Management Support Magazine nummer 9, september 2014

12

BUSINESSETIQUETTE Sociale omgangsvormen zijn van wezenlijk belang in het zakenleven. Relaties gastvrij ontvangen, jezelf goed presenteren tijdens een event; niet iedereen is daar bedreven in. Terwijl de regels vrij simpel zijn. Wat die regels zijn? Dat lees je op pagina 12.

22

WERKDRUK DE BAAS Een overvolle mailbox, een telefoon die voortdurend overgaat en constant mensen aan je bureau die iets van je willen.

Kortom: druk, druk, druk. Een hoge werkdruk is niet altijd te voorkomen, maar met de tips en de trucs uit dit artikel is die werkdruk wel te managen.

september 2014 | nummer 9 | jaargang 31

34

TAALKWESTIES Als je een tekst schrijft, wil je dat die tiptop in orde is. Natuurlijk bezondig je je niet aan spel- en tikfouten, is je woordkeus correct en maak je ook geen grammaticale fouten.

Maar ook de stijl doet ertoe.

In dit artikel eenvoudige tips om je stijl te verbeteren.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Aandacht van de pers?

Het geheim van free publicity

Plotseling is jouw organisatie volop in het nieuws. De telefoon staat roodgloeiend met vragen van journalisten. Er is geen sprake van een schandaal. Integendeel, de media willen juist meer weten over jullie geweldige dienst of product.

Gratis positieve publiciteit is de droom van iedere manager. Toch hoeft het niet bij dromen te blijven…

Het medialandschap is groot. Grofweg is er een onderverdeling in lokale, regionale en landelijke pers. Voor een advertentie in een

landelijke krant tel je als organisatie al snel 5000 euro neer. Een televisiecommercial prime time uitzenden kan zomaar tienduizenden euro’s kosten. Het zijn normale prijzen in de reclamewereld, maar niet betaalbaar voor elke organisatie.

Reden genoeg om te zoeken naar goedkopere manieren om onder de aandacht te komen bij een groot publiek met potentiële klanten. En die zijn er! Via Twitter, Facebook en LinkedIn bereik je veel met weinig geld. En dat is een pluspunt in deze financieel magere tijden. In dit artikel lees je welke rol jij daar als managementondersteuPAGINA 8 ner in kunt spelen.

CONGRES: SECRETARESSE, EEN FUNCTIE MET TOEKOMST Of de functie van secretaresse over 5 jaar nog bestaat? Ja natuurlijk! Maar wil je weten hoe jouw vak er dan uitziet? Meld je dan aan voor het gratis congres ‘Secretaresse, een functie met toekomst’ dat Management Support organiseert op 13 november a.s.

Met gerenommeerde sprekers en prikkelende stellingen belooft het een inspirerende dag te worden die jou absoluut nieuwe uitdagingen oplevert. Welke dat zijn wordt duidelijk tijdens dit congres. Je leest er meer over op PAGINA 20 EN 26

inhoud WONDEROLIE Er worden hoge eisen gesteld aan secretaressen. Niet alleen manage je informatie voor je afdeling, manager of secretariaat. Ook moet je communicatief sterk zijn, je mannetje staan, assertief zijn, zeggen wat je op je lever hebt, maar wel met oog voor verhoudingen. Gestructureerd, organisatiesensitief, en bovenal: flexibel.

Buigzaam, maar niet zo buigzaam dat je met alle winden meewaait. Daarnaast ben je natuurlijk softwarespecialist, dat wil zeggen: je kent de ins en outs van Outlook, Word en Excel. En als het even kan weet je ook hoe een crm-systeem werkt. Ze hoeven jou ook niets te vertellen over Sharepoint. Daarnaast ben je collegiaal, sociaal, klantgericht, integer en stressbestendig. Pfff... het is nogal wat. Je moet wel een perfectionistische regelaar en organisator zijn met bovenmenselijk overzicht en inzicht. Perfectionisme staat echter niet in het rijtje.

Voor perfectionisme heb je waarschijnlijk geen tijd. Hoeveel zorg je ook besteedt aan het ontzorgen van collega’s en leidinggevenden, het kan altijd beter. Maar hier volgt een #speltip: weet wanneer je moet stoppen.

Denk aan het Paretoprincipe ofwel de 80/20-regel. 20 procent van input zorgt voor maar liefst 80 procent van de output. 80 procent van een klus regel je dus ‘even’ in 20 procent van je tijd. Maar juist de nette afwerking, het perfectioneren vergt de meeste tijd. Bedenk dat mensen vaak eerder tevreden zijn dan jijzelf. Jouw inspanningen kunnen nét de druppel zijn, too much. En uiteindelijk misschien zelfs zonde van je tijd. Daarom onder andere in dit nummer aandacht voor het omgaan met werkdruk en werkstress. Dat zal elke managementondersteuner ongetwijfeld bekend voorkomen.

Verder komt in dit nummer Henny van Egmond aan het woord, een van de gerenommeerde sprekers op het congres van Management Support Live op 13 november a.s. Hij voorspelt dat secretaressen wel degelijk een belangrijke rol innemen in de toekomst, ondanks alle digitale ontwikkelingen. Maar dat wisten wij natuurlijk al: de ondersteuner als verbinder pur sang. Geen waakhond maar wonderolie. En degene die de hoogste eisen aan zichzelf stelt.

