MSM 5, mei 2014 by VMN Media

zonder cloud ben je ‘out’ Steeds meer organisaties zetten stappen richting de cloud. Vooral voor specifieke toepassingen zoals papierloos vergaderen bijvoorbeeld. Zijn we dus écht ‘out’ zonder cloud of zijn we ermee in de wolken? Bouke van Kleef weet er alles van.

mei 2014 | nummer 5 | jaargang 31

iedereen moet mij aardig vinden Ken ik al... Weet ik al... Heb ik al gezien... Heb ik al gehad... Stuk voor stuk irrationele basisgedachten die je belemmeren om nieuwsgierig te zijn. In dit artikel noemen we er twaalf. Wedden dat er een paar zijn waarin je jezelf herkent?

sharepoint zet ver gaderen op z’n kop In het kader van papierloos vergaderen wordt duchtig gebruikgemaakt van online platforms en apps. Als jouw organisatie SharePoint ‘draait’, zijn de mogelijkheden legio, mits je weet hoe het werkt. Een toelichting.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Digitaler werken Kleine stappen in een jungle vol papieren tijgers Een groeiend aantal Nederlandse organisaties werkt ‘in de cloud’. Dat betekent dat ze hun bedrijfsinformatie bewerken, opslaan en delen via internet. Daarente gen zijn er nog genoeg organisaties die vooral op papier zijn ingesteld. Maar áls ze de overstap al overwegen, kun jij als managementondersteuner het voortouw nemen. Begin bij jezelf en hang je ‘things to do today’-blok aan de wilgen. Als managementondersteuner kan het heel interessant zijn om digitaler te werken. Denk alleen maar aan de snelheid waarmee je je werk kunt doen. En dan hebben we het niet eens over het kostenaspect. Want minder printers in een organisatie, in combinatie met alternatieven als gedeelde netwerkschijven waarop je kunt samenwerken, betekent bijvoorbeeld ook dat mensen rela-

tief minder gaan printen. Wat weer veel papier en inkt scheelt. Denk nu niet dat digitaal werken alleen handig is voor organisaties die Het Nieuwe Werken hebben omarmd; ook als jij klokt van 9 tot 5 kun je héél digitaal werken. Loop jij nu warm voor deze manier van werken maar je baas nog niet? In dit artikel lees je wat jij alvast kunt doen en hóe je dat aanpakt. PAGina 8

in één dag klaar voor de toekomst Wat doe jij als alles om je heen verandert? Binnen je organisatie, afdeling en in je werkzaamheden? Blijf je gewoon je werk doen en wacht je af wat er gaat gebeuren? Wie slim is, ziet de veranderingen als een kans en zorgt dat ze goed is voorbereid op de dingen die komen gaan. De eendaagse training Future Proof Skills is speciaal ontwikkeld om jouw vaardigheden future proof te maken. Je bepaalt zelf welke skills een update nodig hebben. PAGina 20

Een

dag

met

impact

BrainBootCamp restart your energy

Secretaresses van Nederland! Als managementondersteuner heb je veel verantwoordelijkheden. Het plannen en combineren van werk en privĂŠ is iedere keer weer een uitdaging. Dat gaat vanaf nu veranderen, want Schoevers heeft een verrassend antwoord op dit soort uitdagingen. BrainBootCamp: tijd voor jou. Vier korte power-workshops waarmee jij jezelf fris herstart voor de veeleisende werkwereld van nu. Belangrijk, want uit onderzoek blijkt dat 84% van alle secretaresses een opleidingsbehoefte heeft. Geef jezelf dit paspoort naar de toekomst cadeau op schoevers.nl/opleidingen-trainingen/schoevers-brainbootcamp

Dan ben je meer waard.

inhoud Cloud is koning Voor mijn neus liggen twee mobiele telefoons. Mijn beeldscherm werpt wit licht op mijn toetsenbord, mijn laptop in het docking station loeit. Op alle mogelijke manieren ben ik bereikbaar: via de tele foon, per mail, sms, Whatsapp, Ping, Twitter, Facebook en LinkedIn. En fysiek natuurlijk, hier in de kantoortuin. Het ene moment kun je er een speld horen vallen, maar veel vaker is het een die rentuin rond voedertijd: gebrul, gepraat, gestamp, gesnuif. Collega’s telefoneren, overleggen, en soms valt er een vloek – welgemeend en hart grondig. Vanwege falende apparatuur, een ambi tieuze deadline (lees: onhaalbaar) of een verse aardbeienmilkshake over het nieuwe projectplan. Collega’s werken ook veel onderweg of thuis, en dat kán ook gezien het Voice Over IP-bellen via internet en Google Drive voor gezamenlijke map pen en bestanden. De cloud dus, een mistig begrip, dat ook gewoon ‘inter net’ genoemd kan worden. Stukken makkelijker, en dan weet iedereen waar je het over hebt. Ik ben fan van de radiospotjes van een grote softwareleverancier waarin de zelfverklaarde ict-goeroe nasaal snuift: “René du Pré, global business trend watcher. Nou, de ict-revolutie verandert dus local toko’s in global players. Een andere ballgame. Eén advies: verander mee, want alles wordt anders. Alles wordt anders.” Já hoor. Alles ís inmiddels anders. Wie kent niet de frustratie dat je apparatuur thuis beter, en vooral sneller werkt en meer kan dan op kantoor? Thuiswerken: ideaal! Er zijn mensen die elke avond naast elkaar op de bank Wordfeud spelen, ieder met zijn eigen tablet op schoot, en die via de messen ger in het spel vragen of de ander misschien zin in koffie heeft. En hoe vaak heb ik niet de interne Google messenger gebruikt voor een vraag aan een col lega die vijf meter verderop zit? (Nog even en onze stembanden zijn weggeevolueerd, net als ons staartbeentje.) In dit nummer eens niet de kant van de beveiliging rondom digitaal werken, of de voordelen van flexibel werken. Die kunnen jullie inmiddels vast al drómen. Maar wél hoe je het management kunt overhalen te kiezen voor werken op af stand. Ook de balans tussen werk en privé komt aan bod, want daar is nog steeds niet genoeg over gezegd. Je mailbox checken vlak voordat je gaat sla pen, schijnt bijvoorbeeld hetzelfde effect te hebben als een kopje espresso drinken, heb ik horen zeggen. Het kan ook een keer tijd zijn om ‘af te sluiten’ en de computer dicht te klappen. Voor een spelletje Wordfeud bijvoorbeeld...? Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

Praktisch 4

Signaal

29 Spelling- en Taaltips 30 Taalkwesties 32 Softwaretips 35 Appladder

Professioneel 8

Digitaler werken

Kleine stappen in een jungle vol papieren

tijgers 10 Altijd aan het werk?

Voorkom technostress

12 Digitaal archiveren met Outlook

Zo kan het ook!

14 Zonder cloud ben je ‘out’

Waarom de cloud werkt

26 Niet zichtbaar, wel onmisbaar

Van werken vóór naar werken mét

de manager

Persoonlijk 18 Scoren op het secretariaat met

social media

22 Psychologie

‘Iedereen moet mij aardig vinden’

36 Young professional 38 Column Huub van Mackelenbergh

Service 37 Productnieuws 38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

signaal

Te moe om te werken Een kwart van de werknemers is vermoeid, en de helft van die vermoeide werkers is jonger dan 35 jaar, een derde zelfs nog geen 30! Dat veel werknemers onvoldoende fut hebben voor hun werk is een opmerkelijke uitkomst van het vijftigste onderzoek in het kader van de Randstad WerkMonitor. Het onderzoek, gehouden onder 810 werkenden, richtte zich met name op het thema gezondheid en werk. Maar het is gelukkig niet allemaal kommer en kwel. De onderzoekers van Blauw Research brachten ook positief nieuws: bijna de helft van de werknemers (45 procent) is optimistisch wat betreft de economie en verwacht in het komende kwartaal een verbetering te zien, 49 procent ziet ook de rest van 2014 zonnig in. Gelukkig maar! <

Minder zakenreizen voor Nederlanders De economische malaise heeft haar weerslag op het aantal zakenreizen dat wordt ondernomen. Nederlanders gingen vorig jaar in totaal bijna 8,5 miljoen keer op zakenreis. Dit is een daling van bijna 12 procent vergeleken met de vorige meting 2 jaar terug. Dat maakte het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen (NBTC-NIPO) bekend. Bedrijven bezuinigden vooral op meerdaagse binnenlandse tripjes van hun personeel. Dit type reis kwam met een totaal van 3,8 miljoen 17 procent minder voor. Ook voor het bezoeken van vergaderingen, cursussen en congressen in het buitenland was minder geld beschikbaar (daling 9 procent naar 4,7 miljoen reizen). (Bron: ANP) <

45 euro en 14 cent Contant geld blijft geliefd onder Nederlanders. Bijna 95 procent heeft tastbaar geld op zak en slechts één op de vijf personen is van mening dat cash betalen achterhaald is. Dit blijkt uit onderzoek van Knab, uitgevoerd door Motivaction onder 1058 Nederlanders. Gemiddeld zit er een bedrag van 45 euro en 14 cent in onze portemonnee. Opvallend daarbij is dat mannen gemiddeld bijna 20 euro meer op zak hebben dan vrouwen. Maar ondanks dat we graag contant geld op zak hebben, denken we dat dit er in de toekomst anders uitziet. Contactloos afrekenen zoals bij de OV-chipkaart (57 procent) en betalen met een vingerafdruk (36 procent) staan hoog op de lijst. Wanneer en of dat gaat gebeuren is echter nog de vraag. <

Congreslocatie van het Jaar Onlangs vond de Verkiezing Congreslocatie van het Jaar 2013 plaats. Van alle 24 genomineerden mag het Postillion Hotel Utrecht Bunnik zich Congreslocatie van het jaar 2013 noemen. Het zilver was weggelegd voor WTC Expo Congrescentrum in Leeuwarden. De derde plaats was voor Evenementenhal Venray. De verkiezing Congreslocatie van het Jaar 2013 is georganiseerd door het vakmagazine Conference & Events en vond plaats tijdens het Meetings Business Event op Landgoed Zonheuvel te Doorn. <

Een score van 4,75 op een schaal van 1 tot 5 was goed voor zilver voor het WTC Expo Congrescentrum in Leeuwarden. Naast waardering voor de praktische en transparante inrichting die de jury aansprak, scoorden wat betreft de gasten vooral de service, ambiance en catering hoog.

Thuiswerkregels? Nooit van gehoord Driekwart van de werknemers is voorstander van Het Nieuwe Werken, maar het grootste deel weet nauwelijks iets over de rechten en plichten die erbij horen. Dat bleek uit onderzoek van bureau MWM2 in opdracht van BNR naar aanleiding van de nucleaire top in Den Haag, die een deel van de Randstad vorige maand heeft stilgelegd. Zo weten veel mensen niet dat de werkgever verantwoordelijk is voor de aanschaf van gordijnen als de zon in het beeldscherm van de thuiswerker schijnt. En slechts een kwart van de ondervraagden weet dat de werkgever aansprakelijk is als de thuiswerker op weg naar de keuken struikelt en iets breekt. “Het Nieuwe Werken wordt steeds belangrijker, maar de arbeidscontracten en juridische kennis schieten enorm te kort op dit gebied”, zegt ook arbeidsadvocaat Michael van Basten Batenburg. “Mensen hebben geen idee van hun rechten en plichten.” <

Kinderen belemmeren carrière werkende moeders Kinderen vormen de belangrijkste barrière voor de vrouwelijke carrière, blijkt uit onderzoek uitgevoerd door Resolution Foundation en het sociale netwerk Mumsnet onder bijna 2000 Britse moeders. Reden voor deze barrière is dat werkgevers parttime werk nog altijd minder waardevol achten dan fulltime werk. Daarom worden de vrouwelijke vaardigheden op de arbeidsmarkt nog altijd niet volledig benut. De onderzoekers pleiten verder voor initiatieven die de financiële last van de kinderopvang beter kunnen opvangen. 66 procent van de ondervraagde moeders was namelijk van mening dat de kosten voor kinderopvang hen verhinderen om meer te werken. Vooral het verlagen van de kosten voor kinderopvang en het verhogen van de flexibiliteit op de werkvloer zou de carrière van werkende moeders een flinke boost kunnen geven. Vooral alleenstaande moeders en moeders met kinderen tussen de drie en vijf jaar verdienen de aandacht. (Bron: overhetnieuwewerken.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

signaal

Weet je dat... ...de eerste indruk die mensen van je boodschap krijgen voor 93 procent is gebaseerd op hoe je iets zegt en op hoe je eruit ziet en maar voor 7 procent op de inhoud van je ‘verhaal’? ...de toonhoogte van mannen 0,5 tot 0,9 octaaf lager is dan die van vrouwen en dat mannen veel minder vaak een vragende toon aanslaan? ...vrouwen zich vaker bedienen van verkleinwoorden (beetje, dingetje) en versterkingswoorden (heel, ontzettend) en vaker zinsconstructies maken die wijzen op mogelijkheden (zou best kunnen, eventueel mogelijk) in plaats van verplichtingen (dat is zo, het staat vast dat...)? <

Geen EU-zwangerschapsverlof voor wensmoeder Vrouwen die moeder worden door een draagmoeder in te schakelen, kunnen zich niet op de EU-wetten beroepen voor betaald zwangerschapsverlof. Dat oordeelde het Europees Hof van Justitie onlangs. De wetten van de EU voorzien hier niet in, maar het staat de EU-lidstaten wel vrij om toch dergelijke regelingen aan te bieden, aldus het hof. De zaak kwam bij het EU-hof door twee vrouwen die zelf niet zwanger konden raken en via een draagmoeder een kindje kregen. Beide vrouwen vroegen bij hun werkgever zwangerschapsverlof aan, maar dat werd geweigerd omdat de vrouwen zelf niet zwanger waren geweest. Nationale rechters wilden van het EU-hof weten of deze weigering in strijd was met de EU-regels. <

Bedrijven kopen risico’s pensioen af Nederlandse bedrijven hebben het afgelopen decennium miljarden betaald om van de risico’s op hun pensioenregelingen af te komen. Om niet langer op te draaien voor tegenvallers bij hun pensioenfonds, werd in totaal zo’n 3 miljard euro geïnvesteerd, blijkt uit een berekening van het Financieele Dagblad. Onder meer ING, Philips en AkzoNobel kochten risico’s op pensioenfondsen af. Zij willen niet langer de rekening krijgen voor tegenvallende beleggingsrendementen of het feit dat mensen ouder worden dan verwacht. Door de crisis is duidelijk geworden dat kosten voor pensioenregelingen fors op kunnen lopen als het economisch tegenzit. Sinds een paar jaar moeten bedrijven deze risico’s op hun balans zetten. Om dit te voorkomen proberen steeds meer ondernemingen de risico’s naar werknemers te verleggen. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

De tien beste digitale tools Maak het jezelf een stuk makkelijker en gebruik digitale tools om jezelf te ontlasten. Tien suggesties die je tijd en moeite besparen! 1. Evernote is een digitaal kladblok dat je vol kunt schrijven met notities, die je ook weer kunt labelen. Je kunt er behalve tekst ook foto’s in uploaden, zodat je alles bij elkaar hebt. Groot voordeel: op pc en telefoon zie je steeds hetzelfde, want je account synchroniseert automatisch. 2. WeTransfer.com is een site waarmee je gratis enorm grote bestanden (tot 2Gb) kunt mailen naar anderen buiten je organisatie. Zo belast je je mailserver minimaal! 3. Met Toggl.com kun je bijhouden hoeveel uur je aan een bepaalde taak of project kwijt bent. Het programma werkt als een simpele stopwatch. Omschrijf wat je doet, zet de teller aan en als je klaar bent weer uit. Zondagnacht stuurt Toggl je per mail een totaaloverzicht van de hele week. 4. Zoek je beeldmateriaal voor presentaties? Op www.sxc.hu vind je veel gratis beeldmateriaal van goede kwaliteit. 5. Veel afspraken te plannen met meerdere mensen? Gebruik datumprikker.nl om ieders beschikbaarheid bij te houden. 6. Rememberthemilk.com is een van de meest gebruikte digitale takenlijsten voor mensen die graag op deze manier hun taken bijhouden. 7. Met SoundNote neem je het geluid van een gesprek, vergadering of presentatie op op je tablet. In deze app kun je naast de audio ook tekstnotities maken. Als je op die notities klikt, hoor je wat er werd gezegd op dat moment. 8. Kom je vaak interessante links of filmpjes tegen die je later wilt kijken of lezen? Verplaats ze naar de app Pocket, als een soort ‘Later lezen-lijst’. 9. Fingertips is een handig programma waarmee je snel Windows-applicaties kunt bedienen. Je kunt er sjablonen of standaardteksten mee produceren (ook voor Outlook), browsen of programma’s sneller opstarten. 10. Met Dropbox kun je makkelijk foto’s, video’s en documenten delen tussen verschillende computers. In de map met jouw bestanden synchroniseert Dropbox tussen alle computers waarop je het hebt geïnstalleerd. Door Karen Visser van New Broom. Karen is werkplektrainer en professional organizer. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is trainer bij Management Support en licentienemer van de online trainingen van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft advies bij de invoering van HNW-trajecten. <

signaal

Het Nieuwe Werken heeft zo z’n voordelen

Tien woorden die recruiters haten op een cv... of niet Uit onderzoek van CareerBuilder onder meer dan tweeduizend HR-professionals komt een lijst van woorden waar recruiters op afknappen en een lijstje met woorden die juist wel aanslaan. Vage taal als ‘aanpakker’ en ‘teamspeler’ doet het slecht. Recruiters zijn wel dol op eenvoudige, maar krachtige werkwoorden als ‘bereikt’ en ‘leiding gegeven.’ De 10 slechtste woorden 1. De beste in mijn soort 2. Aanpakker (‘Go-getter’) 3. Buiten de gebaande paden 4. Synergie 5. Aanspreekpunt 6. Resultaatgericht 7. Teamspeler 8. Harde werker 9. Strategische denker 10. Let op de details

