is echter niet slim om hier volkomen blind op te varen. Let wel, ik ben niet tegen de norm, maar wel tegen het blind toepassen hiervan. Met een gezond stukje boerenverstand vermijd je deze oogkleppen. ‹‹ * Clement Hoek is ECM Consultant bij Ordina. (clement.hoek@ordina.nl

agenda

rising star

Green Buildings Datum: 17 september Locatie: RAI, Amsterdam Organisator: Corporate Facility Partners

Mark Vosselman

Security Essen 2012 Datum: 25 t/m 28 september Locatie: Essen (D) Organisator: Messe Essen

Leeftijd: 23 jaar

Facilitaire Vakbeurs Assen Datum: 3 en 4 oktober Locatie: Assen Organisator: CNO Expo en TT Hall FacilityPOWER! Datum: 3 oktober Locatie: Capelle aan den IJssel Organisator: Facto Opleidingen 48 uur F-MEX EU FM stedentrip Datum: 25 en 26 oktober Locatie: nog niet bekend Organisator: F-MEX World Work Place Conference & Expo Datum: 31 oktober t/m 2 november Locatie: San Antonio, Texas Organisator: IFMA Security Management Congres Datum: 1 november Locatie: NBC Nieuwegein Organisator: Security Management SecuVak Datum: 13, 14 en 15 november Locatie: Venray Organisator: Evenementenhal Venray ALV FMN Datum: 15 november Locatie: Rabobank Nederland Organisator: FMN Facto-middagcongres 2012 Thema: Succes met aanbesteden!

Datum: 18 december (vanaf 13.00 uur) Locatie: Hotel Van der Valk, Breukelen Organisator: Facto Magazine Vakbeurs Facilitair 2013 Datum: 16 t/m 18 januari 2013 Locatie: ‘s-Hertogenbosch Organisator: HolaPress Communicatie

Meer informatie: www.factomagazine.nl, klik op ‘Agenda’.

Opleiding: Real Estate and Facility Management, NHTV Breda

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: gdessing@kluwer.nl

» Ik ben: Facilitair Manager bij de Parnassia Bavo Groep. » Mijn werk bestaat uit: onder andere het organiseren van de dienstverlening, zodanig dat deze aansluit bij de werkprocessen van de klant, en het professionaliseren van de dienstverlening binnen de regio Noord-Holland. » Belangrijkste inkoop/FM-trend?

Dat is Het Nieuwe Werken waar ik een groot voorstander van ben. Uitgebreid besproken en toegelicht, maar ik blijf gefascineerd door het verschil in inzicht tussen mij en (de generatie van) mijn ouders. » Over vijf jaar ben ik: niet langer terug te vinden achterin Facto Magazine, maar sta ik te stralen op de cover als de meest vernieuwende change manager van de toekomst. » Grootste verbazing tot nu toe?

Wat verandering doet met mensen en hoe deze veranderingen en dan vooral de reactie hierop gestuurd kunnen worden door hen al in het voortraject te betrekken bij het maken van beslissingen. » Grootste succes tot nu toe?

Het, in mijn vorige functie bij Facilicom Facility Solutions, succesvol coördineren van een projectverhuizing van 400 man personeel. » Social media (o.a. LinkedIn/Twitter)?

Via mijn twitter-account (@markvosselman) volg ik mijn oud-studiegenoten en blijf ik goed op de hoogte. » Wat zou je graag beter kunnen?

‘Nee’ zeggen. » Laatst gelezen managementboek?

Leading Change van John P. Kotter. Fascinerend boek dat bewijst dat goede theorieën toepasbaar zijn in de praktijk. ‹‹

Facto Magazine nummer 9 september 2012

49

producten-/dienstenregister Bedrijfscatering

SAB Catering B.V. Postbus 59, 1160 AB Zwanenburg T 020 4079200 – F 020 4977385 info@sabcatering.nl www.sabcatering.nl

Facilitaire diensten

Glas- en gevelreiniging

WWW.DOLMANS.COM SCHOON MAAKT BLIJ t 088 0 - 365 62 00 f s.com e info@dolman

Parkeervoorzieningen

Sanitaire dienstverlening

Schoonmaakorganisatie

Gratis e-mailnieuwsbrief Facto Magazine?

