Lr msm05 2017

NUMMER 5, MEI 2017

PROJECTASSISTENTEN 0VER HUN FUNCTIE DE VIER COMPETENTIES VAN DE TOEKOMST LIFEHACKS HANDIGE TIPS OVER TEKSTVERWERKEN

PROJECT ASSISTENT ZO HOUD JE ALLES OP DE RIT

BREAK

COMPETENTIES VAN DE TOEKOMST 23 JUNI 2017 UTRECHT NIEUW

21

TH

CENTURY SKILLS INTERNATIONALISERING

ZELFSTURING

PROBLEEM OPLOSSEN

SAMENWERKEN

INFORMATIE EN AANMELDEN: MANAGEMENTSUPPORT.NL/BREAK

COLUMN

NOMADE

H

et beroep van de toekomst: de virtual assistant. Aldus een artikel uit Het Parool over virtual assistants. Precieze cijfers zijn er niet, maar de groep lijkt groeiende. Het zijn de digitale nomaden van

nu: ze kunnen de hele wereld over reizen en hebben voor hun werk alleen hun laptop nodig. En internet. Dat kan, omdat het werk volledig online wordt gedaan: virtual assistants worden ingezet voor administratieve taken, social media, research, mails en websites of blogs bijhouden. ‘Home is where the wifi is’, zegt

één van hen dan ook.

Reizen combineren met werken - het lijkt me ideaal! Zo zie je nog eens wat van de wereld. Je bent onafhankelijk. Je hebt geen vaste woon- of verblijfplaats. Je kunt volstrekt je eigen gang gaan: lurken aan een kokosnoot en af en toe vanuit je hangmat een mail versturen. En de ene week zit je in Abu Dhabi, de andere in Amsterdam, New York of Parijs en je verblijft in AirBnB’s.

Het lijkt niet eens meer op werk, maar op eeuwige vakantie. Het klinkt geweldig romantisch.

Zou het echt zo rooskleurig zijn? Welke competenties heb je er eigenlijk voor nodig? De basis lijkt me een vrije, ongebonden geest en een avontuurlijke instelling. Voeg daar stressbestendigheid en digitale vaardigheden aan toe én een lange adem, want je moet wel je opdrachten binnenhalen: contacten aangaan en je netwerk uitbreiden. Je moet ondernemerschap hebben, groot probleemoplossend vermogen, communicatieve vaardigheden en wegwijs zijn in de wereld. De nieuwe, 21e eeuwse competenties. O ja: en geen heimwee.

Maar heb je eenmaal je vaste klantengroep, dan heb je waarschijnlijk het leven van een luis op een zeer hoofd. Is het iets voor jou?

Ik vind het toch wel erg leuk om met een vaste groep collega’s koffie te drinken en vakantieverhalen uit te wisselen. En niet te jagen op een flexplek of een hoekje in die ene hippe koffiebar in Londen.

Noem me een saaie doos, Marie Modaal, een tut met een theedoek, maar een van de leukste dingen aan reizen vind ik toch ook… het thuiskomen.

Hartelijke groet, Vera Bot Hoofdredacteur

MEI 2017

|

3

INHOUD

PORTRETTEN VAN PROJECTASSISTENTEN

PROJECTASSISTENTEN

Zoveel mensen, zoveel wensen. Ook de invulling van de rol van projectassistent kan per organisatie verschillen.

Wat zijn hun taken? Waar lopen ze tegenaan? En waar krijgen ze juist energie van?

Vier projectassistenten aan het woord.

10

JOUW ROL EN COMPETENTIES IN PROJECTEN

Steeds meer ondersteuners spelen een rol binnen projecten.

Wat houdt die rol precies in en welke competenties zijn handig om te hebben als je projectassistent bent of wilt zijn? De schrijvers van Het Projectassistentboek geven je een aantal tips.

14

BEN JIJ KLAAR VOOR DE TOEKOMST? De wereld om ons heen verandert. Verander jij mee? Of blijf je vasthouden aan de traditionele secretaressetaken die langzaam verdwijnen? Drie trainers leggen uit welke competenties je nodig hebt om klaar te zijn voor de toekomst.

20

4

|

MEI 2017

JEZELF DE BAAS ZIJN Mensen die ontevreden zijn en hun leven willen veranderen moeten in actie komen. “Een leuker leven is geen product, je moet er moeite voor doen”, aldus Marcel van Wiggen in zijn nieuwe boek ‘Jezelf de baas’.

PRAKTISCH

Signaal

6

10 tips voor goed projectmanagement Doe mee aan ons Salarisonderzoek

24

Spellingtips

38

Wanneer gebruik je een komma?

Softwaretips

40

Vergaderen in OneNote

ZO BEWAAK JE DE VOORTGANG VAN EEN PROJECT

PERSOONLIJK

Ieder project is weer anders. Er kan van alles anders lopen dan we gepland hadden: deadlines worden niet gehaald, de planning blijkt te krap of de onderlinge communicatie is gebrekkig. Wat kun jij doen in je rol als assistent om het project soepel te laten verlopen en op tijd in te grijpen als er iets mis dreigt te gaan?

17

Zo werk ik

36

Monica Dekking

Professional

39

Maria Storms-Vermaas SERVICE

29

32

Column Gaby Madiredjo Van nee naar ja

TEKST

Van der Valk Business Dordrecht Marketing Community VCK Travel Productnieuws Colofon

18 25 26 34 42 43

Hoe haal je tekst uit een pdf en zijn er manieren om de paginanummering in Word pas te laten beginnen ná de inhoudsopgave? In dit artikel een aantal kleine, maar handige tekstverwerkingstips die je werk gewoon wat makkelijker maken.

MEI 2017

|

5

SIGNAAL SAMENSTELLING ALINE DE BRUIN

6 Engelse zinnen die je snel verkeerd begrijpt We spreken allemaal wel een mondje En-

3. That’s not bad.

gels. Toch is de kans op communicatie-

Wat een Engelsman bedoelt: That’s quite

ve misverstanden nog groot. Want die En-

good to very good.

gelsen… hebben een ‘hidden language’.

Wat wij begrijpen: That’s mediocre at best.

6 voorbeelden van Engelse zinnen die je

4. Perhaps you would like to think about…

waarschijnlijk verkeerd opvat.

Wat een Engelsman bedoelt: I would really suggest you think about this.

1. How are you?

Wat wij begrijpen: A suggestion but I can do

Wat een Engelsman bedoelt: Hello.

what I like.

Wat wij begrijpen: He wants to know exactly

5. I was a bit disappointed that...

how I am feeling and I have to give an accura-

Wat een Engelsman bedoelt: I am quite up-

te and truthful answer.

set with you.

2. Correct me if I’m wrong...

Wat wij begrijpen: Not really important.

Wat een Engelsman bedoelt: I know I’m right,

6. Please think about that some more.

but…

Wat een Engelsman bedoelt: Bad idea, I urge

Wat wij begrijpen: He is unsure of what he is

you to reconsider.

saying.

Wat wij begrijpen: They like the idea!

VOOR GOED PROJECTMANAGEMENT 1. Maak je projectgroep niet te groot. Hoe meer mensen, hoe meer meningen en dus hoe meer ‘plasjes’ er over ideeën moeDOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

ten worden gedaan.

2. Hak het project in kleinere stukken, die je vervolgens waar mogelijk bij anderen neerlegt. Je hoeft het niet helemaal zelf te doen!

3. Kies een slimme manier om samen te werken binnen het project. Liever iets waarbij je samenwerkt aan dezelfde documenten en taken (Trello, Google Drive) dan bestanden heen en weer mailen.

4. Overleg vaak, maar wel kort. Liefst nog staand ook! En heb je al eens aan overleg via Skype gedacht?

5. Houd ruimte in je budget. Zorg dat je áltijd een post ‘onvoorzien’ hebt.

6. Benoem tussentijdse mijlpalen of stappen. Noteer die zo mogelijk in je agenda, zeker als je weet dat je de dagen daarvoor heel druk bent.

7. Als je zes uur hebt om een boom om te hakken, spendeer dan vier uur aan het slijpen van je bijl. Vrij vertaald: een goed uitgedacht projectplan is vaak veel meer waard dan hard werken - hoe goed bedoeld ook.

8. Vraag aandacht voor je project. Kijk of het intern en extern in de spotlights kan komen. Van intranet tot corporate website, van je eigen LinkedIn-profiel tot in het MT-overleg.

9. Bedank achteraf alle medeprojectleden, collega’s en leveranciers. Daarin attent zijn betaalt zich dubbel en dwars terug en sowieso deed je het niet alleen.

10. Prik bij de start al een datum voor de evaluatie. Pas meteen je draaiboeken, checklists en projectinformatie aan, zodat je de volgende keer geen ‘O ja! Dát was het probleem’ hoeft te denken.

6

|

MEI 2017

Doe mee aan ons Salarisonderzoek De veranderende rol van de assistent is een feit, en wij bren-

3 MANIEREN OM DOELEN VOOR JEZELF OP TE STELLEN

gen deze veranderingen graag in kaart. Daarom houden we ook dit jaar weer een salaris- en loopbaanperspectiefonder-

Uit onderzoek blijkt dat men-

zoek, in vertrouwde samenwerking met adviesbureau Be-

sen over het algemeen kiezen

renschot.

uit drie manieren om doelen voor zichzelf op te stellen.

Je deelname wordt zeer op prijs gesteld. Verspreid de link dus gerust in je eigen netwerk. Hoe meer deelnemers, hoe represen-

Manier 1

tatiever het onderzoek. Het invullen duurt zo’n tien minuten. On-

Ze stellen zich de toekomst voor

der de deelnemers verloten we de training Management Sup-

die ze willen bereiken en al het

port Break (juni en december) die je professionele groei een

mooie dat daarbij komt kijken.

boost zal geven.

Bijvoorbeeld: ik rijd na mijn promotie in een Audi R8 en zal daar-

Hartelijk dank voor je tijd en deelname alvast! Je kunt het onder-

door meer waardering krijgen.

zoek vinden via een link in de rechterbalk op de website van Management Support.

Manier 2 Ze richten zich op alle beren op de weg die ze kunnen bedenken de Workshopdagen dit jaar weer heel gezellig waren? De foto’s zijn te bekij-

als ze nadenken over hoe ze hun

ken op managementsupport.nl > je online identiteit heel belangrijk is bij het

doelen moeten bereiken. Dus:

solliciteren? Uit onderzoek blijkt dat 24% van de bedrijven aangeeft dat on-

zo’n auto krijg ik nooit, want een

line informatie een verkeerd beeld van de werkelijkheid geeft > er twee popu-

andere collega aast op dezelfde

laire tijden zijn voor koffie op kantoor? Tussen 8.00 uur en 8.30 uur en tus-

carrièremogelijkheid.

sen 10.00 uur en 10.30 uur > oude koeien uit de sloot halen één van de meest voorkomende communicatiefouten is? <

Manier 3 Ze hanteren een combinatie van

TEAMLEIDER SECRETARIAAT: 10 TIPS

de vorige twee manieren en concentreren zich op het doel, terwijl ze ook de valkuilen op weg naar

3. Blijf objectief in conflicten, maar

het doel voor ogen houden.

laat ook zien waar je (voor) staat.

4. Betrek iedereen actief in het

Concreet stappenplan

overleg.

De eerste groep mensen kun je

5. Schat elk idee op waarde, veeg

optimisten noemen, de tweede

niets zomaar van tafel.

pessimisten en de derde realis-

6. Je hoeft niet iedereen te mo-

ten. De eerste twee methoden,

Het werk van de teamleider

flicten, durft te zeggen wat an-

gen, maar het is niet handig dat

optimisme en pessimisme, zijn

lijkt een onmogelijke taak,

deren niet zeggen en structuur

te laten merken.

volgens onderzoek niet sterk ge-

want je doet het eigenlijk

aanbrengt in de vergadering.

7. Beloon grif, ook individuen,

relateerd aan het bereiken van

nooit goed. Hoe word je toch

Kortom, aan een teamleider.

maar zorg ervoor dat je niemand

je doel, de derde methode ech-

‘voortrekt’.

ter wel. Vooral als je de obstakels

Met deze 10 gouden tips word

8. De fout het vertrouwen van

goed omschrijft en vertaalt naar

de teamleider die iedereen op handen draagt?

je de teamleider die iedereen op

een teamlid te schenden kun je

een concreet stappenplan. Bij-

Binnen een team is er altijd be-

handen draagt.

maar één keer maken.

voorbeeld: Ik wil drie kilo afval-

hoefte aan iemand die een oor-

1. Maak een vliegende start als je

9. Vragen oproepen is vaak beter

len en ik weet dat als ik een zak

deel velt, een compliment geeft,

nieuw bent in je functie.

dan antwoorden opdringen.

chips openmaak ik niet meer kan

de communicatie naar buiten toe

2. Neem vragen om sturing seri-

10. Stel je eigen positie af en toe ter

stoppen met eten. Dus ik begin

verzorgt, kan bemiddelen bij con-

eus, maar ga er niet altijd op in.

discussie, dat kan verlichting geven.

niet eens aan die zak.

MEI 2017

|

7

SIGNAAL SAMENSTELLING ALINE DE BRUIN

‘Slechte slapers hebben minder zelfbeheersing’ Ongewenst gedrag op het werk – denk

dig en zorg je dat het niet nog eens gebeurt.

hem volgens de onderzoekers in hun ‘morele

aan extra lange pauzes of te vroeg naar

Het is bekend dat een slechte nachtrust de

identiteit’. Dit is een psychologische maatstaf

huis gaan – is een kostbaar probleem. Uit

zelfbeheersing aantast. Voor dit onderzoek

voor hoe belangrijk morele kenmerken zo-

promotieonderzoek blijkt nu dat mensen

wilden de onderzoekers uitzoeken of slecht

als ‘vriendelijkheid’ of ‘eerlijkheid’ zijn voor ie-

die zulk gedrag vertonen, al na één nacht

slapen ook echt tot ongewenst gedrag zou

mands zelfbeeld, en hoeveel waarde iemand

slecht slapen de dag erop sneller in zulk

leiden op de werkvloer.

eraan hecht om door anderen als een goede

gedrag vervallen.

Uit het onderzoek bleek dat de kwaliteit van

en morele persoon te worden gezien.

de slaap inderdaad van invloed kan zijn op Ongewenst gedrag op de werkvloer komt

het gedrag van de respondenten tijdens de

vaak voort uit egoïstische impulsen die niet

werkdag die erop volgt. Mensen die de ene

door zelfbeheersing binnen de perken gehou-

dag tijdens het werk ongewenst gedrag ver-

den worden, zegt onderzoekster Laura Giurge

toonden, liepen na een slechte nachtrust

van de Erasmus Universiteit. Iedereen heeft

meer risico ook de volgende dag ongewenst

weleens de neiging vroeg naar huis gaan zon-

gedrag te vertonen. Opvallend genoeg rea-

der een leidinggevende te informeren, maar

geerden sommige respondenten heftiger dan

meestal geef je niet toe aan die impuls. En als

gemiddeld op een slechte nachtrust en gin-

je dat toch doet, voel je je erna meestal schul-

gen veel sneller de fout in. Het verschil zit

66%

van de millennials is bang dat het lijkt of ze minder hard werken als ze niet op kantoor zijn (Bron: onderzoek van Polycom)

TIPS VOOR EEN KRACHTIG WERKWOORD Onze wachtwoorden zijn veel te voorspelbaar geworden. We mixen vaak hoofdletters, kleine letters en cijfers om een ‘veilig’ wachtwoord te creëren, maar uit onderzoek blijkt dat een lang woord of een woord met symbolen veel lastiger te raden is.

