MSM nummer 3, maart 2014 by VMN Media

DELEGEREN IS BALANCEREN Sta jij wel eens voor de keuze zelf doen of delegeren? Bijvoorbeeld als je tijdelijk ‘handjes’ tot je beschikking krijgt? Als je het goed doet kun jij je ontpoppen tot een virtuoos koorddanser die alle valkuilen weet te omzeilen. Vijf tips!

maart 2014 | nummer 3 | jaargang 31

INKOPEN NIET LASTIG WÉL LEUK Is inkopen onderdeel van jouw takenpakket, dan heb je er in deze economisch moeilijke tijd een lastige taak bij. Maar als je het slim aanpakt, valt er meer te besparen dan je denkt. Als je weet hoe dat ‘werkt’, wordt het er alleen maar leuker op.

BEELDSCHERMWERK EN ZERE SCHOUDERS Wie veel achter de computer zit, weet dat beeldschermwerk een aanslag op de nek en schouders kan betekenen. Is de baas er dan verantwoordelijk voor als die belasting te zwaar wordt? Hoe denkt de kantonrechter daarover?

Vakblad voor de professionele secretaresse

Burn-out grootste oorzaak ziekteverzuim kantoorpersoneel

Regelmatig niks doen is gezond!

Het is niet best gesteld met de gemiddelde gezondheid van de Nederlandse werknemer. We hebben té veel stress, bewegen té weinig en eten té veel en ongezond. Ongestraft doorgaan met deze levenswijze is onmogelijk volgens psychiater Bram Bakker. Het moet en kán ook echt anders!

De gezondheidsrisico’s van onze huidige manier van werken zijn groot. Groot risico is de burn-out. Maar ook depressie, angststoornissen en onverklaarbare lichamelijke klachten komen veel voor. “Dat is onacceptabel”,

vindt psychiater Bram Bakker. “Zodra we opstaan komen we in actie en geven niet zelden tot middernacht vol gas. Gekkenwerk! Je kunt niet oneindig het gaspedaal

ingedrukt houden. Dat kan niemand!” Nu is een beetje stress op z’n tijd niet zo heel erg, als je maar voor voldoende hersteltijd zorgt. Veel mensen blijven echter te lang hangen in een stresssituatie. Met slapeloze nachten tot gevolg. Met een aantal simpele trucs is het tij gelukkig wél te keren. In dit artikel lees je waarom je signalen van stress beter niet kunt negeren. PAGINA 8

NIEUW: MANAGEMENT SUPPORT VAKBASE Goed nieuws: voortaan is alle informatie op jouw vakgebied altijd en overal beschikbaar. Checklists, voorbeeldbrieven, tools, tips en tricks... meer dan 6000 documenten zijin online toegankelijk gemaakt en 24/7 te raadplegen. De Vakbase levert jou niet alleen een schat aan informatie, maar is ook een zinvolle inspiratiebron én een persoonlijke assistent die jou helpt je werk sneller en gemakkelijker uit te voeren. De Vakbase informeert, assisteert en inspireert. PAGINA 19

MEETINGS MADE MEMORABLE

STAD

BOS

STRAND

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij 49 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Stad, strand of bos? Wat uw wensen ook zijn, bij Golden Tulip is het mogelijk. Boek een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Vraag nu uw offerte op maat aan via 0343-523020 of via holland@centralmeetingline.com

GOLDENTULIP.NL/MEETINGPLANNERS

inhoud STA OP EN LOOP

PRAKTISCH 4

Signaal

22 Inkopen doe je zo

Heel lang geleden was zitten een luxe. Als prehistorisch wezen moest je immers verdomd goed op je hoede zijn: in elke grot kon een holenbeer verscholen zitten, in het hoge gras een sabeltandtijger, op elke rots een poema. Overleefde je de mammoetjacht, dan was het misschien wel de maandenlange kou die je velde, of honger, of een stammenstrijd. In het water lagen krokodillen te loeren – precies in dezelfde vorm als ze nu hebben, hun ergonomische eigenschappen zijn werkelijk briljant. Ze waren er al lang voor ons, en ze zullen er ook lang ná ons nog zijn. Hetzelfde geldt voor haaien: die zijn nog net zo dodelijk als in de tijd dat de dino’s de aarde bevolkten en de mens niet meer dan een minieme kansberekening was. Maar de mens stond op, evolueerde en van een beweeglijke overlever op de schrale steppe zijn we notoire zitters geworden: we zitten in de file, op kantoor, tijdens de lunch en voor de tv.

24 Taalkwesties

Nu dacht ik altijd dat sporten hielp. Dat een uur zweten tijdens spinning of bodypump al dit zitten compenseert. Maar dat blijkt helemaal niet zo te zijn. Natuurlijk: sporten is goed voor je. Je hart klopt sneller, je bloedsomloop gaat wat harder, je stofwisseling versnelt en je maakt endorfines aan. Maar dit alles compenseert níet het feit dat je acht uur per dag naar een beeldscherm staart.

26 Spelling- en Taaltips 27 Agendabeheer 28 Softwaretips 30 Appladder 31 Werk & Recht

PROFESSIONEEL Regelmatig niks doen is gezond Burn-out grootste oorzaak ziekteverzuim kantoorpersoneel 12 Zo bereid je je voor op een

In plaats van de ouderwetse waarschuwing ‘rokers sterven eerder’ kunnen we nu op elke ergonomisch goedgekeurde stoel zetten: ‘zitters sterven eerder’. Maar ook daar hebben we oplossingen voor, en daar besteden we in dit nummer én in bijgevoegde special Kantoor & Zo aandacht aan. Van gezond eten, herkennen van stress, en voorkomen van burn-out (door ook eens te niksen) tot stoelen waarop je fietsend kunt werken en vergaderingen die je ook staand en zelfs lopend kunt doen. Wat boffen we toch. Voor ons steeds meer bittere noodzaak. Maar die holbewoners hadden zich rotgelachen.

14 Delegeren is balanceren

Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

21 Young Professional

assessment Competenties en vaardigheden onder de loep

Vijf gouden tips

PERSOONLIJK 31 Op de werkvloer 34 Column Huub van Mackelenbergh

SERVICE 16 Community 33 Productnieuws 34 Colofon

SIGNAAL

Foutje Oh oh! Bij het ter perse gaan van het januari/februarinummer is een fout blijven staan. Het juiste webadres van Bregje de Lannoy, van DeLanWa Training & Tekst en schrijfster van het artikel over redigeren is: www.delanwa.com. <

Smartphone houdt je wakker Wie na negen uur ‘s avonds zijn smartphone gebruikt om werkgerelateerde berichten te checken, is de volgende dag minder productief dan collega’s die het werk wél los kunnen laten. Dat blijkt uit Amerikaans onderzoek aan onder andere de Michigan State University (MSU). “Smartphones zijn bijna perfect ontworpen om de slaap te verstoren. Ze houden ons betrokken, waardoor we het werk niet loslaten om te ontspannen en in slaap te vallen”, zegt Russell Johnson, docent management aan MSU. Johnson bestudeerde samen met zijn collega’s een brede groep werknemers in de Verenigde Staten.

Vijf tips om burn-out te voorspellen De meeste werkgevers weten wel ongeveer wat een burn-out inhoudt: stress, vermoeidheid en lusteloosheid. Toch zien zij het vaak niet wanneer een medewerker opgebrand dreigt te raken. Daarom vijf tips: 1. Balans werk en privé Een burn-out wordt niet alleen veroorzaakt door stress op het werk. Vooral de medewerker die zowel op kantoor als thuis onder hoge druk staat, loopt risico. 2. Talenten lopen meer risico De medewerkers die het beste presteren, vragen vaak veel van zichzelf. Vaak zijn het perfectionisten die op werkgebied en op persoonlijk vlak hoge eisen stellen. 3. Reorganisatie Werknemers zijn onzeker en maken zich zorgen over hun baan. Wanneer de reorganisatie achter de rug is, zijn sommige werknemers teleurgesteld in het bedrijf waar zij werken. Het kan het laatste zetje zijn om ‘burned-out’ te raken. 4. Bedrijfscultuur Organisaties met een vrouwonvriendelijke of prestatiegerichte bedrijfscultuur hebben meer kans op opgebrande medewerkers. Werknemers die voortdurend moeten vechten om hun targets te halen of vrouwelijke collega’s die niet voor vol worden aangezien, raken eerder burned-out dan andere medewerkers. 5. Basisbehoeften Iedereen heeft zo zijn eigen punten die bijdragen aan werkgeluk. Omdat niet iedereen dezelfde behoeften heeft, is het belangrijk met hen in gesprek te blijven. (Bron: pwdegids.nl) <

Hoewel de smartphone door veel mensen wordt beschouwd als het belangrijkste middel om de productiviteit van kenniswerkers te verhogen, plaatst Johnson daar dus kanttekeningen bij. Mensen die ‘s avonds laat televisie kijken of werken op hun laptop of tablet, ervaren minder verstoring van hun slaapritme dan mensen die tot laat met hun smartphone in de weer zijn. Het blauwe licht van de display van een smartphone hindert de productie van melatonine, de stof die het slaap-waakritme beïnvloedt. (Bron: Arbo-online.nl) <

Tien trends om secretaressen future proof te maken Het vak van de secretaresse verandert in een razendsnel tempo. Wie nu een baan heeft als secretaresse, kan er niet van op aan future proof te zijn. Omdat secretaressen vaak verspreid door het bedrijf werken en geen homogene groep vormen, is het doorgaans voor de HR-professional moeilijk te bepalen wat de secretaresse nodig heeft voor haar ontwikkeling, wat het bedrijf daarvoor moet inzetten en hoe een opleidingsplan eruit zou moeten zien voor deze vaak ‘vergeten’ groep. Schoevers zette de trends top 10 voor secretaressen op een rij: 1. Nieuwe technologische hulpmiddelen zorgen voor een fundamentele verandering van de werkzaamheden van secretaressen. 2. Er treedt een nieuwe generatie managers aan die op een andere manier ondersteuning wil. 3. De banen voor secretaressen op niveau 1 zijn al verdwenen en op niveau 2 gaan ze snel verdwijnen. 4. De arbeidsmarkt vergrijst: er komen weinig nieuwe banen bij. 5. Secretaressen moeten in zichzelf investeren willen ze nog een baan behouden. 6. In de toekomst zijn er twee functies mogelijk voor secretaressen: de projectmanager en de executive assistant. 7. De ontwikkelingen spelen zich buiten het gezichtsveld van HR-managers van bedrijven en organisaties af. 8. Organisaties bezuinigen op het opleiden van hun personeel. 9. Een HR-manager heeft simpelweg te weinig tijd om de juiste opleiding te kiezen voor zijn/haar werknemer. 10. Organisaties hebben behoefte aan maatwerk op opleidingsgebied. Informatie Het complete bericht en de toelichtende whitepaper zijn te vinden op: http://schoevers.pr.co/68398-de-10-trends-waar-organisaties-rekening-mee-moeten-houden-om-hun-secretaresses-future-proof-te-maken. <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

SIGNAAL

Pauze van vijf tellen De allerefficiëntste pauze is ultrakort: vijf seconden maar!... Toch laad je je accu ermee op. Vijf seconden is, gemiddeld, de duur van een ademhaling. Doe je dit met aandacht, dan vertraagt je hartslag en ontspannen je spieren. Wees je dus bewust van je ademhaling, bijvoorbeeld tijdens ‘gedachteloze momenten’als: t t t t t t t

je voor een stoplicht staat; je op een liftknopje drukt; je op ‘Save’ drukt om een computerbestand op te slaan; je het woord neemt in een vergadering; je iemand een hand geeft; je een deur openduwt; je de auto in zijn achteruit zet.

(Bron: doesmindful.nl) <

Winterblues Een op de vijf werknemers meldt zich wel eens ziek omdat hij of zij gedeprimeerd raakt door de winter. Dat schrijft het Chartered Management Institute (CMI) op basis van onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van printerfabrikant Epson. 60 procent van de ondervraagden zegt het moeilijk te vinden om uit bed te komen als buiten alles nog donker en grauw is. 59 procent voelt zich minder gemotiveerd op zijn werk. Psychologe Angela Wright, gespecialiseerd in het effect van kleuren, zegt tegen het CMI dat werkgevers wel het een en ander kunnen doen om het effect van de winterblues tegen te gaan. Een lichte en kleurrijke werkomgeving maakt veel goed. Wright: “Grijs is de favoriete kleur voor kantoorinrichting, maar het menselijk instinct is om in winterslaap te gaan in een grijze omgeving. De wintermaanden veroorzaken daarom sowieso een voortdurende strijd tegen de slaap.” <

Minder huwelijken en geboorten door crisis Het aantal huwelijken en geboorten is vorig jaar verder gedaald. Het aantal geboorten nam met 5000 af tot 171.000. Het aantal huwelijken daalde met ruim 6000 naar nog geen 64.000, blijkt donderdag uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek. De daling komt volgens het CBS in beide gevallen vooral door de economische crisis van de afgelopen jaren. Het aantal geboorten daalt sinds 2010. Het aantal vrouwen in de vruchtbare leeftijd daalt ook, maar toch lijkt de daling vooral door de economische tegenwind te komen. Zo kregen vooral twintigers minder kinderen. Ook het dalende aantal huwelijken zou een reactie op de crisis zijn. Het aantal geregistreerde partnerschappen steeg juist, van 9200 naar 10.000. (Bron: Novum) <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

Tien uitstervende kantoorartikelen Natuurlijk, we werken niet allemaal met de iPad en smartphone en je hoeft je echt niet te schamen als je nog hangmappen gebruikt of een postboek (voor die papierliefhebbende manager). Toch zijn er kantoorartikelen die met uitsterven worden bedreigd. Simpelweg omdat steeds minder mensen ze gebruiken, of omdat de alternatieven beter zijn. 1. Punaise. De meeste werkplekken zijn – als het al mogelijk is om zelf iets op te hangen – voorzien van whiteboards. Kurken borden waar je een punaise in kunt prikken zijn er steeds minder. 2. Bandrecorder. Ze blijven essentieel bij advocatenkantoren, waar nog veel mondeling wordt ingesproken en daarna uitgeschreven door een secretaresse. Daarbuiten zijn ze steeds meer vervangen door apps op de telefoon, zoals Rev Voice Recorder voor de iPhone en Smart Voice Recorder voor Android telefoons. 3. Rolodex. Van die flappende ronde molens, waar de kaartjes bij veelvuldig gebruik op halfzeven gaan hangen… Naarmate het aantal te beheren adressen stijgt en agendabeheer digitaal wordt, daalt het aantal rolodexen gestaag. 4. Vaste telefoons. Waar vijftien jaar geleden de mobiele telefoon nog een luxe was en maar in bepaalde branches werd gebruikt, is de vaste telefoon nu in verval. Als er nog een vast toestel is, wordt het bij vernieuwen van de telefooncentrale steeds vaker een DECT-toestel; een toestel met vaste uitvalsbasis maar toch portable binnen een straal vanaf de werkplek. 5. De lijmstift. Op de kleuterschool zal hij nooit verdwijnen, maar op kantoor is hij een zeldzaamheid geworden: de verkoopaantallen hiervan nemen zienderogen af. Knippen en plakken doen we steeds meer digitaal… wat de noodzaak voor een lijmstift wegneemt. 6. Correctievloeistof. Ken je ze nog, die Tipp-Ex-flesjes met kwastje? Waar je dan niet te dik mee moest smeren, want dan kon je er niet overheen schrijven? Als er überhaupt al correctiemateriaal wordt gebruikt zijn het tegenwoordig de correctierollers waarmee je een witte streep over het papier trekt. 7. Carbonpapier. Een doorslag maken van je werk… Wie doet het nog? De groep gebruikers hiervan is nog maar heel klein. Wie meer exemplaren van iets wil, kopieert of print. 8. De typemachine. Met de komst van de laptop en pc is de typemachine ook aan haar gang richting ‘kantoorkerkhof’ begonnen… Inclusief alle bijbehorende attributen, zoals linten. 9. Kasboeken of registers. Het in een papieren boek bijhouden van cijfers en registratie van documenten gebeurt steeds minder, omdat de digitale versies steeds gebruikersvriendelijker en gemakkelijker worden. 10. Faxmachine. Weer eentje die advocaten, deurwaarders en notarissen nog veel gebruiken, vooral vanwege de bewijsfunctie. Kantoren die gaan digitaliseren stappen vaak wél over op verzenden per e-mail (dat tegenwoordig ook aangetekend kan, net als bellen, wist je dat?). < (Door Karen Visser, met dank aan Afra van Ruiten (Hijdra.com) voor het meedenken.

