Fam 05 2013

nummer 5, mei 2013

ONAFHANKELIJK VAKBLAD VOOR FACILITY MANAGEMENT EN INKOOP

www.factomagazine.nl

THEMA: INKOOP/OUTSOURCING

Samenwerking provincie Utrecht en Sodexo

Stapsgewijs naar multiservices Inkoop... de next step

Best Value Procurement in de praktijk

Inhuren zzp’ers Houd het bij tijdelijk

Pag. 16

Pag. 19

Pag. 28

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

12

Procincie Utrecht en Sodexo Stapsgewijs naar multiservices Sinds 1 maart 2012 heeft provincie Utrecht een flink aantal facilitaire diensten ondergebracht in een multiservicescontract met dienstverlener Sodexo.

Een samenwerking die, na een periode van ‘learning by doing’, steeds meer vorm gaat krijgen.

Een gesprek met teamleiders facilitair Corine Bassa (hard services) en Esther van Rooijen (soft services) van de provincie en John Sowa van Sodexo Altys.

16

t hema inkoop/outsouring

Inkoop... de next step Innovaties op het gebied van inkoop zijn vrij beperkt. Natuurlijk zijn er stappen gezet. Denk aan resultaatgericht inkopen, e-procurement en prestatie-inkoop. Maar per saldo zijn deze vernieuwingen nog vrij instumenteel en hebben vooral voordelen voor de opdrachtgever. Of lijkt dat maar zo?

t hema inkoop/outsourcing

19

Best Value Procurement in de praktijk Het Facilitair bedrijf van Hanzehogeschool Groningen startte in 2011 haar eerste Best Value Project, een inkoopfilosofie waarbij aanbieders maximale ruimte krijgen zich van elkaar te onderscheiden.

Hoe werkt Best Value Procurement in de praktijk en wat zijn de ervaringen tot nu toe? Facto Magazine in gesprek met inkoopmanager drs. Antoinette Bos van Hanzehogeschool Groningen.

t hema inkoop/outsouring

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

3

UITNODIGING

KOM NAAR DE AXXERION FACILITY DAG Op dinsdag 14 mei vindt de 9e Axxerion Facility Dag plaats.

HĂŠt moment voor facility managers om kennis te maken met ons compleet internet gebaseerde Facility Management Informatie Systeem (FMIS). Heldere dashboards en rapportages en overzichtelijke workflows bieden u een perfect totaalbeeld van uw werkzaamheden. Wat zijn de voordelen van het systeem? Hoe kies je het FMIS dat bij u past? Op welke manier implementeer je een FMIS? Vragen die allemaal aan de orde komen. Daarnaast zal de facility manager van FrieslandCampina zijn ervaringen met Axxerion met u delen.

U wilt vooruitgang? Dan mag u deze middag niet missen!

Wanneer?

Waar?

Inschrijven

Dinsdag 14 mei 2013, van 13.00-17.15 uur Gelredome Batavierenweg 25 6841 HN Arnhem Via onze website www.axxerionfs.nl, per email: info@axxerionfs.nl of telefonisch via +31 26 474 2420

ADVANCING YOUR BUSINESS Ressenerbroek 26b - 6666 MR Heteren - T. +31 26 474 2420 - E. info@axxerionfs.nl - www.axxerionfs.nl

t hema inkoop/outsourcing

22

Inkopen energie: wie het slim aanpakt, bespaart geld Wie energie slim inkoopt, kan kosten besparen. Maar dat gaat niet vanzelf. Wat is een juiste inkoopstrategie en welke stappen moeten doorlopen worden? Tijd om u hierin te verdiepen en een bewuste inkoopstrategie te kiezen.

26

28

30 Menige bezoeker trad tijdens de bijeenkomst ‘Sociaal ondernemen’ in The Colour Kitchen in Utrecht letterlijk uit z’n comfortzone door o.a. het nuttigen van frites met sprinkhanen (zie pagina 30).

En verder 6 34 35 36 38 39 41 41 42 42

nieuws over inkoop recht contacten en contracten column Het Nieuwe Werken boekrecensie agenda rising star column Gerard Dessing colofon

33

Duurzaam inkopen eten & drinken in de zorg

Steeds meer organisaties denken beleidsmatig na over duurzame bedrijfsvoering. Om dit te vertalen naar hun producten en diensten is een duurzaam inkoopbeleid noodzakelijk. In dit artikel doorlopen we de zes stappen voor het realiseren van een duurzame inkoop.

Inhuren zzp’ers: houd het bij tijdelijk

De inhuur van zzp’ers heeft zo z’n voordelen zoals onder andere een zeer beperkt risico bij ziekteverzuim en geen sociale lasten. Echter... wanneer een opdrachtgever werkelijk van deze voordelen wil profiteren, zal hij met een aantal zaken rekening moeten houden.

In dit artikel leest u welke dat zijn.

Een topbedrijf, dat ben je zelf

Hapjes van eendentongetjes, frietjes met sprinkhanen en bitterballen van meelwormen. Kosten noch moeite waren gespaard om de bezoekers van de bijeenkomst ‘Sociaal ondernemen’ op 21 maart j.l. in The Colour Kitchen in Utrecht uit hun comfortzone te halen. Een verslag.

15 en 16 mei, beurs over glas en gevel Op woensdag 15 en donderdag 16 mei a.s. vindt voor de tiende keer de Glazenwassers & Gevelbehandelaars Vakbeurs plaats. Diede Saarloos, van organisator Heliview: ‘We combineren vakmanschap van glas en gevel op één vakbeurs.’ Een tipje van de sluier van het programma.

Facto Congres 11 juni 2013: Alles verandert, ook FM! Op 11 juni a.s. vindt het jaarlijkse Facto Congres plaats in Ede. Met 2 lezingen, 13 workshops, 22 sprekers en 175 vakgenoten.

Kijk op www.factomagazine.nl/congres of op pagina 11 voor meer informatie.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

5

nieuws

Starters vinden werkplek in leeg kantoor Haarlem Van keukentafel naar eigen kantoor voor slechts € 220,- per maand allin.

In het recent leeggekomen kantoor in Haarlem biedt leegstandbeheerder Camelot het workspaceconcept aan. Robin Breemer, projectleider van Workspace Haarlem: ‘Wij bieden starters, zelfstandigen en zzp’ers de kans een eigen kantoor vanaf 25 m2 te betrekken vanaf € 220,- per maand all-in, dus inclusief internet.’

Het is voor de eigenaar ook aantrekkelijk om in afwachting van de toekomstige ontwikkelingen leven in het pand te houden. Ervaring leert dat de bedrijfjes, als er eenmaal vet op de botten zit, graag doorgroeien naar de traditionele huurmarkt. Ook blijven de uitstraling en de waarde van het pand op deze manier beter behouden.

Nadeel voor de gebruikers is dat het aanbod tijdelijk is: zodra een nieuwe bestemming is gevonden, zal Camelot het pand weer leeg moeten opleveren.

De opzegtermijn is wederzijds een maand.

Oplaadzuilen voor Catharina Ziekenhuis De Rabobank Eindhoven-Veldhoven heeft het Catharina Ziekenhuis in Eindhoven een cheque ter waarde van 20.000 euro overhandigd. Met het geld plaatst het ziekenhuis oplaadzuilen voor elektrische voertuigen.

Met deze - volledig door zonne-energie opgeladen - zuilen kunnen patiënten, bezoekers en medewerkers hun elektrische fiets, scooter of scootmobiel eenvoudig opladen. Het Catharina Ziekenhuis wil met dit initiatief milieubewust gedrag stimuleren. De oplaadzuilen genereren via zonnepanelen stroom, die in de laadzuilen opgeslagen wordt. Ook op een bewolkte dag tappen de zuilen energie uit daglicht in plaats van elektrische voeding. Aan één zuil kunnen vier elektrische voertuigen tegelijk worden opgeladen. Het opladen is gratis.

6

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Bernhoven verhuist naar nieuwe locatie Op 30 maart vond de verhuizing plaats van Ziekenhuis Bernhoven, waarbij de patiënten van Oss en Veghel naar een nieuwe locatie in Uden werden overgebracht. Op de website van Omroep Brabant staan enkele cijfers over de verhuizing.

1. Er zijn twaalf verkeersregelaars ingezet.

2. In iedere verhuiswagen zaten (naast de patiënt) vier personen: de chauf-

feur, een bijrijder van een verhuisbedrijf, een zorgverhuizer en een vervoersverpleegkundige.

3. Totaal zijn 150 verhuizers ingehuurd. Zij werkten in twee diensten, dus 75 verhuizers per keer.

4. In het nieuwe gebouw staan 1000 pc’s en 10.000 (medische) apparaten.

5. De hele inboedel van de twee ziekenhuizen is in ongeveer 9000 verhuisdozen verplaatst. Daarnaast waren er nog 200 rolcontainers met spullen.

Meer deelauto’s Een op de vijf Nederlandse bedrijven maakt gebruik van een vorm van autodelen voor haar medewerkers.

Dit gebruik zal binnen twee jaar flink groeien. Dat zegt Mobility Mixx, een organisatie in mobiliteitsoplossingen.

In het bedrijfsleven wordt het gebruik van een deelauto vaak gecombineerd met een zakelijke mobiliteitskaart zodat medewerkers de dagelijkse woonwerkroute gewoon met het ov kunnen afleggen en zakelijke afspraken de ene keer met de auto en de andere keer

met het ov kunnen bereizen. Vooral kleine en middelgrote type auto’s worden veel gekozen voor zakelijke ritten met een deelauto. Ook de zuinige en milieuverantwoorde auto’s zijn populair. De top 5 van meest gebruikte voertuigen van Mobility Mixx ziet er als volgt uit: 1. Toyota Aygo 2. Skoda Fabia 3. Opel Corsa 4. Honda Insight (Hybride) 5. Volkswagen Polo BlueMotion

nieuws

Nog 5 weken tot Facto Congres 2013: Veranderen!

Op dinsdag 11 juni a.s. vindt het jaarlijkse Facto Congres plaats, met dit jaar als thema: ‘Alles verandert, ook FM!’ Het programma bevat weer een grote diversiteit aan onderwerpen, alleen gepresenteerd door deskundige en ervaren sprekers.

Na de presentatie van trendonderzoeker Andrea Wiegman over de belangrijkste ontwikkelingen die op ons afkomen en de gevolgen voor facility management, starten om 11.30, 13.30 en 15.00 uur de workshoprondes.

Er staan 13 workshops op het programma, waarbij deelnemers aan 3 workshops naar keuze kunnen deelnemen: 1. Serviceconcepten bij Schiphol en wat FM daarvan kan leren 2. Facilitaire regie in de zorg 3. Integraal uitbesteden of zelf blijven doen? (WTC Amsterdam) 4. Prestatieinkoop in een facilitaire omgeving 5. HRYou: veranderen naar dienstverlening om trots op te zijn 6. Durf de leverancier het vertrouwen te geven (Van Lanschot/AAFM)

7. Is LEAN ook een beetje lief?

8. Efficiënte secundaire inkoop als strategische waarde 9. Ondernemerschap in het ziekenhuis 10. Stel de informatiebehoefte centraal bij veranderen naar HNW 11. Succesfactoren en valkuilen bij facilitair veranderen 12. Servicedesking: Hot or Not? 13. Waterschap Hollandse Delta: herbestemming kantoor op basis van zingeving Sprekers zijn onder meer afkomstig van Schiphol Group, Twynstra Gudde, Parnassia Groep, WTC Amsterdam, facilitair bedrijf Hanzehogeschool Groningen, Van Lanschot Bankiers, AAFM, Overtoom, MC Groep, ISS Cure & Care, Facilitaire Dienstverlening Hogeschool Rotterdam, Hotelschool Den Haag, SNS Reaal, NPQ Solutions, Forte Solutions, ArrangeGroup, AOS Studley en Waterschap Hollandse Delta.

Meer informatie en aanmelden? Zie de congreswebsite www.factomagazine.nl/ congres.

Leidraad prestatiecontracten gebouwonderhoud Er is een vernieuwde leidraad voor het opstellen van prestatiecontracten voor technisch beheer en onderhoud van gebouwen.

Deze leidraad bevat tools om afspraken te maken met de leverancier over klanttevredenheid, duurzaam beheer, binnenklimaat, optimale kosten, kwaliteit én innovatie. Het document bevat tips en valkuilen voor opdrachtgevers en leverancier. Met behulp van key performance indicatoren (KPI’s) wordt een ideale balans gezocht om kosten en energie te besparen en de kwaliteit van het onderhoud te verhogen. De leidraad geeft ook een toelichting op het bonus/malussysteem in prestatiecontracten. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie van de leidraad zijn onder meer meet- en verificatieprotocollen en voorbeelden van modelprestatiecontracten.

D&B in zee met Tetske van Ossewaarde

D&B The Facility Group gaat in zee met Tetske van Ossewaarde om het learning & developmentprogramma verder te ontwikkelen.

Van Ossewaarde studeerde af aan de Academie voor Kleinkunst, speelde hoofdrollen in musicals, was te zien in televisieprogramma’s en had een eigen cabaretprogramma. Thans is ze adviseur, trainer en coach. In eerste instantie zal ze zich richten op het (her) ontwikkelen en geven van trainingen en opleidingen binnen de operationele organisatie. Haar focus zal gericht zijn op onderwerpen als gastgericht service verlenen, creëren van de ‘5 star’-experience, persoonlijke effectiviteit, leidinggeven en leiderschap.

Adverteerdersindex Axxerion Facility Services 4 Hectas Bedrijfsdiensten 10 ISS Facility Services 43 RAI Groep 14, insert Sodexo Nederland 44 Van Houtum 2 VFM Facility Expert & People cover, 38

De leidraad is gratis te downloaden via www.agentschapnl.nl.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

7

nieuws

NIBC Bank van G- naar B-label Dankzij een duurzame renovatie heeft het gebouwencomplex van NIBC Bank in Den Haag een labelsprong gemaakt van G naar gemiddeld B. De CO2-footprint wordt aanzienlijk verkleind en naar verwachting wordt 40 procent op energie bespaard.

Het complex van NIBC Bank in Den Haag is een aaneensluiting van verschillende gebouwen uit de bouwjaren 1890, 1963 en 1993; geen gebouw is hetzelfde. Het opstellen van één energielabel gaf dan ook niet voldoende inzicht in de te nemen maatregelen voor het verbeteren van het gebouw. Besloten is om voor elk gebouw een apart indicatief label te maken en haalbaarheidsonderzoeken uit te voeren voor het doorvoeren van de nodige verbetermaatregelen. NIBC is in dit traject ondersteund door gebouwverduurzamer Innax.

De doorgevoerde verbetermaatregelen verschillen per gebouw. Zo is de gevel van het pand van 1963 vernieuwd, wordt in sommige panden gebruikgemaakt van warmteterugwinning en koelplafonds en is overal TL-5, LED-verlichting, aanwezigheidsdetectie en daglichtregeling toegepast. NIBC heeft vier koelinstallaties en drie van de vijf verwarmingsketels vervangen voor een centrale Warmte- en Koudeopslag (WKO).