Het beter combineren van werk met de zorg voor de kinderen is een van de belangrijkste voordelen van Het Nieuwe Werken. Volgens de helft van de bezoekers van overhetnieuwewerken.nl, hebben dan ook met name vrouwen de weg vrijgemaakt voor HNW. Mannen en vrouwen zien in ieder geval verschillende voordelen in van Het Nieuwe Werken, zo blijkt uit het onderzoek van Citrix. De grootste baten voor vrouwen om flexibel te kunnen werken zijn de mogelijkheid om gemakkelijker voor de kinderen te kunnen zorgen (55 procent) en een betere balans te hebben tussen werk en privé 60 procent). Voor mannen geldt die laatste reden ook (54 procent). Zij vinden het echter ook een groot voordeel dat ze files kunnen vermijden door de mogelijkheid thuis of op een andere plek dan op kantoor te werken (49 procent). Info: overhetnieuwewerken.nl <

Koekje erbij? Stichting Natuur & Milieu is initiatiefnemer van Het Nieuwe Eten, dat pleit voor meer verse voeding van ‘eerlijke’ kwaliteit zonder kunstmatige toevoegingen, meer plantaardige en minder dierlijke eiwitten, zoals peulvruchten en insecten, én waarin rekening wordt gehouden met de seizoenen. Tijdens een ontbijtseminar op 3 april in het Nutricia Research Innovation Center presenteerde Albron alvast een aantal voorbeelden van duurzamere en gezondere snacks ‘van de toekomst’: ananasfrites en koekjes met gebakken meelwormen... (Bron: factomagazine.nl) <

De 10 beste woorden 1. Bereikt 2. Verbeterd 3. Getraind, begeleid, mentor geweest 4. Gemanaged 5. Gecreëerd 6. Beïnvloed 7. Vergroot of verkleind 8. Onderhandeld 9. Gelanceerd 10. Binnen het budget <

Niet iedereen heeft hart voor de zaak Ruim één derde van de medewerkers in Nederland heeft hart voor het werk dat zij elke dag doen. Zo’n twee derde van de medewerkers heeft dat echter niet, zij zijn niet bevlogen met hun werk bezig en zouden indien mogelijk net zo lief een andere baan willen. Dit blijkt uit het rapport ‘Het verborgen potentieel van werkend Nederland’ dat Effectory begin maart publiceerde. Het rapport is gebaseerd op recent, grootschalig onderzoek, uitgevoerd onder ruim 400.000 medewerkers in Nederland. Zie www.effectory.nl/blog

Eigen medewerkers vaker de fout in Bedrijven hadden vorig jaar meer last van criminaliteit door eigen medewerkers en ook waren er meer fraudegevallen. Vooral het midden- en kleinbedrijf blijkt kwetsbaar. Dat stelt onderzoeks- en adviesbureau Hoffmann Bedrijfsrecherche. Het bureau deed vorig jaar 1320 onderzoeken, 5 procent meer dan in 2012. Het aantal mkb-bedrijven dat kampte met criminaliteit door eigen mensen groeide van 50 naar 60 procent. In 52 procent van de gevallen ging het om geld, tegen 43 procent twee jaar geleden. Bovendien werd ook meer gesjoemeld met werktijden. Hoffmann stelt dat dat verbonden is met onder andere Het Nieuwe Werken: mensen die thuiswerken voeren mogelijk minder uit. Doordat – vaak door onwetendheid – privégegevens van medewerkers op bedrijfssystemen belandden, kwamen ook zaken aan het licht als ongeoorloofde relaties of gokken tijdens werktijd. In het onderzoek duikt daarnaast een nieuwe dadergroep op: de oudere werknemer, vaak met een leidinggevende functie, de ‘grijze muis onder de fraudeurs’. Zo groeide het aandeel van 60-plussers van 3 procent in 2012 naar 5 procent in 2013. Dat komt mogelijk door de hogere pensioenleeftijd en een slechtere financiële situatie. Verder kwam uit het onderzoek naar voren dat ook de oudere vrouwelijke medewerker vaker de fout ingaat. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

signaal

Meer dan de helft van cao’s verlopen Meer dan de helft van de cao’s in Nederland is inmiddels verlopen zonder dat er een nieuw akkoord is bereikt, zo blijkt uit cijfers van werkgeversvereniging AWVN. Het cao-overleg tussen werkgevers en werknemers blijft vastlopen op de hoge looneisen van de vakbonden, zeggen werkgevers. In januari, februari en maart werden ‘slechts’ 38 cao’s afgesloten. Een aantal van 100 zou volgens de organisatie normaal zijn geweest voor de eerste drie maanden van het jaar. De looneis van 3 procent van de FNV blijkt telkens het struikelblok, aldus een woordvoerder. Nederland telt volgens AWVN in totaal circa 900 cao’s. Daaronder vallen 5,4 miljoen werknemers. Per 1 april zijn 518 cao’s, goed voor 2,8 miljoen werknemers, verlopen. Onder meer voor de grote overheidscao’s (gemeenten en rijk, beide meer dan 100.000 werknemers) is nog geen nieuwe overeenkomst getekend. De onderhandelingen over die cao’s worden extra bemoeilijkt doordat de vakbonden inzetten op loonsverhoging, terwijl het kabinet juist wil bezuinigen. Bij 125 cao’s verliep de einddatum al voóó 2013. <

Griepje? Daar blijven we niet meer voor thuis Dat mensen in tijden van crisis minder verzuimen, weten we. “Werknemers melden zich minder vaak ziek omdat ze bang zijn hun baan te verliezen als hun bedrijf moet reorganiseren”, legt de Maastrichtse hoogleraar arbeidsepidemiologie IJmert Kant uit. “Of dat terecht is, weet ik niet. We zien ook dat mensen met gezondheidsklachten tegen beter weten in blijven doorwerken. Dit noemen we presenteism, in tegenstelling tot absentheism.” Ook uit het eigen onderzoek van de hoogleraar blijkt dat verzuim de laatste jaren daalt en minder is als er gereorganiseerd wordt. “Dat geldt vooral voor kortdurend verzuim. Langdurig verzuim blijft gelijk”, weet hij. “Mensen verzuimen tegenwoordig minder vaak kort. Als ze een griepje hebben, werken ze vaak gewoon door.” Maar daar schuilt wel een gevaar in, waarschuwt Kant. “Het is belangrijk om af en toe gas terug te kunnen nemen. Zo voorkom je dat je langere tijd gevloerd wordt. Bijvoorbeeld met een burn-out. Dan wordt het langdurig verzuim en dat is een veel groter probleem. Daarnaast functioneer je een stuk minder goed als je tegen beter weten in blijft doorwerken. Je bent veel minder productief als je ziek bent.” <

Altijd bereikbaar Managers hebben er net als jongeren geen problemen mee om buiten kantooruren online en bereikbaar te zijn. Daarin verschillen ze met de veertigplussers. Jongeren vinden gebruik van nieuwe media vanzelfsprekend. Zo gebruikt de helft van de dertigminners Dropbox of WeTransfer om direct documenten te kunnen delen met collega’s. Bij de veertigplussers is dit slechts 25 procent. WhatsApp Wat het onderzoek verder laat zien is dat door de opkomst van instant messaging-apps zoals WhatsApp, privémail hard op weg is uit te sterven. Jongeren whatsappen inmiddels al vaker dan dat ze een e-mail versturen: 77 procent verstuurt elke dag berichten aan vrienden via WhatsApp, terwijl slechts 44 procent dagelijks mails verstuurt. Bij veertigplussers liggen de verhoudingen precies andersom (67 procent e-mail versus 42 procent WhatsApp). Bron: onderzoek Young Capital onder 400 dertigminners (studenten en afgestudeerden) en 400 veertigplussers (werknemers en managers) over hun mediagebruik. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

Handige links Op www.picmonkey.nl kun je razendsnel je foto’s bewerken: verkleinen, snijden, verscherpen maar ook leuke effecten toevoegen. Een grappig kadertje bijvoorbeeld, een spookachtig effect of een hele collage. En het is nog gratis ook. < Alles weten over digitaal en op afstand werken? Neem dan een kijkje op overhetnieuwewerken.nl waar je nieuws, blogs, stellingen, whitepapers en nog veel meer kunt vinden. Goed plan om het linkje eens door te sturen naar je manager... < Geniet jij van je tijd in de file? Dan ben jij een filedier! Stap uit dit kuddegedrag en maak een einde aan stress en irritatie. Bepaal zélf je werken reistijden. Er zijn echt genoeg alternatieven. Bekijk ze op http://www.filedier.nl < Of kijk eens op www.baanindebuurt.nl voor werk dichterbij huis! < Digitaal netwerken met je collegasecretaressen? Sluit je aan bij de LinkedIngroep van Management Support. Bijna 10.000 collega’s gingen je voor! Kijk op www.linkedin.com en zoek op management support. < Als managementondersteuner heb je veelal een zittend beroep. Maar bewegen is essentieel om gezond te blijven. Lees hier praktische tips om méér te bewegen op kantoor: http://overduurzameinzetbaarheid. nl/achtergrond/10-tips-voor-meerbeweging-tijdens-werk < Grote bestanden digitaal versturen? Voorkom vollopende mailboxen en gebruik het gratis WeTransfer via www.wetransfer.com < Op zoek naar (tijdelijke) hulp, bijvoorbeeld een virtuele assistent? Kijk eens op www.moneypenny.nl, managers van Het Nieuwe Werken. <

werkorganisatie

Digitaler werken

Kleine stappen in een jungle vol papieren tijgers Ze zijn er nog voldoende: organisaties die vooral op papier zijn ingesteld en de stap naar de cloud iets vinden voor de 22e eeuw. Als ze het al gaan overwegen. Als managementondersteuner kan het frustrerend zijn wanneer je probeert zoâ&#x20AC;&#x2122;n organisatie digitaler te laten werken. Wat kun je doen en hoe pak je dit aan? Tekst Karen Visser | www.newbroom.nl

In bepaalde branches is het digitaler werken steeds normaler geworden en hebben organisaties zelfs een voortrekkersrol. Denk bijvoorbeeld aan de ict- of de consultancyÂ wereld. Er zijn ook meer traditionele branches, waar papier nog de dienst uitmaakt: de advocatuur is daar een goed voorbeeld van. De overheid en gemeenten zitten daar tussenin; sommige landelijke of lokale overheidsorganisaties werken sterk digitaal en projectmatig. Definitie Digitaal werken is op twee fronten zichtbaar in een organisatie. Ten eerste doordat medewerkers op alle momenten en plaatsen kunnen werken met de laatste versie van documenten en bestanden. Vooral bij organisaties die werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken is dat een voorwaarde. Toch kunnen ook organisaties waar niemand thuiswerkt en iedereen van 9 tot 5 klokt, heel digitaal werken. Digitaal werken betekent ook: gebruikmaken van digitale ondersteuning (apparatuur en informatie) bij de processen die in je organisatie plaatsvinden. Organisaties die digitaal werken hebben een relatief klein fysiek archief en besteden veel zorg aan de mogelijkheden om informatie goed op te slaan, te bewerken en te delen. Voordelen Digitaler werken heeft voordelen voor een organisatie. Voordelen die voor verschillende partijen interessant kunnen zijn. Om te beginnen het kostenvoordeel. Dit geldt zeker voor organisaties die met grote hoeveelhe-

den informatie werken, zoals verzekeringsmaatschappijen of banken. Digitale informatie neemt immers minder fysieke ruimte in beslag, is ook op afstand toegankelijk en zorgt voor minder afval (papier en kopiĂŤren). De omgang met digitale informatie is niet wezenlijk anders dan met papieren informatie. Net als bij papieren informatie is het belangrijk dat er een goede ontsluiting is; een digitale rotzooi is net zo min werkbaar als een papieren rotzooi. Als dat goed wordt gedaan, is het voordeel wel dat digitale informatie makkelijker is te analyseren en sneller terug te vinden. Weerstand Als managementondersteuner kan het heel interessant zijn om digitaler te werken. Vaak zijn snelheid van werken en verbeterde toegankelijkheid in deze functie de argumenten om digitaler te werken, minder dan bijvoorbeeld het kostenaspect of ruimteoverwegingen.

Wil je dat je organisatie digitaler gaat werken en stuit je op weerstand, probeer je dan te verplaatsen in de andere partij. Wat zijn de belangen van deze persoon of afdeling? Wat zijn aannames en argumenten om dit niet te willen doen en waarop zijn die argumenten gebaseerd? Probeer die te doorgronden, waar mogelijk te weerleggen en in elk geval serieus te nemen.

Een it-afdeling kan in een kramp schieten omdat de veiligheid van informatie naar hun idee in het geding is. Hoewel dit zeker een belangrijk aspect is, mag het geen reden zijn om digitalisering in zijn geheel af te wijzen. Het management van je organisatie kan weerstand laten zien omdat de aanname is dat digitalisering veel geld zal gaan kosten. Of dat zo is, hangt volledig af van de oplossing en gradatie van digitalisering die een organisatie kiest. Er zijn kosteloze oplossingen denkbaar, net zo goed als oplossingen die geld besparen. Minder printers in een organisatie, in combinatie met alternatieven als gedeelde netwerkschijven waarop je kunt samenwerken, betekent bijvoorbeeld dat mensen ook relatief minder gaan printen. Wat veel papier en inkt scheelt. Kijk waar in je organisatie medestanders zijn te vinden. Welke voordelen zie je en hoe kun je die concreet maken? Wie heeft er ook belang bij dat deze richting wordt ingeslagen?

MANAGEMENT SUPPORT mei 2014

werkorganisatie

Weerstand kan ook voortkomen uit iemands persoonlijke voorkeur voor papier ten opzichte van digitaal werken. Zoiets verander je niet makkelijk en is ook niet nodig: binnen grenzen kun je werken met een eigen stijl, hoe de organisatie ook in elkaar zit. Belangrijk is dat mensen een realistisch beeld hebben van wat digitaler werken inhoudt. Hoe ziet hun werkproces er dan uit? Mogen ze nog wel schrijven in hun notitieboek, of moeten ze aan de iPad en is papier uit den boze? Benadruk in deze gevallen juist dat waar mensen zelf nog zeggenschap over hebben. Wil je in een omvangrijk project de poststroom in je bedrijf digitaliseren, dan betekent dat helaas dat het ouderwetse postboek eruit gaat. Bedrijfsbrede processen moet je bedrijfsbreed regelen. Maar gaat het over dingen als je persoonlijke werkstijl, dwing mensen dan niet in het keurslijf van de digitale takenlijst. Geef ze de ruimte om hun vertrouwde blauwe ‘Things to do today’-blok te hanteren. Zolang ze dat optimaal inzetten, win je er niets mee om dit te verbieden. Kleine stapjes Begin met kleine stapjes, liefst bij jezelf, en zorg voor goede alternatieven. Als jij bijvoorbeeld de notulen van het afdelingsoverleg niet meer wilt verspreiden per interne post of per mail, zorg dan dat iedereen weet waar ze dat document kunnen terugvinden op de afdelingsschijf. Natuurlijk zal een deel van de mensen het alsnog printen, maar de winst zit hem in het deel dat dit niet meer doet. Ook in het verschuiven van de verantwoordelijkheid: mensen gaan zelf informatie halen in plaats van dat ze aannemen dat jij het op een presenteerblaadje komt brengen. Zoek liever naar het compromis dan naar de confrontatie. Dit hangt ook af van de om-

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

feiten en cijfers •• In 2011 werkte 40 procent van de Nederlandse gemeenten papierloos of in elk geval papierarm. 78 procent van de gemeenten die dit nog niet deed, was op dat moment van plan deze richting in te slaan. •• De interne postenvelop is in de meeste organisaties vrijwel verdwenen. Daarentegen heeft e-mail een explosieve groei doorgemaakt: de gemiddelde Nederlander, werkend of niet-werkend, krijgt per week 96 e-mails (bron: onderzoek Google/Gmail, 2012). McKinsey becijferde in 2012 dat kenniswerkers gemiddeld 28 procent van hun tijd aan e-mail kwijt zijn. Slim digitaal kunnen werken is dus een niet te onderschatten vaardigheid. •• Een groeiend aantal Nederlandse organisaties werkt ‘in the cloud’; een term die al in 1997 werd gebruikt. Dat betekent concreet dat ze hun bedrijfsinformatie bewerken, opslaan en delen via internet. Ze maken gebruik van programma’s en servers die niet hun eigendom zijn en die niet fysiek in hun eigen organisatie staan.

vang van de veranderingen die je wilt doorvoeren en het gewicht dat je in de schaal weet te leggen. Vertegenwoordig jij een directiestandpunt, dan heeft een stafafdeling zich daar bij neer te leggen. Ben je voorloper in een voorzichtige kentering richting digitalisering, dan is het slimmer om vrienden te maken met een oplossing waar zoveel mogelijk partijen mee kunnen leven. Houd het bij jezelf Heb je nauwelijks ruimte om digitaal te werken, anders dan op je eigen computer, en gaat daar ook geen verandering in komen? Houd het dan bij jezelf! Dat kan bijvoorbeeld op deze manieren: •• Zorg voor een optimaal digitaal archief door bestanden goed te ontsluiten. Laat zien dat je zo dingen makkelijker kunt terugvinden.

