MSM nummer 4, april 2014

20

duurzaam organiseren Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen, sustainability... Termen die je in veel bedrijven om de oren vliegen en die ook worden ‘gebezigd’ als je een evenement moet organiseren. Wat je er in dat geval mee kunt lees je op pagina 20.

31

eten, data en tijden over de grens Wie wordt gevraagd zakelijke evenementen in het buitenland te organiseren, kan tegen onverwachte landeigen verschillen aan lopen, op het gebied van tijdsindeling en tijdsaanduiding. In dit artikel vind je handige taal- en cultuurtips.

april 2014 | nummer 4 | jaargang 31

37

reismaatjes Zie je deze koffers? Dan krijg je spontaan zin in een trip naar een hippe stad. Stoer, trendy en creatief én je mag ermee gezien worden. En wat denk je... je pikt ‘m er zo uit als hij na je vlucht op de bagageband is beland. Kijk voor de details op pagina 37.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Thema: Zakenreizen & Evenementen Deze editie van Management Support Magazine is – naast de vaste praktische rubrieken – geheel gewijd aan het thema ‘Zakenreizen en evenementen’. Het woord is aan enkele doorgewinterde zakenreizigers die alles weten over de cultuurverschillen tijdens internationaal zakendoen. Lees waarom het motto ‘eet wat de pot schaft’ en ‘go with the flow’ deze globetrotters met beide benen op de grond houdt.

Niet op reis maar wel verantwoordelijk voor de organisatie van het relatie-evenement of de klantendag van je bedrijf? Met de tips uit het artikel op pagina 12 is succes verzekerd. En dan het bedrijfsuitje, voor zover dat in deze tijden nog aan de orde is natuurlijk. Mag jij dat organiseren? Bedenk dan dat er anno 2014 veel meer te beleven valt dan een middagje bowlen en daarna

steengrillen. Vijf evenementenbureaus pitchen in deze editie hun ultieme bedrijfsuitje.

Als je van avontuur, spanning en plezier houdt, zit er absoluut iets voor je bij. Daarbij is het echt niet nodig dat de kosten de pan uit rijzen. Mag het uitje wél wat kosten? Op pagina 21 vind je de ‘pareltjes der incentives’. En als je dan tóch het vliegtuig pakt, lees dan eerst het artikel op pagina 22.

workshopdagen 2014 Ze komen er weer aan: de Workshop­ dagen van Management Support.

Dit jaar op 22, 23 en 24 april in Meeting Plaza Utrecht. Ook dit jaar zijn we er samen met onze trainers in geslaagd een inspirerend en afwisselend pro­ gramma samen te stellen met uiteraard weer nieuwe en actuele onderwerpen.

En omdat de leukste manier om te le­ ren ‘samen leren’ is, nodigen we je uit je collega’s mee te nemen. Dan profi­ teer je namelijk van een aantrekkelijke korting. Kijk op pagina 24.

B U I T EN G E WO O N Z A K EN D O EN Op Hof van Saksen in Drenthe is het inspirerend zakendoen. U vindt alles op een stijlvolle locatie om uw zakelijke bijeenkomst of event tot een succes te maken.

Vergaderen, een productintroductie, dineren, bedrijfsuitjes, teambuilden of een event waarbij ruim 3000 personen op het resort kunnen overnachten. Op onze stijlvolle alles-in-één locatie zijn alle combinaties mogelijk.

Ons Business Centre met diverse zalen is geschikt voor bijeenkomsten van 10 tot 250 personen.

De zalen beschikken over uitstekende audiovisuele apparatuur en klimaatbeheersing. Het culinaire aanbod in de verschillende restaurants is verrassend en ongekend veelzijdig. Op het gehele resort kunt u gebruik maken van gratis wifi. Daarnaast beschikt Hof van Saksen over een eigen recreatiemeer met strand en een evenemententerrein van 12.000 m2.

Het hoge service-niveau, de verscheidenheid aan accommodaties, culinaire mogelijkheden en faciliteiten maken van uw bijeenkomst of event een buitengewone ervaring.

  De nieuwste bestemming om te vergaderen, teambuilden of voor een bedrijfsuitje, is de 12-persoons Culinaire boerderij. Na een bijeenkomst in ongedwongen sfeer samen koken, individuele talenten ontdekken èn lekker eten. De Chef de Cuisine kookt in de boerderijkeuken of leert de deelnemers de fijne kneepjes tijdens een culinaire masterclass. Een exclusieve wijnproeverij behoort ook tot de mogelijkheden. Na afloop kunt u comfortabel overnachten. hofvansaksen.nl/culinaireboerderij

Interesse?

Bel 0592-24 59 55 of mail zakelijk@hofvansaksen.nl voor meer informatie of een offerte op maat. www.hofvansaksen.nl/zakendoen Hof van Saksen | Veldweg 22-24 | 9449 PW Nooitgedacht @hvszakelijk | youtube.com/hofvsaksen

inhoud

Praktisch 4

hapjes

Signaal

28 Taalkwesties Ik heb nog nooit een schapenoog gegeten, wel een gefrituurde krekel. Dat vond ik niet lekker, maar ik hield me groot. Het smaakte droog, knisperend en met velletjes die tussen mijn tanden bleven zitten. Een soort rijstcracker eigenlijk, maar dan nogal stoffig. En dat was zelfs nadat ik de vleugeltjes had verwijderd. Dat gebeurde trouwens gewoon in Nederland hoor, in onze hofstad, waar ik gastvrij ontvangen werd door World hotel Bel Air dat duurzaamheid hoog in het vaandel heeft staan. Een bakje krekels schijnt dus vol gezonde voedingsstoffen te zitten, en dit gerecht is veel milieuvriendelijker dan het produceren van bijvoorbeeld biefstuk. Toch nam ik na die ene krekel snel een mini-wrap met kip. Die lagen er gelukkig ook.

Waarom doe ik daar moeilijk over? In alle werelddelen, behalve Europa en Noord-Amerika, eten mensen vaak insecten. Gefrituurde mieren of soep met bijen bijvoorbeeld.

Doe mij dan toch maar die biefstuk of een kippendij in plaats van geleedpotigen of onze gevleugelde vriendjes. Eerlijk gezegd gruwel ik alleen al bij het idee dat ik per ongeluk in mijn slaap een spin naar binnen slik, of als ik bladluisjes in verse muntthee zie drijven. Maar soms moet je je principes of aversies opzij zetten, en met de ‘flow’ meebewegen, zeker als je te gast bent in een ander land, zoals Kees Mulder vertelt in het artikel over culturele verschillen op zakenreis. Dan is het gewoon een kwestie van je ogen dichtdoen en vooral niet kauwen op dat schapenoog, of die meelwormen met barbecue­ smaak. (Ja! Ze bestaan.)

In Suriname schotelden ze me zalig eten voor, van chow mein en bami tot saoto soep, pindasoep, pom en mijn absolute favoriet roti. En je kunt er ook kaaiman krijgen en leguaan. Maar dat noemen ze in de volksmond dan ‘waterkip’ en ‘boomkip’. Schrikt toeristen toch minder af. En in Australië probeerde ik kameel, krokodil, emoe en kangoeroe. Die laatste was behoorlijk taai, dus die had waarschijnlijk veel springuren gehad. Stond het me tegen dat ik een ‘Skippy’ op mijn bord had? Nee, het grootste eiland ter wereld heeft er te veel van, en dan is opeten één van de opties.

30 Spelling- en Taaltips 31 Vreemdetalentips 33 Softwaretips 35 Appladder

Professioneel 8

Cultuurverschillen tijdens

internationaal zakendoen

Eet wat de pot schaft en ‘go with the flow’

12 Klantevenement organiseren

Zo breng je je gasten met elkaar in gesprek

14 Tips voor het leukste bedrijfsuitje

Fietsen, ‘mollen’, of een fout avontuur

20 Duurzaam evenementen organiseren

Jij kunt het verschil maken

21 Ultieme bedrijfsuitjes

De pareltjes der incentives

22 Flexibel of voordelig vliegen

Goedkoop kán duurkoop worden

Persoonlijk

23 Personal Branding In deze aprileditie gaan we niet alleen in op internationaal zakendoen en reizen, maar ook op het organiseren van evenementen. We geven je een aantal leuke ideeën voor bedrijfsuitjes en incentives en hoe je je evenement duurzaam kunt organiseren. Wellicht kun je in plaats van die beef rolls, zalmsnippers en makreel op toast iets anders serveren? Ik denk aan krekels met sourcreamsmaak en aan chocolademieren? Probeer het eens. Ik denk dat je gasten dit evenement dan nog lang zullen heugen...

Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

27 Young professional 38 Column Huub van Mackelenbergh

Service

24 Community 36 Boeken 37 Productnieuws 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

3

signaal

Update AirGo-M van VCK Travel AirGo-M, de handige app van VCK Travel is geüpdatet. Je kunt er zelf snel en makkelijk vluchten mee boeken, je reisschema inzien en op de hoogte blijven van de status van je vlucht. De nieuwe versie van AirGo-M heeft iPhone 5 support en een verbeterd design.

Met het vernieuwde menu kun je je reizen nóg gemakkelijker beheren en je reisgegevens ook zonder internetverbinding bekijken. Daarnaast is online inchecken vereenvoudigd doordat belangrijke informatie zoals het vluchtnummer wordt weergegeven.

Informatie: www.vcktravel.nl <

Nederlandse hotels op een na duurst Nederland is het op één na duurste hotelland van de eurozone, zo blijkt uit de Trivago Hotelprijsindex (tHPI). In Nederland werd in 2013 gemiddeld 126 euro gevraagd voor een overnachting. Frankrijk is 15 euro duurder dan Nederland, hier werd vorig jaar 141 euro afgerekend. In 2011 en 2012 stond Nederland ook al op de tweede plaats. Letland, nieuw in de eurozone sinds januari van dit jaar, is met 85 euro per nacht vooralsnog het goedkoopst. (Bron: zakenreis.nl) <

Vrouwen hebben vaker twee mobiele telefoons Mannen en vrouwen gaan op een andere manier met hun mobiele telefoon om. Dat blijkt uit onderzoek van Voiceworks, een aanbieder van zakelijke data, mobiele en vaste telefonieoplossingen. Vrouwen hebben vaker een aparte mobiele telefoon voor zakelijk en privégebruik dan mannen. Vooral mannen maken zakelijk gebruik van een mobiele telefoon: 47 procent versus 24 procent vrouwen. Die 24 procent vrouwelijke zakelijke mobieletelefoongebruiksters uit het onderzoek, gebruiken vaker twee aparte mobiele telefoons: een voor zakelijke en een voor privégesprekken. Dit gaf 45 procent aan versus 33 procent van de mannen. <

4

Economie verbetert, werkloosheid stijgt Hoewel de economie tekenen van verbetering laat zien, is de werkloosheid gestegen. In januari zaten 678.000 mensen zonder baan. Een maand eerder waren dat er 10.000 minder.

Dat meldt het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Op dit moment zit 8,6 procent van de Nederlandse beroepsbevolking zonder baan.

Minister van Sociale Zaken Lodewijk Asscher laat weten dat de werkloosheid ‘de grootste zorg’ is. “Ik doe alles wat in mijn vermogen ligt om ervoor te zorgen dat mensen aan de slag blijven of nieuw werk kunnen vinden”, zegt Asscher. Hij stelde eerder 600 miljoen euro beschikbaar voor plannen van werkgevers en vakbonden die ertoe moeten leiden dat mensen aan de slag kunnen blijven of naar nieuw werk worden begeleid.

De economie is overigens wel iets verbeterd. Vergeleken met het derde kwartaal groeide die in het vierde kwartaal met 0,7 procent. Ook ten opzichte van dezelfde periode een jaar eerder groeide de Nederlandse economie met 0,7 procent. <

Nederlandse werknemers kennen geen taboe De Nederlandse bedrijfscultuur staat te boek als zeer open. Collega’s blijken onderling weinig taboes te kennen en vragen elkaar gerust hoeveel de ander verdient. Zelfs hun seksleven bespreken sommigen gewoon met collega’s, blijkt uit onderzoek van NationaleVacaturebank. Wat opvalt is dat er één duidelijke grens is: collega’s vragen elkaar niet om te liegen tegen de baas. “Hoe open we ook zijn, dit gaat de Nederlandse werknemer echt te ver”, aldus Joop Uitendaal van NationaleVacaturebank. Daarnaast hebben Nederlandse werknemers snel een mening over de kledingkeuze van hun collega’s. Een diep decolleté en een kort rokje worden als minst gepaste kleding voor het werk gezien en ook een joggingbroek met gympen wordt op de werkvloer niet gewaardeerd. De spijkerbroek met scheuren mag daarentegen juist wél: slechts 6 procent van de respondenten geeft aan dit geen gepaste kleding voor het werk te vinden. Hoewel werknemers ordinaire kleding niet gepast vinden, geeft 72 procent van de respondenten aan dat ze hun collega niet zouden wijzen op hun foute kledingkeuze. <

Werkende moeders waardevolle werknemers Werkende moeders zijn geen verstofte werknemers; integendeel, ze beschikken over waardevolle vaardigheden en expertise, blijkt uit onderzoek van Regus onder meer dan 19.000 bedrijfseigenaren en senior managers in 98 landen.

De ondervraagden geven aan dat flexibele werktijden, werkplekken dichter bij huis, parttimefuncties en de mogelijkheid van videoconferenties de meest gebruikte strategieën zijn om meer moeders terug te krijgen op de werkvloer.

Andere interessante cijfers: 45 procent van de Nederlandse respondenten geeft aan dat steeds meer vrouwen op afstand willen werken als ze weer aan het werk gaan; 31 procent constateert dat vrouwen een korter zwangerschapsverlof (minder dan drie maanden) nemen, mogelijk als gevolg van toenemende economische druk; 65 procent vindt dat dichter bij huis werken een belangrijke stimulans is; 24 procent stelt dat de mogelijkheid van videoconferenties in plaats van reizen herintredende moeders helpt. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

signaal

Veilig met Qantas De Australische luchtvaartmaatschappij Qantas was volgens het onderzoek van AirlineRatings.com in 2013 wederom de veiligste luchtvaartmaatschappij ter wereld. De website beoordeelde Foto: ChameleonsEye / Shutterstock.com zo’n 448 airlines op diverse criteria zoals het aantal ongelukken, maar ook het product aan boord. De airlines verdienen vervolgens punten in de vorm van sterren. De hoeveelheid sterren geeft aan hoe veilig of comfortabel een maatschappij is. Qantas behaalde net als het jaar daarvoor de maximaal te behalen sterren op beide onderdelen.

Bij Qantas kun je dus met een gerust hart het vliegtuig in stappen. <

Forens ongelukkig en nerveus Hoe groter de afstand tussen huis en werk is, hoe ontevredener werknemers zijn. Forenzen zouden niet alleen ongelukkig worden van het woon-werkverkeer, maar ook gespannen. Dat blijkt uit Brits onderzoek onder 60.000 werknemers en zelfstandig professionals.

Vooral werknemers die langer dan een halfuur met de bus moeten reizen, zouden ongelukkiger zijn dan collega’s die dat niet doen. ‘Forenzen zijn minder tevreden en hebben minder het gevoel dat hun werkzaamheden ertoe doen’, aldus de onderzoekers. Reistijden tussen een uur en anderhalf uur zijn extra funest voor het welbevinden van medewerkers. Wie met de trein reist zou bovendien nerveuzer zijn dan forenzen die een ander vervoermiddel kiezen. Wie er langer dan drie uur over doet om op kantoor te komen, zou er iets beter vanaf komen. Volgens de onderzoekers kunnen deze forenzen hun reistijd gebruiken om iets nuttigs te doen. <

Ontmoedigd werkloos In 2013 waren er bijna twee keer zoveel mensen als in 2008 die de kans op het vinden van een baan zo klein vonden dat ze niet eens naar werk zochten. Dat maakt het Centraal Bureau voor de Statistiek op 10 maart bekend.

In totaal ging het om 70.000 mensen. Vooral 55- tot 65-jarigen waren pessimistisch over het vinden van werk. 12,3 procent van hen zocht vorig jaar niet naar werk, omdat ze hun kansen te klein vonden. Onder mensen van 35 tot 45 jaar was dat 5,3 procent. Het aantal zogenoemde ontmoedigden was onder vrouwen met 7,2 procent bovendien anderhalf keer zo hoog als onder mannen. Ontmoedigden zijn mensen die de afgelopen zes maanden niet naar werk hebben gezocht, omdat zij de kans op succes te klein achten.

Het aandeel ontmoedigden van het totale aantal werkwilligen bedraagt 6 procent. Sinds 2008 schommelt het aandeel rond dit percentage. (Bron: Nu zakelijk) <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

10 manieren om Secretaressedag te vieren Wie weet kijk jij reikhalzend uit naar je ‘vaste’ grote bos bloemen en cadeaubon op Secretaressedag. Of ben jij een pechvogel en vergeet je manager het altijd? Secretaressen genoeg die het onzin vinden en ook niks verwachten, maar wil je het wél vieren, dan geven we je hier tien manieren!

1. Maak er een traditie van om op Secretaressedag iets samen te doen met je manager. Een diner is mooi, of ga voor een lunch even buiten de deur; maak er een moment van om even bij jullie samenwerking stil te staan.

2. Heb je meer collega’s, maak er dan een ‘wij-secretaressensamen-dag’ van. Ga samen iets leuks doen; een uitje, een workshop of een vakinhoudelijk evenement.

3. Stimuleer je persoonlijke ontwikkeling en vraag op Secretaressedag om een tegoedbon voor een training of workshop. Als jij je ontwikkelt, heeft je manager er ook iets aan!

4. Een andere manier om jezelf te ontwikkelen: vraag om een tegoedbon voor vakliteratuur. Er wordt genoeg geschreven over je vakgebied, of over delen daarvan (zoals digitaal werken, assertief communiceren) om je úren interessant leesvoer te bieden.