Deze installatie moet voor de grootste besparing zorgen. Daarnaast zorgt de WKO voor een comfortabele werkomgeving, zowel in de zomer als in de winter.

Gastvrij, maar minder veilig Ziekenhuizen besteden steeds meer aandacht aan gastvrijheid, maar dit gaat ten koste van de veiligheid voor personeel en bezoekers. Securitas waarschuwt ziekenhuizen voor de risico’s die een gastvrije omgeving in het ziekenhuis met zich meebrengt.

Ziekenhuizen moeten hun personeel bewust maken van de veiligheidsrisico’s waarmee ze te maken krijgen. Deze risico’s betreffen namelijk niet alleen

8

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Top 10 schoonmaakbedrijven Wat zijn de 10 grootste schoonmaakbedrijven van ons land? Net als ieder jaar maakte vakblad Service Management aan de hand van een enquête weer een omzetoverzicht over 2012. Daaruit rolde de volgende top 10.

1. CSU 2. ISS 3. Hago Nederland 4. Asito* 5. Gom 6. Dolmans groep 7. EW facility Services 8. Hectas 9. SchoonGroep Nederland 10. Succes (DieDrie)

Omzet 2012

Omzet 2011

Medew.

2012

Medew.

2011

283,0 281,9

268,0 313,2

14.700 11.575

13.900 15.200

281,6 n/a 201,5

265,7 209,8 212,8

11.015 n/a 8277

10.135 9566 9095

73,1

76,3

2487

2522

68,0 62,0

64,5 59,0

3520 2950

3360 2950

53,7

49,7

5690

5409

34,8

39,1

1342

1425

*Asito heeft niet meegedaan aan het onderzoek. De cijfers over 2011 komen uit het jaarverslag van Asito. (Meer weten? Zie www.servicemanagement.nl)

Awards voor PGGM en RDW Medio maart heeft Integron de Beleving Awards uitgereikt, de prijs voor best presterende organisaties op het gebied van klantbeleving, medewerkersbeleving en facilitybeleving in 2012.

De grote winnaars van de Facility Beleving Awards zijn PGGM (categorie Profit) en RDW (categorie (Semi)

zichtbare risico’s, zoals een veilige toegang, maar ook onzichtbare, zoals informatiestromen. Het is belangrijk dat personeel getraind wordt zodat ze adequaat kunnen handelen. Organisatorische maatregelen, bewustwording en een duidelijke rolverdeling kunnen de veiligheid in ziekenhuizen waarborgen.

1. Inventariseer waar en wanneer ziekenhuispersoneel zich onveilig voelt: welke afdelingen in het ziekenhuis zijn incidentgevoelig?

2. Breng incidenten in kaart en regis-

Publiek). Integron heeft gekeken naar wie van de deelnemers het hoogste tevredenheidscijfer scoorden in 2012 volgens eindgebruikers van het facilitair bedrijf. Mede-genomineerden binnen de categorie Profit waren SNS Reaal en de ANWB. Voor de categorie (Semi) Publiek waren tevens gemeente Amersfoort en het Kadaster genomineerd.

treer ze: waar, wanneer en door wie worden incidenten veroorzaakt?

3. Stel regels op: wat accepteer je als ziekenhuis wel en wat accepteer je niet?

4. Stel een veiligheidscoördinator aan en maak deze gerechtigd om op te treden tegen misdragingen.

5. Regel toegangsbeheer: bepaal waar bezoekers wel, niet of in beperkte mate mogen komen.

6. Besteed tijdens opleidingen aandacht aan het omgaan met agressie: zo weet het personeel hoe ze moet handelen bij een incident.

nieuws

Goedkoper printen bij gemeente Woerden Gemeente Woerden heeft na een Europese aanbesteding gekozen voor de Xtandit Managed Print Services (XMS).

Het gaat naast beheer van het printerpark ook om de installatie van nieuwe multifunctionele printers (mfp’s), nieuwe machines voor de repro, mobile print en follow me-printing. Met de oplossingen wordt het printvolume

van 190.000 prints per maand aanzienlijk teruggebracht en wordt een flinke kostenbesparing gerealiseerd.

Piet Smallenbroek, facility manager bij Gemeente Woerden: ‘Voor deze aanbesteding waren we op zoek naar een lokale partij die

Regus komt met werkplekken in benzinestations Regus gaat werkplekken in Shellbenzinestations inrichten.

stations al werkplekken gerealiseerd. Datzelfde gaat ook gebeuren in Frankrijk (samenwerking met SNCF).

In een proef worden 70 pompstations in en rond Berlijn voorzien van faciliteiten die werken mogelijk maken, zoals wifi-hotspots, docking stations, business lounges en vergaderplekken.

De services zijn toegankelijk voor personen in het bezit van een Regus-card.

Regus is druk bezig met het creëren van zogenoemde derde werkplekken voor flexwerkers en mensen die veel onderweg zijn. In Nederland zijn er op diverse NS-

Werkplek 2.0 voor Van Doorne Advocaten Advocatenkantoor Van Doorne in Amsterdam is overgestapt op Werkplek 2.0 van Inter Access.

Het gaat om een geïntegreerd communicatieplatform waarmee de 140 medewerkers op elk moment, vanaf elke plek en met elk soort apparaat toegang hebben tot applicaties en data. Het bedrijf levert het concept als private clouddienst aan Van Doorne. De twee organisaties hebben hiertoe een meerjarige overeenkomst getekend.

méét stapt in VSR-controles

25-jarig jubileum Ultimo

Bureau méét in Den Haag stapt in de markt van VSR-controles. Het is voor de specialist in het meten van facilitaire prestaties (zoals werkplekbezettingen, belevingsonderzoeken) een nieuwe activiteit die onder de naam dé VSR Concurrent op de markt wordt gebracht.

Dit jaar bestaat Ultimo Software uit Nunspeet 25 jaar. Het jubileum wordt op 12 juni gevierd met een congres in Almere.

Het bedrijf van eigenaar Vincent le Noble claimt de objectieve VSR-metingen tegen de laagste prijs binnen de gehele Benelux te kunnen uitvoeren.

‘Wij maken gebruik van zogenaamde mééttalenten. Deze jonge hboFM-professionals worden door ons en SVS opgeleid tot VSR-controleur.

Ondersteund door onze bestaande organisatie en flexibele bedrijfsvoering zijn wij altijd goedkoper dan huidige adviesbureaus die opereren in de markt’, aldus Le Noble.

ons van dichtbij volledig kon ontzorgen op het gebied van print. Daarbij vonden we het ook belangrijk om het aantal afdrukken binnen onze gemeente zoveel mogelijk terug te kunnen dringen. Xtandit, gevestigd in Woerden, bood precies wat we zochten.’

Meer dan 1000 klanten in binnen- en buitenland maken gebruik van de software ter ondersteuning van facilitair,

technisch, of IT-beheer. Tegenwoordig is Ultimo volledig webbased, met een door iconen gestuurde gebruikersinterface waarbij klanten vanuit één applicatie met diverse disciplines (facilitair, techniek, IT et cetera) kunnen werken.

Naast de hoofdvestiging in Nederland heeft het bedrijf vestigingen in België en Duitsland. In totaal werken er circa 120 fte.

ArrangeGroup lanceert Facilitair Talent De ArrangeGroup heeft een nieuwe dienst gelanceerd: Facilitair Talent.

Door pas afgestudeerden met een opleiding Facility Management aan te nemen voor interim-vraagstukken binnen het Servicedeskdomein, biedt ArrangeGroup deze jongeren een start op de arbeidsmarkt. Daarnaast wordt een flexibele en kostenefficiënte oplossing voor personeelsvraagstukken gerealiseerd.

TIP: op 11 juni a.s. geeft Egbert van der Steege van Arrange een interessante workshop over alles wat komt kijken bij servicedesking. De workshop wordt gegeven tijdens het Facto Congres 2013 in Ede. Meer weten? Kijk op de speciale website www.factomagazine.nl/congres.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

9

10

Facto Magazine nummer 4 april 2013

congres

De Reehorst, Ede, 11 juni a.s.

Facto Congres 2013: wie zijn de sprekers?

Dinsdag 11 juni is het weer zover! Dan is in Ede het Facto Magazine Congres, met dit jaar als thema: ‘Alles verandert, ook FM!’. Maar liefst 22 deskundige sprekers (facility professionals) verlenen hun medewerking aan het zeer afwisselende programma. Een overzicht.

Andrea Wiegman (Second Sight)

Claudia Alflen (Twynstra Gudde)

Maryan Brouwer (Schiphol Group)

Alexander Lindeboom (AAFM)

David Verberne (Van Lanschot Bankiers)

Elwin Herrebout (NPQ Solutions)

Marleen Heijbrock (SNS Reaal)

Thijs van der Spil (Twynstra Gudde)

Antoinette Bos (Hanzehogeschool Groningen)

Jan Kreeft (ISS Cure en Care)

Frans Smits (MC groep)

Jordie van Berkel-Schoonen (Forte Solutions)

Annette van de Meene (Hotelschool Den Haag)

Anneli van der Reijden (Hogeschool Rotterdam)

Olle Peters (Overtoom)

Ad van de Laar (St. Elisabeth Ziekenhuis)

Joke van der Schoor (Parnassia groep)

Marc Claassen (WTC Amsterdam)

Willem van Ansem (AOS Studley)

Ida van der Loo (Waterschap Hollandse Delta)

Egbert van der Steege (ArrangeGroup)

(Rob Urgert (cabaretier)

Meer weten en/of aanmelden?

Kijk op www.factomagazine.nl/congres

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

11

t hema inkoop/outsourcing

Samenwerking provincie Utrecht en Sodexo

Stapsgewijs naar multiservices

Sinds 1 maart 2012 heeft provincie Utrecht een aantal facilitaire diensten ondergebracht in een multiservices-contract met dienstverlener Sodexo.

Een samenwerking die, na een periode van learning by doing, steeds meer vorm gaat krijgen. Een gesprek met teamleiders facilitair Corine Bassa (hard services) en Esther van Rooijen (soft services) van de provincie en John Sowa van Sodexo Altys. Gerard dessinG

P

rovincie Utrecht is sinds 16 april 2012 gevestigd in het voormalige hoofdkantoor van Fortis aan de Archimedeslaan 6 in Utrecht. Het provinciehuis werd in samenwerking met Strukton Worksphere door bouwbedrijf Strukton verbouwd. Het overgrote deel van het 31.000 m2 en 18 verdiepingen tellende kantoor werd gerenoveerd terwijl op de tweede tot en met de zesde verdieping gewoon werd gewerkt door huurder ABN Amro.

Kort voor de ingebruikname van het nieuwe pand trad ook een nieuw facilitair uitbestedingscontract in werking, waarbij het bedrijfsrestaurant, de coffeecorner, de automaten, de schoonmaak, reststoffenverwerking, beveiliging, receptie en binnenbeplanting in een multiservices-constructie aan Sodexo werden uitbesteed.

Sodexo was al sinds de jaren tachtig aan de provincie verbonden als cateraar. Daar kwam nu dus een aantal andere facilitaire diensten bij.

Groei naar regie De keuze om de diensten aan een multiservices-supplier uit te besteden had onder meer te maken met de organisatieverandering, vertelt Corine Bassa, teamleider facilitair, op een ochtend in het bedrijfsrestaurant van het provinciehuis. ‘Met onze kerntaken zoals ruimtelijke ordening en mobiliteit willen wij bijdragen aan een provincie Utrecht waar het goed werken, wonen en leven is. Voor facilitair betekent dit dat we ontzorgd willen worden zodat we onze energie en financiën in de kerntaken kunnen steken en toch optimale facilitaire kwaliteit hebben. Dit heeft voor facilitair geresulteerd is de overgang naar een regieorganisatie.’

De ontzorging moest bijdragen aan professionalisering en efficiency, vervolgt Bassa. ‘Hiervoor zijn we met een externe partij in zee gegaan waarbij wij tegelijk ontzorgd zouden worden. De doorontwikkeling naar facilitaire regie

Kerngegevens!

Organisatie Pand BVO Aantal werkplekken FM-contract Dienstverlener

12

: provincie Utrecht : provinciehuis Utrecht (Rijnsweerd) : 18.000 m2 : 1100 : multiservices : Sodexo Altys

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

als besturingsmodel past daar volgens ons goed bij, vandaar de stap. We voeren nog altijd een deel van het werk zelf uit, en dat houden we zo. Maar stap voor stap willen we meer als facilitaire regieorganisatie functioneren en ervaren hoe dat ons bevalt.’

Tender Onder begeleiding van een adviesbureau werd in 2012 een Programma van Eisen opgesteld en werd de opdracht getenderd met als doel het selecteren van een mulitservices-supplier.

Een stap verder, dus helemaal ontzorgd worden in de vorm van totale uitbesteding van het facility management, is even ter sprake geweest, maar werd op dat moment als een te grote stap gezien. Bassa: ‘De stap naar meer regie en meer loslaten en meerdere diensten aan één supplier overlaten was voor ons al behoorlijk groot, gezien de positie vanwaar we kwamen met veel single service-suppliers. We wilden echt eerst ervaren hoe dit zou zijn. ’

Interviews Na de eerste beoordeling van de ontvangen aanbiedingen werden drie partijen uitgenodigd voor een gesprek.

Doel was een beeld te krijgen van de mensen waarmee de provincie als opdrachtgever dagelijks zou gaan werken.

Bassa: ‘Los van de inhoud van de of-

t hema inkoop/outsourcing

Foto Chris Hoefsmit, Haarlem

V.l.n.r. John Sowa (Sodexo Altys), Esther van Rooijen en Corine Bassa (beiden van provincie Utrecht). ferte is het belangrijk een gevoel bij die personen te krijgen. Je hebt tijdens contractuitvoering met de accountmanager en locatiemanager zeer regelmatig contact. Dan moet het wel klikken, zij zijn immers de aanjagers van het werk. Dat wilden we echt vooraf weten.’ Uiteindelijk rolde Sodexo als dienstverlener uit de bus en trad het nieuwe, vierjarige contract op 1 maart 2012 in werking.

Factuurstroom Esther van Rooijen is sinds enkele maanden als teamleider soft services dagelijks betrokken bij de uitvoering van het contract. Afgezien van de vele zaken die goed en soepel verlopen heeft ze inmiddels enkele punten opgemerkt die nog aandacht verdienen.

Een daarvan betreft de factuurstroom.

Ondanks het multiservices-contract zijn er nog veel facturen ten opzichte van de oude situatie met veel single servicesuppliers. Een voorbeeld betreft de zaken vast in contract versus regiewerk-

zaamheden. Ook heeft ze gemerkt dat in de startperiode beide partijen aan elkaar hebben moeten wennen op bepaalde punten, mede omdat de dienstverlening in een nieuw gebouw wordt geleverd. ´In de afgelopen winter was er plots pekelinloop bij de ingang. Dan komt opeens de vraag naar boven hoe we dat geregeld hebben. Dan moet je samen wel even gaan zitten om dat duidelijk te krijgen.’ Bassa geeft een ander voorbeeld. ‘Dit is een nieuw pand en de schoonmaak liep niet direct zoals we voor ogen hadden. Er zijn medewerkers overgegaan, en als je dan tegelijk van een traditioneel werkprogramma naar resultaatgericht schoonmaken gaat, vergt dat de nodige aandacht. Dat is een uitdaging en heeft tijd nodig.’