•• Als het even kan: Bring Your Own Device. Veel organisaties kiezen daar sowieso al voor. Wanneer je veel waarde hecht aan digitale mogelijkheden kun je met een smartphone of tablet jezelf de ruimte geven op dat gebied. Maak notulen op een tablet als die laptop een utopie is; toon zo aan dat je hiermee sneller werkt •• Blijf stug het goede voorbeeld geven in het digitaal werken door bijvoorbeeld zo min mogelijk te printen en zo min mogelijk bestanden heen en weer te sturen. Als je werkstijl in schril contrast staat met de dagelijkse cultuur in je organisatie, is het sowieso verstandig om te kijken of je je daar thuis voelt. Sommige mensen vinden het heerlijk om te pionieren en een voortrekkersrol te nemen in veranderingen. Er moet dan wel énig uitzicht zijn op veranderingen; een roepende in de woestijn zijn is voor niemand prettig. <

werkorganisatie

Altijd aan het werk?

Voorkom technostress! Voor het slapen gaan kijk je nog snel even op je smartphone en je ziet dat er tien nieuwe mailtjes wachten. Als je het werk niet afkrijgt, kruip je ‘s avonds nog even achter de laptop. En als je een avondje je telefoon hebt uitgezet, vraagt een collega de volgende ochtend waarom je niet bereikbaar was. Door alle technologische mogelijkheden is het gemakkelijk om altijd met je werk bezig te blijven, maar hoe zorg je voor de juiste balans? Een snelle rondgang via facebook leverde een aantal bruikbare tips op. Tekst Linda van der Wal | Trainter en coach | www.lindavanderwal.com

Tablets, smartphones, laptops: ze zijn er om ons het leven en werken gemakkelijker te maken. En eerlijk is eerlijk, wie zou er nog zonder mail en internet kunnen? Het is fijn als je even snel kunt schakelen met een collega via de mail. Online vind je een enorme hoeveelheid informatie: van tips voor een leuk restaurantje tot een handige tool voor je werk. En je hoeft niet altijd meer achter je bureau te zitten om je werk te kunnen doen, waardoor het gemakkelijker wordt om werk en privé te combineren. Information overload Helaas ligt er ook een gevaar op de loer. De grote hoeveelheden mails en berichten kunnen ervoor zorgen dat je last krijgt van ‘information overload’. Je ziet door de bomen het bos niet meer en raakt gespannen van alle prikkels die op je afkomen. Werk dringt ook gemakkelijker door in je privéomgeving. Je pakt de telefoon om een vriend(in) te bellen en ziet plots dat je nieuwe zakelijke mails hebt binnengekregen. Toch snel even kijken wat er is, denk je. Al gauw ben je ofwel aan de slag of dat ene vervelende mailtje blijft door je hoofd spoken. De mogelijkheid om bereikbaar te zijn kan best fijn zijn als je werkt aan een belangrijke klus, op een beslissend telefoontje wacht of wanneer je bereikbaar wilt zijn voor het thuisfront. Maar het kan zomaar omslaan in het gevoel dat je ook altijd bereikbaar móet zijn. Voor je het weet wordt van je verwacht dat je dezelfde avond nog een mail beantwoordt en voel je de druk om snel te reageren.

tips tegen technostress Kun jij niet zonder je smartphone of iPhone? Heb je een gespannen gevoel als je ziet dat je nieuwe meldingen hebt? Dan is het tijd voor actie! 1. Zet je telefoon af en toe uit Ieder mens heeft tijd nodig om even niet met werk bezig te zijn. Dat zorgt voor een leeg hoofd, waardoor je daarna met meer creativiteit en een uitgerust gevoel weer aan de slag kunt. Ben jij toe aan een avond ontspanning? Laat die dan niet verstoren en zet je telefoon uit. 2. Verander de instellingen op je telefoon of tablet De continue stroom aan meldingen op je mobiel kan je aardig afleiden. Door de instellingen te veranderen krijg je de informatie alleen wanneer jij het wilt. 3. Kaart het aan bij je leidinggevende Heb jij het gevoel dat je continu bereikbaar moet zijn? Kijk of je afspraken kunt maken met je leidinggevende. Wie weet is er een oplossing mogelijk, bijvoorbeeld dat je mail wordt doorgestuurd naar je collega op de dagen dat jij er niet bent. 4. Maak afspraken met jezelf Bedenk op welke momenten je wél bereikbaar wilt zijn en wanneer niet. Deze afspraken helpen je om bewust om te gaan met alle informatie die op je afkomt. Je kunt bijvoorbeeld met jezelf afspreken dat je vóór je gaat slapen niet op je mobiel kijkt, zodat je ontspannen naar bed kunt gaan. 5. Plan vaste mailmomenten in Continu met je mail bezig zijn kan stressverhogend werken. Daarom is het slim je niet voortdurend te laten afleiden door nieuwe berichten, maar op vaste tijden je mail te checken. Bijvoorbeeld aan het begin van de middag en het einde van de dag. Dat laatste zorgt ervoor dat je ’s ochtends niet overspoeld wordt door een enorme berg mail. Meer informatie vind je via www.fnv.nl/site/media/images/1283/460093/Technostress_verkennend_onderzoek.pdf

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

werkorganisatie

Technostress De stress die ontstaat als gevolg van de druk om continu bereikbaar te zijn, alles te volgen en voortdurend snel te reageren, heeft zelfs een naam gekregen: technostress. De gevolgen laten zich raden: -- een continu gespannen gevoel; -- oververmoeidheid, omdat je geen tijd hebt om te herstellen van het werk; -- RSI, omdat je al snel in een houding werkt, die niet ergonomisch verantwoord is; -- een slechte balans tussen werk en privé, omdat het werk nooit ophoudt, of zelfs; -- een burn-out als gevolg van te grote werkdruk. Dag, smartphone! Om te voorkomen dat je last krijgt van technostress is het belangrijk om de juiste balans te vinden. Maar hoe pak je dat aan? Mirjam (35) heeft een duidelijk grens gesteld. “Ik heb mijn smartphone de deur uit gedaan en ben weer teruggegaan naar de ouderwetse Nokia, waarmee je alleen maar kunt bellen. Het is zo’n opluchting. Eerder was ik voortdurend met mijn telefoon bezig. Elke keer als er een nieuw berichtje binnenkwam, kon ik het niet laten meteen te reageren. Die voortdurende spanning is nu verdwenen, waardoor ik veel meer rust heb gekregen.” Nadelen heeft Mirjam nauwelijks ondervonden. De mensen in haar omgeving begrepen het wel. In plaats van een Whatsappje te sturen, bellen ze haar nu op om een afspraak te maken. Soms mist ze wel eens iets, maar dat weegt voor haar niet op tegen de voordelen van het niet continu bereikbaar zijn. Instellingen veranderen Niet iedereen heeft echter de mogelijkheid zijn smartphone meteen de deur uit te doen. De één moet voor het werk toch bereikbaar blijven en de ander wil de mogelijkheden van de nieuwe technologie niet missen. Nadine (47) ging op gezoek naar de balans. Eén van de dingen die zij heeft gedaan is het veranderen van de instellingen op haar telefoon. “Eerder hoorde ik bij elk nieuw bericht meteen een geluidje. Hoezeer ik ook mijn best deed niet altijd meteen te reageren, het trekt

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

toch mijn aandacht. Daarom heb ik er onder andere voor gezorgd dat nieuwe e-mails niet meteen op mijn telefoon verschijnen. Nu moet ik eerst naar mijn mail app gaan, pas dan haalt deze de nieuwe berichten op. Zo kan ik bewust kiezen, wanneer ik wel en niet mijn mail wil checken.” Bewust Bewust de momenten kiezen waarop je met je mail (en andere berichten) aan de slag gaat, is een goede manier om grip te houden op je tijdsbesteding. Het zorgt ervoor dat je niet continu overspoeld wordt door nieuwe berichten. Een interruptie kost meer tijd dan je denkt. We zijn al snel geneigd om te denken ‘dat kan wel even tussendoor’, zonder dat we ons bewust zijn van de tijd die je eraan kwijt bent. Na een onderbreking heb je al snel tien minuten nodig om je aandacht weer volledig te richten op hetgeen waar je mee bezig was. Dat was dan ook de reden dat Herman (51) een duidelijke planning heeft gemaakt. Hierin geeft hij ook aan op welke moment hij wel en niet bereikbaar is, bijvoorbeeld via zijn out-of-office-reply. Daarnaast is hij het gesprek aangegaan met zijn leidinggevende. Die was heel welwillend

en wijst hem er nu met een kwinkslag op wanneer hij ‘s avonds tóch een mailtje verstuurt dat hij niet bereikbaar is. Balans De nieuwe technologie biedt veel mogelijkheden, ook voor het schrijven van dit artikel. Een oproepje op Facebook leverde meteen tal van reacties op met waardevolle inbreng. Als je wél van de voordelen wilt profiteren, maar níet wilt dat de smartphone jouw leven overneemt, is het belangrijk een goede balans te vinden. Hoe doe je dat? •• Zorg ervoor dat je je eigen gebruiksaanwijzing leert kennen. Als je weet wanneer de technologie jou helpt en wanneer deze je stress oplevert heb je een belangrijke stap genomen. •• Vervolgens kun je kijken hoe je de stress kunt beperken, door gebruik te maken van de tips uit dit artikel. Misschien helpt het al om je telefoon af en toe een avond uit te zetten. •• Of zet het op de agenda tijdens een gesprek met je leidinggevende. Al experimenterend kun je de oplossingen vinden die voor jou werken. <

archiveren

Digitaal archiveren met Outlook

Zó kan het ook Archiveren doe je niet alleen voor jezelf. Goed archiveren houdt juist in dat ook anderen de door jou gearchiveerde mail én bijlagen kunnen terugvinden. Outlook helpt je daarbij. In dit artikel volgen de mogelijkheden binnen Outlook én daarbuiten, om zó te archiveren dat ook de projectleiders of je manager moeiteloos hun weg vinden. Tekst Ed Hartskeerl | AVK

Bij het archiveren in Outlook zou je vooraf een aantal zaken moeten bedenken:

TIP: je kunt ook een regel (of vanaf Outlook 2010 een snelle stap) instellen zodat bepaalde mail direct naar deze map wordt gekopieerd!

•• zonder machtigingen kan niemand in ‘jouw’ archief •• wat wil je archiveren? •• waarom wil je iets alleen voor jezelf archiveren? Natuurlijk kun je een Outlookbox delen met anderen, zodat zij het archief kunnen raadplegen. Nog mooier: een aparte mailbox voor meerdere gebruikers zoals secretariaat@voorbeeld.nl met een eigen archief waar alle medewerkers van het secretariaat in kunnen samenwerken en dus ook het archief kunnen gebruiken. Als je een archief maakt voor jezelf, bedenk dan dat dit archief eigenlijk alleen berichten zou moeten bevatten die betrekking hebben op jou persoonlijk of op jouw functie. Als een bericht en bijlage bijvoorbeeld een project betreffen en andere collega’s ook deze mail en bijlagen nodig hebben, kun je beter denken aan een centrale archiefoplossing. Persoonlijk archief in Outlook Via je persoonlijke archief kun je gewoon vanuit Outlook bij je gearchiveerde mail en bijlagen, via persoonlijke mappen. De persoonlijke map kun je buiten Outlook opslaan maar vanuit Outlook benaderen. De persoonlijke map telt niet mee in je maximale grootte van je mailbox. •• •• •• •• •• ••

•• •• ••

Ga naar menu-tab Start. Klik op de knop Nieuwe items. Kies: Meer items. Kies: Outlook gegevensbestand... In het dialoogvenster zorg je dat bij ‘Type opslag’ de optie Outlook gegevensbestand (.PST) geselecteerd is. Klik op OK en typ de naam die je de map wilt geven. Let wél op wáár de map wordt opgeslagen, je kunt dat eventueel zelf wijzigen. In dit voorbeeld noem ik de map ‘Voorbeeld archief’. In deze map ‘Voorbeeld archief’ kun je nu zelf een aantal mappen maken waar je de betreffende mail in kunt bewaren. Nu kun je de mail en bijlagen direct vanuit je Postvak In slepen naar de juiste map in je archief.

Algemeen archief buiten Outlook Zou het niet handig zijn om een map op het netwerk te hebben met niet alleen de juiste e-mailberichten en bijlagen, maar ook de juiste tekeningen, facturen, brieven en andere stukken? Als je e-mails met bijlagen buiten Outlook archiveert, kunnen anderen (die toegang hebben) ook deze mail en bijlagen openen. Zo hoeft niet iedereen apart te archiveren en kun je meer centraal samenwerken. Hieronder de eenvoudige methode om zo te archiveren: •• Ga naar de verkenner in je computer/laptop (Windowstoets + E). (De Windowstoets zit meestal links naast de Alt toets) •• Ga naar de netwerkschijf en map waar je op mag schrijven. •• Maak een map (in voorbeeld op de pagina hiernaast ‘Project voorbeeld’) •• Zet Outlook en de verkenner naast elkaar in je beeldscherm. •• Nu kun je de juiste mailtjes naar deze map slepen met de linkermuisknop ingedrukt. TIP: kopiëren en plakken van de mailtjes van Outlook naar de map kan ook. •• Op deze manier staan de mail en de andere stukken van dit project in een map op het netwerk van je organisatie. De netwerkmappen worden meestal door ict geback-upt maar je zou dat voor de zekerheid even kunnen navragen.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

archiveren

Andere collega’s, managers en directie hebben nu alles bij elkaar over een project en kunnen zelf de mail of bestanden openen, mits dit een netwerkmap is waar ze ook rechten toe hebben uiteraard. Zij kunnen natuurlijk zelf ook bestanden en mail hier plaatsen op dezelfde manier.

SharePoint Heeft de organisatie waar je werkt ook de beschikking over SharePoint dan kun je de mail en de bijlage ook in een bibliotheek op SharePoint plaatsen op dezelfde manier als hierboven beschreven door te slepen. TIP: een handige invoegtoepassing in Outlook waarmee je direct mail en bijlage bij het verzenden kunt laten opslaan in SharePoint, is bijvoorbeeld Harmon.ie. Nadat je deze invoegtoepassing hebt gedownload en geïnstalleerd zie je deze als extra knop in Outlook. Zie: http://harmon.ie/integrate-sharepointoutlook

Mappenstructuur opzetten Wil je een mappenstructuur voor een archief opzetten, overleg dan met je collega’s van de verschillende afdelingen die met deze structuur te maken krijgen. Noteer eerst welke documentsoorten er zijn: facturen, brieven, orders en welke soort e-mail, zoals bevestigingen, vragen, informatie. Schrijf deze soorten op ‘geeltjes’ en plak deze met elkaar zo logisch mogelijk onder mappen (mapnamen die je ook op ‘geeltjes’ hebt geschreven) Je zult zien dat je het niet altijd samen eens bent, maar omdat je met elkaar overlegt blijft iedereen betrokken en groeit het begrip. Controleer regelmatig of iedereen zich eraan houdt en of de structuur nog steeds werkbaar is. < Ed Hartskeerl is een enthousiaste en gedreven trainer van AVK | Innovatie > Training > Advies. Hij verzorgt sinds 1999 computertrainingen en is onder andere gespecialiseerd in eindgebruikerstrainingen in het volledige MS Office pakket. Daarnaast verzorgt hij trainingen over Het Nieuwe Werken, Social Media, SharePoint, Windows8 & Android tabletten en digitaal vergaderen. Mede dankzij zijn uitgebreide kennis, enthousiasme en jarenlange ervaring, worden zijn trainingen hoog beoordeeld en als zeer nuttig en meteen toepasbaar ervaren.