Hackers raden heel gemakkelijk onze wachtwoorden. Voorheen probeerde een aanvaller allerlei combinaties van letters en cijfers uit, maar nu weten ze – mede dankzij gelekte wachtwoorden – welke wachtwoorden het vaakst worden gebruikt en welke patronen men over het algemeen volgt.

“En omdat de meesten van ons netjes wachtwoorden maken met een hoofdletter aan het begin, vervolgens kleine letters gebruiken en het afsluiten met een cijfer, zijn onze wachtwoorden kwetsbaarder dan ooit”, aldus de onderzoekers.

Maar welk wachtwoord moet je dan wel gebruiken? Een zo lang mogelijk wachtwoord of een woord met veel symbolen. Nog een paar tips voor een sterk wachtwoord: • Gebruik leestekens, symbolen en cijfers door elkaar. Een uitroepteken aan het einde maakt het sterker. Vervang letters door gelijkende cijfers zoals bijvoorbeeld 33n (een) of w88 (wachten). Spelfouten mogen! Ze zijn zelfs aan te bevelen om het raden van wachtwoorden te bemoeilijken.

• Gebruik verschillende wachtwoorden voor verschillende toepassingen en programma’s. Hoe makkelijk en verleidelijk het ook is om steeds hetzelfde wachtwoord te gebruiken, bij verlies liggen al je toegangsgegevens op straat.

• Schrijf wachtwoorden nooit op. Als je je wachtwoord toch wilt opschrijven, gebruik dan een Excel- of Worddocument en beveilig dit met een wachtwoord. Niet 100% veilig, maar wel een extra obstakel. Gebruik eventueel speciale software zoals KeePass.

8

|

MEI 2017

Productiviteit stijgt zolang medewerkers kunnen kiezen waar ze werken Productiviteit en teamwork hebben er baat bij als werknemers zelf kunnen kiezen waar vandaan ze werken.

Dat blijkt uit onderzoek naar trends in flexibel werken van Polycom, Inc. Het onderzoek geeft inzicht in de belangrijkste voordelen en uitdagingen van een flexibele werkcultuur voor werknemers en werkgevers. De grote meerderheid van de respondenten (98 procent) is het er over eens dat een plaatsonafhankelijke manier van werken de productiviteit verhoogt doordat mensen zelf de werkplek kunnen kiezen waar zij het meest productief zijn. Ten tweede vindt 92 procent van de ondervraagden dat samenwerken via videoconferencing ten goede komt aan het teamwork.

Het onderzoek toont aan dat 62 procent van de wereldwijde beroepsbevolking flexibel werkt, meer dan ooit tevoren. Digitale transformatie is hiervoor deels verantwoordelijk, want dit zorgt ervoor dat bedrijven op zoek gaan naar nieuwe manieren om sneller en efficiënter te werken. In Europa werkt de meerderheid van de ondervraagden regelmatig flexibel. Hierbij is het opvallend dat twee derde van de respondenten (78 procent) collega’s in andere vestigingen heeft. Het gebruik van samenwerkingstechnologieën draagt eraan bij om collega’s dichter bij elkaar te brengen. 91 procent kent hierdoor zijn collega’s beter, een trend die over de hele wereld merkbaar is.

FOCUS TIMER REBORN | ANDROID (GRATIS) Deze app helpt om je productiviteit te meten en te verbeteren. Het werkt volgens de Pomodoro-techniek: de tijd wordt in blokjes gehakt waarbij je 25 minuten geconcentreerd aan een taak werkt. Daarna mag je van een korte pauze genieten.

Heb je er meerdere taken opzitten dan kun je een langere pauze nemen.

GERTJAN GROEN

TWILIGHT | ANDROID (GRATIS / €2,99 VOOR PRO) Ben je nog tot laat aan het werk ‘s avonds? Het felle licht kan de slaaphormonen flink verstoren waardoor je tot een uur korter slaapt per nacht. Deze app filtert het felblauwe licht, de voornaamste hormoonverstoorder, op basis van de tijden voor zonsopgang- en ondergang. Een geelrood filter maakt het scherm rustiger.

HEADSPACE | ANDROID, IPHONE (GRATIS MET IN-APP AANKOPEN) De smartphone is een van de grootste veroorzakers van stress, maar verschillende mindfulness apps kunnen je er óók van af helpen. Headspace is een van de bekendste en meest succesvolle. De app geeft toegang tot honderden uren aan meditatiesessies. De introductiecursus is gratis, aanvullende cursussen vragen een maandabonnement.

PACIFICA | ANDROID, IPHONE, IPAD (GRATIS MET IN-APP AANKOPEN) Last van wisselende stemmingen? Deze app geeft inzicht in je geestelijk en lichamelijk welzijn. Daarvoor houd je via een digitaal dagboekje bij hoe je je voelt. De app komt hierna ook met suggesties voor oefeningen, passend bij je stemming, en bevat talloze (deels betaalde) audiolessen en een forum.

STREAKS | IPHONE (€3,99) Deze app helpt je gezonde gewoonten aan te leren. Het werkt als een soort takenlijst: je geeft jezelf dagelijkse opdrachten, zoals: een appel eten, de Spaanse taal oefenen, tien minuten lezen of je tanden flossen. De app herinnert je aan taken en beloont je. En door ergens dagelijks aan te werken ontwikkel je een gewoonte.

OVER | ANDROID, IPHONE, IPAD (GRATIS MET IN-APP AANKOPEN) Met deze app plak je gemakkelijk teksten en iconen over een afbeelding. Ideaal voor het maken van bijvoorbeeld een uitnodiging. Bijzonder is het grote aantal, deels exclusieve lettertypen waaruit je kunt kiezen. Voor een snelle start kun je een van de (deels betaalde) sjablonen gebruiken en die met eigen materiaal vullen.

MEI 2017

|

9

P R O J E C T M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST VERA BOT EN ALINE DE BRUIN BEELD ROEL DIJKSTRA EN JAN WILLEM VAN VLIET

Zoveel mensen, zoveel wensen. Ook de invulling van de rol van projectassistent kan per organisatie verschillen. Wat zijn hun taken? Waar lopen ze tegenaan? En waar krijgen ze juist energie van? Vier projectassistenten aan het woord.

PORTRETTEN VAN PROJECTASSISTENTEN Naam: Angelique Planken – Westdijk Functie: Project management assistent Organisatie: Boskalis

A

ls Project Management Assistent bij Boskalis heb ik vooral behoefte aan informatie over de veranderingen binnen mijn functie. Voorheen leek mijn rol op die van de klassieke secretaresse, tegenwoordig wordt er veel meer dan dat verwacht. Ik heb verschillende cursussen over dit onderwerp gevolgd, maar het in de praktijk brengen van de gewenste verbeteringen en veranderingen binnen het ‘traditionele’ Boskalis is best lastig. Managers veranderen namelijk niet altijd mee, terwijl werknemers zoals ik wél overal lezen dat onze rol verandert, we proactiever moeten zijn en meer ondersteuning moeten bieden. Vooral de wat oudere managers zijn niet erg veranderingsgezind. Zij werken vaak al lang binnen het bedrijf en vinden dat het allemaal prima gaat zoals het gaat. Daarnaast verschuilen sommige secretaresses zich achter dat gedrag van hun leidinggevenden. De manager wil het niet, dus zij kunnen niet anders dan het oude ‘pamperen’. Ik zou het waardevol vinden om van andere bedrijven te vernemen hoe zij deze knelpunten aanpakken. Binnen Boskalis is er wel een netwerkgroep van secretaresses, maar ideeën vanuit andere bedrijven en sectoren zijn zeker welkom. Ik ben benieuwd naar hun invalshoeken en tips!”

10

|

MEI 2017

I

n mijn functie ondersteun ik de manager en het team van beleidsmedewerkers. Daarnaast organiseer ik bijeenkomsten. Ik zit in het organisatieteam dat samen met een congresbureau de ‘Voor de Jeugd-dag’ organiseert. Daar komen zo’n 2.500 deelnemers. En ik houd de budgetten bij.

Ik houd van de veelzijdigheid en de ad hoc-werkzaamheden. Het team en de manager kunnen op elk moment van de dag aan mij vragen: ‘Wil je dit voor mij regelen?’ Veel dingen moeten zo snel mogelijk gebeuren en het liefste moet het dezelfde dag nog af zijn. Dat lukt natuurlijk niet altijd. Maar ik vind het wel leuk om zo snel mogelijk, zo veel mogelijk te regelen. Ook de veelzijdigheid van mijn functie spreekt me aan. Ik bewaak het projectbudget. Ik voer het secretariaat van een subcommissie Jeugdzorg en ik notuleer vergaderingen. Dat soort werkzaamheden wissel ik af met ad-hocklussen als: ‘even binnen een half uurtje een zaaltje regelen’.

Wat ik wel mis is een achtervang. Ik ben zelf baas over mijn eigen werkzaamheden en die vrijheid vind ik heel prettig. Maar daardoor moet ik alles zelf doen. Mijn collega’s kunnen wel een keer iets van mij overnemen.

Maar ik kan ze niet vaak om dingen vragen. En ik mis soms begeleiding. Elke projectassistent heeft in onze organisatie andere werkzaamheden. Dat betekent dat ik niet echt collega’s heb met wie ik kan sparren of die even wat werkzaamheden van mij kunnen overnemen.

Ieder bedrijf geeft weer een andere invulling aan de functie van projectassistent. En in het algemeen is het een zwaardere functie dan de functie die ik nu heb. Ik zou ermee geholpen zijn als de functie van ‘projectassistent’ beter gedefinieerd wordt, zodat duidelijker is wat je daaronder verstaat. Ook wil ik weten hoe ik de regie over het werk en over het project houd. En hoe bespreek ik vooraf de rol die ik heb in het project? Nu is veel hap-snap. Er komt een probleem binnen en wij zorgen er meteen voor dat het opgelost wordt. Daardoor komt er veel ad-hoc werk op je af, en dat maakt het werk natuurlijk ook leuk. Maar ik wil meer regie krijgen over al die klussen.

Ik zou het heel erg leuk vinden om in de toekomst ons team van projectassistenten te coördineren. Ik denk dat we van die samenwerking allemaal sterker worden. En daardoor zijn we beter in staat om elkaar te vervangen, bijvoorbeeld bij ziekte of vakantie. Daarnaast zou ik het leuk vinden om de projectleider beter te ondersteunen. Ik heb een module ‘projectmanagement’ gedaan. Daar leer je veel zoals het bijhouden van de planning. In onze organisatie doet de projectleider dat. Ik zou dat graag van hem overnemen, zodat ik mijn kennis beter kan inzetten.”

Naam: Corinne Breddels Functie: projectassistent Decentralisatie jeugdzorg Organisatie: Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG)

MEI 2017

|

11

P R O J E C T M A N AG E M E N T - T H E M A

I

k ben projectassistent van gemiddeld drie grote projecten binnen de KvK. Op dit moment lopen de Startersdag Groningen, de Week van de Financiën (net afgerond) en een intern project voor de Support afdeling.

In het begin heeft het me moeite gekost om alle projectleden ‘op te voeden’, maar na drie jaar heb ik dit wel goed in de vingers. Dat komt ook door de trainingen die ik heb gevolgd.

Om mezelf bij te scholen heb ik al veel trainingen gevolgd bij de NCOI, waaronder Effectief beïnvloeden, Verandermanagement en Persoonlijk Management. Als opfriscursus vond ik ook de training Projectassistent bij Management Support wel interessant, maar nog meer heb ik gehad aan het boek De projectassistent. Dit boek kan ik iedereen aanraden. Ik had het zo uit. Het ligt op mijn bureau en ik kijk er nog regelmatig in omdat alle informatie die ik nodig heb erin terug te vinden is. Het blijkt dat collega’s sowieso gevoelig zijn voor de lijstjes in dit boek, dus haal ik regelmatig het lijstje tevoorschijn met daarop de verantwoordelijkheden binnen een projectteam, zodat ik mijn projectleider kan laten zien dat hij voor bepaalde zaken verantwoordelijk is. Het helpt dan dat het uit een boek komt, het is toch anders wanneer je niet-gevalideerde info van Google haalt.

De KvK heeft over het land verdeeld twaalf projectassistenten, die elkaar gedurende het jaar niet vaak treffen.

We plannen wel één of twee keer per jaar een gezamenlijk werkoverleg omdat wij het belangrijk vinden om informatie uit te wisselen. Ik zou het bijvoorbeeld ook fijn vinden om een specifiek platform te hebben waar ik andere projectassistenten kan ontmoeten en informatie vanuit de functie kan vinden. Ik vraag me alleen af of je wel informatie kunt bieden die voor iedereen interessant is, want het niveau van projectassistenten loopt soms erg uiteen.

Tijdens trainingen heb ik me weleens verbaasd over wat anderen soms al een project noemen.

Uiteindelijk heb ik de ambitie om een projectleider te worden van een klein project, maar ik denk dat dit lastig wordt. Bij ons zijn alle projectleiders namelijk minimaal op hbo-niveau opgeleid en ik niet.”

Naam: Tonnie van de Koolwijk Functie: Projectassistent Organisatie: Kamer van Koophandel

12

|

MEI 2017

Naam: Lies Rip Functie: Projectassistent Organisatie: Gemeente Pijnacker-Nootdorp

I

k ben in de eerste plaats projectassistent. We hebben in ons team geen managementassistent. Dus ik vervul ook wat taken van de managementassistent samen met twee collega’s. Ik houd agenda’s bij, doe de correspondentie, notuleer vergaderingen, ik archiveer, ik werk presentaties uit, doe de ziekmeldingen, verzorg de werving & de selectie, ik denk mee in een aantal werkgroepen en ik doe de introductie van nieuwe collega’s waarbij ik hen wegwijs maak op onze afdeling.

Ik krijg energie als ik kan organiseren. Ook vind ik het leuk om de projectmanager zo goed mogelijk te ondersteunen, zodat hij (of zij) zo goed mogelijk zijn werk kan doen. En ik houd van meedenken en vooruitdenken. Het meedenken doe ik in de werkgroepen.

Het vooruit denken doe ik vooral in de ondersteuning van de projectmanager. Als er een vergadering gepland staat dan doe ik van tevoren de voorbereidingen. Ik check dan wat er in de vorige vergadering gezegd is en wat de projectmanager beloofd heeft. Ik vraag de projectmanager naar de status en of hij al gedaan heeft wat hij in de vorige vergadering gezegd heeft. Zo gaat hij goed voorbereid de vergadering in.

Soms komen collega’s hun hart luchten. Ik vind het fijn om een luisterend oor te zijn. Daardoor heb ik meer begrip voor iemands houding of voor een situatie.

Mijn ambitie is om mijn vak zo goed mogelijk uit te blijven voeren. Ik ben 53 jaar en ik heb in het verleden ook andere banen gehad. Ik ben tevreden met wat ik nu doe. Misschien wil ik in de toekomst een dagje minder werken.