Meld u aan via www.factomagazine.nl

DE PARKEERBEUGEL MET AFSTANDSBEDIENING

072 - 511 59 27 www.privapark.nl

CWS Nederland B.V. | De Beverspijken 16, 5221 ED ‘s-Hertogenbosch | T 073 6 338 338 | E: info.nl@cws.com

www.serving-nature.nl

Postbus 417, 5400 AK Uden T 0413 285 111 F 0413 251 455 cleaning@csu.nl www.csucleaning.nl

Graag ontvang ik meer informatie over de plaatsingsmogelijkheden in het producten-/dienstenregister van Facto Magazine!

Ingevulde coupon kunt u sturen naar: Kluwer, t.a.v. Liesbeth van den Hoek, Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn. U kunt ook bellen: (0172) 46 64 71

Organisatie:

Naam

M/V

Postbus

PC/Plaats

Tel.:

E-mail:

recht

Aannemer aansprakelijk voor wegglijdende trap Als tijdens renovatiewerkzaamheden een trap wegglijdt, loopt een werknemer letsel op. Zijn werkgever had de opdracht tot renovatie aan een aannemer gegeven. Deze laatste had een onderaannemer ingeschakeld, die op zijn beurt de veiligheidshaken had verwijderd. Wie is nu aansprakelijk voor dit ongeval? ROB POORT *

E

en technisch medewerker van een zorginstelling krijgt in mei 2008 een ongeval. Als hij in het zorgcentrum op een ongeborgde steekladder klimt, glijdt de ladder weg en loopt hij lichamelijk letsel op. De ladder gaf toegang tot de zesde verdieping.

Bij het toegangsluik naar die verdieping hoorde een losse steekladder met tien sporten. Aan de bovenkant zaten haken die aan een paar ogen moesten worden opgehangen.

Tijdens het ongeval waren renovatiewerkzaamheden aan de gang en het luik zou worden voorzien van een vlizotrap. Het oude luik was verwijderd om de opening te vergroten. Daardoor waren ook de ogen om de trap te borgen weggehaald.

voor het ongeval, omdat zowel de verzekeraar van de zorginstelling als de verzekeraar van de aannemer de aansprakelijkheid afwijst.

Oordeel rechtbank De zorginstelling heeft aangevoerd dat er bijna dagelijks contact was met de aannemer, maar dat men niet op de hoogte was van het feit dat op de dag van het ongeval een vlizotrap zou worden aangebracht. Daarom kon de werkgever ook geen (veiligheids)maatregelen treffen. De werkgever kan dan ook niet worden verweten dat hij tekort is geschoten in zijn zorgplicht.

Volgens de rechtbank staat vast dat er niet is gewaarschuwd dat de ladder niet kon worden gebruikt. Door de

Gelet op de kans op een ongeval had het op de weg van de aannemer gelegen om afdoende maatregelen te treffen De zorginstelling had de opdracht tot renovatie gegeven aan een aannemer, die de uitvoering weer had uitbesteed aan een onderaannemer. Die laatste is strafrechtelijk veroordeeld omdat er geen doeltreffende maatregelen waren genomen om de risico’s bij het gebruik van de ladder te voorkomen.

In een procedure verzoekt de werknemer vast te stellen wie aansprakelijk is

ladder achter te laten in het trapgat heeft de aannemer bij derden de indruk gewekt dat die wel kon worden gebruikt. Hoe de ladder precies was achtergelaten en of het voor derden duidelijk was dat de ladder niet was geborgd, acht de rechtbank niet van belang. Immers, ook al was de ladder niet zodanig neergezet dat hij niet direct kon worden beklommen en ook als het zichtbaar was geweest dat het

houten frame was verwijderd, dan nog geldt dat door de ladder zonder enige markering in het trapgat achter te laten een situatie is gecreëerd waarin de aanmerkelijke kans bestond dat derden de ladder konden beklimmen. En dat zij - zoals ook is gebeurd - dan zouden merken dat de ladder niet geborgd was.