Proactief Wat de provincie als opdrachtgever van de samenwerking verwacht? Van Rooijen is duidelijk: ‘Eigenlijk zou je willen dat het contract onderin de la

ligt en er een partnership tot ontwikkeling komt, waarbij de leverancier precies weet wat wij belangrijk vinden en daar naar handelt en op anticipeert.

We zeggen van onszelf dat we proactief moeten zijn, en verwachten dat ook van onze leverancier.’

Sowa kan zich vinden in de visie van Van Rooijen en benadrukt het belang van goed op elkaar ingespeeld zijn. ‘Het overleg op strategisch/tactisch niveau is mede bedoeld om daaraan te werken, zodat we steeds van elkaar weten wat er speelt en wat we daaraan kunnen doen.

Het is belangrijk dat, voordat de vraag wordt gesteld, wij al aanvoelen waar het heen gaat.

Proactiviteit, ingespeeld zijn op elkaar, werken als een team, om dat soort zaken gaat het.’

Transitiemanager Dat de samenwerking inmiddels goed op weg is, heeft onder meer te maken met de inzet van een dedicated transi-

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

13

»

Trefpunt voor veiligheid

2013 4-6 juni 4-6 juni 2013

In één dag een complete update van de markt • Alle oplossingen, innovaties en trends op het gebied van beveiliging en (brand)veiligheid • Met extra aandacht voor de veiligheidsproblematiek in de zorg, retail, transport & logistiek en (semi-)overheid • Een uitgebreid kennisprogramma • Een compleet aanbod van circa 200 exposanten • De ontmoetingsplek bij uitstek Kijk op www.safetysecurityamsterdam.nl voor het programma.

NS-reto voor ur

€ 8,50 Registreer nu voor gratis toegang via www.safetysecurityamsterdam.nl Volg ons op Twitter: @SSAAmsterdam en #SSA13

Organisatie:

Ondersteund door:

t hema inkoop/outsourcing

Kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) Provincie Utrecht en Sodexo Altys zijn performance-afspraken overeengekomen. Er is een aantal generieke of besturende KPI’s en een aantal dienstspecifieke KPI’s opgesteld. Per KPI zijn de volgende indicatoren vastgesteld: indicator, prestatie-aspect, meetfrequentie, meetniveau (proces, divisie, pand), door wie de KPI gemeten wordt, hoe de KPI gemeten wordt. De generieke KPI’s bestaan uit de 3 KPI’s: » Indicator 1 Klantbeleving » Indicator 2 Dienstspecifieke KPI’s » Indicator 3 Technische kwaliteit schoonmaak I

tiemanager door Sodexo Altys in de voorbereidingsfase. Sowa: ‘Een transitiemanager kijkt samen met de teamleider vanaf een bepaalde afstand naar de processen. Doe je dat niet dan loop je kans dat er zaken blijven liggen, waar je onderweg toch een keer tegenaan gaat lopen. Nu kun je dat vooraf afvangen. Dat lijkt in eerste instantie tijd te kosten maar levert je later weer tijd op.’

Realistisch plannen Sowa heeft verder geleerd dat hij voor de start van de daadwerkelijke samen-

werking diep moet graven. ‘Meestal worden we op een heel snel traject gezet en moeten binnen een maand draaien. Je neemt dan eigenlijk te weinig tijd om duidelijk te krijgen welke verwachtingen de opdrachtgever precies heeft en hoe zaken moeten gaan lopen. Ik ervaar dat klanten soms zeer ambitieuze planningen voorstellen om van start te gaan. Zéker als je mensen gaat overnemen is het van belang dat zo’n overgang zorgvuldig wordt gepland en uitgevoerd. Je kunt toch niet zeggen: hier heb je een nieuw T-shirt, tover een glimlach te-

voorschijn, je bent Sodexo! En daarmee is de dienstverlening verbeterd?

Zo werkt dat niet. Voor zo’n transitie moet je de tijd nemen zodat mensen kunnen wennen aan hun nieuwe werkgever en kunnen groeien in hun nieuwe rol als professioneel dienstverlener. Hier is dat overigens goed gegaan.’

Toekomst Aan het eind van het gesprek werpt Bassa een blik op de toekomst. Ze wil de komende jaren eerst ervaren hoe het multiservices-contract bevalt. Binnenkort komt ook voor de hard services een dergelijk contract op de markt, daar gaat de provincie dus ook ervaring mee opdoen.

‘We zijn nu een jaar verder met elkaar en hebben veel geleerd. Learning by doing dus. Dat is een belangrijke kernwaarde bij ons. En op deze manier hebben we praktisch resultaat geboekt.

Daar gaan we de komende periode verder de winst van ervaren.’ ‹‹

Het voormalige kantoor van Fortis in Utrecht, thans het kantoor van provincie Utrecht.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

15

t hema inkoop/outsourcing

Inkoop... de next step Innovaties op het gebied van inkoop zijn vrij beperkt. Natuurlijk zijn er stappen gezet. Denk aan resultaatgericht inkopen, e-procurement en prestatie-inkoop. Maar per saldo zijn deze vernieuwingen nog vrij instrumenteel en hebben vooral voordelen voor de opdrachtgever.

Of lijkt dat maar zo? John dommerholt*

W

ie de vakbladen volgt zou kunnen veronderstellen dat de afgelopen jaren veel is veranderd in het inkoopvak. Deels is dat natuurlijk waar. Hoewel niet volledig en zeker niet in volgorde van belangrijkheid komen hier enkele relevante vernieuwingen aan bod.

Innovatie in inkoop » Resultaatgericht inkopen Steeds vaker kiest de opdrachtgever voor resultaatgerichte contracten.

Het principe is eenvoudig. Binnen door de opdrachtgever gestelde kaders is de leverancier verantwoordelijk voor een optimale organisatie en dienstverlening. Daarbij moet minimaal aan de gestelde kaders worden voldaan en soms is het mogelijk ad-

tijdsbesteding en het efficiënter inrichten van processen. Inkoopprocessen worden bijvoorbeeld steeds vaker geheel digitaal doorlopen waarbij offerteaanvraag, communicatie en het indienen van een offerte, geheel met behulp van een daarvoor ingerichte portal worden doorlopen. Ook e-auctions, waarbij vaak na een kwalificatie met behulp van een digitale veiling de prijsvorming plaatsvindt, komen vaker voor.

Ten slotte zijn ondersteunende systemen op het gebied van bestellen, contractmanagement en informeren beschikbaar gekomen. » Ontwikkeling in beoordelingsmethoden In de zoektocht naar de best passende beoordelingsmethoden zijn de af-

Opdrachtgevers zitten niet te wachten op weer een nieuwe aanbesteding ditionele omzet te realiseren (bijvoorbeeld bij vending en catering).

Resultaatgericht inkopen heeft voordelen zoals een duidelijke scheiding in verantwoordelijkheden en risico’s, relatief eenvoudig contractbeheer en het leidt vaak tot lagere kosten. » E-procurement E-procurement is het verzamelbegrip voor allerhande digitale toepassingen op het gebied van inkoop. Vaak gericht op het verminderen van de

16

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

gelopen jaren veel methoden de revue gepasseerd. Een interessante recente ontwikkeling is Best Value Procurement (prestatie-inkoop).

Daarbij gaat men ervan uit dat niet de opdrachtgever maar de opdrachtnemer het beste zicht heeft op de waardeketen.

Ondanks deze vernieuwingen is er toch sprake van een vrij traditioneel proces: de opdrachtgever omschrijft de gewenste dienstverlening (of in ieder

geval de kaders) in documenten zoals een Programma van Eisen. In concurrentie worden de aanbiedingen uitgebracht, die met behulp van een beoordelingsschema worden beoordeeld, waarna een keuze wordt gemaakt.

Ongewenste resultaten De huidige werkwijze kent een aantal nadelen. Opdrachtgevers worden vaak toch nog niet echt geholpen in het oplossen van of in het bijdragen aan de echte vraagstukken en opgaven. Dit zien we terug in veel facilitaire aandachtsgebieden, maar vooral bij facilitaire dienstverlening. De praktijk leert het volgende: » Onvoldoende onderscheidend vermogen Het onderscheidend vermogen op het gebied van kwaliteit blijft vaak beperkt. Dit heeft meerdere oorzaken. Het begint met de kaders die opdrachtgevers vaststellen. Te vaak zijn deze al gedetailleerd uitgewerkt waardoor de aanbieders onvoldoende ruimte hebben om de toegevoegde waarde of het onderscheidend vermogen onder de aandacht te brengen.

Ook zien we dat - vooral bij de grote landelijke spelers - de kennis, ervaring en hulpmiddelen om een goede aanbieding te maken in voldoende mate aanwezig zijn. Steeds vaker worden zelfs externe tekstschrijvers en vormgevers ingezet om die ene fantastische aanbieding te maken.

Dit leidt ertoe dat aanbiedingen vrij-

t hema inkoop/outsourcing

wel altijd goed aansluiten op de gestelde uitgangspunten en het onderscheidend vermogen beperkt is. » Onvoldoende haalbare financiële aanbiedingen Onder druk van concurrentie of vanwege andere overwegingen, zoals bijvoorbeeld het op peil houden van het eigen inkoopvolume of de marktpositie, wordt nog te vaak een onvoldoende realistische financiële aanbieding uitgebracht. Ondanks vaak een kritische beoordeling kan het effect zodanig zijn dat opdrachtgevers als gevolg van wet- en regelgeving geen andere keuze hebben dan tot gunning over te gaan of worden opmerkingen door de leverancier weggewuifd. Met regelmatig desastreuze gevolgen.

Te vaak gebeurt het dat binnen een jaar na start van de dienstverlening de leverancier het initiatief neemt tot een gesprek over de hoogte van de financiële vergoeding. Met argumenten als: we hebben een paar rekenfouten gemaakt, we hebben het Programma van Eisen (PvE) anders geïnterpreteerd, de situatie is toch

wat anders dan we hadden voorgesteld, wordt geprobeerd een proces op gang te krijgen dat uiteindelijk leidt tot een hogere financiële vergoeding. Niet de meest koninklijke weg, maar vaak wel succesvol voor de leverancier. Immers opdrachtgevers zijn vaak beperkt in de mogelijkheden en zitten helemaal niet te wachten op weer een nieuwe aanbesteding en implementatieperiode.

Daarnaast ontbreekt regelmatig de inhoudelijke kennis of de onderhandelingskracht om dergelijke kostenverhogingen te pareren. » Verwachtingen worden niet waargemaakt Sterk gerelateerd aan de uitgebrachte aanbiedingen is de vraag of en in welke mate leveranciers echt in staat zijn de verwachtingen waar te maken. Dit blijkt te vaak niet het geval.

Oorzaken zijn divers. Enerzijds hebben deze te maken met de inrichting van het salesproces bij de leverancier. Maar er zijn ook andere oorzaken. Denk bijvoorbeeld aan de verplichte overname van medewerkers, ingegeven door cao’s of/en wet- en

regelgeving of het inzetten van gedetacheerde medewerkers. Ten slotte blijken operationele managers vaak onvoldoende in staat om de verwachtingen die door sales zijn gewekt waar te maken.

Next step Gezien de beschreven praktijkervaringen is natuurlijk de vraag of het al tijd is om na te denken over een volgende stap. Ik denk het wel. De huidige methoden van inkopen zijn prima voor dit moment. Maar inkoop is nog vrij traditioneel en innovaties zijn vooral gebaseerd op voordelen die de opdrachtgever kan realiseren, zoals lagere prijzen, minder tijdsbesteding, risicoreductie e.d. Daar is niets mis mee.

Maar zijn de opdrachtgevende organisaties daar echt mee geholpen? Voor de korte termijn misschien wel, maar voor de lange termijn kun je daar twijfels over hebben. Daarbij zitten veel organisaties in een spagaat, waarbij aan de ene kant besparingen worden gevraagd en aan de andere kant meer en innovatieve diensten worden gevraagd tegen een hoger serviceniveau. »

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

17

t hema inkoop/outsourcing

Natuurlijk is reductie van kosten in deze tijden van belang. Maar de vraag is wel of dit echt de grootste bijdrage levert aan de ambities van de opdrachtgever. Stel je toch eens voor dat je een flinke beperking aanbrengt in de kaders en de leveranciers echt gaat uitdagen op het leveren van resultaat in de zin van het bijdragen aan de echte ambities en bedrijfsresultaten van een organisatie.

Voor dit moment wellicht nog een stap te ver. Maar stel je eens voor dat resultaten geformuleerd worden als: » Het objectief bijdragen aan de productiviteit van de organisatie van opdrachtgever. » Een positieve bijdrage aan retentie van medewerkers. » Een significante bijdrage aan de gezondheid van medewerkers.

Het is een beperkte opsomming. Maar het zijn vaak wel doelstellingen die

veel opdrachtgevers nastreven. Nu wordt de vertaling over hoe dit te bereiken vaak nog door de opdrachtgever zelf gemaakt. Denk aan het Programma van Eisen. Maar hoeveel interessanter zou het zijn als leveranciers al hun creativiteit en innovatief vermogen kunnen gebruiken om een bijdrage te leveren aan de echte ambities van een opdrachtgever. En dat ze daarbij verschillende middelen, al dan niet ingekaderd, kunnen aanwenden.

Niet de kosten, maar de daadwerkelijke meerwaarden zijn dan de basis voor beoordeling van resultaten.

Toegegeven, het is niet eenvoudig te bereiken. En deze andere manier van denken vraagt veel van zowel opdrachtgever als leveranciers. Best Value Procurement neigt naar deze richting, maar kent soms beperkingen en wordt toch nog te vaak te beperkt ingezet waarbij de focus vooral op een of een beperkt aantal onderdelen van de

dienstverlening gericht is.

Ongetwijfeld zal het nog jaren duren voor we op deze wijze kunnen inkopen. En wellicht gaat het nooit gebeuren. Maar erover nadenken is een eerste stap. ‹‹

* Drs. John Dommerholt, directeur bij Hospitality Consultants in Amersfoort (www.hospitalityconsultants.nl).

(Advertentie)

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Map Medisch Dossier

Het Medisch dossier is een zuurvrije drieluik-map voor het op uniforme wijze opbergen van zowel losse als gebonden documenten op medisch gebied. In het bijlagevak kunnen losse documenten (bijv. foto’s) worden opgeborgen.

Materiaal: lichtgrijs 250 grs stevig karton, bedrukt in zwart.

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor meer informatie of een persoonlijk advies. Of scan de qr code.

18

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

t hema inkoop/outsourcing

Zoektocht naar leveranciers

Welke leverancier presteert het best?

Het Facilitair Bedrijf van Hanzehogeschool Groningen startte in 2011 haart eerste Best Value-project, een inkoopfilosofie waarbij aanbieders maximale ruimte krijgen zich van elkaar te onderscheiden. Hoe werkt BVP in de facilitaire omgeving en wat zijn de ervaringen tot nu toe?