SIGNAAL

LinkedIn-tip We krijgen erg veel aanmeldingen binnen voor de LinkedIngroep van Management Support. De meeste profielen van de aanmelders zijn echter nog niet helemaal compleet. Voor alle starters op LinkedIn: voeg in elk geval een pasfoto toe! Want het is prettig om een gezicht bij een profiel te hebben. Dat wekt meer vertrouwen. En het zorgt ervoor dat mensen je herkennen bij face-tofacecontact. Zorg daarom voor een duidelijke portretfoto. In de zoekresultaten binnen LinkedIn wordt deze foto altijd getoond. Geen pasfoto betekent dat er een vraagteken bij staat. <

Weerstand tegen HNW groeit Terwijl Het Nieuwe Werken steeds vaker wordt ingevoerd en de definitie steeds herkenbaarder wordt, groeit de weerstand en neemt het enthousiasme af. Dit blijkt uit de Nationale Het Nieuwe Werken Barometer 2013. De voornaamste reden voor HNW: kostenbesparingen. In de afgelopen jaren zijn steeds meer organisaties met Het Nieuwe Werken aan de slag gegaan. Deze bedrijven scoren steeds beter wat betreft de balans tussen wederzijds vertrouwen en controle van medewerkers, het online beschikbaar stellen van benodigde werkgerelateerde informatie en het stimuleren van openheid in het dagelijks werk. Voor ondervraagden is de betekenis van het HNW-concept duidelijker geworden, maar roept het tegelijkertijd ook minder positieve associaties op (39 procent nu, tegen 50 procent in 2012) en nemen de negatieve associaties toe (19 proecnt nu, tegen 12 procent in 2012). De voornaamste obstakels voor een succesvolle implementatie van HNW waren in 2013 de angst onder werknemers om de eigen (vaste) werkplek te verliezen, weerstand van managers tegen het concept, de angst onderling contact te verliezen met collega’s, en een mismatch van HNW met de bestaande organisatiecultuur. (Bron: PWde Gids.nl) <

Meer werkplezier? Regel een goede manager Vijf tips voor bijzonder timemanagement Denise Hulst van Het Betere Werken geeft vijf tips voor Benedictijns timemanagement: 1. Reserveer tijd om je werk in te plannen: plannen betekent een begin- en eindtijd vaststellen van alles wat je wilt doen. Kies daarbij voor concrete acties. De vuistregel is: hoe concreter, hoe beter. 2. Plan niet alleen je kerntaken: zorg er ook voor dat je tijd inplant voor het afhandelen van je e-mail en je post. Als je dit op een afzonderlijk tijdstip doet, word je er niet door afgeleid. 3. Leer de kunst van het beginnen: neem het heft in eigen hand en voorkom dat je wordt gestuurd door je uitstel- of vluchtgedrag. Dat doe je door zo snel mogelijk te starten, want dit wordt moeilijker als je langer wacht. 4. Leer de kunst van het stoppen: stoppen betekent je taak afsluiten en loslaten, opruimen, en eventueel opnieuw plannen als je taak nog niet is afgerond. Neem deze afrondtijd mee in je planning. 5. Leer de kunst van het aandachtig werken tussen beginnen en stoppen: dit bereik je door je niet te laten storen. Bijvoorbeeld door je e-mailmelder uit te zetten in Outlook. <

Werkgevers die hun personeel tevreden willen houden, moeten ervoor zorgen dat zij aangestuurd worden door een goede manager. Het is een van de belangrijkste dingen die de werknemerstevredenheid beïnvloeden. Dat stellen onderzoekers van onderzoeksbureau Flycatcher. De analisten ondervroegen 1250 werkende Nederlanders van 18 jaar en ouder naar hun werkbeleving. Daarnaast zijn ook ontwikkelingsmogelijkheden zoals opleidingen en cursussen belangrijk voor het personeel. Volgens de onderzoekers heeft werkdruk juist weinig invloed op het plezier waarmee medewerkers naar kantoor gaan. Hoewel de werkdruk in 2013 iets hoger was dan een jaar eerder, zouden personeelsleden even tevreden zijn gebleven. Gemiddeld geven zij hun baan een 7,2. Slechte interne communicatie is een grote ergernis: dit zou cynisch gedrag onder het personeel veroorzaken. “Medewerkers laten binnen of buiten de organisatie merken dat ze liever ergens ander zouden werken, zeggen dat ze het management incompetent vinden of houden nieuwe ideeën voor zichzelf omdat ze verwachten dat er toch niets mee gedaan wordt”, aldus de onderzoekers. (Bron: pwdegids.nl) <

Avondje uit met Jersey Boys Donderdag 13 maart bieden Joop van den Ende Theaterarrangementen en het Beatrix Theater een uniek kijkje in de keuken! Tijdens deze avond bieden zij een exclusieve blik achter de schermen in het Beatrix Theater in Utrecht en kun je zien wat Live Entertainment voor jouw organisatie kan betekenen. Het programma start rond 18.00 uur en is inclusief een bezoek aan de musical Jersey Boys. De avond duurt tot ongeveer 23.30 uur. Heb je interesse om deze avond bij te wonen en ideeën op te doen voor aankomende uitjes en evenementen van je bedrijf? Meld je dan snel aan en neem een collega-secretaresse mee! Aanmelden kan t/m 28 februari via www.jerseyboys-zakelijk.nl/ managementsupport. Wie weet worden jullie geselecteerd voor deze bijzondere avond! Wees er snel bij want vol = vol!

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

SIGNAAL

Intern incident? Heb jij in je organisatie wel eens te maken met vermoedens van diefstal, fraude of ongewenst gedrag? Zoiets heeft grote invloed op de sfeer en de onderlinge relaties in een bedrijf. Het is dan ook zaak hier snel iets aan te doen. Maar, zet je stappen zorgvuldig en integer. De training Fact Finding leert je hoe. Je krijgt antwoord op onder andere de volgende vragen: t Wat zijn vermoedens en wat zijn de feiten? t Hoe leg je de zaken vast voor een goed dossier? t Ga je het gesprek aan met de betrokkenen, of laat je dit doen door professionals? t Welke acties kun je als organisatie wel en niet ondernemen (bijvoorbeeld het plaatsen van camera’s)? t Doe je aangifte en zo ja wanneer? t Bij inschakeling van een onderzoeksbureau, hoe stuur je dat bureau aan? t Wie maak je deelgenoot van je verkregen informatie? Voor meer informatie www.fact-finding.nl. <

Beter overlegresultaat met breinvoorkeuren Vergaderen en overleggen: vaste prik op kantoor. Je kunt daarin betere resultaten bereiken als je rekening houdt met breinvoorkeuren. In ons brein vinden verschillende denkprocessen in verschillende delen plaats. En uit onderzoek blijkt dat sommige mensen in bepaalde hersengebieden meer hersenactiviteit hebben dan anderen. Dat uit zich onder andere in een voorkeur voor bepaalde denkprocessen. Zo is de een bijvoorbeeld meer gericht op procedures en regels, een ander op onderhoud van relaties, een derde op resultaat bereiken en een vierde op dromen over de ideale toekomst. We noemen dit ook wel breinvoorkeuren. Als je in het overleg rekening houdt met de breinvoorkeur van je manager kun je een beter resultaat behalen. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin in je voorstel het belang van het welzijn van medewerkers te benadrukken, als hij vooral geïnteresseerd is in resultaten. Als je je aan zijn voorkeur aanpast, is de kans op succes groter. (Bron: orinformatie.nl) <

Leeftijdsdiscriminatie Het maken van onderscheid op basis van leeftijd is de meest voorkomende vorm van discriminatie in Nederland. Dat is tenminste wat 10 procent van de bevolking als zodanig ervaart; 8 procent van de Nederlanders zegt dat ze te maken kreeg met discriminatie op basis van etnische afkomst. Tot die conclusie komt het Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) in het rapport Ervaren Discriminatie in Nederland dat de mate waarin discriminatie wordt ervaren onderzocht. Het rapport werd gemaakt op verzoek van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In de afgelopen 12 maanden maakte een kwart van de Nederlanders een voorval mee waarbij ze discriminatie ervoeren. “Van de werkzoekenden voelde 15 procent zich bij het zoeken naar werk gediscrimineerd. En nog eens 14 procent van de werkzoekenden twijfelt of discriminatie een rol speelde in de afwijzingen op sollicitaties”, aldus het SCP. Van de migranten, zoals Turken, Marokkanen, Surinamers en mensen uit Midden- en OostEuropa, ervoer de afgelopen 12 maanden een derde tot de helft discriminatie in de openbare ruimte. Van de migranten die werk zochten sprak 20 tot 40 procent van discriminatie bij het zoeken naar een baan. “Op de werkvloer en in het onderwijs worden vergelijkbare percentages gerapporteerd”, stellen de onderzoekers in het rapport dat is gebaseerd op een vragenlijst die door 12.552 mensen is ingevuld. (Bron: PWde Gids) <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

Handige links Gezond op kantoor? Doe je voordeel met de vijftien tips op de volgende site: http://sochicken.nl/gezond_leven_ op_kantoor_15_handige_tips < Een goede werkhouding en werkplekinrichting zijn van groot belang als je klachten aan nek, schouders en armen wilt voorkomen. Lees hier tips voor ergonomische kantoorinrichting: www.ergonomischadvies.nl < Word lid van de LinkedIngroep van Management Support en stel vragen, wissel tips uit en vraag om advies van je collega’s! www.linkedin.com < De invloed van Het Nieuwe Werken op de taken van secretaressen? Lees het uitgebreide interview met Riet Schuppert en Jacqueline van de Looy en hun persoonlijke ervaringen op www.managementsupport.nl/ managementassistentes-over-hetnieuwe-werken < Kantoorpersoneel loopt extra risico op RSI vanwege de statische werkhouding. Kijk hier voor tips én voor een testje om te zien welke risicofactoren er bij jou spelen: http://rsi.algemeen.nl < Vergaderingen dodelijk saai? Voer dan wat nieuwe werkvormen in en iedereen zit weer rechtop! Lees het artikel ‘7 werkvormen voor een vergadering’ op www.managementsupport.nl < ‘Ik wil iets anders, maar wat...?’ Als je op zoek bent naar ander werk of een andere organisatie, snuffel dan eerst eens rond op www.carrièretijger.nl. Hier vind je testjes en honderden links naar artikelen over beroepen, taken en competenties. < Mooie, creatieve wordcloud maken? Kijk dan eens op www.wordle.net. Hier maak je kleurijke woordwolken die je kunt verwerken in presentaties bijvoorbeeld. <

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

Burn-out grootste oorzaak ziekteverzuim kantoorpersoneel

Regelmatig niks doen is gezond!

Elke ochtend gaat om 7 uur de wekker. Hup, snel eruit... douchen... aankleden.. ontbijt klaarmaken voor de kinderen... snel een broodje eten... koffie... nieuws kijken... kinderen naar school dirigeren... in de auto naar kantoor... file... stress... net op tijd... 100 meter lopen van de parkeerplaats naar het kantoor... acht uur zitten op de bureaustoel... veel stress... en koffie. Tussen de middag een snelle lunch in de kantine. Ach, een kroketje kan geen kwaad voor een keer. Om 16.00 uur een lekker soepje, of een chocoladesnack. Om vijf uur naar huis... in de file... koken... huiswerk maken met de kids... Sporten? Pfff…nee, vandaag niet. Te moe. Bankhangen en daarna slapen.

Zomaar een dag uit het leven van een kantoormedewerker. Velen zullen zich hierin herkennen, helaas, want gezond is het zeker niet. Maar met simpele trucs kun je het tij wél keren. Waardoor je je fitter voelt, gezonder leeft en gelukkiger bent. Wie wil dat nou niet? Veel stress = veel bewegen Vroeger leefden mensen een stuk gezonder dan nu. En ‘vroeger’ is niet eens zo gek lang geleden. Er bestond nog nauwelijks ‘zittend werk’. Houthakkers hakten in weer en wind de hele dag door bomen om, landarbeiders haalden handmatig de oogst binnen, vrouwen werkten op de boerderij en deden buiten met hun blote handen

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

de was. “Die mensen hadden veel meer lichaamsbeweging dan een kantoormedewerker die ook nog iedere dag een uur hardloopt”, weet Bram Bakker, psychiater bij Vitaalpunt en auteur van boeken als ‘Verademing’, ‘Sporten voor beginners’ en ‘Blijf Beter!’ De gezondheidsrisico’s van onze huidige manier van werken zijn groot. Groot risico is de burn-out. Maar ook depressie, angststoornissen en onverklaarbare lichamelijke klachten komen veel voor. De belangrijkste oorzaak is een disbalans. Er zijn volgens Bakker drie dingen waar je op moet letten: 1. verantwoord en gevarieerd eten 2. voldoende bewegen 3. stress zoveel mogelijk buiten de deur houden “Een beetje stress op zijn tijd is helemaal niet erg”, relativeert Bakker. “Maar zorg wel voor voldoende hersteltijd. Vaak blijven mensen te lang hangen in een stresssituatie. Ze denken: ‘Ik moet nog even doorwerken’. ‘Er moet iets af, anders wordt mijn baas boos’. ‘Krijg ik geen opslag’. Ze negeren alle alarmbellen en maken moedwillig de keuze om door te werken, terwijl zij signalen zoals prikkelbaarheid, gejaagdheid en slecht slapen, serieus zouden moeten nemen. Wie zwaar wordt belast, met veel stress, heeft ook compensatie nodig. Heel veel rust! En beweging. Een goede vuistregel is: hoe meer stress = hoe meer rust en beweging. Je werkt de stresshormonen dan letterlijk je lijf uit.” Siësta! In 2011 had 13 procent van de Nederlandse werknemers, ofwel 900.000 mensen, burn-outklachten. De kosten van werkstress worden geschat op 4 miljard euro per jaar. Daarnaast sterven ruim 400 mensen per jaar aan hart en vaatziekten door stress en plegen 200 werknemers zelfmoord door psychosociale werkproblemen. “Dat is onacceptabel. Een verdere toename kunnen we ons moreel en financieel niet veroorloven”, vindt psychiater Bram Bakker. “We doen eigenlijk te weinig niks. Zoogdieren schijnen gemiddeld genomen driekwart van hun tijd op aarde te niksen. Ze slapen dan of staren een beetje voor zich uit. Wij zijn ook zoogdieren, maar denken ongestraft 16 uur per etmaal actief te kunnen zijn terwijl we daar helemaal niet op geprogrammeerd zijn. Tot voor kort, in het licht van de evolutie, deden we dat ook niet. Toen zochten we in de zomer

GEZONDHEIDSPREVENTIE Bram Bakker schreef verschillende boeken over gezondheid en de preventie van lichamelijke en psychische kwalen. - ‘Verademing’ gaat over de effecten van een ongezonde en gezonde ademhaling. Het boek bevat veel oefeningen en praktische tips. - In ‘Sporten voor beginners’ legt hij uit wat bewegen betekent voor lichaam en geest. Goed bewegen geeft energie, het ontspant, stemt blijmoedig, verbetert slaap, concentratie en je verliest er gewicht mee. - ‘Blijf Beter!’ is een pleidooi voor een betere leefwijze. Informatie: www.uitgeverijlucht.nl/winkel.