PRAKTISCH 4

Signaal

33 Spelling- en Taaltips 34 Taalkwesties 36 Zakelijke correspondentie 38 Softwaretips 40 Appladder

PROFESSIONEEL 8

Aandacht van de pers?

Het geheim van free publicity

12 Businessetiquette Rustig aan in het zakelijke verkeer 14 Samenwerken met internationale relaties 16 De moeilijkste relatie is die met jezelf 17 Lekker weg met de werkkostenregeling 24 Onzichtbaar werk zichtbaar maken Hoe zorg je dat jíj de credits krijgt?

26 Secretaresse van de toekomst Van waakhond naar wonderolie

PERSOONLIJK 17 Column Vicky Marijnen 22 Werkdruk Hoe ga je ermee om?

De komende maanden ligt jouw vakblad in de vertrouwde handen van eindredacteur Mieke Bloemheuvel en interim-hoofdredacteur Marieke de Wit vanwege mijn zwangerschapsverlof. Deze editie mag er natuurlijk ook weer zijn, maar het oktobernummer is helemaal mooi. Wacht maar af!

28 De BrandCheck

Voor nu in ieder geval veel leesplezier!

42 Column Huub van Mackelenbergh

Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

SERVICE

32 Young Professional

20 Community 41 Productnieuws 42 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

3

SIGNAAL

Privégebruik zakelijke deelauto niet fiscaal belast Met het oog op de toenemende inzet van deelauto’s is de VNA (Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen), mede op initiatief van Alphabet, een brancheregeling met de Belastingdienst overeengekomen over het privégebruik van deelauto’s.

Het is toegestaan om een auto voor een dag of in het weekend van de werkgever te huren, zonder dat er sprake is van fiscale bijtelling. Hiermee snijdt het mes aan twee kanten: de werknemer profiteert van een interessante arbeidsvoorwaarde, de werkgever kan de kosten van het wagenpark verder minimaliseren. <

Gratis koffie op het werk basisvoorziening Ruim twee derde van de werknemers in ons land vindt koffie een basisvoorziening, waarin de werkgever altijd moet voorzien. Zo’n 17,5 procent wil wel voor koffie betalen, maar dan moet de kwaliteit beter worden.

Dat blijkt uit onderzoek van Nestlé Professional en Panelwizard. Nederlanders vinden goede koffie op het werk hoe dan ook belangrijk. Het wordt zelfs belangrijker gevonden dan een lekkere lunch op kantoor, een jaarlijks uitje met collega’s of een laptop van de zaak. Driekwart van de medewerkers geeft aan dat goede koffie werkt als een visitekaartje van het bedrijf. Ruim een derde zegt zelfs dat het wel eens bijdraagt aan het winnen van een zakendeal! <

Ook op social media eerlijk en aardig zijn Hoe je je gedraagt op social media is niet veel anders dan in het dagelijks leven. Het idee achter social media – het woord zegt het al – is dat je je op een ‘sociale’ manier gedraagt en opbouwende bijdragen levert.

Misschien voor jou een open deur, maar toch nog even de vijf belangrijkste gedragsregels voor social media op een rij: 1. Wees eerlijk 2. Wees respectvol 3. Wees menselijk 4. Vermeld de bron van je informatie 5. Weet dat wat je zegt, blijft.

(Bron: PR voor dummies).

Zie ook pagina 11. <

4

Het ultieme papierloos werken IT-organisatie Decos heeft het ultieme papierloze werken doorgevoerd door zelfs geen toiletpapier meer beschikbaar te stellen. In plaats daarvan zijn er een aantal innovatieve toiletten geplaatst in het futuristische kantoor in Noordwijk.

Daarmee is het allerallerlaatste papier uit de organisatie verdwenen en verdient Decos de naam ‘meest papierloze kantoor van Nederland’. “Volledig papierloos werken is voor velen nog een toekomstbeeld, voor ons heel gewoon”, licht CEO Paul Veger zijn beleid toe. Onze administratie is al jaren digitaal, inclusief de facturatie en alle communicatie.” De nieuwe toiletten (Geberit Aqua Clean) reinigen zichzelf met een douche en een fohn, volledig papierloos dus. “Dat zal ongetwijfeld leiden tot geanimeerde gesprekken! Wij laten vandaag weer zien dat het kán om de wereld te veranderen – en dat het nog duurzaam en hygiënisch is ook.” <

Staand vergaderen verbetert samenwerking en creativiteit Staand vergaderen wordt al gepromoot om kantoorwerkers wat vaker uit hun stoel te krijgen. Nu blijkt dat het niet alleen goed is voor de gezondheid, maar ook voor de creativiteit en collegialiteit.

Onderzoekers van de Washington University in het Amerikaanse St. Louis bekeken wat er gebeurt met mensen wanneer ze staand in plaats van zittend vergaderen. De teams die staand vergaderden waren enthousiaster over hun werk en minder geneigd om hun ideeën voor zichzelf te houden. Doordat de teamleden minder territoriaal waren, deelden zij meer informatie en was de kwaliteit van hun werk uiteindelijk beter.

Bedrijven moeten hun kantoren zo inrichten dat het de gevaren van zittend werk tegengaat, zegt Andrew Knight. Volgens hem is het verwijderen van stoelen niet alleen een goedkope manier om de inrichting te veranderen, maar heeft ook een positieve impact op de manier waarop werknemers met elkaar samenwerken. <

8 verwachtingen van kantoorbezoekers Wie een bezoek brengt aan een kantoor, heeft bepaalde verwachtingen over de ontvangst.