Facto Magazine in gesprek met inkoopmanager drs. Antoinette Bos van Hanzehogeschool Groningen. Gerard dessinG

H

et moet een bijzonder moment geweest zijn. Ergens in september 2010, een NEVIbijeenkomst op Universiteit Nyenrode in Breukelen. De Amerikaan Dean Kashiwagi houdt een presentatie over Best Value Procurement. Drs. Antoinette Bos, inkoopmanager bij de Hanzehogeschool Groningen, is die middag een van de toehoorders. Ze raakt geboeid door het gedachtegoed van Kashiwagi.

Hij vertelt over het selecteren van en samenwerken met de best presterende leverancier en een compleet andere rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer in uitbestedingsrelaties, waarbij de opdrachtgever vooral moet ‘loslaten’ in plaats van ‘controleren en beheersen’, terwijl de opdrachtnemer vooral in de lead moet zijn bij de uitvoering van het werk.

Bos besluit zich te verdiepen in deze inkoopfilosofie, ook wel prestatieinkoop genoemd. Ze bestudeert artike-

len, leest boeken en volgt in maart 2011 een tweedaagse training bij Scenter, waarna Hanzehogeschool Groningen in de zomer van 2011 de eerste Best Value aanbesteding start: Travel Agency. Nu, een kleine twee jaar later, heeft ‘de Hanze’ zes andere inkoopprojecten volgens de filosofie uitgevoerd: centrale reprovoorzieningen & drukwerk, decentrale repro, audiovisuele voorzieningen, telefonie en twee ITprojecten.

Bos bezoekt in de tussentijd twee BVPconferenties in de Verenigde Staten en behaalt als voorlopige kroon op haar inspanningen in december 2012 het certificaat ‘Best Value Expert level A+’.

Ze behoort daarmee tot een select gezelschap van niet meer dan vier personen in ons land in het bezit van dit certificaat.

Essentie De essentie van Best Value voor de opdrachtgever is dat hij zich niet meer

KerngegeVenS! Organisatie Vestigingen Studenten Personeel Inkoopmanager

: Hanzehogeschool Groningen : Groningen, Assen, Leeuwarden en Amsterdam : 25.000 studenten : 2700 personeelsleden : Antoinette Bos (Best Value-expert level A+)

Inkoopmanager Antoinette Bos: ‘De leverancier moet echt nadenken hoe hij gaat aantonen dat zíjn oplossing de beste is’. bemoeit met allerlei details en dat hij geen besluiten neemt over zaken waar hij eigenlijk geen verstand van heeft, vertelt Bos. ‘Je stuurt op KPI’s en als dat goed gaat, laat je los. De leverancier weet veel beter dan de opdrachtgever hoe hij het werk moet uitvoeren, want hij is de expert. De opdrachtgever moet zich echt richten op het overallproces, niet op de details.’ »

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

19

t hema inkoop/outsourcing

Een van de panden van de Hanzehogeschool Groningen.

Anders Aanbesteden volgens de Best Value filosofie is heel iets anders dan traditioneel inkopen, licht Bos toe. ‘Het nadeel van traditioneel inkopen is dat je als niet-expert een PvE opstelt waarin je de leverancier precies voorschrijft hoe hij het werk moet doen, terwijl je niet eens weet of dat wel de beste oplossing is. Een ander nadeel is dat het tot meer focus op de prijs leidt, omdat een leverancier zich moet beperken tot het afvinken van allerlei vragenlijsten en zich nauwelijks op inhoud kan onderscheiden van de andere aanbieders.’

Drie fasen Een BVP-traject bestaat uit drie fasen: de selectiefase, de pre-awardfase (verduidelijkingsfase) en de uitvoeringsfase. De eerste twee fasen zijn onderdeel van het aanbestedingstraject.

In de eerste fase gaat de opdrachtgever op zoek naar de beste oplossing: welke leverancier steekt echt boven het maaiveld uit? De uitverkoren leverancier moet in de tweede fase aantonen dat

20

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

hij de klus ook werkelijk aankan en de doelstellingen gaat behalen. Alleen díe leverancier hoeft zijn offerte tot in detail uit te werken. Na de gunning start in de derde fase de werkelijke samenwerking.

Voor aanvang van de eerste fase wordt als ‘opwarmer’ voor geïnteresseerde leveranciers een voorlichtings-

bijeenkomst georganiseerd over doel en achtergronden van de filosofie.

Kort na die voorlichting wordt de uitvraag op TED gepubliceerd.

Interviews Een belangrijk onderdeel van de selectiefase zijn de interviews met sleutelfunctionarissen. Hanzehogeschool Groningen hecht waarde aan gesprek-

Workshop op 11 juni a.s.

Op dinsdag 11 juni geeft Antoinette Bos tijdens het Facto Magazine Congres 2013 in Ede een informatieve workshop over haar ervaringen met prestatieinkoop.

Hoe werkt prestatieinkoop in een facilitaire omgeving en wat moeten opdrachtgever én opdrachtnemer doen (en niet doen!) om een ‘lean en mean’-leveringsproces en het gewenste resultaat te realiseren?

Kijk op www.factomagazine.nl/congres voor informatie en aanmelden.

t hema inkoop/outsourcing

ken met mensen die tijdens de uitvoering nauw bij het werk betrokken zijn.

Bos: ‘We willen niet de directeur spreken of de salesmanager, maar de mensen met een blijvende rol bij het project. Dat kan een projectmanager zijn, een accountmanager met verantwoordelijkheid voor het behalen van de doelstellingen, maar ook een servicedeskmedewerker die bijvoorbeeld alle drukwerkopdrachten gaat verzorgen.

Keer op keer blijkt dat dergelijke mensen belangrijk zijn en ook een hele goede beoordeling krijgen van de beoordelingscommissie.’

Plafondprijs In de procedure speelt de vooraf afgegeven plafondprijs een belangrijke rol.

Die is belangrijk voor de leveranciers om een beeld te vormen van de kwaliteit die de opdrachtgever wenst, weet Bos: ‘Als je die prijs niet afgeeft is het voor een leverancier bijna onmogelijk een inschatting te maken van het gewenste kwaliteitsniveau.’

Wat een juist plafondbedrag is? Bos is duidelijk: dat vloeit voort uit de kennis en ervaring van de organisatie. Maar, zo waarschuwt ze, het is zaak het plafondbedrag niet te laag in te zetten.

‘De markt doet zijn werking wel. Dat zien we keer op keer. We ontvangen hele goede aanbiedingen tegen een scherpe prijs. Dat hoeft niet per se de laagste prijs te zijn, maar het is ook niet de hoogste.

Prestatieinkoop in 10 termen 1. Meeste waarde voor de laagste prijs 2. Maximaliseren van winst voor de leveranciers 3. Minimaliseren van risico’s door gebruik van expertise en transparantie 4. Minimaliseren van communicatie 5. Minimaliseren van besluitvorming 6. Minimaliseren van transacties en verspillingen in de waardeketen 7. ‘Luisteren, observeren/begrijpen en stroomlijnen’ in plaats van ‘management, controle en inspectie’ 8. Preplanning 9. ‘Win-win’-omgeving 10. Zorgen voor transparantie en accountability door prestatiemetingen (Bron: nieuwe druk ‘Prestatieinkoop’ van Jeroen van de Rijt en Sicco Santema, Driebergen (vanaf juni verkrijgbaar)

Aan het eind van de selectiefase blijft er één leverancier over. Deze gaat als enige door naar de pre-awardfase. In die fase moet hij aantonen dat hij de klus kan klaren, mede aan de hand van documentatie, planningen en uitgewerkte plannen.

Bos: ‘ De leverancier moet echt nadenken hoe hij gaat aantonen dat zijn oplossing de beste is voor de opdrachtgever. Dat kan onder meer met een uitgewerkt plan van aanpak, met een heldere planning, met een duidelijke

De essentie van prestatieinkoop voor de opdrachtgever is dat hij zich niet meer bemoeit met allerlei details De echte experts weten precies waar in hun proces de risico’s zitten en hebben de hele keten al ‘lean en mean’ gemaakt. Ze zullen dus goedkoper kunnen aanbieden dan een leverancier die geen expert is op zijn gebied en dus niet goed weet waar de risico’s zitten.

De beste leverancier heeft zijn supply chain allang ‘lean en mean’ gemaakt, en zal dus nooit de duurste zijn, dat is mijn stelling.’

omschrijving wat wanneer van de opdrachtnemer wordt verwacht zodat de opdrachtnemer de doelstelling kan bereiken.’ Ook het opleveren van een risicodossier behoort bij deze fase. Slotstuk in deze fase is de definitieve gunning.

Andere rolverdelig In de derde fase, de uitvoeringsfase, volgt de uitvoering van het werk. Cru-

ciaal voor het succes van de uitbesteding en samenwerking is dat beide partijen de andere rol blijven uitoefenen.

De opdrachtgever moet ‘loslaten’ en op hoofdlijnen sturen op basis van de afgesproken KPI’s, terwijl de leverancier de lead moet nemen en het werk dusdanig moet uitvoeren dat de doelstellingen worden gehaald.

Valkuil Grote valkuil is dat beide partijen in hun oude rol terugvallen, benadrukt Bos. ‘Het vergt een enorme verandering, van beide kanten. Het is echt een paradigmashift. De opdrachtgever faciliteert, de opdrachtnemer managet het project, daar gaat het om.’

Tips Of Bos tips heeft voor collega-inkopers die met BVP aan de slag willen?

Ze noemt twee zaken: start met een pilotproject en zorg voor begeleiding door een BVP-expert. ‘BVP is een totaal andere manier van samenwerken, het is een totaal andere verantwoordelijksheidsverdeling, waarbij de leverancier de verantwoordelijkheid neemt voor het bereiken van onze doelstellingen. Dat moet je je goed realiseren.’ ‹‹

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

21

t hema inkoop/outsourcing

Inkopen van energie

Wie het slim doet, bespaart geld Wie energie slim inkoopt kan kosten besparen. Maar dat is niet zomaar gedaan. Wat is een juiste inkoopstrategie en welke stappen moeten doorlopen worden? Jeroen Setz en Brigitta Schoonwater*

I

edere organisatie heeft elektriciteit en gas nodig en sluit eens in de zoveel tijd het leveringscontract opnieuw af. Niks mis mee, zou u zeggen.

Maar de ontwikkeling van de leveringsprijs van elektriciteit en gas is voor een belangrijk deel onvoorspelbaar. Bedrijven die zich daarvan niet bewust zijn lopen risico’s, die in veel gevallen direct effect hebben op de bedrijfsvoering en de cash flow. De prijsvorming van elektriciteit en gas lijkt veel op de prijsvorming van financiële producten als hypotheekrente en aandelen en wordt gekocht op een zogenaamde termijnmarkt, waar het op timing aankomt.

Tijd om hier meer over te weten en een bewuste inkoopstrategie te kiezen.

22

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Beïnvloedbaar Bij het inkopen van energie gaat het vooral om de leveringsprijs in combinatie met de leveringsvoorwaarden.

De leveringskosten (leveringsprijs x hoeveelheid) maken 40 procent uit van de totale energiekosten en zijn het meest te beïnvloeden. De resterende 60 procent is minder tot niet te beïnvloeden.

De energiekosten zijn opgebouwd uit drie onderdelen: 1. Netwerkkosten (= ca. 30 procent to­ tale energiekosten) Deze kosten betaalt u aan de regionale netbeheerder (bijv. Enexis, Liander, Stedin) voor het beheer en onderhoud

van de kabels en leidingen en de aansluiting op het leidingnet. De tarieven worden jaarlijks vastgesteld onder toezicht van de overheid. Alleen de capaciteit van de aansluiting is bepalend bij het kunnen beïnvloeden van dit component.

2. Energiebelasting (= ca. 30 procent to­ tale energiekosten) De Energiebelasting wordt ieder jaar vastgesteld door de overheid en wordt in rekening gebracht door de energieleverancier.

3. Leveringskosten (= 40 procent totale energiekosten) De leveringskosten worden betaald aan

t hema inkoop/outsourcing

de energieleverancier (bijv. Essent, Nuon, Eneco, GDF Suez, EON, Gazprom). Iedere organisatie is vrij in zijn keuze van leverancier. De leveringskosten worden bepaald door de leveringsprijs en de verbruikte hoeveelheid energie. De leveringskosten = Leverings­ prijs Hoeveelheid in kWh. De leveringsprijs bestaat uit twee delen: 1. Opslag van energieleverancier (<10%) Iedere energieleverancier rekent een opslag voor zijn dienstverlening. De opslag verschilt per energieleverancier. Maximaal 10 procent van de uiteindelijke leveringsprijs wordt bepaald door de opslag.

2. Groothandelsprijs (>90%) Het grootste gedeelte van de leveringsprijs komt tot stand op basis van de ontwikkelingen van de groothandelsprijs voor elektriciteit en gas. Een energieleverancier koopt elektriciteit of gas in op de groothandelsmarkt. Dit is een zogenaamde termijnmarkt, het gaat dus altijd over levering van elektriciteit en gas in de toekomst. Op dit moment worden elektriciteit en gas verhandeld voor levering in 2014 tot en met 2018.

De prijs hiervan wordt bepaald door economische, geopolitieke en geografische ontwikkelingen.

De ontwikkeling van de termijnmarkt is onvoorspelbaar en de prijzen wijzigen iedere dag. De beslissing over wanneer de groothandelsprijs wordt vastgelegd is 100 procent beïnvloedbaar.

Wat is de juiste timing?

In de praktijk blijkt dat veel bedrijven wachten met het opstarten van het inkooptraject voor een nieuw energiecontract tot een paar maanden voor afloop van het lopende energiecontract. Daarmee nemen deze bedrijven dus een (on)bewust risico.

Een organisatie hoeft de expiratiedatum van het contract niet af te wachten, maar kan op basis van de ontwikkeling van de groothandelsprijs een gunstige leveringsprijs - per gewenst volume - voor de toekomst vastzetten. » Een organisatie kan nu al elektriciteit en gas inkopen voor levering in 2014 tot en met 2018.

» Het moment (de dag/dagen) waarop een organisatie energie inkoopt, is voor meer dan 90 procent bepalend voor de uiteindelijke leveringsprijs die hij gaat betalen aan de energieleverancier. Dit moment kan volledig door de organisatie zelf worden bepaald. » Het is belangrijk om op tijd te beginnen met het volgen van de ontwikkeling van de groothandelsprijs. Hoe eerder een organisatie begint met het volgen van de markt des te groter is de kans dat er een interessant moment voorbijkomt. » Het inkopen van energie vraagt om een structurele aanpak. Een aanpak die leidt tot het maken van bewuste keuzes en het structureel beheersen van de leveringskosten. Een organisatie zal moeten bepalen op welke manier wordt omgegaan met het inkooprisico. Het risico blijft namelijk steeds weer terugkomen. Het voordeel van een structurele aanpak is dat de hoogte van de leveringsprijs zo volledig door een organisatie zelf kan worden bepaald. De organisatie is daarbij niet afhankelijk van een energieleverancier.