5. Maak van Secretaressedag een ijkmoment en vraag om feedback aan je manager. Stel zelf tien vragen waarop je graag antwoord wilt hebben maar die niet aan bod komen bij je functioneringsgesprek.

Zoals bijvoorbeeld ‘Wat heeft mijn ondersteuning jou concreet gebracht?’

6. Als het kan: vragen staat vrij! Vroeger kreeg je in veel organisaties een halve dag met je verjaardag. Kijk wat er past binnen de cultuur en afspraken van jouw organisatie en probeer iets bijzonders te krijgen, iets ‘anders dan anders’.

7. Grijp Secretaressedag aan als vast moment voor het afdelings­ uitje, dat dan wel door iemand anders wordt geregeld. Zo heeft de hele afdeling er iets aan.

8. Vraag om een stoelmasseur die een dag lang jou en je collegasecretaressen helemaal loskneedt. Je voelt je als herboren.

9. Als je daar van houdt is het natuurlijk ook prima om je manager de suggestie te doen – eventueel via een collega – voor een mooie bos bloemen, een doos bonbons of iets anders wat je leuk vindt.

10. Werk je in een organisatie waar Secretaressedag not done is en er geen enkele ruimte is, financieel of organisatorisch? Maak tweetallen van alle secretaressen, spreek een budget af en koop iets om jouw ‘buddy’ te verwennen op die dag. Een mooie kaart met daarop een persoonlijke tekst maakt het helemaal af!

(Door Karen Visser van New Broom)

5

signaal

Hart voor de zaak... of niet!

Ruim één derde van de medewerkers in Nederland heeft hart voor het werk dat zij elke dag doen. Zo’n twee derde van de medewerkers heeft dat echter niet, zij zijn niet bevlogen met hun werk bezig en zouden indien mogelijk net zo lief een andere baan willen. Dit blijkt uit het rapport ‘Het verborgen potentieel van werkend Nederland’ dat Effectory onlangs publiceerde.

Het rapport is gebaseerd op recent, grootschalig onderzoek, uitgevoerd onder ruim 400.000 medewerkers in Nederland.

Het volledige rapport is te lezen op www.effectory.nl/kennis/blog/twee-derdevan-nederlanders-is-niet-blij-met-werk/ <

Kom uit je comfortzone: 5 tips 1. Doorbreek elke dag twee van je vaste patronen: poets je tanden eens met links, fiets een andere route naar je werk, leg je muis aan de andere kant en gooi je dagroutine om. Hierdoor dwing je je hersenen een ‘andere route’ te nemen waardoor je je creativiteit en flexibiliteit stimuleert.

2. Welke stiekeme droom heb je? Wil je een verre reis maken, de tango leren dansen of verhuizen naar dat hutje op de hei? Ga ervoor. Ook heel goed om dit samen met je partner te doen. Ga samen een nieuwe uitdaging aan en de sleur verdwijnt.

3. Neem kleine stapjes.

Als je een te grote stap uit je comfortzone zet loop je het risico dat je in de paniekzone terecht komt. Daardoor kan je overtuigd raken dat je het niet kan of ‘dat het niks voor jou is’, terwijl de enige conclusie is dat je ineens een te grote stap hebt gezet.

4. Bij verandering speelt angst vaak een grote rol, maar angst is een slechte raadgever. Als je overtuigd bent van het feit dat je iets wilt veranderen, bijvoorbeeld dat je niet meer over je grenzen wilt laten gaan, luister dan voor de verandering eens naar je hoofd in plaats van naar je gevoel.

5. En uiteindelijk komt het allemaal neer op de 4 D’s... Durf, Discipline, Doorzettingsvermogen en Doen! <

6

Passagiere schopt en bijt Een dronken vrouw op een Air New Zealandvlucht naar Bali heeft een steward in zijn kruis getrapt en een stewardess herhaaldelijk gebeten, nadat zij gillend en schreeuwend uit het vliegtuigtoilet werd gehaald. De vrouw vertoonde dusdanig agressief gedrag, dat andere passagiers er bang van werden. Het cabinepersoneel vroeg haar te kalmeren, maar dat gaf geen soelaas. Er ontstond een worsteling, waarna de woestelinge zichzelf op de wc opsloot. De captain adviseerde de crew om deze open te breken.

De vrouw werd vervolgens in de handboeien geslagen. Een rechtbank in Nieuw-Zeeland heeft haar tot 300 uur werkstraf veroordeeld. Ook staat zij twaalf maanden onder toezicht en moet zij haar drugs- en alcoholverslaving laten behandelen.

Passagiers die zich aan boord van het vliegtuig misdragen, komen steeds vaker voor.

Dit stelt de International Air Transport Association (IATA). Er moeten daarom nieuwe internationale regels komen die dit gedrag bestraffen. (Bron: zakenreis.nl) <

Parttime werken? Ja graag!

Secretaressen staan op de vijfde plek van beroepsgroepen die maximaal 32 uur willen werken. Dat blijkt uit onderzoek door Randstad naar aanleiding van het plan dat de partijleider Bram van Ojik van GroenLinks begin deze week presenteerde om het werk eerlijker te verdelen. “Wat verder opvalt is dat ongeveer de helft van de totale Nederlandse beroepsbevolking (man en vrouw) 32 uur of minder wil werken”, aldus Marjolein ten Hoonte, directeur Arbeidsmarkt bij Randstad Nederland.

Een ruime meerderheid van de Nederlandse mannen zit echter helemaal niet te wachten op een 32-urige werkweek. Slechts 30 procent van de werkende mannen wil 32 uur of minder werken. Het aandeel vrouwen dat daar oren naar heeft, is opvallend hoger: 70 procent is hiervoor te porren. Randstad onderzocht in welke specifieke beroepsgroepen de wens om 32 uur of minder te werken het grootst is. Op de eerste plek staat de schoonmaak, gevolgd door de verpleging/verzorging, de sector sociaal-maatschappelijk en detailhandel. De beroepsgroep secretaressen komt op de vijfde plek van mensen die maximaal 32 uur willen werken. (Bron: pwdegids.nl) <

Kantoor slecht voor creativiteit Werkgevers die hun personeel verbieden thuis te werken, snijden zichzelf in de vingers. Dat zeggen Britse onderzoekers van het Chartered Management Institute. Werknemers die zo nu en dan vanuit huis werken, zijn productiever. Werkgevers die hun medewerkers dwingen dagelijks op kantoor te verschijnen, frustreren de innovatie en het ontstaan van vernieuwende ideeën. Ook zouden werknemers die af en toe vanuit hun woonkamer werken, minder vaak ziek zijn. Desondanks geven de meeste jonge werknemers (18 tot 24 jaar) een ‘hardnekkig gevoel van druk om aanwezig te zijn’ te ervaren. Ongeveer 85 procent zou daar last van hebben. Oudere werknemers hebben dit gevoel iets minder: 66 procent van de 55-plussers voelt zich gedwongen om op kantoor te werken.

“Werkgevers moeten zich realiseren dat goede ideeën niet ontstaan door mensen de hele dag achter hun bureau te laten zitten”, aldus de onderzoekers. “Veel kantoren dragen niet bij aan de concentratie of creativiteit van de werknemers.” Het Centraal Bureau voor de Statistiek meldde eerder dat ongeveer een derde van de Nederlandse werknemers minstens een uur per week mag thuiswerken.

Bron: pwdegids.nl <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

signaal

Hoe denken secretaressen over hun werk?

Jij weet wat je belangrijk vindt in je werk. Maar hoe denken andere secretaressen over hun vak? Wat waarderen zij het meest? Wat zijn hun wensen? En wat verdienen ze eigenlijk?

Schoevers en ECABO wilden het graag weten en vroegen daarom bijna 3000 secretaresses hoe zij hun vak beleven. De uitkomsten zijn gebundeld in het boekje Stille revolutie in het secretaressevak; van werken vóór naar werken mét de manager. De secretaressen beantwoordden vragen over de thema’s: -- ontwikkelingen in de beroepsuitoefening -- loopbaan, loopbaanwensen en scholingsbehoefte -- waardering van het beroep -- trends en ontwikkelingen in de secretariële beroepen.

Het onderzoek geeft een mooi tijdsbeeld van hoe het secretariële vak er anno 2014 voorstaat. Nieuwsgierig? Lees de resultaten op www.ecabo.nl/secretariële-beroepen. <

Deur-tot-deur reisplanner BCD Travel introduceert een deur-tot-deur reisplanner: Total Trip Planning, die commercieel, openbaar en persoonlijk vervoer met elkaar combineert. Bovendien kan de reiziger de beste reisoptie kiezen op basis van voorkeur voor prijs, reistijd, impact op het milieu of de mogelijkheid om onderweg te werken of te slapen. De tool verzamelt informatie van diverse tradi­ tionele boekingskanalen en aanvullende bronnen, zoals de dienstregeling van het openbaar vervoer, reistijd met eigen auto en impact op het milieu. Daardoor heeft de reiziger toegang tot opties die anders niet binnen één bron te vinden zijn. Bovendien zien reizigers niet alleen in één oogopslag welke reismethode het geschiktst is, maar kan er volgens BCD Travel ook tot 35 procent worden bespaard op de totale reiskosten. (Bron: zakenreis.nl) <

Waar blijft mijn geld?

Ruim een kwart van de Nederlanders geeft aan hun salaris te laat te ontvangen.

12 procent zegt het loon steevast een paar dagen te laat te krijgen en moet er zelf achteraan. 72 procent ontvangt het geld wél elke maand stipt op tijd. Dit blijkt uit onderzoek van Nationale Vacaturebank onder ruim 1000 respondenten naar het werk van de financiële administratie van organisaties.

24 procent van de ondervraagden geeft aan geen actie te ondernemen als het loon te laat wordt gestort. Men moppert wat en gaat ervan uit dat de collega’s van de financiële administratie het geld uiteindelijk wel zullen overmaken. 3 procent is woedend als hun geld te laat is en steekt dat niet onder stoelen of banken: zij uiten hun frustratie bij de administratie.

Ingrid Spierts van Nationale Vacaturebank: “De financiële administratie heeft als afdeling weinig met de kerntaak van de organisatie te maken en is daarom niet zo zichtbaar. Het is natuurlijk nooit fijn als het salaris te laat wordt overgemaakt, maar deze onzichtbaarheid leidt onder werknemers ook tot onbegrip bij onvoorziene vertragingen.”

(Bron: Nationale Vacaturebank) <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Handige links Heb jij de schone taak gekregen om het bedrijfsuitje te organiseren, neem dan een kijkje op www.bedrijfsuitje.me/tipsvoor-organiseren-bedrijfsuitje. Hier vind je al 10 tips om mee te starten.< Een bijzonder leerzaam uitje met je hele team? Denk dan eens aan een workshop met dieren: van jagen met roofvogels en koeien knuffelen tot paarden mennen en bijvoorbeeld... schapendrijven! www.buitenbusiness.nl/activiteiten/ teambuilding-schapendrijven-15. html < Liever maatschappelijk verantwoord en zinnig bezig zijn? Je kunt tijdens een bedrijfsuitje of teamdag met z’n allen de handen uit de mouwen steken voor een goed doel. Bijvoorbeeld klussen bij een zorginstelling, verpleeghuis of zorgboerderij. Kijk eens op zinnigezaken.nl/ teamuitje < Hoe zit het ook alweer met die bagage­ regels in het vliegtuig? VCK Travel zet de belangrijkste voor jou of je manager op een rij op: www.vcktravel.nl/ travel-info/bagageregels < Altijd je belangrijkste medische gegevens bij je op reis met de Zeker Op Reis App: noodnummers, medicatie- en vaccinatieoverzicht, landeninformatie, reiswoordenboek en praktische tips. Beschikbaar voor zowel iPhone als Android. < Op http://blog.bcdtravel.nl vind je leuke businesstravelblogs over specifieke steden, landen en streken. Handig om eerst even je licht op te steken en wat tips op te doen. < Wordt er ook van jou verwacht dat je bekend bent met het vakgebied zakenreizen? Wil je meer weten over alles wat er komt kijken bij zakenreizen per vliegtuig, trein en auto, bekijk dan de training van www.businesstravelacademy.nl <

7

zakenreizen

Cultuurverschillen tijdens internationaal zakendoen

Eet wat de pot schaft en ‘go with the flow’

Het lijkt heerlijk: op zakenreis gaan naar exotische oorden. Alleen al de gedachte aan de warme omhelzing van de zon, geurig gekruid eten in kleurrijke restaurants, zwemmen in een heldere zee en lange siësta’s op een hagelwit strand, doet je weg zwijmelen naar dromenland. Maar pas op, achter deze romantische façade schuilt een harde werkelijkheid.

Tekst Marjo van Lijssel

Nietsvermoedend stapt Kees Mulder na een lange meeting in Los Angeles op het vliegtuig naar Seoul. Hij is moe en de vlucht die hij voor de boeg heeft duurt elf uur. Onderweg verlangt de Nederlandse zakenman naar een douche en een comfortabel hotelbed. Maar bij aankomst in de Koreaanse hoofdstad staat hem een onaangekondigd ontvangstcomité op te wachten. ‘Mr. Kim welcomes you to Korea’, zegt een vriendelijk buigende Aziatische man in de aankomsthal van het vliegveld. ‘Please follow me’.

8

Gow with the flow Mr. Kim pakt flink uit. Met een negenkoppige delegatie van zijn bedrijf is hij aanwezig tijdens een traditioneel Koreaans diner.

Guest of honor: Kees Mulder.

“Een hele eer natuurlijk”, beaamt de zakenman. “Ik zat daar als enige westerling. Ze hielden me nauwlettend in de gaten. De gerechten werden geserveerd in kleine porties. Die smaakten fantastisch totdat

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

zakenreizen

er iets op tafel kwam dat me letterlijk aankeek. Tot op de dag van vandaag weet ik niet wat het was. Ik durfde het niet te vragen.” Met moeite bedwong Mulder zijn neiging om te kokhalzen. Dit was immers het meest traditionele gerecht van Korea. Niet eten zou een enorme belediging zijn. “Ik nam een slok water, een slok wijn. Het was maar twee happen. Ik heb het gerechtje gewoon doorgeslikt.

Niet denken, water erachteraan en vriendelijk glimlachen. De gastheren deden vervolgens hetzelfde. De belangrijkste les die ik hieruit heb geleerd is: vraag niet wat het is. Als anderen het eten, kun jij het ook. Het zit vaak tussen je oren. Wij eten ook kip, varken en koe.

Dat is voor andere culturen weer raar. Eet wat de pot schaft tijdens een zakenreis, en go with the flow.”

Tel tot tien Kees Mulder reist als zakenman de hele wereld over. Op dit moment schrijft hij een boek over succesvol internationaal zakendoen. Ook cultuurverschillen komen uitgebreid aan bod. “Nederlanders zijn tijdens hun zakenbesprekingen met internationale partners vaak te direct”, weet Mulder. “Ze willen het liefst binnen tien minuten een deal op tafel. Dat is een grote fout. Het werkt vooral niet als je te maken hebt met Aziatische landen. Zij vinden het belangrijk eerst een band op te bouwen. Je maakt vaak kennis met een grote delegatie. Aziaten streven namelijk naar consensus. Niet alleen de topman, maar zijn hele team moet een goed gevoel bij je hebben. En als er echt te veel onenigheid is, heb je een probleem. Daarom duren beslissingstrajecten, vooral in Japan, veel langer dan in Nederland. Uit de toonzetting van een meeting met voornamelijk Japanners kun je niet afleiden of je ‘in or out’ bent. Ze laten geen emoties zien. Nederlanders, en andere Europeanen, communiceren juist veel met emoties, verbaal en non-verbaal. De les hieruit is: oordeel niet te snel. Tel tot tien en wacht rustig af.”

Bij Amerikanen werkt het volgens Mulder precies andersom. Zij zijn meer voor ‘quick and dirty business’. “In Amerika is een relatie opbouwen minder van belang. Zakenpartners willen het liefst snel geld aan je verdienen.”

Voor Europa geldt: hoe zuidelijker je komt, hoe meer eten er in het spel is. “In Lissabon had ik om één uur ’s nachts nog een zakendiner, en het restaurant zat stampvol. Bij Italianen, Turken, Grieken en Spanjaarden komt ook negen van de tien keer pas de echte deal op tafel tijdens de lunch of het diner.”

Kamelenogen en schapenhersens Klasse uitstralen is erg belangrijk tijdens internationaal zakendoen.

Het kan je zakelijke gesprekken zelfs maken of breken volgens zakenman Kees Mulder. Vooral in Azië. “Je kunt beter economy class naar Tokio vliegen en daar een 6-sterrenhotel boeken dan omgekeerd”, vertelt hij. “Ze beoordelen je op de locatie waar je slaapt. Dat is trouwens in veel landen ter wereld zo. Verblijf je in een goedkoop motel? ‘Oké, zo goed draait zijn business dus!’ redeneren ze dan.”

Jo Honderd, directiesecretaresse van de algemeen directeur van Stenden Hogeschool in Leeuwarden, heeft regelmatig contact met internationale zakenrelaties. “We hebben vier buitenlandse locaties”, vertelt ze, “in Indonesië, Zuid-Afrika, Thailand en Qatar. De grootste cultuurverschillen kom ik tegen met contacten uit Azië en het Midden-Oosten, vooral als het gaat om eten en drinken. In Qatar is het bijvoorbeeld heel normaal om schapenhersens en kameel te eten.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

‘Met je ogen dicht smaken dingen soms best lekker’ Het is een delicatesse. Toen ik er was, stond er ook kameel op ons menu. Het beest lag compleet van kop tot teen uitgestald op tafel.