extra hard naar voedsel en hielden in de winter een winterslaap. Nu komen we elke ochtend onmiddellijk in actie en geven niet zelden tot middernacht vol gas. We zouden met z’n allen over de dag verspreid veel meer inspanning en ontspanning moeten variëren. Er is wetenschappelijk bewijs dat het middagdutje heel goed is. We kunnen ook best met elkaar besluiten om tussen de middag anderhalf uur pauze in te lassen en de siësta in te voeren. Ik ben daar een voorstander van. Dan gaan we slapen of niks doen. Wandelen en sporten is ook heel goed. Het gaat erom dat je je hoofd even helemaal uitzet. Daar knap je enorm van op. De arbeidsproductiviteit wordt daar niet door geschaad. Die neemt juist toe. Het rendement van je inspanning gaat omhoog. Je kunt niet oneindig het gaspedaal ingedrukt houden. Dat kan niemand!” Goed voorbeeld doet goed volgen Harriette van Pommeren werkt al 23 jaar als secretaresse/administratief medewerker in een ziekenhuis. Haar management stimuleert het personeel actief om er een gezonde levensstijl op na te houden. Een van de activiteiten is ‘lunchwandelen’. “Je kunt dan vooraf een gezond lunchpakket bestellen, waarmee je vervolgens naar buiten gaat om te wandelen”, vertelt ze. “Ik heb daar zelf ook wel eens ge-

SPORTIEVE KANTOORWERKPLEKKEN Irene van Tend-Bos werkt als directiesecretaresse bij NISB (Nederlands Instituut voor Sport en Bewegen), een onafhankelijk kennisinstituut dat zich, middels sport en bewegen, inzet voor onder andere een vitaal en gezond Nederland. Ook intern doet het NISB er alles aan om de gezondheid van de medewerkers te bevorderen. “We hebben zelfs speciale bureaus waarmee je kunt fietsen tijdens het werken. Binnenkort krijgen we ook bureaus die in hoogte verstelbaar zijn. Zo kun je staan en zitten regelmatig afwisselen. Heel belangrijk als je een zittend beroep hebt. Vergaderen doen we ook vaak staand. Aan een tafel op stahoogte, met rugleuningen waar je tegenaan kunt leunen. Dat vergadert veel sneller en effectiever”. (www.nisb.nl)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

een begrip in documentatie en archivering

AL MEER DAN 100 JAAR IS SAMSOM FORMULIEREN & OPBERGSYSTEMEN EEN BEGRIP IN HET VASTLEGGEN, BEHEREN EN ARCHIVEREN VAN INFORMATIE. Met een assortiment van meer dan 300 producten maken wij het u gemakkelijk uw informatiebeheer te stroomlijnen. Ons assortiment is onderverdeeld in: bedrijfsformulieren overheidsformulieren onderwijsformulieren dossiersystemen trouwboekjes geboorteboekjes

Kijk voor meer informatie of een persoonlijk advies op: www.samsom.nl/formulieren

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN

VIJF GOUDEN WERKREGELS Zo voorkom je stress en blijf je productief t Concentreer je op één ding tegelijk. t Bouw regelmatig pauzes in en doe dan een ademhalingsoefening. t Probeer drie keer per week sporten te combineren met werken. Het scheelt je veel tijd en het geeft je een prettig gevoel als je de rest van de dag op je bureaustoel hebt gezeten. (Bespreek de mogelijkheden met je werkgever) t Eet gezond. t Stel hooguit drie realistische doelen per dag.

bruik van gemaakt, maar meestal stel ik in onze bedrijfskantine mijn eigen salade samen. Dat is ook lekker en gezond.” De laatste jaren is Harriette bewust bezig met haar gezondheid. Ze viel in twee jaar tijd 30 kilo af. “Ik vind het heel positief dat ons ziekenhuis op veel terreinen goed faciliteert in een gezonde levensstijl. Mijn pauzes kan ik flexibel indelen, wel verplicht minimaal een halfuur. Personeelszaken hamert erop dat we niet te lang en structureel overwerken en voldoende pauzes nemen. Er is ook een inpandige

‘We doen eigenlijk te weinig niks’ fitnessruimte met professionele begeleiding. Ik vind het heerlijk om alle dagelijkse beslommeringen van me af te sporten. Vooral omdat ik de hele dag zit.” Toch worden er in de bedrijfskantine ook vette happen geserveerd. Daar is behoefte aan. De friet en snacks lopen als een tierelier. “Ik vind dat wel opvallend in een ziekenhuis waar mensen (vooral de verpleging) dagelijks worden geconfronteerd met de gevolgen van ongezonde voeding”, vindt Harriette. “Het is natuurlijk ook je eigen verantwoordelijkheid. Aan onze managers ligt het in elk geval niet. Zij blijven ons stimuleren om voor gezondheid te kiezen. Dat heeft toch effect. Goed voorbeeld, doet goed volgen”. Te snelle ademhaling Iedereen is natuurlijk zelf verantwoordelijk voor zijn of haar eigen leefstijl. Maar met een aantal simpele acties kom je al een heel eind. “Heb je geen grote lange pauze? Pak dan drie keer per dag tien minuten”, adviseert Bakker. “Ga even naar buiten (niet om te roken) en doe rustig een ademhalingsoefening. Daar breng je lichaam en geest mee tot rust. Veel mensen met een zittend beroep halen te snel adem, wel tot 16 ademhalingen per minuut. Dat heeft vaak te maken met onze gemoedstoestand. Hoe meer we piekeren en denken, hoe sneller we ademhalen. Zittend achter de computer of met een boek is een ademfrequentie van zes keer per minuut echter meer dan voldoende. Adem je in zo’n situatie sneller, dan is je fysieke staat van paraatheid hoger dan noodzakelijk. Dan kost het je onnodig energie. Als je dit blijft doen, zal je lichaam op een bepaald moment gaan protesteren. Zestien keer per minuut ademen doet iemand die achttien kilometer tegen de wind in fietst. Zelfs profwiel-

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

renners fietsen maar zes uur per dag, om daarna op bed bij te komen.” Een te snelle ademhaling zorgt op den duur voor vervelende klachten die voorkomen hadden kunnen worden. De top 5 is: 4. 5. 6. 7. 8.

Pijn in de schouders en nek Gejaagdheid Vaak zuchten of gapen Snel vermoeid Hartkloppingen.

Het is dus belangrijk je bewust te worden van je ademhaling. Dat is eigenlijk heel eenvoudig. Overal waar je bent kun je oefenen. Staand bij de koffieautomaat, of zittend achter je computer. Dementie ligt op de loer Apparaten zoals mobiele telefoons, tablets, laptops en computers zijn handig in deze moderne tijd, maar zorgen ook voor een zware belasting van je hersenschors. “Hersenschors is het deel van je hersenen waarmee je nadenkt”, zegt Bakker. “Beeldschermen vreten energie van je hersenen. Die energie moet uit suiker komen. Daarom zie je vaak dat mensen die veel achter de computer zitten, chocoladesnacks eten of een soepje nemen. Daar zit veel suiker in. Ze denken hiervan op te knappen. Niet alle energie die we opeten wordt echter geconsumeerd door onze hersenschors. Overgewicht wordt dus mede in stand gehouden als je te veel met je hoofd bezig bent. De 24/7 economie komt onze gezondheid naar mijn mening niet ten goede. Mensen zijn hierdoor gemiddeld 12 uur per week méér aan het werk met hun hoofd. De verdenking is zelfs dat het aantal mensen met dementie zal toenemen. Logisch eigenlijk, een stratenmaker krijgt versleten knieën. Iemand die veel denkcapaciteit van zichzelf vraagt, krijgt een versleten hersenschors. Daar komt bij dat de grootste risicofactor om dement te worden gebrek aan lichaamsbeweging is. Als je niet dement wilt worden moet je heel veel lichaamsbeweging hebben en heel regelmatig ontspannen, je hoofd stilzetten. Daar wordt helaas nog te weinig bij stilgestaan.”

Over Bram Bakker

Bram Bakker (1963) studeerde geneeskunde, specialiseerde zich tot psychiater en promoveerde op paniekaanvallen. Naast zijn praktijk als psychiater is hij actief als publicist waarbij hij zijn eigen expertise combineert met die van andere deskundigen. Bakker is werkzaam als psychiater bij Vitaalpunt (www.vitaalpunt.nl) en Mind & Health (www.mindandhealth.nl) en als publicist bij Uitgeverij Lucht (www.uitgeverijlucht.nl). HIj geeft daarnaast lezingen bij bedrijven over gezond, fit en arbeidsproductief blijven.

PHYCHOLOGIE

Vaardigheden en competenties onder de loep

Zó bereid je je voor op een assessment Stel dat je op zoek gaat naar een functie als officemanager bij een nieuwe werkgever, dan wil die werkgever graag weten wat voor vlees hij in de kuip heeft en hoe het zit met jouw vaardigheden en competenties. Een vorm van selectie is het assessment, een intensieve dag waarvan je niet weet wat er komen gaat. Toch kun je je wel degelijk voorbereiden op een assessment. In dit artikel leggen we uit waar een potentiële werkgever naar kijkt en waar jíj op moet letten. Tekst Barbara Schure | www.mindtoday.nl

Veel secretaressen zijn sceptisch als het gaat om werving en selectie. Want hoe weet een recruiter, een HR-manager of een selecteur nou binnen een ochtendje of jij geschikt bent voor een bepaalde baan? Door een assessment dus. Een assessment zegt veel – zo niet alles – over jou, je competenties en je vaardigheden. Dit middel hoeft niet alleen te worden ingezet voor selectie, ook voor ontwikkeling in je huidige baan is een assessment een goede graadmeter. In een assessment meet de zogeheten assessor jouw persoonlijke vaardigheden en kwaliteiten. Een assessor (meestal een psycholoog) is ingehuurd om het functioneren van een kandidaat zo objectief mogelijk te beoordelen. Vooraf worden de te meten competenties vastgesteld. Om die competenties goed in beeld te krijgen worden verschillende instrumenten ingezet. Zo word je tijdens een assessment onderworpen aan een aantal tests, praktijkopdrachten en een interview, zodat de assessor een beeld krijgt van hoe jij reageert en functioneert. Bijvoorbeeld: - Op welke manier neem je beslissingen? - In welke mate kun je zelfstandig en proactief handelen? - Hoe ga je om met tegenstrijdige belangen? - Hoe staat het met je klantvriendelijkheid als je onder druk wordt gezet?

De assessor brengt op basis van wat hij ziet en hoort advies uit in de vorm van een rapportage. Een dergelijke advies is niet bindend, maar wordt negen van de tien keer wel overgenomen door de opdrachtgever! Om je een indruk te geven, schetsen we in het kort wat je tegen kunt komen in een assessment. Slimme buurjongen Om te beginnen vul je vooraf een persoonlijkheidsvragenlijst in, die je per e-mail ontvangt. De resultaten worden meestal tijdens het interview met jou besproken. Capaciteitentests doe je ter plekke. De assessor wil er zeker van zijn dat jíj de test hebt gemaakt en niet je ‘slimme buurjongen’. Gespreksimulatie Qua praktijkoefeningen zijn er veel mogelijkheden. Je weet dus nooit van tevoren wat je krijgt, maar door te bedenken wat je mogelijk te wachten staat, kun je je toch voorbereiden. Er kan jou bijvoorbeeld gevraagd worden een gesprek te voeren met een lastige collega die zich niet aan de afspraken houdt:

je krijgt een korte situatieschets en tijd om het gesprek voor te bereiden. De assessor vraagt je doorgaans wat je wilt bereiken in dat gesprek en hoe je het wilt aanpakken. Onderschat dit niet, want jouw lastige collega is een acteur die het jou niet makkelijk zal maken. Tijdens dit rollenspel zal de assessor je intensief observeren. Na afloop bespreekt hij zijn bevindingen met jou, soms in bijzijn van de acteur. Zowel je aanpak als de manier waarop je erop reflecteert, dient als input voor het uiteindelijke advies. Fact-finding Ander onderdeel kan een oefening zijn waarbij je feiten moet verzamelen. Deze oefening heet ook wel fact-finding. Tijdens deze oefening is het de bedoeling zoveel mogelijk relevante informatie te ontdekken over een situatie of probleem. Denk je te veel in oplossingen of in vakjes, dan is het moeilijk om de juiste informatie op te sporen. Het gaat er dus vooral om dat je de juiste vragen stelt. Zoek dus zo breed mogelijk en stel open vragen. Vaak volgt hierna een gesprek met de medewerker waarover je zojuist allerlei feiten hebt ontdekt.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

PHYCHOLOGIE

Postbakoefening Dan is er het onderdeel ‘postbakoefening’. In deze oefening krijg je een envelop of postbakje met documenten zoals memo’s, brandbrieven, beleidsnota’s, klachtbrieven en notulen. Het is dan de bedoeling dat je binnen een bepaalde tijd orde in de chaos schept, prioriteiten stelt en bepaalt welke actie je moet ondernemen. Soms krijg je deze oefening digitaal, dan komen er daadwerkelijk e-mails binnen waarop je eventueel actie moet ondernemen. Je kunt je voorstellen dat dit een oefening is die veel bij secretaressen wordt ingezet. Het gaat over het maken van inschattingen, prioriteiten stellen, zaken ordenen en overzien, timemanagement, correctheid en planning. Al deze zaken dienen als input voor je beoordeling. Presentatie Een laatste vorm is de presentatie. In sommige assessments word je gevraagd een voorstel te doen in de vorm van een presentatie. Dit kan bijvoorbeeld gaan over actiepunten die je hebt bedacht voor het verbeteren van een aantal zaken die jouw afdeling betreffen. Soms krijg je heel veel informatie, waar je dan zelf een selectie uit moet maken. - Weet jij eruit te halen wat relevant is? - Hoe geef je structuur aan je verhaal? - Hoe houd je de luisteraars op je hand? - Hoe zorg je dat je binnen de tijd die je hebt, overbrengt wat je wilt? - En hoe staat het met je mondelinge uitdrukkingsvaardigheid?

- toont belangstelling voor vraagstukken/ problemen van de (interne)klant. De normering bepaalt in welke mate je voldoet aan de gestelde competentie. Aanpak en gedrag Tijdens een assessment wordt dus gekeken naar je aanpak en je gedrag tijdens de oefeningen, maar ook naar je gedrag tussentijds. Daarbij kun je denken aan: - welke indruk maak je op de assessor? - Ben je op tijd? - Hoe is je handdruk? - Reageer je adequaat? - Hoe ben je gekleed? - Hoe hanteer je je emoties? Resultaten De assessor die jouw gedrag beoordeelt, mag de resultaten niet aan je werkgever doorgeven voordat jij daar toestemming voor hebt gegeven. Dit behoort tot de be-

roepsethiek van psychologen. Het is in het belang van de opdrachtgever en van jouzelf dat de resultaten wel bij de opdrachtgever terechtkomen. Mocht je het nou echt niet eens zijn met de rapportage en het advies, dan mag je dat aangeven, maar denk daar goed over na. Want wat voor signaal geef je af aan je mogelijk nieuwe werkgever en wat kunnen de consequenties zijn? Je begrijpt het al: de kans is in dit geval natuurlijk klein dat ze je zullen aannemen. ‘Deze kandidaat heeft vast wat te verbergen!’ Voorbereiden Vaak wordt gezegd dat je je niet kunt voorbereiden op een assessment, of erger nog: dat je je niet hóeft voor te bereiden. Als de assessor vraagt hoe je je hebt voorbereid op het assessment en je zegt: ‘Niet’, dan maak je geen goede beurt. Ondanks het feit dat je niet weet wat er komen gaat, kun je je wel degelijk voorbereiden. Kijk ook naar de tips in het kader en... zet ‘m op! <

TIPS t Wees fit Een assessment is een intensieve dag. Zorg dat je goed uitgerust aan de dag begint. Dus de avond ervoor op tijd naar bed. t Wees op tijd Zorg dat je weet waar je moet zijn en vertrek op tijd. Niets is zo stressvol als moeten zoeken en daardoor misschien te laat te komen. Een goede eerste indruk maak je dan zéker niet. Mocht je toch te laat dreigen te komen, bel dan ruim op tijd om dit te melden.

