Management Support Magazine

16

UITDIENSTTREDING WERKNEMERS Als een werknemer ontslag neemt of krijgt, betekent dat veel extra werk voor de secretaresse die zich bezighoudt met de personeelsadministratie. Ligt de afhandeling op jouw bordje? Waar je op moet letten lees je op pagina 16.

24

JE EIGEN APPARATUUR MEE NAAR KANTOOR Neem jij je eigen elektronica mee naar je werk? Met andere woorden: is je werkcomputer dezelfde als je thuiscomputer?

Dan neem je ook je werk mee naar huis. Moet je je daar druk om maken? Ja. In dit artikel vertellen we ‘waarom’.

maart 2013 | nummer 3 | jaargang 30

Initiatie

Besluiten notulen

Plannen & organiseren

Vergaderproces Documenten op de tablet

Vergaderen

Voorbereiden

29

NIEUW OP SECRETARIAAT DE WINDOWS 8-TABLET Tot nu toe is de iPad hét hulpmiddel als het om papierloos vergaderen gaat. Met de komst van de Windows 8-tablet is er echter een serieuze speler op de tabletmarkt bij gekomen. Wat betekent dit voor jouw secretariaat?

Vakblad voor de professionele secretaresse

Clean Desk Policy in de praktijk Do or die!

Bij de een rijzen de haren te berge, de ander wordt blij van de ‘clean deskgedachte’ en kan niet wachten tot alle bureaus in de kantoortuin voortaan keurig netjes zullen zijn. Ondanks het feit dat de meningen over het nut van Clean Desk werken verdeeld zijn, stappen steeds meer werkgevers over op een Clean Desk Policy.

Clean Desk werken wil zeggen dat je documenten waar je niet meer mee werkt, opruimt in werkkast, ladeblok of locker. Zodra je werkdag is afgelopen, of wanneer je van werkplek verandert, of zodra je met een andere taak aan de slag gaat, ruim je je bureau op. Ook usb-sticks, bloemen, planten, fotolijstjes en droppotten; alles waar je niet mee werkt, ruim je op! Het vraagt natuurlijk

wél discipline om iedere avond alles op te ruimen. Maar daar wordt een mens ook selectief van: wat is nog belangrijk genoeg om op mijn bureau te hebben? Bar weinig blijkt. Dus het Clean Desk werken is een prima maatregel op weg naar het papierloze kantoor. Hoe je overstapt van een ‘normaal’ bureau naar een ‘opgeruimd’ bureau lees je in het artikel op PAGINA 8

KANTOOR & ZO De werkplek bevindt zich tegenwoordig allang niet meer alleen op kantoor. De werknemer van nu is flexibel. Werken kun je thuis of onderweg. Het Nieuwe Werken is ‘in’. Evenals de aandacht voor de balans tussen werk en privé.

En daarmee wordt kantoorwerk steeds mooier... en leuker natuurlijk. Dat laten we zien in de special Kantoor & zo die je vindt in het hart van deze editie van Management Support Magazine, waarin ook een aantal vooruitstrevende leveranciers vertellen hoe zij inspelen op Het Kantoor van de Toekomst.

inhoud CLEAN DESK Ik beken: ik houd van stapels. Dat is mijn manier van opruimen. Tot frustratie van mijn partner: ‘Jij ruimt niet op. Je legt alleen maar de ene stapel op de andere.’ Dat klopt grotendeels. Toch heb ik dan een ontzettend tevreden gevoel. En voor mezelf werkt het prima. Meestal weet ik ook in welke stapel ik moet zoeken naar: een brief van de belasting / reclamefolders / spaarkaarten met zegels / spaarkaarten zonder zegels / de zegels zelf / jaaropgave / foto’s / ansichtkaarten / krantenknipsels…

Ik schrijf met opzet ‘meestal’. En dat is direct het zwakke punt: als ik op een kwade dag niet meer weet in welke stapel ik die ene belangrijke brief gelaten heb, de concertkaarten of de inentingskaart van het consultatiebureau, dan ben ik natuurlijk mooi de sjaak.

PRAKTISCH 4

Signaal

24 Je eigen apparatuur mee naar kantoor Bring Your Own (BYO) 26 Nieuw op het secretariaat De Windows 8-tablet 29 Timemanagement Over tijdvreters en tijdgevers 31 Taalkwesties 32 Spelling- en Taaltips 33 Vreemdetalentips 34 Softwaretips 36 Appladder

Nu lijkt het alsof ik een ontzettend chaotisch iemand ben. (Ik denk zelf graag van niet. Maar het zijn vaak anderen die je dat etiket geven.) Toch heb ik vertrouwen in mijn eigen ‘systeem’. Op het werk lijkt het me persoonlijk wel ideaal: een schoon bureau, letterlijk een clean desk. Brandschoon. Geen werk op te bekennen. Alles op de laptop en iPad. Je pingt, port, mailt en uploadt dat het een lieve lust is en verlaat aan het einde van de dag je werkplek (flexibel of niet) en er is niets fysieks dat aan jouw aanwezigheid doet denken.

Beetje saai ook wel. Je creëert immers toch je eigen biotoop met vakantiekiekjes en potten Napoleonnetjes, kunstwerken van (klein)kinderen, vol gekalkte geeltjes, planningen en telefoonlijsten. Waar blijft de romantiek van de rommel? Van waaruit dan enorme wolken creativiteit stuiven, oplossingen voor problemen en briljante vindingen. Kortom: de humus van de kantoortuin.

Die zal verdwijnen vrees ik, met in zijn kielzog de punaises, magneten, typex en bureauleggers: bedreigde kantoorartikelen die tot de bijna uitgestorven officedino’s behoren.

De voordelen van clean desk zijn echter legio. Naast het feit dat de mijten en zilvervisjes niets meer te bikken hebben, is het ook veiliger. Als officemanager, directiesecretaresse of managementassistent heb je immers te maken met gevoelige informatie: correspondentie, personeelsdossiers, contracten.

Logisch dat je die niet laat slingeren bij het kopieerapparaat of op je bureau. In deze editie vertelt Denise Hulst je dan ook alles over de voordelen en hoe je deze staat op jouw secretariaat kunt bereiken.

De humus zal digitaal moeten en dat gaat natuurlijk helemaal lukken met de huidige techniek en Bring Your Own Devices. Mijn eerste stap is echter: ordners kopen en vaarwel zeggen tegen de stapels...

37 Werk & Recht

PROFESSIONEEL 8

Clean Desk Policy in de praktijk Do or die!

12 Duurzaam en plezierig samenwerken Ook jij kunt het 14 Het personeelsdossier Beheren, inzien en opschonen 16 Uitdiensttreding werknemers Als de afhandeling op jouw bordje ligt

PERSOONLIJK 19 Column Jacqueline van de Looy 37 Op de werkvloer 38 Column Huub van Mackelenbergh

Vera Bot, hoofdredacteur

SERVICE 22 Community 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

3

SiGNAAl

Emigreren 30 procent van de Nederlanders is bereid om te emigreren als ze in eigen land geen kans hebben op een goede baan. Dat is een van de uitkomsten van het Nationale Werkonderzoek van JobTrack.nl onder 16.968 respondenten, uitgevoerd door Intelligence Group. Vooral hoger opgeleiden zijn niet bang voor een avontuur over de grens: 44 procent van de wo’ers en 36 procent van de hbo’ers sluit emigratie niet bij voorbaat uit. (BRON: PWdeGids) <

Te laat? De ‘beste’ excuses...

Hoewel de meeste werknemers het verkeer, slaapgebrek, slecht weer, vertragingen en het afzetten van kinderen als redenen opvoeren, zijn er ook opvallender excuses om te laat op het werk te verschijnen. Carrièresite CareerBuilder.com verzamelde de meest opmerkelijke ‘smoezen’. Een kleine greep uit de ‘collectie: 1. Een werknemer verliet zijn huis op de schoenen van de vriendin van zijn huisgenoot en moest terug om ze te verwisselen.

2. De boze echtgenote van een werknemer had zijn sleutels in een glas water in de vriezer gezet.

3. Een werkneemster hees voor het werk haar cementen tuineend in een regenjas, vanwege voorspelde regen.

4. De auto van een werknemer werd aangevallen door een beer.

5. Een werknemer moest onderweg assisteren bij een bevalling langs de snelweg.

Het onderzoek is uitgevoerd onder 2600 managers en ruim 3900 Amerikaanse werknemers.

(Bron: Nuzakelijk) <

Succes Schoeversstudenten bij Skills Masters

Overtuigend spreken

Schoevers is trots op de acht studenten die op 24 januari meededen aan de voorronde van de Skills Masters. Twee studenten presteerden zelfs zo goed dat ze op 14, 15 en 16 maart deelnemen aan de Nederlandse kampioenschappen in Ahoy! Phyline Reinders, studente Directiesecretaresse Schoevers Arnhem gaat hier voor hun beroepseer strijden. Er werd ook een zogenaamde ‘wildcard’ uitgedeeld en ook die was voor een Schoevers-studente: Vivian van de Ven. De Skills Masters-beroepenwedstrijd is een jaarlijks event met als doel onder andere icten secretariële beroepen op de kaart te zetten. <

Twee onderzoeken keken naar de invloed van de snelheid waarmee mensen praten tegen hun gesprekspartners. In de studie ‘The Influence of Speech Rate Stereotypes and Rate Similarity or Listeners’ Evaluations of Speakers’ concluderen de onderzoekers Richard L. Street, Robert M. Brady en William B. Putman dat luisteraars een spreker met een gematigd snelle tot relatief snellere spreeksnelheid competenter en sociaal aantrekkelijker vonden dan iemand die trager praatte. Luisteraars hadden ook een voorkeur voor sprekers die even snel of iets sneller praatten dan zijzelf. De resultaten stemmen overeen met onderzoek van Jose Benki, van het Institute for Social Research (Universiteit van Michigan): ‘Interviewers die gematigd snel praatten, met een snelheid van zo’n 3,5 woorden per seconde, waren succesvoller in het overtuigen van mensen dan interviewers die zeer snel of zeer traag praatten.’

(Bron: Express.be) <

ICT-vaardigheden verbeteren Bijna drie op de vijf werknemers willen hun ict-vaardigheden verbeteren. Gemiddeld zijn zij bereid daar zelfs een dagdeel (3,5 uur) per week aan te willen werken, waarbij opvalt dat vrouwen het liefst worden ‘bijgespijkerd’ door een directe collega. Dat blijkt uit onderzoek in opdracht van KPN Consulting onder fulltime werkende Nederlanders. Deze uitkomst bevestigt de veronderstelling dat werknemers nieuwe technologieën niet altijd optimaal inzetten voor hun werkzaamheden.

Door gebrek aan ict-vaardigheden én motivatie zijn medewerkers minder productief.

Met een uitgebreide adaptieaanpak kan deze weerstand worden weggenomen en de arbeidsproductiviteit worden verhoogd. <

4

Laptop milieuvriendelijker dan desktop Een laptop verbruikt 70 procent minder energie dan een desktop. De energiekosten zijn gemiddeld 30 euro per jaar lager.

Het is milieuvriendelijker om zolang mogelijk te doen met een laptop of desktop. Bij de aankoop van een nieuwe computer is het daarom handig te letten op mogelijkheden om de levensduur van de computer te verlengen. Zoals de mogelijkheid er een grotere harde schijf of meer geheugen in te plaatsen.

In nieuwe laptops en tablets zit meestal een Li-ion accu. Om lang te doen met deze accu is het goed om hem nooit volledig te ontladen. Als de accu minder diep ontladen wordt, gaat deze langer mee. Bij het oude type accu’s was het juist beter om hem helemaal te ontladen.

Voor alle typen computers geldt: voorkom sluipgebruik, zet het apparaat en randapparatuur na gebruik echt uit. Trek de stekker uit het stopcontact of gebruik een stekkerblok met aan/ uit-schakelaar. En zet bij langere pauzes de computer gewoon uit!

(Bron: Nu.nl)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

SiGNAAl

Online meldpunt verzuimbegeleiding FNV Bondgenoten zegt een stroom van klachten binnen te krijgen door werknemers die ontevreden zijn over de aanpak en begeleiding van ziekte door arbodiensten of verzuimbedrijven. De vakbond opent daarom een online meldpunt. Met het meldpunt wil FNV Bondgenoten de aard en de omvang van de klachten in kaart brengen en werkgevers en politici confronteren met de resultaten. Werknemers kunnen tot 1 september 2013 hun ervaringen aan de vakbond doorgeven via meldpuntverzuimbegeleiding.nl.

Gea Lotterman van FNV Bondgenoten: ‘Helaas blijven de klachten van werknemers over onder andere intimidatie en het verstrekken van verkeerde informatie binnenstromen. Er zijn werknemers die niet eens toegang krijgen tot een arboarts terwijl ze daar wel recht op hebben. Alleen op basis van wederzijds vertrouwen en respect waarbij de privacy van werknemers wordt gewaarborgd, kunnen werknemers op een ‘gezonde’ manier duurzaam inzetbaar blijven.’<

Gefocust in kantoortuin Werk je in een kantoortuin en heb je moeite je te concentreren?

Een paar tips om met ‘ruis’ om je heen toch ‘bij de les te blijven’.

Zet een koptelefoon op; muziek luisteren is een volkomen geaccepteerde manier om je af te sluiten van de buitenwereld.

Kom meteen ter zake; begin met ‘Wat kan ik voor je doen?’ tegen een collega. Zo ben je behulpzaam en verlies je geen tijd met small talk.

Voer concentratie-uren in; maak hier afspraken over met collega’s. Tijdens die uren stoor je elkaar in principe niet.

Straal concentratie uit; houd je blik op je pc gericht, reageer niet op geluiden. Zo durven collega’s je niet snel te storen.

Werk thuis; ontvlucht de kantoortuin tijdelijk als niets anders helpt.

(Bron: Meereffect) <

Slaap van invloed op kans verkoudheid Vaak ziek of juist nooit? De hoeveelheid en de kwaliteit van de slaap zijn de belangrijkste voorspellers van immuniteit tegen ziektes én van gevoeligheid voor verkoudheden. Dat blijkt uit het onderzoek ‘Sleep Habits and Susceptibility to the Common Cold’ dat in 2009 door Arch Intern Med. werd gepubliceerd. Uit dit onderzoek bleek dat hoe poverder de slaapefficiëntie en korter de slaap van de deelnemers, hoe minder weerstand ze opbouwden tegen verkoudheid.

Mensen die minder dan 7 uur sliepen, maakten bijna 3 keer zoveel kans om een verkoudheid op te lopen als mensen die 8 uur of meer sliepen. Ook de slaapkwaliteit speelt een grote rol. Mensen die een slaapefficiëntie van minder dan 92 procent rapporteerden, hadden 5,5 maal meer kans op een verkoudheid dan mensen die een slaapefficiëntie van 98 procent rapporteerden. (Bron: Express.be) <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Voorraadbeheer: 10 tips Afhankelijk van de grootte van je organisatie ben je als secretaresse soms ook verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van kantoorartikelen. Hoe ga je daar slim mee om, zonder het gevoel te krijgen een winkeltje te runnen? Tien tips!

1. Houd uitgiftepunten zo centraal mogelijk. Vijf verdiepingen omhoog voor een paperclip is wat omslachtig, maar elke vijf meter een kantoorartikelenkast is overdone. Zoek de balans!

2. Overleg met andere professionals. Facilities, Inkoop, IT, Financien: hoe regelen we dit proces zo goed mogelijk? Maak heldere afspraken over rollen en besluitvorming.

3. Blijf bij je leest. Zorg dat je collega’s weten dat jij er niet bent om de printercartridges te vervangen of hun post-its aan te vullen.

4. Laat de sociale controle haar werk doen. Elke organisatie heeft shoppers die van ‘LVT-tjes’ houden: Leuk Voor Thuis. Straal uit richting je collega’s (in woorden en daden) dat dat hier niet past.

En geef het goede voorbeeld. Helpt het niet? Een kast op een anonieme plek is altijd leger dan een kast vlakbij iemand in de buurt!

5. Ga voor volume. Eén doos printerpapier per week bestellen is een stuk onvoordeliger dan een pallet per maand. Kijk naar je bestelpatroon: waar kun je voor bulkinkopen gaan?

6. Zoek goedkope alternatieven. Besteed een rustig vrijdagmiddaguurtje aan het vergelijken van aanbieders. Het A-merk is meestal prima, maar B-merken zijn niet automatisch inferieur.

7. Houd het assortiment beperkt tot een basisset. Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt, maar wat er niet ligt, missen ze meestal niet. En anders hoor je het wel.

8. Stimuleer ‘wc-rolvervangend gedrag’. Niets zo ergerlijk als een lege rol in het toilet? Jazeker: een lege doos waarin nietjes zaten. Collega’s moeten weten dat ze aan de bel horen te trekken als een bepaalde voorraad de bodem nadert.

9. Geef jezelf een ritme. Plan elke maand in je agenda (of in die van een collega) een check van alle uitgiftepunten. Wat moet worden aangevuld?

10. Automatiseer je bestellingen. Als je leverancier daarvoor geen mogelijkheden biedt, maak dan zelf een lijstje dat je alleen maar hoeft aan te vinken en te verzenden.

Karen Visser is professional organizer en werkplektrainer. Zij leert medewerkers op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. <

5

SiGNAAl

Niet te veel harmonie Leden van een team hebben de neiging zich te conformeren aan de normen die in de groep gelden. Maar te veel harmonie is niet goed, zegt Kyle Irwin, socioloog aan de Amerikaanse Baylor University.

De onderzoekers bekeken de dynamiek in verschillende groepen. Omdat groepsleden zich lekkerder voelen als iedereen zich naar de geldende normen voegt, blijven bepaalde gedragingen in stand. In teams waar de leden graag iets voor de ander over hebben en iedereen z’n steentje bijdraagt, is dat een prettig gevolg. Maar ook in teams waar egoisme en plichtsverzuim de norm zijn, zullen leden onbewust hun best doen de groepsdynamiek niet te verstoren. De consequentie hiervan is dat het negatieve gedrag in stand wordt gehouden. <

Leegstand vergader­ zalen De gemiddelde bezettingsgraad van vergaderruimtes is met 22,9 procent zeer laag te noemen en de bezettingsgraad van vergadertafels in kantoorruimtes is nog lager: 14,9 procent. Dit blijkt uit onderzoek van méét, uitgevoerd door Thomas de Ruiter.

Het onderzoek toont aan dat wanneer de capaciteit van vergaderruimtes kan worden teruggebracht en de vrijgekomen vierkante meters kunnen worden gebruikt voor een andere bestemming, worden de vierkante meters beter benut en wordt vergaderen efficiënter en goedkoper. Er zijn veel besparingen te bereiken wanneer er efficiënter en effectiever gebruik wordt gemaakt van de vergaderruimtes, aldus het onderzoek.

Meer weten? Kijk op www.meet.nl. <

Nog niet achter de geraniums Bijna een op de vier oudere werknemers voelt er weinig voor om na de pensioengerechtigde leeftijd achter de geraniums te gaan zitten. Ze zeggen nog niet klaar te zijn om de werkvloer helemaal gedag te zeggen.

Dat meldt het Britse Chartered Management Institute (CMI) op basis van onderzoek door verzekeraar Prudential. Bijna 57 procent van de respondenten die dit jaar met pensioen mogen, denkt na over doorwerken. Van deze groep wil 60 procent dan wel in deeltijd werken, terwijl 40 procent geen enkele reden ziet om een stap terug te doen. Ruim de helft (55 procent)) van degenen die willen blijven doorwerken is ervan overtuigd dat werk hen fysiek en geestelijk fit houdt. <

6

Technostress Steeds meer werknemers checken ook buiten werktijd op hun smartphone, tablet of laptop hun e-mail of andere zaken die met werk te maken hebben, blijkt uit een peiling van FNV. Daarmee is niet alleen de grens tussen werk en privé ver te zoeken; het constant checken van je mobiele apparatuur kan ook wel eens leiden tot ‘technostress’.

Technostress is acute stress die ontstaat bij een acute ictstoring of door het gevoel constant voor je werkgever bereikbaar te moeten zijn. Het gevolg hiervan is hoge werkdruk, besluiteloosheid, onzekerheid en concentratieproblemen. Dit komt de prestaties en het functioneren van werknemers niet ten goede. Heb jij last van technostress?

Kaart het probleem aan bij je werkgever en zoek een oplossing voor het afhandelen van werkgerelateerde zaken in privétijd. <

Op karakter naar de top Het aantal vrouwen aan de top neemt niet of nauwelijks toe, ondanks allerlei diversiteitsprogramma’s en interventies. Het vrouwelijk toppotentieel wordt nog steeds onvoldoende benut. Een gemiste kans! Uit tal van onderzoeken en publicaties blijkt dat vrouwen in de subtop meer moeite hebben om door te stromen naar de top.

Om een beter inzicht te krijgen in deze stagnatie, hebben Raes en Thijssen in 2010 en 2011 honderddertig diepte-interviews gehouden met mannen en vrouwen aan de top en subtop.

De belangrijkste conclusies en opvallende constateringen hebben ze samengebracht in het boek ‘Op karakter naar de top!’. Met het boek bieden ze ambitieuze mensen en de Nederlandse top inzichten en adviezen waarmee ze de huidige stand leren veranderen.

Mooi boek voor je manager... misschien?

Raes en Thijssen werken al jaren als organisatieadviseurs met mannen en vrouwen aan de top en subtop. Ook daar zien ze dat de doorstroom van vrouwen naar de top ernstig stagneert. Raes: ‘Willen organisaties werkelijk meer man-vrouwdiversiteit aan de top realiseren, dan dienen directies en HR-afdelingen rekening te houden met de échte oorzaken achter deze stagnatie.’ <

Diefstal intellectuele eigendom­ men... no problem at all?

Gewezen werknemers blijven een belangrijke bron van diefstal van cruciale bedrijfsgegevens. Dat blijkt uit een rapport van beveiligingsbedrijf Symantec. De onderzoekers stelden vast dat werknemers die de voorbije twaalf maanden hun baan verloren, vertrouwelijke informatie over hun werkgever hebben bijgehouden en 40 procent geeft toe van plan te zijn geweest die gegevens in een nieuwe baan te gebruiken. Symantec stelde vast dat 62 procent van de werknemers er geen enkele moeite mee heeft om bedrijfsgegevens op hun computer, tablet of smartphone te kopiëren en die ook niet meer te verwijderen. Dit heeft alles te maken met gebrek aan inzicht in het intellectuele eigendomsrecht. Erger: een groot gedeelte van de werknemers ziet er helemaal niets verkeerds in om bedrijfsinformatie te stelen. Volgens de meeste werknemers behoort dit toe aan degene die het ‘product’ heeft gecreëerd. ‘Uiteindelijk brengen die praktijken iedereen in gevaar’, aldus de onderzoekers.

Bovendien loopt een werknemer die ‘intellectuele eigendomsrechten’ steelt het risico op een juridische sanctie, terwijl de ‘eigenaar’ verantwoordelijk kan worden gesteld voor het ‘verlies’ ervan. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

SiGNAAl

Het lievelingetje van de baas Leidinggevenden hebben vaak het idee dat ze alle werknemers gelijk moeten behandelen. terwijl het in werkelijkheid productiever is om de beste medewerkers voor te trekken. Wanneer werknemers in de gaten hebben dat ze een streepje voor hebben bij de baas, zijn ze bereid nét een stapje harder te lopen. Dat blijkt uit onderzoek van de Sauder School of Business, onderdeel van de Universiteit van British Columbia. Professor Karl Aquino zegt dat gelijke behandeling demotiverend kan werken voor teamleden die anders net een stapje extra zouden hebben gezet voor het algemeen belang van de groep. Wanneer werknemers voelen dat ze een streepje voor hebben bij de baas, hebben ze een groter gevoel van eigenwaarde, houden ze zich beter aan de regels en zijn ze meer geneigd om taken vrijwillig op zich te nemen. Bazen verkeren in een lastige positie. Als ze de ene medewerker beter behandelen dan de andere, lopen ze het risico dat er eentje afhaakt. Volgens Aquino is het in de Verenigde Staten heel gebruikelijk dat leidinggevenden bepaalde medewerkers een voorkeursbehandeling geven. In Canada, Noord-Europa en Azië zijn leidinggevenden meer geneigd iedereen gelijk te behandelen. Wat dan het beste is?