Ik kreeg de eer om een kamelenoog te mogen eten. Doodeng vond ik het. Maar ik heb wel doorgezet. Met je ogen dicht smaken dingen soms best lekker. Je bent er echt in een andere wereld. Ik vind het wel jammer dat ik daar mijn eigen onbevangenheid kwijtraak.

Ik merk dat ik me voortdurend afvraag of ik het wel goed doe. Eten doe je bijvoorbeeld alleen met je rechterhand. Je linkerhand is onrein. Maar soms moet je iets met twee handen vastpakken omdat het met één hand simpelweg niet lukt. En als je op de grond eet, wat vrij normaal is daar, is het onfatsoenlijk om je voetzolen te laten zien. Hoe ga je dat doen als een rok aan hebt? Probeer het maar eens.”

‘Al doende leert men’ In de loop der jaren is Jo wel wat voorzichtiger geworden met meegebracht eten uit andere landen. “Vroeger nam ik meteen enthousiast een grote hap van iets ‘vreemds’. Zo kreeg ik eens een Moon Cake van een Chinese student omdat het Chinees nieuwjaar was geweest. Het zat in een prachtige doos en zag eruit als een pasteitje.

Wist ik veel dat er een overjarig ei in zat met een heel zwaar deeg. Ik nam een >>

Jo Honderd: “Onze smaak is echt anders dan die uit Aziatische en Arabische culturen. Dat heb ik intussen wel ondervonden. Omgekeerd geldt hetzelfde.”

9

Toptitels Vakmedianet LEES

TIP

Praktijkboek arbeidsomstandigheden 2014

Praktijkgids arbeidsveiligheid 2014

ISBN: 9789462151451

ISBN: 9789462151635

dhr. K. Langenhuysen i.s.m. FNV Bondgenoten en FNV Formaat

dr. A.W. Zwaard e.a

€ 54,95

€ 222,00

De tekst van editie 2014 is weer volledig geactualiseerd.

Handleiding voor werknemers, ondernemingsraden en VGW(M)-commissies

Collectief Arbeidsrecht

Een handleiding voor de praktijk ISBN: 9789462150478 dr.mr. S.F.H. Jellinghaus, Mr. K. Maessen

€ 39,95

Praktijkgids Ziekte en reintegratie

Over ziekte en arbeidsongeschiktheid van werknemers ISBN: 9789462151277 mr. N. Ridder

€ 265,-

Memo Plus Ondernemingsraden 2014

Wat willen ze nou eigenlijk

En wat wil ik?

ISBN: 9789462152083 dhr. drs. H.A. Roele

€ 27,95

OR en pensioen

Dit boek gaat over pensioenen waarbij een ondernemingsraad is betrokken.

ISBN: 9789462151000 dhr. Thijs Jansen

€ 34,95

Alle prijzen zijn inclusief btw

Compleet naslagwerk op het gebied van medezeggenschapsrecht en aanverwante terreinen ISBN: 9789462151413 Hoofdredacteur: mw. mr. E. Cremers-Hartman, mr. M.J.A.C. Driessen, drs. T. de Bondt, mr. A. Brons, mr. I. Zaal, mr. J.R. Wirschell

€ 52,95

www.vakmedianetshop.nl

zakenreizen

10 gouden tips 1. Lees voor de ontmoeting veel over de cultuur van je internationale zakenrelaties.

2. Zoek uit welke regels er gelden voor de eerste begroeting.

‘Amerikanen houden van quick & dirty business’

3. Weet wie het hoofd van de delegatie is (en wie je dus met de meeste egards moet behandelen).

4. Zorg voor een eigen tolk (niet alle zakenrelaties spreken Engels) en/of ontdek wat de hoofdtaal zal zijn tijdens de gesprekken.

5. Vraag vooraf naar eventuele dieetvoorschriften wanneer je zakenrelaties in Nederland ontvangt.

6. Pas je kleding aan naar de wensen van de cultuur.

7. Neem een creditcard en cash van het te bezoeken land mee, zodat je je altijd kunt redden.

8. Zoek uit hoe het vervoersysteem in elkaar steekt.

9. Weet welke cadeaus je wel of niet mee mag nemen (niet alles mag de grens over).

10. Wees flexibel en ‘go with the flow’.

grote hap en verwachtte wat zoets, maar dat was het niet. Dan zit je dus met je mond vol. Je kan het alleen maar snel doorslikken. Onze smaak is echt anders dan die uit Aziatische en Arabische culturen.

Dat heb ik intussen wel ondervonden. Omgekeerd geldt hetzelfde.

Een van mijn Chinese gasten spuugde ooit rooibosthee over me heen. Zo vies vond hij het. Hilariteit alom. Als je eenmaal over de schok heen bent, kun je alleen maar lachen. Hij had gelukkig spullen voor een traditionele theeceremonie meegenomen. Als gastvrouw kreeg ik de eerste schenking. Ik voelde me vereerd, maar dat duurde niet lang. Ik nam een klein slokje. Het smaakte verschrikkelijk! Ik dronk met één grote slok het kopje leeg om ervan af te zijn, waarop er direct werd bijgeschonken. Nu neem ik voortaan kleine slokjes en doe er vooral erg lang over.”

‘Nederlandse secretaressen zijn assertief en zelfsturend’ Jo houdt wel rekening met de geboden, verboden en dieetvoorschriften van haar buitenlandse gasten, maar schotelt hen bewust niet iets voor uit hun eigen land. “Als ik in het buitenland ben, wil ik ook geen boerenkool met worst krijgen!”, motiveert ze. “Nee, ik ga absoluut niet met ze naar een Japanner of Chinees.”

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Visitekaartjes, onderschat ze niet!

Een ander belangrijk cultuurverschil kom je tegen tijdens de eerste ontmoeting met je internationale zakenpartners. Wij Nederlanders vinden het vervelend en opdringerig als we meteen een visitekaartje in onze handen gedrukt krijgen. Voor iemand uit Azië is het uitwisselen van visitekaartjes echter een heus ritueel. Snel het ontvangen kaartje opbergen is beledigend, helemaal als je het nonchalant in je kontzak stopt. Dan zit je namelijk letterlijk met je kont bovenop je zakenrelatie!

“Dit moet je echt voorkomen”, waarschuwt Jo Honderd. “Ook het overhandigen van visitekaartjes gebeurt op een manier die wij niet gewend zijn. Nog voordat je een hand krijgt, heb je vaak al een visitekaartje te pakken. Deze geven ze je met twee handen en het is de bedoeling dat jij het kaartje ook met twee handen aanneemt.

Vervolgens geef jij op dezelfde manier jouw kaartje. De visitekaartjes worden bewonderd alsof het grote kunstwerken zijn. Ze symboliseren namelijk jou als persoon. Neem hier zook echt de tijd voor.

Er mogen geen vlekken op je visitekaartje zitten. Opbergen doe je pas als het gesprek voorbij is. Gelukkig had ik een manager die me goed voorbereidde op deze bijeenkomsten. Intussen weet ik uit ervaring zelf al veel van andere culturen. De belangrijkste tip ter voorbereiding die ik aan managementondersteuners kan geven is: lezen, lezen en nog eens lezen!”

Jo merkt in de praktijk dat er een groot verschil is tussen de houding van Nederlandse secretaressen en secretaressen in het Midden-Oosten en Azië. “Ik denk dat wij hier mondiger zijn en meer zelfsturend. Dat komt ook omdat ik mijn manager zie als een gelijke. Wij hebben in Nederland weinig op met standsverschillen op de werkvloer. Ik zeg ‘je’ en ‘jij’ tegen mijn manager. In onze buitenlandse vestigingen gaat het er heel anders aan toe. Daar is duidelijk sprake van meer afstand tussen de secretaresse en haar baas.

Toen ik in Qatar was voor een bespreking, verwachtte ik een mondige collega. Zij had immers ons programma in elkaar gezet. Op een gegeven moment veranderde er iets in dat programma. Ik verwachtte dat ze hierop zou inspringen. Maar ze deed niets. Ze nam ook geen initiatief, laat staan een beslissing. Sterker nog, ze vroeg het niet eens aan haar baas. Tot mijn grote verbazing wachtte deze secretaresse tot haar baas het voortouw nam. Dat blijkt heel normaal te zijn daar weet ik nu. Er is een duidelijke hiërarchie. Als ik hier gasten krijg, zorg ik er zelf wel voor dat het wordt aangepast.

Daarvoor hoef ik niet eerst naar mijn manager. De Nederlandse managementondersteuner is veel zelfstandiger. Wij laten ons niet meer vertellen wat we wel of niet moeten doen. Dat weten we prima zelf.” <

11

evenementen

Klantevenement organiseren

Zo breng je je gasten met elkaar in gesprek

Met een geslaagd evenement kun je relaties informeren en binden aan je organisatie.

Hoe zorg je ervoor dat de sfeer er direct in zit? En hoe krijg je voor elkaar dat de gasten met elkaar in gesprek gaan? Jij kunt het – als organisator – je gasten wat dat betreft makkelijker maken. Erik Peekel van Aaaaha! the Actor Factory en auteur van dit artikel, doet je een paar goede ideeën aan de hand.

Tekst Erik Peekel*

Wie een bijeenkomst organiseert moet goed nadenken over de gastenlijst. Wanneer je erin slaagt om mensen uit te nodigen die elkaar verder kunnen helpen, dan gaat men vanzelf met elkaar in gesprek.

Het kan dus slim zijn om niet je volledige klantenlijst op één bijeenkomst uit te nodigen. Verspreid klantengroepen met verschillende belangen over verschillende bijeenkomsten. Als bank organiseer je bijvoorbeeld een netwerkborrel voor ondernemers, en een bezoek aan het theater voor gepensioneerde beleggers. Die twee bloedgroepen hebben er niet zo heel veel aan om met elkaar in gesprek te gaan, dat gaat dan ten koste van de sfeer.

Gastvrouwschap (m/v) Als goede gastvrouw/-heer ontferm je je over de deelnemers, maar in de praktijk kom je daar vaak niet aan toe. Bovendien heb je veel

12

meer mensen nodig om je gasten de aandacht te geven die ze verdienen. Mobiliseer je collega’s die in de regel contact hebben met de klant. Het is logisch dat zij een belangrijke rol vervullen in het ontvangen van hun relaties. In de praktijk staan ze echter vaak met elkaar te borrelen, terwijl de klanten aan hun lot worden overgelaten.

Dat kun je voorkomen door vooraf met ze in gesprek te gaan.

Organiseer een korte kick-off waarin je de plannen voor de bijeenkomst presenteert. Maak daarbij duidelijk wat je van je collega’s verwacht. Zij vangen elk hun eigen relaties op en brengen die in gesprek met anderen.

Deelnemerslijst No-show is het fenomeen dat een aantal gasten op het laatste moment wegblijft, soms zonder afzegging. Bij gratis bijeenkomsten is dit een gegeven. Wanneer je vooraf een deelnemerslijst toestuurt

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

evenementen

beperk je daarmee de no-show. Deelnemers zien hun eigen naam op de lijst staan en realiseren zich dat de andere deelnemers op hun aanwezigheid rekenen. De deelnemerslijst laat bovendien zien met wie ze tijdens de bijeenkomst in gespek kunnen gaan. De meeste gasten zullen zich voorbereiden door alvast twee of drie gasten uit te kiezen die ze graag willen spreken.

Badges Geef elke deelnemer een badge met grote letters. Op afstand kun je dan zien wie je aan wilt spreken. Wanneer je een netwerkborrel organiseert zou je eens kunnen overwegen om naamstickers op de rug van de gasten te plakken. Op borrels staat men vaak in kringetjes, als je daar tussendoor loopt kun je gemakkelijk zien met wie je een gesprek wilt aanknopen. Je kunt op elke badge een gekleurde stip plakken. De kleur zegt dan iets over de achtergrond van de gast.

Wanneer je bijvoorbeeld onderwijs, overheid en bedrijfsleven samenbrengt, kun je elke sector een andere kleur stip meegeven. Gasten komen zo makkelijker met de juiste personen in gesprek. Daarnaast kun je werken met thematafels. Stel dat je onderwijs, overheid en bedrijfsleven samenbrengt, dan kun je in de ontvangstruimte tafels maken, gericht op techniek, administratief, creatief et cetera. Opleidingen en werkplekken zijn immers in te delen in die categorieën. Aan een techniektafel bijvoorbeeld komen technische opleiders met technische bedrijven in gesprek.

Je kunt er ook voor kiezen om willekeurig gekleurde stippen op badges te plakken. De kleuren corresponderen met statafels. In kleine groepjes verzamel je je aan de tafel met je kleur, daar kom je vanzelf in gesprek met anderen. Het is gemakkelijker om contact te leggen in een klein gezelschap.

Muziek en entertainment Puzzel/spel Je kunt de ene deelnemer twee glazen geven en de ander een fles met een drankje. Geef de deelnemers elk de helft van een spreuk met de opdracht om op zoek te gaan naar het ontbrekende deel.

slimme tips 1. Nodig deelnemers van een gelijkwaardig niveau uit. Hebben zij er iets aan om elkaar te ontmoeten?

2. Zorg voor gastheren (m/v): wie van je collega’s gaan zich over de gasten ontfermen?

3. Ga vooraf met je collega’s in gesprek en maak hen duidelijk dat zij een belangrijke rol hebben.

4. Stuur de genodigden vooraf een deelnemerslijst toe, zij kunnen dan van tevoren kijken met wie ze in gesprek willen gaan.

5. Badges met grote letters maken het voor je collega’s en voor je gasten makkelijk om in gesprek te gaan met de juiste personen.

6. Geef deelnemers een gekleurde stip op de badge. Laat die kleuren corresponderen met statafels. Wanneer je in kleine groepjes samenkomt rond die tafels, is het contact snel gelegd.

7. Muziek en entertainment maken de sfeer losser. Zorg al vanaf de ontvangst voor een vrolijke noot.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Perfect Match!

De actrices van Perfect Match! zorgen voor een warme en persoonlijke ontvangst. Zij houden de lichaamstaal van de deelnemers in de gaten. Waar nodig geven zij wat extra aandacht. Zij brengen deelnemers met elkaar in gesprek. De actrices van Perfect Match! zijn bovendien een levende gastenlijst. Zij verzamelen visitekaartjes van de deelnemers op hun jurk. Iedereen kan zich in gesprek laten brengen.

Belbutlers Twee butlers verbinden deelnemers met elkaar: opeens staat er een butler voor je met een ouderwetse telefoon op een dienblad. De telefoon rinkelt. ‘Het is voor u!’ zegt de butler. Je neemt op en hebt verbinding met een andere deelnemer. De butler helpt het gesprek op gang en begint dan te lopen. Met de hoorn in de hand loop je achter de butler aan en al snel komt de gesprekspartner in beeld. Je ontmoet elkaar en de butlers zijn alweer bezig met het maken van de volgende verbinding.

Netwerkveiling Je geeft iedere deelnemer een kaartje waarop men een aanbieding en een vraag kan schrijven (op dat kaartje staan een paar voorbeelden genoemd). Je verzamelt de kaartjes en selecteert de leukste ‘veilingstukken’. Dan breng je vraag en aanbod bij elkaar in een korte veiling. Eén van je gasten biedt bijvoorbeeld haar kennis aan op het gebied van social media. Iedereen die daar gebruik van wil maken kan haar direct ontmoeten vanuit de veiling en tijdens de borrel in gesprek gaan.

Ideeënmuur Betrek je relaties bij de ontwikkeling van je organisatie. Creëer een muur vol opbouwende feedback. Drie kunstenaars creëren een prachtige wand voor in jullie bedrijfsrestaurant. Zij benaderen de gasten en vragen hen wat jullie organisatie nog beter zou kunnen doen. Iedereen kan goede ideeën aandragen en die worden in woord en beeld op het paneel gezet. Dit is een mooie plek om met elkaar in gesprek te gaan.

Goochelaar Direct onder de neus van de gasten vertoont een goochelaar zijn kunsten. Dit is niet voor niets een klassieker. Rond de goochelaar komt iedereen gemakkelijk met elkaar in gesprek: ‘Hoe doet ‘ie het toch?’ < * Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory. Zijn bedrijf voegt interactie toe op evenementen. Acteurs brengen gasten met elkaar in gesprek op netwerkborrels en symposia. Erik bracht ruim 1200 organisatoren samen. Zij deelden hun beste ideeën om gasten met elkaar in gesprek te brengen op bijeenkomsten.

Meer inzichten uit deze bijeenkomsten kun je vinden op www.hetevenementdatniemandwilmissen.nl

13

evenementen

Tips voor het leukste bedrijfsuitje

Fietsen, mollen of een fout avontuur Bowlen en daarna steengrillen: dé ingrediënten voor een onvergetelijk uitje met de zaak.

In 1985 dan. Tegenwoordig is er gelukkig meer te beleven. Vijf evenementenbureaus mogen in deze editie van Management Support Magazine hun ultieme bedrijfsuitje pitchen.

Tekst Dennis van Asselt

“Je kunt de spanning vergelijken met verstoppertje spelen toen je klein was”, zegt Esmé. “Je achtervolgt iemand, wat natuurlijk onopvallend moet gebeuren. Volwassen mannen zijn aan het einde van de dag zo uitgelaten als jonge kinderen. Dit uitje is de perfecte manier van teambuilding, want de afzonderlijke groepen moeten intensief samenwerken en zelf met oplossingen komen.”

1. The Detective Experience – Den Haag Adrenaline en hilariteit Waarom?

Dit evenement zorgt voor een flinke stoot adrenaline én hilariteit, aldus de goedlachse en goedgebekte dames Esmé van Manen en Martine de Kluis.

Hoe werkt het?

Je gaat na de briefing op pad met portofoons en een kleine camera.

Het doel is om zo veel mogelijk informatie te verzamelen over de verdachte. Daar hoort van alles bij: een achtervolging, observeren en informatie lospeuteren van anderen.

Volwassen mannen worden weer kind 14

Wat maakt het uniek?