Bij een assessment worden dus verschillende tests en praktijkopdrachten ingezet, die samen met het interview een beeld geven van jouw geschiktheid voor de functie.

t Zorg dat je cv op orde is Je cv zegt veel over jou. Zowel de lay-out ervan als de inhoud. In een assessment wordt het vaak als leidraad gebruikt om inzicht te krijgen in je ambities en drijfveren.

Competenties Bij een goed assessment wordt er beoordeeld aan de hand van vooraf gedefinieerde en vastgestelde competenties met gedragscriteria en een bepaalde normering. Dit betekent dat men kijkt naar het gedrag dat jij vertoont en in welke mate dat past bij de competentie.

t Jezelf als visitekaartje Een assessment is een soort sollicitatie. Kleed je dus representatief. Netjes gekleed en gepoetste schoenen misstaan niemand.

Als voorbeeld van de competentie Klantgerichtheid kunnen de volgende gedragscriteria gelden: - vraagt door op wensen en behoeften van de (interne)klant; - komt met voorstellen die inspelen op de belangen van de klant; - biedt ongevraagd extra service;

t Meld vooraf Meld vooraf als er iets is waar de assessor rekening mee moet houden. Er kan altijd iets gebeurd zijn dat invloed heeft op je functioneren die dag.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

t Oefen tests Je weet niet welke capaciteitentest je krijgt, maar je kunt wel vast je hersenen activeren door tests op internet te doen. Kijk eens op www.123test.nl/iq/. Je kunt ook oefenen met denkspelletjes.

t Doe gewoon Laat tijdens het assessment zoveel mogelijk zien hoe je dingen normaal gesproken ook doet. Probeer jezelf te zijn!

DELEGEREN

5 gouden tips

Delegeren is balanceren Ben jij officemanager, hoofd secretariaat of teamleider back office? Dan sta je ongetwijfeld regelmatig voor de keuze: zelf doen of delegeren? Maar ook in een andere functie kun je te maken krijgen met de mogelijkheid of noodzaak om te delegeren. Bijvoorbeeld als je tijdelijk ‘handjes’ tot je beschikking krijgt in de persoon van een stagiaire, junior of uitzendkracht. Hoe pak je het aan? Hoe omzeil je de valkuilen? Tekst Heleen ter Avest

Misschien herken je je in één van de volgende voorbeelden. Je draagt een taak over en krijgt al snel in de gaten dat de ander het inefficiënt aanpakt. Of je hikt er telkens tegenaan om taken af te stoten en als het erop aankomt doe je het toch maar liever zelf. Dat gaat veel sneller en dan weet je dat het goed gebeurt. Je takenpakket stroomt echter over en aan jouw ‘krenten in de pap’ kom je niet toe. Het kan ook zijn dat je juist vrij makkelijk delegeert. Je gaat er onbevangen vanuit dat je collega voortvarend aan de slag gaat met de gedelegeerde taak. Om aan de eindstreep door je leidinggevende op het matje geroepen te worden; het afgeleverde werk bevat fouten, is te laat af of is maar half gedaan. En nu mag jij verantwoording afleggen. TIP 1. Neem je blik op delegeren onder de loep Om te beginnen is het belangrijk om na te gaan hoe je tegen delegeren aankijkt. Ik spreek wel assistants die delegeren beschouwen als

het over de schutting gooien van werk. Of als het afschuiven van verantwoordelijkheden. Ook wordt delegeren wel gezien als inefficiënt: pak je de desbetreffende taak zelf op, dan is de klus tenminste snel en afdoende geklaard. Delegeren is echter de normaalste zaak van de wereld. Het houdt in dat je een ander inzet voor het behalen van je resultaten, waarbij je wel zelf de eindverantwoordelijkheid behoudt. Het hoort erbij, je mag het doen en in veel gevallen moet het zelfs! Je creëert er ontwikkelkansen mee voor jezelf en voor de ander. Die krijgt immers de gelegenheid zich nieuwe vaardigheden en kennis eigen te maken

en ervaring op te doen. Jij krijgt eindelijk tijd om mee te denken over dat nieuwe project waarvoor het MT jouw input gevraagd heeft. Motiverend voor jou én motiverend voor je collega. TIP 2. Pak het degelijk aan Delegeren doe je niet tussen neus en lippen door: t Start met het inventariseren van taken die je mogelijk bij een collega zou willen leggen. Kijk hoe het staat met haar bereidheid en bekwaamheid om de betreffende taak op te pakken. De mate van steun en sturing die je vervolgens biedt hangt daarvan af (zie ook tip 3). t Bespreek wat de taak inhoudt en vooral ook welk resultaat je wilt. Dit resultaat kun je SMART maken: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Zo zijn de verwachtingen helder. t Stel beschikbaar wat nodig is

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

DELEGEREN

aan uren en middelen en budgetteer deze. Spreek af welke bevoegdheden overgedragen worden, zoals het inkopen van bijvoorbeeld promotiemateriaal of diensten van een drukkerij. t Plan vervolgens voortgangsevaluaties in (en indien van toepassing een eindevaluatie). Daarin zorg je voor feedback, zodat je collega groeit in de uitoefening van haar nieuwe taak. Met jouw gefundeerde tops en tips groeit ze van trots. t En verder... laat het los! Sta open voor vragen, maar geef je collega vooral de gelegenheid het op haar manier te ontdekken en aan te pakken. Grijp alleen in als het echt niet anders kan. TIP 3. Bepaal de mate van sturing en steun Iemand die nog niet zo bekwaam is, heeft veel sturing en instructie nodig. Het rendement van delegeren volgt dan wat later; je zult eerst moeten investeren. Bij iemand die minder gemotiveerd is maar wel kundig, kun je bereidheid creëren door haar mee te laten denken over de aanpak. Steun haar met het stellen van coachende vragen. Overtuig haar ervan dat zij de juiste persoon is om dit varkentje te wassen. Dat zal haar betrokkenheid en plezier vergroten, en de kwaliteit van het resultaat verhogen. Collega’s die zowel kundig als gemotiveerd zijn, kun je het best de vleugels laten uitslaan en je er zo min mogelijk mee bemoeien. TIP 4. Delegeer met aandacht voor de relatie Aandacht voor de werkrelatie is altijd belangrijk en zeker als je delegeert. Door met sensitiviteit en inlevingsvermogen met je collega om te gaan, kweek je goodwill en kun je veel sneller schakelen als er een kink in de kabel komt. Deze snelle en gemakkelijke manier van communiceren over de inhoud van het werk, ontstaat niet altijd vanzelf. Daarvoor is aandacht voor het proces nodig. Stap dus uit de inhoud als je signalen krijgt dat dat nodig is. Laat doelen, taken en resultaten dan even voor wat ze zijn en zorg dat eerst op tafel komt wat zich onder de oppervlakte afspeelt. TIP 5. Onderken je valkuilen en verander je gedachten erover Een aantal herkenbare valkuilen bij delegeren vind je hieronder – mét een omdenker voor een gezonde mindset:

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

t Je voelt je oververantwoordelijk. Als je aan delegeren dénkt voel je je al bezwaard. Houd in de gaten dat je zowel jezelf als je collega kansen ontzegt als je al het werk bij jezelf houdt: de kans om op nieuwe terreinen te leren, de kans om door te groeien in de complexiteit van je werk. Dat vergt een investering die zich zal terugbetalen in verbreding en verdieping van ieders ervaring en competenties. En in uitbreiding van loopbaankansen. t Je ‘vertrouwt erop’ dat de ander haar verantwoordelijkheid zal nemen. Je mag toch verwachten dat ze de gedelegeerde taak naar behoren oppakt? Of is dit stilletjes een excuus om de ander niet te hoeven aanspreken op laksheid of fouten? Je bent niet de enige die dit lastig vindt. Wees je ervan bewust dat dit een hobbel voor je is en neem ‘m toch maar – professioneel confronteren is soms nodig en het is gelukkig te leren! Bovendien: het hoort bij de eindverantwoordelijkheid, die nog steeds bij jou ligt. Zo kun jij weer gefundeerd verantwoording afleggen aan je leidinggevende. t Je verwacht perfecte en gedetailleerde resultaten, exact zoals jij ze zou hebben geleverd. Dat kan dus niet. Fouten en grove onvolledigheden stel je aan de orde. Maar niet iedereen is zo op details ingesteld als jij. Accepteer de eigen kleur

die je collega geeft aan de wijze waarop ze haar nieuwe taak invult. t Je gaat er met je neus bovenop zitten en geeft je collega geen ruimte. Tsja, wat is mijn omdenker? Eh... back off! Durf je collega eventjes te laten klunzen. Daar leert ze van en jij... jij leert geduld te hebben tot de voortgangsevaluatie. t Je pakt de helft van het werk terug bij één kik van je ‘hulpeloze’ collega. Die leert daar niets van en jij zit weer met een overvol takenpakket. Soms moeten jullie samen door de zure appel heen van haar ‘bewust onbekwame’-fase. Niet de leukste, wel de leerzaamste fase! Vertrouw erop dat zij haar oplossingen (noodgedwongen) wel vindt, als jij haar daarin aanmoedigt en coacht. Koorddanser Delegeren is dus balanceren. Maar met sterk (persoonlijk) leiderschap, waarbij je jezelf eerlijk in de spiegel aankijkt, lukt het je absoluut. Zo kun je je ontpoppen tot een virtuoos ‘koorddanser’ en meer werkplezier creëren voor je team, inclusief jouzelf! <

Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt vrouwen met drive om met meer voldoening, plezier en succes de regie te nemen in hun werk en leven. Zij schreef het gratis e-bookje I am a superwoman!? Ervaar je kracht met 7 filmtips voor meer flow & succes. (www.vrouwenmetdrive.com)

COMMUNITY

Je hebt de keuze uit 38 verschillende workshops: Kernvaardigheden 1. De secretaresse als gatekeeper, zo sta je sterk 2. Notuleren in Excel 3. Verbeter je samenwerking 4. Proactief plannen 5. Agendabeheer in Outlook 2010 6. Digitaal archiveren 7. Het nieuwe (samen)werken: de secretaressepool 8. Manage je mailbox in Outlook 9. Projectassistentie 10. Het opzetten van een secretaressepool 11. E-mailMinderen 12. Slim samenwerken met SharePoint 13. To don’t list; minder doen in meer tijd 14. Tips en trends voor een succesvol evenement 15. Vergaderen Nieuwe Stijl

Persoonlijke ontwikkeling 16. Mindful Werken 17. Mij krijgen ze niet gek! 18. Personal Branding 19. Persoonlijke effectiviteit 20. Praktische psychologie; de basis 21. Versterk je performance 22. Van perfectionist naar optimalist 23. Anders denken, anders reageren 24. Managementassistent en NLP 25. Omgaan met emoties 26. De kunst van reflecteren 27. Uit je comfortzone; omgaan met verandering 28. Vergroot je creatieve slagkracht

Ontwikkelingen in je vak 29. De Flexibele Assistent 30. Effectief werken met de iPad voor beginners 31. Werken in de cloud 32. Het Nieuwe Werken; juíst op het secretariaat! 33. Werken in het papierloze kantoor 34. Managementassistent als sparringpartner

Kom jij dit jaar ook naar de Op 22, 23 en 24 april organiseren we voor de 25e keer de Workshopdagen. Elk jaar weer een mooi moment om je kennis op te vijzelen, bijgepraat te worden over nieuwe ontwikkelingen, te netwerken en daarnaast ook nog eens een gezellige dag te hebben. Dit jaar heb je de keuze uit maar liefst 38 verschillende workshops, waarvan 14 nieuwe. Drie daarvan hebben we alvast voor je uitgelicht. De andere kun je bekijken op managementsupport.nl/workshops.

Workshopdagen 2014 Kies uit 38 verschillende workshops

22, 23 en 24 april 2014

1. Managementassistent als sparringpartner Wil je meer betekenis geven aan je rol van managementassistent? Zie je dat de organisatie continu in beweging is, de samenstelling van afdelingen verandert en nieuwe procedures worden ingevoerd? Wil je daarover graag meedenken? Ontdek je steeds vaker dat je opvattingen en ideeën hebt over de besluiten die genomen worden? Dan is deze workshop zeker iets voor jou! Je leert adviesvaardigheden, presenteren, sparren, klankborden en aanspreken.

14 nieuwe onderwerpen

meer collega’s = korting

www.managementsupport.nl/workshops

brochure_workshopdagen_2014.indd 1

2. To don’t list; minder doen in meer tijd Als je weet wat je NIET DOET, is het veel makkelijker om aandacht te geven aan dat wat wel belangrijk voor je is. Tijdens deze workshop krijg je direct minder to do’s in slechts 3 eenvoudige stappen. In stap 1 leer je ontdekken waar voor jou persoonlijk een knelpunt zit. In Stap 2 ga je door middel van een mindmap snel en eenvoudig in kaart brengen welke projecten jou op dit moment allemaal bezighouden. En in stap 3 ga je heel gemakkelijk deze projecten waarderen op de assen tijd, geld en energie. Het overzicht dat je hierdoor krijgt, maakt het simpel (en leuk!) om keuzes te maken over wat je wél en vooral wat je NIET meer gaat doen.

22-12-2013 13:54:43

tief ownership pakt en je manager laat zien dat je stevig in je schoenen staat. Dat je geen twijfel laat bestaan over je talent, prestaties en functiewaarde en dat je duurzaam en flexibel inzetbaar bent en blijft. Hoe krijg jij dit nu nog beter voor elkaar? Wat inspireert jou, wat is je missie (je ‘werkkompas’) en wat zet je aan tot de juiste actie en werkzaamheden? Maak helder waarom jij relevant bent voor je manager of je team voor nu én in de toekomst. Zodat jij je salaris en marktpositie meer dan waard bent.

BONUSTRACKS Nog wat tijd - en energie - over? Schrijf je dan ook in voor een van de vier Bonustracks. Je betaalt hiervoor € 25,- en krijgt in een tijdsbestek van één uur nuttige tips over Werken met Lync, Samenwerken met OneNote, Tips voor Excel/PowerPoint of Tips voor Word/Outlook.

Taal en communicatie 35. De kracht van Taal 36. Bewust mondeling communiceren 37. Eerste hulp bij taalkwesties 38. Zakelijk digi-Taal

3. Versterk je performance In veranderende tijden is het essentieel dat jij als managementondersteuner je verantwoordelijkheid neemt. Dat je proac-

Meer informatie: managementsupport.nl/ workshops

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

COMMUNITY

Workshopdagen? E-mailstress, hoe kom je ervan af? Wie herkent het niet? Je bent met een taak bezig en wordt afgeleid door een binnenkomend mailtje. Je moet wel heel sterk in je schoenen staan wil je níet direct kijken van wie het bericht afkomstig is en waar het over gaat… Of niet? Hoe zorg je ervoor dat je niet continu bezig bent met e-mail? Deze tips van Bouke van Kleef, trainer van o.a. E-mailminderen, willen we je niet onthouden: TIP 1: bewustzijn Voel je wel eens de neiging om je mail te controleren terwijl je dat net hebt gedaan? Reageer je graag snel op nieuwe berichten? Wees je bewust van je neiging om als een urgentiejunkie in je inbox te zitten. TIP 2: behandel je inbox niet als takenlijst De inbox is de plek waar je mail binnenkomt, niet de plek voor taken waar je even geen zin in hebt. Laat dus geen mail staan die je al gezien hebt, maar doe er iets mee. Behandel je mail zoals je fysieke

post behandelt. Loop naar je postvakje, haal de post eruit en bepaal aan je bureau wat je er wanneer mee gaat doen. TIP 3: gebruik tools Om te minderen met e-mail, zijn er tools zoals Bluekiwi, een soort Yammer, maar dan effectiever. Je kunt elkaar als collega volgen en elkaar bestanden sturen, niet als bijlage, maar als link naar de plek in het documentmanagementsysteem. Bouke heeft nog veel meer tips om van je e-mailstress af te komen, of anderen ervan af te helpen. Hij deelt ze graag met je tijdens zijn workshop E-mailminderen op de Workshopdagen. <

Zeg nooit ‘nooit’

Gebruik hiervoor de volgende vijf stappen: Stap 1. Bedenk waarvoor jij zinnetjes gebruikt als: - Ik moet ….