(advertentie)

MEETINGS MADE MEMORABLE

STAD

BOS

STRAND

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij 49 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Stad, strand of bos? Wat uw wensen ook zijn, bij Golden Tulip is het mogelijk. Boek een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Vraag nu uw offerte op maat aan via 0343-523020 of via holland@centralmeetingline.com

GOLDENTULIP.NL/MEETINGPLANNERS

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

informatiemanagement

‘Zonder cloud ben je out!’

Waarom de cloud werkt Wie radio luistert, heeft vast de spotjes van Unit4 wel eens gehoord, met de gnuivende itgoeroe erin die uitroept ‘Zonder cloud ben je out!’ Geestig, en met een kern van waarheid. Gaan we allemaal skyhigh die wolk in? Bouke van Kleef laat er zijn licht over schijnen. Tekst Bouke van Kleef

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

informatiemanagement

gratis is niet voor niets Zelf zeg ik altijd: “Wanneer je een gratis dienst afneemt, neem je niet een product van het bedrijf af, maar ben je waarschijnlijk zelf het product”. Zo kan bijvoorbeeld je privacygevoelige informatie hetgeen zijn waar de organisatie het geld mee verdient. Vergis je niet, ik ben zelf ook enthousiast privégebruiker van Dropbox, maar voor zakelijke stukken en zeker vertrouwelijke of geheime stukken, vind ik de gratis Dropbox-variant geen oplossing. Privacygevoelige informatie hoort in mijn ogen niet op servers thuis in de cloud waarbij geen duidelijke afspraken zijn over toepasselijk recht, welke garanties de leverancier geeft, welke contractuele afspraken daarbij horen zoals beschikbaarheid, up-time, beveiliging en versleuteling van data.

De cloud is simpelweg ‘het internet’. Vergelijk het met de USB-stick: maar zeg nou zelf, die zie je toch bijna nooit meer. Althans, ik ga zelf nooit meer met USB-stick naar mijn ouders om foto’s uit te wisselen. Een van de eigenschappen van een clouddienst is dat je gegevens niet op je eigen pc staan en ook niet op je eigen kantoorserver. Maar je kunt er wél altijd bij, op elk moment, en waar ook ter wereld.

ganisatie niet meer voor de aanschaf van een server en softwarelicenties, maar je betaalt een vast bedrag per maand voor de gehele dienst, van server tot onderhoud, en van back-ups en updates tot beheer.

Cloudvrees Veel mensen en organisaties zijn bang om naar de cloud over te stappen. Soms terecht, soms vanuit een onbestemd onderbuikgevoel. Het grote knelpunt en meest gehoorde argument: welke organisatie zit er achter de clouddienst? Is dat een bedrijf uit de VS? Dan valt de dienst en dus jouw informatie onder het Amerikaanse recht. Dat knelt met onze privacywetgeving. Onze wetgeving is namelijk een stuk strenger dan die van de VS. Met name de ‘patriot act’ zit in de weg. In deze wet staat onder meer dat de Amerikaanse overheid geen toestemming nodig heeft om de op Amerikaanse servers opgeslagen gegevens te doorzoeken.

Cloud push Voor organisaties is de overstap naar werken in de cloud een grote stap. ICT’ers en systeembeheerders moeten hun servers en het beheer daarvan deels of zelfs geheel overlaten aan externe partijen. Dat wil zeggen dat ze functioneel gaan beheren en geen apparaten meer hebben om ‘te knuffelen’. Zo wordt IT dan steeds meer een dienst in plaats van een afdeling. IT’ers intern krijgen veelal meer een ondersteunende en functionele rol. Wij ‘gewone’ kantoormedewerkers – en dus ook managementondersteuners – duwen en dwingen de IT-manager ook richting de cloud. Dat wordt de ‘cloud push’ genoemd. Bijvoorbeeld omdat IT achterblijft bij nieuwe ontwikkelingen zoals werken met tablets. Dat heet de IT consumerization: ‘thuis kan het wel en kan het veel makkelijker’! wordt dan vaak geroepen. En zeg nou zelf: soms ook wel terecht.

Alles in de cloud Eigenlijk kun je alles afnemen in de cloud, maar is je organisatie er klaar voor? Je kunt een opslagruimte in de cloud afnemen, services zoals Exchange (e-mail server), SharePoint (samenwerkplatform) en spraakdiensten (telefonie in de cloud of Voice Over IP). Je kunt zelfs je desktop afnemen in de cloud, zodat je organisatie helemaal geen eigen servers meer heeft en je als gebruiker direct inlogt op een server in de cloud en je daar je volledige bureaublad online hebt, inclusief je programma’s (app’s) en documenten. Alle varianten zijn denkbaar. Bij clouddiensten betaal je vrijwel altijd per gebruiker per maand. Je betaalt dus als or-

Ongehoorzaamheid Zelf wil ik locatie-onafhankelijk kunnen werken en documenten onderweg kunnen lezen en bewerken. De IT-huishouding moet hier wel op ingericht zijn. Een veel gehoorde uitspraak is: ‘Wij ondersteunen de iPad niet’ of ‘De cloud is niet veilig’. Beide wat kort door de bocht. Als ik dan antwoorden krijg als ‘Dat kan niet’ of ‘Dat gaat niet bij ons’, ben ik er voorstander van om doelbewust wat ongehoorzaamheid te vertonen ‘Dan gaan we toch Dropbox gebruiken?’ Wellicht dat de mensen die daar over beslissen dan wél over alternatieven gaan nadenken. Er zijn genoeg oplossingen en alternatieven die prima werken én veilig zijn.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

Veilig Net als alle andere organisaties wil ook ik mijn bedrijfsdata beveiligen. Onze data is alleen beschikbaar voor vertrouwde personen (ons personeel), in een vertrouwde omgeving en met een veilig apparaat. Eén van deze voorwaarden kan veranderen, omdat je bijvoorbeeld een extern iemand toegang wilt geven, of als een collega in een onveilige omgeving werkt, zoals een onversleutelde wifi, of als een collega het netwerk wil betreden met een onveilig apparaat, zoals een iPad zonder codeslot. Oplossing: ontzeg gedeeltelijk de toegang tot bedrijfsdata. Bijvoorbeeld dat je geen gegevens kunt downloaden of kunt synchroniseren met je tablet. Voorbeeld: stel een codeslot in als je je privé-iPad gebruikt om de mail van de zaak te lezen, anders kun je niet de mail app gebruiken, maar alleen inloggen op de webmail in je browser. Persoonlijke noot De beweging richting cloud zal door de complexiteit van ict komende jaren grote stappen gaat zetten. Zeker bij kleinere organisaties is het vrijwel onmogelijk de benodigde kennis in huis te hebben om de IT bij de tijd te houden. Steeds meer organisaties zullen bewegingen gaan maken naar de cloud, bijvoorbeeld voor specifieke toepassingen zoals papierloos vergaderen en so cial intranet. We stappen steeds meer over op kleine apps voor specifieke doelen in plaats van naar grote complexe systemen die alleen benaderbaar zijn via een volledige PC. <

Bouke van Kleef is directeur van AVK | Innovatie > Training > Advies. Bouke verzorgt regelmatig trainingen over digitale informatievoorziening, documentmanagement en kantoorproductiviteit. Onderwerpen van zijn expertise zijn onder andere, papierloos werken, digitaal vergaderen, Office365, iPad, Windows tablet, Het Nieuwe Werken en SharePoint. Voor Management Support verzorgt hij onder andere de training Effectiever werken met de iPad. Zie www.managementsupport.nl/opleidingen.

bedrijf in beeld

Even resetten?

Kom naar Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum Verandering van spijs doet eten. Met deze achterliggende gedachte is Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum de afgelopen jaren gemoderniseerd. De laatste fase, waarbij vergaderzalen in de authentieke villa zijn gerenoveerd, is recent afgerond. “Intiem of grootschaliger”, wij geven de bijeenkomst altijd een persoonlijke invulling. Tekst Martijn Louws

De vergaderen conferentiemarkt verandert. Woudschoten verandert mee. Het hotel en conferentiecentrum heeft de huisstijl, de uitstraling en de service vernieuwd. Er zijn vooral waarde-elementen toegevoegd. Zogenoemde pluswaarden. Met name in de dienstverlening. Zo is de gastgerichte, persoonlijke aandacht van Woudschoten inmiddels onovertroffen. “Waarom we juist daarop focussen? Omdat daar nu behoefte aan is”, vertelt directeur Hans van Pelt. Hij doelt hierbij op de gestegen vraag naar kleinere, intieme, maar toch zakelijke ruimten. “Voor vergaderingen en coachingsgesprekken. Waar dergelijke groepen voorheen minimaal uit 14 personen bestonden, is dat nu vaak minder dan 10. Hierop hebben wij onze service aangepast. Het is veel meer te vergelijken met een a la carte-benadering. Zij lunchen niet meer mee met de massa, maar doen dat bijvoorbeeld met elkaar op het terras, in de lounge of in het dinerrestaurant.” Ook fysiek is Woudschoten inmiddels berekend op kleinere groepen. De onlangs gerenoveerde vergaderzalen in de authentieke villa ademen nu een warme, zakelijke, hedendaagse sfeer uit. Van Pelt: “De intieme zalen zijn modern en sfeervol ingericht en ideaal voor een vergadering of coachingsgesprek. Door de stijlvolle

raampartijen van het jaren ‘30 pand en de donkere, warme tinten in de zaal, krijgt het geheel een warme uitstraling. En het kleurgebruik zorgt ervoor dat het groen van de natuur nog meer naar binnen komt.” Bosrijk Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is immers centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Overal waar je kijkt is het groen. Deze setting speelt volgens Van Pelt een belangrijk rol in de doelstellingen die bedrijven willen bereiken met hun bijeenkomst, vergadering of coachingsgesprekken. “Het inspireert, je bent even helemaal weg uit de dagelijkse sleur. Er is geen afleiding, er is volledige focus op het doel dat vaak een reset is van de persoon, het team of organisatie”, weet Van Pelt. Toch signaleert hij dat bedrijven tegenwoordig beknibbelen op trainingen en vergaderingen buiten de deur. “De crisis speelt hierin natuurlijk een rol. Er is bijvoorbeeld gesneden in het personeelsbestand en daardoor is er intern vaak voldoende ruimte over waar tegen lage kosten de vergadering of training kan worden belegd.” Voor Van Pelt en zijn team

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

bedrijf in beeld

was het de uitdaging om op deze ontwikkeling een antwoord te vinden. “Dat hebben we gevonden door de grote kring aan professionals om ons heen, zoals zzp’ers die door bedrijven worden ingehuurd om trainingen te geven en coachingsgesprekken te voeren te betrekken bij de modernisering van Woudschoten”, vertelt Van Pelt. Zij hebben met Woudschoten meegedacht en de vernieuwingen die het hotel en conferentiecentrum de afgelopen jaren heeft doorgevoerd zijn voor een deel van hen afkomstig. Van Pelt: “De coaches voelen zich hier prettig, het voldoet aan hun wensen om doelstellingen van de bijeenkomsten te kunnen behalen. Het resultaat hiervan is ook dat deze professionals ambassadeurs van ons zijn geworden en ons aanbevelen aan andere bedrijven waarvoor zij actief zijn.” Servicegericht Hoewel de opkomst van kleinschalige trainingen en vergaderingen een feit is, is Woudschoten ook nog altijd in trek voor grote evenementen en congressen. De vaste klantengroep van vroeger, zoals overheden, zorginstellingen en onderwijs, is inmiddels verbreed en aangevuld met bedrijven uit de zakelijke en financiële dienstverlening, farmacie, maar ook trainings- en coachingsbedrijven. Behalve dat Woudschoten ook hierbij enorm servicegericht te werk gaat en op veel fronten ondersteuning biedt aan boekers, bijvoorbeeld als het gaat om het bewaken van het budget, staan ook de pijlers gastgericht en persoonlijk centraal. Geen standaard buffetten, maar bijvoorbeeld een à la carte diner. Van Pelt: “Waar de meeste vergaderen conferentiecentra focussen op de groep, kiezen wij juist voor een benadering van het individu. Iedereen heeft tenslotte zijn eigen, specifieke wensen.” Karakter Het mag duidelijk zijn, ‘het nieuwe’ Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum heeft de geschikte ruimte voor ieder gezelschap. Het biedt een onderscheidende en inspirerende omgeving voor opleidingen, seminars en infosessies. Kleine groepen kunnen terecht in de verbouwde authentieke villa, terwijl ook alle faciliteiten voor grote groepen aanwezig zijn. De vernieuwingen de afgelopen jaren zijn bovendien gedaan met behoud van het karakter van de gebouwen. Verder is er een scherpe focus op duurzaamheid. “Het begint al bij de bosrijke omgeving, die door een eigen boswachter wordt onderhouden middels duurzaam bosbeheer”, zegt Van Pelt. Maar er

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

‘Waar de meeste vergaderen conferentie centra focussen op de groep, kiezen wij juist voor een benadering van het individu’ wordt ook op andere fronten aandacht besteed aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zo vervoeren de milieuvriendelijke pendelbussen op biogas gasten en deelnemers aan evenementen CO2-neutraal vanaf station Driebergen-Zeist naar het conferentiecentrum op de Utrechtse Heuvelrug. Verder is het hotel en conferentieoord in het bezit van een gouden Green Key-certificaat. Van Pelt: “Het past allemaal volledig bij onze visie, waarbij Woudschoten de aandacht voor de gast, het individu dat hier verblijft combineert met aandacht voor het milieu.” < WOUDSCHOTEN HOTEL & CONFERENTIECENTRUM Kijk op www.woudschoten.nl of mail naar info@woudschoten.nl

social media

Scoren op het secretariaat met social media

#durftevragen

Social media blijven hot, en je hoeft echt niet elk uur een post te plaatsen over je bezigheden om er toch mee bezig te zijn – zakelijk dan. En laat daar nou een rol liggen voor de managementondersteuner. Trainer en expert op dit gebied Bouke van Kleef legt uit waarom. Tekst Vera Bot

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: welke social media gebruik jij eigenlijk? “Ik gebruik Facebook, Twitter en LinkedIn.” Maak je nog onderscheid welk medium je waarvoor gebruikt? “Jazeker, Facebook gebruik ik uitsluitend privé. Via Twitter verzend ik voor meer dan 90 procent zakelijke tweets, en LinkedIn is om mijn zakelijke netwerk bij te houden.” Twitter is toch heel erg 2013? “Het is nog niet passé, maar het aantal tweets schijnt wel terug te lopen. Ik gebruik het vooral om zakelijke updates te delen, en heel soms een persoonlijke. Om de man achter de directeur te laten zien, zeg maar. Maar mijn tweets blijven een zakelijk doel houden.”

Kennisbank? “Ja! Laat ik het uitleggen: je kunt social media zien als een kennisbank, een onuitputtelijke bron van informatie. Feitelijk vormen ze een levende helpdesk. Met een hashtag als #DTV (durf te vragen) boor je de kennis aan van je collega-secretaressen. Op elke vraag volgt een antwoord, voor elk probleem is een oplossing.” Welk medium is daar geschikt voor? “Ik zou zeggen: LinkedIn. Hier bouw je je eigen netwerk op en niet te vergeten: je cv. Daarnaast kun je lid worden van interessante groepen waar je je kennis kunt delen, discussies kunt voeren en vragen kunt stellen. Maar je moet wel durven.”

Waarom zijn social media zo belangrijk voor organisaties? “Simpel: mensen kopen van mensen. Niet van bedrijven. Het gaat erom dat je de mensen kunt laten zien die er werken. Een bedrijf is niet ‘social’, dat zijn de mensen van vlees en bloed. Zij maken de organisatie en het merk waar men voor staat. Dat kun je uitstekend laten zien via social media.”

Durven ze niet? “Secretaressen hebben een nog wat afwachtende houding, ze kunnen een steuntje in de rug gebruiken en tips om veilig en slim social media in te zetten. Ze hebben nu eenmaal een belangrijke plek in de organisatie. Een directiesecretaresse is een verlengstuk van haar manager of directeur. Zij ontzorgt zodat hij of zij optimaal het eigen werk kan doen. Denk je eens in dat je je eigen werk gemakkelijker kunt maken, of slimmer. Daar kan de kennis van de ‘crowd’ bij helpen. Zie het als instrument om je eigen werk makkelijker te maken.”

Waarom is juist de secretaresse zo geschikt om social media te beheren? “Eén woord: kennisbank!”