Ik blijf graag op de hoogte dus af en toe volg ik een workshop. Ik heb trainingen gevolgd zoals ‘Manage de manager’, een projectassistenttraining en een aantal korte trainingen tijdens een congres. In al die trainingen en cursussen leer je wat bij, zodat je je werkzaamheden net weer even beter kunt uitvoeren. Ook lees ik graag Management Support Magazine. Je leest dan hoe anderen het doen. Wat me ook helpt is: sparren met anderen binnen de organisatie. Laatst vertelde een externe relatie dat hij ons bedrijf als voorbeeld bij een van zijn andere klanten noemde. Dat vond ik mooi om te horen.

Ik wil graag een inspirator zijn. Ik sta open voor nieuwe dingen.

Een paar jaar geleden hebben we bijvoorbeeld het nieuwe werken ingevoerd. Iedereen moest daaraan meedoen, maar niet iedereen pakte dat met evenveel enthousiasme op. Ik zie het wel als een sport om het goede voorbeeld te geven, zodat anderen ook enthousiast worden.”

MEI 2017

|

13

P R O J E C T M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST PIETER HOEKSTRA, PETER VOS, JAKOB ZWINDERMAN

Steeds meer ondersteuners spelen een rol binnen projecten. Wat houdt die rol precies in en welke competenties zijn handig om te hebben als je projectassistent bent of wilt zijn? De schrijvers van Het Projectassistentboek geven je een aantal tips.

JOUW ROL EN COMPETENTIES IN PROJECTEN

SECRETARESSE OF PROJECTASSISTENT

Steeds meer managementassistenten zijn nu ook projectassistent. De realiteit is echter dat de werkzaamheden die ze binnen projecten uitvoeren dezelfde zijn als de gangbare werkzaamheden.

Ze noemen zich projectassistent, maar

14

|

MEI 2017

zijn ‘gewoon’ projectondersteuner of projectsecretaresse: zij voeren praktische zaken uit als agendabeheer en e-mail en hebben de rol van afmaker, administratief medewerker en overzicht houden.

In de praktijk komt dit vaak neer op catering regelen, badges maken, uitnodigingen versturen, aanmeldingen bijhou-

den en gastvrouw zijn. Heel waardevol, maar dit wordt niet bedoeld met de functie projectassistent. De lat voor de projectassistent wordt in dit artikel een stuk hoger gelegd: de projectassistent als sparringpartner van de projectleider, de projectassistent die ‘aanschurkt’ tegen de projectleider qua verantwoordelijkheden.

De functie van projectassistent verschilt dus wezenlijk van die van een secretaresse. Als secretaresse opereer je als ‘management- of stafondersteuner’ en help je anderen hun doelen te realiseren. Als projectassistent ben je meestal ook zelf verantwoordelijk voor een aantal taken en resultaten. Hierbij kun je denken aan een bijdrage richting de organisatie (wie doet wat?) en informatievoorziening (wie moet welke informatie ontvangen?)

Je hebt een verantwoordelijke rol in het project onder regie van de projectleider.

Werkzaamheden die je als projectassistent kunt uitvoeren zijn bijvoorbeeld: - Budgetbeheer, voortgangscontrole en het organiseren van bijeenkomsten.

- Documentatiesysteem opzetten en beheren.

- Voortgangsrapportage opstellen.

- Planning opstellen en bewaken.

- Vraagbaak binnen het project en naar de organisatie toe.

- ‘Antenne’ voor signalen: opvangen en vertalen naar actie.

- Klankbord voor projectleider en projectteam.

Belangrijk is bij de start van het project een aantal zaken te regelen met de projectleider. Dit voorkomt ‘ruis’ in het verdere verloop van het project. Tevens wordt jouw positie in het project duidelijk en dat bepaalt welke taken je kunt oppakken.

- zet een documentatiesysteem op en beheert dat ook; - coördineert activiteiten en afspraken; - fungeert als vraagbaak; - bewaakt de voortgang van de eigen taken; - pikt signalen op en onderneemt daar actie op.

Profiel Vanzelfsprekend beschik je over een vakgerichte opleiding en ruime werkervaring. Je bent ambitieus en je schrikt er niet voor terug om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Je bent: - de linker- en rechterhand van de projectleider met eigen inbreng; - sociaal vaardig; - een goede teamspeler; - humorvol en creatief; - vasthoudend; - op de hoogte van tips & tools; - iemand die afspraken nakomt ook nadat het project is afgesloten; - een meedenker; - initiatiefrijk en proactief; - zelfstandig; - coördinator en communicator; - een organisator; - belangstellend; - ordelijk.

DRIE COMPETENTIES VOOR DE TOEKOMST

Als projectassistent moet je van alle markten thuis zijn. Wat houdt de functie precies in en wat zijn je taken? Hieronder een overzicht met alles wat je moet weten om je functie als projectassistent goed te kunnen uitoefenen.

Waarschijnlijk heb je al deze competenties al in huis als secretaresse of ondersteuner. Op een drietal competenties verwachten we dat er in de toekomst meer ‘gescoord’ moet worden: flexibiliteit, stressbestendigheid en assertiviteit. Deze kwaliteiten worden in de functie secretaresse ook gevraagd maar in de nieuwe functie zijn deze extra belangrijk.

Verantwoordelijkheden In je rol als projectassistent heb je veel meer verantwoordelijkheid dan als secretaresse. Concreet wordt het volgende van een projectassistent verwacht: - vervult taken op het gebied van organisatie, budgetbeheer, voortgangscontrole;

Flexibiliteit Je kunt in en rondom een project voor onverwachte situatie komen te staan en die leiden tot aanpassingen in planningen en activiteiten. Jouw flexibiliteit om hierop adequaat op in te spelen is noodzakelijk. Dat je soepel kunt inspe-

FUNCTIEOMSCHRIJVING

len op dergelijke veranderingen wordt gewaardeerd en creëert mogelijkheden voor meer en andere taken en verantwoordelijkheden. Denk mee met de projectleider en projectteamleden om zo aanvaardbare oplossingen te vinden voor problemen die zich voordoen.

Stressbestendigheid Naar mate het project vordert wordt het vermoedelijk steeds drukker en vraagt het meer behendigheid hier op in te spelen. Je maakt een goed onderscheid tussen urgente en belangrijke taken. Je bepaalt wat kan wachten, wat nu moet en wat ook anderen kunnen oppakken. Hierin is duidelijkheid in je communicatie een must. Zeg wat je wil en niet wat je niet wil.

Assertiviteit Je toont je assertiviteit om te voorkomen dat afspraken niet worden nagekomen of ondersneeuwen in ander werk. Hierbij kom je voor jezelf op zonder een ander te kwetsen, je kiest voor de dialoog vanuit een eerlijke en open houding, je geeft relevante informatie en laat ruimte voor onderhandeling. Dit kan ook betekenen dat je verzoeken gaat weigeren omdat ze in conflict komen met je eigen prioriteiten.

Dit voorkomt ook stress.

COMPETENTIESCAN

Om op een objectieve wijze een beeld te krijgen van je eigen competenties in relatie tot de kerncompetenties hebben we een competentiescan ontwikkeld. De scan voert je langs 40 stellingen en na het beantwoorden van de vragen volgt er een scorelijst in de vorm van een spinnenweb.

Het spinnenweb is opgebouwd uit acht assen: acht verschillende basiscompetenties.

De rode lijn is je eigen ingevulde score. De grijze stippellijn is de ‘ideale score voor de projectassistent van de toekomst’. De acht assen worden verklaard in het rapport.

Deze ontvang je automatisch na digitaal invullen). De scan is gratis in te vullen op de website van Management Support of via www.competentie-scan.nl.

MEI 2017

|

15

P R O J E C T M A N AG E M E N T - T H E M A

‘Flexibiliteit, stressbestendigheid en assertiviteit worden alleen maar belangrijker’

ALLES OVER PROJECTEN Wil jij je verder ontwikkelen op het gebied van projectmanagement? Dan zijn onze trainingen POWER Projectassistent of Projectmanagement misschien wel iets voor jou. Kijk voor meer info op www.managementsupport.nl/opleidingen

Profiel Het profiel van de projectassistent zit meer aan de rechterkant van de competentiescan. De basiscompetenties van de doelgroep zitten meer aan de linkerkant; een groot loyaliteitsgevoel met bijbehorende valkuilen, veel ondersteunen en uitvoering. Deze kwaliteiten zijn in relaties zeer waardevol en moeten worden vastgehouden, maar het ‘nieuwe’ werkveld van projectassistent vraagt nieuwe competenties.

Kort samengevat kun je zeggen dat de kerncompetenties van de projectleider meestal aan de harde kant (rechts van het model) zitten en die van de projectassistent aan de linkerkant. Ontwikkeling van

de hierboven genoemde competenties betekent een verschuiving van links naar rechts om in het midden uit te komen.

Hiermee bedien je als projectassistent beide werelden.

De auteurs van dit artikel hebben ook Het Projectassistentboek geschreven, hét naslagwerk voor iedere projectassistent. Het boek is verkrijgbaar in onze shop, zie www.vakmedianetshop.nl.

SAMENWERKINGSCONTRACT MET DE PROJECTLEIDER

Het gaat erom je verwachtingen te delen met de projectleider en dat de projectleider zich uitspreekt over jouw inzet.

Een samenwerkingscontract kan daar bij helpen. Het gaat over vier gebieden waar je het samen eens moet worden: 1. Verwachtingen: wat doe jij in het project en wat heeft de projectleider nodig?

2. Taken/bevoegdheden en verantwoor-

delijkheden: wat doe je wel en niet?

3. Kennis en vaardigheden: wat wordt er van jouw inzet op kennis en vaardigheden verwacht?

4. Blijven communiceren: hoe blijven we de verwachtingen en de voortgang met elkaar doornemen?

Bekijk hieronder een voorbeeld van een samenwerkingscontract:

ALGEMEEN

FICTIEVE ANTWOORDEN

Project

Samenvoegen

Afdeling

Bedrijfsvoering

Projectleider (PL)

Kees de Vries

Projectassistent (PA)

Ellen van Haren

Looptijd project

8 maanden (1-1-15 / 1-9-15)

Inzet projectassistent (uren per week)

23 uur

Locatie

Utrecht

COMMUNICATIE

Overleg moment

Maandagochtend van 9 – 10 uur

Frequentie

Wekelijks

PA rapporteert aan

Projectleider

Frequentie

Maandelijks

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Planning

Bewaker / bijhouden

Agenda beheer team

Bijhouden / plannen van overleggen en events

Document beheer

Archivering en standaardisering

Organiseren

Trekker van

Mandaat

Tot 500,- zelfstandig

KENNISGEBIEDEN

Automatiseringskennis

MS office/Wunderlist/Share point

Logistiek

Logistiek pakket

16

|

MEI 2017

GABY MADIREDJO - COLUMN

VAN NEE NAAR JA Begin maart zou ik mijn jaargesprek krijgen. Een jaargesprek vind ik altijd spannend en de vragenlijst die je vooraf krijgt heeft mij deze keer toch wel aan het denken gezet.

Waarom weet ik niet precies, ik geef maar de schuld aan het feit dat ik net de veertig ben gepasseerd. De vragenlijst was niet eens zo lang, maar ik moest wel lang denken voor ik antwoord kon geven op sommige vragen. De eerste vraag: ‘Wat vind je van je werkzaamheden en waarin vind je dat er verbeterpunten kunnen komen?’

‘Wat vind ik van mijn werkzaamheden?’ Deze vraag heb ik mezelf wel tien keer gesteld. Wat vind ik er nou eigenlijk van? Is dit wel wat ik wil blijven doen? Hoe kan ik het vak secretaresse verder uitbuiten? Wat kan ik nog leren? Ik ben al meer dan vijftien jaar secretaresse, hoe übersecretaresse kan ik zijn? Al deze vragen kwamen in me op; gek werd ik ervan. Het besef van mijn werknemersrol kwam ineens hard aan. Heb ik wel alles bereikt wat ik wil bereiken?

Tijdens mijn eigen onderzoek kwam ik erachter dat ik bijna nooit wat vraag. Wanneer ik iets nodig heb, krijg ik het wel op de een of andere manier. Ik houd mijn lijnen altijd kort en krachtig waardoor men (inclusief ikzelf) sneller kan anticiperen zonder dat ik de vraag werkelijk heb gesteld. En daar zat ik dan met mijn vragenlijst en mijn aankomende jaargesprek. Ineens werd ik zenuwachtig van de input van mijn eigen persoonlijke input. Durf ik eigenlijk wel te vragen?

Durf ik eigenlijk wel te groeien? Is het eigenlijk wel lekker om van een afstand te kijken hoe iemand groeit en jezelf te overtuigen dat je zelf wel prima zit?

Mijn conclusie was NEE. Nee, ik durf eigenlijk niet te vragen om groei, nee, ik vind het niet leuk dat een ander wel groeit in haar secretaressevak en ik niet, nee, ik zit dus niet prima! Mijn conclusie deed mij goed: ik zeg JA tegen mijzelf, ik zeg ja tegen groei en ik ga dit tegen mijn leidinggevende zeggen. En dat heb ik gedaan. Ik heb mijn leidinggevende mijn conclusie uitgelegd en verteld wat ik wil en wat ik nodig heb. Op het moment dat ik tegen haar zei dat ik mijn kennis en vaardigheden wil gaan ontwikkelen op het gebied van informatie- en procesmanagement binnen het secretariaat zag ik een glans in haar ogen. “Top Gaby die JA van jou, laat mij weten welke opleiding het beste bij je past.”

Dus beste lezer: neem mijn conclusie over en draai het om. Maak van de NEE een JA!

Gaby Madiredjo is secretaresse bij de VU en werkt op het secretariaat van de faculteit Rechtsgeleerdheid. In haar column beschrijft ze wat ze dagelijks meemaakt op het werk en haar verwondering over collega’s, workflows en stroef lopende communicatie. Als vrijwilliger bij De Regenbooggroep zet ze zich in voor mensen die financiële problemen hebben.

Ook hieruit put ze inspiratie.

MEI 2017

|

17

BEDRIJF IN BEELD

67 locaties, bijna negenduizend kamers, zevenhonderd zalen en maar één aanspreekpunt. Van der Valk Business is het middelpunt van alle aanvragen voor congressen, vergaderingen, evenementen, feesten en partijen.

Robbert Weddepohl van Van der Valk Business vertelt erover.

Service voor zakelijke boekingen belangrijk speerpunt bij Van der Valk

‘ Van der Valk Business: één nummer, één aanspreekpunt’ Van der Valk Business is het antwoord op de snelle groei die de hotelketen doormaakt, laat Weddepohl weten. “Wij ontwikkelen in rap tempo nieuwe hotels, aansprekende ontwikkelingen zijn er onder meer in Zaltbommel aan de A2, in Tiel aan de A15, in Groningen-Hoogkerk en in Nijmegen-Lent. Het team van Van der Valk Business heeft het overzicht van al deze ontwikkelingen, weet alle ins en outs van iedere nieuwe en bestaande locatie - die geschikt zijn voor 2 personen tot drieduizend personen –

18

|

MEI 2017

en kan de managementondersteuner tot in detail adviseren over de best mogelijke keuze die past bij hun specifieke wensen.”

De afdeling is een jaar geleden geïntroduceerd, volgens Weddepohl met succes.