In de Nationale Ontvangst Barometer 2014 van Sparq lezen we wat de 8 belangrijkste verwachtingen zijn.

1. Dat verteld wordt waar hij kan wachten: 64% 2. Dat de weg wordt gewezen: 59% 3. Dat verteld wordt hoe lang hij ongeveer moet wachten: 57% 4. Dat hij meteen aangemeld wordt als bezoeker/gast: 55%

5. Dat de receptie/security op de hoogte is van zijn/haar komst: 30% 6. Dat hij snel wordt opgehaald: 29% 7. Dat hij een bezoekerspas ontvangt: 9% 8. Dat de huisregels van het gebouw uitgelegd worden: 7% <

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

SIGNAAL

De baas is de baas!

Doordat we niet meer zo verschrikkelijk opkijken tegen mensen die in hiërarchische lijn boven ons staan, zijn de grenzen tussen baas en ondergeschikten minder scherp te trekken. Vroeger was het ondenkbaar dat je je baas bij z’n voornaam noemde. Tegenwoordig kijkt niemand daar meer van op. Hoewel... het ligt er natuurlijk ook aan hoe informeel het er in een bedrijf aan toegaat. Bij een reclamebureau zullen de omgangsvormen wat losser zijn dan bij een internationale organisatie. Toch hoort ook bij een informeel bedrijf functionele hiërarchie bij een werksituatie. Heb je moeite met het aanaanvaarden van functionele autoriteit of kom je geregeld in conflict met gezag, dan heb je het als secretaresse niet makkelijk. De baas is nu eenmaal de baas. Maar gelukkig verdragen goede managers ook suggesties en opmerkingen over hun optreden en zullen zij er hun voordeel mee doen. Als je je kritiek maar tactvol inkleedt, kun je met je baas ‘lezen en schrijven’! <

Zelf je werkuren bepalen Nederlanders willen steeds vaker zelf bepalen waar, wanneer en hoe lang ze werken. Dat schrijft De Telegraaf op basis van een peiling van bureau McKinsey.

Vier op de vijf werknemers werken al thuis of zouden dat willen. Op die manier hopen zij de stress door verkeer en files te verminderen, zo blijkt uit de peiling. Het aantal thuiswerkers steeg het afgelopen jaar tot 930.000. Deskundigen spreken inmiddels van ‘roosteren’ om deze manier van werken aan te duiden. Niet de baas maar de werknemers bepalen begin- en eindtijd van de werkdag.

Werk en privé moeten volgens de werknemers naadloos in elkaar overlopen, zonder stress en zonder vaste werktijden maar wel met alle nodige digitale middelen. Ook zijn zij best bereid harder te werken, maar dan willen ze ook eerder met pensioen. <

Liever een boks dan een hand

Bang om ziek te worden? Schud dan geen handen maar geef een hippe boks. Dat blijkt uit onderzoek van de Aberystwyth University in Wales. Daar deden wetenschappers een onsmakelijk proefje: zij probeerden met rubberen handschoenen en een portie E.coli.bacterie – zeg maar poep – uit hoeveel van deze ziekmakers werden overgedragen tijden het schudden van handen of het geven van een high five. Met het aantikken van vuisten werden nauwelijks ziekteverwekkers overgedragen, maar met een handje geven... brrrrrr! <

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Selectief en effectief met social media Steeds meer secretaressen krijgen social media in hun takenpakket.

Soms om te monitoren wat er over de organisatie wordt geroepen online, maar regelmatig ook als ‘virtuele mond’ die de boodschap van de organisatie uitdraagt en reageert op berichten. Hoe werk je als secretaresse selectief én effectief met social media? Tien tips.

1. Kijk waar de piketpaaltjes staan. Afhankelijk van de grootte van je organisatie is externe communicatie meestal de primaire verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. HR heeft daarnaast ook nog een rol als het gaat om werving, selectie en het uitdragen van het ‘corporate gezicht’. Overleg met die verantwoordelijken wat jouw rol is. Waar ligt je kracht? Waar stopt die?

2. Begrens jezelf. Als je wilt, kun je hele dagen online zijn. Internet heeft geen grenzen, dus maak je die zelf. Ga twee keer per dag een kwartier kijken wat er speelt, en stop dan – desnoods met de stopwatch in je telefoon of de klassieke eierwekker.

3. Houd ogen en oren open. Zelfs al stuur jij niets de wereld in, zorg dan nog dat je weet wat er over je organisatie wordt gezegd. Voor je leidinggevende kan dit zijn of haar beleidsbeslissingen beïnvloeden. Bovendien ligt de benodigde snelheid van reactie veel hoger dan bij berichten in geschreven media (kranten en tijdschriften).

4. Praat waar de klant is. Als jij zelf leidend bent voor jullie organisatie, zorg dan dat je informatie krijgt over welke platformen voor jullie klanten belangrijk zijn. Leeftijd, geslacht en interesses spelen een rol bij het kiezen. Is Pinterest hét kanaal, of juist LinkedIn? 5. Maak het een volwassen taak. Goed socialmediabeheer kost tijd. Soms veel tijd. Als jij dit serieus gaat invullen, betekent dit waarschijnlijk dat er iets anders van je takenlijst af moet. Of zat je je soms te vervelen? Vast niet.

6. Houd de regelmaat erin. Goede online sociale communicatie valt of staat met zichtbaarheid en die weer met frequentie. Stuur niet één tweet per maand. Kijk liefst dagelijks wat er wordt gezegd over jullie organisatie.