Martine (jurist) en Esmé (psycholoog) kenden elkaar uit het recherchevak en hadden meteen een klik. “Er zijn maar weinig vrouwen in dit mannenbolwerk. Dat schept een band. We bleken ook hetzelfde gevoel voor humor te hebben en daarnaast verbond het ondernemerschap ons ook”, zegt Martine.

Naast de professionele observatietrainingen die ze geven en hun eigen recherchewerkzaamheden voor bedrijven en de overheid, organiseren ze sinds anderhalf jaar ook bedrijfsuitjes. En het bijzondere is dat de case waaraan de gasten werken ook échte zaken zijn die de beide dames hebben opgelost. Je kunt dus spreken van uniek materiaal. De cases kunnen gaan over diefstal, fraude, uitlekken van bedrijfsinformatie, ongeoorloofd ziekteverzuim of bedreiging.

TIP: Van Manen: “Kies een uitje dat zich niet afspeelt in de stad of omgeving waar het bedrijf zit. Het is juist leuk om een andere stad te leren kennen, dat maakt het spannender.”

Informatie: detective-experience.nl 2. WRKSHOP – Eindhoven Rustig en zoet óf avontuurlijk Waarom?

Dit evenementenbedrijf heeft een zeer breed aanbod: veertig verschillende activiteiten, waaronder quizzen, games en workshops.

Houd je van rustig en zoet? Dan is een workshop chocolade of taart decoreren misschien een geschikte optie. Voor de avonturiers op kantoor zijn er de citygames. Erg populair: de city game Wie is de mol?.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

evenementen

TIP: “Kijk naar de doelgroep, de wensen en het budget. Meng die drie ingrediënten, dan kom je vanzelf bij iets leuks uit.”

Informatie: wrkshop.nl 3. FEMZ – Tilburg Workshops, quizzen en citygames Waarom?

Mannen, vrees niet. Hoewel FEMZ een vrouwelijk tintje heeft – met roze als themakleur – is er ook voor jullie genoeg te beleven. “Het is zo gegroeid, het past bij ons”, legt eigenaar Femke Vos uit. “En degene die het bedrijfsuitje boekt, vaak een vrouw, komt bij ons uit omdat de uitstraling aanspreekt.” Ook hier workshops, quizzen en citygames.

De hardloper onder de quizzen: Ranking the company.

Hoe werkt het?

Waar de BN-ers op tv vooral voor zichzelf spelen, worden tijdens de citygame Wie is de mol? teams gevormd die in Eindhoven, of een andere stad (in overleg), opdrachten moeten uitvoeren waarmee ze mollengeld kunnen verdienen. In ieder team bevindt zich een mol die vooraf van de organisatie tips krijgt over hoe hij of zij het beste de inspanningen van collega’s kan saboteren. Er blijven twee winnaars over: het team dat het meeste geld overhoudt en de mol uit het team met aan het einde van de rit het minste geld.

Twee weken van tevoren aan het ‘mollen’ slaan Wat maakt het uniek?

Het team van WRKSHOP ontwikkelt de games zelf, vertelt eigenaar Nina Sunier: “We spelen in op de trends. Wie is de mol? is sinds kort weer op tv en mensen vinden het gewoon geweldig om het spel zelf te spelen. Het is echt superleuk. Laatst hadden we een groep die twee weken van tevoren op kantoor al aan het ‘mollen’ wa geslagen. Iemand had een e-mailaccount aangemaakt en spammail verstuurd met ‘maak honderd euro over’ en ‘bel dit nummer voor geheime informatie’.” Ook na het uitje trilt het onder de collega’s nog vaak na, weet Sunier. “Mensen blijven ermee bezig. Erg grappig.”

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Hoe werkt het?

Bij Ranking the company (geïnspireerd door het BNN-programma Ranking the Stars met Paul de Leeuw), vullen mensen in de dagen vóór het uitje een lijst in met vragen over collega’s. Dat kan nog eens interessant worden. Wie drinkt de meeste koffie? Wie is het vaakst te laat? Pas op wat je over de baas zegt... De quiz is doorspekt met opdrachten en activiteiten. “We kunnen het uitje op onze locatie of bij het bedrijf zelf organiseren”, zegt Vos. “We werken ook samen met lokale horeca, dus je kunt de avond uitbreiden met een lekker diner.”

Als het spel begint, is iedereen fanatiek Wat maakt het uniek?

“Het is eens wat anders”, weet Vos. “Je leert je collega’s op een andere manier kennen. Mensen komen een beetje terughoudend binnen, willen de boel eerst aftasten. Onze quizmasters zijn gelukkig mondig genoeg om de groep op gang te helpen. Als het spel eenmaal begint, is iedereen altijd erg fanatiek.” Daarnaast is persoonlijk contact belangrijk voor Vos. “We zijn als team informeel en luchtig ingesteld. Mensen die binnenkomen, moeten zich gelijk thuis voelen. We krijgen veel organisaties uit de zorgsector over de vloer, wellicht vanwege onze persoonlijke benadering.”

TIP: “Kies een uitje waarbij collega’s ook op de achtergrond kunnen blijven als ze dat willen. Niet iedereen wil uit z’n plaat gaan. Sommigen aanschouwen het tafereel liever, onder het genot van een drankje.”

Informatie: Femz.nl

15

en

Geef licht en stroom aan een Syrisch vluchtelingengezin

Eén WakaWaka voorziet een geheel Syrisch gezin van licht en stroom.

Help zoveel mogelijk WakaWaka’s te verstrekken aan de Syriërs die ze nodig hebben.

De humanitaire crisis in Syrië is de ergste in decennia. Zeven miljoen mensen zijn hun huizen ontvlucht. In de vluchtelingenkampen is het donker. Zonder elektriciteit is er geen licht en is communicatie nagenoeg onmogelijk. Eén WakaWaka op zonneenergie stelt een geheel gezin in staat in het donker veilig te zien, rond te bewegen, te koken en te lezen en hun

telefoons op te laden om in contact te blijven met familie en geliefden.

De WakaWaka Power is een oplader en lamp op zonne-energie. Je laadt er zo goed als elke smartphone mee op of schijnt tot 100 uur licht en dat op slechts één dag zonlicht. Een product van levensbelang voor wie geen toegang heeft tot stroom.

Ga naar

solarforsyria.org Buy One = Give One Koop een WakaWaka en eenzelfde product wordt verstrekt aan een vluchtelingengezin.

Doneer Donaties worden gebruikt om WakaWaka’s te verstrekken aan Syrische vluchtelingen.

Deze advertentie wordt mogelijk gemaakt door Vakmedianet.

Management Support.nl/vacatures dé vacaturesite voor secretaressen en andere managementondersteuners www.managementsupport.nl/vacatures

evenementen

naars met beide benen op de grond staan. Over dat soort dingen hebben deelnemers achteraf hele gesprekken. Dat is toch wat je wilt tijdens een bedrijfsuitje?”

TIP: “Doe iets waarbij je een andere kant van elkaar kunt zien. Organiseer een uitje waarbij je samen iets onderneemt en samen geniet van dingen die je in het dagelijkse leven niet doet.”

Informatie: Artofbiking.eu 5. Link Events Uitje met ballen Waarom?

“Origineel en professioneel”, zo omschrijft event manager Dirk Beijer Link Events. Op de site zijn verschillende activiteiten te vinden, waaronder ‘een uitje met ballen’. Daar willen we natuurlijk meer over weten.

4. The Art of Biking – Amsterdam Fietsen tot kunst verheffen Waarom?

Fietsen wordt tot kunst verheven en je ziet verrassende en geheime plekken in Amsterdam. Je gaat ‘off the beaten track’, maakt samen iets mee, en het is nog gezond ook.

Hoe werkt het?

Kun je fietsen? Dan zit je goed. Nikki Kluyskens en Paul Mundy, beiden kunstenaar, nemen je groep op tweewielers mee langs schilders, beeldend kunstenaars, dansers, theatermakers en musici. “We houden van kunst, we houden van fietsen én we houden van Amsterdam”, luidt de simpele beredenering van Kluyskens. “Je komt op plekken in de stad waar je anders nooit komt. In het centrum spreek je een bezielende schilder in een atelier waar je de terpentijn kunt ruiken. In noord proef je de beste empanada’s in een voormalig badhuis.” De laatste halte zal iedereen bekoren: een typisch Amsterdams café met Link muziek.

Het leuke van fietsen is dat je veel contact met elkaar hebt Wat maakt het uniek?

Bijna iedere Nederlander bezit een fiets of twee. We peddelen ons rot: naar de supermarkt, naar kantoor en naar de kroeg. Maar fietsen met iemand die normaal de hele dag naast of tegenover je zit, kan heel verfrissend werken. “Fietsen, dat doe je niet zo snel met collega’s. En het leuke van fietsen is dat je veel contact met elkaar hebt”, weet Kluyskens. “Tijdens een fietstocht rijd je telkens naast iemand anders. Mensen raken veel meer met elkaar aan de praat; over de stad, over kunst. Het verbaast iedereen altijd dat kunste-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Hoe werkt het?

Het uitje met ballen, tevens bestempeld als topuitje, betreft een spel waarbij je net zulke dubieuze avonturen beleeft als de figuren uit de film The Hangover. Althans, je moet net als de feestbeesten in de filmtrilogie erachter proberen te komen wat je in vredesnaam de vorige avond hebt gedaan, zogenaamd dan. Teams krijgen een leeg alibiformulier en aan de hand van spelmaterialen en opdrachten door de stad komen de zinnen tevoorschijn en wordt het verhaal langzaam duidelijk. Door middel van sms’jes van spelleiders krijgen ze aanwijzingen over de locatie van de opdrachten.

Speciaal voor mensen die eens gek willen doen Wat maakt het uniek?

“Dit spel is voor mensen die graag eens keer lekker gek willen doen”, aldus Beijer. “In een stad naar keuze, of dorp natuurlijk. Het kan overal. Ook de vijf procent die vooraf zegt die gekkigheid niet te willen, doet na tien minuten volop mee. Je bent bezig met elkaar in een ontspannen sfeer.” Binnenkort komt Link Events met een nieuw spel. “We zijn nu bezig met Utopia, in onze eigen stijl en met een andere naam.” Link Events verzorgt ook uitjes in het Engels en Duits.

TIP: “Koop nooit de dranken af voor het evenement. We snappen waarom bedrijven daarvoor kiezen: ze willen achteraf niet voor verrassingen komen te staan. Maar collega’s moeten de volgende dag misschien werken, of hebben kleine kinderen thuis. Dus je hebt kans dat maar een kleine groep gebruikmaakt van onbeperkt drinken. Je kunt beter kiezen voor consumptiebonnen. Vraag de organisatie of ze een seintje kunnen geven als de bonnen bijna op zijn. Dan kun je altijd nog beslissen of mensen nog meer drankjes kunnen halen.”

Een prima tip. Bovendien wil je natuurlijk voorkomen dat collega’s te diep in het glaasje kijken en de volgende dag niet meer weten wat ze de avond daarvoor hebben uitgespookt.

Informatie: linkevents.nl <

17

bedrijf in beeld

Stage Entertainment thuis in de wereld van relatie- en bedrijfsevenementen

‘Doelen bereiken’ Een meet en greet met de cast van Sister Act of een presentatie tussen de coulissen van het Beatrix Theater. Joop van den Ende Theaterarrangementen maakt het waar. Voor grote, maar steeds vaker ook voor kleinere groepen. ‘De klant is ons uitgangspunt’.

Tekst Martijn Louws

De markt van relatie- en bedrijfsevenementen is groot. Concurrerend. Onderscheid zit vaak in de details. Maar bij Joop van den Ende Theaterarrangementen is juist de kern, namelijk het evenementenaanbod zelf, uniek. Dit dankzij de diverse shows die jaarlijks worden geproduceerd door het moederbedrijf Stage Entertainment/ Joop van den Ende Theaterproducties. “Recente musicals, zoals nu Sister Act en Jersey Boys vormen de basis van de evenementen die wij organiseren en worden naar wens gekoppeld aan rondleidingen door het theater of een meet en greet met de cast”, vertelt Alex Keizer. Hij is directeur van het Beatrix Theater en Joop van den Ende Theaterarrangementen. Keizer stelt dat alles draait om het verwezenlijken van doelstellingen. “Samen met de klant bepalen we wat wenselijk is, wat men wil bereiken. Dat kan zijn een heerlijk avondje uit voor 1000 collega’s of relaties zonder al te veel poespas en franje, maar het kan net zo goed een actieve workshop of trai-

18

ning voor het tienkoppige personeelsteam zijn.” Ook in dat laatste geval is er veel mogelijk. Keizer: “Zo kan men een workshop cultureel ondernemerschap doen, maar ook een acteer- of muziekworkshop of zelfs een managementgame spelen dat gebaseerd is op de pijlers van ons bedrijf, namelijk passie, flexibiliteit, verantwoordelijkheid en ambitie.”

Ontzorgen De producties spelen een belangrijke rol in de evenementen, zo ver is duidelijk. Maar men biedt volgens Keizer meer dan dat.

“Wij verzorgen ook arrangementen rondom de concerten, familie- en cabaretvoorstellingen in onze eigen theaters, het AFAS Circustheater in Den Haag, het Beatrix Theater in Utrecht en de Theater Fabriek in Amsterdam. Bovendien zijn de contacten met andere theaters zoals Carré en het DeLaMar Theater goed, zo-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

bedrijf in beeld

stage entertainment Stage Entertainment/Joop van den Ende Theaterproducties is opgericht door Joop van den Ende en uitgegroeid tot een van de grootste aanbieders van live entertainment in Europa.

Het is actief in 12 landen en trekt jaarlijks 14 miljoen bezoekers.

Stage Entertainment richt zich zowel op de zakelijke als de consumentenmarkt. Onderdeel zijn Joop van den Ende Theater­ arrangementen, het AFAS Circustheater Den Haag, het Beatrix Theater Utrecht, de Amsterdam Convention Factory/Theater Fabriek en het evenementenbureau Stage Events.

dat wij ook arrangementen kunnen organiseren rondom musicals die niet in onze eigen theaters spelen. Een mooi voorbeeld hiervan is de productie War Horse.”

Stage Entertainment werkt samen met tal van partners, waaronder Maison van den Boer en Grand Catering. “Zij zijn onze vaste cateraars in het AFAS Circustheater en Beatrix Theater. Maar ook in andere theaters werken we nauw samen met hun preferred suppliers.

Ook die voldoen aan de juiste, hoge standaard. Een bijzonder wijnarrangement, een aantal luxe dranken of speciale wensen met betrekking tot de culinaire invulling is ook daar mogelijk.”

Nauw contact Het zogenoemde ontzorgen is een veel gehoorde term in de markt van relatie- en bedrijfsevenementen. Stage Entertainment is hierin volgens Keizer een ster, mede doordat het contact met de klant zeer intensief is. “Wij streven zoveel mogelijk naar langetermijnrelaties met klanten. Dat werkt het beste. Door de jaren heen leer je elkaar immers steeds beter kennen, bouw je een relatie op en weet je wat je aan elkaar hebt.”

Het bouwen van een relatie, maar ook het ‘bouwen’ van een evenement begint al in het eerste stadium waar de accountmanager samen met de klant de richting van het evenement bepaalt. In dit pro-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

ces zetten de zakelijke afdelingen van Stage Entertainment graag een stapje meer dan bedrijven gewend zijn. “Zo proberen wij altijd een creatief concept neer te leggen waarbij bijvoorbeeld een link wordt gelegd tussen het bedrijf van de klant en de desbetreffende voorstelling of het theater.”

Bedrijven die zelf ook net een stapje verder willen gaan, kunnen ook het theater exclusief afhuren en een voorstelling uitkopen, speciaal voor de medewerkers of relaties. “Een uitkoop geeft ook de mogelijkheid het theater te ‘branden’, bijvoorbeeld in de huisstijl van het eigen bedrijf. Niet alleen een evenement, maar ook een presentatie naar je relaties op maat dus”, vertelt Keizer.

Het ontzorgen gaat zelfs zo ver dat de uitnodigingen en registratie voorafgaand aan het evenement kunnen worden overgenomen. Keizer: “Van het design van de uitnodiging tot aan de verzending en de follow-up. Ook bieden wij, als dat is gewenst, een webomgeving voor de registratie van gasten. En wil men een uitnodiging geheel in de stijl van de musical, dan is ook dat geen enkel probleem.”

Het is ontzorgen in zijn zuiverste vorm. En dat wordt gewaardeerd.

“Onze evenementen worden beoordeeld met een 9 gemiddeld.

Het blijkt dat wij samen met de klant de doelen bereiken.” <

relatie-evenement Op donderdag 13 maart organiseerden Joop van den Ende Theaterarrangementen en het Beatrix Theater – samen met Management Support – een relatie-evenement.

Secretaressen genoten van een compleet verzorgde avond met bedrijfspresentatie, rondleiding door het theater gecombineerd met de musical Jersey Boys. “Dergelijke evenementen zijn voor ons erg waardevol. Zo ervaren boekers ook zelf eens hoe het is om gast te zijn van een evenement. Zij organiseren het immers vaak voor hun relaties en zijn er zelden zelf bij aanwezig”, aldus Keizer. Wil je weten wat de secretaressen ervan vonden en ben je benieuwd naar de foto’s?

Kijk op www.managementsupport.nl.

19

evenementen

Duurzaam evenementen organiseren

Jij kunt het verschil maken Duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen, sustainability. Woorden die je in de meeste bedrijven om de oren vliegen. Ook bij het organiseren van evenementen is er een duidelijke trend om dit zo duurzaam mogelijk te doen. Klinkt allemaal mooi, maar wat is ‘duurzaam’ nou eigenlijk en wat kun je ermee als je evenementen organiseert?