“Steeds meer aanvragen komen centraal binnen, Van der Valk Business is het middelpunt van onze zakelijke marktbewerking. Voor boekers die reserveringen via één centraal servicepunt willen laten verzorgen, zijn wij de perfecte partner.”

CULINAIRE ASPECT

Het businessteam achterhaalt de vraag en zoekt de aansluiting. Vergaderen, overnachten of gewoon culinair genieten? Het kan. Voor bedrijven die bijvoorbeeld duurzaamheid belangrijk vinden, en die het culinaire aspect centraal stellen, is die match snel gemaakt.

Weddepohl: “Vrijwel al onze locaties zijn Green Key-gecertificeerd. Dat betekent dat wij duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan en dat komt onder meer terug in het aanbod eten en drin-

ken. Wij kiezen vaak voor biologische producten en steeds meer groenten.”

Hotel De Cantharel bij Apeldoorn heeft zelfs een eigen moestuin, weet Weddepohl. “Ook staat daar al geruime tijd met veel succes het Veluws Streekmenu op de kaart, met daarin erkende streekproducten van de Veluwe en onbespoten groenten en kruiden uit de eigen moestuin.

Ook veel andere Van der Valk Hotels investeren op dit moment in soortgelijke projecten.”

van alle gemakken zijn beschikbaar tegen een uitstekende prijskwaliteitverhouding.” Dat laatste is waar Van der Valk nog steeds om wordt geroemd, dat heeft de keten volgens Weddepohl altijd scherp op het netvlies staan. “Het is met recht genieten in een moderne omgeving bij Van der Valk, en altijd goed betaalbaar. Luxe skybars, sushilounges, live cooking; wij hebben oog voor de veranderende vraag. Onze managers komen ook in het buitenland, in Dubai

‘Luxe skybars, sushilounges, live cooking; wij hebben oog voor de veranderende vraag’ INTERNATIONAAL

De vooruitstrevendheid en de groei van Van der Valk is niet alleen zichtbaar in Nederland, maar ook ver daarbuiten.

Zo zijn er hotels in België, Duitsland, Frankrijk, Spanje en op Curaçao en Bonaire. “Ook hiervoor is het businessteam in te zetten”, aldus Weddepohl. De locaties buiten Nederland lenen zich bijvoorbeeld heel goed voor incentives, zegt hij. “Een bonus voor het salesteam?

Kom naar Van der Valk op Bonaire of Hotel Barcarola in Spanje. Een directiemeeting? Kom naar ons hotel op Curaçao. Naast de uitstekende vergaderen congresmogelijkheden biedt Van der Valk daar namelijk ook volop comfortabele ontspannings- en overnachtingsmogelijkheden. Kamers en suites voorzien

bijvoorbeeld, zien de ontwikkelingen daar en kijken wat de mogelijkheden zijn voor onze locaties, die standaard allemaal goed bereikbaarheid zijn, gratis parkeergelegenheid hebben, evenals gratis WiFi, ruime kamers met alle voorzieningen voor de ervaren zakenreiziger en goed geoutilleerde zalen voorzien van de laatste technische faciliteiten.”

Van der Valk Business Telefoon: 088 024 64 00 info@valkbusiness.com www.valkbusiness.com hotels worden allemaal door externe deskundigen gecontroleerd. Ook daar kan het team van Van der Valk Business de boekers alles over vertellen.”

Net zoals zij de boekers kunnen informeren over de mogelijkheden van een corporate account. Weddepohl legt uit: “Voor bedrijven die minimaal 100 kamernachten of meerdere zaalreserveringen per jaar boeken bestaat de mogelijkheid om een landelijk raamovereenkomst af te sluiten bij de aangesloten hotels. Voor het bedrijf wordt een eigen reserveringsportal ingericht voor kamers en zalen tegen vooraf afgesproken prijzen. Eén van de voordelen is dat men mobiel een kamer kan boeken binnen 90 seconden. Ook zijn er online statistieken en is er een online support functie op het eigen reserveringsportaal.

En dat is allemaal binnen handbereik.

Via één nummer, één aanspreekpunt; Van der Valk Business.”

COMFORTABELE OVERNACHTINGEN

De Van der Valk hotels gelden volgens Weddepohl om die redenen niet voor niets binnen het zakelijke segment als toonaangevende locaties voor bijeenkomsten of comfortabele overnachtingen. “Dat blijkt ook wel uit de onafhankelijke Vergaderhamer-classificatie; onze

MEI 2017

|

19

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING TEKST MAAIKE TINDEMANS

DE COMPETENTIES VAN DE 21STE EEUW

BEN JIJ KLAAR VOOR DE TOEKOMST? 20

|

MEI 2017

De wereld om ons heen verandert.

Verander jij mee? Of blijf je vasthouden aan de traditionele secretaressetaken die langzaam verdwijnen? Drie trainers leggen uit welke competenties je nodig hebt om klaar te zijn voor de toekomst.

“Secretaresses die traditioneel geschoold zijn, krijgen het steeds moeilijker”, zegt trainer Sander Schroevers. “De werkzaamheden veranderen door de toenemende digitalisering. Bovendien staat er een ander type managers op.

Zij willen graag werken met secretaresses die bij de tijd zijn en die zes ballen tegelijk in de lucht kunnen houden.

Er zijn secretaresses die dat nooit geleerd hebben.”

STUREN

Wat zijn dan die nieuwe competenties van de 21ste eeuw?

Dat begint met een goed sturend vermogen. “Dit betekent dat je in staat bent om de regie te nemen en voor je eigen doelen te gaan”, zegt trainer Jocelyn Rebbens. “Initiatief nemen hoort daarbij. Je moet het leuk vinden om nieuwe werkzaamheden op te pakken, ook als die buiten je takenpakket vallen. Het is essentieel dat je je gaat verdiepen en misschien moet je je ook wel specialiseren, zodat je een proactieve sparringpartner voor je manager wordt.

Bovendien heb je doorzettingsvermogen nodig. Niet alles lukt in één keer. Ben jij in staat om weer op te staan en door te gaan? Je ontdekt je eigen veerkracht door de tegenslagen die je te verwerken krijgt.”

Jocelyn zegt dat je bovendien een gezonde nieuwsgierigheid nodig hebt voor een goed sturend vermogen.

“Je denkt regelmatig: wat is goed voor mij en voor de organisatie? En vaak is het ook: niet te veel denken maar gewoon doen. Dat vraagt om lef. En je moet fouten durven te maken. De manager speelt een cruciale rol in dit proces. Is hij in staat om zaken echt aan jou over te laten?

‘We hebben de neiging alles vast te leggen in mails en contracten’ MEI 2017

|

21

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Of blijft hij jou controleren? Je hebt de ruimte nodig om te komen tot een goed sturend vermogen. Hij of zij kan jou wel coachen of aanmoedigen.”

SAMENWERKEN

Een tweede competentie die steeds belangrijker wordt in de toekomst is: samenwerkend vermogen. “Dat begint met een goede grondhouding”, zegt trainer Gunilla Blijsie. “Je moet ervan doordrongen zijn dat je samen verder komt dan alleen. Je komt niet tot een goede samenwerking als je stiekem denkt dat je het zelf beter of sneller kunt.”

TIPS VOOR DE TOEKOMST Hoe zorg jij ervoor dat je klaar bent voor de toekomst? Drie trainers zetten enkele tips op een rij.

Jocelyn (sturend vermogen):

Het is belangrijk dat je in staat bent om gezamenlijke doelen te formuleren. Gunilla: “Daar horen communicatieve vaardigheden bij. Kun je je eigen logica of gedachtegang goed verwoorden? En ben je in staat om écht te luisteren naar de ander? Of hoor je wat je graag wilt horen? Het loont om goed te kunnen schakelen tussen gevoel en inhoud. Dit betekent aan de ene kant dat je oog hebt voor je eigen emotie én die van de ander. Hoe gaat het met de ander? Zit hij goed in zijn vel? Aan de andere kant moet je ook in staat zijn om situaties zakelijk te zien. Wat zijn onze afspraken, of is de klus misschien te moeilijk of te veel voor de ander? Het is lastig om onderling feedback te geven als je de neiging hebt alles persoonlijk op te vatten. En bij een goede samenwerking hoort een open sfeer waarin je beiden tot op zekere hoogte je onzekerheden of frustraties mag laten zien. Vertel de ander waar je tegenaan loopt of waarom iets niet lukt. Je komt verder als je elkaar als gelijkwaardig blijft zien en met elkaar meedenkt. Zo kom je samen tot het beste resultaat.”

- Ga in de driversseat zitten en bepaal je doel.

- Zoek verdieping op de inhoud.

PROBLEMEN OPLOSSEN

- Besef dat het werk leuker wordt met meer autonomie.

De derde competentie is: probleemoplossend vermogen.

“Dit betekent dat je in staat bent om een probleem te herkennen, te erkennen, te analyseren en om een oplossing te creëren”, zegt Sander. “Je kunt ook denken: laat maar. Het is niet mijn probleem. Mensen met een groot probleemoplossend vermogen zien de situatie als een uitdaging en komen in actie.” Sander onderscheidt twee soorten uitdagingen, namelijk acute problemen en langetermijnproblemen. “Voor acute problemen moet je snel kunnen handelen. Daar horen vaardigheden bij zoals assertiviteit en het vaststellen van de juiste prioriteiten. Langetermijnproblemen zijn groter. Daarbij is het belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van het probleem, de achterliggende oorzaken en de doelen die je wilt bereiken. Vaak moet je ook weten hoe de verschillende stakeholders tegen het probleem aankijken. En je moet ervoor zorgen dat jouw oplossing goed landt. Over het algemeen is het oplossen van een langetermijnprobleem niet moeilijk. Je kunt een stappenplan gebruiken. Het is vooral van belang dat je er voldoende tijd voor neemt en niet alsnog gaat voor de haastige oplossing. Mensen blinken vaak uit in het oplossen van acute óf langetermijnproblemen. Het is de kunst om beide goed te beheersen.”

- Kijk om je heen wie je bewondert. Wat kun je van hem of haar leren?

- Bepaal wat je nodig hebt om je doel te bereiken, bijvoorbeeld een training.

- Draaf niet door. Goed is goed. Je wilt geen burn-out krijgen.

- Maak jezelf zichtbaar en laat zien wat je kunt.

Gunilla (samenwerken): - Besef dat je elkaar nodig hebt.

- Neem soms even pauze zodat je de tijd krijgt om elkaars opvattingen goed te begrijpen.

- Gun elkaar het voordeel van de twijfel.

- Geef iemand de ruimte om fouten te maken.

- Investeer in elkaar.

- Zet je eigen ideeën soms aan de kant, omdat de ideeën van de ander beter zijn.

- Zorg dat je gezamenlijk afgerekend wordt op het eindresultaat, en niet op de individuele bijdragen.

Sander (probleemoplossend vermogen en internationalisering): - Maak een goede analyse van het probleem.

- Kies een snelle oplossing voor acute problemen.

INTERNATIONAAL

- Neem de tijd voor een goed doordachte oplossing bij

De laatste competentie die steeds belangrijker wordt in de toekomst is de vaardigheid om samen te werken met mensen uit andere culturen. “De basis van deze vaardigheid is dat je begrijpt dat je zelf anders bent dan de rest”, zegt Sander. “Onze manier van werken sluit eigenlijk

grotere (langetermijn)problemen.

- Besef dat je als Nederlander anders bent dan de rest.

- Mopper niet te veel op anderen, maar probeer te begrijpen waarom mensen uit andere culturen anders zijn.

22

|

MEI 2017

‘Managers willen werken met secretaresses die zes ballen in de lucht kunnen houden’

alleen aan bij mensen uit Scandinavische landen. De rest van de wereld is anders dan wij. Je kunt wel stug volhouden dat je jezelf wilt blijven. Maar dat betekent dat je zelf links rijdt en de rest rechts. Uiteindelijk geeft dat toch een botsing. Daarom is het goed om te weten hoe je zelf bent.

Als Nederlanders zijn we erg individualistisch. We kennen weinig hiërarchie en we hebben de neiging om alles vast te leggen in mailtjes en contracten. Mensen uit andere culturen kijken daar vaak raar van op. En misschien willen zij graag investeren in de relatie en daar hebben wij als Nederlanders weer minder oog voor.” En natuurlijk moet je je verdiepen in de cultuur van de ander. Sander: “Daardoor snap je waarom dingen fout gaan en wat je kunt doen om de samenwerking te verbeteren.”

MANAGEMENT SUPPORT BREAK Wil jij je de competenties van de 21ste eeuw eigen maken? Kom dan naar de Management Support Break met de trainers Jocelyn Rebbens, Sander Schroevers en Gunilla Blijsie. Tijdens deze Break krijg je inzicht in wat er verandert, hoor je voor welke uitdagingen jij komt te staan, leer je welke competenties je nodig hebt en hoe je deze (verder) ontwikkelt. De Break vindt plaats op 23 juni en 1 december 2017. Kijk voor meer info op

SAMENHANG

Jocelyn en Gunilla geven tot slot aan dat alle vier de competenties met elkaar samenhangen. “Probleemoplossend vermogen is een belangrijk onderdeel van sturend vermogen”, zegt Jocelyn. “Dit wil zeggen dat je niet vastzit in bestaande patronen. Je vraagt je af hoe het ook anders kan. En je vindt het leuk om de uitdaging aan te gaan.”

Gunilla zegt dat samenwerkend en sturend vermogen elkaar elke dag afwisselen. “Je kunt niet als een dictator te werk gaan, omdat je een groot sturend vermogen hebt.

Je kunt alleen de leiding nemen als je in verbinding bent met de rest. Dit betekent dat je ook bereid moet zijn om de ander te volgen. Meebewegen en zelf de regie nemen wisselen elkaar af. De internationalisering geeft een extra dimensie aan het samenwerkend vermogen. In een internationale samenwerking gebeuren er waarschijnlijk vaker dingen die je niet begrijpt. De juiste grondhouding is dat je elkaar niet veroordeelt. Het is beter om te denken: daar zal wel een goede reden voor zijn. Een stap verder is dat je op verkenning durft te gaan en dat je je afvraagt hoe het voor de ander zou zijn. Je moet daarbij af stappen van het idee dat je eigen visie de beste is. Het ontdekken van gemeenschappelijke drijfveren en doelen geeft goede energie. Die open houding brengt je uiteindelijk verder.”

break.managementsupport.nl.

MEI 2017

|

23

Mensen die ontevreden zijn en hun leven willen veranderen moeten in actie komen. “Een leuker leven is geen product, je moet er moeite voor doen”, aldus Marcel van Wiggen in zijn nieuwe boek ‘Jezelf de baas’.

WEES JEZELF DE BAAS

‘EEN LEUKER LEVEN KOOP JE NIET IN DE SUPERMARKT’ De meeste Nederlanders hebben een dak boven hun

In zijn nieuwe boek Jezelf de baas beschrijft Van Wig-

hoofd, voldoende te eten, talloze spullen en de tijd om

gen dat hij het als zijn taak ziet om mensen te helpen

ervan te genieten. En toch voelen we ons vaak onge-

om hun karakter te veranderen. “Het is een mythe dat

lukkig of ontevreden. Er zijn op dit moment meer dan

je karakter onveranderlijk is, er is geen enkel weten-

een miljoen mensen die antidepressiva gebruiken.

schappelijk bewijs voor. Begrijp me niet verkeerd, er

Bijna een kwart van alle werknemers zou het liefst

kunnen heel goede redenen zijn dat iemand somber

niet meer gaan werken na het weekend. Op relatie-

is of weinig zelfvertrouwen heeft. Maar dat wil niet

gebied loopt bijna 40 procent van de relaties op de

zeggen dat je de rest van je leven somber of onzeker

klippen. Daarnaast is er een groot aantal mensen dat

Titel: Jezelf de baas – Regisseer

continu stress ervaart.

je eigen leven

hoeft te blijven.”