‘De gulden middenweg kiezen’, aldus Aquino. (Bron: PWdeGids.nl) <

Bedrijfsgezondheidszorg moet beter Er is een drastisch tekort aan bedrijfsartsen en ook de capaciteit en daardoor de kwaliteit van de Inspectie SZW baart de SER (Sociaal Economische Raad) zorgen. Eind vorig jaar overhandigde de SER aan minister Lodewijk Asscher van Sociale Zaken een advies waarin staat dat de bedrijfsgezondheidszorg aangepoast moet worden. Om werknemers duurzaam en productief inzetbaar te houden is preventie cruciaal. Uit onderzoek blijkt echter dat preventie er nogal eens bij inschiet. De SER adviseert het volgende: meer preventieve maatregelen op de werkvloer die eraan bijdragen dat duurzame inzetbaarheid geen kreet blijft maar beleid wordt; betere toegankelijkheid van bedrijfsart­ sen voor alle - potentieel - werkenden; betere afstemming curatieve zorg; een oplei­ dingsfonds voor het medisch specialisme arbeids­ en bedrijfsgeneeskunde zodat het aantal bedrijfssartsen op peil blijft en niet afhankelijk is van marktmechanismen; bran­ chegericht organisaeren en financieren van bedrijfsgezondheidszorg zodat een onafhankelijke positie van de bedrijfsarts gewaarborgd blijft. <

Stress niet altijd werk­ gerelateerd Werknemers worden steeds vaker met stress geconfronteerd, maar de drempel om daarbij hulp te zoeken is hoog. Dat is de conclusie van een onderzoek van verzekeraar Canada Life onder ruim 1100 Britse werknemers. Uit het onderzoek bleek dat 48 procent van de respondenten besefte dat zijn of haar problemen en zorgen een negatieve impact hebben gehad op hun productiviteit. Bovendien bleek dat 10 procent zich vanwege die problemen heeft ziek gemeld. Slechts 20 procent van de respondenten zegt dat de werkgever begrip toont voor de problemen van zijn werknemers. Volgens 17 procent bleek er zelfs geen ondersteuning te komen nadat de werkgever van de problemen op de hoogte was gebracht. Paul Avis, directeur marketing bij Canada Life, stelt dan ook dat de werkgever er zelf belang bij heeft om stressproblemen serieus te nemen. Stress is echter niet altijd werkgerelateerd, aldus de onderzoekers. Ook financiële problemen blijken een belangrijke bron van stress te zijn voor werknemers. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Handige links Steeds meer bedrijven investeren in een preventief gezondheidsbeleid. Stoelmassage voor het bestrijden en voorkomen van RSI-gerelateerde klachten is bijvoorbeeld een bekende ‘maatregel’.

Meer weten?

Zie www.massageprofs.nl. < Staat werken voor jou momenteel synoniem voor stress? Een slechte zaak. Op carrièresite www.stepstone.nl vind je informatie en tips om dát te voorkomen. < Slimmer en efficiënter werken... dat wil jij toch ook? E zijn vele wegen die naar Rome leiden. www.nbpo.nl is er een van. < Misschien wist je het nog niet, maar als je gaat thuiswerken zijn er ook arbotechnische zaken die je in de gaten moet houden. Op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid vind je veel praktische informatie. www.szw.nl. < Kinderen, werk, huishouden, partner, vader, moeder, vriend, vriendin.... je kunt het er razenddruk mee hebben. Schrijf jij Werk met een hoofdletter? Zie dan de balans tussen werk en privé maar eens te vinden. Op www.priorities.nl staat een balanstool. Moet je eens doen. Zie je meteen waar jouw prioriteiten liggen. < Denk je dat je baan op losse schroeven staat? Dan is het goed eens te kijken op de site van het CBS. Dit bureau brengt de conjunctuur in Nederland regelmatig in kaart. Een mooie manier om uit te zoeken welke gevolgen de huidige economie heeft voor jouw werk. www.cbs.nl. < Snak jij na een periode van kou ook zo naar een lekker zonnetje en wil je er even tussenuit maar moet je een beetje op ‘de kleintjes’ letten? Kijk dan eens op www.inpakkenenwegwezen.nl.

Het is bijna Pasen; een zoektocht op deze site legt je misschien geen windeieren. <

7

OfficEMANAGEMENT

Clean Desk Policy in de praktijk

Do or die!

Bij de een rijzen de haren te berge, de ander wordt blij van de ‘clean desk gedachte’ en kan niet wachten tot alle bureaus in de kantoortuin voortaan keurig netjes zullen zijn.

Ondanks het feit dat de meningen over het nut van Clean Desk werken verdeeld zijn, stappen steeds meer werkgevers over op een Clean Desk Policy.

Tekst Denise Hulst*

Er zijn verschillende redenen waarom ze dit doen en vaak is het een combinatie van factoren: 1. Bescherming van belangrijke gegevens: veiligheid.

2. Uitstraling van de werkplekken; visiteplaatje van het bedrijf.

3. Het Nieuwe Werken; flexibele werkplekken en digitaal werken.

4. Verhoging van de efficiency.

5. Makkelijk schoon te houden.

6. Beter voor de luchtwegen (papier trekt stof aan).

Nadelen in de ogen van medewerkers: - ‘Opruimen kost tijd en dat heb ik al zo weinig.’

- ‘Ik heb geen eigen plek meer.’

- ‘Ik kan nooit al mijn spullen kwijt.’

1. Bescherming van belangrijke gegevens Bedrijfsveiligheid is in toenemende mate belangrijk. Niet alleen belangrijke documenten die over bureaus slingeren kunnen een bedreiging voor de bedrijfsveiligheid vormen, maar ook usb-sticks of diskettes. Clean Desk werken gaat dus over alles wat op een bureau ligt waar anderen geen toegang toe

Feit Het niet kunnen terugvinden van documenten kan voor bijna 100 PROCENT toegeschreven worden aan het feit dat deze nooit goed zijn opgeruimd en gearchiveerd.

Makkelijk terugvinden begint bij goed opbergen. Dus eigenlijk klopt het: een onprofessionele organisatie staat stapels toe, een professionele niet. mogen hebben. Bijvoorbeeld: dossiers van personeelszaken die niet in de kantine of op de printer rondslingeren.

2. Uitstraling van de werkplek Een rommeltje op het bureau betekent een rommeltje in het hoofd en een onprofessionele organisatie. Vaak zijn dat de eerste associaties bij bureaus waar de papieren hoog opgestapeld liggen.

Je kunt daarover van mening verschillen, maar feit is wel dat van de bedrijfsdossiers een groot gedeelte onvolledig is omdat de ontbrekende stukken ergens in stapels verstopt zitten. Zelfs nu veel organisaties digitaal gaan werken.

3. Het Nieuwe Werken: flexibele werkplekken en digitalisering Het Nieuwe Werken brengt een aantal zaken met zich mee. Niet per se allemaal tegelijkertijd en in een bepaalde volgorde, maar de meest in het oog springende gevolgen van Het Nieuwe Werken zijn wel flex-

Corrie, secretaresse bij een grote gemeente die overgaat op Het Nieuwe Werken Voor Corrie is Clean Desk werken de nieuwe manier van werken geworden: ‘Aanvankelijk zag ik het niet zo zitten. Papierstapeltjes op mijn bureau gaven mij juist houvast. Stapeltje To Do voor deze week, stapeltje Te Plannen klussen voor de volgende week. En dan natuurlijk de vergader- en overlegdocumenten die ik klaar legde voor mijn leidinggevende. En zij was juist het grootste struikelblok omdat zij zeer gehecht was aan papier en het niet zag zitten om clean desk te werken.’

8

plekken en digitaal (papierarm) werken met de iPad of met een andere tablet. De gedachte achter flexplekken is dat je met minder plekken toekomt bij een bezetting onder een bepaald percentage. Wil het werken met flexplekken ook daadwerkelijk ‘werken’ dan moeten werkplekken ook flexibel gebruikt worden, anders zijn er namelijk altijd werkplekken te weinig en werkt het hele flexconcept niet. Rouleren van werkplek is dus een voorwaarde. En wie wil er nou aanschuiven aan een rommelig bureau? Daarnaast: als er spullen liggen op een bureau dan zou dat moeten betekenen dat deze plek bezet is.

Dat betekent: opruimen als je je werkplek verlaat. Dat hoeft misschien nog niet als je een kop koffie gaat halen, maar wél als je meer dan een uur weg bent van je plek.

Dat hangt af van het beleid dat je werkgever vaststelt.

Digitalisering is vaak een onderdeel van Het Nieuwe Werken. De argumenten om digitaal te werken zijn divers: het zou efficienter zijn (vooral bij gemeenten en het digitale loket) en daarnaast maakt het digitaal beschikbaar maken van informatie het voor veel groepen medewerkers mogelijk om op elke gewenste plek (uit of thuis, op kantoor of in de kroeg) aan het werk te kunnen.

Ook milieuoverwegingen spelen soms mee.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

OfficEMANAGEMENT

‘Do or die!’

Corrie: ‘Ik vond het een hele stap en heb er erg tegenop gezien. Er was geen ontkomen aan en achteraf denk ik dat dat ook maar het beste was, want als er ruimte tot sjoemelen was geweest was ik vast niet zo moeiteloos papierloos geworden.

‘Do or die!’ riepen we bij ons op de afdeling wel eens voor de grap. Maar zo was het wel. Mijn pc en mijn iPad zijn mijn beste vrienden geworden. Ik heb mijn documenten altijd bij de hand.’

4. Verhoging van de effciency Velen zullen dit herkennen: je bent bezig aan een taak maar zodra je ogen op een andere stapel werk vallen, is je concentratie verstoord. Op het moment dat mensen denken: ‘Oh ja, dat moet ik ook nog doen’, is de kans groot dat ze hetgeen waar ze mee bezig zijn uit hun handen laten vallen om vervolgens verder te gaan met iets nieuws.

Zo word je dus zelf de grootste onderbreker van je werkprocessen. Je helpt je eigen concentratie een behoorlijk handje als je al die afleiders van je bureau haalt. Maar eerlijk is eerlijk: voor de ene persoon geldt dat meer dan voor de andere.

werkt met een minimum aan papier, dan blijft er genoeg ruimte over om een leuk fotolijstje in je locker te stoppen. Mocht je dat echt het meest idiote vinden dat je ooit gehoord hebt: vraag aan de ict-afdeling of ze een screensaver van je favoriete foto’s willen maken. Mag dat niet, dan kun je altijd nog overwegen om een aantal leuke foto’s naar

Hoeveel tijd ben jij kwijt met zoeken?

Een kleine tien jaar geleden is er voor het laatst onderzoek gedaan naar hoeveel tijd een gemiddelde manager kwijt was aan het zoeken naar documenten. Dat was zes weken per jaar. Dat is vijf uur per week, een uur per dag, na aftrek van de vakanties.

TIP: ga eens bijhouden hoeveel tijd jij per dag/week/ maand kwijt bent aan het zoeken naar spullen. Alles waar je langer dan dertig seconden naar moet zoeken, is niet goed opgeborgen.

Op de punten 5 en 6 ga ik verder niet in.

Wat moet ik met mijn fotolijstjes?

Over het algemeen krijgen medewerkers één meter plank tot hun beschikking of een locker. Als je eenmaal geschoond hebt en je

je mailbox te sturen en deze open te zetten.

Daarmee creëer je je eigen screensaver.

Misschien heb je wel toegang tot deze instellingen en kun je het zelf doen: Configuratiescherm - Vormgeving en persoonlijke instellingen - Bureaublad achtergrond.

Feit Voor de opruimprofessionals, professional organizers en efficiencytrainers geldt een gemiddelde zoektijd naar een document van dertig seconden als acceptabel. Moet je langer zoeken, dan heb je het niet goed georganiseerd. Je kunt je voorstellen dat je in een pc makkelijker zoekt dan in de stapels zelf.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

9

OfficEMANAGEMENT

Corrie: ‘Eigenlijk was het voor mijn leidinggevende moeilijker dan voor mij. Voorheen kreeg zij van mij een stapel uitgedraaide e-mailberichten en schreef ze op elk printje wat ermee moest gebeuren. Dat kostte mij heel veel tijd, tijd die ik beter kon besteden aan andere ondersteunende taken die haar ook zouden ontlasten. Het gebrek aan digitale vaardigheden was daarbij een behoorlijke drempel. Uiteindelijk hebben we met elkaar een workshop papierloos werken en vergaderen met de iPad gevolgd. Mijn leidinggevende raakte daardoor gemotiveerd om ’s avonds op de bank te oefenen. Het is dus letterlijk en figuurlijk een kwestie van de juiste knop vinden geweest.’

Clean Desk in een notendop Het streven is om een hoeveelheid documenten over te houden die in je locker of in je kast passen. Dat betekent in de meeste gevallen dat je je actieve en actuele werkarchief overhoudt: de documenten waar nog een actie voor je in verpakt zit.

Stap voor stap Je begint met je directe werkomgeving en verzamelt al je papierwerk van je bureau, de laden, vensterbanken, je koffer, tassen, kasten en dat leg je op je bureau. Je maakt diverse stapels en je begint met de eerste stapel. Het maakt in principe niet uit met welke stapel je begint, maar misschien heb je een stapel waar al je actuele documenten in zitten. Wellicht kun je het beste daar beginnen.

Je begint met het bovenste papiertje en neemt daar een besluit over volgens het beslismodel: als je het document... ... moet en kunt afhandelen, en de actie kost minder dan drie minuten: doe het meteen even! ... moet en kunt afhandelen, en de actie kost meer dan drie minuten: stop het in je postbak / mapje Actie en plan het in je agenda. ... wel moet afhandelen, maar niet nu: stop het dan in je werkarchief bij het betreffende onderwerp en noteer het op je actielijst of to do-lijst. ... niet kunt afmaken omdat je op informatie van een ander zit te wachten, leg het in de Afwachten-bak. ... moet delegeren: doe het in een uitbakje met een briefje voor degene die het moet doen. ... moet bewaren omdat het aansluit bij wat je aan het doen bent, maar je hoeft er niets mee? Archiveer het dan in de desbetreffende werkmap of check of je het digitaal hebt.

Indien je het digitaal hebt, kun je het printje weggooien. ... misschien in het centrale archief kunt

10

stoppen: doe het nu! Gebruik je bakje Uit om meer te verzamelen voor het centrale archief en breng het na je opruimsessie daadwerkelijk weg. ... moet archiveren in het team- of afdelingsarchief: doe het nu! Gebruik desnoods het bakje Uit als deze archieven niet in je directe omgeving zijn geplaatst. ... in een nieuwe hangmap kunt opbergen, doe dat dan (bijvoorbeeld als er een nieuw project of een nieuwe kerntaak is). ... kunt weggooien… gooi het dan weg!

Werk zo alle papieren weg en zoek voor alle items een prettige en logische plek.

Geef alle ordners en mappen een label zodat je alles weer makkelijk kunt terug vinden.

Voor alles geldt: als je weet dat je het ook digitaal hebt, kun je het printje weggooien.

Als je het printje bewaart omdat het je helpt herinneren aan een taak, kun je de taak het beste noteren op je to do-lijst, of beter nog: in je digitale takenlijst of in je agenda (als het op een bepaalde datum af moet zijn). Daardoor heb je geen papieren document meer nodig dat jou moet helpen herinneren aan het feit dat je nog iets moet doen.

Wist je dat: opruimen positieve energie genereert? Zoeken kost alleen maar energie.

Je kunt dus beter gaan opruimen in plaats van zoeken, 80 procent kans dat je tijdens het opruimen tegenkomt wat je zocht...

Belangrijk: leg niets terug zonder dat je er een heldere beslissing over genomen hebt: - bewaren en afhandelen; - bewaren en actie plannen; - archiveren;

TIPS vOOr HeT SCHOONHOuDeN vaN je Bureau • Neem je voor om in het vervolg direct te beslissen wat je met elk stuk papier gaat doen.

• Vraag je bij elk stuk papier af of je het werkelijk nodig hebt.

• Zo ja: archiveer het dan onmiddellijk (of leg het in de actiebak) en maak een aantekening op je to do-lijst.

• Reserveer tijd in je agenda om je papierwerk af te handelen en doe het dan ook.

• Leg geen papieren opzij om er later een beslissing over te nemen.

• Neem elke dag voordat je naar huis gaat tien minuten de tijd om je bureau op te ruimen.

• Leer je werkstromen scheiden in doen, archiveren, plannen, doorgeven of weggooien.

• Gebruik één plek om je ‘te doen’-dingen te noteren en stop je post-its in de la.

• Bewaar de dingen die je het meeste gebruikt onder handbereid (A-locatie; locker of meterkast).

• Maak af waar je aan begint en ruim het dan op.

• Gooi zoveel mogelijk weg.

• Zet een grote papierbak onder handbereik.

• Als je een document kwijt bent, kun je beter je hotspots en A-locaties gaan opruimen. De kans dat je het dan tegenkomt, is erg groot.

• Vraag collega’s of ze alleen als jij daar om vraagt, documenten aanleveren (papier en digitaal). Wees consequent en bedank hen vriendelijk als ze toch spullen voor je meenemen en geef het terug.

• Ruim tussen neus en lippen ook eens een lade of een plank op, als je zin hebt om even wat anders te doen. Als je eenmaal de slag te pakken hebt, hoeft dan niet langer dan tien minuten te duren.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

OfficEMANAGEMENT

Corrie: ‘Ik had altijd het idee dat ik best veel wist van Outlook. Maar er zitten zoveel meer toepassingen in die papierloos werken een stuk makkelijker maken, dat ik er helemaal verbaasd van ben. Je moet dat maar net weten.’

- naar iemand anders brengen; - weggooien.

Pak dan pas het volgende stuk papier en neem een beslissing.

Herhaal dit keer op keer op keer, totdat je bij het laatste document van de stapel bent aangeland.

Wist je dat: als je jezelf de vraag stelt of je iets ooit nog eens zou kunnen gebruiken, de kans 99,9 procent is dat je daar ‘ja’ op zegt? Dat maakt het nemen van het besluit om iets weg te doen bijna onmogelijk. Dan wint de ‘ik wil dit houden’-impuls.

De juiste vraag moet dan ook zijn: waar kan ik het vinden als ik het nodig heb? ervaringsleren Mensen houden niet van verandering.

De overstap van een ‘normaal’ bureau

GOeDe maaTreGel Marion Spierenburg zegt in de LinkedIn Groep van Managament Support:

naar een opgeruimd bureau roept bij veel medewerkers dan ook weerstand op. En om positief te kunnen zijn over Clean Desk werken als je het eigenlijk niet ziet zitten,

CleaN DeSK POlICy STaaT NIeT OP zICH Petra Koole zegt in de LinkedIngroep van Management Support: ‘Clean Desk werken vereist een andere manier van werken en keuzes maken. Meer digitaal gaan werken, zoals papierloos vergaderen, gedigitaliseerde postverwerking en distributie maken deel uit van die andere manier van werken. Papierloos of papierarm werken vereist dus van de organisatie zelf een investering in de juiste applicaties om dit te ondersteunen. Daarnaast vraagt een geslaagde invoering van een clean desk policy om een cultuurtraject om medewerkers zich te laten realiseren wat dit betekent en wat het van hen vraagt.’

‘Clean Desk is erg prettig bij een free seating kantooromgeving: je treft altijd nette, lege werkplekken. Het vraagt wel discipline om iedere avond alles op te ruimen. Maar daar wordt een mens ook selectief van: wat is nog belangrijk genoeg om op mijn bureau te hebben?

Bar weinig blijkt. Dus het is een goede maatregel op weg naar het papierarme kantoor.’

WaT IS eeN CleaN DeSK POlICy? Clean Desk werken wil zeggen dat je documenten waar je niet meer mee werkt opruimt in werkkast, ladeblok of locker. Zodra je werkdag is afgelopen, of je van werkplek verandert of zodra je met een andere taak aan de slag gaat, ruim je je bureau op. Alles waar je niet mee werkt, ruim je op. Ook usb-sticks, bloemen, planten, fotolijstjes en droppotten.

moet je eerst ervaren wat voor jou de voordelen kunnen zijn. Met andere woorden: met frisse tegenzin ergens aan beginnen om vervolgens na een tijdje de conclusie te trekken dat je nooit meer anders wilt.

Knoppenkennis In de meeste e-mailprogramma’s zijn toepassingen ingebouwd die het papierloos (of papierarm) werken en vergaderen gemakkelijker maken. Maar dan moet je wel weten wat die toepassingen zijn. Een gericht Clean Desk traject waarin mensen kennis en vaardigheden aangereikt krijgen, kan medewerkers net dat steuntje in de rug geven waardoor ze de overstap naar Clean Desk werken gemakkelijk kunnen maken en er na verloop van tijd hun hand niet meer voor omdraaien. Door te ervaren hoe het is, ontstaat vanzelf de motivatie om het zo te blijven doen. Inzoomen op de zachte kant (de menskant) helpt dus. < *Denise Hulst, auteur, trainer, oprichter van Het Betere Werken - info@hetbeterewerken.nl.

Kijk voor meer informatie over Clean desk en HNWtrajecten (ook maatwerk), papierarm werken en vergaderen met de iPad op www.hetbeterewerken.nl.

Ook voor handige toepassingen binnen Outlook.

Petra Koole

TraININGeN

Marion Spierenburg

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Management Support biedt diverse trainingen die het werken ‘naar’ een papierloos kantoor en de stap naar Het Nieuwe Werken makkelijker maken. De training Effectiever werken met de iPad bijvoorbeeld is nieuw en laat je zien dat digitaal werken in de praktijk veel efficiënter en productiever is én hoe je dat doet natuurlijk. Maar ook het bewerken, opslaan, delen en digitaal archiveren van documenten, dossiers en agenda komen in deze training aan bod. En last but not least: het vraagt van je collega’s ook nogal wat.

Hoe je die ‘meekrijgt’? Ook dat wordt je tijdens de training vertelt.

Kijk voor informatie op www.managementsupport.nl/opleidingen.

11

SAMENwERkEN

Duurzaam en plezierig samenwerken (2)

Ook jij kunt het!

Roddel - het heeft voor mij een nare klank. Ken je het? Twee collega’s die telkens net de pantry verlaten als jij je bij hen wilt voegen? Je kamergenoot die weet te vertellen dat de secretaresse van de afdeling zus en zo er een uitgesproken mening op nahoudt over jouw functioneren? Niet fijn. Ook complimenteus of meelevend geklets over anderen wordt wel als roddel betiteld. Voor leedvermaak geldt hetzelfde. Beide varianten uiteraard in afwezigheid van de persoon in kwestie.

Tekst Heleen ter Avest*

Van Dale laat er geen misverstand over bestaan en definieert roddel als ‘opzettelijk slechte dingen van iemand vertellen; kwaadspreken, lasteren’. Toch is het niet zo vreemd dat roddelen óók positief belicht wordt. Er is een andere kant van de medaille. Het is een illusie om te denken dat roddel uit te bannen is en het gebeurt niet voor niets.

Gratis meegeleverd bij geroddel Praten over anderen is soms gewoon lekker. Net als patat, taart, prosecco, chocola, chips en bier (vul vooral in wat voor jou van toepassing is als jouw favoriete snack er niet tussen staat). Als iemand je in vertrouwen neemt, zegt dat iets over jullie contact en over hoe je collega jou ziet. Dat kan egostrelend zijn. En je hebt gelijk een soort pact met elkaar. Dat smaakt naar meer.

In de tweede plaats is er een voordeel voor de organisatie. De ervaren band tussen roddelende collega’s versterkt niet alleen de betrok-

dO’s eN dON’Ts Algemeen - Laat je positief en integer uit over anderen. Of helemaal niet.

- Bespreek lastige issues mét de persoon in kwestie.

- Onderhoud je interne contacten goed; roddel bevat vaak belangrijke informatie.

- Pick your battles wisely.

- Bereid een eventueel gesprek goed voor.

Als leidinggevende - Stel wangedrag aan de kaak.

- Achterhaal de leerpunten voor jou en/of het team.

- Organiseer een teamsessie of -coaching.

Als teamlid - Vind medestanders, samen sta je sterker.

- Stel grenzen, geef feedback en doe een verbetervoorstel.

- Betrek eventueel je leidinggevende in de situatie.

12

kenheid bij elkaar, maar ook bij de club. Het geeft aan dat er zaken binnen het bedrijf spelen die er in meer of mindere mate toe doen voor de medewerkers. Beter dan onverschilligheid!

