Management Support Magazine Eventspecial

EVENT-SPECIAL, NOVEMBER 2017

MEER ZELFVERTROUWEN KRIJGEN KUN JE LEREN EEN MUST: ZELFSTURING OP HET SECRETARIAAT DE LEUKSTE WORKSHOPS ZETTEN JE IN JE KRACHT

WERK VANUIT JE TALENT IN ÉÉN DAG WEER HELEMAAL BIJ!

BUILT FOR

Bel 010-2933243 of mail naar sales@ahoy.nl voor een afspraak! Kijk voor meer informatie op www.ahoy.nl/business of www.rdmevents.nl.

INHOUD Roos Vonk over zelfvertrouwen

TALENT

E

en fascinerend begrip, talent. We hebben en gebruiken het allemaal, al verschilt het type talent per persoon vaak sterk.

Waar de een zich van nature onderscheidt door het aanbren-

4

Vraag je je ook weleens af of je wel geschikt bent voor een bepaalde taak?

Door op die manier aan jezelf te twijfelen, zet je geen vervolgstap, met als risico dat je je talenten niet benut. Hoe krijg je het zelfvertrouwen om wel stappen te zetten? “Door het gewoon te doen.”

7

Leuke workshops!

Wordt het Slimme werkgewoontes, Efffectief assertief of Introversie als kracht?

Met een van de twaalf inspirerende workshops ben je in één dag weer helemaal bij op je vakgebied.

8

Zelfsturing

gen van structuur en overzicht, maakt de ander het verschil met sociale vaardigheden. En waar de een zich vooral druk maakt om nóg meer ideeën, is de ander vooral bezig om het beoogde resultaat te behalen.

Gezonde, goed functionerende organisaties slagen erin om al het aanwezige talent zo te combineren dat ze maximaal resultaat kunnen halen. Maar

Zelfsturing op het secretariaat: ideaal of idioot? Het vak verandert, daarom is zelfsturing een must.

9

Kennisplein

werken vanuit je talent blijkt in de praktijk vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Want weet jij wat jouw talent als assistent precies is?

Op deze editie van het Management Support Event staat daarom het

Een overzicht van alle standhouders op het Kennisplein van het Management Support Event.

werken aan jouw talentontwikkeling centraal. Inspirerende sprekers op het congres laten je zien wat talent is en hoe je met zelfvertrouwen jouw talent kunt laten zien op je werk. En tijdens een van onze workshops kun je heel gericht jouw talenten aanscherpen. Bovendien kun je op ons kennisplein ook dit jaar weer jouw ervaringen delen met vakgenoten en de talenten van onze partners bewonderen.

Vaststaat wat mij betreft wel dat talent pas echt goed tot z’n recht komt als je eraan werkt. Want met talent alleen is nog nooit iemand succesvol geworden. En laat daar nu het talent van Management Support liggen...

Laat je nu alvast inspireren door deze event-special. En heb je je nog niet ingeschreven? Wacht niet te lang, want er zijn maar een beperkt aantal

COLOFON Redactie Vera Bot, Muriël Kleisterlee Aan deze special werkten mee Linelle Deunk, Maarten Fijnaut, Lonneke Gillissen Uitgever Thijs van Pinxteren Advertentie-acquisitie André van der Hammen

plekken.

Vormgeving en opmaak colorscan, www.colorscan.nl

Wij zien je graag op 16 november bij het jaarlijkse Management Support Event in Supernova | Mediaplaza, Jaarbeurs Utrecht!

Thijs van Pinxteren uitgever Management Support

Druk Ten Brink, Meppel Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

NOVEMBER 2017

|

3

TEKST LONNEKE GILLISSEN

4

|

NOVEMBER 2017

INTERVIEW ROOS VONK

ZO KRIJG JE MEER ZELFVERTROUWEN Vraag je je ook weleens af of je wel geschikt bent voor een bepaalde taak? Door op die manier aan jezelf te twijfelen, zet je geen vervolgstap, met als risico dat je je talenten niet benut. Hoe krijg je het zelfvertrouwen om wel stappen te zetten? Hoogleraar Roos Vonk: “Door het gewoon te doen.”

G

“

ewoon solliciteren, joh! Natuurlijk kun jij hoofd worden van die school”, hoor ik mezelf zeggen tegen mijn vriendin, die zich afvraagt of ze wel bekwaam genoeg is (terwijl ze al vijftien jaar in het hoger onderwijs werkt).

Intussen maak ik me zelf zenuwachtig over een interview met hoogleraar sociale psychologie aan de Radboud Universiteit Roos Vonk. En dat is waar het bij veel vrouwen misgaat, betoogt Roos Vonk als ik haar spreek (en ja, ik heb het overleefd): “Vrouwen denken veel te snel dat ze iets niet kunnen.” Ze adviseert dan ook jezelf te benaderen als een goede vriendin. “Die zou je ook vertellen dat ze het wel kan.”