Hoe groot is de noodzaak? “Ik verwacht alleen maar groei, zeker wat betreft LinkedIn: er is een nieuwe app die het netwerk alleen maar toegankelijker maakt, zeker

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

social media

nu steeds meer mensen een tablet hebben, privé of op kantoor. Het wordt steeds laagdrempeliger om je op social media te wagen. Je moet alleen niet denken dat het volledig representatief is: er is vaak een kleine groep beïnvloeders te zien die een relatief grote stempel drukt, de overgrote meerderheid is passief.”

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN

Secretaressen hebben het al druk. Hoe voorkom je dat je ondergesneeuwd raakt door alle updates en berichten? “Het belangrijkste advies dat ik kan geven is: je móét niets. Mis je een dag, een week, een maand, dan kun je gewoon je werk blijven doen. Misschien mis je een leuke update, een handigheidje, maar je moet niet het idee hebben dat je iets wezenlijks mist. Het is géén mail die je opeens niet meer binnenkrijgt en wat een deel van je dagelijks werk is.” Laatste woord? “Maak een goed LinkedInprofiel aan. Zorg dat het up-to-date is. Voeg je foto toe. Ook al ben je nú nog niet op zoek naar een andere baan, bedenk dat je eerst moet zaaien voor je kunt oogsten. Begin je nu pas met je profiel terwijl je aan het zoeken bent, dan ben je feitelijk te laat. Profileer jezelf, maak een netwerk, laat je skills zien. Stel eens een vraag, of geef antwoord op de

tip

Wi-Fi

Krijg je een verzoek van een totaal onbekende om te linken? Bedenk dan dat je beste alleen ‘zinvolle’ contacten kunt toevoegen, dus mensen die je ontmoet hebt, de hand hebt geschud. Totaal onbekenden moeten met een goede reden komen om te linken.

brandende vraag van een collega. Of schrijf een korte aanbeveling (‘endorsement’) voor iemand.” De training In de training ‘Scoren met social media’ van Bouke van Kleef komen vijf aandachtsgebieden aan bod en krijg je praktische tips, do’s en don’ts voor jouw dagelijks werk: 1. Gebruik ze om te communiceren met klanten, collega’s en leveranciers. 2. Ondersteun je manager bij het bijhouden van social media. 3. Volg social media voor de eigen organisatie. 4. Gebruik social media als ‘personal branding’ voor jezelf. 5. Wees actueel geïnformeerd, altijd op de hoogte.

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, dvd’s en vele andere items met een draadloze Brother labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

Kijk voor meer informatie op: www.vakmedianetshop.nl/opleidingen Volg ons Volg Management Support via de Linked Ingroep, op Twitter of via Facebook. <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

In één dag klaar voor de toekomst 26 MEI OF 23 JUNI 2014 MEETING PLAZA UTRECHT Wat doe jij als alles om je heen verandert? Binnen je organisatie, afdeling en in je werkzaamheden? Blijf je gewoon je werk doen en wacht je af wat er gaat gebeuren? Neem het heft in eigen handen, zorg dat je goed voorbereid bent en zie de veranderingen als een kans! Deze ééndaagse training is speciaal ontwikkeld om jouw vaardigheden future proof te maken. Je kiest drie van de zeven thema’s, zo bepaal je zelf welke skills je wilt updaten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Constructief communiceren Nieuw notuleren Overtuigend optimaliseren Overzichtelijk outlook Proactief plannen Soepel samenwerken

7. Werkende werkplek

Meer informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/future

onderwerpen

CONSTRUCTIEF COMMUNICEREN (Heleen ter Avest)

Steeds vaker vinden face-to-face en virtueel contact naast elkaar plaats. Hoe zorg je dat beide manieren van communiceren zo constructief mogelijk gebeuren? Juist als er minder contactmomenten zijn, zul je daar optimaal gebruik van moeten maken.

onderwerpen

NIEUW NOTULEREN (Bouke van Kleef)

Er zijn de laatste tijd allerlei interessante digitale ontwikkelingen die het notuleren structureel kunnen veranderen. Denk aan papierloos vergaderen en vergaderen op afstand. Je moet dan wel weten hoe je hierop kunt inspelen. Daarnaast wordt het nog belangrijker om goed en snel met je digitale tools te kunnen omgaan. De vergadering wacht niet!

(Roos Woltering)

(Bouke van Kleef)

(Peter Vos)

Plannen op basis van (persoonlijke) prioriteiten Slim omgaan met ad-hoc Ook routines inplannen Minimaal 40% van je werktijd gepland aan de slag

onderwerpen

SOEPEL SAMENWERKEN (Gerda Bos)

Steeds meer secretaressen werken voor meerdere opdrachtgevers en als samenwerkende secretaressen in een groep. Werken in een team en werken áls team wordt de norm. Soepel samenwerken wordt daarmee steeds belangrijker.

Email minderen, zo doe je dat! Verborgen geheimen van Outlook Samenwerken met jouw taken/ manager/team Agenda’s nog sneller beheren

onderwerpen

PROACTIEF PLANNEN In nieuwe werksituaties wordt van je verwacht dat je zelf meer de regie neemt. Niet afwachten, maar proactief en faciliterend werken. Dat betekent dat je heldere keuzes moet maken, hiernaar handelt, zelf prioriteiten stelt en toch flexibel blijft.

Reken af met taalontkrachters, bereik meer effect in minder tijd Durf fouten te omarmen Durf met kracht te kiezen Leer dat perfect onnodig en onmogelijk is!

onderwerpen

OVERZICHTELIJK OUTLOOK Door wisselende werkplekken en flexibele werktijden wordt steeds meer gecommuniceerd via de mail. Hoe gebruik je Outlook het meest efficiënt? Hoe houd je zelf de regie? En hoe stem je helder af met anderen?

Papierloos en op afstand: hoe bereid je dat voor? Notuleren met de laptop, Excel, iPad, digitale inkt en geluid Gebruik een MindMap De beste tips voor actie- en besluitenlijsten

onderwerpen

OVERTUIGEND OPTIMALISEREN Tegenwoordig gaat allles snellermoet groter en in minder tijd. Wil je je hierin staande houden, dan zul je keuzes moeten maken. Niet alles goed willen doen, maar de juiste dingen goed willen doen. Niet gaan voor maximaal, maar voor optimaal. En anderen (en jezelf!) ervan overtuigen, dat optimaal meer dan genoeg is.

Oorlog of samenwerking? Van machteloos naar machtig mooi Spiegelen: doorzichtige truc of prettig contact? Integer en slim regie pakken Netwerken: professive en privessioneel Social media: Afwezig? 6 gemiste kansen!

Groepsnormen bespreekbaar maken Verschillen herkennen en aanvaarden Grenzen stellen Feedback ontvangen en geven Escaleren als het nodig is

onderwerpen

WERKENDE WERKPLEK (Marianne Smits)

Het Nieuwe Werken betekent meer dan alleen thuiswerken en flexibel werken. Het betekent vooral anders werken, meer activiteit gericht. Wat doe je, waar en wanneer, wie heb je daarvoor nodig en in welke volgorde handel je dit af?

@nders werken begint bij jezelf! Welke kwaliteiten heb je nodig bij @nders Werken Wees op de toekomst voorbereid: 21th century skills Activiteit gericht werken, hoe doe je dat?

managementsupport.nl/future

psychologie

Irrationele en belemmerende basisgedachten

‘Iedereen moet mij aardig vinden’!

Iemand zei laatst tegen mij: ‘Wat er op dat evenement komt, ken ik allemaal al’. Zou ze iets nieuws zien of leren deze dag? De kans is klein omdat ze zal denken: ‘Zie je wel, dat wist ik al’. Deze overtuiging belemmert haar om nieuwsgierig te zijn. Op ditzelfde evenement zal ze veel nieuwe dingen zien en ervaren, als ze zou denken: ‘De thema’s op dit evenement ken ik, en ik leer vast weer iets omdat ik het opnieuw hoor en met andere ogen kijk!’ In dit artikel lees je twaalf irrationele en belemmerende basisgedachten én hoe je ze kunt omvormen tot helpende gedachten of overtuigingen. Wedden dat je er zeker twee of drie herkent bij jezelf? Tekst Barbara Schure | www.mindtoday.nl

Een overtuiging is een manier van denken. Overtuigingen hebben we gedurende ons leven geleerd, en we zitten er vol mee. Ze kunnen veranderen doordat je bijvoorbeeld dingen meemaakt, ouder wordt, opleidingen volgt, reist of mensen ontmoet. Denk maar eens terug aan iets waar je vroeger heilig in geloofde, en nu niet meer. Iedereen heeft overtuigingen; sommige zijn handig, en sommige zijn niet meer houdbaar en dus onhandig en belemmerend. Meestal heb je zelf niet eens door, dat je hiermee jezelf belemmert. Je gelooft nou eenmaal dat het zo is. Als je ze herkent kun je ze ombuigen naar helpende overtuigingen, met als resultaat dat je voor-

uitkomt in het leven, dat je een plezieriger gevoel hebt en dat meer lukt. Hieronder de irrationele basisgedachten ofwel overtuigingen. 1. Iedereen moet mij aardig vinden Goedkeuring van anderen is belangrijk voor je. Je laat je leiden door wat anderen van je denken. Kritiek maakt je onzeker. Je probeert iedereen te vriend te houden. Je kunt jezelf geen slechte dag of een slecht humeur toestaan. Herken je dit? Dan kan het helpen om je overtuiging om te vormen naar: ik kan beter mezelf respecteren dan afhankelijk te zijn van het respect van anderen. Of: ik ben een waardevol mens, wat anderen ook van mij denken. 2. Ik mag geen fouten maken Je steekt nodeloos veel tijd en energie in het vermijden van fouten. Je krijgt faalangst. Je veroordeelt jezelf op basis van een fout. Je verwacht van anderen ook dat ze perfect zijn en wordt hierdoor veelvuldig teleurgesteld. Je moet presteren om je de moeite waard te kunnen voelen. Mag je geen fouten maken? Vervang die gedachte maar door: ik mag fouten maken. Of: van je fouten kun je leren.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

psychologie

3. Slechte mensen moeten hard worden aangepakt Je veroordeelt iemand als persoon op basis van zijn gedrag. Je legt jouw normen over goed en slecht gedrag op aan een ander. Is dit een van jouw gedachten? Denk dan liever: er bestaan geen slechte mensen, er bestaan alleen ongewenste gedragingen. Of: elk mens heeft positieve bedoelingen met zijn gedrag. Alleen de manier waarop zij zich gedragen is niet altijd prettig.

7. Verantwoordelijkheden kun je beter uit de weg gaan Je stelt belangrijke beslissingen steeds uit. Je zorgt dat anderen die beslissingen voor jou nemen, zodat je niet de schuld krijgt als het fout gaat. Op den duur kost het je meer moeite om problemen te ontlopen, dan om ze op te lossen. Vervang problemen door uitdagingen. Dus: problemen zijn uitdagingen. En: elk probleem dat ik oplos, maakt mij sterker en wijzer.

4. Alles moet precies gaan zoals ik hetwil Je kunt er heel slecht tegen als dingen tegenzitten. Als iets niet meteen lukt, raak je van slag of word je boos. Je probeert altijd je zin door te drijven. Je maakt je onnodig druk over dingen die niet te veranderen zijn. Ja! Deze herken ik bij mezelf. Ik wil altijd graag dat dingen op mijn manier gaan. Dus ik moet vaak tegen mezelf zeggen: laat het los, de dingen zijn zoals ze zijn. Of: als ik het niet kan veranderen, dan heeft het ook geen zin om me er druk over te maken.

8. Ik ben afhankelijk van anderen, ik kan het niet alleen Je durft niet op jezelf te vertrouwen en je durft geen zelfstandige beslissingen te nemen. Je wordt geleefd door anderen. Anderen beslissen wat goed of slecht voor je is. Je eigen meningen, wensen en verlangens zijn minder belangrijk. Kom op en vorm je gedachten om: elk mens heeft zijn eigen mening en niet iedereen hoeft het met mij eens te zijn. Of: ik kan ertegen, als ik een verkeerde beslissing neem. Of: hoe meer zelfstandige beslissingen ik neem, hoe meer ik leer vertrouwen op mijn eigen oordeel.

Bedenk je eigen helpende gedachte

5. Alle ellende wordt veroorzaakt door factoren buiten mij Jij kunt er niks aan doen. Je zult sterk de neiging hebben om anderen verantwoordelijk te stellen voor het onheil dat je overkomt. Dit is de slachtofferrol. Vorm hem om door te denken: het zijn niet de gebeurtenissen die mij in de problemen brengen maar het is mijn interpretatie daarvan. Of: wat is mijn aandeel in dit geheel en wat kan ik dan wel doen? 6. Ik moet me zorgen maken over mogelijke tegenslagen Je bent constant bezig met het voorkomen van rampen die zich voornamelijk in je hoofd afspelen. Het kost veel energie om rampenscenario’s uit te denken en steeds alert te zijn. Het geeft meer rust als je denkt: problemen die zich voordoen, kan ik oplossen. Of: het is zonde van de tijd om me druk te maken over iets waarvan ik niet eens zeker weet of het wel zal gebeuren.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

9. Ik ben zoals ik ben en dat zal altijd zo blijven Je kunt er niks aan doen, dit is wat het is. Je neemt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop je je gedraagt en hoe je je voelt. Wanneer iemand je op je gedrag aanspreekt, doe je het af met ‘Zo ben ik nou eenmaal’. Deze uitspraak kom ik in mijn werk in vele vormen tegen. Als je deze gedachte herkent, vorm hem dan snel om, want het zal je veel nieuwe mogelijkheden geven! Voorbeelden van helpende gedachten hierbij: dat ik de dingen tot nu toe zo gedaan heb, betekent niet dat ik dat altijd zo zal moeten blijven doen. Of: anders denken, is anders doen. Of: als jij het kunt, kan ik het leren. 10. Ik moet me druk maken over problemen van anderen Je vlucht weg in de problemen van anderen zodat je niet naar je eigen problemen hoeft te kijken. Je wordt je pas bewust

van je eigen problemen als het te laat is. Je maakt anderen afhankelijk van jou, waarna ze je met nog meer problemen opzadelen. En als hun problemen weg zijn, gaan ze er vandoor. De helpende gedachten kunnen zijn: ik kan beter de verantwoording nemen voor mijn eigen problemen dan mij verschuilen achter problemen van anderen. En hoe zou dit voor je werken? Wanneer ik de problemen van anderen ga oplossen, ontneem ik hen de kans om zelfstandig te worden. 11. Er bestaat voor elk menselijk probleem één perfecte oplossing Je steekt veel energie in het zoeken naar de perfecte oplossing. Je blijft voortdurend twijfelen of dat wat je bedacht hebt, wel goed genoeg is. Je steekt meer tijd en energie in het piekeren over de perfecte oplossing, dan dat je mogelijke oplossingen uitprobeert. Je bent weinig flexibel in je oplossingsmogelijkheden. Toe maar, geef jezelf wat lucht door te denken: Voor de meeste problemen bestaan meerdere oplossingen. Of: hoe meer oplossingen ik uitprobeer, hoe flexibeler ik word. Of: voor sommige ‘problemen’ bestáán helemaal geen oplossingen, ik kan deze problemen dan ook maar beter accepteren, zoals ze zijn. 12. Ik kan niet leven met onzekerheden Je probeert zekerheid te vinden in een wereld die uit onzekerheden is opgebouwd. Je wilt van tevoren weten wat er komen gaat. Je stelt jezelf allerlei voorwaarden, voordat je pas actie durft te ondernemen. Altijd de controle willen houden en weten wat er komen gaat, ook dit zal voor veel van jullie een bekende gedachte zijn. Wat kan helpen is de gedachte: onzekerheid maakt het leven spannend. Of: ik heb geen zekerheid nodig om me goed te kunnen voelen. De twaal irrationele basisgedachten heb je zojuist kunnen lezen. Zelf kun je er vast nog veel meer bedenken. Het herkennen van je belemmerende overtuigingen is de eerste stap. En het omvormen tot helpende gedachten is de tweede stap. Zorg er dus voor dat je de helpende gedachten een aantal keren herhaalt in je hoofd, wanneer dat nodig is. Of beter nog: bedenk je eigen helpende gedachte! <

bedrijf in beeld

Dordrecht bundelt de krachten

‘Het perfecte een-tweetje’ Spread the word, Dordrecht is dé vergaderstad van Nederland. Dit dankzij de vele bijzondere locaties, in alle soorten en maten, van klein, groot, stijlvol tot typisch Dordts. Tekst Martijn Louws