7. Praat zoals je bent. Zorg dat de berichten dié je stuurt, passen bij jullie organisatie – dat is niet noodzakelijk bij jouw persoonlijke stijl. Zeggen jullie ‘u’ of ‘je’ tegen de klant? Ikea communiceert heel anders dan het ministerie van Justitie.

8. Ga niet te ver met ghostwriting. Je mag best spreken als ‘de organisatie’. Maar geef niet de indruk dat je leidinggevende zélf antwoordt als dat niet zo is. Dat zet de klant op het verkeerde been en je leidinggevende ook, als hij via een ander kanaal wordt aangesproken op een specifieke situatie.

9. Koppel de kanalen aan elkaar. Verwijs in social media ook naar andere boodschappen die online of offline zichtbaar zijn. Vacatures, evenementen, mijlpalen, successen, klantvragen, problemen…

10. Automatiseer, automatiseer, automatiseer. Tools genoeg: zoek maar eens op de woorden Hootsuite en Tweetdeck. Beide programma’s helpen je om de stortvloed aan berichten te kanaliseren en laten je ook uitgaande berichten vooraf inplannen. < (Door Karen Visser | www.newbroom.nl)

5

SIGNAAL

BHV’er moet voldoen aan nieuwe norm NEN heeft het normontwerp NEN 8112 ‘Bedrijfsnoodorganisatie en bedrijfshulpverlening’ gepubliceerd. Deze norm vervangt de huidige normen NEN 4000:2008 ‘Bedrijfshulpverlening’ en NEN 8112:2010 ‘Leidraad voor ontruimingsplannen’.

Het voordeel van de nieuwe norm is dat er nu één norm is waarin kennis rondom het ontwerpen en implementeren van de bedrijfsnoodorganisatie (BNO) wordt gedeeld.

De huidige normen worden ingetrokken op het moment dat NEN 8112 wordt gepubliceerd. Naar verwachting zal dit in de eerste helft van 2015 zijn.

Belanghebbenden kunnen tot 1 november 2014 online commentaar indienen via www.normontwerpen.nen.nl/ <

De hele dag staan is ook niet alles De zittende kantoormens leidt een ongezond leven. Staand werken, staand vergaderen: het is allemaal veel natuurlijker voor ons mensen, zo beweren onderzoekers, Dan Kois, redacteur bij The Independant, besloot daarom bij wijze van test een maand staand te gaan werken. Hij mocht alleen zitten in zijn auto en op het toilet. En ‘s nachts mocht hij in zijn bed liggen. Verder was hij aangewezen op zijn beide voeten.

In het verslag van zijn experiment praat hij over speciale schoenen, staand series kijken, voortdurende rugpijn en pijnlijke hielen.

Het is nooit stil op kantoor Wie denkt dat e-mail, telefoon, zoemende airco’s, piepende printers en krakende bureaustoelen het meeste afleiden op kantoor heeft het mis.

Uit Amerikaans onderzoek onder 1000 werknemers blijkt dat kletsende collega’s de meest vervelende stoorzenders zijn. Van de deelnemers aan het onderzoek zei maar liefst 45 procent last te hebben van geklets van collega’s op de afdeling. Voor slechts 18 procent geldt als e-mail bron van irritatie. Nare geurtjes staan met 9 procent op de derde plaats, gevolgd door: telefoongesprekken (8%) geluid (6%) kantoorinrichting (5%)

geen afleiding (5%) technologie (4%) <

Vier tips om geconcentreerd te kunnen werken Als je vaak gestoord wordt tijdens je werk, dan verloopt je werk rommelig, heb je moeite met concentreren en komt er waarschijnlijk maar weinig uit je handen. Onderzoek toont aan dat hersenen tijd nodig hebben voor concentratie: om in een workflow terecht te komen, heb je ongeveer twintig minuten nodig. Om efficiënt te werken, is het dus belangrijk dat je niet wordt gestoord. Vier tips die je goed kunt gebruiken.

Maar.. de pijn in zijn nek en schouders van het beeldschermstaren was hij kwijt! <

1. Werk zoveel mogelijk in een eigen ruimte, of in ieder geval met zo min mogelijk collega’s.

Is dat geen optie? Koop een paar oordoppen.

2. Kijk ‘s morgens pas om een uur of elf naar je mail, mits je iets belangrijks verwacht natuurlijk. Een prima manier om de dag écht productief te beginnen.

3. Schakel je telefoon door naar de voicemail. Je kunt mensen altijd terugbellen wanneer het beter uitkomt.

4. Zorg voor een opgeruimd bureau. Dat werkt veel lekkerder! <

Thuiswerken geen remedie tegen files

Blije mensen vinden álles leuk

Thuiswerken als remedie tegen de dagelijkse files is een utopie.

Het aantal werknemers dat af en toe op een andere plek werkt nam de afgelopen jaren toe van 27 tot 32 procent, maar ze doen dat vooral op tijden buiten de spits, schrijft De Telegraaf op basis van een onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM). Thuiswerken gebeurt voornamelijk in geval van overwerk, dus buiten de gewone werktijden.

De beperking aan thuiswerken heeft te maken met zichtbaarheid op het werk, verminderd onderling vertrouwen bij werken op afstand en beperkte mogelijkheden in het houden van onderling contact. <

Je kunt de mens grofweg in twee types verdelen. De mensen die overal blij van worden en die alles interessant vinden. En de mopperaars die bijna nergens blij van worden. Die laatsten zijn misschien niet de makkelijkste collega’s, maar ze hebben veel minder vaak last van concentratieproblemen.