Auteur: Marcel van Wiggen

KLEINE STAPPEN

WE ZIJN VERWEND

ISBN: 9789461262158

Veranderen vereist niet zozeer drastische stappen

Volgens trainer en coach Marcel van Wiggen is er

Uitgever: Haystack

als ontslag nemen of een scheiding aanvragen, maar

dan ook een enorme behoefte bij mensen om te

Prijs: € 19,50

juist kleine stappen, leert Van Wiggen de deelnemers

veranderen. Maar volgens hem zijn we verleerd hoe

aan zijn trainingen. “Gebruik positieve woorden,

we ons beter kunnen voelen. “We vragen ons graag

loop rechtop, geef de mensen om je heen eens een

af waarom of waardoor we niet tevreden zijn. Maar

compliment. Het is niet andermans schuld dat jij

de oplossing willen we niet onder ogen zien, want die

je chagrijnig, gespannen of teleurgesteld voelt. Jij

vereist dat je zelf in actie komt.”

creëert je eigen gevoel. De manier waarop je kijkt

Van Wiggens aanpak is confronterend, maar hij vindt

naar een gebeurtenis, de manier waarop je denkt,

deze broodnodig: “We zijn verwend. We denken dat

je lichaamshouding en je woordgebruik bepalen in

een leuker leven een product is dat we in de super-

hoge mate hoe jij je voelt. En als jij jezelf beter voelt,

markt van het schap kunnen pakken. Maar zo werkt

ben je ook in staat om praktische stappen te zetten

het niet. Je moet er moeite voor doen.”

die je leven verbeteren.”

24

|

MEI 2017

BEDRIJF IN BEELD

Vergaderen in Dordrecht was nog nooit zo binnen handbereik. Dankzij de splinternieuwe website www.vergaderenindordrecht.nl. Het is de pleisterplaats van de Drechtstad waar boekers een passende vergaderlocatie in slechts drie stappen vinden en boeken.

Pleisterplaats www.vergaderenindordrecht.nl vernieuwd

Vergaderen in Dordrecht; de perfecte locatie is zo gevonden, zo geboekt Dordrecht is inspirerend. Uitstekend bereikbaar. Gastvrij. En boordevol cultuurhistorisch erfgoed. “De ideale plek dus om te vergaderen”, vertelt Petra Venekamp van ConcreetAdvies. En het boeken van die vergadering is volgens haar tegenwoordig in een handomdraai geregeld. Dankzij www.vergaderenindordrecht.nl. “De website is compleet vernieuwd en geeft een overzicht van bijna alles wat Dordrecht op het vergadervlak heeft te bieden. Dertig locaties presenteren zich er, in vol ornaat. Met foto’s, achtergrondinformatie en nieuwtjes.”

ONAFHANKELIJK PLATFORM

Eén van die nieuwtjes is bijvoorbeeld dat Cultureel Centrum Cascade recent voor de derde keer op rij de Publieksprijs 2016 kreeg uitgereikt door MeetingReview. “Gasten hebben beoordelingen achtergelaten op het onafhankelijke platform van MeetingReview.com. Cascade heeft de hoogste totaal score gekregen en is daarmee de verdiende winnaar van deze publieksprijs voor vergaderlocaties.

Vanuit de inmiddels 80 reviews komt bij Cascade vooral de prijs-kwaliteit verhouding en goede service naar voren in de toelichtingen”, legt Venekamp uit. Het boeken van Cascade kan dus via www. vergaderenindordrecht.nl. Dat geldt uiteraard ook voor alle andere vergaderlocaties in Dordrecht, waaronder het Hof van Nederland. Venekamp: “Hier heeft de Eerste Vrije Statenvergadering van

1572 echt plaatsgevonden. Eigenzinnig én monumentaal: typisch Dordts. Met recht dus een inspirerende locatie voor een bijeenkomst of vergadering.”

EENVOUDIGE STAPPEN

Hoe werkt dat boeken dan via de website?

In drie eenvoudige stappen is de perfect passende locatie gevonden en geboekt.

Het begint met het ingeven van voorkeuren. “Wenst een boeker een duurzame locatie, dan kan dat worden aangevinkt.

Evenals een voorkeur als een eigen parkeerplaats, een groene omgeving en een slaapmogelijkheid”, aldus Venekamp.

Daarna volgt volgens haar het aantal zalen dat de voorkeur heeft en het aantal personen. “Uit die selectie komt vervolgens een aantal voorkeurslocaties naar voren die zich uitgebreid presenteren. De boeker kan direct een offerte aanvragen of meteen telefonisch contact opnemen met de gewenste locatie of met Dordrecht Marketing voor een advies op maat.”

En wil een boeker eerst zelf een eerste indruk op doen… dat kan! Vergaderen

in Dordrecht, de samenwerking tussen de gemeente Dordrecht, Dordrecht Marketing en diverse lokale ondernemers, houdt regelmatig proeverijen, waarbij letterlijk én figuurlijk kan worden geproefd van alle vergadersmaken die Dordrecht en omgeving te bieden hebben. Venekamp: “De deelnemers bezoeken een aantal locaties én ervaren ook de stad en een aantal producten waar Dordrecht trots op is.”

DYNAMISCH PLATFORM

De pleisterplaats www.vergaderenindordrecht.nl is nieuw, maar dat betekent allerminst dat de website ook echt af is, stelt Venekamp. “Het is een dynamisch platform, dat wij blijven ontwikkelen.

Steeds weer nieuwe content en nieuwe locaties!” Zo is Dordrecht Marketing bezig met bijvoorbeeld een grote bioscoopketen in de stad. Venekamp: “Een grote locatie, met grote zalen; de perfecte toevoeging op het toch al rijke aanbod aan comfortabele vergaderlocaties op www.vergaderenindordrecht.nl.”

MEI 2017

|

25

COMMUNITY

OPLEIDINGEN MASTERCLASS OUTLOOK 15 MEI 2017 - UTRECHT

Je werkt dagelijks met Outlook maar je hebt duidelijk

NIEUW: MANAGEMENT SUPPORT BREAK

behoefte aan meer efficiency en handigheid in het gebruik.

Deze Masterclass biedt je daarvoor de gouden tips.

Samenwerken, problemen oplossen en zelfsturing

BREAK

vormen de competenties waarmee toekomstige

ENERGIEK WERKEN

medewerkers het verschil gaan maken. Of je nu wilt

16 MEI 2017 – UTRECHT

doorgroeien naar een hogere functie of persoonlijk

We doen met steeds minder mensen meer werk. Hoe houd

wilt groeien, je zult goed moeten scoren op deze

je dat vol? Hoe blijf je stevig staan, terwijl je mee beweegt

competenties.

COMPETENTIES VAN DE TOEKOMST 23 JUNI 2017 UTRECHT NIEUW

met wat op je pad komt?

Wat dat voor jou als assistant betekent en hoe jij daar op

HET OPZETTEN EN LATEN WERKEN VAN EEN SECRETARESSEPOOL

kunt inspelen, is onderwerp van de nieuwe Management

16 MEI 2017 – UTRECHT

over de toekomst van het vak en de effecten van de

Samenwerken als één team dat toekomstgerichte,

internationalisering op jouw vak kies je nog twee

professionele managementondersteuning biedt. Hoe je dit

sessies over de voor jouw belangrijkste competenties:

aanpakt en realiseert, leer je in deze training.

Samenwerkend vermogen, Probleemoplossend

21TH

Support Break. Naast twee plenaire inspiratiesessies

vermogen of Zelfsturend vermogen.

CENTURY SKILLS INTERNATIONALISERING

ZELFSTURING

PROBLEEM OPLOSSEN

SAMENWERKEN

INFORMATIE EN AANMELDEN: MANAGEMENTSUPPORT.NL/BREAK

ZAKELIJK ENGELS 22 MEI 2017 – UTRECHT

De eerste Break vindt plaats op 23 juni in Utrecht. Meer info:

Je scherpt je functiespecifieke taalvaardigheid aan, wordt

managementsupport.nl/break

gewaarschuwd voor de meest gemaakte fouten en leert de interculturele aspecten waar je tegenaan loopt te herkennen en managen.

CREATIEF DENKEN 23 MEI 2017 – UTRECHT

E-POCKETS OVER ACTUELE ONDERWERPEN

In deze training leer je om originele ideeën en oplossingen te bedenken en nieuwe kansen te scheppen, zowel voor jezelf als voor je afdeling.

e-pocket

Artikelen over actuele onderwerpen die door jullie veel zijn gelezen

POWERBREIN VOOR DE ASSISTANT

bundelen we steeds vaker in handige

23 MEI 2017 – UTRECHT

e-pockets. Zo gaat de informatie niet

Leer hoe je brein werkt, hoe je je positieve brein voor je

verloren en kunnen jullie die nog eens

kunt laten werken, hoe je slimmer kunt onthouden en hoe je met je brein jouw gedrag en dat van anderen kunt beïnvloeden.

Lean werken

‘Dingen eenvoudig maken is moeilijk, dingen ingewikkeld maken is veel eenvoudiger’

gemakkelijk teruglezen.

De volgende e-pockets kun je kosteloos aanvragen:

CREATIEF ZAKELIJK SCHRIJVEN 29 MEI 2017- UTRECHT

Tijdens deze training ga je op zoek naar je eigen

DOEN WAT ERTOE

creativiteit. En je zult zien dat creatief denken en schrijven

• Gaan doen wat ertoe doet: een stappenplan • 5 Tips om te beginnen • Hoe lean is jouw werkplek?

• Tips voor lean werken met minder formulieren DOET! Leaner werken op het secretariaat

verrassend eenvoudig is.

DOEN

* Smart brains * Projectassistentie * Leidinggeven

WAT ERTOE

DOET!

Leaner werken

op het secretariaat

* Lean werken

Bron: managementsupport.nl en het boek Lean werken van Marianne Smits

* Het beste van 2016

Bekijk de volledige programma’s en alle trainingen op managementsupport.nl/opleidingen.

26

|

MEI 2017

Aanvragen kan in onze shop: vakmedianetshop.nl/management-support

DE VOORDELEN VAN E-LEARNING E-learning heeft een enorme opmars gemaakt de afgelopen tijd.

Ook voor jou kan zo’n korte online cursus best iets zijn. Zeker als je snel je – digitale – vaardigheden wilt bijspijkeren. De voordelen op een rij.

Leren waar je maar wilt Leren aan de keukentafel, in de tuin of in de trein, het kan allemaal.

Hierdoor kun je in een omgeving aan de slag die voor jou comfortabel aanvoelt, en waar jij prettig aan je eigen ontwikkeling kunt werken.

Leren wanneer je maar wilt Heb jij onverwacht een uurtje vrij? Een online cursus is 24/7 beschikbaar. Je kunt dus dag en nacht de cursus volgen wanneer het jou uitkomt. Ook is dit makkelijk te combineren met je baan of bezigheden. Zorg wel dat je voldoende tijd neemt voor het volgen van

altijd beschikbaar, hierdoor kun je makkelijker lastige lesstof onder de

een les.

knie krijgen.

Leren in je eigen tempo Jij kunt zelf bepalen hoe snel je de cursus wilt afronden, je hoeft niet

Wil jij zelf aan de slag met online leren? Management Support heeft

te wachten tot andere cursisten de stof begrijpen om verder te leren.

een pakket samengesteld waarmee je vooral je digitale vaardigheden

Lagere kosten

gemakkelijk online kunt bijspijkeren. Je volgt al een e-learning voor

De kosten van een online cursus zijn lager dan die voor een reguliere

€ 95,-

training; geen zaalhuur, minder materiaal en er hoeft niet altijd een

De onderwerpen: OneNote, snelle start, digitaal samenwerken met

docent aanwezig te zijn. Ook kun je zelf besparen op je reiskosten. Het

OneNote, Sharepoint voor de eindgebruiker, Skype voor bedrijven,

is daarom vaak goedkoper om een online cursus te volgen.

Windows 10, Office 365 voor de iPad, Office 365 voor de eindgebruiker,

Stof terugkijken

Excel-vaardig, overstappen op Office 2016 en migratie naar Outlook.

Ben je iets vergeten van een vorige les, ging het je te snel of wil je graag moeilijke stof nog een keer herhalen? Geen probleem; alles is

Kijk voor meer info op managementsupport.nl/opleidingen

SAMEN WERKEN = SAMEN LEREN Wanneer je met meerdere collega’s werkt binnen één organisatie of team, deel je vaak ook dezelfde projecten, problemen én uitdagingen. Het samen aanpakken hiervan is niet alleen leuker, maar ook effectiever. Je leert van elkaar, versterkt elkaar, komt samen tot betere oplossingen en ideeën en je gaat er na afloop ook daadwerkelijk mee aan de slag.

Management Support traint jaarlijks vele grote organisaties uit bedrijfsleven en overheid op specifieke vaardigheden en competenties. Tijdens een Incompanytraining spelen we direct in op specifieke behoeften en vraagstukken. Hierbij wordt er niet geleerd om het leren, maar vooral om beter te presteren. Als individu, maar ook als team. Samen gaan we voor het beste resultaat.

Interesse? Neem dan eens vrijblijvend contact met Pleuni Maassen, 06 - 12 898 404 of pleunimaassen@vakmedianet.nl.

PORTFOLIO • Opleidingen keuze uit meer dan 60 onderwerpen, ook incompany • Vakbase uitgebreide online informatie op jouw vakgebied • E-mailnieuwsbrief gratis iedere dinsdag in je inbox • Magazine verschijnt iedere maand • Social media LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube • Boeken meer dan 100 titels • Website nieuws, checklists, blogs en meer: managementsupport.nl

Meer weten over ons aanbod of voor wie we al eerder incompanytrainingen hebben georganiseerd?

Kijk dan op onze website: managementsupport.nl/incompany.

MEI 2017

|

27

POWER PROJECTASSISTENT

Een dag vol tips, tricks en tools om een project optimaal te organiseren, assisteren en realiseren De toename van het aantal projecten binnen organisaties biedt kansen voor jou! Maar hoe zorg je dat het project loopt en de flow erin blijft? Je rol duidelijk is? Dat het project binnen de gestelde tijd wordt afgerond? En dat iedereen zich aan zijn afspraken houdt?

DIT LEER JE: je rol en wat je kunt bijdragen je projectteam mobiliseren focus houden op prioriteiten planning, takenoverzicht en documentbeheer bijhouden met digitale tools snel bedenken van creatieve oplossingen

Leer in één dag je project efficiënter en effectiever te ondersteunen Schrijf je nu in voor de training op

managementsupport.nl/opleidingen

T H E M A - P R O J E C T M A N AG E M E N T TEKST ELS FRIGGE

Ieder project is weer anders. Er kan van alles anders lopen dan we gepland hadden: deadlines worden niet gehaald, de planning blijkt te krap of de onderlinge communicatie is gebrekkig. Wat kun jij doen in je rol als assistent om het project soepel te laten verlopen en op tijd in te grijpen als er iets mis dreigt te gaan?