Ook kan geroddel de vinger precies op de zere plek leggen. Het geeft aan wat er scheef loopt op een afdeling, waar communicatie tekortschiet, welke (terechte) ergernissen steeds weer opvlammen en hoe verhoudingen verstoord zijn. Niet onbelangrijk voor een lerende organisatie met medewerkers die volop in ontwikkeling zijn!

Wanneer wordt de grens overschreden?

Natuurlijk kan roddel ook (zeer) schadelijke effecten hebben. Zeker als het het karakter krijgt van pesten. Als steeds één collega het doelwit is. Als het gaat om kwaadsprekerij en uitsluiting. In zo’n situatie kun je je behoorlijk ongelukkig voelen. Ongeacht of het geroddel nu jouzelf betreft of ‘slechts’ anderen, waarbij de werksfeer erdoor wordt beheerst. Hoe ga je daar dan mee om?

Wat doet het met je?

Voor je in actie komt (of besluit dat niet te doen), is het belangrijk om stil te staan bij de vraag wat dit met je doet. Hoe je ook gaat reageren, het maakt een essentieel verschil of je dat doet vanuit onmacht, boosheid of geraaktheid óf vanuit een zekere kalmte. In het besef dat je erboven staat en dat je - waar nodig en verstandig - iets kunt doen.

Bewustwording en acceptatie van je gevoel zijn de eerste stappen.

Als er over je geroddeld wordt, kan dat je een gevoel van onbehagen geven of je treffen. Ook als het geklets iemand anders betreft, kan dat ervoor zorgen dat je je slecht op je gemak gaat voelen op je werk. Blaas dan stoom af bij iemand (uit je privékring) die je volledig vertrouwt, dat helpt de lading te verminderen.

Aanpassing van je mindset helpt vervolgens om de situatie laconieker en met opgeheven hoofd tegemoet te treden. In het schema op de pagina hiernaast zie je hoe je dat met de inzet van helpende gedachten kunt doen. Ga je na het bestuderen van het schema toch nog met een onplezierig idee op weg naar kantoor? Ook een metafoor kan je helpen de ongemakkelijkheid van je af te schudden en nuchter en kordaat op te treden. Stel je bijvoorbeeld voor dat je je in

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

SAMENwERkEN

een glazen bel bevindt. Zo ben je in communicatie met de buitenwereld, maar je houdt een zekere afstand en bent niet te raken. Wel kogelvrij glas visualiseren natuurlijk. do’s & don’ts Wil je iets aan de situatie veranderen, doe dan zelf niet mee aan geroddel. Ook al lijkt het onschuldig. Als zich iets heeft voorgedaan wat je liever anders had gezien, praat dan mét en niet óver je collega. Op cruciale momenten heb je meer recht van spreken als je je gewoonlijk op een integere, positieve manier over anderen uitlaat.

Of überhaupt niet.

Aan de andere kant, accepteer dat praten over anderen er nu eenmaal tot op zekere hoogte bij hoort. Hang niet de moraalridder uit.

Zonder mee te roddelen, kun je wel luisteren naar wat je collega’s te vertellen hebben. Een schijnbaar achteloze, relativerende opmerking heeft meer effect dan je collega bij het minste of geringste aanspreken op haar ‘wangedrag’. Zo blijf je in contact én goed op de hoogte van wat er speelt. En dat is nodig op het moment dat het je wél te ver gaat. Kies dat moment zorgvuldig; je kunt niet overal een issue van maken. Maar als er sprake is van structurele kwaadsprekerij of stemmingmakerij, kom je natuurlijk slagvaardig in actie. Zorg dat je goed voorbereid bent. Weet wat de feiten zijn, wat je erover zeggen wilt en hoe je het graag anders zou willen.

Leidinggevende Heb je een leidinggevende positie op de backoffice, dan heb je aan te geven welk gedrag geaccepteerd is en welk gedrag niet. Niet geaccepteerd gedrag heeft consequenties, ook dat mag duidelijk zijn.

Belemmerende gedachten

Helpende gedachten

- Mijn reputatie gaat eraan op deze manier, ik word nog ontslagen.

- Ik heb voor een belangrijk deel zelf mijn personal branding in de hand.

Mijn leidinggevenden kennen mij langer dan vandaag en weten best dat het niet meer dan geroddel betreft.

Het waait meestal wel weer over.

- Hoe kunnen ze dit doen, dit is toch niet ethisch verantwoord?

- Ik kan anderen niet veranderen en geroddel niet uitbannen. Wel kan ik mijn grenzen duidelijk maken.

Wat kan ik leren van deze situatie?

- Wat zullen de collega’s wel niet van me denken?

- Mijn werk is altijd goed in orde, dat geldt ook voor mijn manier van communiceren. Ik sta open voor feedback.

Niet iedereen kan of hoeft mij aardig te vinden. Omgekeerd is dat ook niet het geval.

- Ik kan er gewoon niet meer tegen.

- Ik heb de kracht om hier op een goede manier mee om te gaan.

- Zie je wel, ik ben door de mand gevallen. Ze hebben gemerkt dat ik (...) niet kan,

- Natuurlijk zijn er dingen waar ik minder goed in ben. Mijn algehele functioneren is goed genoeg, en ik werk aan mijn ontwikkeling.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Tips • Verminder eerst de lading.

• Zorg voor een gezonde mindset.

• Gebruik een metafoor om je zelfbewustzijn te versterken.

Levert dat (meer) gepraat op over jouw persoon? Ongetwijfeld.

Toch heb je helder te maken waar de grenzen bereikt en overschreden worden. Anders ondermijn je je positie en glipt de leiding je tussen de vingers door.

De aangelegenheid geeft je ook de kans om roddelaars een andere stem en een andere rol te geven. Wat is precies de onvrede?

Aan welke veranderingen hebben ze (al dan niet bewust) behoefte?

Ga met ze in gesprek om dit te achterhalen. Je neemt ze daarmee serieus, en ze zullen zich gehoord voelen. Wie weet transformeren ze tot belangrijke meedenkers, en ontdekken jullie nieuwe teamdoelstellingen.

Een (begeleide) teamsessie kan ook zinvol zijn, bijvoorbeeld om tot gezamenlijke teamwaarden te komen. Zoals respect, recht op een volwaardige plaats in het team, een goede balans tussen geven en nemen. Ook teamdoelen kunnen hierin gezamenlijk ge(her)formuleerd worden. Zijn de verhoudingen echter dusdanig verstoord geraakt dat nauwelijks draagvlak voor een teamsessie te vinden is?

Dan is teamcoaching wellicht de te bewandelen weg.

Teamlid Ben je teamlid, dan kun je je collega’s vertellen hoe jij hun gedrag ervaart, en hoe je het graag anders zou zien. Spannend? Jazeker!

Met de feedbackregels (zorg voor tweerichtingsverkeer!), de juiste mindset en je ‘kogelvrije glas’ lukt het je om zo’n gesprek rustig en zelfbewust te voeren.

Vind medestanders. Er zijn vast meer collega’s die er net zo over denken als jij. Als je samen optrekt in een duurzame en oprechte manier van communiceren, sta je sterker. Betrek indien nodig ook je leidinggevende bij de situatie. Deze kan jou steunen in het vormen en eventueel bijstellen van je visie, en heeft een centrale rol in het creëren van de teamcultuur. samengevat Roddelen komt voor in soorten en maten. Geef het goede voorbeeld door er niet aan mee te doen en integer en positief te communiceren. Onderhoud je interne netwerk; in al het gepraat kan waardevolle informatie besloten zijn. Kom niet bij elk wissewasje in actie. Maar als er sprake is van fundamentele kwaadsprekerij, kom dan op een constructieve manier op voor jezelf en (de sfeer in) je team. Tot slot herinner ik je aan twee oude bekende wijsheden die je helpen relativeren: Het kan verkeren en... this too shall pass! <

Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk. Zij schreef het gratis e-bookje Feedback de baas - 9 succesfactoren voor je verander(en)de rol van assistant. (www.investcoaching.nl)

13

PERSONEEl & ORGANiSATiE

Het personeelsdossier

Beheren, inzien en opschonen Houd jij je als secretaresse deels bezig met de personeelsadministratie, dan gaan er ongetwijfeld ook personeelsdossiers door je handen. Want volledig digitaal is nog bijna geen enkel bedrijf, ondanks de digitale revolutie. En personeelsdossiers zijn van groot belang voor de werkgever. Er worden in dit dossier immers belangrijke feiten bewaard.

En die zijn niet voor jan en alleman toegankelijk. Wat zijn de regels?

Tekst André Vergne

Bij een personeelsdossier denk je al snel aan de verwerking op papier of in een database van alle vervelende incidenten die een werknemer bij een bedrijf of instelling heeft veroorzaakt. Een soort strafblad met een ‘opbouwend karakter’. Nee dus... de werkelijkheid is anders. Een personeelsdossier bevat persoonlijke en zakelijke gegevens van een werknemer zoals NAW, cv, salaris en vakantieregeling.

Het is voor de werkgever een eenvoudige manier om alle gegevens van een werknemer in één oogopslag bij de hand te hebben.

Ook de werknemer kan er baat bij hebben; alle informatie rondom beoordelings- en functioneringsgesprekken staat er immers in. En dat kan gunstig zijn als je bijvoorbeeld een getuigschrift nodig hebt.

Daarnaast is het voor overheidsinstanties belangrijk dat een werknemer geen illegale arbeid verricht omdat hij bijvoorbeeld volgens de Wet arbeid vreemdelingen niet in Nederland mag werken. Het gaat te ver om in dit artikel alle instanties te noemen die belang hebben bij een personeelsdossier, maar het dossier is zéker niet alleen bestemd voor de werkgever zelf. Sociale zekerheidswetten, fiscale regels en andere wetten geven wel een richtlijn welke gegevens een personeelsdossier voor een deel moet bevatten, zodat - als het nodig is - controles kunnen plaatsvinden.

Wet Bescherming Persoonsgegevens Sinds 2001 is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) van kracht. De wet beschermt de privacy van de Nederlandse burgers.

In het geval van personeelsdossiers hebben organisaties enkele ver-

WaT sTaaT Er In HET PErsonEElsdossIEr Een personeelsdossier bevat diverse elementen: persoonsgegevens, arbeidsvoorwaarden, (fiscale) vergoedingen, loopbaanontwikkeling, persoonlijke ontwikkeling, beloning, functioneren en beoordeling, tijdregistratie (verlof en vakantie). Verder kunnen ook zaken zoals verzuim, klachten en disciplinaire maatregelen in het personeelsdossier worden opgenomen.

14

plichtingen: wat mag in het dossier worden opgenomen en aan wie mogen die gegevens verstrekt worden?

Hoofdregel is dat alleen díe gegevens in een personeelsdossier mogen worden opgenomen die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor het personeelsdossier dient. Normaliter is het bijvoorbeeld taboe om medische gegevens in een dossier op te nemen, maar wanneer sprake is van re-integratie van een werknemer, kunnen sommige (medische) gegevens toch van belang zijn. Zo zal een HRfunctionaris gegevens moeten kunnen verwerken over functionele beperkingen van een werknemer en kunnen inschatten welke werkzaamheden de werknemer nog wél kan verrichten.

Zo kan het bijvoorbeeld best zijn dat tijdens een re-integratieproces aanpassingen op de werkplek moeten worden gedaan. Maar ook als een werknemer bijvoorbeeld epilepsie heeft, is het wel handig als dat in het dossier is opgenomen. Wanneer er onverhoopt iets gebeurt, weten collega’s ook wat er aan de hand is. Maar het verwerken van strafrechtelijke gegevens over een werknemer is wél aan regels gebonden.

TIP: check bij het College Bescherming Persoonsgegevens (www. cbpweb.nl) sowieso of iets wel of niet mag worden opgenomen.

Wie mag de gegevens inzien?

Een personeelsdossier bevat vertrouwelijke informatie en mag dus niet rondslingeren in een of andere vergaderkamer, bij het kopieerapparaat of ergens op een bureau. Alleen de direct leidinggevende en een HR-functionaris hebben toegang tot het dossier van een werknemer. Zij mogen echter niets van wat in het dossier staat zonder uitdrukkelijke en ondubbelzinnige toestemming van de werknemer ‘naar buiten brengen’. De werknemer zelf heeft natuurlijk wel recht tot inzage in zijn dossier. Daarnaast mag hij de gegevens aanvullen, verbeteren, verwijderen of afschermen.

Verder kan een uitvoeringsinstelling zoals het UWV om persoonsgegevens vragen, maar ook de Belastingdienst kan in sommige gevallen interesse hebben in zaken met betrekking tot loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen enzovoort. Gegevens mogen echter alleen verstrekt worden vanwege wettelijke eisen of wanneer

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

PERSONEEl & ORGANiSATiE

het noodzakelijk is in het kader van de arbeidsovereenkomst.

In alle andere gevallen moet de werknemer eerst toestemming geven.

Het is de taak van de werkgever zorg te dragen voor voldoende bescherming van de gegevens. Dat doet hij door onder andere wachtwoordbeveiliging op computers of door het gebruik van een firewall bij de opslag van digitale documenten. En... tóch nog een open deur: door het afsluiten van de dossierkast met een sleutel! overname Het komt geregeld voor dat werknemers betrokken raken bij de overname van een bedrijf. De personeelsdossiers worden dan uiteraard ook overgedragen. Toch mag dit niet zomaar. De overdracht van de dossiers moeten onder andere worden aangekondigd (via prikbord of intranet) en werknemers moeten de mogelijkheid krijgen bepaalde gegevens te verwijderen en bezwaar aan te tekenen tegen de overdracht. digitaal of op papier In deze tijd lijken papieren dossiers ouderwets, om niet te zeggen: achterhaald. Alle genoemde gegevens zouden eigenlijk gewoon digitaal in een informatiesysteem moeten worden opgeslagen. Maar door de identificatieplicht moet er nog steeds een kopie van een idbewijs worden bewaard. Werkgevers ontkomen er dan niet aan toch wat papieren administratie bij te houden. Maar in veel gevallen zullen de gegevens toch digitaal worden opgeslagen. Dat is efficiënter én veiliger. En jij mag het overzichtelijk houden... natuurlijk!

Mappen en tabjes In een (digitaal) personeelsdossier bevinden zich op de eerste plaats de standaardgegevens van de werknemer. Deze gegevens staan op een zogenoemde stamkaart. Denk hierbij aan NAW-gegevens, korte arbeidgerelateerde zaken zoals salaris, persoonlijke gegevens enzovoort. Afhankelijk van (digitale) personeelsinformatiesystemen, zal gegevensinvoer natuurlijk verschillen. In het ene systeem moet naast de geboortedatum ook de geboorteplaats worden ingevoerd, in het andere systeem hoeft dat weer niet. Hieronder vind je een aantal onderdelen van een dossier. Let op: deze zijn niet uitputtend, maar wel handig als je bijvoorbeeld een personeelsinformatiesysteem moet opzetten.

Stamkaart Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, geslacht, nationaliteit, burgerlijke staat, woon-werkafstand, banknummer, de hoogte van het salaris, de looptijd van het contract, eventuele vaste onkostenvergoedingen, burgerservicenummer (BSN), personeelsnummer, datum indiensttreding.

Persoonsgegevens Sollicitatiebrief en CV, kopie van geldig identiteitsbewijs, werkvergunning, loonbelastingverklaring, contracten, kopie aanstellingsbrief, arbeidsovereenkomst, diploma’s, getuigschriften, verklaring omtrent gedrag.

Arbeidsvoorwaarden Salaris (loonstrook), eindejaarsuitkering, winstuitkering, gratificatie, pensioenvoorziening, beloningen in natura, aandelen, opties.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

uIT dE scHool klaPPEn Het komt nog steeds voor dat een bedrijf de ziekteverzuimgegevens per werknemer gespecificeerd aan het prikbord hangt of de privacyregels met voeten treedt. Vorig jaar ging verzuimbedrijf Verzuimreductie de fout in door zieke werknemers het hemd van het lijf te vragen over hun ziekte en de antwoorden te noteren in hun dossier. Het bedrijf schond hiermee de privacywetgeving. Daarover ontstond veel opschudding... ook in de politiek!

Tijdregistratie Verlof, vakantie, tijd voor tijdregeling, adv/atv.

Onkostenvergoedingen Auto van de zaak, fiets, overwerkvergoedingen, emolumenten.

Functioneren Functieomschrijving, gegevens over promotie, demotie of overplaatsing, functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek.

Loopbaanontwikkeling Persoonlijk ontwikkelingsplan, gevolgde opleiding, afspraken loopbaanontwikkeling.

Disciplinaire maatregelen Verslag mediation, schorsing, sancties, berispingen, roekeloosheid.

Gezondheid Uitslag medische keuring, verslag bedrijfsarts, ziek- en herstelmelding, correspondentie UWV, gegevens zorgverzekering (let op: gegevens over ziekte mogen niet in het dossier terechtkomen).

Wat mag niet in het dossier worden opgenomen?

Voor enkele gegevens bestaat een zogenoemd bijzonder beschermingsniveau. Het gaat dan om gegevens over bijvoorbeeld levensovertuiging, ras, politieke gezindheid. Soms is het toegestaan deze informatie toch mee te nemen. Dat kan als er binnen een organisatie een voorkeursbeleid wordt gevoerd. Maar ook als iemand lid is van een vakbond en er fiscaal vriendelijk contributie wordt betaald, kan het van belang zijn deze gegevens op te nemen. Zoals al eerder gezegd mag dat niet met gegevens over ziekte.

Bewaartermijnen Afhankelijk van het type dossier is een bepaalde bewaartermijn gesteld. Het dossier mag hoe dan ook niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor het dossier is aangelegd.

Wettelijke verplichtingen kunnen wél van invloed zijn op de bewaartermijn. Op www.managementsupport.nl staat een handige lijst met bewaartermijnen per soort document, dus níet alleen voor personeelsdossiers. Je vindt de lijst achter bonuscode 0313.1.

Bronnen: HR-taken voor managementondersteuners, Vakmedianet, 2013; www.cbpweb.nl; Handboek HRM in de Praktijk, Vakmedianet, 2012. <

15

PERSONEEl & ORGANiSATiE

Uitdiensttreding werknemers

Als de afhandeling op jouw bordje ligt Sleutels innemen, abonnementen opzeggen, afmelden voor de collectieve zorgverzekering, visitekaartjes vernietigen... Als een werknemer ontslag neemt of krijgt, betekent dat veel extra werk voor de secretaresse die zich bezighoudt met personeelsadministratie.

Ligt de afhandeling op jouw bordje? In dit artikel lees je waar je op moet letten.

Tekst Aline de Bruin

Vrijwel elk bedrijf wordt geraakt door de crisis. Kostenbesparingen, meer doen met minder collega’s en ontslagen, zijn aan de orde van de dag. Uit een arbeidsmarktprognose van het UWV blijkt dat de landelijke werkgelegenheid in 2012/2013 in totaal met ruim 44.000 banen (werknemers) afneemt.

Die cijfers liegen er niet om. Als secretaresse betekent dit dat je hoe dan ook te maken krijgt met het ontslag van mensen. Personeelswerk is namelijk lang niet altijd het werk van een zelfstandige personeelsfunctionaris.

Grotere bedrijven hebben hun eigen HR-afdeling die personeelszaken centraal regelt, maar bij kleinere bedrijven zijn deze werkzaamheden gefragmenteerd. Het werk wordt dan vaak op het bordje van de secretaresse gelegd. Als je weinig theoretische kennis hebt van het personeelswerk, kan het lastig zijn om het traject van uitdiensttreding goed te laten verlopen. Wij zetten - met behulp van ervaringsdeskundigen - alle zaken waar je rekening mee moet houden op een rij.

ken en leggen die vast in een overeenkomst.

Bij zo’n ontslag zul je als secretaresse vaak een exitgesprek moeten inplannen. ‘Als partijen half ruziënd uit elkaar gaan, heeft een exitgesprek geen zin, zegt mr. Sashil Durve, advocaat arbeidsrecht bij De Clercq Advocaten en Notarissen in Leiden. ‘Zo’n gesprek vindt vaak alleen plaats wanneer de werknemer zelf opzegt.

Als werkgever wil je dan graag weten of er specifieke redenen zijn voor het ontslag. De input van de werknemer kan nuttige informatie zijn voor het bedrijf.’

2. Ontslag via het UWV WERKbedrijf De meest voorkomende route bij een reorganisatie. De werkgever doet een ontslagaanvraag bij het UWV en het UWV geeft vervolgens een ontslagvergunning.

De werknemer kan naar de kantonrechter stappen omdat hij mogelijk recht heeft op schadevergoeding.

na dit hele traject mag een werkgever afscheid van iemand nemen, maar dan zijn we meestal een paar maanden verder. Als een werkgever dit niet goed doet, kan het ontslag worden afgewezen of kent de kantonrechter een hogere vergoeding toe.’

Checklist Pas als het ontslag definitief is, kan het traject van uitdiensttreding van een werknemer beginnen. Op internet vind je onder het kopje ‘checklist uitdiensttreding’ veel handige lijstjes terug (zie kader TIPS op pagina 18). Hieronder een overzicht van de belangrijkste punten waar je als secretaresse rekening mee moet houden.

Procedure voorafgaand aan het ontslag De omstandigheden waaronder iemand ontslagen wordt, verschillen van ‘geval’ tot ‘geval’. Dat geldt ook voor de voorwaarden die aan het ontslag verbonden zijn. We kennen drie soorten.

3. Ontslag via de kantonrechter BIj ontslag wegens disfunctioneren of een verschil van inzicht, komt meestal de kantonrechter in beeld. Maar voordat een werkgever naar de rechter stapt, is er vaak al een lang traject van dossieropbouw aan voorafgegaan. De werknemer kan overigens ook juridische hulp inschakelen.

Formele meldingen en administratie Zorg voor schriftelijke bevestiging van de ontslagaanvraag en de datum van uitdiensttreding aan de werknemer. Meld hem of haar af bij alle relevante instanties: zorgverzekering, pensioenfonds, arbo en bedrijfsvereniging. Kijk of er nog openstaande declaraties afgehandeld moeten worden en controleer of regelingen als vakantiegeld, ontslagvergoeding en eindejaarsuitkering netjes zijn afgehandeld. Zeg abonnementen op of speel ze door naar iemand anders.

Als de werknemer erom vraagt, stuur je hem een getuigschrift.

1. Ontslag met wederzijds goedvinden We spreken van ontslag met wederzijds goedvinden als de werknemer instemt met het ontslag. Partijen maken daarover afspra-

Een niet goed functionerende medewerker moet eerst verplicht een disfunctioneringstraject ondergaan, soms ook met coaching en cursussen. Advocaat Sashil Durve: ‘Pas

Communicatie Informeer relaties over het vertrek van de collega. Stel die relaties (als dat mogelijk is) ook vast voor aan de opvolging. Schoon alle

16

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

PERSONEEl & ORGANiSATiE

of de bedrijfsregels dit toelaten - een borrel. Denk na over bloemen en een eventueel cadeau.

interne systemen op. Verwijder de contactgegevens van de werknemer ook van de bedrijfswebsite; het staat nogal onzorgvuldig en onprofessioneel als iemand contact met hem wil opnemen en hij blijkt al twee maanden niet meer bij het bedrijf te werken. Bedenk wat er met de e-mail van de werknemer moet gebeuren: wat doe je met mails die nog binnenkomen? Laat voicemail doorverwijzen naar een collega.

over het bedrijf moeten worden ingeleverd, dat hoeft geen betoog. Maar hoe zit het met belangrijke bedrijfsgegevens over omzet, en met klantgegevens? Laat de medewerker als het nodig is een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Gevoelige informatie is kwetsbaar als medewerkers vertrekken; er zijn maar weinig mensen die vinden dat ze in dat geval iets doen wat niet door de beugel kan.

Inleveren bedrijfseigendommen Zorg ervoor dat de werknemer alle bedrijfseigendommen inlevert: sleutels, mobiele telefoon, laptop, eventuele leaseauto en tankpas etc. Meestal staat op het secretariaat geregistreerd wíe wát heeft. Je manager gaat ervan uit dat alle eigendommen daar ook weer worden ingeleverd. En last but not least: om te voorkomen dat iemand de indruk wekt nog bij het bedrijf in dienst te zijn, vernietig je de resterende visitekaartjes.