Ontwikkeling leveringsprijs leveringsjaar 2014 De ontwikkeling van de groothandelsprijs voor het leveringsjaar 2014 sinds de eerste notering (zie figuur 1) laat zien dat het verschil tussen het hoogste punt en het laagste punt ca. 50 euro per MWh (1000 kWh) is. In de praktijk betekent dat een verschil in leve-

ringsprijs van 5 eurocent per kWh. Het effect op jaarbasis voor de energiekosten, van de verkeerde timing (5 cent) bij verschillende afnames is voor een organisatie met een jaarverbruik van: 5000 kWh 500.000 kWh 5.000.000 kWh 50.000000 kWh

= 2500 eur/jaar = 25.000 eur/jaar = 250.000 eur/jaar = 2.500.000 eur/jaar

Voorbeeld Een standaardkantoorgebouw met 100 medewerkers verbruikt gemiddeld 1.000.000 kWh per jaar. Met de prijsontwikkeling van de afgelopen jaren hebben de leveringskosten voor elektriciteit van dit kantoorgebouw gefluctueerd binnen een bandbreedte van € 50.000,- per jaar. Dat wil zeggen dat het verschil tussen het vastleggen van de energieprijs op het laagste moment en op het hoogste moment € 50.000,- is geweest. Dat is veel geld. En u zult in plaats van een kantoor van 100 medewerkers maar het beheer voeren over vier kantoren met 1000 medewerkers.

Plan van aanpak voor lagere leveringskosten De volgende aanpak kan leiden tot structureel lagere leveringskosten voor energie.

Stap 1. Voorbereiding Zorg voor een actueel inzicht in het aantal aansluitingen en het energieverbruik (historisch en toekomstig).

»

Prijsontwikkeling Peak 2014 sinds eerste notering €100

€98,00

€95 €90 €85 €80 €75 €70 €65 €60 €55

€54,73

€50 29-04-09 01-10-09 01-03-10 02-08-10 03-01-11 01-06-11 01-11-11

02-04-12 03-09-12

01-02-13

Figuur 1. Prijsontwikkeling 2014.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

23

t hema inkoop/outsourcing

Het stellen van een heldere vraag aan een energieleverancier zorgt voor een duidelijk antwoord. Bovendien zorgt het inventariseren van aansluitingen en lopende contracten al voor een directe kostenbesparing, omdat gestopt wordt met betalen voor aansluitingen die niet meer tot de organisatie behoren.

Denk daarnaast na over de manier waarop de organisatie met het risico van fluctuerende groothandelsprijzen wil omgaan. Bepaal een inkoopstrategie en richt de organisatie daarop in.

Dit is bepalend voor de vraag die aan de markt wordt gesteld.

Stap 2. Aanbesteding Op basis van stap 1 kan een aanbesteding starten. De aanbesteding is gericht op onderdeel A van de leveringsprijs (opslag energieleverancier).

Met behulp van de opslag is de organisatie in staat de marktontwikkelingen te volgen en zelf te bepalen op

welk moment volume wordt vastgelegd. De aanbesteding is ondergeschikt aan de inkoopstrategie.

Stap 3. Marktmonitoring Om de gekozen inkoopstrategie optimaal te kunnen uitvoeren heeft de organisatie behoefte aan informatie over prijs- en marktontwikkelingen. Deze informatie is via diverse kanalen te verkrijgen. Door de interne mandatering op een goede manier te regelen, kan de gekozen inkoopstrategie ook worden uitgevoerd. Voorkom dat de tekeningsbevoegde op interessante ‘koopmomenten’ afwezig is.

Stap 4. Contractbewaking Nadat het volume voor een bepaald kalenderjaar is ingekocht, moet het leveringscontract worden bewaakt. Aandachtspunten zijn de facturatie (worden de juiste leveringsprijzen gefactureerd?) en het nakomen van afspraken (houdt uw organisatie zich aan de contractuele afspraken?).

Het bewaken van het energieverbruik en het bijhouden van mutaties binnen het energiecontract kan weer worden gebruikt als input voor stap 1.

Meer weten?

In 2013 organiseren de auteurs van het artikel een workshop met als centraal onderwerp het grip krijgen en houden op energiekosten.

Zie info@vfm.nl. ‹‹

* Jeroen Setz is directeur van Wattanders.

Brigitta Schoonwater is directeur bij VFM facility experts.

(Advertentie)

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Met een assortiment van meer dan 300 producten maken wij het u gemakkelijk uw informatiebeheer te stroomlijnen. Ons assortiment is onderverdeeld in: bedrijfsformulieren overheidsformulieren onderwijsformulieren dossiersystemen trouwboekjes geboorteboekjes

Kijk voor meer informatie of een persoonlijk advies op: www.samsom.nl/formulieren

24

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

OUD IS NIET OUT!

Tekort aan menskracht maakt leeftijd onbelangrijk

OVERSPOELD DOOR SCHAARSTE

Prijs € 43,95 excl. btw

Bestellen: www.vakmedianetshop.nl/overspoeld

t hema inkoop/outsouring

Duurzaam inkopen eten & drinken in de zorg Steeds meer zorgorganisaties denken beleidsmatig na over duurzame bedrijfsvoering. Om dit te vertalen naar hun producten en diensten is een duurzaam inkoopbeleid noodzakelijk. Hoe kom je tot zo’n beleid?

Phillys den Brok en roy martini*

E

en zorginstelling die een duurzaam inkoopbeleid wil realiseren kan in grote lijnen kiezen tussen twee werkwijzes: de ad-hocwerkwijze (praktisch) en de structurele aanpak.

Bij de ad-hocwerkwijze zoek je voor een gewoon product een vervangend product met één of meerdere duurzaamheidskenmerken. De mogelijkheden die de reguliere leverancier biedt, zijn daarbij vaak leidend. Bij de structurele aanpak zoekt een organisatie naar concrete toepassingen vanuit visie en beleid. Dit proces is op elk moment te starten en staat los van een mogelijke leverancierselectie of aanbesteding.

In eerste instantie leg je de focus op het ontwikkelen van een duurzaamheidsbeleid. Eventueel gevolgd door een leverancierselectie of aanbesteding.

Voor het structureel realiseren van een duurzame inkoop kan een organisatie zes stappen doorlopen.

Stap 1. Richt een interne projectgroep op MVO is vooral een onderdeel van de bedrijfscultuur. Voor een goede uitwerking met een breed draagvlak is het belangrijk dat alle stakeholders betrokken zijn. Op deze manier wordt duurzaamheid een integraal onderdeel van de hele bedrijfsvoering en blijft het geen bijzaak of een onderwerp van een individueel betrokken persoon. Denk bij het samenstellen van de projectgroep aan de managers facilitaire of

26

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

voedingsdienst (als budgethouder), enkele voeding-betrokken functionarissen (als inhoudsdeskundigen), de kwaliteitscoördinator, de communicatiemedewerker en iemand van inkoop.

Stap 2. Bepaal de ‘wat’-vraag Juist omdat het zo’n breed begrip is, is het belangrijk duurzaamheid zo te definiëren dat het een meerwaarde vormt voor de organisatie. Duurzaamheid moet aansluiten op de kernwaarden van de zorginstelling.

In deze stap definieert de organisatie wat men verwacht en eist van leveranciers, van het (productie)proces en van de producten op het gebied van duurzaamheid. De instelling maakt dan een keuze uit de verschillende aspecten van duurzaamheid die deel uitmaken van de drie-eenheid planet, people en profit. Omdat duurzaamheid een rol speelt in alle fasen van het inkoopproces (van specificeren tot en met nazorg) is het verstandig duurzaamheid op te nemen in het

t hema inkoop/outsouring

kwaliteitssysteem van de organisatie.

Het kwaliteitssysteem beschrijft daarbij het ‘wat’ en duurzaamheid het ‘hoe’ .

Stap 3. Stel de financiële en procesmatige kaders vast Duurzame inkoop kan pas echt duurzaam zijn als deze optimaal aansluit bij de manier van werken op de werkvloer.

Door een goede afstemming tussen vraag en aanbod maar ook tussen wijze en frequentie van leveren, is bijvoorbeeld voedselverspilling te minimaliseren. Zonder dat dit ten koste gaat van bijvoorbeeld de keuzemogelijkheden of de regie van de cliënt.

Een goede analyse van de werkwijze rond eten en drinken geeft inzicht in

Stap 4. Maak bewuste (product) keuzes Daarnaast kan, ook bij een structurele aanpak, de inzet van duurzame producten bijvoorbeeld per productgroep aangepakt worden. Een voorbeeld hiervan is om eerst de zuivel aan te pakken of het fruit. Op deze manier blijft het overzichtelijk, behapbaar en uitvoerbaar. Een andere werkwijze kan zijn het stellen van concrete doelen (zoals drie duurzame producten per productgroep voor dit jaar). Ook dit geeft rust en overzicht in het proces.

Stap 5. Gebruik inkoop als (proces)ondersteuner Gebruik inkoop als procesondersteuner en adviseur voor het specificeren

Duurzame inkoop kan pas echt duurzaam zijn als deze optimaal aansluit bij de manier van werken op de werkvloer het proces, eventuele knelpunten en in te behalen duurzaamheidswinsten.

Deze analyse helpt ook bij het maken van bewuste keuzes voor bijvoorbeeld het assortiment, het aantal verpakkingseenheden voor hetzelfde product, het soort en type verpakking, het aantal levermomenten et cetera.

Door de werkvloer nadrukkelijk te betrekken bij het realiseren van een duurzaam inkoopproces wordt meteen kritisch gekeken naar de eigen processen.

Een voorbeeld: door het meten van de voedselverspilling ontstaat een goed beeld van de efficiëntie van dit deelproces. Na een analyse van de oorzaak van de verspilling kun je kijken welke gerelateerde deelprocessen van invloed zijn.

Ligt de oorzaak bij het te veel bestellen van het keukenpersoneel, zijn er (te) veel eetmomenten en afgiftepunten, bestelt de afdeling te ruimhartig (om geen nee te hoeven verkopen), komen de besteleenheden op de bestellijsten overeen met de groepsgrootte, gooit men onnodig veel weg omdat de datering te wensen overlaat, en zo verder.

Een duurzaam inkoopproces is dus altijd ondersteunend voor een optimaal (en daarmee duurzaam) intern werkproces.

van de behoefte, het verkennen van de markt en het onderhandelen met de huidige en potentiële leveranciers. Bij de keuze voor duurzame producten moet je op inkooptechnisch vlak vaststellen welke inkoopspecifieke kaders je wilt stellen. Vragen die hierbij aan de orde moeten komen zijn: 1. Geeft het bestaande inkoopcontract de mogelijkheid een alternatieve leverancier in te zetten als de bestaande leverancier (vanwege prijs en/of assortiment) bepaalde producten niet kan leveren?

2. Is er een maximaal percentage van de eigen omzet dat bij een alternatieve leverancier mag worden ondergebracht?

3. Hoe ga ik om met risico’s rond de beschikbaarheid van producten?

4. Hoe kan de alternatieve leverancier meerwaarde bieden (bijvoorbeeld door als producent zijn producten te presenteren)?

5. Hoe werf je alternatieve leveranciers en waar moeten deze aan voldoen?

6. Moeten de leveranciers van duurzame producten ook een duurzaamheidsverklaring hebben en

moeten duurzame producten altijd een officieel erkend duurzaamheidsaspect hebben (zoals bijvoorbeeld biologisch, fairtrade of milieukeurmerk)? Of wegen ook andere aspecten van duurzaamheid mee? Ook kunnen ongewenste producten benoemd worden, bijvoorbeeld producten waar de ‘plofkip’ in is verwerkt of waarin bepaalde synthetische geur-, kleuren smaakstoffen zitten.

Als bovenstaande vragen moeten leiden tot een aanbesteding, is het belangrijk de wensen en eisen voor duurzaamheid op te nemen in de uitvraag naar de inschrijvers. Hierbij moet de organisatie de specifieke casussen voor duurzaamheid in voldoende mate van belangrijkheid laten meewegen in het beoordelen van de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten, zodat duurzaamheid ook hierin echt een factor van belang wordt.

Stap 6. Maak een communicatieplan Vaak vergeten zorginstellingen de inzet en activiteiten rond duurzaamheid daadwerkelijk te communiceren. Van belang is om goed voor ogen te houden aan wie het verhaal wordt verteld. Communicatie naar het personeel zal andere aspecten bevatten (meer achtergrondinformatie) dan communicatie naar de klant, bezoeker of verzekeraar (een korte heldere boodschap met argumenten die voor die specifieke klant belangrijk zijn).

Duurzaamheid inbedden in de organisatie en toepassen in de praktijk, heeft pas echt meerwaarde als je er ook op de juiste manier mee naar buiten treedt. ‹‹

* Phyllis den Brok, projectleider ‘Lekker Betrokken!’ en Roy Martini, IntraKoop, partner ‘Lekker Betrokken!’.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

27

inkoop per soneel

Inhuren zzp’ers

Houd het bij tijdelijk!

De inhuur van zzp’ers heeft zo z’n voordelen zoals onder andere een zeer beperkt risico bij ziekteverzuim en geen sociale lasten. Echter... wanneer een opdrachtgever werkelijk van deze voordelen wil profiteren, zal hij met een aantal zaken rekening moeten houden. evelyn

Uittenbogaard en Wim nieland*

H

et grote voordeel van de inhuur van zzp’ers: geen doorbetalingsverplichting bij arbeidsongeschiktheid, geen sociale lasten, en aan het einde van de looptijd van het contract (of na de afgesproken opzegtermijn) kun je zonder problemen afscheid nemen van elkaar. Daarnaast kun je in principe een onbeperkte hoeveelheid contracten met elkaar aangaan zonder aan elkaar verbonden te raken. Onbeperkte toegang tot je eigen zzp’er dus?

Voorkom verkapte loondienst Er zit een belastingtechnisch addertje onder het gras. De Belastingdienst kan namelijk alsnog beslissen dat een zzp’er eigenlijk in ‘verkapte loondienst’ is. Dit heeft tot gevolg dat je niet als opdrachtgever maar als werkgever wordt aangemerkt. Met terugwerkende kracht heft de Belastingdienst alsnog alle sociale lasten en premies. Daarnaast geldt opeens het arbeidsrecht in de verhouding tot de zzp’er. Zeg dus maar vaarwel tegen je geliefde latrelatie. Hoe is dit te voorkomen?

Verklaring Arbeidsrelatie De bekendste oplossing is dat de zzp’er een Verklaring Arbeidsrelatie (VARverklaring) overlegt bij de opdrachtgever. Voor de opdrachtgever is het van belang de inhoud van deze verklaring te checken op drie punten. Je moet immers wel de juiste VAR in handen krijgen.

28

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

» Ten eerste moet de VAR-verklaring betrekking hebben op het type werkzaamheden dat bij de opdrachtgever wordt uitgevoerd. » Ten tweede is de VAR-verklaring geldig tot het einde van het kalenderjaar, ongeacht het moment van aan-

vragen. Vraag aan het begin van ieder jaar dus een nieuwe VAR bij de zzp’er op. » Ten derde bestaan er verschillende typen VAR-verklaringen: de VARwinst uit onderneming (VAR-wuo), de VAR-inkomsten uit werkzaamhe-

BESTE SPECIALIST VOOR SCHERPSTE TARIEF Naam Functie Gemeente:

: Herman Romeijn : gemeentesecretaris : Bodegraven-Reeuwijk

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk gebruikt de inhuurdesk van Staffing Management Services. Dat is een marktplaats voor het inhuren van zzp’ers en externen binnen een groter regionaal verband van gemeenten.