Daarbij neemt de rechtbank in aanmerking dat er een aanmerkelijke kans is dat derden niet de vereiste voorzichtigheid in acht zullen nemen als een ladder gebruiksklaar in een trapgat staat.

Mede gelet op de aanzienlijke kans dat hierdoor ongevallen met de kans op letsel kunnen ontstaan, had de aannemer er rekening mee moeten houden dat iemand de ladder zou kunnen beklimmen, ook als die slechts korte tijd onbeheerd in de vloersparing was achtergelaten.

Daarnaast vindt de rechtbank het ook van belang dat het nemen van veiligheidsmaatregelen niet bezwaarlijk was, ondanks het feit dat de renovatiewerkzaamheden geruime tijd duurden.

Men had de plek kunnen markeren of van een waarschuwingsbord kunnen voorzien.

Gelet op de kans op een ongeval, had het op de weg van de aannemer gelegen om afdoende maatregelen te treffen. Die heeft een gevaarzettende situatie gecreëerd en daarom is de aannemer aansprakelijk voor de schade van de werknemer.

Aantekening En de onderaannemer? Tja, die is niet aangesproken en blijft dus buiten schot. Maar het is zeker niet ondenkbaar dat de verzekeraar van de aannemer hem uiteindelijk ook aanspreekt voor de eventueel betaalde schadevergoeding. Maar de werknemer zelf kan met deze uitspraak verder. ‹‹ (Rechtbank ‘s Gravenhage, 12 maart 2012, LJN: BW2521) * mr. ing. R.O.B. Poort is jurist en veiligheidskundige (www.bureaupoort.nl)

Facto Magazine nummer 9 september 2012

51

Ook in deze rubriek? Mail uw korte tekst + jpg-foto naar gdessing@vakmedianet-alphen.nl

contacten en contracten

Andreasen nieuwe CFO van ISS ISS heeft Morten Andreasen (40) per 1 augustus benoemd tot de nieuwe financieel directeur voor ISS Nederland. Andreasen werkt sinds 2001 bij ISS en bekleedde verschillende functies in binnen- en buitenland. Zo was hij onder meer CFO van ISS in Turkije, financieel directeur voor Asia Pacific (Apac) en werd hij in zijn huidige functie begin 2010 benoemd als Regional CFO. Allan Stich, sinds 2007 CFO bij ISS Nederland, zal een nieuwe functie gaan bekleden binnen het wereldwijde concern.

ISS: Van Engeland volgt Peter van der Vorm op Maarten van Engeland (foto onder) is benoemd tot directeur van ISS in Nederland. Hij volgt daarmee Peter van der Vorm op, die zijn carrière buiten de ISS Groep zal voortzetten. Van Engeland is vanaf 2007 directeur van ISS Denemarken geweest. Van der Vorm was vanaf begin 2010 algemeen directeur van ISS Nederland. Daarvoor werkte hij Sodexo Food en was hij directeur van Sodexo Altys.

Wagenpark Bilderberg naar ROI ROI fleet (onderdeel van de ROI groep uit Naarden) gaat de komende jaren het wagenpark van Bilderberg Hotels beheren met als doelstelling een zuini-

ger, milieuvriendelijker en goedkoper wagenpark.

Inmiddels is de leaseregeling grondig onder de loep genomen en aangepast, zijn twee leasemaatschappijen geselecteerd (Leaseplan en Athlon) en zijn de huidige salesauto’s vervangen door dertig Volkswagens Polo Bluemotion.

Alles wordt geregistreerd in het Fleet Management Systeem.

Op de foto v.l.n.r.: Paul Vedder (Avenu Autogroep), Dries van der Vossen (CEO Bilderberg) en Jaap van Daalen (ROI Groep).

Marc van der Lee voorzitter normcommissie

Overname Wielinga Consultancy door Hospitality Group Per 1 juli heeft Hospitality Group overeenstemming bereikt met Carel Wielinga van Wielinga Consultancy over de overname van de adviespraktijk in facility management voor de zorgsector. Het bureau wordt volledig geïntegreerd in de Hospitality Group.