Overdracht werkzaamheden Maak een inventarisatie van de werkzaamheden. Het is handig om een schriftelijk document te maken met verwijzingen naar contactpersonen, telefoonnummers en dossiers in de kast. Ruim de werkplek van de vertrekkende collega op.

Vertrouwelijke informatie Documenten met vertrouwelijke informatie

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Afscheid Je zult elkaar in de toekomst misschien nog wel eens tegenkomen of nodig hebben. Regel - indien mogelijk - een prettig afscheid.

Zorg voor een kleine attentie vanuit het bedrijf en plan - als het personeelsbudget en/

Sociale media Sociale media zijn een verhaal apart omdat zowel werkgevers als werknemers niet altijd goed weten hoe ze ermee om moeten gaan. Bijna iedereen heeft tegenwoordig één of meerdere accounts op sociale media. Vooral LinkedIn en Twitter worden zakelijk veel gebruikt.

Tijdens het dienstverband kan het gebruik van sociale media juridische gevolgen hebben. Zo werd een werknemer van Blokker ontslagen nadat hij zich op Facebook niet al te netjes over zijn werkgever had uitgelaten. De rechter vond dat de medewerker ontslagen mocht worden. Sashil Durve: ‘Arbeidsrecht mengt zich steeds vaker met sociale media. Een ongeluk kan in een klein hoekje zitten; je kunt onbezonnen iets op Facebook zetten en iemand kan daar vervolgens aanstoot aan nemen. Iedereen die met sociale media bezig is, moet zich daarvan bewust zijn. Je laat tóch een spoor van jezelf achter.’

Ook na beëindiging van het dienstverband kan het gebruik van sociale media juridische gevolgen hebben. Veel werknemers passen hun profiel op LinkedIn meteen aan als ze van baan veranderen. Sashil Durve: ‘Zeker als je weer moet solliciteren, wil je dat zo snel mogelijk laten weten aan je volgers. Iedereen die daar een beetje serieus mee omgaat, houdt zijn profiel up-to-date.’ Maar hoe zit het met de volgers die iemand tijdens zijn loopbaan bij het bedrijf heeft verzameld? Kan via het gebruik van sociale media het relatiebeding worden overtreden?

In 2011 oordeelde de rechtbank in Arnhem dat dit het geval kan zijn. Een werknemer voegde na beëindiging van zijn arbeidsover-

17

PERSONEEl & ORGANiSATiE

eenkomst, op LinkedIn een relatie van zijn ex-werkgever aan zijn contacten toe. Het leidde tot boetes. Nog een voorbeeld: in Amerika speelde enige tijd geleden een procedure over een medewerker met een zakelijk twitteraccount. Hij verstuurde tweets voor het bedrijf en had 17.000 volgers verzameld.

Toen hij voor de concurrent ging werken, veranderde hij zijn Twitternaam maar nam wél al zijn volgers mee. Hij bleef berichten versturen en bereikte zo alle contacten die hij bij zijn oude bedrijf had verzameld. Daar was zijn ‘oude’ werkgever niet blij mee. ‘Die vond dat de volgers van hem waren. Hij eiste een vergoeding van 2,50 dollar per volger. De zaak is inmiddels wel geschikt, maar de uitslag is helaas niet bekend’, vertelt Durve. ‘Dit voorbeeld maakt het grijze gebied van sociale media wel heel duidelijk. Van wie is zo’n account nu eigenlijk? Mag een werkgever zeggen dat hij het account weer wil beheren omdat hij de relatiegegevens niet wil kwijtraken?

Dat is écht nog onontgonnen juridisch gebied.’

tIPS Sites Lijstjes met alle zaken die bij het vertrek van een werknemer de aandacht vragen vind je op: www.gripopontslag.nl/checklist-uitdiensttreding.html; www.tuxx.nl/formulier/checklist_uitdiensttreding - inclusief een Worddocument dat je naar eigen inzicht kunt aanpassen. training personeelszaken/HR Om je theoretische kennis van het personeelswerk bij te spijkeren is de training Personeelszaken/HR een aanrader. Tijdens die training komen ook de juridische aspecten aan de orde. De training geeft je concrete handvatten om je PZ-taken professioneel te kunnen vervullen.

Kijk voor meer informatie op www.managementsupport.nl/HR.

De advocaat adviseert werkgevers dan ook om een socialmediaprotocol op te stellen.

‘Het is belangrijk om regels af te spreken en medewerkers bewust te maken van de gevaren van sociale media. Normaal zou je zeggen: gebruik je verstand en doe geen gekke dingen. Maar vanuit de positie van

het arbeidsrecht is het handig om een protocol te hebben. Alles staat op papier en iedereen weet waar ‘ie aan toe is.’

Met dank aan mr. Sashil Durve, advocaat arbeidsrecht bij De Clercq Advocaten in Leiden. <

(advertentie)

nice to meet!

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid.

We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.

Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444

WS_adv_185x130_MSM.indd 1

18

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

10-10-11 11:37

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

cOlUMN

Officemanagement

Eenvoudig en snel labels printen via het draadloze netwerk

Mijn eerste baan was bij multinational Philips.

Ik kwam net van de secretaresseopleiding en had nog niet eens de stemgerechtigde leeftijd. Ik was dus nog redelijk bleu. Ik had dan ook geen idee hoe de facilitaire zaken geregeld waren. Natuurlijk had ik wel snel door waar ik pennen en schrijfblokken kon halen, hoe ik voor de zakenreizen tickets en buitenlandse valuta moest regelen, en hoe de telexberichten ingediend moesten worden bij de telexafdeling. Leaseauto’s bestonden nog niet. Het woord officemanagement was nog niet geintroduceerd. En hoe achter de schermen de zaken werden geregeld die niet direct met het werk zelf te maken hadden?

Geen idee.

Toen ik jaren later bij een zelfstandig onderdeel van Philips ging werken, kreeg ik als secretaresse al meer mee van wat er allemaal geregeld moet worden om een bedrijf draaiende te houden. Maar nog steeds was er voor alle zaken wel een ‘mannetje’ dat je kon bellen om iets geregeld te krijgen. Pas toen ik bij een in mijn ogen heel klein bedrijf ging werken, tien medewerkers, zag ik pas echt wat er allemaal bij ‘officemanagement’ komt kijken. Niet alleen prijsafspraken maken voor de inkoop van kantoorartikelen, maar ook de verzekering van het kantoorgebouw, de doorschakeling van het gebouwalarm naar een beveiligingsdienst, maar ook het simpel vervangen van een lampje in de toilet. Hiervoor hadden we geen ‘mannetje’. We moesten alles zelf regelen. Taken die de secretaresse er naast het ‘echte’ inhoudelijke werk bij deed.

Weer later bij een groter bedrijf, was er gelukkig weer een facilitair manager, aan wie ik alles gewoon kon doorgeven.

Ook waar ik nu werk kan ik mij als afdelingssecretaresse grotendeels richten op het inhoudelijke werk. Alle zaken die onder de noemer officemanagement vallen, vallen onder verantwoordelijkheid van onze directiesecretaresse. Wel is het voor haar heel prettig als de secretaressen signaleren, meedenken en waar mogelijk bepaalde taken overnemen. En ik moet zeggen: ikzelf vind het ook wel prettig zo. Ik mag me er wel een beetje mee bemoeien, maar draag niet de eindverantwoordelijkheid.

Eigenlijk maakt het niet uit hoe we het noemen en wie het doet, als het maar goed geregeld is. <

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC/Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk en print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de ingebouwde software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen, zonder dat u vooraf drivers of aparte software hoeft te installeren.

Jacqueline van de Looy, Secretaresse van het Jaar 2012

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

www.brother.nl

Ga ook de uitdaging aan!

In één dag een karrenvracht aan tips, tools en technieken, erop gericht om jouw werk effectiever en leuker te maken. Dát is de succesfactor van de POWERtrainingen van Management Support.

Inmiddels hebben we al duizenden secretaressen ‘moe maar voldaan’ huiswaarts zien gaan. Hun conclusie is eensluidend: ‘een dag die veel van je vergt, maar nog veel meer teruggeeft’.

Aantrekkelijk geprijsd Abonnees betalen slechts € 375,- voor deze inspirerende dag (normale prijs € 395,-).

2

POWERsecretaresse!

POWERsecretaresse

POWERassistant

Slimme technieken om grote hoeveelheden werk snel en zonder stress af te ronden - Slimmer keuzes maken - Zeggen waar het op staat - Meer zien in minder tijd - De 2-minuten regel bij Outlook - (nog) slimmer worden - Informatie beter onthouden - Gemiddelde tijdwinst van 1 uur per dag

Alle tips en technieken om gemakkelijker en met meer effect te communiceren - Kort en kernachtig formuleren - Jezelf krachtiger presenteren - De LEF-methode bij schrijven - Zelfbewuster communiceren - Je boodschap met meer overtuigingskracht brengen - Meer vaart in je teksten - Meer g gedaan krijgen jg in minder tijd j

Tips, tricks om meer power te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling - Assistant van de toekomst; jij bent aan zet - Ontwikkel jezelf, durf te veranderen - Zo word jij een sterk merk - Verhoog de slagingskans van jouw doel - Met meer power samenwerken

Opleidingen Bekijk het volledige programma op www.managementsupport.nl/power

www.managementsupport.nl/power en schrijf je snel in!

Kantoor & zo

Special van Arbo, Facto Magazine en Management Support Magazine

Maart 2013

Hoe weet u welke stoel het beste is voor u?

Vraag een gratis proefplaatsing en zitinstructie aan!

Ieder mens is uniek. Iedere bureaustoel is anders. Dat maakt het lastig om de juiste stoel te kiezen. Daarom biedt Delo GRATIS proefplaatsingen en zitinstructies aan. Zo kunnen u en uw collega’s de stoel rustig uitproberen én krijgt u uitleg van een specialist op het gebied van ergonomie.

Probeer nu bijvoorbeeld deze Herman Miller Aeron; de meest populaire, ergonomische stoel van dit moment. Deze topkwaliteit bureaustoel is nu, alleen bij Delo, extreem scherp geprijsd!

00

VAN €1.4

, 9 9 7 € AF

NU VAN

GRATIS

AATSING L P F E O R P S STRUCTIE EN ZITIN

DELO WERKT. DUIDELIJK. Loopkantstraat 23B 5405 NB Uden

Postbus 712 T: 0413 -23B 27 30 55 Loopkantstraat 5400 AS Uden F: 0413 - 27 42 65

5405 NB Uden

: www.delo.nl T:I (0413) 27 30 55 E : info@delo.nl F: (0413) 27 42 65

I : www.delo.nl E : info@delo.nl

Inhoud

4 Kort

Redactioneel

Leuk!

Veel Nederlanders gaan dagelijks naar kantoor om daar hun werkzaamheden te verrichten. En steeds meer Nederlanders doen die werkzaamheden - met dank aan allerlei digitale snufjes - één of meer dagen per week vanuit huis.

5 Kantoorwerk wordt alleen maar leuker

8 Leitz maakt het verschil

Het Nieuwe Werken is in. Evenals aandacht voor de balans tussen werk en privé. En daarmee wordt kantoorwerk steeds mooier. Ook leuker, dankzij personificatie. De met aandacht ingerichte vergaderruimte zorgt er bijvoorbeeld voor dat effectiever vergaderd kan worden. En de juiste en vooral ook gemakkelijk in te stellen stoelen en tafels dragen eraan bij dat de medewerker geconcentreerd en geïnspireerd zijn werk doet.

Steeds meer leveranciers spelen in op Het Kantoor van de Toekomst. In deze special Kantoor & zo komen een aantal vooruitstrevende leveranciers aan het woord. Zo propageert Mathla papierloos vergaderen op de iPad. Nooit meer stapels papier op een vergadertafel. Dat bespaart volgens de leverancier veel geld, papier én tijd.

Functionaliteit, kwaliteit en individualiteit zijn voor Leitz de kernwoorden. Deze

leverancier van kantoorartikelen speelt daarmee in op het gegeven dat de werkplek zich tegenwoordig steeds vaker elders dan alleen op kantoor bevindt. En daarmee zijn ook de eisen die worden gesteld aan kantoorartikelen anders dan voorheen. Ze moeten in elk geval óók passen in de huiselijke setting, is een van de uitgangspunten van Leitz.

Snelwenskaart.nl zoekt het meer op het persoonlijke vlak. In veel bedrijven is het gebruikelijk een kaartje te kopen voor bijvoorbeeld een verjaardag of andere gebeurtenis. Het wordt echter als lastig ervaren om eerst naar de winkel te moeten en daarna te moeten declareren. Snelwenskaart.nl speelt daarop in door de mogelijkheid te bieden op rekening te kopen. Bovendien is het assortiment speciaal op de zakelijke markt afgestemd.

Met de special Kantoor & zo willen de redacties van Arbo, Facto Magazine en Management Support Magazine inspiratie bieden. En vooral laten zien dat kantoorwerk leuk kan zijn. Heel leuk zelfs!

Redactie Kantoor & zo

Colofon

12 Papierloos vergaderen

Kantoor & zo is een uitgave van Vakmedianet Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn Redactie Annet van den Berg, Mieke Bloemheuvel, Aline de Bruin, Martijn Louws en Peter Vink Vormgeving Cross Media Solutions - Ten Brink Alphen aan den Rijn

10 Snelwenskaart.nl: écht persoonlijk

Druk Veldhuis Media, Raalte

14 Producten

Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing.

Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl of op te vragen via redactie@vakmedianet.nl

S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

3

Kort doe het zelf: tips om je Kantooromgeving te optimaliseren Snelle oplossingen om concentratie en productiviteit te vergroten 1. Zet planten neer.

2. Zorg voor voldoende frisse lucht en daglicht.

3. Hang een mooie foto of afbeelding van de natuur op.

4. Zet wat persoonlijke spulletjes of foto’s op je bureau.

5). Verlies je regelmatig het overzicht? Ruim je bureau op en or-

ganiseer je spullen zodat je ze makkelijk kunt terugvinden.

6. Probeer de prikkels door geluid te minderen; sluit jezelf een tijdje af met oordopjes of vraag je collega’s hun telefoons zachter te zetten.

7. Wees je bewust van de macht van sociale controle: mensen die het gevoel hebben dat ze in de gaten worden gehouden, gaan normconform gedrag vertonen, ofwel: ze gaan zich beter gedragen.

Waar is de nooduitgang?

Flexwerken mag dan door veel organisaties worden gepromoot; het leidt wel tot extra bedrijfsrisico’s. En dat wordt nogal eens vergeten. Beveiligingsorganisatie Securitas maakte een top 5 van bedrijfsrisico’s die ontstaan door flexwerken: 1) Onbekende vluchtroute; instrueer werknemers bij veranderingen in hun werkomgeving opnieuw waar zich op elke verdieping de blusapparatuur en nooduitgangen bevinden.

2) Onvoldoende bhv’ers aanwezig: elk bedrijf moet een minimum aantal bhv’ers beschikbaar hebben. Werken veel werknemers thuis? Houd dan ook rekening met het wettelijk verplicht gestelde aantal bhv’ers.

plant zorgt voor tevredenheid Wie z’n werkomgeving verrijkt met planten ervaart 15 tot 19 procent meer tevredenheid.

Door planten op de afdeling voelen werknemers zich prettiger en meer thuis. Daarnaast hebben ze het idee dat ze zich beter kunnen concentreren, wat de productiviteit weer ten goede komt. Dat zijn de resultaten uit een onderzoek, uitgevoerd door Ambius en Rijksuniversiteit Groningen in samenwerking met PRISM en KI Plants.

De effecten van planten werden gemeten op korte termijn (drie weken) en op lange termijn (drie maanden). En overigens bleek de hogere productiviteit niet ten koste te gaan van de kwaliteit!

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

4

3) Onveilige opbergmogelijkheden; veel opbergmogelijkheden zijn van onvoldoende kwaliteit.

Maak het dieven niet makkelijk en investeer in degelijk materiaal.

4) Ontbrekende kantoorartikelen; zorg voor een vaste opbergplek.

5) Laptops die voor het grijpen liggen; remedie? Laat werknemers bij ontvangst van hun laptop een contract ondertekenen waarin de risico’s en afspraken zijn opgenomen.

Bijna vier uur per dag achter een Beeldscherm Nederlandse werknemers zitten op een werkdag gemiddeld 3,9 uur achter een beeldscherm, meldde het CBS. Werknemers tussen de 25 en 35 jaar spannen daarbij de kroon met een gemiddelde van 4,6 uur. De jongste categorie werkenden (15 > 25 jaar) doet dat 1,9 uur. De oudste groep (55 > 65) zit gemiddeld 3,8 per dag achter de pc. Sinds 2005 zijn werknemers elk jaar meer beeldschermwerk gaan doen. Alleen in de jongste groep liep het aantal uren achter de computer op tot 2,5, daarna is dat steeds afgenomen.

kantoor & zo

kantoorwerk wordt alleen maar leuker M a a r a a n da c H t v o o r d e w e r k -p r i v é b a l a n s k a n H e t n o g M o o i e r Maken

Het is prachtig wanneer je straks zelf je werktijden kunt indelen en zelf kunt bepalen waar je je werk doet. Werken kun je thuis, onderweg en op het combikantoor. Het combikantoor heeft verschillende ruimtes zoals een concentratiewerkplek, een belcel, een kantoortuin en overlegruimtes, waar je efficiënt je werk kan uitvoeren. Management coacht je hierbij en je hebt de ideale ICT. Dit wordt nu ook wel Het Nieuwe Werken genoemd, maar als die term verdwijnt zal het werken op afstand en in een combikantoor ‘gewoon’ zijn.

H

et gedrag van de medewerker zal wel iets anders zijn. Net als thuis doe je je werk in de ruimte die het best past bij de taak. Thuis kook je in de keuken, slaap je in de slaapkamer en in de zitkamer kijk je televisie. Nu doen veel mensen alle taken aan één bureau. In het combikantoor kies je de ruimte die het beste bij je werk past. Bellen doe je in

de belcel, concentreren op de concentratiewerkplek en overleggen in de loungeruimte. E-mail bijwerken kan in het open deel, dan hoor je meteen andere nieuwtjes. Thuis werk je natuurlijk ook aan projecten en je kunt daar net zo makkelijk via ICT even kort overleggen en vergaderen.

Dit klinkt prachtig natuurlijk, maar het is niet alleen maar positief. In een vergelijkende studie tussen Het Nieuwe Werken in Nederland en de USA, blijken drie knelpunten aanwezig te zijn (Robertson & Vink, 2012): werk-privé balans, ontmoeten en personificeren van de werkplek. Op al deze punten zijn ontwikkelingen gaande.

In dit artikel worden deze drie knelpunten beschreven, maar ook oplossingen aangedragen, zodat kantoorwerk steeds mooier wordt.

werk-privé balans.

Doordat we thuis bij alle documenten kunnen en op alle tijden kunnen communiceren, is het

Het beschikbaar zijn van een variatie aan inrichting wordt als prettig ervaren door de medewerkers en is ook nog eens het meest effectief

moeilijker om te stoppen met werken. En er komt een extra taak bij voor de medewerker: het zelf plannen van wanneer je werkt. Dat kan tot stress en uitval leiden.

Dit vergt een andere manier van werken van de medewerker, maar ook van de manager. De rol van de manager wordt meer coachend en begeleidend, ook om te voorkomen dat medewerkers te veel of te weinig doen. In de literatuur over Het Nieuwe Werken wordt dit nieuwe managen ook vaak als een zorgpunt genoemd (zie bv Brink & Gompers, 2011). Gedragstraining van de medewerker en manager zijn hier oplossingen, maar afspraken tussen collega’s kunnen ook helpen. Daarnaast zou de arbodeskundige erop kunnen toezien dat bij cao-afspraken, in de OR en in het arboplan in dit soort trainingen is voorzien.

ontmoeten.

Een knelpunt bij het veel op afstand werken is dat er minder tijd is voor fysiek ontmoeten. Dit is enerzijds nodig om de binding met het bedrijf te behouden, want bij het op afstand en thuiswerken komt dat onder druk te staan (Hengst e.a., 2008). Anderzijds zijn er aanwijzingen dat creativiteit beter verloopt wanneer mensen elkaar fysiek tegenkomen (Vink, 2009a). Oplossingen hiervoor zijn informele ontmoetingsplaatsen organiseren en de vergaderruimte beter laten passen bij het type vergadering. Wanneer de koffiecorner slim wordt geplaatst (dichtbij de werkvloer) met een afgeschermd zitje, blijken mensen meer informele gesprekken te hebben (Vink, 2009b).

Meer dan 80 procent van de gesprekken ging over het werk en dit informele ontmoeten kan leiden tot meer innovatie.

Voor de formele ontmoetingen is onderzoek uitgevoerd, waarbij 111 mensen hun teamoverleg voeren in vier verschillende vergaderopstellingen (Vink, 2009a). Daaruit blijkt dat een barkrukopstelling (meS pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

5

kantoor & zo

De vierkante opstelling krijgt in een vergelijk met de andere drie (barkruk, ovaal en huiskamer, de laagste gemiddelde score op prettige overlegsfeer, groepscohesie en betrokkenheid bij de inhoud. Uit onderzoek van Bluedorn e.a. (2003) blijkt dat voor kort vergaderen, staand vergaderen 34 procent korter is met dezelfde kwaliteit van de uitkomsten. De arbodeskundige zou dus naast het toetsen van de computerwerkplekken ook moeten toetsen of er voldoende mogelijkheden zijn voor goed vergaderen. Het beschikbaar zijn van een variatie aan inrichting wordt als prettig ervaren door de medewerkers en is ook nog eens het meest effectief.

personificeren. Het is duidelijk dat een langdurig overleg, overeenstemming bereiken, informatie tonen en informatie delen kan prima aan een ovalen tafel

dewerkers zitten verhoogd in een actieve houding) vooral effectief is voor een overleg waar de nadruk ligt op coĂśperatie en bedenken van ideeĂŤn.

Een korte brainstorm kun je dus beter in een overlegruimte met barkrukken doen dan in een traditionele vergaderopstelling.

Een ovale of ronde opstelling bleek het meest effectief voor diverse overlegtypen (formeel, efficiĂŤnt en besluitvormend).

Een verklaring hiervoor is dat mensen elkaar beter zien. Communicatie is niet alleen het horen van de woorden. De mimiek en het gedrag b evatten o ok informatie en die zie je beter in een ronde of ovale opstelling.

Een langdurig overleg, overeenstemming bereiken, informatie tonen en informatie

delen kan prima aan een ovalen tafel. Betrokkenheid bij de inhoud van het overleg had de hoogste gemiddelde score in de ovale opstelling.

Een huiskameropstelling, waarin een bank en fauteuils staan, bleek weer effectief te zijn voor het versterken van samenhang in de groep en is het beste voor overleg waarbij de relatie tussen de groepsleden een rol speelt. Teambuilding kan hier goed plaatsvinden, maar ook gesprekken waarbij spanning heerst tussen groepsleden kan hier beter. De nu vaak aangetroffen vierkante opstelling is het minst geschikt. (advertentie)

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

6

bij een kantoor waarin je steeds op een andere plek zit, de personificatie lastiger is.

In eerste instantie is de instelmogelijkheid van kantoorstoel en tafelhoogte van belang. Overigens bleek uit onderzoek van Groenesteijn e.a. (2009) dat mensen die op veel werkplekken werken, beter in staat zijn een kantoorstoel in te stellen en het ook vaker doen. Waarschijnlijk krijg je ervaring in het instellen wanneer je op meerdere stoelen zit. Een vereiste is wel dat de stoel en de tafel instelbaar zijn, vooral de zittinghoogte, zitdiepte, rug- en armleuninghoogte. Idealiter is de tafel een zit-statafel, zodat je ook kan kiezen om af en toe even staand te werken. Uit onderzoek (Vink, 2009b) blijkt dat - ook al gebruiken mensen de stastand maar een halfuur per dag - er toch al een effect is op comfort aan het eind van de werkdag.

De andere vorm van personificeren: de omgeving eigen maken, is iets lastiger. Je

kantoor & zo

kunt je schilderijtje, eigen boeken en zaken die je inspireren moeilijk meenemen.