Informatieoverload is voor veel mensen een groot probleem dat tot stress kan leiden. Aan alle kanten komen er stimuli op hen af. Sommige mensen hebben dan moeite hun aandacht te richten op wat écht belangrijk is. Uit Amerikaans onderzoek blijkt dat de ‘haters’ daar veel minder last van hebben dan de ‘likers’, schrijft PsychCentral.

Het probleem is dat blije mensen álles leuk en interessant vinden en daarom hun aandacht verspreiden over heel veel verschillende dingen. De mopperaars vinden bijna niets leuk en zijn daarom beter in staat hun volledige aandacht te focussen op één ding of taak.

Daardoor hebben ze vaak minder concentratieproblemen en ontwikkelen ze bovendien hun vaardigheden voor en kennis van die paar dingen die hun wel weten te boeien.

Daarom zijn de ‘haters’ niet zelden beter in hun werk dan de ‘likers’.

(Bron: overpreventie.nl) <

6

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

SIGNAAL

NVD in Flevoland De Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen (NVD) is dé vakvereniging voor de professionele secretaresse. Naast vakinhoudelijke bijeenkomsten heeft de NVD ook een niet te onderschatten netwerkfunctie.

Ben je managementondersteuner, werkzaam voor een beleidsbepaler? Woon of werk je in Flevoland en wil je collega’s en vakgenoten uit de regio beter leren kennen? Zit je met een vraag op je vakgebied waarover je met een collega wil sparren?

Kom dan naar het eerste netwerkevenement dat de NVD op 4 september a.s. voor jou organiseert bij Dorhout Mees in Biddinghuizen. Voor het volledige programma en om je aan te melden ga je naar: http://bit.ly/1iAvKTm. Omdat dit het eerste evenement is dat in Flevoland plaatsvindt, hanteert de NVD een speciaal kennismakingstarief van slechts € 10,- voor je deelname! Mocht je op 4 september besluiten lid te worden van de vereniging, dan ontvang je dit bedrag retour.

Meer weten over de NVD in het algemeen? Kijk dan op www.nvdsecretaresse.nl. <

Ook e-mail grondwettelijk beschermd Om álle communicatievormen grondwettelijk te beschermen, hebben minister-president Rutte, minister Plasterk van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en minister Opstelten van Veiligheid en Justitie een wetsvoorstel ingediend dat het brief-, telefoon- en telegraafgeheim vervangt door het brief- en telecommunicatiegeheim. Omdat de nieuwe wet geen specifieke communicatietechnieken meer benoemt, vallen alle huidige en toekomstige communicatiemiddelen zoals e-mail, telefoonverkeer via internet en besloten communicatie via sociale media er ook onder. Het is daardoor verboden om in bijvoorbeeld e-mailtjes te neuzen zonder expliciete toestemming van de eigenaar. Dat geldt ook voor telefoonverkeer via internet en besloten communicatie via social media. De ingangsdatum van deze (wets)wijziging is nog niet bekend. Momenteel ligt het wetsvoorstel bij de Tweede Kamer.

Overigens is de bescherming tegen pottenkijkers niet geheel waterdicht; er blijven uitzonderingen bestaan. Zo mag de politie – met toestemming van de rechter – e-mails blijven inzien.

Hetzelfde geldt voor inlichtingendiensten als de AIVD en de MIVD, als zij toestemming hebben van respectievelijk de minister van Binnenlandse Zaken en de minister van Defensie.

(Bron: MT Rendement) <

Overdreven flirtgedrag signaal van verveling Flirten komt overal voor; op straat, in de kroeg en ook op het werk. Hoewel niet wetenschappelijk bewezen, wordt vaak beweerd dat flirtgedrag op het werk goed is voor je carrière, tot succes kan leiden en het plezier in je werk verhoogt. Uit onderzoek blijkt echter dat dat een beetje kort door de bocht is. Flirtende werknemers zijn minder blij met hun baan dan wordt gedacht.

Volgens onderzoekers Chadi Moussa en Adrian Banks, bedrijfspsychologen aan de University of Surrey, zou flirtgedrag wel eens kunnen worden opgevat als teken van verveling of professionele desinteresse, met sleur als grootste vijand van het werkgeluk.

Sommige werknemers flirten om hun zelfbeeld op te krikken, maar er zijn er ook die het alleen doen ‘voor de lol’. In beide gevallen is de romantiek ver te zoeken! Vooral mannen die zich ongelukkig voelen op het werk vertonen flirterig gedrag. Flirten heeft overigens niets met versieren te maken en het is nooit seksueel. Een seksuele indruk is heel iets anders dan een zakelijk goede indruk. <

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Handige links Het kan je zomaar gebeuren: de organisatie waar je werkt gaat drastisch reorganiseren en jou hangt ontslag boven je hoofd. Wat dan je rechten en je plichten zijn kom je (ook) te weten via www.ontslagnet.nl < Voor wie toch al genoeg had van die lange reistijden van en naar het werk en de files al helemaal kan missen als kiespijn is het alternatief een kijkje op www.baanindebuurt.nl < Uitverkoren om dat congres (mede) te organiseren? Doe je voordeel met een blik op www.commgres.com < Etentje? Reserveren doe je via www.couverts.nl < Als je een videoconference of telefonisch een afspraak met relaties over de hele wereld moet maken, vind je via www.timeanddate.com enkele slimme hulpmiddelen. Kijk in de Meetingplanner en je krijgt alle tijdzones naast elkaar. < Op zoek naar duurzame (relatie)geschenken? Kijk dan op www.fairygood.nl.