Wielinga wordt verantwoordelijk voor de verdere ontwikkeling van de zorgmarkt in samenwerking met

de verschillende werkmaatschappijen voor advies, interim & recruitment en huisvesting & design. Inclusief de overname zal Hospitality Group in 2012 een omzet van circa 8 tot 9 miljoen euro realiseren. In februari dit jaar nam Hospitality Group al VC Business Building over, een adviesbureau op het gebied van huisvestingsmanagement.

DE contracteert D&B The Facility Group DE Master Blenders 1753 heeft D&B The Facility Group gecontracteerd om een vernieuwend facilitair belevingsconcept te creëren voor haar nieuwe hoofdkantoor in Amsterdam.

D&B The Facility Group gaat op het kantoor aan het IJ werken met een

52

integraal serviceconcept. Het hospitality team (receptionisten, hostesses, housekeepers en facility employees) heeft een gemeenschappelijk doel: iedere medewerker en gast op het kantoor een fantastische beleving te bezorgen.

Facto Magazine nummer 9 september 2012

Marc van der Lee wordt per 9 oktober voorzitter van de nationale normcommissie Facility Management (FM). Hij volgt Remko Oosterwijk op die vijftien jaar voorzitter is geweest. Van der Lee (manager strategic development bij Sodexo) heeft ervaring met performance management, procesmanagement IT en innovaties binnen FM. Hij is een van de oprichters van de Facility Performance Standard en lid van de onderzoekscommissie van FMN.

contacten en contracten

Koos Groenewoud naar Bouwens Groep

Vendor, Dolmans en PCBO Apeldoorn

Koos Groenewoud is sinds 1 juli Manager Hospitality & Business Development bij de Bouwens Groep.

Daarnaast blijft hij actief als adviseur, spreker en trainer op het gebied van leiderschap. Groenewoud heeft een achtergrond in de gastvrijheidssector en werkte als facility manager bij onder meer Delta, KPN en Baan.

Ook was hij manager bij het Amsterdamse Marriott Hotel.

Vendor verzorgt sinds 13 augustus het leveren van sanitaire voorzieningen voor de locaties van twee onderwijsorganisaties in Apeldoorn: Stichting PCBO Apeldoorn en Leerplein055.

Schoonmaakbedrijf Dolmans verzorgt voor die locaties de schoonmaak per 1 september jl. De contracten zijn tot stand gekomen na een Europese aanbesteding, begeleid door bureau Verhoeven en Partners uit Veenendaal.

Effektief Groep aan de slag bij gemeente Utrecht Eerder dit jaar kreeg Effektief Groep de schoonmaakwerkzaamheden bij de gemeente Utrecht gegund. Een belangrijke gunningsfactor was de wijze waarop invulling kon worden gegeven aan social return. Sinds 1 mei heeft Effektief Groep de werkzaamheden naar volle tevredenheid van de gemeente overgenomen.

Het contract kent veel locaties met alle hun eigen specificaties, zoals gemeentehuizen en kinderboerderijen. In totaal gaat het om 65.000 m2 kantoren.

Het contract heeft, inclusief glasbewassing en catering, een waarde van

Jeroen Maas directeur Procurement Euromaster

minimaal 700.000 euro per jaar. Op de foto: Patrick Reinders (algemeen directeur Effektief Groep), Marjon Nooter (directeur Diensten Gemeente Utrecht) en Erwin de Jong (operationeel directeur Effektief Groep).

Euromaster heeft een nieuwe directeur Procurement. Jeroen Maas (1970) is aangetrokken om leiding te geven aan de afdeling Inkoop, Supply Chain en Facility. Maas was de afgelopen tien jaar verantwoordelijk voor de inkoop en logistiek van Sodexo in de Benelux. Daarvoor was hij werkzaam bij Superunie.