Hier is nog geen echte oplossing voor. Je achtergrondscherm aanpassen kan, maar dat is een beperkte oplossing. Recent heeft Logica een experiment uitgevoerd (Tackenberg e.a., 2012) met een systeem dat in een uitgebreid ontwerpproces is ontwikkeld. Hierbij wordt op de scheidingswand (of de wand in de concentratiewerkplek) een serie zelfgekozen objecten geprojecteerd, die inspirerend kunnen werken. Er is een testopstelling gebouwd om na te gaan of de medewerker dit ontwerp als prettig en inspirerend ervaart. De templates die voor de achtergrond zijn gemaakt, konden worden aangepast aan de persoonlijke voorkeuren van de deelnemers.

De eerste reacties op het concept waren zeer positief. Het werd als prettig en inspirerend getypeerd. Alle deelnemers gaven aan dat ze het product vaak zouden gebruiken. Verdere ontwikkeling is nog nodig en in dit geval is het bij ICT-medewerkers getest. Een test bij andere werknemers is daarom ook aan te bevelen. Maar het project toont aan dat een stukje personificeren in de toekomst mogelijk is. Voor arbodeskundigen is het zaak erop te letten dat kantoorstoelen en tafels makkelijk instelbaar zijn en te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om werknemers zich meer thuis te laten voelen.

conclusie. Kantoorwerk wordt mooi-

er met meer mogelijkheden om op afstand te werken en ruimtes op kantoor te kiezen die goed bij de taak passen. Maar aandacht voor de werk-privĂŠbalans, de juiste verga-

de vierkante opstelling krijgt in vergelijking met de andere drie (barkruk, ovaal en huiskamer) de laagst gemiddelde score op overlegsfeer, groepscohesie en betrokkenheid

derruimte en personificatie kunnen het nog mooier maken.

Referenties Bluedorn AC, Turban DB, Love MS (2003). The effects of stand-up and sitdown meeting formats on meeting outcomes. Journal of Applied Psychology, 84, 277-285 Brink P van den, Gompers R, red. De kunst van het nieuwe werken. Uitgeverij Tiem, 2011 Hengst M den, Leede J de, Looze MP de, Krause F, Kraan K Werken op afstand, virtuele teams en mobiel werken. TNO, Hoofddorp, 2008

Groenesteijn L, Vink P, De Looze M, Krause F. Effects of differences in office chair controls, seat and backrest angle design in relation to tasks. Applied Ergonomics 2009; 40:362-370.

Robertson M, Vink P. Examining new ways of office work between the Netherlands and the USA. Work 2012; 41: 50865090.

Tackenberg e.a. TvErgonomie 2012 .

Vink P ed. (2009). Aangetoonde effecten van het kantoorinterieur. Kluwer, Alphen.

Vink P. Bijeenkomen nodig bij het nieuwe werken, FMI 2009; 11: 46-47

(advertentie)

S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

7

De werkplek bevindt zich tegenwoordig allang niet meer alleen op kantoor. Thuis en onderweg; de werknemer van nu is flexibel. Dit ‘nieuwe werken’ stelt ook andere eisen aan kantoorartikelen. Functionaliteit, kwaliteit en individualiteit zijn kernwoorden. Leitz erkent dit.

D

e invulling van het werkzame leven verandert in rap tempo. Dit komt onder meer door de voortgang in technologie, werkmethoden en sociale interactie. “Een wereldwijde trend”, vertelt Ragna Ouwerkerk, Communication & Promotion Manager bij Leitz.

Maar waar de werkplekken in veel andere landen weinig verandering in lay-out en meubilair hebben ondergaan, is dat in Nederland echt anders.

helpen om een persoonlijke en professionele indruk achter te laten en je in controle te doen voelen.”

Innovatie “Innovatie is één van de kerncompetenties van Leitz. Het is wat wij willen leveren als bedrijf; producten die er toe doen voor onze klanten. Nu en in de toekomst.” Bij productontwikkeling baseert Leitz zich op de trends die zij waarneemt. “Het doel van

‘Het doel van onze innovaties is onder meer om mensen te helpen effectiever te werken’ Kantoren zijn volgens Ouwerkerk opener geworden, samenhangend, minder traditioneel, met minder deuren en meer informele en ad hoc te gebruiken werkomgevingen. “Bedrijven veranderen in rap tempo en Leitz beweegt mee. Wij willen het verschil maken op elk kantoor, thuis of bij de werkgever. Met producten die Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

8

onze innovaties is onder meer om mensen te helpen effectiever te werken. Een recente studie van de universiteit van Exeter wijst uit dat mensen die zeggenschap hebben over de lay-out van hun werkplek 32 procent productiever zijn dan mensen die dat niet hebben. Mensen voelen zich dan comfortabeler op hun werkplek, zijn ge-

lukkiger en daardoor effectiever. Ons merk Leitz draagt daaraan bij met onder meer de WOW- en Black & White-range.

Dit is een breed scala van briljante en in het oog springende kantoorartikelen waarmee iedereen zijn werkplek persoonlijk kan maken. Houd je van felle kleuren?

Of juist van zwart-wit. Geen probleem”, vervolgt Ouwerkerk.

Kleurenpallet Om er zeker van te zijn dat de juiste producten worden gelanceerd, gaat men ver.

Zo onderzoekt Leitz momenteel het kleurenpallet van vijfhonderd Europese bedrijven. “Als kantoorartikelen er goed uitzien en daarbij overeenkomen met de corporate identity van een bedrijf, dan straalt dat professionaliteit uit”, weet Ouwerkerk.

Maar er schuilt meer achter.

“Wij denken dat wij hiermee inspelen op twee interessante en onderling met elkaar verbonden trends. Bedrijven willen er enerzijds professioneel uitzien. Anderzijds willen werknemers, individuen in bedrijven, zich

ADVERTORIAL

Leitz maakt het verschil

ADVERTORIAL

Leitz Complete-lijn ertoe geleid dat smartphones en tablets tot de standaardbagage van de werknemer behoren.

“Het gaat over meebewegen”, zegt Ouwerkerk. “Wij zijn leverancier van hoge kwaliteitsproducten voor je werkomgeving. Dus ook van accessoires voor je smartphone of tablet om de apparaten te beschermen, maar juist ook om er prettig mee te kunnen werken.” Maar ondanks de digitalisering speelt papier volgens haar nog steeds een belangrijke rol in de meeste bedrijven.

“Het Amerikaanse Businessweek voorspelde het papierloze kantoor in 1975. Wat volgde was 35 jaar van gestage groei in papierverbruik, die pas onlangs is gedaald.” Leitz combineert daarom steeds vaker en ontwikkelt producten op het snijvlak van de papieren en digitale wereld.”

Een oplaadstation voor de verschillende mobiele apparaten of een schrijfblok met opbergruimte voor de tablet; het zijn slechts enkele voorbeelden uit het Leitzassortiment die de wensen van de tegenwoordige werknemers invullen. Ouwerkerk: “Functioneel, professioneel, kwaliteit en design; het is waar Leitz voor staat.” kunnen uiten.” Het is de verwachting van Ouwerkerk dat deze laatste tendens een hoge vlucht neemt.

“De komende jaren stroomt een nieuwe generatie werknemers bedrijven binnen.

De zogenoemde generatie Y, die hogere verwachtingen heeft van de werkplek dan hun voorgangers. Ze hebben een meer informele houding op het werk; ze verwachten dat het leuk en bevredigend is; ze willen flexibele werktijden en werken overal

Leitz WOW-lijn

waar ze kunnen en willen werken. Van de espressobar tot de auto en zelfs thuis in de slaapkamer.”

Geschat wordt dat tegen 2015 20 procent van de medewerkers één of meer dagen vanuit huis werkt. “Kantoorartikelen zijn dus allang niet meer alleen voor op kantoor, maar moeten onder meer ook passen in de huiselijke setting. Een ontwikkeling die design en functionaliteit in de hand werkt.” Ook heeft dit nieuwe werken

Afnemers Leitz streeft naar 100 procent tevreden klanten. Het verzamelt daarom tips en opmerkingen van de gebruikers en vertaalt deze naar oplossingen. “Managementsecretaresses zijn onze ambassadeurs. Als zij tevreden zijn, dan raden zij ook snel andere werknemers in het bedrijf aan gebruik te maken van onze producten. Handvatten die zij ons aanreiken kunnen en willen we dus ook niet links laten liggen.”

De loyaliteit van gebruikers wordt ook gewaardeerd. Beloond zelfs. “Managementsecretaresses die trouw zijn aan Leitz ontvangen cadeaus, bijvoorbeeld via de Leitz Royal-campagne die loopt tot eind maart.

In elke Leitz-ordner vindt men een Leitzpunt. Knip ze uit, plak ze op de spaarkaart, spaar in totaal 30 punten en kies één van de Biba sieradensets ter waarde van 40 euro.” Het is een aanpak waarin Leitz zich onderscheidt. “Onze categorie was vrij conservatief”, zegt Ouwerkerk. “Maar dit is veranderd en wij proberen werknemers te bewe g e n . Te p r i k ke l e n . Ee nvo u d i g e , traditionele producten passen niet meer bij deze tijd. Met Leitz maakt men het verschil.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

9

Secretaresses kennen het allemaal wel: even snel een gezamenlijke kaart kopen voor een collega die jarig is. Nou, vergeet het maar. Eerst naar een winkel, de kaart voorschieten en dan het gedoe van de declaratie. Snelwenskaart.nl is dé oplossing.

S

nelwenskaart.nl is een online webshop met wenskaarten en is in oktober 2010 opgericht. “Met de webshop richten wij ons vooral op de zakelijke markt”, vertelt projectleider Robert Aaftink van Snelwenskaart.nl. Een groep die volgens hem niet altijd uit de voeten kan met het standaardassortiment dat op de wenskaartenmarkt verkrijgbaar is. “De wenskaarten voor de zakelijke markt moeten voldoen aan andere eisen. Bedrijven zoeken veel meer kaarten met teksten in de wij-vorm. Van ons allemaal of Wij feliciteren jou. Bovendien moeten de kaarten niet te veel bedrukt zijn met tekst. Alle collega’s moeten er immers hun naam en persoonlijke boodschap op kwijt kunnen.”

Maar er is meer dat Snelwenskaart.nl de partner maakt voor zakelijk Nederland.

Aaftink: “Er zijn regelmatig grote bestellingen. Bestellingen van 500 euro zijn geen uitzondering. Ook bij deze aantallen

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

10

zijn de kaarten bij ons direct uit voorraad leverbaar. En voor 17.00 uur besteld, betekent dezelfde dag nog op de post. Snel en gemakkelijk.” Dit laatste wordt ook onderstreept door de flexibele betaalmogelijkheden bij Snelwenskaart.nl.

Op rekening “Bij diverse webshops kunnen klanten niet op rekening betalen en moeten de secretaresses bestelde kaarten uit eigen portemonnee voorschieten. Niet bij ons. Op rekening? Geen probleem. De betaaltermijn is dertig dagen. Klanten kunnen bovendien de factuur op een ander adres laten bezorgen dan het afleveradres van de kaarten. En betalen met

de creditkaart van het bedrijf? Prima. Via PayPal bieden wij de mogelijkheid.”

Het assortiment van Snelwenskaart.nl is uitgebreid en elke week is er wat nieuws.

“De kaarten zijn ingedeeld per gelegenheid. Van verjaardagskaarten en beterschapskaarten tot blanco kaarten. Ieder concept bestaat vervolgens weer uit diverse varianten met afwijkende dessins en teksten. Zo is er voor elk wat wils”, vervolgt Aaftink. Hij benadrukt dat Snelwenskaart.nl alleen werkt met kwaliteitskaarten. Kaarten die in balans zijn.

“Het totaalplaatje moet kloppen. Niet alleen de sfeer en eventuele tekst zijn hierbij belangrijk, maar ook het gebruikte materiaal, de druktechnieken en afwerking

ADVERTORIAL

Snelwenskaart.nl: écht persoonlijk

ADVERTORIAL

er moeite is gedaan om een kaart uit te zoeken en een tekst te verzinnen en te schrijven.”

Geoptimaliseerd

spelen een grote rol. Snelwenskaart.nl maakt gebruik van stevig papier en goede druktechnieken, gecombineerd met een perfecte afwerking. Wij zijn dan ook niet de goedkoopste, maar leveren wel kwaliteit. Kwaliteit in combinatie met een perfecte dienstverlening voor de zakelijke markt.”

Geloof Aaftink gelooft in de fysieke wenskaart.

De slogan van Snelwenskaart.nl Zelf schrijven, wel zo persoonlijk! is daarvan het sprekende voorbeeld. “Iedereen dacht met de opkomst van het digitale tijdperk dat de fysieke wenskaart zou uitsterven. Nou, mooi niet. Een digitale tekst kan de handgeschreven tekst niet overtreffen. Iedereen merkt het op. Wanneer een tekst op de kaart wordt gedrukt

maakt het de kaart toch iets minder persoonlijk. Handgeschreven brengt veel meer emotie met zich mee.” De kaart, de postzegel en natuurlijk de tekst; een fysieke wenskaart is een emotieproduct.

Het is opvallend dat Snelwenskaart.nl één van de weinige aanbieders van wenskaarten is, die zich specifiek op de zakelijk markt richten. “Een bedrijf heeft het geprobeerd met zogenoemde bedrijfsboxen.

Maar de dienstverlening was er niet voldoende op de zakelijk markt toegespitst.

Zo was er geen optie om op rekening te bestellen en de factuur op een andere plek te laten bezorgen. Dan haakt men snel af.”

In de 2,5 jaar dat Snelwenskaart.nl bestaat, is de webshop geoptimaliseerd. Het resulteerde in een breed zakelijk klantenportfolio. Van gemeentehuizen, scholen en verzekeraars tot banken. Aaftink: “We merken sterk dat wanneer er één kantoor van bijvoorbeeld een landelijke bank bij ons bestelt, er snel meer kantoren van diezelfde bank ook wenskaarten bij ons bestellen. Men blijkt tevreden over het assortiment, de service en dienstverlening.”

Bestellen bij Snelwenskaarten.nl is eenvoudig, maar kan ook heel voordelig zijn.

Bestellingen boven de 25 euro worden gratis verstuurd. Bovendien ontvangen klanten dan een unieke bewaarbox ter waarde van €5,95 gratis. “Daarbij ontvangt

‘Iedereen dacht dat de fysieke wenskaart zou uitsterven.

Nou, mooi niet.’

Aaftink weet dat ook in de huidige, snelle en gedigitaliseerde maatschappij mensen het gewoon leuk vinden om een kaart te ontvangen. “Wij Nederlanders zijn eigenlijk heel attent. Bij een verjaardag, overlijden of ziekte wordt er al snel een kaartje gekocht. Ook door collega’s.

De secretaresses zijn er dan vaak voor verantwoordelijk. Als de kaart dan echt is een persoonlijke tekst bevat, wordt dat gewaardeerd. Dit komt vooral omdat daarmee wordt aangetoond dat er aan hen wordt gedacht; mensen weten dat

men ook altijd een pen. Puur symbolisch om te benadrukken dat een eigen, persoonlijke tekst op de kaart nog meer emotie meegeeft.”

De toekomst van Snelwenskaart.nl ligt open. “We willen echt doorgroeien in de zakelijke markt. De secretaresses zijn daarbij ons mikpunt. Zij plaatsen de bestelling.

Dus als zij naast de wenskaarten behoefte hebben aan bijvoorbeeld inpakpapier, cadeaukaarten of snoeppotten, dan zullen we daar zeker over gaan nadenken.

Wij staan overal voor open.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

11

Nooit meer stapels papier op een vergadertafel. Met de beveiligde en gecontroleerde documentendistributie van Mathla is het mogelijk om compleet papierloos te vergaderen op de iPad. “Dat bespaart geld, papier en veel tijd.”

H

et systeem bestaat uit een combinatie van een centrale online beheeromgeving voor een organisator en persoonlijke digitale documentenboxen (met bijbehorende gratis vergaderapp op de iPad) voor de vergaderdeelnemers. Rens Groeneveld van Mathla: “De online beheeromgeving heet OurMeeting.

Op dit platform stel je een handige vergaderagenda samen met alle stukken die per punt nodig zijn. Die agenda wordt in een navigeerbare pdf omgezet en die pdf verstuur je vervolgens naar alle documentenboxen van de vergaderdeelnemers. Op die manier hoeven vergaderdeelnemers niet ergens allerlei papieren op te halen, maar krijgen ze deze onder de juiste tab geleverd in hun eigen documentenbox.

Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

12

OurMeeting staat voortdurend in communicatie met Mydox, het andere platform.

Mydox is een beveiligde documentenopslag op internet. Iedere vergaderdeelnemer krijgt de beschikking over een persoonlijke documentenbox. Daarin worden alle agenda’s, vergaderstukken en andere documenten digitaal beschikbaar gesteld. “Via de bijbehorende gratis vergaderapp krijg je toegang tot de documentenbox. In die app kun je annotaties maken die altijd bewaard blijven en die je kunt delen met anderen.

Bijvoorbeeld met de voorzitter, maar als je dat wilt ook met andere vergaderdeelnemers. Maar even makkelijk zoek je besluiten terug of raadpleeg je openstaande actiepunten”, zegt Rens Groeneveld. “Als een leidinggevende een aantekening maakt op

het stuk en hij of zij wil dat delen met het secretariaat, dan is het meteen zichtbaar. Je creëert echt een mobiele workflow.”

De box heeft in principe dezelfde functionaliteiten voor de eigenaar als Dropbox.

“Er zijn echter twee grote verschillen”, zegt Rens Groeneveld. “Zo staan alle documenten in een private cloud; of bij ons of bij de klant. Er kan dus niemand zomaar bij.

Verder heeft Mybox als het ware voortdurend contact met het OurMeeting platform. De box kan ook alleen beheerd worden vanuit dat platform.”

Politiek Mathla is inmiddels al een aantal jaar bezig met het systeem. Onder de klanten bevinden zich gemeenten, bedrijven in de fi-

ADVERTORIAL

Papierloos vergaderen

ADVERTORIAL

Voordelen op een rij

• Complete oplossing: be• • •

• • • •

heeromgeving, documentenboxen en gratis vergader-App. Snel aan de slag: implementatie binnen één dag.

Volledig online: geen aparte software nodig.

Vergaderdeelnemers die altijd, allemaal, de juiste stukken in hun eigen documentenbox en in de vergader App hebben.

Notulen, actiepunten en besluiten vastleggen in één omgeving.

Opvolging en bewaking van afspraken scherp in beeld.

De hele vergaderhistorie binnen handbereik.

Veiligheid als permanente prioriteit op bankniveau.

www.papierloosvergaderen.nl

nanciële wereld, pensioenfondsen, politie, zorginstellingen en de Tweede Kamerfractie van de PvdA. “Het bedrijf komt oorspronkelijk van de politieke markt. Zo verzorgen we bijvoorbeeld de verslagen van de gemeenteraadsvergaderingen. Voorheen was dat alleen schriftelijke verslaglegging, in 2004 zijn we ook gaan werken met audio en video en nu hebben we dus het systeem van papierloos vergaderen ontwikkeld.” Dat proces ging eigenlijk vanzelf. “We zijn met de klant meegegaan.

Voor een gemeenteraadsvergadering moeten meestal zoveel stukken gelezen worden dat we ons afvroegen of dat niet efficiënter kon. Zie daar het papierloos vergaderen.”

Omdat het bedrijf een secretariële achtergrond heeft, is het systeem specifiek gericht op de voordelen voor secretaresses.

Rens Groeneveld: “De beheerder – vrijwel altijd de secretaresse – is in controle. Achter één dashboard kun je een onbeperkt aantal vergadercategorieën ondersteunen; plaats- en tijd zijn onafhankelijk. Voor een nieuwe vergadering maak je een tab aan in de boxen van vergaderdeelnemers.

Die hoeven zelf niets te doen en krijgen alleen een agendamail met daaronder de

boodschap ‘Klik hier om naar uw box te gaan’. In de beveiligde box vinden ze dan alle documenten die bij de vergadering horen.”

Embargo De beveiliging van de boxen gaat verder dan alleen de infrastructuur.

Je kunt bijvoorbeeld ook bepaalde rechten aan documenten mee geven.

“Omdat je de platforms zelf beheert, is het mogelijk om een document bijvoorbeeld onder embargo te versturen. Dan wordt het bijvoorbeeld pas een half uur voor de vergadering zichtbaar. Een half uur na de vergadering trek je het document dan weer terug uit het systeem. De gecontroleerde documentendistributie gaat zelfs zover dat het mogelijk is om een document slechts eenmalig te laten lezen, bijvoorbeeld bij een klant in de financiële wereld. Dan wordt er een digitale sleutel naar iemand gesmst waarmee hij of zij eenmalig toegang kan krijgen tot het document. Daarna wordt het document weer verwijderd. Het systeem is heel gesloten.

Papierloos vergaderen gaat bij voorkeur via de Ipad. (Android en Windows 8 zijn

in voorbereiding) Volgens Rens Groeneveld heeft een laptop twee beperkingen.

“Met laptops in een vergaderzaal gaan zitten is niet fijn, dat heeft een nadelig psychologisch effect. Verder is ons systeem veel handiger te gebruiken met een iPad. In de app die gekoppeld is aan de box op internet zitten ook veel functionaliteiten.

Met een laptop kun je geen annotaties maken en die delen.”

Met het systeem van het papierloos vergaderen is het op termijn zelfs niet meer noodzakelijk om dezelfde ruimte te gaan zitten. Groeneveld: “Iedereen heeft al dezelfde documenten. Als je dan een videoconferentie opzet, kun je met deelnemers over de hele wereld vergaderen. Dat is pas efficiënt.” ● S pe c i a l Ka ntoor & zo m a a r t 2 0 1 3

13

productnieuws het ei van bakker elkhuizen Wel eens last van koude handen?

Een koude ‘muishand’ is een veelvoorkomend ongemak onder computergebruikers. Als je bedenkt dat de gemiddelde compu­ tergebruiker vier uur per dag achter de computer zit ben je vást niet de enige. In dit geval biedt de muismat de oplossing. Bakker­ Elkhuizen komt met de Egg Ergo Mouse Pad. Deze eivormige warmte­isolerende muismat zorgt er niet alleen voor dat je muis een eigen leven gaat leiden, de mat voorkomt ook een koude hand. Door het gebruik van een muismat voorkom je direct con­

tact met je koude bureaublad. En wat dacht je van je werkhouding? Die wordt er door het gebruik van de muismat al­ leen maar beter op: doordat de ‘mat’ di­ rect naast je toetsenbord ligt, op de juiste reik­ afstand, beweeg je je arm dichter bij je lichaam. Maar voor een comfortabele werkhouding is natuurlijk meer nodig dan een muismat alleen. Wil je er alles over weten? Kijk dan op www.bak­ kerelkhuizen.nl.

nescaFÉ MILANO LOUNGE Een romige cappucino met extra veel melk, een warme chocolademelk, een voortreffelijke macchiato of liever een krachtige espresso? Je zegt het maar. Veeleisende koffieliefhebbers komen met Nescafé Milano Lounge volledig aan hun trekken. We hebben het hier over een innovatief koffieconcept voor koffievariaties met Barista­kwaliteit. Via een touchscreen kunnen koffiedrinkers zelf hun favoriete kop koffie samenstellen. Doordat de koffie direct in ‘de kop’ wordt bereid, is het onderhoud van de machine geen ingewikkelde exercitie. De binnenkant van de machine blijft droog, dus even afnemen met een doekje en doorspoelen is genoeg. Je zult zo’n machine maar op kantoor hebben staan...