Gemeentesecretaris Herman Romeijn houdt bewust een flexibele schil van 10 procent van zijn formatie aan om wendbaar te zijn en voldoende expertise in huis te hebben. Dat stimuleert een professionele bedrijfsvoering.

De inhuurdesk biedt voordelen op meerdere fronten.

‘Rapportages bieden inzicht in wie is ingehuurd. Het biedt ons de zekerheid dat we op een rechtmatige en transparante manier altijd de beste specialist voor het scherpste tarief uit de markt halen. We worden compleet ontzorgd waardoor geen beslag op onze eigen HR-capaciteit en -kennis wordt gelegd. Het helpt tevens de specificatie helder te formuleren. Het proces wordt scherp en professioneel uitgevoerd. Bijkomend milieuvoordeel is dat we zo ook lokale zzp’ers kunnen contracteren. De inhuurdesk houdt verklaringen bij omtrent VAR, VOG en identiteit van externen.

Ze waarschuwen tijdig als we mensen te lang in dreigen te huren, zodat we juridisch werkgeverschap kunnen voorkomen.’

inkoop per soneel

- Geen gezagsverhouding: tussen de opdrachtgever en de zzp’er mag geen gezagsverhouding bestaan. Als opdrachtgever geef je een omschrijving van de uit te voeren werkzaamheden aan de opdrachtnemer. Op welk moment van de dag de zzp’er dit uitvoert, is in principe zijn zaak. Als opdrachtgever bemoei je je niet actief met de verdere uitvoering van de opdracht.

Overeenkomst Sluit altijd een schriftelijke overeenkomst met de zzp’er waarin in ieder geval geen bepalingen zijn opgenomen over het doorbetalen van het uurtarief tijdens vakantie of ziekte (een uitsluiting kan eventueel wel). Overigens is dit ook in geval van een VAR-wuo of VAR-dga meer dan aan te raden. Zorg ook voor een duidelijke omschrijving van de opdracht en de looptijd. Neem verder een opzegtermijn op en vermijd formuleringen die kunnen leiden tot het oordeel dat sprake is van een gezagsverhouding of dat de zzp’er verplicht is in persoon de opdracht continu te vervullen.

Eigen hand of extern bureau?

Veel organisaties kiezen ervoor de zzpadministratie in eigen hand te houden.

Anderen roepen de hulp in van een gespecialiseerd bureau. Beide opties zijn goed, zolang er maar een consequente monitoring plaatsvindt. Dan kom je als opdrachtgever niet voor onaangename verrassingen te staan in je latrelatie met de zpp’er. ‹‹ den voor rekening en risico van uw vennootschap (VAR-dga), de VARresultaat uit overige werkzaamheden (VAR-row) en de VAR-loon uit dienstbetrekking (VAR-loon). Welke is de ‘juiste’?

Bij een afgegeven VAR-wuo of VAR-dga hoeft de opdrachtgever in principe alleen te toetsen of de VAR geldig is en of de werkzaamheden samenvallen met de definitie die in de VAR wordt gehanteerd. Wel moet de verklaring in de administratie bewaard worden. De VARrow en VAR-loon geven een opdrachtgever beduidend minder zekerheid. In beide gevallen moet de opdrachtgever toetsen of sprake is van een (fictieve) dienstbetrekking. Bij de beoordeling

daarvan is vooral de samenhang van omstandigheden van belang. Let daarbij op onderstaande punten.

- Drie verschillende opdrachtgevers: om te bepalen of een zzp’er als ondernemer aangemerkt kan worden, geldt (ook bij een VAR-wuo overigens) als criterium dat de zzp’er drie verschillende opdrachtgevers dient te hebben gedurende het jaar, waarbij sprake is van een substantiële tijdsverdeling over de drie.

- Geen persoonlijke arbeid: het is van belang dat je als opdrachtgever de ruimte laat voor de zzp’er om een collegazzp’er van hem in te zetten. Er mag geen verplichting bestaan dat hij de opdracht in persoon uitvoert.

*Wim Nieland MSc MBA en mr. drs. Evelyn Uittenbogaard zijn werkzaam als directeur publiek respectievelijk consultant bij adviesbureau Aeves (www.aeves.com).

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

29

congres

Een topbedrijf, dat ben je zelf!

Hapjes van eendentongetjes, frietjes met sprinkhanen en bitterballen van meelwormen. Kosten noch moeite waren gespaard om de bezoekers van de bijeenkomst ‘Sociaal ondernemen’, op 21 maart in The Colour Kitchen in Utrecht, uit hun comfortzone te halen. Gerard dessinG

E

en topbedrijf, dat ben jezelf! Het is de kunst beperkende gedachten opzij te zetten. Zorg dat je in je eigen ritme komt. We worden dagelijks besodemieterd door de voedingsmiddelenindustrie. Duurzaam handelen is één, maar zorg ook dat je het zichtbaar maakt. Wil je hangen of leven?’.

Het zijn enkele uitspraken die werden gedaan tijdens de middag die de adviesbureaus VFM en Vijverborgh hadden georganiseerd op donderdag 21 maart j.l.

De plaats van handeling (The Colour Kitchen in Utrecht) was treffend gekozen. Dit opleidingsrestaurant annex vergadercentrum is namelijk een goed voorbeeld van sociaal ondernemen: in de keuken en bediening werken kansarme jongeren, die onder begeleiding van ervaren personeel (zoals chefkok Albert Booy) werkervaring kunnen opdoen en zo worden voorbereid op een sterkere positie in de samenleving.

Na de aftrap door middagvoorzitter Marjorie van Geenhuizen en een kort welkom door gastheren Victor van Hooijdonk (directeur van VFM) en Roy van der Vleuten (partner van Vijverborgh) was het Kees Verschoor van Turacien die als eerste op het thema inging. Zijn boodschap: kijk goed naar de stakeholders van je organisatie: wie zijn zij en wat wil je voor hen betekenen? ‘Als je met succes duurzaam wilt samenwerken moet je niet de transactie, maar de wederzijdse relatie met hen centraal stellen’, sprak hij.

30

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Nederlandse Spoorwegen Na zijn betoog kwamen twee sprekers aan het woord die vertelden op welke manieren hun organisatie bezig is met duurzaam en sociaal ondernemen.

Carola Wijdoogen, directeur duurzaam ondernemen bij NS, legde uit dat NS niet alleen focust op het verduurzamen van de eigen processen en bedrijfsvoering, maar dat er ook een taak ligt de automobilist te verleiden vaker de trein te nemen en de auto te laten staan.

Ze gaf tal van voorbeelden van initiatieven die bijdragen aan meer duurzaamheid, zoals zuiniger rijden met de treinen, een andere manier van afvalverwerking in de kantoren, in-

congres

zet van energiezuiniger treinen, stimuleren van het gebruik van de OV-fiets, het produceren van tassen, gemaakt van kunstleer van banken uit oude treinen, het doen van proeven met Social Coupé (zodat reizigers weer met elkaar gaan praten en niet meer alleen naar hun smartphone zitten te staren) enzovoort.

Duurzaam pand Directeur Kees Jasperse van Rabobank Alkmaar, belichtte onder meer de duurzaamheidskenmerken van het nieuwe Rabokantoor in Alkmaar. WKO, een grijswatercircuit (80 procent waterbesparing ten opzichte van het oude pand!), gebruik van zonnepanelen en windmolens op het dak (‘qua terugverdientijd is dat de minst goede investering die we hebben gedaan’) en slimme daglichttoetreding op de werkplek waardoor minder lampen hoeven te branden, zijn voorbeelden van maatregelen die bijdragen aan een meer duurzame Rabobank.

Het bedrijfsrestaurant van de bank wordt overigens ook gerund volgens het Colour-Kitchenconcept, zodat kansarme jongeren uit de regio Alkmaar een kans krijgen zich te ontplooien en ervaring op te doen.

Volg je ritme Een opvallende spreker was Xavier Moktar, auteur van een boek over de weg kwijt zijn en jezelf weer terugvinden. Moktar, nu 27 jaar, heeft PDD-NOS, een vorm van autisme.

Op 14-jarige leeftijd ontspoort hij en belandt in de jeugdgevangenis. Gaandeweg, terwijl hij op de vlucht is in Amsterdam, wordt hij door een meisje geholpen zichzelf te hervinden.

Zijn boek (geen autobiografie) is gebaseerd op situaties waarin hij zelf heeft gezeten. ‘Ik heb geleerd hoe ik beperkende gedachten opzij moet zetten, alleen dan kom je verder. Het is daarnaast zaak vooral je eigen ritme te vinden en te volgen, pas dan kun je gelukkig worden’, sprak hij.

Hamburgers Meesterkok Albert Kooy, chef van The Colour Kitchen in Utrecht, deelde zijn passie voor eten en koken.

Maar, zei hij: weten we nog wel wat gezond is? Wat koop je

in de supermarkt en waar let je op? En beseffen we wel dat we continu besodemieterd worden door de voedingsmiddelenindustrie?

‘Van een hamburger weten we allemaal dat het vet is. Maar in een halfje brood zitten drie soorten suiker en margarine bevat nog altijd transvet. Dat is toch ook ongezond?’

Hij besprak een aantal principes voor gezond eten en drinken: ga mee in de jaarseizoenen, denk beter na over wat je koopt (minder vlees en vis, meer groenten), kies voor kwaliteit en houd rekening met het financiële aspect (‘de beste groenten zijn altijd beter en goedkoper dan een kiloknalleraanbieding vlees’).

Hangen... of leven?

Acteur Peter Faber (geheel rechts) en de door hem begeleide groep jongeren slaagden erin het publiek aan het einde van de middag mee te laten springen op rapmuziek. Op de foto ook de gastheren en sprekers.

Tot slot was daar acteur Peter Faber die met zijn afsluitende optreden indruk maakte. Zijn stichting heeft als doel: iedereen, ongeacht achterstand of beperking, de switch laten maken van passief naar actief in het leven staan. Destructieve energie omzetten in creatieve energie.

Faber en acht jongeren (die stuk voor stuk een muzikaal mini-optreden verzorgden) slaagden erin het publiek aan het eind mee te laten springen op rapmuziek onder het uitspreken van de tekst: wil je hangen...of leven? Een optreden dat je aan het denken zet, waardoor je zaken toch weer in een ander perspectief gaat zien.

Na de borrel en walking dinner was de bijeenkomst rond 19.00 uur ten einde. ‹‹

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

31

Dag van de

Preventiemedewerker 27 juni 2013 | Landgoed Zonheuvel in Doorn

Thema: De Preventiemedewerker als regisseur Dag 贸r v贸贸r en d贸 preventie ers medewerk

Blijf successen boeken in uw werk als preventiemedewerker.

Pak de regie en krijg grip op preventie!

Test uw eigen preventieaanpak Leer van de aanpak van vakgenoten. Wat pakt u zelf op en wat laat u aan anderen over?

Ontdek hoe u slim gebruik maakt van Techniek (tools), Ratio (analyse) en Gevoel (overtuigingskracht) Deel visie, kennis en ervaringen met deskundigen en vakgenoten Profiteer van een fikse abonneekorting

Voor meer informatie en inschrijven ga naar:

www.dagvandepreventiemedewerker.nl ORGANISATIE

32

PARTNERS

Facto Magazine nummer 4 april 2013

evenementen

15 en 16 mei, NBC Nieuwegein

Alles over glas en gevel Op woensdag 15 en 16 mei vindt voor de tiende keer onder auspiciën van OSB de Glazenwassers & Gevelbehandelaars Vakbeurs plaats. Diede Saarloos van organisator Heliview: ‘We combineren vakmanschap van glas en gevel op één vakbeurs.’ Ronald BRuins*

P

laats van handeling voor de beurs is ook deze keer het Nieuwegeins Business Center (NBC) in Nieuwegein.

Dit jaar is de focus wederom verschoven van gevelreiniging naar totale gevelbehandeling. ‘Daar hebben we ook een eigen plaats voor op de beursvloer gecreëerd.’ Hoogwerkleveranciers geven tijdens de vakbeurs zowel in de hal als buiten verschillende demonstraties en workshops.

Saarloos: ‘Uiteraard worden buiten weer hoogwerkers gepresenteerd, maar ook binnen is hier ruimte voor. De hal en toegang zijn hoog genoeg. Dus zullen - in vergelijking tot voorgaande jaren - meer exposanten binnen langs de looproute van de bezoekers hun producten en noviteiten presenteren.’

Doelgroep De primaire doelgroep van de Glazenwassers & Gevelbehandelaars Vakbeurs bestaat nog altijd uit schoonmaak- en glazenwassersbedrijven en gevelonderhoud- en reinigingsbedrijven. Saarloos: ‘We verwachten ongeveer 2000 bezoekers uit Nederland, België en Duitsland.’

In 1997, de eerste editie, namen 23 exposanten deel en kwamen er 800 bezoekers op de beurs af. De negende editie in 2011 trok ruim 1700 bezoekers en bijna 60 bedrijven en instanties exposeerden. ‹‹ *Ronald Bruins is hoofdredacteur van Service Management.

NK Glazenwassen en inlooptheater Samen met opleidingsinstituut SVS en gesponsord door softwareleverancier AaRiverside, organiseert de beurs ook tijdens deze editie van dit evenement het Nederlands Kampioenschap Glazenwassen.

De nieuwste wasstelen en hoogwerkers worden tijdens deze editie afgewisseld met inlooptheaters. Saarloos: ‘De opzet is om in rondes van 50 minuten workshops te organiseren over het vakmanschap, managementzaken en de actualiteit rondom wet- en regelgeving.’

‘Verantwoord gebouwonderhoud’ In 2009 breidde Heliview de doelgroep uit met opdrachtgevers zoals de Vereniging van Eigenaren, gebouwbeheerders, gebouweigenaren, facilitair managers, bouwondernemingen, vastgoedbeheerders, architecten en projectontwikkelaars.

Speciaal voor hen wordt op 16 mei het congres ‘Verantwoord gebouwonderhoud’ georganiseerd. Dit onder leiding van de beurscommissie Ilse Marien (OSB), Melanie Klerx (OSB), Peter Rietbroek (Rietbroek voor Schoonhouden bv), Peter van Gogh (GOM specialistische reiniging) en Koos van Lindenberg (Liftinstituut).

Informatie Data Plaats Locatie Inschrijven Toegang

: 15 en 16 mei 2013 : Nieuwegein : NBC : www.glazenwassersvakbeurs.nl. : gratis na voorregistratie (anders € 15,-)

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

33

over inkoop

Inkoop inkopen Kun je inkoop uitbesteden? Rijst meteen de vraag: ‘Wie moet dat dan doen?’ Maar dat is onzin natuurlijk, het zijn juist de inkoopmanagers die deze vraag steeds vaker stellen.

H

et inkoopvak ontwikkelt zich net als andere vakgebieden in de richting van een commodity. En we weten wat er dan gebeurt.