Ik… altijd …. Eigenlijk zou ik …. Alles …. Dat kan ik echt niet….

Stap 2. Stop nu! Stap 3. Ga terug naar de lijst uit 1 en stel jezelf bij iedere zin de vraag:

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

Volgend jaar komt de herziene woordenlijst van de Nederlandse taal uit, de nieuwste versie van het Groene Boekje. De makers hebben toegezegd dat de regels niet veranderen. De nieuwe spelling van 1995 is dus een blijvertje. Ben jij er klaar voor? Check je kennis en volg de workshop Eerste hulp bij taalkwesties tijdens de Workshopdagen. Dan weet je tenminste zeker dat ideeëloos, havoer en secretaresseopleiding goed geschreven zijn! <

ALGEMENE INFORMATIE

Pas op voor woorden als: nooit, altijd, alles of niets. Bijvoorbeeld: ‘Ik kan nooit nee zeggen’. ‘Ik moet vandaag het rapport schrijven’. of ‘Ik heb nooit wind mee op de fiets’. Op basis van één of twee gebeurtenissen trekken wij globale conclusies die wij vervolgens voor waar aannemen. In het slechtste geval bepaalt één enkele gebeurtenis de ervaring voor een heel leven. Daarom is het handig om je bewust te zijn van jouw generalisaties.

Heb jij de regels uit het Groene Boekje op een rij?

- Wat zou er gebeuren als ik het niet deed..?

- Wanneer heb ik dit met mezelf afgesproken? - Is deze bewering waar en wat levert deze mij eigenlijk op? - Wat zou er gebeuren als ik het wel zou kunnen? - Wat houdt je tegen? Stap 4. Welke inzichten heb je gekregen Stap 5. Herschrijf je lijstje en begin met de woorden: - Ik kies ervoor…

- Ik wil…

Ook de volgende stappen zetten en daadwerkelijk aan de slag met je generalisaties? Volg dan de workshop Managementassistent en NLP van Kristine Ates! <

Management Support Workshopdagen: 22, 23 en 24 april 2014 Meeting Plaza Utrecht Inschrijven: managementsupport.nl/ workshops € 100,- voor elke tweede workshop De Workshopdagen zijn zo geprijsd dat je er gemakkelijk twee op één dag kunt volgen: je betaalt voor de eerste workshop als abonnee € 275,- (of € 295,- normale prijs) en voor de tweede workshop slechts € 100,-. Korting als je met collega’s komt Kom je met meer dan twee collega’s naar de Workshopdagen? Dan krijgen zowel jij als je collega’s een aantrekkelijke korting. Wanneer je met drie personen komt, bedraagt de korting 10%, bij vier personen 15% en bij vijf en meer personen 20%. Natuurlijk betalen je collega’s ook slechts € 100,- voor de tweede workshop die ze volgen en € 25,- voor de Bonustrack. <

COMMUNITY

KWESTIE Als dat zou kunnen Veranderen van baan gaat tegenwoordig niet zo makkelijk. Je baan leuker maken is een betere optie. 39%

30% 31%

Managementsupport.nl is vernieuwd Misschien heb je het al gezien: de nieuwe website van Management Support is live! Na maanden van voorbereidend werk is de site klaar om aan onze lezers te tonen.

Dat klopt. Ik haal veel uit mijn baan door klussen naar me toe te trekken en de diepte in te gaan. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Ik zou dat best willen maar krijg de kans niet.

Naast een nieuwe lay-out, is vooral het zoeken en vinden verbeterd. Vertrouwd blijven de gratis e-mailnieuwsbrief en ook de meeste rubrieken blijven gratis te raadplegen. Daarnaast is de Vakbase toegevoegd, voor als je over een onderwerp meer de diepte in wilt. Hiermee zijn meer dan 6000 documenten te bekijken. De komende tijd zullen we op de site aan het werk zijn om alle informatie te perfectioneren.

Er hebben in totaal 410 mensen gestemd.

Opleidingen Werken in het papierloze kantoor 3 april, Utrecht Het werken met papieren documenten is de grootste tijdverspiller in kantoren! Leer alles over het digitale kantoor en verban deze tijdverslinder uit je kantoor! Van het creëren van documenten op volledig spraakgestuurde wijze tot het beheren van documenten, zodanig dat ze altijd én voor iedereen te vinden zijn. Het opzetten van een secretaressepool 8 april, Utrecht Werken in een team en werken áls team wordt de norm. Ook voor managementondersteuners; samenwerken als één team dat toekomstgerichte, professionele managementondersteuning biedt. Hoe je dit aanpakt en realiseert, dat leer je in deze training. Teamleider Secretariaat 10 april (startdag), Utrecht Tijdens deze training leer je de balans te vinden tussen de diversiteit van je rollen, op andere manieren te kijken naar je organisatie, je team en jezelf. Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

Neem vooral een kijkje en laat ons weten wat je ervan vindt.

Incompanytraining: Effectiever werken met de iPad Een grote onderwijsinstelling volgde de incompanytraining Effectiever werken met de iPad. De reden? Heel eenvoudig volgens een managementassistent. “Op onze school wordt gestuurd op papierloos vergaderen. Vooral vergaderingen van examencommissies zijn ontzettend omslachtig met eindeloos papierwerk en gesjouw met pakken documenten. Dat voorkomen we nu met de iPads en dat scheelt geld én manuren. De investering is zó terugverdiend.” Groot voordeel was dat de training tailormade was en dat zo de lesstof op maat gemaakt kon worden. “Zelfs voor de echte digibeten onder ons was het interessant, maar ook voor de andere collega’s zaten er eye-openers bij. Zo kregen we door dat de iPad géén laptop is, maar een veredeld notitieblok. Ik ben nu veel flexibeler in mijn werk en groot fan van Sharepoint en Evernote. Ideaal.”

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

COMMUNITY

NIEUW!! Management Support Vakbase Goed nieuws: voortaan is alle informatie op jouw vakgebied altijd en overal beschikbaar. Meer dan 6000 documenten zijn online toegankelijk gemaakt. Checklists, voorbeeldbrieven, tools, tips en tricks en nog veel meer. De Vakbase levert jou niet alleen een schat aan informatie, maar is ook een zinvolle inspiratiebron én een persoonlijke assistent die je helpt je werk sneller en gemakkelijker uit te voeren. 1. De Vakbase informeert: in de Vakbase

3. De Vakbase inspireert: of je nu wilt ver-

vind je alle informatie die jou helpt om goed voorbereid te zijn op de toekomst; nieuwe toepassingen, nieuwe manieren van werken en handvatten om met deze veranderingen om te gaan.

sterken, verdiepen, verbreden of veranderen: de Vakbase is jouw inspiratiebron. Je vindt interessante artikelen en blogs van professionals en andere managementondersteuners die jou helpen je talenten verder te ontwikkelen.

2. De Vakbase assisteert: in de Vakbase

vind je alle informatie die jou helpt om je basisvaardigheden sneller en gemakkelijker uit te voeren; handige voorbeeldbrieven, tools, tips en checklists.

Voor slechts € 95,heb je een jaar lang toegang tot alle documenten en artikelen. Je kunt je registreren op www.managementsupport.nl

Incompany in de brandweerkazerne

De dalers: -3,3% (Utrecht) -0,9% (Limburg) -0,9% (Noord-Brabant) -0,7% (Zeeland) -0,3% (Groningen) (Bron: Jobbird)

BOEKENTIP Het opzetten van een secretaresepool Als je de secretaressepool op de juiste wijze vormgeeft, wordt het een vorm van krachtenbundeling zowel op persoonlijk vlak als op het gebied van expertise over managementondersteuning. Dit boek biedt een overzicht van de verschillende samenwerkingsvormen, aangevuld met ervaringen uit de praktijk. Prijs: € 27,95

iPads en de secretaressen moeten dus ook op de hoogte zijn van deze werkwijze en weten hoe ze optimaal digitaal kunnen ondersteunen. De trainingen maken deze overgang gemakkelijker”, zegt secretaresse Nienke van der Wal. De continuïteit blijft erin: “We komen vier keer per jaar allemaal bij elkaar om bij te praten. We hebben een handboek, maar elk secretariaat heeft zijn eigen werkwijze. De trainingen, die we elk jaar willen doen, zorgen voor een gezamenlijk uitgangspunt en eenzelfde kennisniveau.”

Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

literen

se tares Secrestent Assi

Wijze

eelt

t er sp s je wa ol zo e, lee om je po keuz n juiste vatte n de hand jg je ken va en kri het ma d, ring gelei gen bij van invoe n en ten wegin geve ces Krach ge n. pro t rm ’ zij bij he jze vo eling ar bund ste wi rs, ma ng een jui n ‘krachten dewerke voeri t op n uit rdt da n vorm va van me bied va is wo en ee lijk t ge ol als Duide essepools in de betek se op he essepo rti tar tar eld pe cre secre n bedo rm van ex g. De se allee vo nin de teu niet in ers nd r ook mento zeke nage van ma

. Smits

Informatie: Management Support Opleidingen Incompany: (088) 584 09 17.

> faci

e H.M riann ol Ma ssepo retare een sec

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

4,1% (Noord-Holland) 1,4% (Zuid-Holland) 0,8% (Gelderland) 0,3% (Friesland)

van etten Het opz

“Tot voor kort werden er fysieke weekmappen uitgedeeld met daarin agenda’s en bijbehorende stukken. Nu gaat dat allemaal digitaal; de afdelingshoofden en de directie werken namelijk sinds kort met

Banen in 2014: groei arbeidsmarkt vooral in Randstad De verwachting is dat er 66.000 banen verdwijnen in 2014, maar het UWV verwacht dat er wel 80.000 vacatures bij komen tot een totaal van 700.000. Het aantal vacatures steeg het afgelopen halfjaar met:

zer nt Wij Assiste aresse Secret

Veiligheidsregio Fryslân liet hun incompany plaatsvinden in een heuse brandweerkazerne en koos maar liefst vijf workshops uit om een complete dag samen te stellen voor hun 38 secretaressen en administratief medewerkers: HNW, juist op het secretariaat, Effectiever werken met de iPad voor beginners, Overtuigend schrijven, Verbeter je samenwerking en Opzetten van een secretaressepool.

MEETLAT

n en va l pzett o Het o aressepo t secre nne

Maria

H.M.

een

Smits 9:16

11:5

3-20

25-0

Advertorial

Goede ideeën lijken vaak zo simpel als ze er eenmaal zijn. Dat geldt ook voor MiniTree, een concept van Corine Fleuren uit Baarlo. De MiniTree is een klein fruitboompje van telerkwaliteit, maar dan voor particulier gebruik. De boompjes zijn geschikt voor eigen tuin of voor een pot op het balkon.

Kwaliteitsappels uit eigen tuin... Wie wil dat nou niet?

De MiniTree is een cadeautje, letterlijk en figuurlijk. Bestel je er een, dan kun je kiezen uit diverse luxe geschenkverpakkingen, speciaal voor bijvoorbeeld geboorte, huwelijk of ter nagedachtenis aan een overledene. Maar juist ook als relatiegeschenk zijn er vele mogelijkheden, te denken valt aan een gepersonaliseerde wikkel met een eigen logo of tekst voor bijvoorbeeld een vruchtbare samenwerking, een fruitig jaar of een groene start. ‘Echte’ fruitboom Dat de kleine boompjes van Fleuren in no-time een ware hit zijn geworden, ligt niet alleen aan het ludieke idee en de mooie verpakking. De sleutel tot het succes zit ‘m uiteraard in de kwaliteit van dit Baarlose product: het onderhoudsgemak én de smaak van de appels. Want hoe simpel het ook lijkt, jarenlang onderzoek ging eraan vooraf om de perfectie van een ‘echte’ fruitboom te bereiken. En dat is gelukt. De boompjes zijn heel gemakkelijk in onderhoud, ze hoeven niet gesnoeid of bespoten te worden.

Een zee van ruimte is niet noodzakelijk, want zelfs in een grote pot kan een fruitboompje prima groeien. Van de in totaal 5 rassen MiniTrees geven de Redlane, de Goldlane, de Sunlight en de Moonlight overheerlijke appels. De Rosalie is het vijfde ras met een prachtig sierappeltje. Miniapolis Nieuwste telg in de MiniTreefamilie is de Miniapolis, een zoet, klein appeltje dat heel geschikt is voor kleine kinderhandjes én kinderbuikjes. Dit ras zal eind 2014 via de website te koop zijn. Degenen die al een boompje in hun bezit hebben, zijn vaak verbaasd: zo’n klein boompje met zoveel fruit! MiniTree is zonder twijfel een product van Limburgse bodem dat nog vele harten zal veroveren. De minitree is te bestellen via www.minitree.nl

Facebook: @meidenvanFleuren Twitter: MeidenvFleuren

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

YOUNG PROFESSIONAL

Kim

Kuiper

Leeftijd: 25 jaar Opleiding: HBO International Leisure Management

Ik ben: officemanager bij Pro Assistance B.V. Mijn werk bestaat (vooral) uit: het ondersteunen van een team consultants op secretarieel en administratief gebied. Verder zorg ik dat IT & telecom goed functioneren en biedt ondersteuning bij de uitvoering van marketing- en communicatiewerkzaamheden, evenementen en speciale projecten. Mijn goede eigenschappen/competenties: plannen en overzicht houden, betrokkenheid en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Belangrijkste trend in het vak: goede kennis van diverse softwareprogramma’s wordt steeds belangrijker; de werkzaamheden worden steeds uiteenlopender.

Over vijf jaar: zou ik graag een functie van b-2-b eventmanager bekleden, het liefst zou ik mij dan bezighouden met de organisatie van beurzen en congressen. Eind 2013 heb ik de eerste stap in die richting gezet door Lionworks Event Management op te richten. Hiermee wil ik op freelance basis ervaring opdoen in de evenementenbranche en mijn netwerk uitbreiden. Ik verbaas me over: mensen die klagen over hun werk maar er zelf niks aan doen om het ‘mooier’ te maken. Je kunt dan beter een andere baan zoeken (alhoewel het gras echt niet altijd groener is bij de buren) of probeer werkzaamheden te krijgen die je wél leuk vindt. Waar een wil is, is een weg. Mijn grootste succes: naar aanleiding van het 10-jarig jubileum van Pro Assistance hebben wij een seminar in het DeLaMar Theater in Amsterdam georganiseerd. Ik heb hier een belangrijke bijdrage aan geleverd, want de gehele logistiek en planning lagen in mijn handen. En niet alleen voor het seminar; ook op de dag zelf was ik degene die de regie voerde. Het succes van deze dag – waar onder andere Jan Kees de Jager sprak en adviesbureau Berenschot een onderzoek presenteerde – is mede mijn verdienste geweest. Dat ik kan organiseren en plannen heb ik bewezen.

Blooper: toen ik voor een tweede sollicitatieronde bij Pro Assistance kwam, zat iedereen nog aan de lunchtafel. In al mijn enthousiasme vroeg ik: ‘Zal ik gezellig aanschuiven? ‘Nu, na 3 jaar, wordt daar nog steeds hard om gelachen. Social media: jazeker! Ik ben actief op Facebook, LinkedIn en Twitter. Het is leuk om dingen te delen en op de hoogte te blijven van bepaalde gebeurtenissen, maar wel met mate. Je hoeft niet elk moment van de dag te delen!