Meer informatie over deze prachtige machine vind je op www.nestleprofessional.nl.

de perFecte papiervernietiger voor je thuiskantoor De 79Ci papiervernietiger van Fellowes is een stabiele, geruisloze super papiervernietiger voor op een klein kan­ toor of voor je thuiskantoor. Hij vernietigt 14 vellen in snippers in één keer en crasht niet als er eens een nietje blijft zitten. Sterker nog: je oude bankpassen, credit cards, cd’s en dvd’s ... hij slikt alles door en wég zijn je ver­ trouwelijke stukken. Het apparaat is 100 procent ‘Jam Proof’, elimineert papieropstoppingen en heeft voldoende kracht om door te gaan als ‘ie het even ‘moeilijk’ heeft. Deze shredder is muisstil en stopt onmiddellijk als je han­ den onverhoopt in aanraking komen met de invoeropening. Hij meet 45,8 x 38,6. x 26,2, weegt een kilo of vijftien en past mooi onder je bureau. Hoewel... hij mag best gezien worden! Kijk voor nadere informatie op Fellowes. com.

nieuwe bureauscanner ‘Canon Europe heeft een nieuwe, compacte en veelzijdige bu­ reauscanner geïntroduceerd voor kleine kantoren en af­ delingen die op zoek zijn naar een betrouwbare en kos­ teneffectieve scanoplossing. Deze scanner beschikt over krachtige softwarefuncties waar­ mee documenten naar de cloud gescand kunnen worden en geconverteerd naar be­ staande workflows. De scanner biedt mo­ gelijkheden voor het scannen van uiteen­ lopende typen documenten ­ van uiterst dun Sp e c i a l Ka nto or & zo ma a r t 2013

14

CANON

tot dik karton (27­209 gsm) met een lengte van maximaal 3 me­ ter. Met de folio modus kunnen zelfs A3­formaatdocu­ menten worden gescand. Het apparaat is eenvoudig te bedienen. Dat komt doordat het stuurprogramma van de scanner over een full auto modus beschikt die automa­ tisch de juiste scaninstellingen toepast. Het stuurprogram­ ma bevat ook plugins voor cloud­based connectiviteit met Microsoft SharePoint, Evernote en Google Docs, zodat vanaf elke werkplek ter wereld verwerking van en toegang tot docu­ menten in de cloud mogelijk is.

W i j v a n ge n vo o r u gegar and e e rd de be s t e k and id at en!

Neem een jaarabonnement op het Recruitment Center van RECCEN en u krijgt: ZEKERHEID

Onbeperkte publicatie van uw vacatures op minimaal 12 bekende en relevante vacaturebanken inclusief herpublicatie totdat de vacatures zijn ingevuld;

TIJDSBESPARING

Een vaste Recruitment Adviseur die het meest tijdrovende deel van het werving- en selectie proces uit handen neemt;

KOSTENBESPARING Zekerheid en tijdsbesparing voor een laag bedrag.

Tarieven jaarabonnement AANTAL MEDEWERKERS (bedrijfsgrootte)

20 - 49

50 - 99

100 - 199

200 - 299

300 - 499

€ 550,-

€ 900,-

€ 1.250

€ 1.600

€ 1.950

Optimalisatie vacatureomschrijving Vacatures op 12 vacaturebanken Social Media basis

Tarief is excl. btw

Voorselectie sollicitanten Toegang database Recruitment Force Vacature invul garantie1 Tarief per maand 1

vacatures worden kostenloos herplaatst op de vacaturebanken totdat de vacatures zijn ingevuld

Het is ook mogelijk om RECCEN per vacature in te schakelen.

Wilt u weten waarom wij u de garantie kunnen geven tijd en geld te besparen? Ga dan nu naar RECCEN.NL

Workshopdagen 2013 Stel zelf je programma samen!

23, 24 en 25 april 2013

Extra:

Bonustracks voor slechts â&#x201A;Ź 25,-

2e workshop slechts â&#x201A;Ź100,-

Jouw vak verandert, veranderNIjij mee?

Een greep uit de onderwerpen:

Vind jij het ook belangrijk om aansluiting te houden bij de ontwikkelingen in je vak en de veranderingen in je organisatie? Kom dan op 23, 24 of 25 april naar de Workshopdagen in Utrecht.

Effectiever werken met de iPad Werken in de Cloud Eerste Hulp bij taalkwesties Agendabeheer in Outlook Mij krijgen ze niet gek!

EUW!

Je kunt zelf jouw persoonlijke programma samenstellen, met keuze uit ruim 30 workshops en 4 Bonustracks.

En nog 25 andere onderwerpen...

Ga snel naar www.managementsupport.nl/workshops Hier kun je zelf je programma samenstellen, beschikbaarheid controleren en direct inschrijven.

N.B. Wacht niet te lang met inschrijven, dan is de kans dat jouw eerste voorkeur nog beschikbaar is, het grootst!

COMMUNITY

KWESTIE Thuis werken Iedere functie leent zich voor thuiswerken, behalve die van mij.

A) Helemaal mee eens: mijn manager is nergens als ik niet op kantoor ben. Bovendien gaat het ten koste van m’n carrière (9,6%) B) Onzin. Met de huidige communicatiemiddelen kan iedereen thuiswerken, ook de secretaresse! (73,1%) C) Thuiswerken is niets voor mij. Ik ben liever onder m’n collega’s.

(17,3%)

Wat zijn de voor- en nadelen van een secretaressepool?

Nog maar 25% van alle secretaressen werkt voor één manager. De helft werkt in haar eentje voor meerdere bazen en 25% werkt als secretaresse samen in een groep. Onder invloed van het Nieuwe Werken zet deze ontwikkeling in een rap tempo door.

Opleidingen 21 maart, Utrecht Van Perfectionalist naar Optimalist Vaak is goed echt goed genoeg.

Leer loslaten en word een optimalist.

29 maart (startdag), Utrecht Mindful werken Mindful werken is werken vanuit aandacht en innerlijke rust. Japanse managers weten dat al heel lang, het is een belangrijke oorzaak van hun succes.

4 april (startdag), Utrecht Nieuw! Teamleider van het secretariaat Als teamleider van het secretariaat ben je gesprekspartner voor het management, teamleider voor je team en heb je ook je eigen werkzaamheden die je goed wilt doen. Hoe vul je je rol zo krachtig mogelijk in?

8 april (startdag), Utrecht Nieuw! Versterk je performance Juist in deze tijden is het belangrijk dat je ruimte en groei creëert in je functie en je salaris en marktpositie meer dan waard bent.

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

22 20

Voordelen secretaressepool: ✔ Multi-inzetbaar secretariaat ✔ Eén centraal punt voor het bedrijf ✔ De secretaresse krijgt veel inzicht in de werkwijze van het bedrijf ✔ Het werk is afwisselend ✔ Er kan efficiënter gewerkt worden Nadelen secretaressepool: ✔ Secretaressen hebben een bredere opleiding nodig ✔ De functie is zwaarder ✔ Hoe gaat men om met vertrouwelijke informatie per afdeling? ✔ Er kan verwarring ontstaan bij overige medewerkers over wie wat doet ✔ Er is geen binding met één afdeling ✔ Ad-hoc-oplossingen verdringen proactief optreden ✔ Knelpunten worden minder snel geanalyseerd

Is er binnen jouw organisatie sprake van (het opzetten van) een secretaressepool?

Kom dan naar een van de volgende workshops: Het nieuwe (samen)werken: de secretaressepool In deze workshop gaan we specifiek in op de voordelen, de valkuilen en het samenwerken in zgn. Shared Service Centers, ofwel secretaressepools.

De secretaressepool als managementtool Na deze workshop heb je de kennis en de tools om de secretaressepool optimaal te laten functioneren.

(bron: Thessa Mastik, Ventus Office Management BV op managementsupport.nl)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

COMMUNITY

Negen tips voor thuiswerken We raken steeds meer overtuigd van de voordelen van thuiswerken: geen tijdverspilling in de files, hogere productiviteit, een betere balans tussen werk en privé.

Toch zijn er ook knelpunten voor thuiswerkers, want de grens tussen privé en werk is heel vaag. Met deze tips maak je thuiswerken op alle vlakken en voor iedereen tot een succes: 1 Maak een duidelijke scheiding tussen privé en werk 2 Maak een goede planning en volg een strak werkschema 3 Laat je pyjama in de kast 4 Creëer een prettige werkplek 5 Houd alle bureauspullen binnen handbereik 6 Maak goede en duidelijke afspraken met je huisgenoten 7 Maak goede afspraken met familie en vrienden 8 Houd je aan de routine van kantoor 9 Geniet! (managementsupport.nl, checklists, thuiswerkdag)

Het Nieuwe Werken is natuurlijk meer dan alleen thuiswerken. Om ook dat tot een succes te maken, kun je de volgende workshops volgen: 1. Effectief werken met De iPad Hoe kun je hem slim bedienen? Wat zijn handige vergaderapps?

2. Werken in de cloud Wat zijn de (on)mogelijkheden van de belangrijkste cloudoplossingen? Kijk en doe mee in deze workshop over online vergaderen, SharePoint en co-creatie, Google drive en interessante cloud apps voor je tablet.

3. Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat Maak kennis met alle onderwerpen die een rol spelen bij Het Nieuwe Werken zodat je het ook op jouw secretariaat tot een succes kunt maken.

4. Social Media Social Media zijn er om te netwerken, maar je kunt ze voor nog veel meer gebruiken; links en informatie delen, vragen stellen, nieuws posten en jezelf profileren als deskundige. www.managementsupport.nl/ workshops

MANAGEMENT SUPPORT WORKSHOPDAGEN 23, 24 en 25 april 2013, Meeting Plaza, Utrecht 1e workshop: 275,- (abonnees), 2e workshop: 100,- , Bonustrack: 25,Kernvaardigheden • De secretaresse als gatekeeper • Notuleren in Excel • Verbeter je samenwerking • Timemanagement Organiseren • Agendabeheer in Outlook • Digitaal archiveren • Het (nieuwe) samenwerken: de secretaressepool • Manage je mailbox in Outlook • Projectassistentie • Het opzetten van een secretaressepool Persoonlijke ontwikkeling • Mindful werken • Mij krijgen ze niet gek!

• Personal branding • Persoonlijke effectiviteit • Praktische psychologie • Jobcrafting • Van perfectionist naar optimalist • Ambities waarmaken • Onderhandelen over prioriteiten • Ideeëngenerator Ontwikkelingen in je vak • Effectief werken met de iPad • Werken in de cloud • Het Nieuwe Werken • Secretaresse 3.0 • Social media • Werken in het papierloze kantoor Taal en communicatie • Bewust mondeling communiceren • Overtuigend schrijven • Eerste hulp bij taalkwesties • Succesvolle resultaten behalen met NLP • Zakelijk digi-taal Inschrijven en meer informatie: www.managementsupport.nl/ workshops

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

23 21

kANTOORAUTOMATiSERiNG

Je eigen apparatuur mee naar kantoor

Bring your own In het bedrijfsleven past het in de moderne managementcultuur om personeel qua elektronica met goedkope rotzooi op te schepen. Dat werkt niet prettig. Niet zo prettig althans als je eigen flitsende smartphone en tablet. Wat nu als je die - gesponsord - voor je werk kan inzetten? Het staat tegenwoordig bekend als BYO, ofwel Bring Your Own. Er zijn voordelen en nadelen…

Tekst Michiel Heemskerk

Een korte beschrijving van de elektronica in het rariteitenkabinet van schrijver dezes: vier desktop-pc’s, voorzien van de besturingssystemen Windows 95, 98SE/XP (dual boot), Vista en 7, twee iMacs (bolletje en pizzadoos) op OS9 en OSX, en twee laptops, op Windows 7 en Linux. Tablets: één, Android. Smartphones: één, Android.

Het gros van deze hardware staat er puur voor research, omdat de auteur nu eenmaal over computers en software schrijft en dus alle min of meer gangbare en verouderde besturingssystemen op stoom moet houden. Zijn werk-pc (Windows 7) is evenmin iets bijzonders, met uitzondering van het IBM Model M toetsenbord op de seriële PS/2-poort.

Bij de meeste lezers zal niet direct een lichtje gaan branden, maar google ‘IBM keyboard’ en je vindt ’m meteen. Met een eigen Wikipediapagina is het de moeder van alle toetsenborden, en dit specifieke exemplaar is daadwerkelijk al meer dan vijfentwintig jaar in vol bedrijf. Het enige teken van slijtage is een iets vervaagde onderste ligger van de E. Het is de Mercedes Benz diesel onder de data-invoerapparaten. Om maar te illustreren: het maakt de schrijver in wezen geen biet uit met welke basisapparatuur hij werkt - want alle wegen leiden naar Rome - maar hij heeft wel degelijk heel specifieke voorkeuren als hij zijn topsnelheid wil bereiken.

En dat brengt ons tot BYO. Je eigen spul BYO, ofwel ‘Bring Your Own’, is een term die tegenwoordig wordt gebruikt als afkor-

24

ting voor Bring Your Own Device (om geen verwarring te zaaien met het oudere BYO(B): Bring Your Own Booze). Een goeddeels mechanisch IBM Model M (alleen het toetsenbord dus) weegt twee keer zoveel als een moderne laptop, dat zul je dus niet zo snel in je tas stoppen om mee te nemen naar je werk. Maar het zal duidelijk zijn wat we bedoelen: je werkt het prettigst met je eigen spul, of dat nou het beste spul is, of het spul waaraan je gewend bent.

Dit laatste om meteen alle aanstaande discussies - al dan niet met de baas - over hardware in de kiem te smoren. De hardware die je nodig hebt voor je werk kan plat-

formafhankelijk zijn. Veel vergadersoftware bijvoorbeeld draait alleen op iPad. In dat geval ben je veroordeeld tot Apple. Qua smartphones accepteren sommige bedrijven alleen Blackberry vanwege het eenvoudige synchroniseren van agenda’s en het gratis onderling pingen. Je zult het dan met dat onmogelijke Blackberry toetsenbordje moeten doen. Reguliere Officeapplicaties daarentegen, presteren het beste op voordeligere Windows- of Android-gebaseerde telefoons en tablets.

Als het qua software niet uitmaakt, neem je uiteraard het apparaat dat je het beste ligt.

Waarbij het van geen belang is of je kiest

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

kANTOORAUTOMATiSERiNG

voor uiterlijk - Apple - of prijs versus prestatie (alle andere merken). Wat telt, is dat jij en je apparaat samen zijn en samen één zijn.

Persoonsgebonden ict-budget Zien we de voordelen van het meenemen van je eigen elektronica naar het werk? Dan nu het nadeel: jij betaalt ervoor, je baas profiteert ervan. Niet de bedoeling natuurlijk, want je baas verdient al genoeg aan je (anders stond je namelijk op straat). Een deal sluiten is dus geen raar idee. Er zijn gemeenten die al proeven doen met het zogeheten persoonsgebonden ict-budget, waarbij ambtenaren een budget van 450 euro ‘krijgen’ voor de aanschaf van een notebook, netbook of tablet, net wat ze prettig vinden. Voorwaarde van de belastingdienst is wel dat er 90 procent van de arbeid op het apparaat werkgerelateerd moet zijn, maar hey: ga dat maar eens controleren, beste Belastingdienst! Het installeren van een keylogger (de enige manier om handelingen op een computer vast te leggen) staat op gespannen voet met de privacywetgeving, en los daarvan: wie gaat zijn concurrentiegevoelige data in handen geven van de Belastingdienst? Je baas moet bovendien toch investeren in je soft- en

Vertrouwt hij je niet? Waarom ben je dan z’n secretaresse?

De keerzijde Je moet je werk niet mee naar huis willen nemen, en dat is precies wat je doet als je je persoonlijke elektronica ook gaat inzetten voor je werk, of vice versa. Moeten we ons daar druk om maken? Ja. Om diverse redenen.

Kon je de gsm van de zaak De moeder van alle toetsenborden: het IBM-keyboard, het weegt twee nog uitzetten als je de deur keer zoveel als je laptop van kantoor achter je dichttrok? Dat stuit op bezwaren als het tevens je privétoestel is. Met e-mail is Met het BYO-principe gebruikt iedereen andere apparatuur - iDingen, Blackberries, Andat al makkelijker: je privémail en zakelijke droids - die bovendien worden vervuild met mail lopen toch via verschillende accounts of mailprogramma’s. (Toch?!) Maar denk ook allerlei privédata in de vorm van foto’s, muziek, video’s, e-mail, chatgesprekken, Facehieraan. Elke handeling die je verricht met book, spelletjes et cetera. BYO-aanhangers een apparaat dat online gaat, brengt risico mogen zich vervolgens de vraag stellen die met zich mee. legendarisch werd na het gebruik door Clint Heb je bijvoorbeeld een virusscanner op je Eastwood in de film Dirty Harry uit 1971: smartphone? (99 procent van de lezers ‘Do you feel lucky, punk?’ Waarbij de booddenkt nu: Huh?) Alle handelingen - privé en schap is: als je je eigen spullen mee wilt nezakelijk - kunnen virussen naar je device hamen naar je werk, kun je er maar beter voor len, met het risico dat deze wordt leeggezorgen dat je niet alleen weet hoe je ermee haald, op eigen houtje berichten gaat vermoet werken, maar ook hoe ze werken. Is het nachtwezen van de automatisering verplicht om je goedkope bedrijfs-pc in de originele staat terug te brengen? Hij is niet opgeleid als iPhone 5-EHBO’er. Los daarvan mag je je afvragen of je hem toegang wilt verschaffen tot een apparaat waarop je ook je privézaakjes regelt en waarmee je privéfoto’s maakt. Voor je het weet staat je laatste uit de hand gelopen videoavond van je zenden, deel gaat uitmaken van een bloemschikclubje op YouTube. kwaadaardig botnet of simpelweg niet meer functioneert. Raakt een van je apparaten inDaar staat tegenover dat een eigen appacommunicado, heb je altijd nog die ander.

Heb je er maar eentje, die dubbel zoveel risi- raat in tegenstelling tot bedrijfsspul niet is afgeschermd voor interventie door jou, en co loopt op besmetting, is de kans op algedat betekent dat je ‘m zelf kunt inrichten én hele radiostilte vier keer zo groot. Lekker repareren. Bovengetekende is al klungelend rustig, maar niet de reden dat je zakelijk en en klooiend handig geworden met compuprivé ging combineren op één apparaat. ters en computerachtigen en weet zelfs een onvoorspelbare machine als een Mac in het Helpdesk? gareel te schoppen, maar de ervaring op Het is niet voor niets dat IT-afdelingen de zeer diverse werkvloeren heeft geleerd dat hardware én software binnen je bedrijf zo zéker niet iedereen over dezelfde autodidacsimpel mogelijk houden en zoveel mogelijk tische vaardigheden beschikt. Troggel je afschermen voor gebruik dat niet werkgerebaas gerust een apparaat naar keuze af, lateerd is. Loopt er desondanks iets vast, maar zorg voor betrouwbare support als je dan is een back-up snel geplaatst, omdat niet zelf een nerd bent. < iedereen dezelfde set-up gebruikt.

Elke handeling die je verricht met een apparaat dat online gaat brengt risico met zich mee hardware, en als je een beetje verstand hebt van je werk én computers, tablets en smartphones, weet je zelf écht wat prettiger - en dus sneller en efficiënter - werkt. Je baas zal je bij het vragen om een bijdrage voor ‘privé’hardware zonder meer aankijken alsof je z’n privébankpas inclusief pincode vraagt, want ergens in de loop van de afgelopen decennia zijn managers ervan overtuigd geraakt dat alleen ongelukkige werknemers goede werknemers zijn. Maar van het tegendeel kun je hem of haar overtuigen. Waarom een werkcomputer én een thuiscomputer als ze dezelfde kunnen zijn?

Idem dito voor tablet of smartphone. Desnoods ieder de helft, dan heb je altijd nog een beter ding dan wanneer je allebei voor goedkoop gaat.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

25

vERGAdEREN

Nieuw op het secretariaat

De Windows 8-tablet De trend om vergaderingen niet alleen slimmer en korter te maken maar ook papierloos, is al tijden aan de gang. tot nu toe is de iPad als hulpmiddel hierbij heer en meester, met de Android-tablet op de tweede plaats. Sinds de komst van Windows 8 eind oktober 2012, is er echter een serieuze speler bij gekomen op de tabletmarkt: de Windows 8-tablet. Wat betekent dit voor jouw secretariaat?

Tekst Bouke van Kleef

Papierloos vergaderen is een mindset, als je het echt wilt, kun je het, echter hierbij is ook kennis en wat techniek nodig. Kennis van de apps en de tablet, maar zeker ook inzicht in het vergaderproces zonder papier.

In onderstaande afbeelding zie je een eenvoudige weergave van een vergaderproces. Bij vergaderen met papier was alles rondsturen en afdrukken noodzakelijk. En meestal is het secretariaat daarvoor verantwoordelijk: printen en verspreiden, of mailen van de stukken en dan hopen dat de deelnemers ze zelf printen en voorbereiden.

Initiatie

Besluiten notulen

Plannen & organiseren

Vergaderproces

ving op de tablet gewoon hetzelfde te benaderen als op een reguliere pc (mits ict het gebruik van je tablet ook in het netwerk accepteert).

Een ander groot voordeel is dat (de meeste) Windows 8-tablets zijn voorzien van een los toetsenbord; verwerkt in de beschermhoes of als volwaardig toetsenbord waaraan je de tablet vastklikt. In dit laatste geval krijg je feitelijk een minilaptop met afneembaar scherm.

De scheidslijn tussen laptop en tablet wordt met de komst van de Windows 8-tablet dus vager. eenvoudig papierloos vergaderen Documenten openen Op een Windows 8-tablet kun je zonder ingewikkelde ingrepen apps en documenten van externe partijen raadplegen net zoals op een normale pc, gewoonweg omdat hij ook op Windows draait.

Ik heb er sinds november een en was binnen vijf minuten op mijn huisnetwerk. Ook het kantoornetwerk kan ik overal eenvoudig bereiken via een VPN-verbinding en ik kan via Verkenner alle zakelijke documenten openen: Word, Excel of een ander Officeprogramma.

Documenten hoef ik dus niet naar mezelf te mailen om ze op mijn

WiNDOWS 8 rt: BePerkt Documenten op de tablet

Vergaderen

Voorbereiden

Bij modern papierloos vergaderen is er een plek waar vergaderstukken klaarstaan en de deelnemers deze kunnen raadplegen. De crux met de iPad is dat je de stukken die op de netwerkschijf staan niet direct kunt raadplegen vanaf je iPad. Bij de Windows 8-tablet is dat obstakel helemaal weg. Documenten zijn door de Windowsomge-

26

Met de komst van Windows 8 is de term RT geïntroduceerd.

De Windows 8 RT-versie is de beperktere tabletversie van het besturingssysteem dat speciaal geschikt is voor de hardware van een tablet. De belangrijkste beperking is dat je op een RTtablet alleen apps kunt installeren en dus geen programma’s die je wel kunt installeren op een normale pc. Je kunt dus bijvoorbeeld geen WinZip of je favoriete fotobewerkingsprogramma installeren dat op Windows 7 wél kon. Er wordt Office meegeleverd op de Windows 8 RT-tablet, maar dit is de studenten- en thuiseditie en beschikt dus NIET over Outlook. Outlook kan dan ook niet geïnstalleerd worden op een RT-tablet.

Tablets met Windows 8 (de niet RT-versies) zijn meestal een stuk duurder.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

vERGAdEREN

trAiNiNG: keUZe VOOr tABLet Tablets zijn er in overvloed. De juiste keuze voor een type tablet wordt er niet eenvoudiger op. Wanneer je als organisatie uniform en met hetzelfde type apparaat wilt samenwerken, is een duidelijke keuze tussen iPad (iOS), Windows of Android een noodzakelijke stap. Veel organisaties worstelen met dit vraagstuk en maken een keuze soms meer op basis van emotie en gevoel dan op basis van rationele argumenten.

In samenwerking met AVK heeft Management Support specifiek een training ontwikkeld om deze vraag eenduidig te beantwoorden. Deze incompanytraining wordt 100 procent op maat gemaakt. Het resultaat: de beste oplossing voor een tablet en het inrichten van papierloos vergaderen. Informatie: opleidingenmanagementsupport@vakmedianet.nl.

naar het .docx-formaat. Het converteren gaat niet 100 procent perfect, maar valt zeker niet tegen. De opmaak wordt grotendeels goed overgenomen. In het .docx-document kun je werken met tekstmarkeringen en opmerkingen. Die functie is overigens ook vernieuwd in Word 2013. Opmerkingen kun je voortaan als een discussie weergeven en als ‘opgelost’ markeren waardoor ze niet meer direct zichtbaar zijn in het document, maar je kunt ze nog wél inzien.

tablet te krijgen. Dat klinkt heel raar, maar op de iPad zie ik veel mensen dat doen, gewoonweg omdat ict geen andere oplossingen biedt. Of erger nog: er wordt voor onveiligere methoden gekozen zoals Dropbox.

Officedocumenten bewerken Het bewerken van Officedocumenten (Word/Excel/PowerPoint) op een Windows 8-tablet gaat probleemloos, omdat Office 2013 vrijwel op elke tablet wordt meegeleverd. Let op: Outlook maakt meestal géén onderdeel uit van deze vóór-geïnstalleerde Officeversie.