Dordrecht is zonder twijfel één van de mooiste cultuurhistorische ste den van Nederland. Een stad waar veel te beleven is. Musea, winke len, evenementen én in de achtertuin van de stad ligt het uitgestrekte natuurgebied De Biesbosch. De centrale ligging van de stad, in de Randstad en aan het uitgebreide wegennet, maakt de stad bij uitstek geschikt als locatie voor trainingen, vergaderingen en conferenties. “Veel bedrijven weten dit al, maar dat aantal kan zéker nog groeien”, vertelt Wilma de Prie van Dordrecht Marketing. Deze citymarketingor ganisatie timmert flink aan de weg en nam vorig jaar het initiatief tot de lancering van de website www.vergaderenindordrecht.nl. Alle unieke vergaderlocaties in Dordrecht en diverse andere Drecht steden presenteren zich hier. “Een offerte kan men meteen opvragen, voor specifiek aanvullende informatie kan er rechtstreeks contact met de ondernemer van de be treffende locatie worden opgenomen”, vertelt Petra Venekamp, hore ca coördinator vanuit de gemeente en Koninklijke Horeca Nederland. En de website werkt volgens haar goed. “Gemiddeld zo’n 20 procent

dordrecht marketing Dordrecht Marketing is de citymarketingorganisatie van de stad Dordrecht en de omliggende regio. De nadruk ligt daarbij in het bijzonder op de thema’s evenementen, toerisme, cultuur, wo nen en werken. Een belangrijk onderdeel hiervan is het stimule ren van samenwerking en ondersteunen van partijen in de stad.

van de bezoeken aan de websites van de locaties komt daar via www.vergaderenindordrecht.nl terecht. Dit geldt zeker voor de kleine re locaties, maar ook voor de grotere locaties.” Want onder de 32 be drijven die zich presenteren op de website, zit ook een aantal zeer gerenommeerde locaties, zoals Van der Valk Hotel ARA in Zwijn drecht. “Het is de perfecte mix van wat Dordrecht en omgeving alle maal te bieden heeft op het gebied van vergaderlocaties. Voor elk wat wils.” Helpt Caroline Duindam van vergaderlocatie Meeting House Dordrecht toont haar bedrijf ook op de vergaderwebsite. “Het brengt ons zeer zeker boekingen, maar het stimuleert ons ook om actief te zijn. Alleen de presentatie is in mijn ogen namelijk niet voldoende en we beden ken daarom samen met Dordrecht Marketing tal van leuke activitei ten, waardoor we iedere keer weer origineel voor de dag komen.” Zo heeft Meeting House ingespeeld op de nationale secretaressedag op 17 april. “We wilden dit niet ongemerkt voorbij laten gaan. Iedere se cretaresse die bij ons een vergaderruimte boekte en verwees naar de secretaressedagactie, kreeg van ons een cadeaubon van Douglas ter waarde van 25 euro”, vertelt Duindam. De actie werd op de eigen website, maar ook op www.vergaderenindordrecht.nl gecommuni ceerd. “Het is het perfecte een-tweetje”, aldus Duindam. De Prie on derschrijft dit. “We doen dit samen, net zoals we tijdens de Proeverij en gezamenlijk optrekken met onze vergaderlocaties.” Geïnteresseerden, secretaressen bijvoorbeeld, kunnen deelnemen aan proeverijen en gaan dan op safari in vergaderstad Dordrecht.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

bedrijf in beeld

Zij bezoeken verschillende contrasterende vergaderlocaties, maken kennis met de historische binnenstad, snuiven aan de cultuur om vervolgens een prachtige vaartocht door de Biesbosch te maken. De Prie: “Je leert Dordrecht, de Dordtse ondernemers en vergader locaties echt kennen.” Het hart De locatie Meeting House staat overigens symbool voor wat Dor drecht allemaal ‘in huis’ heeft. Op een unieke locatie, in het hart van het historische centrum van Dordrecht, is in een prachtig Rijksmonu ment het Meeting House gevestigd. Duindam: “We zitten in een voor malig bankgebouw. De kluis herinnert hieraan, maar ook het kleurrijke glas in lood, de prachtige lambrisering en de sfeervolle stadstuin.” Het Meeting House is volgens de onderneemster een inspirerende verga derlocatie die bestaat uit diverse vergaderruimtes elk met een geheel eigen uitstraling. “Met veel zorg zijn alle historische elementen ge combineerd met eigentijdse details. Uiteraard zijn alle vergaderruimtes voorzien van de meest moderne audiovisuele middelen.” Meeting House is een perfecte locatie voor gezelschappen tot maximaal 200 personen. De Prie merkt dat in ‘haar’ stad veel vraag is naar vergade ringen van 15 tot 55 personen. Vaak voor een halve dag ‘effectief ver gaderen’. Niet in het eigen bedrijfspand, maar buiten de deur. In een onbekende omgeving. Een omgeving die inspireert. Dordrecht biedt het allemaal. Via de 32 locaties die zich presenteren op de website www.vergaderenindordrecht.nl.”

‘Een omgeving die inspireert. Dordrecht biedt het’

Ondernemers Maar de website is niet het enige waarmee ‘Vergaderen in Dordrecht’ wordt gepromoot. Via advertenties, rondetafelgesprekken en beurs deelname brengt Dordrecht Marketing de stad als dé vergaderlocatie onder de aandacht. “Wij staan bijvoorbeeld op de beurs, nemen on dernemers mee die vertellen over hun eigen aanpak. En over het unieke karakter van de locatie, van de stad.” Het is vanuit dat oog punt volgens Venekamp belangrijk dat ondernemers zelf de handen uit de mouwen steken. “We zijn de aanjager, de aangever en stimule ren ondernemers om zelf actief te zijn en mee te liften op onze activi teiten en daarnaast ook zelf marketingcampagnes en -acties op te starten.” Duindam van Meeting House bevestigt dit. “Het is ontzet tend leuk als je op zondagmorgen een mail krijgt van Dordrecht Mar keting dat zij de komende periode weer een proeverij houden waar aan wij mogen deelnemen. Daar krijg je energie van, word je enthousiast van. Het zet je ook aan het denken. Hoe kan ik mijzelf ori gineel presenteren?” Dordrecht Marketing betrekt de ondernemers dus nauw bij de plannen, maar stimuleert ook dat ondernemers on derling met elkaar sparren over activiteiten om de eigen locatie, maar ook de stad Dordrecht onder de aandacht te brengen. “Dordrecht is in onze ogen een unieke eigenzinnige vergaderstad en dat weet nog lang niet iedereen. Daarom, spread the word.” <

VERGADEREN IN DORDRECHT Dordrecht Marketing Kijk op www.vergaderenindordrecht.nl of twitter @vergaderenin078

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

onderzoek

Van werken vóór naar werken mét de manager

‘Niet zichtbaar, wel onmisbaar’ Zo’n 2750 vakvrouwen in de secretariële beroepen zijn eind 2013 geënquêteerd over hun vak. Hoe kijken ze tegen hun werk aan en wat zijn hun wensen? Kenniscentrum beroepsonderwijs bedrijfsleven Ecabo en opleider Schoevers bundelden de uitkomsten in een boekje. Een samenvatting. Tekst Lucy Holl

‘Er is een stille revolutie gaande in ons secretaressevak. Het gaat van werken vóór naar werken mét de manager’. Dat zegt een van de deelnemers aan het onderzoek. En daarmee vat ze de resultaten mooi samen. Het takenpakket van secretaressen verbreedt en verdiept zich. Aan het onderzoek deden secretaressen, managementassistenten, projectsecretaressen, executive secretaries, juridisch secretaressen en andere vakprofessionals mee en vrijwel allemaal geven ze die ontwikkeling aan. Ruimte voor ander werk Secretaressen hebben een breed takenpakket, al verschilt het natuurlijk per functie. In dat pakket zitten traditionele secretariële taken, maar ook steeds meer taken op het gebied van bijvoorbeeld personeelsbeleid, marketing en communicatie, ict en financiën. Ze nemen van alles op zich: ze redigeren rapporten, beheren contracten, doen audits, ondersteunen de verkoop, staan op beurzen, houden het intranet bij, organiseren congressen, handelen klachten af en zetten vacatures uit. Taken

zakelijke correspondentie verzorgen

agendabeheer (digitale) post en archief verzorgen bezoekers ontvangen

bijeenkomsten organiseren

notulen uitwerken en afhandelen facilitaire zaken coördinerende taken

financiële taken

HR taken

24 20

reizen en hotelaccomodaties regelen

11 5

10 9

19 20

Oﬃcemanager

vaak regelmatig regelmatig

Executive secretary / assistant Personal assistant

45 3 66

38 50

7 5

17 2

Seniorsecretaresse

Managementassistent

Directiesecretaresse

leidinggevende taken

taken ict

taken voor intranet of website

Project secretaresse

71 62

Assistant to the manager

29 25

Juridisch secretaresse

Medisch secretaresse Secretaresse

30 32

taken marketing en communicatie

35 28

Aandeel respondenten per salariscategorie functienaam

Steeds meer rollen En minstens zo interessant: het takenpakket verdiept zich ook duidelijk. Leidinggevenden delegeren meer en dat biedt secretaressen mogelijkheden om zelfstandiger hun werk te doen. Ze krijgen andere en grotere verantwoordelijkheden. “Als secretaresse word je

12 27

‘Het vak kan zo mooi en breed zijn, zag iedereen dat maar’

relatienetwerk onderhouden

vergaderruimte en faciliteiten regelen

social media bijhouden voor de manager

Het takenpakket is onder meer breder geworden door fusies en reorganisaties: het werk moet met minder mensen gedaan worden. En bovendien hebben secretaressen er ruimte voor ander werk bij gekregen, omdat hun managers en collega’s taken zelf gaan doen: met handige ict-toepassingen beheren ze de eigen agenda en beantwoorden zelf meer mail.

37 60

minimum - € 2000

25 51

€ 2000 - € 3000

4 33

50 32

€ 3000 - € 4000

€ 4000 en meer

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

onderzoek

steeds meer manager. Veelal niet zichtbaar maar o zo onmisbaar”, volgens een van de deelnemers. De functie van ‘spin in het web’ wordt alleen maar duidelijker. Secretaressen hebben steeds vaker de rol van bijvoorbeeld adviseur, sparringpartner, troubleshooter, medebeleidsmaker of zelfs lid van het managementteam. ‘Mijn ondersteuning omvat veel meer dan een secretariële functie. Het is breder, inhoudelijker. Ik heb nu veel meer overview nodig’, verwoordt iemand.

‘Het is altijd leuk om een nieuwe uitdaging aan te gaan. Of dat nu privé of werkgerelateerd is’ Hoger niveau Dat verklaart ook dat veel van de vakbeoefenaars die de enquête hebben ingevuld op een hoger denken werkniveau werken dan hun vooropleiding doet vermoeden. De helft heeft een mbo-opleiding als hoogst genoten vooropleiding. Maar als vereist werken denkniveau noemen ze mbo/hbo-niveau het meest, of anders hboniveau. Slechts een op de vijf zegt dat ze een functie op mbo- niveau heeft. Veel mensen werken dus in een functie waarvoor een hoger werken denkniveau dan mbo is vereist. Dat geldt vooral wanneer ze al langer een secretariële functie hebben. Dankzij hun werkervaring en allerlei aanvullende cursussen en opleidingen kunnen ze dat hogere niveau ook aan. Gewilde mbo’ers Daarbij blijkt uit het onderzoek niets van verdringing van mbo’ers door hbo’ers voor mbo-secretaressefuncties. Werkgevers hebben in deze jaren van economische malaise de kandidaten voor het uitzoeken. Maar hun voorkeur lijkt nog steeds uit te gaan naar mensen met een specifieke mbo-opleiding. Die mbo’ers zijn in hun secretariële opleiding goed voorbereid op het werk. En bovendien: mbo’ers zijn vaak praktisch ingesteld en dat is een belangrijke eigenschap voor secretaressen.

grote verschillen in salaris Vergeleken met het gemiddelde salaris van alle vrouwen in Nederland is het gemiddelde salaris van de secretaressen lager. Bijna een derde van de ondervraagden zit in de salariscategorie € 2500,- tot € 3000,- bruto per maand. Vier van de tien zitten daaronder en drie van de tien verdienen meer dan € 3000,-. Daarbij zijn er vanzelfsprekend wel verschillen per functie (zie de grafiek). Mensen met dezelfde functienaam kunnen soms een heel ander salaris verdienen. Dat komt omdat namen als directiesecretaresse of officemanager niet zo specifiek zijn: ze zeggen weinig over de precieze complexiteit en inhoud van de functie. Ook zijn er verschillen tussen regio’s en tussen sectoren. In de commerciële sectoren zoals de financiële en de zakelijke dienstverlening, is het gemiddelde inkomen van secretaressen hoger dan in de sectoren overheid, zorg en welzijn en onderwijs. Ook in de horeca en in de handel en reparatie verdienen secretaressen gemiddeld minder.

Wensen en dromen Secretaressen willen graag vooruitkomen in hun vak. Ruim acht op de tien heeft loopbaan- en opleidingswensen. Zo wil de helft van alle deelnemers aan het onderzoek de komende twee jaar wel een opleiding of cursus volgen. Ze willen hun secretariële vaardigheden en talenkennis verder vergroten of een ict-, marketing- of HR-opleiding doen. Anderen willen de Schoevers opleiding Secretary Next graag doen of dromen van een complete studie in het hbo of op de universiteit. ‘Het is altijd leuk om een nieuwe uitdaging aan te gaan of dit nu privé of werkgerelateerd is’. Sommigen dromen van compleet ander werk, bijvoorbeeld op het terrein van beleid, communicatie, HR of projectmanagement. Ook de zorg en het onderwijs trekken. Tevreden medewerkers Het is niet zo dat ze nu ontevreden zijn. Acht van de tien secretaressen die de vragenlijst invulden, zijn door de bank genomen tevreden met hun huidige functie. Mensen die een functie op een hoger werken denkniveau hebben, zijn verhoudingsgewijs vaker

Respondenten naar vooropleiding

wat secretaressen

4 2 mbo

zoal willen? ‘ik wil...

hbo

11 in %

havo/mms vmbo/mavo

vwo/hbs wo

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

... niet bij elk wissewasje worden gecontroleerd’ ... dat mijn verantwoordelijkheden erkend worden’ ... dat ik mijn werk beter kan verdelen nu de zwaarte toeneemt’ ... dat ik meer kan delegeren’ ... dat ik zelf oplossingen kan aandragen’

onderzoek

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast. Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

tevreden. Datzelfde geldt voor het salaris: hoe hoger de beloning, hoe groter de tevredenheid. Secretaressen die een afdeling ondersteunen zijn wat minder vaak tevreden dan secretaressen die het management of de directie ondersteunen. Goede verstandhouding Bijna iedereen vindt de verstandhouding met de baas, de collegiale contacten en de sfeer, de waardering, de zelfstandigheid in het werk, voldoende uitdaging, een breed takenpakket en een goed salaris (heel) belangrijk aan het werk. Als ze ergens ontevreden over zijn, zijn het vaak de loopbaanmogelijkheden en bovendien ook het stressniveau. Die (te grote) stress kan weer samenhangen met een groter en vaak complexer takenpakket. ‘Door de bezuinigingen wordt mijn werk steeds zwaarder’, verzucht een respondent.