RISICO NEMEN

Het is waar: van anderen denken we wel altijd dat ze het kunnen. Dus waarom ontbreekt het onszelf dan aan het vertrouwen om een volgende stap te zetten? Roos Vonk geeft in haar antwoord haar secretaresse als voorbeeld. “Ze is afgestudeerd en ik heb haar weleens aangeboden om haar functie te verzwaren naar officemanager. Dat wilde ze niet. Ze was bang dat het misschien boven haar kunnen is, en daar werd ze zenuwachtig van.” Mensen met meer zelfvertrouwen hebben daar geen last vast, die zetten die stap gewoon. Terwijl uit onderzoek blijkt dat zij niet meer capaciteiten of talenten hebben. Evenmin is er een verband tussen zelfvertrouwen en intelligentie.

DOE HET GEWOON

Maar als je steeds voor veiligheid kiest, komen je talenten niet tot ontwikkeling. “Juist door iets te doen waarvan je niet weet of je het kunt, doorbreek je de vicieuze cirkel.

Dat is de enige manier waarop je iets nieuws leert en jezelf ontwikkelt”, legt Roos uit.

NOVEMBER 2017

|

5

‘Vrouwen denken veel te snel dat ze iets niet kunnen’

collega’s te bespreken. “Maak het expliciet”, raadt Roos aan. “Zeg: ‘Ik ben naar die lezing geweest en heb daar uitgehaald dat ik daar- en daaraan wil werken. Dus als ik de komende tijd gekke dingen doe, weet je waardoor dat komt. Je mag me feedback geven, maar weet: ik werk eraan.’ Misschien is het antwoord dan wel: ‘Wat goed, ik wacht er al jaren op dat je deze stap zet!’” Bijkomend voordeel van zo’n gesprek is dat anderen beter weten waar je talenten liggen dan jijzelf. “Zelf vind je het normaal dat je bepaalde zaken goed kunt. Als een ander je op een kracht wijst, kan dat een nuttige eyeopener zijn én het is goed voor je zelfvertrouwen. En met dat zelfvertrouwen krijg je meer voor elkaar. Zo kun je meer inhoud geven aan je werk.”

SUCCES BEHALEN

Hoogleraar Roos Vonk

Ze vergelijkt het met iemand met pleinvrees.

“Dan heb je het gevoel: als ik dat plein op loop, gebeuren er erge dingen. Elke keer als je eromheen bent gelopen, denk je: zie je wel, ik leef nog. Zo houd je het vermijdingsgedrag in stand.

Terwijl je, pas als je het plein op gaat, misschien zwetend en met een bonzend hart, ontdekt: hé, ik ga niet dood.” Dat is de vraag die de hoogleraar dan ook altijd stelt: ga je er dood van? “Niet? Dan kun je het gewoon doen. En dat geldt voor alles wat eng is. Wanneer je voor jezelf moet opkomen, maar ook wanneer je een slechtnieuwsgesprek moet voeren. Door te verdragen dat je je onzeker en gespannen voelt, leer je jezelf dat je iets toch kunt en wordt het steeds makkelijker om te doen.”

Werkrelaties worden ook eenvoudiger als je zelfvertrouwen hebt. Roos Vonk: “Mensen met weinig zelfvertrouwen zijn vaak sociaal ingesteld: ben ik aardig genoeg, hoor ik er wel bij, zie ik er leuk uit? Aan de bevestiging ontlenen ze hun zelfvertrouwen. Maar dat is een kwetsbare bron van zelfvertrouwen. Niet iedereen doet elke dag warm en hartelijk tegen je, en op een gegeven moment bereik je toch een leeftijd dat je er minder leuk gaat uitzien. Richt je daarom op dingen waarover je meer controle hebt, zoals je werk, prestaties en talenten.” En ook hier geldt: dat lukt alleen door te doen. “In het boeddhisme zeggen ze: energie volgt aandacht. Geef dus aandacht aan de dingen waaruit je zelfvertrouwen wilt halen – je werk, je talenten – in plaats van of je er wel leuk uitziet en of iedereen je wel mag. Dan gaat daar je energie naartoe en dat is weer goed voor je zelfvertrouwen: je voelt je lekkerder, positiever, optimistischer.

Mensen met zelfvertrouwen hebben bovendien meer vertrouwen in de toekomst en zijn vaak gezonder.” En wie wil dat nu niet?

TIPS VOOR MEER ZELFVERTROUWEN 1. Doe het gewoon! Zet die stap en durf risico’s te nemen.

2. Realiseer je dat de meeste mensen hetzelfde ervaren als jij. We hebben allemaal onze tekortkomingen en angsten. En ook jij bent maar een mens.