Het grote voordeel van direct bewerken brengt overigens ook een klein nadeel met zich mee: als je bij een vergadering een document opent vanaf de kantoorserver en hierin wat bewerkingen doorvoert en opmerkingen plaatst, worden deze door al je collega’s gezien nadat je het hebt opgeslagen. Iedereen opent immers hetzelfde bestand en kan hierin gaan bewerken. Je hebt dus geen eigen versie met je eigen aantekeningen op zo’n centrale plek. In dit geval kun je beter een kopie maken, wat weer problemen rond versiebeheer met zich meebrengt. Overigens is dat versiebeheer niet anders dan bij vergaderen vanaf papier of met de iPad. Je hebt dus wat eenvoudige afspraken nodig. Vaak kan na de vergadering het stuk met aantekeningen worden weggegooid net zoals je dat zou doen met papieren stukken. Een andere optie is om je eigen aantekeningen los bij te houden in OneNote, een app die je naast het Worddocument hebt openstaan.

Pdf-documenten bewerken en opslaan Het bewerken van pdf-documenten op een Windowstablet is nog niet zo goed ontwikkeld als op de iPad. Op de iPad zijn diverse gespecialiseerde en uitgebreide apps beschikbaar die al veel gebruikt worden binnen organisaties. Denk aan iAnnotatepdf, GoodReader en pdf Expert. Een dergelijke app is er eigenlijk nog niet, althans de mogelijkheden zijn zeer beperkt.

Er zijn genoeg pdf-readers en intussen is er ook een app voor bewerken (‘pdf Touch’ genaamd), maar de bewerkingsopties zijn nog zeer mager. Gezien de grote groei in nieuwe Windowsapps zal hier binnenkort wel een volwaardige app voor uitkomen. Intussen is er echter een prima oplossing uit onverwachte hoek: een nieuwe en slimme functie in Word 2013 is het openen van pdf-documenten.

Na het openen van een pdf in Word wordt deze geconverteerd

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Het Bureaublad en alle programma’s die niet als app beschikbaar zijn, bestaan nog steeds. Denk aan Word, Excel, Outlook en bijvoorbeeld WinZip.

27

vERGAdEREN

Appsnelheid Hoe langer ik met Windows 8 werk hoe meer ik merk dat sommige apps erg traag zijn. Op snelle pc’s draaien de desktop (je bureaublad) en bijvoorbeeld Office als een zonnetje, maar duurt het soms 20 seconden om enkele nieuws apps op te starten vanuit het startscherm. Dat is echt niet meer van deze tijd, daar moet snel een oplossing voor komen.

Startscherm & Desktop Het nieuwe START-scherm in Windows 8 wordt ook wel de ‘Metroweergave’ genoemd. In deze weergave draaien de Windows 8-apps. Deze apps hebben standaard geen afsluitknop rechtsboven. De kritiek die je weleens hoort is dat Windows 8 twee besturingssystemen in één heeft, namelijk het startscherm met de daarbijbehorende apps en de Desktopomgeving (bureaublad) waar bijvoorbeeld Word en Excel staan en natuurlijk de Windows Verkenner. Zéker in het begin negeren de gebruikers de metro-omgeving (het startscherm). Toch is het na even wennen wel een slim ontwerp met veel handigheidjes: direct delen, snel zoeken en instellingen wijzigen. Wat ik zelf nog wel vreemd vind is dat je in de Desktop omgeving niet ziet welke apps je open hebt staan en in de metro-omgeving niet ziet welke desktopprogramma’s nog actief zijn. Bij het

afsluiten van de pc heb ik dan ook de neiging om beide nog een keer te checken om zeker te weten dat ik geen bestanden sluit die niet zijn opgeslagen. (Zie de afbeeldingen op pagina 27.)

Eén van de verbeteringen die voor jou als secretaresse een verademing zal zijn in Windows is de nieuwe Verkenner: deze heeft nu ook een lintmenu zoals in Office (vanaf versie 2007). De functies uit de menu’s Bestand, Start, Delen en Beeld zijn dus direct vanuit het lint toe te passen. Ook zijn er diverse contextuele tabs die alleen zichtbaar zijn als die van toepassing zijn. Denk aan ‘Hulpmiddelen voor afbeeldingen’, ‘Hulpmiddelen voor schijf-stations’, ‘Hulpmiddelen voor bibliotheken’.

OneNote OneNote is een onderdeel van Office (vanaf 2007-versie). Op deze tablet werkt dit programma fantastisch, ook in combinatie met de Windows Phone en bijvoorbeeld Skydrive.

OneNote is je notieblok, maar dan beter. Je maakt aantekeningen, knipt materiaal uit documenten, van websites of andere bronnen.

De app werkt lokaal, via je netwerk en in de Cloud. Je kunt ermee co-creëren, dus met meerdere mensen tegelijk in hetzelfde document werken. <

PrAktiSche tiPS Programma’s naast elkaar zetten Op een iPad kun je maar met één app tegelijk werken. Je kunt met multitouchgebaren wel snel schakelen tussen twee apps, maar daar houdt het ook mee op. In Windows 8 kun je desktopapplicaties (bijvoorbeeld Word en Excel) naast elkaar zetten, maar dat kan ook met apps!

Open een app en ga met behulp van de Windowstoets terug naar het Startscherm. Open vervolgens de tweede app. Swipe in de openstaande app van helemaal links op het scherm iets naar rechts (de andere app verschijnt klein in beeld) en houd je vinger of muis even vast. Er verschijnt een scheidingslijn en de twee apps staan nu naast elkaar open. Door de scheidslijn te verplaatsen kun je kiezen welke app het grootst wordt weergegeven of terugschakelen naar de enkele weergave.

Schakelen tussen apps Een veel gebruikt swipegebaar in Windows 8 is swipen van links naar rechts. Je schakelt dan tussen de apps die open staan. Wel jammer dat de desktop als een app wordt gezien en dat je dus niet zo kan schakelen tussen openstaande desktopprogramma’s zoals Excel en Word. De sneltoetsen zijn de bekende ALT+Tab of Windows+Tab. Charms bar (Sneltoets: Windows+C).

Helemaal nieuw in Windows 8 en een handige toevoeging.

Hiermee kun je: • Zoeken naar apps, instellingen, documenten en nog veel meer. Er zijn geen aparte zoekvensters meer in de verschillende apps.

• Delen: via Twitter, Facebook of LinkedIn. Een afbeelding,

28

internetpagina of app kun je direct delen met kennissen en volgers, ook via e-mail. Helaas is delen vanaf de desktop (nog) niet mogelijk.

• Instellingen aanpassen zoals internetverbindingen, geluid, toetsenbord- en scherminstellingen. Of direct naar pc-instellingen (voorheen configuratiescherm).

• Versturen van bestanden naar apparaten zoals een printer.

Apps afsluiten (Sneltoets ALT+F4) Een app hoeft in principe niet te worden afgesloten omdat deze geen capaciteit eisen wanneer ze niet actief zijn. Toch wil je soms de app wel echt afsluiten. Dat kan met een Swipebeweging. Ga met je vinger of muis van helemaal boven in het scherm helemaal naar beneden. Ik betrap mezelf er regelmatig op dat ik op mijn iPad deze swipebeweging probeer te maken om een app af te sluiten...

Sneltoetsen Heb je een tablet met toetsenbord, gebruik dan sneltoetsen.

In alle Windows- en Officeversies waren sneltoetsen al belangrijk om slim, ergonomisch en vooral snel te werken. In Windows 8 is dat naar het volgende niveau gebracht; er zijn weer aardige sneltoetsen bij gekomen. Werken met sneltoetsen is een stuk aangenamer dan de muis. Zo is de charmsbar en het startmenu zonder touch veel gemakkelijker met de sneltoets.

Ook de al decennia oude ALT TAB is nog steeds van groot belang.

Voor een overzicht van de nieuwste Windows 8-sneltoetsen ga je naar www.managementsupport.nl en tikt de bonuscode: 0313.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

TIMEMANAGEMENT

Over tijdvreters en tijdgevers Jij hebt ze vast ook: klussen waar je op afknapt of waar je juist energie van krijgt.

Buig de tijdvreters om naar tijdgevers! Om te weten waar veel energie naar wegvloeit is het goed te kijken naar je eigen werkgewoontes.

Tekst Trudis Baart

• Stel jij het opruimen van je bureau of archief uit?

Moet je steeds zoeken naar de juiste documenten? Keurige stapels in plastic mapjes die je telkens even doorloopt op zoek naar hetgeen je nodig hebt? Neem je zoektijd voor lief? Onverstandig!

Besteed juist wel tijd aan je eigen werkplek; ruim je bureau op en leg alleen neer waar je mee werkt en wat je daarbij nodig hebt.

Alle overige spullen gaan in de kast.

• Een tweede hindernis: ergens aan beginnen en niet afmaken. Als je geen tijd hebt moet je er niet aan beginnen.

Als het niet af is maar wel af zou moeten zijn, geef het dan prioriteit en maak het af. Het voortdurend denken aan klussen die nog niet af zijn, kost je sloten energie.

• Aantekeningen op post-its maken… en kwijtraken.

Aantekeningen maak je zoveel mogelijk digitaal. Plaats ze bij een document, in een afspraak in je agenda, of bij Notities (Control + 5). Als je een vaste plaats aanhoudt voor dit soort aantekeningen hoef je niet meer te zoeken.

• Lees jij ook meermalen papier zonder besluit of actie?

Jammer! Wen eraan dat je teksten aandachtig leest en er direct een besluit aan koppelt. Moet ik hier iets mee? Zo ja, wanneer (agenda)? Is het informatie die ik moet bewaren? Zo ja, sla het op. Is het uitsluitend ter informatie? Gooi het weg.

• Lees je e-mail meermalen zonder besluit of actie?

Je kent ze wel: e-mail lezen en denken… geen zin in. Of, geen tijd voor. Ik zet ‘m weer op ongelezen. Na het bericht ‘you’ve got mail’ ben je blij verrast omdat er meer mail is dan je had verwacht… twee mails? Bij het openen en lezen van de mail komt dan zo’n déja vu gevoel… Wist je dat e-mails gemiddeld zeven keer geopend worden voordat ze afgehandeld zijn? E-mail lees je als je tijd hebt en neem dan ook direct een besluit: afhandelen, plannen of weggooien.

• Ben jij zo’n multitasker: e-mail afhandelen tussen alle andere klusjes door?

Het lijkt efficiënt maar is het niet. Je hebt te weinig focus op je mail en zult dus snel geneigd zijn om email onafgewerkt in je e-mailbox te laten staan.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Verander dit gedrag en win kostbare tijd. Een paar tips: • Maak het nemen van beslissingen tot een gewoonte.

Dus geen uitstelgedrag meer!

• Je kunt pas goed plannen als je leert keuzes te maken op het moment dat een taak zich aandient. Als je taken en taakverzoeken laat oplopen doordat je geen duidelijke keuze maakt, creëer je je eigen achterstanden en chaos. Soms kun je niet direct een duidelijke beslissing nemen, los het dan zo op: zet de taak in je agenda (namelijk het nemen van een beslissing over datgene waar je vandaag nog niet aan kunt beginnen).

• Doe het één keer en leg het niet terug in dezelfde staat.

Neem altijd een besluit: bewaar het (archiveer), sla het op bij het overleg dat je volgende week hebt, handel het af of gooi het weg.

• Doe je taak in één keer goed en maak het werk zo ver mogelijk af. Begin dan ook pas als je tijd hebt om te werken aan deze taak. Het duurt een tijdje (10-13 minuten) voordat je weer gefocust bent op je taak. Nu geen tijd? Begin er dan ook niet aan, maar plan de taak in je agenda.

• Verbeter je concentratie door je werk onder te brengen in een structuur. Leg je werk vast, schrijf het op, gebruik je hoofd om te denken - niet als to do-lijst.

• Zorg ervoor dat je minder gestoord wordt door de telefoon (zo mogelijk) door te schakelen, zet de melding ‘you’ve got mail’ uit en maak vaste afspraken met mensen met wie je veel te bespreken hebt.

• Doe acties als ze nog klein zijn: acties kunnen problemen worden ‘Kill the monster when it’s small’.

• Begin de dag met een rotklus: dat zijn namelijk energievreters.

Ergens in je hoofd ben je je steeds bewust van onaffe taken.

Vier je succes zodra ze afgehandeld zijn en begin aan de volgende taak.

• Kies een vast moment in de week (of op de dag) om even bóven je werk te staan: neem tijd voor reflectie en planning.

Terugkijken, vooruitkijken en bedenken of je iets eigenlijk wel moet doen en zo ja, wanneer dan. <

29

Opleidingen PROGRAMMA

2013

www.managementsupport.nl/opleidingen

PROACTIEF FUNCTIONEREN DIGITAAL ARCHIVEREN EVENEMENTEN ORGANISEREN WERKEN IN HET PAPIERLOZE KANTOOR PERSONAL ASSISTANT TAILORMADE WORKING VERSTERK JE PERFORMANCE EFFECTIEVER WERKEN MET DE IPAD OVERTUIGEND SCHRIJVEN DOELEN STELLEN, DOELEN HALEN POWERSECRETARESSE KEI IN TAAL NOTULEREN OP DE LAPTOP POWERASSISTANT NEXT LEVEL MANAGEMENTONDERSTEUNING OVERTUIGEND COMMUNICEREN TEAMLEIDER SECRETARIAAT EN NOG VEEL MEER!

TAAlkwESTiES

Help de lezer je tekst door Er zijn teksten die zo goed geschreven zijn, dat je er razendsnel doorheen schiet.

Moeiteloos lees je de ene na de andere alinea. Het lijkt of de auteur het stuk zo uit z’n mouw heeft geschud. Maar schijn bedriegt! Waardoor lezen sommige stukken zo makkelijk? Bijvoorbeeld door een heldere alineastructuur en goed gebruik van verbindingswoorden. Hoe doe je dat? Dat lees je in deze Taalkwesties.

Tekst Judith Winterkamp

Trechter of piramide?

De beste start van een alinea is met de kernzin. Daarin staat wat je in de alinea vertelt. De rest van de alinea is een toelichting op die kernzin. Hierdoor weet je lezer wat er te halen valt. Dat heeft twee voordelen. Allereerst kan hij bedenken of hij wel geïnteresseerd is in de boodschap. Misschien niet. Dan kan hij meteen afhaken.

Heerlijk, want dat bespaart hem tijd en moeite. En hoewel hij de alinea niet heeft gelezen, weet hij wel degelijk wát hij overslaat. Hij heeft dus een weloverwogen keus gemaakt dankzij de kernzin.

Is je lezer wel geïnteresseerd in de boodschap, dan kan hij de rest van de alinea makkelijk en snel lezen. Doordat hij is voorbereid op de informatie die komt, kan hij de inhoud makkelijker begrijpen. Bovendien onthoudt hij de boodschap veel beter.

Maar helaas laten sommige schrijvers de lezer in spanning. Zij vertellen pas aan het eind van de alinea wat de kern is van het tekstblokje. Deze structuur heet de trechterstructuur. Door deze omgekeerde piramide krijgt je lezer moeilijk vat op de boodschap.

Pas aan het eind van de tekst begrijpt hij wat je te zeggen hebt.

Jammer! Je stelt het geduld van je lezer op deze manier flink op de proef. En de kans is groot dat hij nooit bij die kernzin belandt.

Meestal haakt hij al af voor het eind van de alinea en heeft hij geen idee wat je te zeggen hebt.

Verbindingswoorden Ook verbindingswoorden maken teksten prettiger leesbaar. Alinea’s staan niet los van elkaar; er is een verband tussen de tekstblokjes.

Maak dat verband zichtbaar. Dit doe je door verbindingswoorden te gebruiken. Door verbindingswoorden, ook wel structuuraanduiders genoemd, krijgt je lezer grip op de tekst. Het verbindingswoord verklapt als het ware wat er komen gaat.

Belangrijkste verbindingswoorden en hun functie zijn: Opsommingen: ten eerste, ten tweede, bovendien, daarnaast, ook, verder, tot slot, als laatste …

Reden: omdat, want, namelijk, daarom, hierdoor, doordat, daardoor, dus, om deze reden …

Samenvattingen: concluderend, samenvattend, al met al, kortom, dus …

Tegenstellingen: maar, toch, hoewel, integendeel, ondanks, terwijl, in tegenstelling tot …

Toelichting: bijvoorbeeld, zo, met andere woorden, stel …

Kortom, door de piramidestructuur en het gebruik van verbindingswoorden laat je de lezer snel en zonder veel moeite de tekst lezen.

Overigens heeft die kernzin aan het begin van de alinea ook voor jou voordelen. Door de kernzin heb je de grenzen bepaald. Je hebt helder voor ogen waarover je in de alinea wilt schrijven. Alles wat buiten de kernzin valt, hoort hier niet thuis. De kans dat je gaat uitweiden is stukken kleiner. En ook dat bevordert de leesbaarheid van je tekst.

Veel succes! <

TipS VOOR alinEa’S • Begin de alinea met de kernzin.

• Maak alinea’s bij voorkeur niet langer dan 9 à 10 regels.

• Schrijf binnen de alinea achter elkaar door.

Begint een alinea met Maar er zijn ook redenen om te kiezen voor aanbieder B dan weet de lezer dat er een tegenstelling komt. Waarschijnlijk heb je net beschreven wat de voordelen van aanbieder A zijn. Het is nu tijd voor de voordelen van B. Maar is een verbindingswoord dat een tegenstelling inluidt.

Andere verbindingswoorden geven andere signalen. Als eerste geeft aan dat er een opsomming komt. Met al met al of concluderend luid je een samenvatting in. Door bijvoorbeeld weet je lezer dat er een toelichting volgt. En door want is duidelijk dat er een reden volgt.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

• Zet tussen de alinea’s een witregel.

• Schrijf alinea’s bij voorkeur in de piramidestructuur. Begin met de kernzin. De rest is een toelichting op die kernzin.

• Een alinea in de trechterstructuur laat de lezer onnodig lang in spanning. Een goede alineaopbouw voor een spannend boek, maar minder geschikt voor een zakelijke tekst.

• Wat staat er in de kernzin? In de kernzin vertel je wat het onderwerp is én wat je over dat onderwerp gaat zeggen.

31

SPElliNG- EN TAAlTiPS

Houvast bij lastige woorden Het Groot Dictee-2012 bevatte ze ook weer: ei/ij-woorden. Lastige woorden als hermelijn, weiden en livrei. Twijfel jij ook weleens aan een korte ei of lange ij? Kijk dan meteen naar de laatste vraag in deze Spelling- en Taaltips. Het antwoord geeft je vast en zeker houvast.

Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Ik notuleer veel patiëntbesprekingen. In mijn verslagen komen termen voor als de ziekte van Alzheimer en de ziekte van Crohn. Klopt het dat je de namen van ziektes met een hoofdletter schrijft?

Ja hoor, dat klopt. Ziekte van Alzheimer en ziekte van Crohn schrijf je inderdaad met een hoofdletter. In de ziekte van Alzheimer verwijst Alzheimer nog duidelijk naar de eigennaam van de ‘ontdekker’ en ook Crohn verwijst naar de eigennaam van de arts die de ziekte ooit ontdekte. De regel is dat de eigennaam in de naam van een ziekte met een hoofdletter wordt geschreven als die eigennaam nog duidelijk herkenbaar is. Een paar voorbeelden: • syndroom van Asperger • ziekte van Crohn • ziekte van Pfeiffer • syndroom van Down • ziekte van Lyme Is de eigennaam niet meer duidelijk herkenbaar, dan vervalt de hoofdletter. Dit is het geval in de zin Dit is een speciale school voor kinderen met down. Ook in samenstellingen is de eigennaam niet meer duidelijk herkenbaar en vervalt de hoofdletter. Een paar voorbeelden hiervan zijn: crohnklachten, aspergertrekjes en lymepatiënt.

Mijn manager gebruikt vaak het woord wanneer in plaats van als. Ik vind dat ouderwets en volgens mij is het zelfs fout.

Klopt dat?

Als en wanneer zijn voegwoorden. Je kunt ze gebruiken om een voorwaarde uit te drukken. Vaak kun je als vervangen door wanneer.

Ik geef een paar voorbeelden: • Als je het er niet mee eens bent, dan moet je dat zeggen.

• Wanneer je het er niet mee eens bent, dan moet je dat zeggen.

En: • Als ik in de buurt ben, kom ik even langs.

• Wanneer ik in de buurt ben, kom ik even langs.

Als en wanneer zijn in de meeste zinnen beide goed. Omdat wanneer formeler is, kun je in een eigentijdse zakelijke tekst beter als gebruiken.

Altijd als ik om gebruik, zet mijn baas daar een streep door.

Is dat echt fout?

Er zijn mensen die vinden dat je om niet moet schrijven als je het ook kunt weglaten. Op www.onzetaal.nl staat hierover: ‘Vroeger zouden schoolmeesters (…) een rode streep door om hebben gezet, en wel volgens de regel dat om alleen gebruikt mag worden als er een doel, bestemming of strekking mee wordt aangeduid.’

32

Deze regel geldt niet meer. Je bent vrij om om te laten staan als jij dat voor de leesbaarheid van de zin beter vindt. En wie wil, kan het voegwoord weglaten.

Soms weet ik niet of ik een woord met een ei of een ij moet schrijven. Maar dat durf ik nooit te zeggen omdat ik bang ben dat ik word uitgelachen. Zijn er regels die me kunnen helpen?

Op de site van Onze taal staan een paar regels die je houvast kunnen bieden, namelijk: Een ei is juist in onder andere de achtervoegsels -erlei, -gerei, -heid en -(i)teit. Voorbeelden: velerlei, eetgerei, waarheid, autoriteit.

Een ij is juist in onder meer: • sterke werkwoorden die in de verleden tijd een [ee]-klank hebben: lijden (leed-geleden), strijken (streek-gestreken) en in woorden die met een werkwoordstam van zo’n werkwoord worden gevormd (lijdzaam, strijkstok); uitzondering: zeiken, • woorden die in sommige dialecten worden uitgesproken met een [ie]: blij, wijs, tijd, • woorden die verwante woorden met i(e) hebben: pijler (pilaar); selderij (selderie), • de achtervoegsels -(d)ij, -d)erij, -e(r)nij en -(e)lijk(s): abdij, bakkerij, lekkernij, nauwelijks.

(Bron: www.onzetaal.nl) <

TAALTeST Ei of ij, weet jij het? Kijk op pagina 37 voor de antwoorden.

1. a. benijden 2. a. betwijfelen 3. a. gekeif 4. a. reikwijdte 5. a. wijfelen 6. a. spreiden 7. a. gijser 8. a. beits 9. a. dweil 10. a. vleierij

b. beneiden b. betweifelen b. gekijf b. rijkweidte c. reikwijdte b. weifelen b. sprijden b. geiser b. bijts b. dwijl b. vlijerij

d. rijkwijdte

(Bronnen: www.onzetaal.nl | Schrijfwijzer)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

vREEMdETAlENTiPS

Zakelijk Engels Engels is de verbindende taal voor wie actief is over de grens. En omdat de meeste van ons vrijwel alles kunnen zeggen of verstaan, wordt er vaak minder aandacht besteed aan de kwaliteit van ons zakelijk Engels. Dit artikel wijst je op de veelvoorkomende taalhindernissen bij het maken van afspraken in het Engels, en schenkt daarbij aandacht aan enkele interculturele verschillen, waar je als Nederlander tegenaan kunt lopen.

Tekst Sander Schroevers

Ondanks dat maar liefst 87 procent van de Nederlanders heel behoorlijk Engels spreekt, blijkt zakelijk Engels in de praktijk soms net dat beetje extra te vragen. Dit artikel gaat in op het maken van afspraken. Want wanneer je over de grens communiceert, spelen soms onverwachte zaken een rol. En dat kan wel eens verkeerd uitpakken, zoals blijkt uit het onderstaand voorbeeld.

Laat me het taalgedeelte afsluiten met enkele praktische voorbeeldzinnen bij het maken van afspraken; • I’m calling to arrange a time for the...

• I can attend the meeting at ten o’clock.

• So that’s Wednesday at ten o’clock.

• Wednesday at ten is confirmed.