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

INKOOP

Van kantoorartikelen tot vliegreizen

Inkopen doe je zo Als officemanager is inkopen een onderdeel van je takenpakket: kantoorartikelen, vergaderarrangementen, de broodjes voor bij de lunch en misschien zelfs vliegreizen. En zeker in deze economisch moeilijke tijden zijn het belangrijke taken. De dingen die jij inkoopt, kunnen immers besparingen opleveren als je er op een goede manier mee omgaat. Hoe doe je dat?

Tekst Aline de Bruin

Angélique van Sluijs schreef het praktische boek Inkopen... doe je zo! speciaal voor inkoop door managementondersteuners. In het boek kom je als secretaresse veel voorbeelden en achtergronden tegen die uitleggen hoe je beter met dit onderdeel van je taken kunt omgaan. Angélique van Sluijs, in het dagelijks leven eigenaresse van adviesorganisatie Kala en voorheen werkzaam ge-

weest als directiesecretaresse: “Inkoop klinkt misschien als een lastig onderdeel waar je niet veel mee hebt, maar je zult merken dat het erg leuk is om te doen als je je erin verdiept.” Rollen Je hebt een inkopersrol wanneer je offertes aanvraagt bij de leverancier en bekijkt welke

leverancier het beste past bij jouw vraag. Je bent besteller wanneer je vanuit een bestaand contract orders bij een leverancier plaatst. Als secretaresse van een klein of middelgroot bedrijf heb je waarschijnlijk meer met inkopen te maken dan wanneer je voor een groot bedrijf werkt met een eigen inkoopafdeling. Bij een groot bedrijf zul je meer een

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

INKOOP

TIPS OM TE BESPAREN OP INKOOP In tijden van economische neergang zijn besparingen belangrijk. Onderstaand een checklist die je kunt volgen om te komen tot besparingen. t t t t t t t t t t t

Inventariseer wat er allemaal ingekocht wordt. Is de aankoop echt nodig? Schrap overbodige elementen. Bundel gelijksoortige aankopen. Sluit nieuwe contracten wanneer het slecht gaat in de markt. Vraag meerdere offertes aan. Zet bestaande leveranciers onder druk. Verlaag voorraden. Ruil oude zaken in. Ken de voorwaarden van overeenkomsten. Controleer facturen.

bestellende rol hebben. Toch is het zelden zo dat een centrale inkoopafdeling alles inkoopt. Angélique van Sluijs: “Probeer daarom altijd van tevoren af te stemmen met de inkoopafdeling waarvoor die verantwoordelijk is en waarvoor niet. Meestal zijn medewerkers wel bereid je te ondersteunen als jij voor het eerst een product of dienst inkoopt.” Inkoopproces Er zijn een aantal stappen die je moet doorlopen om tot een goede aankoop te komen. In haar boek beschrijft Van Sluijs de stappen als de 4 O’s: -

de offerteaanvraag de offertefase de onderhandeling de overeenkomst.

Offerteaanvraag Bij de offerteaanvraag gaat het om het omschrijven van de goederen en diensten die je geleverd wilt krijgen. Je vraagt de leverancier als het ware een aanbod uit te brengen. Dat hoeft helemaal geen enorm document te zijn. Een korte beschrijving van wat je wilt en het opnemen van een paar standaardregels over hoe je de offerte wilt ontvangen, zijn al voldoende. Bij het opstellen van de offerte ga je eerst na of er al sprake is van een (lopend) contract. Vervolgens doe je een snel marktonderzoek en verzamel je informatie over het doel en het budget. “Dan stel je de offerteaanvraag op, met daarin informatie over het doel, de randvoorwaarden, de procedure en de prijs. Je benadert vervolgens de partijen die je wilt benaderen en verstuurt de offerteaanvraag.”

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

Vergelijken en onderhandelen Als de offerteaanvraag eenmaal de deur uit is, kun je meestal niet rustig achterover gaan leunen. Wanneer je bijvoorbeeld op zoek bent naar een leverancier die de schoonmaak van het gebouw op zich moet gaan nemen, dan willen ze graag zien hoe het gebouw eruitziet. Je nodigt ze dus uit voor een zogenaamde schouw. Bij het inkopen van complexe diensten als een softwarepakket heb je vaak uitgebreide gesprekken om alles toe te lichten. Na een tijdje is het zover: de offertes van leveranciers komen binnen. Als je meteen weet welke offerte de beste is, kun je door naar het vierde punt in de checklist: de overeenkomst. Maar als je nog veel vragen hebt of de prijs is niet naar je zin, dan is het tijd om te gaan onderhandelen. Je moet een vergelijking gaan maken tussen verschillende offertes. In haar boek legt Angelique van Sluijs uit hoe je dat het beste

kunt doen: met beoordelingsmatrixes. Daarmee geef je scores aan verschillende aspecten van de offertes. De offerte met de meeste punten wint uiteindelijk. Met deze leverancier ga je de onderhandeling in. Voorbereiding Een onderhandeling bestaat uit vier fasen: voorbereiding, aftasten, dealen en overeenstemming. Volgens Angélique van Sluijs is de voorbereiding het halve werk. “Door een goede voorbereiding verloopt de onderhandeling het gemakkelijkst en haal je de beste resultaten. Vergaar dus zoveel mogelijk informatie en zorg dat je precies weet wat je doelstellingen zijn.” De fase van het ‘aftasten’ begint met een zo scherp mogelijk openingsbod van beide partijen. Pas wanneer je een acceptabele eindsituatie hebt bereikt, ga je over tot het sluiten van een overeenkomst. Blijf prestaties meten Daarmee is het traject nog niet afgesloten. Het begint pas, want nu komt het belangrijke deel: het daadwerkelijk afnemen binnen de overeenkomst. “Veel organisaties besteden veel aandacht aan het sluiten van een overeenkomst onder zo gunstig mogelijke voorwaarden, maar als deze eenmaal afgesloten is, laten ze hun aandacht verslappen. Dat is onverstandig, want zo gaan miljoenen euro’s verloren. Blijf dus altijd de leveranciersprestaties meten en wees niet bang om die eventueel aan te spreken op z’n tekortkomingen. De meeste horen liever van jou wat ze verkeerd hebben gedaan, zodat ze de gelegenheid krijgen om het goed te maken. Het is erger voor hen als ze er niets over horen, jij vervolgens afhaakt als klant en dit ook aan al jouw collega’s meldt.” <

MEER WETEN OVER INKOOP? Lees dan het boek Inkopen…. doe je zo! van Angélique van Sluijs. In het boek staan allerlei handige tips voor het inkoopproces. Verder zijn er voorbeeldmodellen van een offerteaanvraag, een opdrachtbrief en een afwijzingsbrief bijgevoegd. Kijk voor meer informatie op www.managementsupport/shop.

A N G É L I Q U E VA N S L U I J S

TAALKWESTIES

Hoe je zakelijke mails schrijft – en hoe niet

Is goed!!! gr.

Een groot deel van de zakelijke correspondentie gaat tegenwoordig per e-mail. Je kunt je bijna niet voorstellen dat we ooit zonder hebben gekund, maar toch zijn we e-mail pas rond 1995 op grote schaal gaan gebruiken. Inmiddels schieten er per dag meer dan 100 miljard mails de wereld over. Dat zijn er meer dan 10 per wereldburger. Per dag. In 2017 zal het dagelijkse aantal mails zijn gegroeid tot 132 miljard, is de verwachting. Hoe schrijf je zakelijke e-mails op een efficiënte en professionele manier? Tekst Theo de Boer | Van Dale | www.vandale.nl

Natuurlijk, niet in alle gevallen is een mail het meest voor de hand liggende communicatiemiddel. Soms is het handiger om gewoon even bij een collega binnen te lopen. In andere gevallen is een brief het aangewezen middel. Dat is bijvoorbeeld het geval in formele contexten – denk aan een zakelijk meningsverschil met een leverancier – en in het bijzonder als de situatie vraagt om bekrachtiging met een handtekening. Maar in veruit de meeste gevallen volstaat een mail. En juist het schijnbare gemak zorgt ervoor dat mailen ook valkuilen kent. Formuleer helder en precies Mensen lezen door tijdgebrek haastig, soms alleen de eerste en laatste zin. Dan helpt het niet echt als een mail ook nog eens onduidelijk geformuleerd is. Ruim 63 procent van de miscommunicatie in organisaties wordt veroorzaakt door onduidelijk schrijven en slecht lezen. Formuleer dus zo helder en precies mogelijk. Als je iemand een mail stuurt, doe je dat met een bepaald doel. Je wilt iemand bijvoorbeeld van informatie voorzien, of je wilt een vraag stellen. Of je wilt dat de geadresseerde iets voor je doet. Het is belangrijk dat de lezer direct ziet wat je wilt. Dat bereik je door zo expliciet mogelijk te zijn. Bijvoorbeeld met zinnetjes als: t Met deze mail informeer ik u over... t Ik heb een vraag: weet jij misschien...? t Zou jij het volgende voor me willen uitzoeken...? Helder schrijven betekent ook: geen onnodige woorden gebruiken. Een zakelijke mail is altijd kort, of in elk geval zo kort mogelijk. Vermijd ook lange zinnen. Puntsgewijze opsommingen geven structuur aan je tekst, waardoor deze inzichtelijker wordt. Schrijf actief; als je een lezer persoonlijk benadert, voelt die zich eerder uitgenodigd om in actie te komen. Schrijf dus liever niet: Donderdag 14 april om 9.00 wordt er vergaderd over het project. Ieder wordt verzocht de bijgevoegde stukken zorgvuldig door te nemen, naar aanleiding daarvan drie prikkelende stellingen te formuleren en vragen van de medewerkers van zijn team te inventariseren. Er wordt op gerekend dat je op tijd bent.

Maar schrijf bijvoorbeeld: Donderdag 14 april om 9.00 uur vergaderen we over het project. We vragen je het volgende: t neem de stukken zorgvuldig door (zie bijlagen); t formuleer hierover drie prikkelende stellingen; t inventariseer vragen van je teammedewerkers t en kom op tijd. Verzorg je tekst Veel mensen denken dat e-mail een informeel medium is en dat het er dus niet toe doet hoe je tekst eruitziet. Dat is een misvatting. Natuurlijk, een mail aan een vriendin is iets anders dan een bericht aan een klant. En ook binnen je organisatie zul je soms de behoefte voelen om iemand een kort bericht zoals ‘Dank!!!!’ of ‘Isgoed!’ te sturen. Maar toch verdient het aanbeveling om ook bij intern mailverkeer bepaalde vormen in acht te nemen. Dat staat professioneler en vooral: het voorkomt miscommunicatie. Neem het geval ‘Isgoed!’ Dat kan een adequate reactie zijn als iemand je vraagt om iets te doen. Maar als iemand je in dezelfde mail ook nog naar informatie vraagt, schiet zo’n reactie tekort. Denk bij het schrijven van zakelijke mails aan het volgende: 1. Houd het kort. Een mail wordt van het scherm gelezen; de mail zou daarom hooguit één scherm in beslag moeten nemen (en liefst minder). 2. Gebruik alinea’s en zet een witregel tussen deze alinea’s. Maak de alinea’s niet te lang; een regel of vijf is het maximum. 3. Zorg voor een logische opbouw. Meestal is dat: inleiding, middenstuk en afsluiting. In de eerste alinea noem je de aanleiding en doe je de belangrijkste mededeling. Die werk je uit in het middenstuk, bijvoorbeeld door argumenten aan te dragen. In de slotalinea geef je een samenvatting of conclusie en zeg je welke verdere actie er nodig is. 4. Zorg dat de spelling correct is. Een externe mail met spelfouten schaadt het imago van je organisatie, maar ook bij interne communicatie staat een mail vol spelen tikfouten niet erg respectvol. 5. Gebruik in een zakelijke mail nooit uitroeptekens. Emoticons, plaatjes en dergelijke zijn uit den boze.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

TAALKWESTIES

Adresseer correct Naast de tekst verdienen ook de formele aspecten van de zakelijke mail aandacht. Ook hier kan slordigheid onbedoeld een onprofessionele indruk wekken. - Gebruik het BCC-veld als je aan veel personen tegelijk mailt. Misschien stelt contact x er immers geen prijs op dat contact y nu voortaan zijn mailadres kent. Zet daarin alle geadresseerden en laat het Aan-veld leeg. - Het CC-veld gebruik je om een mail ook te sturen aan mensen die belang zouden kunnen stellen in het onderwerp, zonder dat je direct een actie of reactie van ze verwacht. Zo’n cc’tje is dus vooral ter kennisneming. Omgekeerd betekent het dat je niet hoeft te reageren als je zelf een CC ontvangt. - Vul altijd het veld Onderwerp in. Dat is belangrijk voor de lezer die – zijn tijd is immers beperkt – in één oogopslag wil zien wat het onderwerp is. Het onderwerp is ook belangrijk voor het snel kunnen terugvinden van oude mails. Het is handig om met het eerste woord de hoofdzaak te benoemen, zodat het mailprogramma daarop kan alfabetiseren. Geef dus als onderwerp niet ‘Op- en aanmerkingen jaarverslag 2013’, maar liever ‘Jaarverslag 2013 open aanmerkingen’. - Zorg voor een correcte afsluiting. Dat zal meestal ‘Met vriendelijke groet(en)’ zijn (de neutrale formulering) of anders ‘Groet(en)’ (bijvoorbeeld onder een mail aan een collega). Kort een begroeting nooit af! Als er onder een mail ‘Gr.’ staat, lijkt het alsof een ongelikte beer de lezer toegromt. - Als je bijlagen meestuurt, verwijs daar dan naar in de tekst van je mail, anders stuur je de lezer het bos in. Geef kort aan wat de inhoud van de bijlage is en waarom je deze meestuurt. Zorg ervoor dat de bijlage een logische bestandsnaam heeft, zodat de lezer snel ziet waar het over gaat. Als je grote bestanden als bijlage meestuurt, is het wel zo hoffelijk om deze even te comprimeren. Meer lezen Van Dale Taalhandboek Nederlands www.taaladvies.net (zoek op ‘e-mail’) <

VIJF PRAKTISCHE TIPS 1. Houd je in. Er wordt ontzettend veel gemaild. Probeer daarom het aantal berichten dat je verstuurt te beperken. Vraag je af of het nou wel echt nodig is om ook al die mensen te cc’en. Als niemand zijn mailberg meer krijgt weggewerkt, schiet het medium zijn doel voorbij. 2. Vecht geen conflicten uit via de mail. Het is niet verstandig om in een mail aan een collega dingen te schrijven die je hem eigenlijk persoonlijk zou moeten zeggen. En een telefoontje om een klacht te uiten werkt vaak beter dan een boze mail. 3. Wees voorzichtig met het doorsturen van andermans mail. Misschien wil de afzender liever niet dat je zijn of haar mail doorstuurt. Zorg er omgekeerd voor dat je in je eigen mails geen dingen schrijft die anderen niet mogen lezen. 4. Print een belangrijke mail eerst uit voordat je hem verstuurt. Je kunt hem dan eerst nog eens rustig controleren op spelen tikfouten. 5. Tik het mailadres als laatste in. Daarmee voorkom je dat je de mail voortijdig verstuurt, bijvoorbeeld zonder onderwerp of bijlage.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

labels maken Eenvoudig professionele P-touch D200VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl

SPELLING- EN TAALTIPS

Kleine spellingkwesties Accenten, streepjes en spaties … ze zijn er voor de leesbaarheid van je teksten. Maar het is niet altijd makkelijk om te weten waar ze moeten staan. Deze aflevering van Spellingen Taaltips is gewijd aan ‘kleine’ spellingkwesties. Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Ik werk op een klein kantoor waar we vaak discussies hebben over hoe je een woord moet schrijven. Pas ging het over hoor-en-wederhoorprincipe. Ik weet dat het zo juist is, maar waarom? Hoor-en-wederhoorprincipe schrijf je inderdaad met twee streepjes (-) en zonder spaties. Dus niet: hoor- en wederhoorprincipe*. Als je dat schrijft, dan staat er eigenlijk hoorprincipe en wederhoorprincipe. Om herhaling te voorkomen, staat het streepje na hoor. Net zoals open afrit. Bij dit laatste woord gaat het inderdaad om een oprit en een afrit en kun je rit de eerste keer weglaten. Maar bij hoor-en-wederhoorprincipe is er geen sprake van herhaling. Hier is wat anders aan de hand. Hoor-en-wederhoorprincipe is een samenstelling. De betekenis is het principe van horen en wederhoren. Hoor en wederhoor zijn gelijkwaardige delen die je kunt omwisselen, wederhoor en hoor. Dat klinkt gek omdat we dat niet gewend zijn, maar het is mogelijk. Het is een Groene Boekjeregel dat we in een samenstelling een streepje zetten tussen gelijkwaardige delen die omwisselbaar zijn. Vandaar dat hoor-en-wederhoorprincipe de juiste schrijfwijze is.