3. Wees een liefdevolle vriendin van jezelf. Vraag jezelf af: als dit een vriendin van mij

WORK IN PROGRESS

Wat helpt als je een stap wilt zetten waarin je niet veel vertrouwen hebt, is om dit met je baas of

6

|

NOVEMBER 2017

overkwam, hoe zou ik dan reageren? Zo word je positiever tegenover jezelf.

4. Realiseer je dat fouten maken niet erg is. Iedereen maakt fouten; daar leer je van.

Verwelkom ze: ze zijn een teken dat je je nek hebt durven uitsteken.

WORKSHOPS

In één dag weer helemaal bij op je vakgebied? Volg een van de inspirerende workshops op het Management Support Event, op 16 november in Utrecht.

LEREN IS LEUK! AGENDABEHEER IN OUTLOOK

risico’s en hebben vaak een sterk concen-

SLIMME WERKGEWOONTES

Sta versteld van de nuttige toepassingen

tratievermogen. Hoe behoud je deze kracht

Je werkstijl en werkgewoontes hebben

en fantastische samenwerkmogelijkheden.

en zet je waar nodig extravert gedrag in om

geregeld een opfrisbeurt nodig. De aanzet

In deze workshop leer je Outlook zo slim

je kwaliteiten de ruimte te geven?

hiervoor maak je in deze workshop. Ken je

mogelijk te gebruiken. Agendabeheer

eigen sterke punten én valkuilen. Kijk welke

wordt een fluitje van een cent en afspraken

MANAGE JE MAILBOX

werkgewoontes je wilt af- of aanleren, en

worden minder snel verzet door optimaal

De hoeveelheid tijd die we kwijt zijn met

hoe je dat gaat aanpakken. Je krijgt een

gebruik van de digitale agenda.

het behandelen van e-mail, is in de afge-

schat aan praktische tips.

lopen tijd meer dan verdubbeld. Manage

EFFECTIEF ASSERTIEF

je mail zó dat er nog genoeg tijd overblijft

WERKEN VANUIT JE ROL

Tips om van ‘ik moet’ naar ‘ik wil’ te komen.

voor andere dingen. Je krijgt precies dié

Rollen overstijgen de functie. Hoe meer

Leer je eigen grenzen bewaken door

tips die zijn toegesneden op het gebruik

rollen, hoe aantrekkelijker je bent voor een

prioriteiten te stellen. Je krijgt inzicht in je

van Outlook in jouw functie!

organisatie. Maak dus jouw kapitaal zicht-

eigen gedrag en hoe dat bepalend is voor

baar én bied je organisatie de mogelijkheid

je functioneren. En wat je daarom wel – en

ONENOTE OP HET SECRETARIAAT

niet! – moet zeggen en doen.

Leer hoe je sneller, slimmer, effectiever en

jouw talenten te benutten.

creatiever aantekeningen maakt, bewaart

ZELFSTUREND SECRETARIAAT

MANAGEMENTASSISTENT EN NLP

en deelt met OneNote, het notitieprogram-

Hoe werk je samen met je collega’s aan

Neuro Linguïstisch Programmeren geeft

ma van Microsoft. Het biedt ongekende

een zelfsturend team, waarbij je jezelf en de

inzicht in ons denken, voelen en handelen.

mogelijkheden, waaronder kopie-vergader-

klant tevreden houdt? Een zelfsturend team

Wanneer je je bewust bent van jezelf en

stukken, checklijsten en gedachtenspinsels.

opzetten vraagt tijd, scholing en begeleiding. In deze workshop krijg je handvatten

weet hoe communicatiepatronen werken, kun je je persoonlijke effectiviteit optima-

OFFICE 365

voor een goede start en hoor je de meest

liseren, flexibel met situaties omgaan en

De mogelijkheden van Office 365 zijn

voorkomende valkuilen.

meer plezier ervaren.

overweldigend en vaak gericht op tools in plaats van oplossingen. Leer hoe je

INTROVERSIE ALS KRACHT

productief werkt met Office365. Je haalt

Leer je introverte kwaliteiten herkennen en

meer uit je dag, je collega’s, je secreta-

Alle workshops vinden plaats van 09:30 -

benutten. Introverte mensen stellen vaker

ressepool en de samenwerking met je

12:00 en/of van 13:30 - 16:00. Inschrijven:

vragen, luisteren beter, nemen minder

leidinggevende(n).

managementsupportevent.nl/workshops

NOVEMBER 2017

|

7

PERSOONLIJKE GROEI TEKST MAARTEN FIJNAUT | AVK

Zelfsturing op het secretariaat: ideaal of idioot? Het vak verandert, daarom is zelfsturing een must.

Zelfsturing op het secretariaat is een must

D

e hype ‘zelfsturing’ lijkt op z’n retour. Bij veel organisaties kiest men voor sneller en effectiever schakelen. Daar krijgt (en neemt) de manager weer meer ruimte.