Tekst Romée van Leusden | RVL Events

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen of Corporate Social Responsibility is gebaseerd op de 3 P’s van People, Planet en Profit. De bedoeling is dat er, naast het behalen van winst, rekening gehouden wordt met het milieu en dat er ook oog is voor sociale aspecten binnen en buiten de organisatie. Doel is onze planeet bruikbaar door te kunnen geven aan de volgende generaties. In dit artikel lees je hoe je op een aantal onderdelen ‘groen’ kunt doen. Selecteer de voor jou bruikbare opties en stel je duurzame evenement à la carte samen.

CO2-neutraal •• Je kunt via allerlei websites je evenement CO2-neutraal maken. Amsterdam RAI werkt bijvoorbeeld samen met Groenbalans. Zie voor de calculator www.groenbalans.nl/calculator/rai/ calculator_rai.html.

•• Probeer zo veel mogelijk materialen (denk bijvoorbeeld aan pennen, badgehouders en posters, maar ook een beursstand) meerdere malen te gebruiken en deel geen goodiebags met brochures uit.

•• Denk eens aan planten of bomen in plaats van bederfelijke bloemstukken; de locatie kan je hierin adviseren.

Locatie •• Kies een locatie die past bij het aantal gasten dat je verwacht en bij het doel van je bijeenkomst. Als er te veel aangepast moet worden of alle benodigdheden moeten worden gebracht dan is dat extra belastend voor het milieu.

•• Om de reisafstanden te beperken is het goed om een centraal gelegen locatie te zoeken.

•• Kijk of de locatie bereikbaar is met openbaar vervoer. Eventueel kun je mensen laten carpoolen of je kunt een bus inzetten.

Dat scheelt in het aantal auto’s en dus in de CO2-uitstoot.

•• Zoek een locatie met een Green Key of ander duurzaamheid­ certificaat. Dan weet je hoe de locatie omgaat met bijvoorbeeld afval, (groene) stroom en ledverlichting. Sommige locaties vermelden dit ook op hun site.

Zie bijvoorbeeld www.ahoy.nl/over-ahoy/duurzaam-ahoy of www.bilderberg.nl/business/bewust-bilderberg.

•• Vraag na of de leveranciers duurzaam werken.

20

Uitnodiging •• Per e-mail uitnodigen is het minst belastend voor het milieu.

•• Je kunt CO2-neutraal een website of app laten bouwen. Google daarvoor op ‘carbon neutral web hosting’.

•• Wil je graag per post uitnodigen, denk dan aan papier met het FSC-keurmerk, gebruik van natuurinkt en ecofonts, dat zijn lettertypes met minieme witte plekjes erin waardoor er minder inkt gebruikt wordt.

Catering •• Cateraars werken zelf vaak duurzaam en kunnen je goed adviseren. Maak daar gebruik van!

•• No-show is een van de belangrijkste veroorzakers van voedselverspilling. Een filmpje dat het effect treffend weergeeft is ‘Don’t spoil the party’: www.youtube.com/watch?v=btH6KlbLr4M. Probeer dus zo accuraat mogelijk het aantal gasten aan te geven bij de cateraar.

•• Ook vooraf een menu kiezen in plaats van à la carte dineren gaat voedselverspilling tegen. Vooral bij grote groepen moet anders veel dubbel voorbereid worden omwille van de tijd. Wat niet besteld wordt, wordt weggegooid!

•• Live cooking tijdens je evenement ziet er niet alleen leuk uit, je gaat ook nog verspilling tegen doordat de kok kan inspelen op het aantal gasten en dieetwensen. Dit kun je inzetten bij buffetten en walking diners.

•• Het idee bestaat dat biologisch duur is. Dit klopt zéker niet altijd, dus vraag erom bij de cateraar.

•• Groente is hip om drie redenen: het kost minder om te produceren, is minder milieubelastend dan vlees én het is gezond.

•• Als de cateraar werkt met regionale producten van het seizoen hoeft er zo min mogelijk afstand afgelegd te worden voor gebruik (low food miles) en worden er geen kassen verwarmd om bijvoorbeeld aardbeien in december te leveren.

•• Fairtrade betekent dat de producten voor een goede prijs bij de boeren gekocht worden. Zo ken je meteen de oorsprong van het voedsel.

Waarschijnlijk lukt het niet om alle genoemde punten te gebruiken bij je evenement, maar ook met het aanpassen van een enkel onderdeel kun jíj het verschil maken! <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

evenementen

De pareltjes der incentives

Ultieme uitjes Barre koude, grote hoogten of bruisende steden; voor incentives kun je het zo gek niet bedenken of het kán. Marije Breuker zet vijf ultieme incentives op een rij. Je hebt wel een dikke portemonnee nodig, maar man, dan belééf je ook wat! Smullen maar.

Tekst Marije Breuker | Motivation Travel

1

Ruimtereis Wil je echt een ultieme incentive organiseren? Iemand letterlijk tot grote hoogte brengen? Boek dan een ruimtereis. Richard Brandson gaat vanaf eind 2014 de ruimtevaart commercieel aanbieden. Dus wil je echt iets anders dan anders? Dit is gegarandeerd de reis van je leven!

2

Dublin is als hoofdstad van Ierland een kosmopolitische stad, die letterlijk bruist van energie. De sfeer vind je overal maar vooral in de vele kroegen die de stad kent. Geen wonder dat een van de meest bekende bands ter wereld uit Dublin komt. (Voor de niet-kenners: U2.)

De stad en niet te vergeten het achterland bieden veel teambuildingactiviteiten waarin de bijzondere Ierse sfeer naar voren komt.

Lapland Dit is het ultieme winteravontuur. Deelnemers worden overdonderd door het ongerepte winterse Lapland. Een once in a lifetime experience!

Lapland is een machtige combinatie van natuur, landschap en activiteit: over zee rijden met een sneeuwscooter, samen een drankje doen in een hot-tub aan de bevroren zee of een indrukwekkende tocht maken op een ijsbreker.

Lapland is groots en weergaloos.

3

4

Dublin

5

Marrakech De stad Marrakech grenst aan de Sahara en wordt wel de parel van het zuiden genoemd. Stap in het vliegtuig en een paar uur later ben je echt in een andere wereld. De stad en zijn omgeving lijken het decor voor een verhaal uit duizend-en-éénnacht. Verken de prachtige omgeving met een 4x4, ontdek met een teambuildingactiviteit de Medina en vergeet het bruisende avondleven niet

Istanbul Een pareltje op de grens van Europa en Azie. Istanbul is een bruisende en hippe stad waar je op bijna elke straathoek de rijke en turbulente geschiedenis tegenkomt. Moskeeën, paleizen, bazaars en de hammams.

Maak kennis met de Oriënt in een Arabische kookworkshop, tijdens een GPS-tocht door de grote Bazar of op een cruise over de Bosporus. Ervaar met je collega’s de Hamman en kom herboren terug.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Marije Breuker is directeur van Motivation Travel, een organisatiebureau dat gespecialiseerd is in incentive- en maatwerkgroepsreizen.

Meer informatie vind je op www.motivationtravel.nl

21

zakenreizen

Flexibel of voordelig vliegen

Goedkoop kán duurkoop worden Om kosten te besparen zijn bedrijven vaak geneigd op zoek te gaan naar het voordeligste vliegticket voor een zakenreis. Het is echter geen overbodige luxe daarbij ook te kijken naar het serviceniveau. Want meestal geldt: prijs van het ticket laag, serviceniveau ook laag.

Tekst Ellen Geluk | VCK Travel

Een voordelig ticket is vaak niet flexibel en biedt meestal geen mogelijkheid vluchten om te boeken in geval van wijzigingen in het programma of wanneer zich calamiteiten voordoen. Er moet dan een nieuw ticket worden gekocht waardoor de reis achteraf duurder uitvalt dan de bedoeling was. Het is daarom van belang altijd goed te kijken naar het bijbehorende serviceniveau van een ticket.

22

Wijzigingen bij een zakenreis De praktijk leert dat zich bij minstens 30 procent van de zakenrei­ zen een wijziging voordoet; een meeting loopt uit of de afspraak wordt verzet naar een andere dag of locatie. Travelexperts ma­ ken het regelmatig mee en moeten last minute het vliegticket wij­ zigen. Bedrijven anticiperen onvoldoende op mogelijke wijzigin­ gen in het vliegticket voor een zakenreis.

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Zakenreizen

Prijsvergelijking betreft meestal een inflexibel vliegticket. Wanneer de bestemming of het tijdstip van een zakenreis om wat voor reden dan ook verandert, geeft een vliegticket met een ontoereikend service­ niveau geen enkele mogelijkheid tot omboeking. De zakenreiziger wordt dan gedwongen een nieuw vliegticket te kopen. Hiermee is het goedkope vliegticket weggegooid geld en het aanvankelijke prijsvoordeel in rook opgegaan.

Flexibel vliegticket Het is voor bedrijven dus van belang dat ze bij het boeken van vliegtickets het bijbehorende serviceniveau en de tarievenstructuur van de luchtvaartmaatschappij goed in de gaten houden. Flexibele vliegtickets kennen een hoger serviceniveau, zijn voor een paar tientjes extra te boeken en spelen veel beter in op mogelijke wijzi­ gingen in het zakelijk reisplan. Ook bij calamiteiten biedt dit flexibele ticket uitkomst omdat de zakenreiziger dan kans heeft op een om­ boeking of het ticket soms zelfs al van tevoren kan wijzigen. Reizi­ gers met een inflexibel vliegticket hebben deze mogelijkheid niet en zitten bij enorme vertragingen door bijvoorbeeld de jaarlijkse sneeuwstormen in bijvoorbeeld de Verenigde Staten soms dagen­ lang vast.

Voordelen Maar een flexibel vliegticket heeft meer voordelen.

Bedrijven behalen winst door een vliegticket ver van tevoren te boe­ ken. Hoeft er niets gewijzigd te worden, dan is men voordeliger uit.

Moet er wel wat gewijzigd worden, dan kan dit tegen betaling van wijzigingskosten. Bedrijven zijn dan in de meeste gevallen wel goed­ koper uit dan wanneer de reis op het laatste moment wordt ge­ boekt. Luchtvaartmaatschappijen beïnvloeden de beschikbaarheid in verschillende tarievenklassen kort voor vertrek door de voordelige klassen te sluiten zodat er alleen nog geboekt kan worden tegen hogere tarieven. Lang van tevoren boeken komt dus een succesvol­ le zakenreis ten goede. Zowel voor het bedrijf als voor de zakenreizi­ ger. Voorwaarde voor het wijzigen is echter wel dat de gewijzigde vlucht met dezelfde vliegtuigmaatschappij of een maatschappij uit dezelfde alliantie plaatsvindt.”

Korte trips Ook de duur van de reis heeft invloed op het tarief van het vliegtic­ ket. Hoe langer het verblijf, hoe voordeliger de tarieven. Aangezien zakenreizigers vaak korte trips maken kan het de moeite lonen meerdere reizen te combineren. Door hierbij te kiezen voor flexibele vliegtickets kunnen de tickets bij eventuele wijzigingen in het reis­ schema eenvoudig worden aangepast.

Uitzoekwerk Het spelen met bestemmingen en vertrekplaatsen levert in veel ge­ vallen eveneens kostenbesparingen op. Dit vergt wel enige tijd om uit te zoeken. Het lijkt zo makkelijk om via internet een goedkoop vliegticket te vinden, maar vaak zijn er vooral op de populaire be­ stemmingen zoals bijvoorbeeld London en Milaan al meerdere lucht­ havens waarop gevlogen kan worden. Alleen al vanaf Eindhoven, Rotterdam, Amsterdam of Weeze wordt gevlogen naar populaire zakenreisbestemmingen zoals London City, Stansted, Luton, Gat­ wick of Heathrow. <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

personal branding

Doe mee aan de BrandCheck!

De komende maanden introduceren we een nieuwe rubriek in Management Support Magazine: de ‘BrandCheck’. Je onderzoekt samen met expert Jocelyn Rebbens* jouw Personal Brand in relatie tot je werk als managementondersteuner en de organisatie waar jij werkzaam bent.

Wat is de meerwaarde van Personal Branding voor jou als manage­ mentondersteuner? En waarom is het belangrijk een goede indruk te maken om in deze tijden het verschil te blijven maken. Zo ver­ groot je bijvoorbeeld de kans promotie te maken of te worden uitge­ kozen voor een interessant project. Maar je kunt het bijvoorbeeld ook inzetten bij sollicitaties.

Hoe werkt het?

Wij zijn op zoek naar diverse managementassistenten, secretares­ sen, PA’s en officemanagers van verschillende typen organisaties, leeftijd en jaren werkervaring. Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kan doen én ontvang je graag tips van expert Jocelyn Rebbens? Meld je dan aan en wij maken per editie een selectie.

1. De eerste stap is het maken van een afspraak voor het inventari­ seren van je persoonlijke indruk en een telefonisch interview met de redactie. Hiervoor hebben we een aantal vragen opge­ steld. Te denken valt aan: je eerste indruk, je houding, zichtbaar­ heid van jou op je werk, je manier van contact maken, je com­ municatie enzovoort. Het interview bestaat uit diverse vragen waarbij wij zowel de Personal Branding van jou zelf als manage­ mentassistente als de Branding van de organisatie waarvoor je werkt willen ervaren. We spreken onder andere over je ambitie, wat je al ondernomen hebt op het gebied van persoonlijke PR en profilering in de organisatie, wat jou onderscheidt van je collegamanagementassistenten, wat je als feedback van je manager of klanten terugkrijgt en waarom Personal Branding noodzakelijk is voor jou de komende periode. Je krijgt een cijfer voor deze per­ soonlijke indruk op een schaal van 1 tot 10.

2. Daarnaast voeren we een screening van je online activiteiten uit.

Wat vinden we van jou terug op social media en bevestigt dit on­ line beeld de indruk die we persoonlijk van je Personal Brand hebben gekregen? Wat zijn overeenkomsten of juist tegenstrijdig­ heden? Ook hiervoor ontvang je een score.

3. Vervolgens schrijven we een artikel ter grootte van een pagina in Management Support Magazine met onze bevindingen en be­ oordeling. Aan het eind krijg je diverse tips en suggesties ter ver­ betering van je Personal Branding, en dus kansen als manage­ mentassistente aangereikt.

Vanaf nu kun je je aanmelden voor een BrandCheck bij hoofdredac­ teur Vera Bot via verabot@vakmedianet.nl. < Drs. Jocelyn Rebbens is Personal Branding-expert. Zij geeft trainingen, workshops, individuele coaching en lezingen aan professionals en ondernemers.

Neem voor vragen contact op via info@rebbels.com of kijk op www.rebbels.com

23

community

kwestie

Future Proof Skills Hoe zal je functie er over vijf jaar uitzien? Of over tien jaar? Wat de toekomst voor ons in petto heeft weten we niet. Wat we wél weten is dat je werk en je werkomgeving voortdurend veranderen.

Werkdruk? Hoezo?

Stress door werkdruk beïnvloedt mijn leven niet want…

60% ... ik neem op tijd gas terug.

28% ... ik laat me door niets of nie-

mand gek maken.

12% ... de werkdruk valt voor mij erg mee.

Er hebben in totaal 162 mensen gestemd.

Opleidingen Projectmanagement 8 mei (startdag) Utrecht Je werkt als secretaresse steeds va­ ker in projecten. Leuk, maar het ge­ vaar is wel dat alles op jouw bordje terechtkomt. Zorg dat je voorbereid bent, weet hoe een project wordt op­ gebouwd en wat er van een project­ assistente verwacht wordt.

Wat je nu doet zal in de toekomst zé­ ker anders zijn.

Hoe kun je zorgen dat je toekomstproof blijft en meegaat in deze veranderingen? Door de nieuwe trai­ ning Future Proof Skills te volgen! Daar

heb je zelfs vandaag al iets aan! De toe­ komst begint immers morgen al!

Meer weten?

Kijk op: www.managementsupport.nl/ futureproof of bekijk de brochure die bij dit blad is bijgesloten.

Samen leren is leuker!

De leukste manier om te leren is ‘samen leren’. En niet alleen het leren zelf... ... juist het daadwerkelijk toepassen in de praktijk blijkt veel beter te werken als je het gezamenlijk oppakt. Kom daarom op 22, 23 of 24 april samen met je collega’s naar de Workshopdagen om jullie kennis op te

Digitaal archiveren 12 mei, Utrecht Het managen van informatie wordt meer en meer dé taak waar het se­ cretariaat in praktische zin een centra­ le rol in vervult. Zorg er dus voor dat je weet welke informatie je nodig hebt en dat je die zo opslaat dat die altijd en overal voor iedereen terug te vin­ den is.

vijzelen en bijgepraat te worden over nieu­ we ontwikkelingen. Om ‘samen leren’ ex­ tra te stimuleren, ontvang je een aanzienlij­ ke korting als je met je collega’s komt.

Ga voor meer informatie en je inschrijving naar: www.managementsupport. nl/workshops

Workshopdagen 2014 Kies uit 38 verschillende workshops

22, 23 en 24 april 2014

Effectief assertief 13 mei (startdag), Utrecht Vind jij het soms lastig om voor je ei­ gen belangen op te komen? Om goede feedback en kritiek te geven?

Of om aan te geven waar je grenzen liggen? Deze training leert je effectief assertief te zijn.

14 nieuwe onderwerpen

meer collega’s = korting

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

www.managementsupport.nl/workshops brochure_workshopdagen_2014.indd 1

24

22-12-2013 13:54:43

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

community

NIEUW! Management Support Vakbase Management Support lanceerde vorige maand de Management Support Vakbase. De meest uitgebreide informatiebron op jouw vakgebied voortaan altijd en overal beschikbaar.

Een deel van de documenten uit de Vak­ base is voor iedereen (gratis) te bekijken.

Er zijn ook documenten die alleen toegan­

kelijk zijn als je lid bent van de Vakbase.