Cadeaus die je daar vindt zijn wel aan de prijs, maar wél relevant als je iets moois en duurzaams zoekt. < De inspiratie voor de kerst- of nieuwsjaarsborrel ‘op de zaak’ is misschien nog ver te zoeken. Toch raden we je aan alvast een kijkje te nemen op www.acteurs.nl/kerst.html Als je dan nog niet in de stemming komt, weten wij het ook niet meer. < Het is overigens niet ondenkbaar dat – voorafgaand aan de borrel – je manager een speech of presentatie houdt. Als hij z’n presentatie met behulp van Prezi maakt, blijft iedereen bij de les. Help hem een handje en kijk op www.prezi.com <

7

RELATIEMANAGEMENT

Aandacht van de pers?

Het geheim van free publicity

Plotseling is jouw organisatie volop in het nieuws. De telefoon staat roodgloeiend met vragen van journalisten. Er is geen sprake van een schandaal. Integendeel, de media willen juist meer weten over jullie geweldige dienst of product. Gratis positieve publiciteit is de droom van iedere manager. Toch hoeft het niet bij dromen te blijven…

Tekst Marjo van Lijssel

Voor een advertentie in een landelijke krant tel je als organisatie al snel 5000 euro neer.

Een televisiecommercial prime time uitzenden kan zomaar tienduizenden euro’s kos-

8

ten. Het zijn normale prijzen in de reclamewereld, maar niet betaalbaar voor elke organisatie. Reden genoeg om te zoeken naar goedkopere manieren om onder de

aandacht te komen bij een groot publiek met potentiële klanten. En die zijn er! Bijvoorbeeld via social media of door het ‘verleiden’ van de media.

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

RELATIEMANAGEMENT

Flashmob Het is zaterdagmiddag 14.00 uur. De zon schijnt. Op het marktplein in Culemborg is het een drukte van jewelste. Veel inwoners genieten van een terrasje, shoppen gezellig langs de vele winkeltjes of halen een ijsje bij de Italiaanse ijscoman. Plotseling verdringen Argentijnse bandoneonklanken het gezelligheidsrumoer. Tientallen ogenschijnlijk shoppende mensen veranderen in sierlijke tangodansers en danseressen die met hun indrukwekkende bewegingen onmiddellijk de aandacht trekken van een verontwaardigd publiek. Fotografen van lokale kranten leggen het tafereel meteen vast met hun camera’s. Na drie minuten is het voorbij. Er worden flyers uitgedeeld met informatie over de plaatselijke dansschool.

Maatschappelijk belang Ruim 95 procent van alle persberichten die door marketing- en PR-afdelingen worden verstuurd naar journalisten, verdwijnen in de digitale prullenbak. Het is normaal dat je als organisatie enthousiast bent over je eigen producten en diensten, maar dat zal de gemiddelde journalist een zorg zijn. Hij wil alleen nieuws brengen. “En nieuws is alles dat afwijkt, actueel en dichtbij is en wat een grote groep mensen treft”, aldus Van Haaren. “Hoe wrang het ook klinkt, een vliegtuigramp in Australië waarbij honderden Aziaten en Australiërs om het leven komen, zal de Nederlandse media niet lang bezighouden. Dat verandert wanneer er Nederlanders bij betrokken zijn of als een toestel neerstort op Nederlandse bodem.”

“Dit is een slim voorbeeld van hoe je gratis met je organisatie in het lokale nieuws kunt komen”, vertelt PR-specialist Eugène van Haaren. “Een bestaande dansschool die een nieuw dansseizoen start is namelijk geen nieuws. Maar met deze opmerkelijke flashmob maak je op een ludieke manier toch nieuws en je bereikt daarmee een groot lokaal publiek.”

José Timmermans, directiesecretaresse bij een ggz-instelling, bedenkt samen met de afdeling communicatie hoe PR een toegevoegde waarde kan hebben voor haar organisatie. “Bij alles wat we doen vraag ik me af of het interessant nieuws is voor onze medewerkers of voor een externe doelgroep. Eén van onze opdrachten vanuit de overheid is dat we het aantal bedden moeten afbouwen. Het doel is dat zoveel mogelijk mensen vanuit huis behandeld en begeleid worden. Wij geven daar op allerlei manieren vorm aan en boeken positieve resultaten. Dat nieuws delen we met journalisten. Het dient immers ook een maatschappelijk belang. Voor buurtbewoners is het interessant om te weten hoeveel mensen de kliniek verlaten en misschien wel in hun wijk komen wonen. Vorig jaar kwamen we landelijk in het nieuws vanwege de lancering van een werkboek voor hoogwaardi-

Hoewel het niet altijd even gemakkelijk is om journalisten voor je te winnen, kan iedereen het leren volgens Eugène van Haaren, auteur van het handige praktijkhandboek ‘PR voor Dummies’. “Les één is: begin nooit tegen een journalist of redacteur over ‘free publicity’ of ‘gratis publiciteit’”, waarschuwt Van Haaren. “De betreffende journalist voelt zich dan gebruikt en jij komt alsnog razendsnel bij de advertentieafdeling terecht.”