ZO BEWAAK JE DE VOORTGANG VAN EEN PROJECT

MEI 2017

|

29

P R O J E C T M A N AG E M E N T - T H E M A TEKST ELS FRIGGE

W

e kennen ze allemaal: de ‘blunderprojecten’ (zie kader).

Projecten die uit de hand lopen wat betreft tijd en kosten. Vaak gaat dit om complexe projecten met de overheid als opdrachtgever. De oorzaak moeten we onder andere zoeken in ondeskundigheid van de opdrachtgever die iets wil wat niet mogelijk is binnen die tijd of voor dat budget. Maar ook leveranciers die zeggen iets te kunnen leveren binnen die tijd en binnen dat budget, maar dat in de praktijk niet waarmaken.

Natuurlijk kun jij als projectassistent zulke grote mislukkingen niet voorkomen, zeker niet als het gaat om een ondeskundige opdrachtgever, maar je kunt wel leren van de fouten die gemaakt zijn in deze projecten.

‘Blind vertrouwen leidt helaas vaak tot chaos en teleurstellingen’

VERTROUWEN EN CONTROLE

Eén van de belangrijkste taken van de projectassistent is het bewaken van de voortgang van de projectactiviteiten en op tijd signaleren als het project dreigt uit te lopen.

Als we dit op tijd weten kan de projectmanager ingrijpen door bijvoorbeeld meer mensen op een activiteit te zetten of andere activiteiten versneld te laten plaatsvinden.

De ‘leveranciers’ in jouw project zijn vaak je eigen collega’s of andere betrokkenen die iets op tijd moeten aanleveren. Hoe zorg je dat ze dat ook doen? Door er op te vertrouwen dat het wel goed komt of door alles te controleren? Blind vertrouwen leidt helaas vaak tot chaos en teleurstellingen en alles willen controleren zal leiden tot een enorme werkdruk en weerstand bij de betrokkenen.

Je moet op zoek naar een evenwicht tussen controle en

BLUNDER PROJECTEN VAN DE OVERHEID – De sociale verzekeringsbank heeft het PGB-systeem overhaast ingevoerd waardoor duizenden mensen veel te laat uitbetaald werden.

– Vanaf 18 maart 2003 ging het hoofdgebouw van het Rijksmuseum dicht voor een verbouwing die aanvankelijk enkele jaren zou gaan duren, maar door diverse vertragingen bijna tien jaar in beslag zou nemen.

– De bouw van het nieuwe station van Delft leidde tot grote financiële problemen bij de gemeente. Om de rekening te

vertrouwen. Controle door een transparante projectplanning en weten wat de kritieke acties in het project zijn.

Vertrouwen door een goede relatie op te bouwen met je ‘leveranciers’. Dat betekent niet alleen blind varen op technische planningstools, maar zeker ook door face-to-face communicatie met betrokkenen in het project.

UITGEWERKT PROJECTPLAN

Allereerst moet je voor het kunnen bewaken van de voortgang beschikken over een zeer goed uitgewerkt projectplan, waar zowel de grove planning van het gehele project in fasen staat, als de fijne activiteitenplanning van de fase die gaat beginnen. Deze planning wordt vaak gemaakt in een planningsbijeenkomst. Elke activiteit schrijven we op een post-it met doorlooptijd en naam van de verantwoordelijke. Daarna plakken we alle post-its met activiteiten in de gewenste volgorde. Activiteiten die tegelijk kunnen plaatsvinden, plakken we onder elkaar. Met lijnen geven we aan welke activiteit afhankelijk is van een andere.

Doe actief mee in deze planningsbijeenkomst en zorg dat jouw projectactiviteiten er ook bij staan. Die worden nogal eens vergeten door de projectmanager en de projectmedewerkers.

kunnen betalen, moest de gemeente het aantal ambtenaren halveren.

HET KRITIEKE PAD VAN HET PROJECT

– In Rotterdam ligt onder station Lombardijen de ruwbouw

Als de planning klaar is, maak je er foto’s van en zet je de planning in een planningstool. Dat kan in Excel. Voor complexere projecten wordt vaak een specialistische

van een metrostation bedoeld voor de nooit aangelegde metrolijn naar Ridderkerk.

30

|

MEI 2017

planningstool gebruikt waar ook de afhankelijkheden van activiteiten ingevoerd kunnen worden. Zoek bij voorkeur naar een online planningstool, waardoor de planning makkelijk te delen is en transparant is voor alle betrokkenen. Zorg er wel voor dat het aantal medewerkers die rechten krijgen tot aanpassen van de planning beperkt blijft, anders wordt het een rommeltje.

Waar ga je je nu op focussen in de planning? Je hebt echt geen tijd om alle activiteiten intensief te volgen. Je focust je in eerste instantie op activiteiten die op het kritieke pad liggen. Dat zijn die activiteiten die bij uitloop direct gevolgen hebben voor het halen van de deadline.

‘Focus op de activiteiten die op het kritieke pad liggen’

STAPPENPLAN VOORTGANGSBEWAKING – Organiseer planningssessies voor de start van elke

INVESTEREN IN GOEDE RELATIES

nieuwe fase in het project.

Hoe zorg je dat betrokkenen in het project zich houden aan de planning? Zeker niet door alleen maar herinneringsmailtjes te sturen, te smeken of gefrustreerd te raken.

Mensen laten zich door jou alleen beïnvloeden als ze overtuigd zijn van je goede intenties. Investeer daarom in een goede relatie met de betrokkenen in het project. Dat doe je door persoonlijke aandacht te geven en belangstelling te tonen voor hun werk. Hoe beter de relatie is hoe makkelijker het is om mensen te herinneren aan een deadline of aan te spreken op het niet op tijd aanleveren.

In een goede relatie durven mensen open te zijn als dreigt dat ze de deadline niet gaan halen en heb je de mogelijkheid om mee te denken over een oplossing. Dat vraagt ook van jou een open communicatie waarbij je uiteraard je doel voor ogen houdt.

– Zet de planning in een planningstool en maak het kritieke pad zichtbaar.

– Investeer in de relatie met de projectbetrokkenen door aandacht en interesse.

– Maak persoonlijk contact met de betrokkenen vóór de deadline van een kritiekepadactiviteit en vraag geïnteresseerd of het gaat lukken.

– Doe dit via de mail voor niet-kritieke activiteiten.

– Denk mee over een oplossing als er een probleem dreigt met het halen van de deadline.

– Zorg steeds voor een transparant en actueel bijgewerkte planning.

– Meld het dreigen van overschrijden van deadlines zo snel mogelijk bij de projectmanager.

MEI 2017

|

31

L I F E H AC K S TEKST ALINE DE BRUIN

Hoe haal je tekst uit een pdf en zijn er manieren om de paginanummering in Word pas te laten beginnen ná de inhoudsopgave? In dit artikel een aantal kleine, maar handige tekstverwerkingstips die je werk gewoon wat makkelijker maken.

4 HANDIGE TEKSTVERWERKINGSTIPS TEKST UIT EEN PDF HALEN

Het kan zijn dat je tekst uit een pdf ergens anders wilt gebruiken, bijvoorbeeld in een Word-document, in een e-mail of op internet. Er zijn een paar manieren waarop je dat kunt doen. Maar het is handig om eerst te controleren of het kopiëren van inhoud van de PDF wel is toegestaan.

Dat doe je zo: 1. Klik met de rechtermuisknop op het document en kies Documenteigenschappen.

2. Klik op de tab Beveiliging en bekijk het Overzicht documentbeperkingen.

Als tekst kopiëren toegestaan is, klik dan met de rechtermuisknop op het document en kies Gereedschap Selecteren in het pop-upmenu. Sleep dan om tekst te selecteren, of klik om een afbeelding te selecteren. Klik met de rechtermuisknop op het geselecteerde item en kies kopiëren.

Je kunt ook alle tekst in één keer exporteren naar een txtbestand via Bestand en Opslaan als tekst. Let op: er staan dan wel harde returns in de tekst. Deze kun je weghalen om er doorlopende tekst van te maken: - Selecteer de tekst en klik op Zoeken en Vervangen (CTRL+F) - Vul bij het venster Zoeken ^p in (Shift+6 en de letter p) - Type nu achter Vervangen door een enkele spatie en klik op Alles vervangen

32

|

MEI 2017

Via Google zijn er ook een aantal gratis programmaatjes te vinden die de tekst van een pdf omzetten naar een Word-bestand, maar niet alles is even betrouwbaar.

WORD EN EXCEL NAAST ELKAAR ZETTEN

Deze tip komt van onze software-expert Roel Peeters.

Heb je een Word-bestand én een Excel-lijst nodig tijdens het notuleren of andersoortige bezigheden? Zet dan de ene links op je scherm en de andere rechts via de Windowsknop + pijltje links en Windowsknop + pijltje rechts.

Notuleer je met een verslag dat helemaal onderin ook een takenlijst bevat? Open dan via het tabblad Beeld dezelfde notulen in een tweede venster. Als je de vensters dan links en rechts hebt, kun je hetzelfde document op twee plaatsen tegelijk bewerken.

PAGINANUMMERS IN WORD INVOEGEN ZONDER VOORKANT EN INHOUDSOPGAVE

Als je bezig bent met een bepaald stuk in Word en je wilt de paginanummering toevoegen, dan neemt Word (helaas) automatisch de voorkant en inhoudsopgave mee.

Terwijl dit natuurlijk niet nodig is. Gelukkig kun je in Word je paginanummer zichtbaar maken vanaf een bepaalde pagina. Je moet dan wel je document in gedeelten opdelen. Dit doe je in Word met secties: - Je plaatst vlak na de inhoudsopgave een sectie-einde

door te kiezen voor Invoegen, Eindemarkering, Sectieeinde en het keuzerondje Volgende pagina te selecteren en dan op OK te klikken. Nu kies je voor Beeld, Koptekst en voettekst.

- Je klikt op de knoppen bij 1 om naar het volgende gebied of het vorige gebied over te schakelen. Vervolgens zorg je dat in elk gebied de knop bij 2 uit staat, dus niet licht van kleur is. Eventueel doe je hetzelfde voor de Voetteksten. Dit doe je door op de knop bij 3 te drukken en dan dezelfde handelingen weer uit te voeren.

- Als je dit gedaan hebt, klik je op de knop bij 4 om het paginanummer in te voegen.

- Heb je de paginanummers geplaatst, dan kun je klikken op de knop bij 5 om aan te geven bij welk nummer er begonnen moet worden met tellen, vervolgens klik je op Sluiten.

te scannen en dan weer retour te mailen. Professioneel gemaakte pdf`s zijn voorzien van invulvelden. Is dat niet het geval (omdat ze bijvoorbeeld vanuit Word zijn gemaakt) dan kun je er alsnog op schrijven. Dat kan niet meteen in een online pdf. Je moet deze eerst downloaden.

Dat doe je zo: - Maak gebruik van het gereedschap in Adobe Reader DC. - Kies hier voor Invullen en Ondertekenen - Je kunt vervolgens kruisjes zetten, vinkjes, tekstvakjes neerzetten waar je maar wilt en het formulier van een handtekening voorzien.

Als je het gratis account hebt aangemaakt en bent ingelogd kun je de handtekening gebruiken die je in je profiel hebt bewaard. Maar ben je niet ingelogd dan bestaat er de mogelijkheid dat je je naam intypt en deze in geschreven tekst wordt omgezet. Niet echt je handtekening maar het ziet er wel echt uit. Vervolgens sla je de ingevulde pdf op (al dan niet in een Cloud) en/of stuur je hem naar de betrokkenen via e-mail.

PDF INVULLEN EN VAN EEN HANDTEKENING VOORZIEN

Invulformulieren worden meestal in pdf aangeleverd. Het is niet nodig om deze helemaal uit te printen, in te vullen,

De gloednieuwe KNVB Campus is dĂŠ plek waar onze nationale selecties trainen en waar trainers worden opgeleid, scheidsrechters werken aan de arbitrage en waar voetballers van ons land kunnen revalideren.

Maar de KNVB Campus is meer dan het hart van het Nederlandse voetbal.

Het is ook een plek waar het bedrijfsleven in een inspirerende topsport omgeving kan vergaderen, waar je aan teambuilding kunt doen, waar je clinics kunt volgen en waar je kunt eten, drinken en overnachten.

DE KNVB CAMPUS IS DE ULTIEME PLEK VOOR DE TEAMS VAN MORGEN! Woudenbergseweg 56-58 3707 HX Zeist

T

0343 - 491 424

E I

info@knvbcampus.nl www.knvb.nl/campus

MEI 2017

|

33

BEDRIJF IN BEELD

De vluchtgegevens, de hotelboeking en de congreskaart; alles is met Tripdrive binnen handbereik van de reiziger. En dat terwijl de managementassistent of travel manager alle losse reisonderdelen, e-mails en documentatie van de zakelijke trip binnen datzelfde innovatieve platform kan beheren.

VCK Travel breidt dienstverlening uit met innovatieve tool voor alle zakenreizen

Tripdrive: meer dan alleen een functioneel platform Het is het jaar van de innovatie voor VCK Travel. De Amsterdamse inkoper en consultant voor bedrijven op het gebied van travel management ontwikkelt zich in de toekomst meer en meer als software provider en ontwerpt daarvoor op zakenreizen toegespitste technologische oplossingen. Het eerste wapenfeit op dit gebied toont VCK sinds 1 april met Tripdrive. “Tripdrive is hét platform waarbinnen de gehele zakelijke trip, van

34

|

MEI 2017

aanvragen tot boeken en het beheren van boekingen, wordt samengebracht”, zegt Chantal Swart, Supervisor Business Travel bij VCK Travel. Zij ziet dat de markt van business travel een positieve groei doormaakt. “Daarbij wordt onze adviesfunctie steeds belangrijker, management assistenten en reizigers zoeken in de breedte ondersteuning. En niet alleen overdag, ook ’s ochtends vroeg en ’s avonds.” VCK beweegt mee met die

vraag. Zo zijn de openingstijden aangepast; de vaste contactpersonen van VCK zijn van half negen ’s ochtends tot acht uur ’s avonds bereikbaar. Telefonisch, maar sinds kort ook via WhatsApp. “Op die manier kan de reiziger die op de luchthaven wordt geconfronteerd met een vertraging, en de vlucht wil laten omboeken, op een heel laagdrempelige manier contact met ons opnemen”, aldus Swart, die ook vertelt dat er buiten de

openingstijden van VCK om ondersteuning is van een Nederlandse sprekende 24x7 servicedesk op Schiphol.

ONTZORGEN

Tripdrive speelt sinds kort ook een belangrijke rol in het ontzorgen van de reiziger. En in het ontzorgen van de management assistent of travel manager. Het platform kent namelijk twee omgevingen; één voor de reiziger en één voor de management assistent of travel manager. “Een reisaanvraag gaat vaak gepaard met minimaal 25 e-mailtjes tussen ons en de boeker. Binnen Tripdrive zijn al die losse e-mails, evenals alle losse reisonderdelen en documentatie in te zien en te beheren”, legt Swart uit.