Deze documenten zijn te herkennen aan het paarse blokje Vakbase met het slotje.

Kosten lidmaatschap Lid worden van de Vakbase kost slechts € 95,- per jaar. Hiermee heb je toegang tot ruim 6000 documenten!

Meer informatie vind je op www.managementsupport.nl (klik op ‘Vakbase’). Je kunt je hier meteen aanmelden als lid.

meetlat Parttimen? Ja graag!

Vrouwen: 70% Mannen: 30% Top 5 beroepsgroepen die graag maximaal 32 uur per week werken:

1. Schoonmaak 2. Verpleging/verzorging 3. Sociaal/maatschappelijk 4. Detailhandel 5. Secretaressen Liever niet!

1. Bouw 2. Techniek 3. Procesoperators 4. Directie/management 5. Beveiligers Bron: onderzoek Randstad

boekentip

De grip op je werk kwijt?

Vijf tips om orde op zaken te stellen In één

dag m ee met he r POWER aa t volgen n de aanbje carriere POWER od: s

ecreta resse!

In één da supersl g alle techni ek im en vol ener en en trick s om gie te werken

1. Maak aan het begin van de week een planning. Ook al kun je maar 30 pro­

Noteer het (papier) of verplaats de mail

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

wer te sp

reken

POWER assista In één nt da POWER g alle ins en ou te geve ptsleom eer aan je n aanO je func idmin eigen ge on tie twikkel

n

én

ing

s om m et én te sc meer hrijven

ISBN: 9789462152083 prijs: € 27,95 incl. btw

POWER assista nt in co ntrol In één ‘in cont dag alle tips Actuel

e data

en insc

en rol’ te ko men én tricks om te blijv en!

Opleid

hrijven

Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

ingen

: manag

ements

upport

.nl/pow er

(naar actie, bewaren, verwijderde items…). Voorkom dat je dingen zes keer opent of bekijkt!

Communicatie is een middel om doelen te bereiken.

Tegelijkertijd gaan er in de dagelijkse gesprekken op het werk vaak dingen mis, wat leidt tot misverstanden en irritaties die tijd en energie kosten. Een belangrijke reden is dat mensen te snel naar de oplossing gaan zonder eerst goed te kijken naar wat het doel is.

Wat willen ze nou eigenlijk? helpt je die doelen te vinden. Door te luisteren naar de behoeften achter woorden, gedrag en oplossingen gaat de communicatie ineens over wat mensen werkelijk willen. Dat verbetert de sfeer in ieder gesprek en daarmee ook de relatie. Door daarnaast je wensen anders uit te spreken, verminder je eventuele weerstand en neemt de bereidheid bij anderen toe om samen met jou duidelijke, concrete en uitvoerbare afspraken te maken en uit te voeren. Betere relaties, meer resultaat en meer fun in het werk, wat wil je nog meer?

Behoefte aan (meer) technieken en tricks om superslim en vol energie te werken? Dan is het volgen van één van de POWERtrainingen een aanrader!

Zie www.managementsupport.nl/ Power 30610-7_OMS SA Wat willen ze nou eigenlijk.indd 1

> communiceren

Secretaresse Assistent

Wijzer ‘Wat willen ze nou eigenlijk?’ Drs. Hugo A. Roele

5. Stel meteen een diagnose over ieder do­ cument of mailtje. Wat moet je hiermee?

POWER secreta resse2 dag alle alle tip po

In één

Secretaresse Assistent Wijzer

cent van je dag plannen omdat je zo veel ad hoc werkt!

2. Werk niet voornamelijk vanuit je mail­ box. Daarin staan vooral andermans prioriteiten en reacties op je vragen.

Zorg dat je daarnaast een lijst hebt van je taken en projecten en houd die aan als leidend.

3. Begin je dag niet in je mailbox.

Laat hem een halfuur dicht en werk aan het moeilijkste of belangrijkste dat je te doen staat.

4. Verwerk informatie liefst meteen in een systeem. Contactgegevens, korte brokjes informatie… Laat het niet zwer­ ven. Als het niet lukt, verzamel het dan in een apart mapje, in plaats van op meerdere plaatsen.

Wat willen ze nou eigenlijk?

En wat wil ik?

Misverstanden en irritaties kosten veel tijd. Goede communicatie is hierbij een middel om je doel te bereiken.

Er wordt vaak snel naar oplossingen gezocht zonder eerst naar het doel te kijken. ‘Wat willen ze nou eigenlijk?’ helpt je die doelen te vinden. Daar­ door ontstaan betere relaties, meer resultaat en meer fun in het werk.

Wat wil je nog meer?

6 mm

‘Wat willen ze nou eigenlijk?’ (en wat wil ik?)

Drs. Hugo A. Roele

23-01-14 12:33

25

bedrijf in beeld

Het wereldse karakter van

Kontakt der Kontinenten

Conferentiehotel Kontakt der Kontinenten gunt gasten graag een blik over de grens.

Via wereldse gerechten in het restaurant, maar ook tijdens unieke workshops en teambuildingsessies. ‘Het is onderscheidend’ Tekst Martijn Louws

Kontakt der Kontinenten is onderweg naar een, nog meer, wereldse invulling. “Meer dan ooit staan de verschillende culturen en werelddelen centraal in wat wij onze gasten aanbieden”, vertelt Rene Giel, General Manager van Kontakt der Kontinenten. Een voorbeeld is het recent geïntroduceerde concept ProefLokaal De Wereld.

“Wat dit inhoudt? Gastvrijheid gecombineerd met lekkere wereldgerechten voor ieder moment van de dag. Aziatische, maar ook Afrikaanse invloeden zijn op een eigentijdse wijze verweven met westerse maaltijden. Heel verrassend”, weet Giel. Kontakt der Kontinenten draagt het wereldse tegenwoordig ook buiten de keuken uit. Met teambuildingsessies en workshops bijvoorbeeld. “Wij leveren graag een bijdrage aan een conferentie of meeting die hier wordt gehouden. Natuurlijk op onze eigenwijze en eigentijdse manier, vaak met een knipoog naar andere culturen”, zegt Giel. Zo verzorgt Kontakt der Kontinenten desgevraagd een workshop ‘gebaren’. “Veel gebaren die voor ons heel normaal zijn, zijn in andere landen totaal onbekend. En andersom is dat natuurlijk ook het geval. Het is daarom ontzettend inspirerend om per land of cultuur de gebruiken te leren kennen. Hetzelfde geldt voor etiquette, daarin verschilt er veel en ook daarover kunnen wij bijzonder leuke workshops organiseren.” Het ‘meedenken’ past volledig in de doelstellingen van Stichting Kontakt der Kontinenten. Giel: “Wij willen mensen interesseren voor mondiale vraagstukken, hen bewust maken van hun wereldburgerschap. Dat dragen wij uit en nemen onze gasten hierin mee.”

Driesterrenconferentiehotel Deze ideologische insteek is deels terug te vorderen op de rijke geschiedenis van Kontakt der Kontinenten. Het conferentiehotel deed

26

jarenlang dienst als internaat met een gymnasiumopleiding voor priesters. Door het teruglopende aantal leerlingen werd het seminarie gesloten en begon men met het geven van meerdaagse cursussen en trainingen aan missionarissen en jongeren. Giel: “Dit ontwikkelde zich in de loop der jaren tot het moderne driesterrenconferentiehotel dat we nu zijn. Met alle gemakken van dien, maar ook met oog voor de geschiedenis. En met een perfecte prijs-kwaliteitverhouding.”

Dit alles wordt gewaardeerd in de markt die sterk concurrerend is.

Een divers en breed spectrum aan bedrijven houdt hun bijeenkomsten en vergaderingen in het conferentiehotel in Soesterberg. Van overheidsinstellingen tot banken en trainingsbureaus. “Van oudsher zijn wij geliefd bij overheidsinstellingen en zorgorganisaties. Vooral vanwege onze onderscheidende aanpak, het ideologische en duurzame karakter, mvo zit in ons dna. Producten zijn zoveel mogelijk duurzaam en we steunen bijvoorbeeld schoondrinkwaterprojecten in ontwikkelingslanden”, aldus Giel. Maar, zo verzekert hij, dit staat het noodzakelijke innovatieve aspect niet in de weg. “Wij zijn eigendom van een stichting, maar dat betekent niet dat we ons concept niet doorontwikkelen. In tegenstelling, Kontakt der Kontinenten is volop in beweging.” Zo is er recent een app gelanceerd. Deze geeft praktische informatie, zoals een overzicht van de faciliteiten, een fotogalerij, interactieve plattegronden, informatie over de omgeving en uiteraard de laatste nieuwtjes. Giel: “Bijzonder is de interactieve toepassing voor organisatoren van bijeenkomsten. Een besloten deel in de app is speciaal voor hen beschikbaar. Zij kunnen deze naar wens inrichten en hun deelnemende gasten hier onder meer het programma tonen. Zeer handig, innovatief, eigentijds en werelds. Kontakt der Kontinenten is niet zomaar een locatie. Het is een beleving!” <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

YOUNG PROFESSIONAL

Colinda

Roos

Leeftijd: 25 jaar Opleiding: HBO AD Officemanagement

Ik ben: Office Assistant bij Parkinson Vereniging

(afgerond, Hogeschool Schoevers), HBO bedrijfseconomie (deeltijd, Hogeschool Utrecht)

Mijn werk bestaat (vooral) uit: ondersteunen van directeur en bestuur, ledenadministratie, projectwerk en dagelijkse bureauorganisatie. Ik heb een breed en afwisselend takenpakket; de ene dag werk ik als managementondersteuner, de andere dag werk ik aan eigen projecten en op het volgende moment organiseer ik een van de landelijke bijeenkomsten of heb direct contact met leden van de vereniging.

Mijn goede eigenschappen/competenties: ik zie een uitdaging in het signaleren en oplossen van problemen voordat de manager/directeur doorheeft dat er sprake is van een probleem. Nieuwe taken pak ik snel op met hoge inzet en met enthousiasme. Ik weet orde en rust te creëren in chaos en wil graag continu blijven leren en ontwikkelen.

Belangrijkste trend in het vak: de rol van managementondersteuners zal in de toekomst steeds meer verschuiven van secretaresse naar co-manager.

Door onder andere de digitalisering zijn veel van de traditionele secretaressetaken verdwenen. Er is een nieuwe rol weggelegd voor managementondersteuners in het (inhoudelijk) meedenken met de manager.

Over vijf jaar: hoe mijn leven/werk er over vijf jaar uitziet ligt niet vast. Momenteel volg ik een opleiding deeltijd bedrijfseconomie, daar wil ik de aankomende vijf jaar mijn loopbaan op richten. Een combinatie van officemanagement en financiën vind ik interessant. Voor de toekomst heb ik stiekem nog de droom om voor mezelf te beginnen en jonge ondernemers te adviseren over hoe de administratie het beste ingericht kan worden.

Ik verbaas me over: het feit dat net afgestudeerden verwachten meteen te kunnen starten met een functie als officemanager op hbo-niveau binnen een ‘sexy’ organisatie.

Als ik de baas zou zijn: zou ik proberen de manier van leidinggeven aan te passen aan het (competentie)niveau van de medewerker. Ik ben van mening dat er per persoon bekeken dient te worden op welke manier deze persoon het beste aangestuurd kan worden.

Foto: Micheal Lablans

Social media: kunnen een mooie mogelijkheid zijn jezelf te laten zien. Wan-

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

neer er kandidaten komen solliciteren op ons kantoor, worden alle social media gecheckt; denk goed na over wat je met wie communiceert en waarom je dit doet.

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities.

Aanmelden van personen kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

27

taalkwesties

Het gebruik van afkortingen in zakelijke teksten

Maak van je lezer geen spoorzoeker Afkortingen zijn reuze handig om iets op een korte manier op te schrijven. Maar overdaad schaadt: een teveel aan afkortingen maakt een tekst onleesbaar.

Hoe gebruik je afkortingen op een verantwoorde manier?

Tekst Theo de Boer | Van Dale | www.vandale.nl

Iedereen gebruikt ze, zowel bij het spreken als bij het schrijven.

Afkortingen zijn een wezenlijk bestanddeel van onze taal. Of je nu je pc opstart, iemand cc iets mailt of een collega laat weten dat je t.z.t. op iets terug zult komen, met al deze handelingen is een afkorting verbonden.

Voor het gebruik van afkortingen in geschreven taal gelden wel een paar regels. In welke gevallen gebruik je een afkorting en in welke gevallen is de voluit geschreven vorm beter? Hoe spel je afkortingen op een correcte manier? En hoe ga je bijvoorbeeld om met punten in academische titels? Op dat soort vragen krijg je antwoord.

Twee soorten afkortingen Om de vraag te beantwoorden welke afkortingen je kunt gebruiken en wanneer moeten we eerst onderscheid maken tussen twee soorten afkortingen: zonder en met punten.

Afkortingen zonder punten zijn eigenlijk gewone woorden. Voorbeelden te over: pc, tv, havo, btw, nv, ME, noem maar op. Vaak hebben deze afkortingen het woord of de woorden waar ze voor staan volledig verdrongen. Wie heeft het immers nog over de ‘belasting over de toegevoegde waarde’ of het ‘hoger algemeen voortgezet onderwijs’? Afkortingen van dit type kun je bij het schrijven zonder bezwaar gebruiken. Sterker nog: ze verdienen meestal de voorkeur boven de voluit geschreven vorm.

Daarnaast zijn er de afkortingen met punten zoals t.a.v. en m.b.t.

In het kader Bekende afkortingen met punten worden de bekendste ervan opgesomd. Dit type afkortingen dient vooral om tijd en ruimte te besparen.

Vermijd onbekende afkortingen Afkortingen met punten maken een tekst soms lastig te lezen, zeker als het er veel zijn. Niet elke lezer heeft de betekenis van zulke afkortingen paraat. Pas op met ongebruikelijke afkortingen. Als je van de lezer een spoorzoeker maakt die zich steeds moet afvragen wat er nu eigenlijk staat, zal deze afhaken. Vermijd ook dubbelzinnige afkortingen; zo heeft t.b.v. volgens Van Dale niet minder dan vijf betekenissen! De afkortingen uit het kader zijn wel zo bekend dat je die zonder bezwaar kunt gebruiken. Als je andere afkortingen wilt gebruiken dan de hier genoemde, verplaats je dan in je lezer. Zal die zo’n afkorting moeiteloos begrijpen? Zodra je daaraan twijfelt is het raadzaam om de afkorting te vermijden en voluit op te schrijven wat je bedoelt.

Overdaad schaadt Een tekst bevat gauw te veel afkortingen. Behalve dat zo’n tekst moeilijk te begrijpen is, vinden veel mensen het ook lelijk staan als een tekst doorspekt is met zulke geheimtaal. Overdaad schaadt.

Schrijf zeker geen zinnen als ‘M.b.t. de ceo van onze nv moeten we z.s.m. eens een p.o.’tje hebben.’

Als het gebruik van een afkorting niet te vermijden valt, kan het helpen om die van een verklaring tussen haakjes te voorzien als je hem

bekende afkortingen met punten a.s. aanstaande a.u.b. alstublieft bv. bijvoorbeeld d.d. de dato d.m.v. door middel van d.w.z. dat wil zeggen e.a. en andere(n)

28

e.d. en dergelijke enz. enzovoort i.v.m. in verband met jl. jongstleden m.a.w. met andere woorden m.i. mijns inziens m.b.t. met betrekking tot

m.i.v. met ingang van m.n. met name n.a.v. naar aanleiding van nl. namelijk nr. nummer o.a. onder andere(n) o.m. onder meer

p.p. per persoon t.a.v. ter attentie van t.g.v. ten gevolge van t.n.v. ten name van t.z.t. te zijner tijd z.s.m. zo spoedig mogelijk z.o.z. zie ommezijde

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

taalkwesties

voor het eerst gebruikt: ‘Er dient een MER (milieueffectrapport) te worden opgesteld.’ In het vervolg van de tekst kun je zo’n afkorting dan zonder nadere uitleg gebruiken. Aan langere teksten wordt ook wel eens een lijst met gebruikte afkortingen toegevoegd.

Sms-taal Een speciaal type afkortingen vormen lettercombinaties die vooral worden gebruikt bij activiteiten als chatten of sms’en. Sommige hiervan zijn heel bekend geworden (cu voor ‘see you’, ff voor ‘effe, even’), andere (tia, thanks in advance) wat minder. In verzorgde zakelijke teksten wordt zulke sms-taal niet gebruikt.

Spelling Hoe schrijf je een afkorting? Theoretisch kan dat op heel wat manieren: met of zonder punten, met kleine letters of een of meer hoofdletters. Er zijn twee regels: •• Schrijf punten als je de afkorting niet letter voor letter kunt uitspreken. De afkorting voor ‘met andere woorden’ kun je niet uitspreken als ‘em-aa-wee’. Je schrijft dan: m.a.w. Als je de afkorting wel letter voor letter kunt uitspreken, komen er geen punten.

Je zegt ‘pee-cee’, dus je schrijft pc.

•• Schrijf hoofdletters als in het afgekorte begrip zelf ook hoofdletters voorkomen. Meestal gaat het daarbij om eigennamen. De afkorting van een politieke partij die ‘Volkspartij voor Vrijheid en Democratie’ heet, krijgt hoofdletters: VVD. Afgekorte namen van bedrijven, merken, organisaties, wetten krijgen ook hoofdletters: NS, BMW, NAVO, AWBZ. Er zijn daarnaast ook enkele begrippen die geen eigennaam zijn, maar als afkorting toch hoofdletters krijgen. Dat is bijvoorbeeld het geval bij namen van ziekten als ALS, MS of MKZ. Als je deze regels hanteert, zul je de meeste afkortingen moeiteloos correct spellen. Maar je kunt de spelling ervan natuurlijk ook opzoeken in een woordenboek.