Maar soms is het de vraag of management überhaupt kán sturen. Zoals op een secretariaat bijvoorbeeld. In mijn optiek is zelfsturing daar niet een ‘optie’ maar een bittere noodzaak!

ZORG DAT JE ONMISBAAR WORDT

Het vak gaat de komende jaren enorm veranderen. Technologie en robotisering spelen nu al een rol. Ik spreek geregeld managers die niet langer hun mails of gespreksverslagen door secretaresses laten typen, maar de dicteerfunctie op hun telefoon gebruiken. De toekomstige manager wil meer ‘in control’ zijn en heeft minder behoefte aan een PA. Juist daarom is het belangrijk om kritisch te kijken naar de eigen ontwikkeling en te zorgen dat je onmisbaar wordt. Neem het heft in eigen handen en laat zien dat je van grote waarde bent. Niet door te doen wat wordt gevraagd, maar door zelfsturend je beroep uit te oefenen.

BALANS VINDEN

De grootste uitdaging van secretaresses hierbij is het vinden van de juiste balans.

Die balans tussen reactief handelen (voldoen aan ad-hocverzoeken, vragen beantwoorden) en proactief handelen (initiatief nemen, problemen voorkomen).

Je laat je niet leiden, maar leidt zelf. Dat betekent dat je goed moet weten welke kaders er zijn, welke verwachtingen er leven en dat je duidelijk communiceert wat jij kunt en gaat leveren.

verantwoordelijkheid neemt, kun je van toegevoegde waarde zijn. Je reserveert tijd voor ad-hocklussen (die blijven er altijd en zijn moeilijk te automatiseren) en je neemt de verantwoordelijkheid om ook te investeren in de toekomst.

Die zelfstandigheid bereiken kan alleen maar als je jouw collega’s meer gaat zien als een team waarmee je samenwerkt.

Afstemmen, het belang van alle partijen voor ogen houden en duidelijke afspraken zijn hierbij van essentieel belang.

VERANTWOORDELIJKHEID

SPARRINGPARTNER

Zelfsturing gaat over zelf in control zijn over gedrag en resultaten. Als managementassistent reageer je juist vaak op het initiatief van de ander. Alleen als je assertief kunt optreden en eigen

Jouw opdrachtgever is niet gebaat bij iemand die ‘ja en amen’ zegt. De manager van nu (en van de toekomst) wil een stevige gesprekspartner. Iemand die meedenkt en met een concreet voorstel komt in plaats van iemand die ‘opdrachten uitvoert’. Een ondersteuner die met recht ondersteunt en een besluit of keuze degelijk kan formuleren.

TRAINING Leren hoe je zelfsturend wordt? Volg de training Zelfsturend secretariaat. Met trainer Maarten Fijnaut werk je aan het verbeteren van je techniek om goed samen te werken, verantwoordelijkheid te nemen en proactief te handelen.

Tijdens het Management Support Event kun je ook de workshop Zelfsturend secretariaat volgen.

Managementsupport.nl/opleidingen

8

|

NOVEMBER 2017

KENNISPLEIN

STANDHOUDERS ANTROPIA www.antropia.nl

BAMBOOK www.bambook.nl

BOL.COM www.bol.com

BOVAGHUIS www.bovag.nl/vergaderen-congrescentrum

BUITENPLEK MÁS MIK www.masmik.nl

COMPACON www.compacon.nl

CONFERENTIEHOTEL KONTAKT DER KONTINENTEN

HOLLAND HOSTESS SERVICE

www.kontaktderkontinenten.nl

www.hostessservice.nl

FIRST SERVICE BUSINESS EVENTS

HOTEL ZUIDERDUIN HRG NETHERLANDS

www.hiltonhotels.com/nl_NL

REGARDZ www.regardz.nl

ROTTERDAM AHOY www.ahoy.nl

nl.hrgworldwide.com

fototainer.nl

HILTON HOTELS NEDERLAND

www.noordwijk.info/nl/congressen

www.zuiderduin.nl

firstservice.nl

FOTOTAINER

NOORDWIJK MARKETING

IBABS

ROYAL GOEDEWAAGEN www.goedewaagen.nl

www.ibabs.eu

IPPIES

UNIQUE VENUES OF AMSTERDAM

www.ippies.nl

www.uniquevenuesofamsterdam.com

KNVB CAMPUS

VERGADERKOFFERS.NL

www.knvb.nl/campus

www.vergaderkoffers.nl

LA PLACE

WOUDSCHOTEN HOTEL & CONFERENTIECENTRUM

www.laplace.com/vergaderen

www.woudschoten.nl

MANAGEMENT SUPPORT www.managementsupport.nl

MEREVELD

ZEELAND MEETINGS & EVENTS www.valkzeeland.nl

www.mereveld.nl

NOVEMBER 2017

|

9