‘MBO’ers zijn praktisch ingesteld, een belangrijke eigenschap voor secretaressen’ Zelf beslissen Opvallend is dat de wens om ‘meer verantwoordelijkheid’ en ‘meer zelfstandigheid’ te krijgen, veel lager scoort dan in eerdere onderzoeken van Ecabo. Ook dat heeft misschien te maken met de economische crisis: mensen zijn blij dat ze een baan hebben. Wie wel meer verantwoordelijkheid wenst, wil bijvoorbeeld meer coördineren of beslissingen kunnen nemen. Wie meer zelfstandigheid wil, denkt daarbij aan zelfstandig opdrachten en taken kunnen uitvoeren of taken overnemen van het management. De vakvrouwen vinden dat hun leidinggevenden wel wat minder mogen sturen en betuttelen. De managers moeten er nog meer op vertrouwen dat secretaressen hun opdrachten prima zelfstandig kunnen uitvoeren. Dat geldt voor alle leeftijdscategorieën. Een mooie hartenkreet van één de respondenten: ‘Een secretaressefunctie is geen functie achter de schermen meer. In de spotlights met elkaar! Anders is er geen toekomst meer’. Alle resultaten van het onderzoek lezen? Vraag het (gratis) boekje ‘Stille revolutie in het secretaressevak’ aan via www.ecabo.nl

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

Nog meer verdieping? Bestel het boek ‘Een functie met toekomst’. Met de uitkomsten van het Management Support loopbaan- en salarisonderzoek via www.managementsupport.nl/ shop <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

SPELLING- EN TAALTIPS

Eigentijdse teksten Wie heeft het niet op school geleerd: een duidelijke brief schrijven? Bijna iedereen. En wie heeft geleerd hoe je een heldere mail schrijft? Weinig mensen. Een Spelling- en Taaltips over eigentijdse teksten. Tekst Judith Winterkamp

Af en toe gebruik ik een emoticon, ook in zakelijke mails. Ik twijfel dan over de punt (.). Moet ik die ná het emoticon zetten? Of komt er helemaal geen punt achter een zin als die eindigt met bijvoorbeeld een smiley? Het antwoord op jouw vraag is eenvoudig: je zet het emoticon aan het eind van de zin, achter de punt. Daarna kun je met een nieuwe zin beginnen. Na het emoticon zet je dus niet alsnog een punt. Het algemene advies voor zakelijke mails luidt: scheid de emotie van de inhoud. Met een emoticon voeg je juist emotie toe aan je boodschap. Soms is dat handig. Maar pas op. Niet iedereen vat dat gevoel goed op. Wees daarom terughoudend in het gebruik van emoticons. Focus je op de inhoud van je bericht en laat de emoties achterwege. Lukt dat niet? Dan is het misschien beter te bellen of even bij je collega langs te lopen. Een makkelijke manier om irritatie te voorkomen. Weet je trouwens waarom het teken voor de neus meestal wordt weggelaten? Omdat die meestal geen emotie weergeeft. Dat doe je immers vooral met je ogen en je mond. :) Hoe zet je een PS onder een e-mail met uitgebreide digitale handtekening? Ik plaats het er meestal onder. Maar dat vind ik raar staan en niet erg opvallend. Terwijl dat juist wel de bedoeling is. Zijn hier richtlijnen voor? PS onderaan een brief is een goede manier om iemands aandacht ergens op te vestigen, bijvoorbeeld op een aantrekkelijk aanbod of een actie die je van hem of haar wilt. Onze ogen lijken te worden aangetrokken door dit postscriptum. Vandaar dat je zo ook vaak flyers ziet. Ik kan me voorstellen dat je soms ook in je mail een PS wilt zetten. Je bericht staat dan apart van de rest van de tekst. Hierdoor lijkt het meer aandacht te krijgen. Toch kun je dit beter niet doen. E-maillezers zijn slechte lezers. De kans dat ze een bericht helemaal lezen is klein. De kans dat ze een PS lezen is nóg kleiner. Zodra de lezer denkt dat hij weet wat je te zeggen hebt, is hij vertrokken. Nog voordat hij bij het postscriptum is beland. Wil je toch een PS in je mail zetten? Doe dit dan helemaal onderaan de tekst. De p staat tenslotte voor post; ná de digitale handtekening is dus de juiste plek. Soms wordt P.S. met twee punten geschreven. Dit is de spelling van het Witte Boekje. Volg je de Groene Spelling, dan is PS de juiste schrijfwijze.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

TAALTIP: Van Onze Taal kreeg ik een tip: de aandachtsregel. Dit is een regel die je in het blokje van je handtekening zet. Hier kun je een speciale mededeling doen, bijvoorbeeld: Ons kantoor is vrijdags vanaf 16.00 uur gesloten. Een aandachtsregel is een goede manier om de lezer ergens op te wijzen. Maar je kunt hem niet gebruiken om het PS te vervangen. Mijn collega en ik schrijven tijden op verschillende manieren. Dat vind ik soms verwarrend. Zijn er afspraken voor? En welke schrijfwijze is het duidelijkst? Er zijn inderdaad verschillende manieren om de tijd te noteren, zoals 15:00 uur, 15.00 uur, 15.00 u., 3 uur , 03:00 PM, 3 PM. Kies voor Nederlandse zakelijke teksten bij voorkeur een van de volgende opties: De bijeenkomst is van 10.00 tot 12.00 uur. Wij lunchen tussen 12.00 en 13.30 uur. De training is van 9.30 – 16.30 uur. Bronnen: www.wikipedia.org Taaladviesdienst van Onze Taal <

emoticons Soms weet een lezer niet wat een emoticon betekent. Weet jij het wel? De antwoorden vind je op pagina 33. 1. 2. 3. 4. 5.

:’( x.X -.- }-B :|

6. 7. 8. 9. 10.

:P :-@ =S :-,-”

Judith Winterkamp is trainer van Communicatief tekst & training. Zij geeft trainingen op het gebied van schriftelijke communicatie zoals Brieven en e-mails schrijven, Creatief zakelijk schrijven, Snellezen en Spelling en Taaltips. Informatie: www.communicatief.info

taalkwesties

Twijfelen tussen enkelvoud en meervoud

Eén van de beste werk gevers die er...? Als je schrijft ben je – vaak zonder het te beseffen – voortdurend problemen aan het op lossen. Je bedenkt hoe je een bepaald woord ook alweer schrijft. Je realiseert je dat je sommige woorden beter niet kunt gebruiken, bijvoorbeeld omdat ze te frivool zijn in de gegeven context. Of je lost al schrijvend een grammaticale puzzel op. Zoals de vraag: moet ik hier enkelvoud gebruiken, of toch liever meervoud? Dit stuk gaat over tien geval len waarin je die keuze moet maken. Tekst Theo de Boer | Van Dale | www.vandale.nl

Op zich is de taalregel helder: het werkwoord (ook wel: de persoonsvorm) richt zich naar het onderwerp van de zin. Als dat enkelvoud is, staat het werkwoord ook in het enkelvoud en omgekeerd. Jij koopt, jullie kopen. De twijfel slaat toe op het moment dat niet duidelijk is of het onderwerp nu een enkelvoud of een meervoud is. Aan sommige woorden bijvoorbeeld kun je dat niet in één oogopslag zien. Het woord valuta lijkt op een meervoud, maar is het dat ook? En wat als het onderwerp uit een ingewikkelde woordgroep bestaat, zoals in de titel van dit stuk? Tien twijfelgevallen op een rij. Een aantal mensen Misschien heb je vroeger op school geleerd dat op aantal een enkelvoud moet volgen: een aantal mensen heeft zich afgemeld. Immers, aantal is een enkelvoud en daar hoort een enkelvoudige persoonsvorm bij. Nietwaar? Nee, niet helemaal waar. Het onderwerp is ‘een aantal mensen’. Nu is aantal inderdaad enkelvoud, maar mensen is toch echt een meervoudig woord. Het ligt er maar net aan waar je de nadruk op wilt leggen. Als je wilt laten zien dat het om een groep gaat die gezamenlijk iets doet (zin 1), is enkelvoud inderdaad de beste keuze. Maar als je het individuele karakter wilt benadrukken is een meervoud weer beter (2). In de meeste gevallen is het onderscheid vaag en kun je beide gebruiken (3, 4): 1. Een aantal leden heeft een verklaring opgesteld. 2. Een voor een druppelden een aantal gasten binnen. 3. Een aantal mensen heeft zich afgemeld. 4. Een aantal mensen hebben zich afgemeld. In sommige gevallen kun je alleen enkelvoud gebruiken. Dat is het geval na ‘het aantal’ of als er vóór aantal een bijvoeglijk naamwoord staat:

Het aantal werkzoekenden is toegenomen. Een groot aantal genodigden kwam niet opdagen.

De media... Wat je tegenwoordig heel vaak leest, zijn zinnetjes als: ‘De media heeft dat bevestigd’. Veel mensen valt dat al niet eens meer op, maar er zijn toch ook nog taalgebruikers die zich afvragen: moet daar geen hebben staan? Die sceptici hebben gelijk. Media is een meervoud; het bijbehorende enkelvoud is medium. En bij een meervoudig onderwerp hoort een meervoudige persoonsvorm: ‘De media hebben dat bevestigd’. Hoe ontstaat zo’n fout? Misschien doordat sommige mensen geneigd zijn om de media als één geheel van samenwerkende (of zelfs samenspannende) personen te zien. Taalkundig is dat in elk geval niet juist. ... en de data Met het woord data is iets vergelijkbaars aan de hand. Zeker onder ict’ers is het heel gewoon om bijvoorbeeld te zeggen dat de data ‘niet volledig is’. Ook al hoor en lees je dat steeds meer, goed Nederlands is het niet. Of misschien moet je zeggen nóg niet, want de taal verandert en op den duur veranderen de taalregels mee. Zover is het nu nog niet. Data is een meervoud, niet alleen in ‘op welke data kun jij’, maar ook in de betekenis ‘verzamelde gegevens’. Het moet dus zijn: ‘De data zijn niet volledig’. Vreemde valuta(‘s) Ergens op de site van de Belastingdienst staat: ‘Lees meer over het omrekenen van vreemde valuta naar euro bij...’ Valuta moet hier als meervoud zijn bedoeld, anders had er wel ‘een valuta’ gestaan. Nu zou je zeggen dat ze bij de Belastingdienst wel iets van geld weten, maar hier gaan ze toch een beetje de mist in. Het woord valuta is namelijk een enkelvoud. Het betekent ‘betaalmiddel in een land’ en dat begrip kun je prima in het meervoud zetten. Ze hadden het dus beter over ‘het omrekenen van vreemde valuta’s’ kunnen hebben. Je komt valuta als meervoud zo vaak tegen, dat het al haast niet meer fout gerekend wordt. Maar wie het goed wil doen, gebruikt het meervoud valuta’s.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

taalkwesties

Antibiotica en panini Ook het omgekeerde komt voor: een woord is meervoud, maar men ziet het voor een enkelvoud aan. We zagen dat al bij media en data. Nog zo’n woord is antibiotica. Dat is het meervoud van antibioticum. Als zulke medicijnen niet goed werken, schrijf je: ‘De antibiotica slaan niet aan’. Je ziet ook vaak ‘slaat’, maar dat is fout. Ander voorbeeld: panini. Dat is een Italiaans meervoud. In die taal hoort er een enkelvoud panino bij. Maar dat correcte panino hoor je in het Nederlands bijna nooit. Panini gebruiken we ook voor het enkelvoud: ‘een lekkere panini’. En drie van zulke broodjes? ‘Drie panini’ verdient de voorkeur, maar nu meer en meer mensen panini als enkelvoud opvatten, kan ook ‘drie panini’s’ niet langer fout worden gerekend. NS zet bussen in Een geval apart vormen namen of afkortingen waarachter zich iets meervoudigs verschuilt. Wat doe je dan? Richt het werkwoord zich naar het meervoud ‘Nederlandse Spoorwegen’? Dat kan, maar het hoeft niet. Je kunt er ook voor kiezen hier enkelvoud te gebruiken. Je benadrukt dan dat het om een organisatie als geheel gaat. Vaak zijn er dus twee mogelijkheden:

Zowel de server als de printers worden vervangen.

Een of meer Nog een ingewikkeld onderwerp: ‘een of meer kandidaten’. Dan kan het om één mens gaan, om twee of om nog meer. Wat doet dat met de persoonsvorm? Die staat in het meervoud. Het is dus: ‘Een of meer kandidaten gaan door naar de volgende ronde.’ Dat het hier om een meervoud gaat, kun je zien doordat het woord kandidaten zelf in het meervoud staat. Anders had er immers wel ‘een of meer kandidaat’ gestaan. De reizigers wordt verzocht Als je weleens in de trein zit, kun je dit zinnetje dromen: ‘De reizigers wordt verzocht hier allen uit of over te stappen’. Wordt, in het enkelvoud. Waarom eigenlijk? Omdat ‘de reizigers’ niet het onderwerp is (waarnaar het werkwoord zich richt), maar het meewerkend voorwerp. Je weet het misschien nog wel: dat zinsdeel waar je aan voor kunt denken: ‘aan de reizigers wordt verzocht’.

Een van de beste Tot slot terug naar de titel van dit stuk. Wat moet er op de plaats van de puntjes komen te staan?

Zowel de VVD als de PvdA Als het onderwerp een constructie met zowel is, gebruik je het enkelvoud. Dat gaat misschien tegen het gevoel in, want zo’n onderwerp bestaat immers altijd uit twee componenten. Maar samen worden die als één geheel gezien. Juist is dus: Zowel de VVD als de PvdA is voor.

Vroeger zei de conducteur steevast ‘de reizigers worden verzocht...’ Blijkbaar is er iemand zo vriendelijk geweest de NS op deze fout te attenderen en werd de conducteurs vervolgens verzocht zich van het enkelvoud te bedienen.

NS zet bussen in. De NS zijn ontstaan uit een fusie. De VN sturen/stuurt een troepenmacht. GS (Gedeputeerde Staten) vergaderen/vergadert er vanavond over Procter & Gamble laat/laten mooie cijfers zien.

Niet iedereen waardeert een enkelvoudige persoonsvorm bij organisatienamen als VN, GS en B en W. Als je op zeker wilt spelen, kun je hier beter het meervoud gebruiken.

Als één van de delen van het onderwerp zelf een meervoud is, krijg je wel een meervoudige persoonsvorm:

Het antwoord is: zijn. Waarom? Een klein stukje grammatica – we zijn er tenslotte bijna – kan helpen. Het onderwerp van de bijzin ‘die er zijn’ is het betrekkelijk voornaamwoord die. Dat slaat terug op het meervoudige werkgevers. Ook die is daarom meervoud. En bij een meervoudig onderwerp hoort een meervoudige persoonsvorm: zijn dus. Zo eenvoudig kan grammatica zijn. Meer lezen Van Dale Taalhandboek Nederlands www.taaladvies.net <

(advertentie)

Management Support.nl/vacatures dé vacaturesite voor secretaressen en andere managementondersteuners www.managementsupport.nl/vacatures

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

softwaretips

SharePoint zet vergaderen op z’n kop In dit artikel wil ik het papierloos vergaderen toelichten vanuit de Microsoftomgeving die SharePoint heet. Mijn ervaring is dat organisaties vaak SharePoint draaien maar dat het secretariaat niet genoeg kennis heeft van de mogelijkheden. Daarom dit noodzakelijke artikel; ter overweging en discussie. Tekst Roel Peeters

In het kader van papierloos vergaderen wordt er duchtig gebruikgemaakt van online platforms en apps van Ibabs, Notubox, OwnCloud, Zorgoplossingen.nl, papierloosvergaderen.nl, Notubiz, Spotdog enzovoort. De meeste van deze tools zijn niet of nauwelijks geïntegreerd in de kantooromgeving waar men in de meeste gevallen met Microsoft werkt. Dat is vooral vervelend als het gaat om het lezen en bewerken van documenten. Vergaderverzoeken en vergaderstukken circuleren via de Outlookomgeving en dat werkt vaak niet goed samen met deze vergadertools.

•• •• •• •• •• •• •• •• •• ••

een agenda met vergaderdata; een lijst met algemene doelstellingen van de vergadergroep; de gegevens van de contactpersoon (voorzitter); een lijst met de agendapunten voor de komende vergadering; een lijst met alle beslissingen; een lijst met alle taken; een lijst met bruikbare weblinks; een bibliotheek met de vergaderstukken; een lijst met de genodigden (leden); een mededelingen/discussieomgeving.

Stop met agenda en notuleren Zo. Die komt binnen, niet? In Het Nieuwe Werken krijgt elke deelnemer meer verantwoordelijkheid in het vergaderproces. Informatie, agenda en beschikbaarheid van iedereen zijn overal en altijd beschikbaar. Het voordeel hiervan is dat er niet op bepaalde tijden gewacht hoeft te worden om informatie te raadplegen of om input te leveren. Waarom zouden wij dan tijd moeten steken in het opstellen van een agenda die de volgende dag niet meer up-to-date is? En waarom moet ik als deelnemer wachten tot de vergadering om een belangrijke mededeling te doen? Nut van SharePointplatform Als de organisatie beschikt over het SharePointplatform en als het gaat om vaak terugkerende vergaderingen met veel in- en output kan dit platform van groot nut zijn. Een hele site optuigen heeft minder zin bij een werkoverleg of een ad-hocvergadering. Maak een vergadersite Het idee is dat je een (sub)site maakt die alle informatie bevat om te vergaderen. Met een standaard SharePoint template kom je al een heel eind. Hier en daar nog wat lijsten toevoegen en aanpassen en je hebt een site met:

Algemene vergaderstructuur wijzigt De vergadering neemt al een aanloop voordat deze gepland staat en de input en voortgang is de verantwoordelijkheid van iedereen. De voorzitter/secretaris/secretaresse vult de agenda. Dat is een continu proces. Iedereen kan daarnaast doorlopend mededelingen posten en er alvast over discussiëren. Heb je vergaderstukken aan

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

softwaretips

te leveren, dan post je die in de documentbiblitoheek. Het takenlijstje filter je op je eigen taken en je geeft de voortgang aan. Vind je interessante weblinks dan voeg je deze toe aan de lijst. Iedereen heeft continu overzicht over de algemene doelstellingen, de gemaakte beslissingen en de status van alle taken. Hoe weet iedereen wat er op de agenda staat? Mededelingen en agenda-items hebben een statusveld ‘op de agenda’ gekregen. Zo kun je snel via een lijstfilter de komende bepreekpunten weergeven. Wat doen de voorzitter en de secretaris? Zij hebben de SharePointsite geopend en volgen de lijst met agendapunten. Het verdient aanbeveling om dit te projecteren tijdens de vergadering, zodat iedereen kan volgen waar het over gaat. Leden kunnen dit ook doen op laptop of tablet maar een projectie is makkelijker te sturen. Vergaderstukken kunnen hier ook worden geopend. Hoe ziet het notuleren eruit? De notulist houdt zich niet meer bezig met het typen van een verslag of een BAL (besluiten- en actielijst). In plaats daarvan opent zij de SharePointsite. De agendapunten worden geopend en aangevuld door de notulist. Hetzelfde gebeurt met de mededelingen. De beslissingen worden kort genoteerd in de betreffende lijst. Onderwerpen van de rondvraag maak je aan in de lijst met mededelingen. Taken delegeer je meteen in de takenlijst. Mededelingen kun je – indien nodig – aanvullen in de lijst met mededelingen. Het typt allemaal wat minder lekker weg omdat je voortdurend nieuwe items moet openen. Het voordeel zit hem echter in de effectiviteit en het overzicht. Iedere deelnemer koppelt eenmalig de vergaderagenda en de takenlijst in deze SharePointsite aan Outlook. Vanaf dat moment is deze agenda zichtbaar in het lijstje met agenda’s, en de takenlijst zichtbaar als aparte map in de takenmodule.