Namen van organisaties Soms onttrekt de spelling van afgekorte bedrijfs- en andere organisatienamen zich aan deze spellingregels. Dat is het geval als een organisatie zijn eigen naam op een eigenzinnige wijze schrijft. Zo schrijft de sportkoepel NOC*NSF zijn naam met een sterretje, gebruikt C&A het zogeheten et-teken oftewel de ampersand en wordt er gespeeld met hoofdletters en kleine letters in een merknaam als iPad. In zo’n geval respecteren we altijd de schrijfwijze die de organisatie zelf gebruikt. jl. en a.s.

Twee veelgebruikte afkortingen worden nogal eens fout geschreven. De afkorting voor ‘jongstleden’ zie je ook vaak geschreven als j.l., met twee punten. Dat is fout: het moet jl. zijn. De reden: jongstleden is één woord en daarom komt er – anders dan bij bijvoorbeeld e.d. – ook maar één punt. Overigens is het woord jongstleden – en daarmee de afkorting jl. – aardig ouderwets aan het worden, zodat je je kunt afvragen of je die afkorting nog wel moet gebruiken. Alternatieven zijn een jaartal of de aanduiding ‘van dit jaar’.

Het rare is dan dat je in de afkorting a.s. weer wél twee punten moet schrijven. Omdat ‘aanstaande’ ook één woord is, zou je misschien verwachten dat de afkorting as. moet zijn. De reden waarom je toch a.s. schrijft is een praktische. Er zou verwarring kunnen ontstaan

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

met het woord ‘as’, vooral aan het einde van een zin. ‘We komen woensdag as.’ leest immers niet prettig.

Titels Ook bij het schrijven van afgekorte titels is het even opletten. Dat komt omdat er twee soorten titels bestaan: de klassieke en de moderne. Die laatste dateren van na de invoering van de bachelormasterstructuur aan het begin van deze eeuw. Klassieke titels worden geschreven met kleine letters en een punt op het eind, moderne titels met hoofdletters en zonder punten. dr. doctor drs. doctorandus ir. ingenieur kand. kandidaat prof. professor ds. dominee BA BSc LLB MA MSc LLM MBA PhD

bachelor of arts bachelor of science bachelor of laws master of arts master of science master of laws master of business administration doctor of philosophy

Verrassende afkortingen Soms gebruik je een afkorting zonder het te beseffen. Vooral bedrijfs- en merknamen bevatten vaak zo’n verborgen afkorting.

Asics

Anima sana in corpore sano (een gezonde geest in een gezond lichaam) bol.com Bertelsmann Online Conimex Conserven Import- en Exportonderneming Dekamarkt Dirk Kat (de oprichter) Etos Eenheid, toewijding, overleg, samenwerking Fiat Fabbrica Italiana Automobili Torino HEMA Hollandse Eenheidsprijzenmaatschappij Amsterdam Heras Hek- en Rasterwerken Hero Henkell en Roth IKEA Ingvar Kamprad, Elmtaryd, Agunnaryd (de oprichter, zijn boerderij en zijn dorp) Rucanor Rubber-canvasorganisatie SPAR Door Eendrachtig Samenwerken Profi(vroeger: DE SPAR) teren Allen Regelmatig

Meer lezen Over de spelling van afkortingen: Van Dale Taalhandboek spelling of de leidraad van het Groene boekje (online raadpleegbaar op http:// woordenlijst.org). Het gespecialiseerde boek Van Dale Afkortingen is alleen nog tweedehands verkrijgbaar. <

29

spelling- en taaltips

Als de twijfel toeslaat Herken je dat? Sommige uitspraken zijn zo makkelijk gedaan. Pas als je ze wilt opschrijven, slaat de twijfel toe. Deze Spelling- en Taaltips gaat over het verdwijnen van de sterke werkwoorden en het vraagteken achter een retorische vraag.

Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Soms zet ik een vraag in een tekst waar ik eigenlijk geen antwoord op verwacht. Het lijkt dan vreemd om er toch een vraagteken achter te zetten. Moet dat wel?

Wat zijn de regels?

Een vraag waarop je geen antwoord verwacht, heet een retorische vraag. Met een retorische vraag wil je eigenlijk niets vragen, maar iets zeggen. Je probeert de lezer te overtuigen van je boodschap.

Kijk maar eens naar de volgende voorbeelden: Dat is toch logisch? en Waarom zou u meer betalen? Op deze vra­ gen verwacht je niet dat de lezer antwoordt: Ja, dat is inderdaad logisch of Ik weet niet waarom ik meer zou betalen. Je wilt dat de lezer het eens is met jouw ‘mededeling’ en instemmend knikt.

Ook al is een retorische vraag eigenlijk geen echte vraag, je moet er altijd een vraagteken achter zetten. Dus ook achter deze vragen staat een vraagteken: 1. Hoe dom kun je zijn?

2. Wie wil nou geen extra vrije dag?

3. Dat begrijpt toch iedereen?

4. Wie wil dat nou niet?

5. Hoelang accepteren we dit nog?

Als een zin eindigt op een citaat, komt er dan achter de aanhalingstekens nog een punt te staan?

Een zin die eindigt op een citaat krijgt één punt. Dat is de punt van het citaat. Er volgt daarna niet nog een punt voor het eind van de hele zin.

Sommige schrijvers twijfelen of de punt vóór of ná het aanhalings­ teken moet staan. Doe jij dat ook? Denk dan aan de elda-regel uit de Schrijfwijzer van Jan Renkema.

Elda staat voor eerst leesteken dan aanhalingsteken.

Dus: De directeur eindigde zijn toespraak met de woorden: “Ik wil jullie hartelijk bedanken voor jullie inzet en enthousiasme.”

De punt is het leesteken. Die komt dus als eerste. Daarna volgt het aanhalingsteken. Mocht het citaat eindigen met een vraagteken, dan volgt er nog wel een punt voor de hele zin. Je krijgt dan: Zij vroeg: “Wie eet er vanavond mee?”. En zelfs de zin Zei zij: “Wie eet er vanavond mee?”? is mogelijk.

Maar fraai is het niet.

30

Ik hoorde op de radio een omroeper pas het werkwoord zwemde zeggen. Dat is toch niet goed?

Je hebt gelijk, zwemde is niet juist. Zwemmen is een sterk werk­ woord; de verleden tijd is zwom. Toch is het niet gek dat de presen­ tator zwemde zei. Hij past de regel voor de vervoeging van het werkwoord in de verleden tijd consequent toe.

Doordat steeds meer taalgebruikers de werkwoorden regelmatig vervoegen, verdwijnen sterke werkwoorden langzaam uit het Neder­ lands. Volgens Onze Taal is dit een proces dat al jaren gaande is.

Het is dus oppassen geblazen als je geen fouten wilt maken.

taaltest Op www.onzetaal.nl vind je bij de rubriek taaladvies een lange lijst sterke werkwoorden. Sommige van deze werkwoorden heb­ ben een geaccepteerde ‘zwakke’ vervoeging. Hieronder zie je een greep uit die lijst. Wat is volgens jou de correcte verleden tijd? Op pagina 34 vind je de oplossing.

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

melken zenden samenzweren terugfluiten toezeggen aftreden uitvragen afzeggen uitspugen varen vrijen betreden nazeggen durven krimpen afraden aanvragen waaien willen stelen schuilen uitpluizen

melkte / molk zendde / zond zweerde samen / zwoer samen fluitte terug / floot terug zegde toe / zei toe treedde af / trad af vraagde uit / vroeg uit zegde af / zei af spuugde uit / spoog uit vaarde / voer vrijde / vree betreedde / betrad zegde na / zei na durfde / dorst krimpte / kromp raadde af / ried af vraagde aan / vroeg aan waaide / woei wilde / wou steelde / stal schuilde / school pluisde uit / ploos uit

Bronnen: www.wikipedia.org | www.onzetaal.nl

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

vreemdetalentips

Afspraken over de grens

Eten, data en tijden Wie wordt gevraagd zakelijke evenementen in het buitenland te organiseren, loopt soms tegen onverwachte landeigen verschillen aan, op het gebied van tijdsindeling en tijdsaanduiding. In dit artikel krijg je hiervoor enkele handige taal- en cultuurtips.

Tekst Sander Schroevers*

In februari organiseerde ik een workshop en seminar in Polen. De agenda had ik – zonder er echt op te letten – gewoon gekopieerd van thuis. Maar in Warschau bleek al snel dat ook Polen er een ei­ gen biologisch ritme op nahouden. Vooral rond lunchtijd merkte ik dat ik de plank had misgeslagen. Dat komt omdat de Poolse dag­ indeling gewoon anders is. Zo nemen veel Polen pas tegen een uur of twee, drie, soep in plaats van ons ‘twaalfuurtje’. Logischerwijs ligt het avondmaal dan later: tegen achten. Ik sprak een Nederlander die klaagde dat hij tijdens zijn zakelijke afspraken almaar te eten kreeg, terwijl hij eigenlijk al hart­ stikke vol zat…

In de tabel hiernaast zie je in één oogopslag de gangbare etens­ tijden die in een aantal landen gelden. Zo kom je niet voor ver­ rassingen te staan bij het plannen van afspraken.

Die tabel toont ook maar weer eens aan dat er voor een geslaagde za­ kenreis veel meer van je wordt gevraagd dan slechts het regelen van afspraken, reis en hotel.

Tijdsnotering Maar ook wan­ neer je tijden wilt communiceren moet je je realise­ ren dat de schrijfconventies zowel per land als per taal kunnen variëren. Zo schrijf ik zelf numerieke tijdsaanduidingen meestal met een dubbele punt, bijvoorbeeld: ‘12:30 uur’. Geheel conform de voor­ schriften van de ‘International Organization for

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Land

Lunch

Diner

Opmerkingen

Argentinië

12:00 - 13:00

21:00 - 22:30 17:00 merienda (cake)

Costa Rica

12:00 - 13:00

19:00 - 20:30

India

13:00 - 14:00

20:30 - 22:30

Israël

13:00 - 14:00

20:00 - 22:00

Italië

13:30 - 15:00

20:30 - 23:00 ontbijt is tamelijk klein 17:00 uur merenda (koekje)

Mexico

14:00 - 16:00

21:00 - 23:00

Peru

13:30 - 15:00

20:00 - 22:30 langdurig socializen

Korea

12:00 - 13:00

19:00 - 20:30

Spanje

13:30 - 15:30

21:00 - 23:00 16:30 la merienda

Turkije

13:00 - 14:30

19:30 - 21:00

Arabische Emiraten 14:00 - 15:00

20:00 - 21:00

Verenigde Staten

18:00 - 19:00

Verenigde

13:00 - 14:00

Overzicht eetmomenten per land Standardization’, die een internationale standaard voor de aandui­ ding van termen betreffende datum en tijd heeft ingevoerd: de ISOnorm 8601 (de recentste editie is uit 2004). Maar in Duitsland zie ik dat tijdstippen vaak met een punt worden geschreven (bijvoorbeeld: ‘12.30 Uhr’). In Frankrijk zie je het gebruik van de letter ‘h’ (heure) als scheidingsteken veel. Het is mijn vermoeden dat dit ook zo zal blijven, want die schrijfwijze is sneller en duidelijker. Officieel dienen er in het Frans spaties om de ‘h’ te staan, maar vrijwel alle teksten laten die weg (dus: ‘12h30’). In Spanje zie je maar al te vaak een apostrof (bijvoorbeeld: ‘a las 12’30 h’). Ook hier weer een ‘h’ trou­ wens, net als bij hun buren in Portugal (bijvoorbeeld: ‘das 11:00h às 12:30h’). En je ziet ook hierbij, dat je er voor het maken van een goede agenda niet bent met alleen een goed woordenboek en ken­ nis van grammatica. Want zoals de wijsgeer Antifoon in 400 v. Chr. al optekende: ‘Tijd is geen werkelijkheid, maar slechts maateenheid’.

Datumnotering De onvolprezen ISO-norm 8601 geldt behalve voor tijdstippen ook voor data. Want door het toegenomen digitale verkeer is het belang­ rijk dat een numerieke datum juist wordt begrepen. We willen >>

31

vreemdetalentips

Land

Datum

tijd

Argentinië

Viernes, 06 de Octubre de 2014

03:15 p.m.

Australië

Friday, 6 October 2014

15:15:00

België - Vlaams

vrijdag 6 oktober 2014

15:15

België - Waals

vendredi 6 octobre 2014

15:15

DuitslandFreitag,

6. Oktober 2014

15:15

Frankrijk

vendredi 6 octobre 2014

15h15

Italië

venerdì, 6 ottobre 2014

15:15

Nederland

vrijdag 6 oktober 2014

15:15

Polen

6 października 2014

15:15

Portugal

Sexta-feira, 6 de Outubro de 2014

15:15

Rusland

6 октября 2014 г.

15:15

Spanje

viernes, 06 de octubre de 2014

15:15 h

Venezuela

Viernes, 06 de Octubre de 2014

15:15

Verenigd Koninkrijk

06 October 2014

15:15

Verenigde Staten

Friday, October 06, 2014

03:15 PM

Taalconventies tenslotte dat vergaderingen en vliegtickets kloppen.

Een voorbeeld: stel dat iemand ‘12-02-2014’ als deadline krijgt. In vrijwel alle landen wordt dit als 12 februari 2014 (JJJJ-MM-DD) be­

grepen. Alleen in de Verenigde Staten leest men deze datum als 02 december 2014. Iets dat met name in het buurland Canada nog wel eens tot misverstanden wil leiden.

Ante meridiem, post meridiem Dit zijn Latijnse woorden die ‘vóór en ná de middag’ betekenen.

Het wordt gebruikt in de afkortingen AM (of a.m.) en PM (of p.m.).

In onder andere de Verenigde Staten en Australië gebruikt men nog steeds de twaalf-uurs kloktelling, zodat een tijdsaanduiding voor deze taalgebieden altijd met de afkortingen AM of PM moet worden aangegeven.

Er is een (Engelstalig) ezelsbruggetje om de afkortingen te ont­ houden: AM is ‘after midnight’ en PM is ‘previous midnight’.

De tabel (links) geeft een overzicht van taalconventies op het ge­ bied van datum en tijd voor diverse landen.

Wie te maken krijgt met internationale relaties zal zich snel realiseren dat elk land zo zijn eigen vorm van tijdsindeling en tijdsaanduiding kent. En er leiden niet alleen verschillende wegen naar Rome, maar op de weg daarheen gelden soms ook verschillende verkeersregels.

Geniet van de reis! < * Sander Schroevers is gastspreker en schrijver over internationale communi­ catie. Hij spreekt tien talen!

17 april secretaressedag

Laat je verwennen in het Wereldmuseum!

32

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

softwaretips

Enquêtes opstellen; makkelijk en snel In de LinkedIngroep van Management Support stond een interessante vraag van secretaresse D. van Duuren: ‘Wie heeft er tips hoe je efficiënt een leden-enquête kan opstellen en de resultaten snel kan produceren?’

Tekst Roel Peeters

Aangeraden werd onder andere de veelgebruikte online tool Surveymonkey. En uitleg daarover is genoeg te vinden. Ikzelf gebruik de enquêtefunctie van Skydrive. Die is makkelijk en heeft Microsoft-­ verbanden. Wie bij het horen van Excel al meteen afhaakt hoeft niet te schrikken. Het is erg eenvoudig.

Een gebruikershandleiding.

Nodig: Skydrive-account Deze is te vergelijken met een Google-account voor Google Drive of een iCloud-account voor de iCloud. Het aanmaken kost niets. Het maakt niet uit of je een Hotmail-, een Live- of een Outlook-account hebt. Met één van deze drie kun je connecten met Skydrive.

Ga naar https://login.live.com om in te loggen. Je kunt hier al je documenten en foto’s in kwijt.

In dit artikel gaat het om de vrij onbekende mogelijkheid van een enquête. En ik geef alvast meteen aan dat de ontvangers straks geen Microsoft-account hoeven te hebben.

Bij het opstellen van deze vraag kun je een korte uitleg geven, kiezen tussen het invullen van tekst, cijfers, tijd of een ja/nee-vraag.

Ook moet je aangeven of antwoord geven verplicht is of niet. Op deze manier ga je door. Je sluit af met Opslaan (dat betekent dus dat de enquête online wordt opgeslagen in Skydrive) en vervolgens verzend je deze. Ontvangers hoeven geen Skydrive-account te hebben en kunnen de resultaten niet zien. Het is de meest eenvoudige enquêtevorm die er is. Daardoor is deze tool bijzonder geschikt voor snelle en eenvoudige benchmarks.

TIP: als je dat wenst is het zinvol om te beginnen met een reeks vragen naar naam en contactgegevens, want dit zit niet standaard in deze enquête.

Resultaten verwerken

Enquête opstellen Op de startpagina van Skydrive klik je Bestanden aan in het navigatievenster links.

Vervolgens vouw je de knop Maken open en klik je op Excel-­ enquête. Er wordt een online versie van Excel geopend en meteen word je gevraagd om titel, beschrijving en de eerste vraag van je enquête in te vullen.

De automatische verwerking van de antwoorden in Excel is superhandig. Je opent gewoon het bestand in Skydrive. Daarbij kun je kiezen voor de webapp (de online Excel-versie) of je lokale Excel-­ applicatie. De lijst is al meteen netjes opgemaakt. Met een beetje Excelkennis kun je vervolgens filteren en sorteren. Wil je er manueel nog wat extra info aan toevoegen, dan kan dat gewoon zonder dat het enquêteren in gevaar komt. De enquête blijft werken zolang je het bestand op zijn plek laat staan. In de huidige Office-versies is het maken van een grafiek op basis van deze Excellijst een fluitje van een cent: gewoon de kolommen selecteren die je nodig hebt en via Invoegen kiezen voor een leuke grafiek.