In Nederland en Vlaanderen vermoed ik dat veel mensen 9/11/13 als ‘negen november 2013’ lezen. In de Verenigde Staten bedoelt men daar echter ‘elf september 2013’ mee. En zodra je het als ‘nine eleven’ uitgesproken hoort weet je dat ook wel. Nu gebruikt men bij ‘de buren’ in Canada alleen de Nederlandse datumnotatie. Je voelt hem al aankomen: er gaan de nodige CanadeesAmerikaanse afspraken mis op die manier. Per slot van rekening heb je per maand maar liefst elf kansen om het te verprutsen.

Elf omdat de twaalfde optie natuurlijk niet mee telt (denk aan 8/8, 9/9 etc.).

Interculturele verschillen Behalve de hierboven beschreven taalconventies, die ertoe kunnen leiden dat iets wat je op zich begrijpt, toch verkeerd in de agenda belandt, zijn er ook culturele misverstanden. Want wie wel eens met het buitenland belt, weet dat uitsluitend de boodschap vertalen niet altijd genoeg is. Dat heeft doorgaans met cultuurverschillen van doen. In Nederland leer je bijvoorbeeld op jonge leeftijd dat je moet zeggen wat je wilt of bedoelt, liefst zo helder en direct mogelijk. In veel delen van de wereld gaat dat er anders aan toe, en meestal veel indirecter. En zeker met de opkomst van Aziatische economieën, is het van belang te begrijpen dat een ‘Yes’ niet altijd een ‘Yes’ is. Dat komt omdat men daar van jongsaf geleerd heeft dat je eigenlijk nooit direct ‘Nee’ tegen iemand mag zeggen, omdat men dat als onbeleefd of beschadigend beschouwt. En ook dichterbij huis zien we dergelijke communicatieverschillen, bijvoorbeeld in het contact met Britten. In het Verenigd Koninkrijk is er een aparte term voor dergelijk indirect spreken: ‘coded speech’. Dat komt neer op het geven van hints tussen de regels door.

Kijk maar eens naar de volgende drie zinnetjes, waarin de sprekers steeds in het Engels te kennen geven het ergens niet mee eens te zijn; • The Dutch Businesswoman/man: ‘I don’t agree.’

• The American Businesswoman/man: ‘You gotta be kidding’.

• The Englishman: ‘Hmm, that’s a very interesting idea, indeed...’

En om het nog ‘makkelijker’ te maken, kan behalve de datum ook het tijdstip voor onduidelijkheid zorgen. Want in de Verenigde Staten (en onder andere ook in Australië) gebruikt men de zogenaamde twaalfuurskloktelling. Dat houdt in dat een tijdsaanduiding altijd met de afkortingen AM of PM wordt aangegeven. Er is een (Engelstalig) ezelsbruggetje voor die twee afkortingen: AM: ‘after midnight’ en PM: ‘previous midnight’. Maar de afkortingen zijn natuurlijk voor: ‘ante meridiem’ en ‘post meridiem’. Latijn dat respectievelijk: ‘vóór en ná de middag’ betekent. In het Engels zie je de afkortingen óf met kapitalen óf in onderkast met punt gebruikt, bijvoorbeeld: AM óf a.m.

Maar er zijn nog meer taalhindernissen bij het maken van de perfecte afspraak. De eerste is het Britse gebruik om bijvoorbeeld half vier als ‘half three’ aan te duiden. Je weet het misschien best nog wel van school, maar toch schrijf je half drie in de agenda. En er is nog een puntje, namelijk de verschillende tijdzones. Soms vergeet ik dat zelf wel eens. Mopperend constateer ik dat men de telefoon nu wel erg vaak laat overgaan op het kantoor in Londen. De zo gewenste gesprekspartner zit gewoon nog in de metro of staat in de file. In grotere landen heb je vaak meerdere tijdzones. Bijvoorbeeld in de Verenigde Staten, waar men vaak in staccato een afkorting toevoegt, die jij misschien niet kent. Ook hebben sommige staten in de VS geen zomertijd om maar eens iets te noemen. Het devies isdan ook: bereid je voor.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Je snapt dat het voor je werk nogal wat uit kan maken, wat je uit een telefoongesprek of mailtje oppikt. Ik heb hieronder nog drie van dat soort zinnetjes ‘vertaald’ in wat er nu echt mee bedoeld wordt; • We must wait for a politically correct time to introduce this = Kansloos...

• Let me make a suggestion = Ik heb besloten dat we dit doen...

• It has lots of future potential = Het heeft gefaald...

Nederlanders gaan er doorgaans vanuit dat Engelsen ook letterlijk bedoelen wat ze zeggen. Maar probeer er rekening mee te houden dat cultuur de echte inhoud soms kan beïnvloeden. Iets dat overigens prima te leren valt. Zolang je je maar realiseert dat je er met een goed woordenboek en grammatica alleen niet bent. Succes! <

33

SOfTwARETiPS

Taken binnen een context Ben jij een rasechte planner met een to-dolijst? Dan zul je merken dat deze lijst niet altijd effectief is. Een taak heeft immers een ‘context’ nodig. En daar zit ‘m net de kneep...

Tekst Roel Peeters

Takenlijst niet effectief Heb je een lange lijst met to do’s dan werkt dit snel tegen je. Met het doorlezen van de lijst ben je kostbare tijd kwijt en je zou ervan opkijken hoe vaak je dezelfde taken telkens opnieuw leest. Vervol­ gens moet je steeds opnieuw beslissen wat je gaat doen en wan­ neer. Je bent continu bezig met prioriteren en plannen.

Verder heb je geen zicht op de routing. Je had bijvoorbeeld bedacht thuis nog even de ingekomen stukken voor de vergadering van mor­ gen door te nemen, maar je vergat ze op de zaak. Tja, dat zijn twee taken die in de juiste volgorde hadden moeten staan.

Dit voorbeeld geeft een digitaal takenlijstje in Outlook dat gesorteerd is op einddatum. Enkele hebben een reminder en een prioriteit.

Je kunt hier alleen maar de urgentie afleiden.

schappen zien die je na je werktijd wilt doen. Dit zorgt immers alleen maar voor ‘ruis’ en dus tijdverlies. Daarom stelt David Allen voor (Getting Things Done) om taken in contexten te plaatsen. Hij zegt: ‘De context is het hulpmiddel, de locatie of de persoon die ervoor nodig is om een actie uit te voeren.’

Voorbeeld bij hulpmiddel Is je laptop stuk dan hoef je dus niet meer in de taken bij laptop te kijken. Kopieerwerk kun je in één keer afwerken wanneer de ko­ pieermachine beschikbaar is.

Voorbeeld van locatie Prima als je thuis nog wat wilt werken en alleen maar de taken ziet die je daar kunt doen.

Voorbeeld van persoon Als je alle bespreekpunten voor je manager in één keer kunt aftikken scheelt dat een hoop belletjes of e­mails achteraf.

Functie en workload Contexten hangen volledig af van je eigen functie en workload.

Kies wat voor jou van toepassing is. Daarbij geeft Meg Edwards van de David Allen Company de volgende tip: ‘Use as few as possible, but as many as you need’.

Taken sorteren op onderwerp schiet tekort Takenlijsten worden meestal gesorteerd op onderwerp. Er staat bij­ voorbeeld per project welke taken je moet doen. Dat is een logische gedachte maar slechts ten dele effectief. Als je weet dat op maan­ dagmorgen iedereen in vergadering zit, heeft het geen zin om in­ terne beltaken te doen. Als je een dag op een andere locatie zit, heeft dat wellicht ook gevolgen voor het soort taken dat je daar kunt doen. Taken zijn dus niet alleen projectgebonden maar ook aan tijd en locatie.

Meer creatieve indelingen Als je van negen tot vijf alleen achter je pc zit, heb je aan voren­ staande indelingen niet zo veel. Dan kun je beter dezelfde soort ta­ ken bundelen. Kies dan bijvoorbeeld voor: ­ bellen ­ overleggen ­ boekhouding ­ planning,…

Context helpt Als je op je werkplek zit, heeft het geen zin om de taken te lezen die je met je leidinggevende wilt bespreken en je wilt evenmin de bood­

Als je klusjes met dezelfde handeling in één keer uitvoert, hanteer je het ‘lopendebandprincipe’ en werk je effectiever. Dan werk je hele­ maal ‘lean’.

34

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

SOfTwARETiPS

Mensen met weinig energie kunnen baat hebben bij indelingen op energieniveau. Kies daarbij voor L(low), M(Medium) en H(High). En ook als je geen energieprobleem hebt, is de B van ‘braindead’ mis­ schien interessant voor na de lunch.

Andere creatieve contexten zijn ‘introvert en extravert’ voor taken die je in een rustige omgeving wilt doen of op een werkplein. En wat dacht je van ‘zon en regen’ om het onderscheid te maken tussen binnen­ en buitentaken?

op categorie. In een volgend artikel vertel ik je hoe je dit doet en hoe je vervolgens de taak op de juiste plek en op het juiste moment in het zicht krijgt. Dat kan alleen als je contexten combineert en vervol­ gens ook nog de einddatum (deadline) meeneemt. ‘Multigroepering en sortering’ dus. Beetje ingewikkeld in het begin maar voor mij dé oplossing voor ondernemen met een leeg hoofd en zonder stress. <

Toch maar een digitale takenlijst?

To-dolijstjes zijn nog vaak op papier. Met bovenstaande wetenschap in het achterhoofd ga je die voortaan niet meer op projectbasis or­ ganiseren maar in contexten. Er kan echter wel een probleem op­ doemen wanneer je de context wilt wijzigen of combineren. Als je alleen de beltaken voor thuis maar niet die van je werkplek wilt zien, dan heb je met je papieren lijstje een probleem. Immers, je hebt mis­ schien alles gesorteerd op je werkplek/thuis of alle beltaken bij el­ kaar. Dit werkt dus niet flexibel. Digitalisering is de oplossing!

In Outlook en Lotus Notes kun je categorievelden gebruiken voor je contexten. In Groupwise kun je dit ook met handige scriptjes.

De Mac en Gmail maken gebruik van tags.

Categoriseer je taken in Outlook In het voorbeeld zie je een takenlijstje in Outlook met voldoende in­ formatie. Dit kan nog gegroepeerd worden zoals je wilt, bijvoorbeeld (advertentie)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

35

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder 1. Moxtra | iPhone, iPad (Gratis) Moxtra is een nieuwe collaboratietool, bedoeld om bestanden zoals documenten, foto’s, bonnetjes en notities die bij elkaar horen te verzamelen in een soort virtuele snelhechters. Je kunt hier vervolgens in groepsverband aan werken. Je kunt Moxtra ook op een computer gebruiken. Een Android-versie is in de maak.

2. ZZP Assistent | iPhone (Gratis) ABN Amro komt met de ZZP Assistent, een erg overzichtelijke iPhone-app voor het registreren van je uren, gereden kilometers (eventueel met gps) en uitgaven.

Je kunt ook direct een conceptfactuur maken vanuit de app. Je hoeft geen klant te zijn van ABN Amro om de app te gebruiken. Hoewel het voor veel mensen handig kan zijn, is de ZZP’er de voornaamste doelgroep.

3. Tapatalk HD | Android (€ 2,99) Er zijn talloze interessante fora op internet, maar inloggen of bladeren door de artikelen is soms wat ingewikkeld als je het forum via een smartphone of tablet bezoekt. De app Tapatalk biedt al een tijdje uitkomst, en is nu ook in een HDversie voor Android-tablets verschenen.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

4. Infomatic | iPhone (€ 1,79) Ben je actief op sociale netwerken, en wil je kijken hoe je presteert op Twitter en Facebook, dan kan Infomatic van pas komen. De app presenteert statistieken over je activiteiten op deze sociale netwerken, zodat je kunt nagaan hoe invloedrijk je bent.

De voordelen op een rij:

5. Dikke van Dale | iPhone (€ 79,99) Van Dale Uitgevers heeft het papieren Van Dale Groot woordenboek van de Nederlandse taal beschikbaar gemaakt op de iPhone. De app is vrij prijzig, al betaal je minder dan de papieren variant. Handig en snel is het zeker, mede dankzij de uitgebreide zoekfunctionaliteiten, met de mogelijkheid voor ‘zoeken bij benadering’.

6. SNS Bankieren | iPhone, iPad (Gratis) Alle grotere banken hebben apps uitgebracht voor mobiel bankieren, maar die van de SNS behoort zeker tot de betere. Sinds de laatste update is de app nog weer wat gemakkelijker in het gebruik: je kunt nu inloggen en overboeken met een mobiele pincode.

n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

7. Facebook Paginabeheer | Android (Gratis) Beheer je een (zakelijke) pagina op Facebook, dan helpt de Paginabeheerapp van Facebook je dit comfortabel vanaf een smartphone te doen. Je kunt hiermee updates en foto’s plaatsen en uit naam van je pagina reageren op reacties. Tevens ontvang je direct meldingen over nieuwe activiteiten op je pagina’s.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

36

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

OP dE wERkvlOER

wERk & REchT

Waarom zeg ik geen nee?

Mag ik met vakantie?

Hoi Barbara, Ik blijf ingaan op de verzoeken van mijn baas: hij vraagt me regelmatig om langer door te werken vanwege spoedklussen en omdat hij het ‘aan niemand anders kan vragen’. Hij vindt me goed in wat ik doe, en als een ander het doet, loopt alles vast in het honderd. Hij prijst me tijdens het functioneringsgesprek om mijn nauwkeurigheid en loyaliteit. En dan zeg ik wéér ja, terwijl ik eigenlijk wilde gaan sporten, of eindelijk een keer op tijd naar huis... Waarom zeg ik geen nee? groet, Denise

Normaliter vormt het opnemen van een vakantie in menig bedrijf geen probleem. De baas geeft over het algemeen coulant toestemming en geeft je de gelegenheid minimaal twee weken vakantie te vieren in een zonnig oord. Toch is ‘toestemming krijgen’ niet altijd zo vanzelfsprekend. Het komt wel eens voor dat een werkgever moeilijk doet wanneer de werknemer met vakantie wil. Een enkele keer leidt het zelfs tot een rechtszaak met wisselende uitkomsten.

Beste Denise, Lastig hè, nee zeggen. Wat zou er eigenlijk gebeuren als je nee zegt? Hoe zou dat voelen voor jou? Wat doet je baas dan? En wat voor consequenties kan het hebben?

Betrokken en hardwerkende werknemers zijn een gemakkelijke prooi voor bazen die altijd nog iets willen. Hij doet duidelijk een appel op jouw loyaliteit. Zolang jij (nog) geen nee zegt, ligt het voor de hand om juist jou te vragen.

Als je dienstverlenend bent, graag helpt en loyaal bent, is het vaak extra lastig om nee te zeggen en je eigen grenzen aan te geven. Het vervelende is dat zolang je ‘ja’ blijft zeggen je niet alleen je eigen situatie in stand houdt, maar ook zijn gedrag. Hij zal je dus steeds blijven vragen om langer te werken en extra klussen op te knappen.

Laten we eerst kijken wat er aan de hand is. Het lijkt hier om een subtiel patroon te gaan, dat je kunt scharen onder emotionele chantage. Wanneer iemand je manipuleert door gebruik te maken van angst, verplichting en schuldgevoelens, is er sprake van emotionele chantage. Het bevat drie elementen: het opleggen van verplichtingen, dreigen en het aanpraten van schuld.

Hij vraagt me regelmatig om langer door te werken vanwege spoedklussen en omdat hij het ‘aan niemand anders kan vragen’. In feite zegt hij: Jij moet dit doen, want er is niemand anders’. Je baas legt je als het ware een verplichting op. ‘Hij vindt me goed in wat ik doe, en als een ander het doet, loopt alles vast in het honderd’. Dit is een mix van schuld aanpraten en dreigen; als jij het niet doet gaat het mis. ‘Hij prijst me tijdens het functioneringsgesprek om mijn nauwkeurigheid en loyaliteit’. Dit is een vorm van dreigen; als je dit niet doet, dan ben je ook niet zo loyaal. Tenslotte zijn we allemaal gevoelig voor complimenten. Wanneer we een compliment krijgen, doen we meer voor een ander.

Nu je dit weet, kun je het volgende doen: bepaal zelf van tevoren goed wat je grenzen zijn. Maak ze duidelijk bij je baas. Als je gepland hebt om te gaan sporten, dan ga je sporten, als je op tijd thuis wilt zijn, zorg je dat je op tijd thuis kunt zijn. Zeg dus nee. Het is belangrijk dat je je grenzen niet laat overschrijden. Wanneer je dat toch doet, ben je namelijk weer terug bij af.

Kom op Denise, gebruik jouw goede eigenschappen ten gunste van jezelf! Je nauwkeurigheid om je grenzen nauwlettend in de gaten te houden en zet je loyaliteit in, om loyaal aan jezelf te zijn. < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma. (www.mindtoday.nl)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2013

Zo komt een werknemer anderhalve maand voor zijn geplande vakantie terug op zijn vakantieplannen; hij wil een week eerder vrij.

Omdat de werkgever geen kans ziet dat roostertechnisch op te lossen, geeft hij geen toestemming. Wat wil nu het geval? Enkele weken vóór de door werknemer eerder geplande vakantie, wordt ‘ie ziek. Hij heeft klachten aan zijn nek en linkerarm. De werkgever ziet de ziekte als een excuus om alsnog eerder vakantie te krijgen. Die schakelt de kantonrechter in en vraagt om ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Er zijn volgens de werkgever dringende omstandigheden ontstaan om de werknemer te ontslaan. Echter... volgens de arbodienst is de werknemer écht ziek. De werkgever trekt in dit geval aan het korste eind en wordt teruggefloten door de kantonrechter.

In een ander geval heeft de werkgever vanwege de zogenoemde bouwvak een collectieve vakantie vastgesteld. Een werknemer trekt zich niets van deze collectieve vakantie aan en boekt zonder toestemming van z’n werkgever een verre reis buiten deze vastgestelde periode om, terwijl hij al wel is ingeroosterd voor een belangrijk project. De werkgever waarschuwt hem voor de gevolgen en komt hem zelfs nog tegemoet met een ander voorstel. Dat is tegen dovemansoren gezegd; de werknemer ‘scheept zich doodleuk in’ voor vier weken.

Bij terugkomst wacht hem echter een koude douche; de onslagbrief ligt op de mat. Zelfs de kantonrechter is in deze zaak onvermurwbaar en gaat mee in de zwaarwegende redenen van de werkgever.

Bovendien kan de werknemer naar een uitkering fluiten. Hij is tenslotte verwijtbaar werkloos geworden. Dat betekent dat ‘ie ook geen recht heeft op een WW-uitkering. (Door André Vergne). <

Honorering: stilzwijgend toestemming Wanneer je werkgever je vakantieverzoek niet binnen twee weken schriftelijk (en met gewichtige redenen) afwijst, geeft hij feitelijk stilzwijgend toestemming. Om misverstanden te voorkomen kan het beste in de arbeidsovereenkomst een bepaling worden opgenomen worden waarin staat dat vakanties schriftelijk moeten worden aangevraagd waarna schriftelijk toestemming wordt verleend... of niet!

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 32 1. a. benijden 6. a. spreiden 2. a. betwijfelen 7. b. geiser 3. b. gekijf 8. a. beits 4. a. reikwijdte 9. a. dweil 5. b. weifelen 10. a. vleierij

37

wERkoRGAniSATiE

colofon

Vaste flexplek

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet

In veel organisaties waar ik kom, werkt men met flexplekken. Over het algemeen hoor ik een hoop gemopper over deze manier van werken. Mensen houden eigenlijk het meest van een vaste plek waar ze ‘thuiskomen’, rond acht uur ‘s ochtends hun tasje onder het bureau zetten, het laatje openen en hun besognes uitstallen. Maar ho, dat gaat zo gemakkelijk nog niet op een flexplek. Oplossingen voor dit probleem zijn links en rechts al gevonden en de meest opmerkelijke, creatieve en bijzondere vind ik de ‘vaste flexplek’.

Er lopen mensen op deze aardkloot die zichzelf een vaste flexplek hebben toegeëigend.

Schitterend toch? ‘Ja, wij werken met flexplekken, sterker nog: ik heb een vaste flexplek.’

Wauw. Wat een prachtige boodschap om de wereld in te sturen.

Achter je rug zal er zéker gemopperd worden omdat er ook collega’s zijn die een flexibele flexplek hebben. Maar ach. Jij kunt gewoon de foto van je vriend, vrouw, buurman, melkboer of Justin Bieber neerzetten. Pennenbakje erbij, koffiemok, rommeltjes op het hoekje van je bureau en overal geeltjes. Maar dan, net wanneer je je hebt genesteld, komt de beleidsbepaling die onlosmakelijk verbonden is met flexplekken: clean desk policy.

Een belangrijke stap in het verstevigen van het officemanagement: schone, lege, rustige werkplekken. (Ooit ontstaan omdat de poetsvrouw of man mopperde dat hij of zij het werk niet goed kon uitvoeren. De macht van de poets reikt ver. Complete kantoren worden verbouwd omdat de schoonmaker niet kan schoonmaken.) Clean desk: weg met de foto’s, weg met de dossiers, weg met de geeltjes. Weg met alles. Welke argumenten kun je nu gebruiken om je eigen ‘vaste flexplek’ ook een beetje nestgeur te laten houden?

Hier heb je er een paar: ‘Weet je wel hoeveel tijd het kost om twee keer per dag mijn flexplek in te richten en op te ruimen?’ ‘Er liggen echt geen vertrouwelijke zaken tussen, hoor!’ ‘Ik werk het effectiefst met allemaal spullen om me heen.’ ‘Ik poets mijn eigen plek wel!’ ‘Er heeft toch niemand last van?’ Precies. (Huub van Mackelenbergh)

In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Heleen ter Avest, Trudis Baart, Aline de Bruin, Gertjan Groen, Michiel Heemskerk, Denise Hulst, Bouke van Kleef, Jacqueline van de Looy, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Sander Schroevers, Barbara Schure, André Vergne, Karen Visser, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Cross Media Solutions - Ten Brink De Handlangers - www.dehandlangers.nl Druk Veldhuis Media, Raalte Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos - ceesjandevos@vakmedianet.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl, telefoon (088) 584 08 88.

Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/digitaal. asp?

Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten.

Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

38

MAnAGEMEnT SUPPoRT MAART 2013

over

Het Nieuwe Werken powerseminar

Leidinggeven aan de nieuwe werkers

POWERSEMINAR 19 maart 2013 / BCN Rotterdam

Werd in 2012 beoordeeld met een 8,1!

Een paar reacties van deelnemers:

• Verbinden vanuit visie • Coachen op resultaten • Stimuleren van kennisdelen Tijdens dit seminar leert u in één dag alles over de 3 kritische succesfactoren voor leidinggeven aan Nieuwe Werkers. De praktische, concrete informatie kunt u de volgende dag direct toepassen binnen uw eigen team!

“Ik vond het erg interessant, energiek en inspirerend. In korte tijd veel informatie gekregen.

Leuke mogelijkheid om geïnteresseerden in HNW te ontmoeten.”

“Interessante en goed verzorgde bijeenkomst met een prima prijs/kwaliteitverhouding!”

“Uitstekend verzorgd, onderhoudend, informatief, inspirerend en interactief.”

Bekijk het complete programma en schrijf u in:

www.ohnw.nl/leidinggeven RGB: Blauw: R74/G150/B205 Groen: R199/G214/B205 Oranje: R235/G107/B74 CMYK: Blauw: c70/m30 Groen: c30/y70 Oranje: m70/y70

LETTERS zwart-100

|

c89-m71

Boek nu en ontvang ruim

20% korting op uw vergadering bij Golden Tulip!

ProfiTeer nu van onze PrePay & Save acTie Bel 0343 523020

• Boek nu uw vergaderarrangement tot 1 juni 2013 en ontvang ruim 20% korting in een van onze 50 Tulip Inn, Golden Tulip of Royal Tulip hotels in de Benelux.

• Reserveren kan uitsluitend via Golden Tulip’s Central Meeting Line en vooruitbetalen is een voorwaarde.

• De vergadering dient voor 1 juni 2013 plaats te vinden.

• Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events! Ga naar onze website voor meer informatie of boek direct via onze Central Meeting Line een ruimte voor uw vergadering, training of cursus.

Bel 0343 523020 of stuur een E-mail naar: Holland@centralmeetingline.com en vraag een offerte aan!

www.GoldEnTulip.nl/mEETinGplannErs