En de rechtsgeldigheid dan? Om rechtsgeldig te zijn moeten notulen worden voorzien van een handtekening (‘arresteren’) en gearchiveerd worden. Alles in deze SharePointsite blijft bewaard en kan op datum worden gefilterd. Maar hoe de wetgeving hierover denkt weet ik niet. Ik ga voor efficiency, de wetgever heeft een andere pet op. Ik hoor graag jullie reacties! Vaak discussiëren wij in de LinkedIngroep van Management Support vooraf over het onderwerp waarover wij willen schrijven. Nu open ik een discussie zodra dit artikel is verschenen. Doe je mee? <

EMOTICONS Onderstaand de betekenis van de emoticons van pagina 29. 1. 2. 3. 4. 5.

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

:’( x.X -.- }-B :|

(huilend) (beledigd) (verveeld) (boos) (emotieloos)

6. :P 7. :-@ 8. =S 9. :- 10. -,-”

(grappend) (boos) (verward) (geschrokken) (geïrriteerd)

Toptitels Vakmedianet LEES

TIP

Praktijkboek arbeidsomstandigheden 2014

Praktijkgids arbeidsveiligheid 2014

ISBN: 9789462151451

ISBN: 9789462151635

dhr. K. Langenhuysen i.s.m. FNV Bondgenoten en FNV Formaat

dr. A.W. Zwaard e.a

€ 54,95

€ 222,00

De tekst van editie 2014 is weer volledig geactualiseerd.

Handleiding voor werknemers, ondernemingsraden en VGW(M)-commissies

Collectief Arbeidsrecht

Een handleiding voor de praktijk ISBN: 9789462150478 dr.mr. S.F.H. Jellinghaus, Mr. K. Maessen

€ 39,95

Praktijkgids Ziekte en reintegratie

Over ziekte en arbeidsongeschiktheid van werknemers ISBN: 9789462151277 mr. N. Ridder

€ 265,-

Memo Plus Ondernemingsraden 2014

Wat willen ze nou eigenlijk

En wat wil ik?

ISBN: 9789462152083 dhr. drs. H.A. Roele

€ 27,95

OR en pensioen

Dit boek gaat over pensioenen waarbij een ondernemingsraad is betrokken. ISBN: 9789462151000 dhr. Thijs Jansen

€ 34,95

Alle prijzen zijn inclusief btw

Compleet naslagwerk op het gebied van medezeggenschapsrecht en aanverwante terreinen ISBN: 9789462151413 Hoofdredacteur: mw. mr. E. Cremers-Hartman, mr. M.J.A.C. Driessen, drs. T. de Bondt, mr. A. Brons, mr. I. Zaal, mr. J.R. Wirschell

€ 52,95

www.vakmedianetshop.nl

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder 1. Stocard | iPhone (gratis) Zit je portemonnee vol met ouderwetse klantenkaarten en pasjes, dan is Stocard een uitkomst. Hiermee kun je pasjes digitaal op je iPhone bewaren door de barcode te scannen. Als een kaart nog niet bekend is binnen de app, kun je deze handmatig toevoegen.

2. Microsoft OneDrive | iPhone, iPad, Android, Windows Phone OneDrive, de nieuwe naam voor SkyDrive van Microsoft, is een handige centrale opslaglocatie voor documenten, foto’s en video’s. Met de app blader je door je bestanden in de cloud, of kun je foto’s van je smartphone uploaden. 3. TouchPal X Keyboard | Android (gratis) Dit alternatieve Android-toetsenbord kan zich uitstekend meten met onder meer SwiftKey en Swype. De weergave is comfortabel aan te passen via verschillende thema’s en dankzij veegbewegingen kun je, met enige oefening, nog sneller typen.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

4. MetroMail | Windows Phone (€ 1,49) Windows Phone ondersteunt Gmail, maar geeft je niet alle opties die je wellicht gewend bent van de maildienst van Google. MetroMail biedt uitkomst: deze uitgebreide Gmail-app ondersteunt onder meer sterren en labels voor het overzichtelijk organiseren van je berichten.

5. Buffer | Android (gratis) Buffer geeft je een wachtrij, om berichten die je via social media wilt delen (zoals Facebook en Twitter) gespreid over de dag te publiceren. Ook statistieken zijn beschikbaar, zoals het aantal retweets en vermeldingen. Een handige marketingtool.

De voordelen op een rij: n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren

6. TeamViewer Touch | Windows 8 (gratis) TeamViewer heeft een Touch-uitvoering uitgebracht voor Windows 8 om vanaf je tablet een computer op afstand te besturen. Het volledige scherm wordt benut, en een schermtoetsenbord is altijd binnen handbereik.

7. Udemy | Android (gratis) Udemy kent een gevarieerd aanbod van meer dan 10.000 online videocursussen, deels betaald. Je kunt in je eigen tempo leren en, mede dankzij deze app, waar en wanneer het uitkomt. Blader door het aanbod, zoek afgeprijsde of nieuwe cursussen, of log in om verder te gaan met je cursus.

Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

8. SwiftKey Note | iPhone, Deze notitie-app kun je synchroKey wel enkele features van het bouwd, zoals woordsuggesties nog niet in het Nederlands.

iPad (gratis) niseren met Evernote. Ook heeft Swiftbekende Android-toetsenbord ingeen een krachtige autocorrectie. Helaas

(Door Gertjan Groen)

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

YOUNG PROFESSIONAL

Graciëlla

van Duren

Leeftijd: 23 jaar Opleiding: Commercieel/Communicatie

management (hbo) via Schoevers. Binnenkort start ik met een deeltijdopleiding Master of Business Administration.

Ik ben: directiesecretaresse/managementassistente bij Van Delft Installatie in Nieuwkuijk.

Mijn werk bestaat vooral uit: de belangrijkste taken zijn het agendabeheer van directie en managers, het notuleren van en deelnemen aan management teamvergaderingen, het organiseren van bijeenkomsten, cursussen en evene menten, 1e lijns ict-beheer, de kwaliteit; ondersteuning van de bewaking/ controle naleving van de eisen van BRL-6000 en VCA**), het verzorgen van complexe aanbestedingen, het ondersteunen van afdeling Verkoop, marke ting (social media en de website). Verder speel ik dagelijks in op de orde van de dag (veel incidentele werkzaamheden) en ondersteun ik zowel directie als managers in diverse (ad hoc) projecten.

Mijn goed eigenschappen / competenties: ik ben punctueel, werk ge structureerd, ben leergierig en ik ben perfectionistisch.

Belangrijkste trend in het vak: ik zie een trend/opkomst in LEAN®, vooral binnen het bedrijf waar ik werk. Door het toepassen van de LEAN-principes wordt de organisatie flexibeler én kan er beter worden ingespeeld op een ver anderende omgeving. Momenteel wordt er een Lean Waiste Reduction pro ject uitgevoerd binnen ons bedrijf en ik zie daar een groot succes in. Om een mooi voorbeeld te geven: ik had nooit gedacht dat zoiets simpels als een herindeling van je kast, gebaseerd op een LEAN-principe, zoveel efficiëntie kan opleveren! Over vijf jaar: hoop ik nog steeds als directiesecretaresse/management assistente te werken bij Van Delft Installatie. Het is een erg mooi en fijn bedrijf om bij te werken en ik zie nog genoeg uitdagingen. Daarnaast start ik binnen kort met een MBA. Tijdens en na deze studie verwacht ik diverse mooie in terne projecten te draaien en onderzoeken uit te voeren binnen het bedrijf. Ik verbaas me over: hoe vaak je ziet dat mensen een nieuw idee hebben en dat enthousiast inzetten, zowel op de werkvloer als privé, en dat er vervol gens niet veel van terechtkomt omdat het in de zogenoemde ‘badkuip’ ver dwijnt. Social media: voor netwerken (zakelijk) heb ik een account op LinkedIn. Ook volg ik daarop bepaalde groepen om op de hoogte te blijven van ontwikkelin gen in mijn vakgebied.

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Aanmelden van personen kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

productnieuws

groeten uit de bajes! Gevangenis Rotterdam Op zoek naar een echt bijzondere locatie? Vanaf 1 februari 2014 is een deel van de oude gevangenis aan de Noordsingel in Rotterdam tijdelijk te huur voor een diversiteit aan bijeenkomsten en evenementen. Het monumentale gevangeniscomplex breekt haar muren open voor personeelsfeesten, relatie-evenementen, beurzen, congressen en seminars, trainingen, workshops en filmopnamen. Voor meer informatie: www.gevangenisrotterdam.nl <

afscheid collega, jubileum of verjaardag? TIP: maak samen een vriendenboek Via www.vriendenboeken.nl gaat dat heel eenvoudig. Je kiest een thema en ontwerp, selecteert vragen en nodigt je collega’s uit om twee pagina’s te vullen met tekst en foto’s. Dat gaat allemaal automatisch via de website. Iedereen vult vervolgens de eigen vriendenpagina in achter zijn/haar eigen pc. Als ‘eindredacteur’ van het vriendenboek kun je het boek nog persoonlijker maken met extra fotopagina’s, sfeerbladen en jaaroverzichten. Klaar? Dan wordt het boek in een fantastische kwaliteit gedrukt en binnen 5 tot 7 werkdagen op kantoor bezorgd. Een vriendenboek is altijd een schot in de roos. Want zeg nou zelf, het is toch heerlijk als al jouw collega’s de tijd nemen om iets over en voor jou op papier te zetten? Het is zo persoonlijk en er is met zoveel liefde en aandacht aan gewerkt, daar wordt iedereen blij van. Meer weten? Op Vriendenboeken.nl lees je er alles over! <

kasteel Woerden De locatie voor zakelijk treffen Een idyllisch rustpunt in de hectiek van alledag. Een topaccommodatie voor het houden van een zakelijke bijeenkomst, projectpresentatie, vergadering, zakenlunch/diner of training. Ook kun je er onbezorgd genieten van een groepsuitje, bedrijfsuitje, personeelsfeest, catering, etentje, wijnproeverij of bruiloft. Kasteel Woerden is bijzonder en uniek gelegen in het centrum van Woerden: op 300 meter van het station, 3 minuten rijden van de A12 en centraal in het Groene Hart. De gastvrijheid, ambiance en hoge service maken deze accommodatie bijzonder geschikt voor een zakelijke bijeenkomst. Wie nu een bijeenkomst boekt, maakt kans op een high tea, high wine of weekendje Maastricht voor twee! Bel voor informatie naar (0348) – 43 60 00 of stuur een e-mail: info@kasteelwoerden.nl <

in mei leggen alle vogels een ei... ... in de vogelhuisjes van Wilnest Ben je op zoek naar een bijzonder voorjaarscadeau voor een relatie, intern of gewoon voor jezelf? Bekijk dan deze ingenieuze vogelhuisjes eens. Een duurzaam vogelhuis in meerdere uitvoeringen en mooie kleuren. Makkelijk te monteren aan muur of boom met bijgeleverde beugel en te bedrukken met logo voor een echt relatiegeschenk. Door het huisje te draaien kun je het ook gebruiken als een open voederhuis of een zichtbaar nestje. Je kunt zelfs de vliegopening wisselen en het huis geschikt maken voor diverse vogels. Het huisje is dubbel geïsoleerd en heeft een overhangend dakje, zodat inval van licht en regen onmogelijk zijn. Verpakt in een luxe geschenkverpakking heb je een wereldcadeau! Bekroond met de PromZ Promotional Product of the Year 2012. Informatie: www.rekla2000.nl <

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

column

colofon

Het lastige werken

MANAGEMENT SUPPORT MAGAZINE IS EEN UITGAVE VAN VAKMEDIANET

Toen ik een paar jaar geleden zelf te maken kreeg met de mogelijkheid om ‘Het Nieuwe Werken’ te beleven, ging er een wereld voor me open. Een lastige wereld. Wat hield mijn nieuwe werken in? Thuiswerken en loskomen van het negen-tot-vijf-ritme. Ik weet nog hoe blij ik was met de gedachte niet elke dag naar kantoor te hoeven en de ruimte te krijgen om te werken op momenten dat het mij uitkwam. Tenminste, dat waren de fantasieën die ik daarbij had. Heerlijk. Niets in me kon vooraf vermoeden dat deze vrijheid last op zou gaan leveren. Ik kan me nog herinneren dat ik voor de eerste maal besloot om eerder dan vijf uur naar huis te gaan. Vol goede moed liep ik rond 14.30 uur de voordeur van het kantoor uit, op naar mijn vrijheid. Op dat moment ging er op de eerste verdieping een raam open waaruit een dierbare collega me toeriep: ‘Zo Huub, gaan we lekker in het zonnetje liggen thuis’!? Die opmerking kwam aardig binnen; mijn goede moed zakte direct in mijn schoenen en sloeg om in schuldgevoel. Kon ik het wel maken om het kantoor te verlaten? Het voelde een beetje alsof alleen ik het recht had om vrijheid te voelen en mijn collega’s achter te laten in een kantoor met een hek eromheen. Maar stiekem was ik ook écht van plan om te genieten van de zon... Het was sowieso de eerste weken vrij lastig om de discipline op te brengen en me thuis 100 procent met werk bezig te houden. Ik kon allerlei andere dingen doen dan werken zonder dat iemand er iets van zei. Resultaatgerichte afspraken. Daar ging het om. Hóe je het doet maakt niet uit, áls je het maar doet. Toch? Nee dus. De vrijheid die ik kreeg was een schijnvrijheid. Mail en telefoon draaiden vrolijk door en deden constant een appel op me. ‘Direct reageren graag. We wachten op antwoord. Zonder jouw antwoord kunnen wij niet verder’. Ik was wel klaar voor Het Nieuwe Werken maar mijn dierbare collega’s op kantoor niet. Herkenbaar?

Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Theo de Boer, Gertjan Groen, Ed Hartskeerl, Lucy Holl, Bouke van Kleef, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Barbara Schure, Karen Visser, Linda van der Wal, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving & opmaak Publish Impulse Group - Cross Media Solutions Alphen aan den Rijn Druk Ten Brink, Meppel Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840943 / 088-5840944 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 98,95 (exclusief btw). Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl. Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse. Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Dordrecht Marketing, Golden Tulip, Schoevers , Stage Entertainment en VCK Travel. Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie. ISSN 1382-3590

MANAGEMENT SUPPORT MEI 2014

Vakbase Alle informatie op jouw vakgebied voortaan altijd en overal beschikbaar!

Management Support heeft ruim 6.000 documenten op jouw vakgebied online toegankelijk gemaakt: je vindt ze in de Management Support Vakbase. ď&#x192;ź Compleet online naslagwerk op jouw vakgebied ď&#x192;ź Oneindig veel tips & tricks, tools en checklists direct te gebruiken ď&#x192;ź Alle artikelen uit het magazine online te raadplegen

De Vakbase informeert

De Vakbase assisteert

De Vakbase inspireert

Met de Vakbase volg je altijd de ontwikkelingen op je vakgebied

Je krijgt talloze handige tips, tricks en checklists om je werk sneller en gemakkelijker uit te voeren.

Interessante artikelen van deskundigen helpen je om je verder te ontwikkelen.

Meer informatie/aanmelden op managementsupport.nl/vakbase

Business meetings waren nog nooit zo slaapverwekkend. Heerlijk slapen met het Bilderberg bedlinnen, maximaal profiteren van uw Bilderberg businessarrangement.

Why settle for less? Wie lekker uitgerust vergadert, presenteert of traint, doet dit veel effectiever. Daarom doen we er bij Bilderberg alles aan om uw business meeting zo uitgeslapen mogelijk te laten verlopen. Met kussens die speciaal voor Bilderberg zijn ontwikkeld, nieuwe dekbedden en dekmatrassen op alle bedden, slaapt u als een roos. Het comfortabele, 100% katoenen bedlinnen in onze executive kamers ligt bovendien lekkerder dan ooit. Welterusten! Kijk voor meer informatie op www.bilderberg.nl/business, mail met business@bilderberg.nl of bel 0317 - 362 266.