TIEN GOUDEN TIPS VOOR FREE PUBLICITY 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Zeg nooit tegen een journalist dat je uit bent op free publicity.

Kom alleen met een bericht dat nieuwswaarde heeft.

Haak in op actualiteiten en maatschappelijke issues.

Maak gebruik van recent wetenschappelijk onderzoek en autoriteiten.

Bestudeer het medialandschap.

Neem een abonnement op een mediadatabase.

Leer hoe je een nieuwswaardig persbericht schrijft.

Bereid telefoongesprekken met een journalist voor.

Deel een primeur uit. Je maakt dan afspraken met een journalist dat hij er als eerste over mag berichten. Daarna licht je de andere media in.

10. Zorg voor een goede timing. Op vrijdagmiddag zijn redacties vaak leeg. Journalisten werken ook met deadlines, dus wees op tijd.

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

José Timmermans: “Bij alles wat we doen vraag ik me af of het interessant nieuws is voor onze medewerkers of voor een externe doelgroep.”

ge intensieve zorg. Samen met andere ggz-instellingen ontwikkelden we een methode die er mede toe leidt dat er minder gesepareerd hoeft te worden in psychiatrische klinieken.”

Bekende Nederlanders Een veel gebruikte vorm om in het nieuws te komen is het inschakelen van een ‘Bekende Nederlander’. Winkeliers maken hier nogal eens gebruik van, bijvoorbeeld tijdens de heropening van hun gerenoveerde winkel.

De aanwezigheid van een BN’er die wat zegt of doet, is leuk voor een lokaal publiek en staat garant voor een fotomoment.

Goede Doelen en stichtingen zetten regelmatig Bekende Nederlanders in om hun missie onder de aandacht te brengen. Enige jaren geleden kwam de Stichting ALS op een opmerkelijke manier in het nieuws. Ze organiseerden een benefietzwemwedstrijd in de Amsterdamse grachten. “Regionaal levert zo’n actie al mooie gratis publiciteit op”, volgens Van Haaren. “Maar deze stichting haalde ook het landelijke nieuws omdat Koningin Maxima, toen nog prinses, één van de zwemmers was. Op die manier werd een bekend fenomeen, namelijk deze al bestaande dodelijke spierziekte, ineens totaal anders belicht.”

Nog een factor die je kan helpen aan nieuwswaarde is bijzonder bewijs in de vorm van onderzoek. Voor journalisten is dit vaak een mooie aanleiding om verder uit te wij-

9

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast.

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I

www.woudschoten.nl

MEETINGS MADE MEMORABLE

STAD

BOS

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij 42 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren.

Stad, strand of bos? Wat uw wensen ook zijn, bij Golden Tulip is het mogelijk. Boek een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Vraag nu uw offerte op maat aan via 0343-523020 of via holland@centralmeetingline.com

GOLDENTULIP.COM

STRAND

RELATIEMANAGEMENT

eigen format. Je ziet dan vanuit welke invalshoek zij onderwerpen behandelen.

Daar kan jij vervolgens handig op inhaken.”

Het benaderen van journalisten is volgens Eugene van Haaren een vak apart. Maar als je het vaak oefent in de praktijk en je hebt een beetje talent, dan valt het kwartje vanzelf. Waak er wel voor dat je niet te vaak een journalist belt met non-nieuws.

Voordat je het weet heb je een slechte naam en nemen ze je ook niet meer serieus als je daadwerkelijk wat te melden hebt.

Gwyneth Holla:”Je kunt met social media een grote groep mensen bespelen.”

den over een bepaald onderwerp. Ze laten bovendien graag autoriteiten zoals artsen en onderzoekers aan het woord. Deze zijn immers onafhankelijk.”

Mediadatabase Het medialandschap is groot. Grofweg is er een onderverdeling te maken in lokale, regionale en landelijke pers. Deze beschikken

Leunstoel PR Een eenvoudigere manier om snel en gratis een groot publiek te bereiken is de inzet van socialmediakanalen. Daar kan iedereen direct mee aan de slag. Het is zelfs een must voor elke secretaresse, vindt Gwy-neth Holla, werkzaam als managementassistent bij een woningcorporatie. “Als spil van de organisatie moet je toch weten wat er speelt bij je klanten”, stelt ze overtuigend. “Met behulp van social media krijg je daar een uitstekend beeld van.” Via twitter, Facebook en LinkedIn bereik je veel met weinig geld. En dat is een pluspunt in deze financieel magere tijden. Alleen al je aanwezigheid op het digitale netwerk levert voordelen op. Eugène van Haaren noemt het leunstoel-PR. “Je doet nog niets, je kijkt alleen maar. Je breng de behoeften

noeg andere manieren om op te vallen. Bijvoorbeeld door regelmatig nieuwe statusupdates te plaatsen over de ontwikkeling van je dienst of product en door feedback te vragen aan klanten. “Je kunt met social media een grote groep mensen bespelen”, weet Holla. “Een actie organiseren bijvoorbeeld, of mensen uitdagen om mee te doen aan een wedstrijd en daar een leuke prijs aan koppelen. Op die manier lok je ze ook naar je website waar zich meer informatie of een webshop bevindt. Interactie is eigenlijk het allerbelangrijkste. Door rechtstreeks contact met de klant kom je erachter wat die wil. Positieve berichten van klanten kun je retweeten of delen zodat anderen dat ook zien. Een nadeel van social media is dat negatieve reacties zich ook razendsnel verspreiden. Maar als je daar meteen op inspringt en zorgt voor een goede oplossing en een tevreden klant, keer je het tij. Je kunt dan zelfs fantastische ambassadeurs creëren.” <