Zodra leveranciers een taak beter of goedkoper kunnen uitvoeren, wordt het aantrekkelijk om te gaan outsourcen.

met andere activiteiten. Het ene inkooppakket is het andere niet. Je kunt dus niet besluiten om in één keer alle inkoop naar buiten te duwen. Dat is toch een verschil met schoonmaak of catering. Als je inkoop wilt outsourcen, moet je bepalen wat wel en wat niet.

En dat is eigenlijk nog nooit gedaan.

En dit is het geval. De markt wemelt van de mensen die veel ervaring hebben met een of ander inkooppakket en ook nog voor weinig geld hun diensten

Dan is er nog een emotioneel dingetje.

Bij inkoop heb je een beetje het gevoel dat je je portemonnee uit handen

Walletjes

Het enige wat straks nog ontbreekt, is een inkoper met verstand van inkoopoutsourcing aanbieden. Je zou dus verwachten dat de inkoop veelvuldig wordt uitbesteed.

Maar dat gebeurt nog maar mondjesmaat.

Bungelen Als je inkoop vergelijkt met andere bedrijfsactiviteiten, valt op hoe weinig er op dit gebied wordt uitbesteed. Veel vaker zie je dat zaken als productie, ictdiensten of distributie buiten de deur worden gelegd. En dit zijn toch geen onbelangrijke bedrijfsprocessen, zou je zeggen. En wat te denken van marketing, personeelszaken of productontwikkeling? Inkoop als uitbestede dienst bungelt vrijwel onderaan in de ranglijstjes van uitbestede bedrijfsactiviteiten. Wat is er zo bijzonder aan?

Verweven Volgens onderzoek van Van Esveld (2012) is de inkoop te veel verweven

34

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

geeft. Dan rijst de vraag hoe integer de betreffende dienstverlener eigenlijk is.

Vaak blijken inkoopcombinaties en dienstverleners van twee walletjes te eten. En dat maakt bedrijven schuchter. Terecht natuurlijk.

Sporadisch Volgens Van Esveld kun je er beter niet naar streven alles uit te besteden. Sommige inkooppakketten kun je beter zelf blijven doen. Inkoop rond je kernactiviteit, waar je zelf veel verstand van hebt, leent zich niet voor outsourcing.

Maar ook hele simpele dingen, die sporadisch nodig zijn en relatief weinig geld kosten, wil je niet uitbesteden.

Dat levert gewoon te weinig voordeel op.

De kansen zitten in de indirecte categorieën, waar je veel geld aan uitgeeft, maar eigenlijk weinig ervaring mee

hebt. Dat is logisch. Als je eens in de drie jaar een Microsoft-agreement afsluit of een nieuw contract voor je elektriciteit, dan kost dat veel moeite.

Veel meer vergeleken met iemand die zo’n contract tien keer per maand afsluit. Het is ook te verwachten dat die persoon er meer uit weet te halen.

Hand in hand Het zal niet lang meer duren, tot de meeste grote bedrijven dit deel van hun inkoop gaan outsourcen. Straks wordt het net zo gewoon om de inkoop uit te besteden als de beveiliging of personeelsadministratie. Het is te verwachten dat de vraag- en aanbodkant zich hand in hand zullen ontwikkelen. Er zullen goede dienstverleners op de markt komen die de inkoop kunnen overnemen en gemak en kwaliteit bieden. Het enige wat dan nog ontbreekt is een inkoper met verstand van inkoopoutsourcing. Dat is dan weer een nieuw vakgebied.

Wat zijn we toch lekker bezig. ‹‹

Deze maandelijkse rubriek wordt verzorgd door Maarten Erasmus, managing consultant bij Emeritor (www.emeritor.com).

recht

Help, asbest in het pand!

Als bij een renovatie blijkt dat in een warenhuis asbest aanwezig is, wordt het werk stilgelegd. Het warenhuis maakt bezwaar, maar de rechter veegt dit van tafel.

Mr. ing. r.O.B. POOrt*

B

ij een renovatie van een warenhuis in 2008 blijkt asbest in het pand aanwezig is. Als twee Arbeidsinspecteurs (thans inspectie SZW) het warenhuis bezoeken, laten zij het pand ontruimen wegens ernstig gevaar voor personen door mogelijke blootstelling aan asbeststof. Betreden mag alleen nog met adembescherming en speciale kleding.

Het warenhuis maakt bezwaar, maar dat wordt in april 2011 ongegrond verklaard. De werkgever stapt naar de rechter.

Oordeel rechtbank Volgens de rechtbank was het bevel tot stillegging gebaseerd op de asbestinventarisatie van het ingehuurde onderzoeksbureau en de bevindingen van de inspecteurs. Uit de inventarisatie bleek dat leidingisolatie op veel plaatsen licht tot ernstig beschadigd was waardoor asbestbesmetting mogelijk was.

Verder zijn niet-hechtgebonden restanten aangetroffen en was het systeemplafond van de personeelskantine beschadigd, met grote kans op vezelemissie: urgente sanering was daar noodzakelijk.

De inventarisatie was aanleiding voor de actie van de inspecteurs. Die rapporteerden dat alle ruimten, met uitzondering van de dienstruimten, vrij toegankelijk waren voor winkelend publiek en werknemers. In het bovenste winkelgedeelte was de leidingisolatie zodanig beschadigd, dat asbesthoudend materiaal bloot lag.

In het ventilatiesysteem zijn ernstige beschadigingen van zacht amosietplaat aangetroffen waardoor asbesthoudend materiaal door het hele gebouw verspreid kon worden.

Bij de ontruiming bleek bovendien dat enkele monteurs werkten boven het plafond waarop asbesthoudende stof was aangetroffen.

Volgens de werkgever gaf het rapport onvoldoende aanleiding voor het oordeel dat ernstig gevaar bestond. Daarvan zou pas sprake zijn, als de maatregel ‘direct saneren noodzakelijk’ aan de orde was geweest. De rechtbank gaat daar niet in mee. Het is aan de arbeidsinspectie om vast te stellen of sprake is van ‘ernstig gevaar’ en dat is ruimer dan een situatie waaronder ‘direct saneren noodzakelijk’ valt. Ook het betoog dat het percentage asbest gering was en het aangetroffen type as-

best minder risicovol is, zodat er geen sprake was van ernstig gevaar, wordt niet gevolgd. Ook vezels van chryosotiel leveren ernstig gevaar op.

Dat de inspecteurs de rapportage niet bij hun beoordeling hebben betrokken, is niet onzorgvuldig. Het ging immers niet om een actuele beoordeling en er was twijfel over de werking van het ventilatiesysteem. Op basis van de beschikbare informatie en de aangetroffen situatie mochten zij in redelijkheid concluderen dat er sprake was van ernstig gevaar voor personen. Ook hoefden zij geen rekening te houden met het financiële belang van de werkgever gezien het te beschermen algemeen belang, namelijk de gezondheid van personen. Daarom was de stillegging terecht en mocht de inspectie eisen dat het pand alleen mocht worden betreden met persoonlijke beschermingsmiddelen. Het beroep wordt verworpen.

Aantekening Op grond van artikel 28, eerste lid Arbowet mag de Inspectie SZW het werk stilleggen als dit naar zijn redelijk oordeel ernstig gevaar oplevert voor personen. Dit mondelinge bevel moet zo spoedig mogelijk schriftelijk worden bevestigd. De werkzaamheden mogen pas weer starten als de overtreding is opgeheven. ‹‹ (Rechtbank Amsterdam, 14 december 2012, LJN: BZ0353) *Rob Poort is jurist en veiligheidskundige (www.bureaupoort.nl)

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

35

contacten en contracten

Ook in deze rubriek? Mail uw korte tekst + jpg-foto naar gerarddessing@vakmedianet.nl

Ymere kiest CSU Cleaning Ymere en CSU Cleaning Services hebben een overeenkomst gesloten voor het schoonmaakonderhoud, glasbewassing en de levering van sanitaire supplies. Het tweejarig contract is gestart op 1 maart en kent een optie tot verlenging van tweemaal een jaar. De schoonmaak vindt plaats op negen locaties.

Op de foto, zittend (v.l.n.r.): John van Hoof (CSU) en Ber Bosveld (WFO Ymere). Staand (v.l.n.r.): Peter-Paul Daey Ouwens (CSU), Trudi Hendri (CSU), Bas Neuteboom (Manager Facilitair Bedrijf Ymere), Joost de Leeuw (teamleider Facility Services Ymere) en Miranda Koning (contractbeheerder Facilitair Bedrijf Ymere).

King en ISS zetten samenwerking voort King Nederland en ISS Facility Services Nederland hebben onlangs hun handtekening gezet onder een verlenging en uitbreiding van het huidige contract.

Naast de distributie van schoonmaakmiddelen en -materialen voor de ISSlocaties in Nederland, is King vanaf nu ook verantwoordelijk voor de inkoop van een groot deel van het assortiment. Op de foto: v.l.n.r. Ron van Zoelen (King), Mario Bussink (King), Albert Jan Cosijn (ISS), Maarten van Engeland (ISS).

Noorderboog besteedt FM uit Met het ondertekenen van een overeenkomst is onlangs het partnership tussen Zorgcombinatie Noorderboog (ZCN) en AAFM Facility Management bevestigd waarbij ZCN het management voor facilitaire zaken heeft uitbesteed. Voor AAFM is het een eerste stap in de verbreding van de dienstverlening naar de zorg.

De dienstverlener is inmiddels gestart met diensten als technisch beheer, onderhoud, maaltijdvoorziening, receptiediensten, schoonmaak en logistiek.

Directiewisseling Appèl Catering Per 1 juli wordt Gerrit Vink als algemeen directeur van cateraar Appèl@Work opgevolgd door Hans van Veen. Onder leiding van Van Veen zal het managementteam verder bestaan uit: Hans Hoppenbrouwer (operationeel directeur), John van de Bunt (commercieel directeur), Darren Scholte (financieel directeur) en Michel Kooiman (manager HR). Vink blijft als lid van RvC en adviseur aan Appèl verbonden.

Mikael Schwartz naar EW Facility Services Mikael Schwartz ging per 1 februari j.l. aan de slag op de salesafdeling van EW Facility Services. Als salesmanager ligt zijn focus op het hoogwaardige kantorensegment. Voor Schwartz geen onbekend terrein, de afgelopen negen jaar was hij actief als accountmanager bij ISS.

36

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Marc van Lier CTO bij Securitas Marc van Lier is gestart als Chief Technology Officer (CTO) bij Securitas.

Van Lier werkte bij verschillende mondiale logistieke ondernemingen in diverse managementposities. Voor zijn komst bij Securitas gaf hij leiding aan het Europese salesteam van Penske Logistics. Bij Securitas wordt hij verantwoordelijk voor de meldkameroperatie in Geldrop en houdt zich bezig met het uitbreiden van de omzet aan technologische klantspecifieke oplossingen.

contacten en contracten

Van Lith en Rump samen in CL-Link

Delta Lloyd optimaliseert printactiviteiten

CL-link is een nieuw onafhankelijk advies-, interim- en projectbureau van Claudine van Lith en Laura Rump. Beiden zijn afkomstig uit de cateringbranche waarbij Albron de laatste werkgever was. Gezamenlijk hebben de dames een doelgerichte werkervaring van 30 jaar. Kernactiviteit is het optimaliseren van het eten, drinken en gastvrijheid in een organisatie.

Document Concepts heeft bij Delta lloyd in Arnhem twee Xerox-productiesystemen geplaatst. Alle hoogvolume printactiviteiten voor de Delta Lloyd Groep, vinden plaats in Arnhem. Het gaat daarbij om meer dan 50 miljoen afdrukken per jaar. Het gaat om de Nuvera 314, volgens een persbericht op dit moment de snelste losblad zwart-witprinter in de markt. Op de foto de centrale printafdeling van Delta Lloyd in Arnhem bij de Nuvera 314.

Arrange en ministerie van EZ

ArrangeGroup gaat de komende twee jaar met haar interim-professionals facilitaire en adviesdiensten leveren aan het ministerie van Economische zaken, Landbouw en Innovatie, inclusief Staatsbosbeheer, het ministerie van Defensie, de Tweede Kamer der Staten-Generaal, FM Haaglanden en de Algemene Inlichtingen en Veiligheidsdienst. ArrangeGroup is één van de drie partijen die de Europese aanbesteding ‘inhuur derden: facilitaire dienstverlening en adviesdiensten perceel 2’ gegund heeft gekregen. Het betreft een opdracht van twee jaar met een mogelijke verlenging van twee keer een jaar.

Lisanne Hendrix naar CSU Lisanne Hendrix is overgestapt van Masterkey-Plus naar CSU. Vanaf 2 april werkt ze naast Ruud van Swieten als commercieel directeur.

Hendrix (44) heeft ruime ervaring in de schoonmaak. Ze deed na haar studie FM jarenlange ervaring op in de schoonmaakbranche. Sinds 1991 werkte ze voor Hectas, Gom, adviesbureau Verhoeven & Partners en ISS/Abilis in operationele en commerciële functies.

Hectas, UWV en De Werkmeester Hectas is een samenwerking aangegaan met de UWV en jobcoach organisatie De Werkmeester. In deze samenwerking staat de inzet van de Wajong-doelgroep centraal. Hectas, UWV en De Werkmeester besloten om samen te werken om de bestaande knelpunten structureel op te lossen.

De schoonmaakorganisatie heeft als doel nog dit jaar ten minste 50 Wajong-werknemers te plaatsen. Op de foto (links) Wilfried van Wilgen (UWV) en Dolf Bemer (Hectas).

Hago Zorg doet schoonmaak Ziekenhuis Amstelland Ziekenhuis Amstelland in Amstelveen heeft haar samenwerking met Hago Zorg verlengd met twee jaar en twee optiejaren. Naast de schoonmaak van de poliklinieken, het OK-complex en de niet-patiëntgebonden afdelingen die Hago Zorg sinds mei 2008 voor het ziekenhuis verzorgt, wordt de overeenkomst uitgebreid met de overname van de schoonmaak van enkele patiëntgebonden afdelingen en het aansturen van de eigen dienst. Hago Zorg gaat schoonmaken volgens het outputgerichte concept ‘Glanzend Resultaat’.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

37

HNW-column

Allemaal weer terug naar kantoor? heeft, zorgt ervoor dat medewerkers beter in staat zijn hun werk te doen.

Allereerst door helder te maken wat het resultaat is van hun werk en daar goede afspraken over te maken. En in tweede instantie door zich minder te bemoeien met de manier waarop medewerkers het resultaat bereiken. Over het ‘wat’ maak je goede afspraken, het ‘hoe’ laat je over aan de mensen.