Géén accent zone entrecote chateau debacle ragout depot controle

Hoe schrijf je een samenstelling als mama’s kindje*? Kun je het als twee woorden schrijven of moet het aan elkaar? Mama’s-kindje schrijf je als één woord maar met een streepje (-). De regel is duidelijk: als het linkerdeel van de samenstelling eindigt op een ’s dan komt er een streepje tussen de delen van die samenstelling. Een ander voorbeeld is McDonald’s-fritessaus.

Hoewel je deze woorden wel eens hoort, zijn ze beslist niet ingeburgerd; voor de zekerheid heb ik de ‘vertaling’ erachter gezet.

Wij hebben voor onze congressen een online registratiesysteem*. Klopt het dat online los staat van registratiesysteem? Volgens mij is het namelijk een bijvoeglijk naamwoord. Online is inderdaad een bijvoeglijk naamwoord. De vraag is waarover online iets zegt. Is dat van het registratiesysteem? In dat geval heb je het goed geschreven. Het is ook mogelijk dat online het bijvoeglijk naamwoord is bij registratie. Is dat zo? Dan moet je online vast schrijven aan registratiesysteem. Dus: onlineregistratiesysteem. Ik zag in een tekst sans gêne staan. Nou heb ik geleerd dat op Franse woorden die in onze taal gebruikelijk zijn, geen accent mag staan. Moet dit dakje er niet af? Je hebt gelijk. Op leenwoorden uit het Frans staan geen accenten meer. Maar dat geldt alleen voor de o, u en de a én als het een ingeburgerd woord is. Op de letter e staat nog wel een accent als dat nodig is voor de klank.

Wél accent crèche cliché scène première procedé employé (man, vrouw: employee) enquête

Natuurlijk is het soms lastig om te bepalen of een woord ingeburgerd is. Twijfel je? Kijk dan op www.woordenlijst.org. Staat het woord niet in de lijst, dan is het hoogstwaarschijnlijk (nog) niet ingeburgerd. Het woord behoudt dan de accenten. Het Groene Boekje geeft dit rijtje: tête-à-tête (onder vier ogen) déjà vu (eerder meegemaakte ervaring) maîtresse (minnares) maître d’hôtel (oberkelner) belle époque (een periode uit de Franse geschiedenis) coûte que coûte (tot elke prijs)

Bronnen: www.woordenlijst.org www.onzetaal.nl < * Dit woord is fout geschreven

TAALTEST Zet waar nodig een streepje en/of verwijder een spatie. Op pagina 29 vind je de antwoorden. 1. kosten en baten analyse 11. directeur generaal 2. hand en span diensten 12. werving en selectie bureau 3. non stop vlucht 13. zwart wit foto 4. twee onder een kap wo14. in en uit rit ning 15. verdeel en heers manage5. jip en janneke taal ment 6. woon werk verkeer 16. rock ’n roll cd 7. peper en zout stel 17. opa en oma bezoek 8. sociaal liberaal 18. hotel restaurant 9. heen en weer geren 19. bedrijfs pc netwerk 10. bijna dood ervaring 20. moeder en dochter relatie

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

AGENDABEHEER

Alles onder controle! Een overvolle agenda up-to-date en flexibel houden vergt organisatietalent en een flinke dosis creativiteit. Het puzzelen met lastminuteafspraken, dringende verzoeken, taken en to do’s, daar kun je stress van krijgen. Maar met onderstaande negen gouden tips doe je aan gezond en effectief agendabeheer. Daar plukt iedereen de vruchten van! Tekst Sara van Wesenbeeck | Plusorganizing.be

TIP 1. Leg de grote keien eerst Dat een agenda snel vol raakt, hoef ik je niet te vertellen. Voor je er erg in hebt, is er geen ruimte meer voor zaken die belangrijk zijn en die energie geven, zoals bijvoorbeeld vakantie. Leg dus eerst de ‘grote keien’ in jouw agenda en in die van je manager, daar bouw je dan de ‘kleine keien’ omheen: alle andere afspraken en to do’s. TIP 2. Noteer alle terugkerende afspraken Trek aan het begin van het jaar ook tijd uit om alle terugkerende afspraken voor het hele jaar in de agenda te noteren: de jaarlijkse feestdagen, sluitingsdagen van het bedrijf, maar ook de vaste wekelijkse of maandelijkse vergaderingen, het opstellen en versturen van nieuwsbrieven. Laat niets aan het toeval over. Door al die zaken in je agenda te noteren, verminder je de kans dat je gaat uitstellen. TIP 3. Geef je agenda zuurstof Geef jouw agenda en die van je manager elke dag een flinke portie ‘zuurstof’, dat is beter dan dat je haar (of jezelf) moet ‘reanimeren’: voorzie voldoende tijd tussen meetings of afspraken, houd rekening met reistijd, plan elke week een tijdblok van minstens enkele uren in om achterstand in te halen of voor onverwachte taken. TIP 4. Vervul de rol van ‘gatekeeper’ met verve Mensen kunnen erg overtuigend zijn, alles is altijd dringend, heeft bloedspoed en moet het liefst meteen gebeuren. Als je je daardoor laat beïnvloeden, kan je agenda en het beheer ervan flink in de knoop raken. Laat een gezonde dosis assertiviteit een handje helpen bij het creëren van een vlot lopende agenda: zeg niet te snel ‘ja’ op een verzoek voor een afspraak, plan niet meteen elk verzoek voor een afspraak in behalve in geval van nood, stel nog enkele extra vragen om na te gaan hoe dringend het écht is, voorzie minder tijd voor afspraken in dan men vraagt. TIP 5. Noteer alle gegevens Je kunt heel wat tijd winnen met het goed invullen van een agenda. Het lijkt evident, maar toch wordt daar erg nonchalant mee omgesprongen. Denk maar eens aan al die keren dat je hebt gezocht naar een telefoonnummer om een afspraak te kunnen verplaatsen. Noteer dus niet alleen het uur, de locatie en de naam van de persoon met wie de afspraak gepland is, maar geef ook het (mobiele) telefoonnummer, de naam van het bedrijf, het adres waar de afspraak plaatsvindt en het onderwerp (of de reden) een plaats in de agenda. Een meeting verplaatsen, doe je voortaan in no time want je hebt alle informatie meteen bij de hand.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

TIP 6. Voorzie ‘opvolgtijd’ na vergaderingen Voorzie na elke meeting extra tijd voor follow-uptaken, zoals het versturen van bijkomende informatie, het doorsturen van een vergaderverzoek voor een nieuwe meeting, of het schrijven van het verslag – net na de meeting zit alles nog fris in je geheugen en zul je je rapport veel sneller kunnen uitwerken. Je manager zal wellicht gediend zijn met wat extra tijd voor de vergadering, zodat hij of zij de agenda en documenten nog even kan doornemen. TIP 7. Leer je tijd juist inschatten Lig je ook voortdurend in de knoop met het juist inschatten van de tijd die je voor een (routine)taak nodig hebt? Gelukkig kun je dat leren: noteer gedurende enkele weken de duur van je (routine)taken en vermeld er ook bij hoeveel tijd je voor die taak voorzien had. Daarmee krijg je zicht op de exacte duurtijd van je (terugkerende) taken en het is meteen ook een eye-opener, want als het op tijd aankomt, overschatten we onszelf maar al te vaak. TIP 8. Plan e-mailtijd in Het behandelen van e-mails kan flink aan je tijd knabbelen. Lees je mails voortaan zoveel mogelijk gegroepeerd, bij voorkeur twee keer per dag, en niet telkens als er een in je inbox valt. Plan de tijd om je e-mails te lezen en te beantwoorden ook in je agenda in. Schakel het ‘ping’-geluid en het pop-upbericht uit, dan kom je niet in de verleiding om de hele dag door toch met je e-mails bezig te zijn. Probeer het eens uit, je zult eindelijk veel meer taken echt afgewerkt krijgen. TIP 9. Bepaal je prioriteiten Plan op het eind van elke werkdag een kwartier in om je to do lijst door te nemen, aan te vullen en je prioriteiten voor de volgende dag te bepalen. Begin de volgende dag met de taak die de hoogste prioriteit heeft. Verzamel alle documenten en nodige informatie voor het afwerken van die taak en leg alles klaar op je bureau. De dag erop zul je geen tijd verliezen met te beslissen wat je zoal gaat doen. <

Sara Van Wesenbeeck is personal & business coach, professional organizer, trainer in personal effectiveness en auteur van ‘Het slimme organizing boek’ en ‘Het slimme budgetboek’. Sara is Europees Ambassadeur voor het Vrouwelijk Ondernemerschap in opdracht van de Europese Commissie. Ze is Business Mentor bij de Cherie Blair Foundation. Op haar blog www.saraslifesavers.be en op haar website www.plusorganizing.be vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit en slim tijdbeheer.

SOFTWARETIPS

Efficiënt tekstverwerken Tekstverwerken... simpel toch? Nee hoor, de ergernissen stapelen zich vaak op. Zodra meerdere mensen aan één document werken tenminste. De gele marker schreeuwt van de pagina, er staan opmerkingen in verschillende kleuren, het is onduidelijk waar de laatste versie is of er staan rode tekst en doorhalingen. Een hoop werk om te redigeren? Nee hoor, niet met deze tips! Tekst Roel Peeters

De oplossing voor bovenstaande problemen zijn even praktisch als eenvoudig: t Maak slim gebruik van de functies ‘Controleren’ en ‘Wijzigingen bijhouden’. t Werk in hetzelfde document in plaats van kopieën te versturen. Opmerkingen toevoegen Iedereen kan in elk Officedocument opmerkingen invoegen. Daar hoef je niets voor in te stellen. In Word ga je met de cursor op de plek staan waar je iets hebt op te merken. Vervolgens open je het tabblad Controleren en klik je op Opmerkingen (rechtermuisklik is nog sneller). Dit systeem werkt ook in Google-applicaties en op de Mac. Vervolgens kun je alle opmerkingen een voor een verwerken en verwijderen. De tekst blijft op deze manier intact en het verwerken van de input werkt sneller.

Als je wilt dat anderen alleen maar opmerkingen kunnen geven en verder niet mogen schrijven, kies dan in het tabblad Controleren voor Bewerking Beperken en geef dat aan in het pulldown-menu.

Wijzigingen bijhouden Als anderen zich echt met de inhoud of opmaak van het document mogen bemoeien dan gaan we een stukje verder. In plaats van enkel opmerkingen te plaatsen staan we toe dat anderen meteen hun

aanpassingen in de tekst aanbrengen. Dat kan natuurlijk altijd al maar wij willen ook bijhouden wie iets verandert en wat hij verandert. Hiervoor ga je naar het tabblad Controleren. Kies in de groep Bijhouden de opdracht Wijzigingen Bijhouden.

Deze knop krijgt nu een donkere kleur. Hieraan kun je zien dat de functie aan staat en continu op de achtergrond alle wijzigingen in tekst én opmaak bijhoudt. Ook als je zelf wat aanpast. Let op! Als je de knop Wijzigingen Bijhouden uitzet betekent dit niet dat alle voorgaande wijzigingen geaccepteerd en verwerkt zijn. Iemand hoeft de knop slechts te activeren en ziet alle wijzigingen uit het verleden. Vervelend als er wat gegoocheld is met tarieven op een offerte! Het is van belang dat alle wijzigingen eerst worden geaccepteerd of verwijderd. Daarna kun je met een gerust hart de knop Wijzigingen Bijhouden uitzetten. Geen markeringen Tijdens het hele proces van Wijzigingen Bijhouden is het wel handig om te kunnen schakelen tussen wat je wel of niet ziet. Daar is het keuzevenster naast Wijzigingen Bijhouden voor bedoeld. Kies je voor Alle Markeringen (Uiteindelijk weergegeven opmaak) dan is dit prima om te redigeren maar vervelend voor wie de wijzigingen aanbrengt. Net voor je het document opslaat of verstuurt, kies je beter voor Geen Markeringen (Uiteindelijk). Voor de ander lijkt het dan of de originele tekst echt weg is. Echter, op de achtergrond wordt dit onthouden. Zodra je het gewijzigde document weer opent schakel je naar Alle Markeringen en kun je een voor een de wijzigingen accepteren. Kies je in het keuzeveld voor Geen Markeringen (Uiteindelijk) dan lijken de wijzigingen verdwenen maar dat is niet het geval! Het is maar een demo van wat het zal worden indien je alles accepteert. Merk ook op dat je het revisievenster kunt openen om een overzicht te krijgen van alle wijzigingen en ook kunt zien wie heeft gewijzigd

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

SOFTWARETIPS

(op basis van inlognaam wordt dit vastgelegd). Zorg er bij het redigeren wel voor dat alle opties in het keuzeveld Markeringen Weergeven staan aangevinkt; net als Alle revisoren achter de optie Revisoren. Anders zijn de wijzigingen weliswaar verborgen, maar niet verwijderd.

Bewerking beperken Je kunt restricties opleggen in wie wijzigingen mag aanbrengen of wat er wel en niet gewijzigd mag worden. Via het tabblad Controleren kun je die uitzonderingen maken bij Bewerking Beperken. De beveiliging start als je klikt op ‘Ja, afdwingen van beveiliging starten’. Geef eventueel een wachtwoord op. Daarmee kunnen alleen de mensen die het wachtwoord kennen de restricties opheffen. Extra zekerheid met Documentcontrole Als je zeker weet dat het huidige document tekstueel en qua opmaak technisch in orde is en je wilt er ook zeker van zijn dat alle opmerkingen, revisies en versie-informatie eruit zijn dan is er een extra functionaliteit in iedere office-applicatie ingebouwd. Met de functie Documentcontrole kun je elk document controleren op bovenstaande informatie. Klik in een open bestand op Bestand >> Info (of in versie 2007 de Officeknop >> Voorbereiden) en kies vervolgens Document Controleren. Je kunt hier meteen alle verborgen informatie in een keer weghalen.

Wie in SharePoint werkt kan nog een stapje verder gaan en versiebeheer aanzetten. Open daarvoor de bibliotheek met documenten. Open het tabblad Bibliotheek. Klik op Bibliotheekinstellingen en open de hyperlink Instellingen voor Versies. Als je hier versiebeheer aanzet, wordt ieder gewijzigd en opgeslagen document als een nieuwe versie opgeslagen. Als je toch niet zo tevreden bent met een nieuwe versie kun je zo weer een vorige terughalen. Het bijhouden van wijzigingen zou je op deze manier zelfs kunnen overslaan.

Oude koeien Alle bovenstaande functionaliteit was al beschikbaar in de vorige eeuw. Pas nu we meer digitaal en online samenwerken wordt de kennis hiervan echt noodzakelijk en kunnen we hiermee een grote efficiëntieslag maken in de organisatie. Post een update over dit thema in de LinkedIngroep van Management Support. Dan ga ik er verder op in! <

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 26 Zet je document op één plek Ik wil nog een tweede angel uit dit thema halen. Na wat heen en weer mailen van een document weet geen mens meer wat de laatste versie is. De oplossing is simpel. Plaats het document in een gedeelde map op het netwerk of in de Cloud en werk allemaal in hetzelfde document. Stuur alleen een hyperlink naar dit document. Tegenwoordig kun je gelijktijdig in hetzelfde document werken via Skydrive, SharePoint, Google Drive of Dropbox. Versiebeheer Microsoft Office slaat om de paar minuten het bestand automatisch op. Die versies worden bijgehouden en kun je zien via Bestand >> Info >> Versiebeheer.