Partijen die betrokken zijn bij een zakenreis hebben toegang tot verschillende functionaliteiten. Swart: “Boekingen van derde partijen, linkjes en documenten kunnen eenvoudig aan een reis worden toegevoegd. En door de newsfeed met reisupdates blijft de management assistent of travel manager op de hoogte van reisverstoringen, die net als wijzigingen in reisschema’s, eenvoudig gecommuniceerd kunnen worden met de reizigers.”

chronologische volgorde worden weergegeven. “Het komt nogal eens voor dat wij naast de zakelijke reizen ook het volledige boekingsproces van privéreizen verzorgen. Die worden dan eveneens in het overzicht vermeld, iets wat voor de management assistenten weer handig is als het gaat om het agendabeheer.” Naast dat de management assistenten en travel managers in één oogopslag alle huidige

‘Tripdrive vereenvoudigt en stroomlijnt de organisatie van de zakelijke reizen en bespaart bedrijven zo een hoop geld’ en toekomstige trips zien, kunnen zij ook via de track & trace-functie de locatie van de reizigers wereldwijd opvragen.

“Zo voldoen de bedrijven meteen aan hun zorgplicht”, weet Swart.

TRIPDRIVE BESPAART GELD

VERSTORINGEN DIRECT ZICHTBAAR

Ook voor de reiziger zelf zorgt Tripdrive voor overzicht. “Hij of zij heeft één locatie voor alle reisbescheiden, waaraan bovendien persoonlijke items kunnen worden toegevoegd. Verder kunnen ze zien wie hun reisgenoten zijn. Ook niet onbelangrijk”, lacht Swart. Bovendien zijn verstoringen in reisschema’s ook voor hen direct zichtbaar. Tripdrive is namelijk toegankelijk vanaf ieder apparaat. Of de reiziger nu inlogt vanaf een smartphone, tablet, laptop of computer, het operating system van ieder device wordt ondersteund en de content wordt op diverse schermformaten optimaal weergegeven.

Belangrijk voordeel van Tripdrive, stelt Swart, is verder dat alle reizen uit het verleden, én de reizen in de toekomst in

maximaal benut”, verklaart Swart. Volgens haar levert VCK custom made op.

“Het is eigenlijk: u vraagt, wij draaien.

Bedrijven kunnen zelf aangeven welke functionaliteiten wel en welke niet moeten worden ingepast.” Daarbij is voor alle gebruikers de veiligheid van gegevens gewaarborgd. “Tripdrive is in eigen beheer ontwikkeld door VCK Travel, draait op Nederlandse servers en voldoet

Functioneel en efficiënt, maar bespaart Tripdrive ook kosten op zakenreizen? “Ja”, zegt Swart overtuigend. “Het platform vereenvoudigt en stroomlijnt de organisatie van de zakelijke reizen en scheelt bedrijven zo een hoop geld.” Zij ondersteunt het met een voorbeeld. “Dubbele boekingen komen nog steeds vaak voor.

De management assistent regelt een hotelovernachting, terwijl de manager zelf ook iets boekt. Via Tripdrive staan alle actuele reisdata op één locatie, ziet men precies wat allemaal al is geregeld en houdt de management assistent of de reiziger zelf controle op aanvragen.”

VCK stelt Tripdrive beschikbaar aan alle bestaande klanten. En hoewel de tool van zichzelf al heel toegankelijk is, verzorgt VCK trainingen bij de implementatie ervan. “Zo leren de gebruikers alle ins en outs kennen en wordt de tool

aan de strikte regelgeving met betrekking tot de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Dit wordt binnenkort zelfs bekrachtigd met een ISO27001certificering. Kortom, Tripdrive is niet alleen een heel functioneel platform, het is ook een betrouwbaar platform voor alle zakenreizen.”

MEI 2017

|

35

ZO WERK IK TEKST JOCELYN REBBENS

In deze rubriek vraag ik managementassistentes naar hun zichtbaarheid en duurzame inzetbaarheid op hun werk.

Hoe zij hun positie innemen, welke passie en talenten ze inzetten, hoe zij hun toekomst en het vak zien en wat hun beste tips aan vakgenoten zijn. Dit keer staat de spontane Monica centraal.

‘GEEN WOORDEN MAAR DADEN’ SPOTLIGHT OP:

MIJN MOTTO

Monica Dekking, 30 jaar

“Doe alles met gevoel en een gezonde dosis humor!”

Office Support Venturn

PASSIES, TALENTEN EN ONTWIKKELPUNTEN Nadat Monica de HAVO had afgerond, wist ze niet wat ze wilde worden. “Ik wilde de zakelijke dienstverlening in en ben na een baan in de verkoop bij Unit4 gaan werken, op de supportafdeling. Ik kwam alles over het boekhoudpakket en de software te weten, ben intern opgeleid en heb dit 8 jaar lang gedaan.

Ik vond het telefonisch contact erg leuk, ik ben een mensen-mens.” Tijdens haar zwangerschap bedacht Monica dat zij iets anders wilde. “Ik ben de saleskant opgegaan, maar ontdekte dat koude acquisitie niets voor mij is. Ik ben meer een adviseur.” Na een spannende sollicitatietijd met diverse afwijzingen is Monica gaan zoeken naar functies die te maken hadden met het boekhoudpakket waar ze heel goed in is en wat ze leuk vindt. Door deze keuze kwam ze bij Venturn (consultancy-, recruitment- en trainingsbureau in de Marietieme Logistiek) terecht, zij wilden starten met dit pakket. Hier werkt ze nu ruim een jaar.

“Ik raak erg geïnspireerd bij Venturn. Door de diverse divisies om mij heen krijg ik veel energie, dan haal ik het beste uit mijzelf. Ook krijg ik veel energie in de interactie met collega’s, trainers en onze young professionals.” Monica is het liefst gastvrouw; van het ontvangen van deelnemers, het ondersteunen van trainers tot het verzorgen van de lunch. “Ik ontzorg graag, denk graag vooruit. Ik ben de spin in het web.” Daarnaast is Monica verantwoordelijk voor een deel van de administratie/boekhouding.

MEEDOEN? Ben jij benieuwd hoe jij jezelf neerzet in je werk en of je bewust je talent en inzetbaarheid benut? Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot via verabot@vakmedianet.nl.

We maken per editie een selectie.

36

|

MEI 2017

‘Ik vorm een soort ontmoetingsplek’

TALENTEN Plannen, open, meedenkend, softwaretechnisch sterk

TOEKOMSTDROMEN EN INZETBAARHEID

(boekhoudkundig pakket), energiek, zorgzaam, com-

Monica heeft als ‘opfrisser’ recent de

municatief, telefonisch sterk.

verdieping in de boekhouding opgepakt. Niet alleen door haar tweede

ONTWIKKELPUNTEN

job, maar ook door lesmateriaal erbij

Persoonlijk nog verder verdiepen en groeien, meer

te pakken. Door veel te ontzorgen

anticiperen op de finesses en details (ben meer van

(zichtbaar en onzichtbaar) bij Venturn,

de grote lijnen), lean-training.

blijft ze van toegevoegde waarde in de organisatie. Monica zit erg op haar

POSITIE, KWETSBAARHEID & ZICHTBAARHEID Venturn is een kleine organisatie. Monica heeft een werkplek dichtbij de koffieautomaat en ze houdt hierdoor contact met alle collega’s. Iedereen begint een gesprek, of het nu zakelijk of privé is. “Ik vorm

‘Ik ben het liefst gastvrouw’

een soort ontmoetingsplek, ook voor externen en

plek en wil nog van alles leren en ontwikkelen. “Ik wil meer meekijken in onze branche en in het werkveld van onze Young Professionals en relaties, waardoor ik ook in mijn functie weer kan meedenken en anticiperen richting mijn managers.”

deelnemers ben ik het eerste gezicht.” Monica durft makkelijk een hulpvraag te stellen. Zo ook aan de accountant, Rokade Advies. “Wij hadden al goed contact en ik ben inmiddels gevraagd om één dag in de week de accountant te ondersteunen.” Zo verdiept Monica zich weer inhoudelijk en ze heeft nu haar eigen klanten. Zij maakt hen wegwijs in het technische pakket. Deze twee jobs geven Monica veel zelfvertrouwen. Door haar eerdere sollicitatieproces had ze het gevoel dat ze soms de plank missloeg,

TIPS De tips van Monica aan vakgenoten:

terwijl ze weet dat ze veel te bieden heeft. Hoewel Monica van nature liever geen negatieve feedback

• Blijf vooral jezelf en dichtbij jezelf.

geeft, heeft ze geleerd mensen aan te spreken en

• Focus, blijf bewust waar je voor

dingen uit te spreken. “Openheid en eerlijkheid vind ik belangrijk, fouten maken mag. Ik kon vroeger last hebben van fouten maken. Ik krijg bij Venturn de ruimte en word er niet op afgerekend.” Als we Monica

aangenomen bent en laat je niet afleiden.

• Ontzorg je relaties, waardoor je managers ook blij worden.

goed kennen, dan weten we dat ze een flapuit is en ongecensureerde grappen maakt. Geen woorden maar daden, lekker Rotterdams!

JOCELYN REBBENS:

ADVIE

S

Om Monica kun je niet heen. Zij straalt, sprankelt en komt toegankelijk

Jocelyn Rebbens is eige-

over. Ze toetst goed wat de setting en de relatie is, voordat zij meer

naar van ReBBels en trainer

van haar directheid en spontaniteit laat zien, wat ik professioneel vind.

bij Management Support. Ze

Het mooie is dat Monica zelf na een teleurstellende sollicitatieperiode

geeft trainingen, workshops

besloten heeft te gaan voor een specialisatie, waar ze goed in is en wat

en coaching op het gebied van

ze leuk vindt. Dit heeft haar in een jaar tijd twee jobs opgeleverd. Wat mij

personal branding, perfor-

betreft zijn specialisatie en verdieping echt de toekomst voor het manage-

mance, effectieve communica-

mentsupportvak. Kijkend naar Monica’s kracht, ontwikkelwensen en twee

tie en praktische bedrijfspsy-

jobs heb ik een praktische leestip: ‘How to be a Productivity Ninja’, van

chologie. Van haar hand is net

Graham Allcott. Het boek biedt technieken voor slimmer werken (niet har-

verschenen: de Schrijfwijzer

der), minder te piekeren, meer te realiseren en te houden van wat je doet!

Personal Branding.

MEI 2017

|

37

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

WANNEER GEBRUIK JE EEN KOMMA? Bijna elke spellingtraining is er een deelnemer die vraagt

Op www.onzetaal.nl staat een handig

naar het gebruik van de komma. De regels hiervoor zijn

lijstje voor het gebruik van de komma.

vaak niet duidelijk. In deze Spelling- en Taaltips zet ik

Ik geef een beknopte versie hiervan. Je

ze graag voor je op een rij. Daarnaast lees je waarom

zet een komma:

aaneengeschreven en takkewijf correct gespeld zijn.

1. tussen de onderdelen van een opsomming

Wat is juist: aaneen geschreven, aaneengeschreven of aan

2. tussen gelijkwaardige bijvoeglijke

een geschreven?

naamwoorden

De juiste manier om dit voltooid deelwoord te schrijven is aaneengeschreven. Aaneen is namelijk een vast onderdeel van het werkwoord en dat blijft het ook als je het vervoegt, bijvoorbeeld in het voltooid deelwoord. Voorbeelden van andere werkwoorden die je net zo vervoegt zijn: uiteenzetten en ineenduiken.

Ik wil graag weten wanneer ik een komma in een zin moet zetten. Nu doe ik het maar een beetje op gevoel.

‘Versteende uitdrukkingen zijn woorden waarvan we de herkomst niet weten’

3. voor en na een bijstelling 4. na de aanhef boven een brief of mail 5. na de slotgroet onderaan een brief of mail 6. na een aanspreking Ik geef voor elk onderdeel een voorbeeld: 1. Mijn werk bestaat uit notuleren, brie-

Voor het plaatsen van de komma zijn een paar regels. Al-

ven schrijven, bijeenkomsten organise-

lereerst zet je de komma als je een natuurlijke adempau-

ren en reizen plannen.

ze hoort. Sommige mensen vinden dat lastig omdat de een

2. Hij kreeg heerlijke, pure chocola.

nu eenmaal eerder een ademteug haalt dan de ander. Toch

3. Mijn manager, Marijke, is een vak-

blijkt dat in de praktijk mee te vallen.

vrouw.

Daarnaast zet je een komma tussen twee persoonsvormen:

4. Beste heer Verhagen,

Als het vanavond nog steeds regent, neem ik de bus en Om-

5. Met vriendelijke groet,

dat hij te laat kwam, miste hij de start van de bijeenkomst.

6. Kees, rijd je met ons mee?

Verschil in betekenis

Waarom heeft takkewijf geen tus-

De plaats van de komma kan tot verschil in betekenis leiden.

sen-n en takkenbos wel? Het gaat

Let dus altijd goed op voor je een komma plaatst. ‘Luister’

toch allebei over het woord tak?

maar eens naar de volgende zinnen: 1. Hij vroeg haar, nog eens langs te komen.

Dat heb je goed gezien, takkewijf krijgt

2. Hij vroeg haar nog, eens langs te komen.

geen tussen-n en takkenbos wel. De

Hoor je het verschil? Zet dus nooit zomaar een komma in de

reden is dat het eerste deel tak van

zin. Voor je er erg in hebt, staat er iets anders dan je bedoelt.

takkewijf niet afkomstig is van het zelfstandig naamwoord tak. Het woorddeel takke van takkewijf komt van het Franse werkwoord attaque. Dit bete-

Judith Winterkamp is eigenaar van

kent aanvallen.

Communicatief tekst en training en

Omdat de herkomst van het woord-

trainer bij Management Support. Zij geeft

deel takke in takkewijf voor de gemid-

onder andere trainingen op het gebied

delde taalgebruiker niet bekend is, valt

van schriftelijke communicatie (www.

takkewijf in de categorie versteende

managementsupport.nl/opleidingen). Heb je zelf een

uitdrukkingen. Deze versteende uit-

taalvraag? Mail naar judithwinterkamp@communicatief.

drukkingen krijgen geen tussen-n. An-

info. Maandelijks selecteert zij een aantal vragen die zij beantwoordt in deze rubriek.

38

|

MEI 2017

Bronnen: www.onzetaal.nl

dere voorbeelden zijn: schattebout, kakebeen, klerezooi en rataplan.

leeftijd: 37 jaar opleidingen: Managementassistente, Commercieel medewerker Marketing en Communicatie, BKL, MPZ, Personeelsconsulente, PDL organisatie: Tilburg University, KCS bv (dochteronderneming van de universiteit)

MARIA STORMS-VERMAAS HUIDIGE FUNCTIE Ik ben werkzaam

mens heb, neem ik soms een dag of

re wegen naar Rome zijn. Daag jezelf

als projectondersteuner bij de coör-

twee vrij om te studeren. Verder ben

uit, want je bereikt helemaal niets als je

dinator bedrijfsvoering. We zijn bezig

ik er in het weekend ook wel een paar

op je stoel blijft zitten. Dat geldt voor je

met het inrichten van een organisatie-

uur aan kwijt. Het is hard werken, maar

werk, maar ook voor alles daarbuiten.

brede samenwerkingsomgeving voor

ik vind het leuk en interessant om te

secretaresses. Naast het inrichten van

doen. Ik krijg er energie van.

de site bestaat mijn werk vooral uit het

OVER VIJF JAAR zie ik mezelf niet direct als manager, maar als coördinator

verzamelen en publiceren van informa-

GOEDE EIGENSCHAPPEN Ik ben

van het secretariaat of de afdeling HR.

tie die speciaal bedoeld is voor alle ma-

leergierig en onderzoekend, toon

Ik wil graag direct kunnen schakelen

nagementondersteuners. Verder werk

daadkracht en ik ben resultaatgericht.

met een directeur of manager, maar ik

ik als medewerker personeelszaken bij

Als ik iets aanpak, wil ik het ook afma-

hoef niet zo zeer in die stoel te zitten.

payroll; dat varieert van het registreren

ken. Anders laat het me niet los.