Aanpassen Wil je later de enquête aanpassen dan open je het bestand in Skydrive. Je zult merken dat in het Lint een knop Enquête staat. Die vouwt een aantal bewerkingsmogelijkheden uit. >>

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

33

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast.

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

softwaretips

De LinkedIn-enquête Dit artikel is ontstaan uit een LinkedIn-groep. Wist je dat de enquête­mogelijkheid in dit forum ook erg makkelijk is? Ga naar een discussiegroep. In het vak waar je een update zou posten staan drie horizontale streepjes. Klik erop en de enquête gaat van start. Je kunt vijf antwoordmogelijkheden geven. Als je klaar bent klik je op Delen en de enquête wordt gepubliceerd. Mensen vinden enquêtes invullen vaak leuker dan reageren op een vraag. Vervolgens kunnen zij ook het eindresultaat zien.

Beperkingen Volledigheidshalve moet ik toegeven dat er in Skydrive en LinkedIn géén mogelijkheid is om vervolgvragen in te stellen op basis van voorgaande antwoorden. De mogelijkheden van keuzelijstjes zijn ook zeer beperkt. Er zijn ook andere, uitgebreidere tools zoals surveymonkey.com, doormailen.com, dotmailer.com, Sharepoint en Google Drive.

Twee eigenschappen van de secretaresse lenen zich prima tot het maken van een enquête: overzicht houden en graag ieders voorkeur kennen. En omdat een grote workload deze behoefte vaak in de weg zit, is het gebruikmaken van simpele tools een uitstekende oplossing. Ik ben benieuwd naar de volgende enquête in de groep van Management Support... <

antwoorden taaltest van pagina 26 1.

2.

3.

4.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

34

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

melken zenden samenzweren terugfluiten

melkte / molk (beide goed) zendde / zond (alleen zond is goed) zweerde samen / zwoer samen (beide goed) fluitte terug / floot terug (alleen floot terug is goed) 5. toezeggen zegde toe / zei toe (beide goed) 6. aftreden treedde af / trad af (alleen trad af is juist) 7. uitvragen vraagde uit / vroeg uit (beide goed) 8. afzeggen zegde af / zei af (beide goed) 9. uitspugen spuugde uit / spoog uit (beide goed) 10. varen vaarde / voer (beide goed) 11. vrijen vrijde / vree (beide goed) 12. betreden betreedde / betrad (alleen betrad is goed) 13. nazeggen zegde na / zei na (beide goed) 14. durven durfde / dorst (beide goed) 15. krimpen krimpte / kromp (alleen kromp is goed) 16. afraden raadde af / ried af (beide goed) 17. aanvragen vraagde aan / vroeg aan (beide goed) 18. waaien waaide / woei (beide goed) 19. willen wilde / wou (beide goed) 20. stelen steelde / stal (alleen stal is goed) 21. schuilen schuilde / school (beide goed) 22. uitpluizen pluisde uit / ploos uit (beide goed)

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder Feed Reader | Windows 8 (€ 2,49) Feed Reader is een uitgebreide rss-lezer om je favoriete nieuwsbronnen te kunnen volgen vanaf je tablet. De app biedt een vertrouwde weergave met drie kolommen, met licht of donker thema, en ondersteunt sinds kort delen via Pocket of Instapaper.

AirWeb | iPhone, iPad (€ 1,79) Apple TV, de mediaspeler voor je televisie, kent ook interessante zakelijke toepassingen, zoals het spiegelen van het scherm van iPhone of iPad. AirWeb maakt hier handig gebruik van: via deze app kun je comfortabel browsen op het televisiescherm.

SkipLock | Android (€ 3,99) Een schermvergrendeling, zoals een pincode is verstandig om gegevens te beschermen, maar niet echt handig. SkipLock zorgt ervoor dat bij verbinding met een vertrouwd wifi-netwerk of bluetooth-apparaat ontgrendelen niet nodig is. Het gaat ervan uit dat je in dat geval in een veilige omgeving bent.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

AndrOpen Office | Android (gratis) Van het gratis Office-pakket voor de desktop, Apache OpenOffice, is deze (niet-officiële) Android-uitvoering verschenen. Er zijn weinig aanpassingen gedaan: je moet het met dezelfde interface stellen, inclusief menubediening. Op grote tablets werkt dat aardig, en de brede functionaliteit is een groot pluspunt.

SwiftKey | Android (€ 3,99) SwiftKey is een van de beste alternatieve Android-toetsenborden. Sinds versie 4.3 is er nog maar één uitvoering voor smartphones en tablets. Je kunt de weergave naar wens aanpassen en zelfs voor een zwevend toetsenbord kiezen, zodat je het naar een andere positie op het scherm kunt schuiven.

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren

Microsoft Remote Desktop | iPhone, iPad, Android (gratis) Om een computer op afstand te bedienen vanaf je smartphone of tablet, is deze Remote Desktop-app van Microsoft zeker een aanrader. Temeer omdat de software in hogere versies van Windows al is ingebouwd.

De extra’s van de app zelf zijn echter beperkt: een zoomfunctie is het voornaamste hulpmiddel.

Quiet Hours | Windows Phone (€ 0,99) Windows Phone biedt in tegenstelling tot Android en iOs nog geen functie om geluiden en meldingen ’s nachts uit te zetten. Met Quiet Hours ben je wellicht al geholpen: de app kan het volume in een zelf te kiezen periode terugdraaien zodat je van je nachtrust kunt genieten.

Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

Regenmeter | Windows Phone (gratis) Regenmeter maakt op een geanimeerde neerslagkaart of in een grafiek snel duidelijk of je met een droog pak op je afspraak kunt komen. De app geeft een vrij compleet beeld van het weer, met meerdaagse weersverwachting voorzien van details als temperatuur, luchtvochtigheid en windsnelheid.

(Door Gertjan Groen)

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

35

boeken

Kantoorgeheimen

Vergroot je kracht, zichtbaarheid en invloed Ben jij geen haantje-de-voorste, carrièretijger of kantoorpoliticus, maar heb je wel goede ideeën? Zou je graag meer invloed willen hebben maar wil je ook trouw blijven aan jezelf? Dan is het boek Kantoorgeheimen voor jou geschreven. Het geeft alle harde werkers, teamspelers en vernieuwers praktische handvatten om te schitteren op hun werk, Hieronder drie tips om je kracht, zichtbaarheid en invloed te vergroten.

Tekst Linda van der Wal

Versterk je kracht – luister naar je innerlijke fan De eerste stap op weg naar meer invloed op je werk is het versterken van je eigen kracht. Wanneer je zelf stevig in je schoenen staat, is het gemakkelijker om anderen te winnen voor je plannen en om te gaan met tegenslag. Bovendien voelt het veel aangenamer.

TIP 1

Toch is het niet altijd eenvoudig om in je kracht te staan. Vrijwel iedereen worstelt weleens met twijfels of negatieve gedachten. Het idee dat je ‘het niet goed genoeg hebt gedaan’ of ‘er toch niet toe doet’. Deze gedachten zijn afkomstig van de innerlijke criticaster. Deze is er een ster in om je naar beneden te praten en te laten zien wat je niet goed doet.

Gelukkig is deze strenge, kritische stem niet het enige alternatief. We kennen ook allemaal de positieve woorden die in ons hoofd opkomen als we net een mooi succes hebben geboekt of de zinnen die ons opbeuren als het even tegenzit. Dit is het geluid van de innerlijke fan. Deze stem moedigt je aan om het beste uit jezelf te halen. Hij helpt je om te leren van je fouten, maar zorgt er ook voor dat je geniet van je successen.

Als jij je kracht wilt versterken helpt het om te weten wie er aan het woord is. Merk je dat je negatieve gedachten hebt? Vraag jezelf dan eens af wat je innerlijke fan daar tegenover zou zetten. Hiermee versterk je je eigen kracht.

36

Laat zien wat je in huis hebt – gebruik de bluflijst De tweede stap is het vergroten van je zichtbaarheid. Veel harde werkers houden zich echter liever bezig met hun werk dan dat ze vertellen waar ze goed in zijn. Dat is zonde, want daardoor word je sneller over het hoofd gezien. Als jij je prestaties niet snel voor het voetlicht brengt, kun je gebruikmaken van de bluflijst. Op deze lijst noteer je tien prestaties die jij hebt neergezet.

Je kunt bijvoorbeeld denken aan een bijeenkomst die je hebt georganiseerd, een belangrijke spreker die je hebt weten te strikken of de snelheid waarmee je een probleem hebt opgelost. Je kunt deze lijst bijvoorbeeld bij een functioneringsgesprek gebruiken. De avond voor de afspraak met je leidinggevende lees je de lijst door. Zo zorg je ervoor dat je niet met je mond vol tanden staat als jou wordt gevraagd wat jouw successen zijn. Ben je bang dat je een opschepper wordt? Dan is er goed nieuws.

Als een bescheiden mens het gevoel heeft op te scheppen komt dat bij anderen zelden zo over.

TIP 2

Grijp je invloed – sluit aan bij wat de ander belangrijk vindt Wanneer jij stevig in je schoenen staat en anderen weten wat jij in huis hebt, heb je de basis gelegd voor de derde stap: het beïnvloeden. Veel mensen zijn geneigd om van zichzelf uit te gaan. De argumenten waar ze zelf gevoelig voor zijn, gebruiken ze ook bij het overtuigen van de ander. Toch hoeft het argument wat voor jou doorslaggevend is voor de ander niet zo van belang te zijn. Stel dat je wilt dat er dubbelzijdig geprint wordt op het werk. Voor jou is het milieu een goede reden, maar je leidinggevende kan hieraan minder belang hechten. Voor deze persoon kan een kostenbesparing wel eens beslissend zijn.

De volgende keer dat je iemand wilt overtuigen, bijvoorbeeld in een teamoverleg, kun je van tevoren even gaan zitten. Zet je argumenten op een rij en bekijk ze eens vanuit een ander perspectief. Welke argumenten zouden de andere persoon aanspreken? Gebruik deze argumenten wanneer je het woord voert en je vergroot de kans dat jouw plan erdoorheen komt. < TIP 3

Kantoorgeheimen: zo krijg je invloed als je geen carrièretijger of kantoorpoliticus bent. Met gratis online training door Linda van der Wal en Carla van der Wal. Uitgever: Bruna.

Op www.kantoorgeheimen.nl kun je twee gratis proefhoofdstukken downloaden.

MANAGEMENT SUPPORT april 2014

productnieuws

new york in stijl Ik ga op reis en ik neem mee...

Zin gekregen in je eigen (zaken)reis door alle reisverhalen? Het reisboek New York in stijl is geschreven door styliste Sibella Court en staat vol met insidertips, zoals vintage winkels en stijlvolle adresjes om koffie te drinken of te lunchen. Verder zijn er wandelingen opgenomen, zodat je door de stad kunt struinen en genieten van New York zoals het is: creatief, spannend en vol energie. Deze bijzondere gids heeft een vintage-uitstraling en bevat prachtige foto’s en duidelijke plattegronden. Leuk voor jezelf, of je manager!

New York in stijl | ISBN 9789021556093 | Prijs: e 19,99 | Verschijnt: 15 april 2014 Meer informatie: www.kosmosuitgevers.nl <

REismaatjes in hippe dessins De trendy koffers van SuitSuit Zie je deze koffers, dan krijg je spontaan zin in een trip naar een hippe stad. Ze zijn er in drie verschillende formaten en in de kleurrijkste dessins. Groot voordeel daarvan is niet alleen dat je er heel stoer, trendy en creatief mee uitziet, maar je koffer valt zo ook enorm op tussen al die grijze en zwarte koffers op de bagageband. Daarnaast kun je je koffer custom made laten maken! Op de website van dit jonge bedrijf (2008) vind je veel mooie en grappige voorbeelden van koffers met bijvoorbeeld bedrijfslogo’s.

Bekijk deze waanzinnige collectie eye catchers op: www.suitsuit.com <

stoere alleskunner Down Force van Pilot Pen Een robuuste balpen die ook onder de lastigste omstandigheden zijn werk blijft doen alsof er niets aan de hand is.

Zo heeft de Down Force geen enkele moeite met natte, vuile of koude ondergronden. En dankzij een speciaal luchtdrukmechanisme trotseert deze stoere balpen zelfs de zwaartekracht: ook als je hem op zijn kop houdt, kun je ermee schrijven. De Down Force is voorzien van een slimme clip met veer, zodat hij in borst- of binnenzak stevig op zijn plek blijft zitten. De pen is vrijwel onbreekbaar en dus ideaal voor gebruik in bijvoorbeeld de bouw. Kortom: een echte alleskunner. De nieuwe Down Force is verkrijgbaar in twee houderkleuren: geel en zwart. De pen is navulbaar, de schrijfkleur is zwart en de schrijfbreedte M(edium).

Meer informatie: pilotpen.nl <

Razendsnel scannen Nieuwe generatie scanners Kodak Alaris lanceerde begin vorige maand zijn nieuwe generatie desktop-scanners, de Kodak i3000 Series, ontworpen voor algemene scantoepassingen op kantoor waarbij snelheid, beeldkwaliteit en veelzijdigheid vereist zijn. De nieuwe modellen bieden betere prestaties en maken met één kleine geïntegreerde unit zowel rotary als flatbed scannen mogelijk. De serie bestaat uit vier modellen (i3200, i3400, i3250 en i3450) die tot A3-formaat kunnen scannen. Ze zijn compact en speciaal ontwikkeld om documentmanagementprocessen in papierintensieve sectoren zoals de gezondheidszorg, het bank- en verzekeringswezen of de juridische sector te stroomlijnen. Vooral papierafhankelijke afdelingen als finance, sales, operations en human resources zullen er blij mee zijn. Zo is de scansnelheid van de i3400 verhoogd van 80 tot 90 pagina’s per minuut op maximaal 300 dpi en de scanner heeft een capaciteit van maar liefst 20.000 pagina’s per dag.

Meer informatie: www.kodakalaris.com <

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

37

column

colofon

Zakelijke borrelpraat

MANAGEMENT SUPPORT MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET

Ze zijn er voldoende. En worden over het algemeen ook ruimschoots bezocht. De bezoekers vermaken zich prima. Er wordt gelachen, gekletst en in ieder geval gedronken.

Wijntje, pilsje of een frisje. Volop tevredenheid wanneer de bezoekers glimlachend de gelegenheid verlaten. Maar de vraag is: is de bijeenkomst ook gebruikt waarvoor het bedoeld is? Namelijk netwerken. Zijn er nieuwe contacten opgedaan? Heb je juist díe personen gesproken aan wie je zakelijk iets kunt hebben? Heb jij jouw contacten gekoppeld aan een aantal andere relaties? De kans is klein.

Relatieborrels, netwerkbijeenkomsten of business meetings worden zelden gebruikt waarvoor ze bedoeld zijn: het leggen van nuttige zakelijke contacten. Meestal zoeken de gasten direct bij binnenkomst een veilige bekende uit om mee te kletsen. Om vervolgens de rest van de bijeenkomst bij te babbelen over het werk, de actualiteiten, de plaatselijke FC of het weer. Er wordt gelachen en gedronken en afscheid genomen zoals dat na afloop van elke relatiebijeenkomst gebeurt, met een klap op de schouder. Gezellig geweest, goed geweest, maar heel veel kansen gemist.

De zakelijke mogelijkheden vliegen je om de oren, je moet ze alleen wel opvangen en benutten. Weg bij die bekende, op naar de onbekende mogelijkheden. Verplicht nieuwsgierig naar nieuwe business en persoonlijke contacten. Vragen stellen en luisteren naar de antwoorden. Toehappen wanneer je denkt iets aan elkaar te hebben en eerlijk zeggen dat je effe verder gaat kijken omdat er zakelijk niets bij elkaar te halen valt. Oei, lastig en hard? Nee. Afwijzen of afgewezen worden tijdens netwerkborrels is positief. Je verdoet namelijk geen tijd. Het vergroot de kans op succes. De afwijzing leidt tot nieuwe kansen op succes. Je hebt namelijk de ruimte om recht op je volgende doel af te stappen. Rustig aansluiten bij een ander groepje. Kennismaken met borrelpraat. Wachten op de eerste vraag en enthousiast antwoorden. Zelf vragen stellen en aan de slag gaan met de antwoorden. Overeenkomsten zoeken. Raakvlakken delen en eventueel kaartjes uitwisselen.

Niet om het uitwisselen, maar omdat jullie elkaar nodig hebben. Niet linken om te linken.

Linken met een doel. Dát is netwerken. (Huub van Mackelenbergh)

Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Marije Breuker, Ellen Geluk, Gertjan Groen, Romée van Leusden, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Erik Peekel, Roel Peeters, Sander Schroevers, Karen Visser, Linda van der Wal, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving & opmaak Publish Impulse Group - Cross Media Solutions Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840943 / 088-5840944 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar.

Jaarabonnement € 98,95 (exclusief btw). Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing.

Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, management­assistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners ­Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing.

Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

38

MANAGEMENT SUPPORT APRIL 2014

Business meetings waren nog nooit zo slaapverwekkend.

Heerlijk slapen met het Bilderberg bedlinnen, maximaal profiteren van uw Bilderberg businessarrangement.

Why settle for less?

Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw business meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten!

Kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, mail met business@bilderberg.nl of bel 0317 - 362 266.

van Soumaya Lachkar

“Ik maak een

Transparant in zakenreizen

heldere offerte voor

VCK Travel laat alles zien: verborgen kosten, slimme constructies, mogelijke

elke boeking, zodat

kortingsafspraken en handige tips om nog makkelijker en voordeliger tickets te

jij makkelijk en

boeken. Onze Travel Consultants geven graag inzicht in de opbouw van kosten

snel de zaken kan

en de samenstelling van prijzen van tickets. Dát noemen wij The Personal Touch.

regelen. Je baas hoeft alleen nog maar zelf zijn koffer te pakken.”

vcktravel.nl | +31 20 6800 802 | info@vcktravel.nl Member of the