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

1. 2. 3. 4.

kosten-en-batenanalyse hand-en-spandiensten non-stopvlucht twee-onder-een-kapwoning 5. jip-en-janneketaal 6. woon-werkverkeer 7. peper-en-zoutstel 8. sociaal-liberaal 9. heen-en-weergeren 10. bijna-doodervaring

11. directeur-generaal 12. werving-en-selectiebureau 13. zwart-witfoto 14. in- en uitrit 15. verdeel-en-heersmanagement 16. rock-’n-roll-cd 17. opa-en-omabezoek 18. hotel-restaurant 19. bedrijfs-pc-netwerk 20. moeder-en-dochterrelatie

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder Houzz | iPad (gratis) Houzz geeft je zo’n tweeënhalf miljoen interieurfoto’s in hoge resolutie, leuk om doorheen te bladeren. Ook voor de inrichting van kantoor of een werkplek thuis is het een uitstekende inspiratiebron. Je kunt je favoriete interieurs opslaan en beschrijvingen voor producten opvragen. Google Play Kiosk | Android (gratis) Google Play Kiosk moet de centrale plek voor leesmateriaal zoals tijdschriften, kranten en nieuws van websites worden. In Nederland is dit aanbod beperkt: vooralsnog kun je de app alleen gebruiken om nieuws van websites te verzamelen. Daarin blijkt het een goed maar eenvoudig alternatief voor Feedly en Flipboard. Cal | Android (gratis) De makers van de bekende takenlijstbeheerder Any.do hebben een agenda gelanceerd onder de naam Cal. Cal is visueel erg aantrekkelijk, maar niet de meest productieve. Bovendien ontbreken een week- en maandweergave en blijven details bij afspraken verborgen totdat je ze aanklikt. Pluspunt is dat de Any.do-gebruiker zijn taken ook in deze agenda kan terugvinden. DFT | Android (gratis) Het aanbod van apps om het financiële nieuws en aandelenkoersen te volgen, is vrij schaars. DFT, de app van De Financiële Telegraaf, is echter een welkome aanvulling. Hierin vind je onder meer nieuws, beschouwingen van goeroes, video’s en realtime beurskoersen. Je kunt indices en fondsen aan een persoonlijke watchlist toevoegen om ze een volgende keer snel te bereiken. Pushbullet | Android (gratis) Grote kans dat je inkomende meldingen op je telefoon nog wel eens mist als je aan het werk bent. Met Pushbullet blijf je op de hoogte. Door deze app te installeren en een extensie aan je browser toe te voegen zie je alle inkomende notificaties ook op je computer. Bovendien kun je gemakkelijk notities, links, lijstjes, adressen en bestanden uitwisselen tussen smartphone en computer.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm! De voordelen op een rij:

Shortcuts4All | Windows Phone (gratis) Met Shortcuts4All kun je talloze snelkoppelingen als tegel op het startscherm van je Windows Phone-toestel zetten. Ideaal om snel een e-mail op te stellen, een item in je agenda te maken of onderdelen als bluetooth, wifi en de vliegtuigstand aan of uit te zetten.

Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet Direct beschikbaar bij verschijning Scannen op interessant nieuws Doorzoekbaar op trefwoord Automatisch je eigen archief Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Office Remote | Windows Phone (gratis) Office Remote maakt van je Windows Phone-toestel een handige afstandsbediening voor Office 2013. Ideaal voor het starten van een presentatie in PowerPoint en bedienen van de slides. Bovendien kun je de notities die bij de presentatie horen lezen op de telefoon. Ook andere Office-onderdelen laten zich bedienen. Dolphin Zero | Android (gratis) Om je privacy te beschermen bieden veel browsers een soort ‘incognito-modus’. Dolphin Zero pakt het nog rigoureuzer aan en stelt je privacy helemaal centraal. Voor zoeken gebruikt het standaard de privacyvriendelijke zoekmachine DuckDuckGo en bij afsluiten worden onder meer cookies en geschiedenis gewist.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

WERK & RECHT

OP DE WERKVLOER

Dochter van de baas

Zere schouders

Beste Barbara Ik werk nu drie jaar als secretaresse bij een kleine onderneming en had het naar mijn zin. Ik kreeg veel verantwoordelijkheid en leuke klussen die eigenlijk buiten mijn takenpakket vielen. Maar sinds een halfjaar werkt ook de dochter van mijn baas in het bedrijf. Zij krijgt nu alle leuke klusjes te doen, zogenaamd om haar ‘zo snel mogelijk wegwijs en overal inzetbaar te maken’. En ik nou, denk ik dan? Hoe kaart ik dit aan? Groet, Bernice Beste Bernice Wat een lastig pakket zeg! De dochter van de baas voelt als een bedreiging voor je werkzaamheden en misschien ook wel voor jou. Misschien ben je zelfs wel bang dat je niet meer nodig bent, als de dochter van de baas wegwijs en overal inzetbaar is. Wat ik erg goed vind, is dat je je bewust bent van je eigen onvrede over deze situatie. Het is duidelijk dat deze onvrede komt doordat de leuke klusjes nu naar haar gaan. Daarnaast heb je besloten voor jezelf op te komen door de situatie aan te kaarten. Wanneer je iets dwars zit; bijvoorbeeld als je ergens last van hebt, iets niet leuk vindt of het liever anders wilt, is het vaak moeilijker om op effectieve wijze te communiceren. Emoties zoals frustratie of teleurstelling spelen dan een rol. De emotie zit in de weg; deze zorgt ervoor dat je de boodschap niet, of niet zo handig meer kan overbrengen. In het ene geval zeg je niets; je bevriest als het ware. Of je gaat juist om de hete brij heen draaien; je vlucht van waar het over moet gaan. In beide gevallen kaart je niet aan waar je het echt over wilt hebben. Dat betekent ook dat je niet goed voor jezelf op komt. We noemen dit ook wel subassertief gedrag. Later denk je aan de situatie en denk je: ‘had ik maar…’ In het andere geval reageer je fel en principieel. Je bloeddruk stijgt, de adrenaline maakt dat je het warm krijgt en je stem gaat trillen of slaat over; je lichaam maakt zich klaar om te vechten. In dit geval gaat het over figuurlijk de strijd aangaan. Er lijkt dan maar één mogelijkheid te zijn en die is vaak rigoureus: ‘Ik wil het zus en zo en anders niet!’ Dit noemen we (verbaal) agressief gedrag. Op dit soort situaties kijk je dan later terug en denk je: ‘moest dat nou zo?’ Herkenbaar? Nu je dit weet, weet je dus ook dat het belangrijk is een rustig moment te kiezen om het gesprek aan te gaan. Je sorteert het meeste effect wanneer je assertief acteert. Je bespreekt dus op een neutrale manier wat je wilt bespreken, met respect voor de ander. Tips t Bereid je gesprek voor door vooraf te bedenken wat je wilt zeggen. t Stuur je emoties even op vakantie. t Zoek de feedbackregels nog eens op, om een neutrale boodschap te formuleren. t En kies een rustig moment uit om je gesprek te voeren. Heel veel succes Bernice, het gaat je vast lukken! < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma en geregistreerd bij CRKBO als opleider. (www.mindtoday.nl)

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

Wie veel achter de computer zit, weet dat beeldschermwerk een aanslag op de nek en schouders kan betekenen. Is de baas er altijd verantwoordelijk voor als die belasting te zwaar wordt? Massage De medewerkers van het ministerie van Veiligheid en Justitie zijn gehecht aan hun stoelmassage. Het ministerie ziet echter dat er met 210.000 euro een pittig prijskaartje aan de massages hangt en besluit in mei 2013 om hier een eind aan te maken. De ondernemingsraad vreest dat zonder deze ontspannende werkonderbrekingen het verzuim zal toenemen en denkt dat werknemers bovendien slechter zullen presteren. De or sleept het ministerie voor de rechter. De kantonrechter is het echter met het ministerie eens dat niet vaststaat dat mensen minder vaak ziek zijn of beter presteren door massages. Eerder schafte ook het ministerie van Binnenlandse zaken de stoelmassages af, en dat bleek geen enkel effect te hebben op het verzuim. Dat ministeries moeten bezuinigen betwist niemand, dus de rechter oordeelt dat het ministerie genoeg reden heeft om de massages niet langer aan te bieden. RSI Daar waar klachten verder gaan dan mild ongemak, moet worden beoordeeld wie er schuld heeft aan de situatie. Opnieuw is het een overheidsinstelling die in het beklaagdenbankje staat. Een werkneemster van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) heeft in de jaren ‘90 een klein jaar gewerkt, toen ze wegens RSI voor 80 tot 100 procent arbeidsongeschikt werd verklaard. Ze wil een schadevergoeding. De kantonrechter oordeelt dat zij hier geen recht op heeft, maar in hoger beroep oordeelt het hof dat de RSI wél is veroorzaakt door het werk en dat de werkgever dus voor de schade moet opdraaien. De zaak wordt uitgevochten tot de Hoge Raad. Deze is het niet met het hof eens, omdat er veel onduidelijkheid bestaat over het ontstaan van RSI. De werkneemster claimt wel dat haar ziekte is veroorzaakt door het werk – onder meer door onvoldoende pauzes – maar de SVB weet de Hoge Raad ervan te overtuigen dat er geen veiligheidsnormen zijn overschreden. Het is aan de werknemer om te bewijzen dat er een direct verband is tussen de werkzaamheden en de ziekte. En dat lukt deze werkneemster niet. < (Door Nicole Weidema)

Business meetings waren nog nooit zo slaapverwekkend. Heerlijk slapen met het Bilderberg bedlinnen, maximaal profiteren van uw Bilderberg businessarrangement.

Why settle for less? Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw business meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten! Kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, mail met business@bilderberg.nl of bel 0317 - 362 266.

PRODUCTNIEUWS

SSSSST... Fluisterstil werken De Akoestiekfabriek levert wel heel bijzondere oplossingen voor problemen met akoestiek op kantoor: akoestische 3D-elementen gemaakt van 100 procent FSC-hout, natuurvezel en ecologische meubelolie. Wat dacht je van een wand van mos, een muurtje van berkenbomen of kurken dividers? In hun 3D-bomen zitten nota bene ook nog vogelgeluiden verborgen. Zo lijkt het net of je in een bos zit en dat zou zorgen voor een ontspannen en veilig gevoel. De Akoestiekfabriek maakt gebruik van de natuur, misproductie of overproductie als basis voor haar producten. Mooi meegenomen! Meer informatie: www.akoestiekfabriek.nl <

SAPJE TAPPEN Innovatief en biologisch Al die koffie en thee zat op een werkdag? Neem eens een sapje: 100 procent biologisch. Je tapt ze snel en eenvoudig met dit innovatieve apparaat van Grapos: drie vruchtensappen en onbeperkt gekoeld en gefilterd water voor de prijs van leidingwater. De bijbehorende dispenser is tevens leverbaar met afneembare watertank. Op deze manier zijn de sapjes ook beschikbaar op plekken waar geen waterleiding voorhanden is. Handig en lekker! Meer informatie: www.grapos.com <

WAAR IS DE BRAND? Lichtgewicht blusser Brandje in een asbak? Doorgebrande stroomkabel? Weet wat je te doen staat in dit soort gevallen en voorkom erger. De eerste 30 seconden zijn bij een brand namelijk cruciaal. Een snelle reactie zorgt ervoor dat er geen kostbare tijd verloren gaat en de brand zich niet verder kan uitbreiden. Deze kleine schuimblusser verstikt het vuur in slechts enkele seconden door een simpele druk op de knop. Hij is licht in gewicht, compact en is met ĂŠĂŠn hand te bedienen. Doordat hij werkt zoals een haarlakbus of deodorant kan iedereen hem gemakkelijk gebruiken. Een onmisbaar veiligheidsproduct dus bij beginnende branden in en rond kantoor. Opbergen doe je met de klittenbandhouder. Meer informatie: www.prymos.nl <

KOFFIE VOOR DE BEWUSTE DRINKER Santas: Rotterdamse passie Geen woorden maar daden, dacht de oprichter van Santas en besloot als eerste tot 100 procent hergebruik bij de start van Santas in 1988. Deze koffies zitten verpakt in trendy, duurzame blikken en houten kratten en deze materialen worden keer op keer hergebruikt. Een blik rouleert maar liefst 105 keer! Dat scheelt een berg aan wegwerpafval. De koffie wordt geleverd aan zowel kantoren als horeca. Ook levert Santas koffiezetapparatuur, automaten en andere benodigde items als suiker, creamer en bekertjes. Meer informatie: www.santaskoffie.nl <

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

COLUMN

COLOFON

Zielig

MANAGEMENT SUPPORT MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl

Misschien ga ik geen vrienden maken met deze column. Sorry. Dat is niet mijn bedoeling. De lovejunk in mij laat geregeld van zich horen. Ik vind het heerlijk wanneer mensen me aardig vinden. Maar goed, nu kan het zomaar zijn dat jij denkt: ‘Die Huub, ik ken hem niet maar het lijkt me een vervelend ventje’. Wat is mijn bedoeling met dit verhaal? Je laten inzien dat je een zittend beroep hebt en dat je daar niet tevreden over moet zijn. Hup, bewegen! En écht bewegen. Goed voor lijf en leden, én geest. Wat speelt er? Ik heb altijd medelijden met mensen die een zittend beroep hebben, daarbij vaak vastgeplakt zitten aan een bureau en wortel schieten op een vaste afdeling, verscholen achter spiegelramen in hoge kantoorpanden op troosteloze kantoorparken. De uren aftellen op op maat gemaakte bureaustoelen aan op persoonlijke hoogte afgestelde werktafels. En tijdens de pauze met een groepje collega’s even naar buiten voor een excuuswandelingetje en een frisse neus. Standaard tussen twaalf en één. Sorry, maar ik vind het ronduit zielig voor degenen die dit dag in dag uit beleven. Ik gun ze wat meer afwisseling en meer beweging. Een paar tips: stop met mailen en stap in plaats daarvan op je collega’s af. Eet je brood aan je bureau en gebruik de pauze om te sporten. Ga eens plassen op de bovenste verdieping en neem de trap (en als je op de bovenste verdieping werkt, ga dan plassen op de begane grond). Organiseer twee keer per dag een energizer voor de hele afdeling. Ook leuk voor de lol en de lach. Ga op de fiets naar het werk – ook als je denkt dat het te ver is. Er zijn mensen die 3000 kilometer in drie weken fietsen tijdens de tour de France. Maak eens een dansje. Speel eens een spelletje twister met elkaar. Effe de spieren spannen. En ga vooral niet wachten met bewegen tot het moment dat je computer een signaaltje geeft om drie keer in je handen te klappen. Ofwel: de ‘muisarm-alert’. Zittende mensen: zorg dat het bloed blijft stromen! Nog effe één vraag: zie je het zitten? (Huub van Mackelenbergh)

Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Heleen ter Avest, Theo de Boer, Aline de Bruin, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Barbara Schure, Karen Visser, Nicole Weidema, Sara van Wesenbeeck, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Saskia Bosker, tel. 06-51681007 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving & opmaak Publish Impulse Group - Cross Media Solutions Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840943 / 088-5840944 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 98,95 (exclusief btw). Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl. Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse. Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel. Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie. ISSN 1382-3590

MANAGEMENT SUPPORT MAART 2014

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast. Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

TOCH OVERLEGGEN TIJDENS NUCLEAIRE TOP? Vraag een gratis video vergaderaccount aan! Speciale actie: 1000 accounts beschikbaar.

TALKANDVISION.NL/NSS +31 (0)88 82 55 888