Op internet verschenen vele duizenden De vraag waar mensen werken is eigenreacties. Zelfs vastgoedmagnaat Donald lijk helemaal niet interessant. Of toch Trump steunde Mayer, niet geheel onlowel? Veel organisaties zouden torenhogisch want hij vreest leegstand van zijn ge kosten krijgen als alle medewerkers kantoren. In Nederland verscheen het weer een werkplek moet worden aanene na het andere artikel, waarin het Henny van Egmond geboden. Tot wel 40 procent besparen standpunt van Mayer opvallend vaak ondernemingen op de vierkante meters werd gesteund. Twee artikelen vielen De vraag waar mensen kantoor. Meters die niet hoeven te worop: in Volkskrant Magazine waar een werken, is eigenlijk helemaal den verwarmd (of gekoeld), verlicht of beeld werd geschetst van lanterfantenniet interessant schoongemaakt. Een enorme kostenbede thuiswerkers die vooral bezig zijn de sparing. Bovendien staan al die medewerkers niet meer in de boel te belazeren, en in dezelfde Volkskrant een column van file. En dat levert voor het milieu weer een enorme winst op: Peter de Waard die thuiswerk vergeleek met een nieuwe minder uitstoot van CO2 en minder asfalt. Al is van dat laatste vorm van elektronische slavernij. onze minister van Infrastructuur nog niet echt doordrongen.

Mayer is afkomstig van Google waar er alles aan wordt gedaan om innovatie te stimuleren. We weten dat er meer kans Organisaties doen er goed aan Het Nieuwe Werken in te voeop innovatie is als mensen bij elkaar zijn. Bij Google kun je ren. Niet alleen om vierkante meters te besparen. Invoeren dan ook ontbijten, slapen, dineren, je kunt bij wijze van sprevan een moderne werkstijl dwingt werkgevers en werkneken wonen op kantoor. De sociale druk om er ook te zijn, is mers na te denken (en afspraken te maken) over wat de echte groot. In dat opzicht kun je ook wel van een nieuwe vorm toegevoegde waarde van het werk is. Het leidt inderdaad tot van slavernij spreken. Omdat Yahoo het slecht doet en Mayer meer vrijheid voor medewerkers, maar geen vrijblijvendheid. is ingehuurd om het bedrijf weer op poten te krijgen, grijpt ze terug op de haar bekende Google-aanpak. Ze komt daar Als je niet betrokken bent bij je werk, niet weet wat er van je immers vandaan. verwacht wordt, en niet de ruimte krijgt om zelf te bepalen hoe je werkt, is de kans vrij groot dat medewerkers zitten te In de discussie over Het Nieuwe Werken gaat het steeds weer lanterfanten. En dan maakt het niets uit of je nu thuis zit of over thuiswerken of niet. En juist daar gaat Het Nieuwe Werjezelf verschuilt achter je computer op kantoor. ken niet over. Een organisatie die een moderne werkstijl De emoties liepen hoog op toen Marissa Mayer, de grote baas van Yahoo, per decreet bepaalde dat alle medewerkers weer op kantoor moesten komen werken. Thuiswerken werd verboden en als je het er niet mee eens bent, kun je vertrekken. De nuance in de discussie was volledig weg.

(Advertentie)

Wanneer maakt u gebruik van interim professionals?

VFM www.VFM.nl

38

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

We facilitate

boekrecensie

Groot innovatie modellenboek Het facilitaire werkveld heeft zich in Nederland de afgelopen jaren enorm ontwikkeld. Tegenwoordig bieden we zeer hoogwaardige producten en diensten in combinatie met een transparante bedrijfsvoering. Hierdoor is het aanbod goed te vergelijken en zijn de (kost)prijzen steeds inzichtelijker geworden.

IAN VAN DER POOL* De keerzijde van dit alles is dat de facilitaire markt steeds ingewikkelder wordt.

Concurrentie ontstaat vanuit onverwachte hoeken en de prijsdruk vanuit de vraagzijde neemt nog altijd toe. Alsof dat nog niet genoeg is worden klanten steeds veeleisender. Hoe kunnen we de commodity-spiraal doorbreken die is ontstaan door de felle prijsconcurrentie van de afgelopen jaren? De auteurs zien de oplossing in innovatie. Hierbij hanteren ze een brede definitie waarbij innovatie als een verlengstuk van onderne-

ontwikkelen en daarbinnen tot innovatie over te gaan. Met dit boek bieden ze een praktisch hulpmiddel om uw businessmodel op orde te krijgen en de bijbehorende informatiestromen te organiseren. ‹‹ Titel

merschap wordt gezien. In dit boek wordt vooral ook de focus op diensten gelegd, waarmee het een buitengewoon interessante uitgave is voor de FM-professional die het onderscheid wil maken.

: Groot Innovatie Modellenboek Auteur : Frank Kwakman en Ruud Smeulders (red.)

Uitgeverij : Van Duuren Management ISBN : 9789089651037 Prijs : € 44,95 * Ian van der Pool MFM is lecturer imagineering & international FM aan de NHTV Breda, eigenaar van

Kwakman en Smeulders hebben de verschillende modellen gerangschikt naar strategie & innovatie, kansen & klanten, keuzes & investeringen, samenwerking & partners, projecten & resultaten en cultuur & organisatie. Zij roepen de lezer op om meer intern ondernemerschap te

VisionFM en associate partner bij CMCompany.

Hij schrijft boekrecensies op persoonlijke titel.

Waardering: Conclusie: overzichtelijk, duidelijk en handzaam. Absolute aanrader!

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Verlofaanvraagbriefjes

Handig formulier voor het aanvragen van verlof, vakantie of een snipperdag. Wordt door de werknemer ingevuld.

Zelfkopiërend.

Ga naar www.samsom.nl/formulieren voor meer informatie of een persoonlijk advies. Of scan de qr code.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

39

producten-/dienstenregister Bedrijfscatering

SAB Catering B.V. Postbus 59, 1160 AB Zwanenburg T 020 4079200 – F 020 4977385 info@sabcatering.nl www.sabcatering.nl

Facilitaire diensten

Glas- en gevelreiniging

WWW.DOLMANS.COM SCHOON MAAKT BLIJ

Schoonmaakorganisatie

Sanitaire dienstverlening

Gratis e-mailnieuwsbrief Facto Magazine?

Meld u aan via www.factomagazine.nl Postbus 417, 5400 AK Uden T 0413 285 111 F 0413 251 455 cleaning@csu.nl www.csucleaning.nl

CWS Nederland B.V. | De Beverspijken 16, 5221 ED ‘s-Hertogenbosch | T 073 6 338 338 | E: info.nl@cws.com

www.serving-nature.nl

Advertentie.facto_SM.v5.indd 1

08-02-12 15:12

Graag ontvang ik meer informatie over de plaatsingsmogelijkheden in het producten-/dienstenregister van Facto Magazine!

Ingevulde coupon kunt u sturen naar: Vakmedianet - Marion Smits - marionsmits@vakmedianet.nl of  (088) 584 08 88

Organisatie:

Naam

M/V

Postbus

PC/Plaats

Tel.:

E-mail:

agenda

rising star

European Facility Management Conference 2013 Datum: 22 t/m 24 mei Locatie: Praag Organisator: Euroforum

Patricia Lipplaa

Safety & Security Amsterdam 2013 Datum: 4 t/m 6 juni Locatie: Amsterdam Organisator: Amsterdam RAI

Leeftijd: 31 Opleiding: Economie (cum laude) aan de VU Amsterdam en makelaarsopleiding via NVM SOM.

Provada Datum: 4 t/m 6 juni Locatie: Amsterdam Organisator: Amsterdam RAI PIANOO Congres 2013 Datum: 6 juni Locatie: n.t.b.

Organisator: PIANOO Facility Open 2013 Datum: 7 juni Locatie: Lelystad Organisator: CFP Facto Magazine Congres 2013 Thema: Alles verandert, ook FM! Datum: 11 juni Locatie: de Reehorst, Ede Organisator: Facto Magazine Bouwcampus Duurzaamheidscongres 2013 Datum: 27 juni Locatie: Rijtuigenloods, Amersfoort Organisator: Bouwcampus Duurzaamheidscongres 2013

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: gerarddessing@vakmedianet.nl

» Ik ben: sinds januari 2012 salesmanager bij FM at Work, een 100%-dochter van SAB Catering. » Mijn werk bestaat uit: het adviseren van facility managers op het gebied van receptiediensten, facilitaire ondersteuning, de inzet van huismeesters, verhuizingen, advies bij cateringdiensten en het inrichten van grootkeukens. » Belangrijkste inkoop/FM-trend?

De trend is vooral kosten besparen en duurzaam ondernemen. Veel bedrijven proberen dit te bereiken door groene innovaties en nieuwe werkvormen. » Over 5 jaar ben ik: nog steeds salesmanager van een succesvol bedrijf.

Green Buildings 2013 Datum: 19 september Locatie: Amsterdam Organisator: Corporate Facility Partners

» Grootste verbazing tot nu toe?

Dat mede door concurrentiestrijd de balans tussen kwaliteit en kosten zo onder druk staat. Er is steeds minder ruimte voor eerlijk zakendoen en oprecht partnerschap.

World Workplace Conference 2013 Datum: 2 - 4 oktober Locatie: Philadelphia (VS) Organisator: IFMA

» Grootste succes tot nu toe?

Recent het organiseren van onze deelname aan Facilitair.

Daarnaast dat we een aantal mooie locaties van diensten voorzien, zoals Dura Vermeer. Daar zijn we echt trots op.

Facilitair Beurs Assen Datum: 23 - 24 oktober Locatie: Assen Organisator: CNO Expo

» Social media?

Ik gebruik Twitter en LinkedIn puur zakelijk, maar ik zie dat het belang van social media enorm toeneemt.

Congres Over Het Nieuwe Werken Datum: 19 november Locatie: NBC Nieuwegein Organisator: Platform OHNW.nl

Meer informatie: www.factomagazine.nl, klik op ‘Agenda’.

» Wat zou je graag beter kunnen?

Ik vind het interessant om te blijven bijleren over de salespsychologie. Binnenkort start ik via mijn werkgever met een hbo-opleiding om mij hierin verder te specialiseren. » Laatst gelezen managementboek?

Ja-maar.. Omdenken van Berthold Gunster. Een klein, maar leerzaam boekje over een positieve manier van denken. Zelf zie ik ook het glas liever halfvol, in plaats van halfleeg.

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

41

Onafhankelijk vakblad voor facility management en inkoop

column

DDoS DDoS. Had u er al eens van gehoord? Ik niet. Nu is dat niet zo vreemd, want ik ben - waarschijnlijk net als u - geen computerdeskundige, laat staan een IT-securityexpert. De laatste weken dook het woord DDoS (ik moet eigenlijk zeggen de ‘afkorting’, want het staat voor distributed denial-of-service) regelmatig op in de media. Wat was er aan de hand?

Websites van diverse grote organisaties lagen in april een of meerdere uren plat wegens een zogenoemde DDoS-aanval. Bij zo’n aanval worden de servers van het bedrijf in korte tijd bestookt met een grote hoeveelheid dataverkeer (naar verluidt bij ING bijvoorbeeld 800.000+), waardoor die servers voor klanten onbereikbaar worden. Niet alleen ING, maar ook Rabobank, ABN Amro en SNS kregen cyberaanvallen te verduren.

Velen zullen het gemerkt hebben. Geld overmaken? Onmogelijk. Saldo bekijken? Helaas. En als je dan na een paar uur toch toegang tot je gegevens had, kon het gebeuren dat je saldo plotseling hoger of lager was.

Ook KLM was onlangs de klos. De complete website was een dag onbereikbaar.

Reizigers konden niet digitaal inchecken en online een vlucht boeken was onmogelijk. Voor het vluchtschema had het geen gevolgen. Op Schiphol konden passagiers wel gewoon inchecken. Daarom vroeg KLM de reizigers eerder naar de luchthaven te komen, zodat zij daar konden inchecken.

Hoe indrukwekkend onze technologische vooruitgang ook is, en hoeveel gemak de ‘always on’-maatschappij ons in het dagelijks leven ook brengt, bovenstaande voorvallen maken helder hoe afhankelijk we zijn van IT-oplossingen, en hoe gemakkelijk kwaadwillenden processen kunnen verstoren.

Ook als we dichter bij FM en huisvesting kijken zijn er de nodige risico’s. Systemen voor gebouwbeheer, klimaatbeheersing, security en dergelijke zijn tegenwoordig in toenemende mate via internet benaderbaar. Dat is handig, want op afstand inloggen en bijvoorbeeld een systeeminstelling aanpassen is daarmee een fluitje van een cent. Maar is het ook veilig? Jawel... ook als u de leverancier op zijn blauwe ogen gelooft. Uit bovenstaande voorbeelden blijkt echter dat een professionele tegenstander zonder veel moeite door de beveiligingen heen breekt.

Gebruikt uw organisatie gebouwgebonden systemen die benaderbaar zijn via internet, dan zou ik zeggen: nodig uw leverancier uit voor een kop koffie, vraag een IT-security expert om aan te schuiven, en ga het gesprek aan. Het kan een hoop ellende voorkomen.

Gerard Dessing, hoofdredacteur (gerarddessing@vakmedianet.nl)

42

Facto Magazine nummer 5 mei 2013

Facto Magazine is een uitgave van Vakmedianet bv Redactieadres Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon: (088) 584 09 12 Hoofdredacteur Gerard Dessing (gerarddessing@vakmedianet.nl) Eindredactie Mieke Bloemheuvel (miekebloemheuvel@vakmedianet.nl) Uitgever Ruud Bakker Marketing Juliëtte Lammers (juliettelammers@vakmedianet.nl) Advertentieverkoop Bert Renkema,  06 300 600 61 (bertrenkema@vakmedianet.nl) Marion Smits,  06 528 672 00 (marionsmits@vakmedianet.nl) Abonnementen Vragen over abonnementen kunt u richten aan klantenservice@vakmedianet.nl,  (088) 584 08 08.

De abonnementsprijs is € 145,– (exclusief btw) per jaar.

Studenten betalen € 59,– (inclusief btw).

Prijzen zijn inclusief verzend- en administratiekosten.

Losse verkoopprijs € 19,95 per nummer, exclusief 6% BTW. Een abonnement kan op elk moment ingaan.

Op elk tweede en volgende abonnement krijgt u 25% korting.

U ontvangt 10 nummers per jaar. Opzeggen kan schriftelijk tot drie maanden voor de nieuwe jaargang bij: Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn.

Adreswijzigingen (met de oude adresgegevens) doorgeven aan klantenservice@vakmedianet.nl.

Auteursrecht voorbehouden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopien, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 0927-1384 - Copyright 2013 Facto Magazine.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Partners CWS Nederland BV, Hectas, TOPdesk Opmaak en DTP Publish Impuls Group - Cross Media Solutions Basisvormgeving Verheul Media Supporters, Alphen aan den Rijn Druk Veldhuis Media, Raalte

www.factomagazine.nl

“Het is mijn werk ons allemaal hogerop te krijgen” Cheun Ka Lam, customer service en eventmanager in Hong Kong, China

Wat ISS onderscheidt van de concurrent is ons vermogen om de kracht van ‘The Human Touch’ toe te voegen in onze dienstverlening.

Als customer service en eventmanager zorgt Cheun ervoor dat klanten deze persoonlijke touch elke keer ontvangen wanneer ze met ISS te maken hebben. Meer dan een half miljoen betrokken mensen wereldwijd helpen uw mensen met oplossingen op maat en The Power of the Human Touch.

FACILIT Y MANAGEMENT

|

CLEANING

|

SUPPORT

|

PROPERTY

|

C AT E R I N G

|

SECURITY

|

www.nl.issworld.com/fm