Ian van der Pool naar VisionFM Vanaf 1 oktober is Ian van der Pool MFM werkzaam als verander- en interimmanager bij VisionFM. Van der Pool (boekenrecensent bij Facto) heeft in zijn carrière in diverse branches een groot aantal complexe projecten en

verandertrajecten geïnitieerd en afgerond, onder andere voor Defensie. In de afgelopen periode was hij Manager Inkoop bij Yask en onder meer verantwoordelijk voor de herdefiniëring van de inkoopfunctie. Zie www.visionfm.nl (Advertentie)

Hoe optimaliseert u uw facilitaire inkoopproces?

VFM

We facilitate

www.VFM.nl

Facto Magazine nummer 9 september 2012

53

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

column

Uitbesteden De zomervakantie is weer voorbij. Op het ene moment zit je nog op een terrasje in de Italiaanse zon, te mijmeren over van alles en nog wat, op het andere moment zit je - wachtend op een collega om samen naar een afspraak te gaan - op het terras van een Starbucks langs de A12 en hoor je de net iets te luide stem van een vertegenwoordiger een tafeltje achter je, die telefonisch zijn omzetprognoses met zijn baas deelt.

Het was voor de sportliefhebber een zomer om de vingers bij af te likken. Hij kon via Wimbledon en het EK-voetbal zo naar de Tour de France en de Olympische Spelen in Londen om vervolgens vloeiend over te gaan naar de start van de vaderlandse Eredivisie.

De Olympische Spelen waren weer een bijzonder evenement.

Twee dingen vielen me vanuit facilitair oogpunt op. Ten eerste dat de vriendelijkheid en gastgerichtheid van alle medewerkers en vrijwilligers alom werden geroemd.

En ten tweede het gedoe rondom de beveiliging. G4S was als beveiligingsbedrijf gecontracteerd en zou circa 10.000 gekwalificeerde beveiligers leveren tijdens het evenement. Kort voor de Spelen bleek dat het bedrijf maar gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kon voldoen. Het Britse leger moest inspringen om de benodigde mensen te leveren. Topman Nick Buckles moest voor een parlementaire commissie verschijnen. De video’s op Youtube laten er geen misverstand over bestaan: enkele commissieleden waren - met vragen als ‘Why are you still in your post?’ en ‘It’s a humiliating shambles for the company, isn’t it?’- not amused.

De situatie zet je weer even aan het denken: wie ervan uitgaat dat na het ondertekenen van een uitbestedingscontract alles verder vanzelf loopt, moet nog maar eens goed achter zijn oren krabben.

Zeker met de toenemende margedruk bij facilitair dienstverleners (zie onder meer het brancherapport van ING van juli) is de kans aanwezig dat afgesproken prestaties niet of niet tijdig worden geleverd. Immers, als de omzet bij dienstverleners terugloopt, ontkomen ze er niet aan om in de kosten te snijden. ‘Het lijkt de laatste tijd wel dat ik minder aandacht krijg van de account manager van een van mijn dienstverleners’, aldus een facility manager die ik onlangs sprak. Het zou zomaar kunnen, kwamen we samen tot de conclusie, want als door bezuinigingen de span of control van een account manager groter wordt, kan hij minder tijd per klant besteden.

Samenwerken met je leverancier/dienstverlener, het is en blijft een uitdaging.

Facto Magazine is een uitgave van Vakmedianet bv Redactieadres Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Telefoon: (0172) 46 66 22, Fax (0172) 44 06 81 Hoofdredacteur Gerard Dessing (gdessing@vakmedianet-alphen.nl) Eindredactie Ineke de Graaff (idegraaff@vakmedianet-alphen.nl) Uitgever Frédérique Zeemans Marketing Judith Verkerk (jverkerk@vakmedianet-alphen.nl) Advertentieverkoop Arjen Tuitert, Liesbeth van den Hoek Telefoon: (0172) 46 64 42 / 46 64 71 atuitert@vakmedianet-alphen.nl, lvdhoek@vakmedianet-alphen.nl Postbus 4, 2400 MA Alphen aan den Rijn Abonnementen Vragen over abonnementen kunt u richten aan de Klantenservice, (0570) 67 33 58, www.kluwer.nl/klantenservice.