Ik word graag geprikkeld door men-

van ziekmeldingen tot facturaties.

sen in mijn omgeving, ik ben een echTREND IN HET VAK Ik zie steeds

te teamplayer.

STUDEREN Naast mijn werk ben ik

meer dat het belangrijk is dat je jezelf

eigenlijk altijd bezig geweest met op-

openstelt voor andere werkzaamhe-

BOEKENTIP Als het gaat om ons vak-

leidingen volgen. Ik vind het een be-

den. Dat je bij wijze van spreken ge-

gebied: ‘Doen wat ertoe doet’ van Ma-

langrijke aanvulling op mijn werk en

makkelijk op een andere afdeling ge-

rianne Smits. Haar workshops hebben

het wordt ook altijd gewaardeerd als je

plaatst kunt worden. Natuurlijk is het

me geïnspireerd om dit boek te bestel-

jezelf blijft ontwikkelen. Na mijn oplei-

niet zo zwart-wit, maar werkgevers vin-

len. Privé vind ik ‘Taal is zeg maar echt

ding tot managementassistent heb ik

den het prettig als je makkelijk kunt

mijn ding’ van Paulien Cornelisse en

een opleiding voor commercieel me-

schakelen. Er komt steeds meer na-

de Millennium-triologie van Stieg Lars-

dewerker gevolgd en twee jaar gele-

druk te liggen op je flexibiliteit.

son aanraders. Verder lees ik (online)

den heb ik me bijgeschoold tot perso-

vakinformatie van HR Rendement, Ma-

neelsconsulente. Nu ben ik bezig met

IK VERBAAS ME OVER Klagers. Ik

nagement Support en Univers om op

de laatste loodjes van de opleiding tot

ben er een beetje allergisch voor. Al

de hoogte te blijven van alle ontwik-

loonadministrateur.

die energie kun je beter stoppen in

kelingen.

het verhelpen van wat het ook is wat COMBINATIE Ik werk 32 uur en ik ga

je dwars zit. Dat is niet altijd even ge-

In deze rubriek komen professionals aan het woord over carrière en

in de avonduren naar school. Tussen-

makkelijk natuurlijk, maar ik denk dat

ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie:

door maak ik mijn huiswerk. Als ik exa-

mensen vaak vergeten dat er meerde-

verabot@vakmedianet.nl

MEI 2017

|

39

S O F T WA R E T I P S TEKST ROEL PEETERS

VERGADEREN IN ONENOTE Wellicht heb je het al, kost het dus niets en kun je na het lezen van dit artikel meteen papierloos vergaderen. En het leuke is: dit is geen sales-gesprekje. Ik heb het hier niet over een vergaderapp maar over OneNote. Dit programma staat haast zeker in het rijtje van je Office-programma’s. Een aantal tips om dit Microsoft-programma te gebruiken bij het digitaal vergaderen.

ONENOTE ALS APP OF ALS PROGRAMMA

1

Bij het zoeken naar het programma kan het zijn dat je de app vindt én het programma. Om te vergaderen in OneNote is het programma geschikter. Je hebt er meer mogelijkheden en het is overzichtelijker. Hier heb je ook voor betaald: het is onderdeel van je Office-licentie. De app daarentegen is gratis.

HET NUT VAN VERGADEREN IN ONENOTE

Als je in OneNote vergadert dan wordt het vergaderproces een stuk efficiënter: • In het Outlook-vergaderverzoek staat meteen een hyperlink naar de betreffende vergaderagenda in OneNote. Die hoef je dus al niet meer apart te sturen.

• In het verslag worden meteen de namen van de genodigden opgenomen, inclusief e-mailadres.

• De bijlagen worden aan de betreffende agendapunten gekoppeld. Die hoeven

1

dus niet te worden meegestuurd of voorzien te worden van logische namen om te rangschikken.

• Bijlagen dienen niet noodzakelijk als pdf te worden opgeslagen en toegevoegd.

Sterker nog, dat raad ik af. Het is tijdverlies en vaak hebben de leden belang bij het originele bestandsformaat.

• Agenda en notulen zijn geen aparte bestanden. Er wordt genotuleerd IN de agenda.

• Besluiten en Taken (de bekende BAL) worden gekoppeld aan de betreffende agendapunten. Je maakt hier geen aparte lijsten voor. De taken worden meteen aan personen toegevoegd en desnoods aan Outlook-taken gekoppeld. Desge‘IN MIJN NOTULEERTRAININGEN

wenst kan OneNote samenvattende takenlijsten genereren.

BETRAP IK DE DEELNEMERS ER IN DE

• Er worden geen notulen meer nagestuurd. Iedereen kan altijd bij alle vergaderingen.

MEESTE GEVALLEN OP DAT ZIJ GEEN

• Niet-leden of externen kunnen een verslag krijgen via de e-mail.

SJABLOON GEBRUIKEN MAAR GEWOON DE VORIGE AGENDA EN NOTULEN HERGEBRUIKEN’

OM TE VERGADEREN MOET JE KUNNEN DELEN

Werk je in Office 365? Dan is het van belang dat je een Notitieblok maakt op een SharePoint-site waar alle deelnemers bij kunnen. Wil je ook externen betrekken in het vergaderproces dan moet de betreffende SharePoint-site de mogelijkheid hebben om externen uit te nodigen. Dat is prima te regelen. Werk je enkel op een netwerk met netwerkschijven (H:/, G:/, M:/ of iets dergelijks) dan is het van belang dat je notitieblok in een map staat waar alle deelnemers schrijfrechten op hebben.

Externen zijn dan al sowieso uitgesloten.

40

|

MEI 2017

MEER MOGELIJKHEDEN DAN ANDERE VERGADERAPPS

2

Op de afbeelding een opsomming van tools die OneNote heeft voor de alles-inéén-notulen. De bijlagen zijn gewoon van de bron gekopieerd en letterlijk of als hyperlink toegevoegd. Dat laatste heeft als voordeel dat het originele document eventueel meteen kan worden aangepast, mocht dat de bedoeling zijn. Zelfs een e-mail is in het voorbeeld ter bespreking toegevoegd. Iedereen kan deze openen en verzenden indien gewenst. Bij de uitnodiging was enkel de agenda te zien. Je merkt dat het verslag meteen in de agenda wordt geschreven. De taken staan gemarkeerd en zijn al dan niet gepersonaliseerd. Eentje is er zelfs gekoppeld aan de persoonlijke Outlook-takenlijst. Vergaderleden die aan meerdere vergaderingen deelnemen zien op deze manier alle vergadertaken bij elkaar komen in de eigen Outlook-takenlijst. Leuke extra’s zijn de labels die belangrijke dingen, ideeën en vragen markeren.

SAMENVATTINGEN GENEREREN VAN TAKEN

2

3

Op ieder moment kun je een overzichtlijst opvragen waarin alle taken (en eventuele andere markeringen) worden getoond. Deze kan als een aparte notitie worden aangemaakt. En als papierloos werken nog niet helemaal is ingeburgerd kun je een print maken van dit overzicht.

3

ALLES GAAT SNELLER MET EEN SJABLOON

4

In mijn notuleertrainingen betrap ik de deelnemers er vaak op dat zij geen sjabloon gebruiken maar gewoon de vorige agenda en notulen hergebruiken. Het weghalen van de inhoud is dan wel erg tijdsintensief. Een sjabloon gebruiken is handiger. Ook in OneNote kan dit. In plaats van een nieuwe lege pagina kies je uit de uitgebreide bibliotheek van vergadersjablonen die gratis in OneNote aanwezig zijn. Wellicht heb je zelf al een vergaderstructuur. Dan is het mogelijk om deze in OneNote te maken en vervolgens in OneNote op te slaan onder je eigen sjablonen. Het is nog makkelijker te regelen dan in Word!

HET BEGINT BIJ DE UITNODIGING

5

4

Als je de agenda helemaal klaar hebt in OneNote kun je ernaar verwijzen in het vergaderverzoek. Er wordt dan een koppeling gemaakt. Als deelnemers hierop klikken komen zij meteen in de juiste vergadernotitie. Maar misschien heb je alle vergaderingen al ingepland voor het hele jaar. In dat geval is het mogelijk om vanuit de vergadernotitie een koppeling te maken naar een bestaande afspraak in de Outlook-agenda. En daarmee komen we bij het grootste voordeel van OneNote: de naadloze integratie met Microsoft Office!

5 Roel Peeters is Microsoft specialist en trainer. Hij leert mensen efficiënt werken met Officepakketten, het nieuwe notuleren, presentatietechnieken en -tools, Office 365 en samenwerken in Sharepoint. https://roelpeeters.nl/

MEI 2017

|

41

PRODUCTNIEUWS

CITYDEN UP! Cityden Up biedt lifestyle hotelappartementen in Amsterdam Zuid: innovatieve en persoonlijke hotelappartementen voor zowel short stay als long stay. Gelegen aan de prof. J.H. Bavincklaan in Amstelveen, op slechts enkele minuten afstand van de Amsterdamse zuidas en op 15 minuten van het centrum van Amsterdam. Cityden Up is zo een perfecte uitvalsbasis voor professionals die een thuis zoeken in de drukte van Amsterdam.

Je ontmoet andere mensen en hebt alle ruimte om te werken. Cityden Up heeft 81 hotelappartementen met alle faciliteiten. Het restaurant Lucy’s Kitchen is een gezellige ontmoetingsplaats met dakterras en uitzicht over het Amsterdamse bos. Ook aan teams is gedacht: zij kunnen losjes brainstormen in de gezellige lounge - met dakterras - van Lucy’s Kitchen of officieel overleggen in het Solys Business Center.

www.citydenup.com

MET VCK TRAVEL IS HET ALTIJD EEN FEESTJE

ELKE DAG SABBATICAL

Ben je op zoek naar een origineel idee voor

In de huidige turbulente tijden kun

een bedrijfsfestival of jubileumfeest? De er-

je alleen richting geven aan je leven

varen Project Managers Corporate Events

als je weet wat je wilt. Niet voor niks

van VCK Travel kunnen helpen. Zij beschik-

snakken steeds meer mensen naar

ken over de juiste kennis en creatieve ideeën

een sabbatical. Even uit de ratrace,

om een evenement tot een succes te maken.

op adem komen en bedenken wat je

Alles kan! Een volledig uitgewerkt thema, een

écht wilt. Coach Elise Verberg, auteur

prachtige locatie, heerlijk eten, gezellige mu-

van Instant Sabbatical, ziet het om

ziek, een zweefmolen, silent disco? Niks is te

zich heen gebeuren.

gek en alles mag. Neem contact op via 020

In haar boek zet ze uiteen hoe je je-

6 800 901 of via

zelf kunt coachen om nieuwe keu-

www.vcktravel.nl/corporate-events

zes te maken. Instant sabbatical is een reisgids en coach tegelijk en helpt je om de rust te nemen en te beden-

VAN DER VALK START EIGEN BUSINESS DESK

ken hoe je verder wilt groeien. Het boek bevat ruim veertig oefeningen van topcoaches zoals Stephen Covey

Van der Valk positioneert zichzelf nadrukkelijk als zakelijke bestemming met Van der Valk

en George Kohlrieser. “In plaats van

Business. De Business Desk zorgt ervoor dat bedrijven en boekers van vergaderingen en

met je hoofd onder de dekens te krui-

evenementen één centraal aanspreekpunt hebben voor al hun reserveringen bij diverse

pen, je huis te verbouwen of een jaar

vestigingen en vertegenwoordigt 65 deelnemende hotels in binnen- en buitenland.

door Azië te reizen, kun je beter me-

Robbert Weddepohl, Van der Valk Business Director:

teen aan de slag gaan met vragen die

“De veelzijdige Van der Valk hotels lenen zich bij uitstek

er écht toe doen”, zegt Verberg. “Ge-

voor het houden van congressen, vergaderingen,

woon vanavond thuis op de bank of

evenementen en andere zakelijke activiteiten. In

op vakantie.”

combinatie met een lunchbuffet, live cooking diner, gezellige borrel en een overnachting heb je alles onder

ISBN: 9789491757433

één dak.” De Van der Valk Business Desk is te bereiken

Uitgever: BigBusinessPublishers

op 088-024 64 00 of via info@valkbusiness.com.

42

|

MEI 2017

C A R TO O N & C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Aline de Bruin, alinedebruin@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Roel Dijkstra, Els Frigge, Gertjan Groen, Pieter Hoekstra, Martijn Louws, Gaby Madiredjo, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Maaike Tindemans, Peter Vos, Karen Visser, Jan Willem van Vliet, Judith Winterkamp, Jan Zandstra, Jakob Zwinderman Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie André van der Hammen, andrevanderhammen@vakmedianet.nl, 088-5840993 Vormgeving colorscan, www.colorscan.nl Ontwerp Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840888, www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 105,00, verzending buitenland per jaar € 29,50 (EU) en € 41,50 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Oplage Door onafhankelijk accountant gecontroleerde oplage.

Zie voor accountantsverklaring van Grant Thornton www.vakmedianet.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Bilderberg, Conferentiecentrum Woudschoten, iBabs, VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2017 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd.

Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

MEI 2017

|

43

5SJQESJWF (FNBL JO[JDIU FO DPOUSPMF

"M KF SFJTPOEFSEFMFO JO FFO CFWFJMJHE POMJOF QMBUGPSN 8BU 5SJQESJWF LBO CFUFLFOFO 7PPS KF [BLFOSFJ[JHFST

7PPS KPV BMT 5SBWFM .BOBHFS

&ÏO MPDBUJF WPPS BMMF SFJTCFTDIFJEFO 3FJTHFOPUFO FO IVO TDIFNB T CFLJKLFO 1FSTPPOMJKLF JUFNT UPFWPFHFO 3FJTWFSTUPSJOHFO EJSFDU [JDIUCBBS 5PFHBOLFMJKL WBOBG JFEFS BQQBSBBU

USJQESJWF DPN ] ] USJQESJWF!WDLUSBWFM OM

"MMF SFJTEBUB PQ ÏÏO MPDBUJF $POUSPMF PQ SFJTBBOWSBHFO CPFLFO FO CFIFSFO 8FFSHBWF IVJEJHF FO UPFLPNTUJHF USJQT 5SBDL 5SBDF SFJ[JHFST /FXTGFFE NFU SFJTVQEBUFT 8JK[JHJOHFO JO SFJTTDIFNB TOFM DPNNVOJDFSFO #PFLJOHFO UIJSE QBSUJFT MJOLT FO EPDVNFOUFO UPFWPFHFO