De abonnementsprijs is € 139,– (exclusief btw) per jaar. Studenten betalen € 55,– (inclusief btw). Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten. Losse verkoopprijs € 19,– per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan. Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting.

U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij Kluwer bv, Postbus 878, 7400 AW Deventer. Adreswijzigingen (met de oude adresgegevens) doorgeven aan Kluwer bv, afd. Relatiebeheer, Postbus 23, 7400 GA Deventer.

Abonnementen in België Wolters Kluwer Belgium (WKB) Motstraat 30, B- 2800 Mechelen Telefoon: 0800-30143, Fax: 0800-17529 E-mail: info@kluwer.be Abonnementsprijs op aanvraag U vindt de algemene voorwaarden van WKB op www.kluwer.be Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden openbaar gemaakt of verveelvoudigd. Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de Standaardpublicatievoorwaarden van Wolters Kluwer Nederland BV van toepassing, gedeponeerd ter griffie van de arrondissementsrechtbank te Amsterdam, onder nummer 217/1999; een kopie kan kosteloos bij de uitgever worden opgevraagd. Op alle uitgaven van Kluwer zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.kluwer.nl of opvragen via (0570) 67 33 58.

Partners CWS Nederland BV, Hectas, MPL Groep, TOPdesk Opmaak en DTP colorscan bv, Voorhout - www.colorscan.nl Basisvormgeving Verheul Media Supporters, Alphen aan den Rijn Druk Koninklijke van Gorcum, Assen ISSN 0927-1384

Gerard Dessing, hoofdredacteur (gdessing@vakmedianet-alphen.nl)

54

Facto Magazine nummer 9 september 2012

www.factomagazine.nl

a Vebego company

nu straks

al uw technisch onderhoud goed geregeld een zorgeloze verbouwing Yask Technical Services is de partner voor kantoren en instellingen voor de uitvoering en begeleiding van renovaties, verbouw- en herhuisvestingprojecten en licht technisch onderhoud. Onze ervaren projectmanagers en uitvoerders begeleiden de verbouwing en zorgen ervoor dat alles volgens plan en binnen budget opgeleverd wordt.

Natuurlijk houden zij u goed op de hoogte van de voortgang.

Onze technische housekeepers zorgen ervoor dat uw pand in goede staat blijft. Zij voeren technische werkzaamheden uit en begeleiden en controleren leveranciers.

Yask is expert in facilitaire dienstverlening. Met een heldere visie en met een duidelijk doel: onze klanten ontzorgen en bijdragen aan tevreden eindgebruikers.

Van harte gefaciliteerd!

nummer 9, september 2012

TOPdesk 5 Meer bereiken in minder klikken ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

FACTO Magazine

THEMA: HUISVESTING/GEBOUWBEHEER

Aegon verbouwt hoofdkantoor naar HNW:

Nieuwe werkomgeving, trotse medewerkers TOPdesk is dé tool voor dienstverlenende afdelingen als IT, FM en HR. Dagelijks vertrouwen miljoenen veeleisende gebruikers in 45 landen op TOPdesk als hun servicemanagement-oplossing.

Geïnteresseerd in TOPdesk 5?

Ontdek het zelf op www.topdesk.nl/topdesk5

Facility Management Simplified

nummer 9, september 2012

Met het nieuwe TOPdesk 5 brengt u uw dienstverlening naar een nog hoger niveau. De vernieuwde navigatie zorgt voor een overzichtelijke, aanpasbare werkruimte die altijd de voor ú relevante informatie toont.

Speciaal voor managers en andere monitorfuncties staan alle rapporten en KPI’s vanaf nu op één overzichtelijk Dashboard.

Ook het plannen van uw team wordt eenvoudiger dan ooit dankzij het revolutionaire Planbord voor behandelaars.

10 x besparen op kosten huisvesting

Van uitgewoond pand naar hightech office

Pag. 21

Pag. 28

Stadskantoor Utrecht: ambitie in uitvoering Pag. 42