over diverse mediakanalen waaronder kranten, tijdschriften, internet, blog, radio en televisie. Een abonnement op een mediadatabase is een handig hulpmiddel om snel en rechtstreeks contact te krijgen met de juiste journalist. Voorbeelden van mediadatabases zijn: ANP Press Support, Nederlands Handboek voor de Media en De Perslijst. “Het is belangrijk dat je eerst nadenkt over wat je precies wilt melden”, zegt PR-specialist Eugène van Haaren. “Dat lijkt een open deur, maar het gaat daar al heel vaak mis. Kijk over het belang van jouw organisatie heen en bedenk wat er toe doet voor de doelgroep van de journalist. Het gaat uiteindelijk om het belang van zijn lezers, luisteraars of kijkers. Bestudeer vooraf de verschillende kranten, televisie en radioprogramma’s, want ze hebben allemaal een

van je doelgroep en de handelingen van je concurrent in kaart. Met behulp van Hootsuite kun je eenvoudig verschillende socialmediakanalen tegelijkertijd in de gaten houden. Een andere handige tool is Google alerts. Je stelt dan eenmalig een melding in over een bepaald onderwerp, waarover Google je een berichtje stuurt als het in het nieuws verschijnt.”

Stap twee is natuurlijk de interactie tussen jou en de klant. Jij hebt ook iets te melden.

Je bedrijf staat ergens voor. Jullie hebben een oplossing voor een probleem, dus waarde toe te voegen aan het leven van mensen. Het is in de sociale media niet gebruikelijk om te roepen hoe geweldig je bent als organisatie. Dat is een te banale vorm van reclame maken. Wel zijn er ge-

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Foto: Jord Visser

Het benaderen van journalisten is een vak apart PR VOOR DUMMIES Eugène van Haaren schreef het praktijkhandboek PR voor dummies. Het staat boordevol handige tips, praktijkvoorbeelden en stappenplannen over hoe je gegarandeerd in het nieuws komt.

Ook leer je hoe je social media inzet voor een sterkere PR van je organisatie. Van Haaren geeft ook workshops free publicity, particulier en in company.

Informatie: www.voornieuws.nl, www.facebook.com/prvoordummies

11

RELATIEMANAGEMENT

Businessetiquette

Rustig aan in het zakelijke verkeer Sociale omgangsvormen zijn van wezenlijk belang in het zakenleven. Relaties gastvrij ontvangen, jezelf goed presenteren tijdens een event; niet iedereen is daar bedreven in.

Terwijl de regels vrij simpel zijn.

Tekst Dennis van Asselt

We hebben het allemaal wel eens meegemaakt: een zakelijke afspraak die stroef begint. Je rijdt eerst verkeerd omdat je nog nooit bij dat bedrijf bent geweest. Eenmaal bij het pand aangekomen, is het niet duidelijk waar je moet parkeren en waar de ingang is. Wanneer je eindelijk de betreffende persoon de hand schudt, ben je gestresst en moet je je verontschuldigen. Je bent te laat. Geen lekkere start.

Maar eigenlijk zou het bedrijf zijn excuses moeten maken, zegt Roel Wolbrink, etiquettegoeroe en auteur van twee boeken over dit onderwerp: ‘Businessetiquette 3.0’ en ‘Het blauwe boekje – dwarsligger’. Het bedrijf is namelijk de fout ingegaan, lang voordat je binnen kwam lopen. “Een gastvrije ontvangst, mensen een welkom gevoel geven, begint al bij een afspraakbevestiging, een routebeschrijving. Mensen willen weten waar ze aan toe zijn, we zijn onzekerheids-

Roel Wolbrink: “De secretaresse is niet meer alleen de bewaker van de poort en de agenda, maar meer de ondersteuner en de rechterhand.”

12

vermijdende wezens. Misschien is er in de buurt van het bedrijf een weg opengebroken waardoor ik om moet rijden. Dan is het fijn als ik daarvan op de hoogte ben zodat ik daar rekening mee kan houden.”

voldoende in, heb je eigenlijk te weinig oog voor de randzaken die ervoor zorgen dat er een bepaalde flow ontstaat. Want dat wil je.

Je wilt dat mensen ‘ja’ zeggen tegen je.

Daarvoor zul je ze moeten ontspannen.”

Onmisbaar Het is de secretaresse of directieassistente die een afspraak goed kan voorbereiden.

“Daarom zijn ze ook zo onmisbaar”, weet Wolbrink. “De secretaresse is niet meer alleen de bewaker van de poort en agenda, maar meer de ondersteuner en de rechterhand.”

En daar gaat het in Nederland volgens Wolbrink vaak mis. Hollanders houden van efficiëntie in het zakelijke verkeer, niet van koetjes en kalfjes. “We beginnen te snel met vergaderen. In het buitenland nemen ze veel meer tijd om elkaar te leren kennen, om even de rust te pakken zodat mensen kunnen landen. Dan is de focus er ook meteen als de vergadering begint. Dat praat zo veel makkelijker.”

Als het gaat om het ontvangen van een relatie, komen er een aantal rollen bij. “Je hebt een adviesrol, waarbij je mensen helpt. Je bent ook gastvrouw of gastheer. Daar horen bepaalde verwachtingen, capaciteiten en handelingen bij. Als je dat overslaat, stel je de ander niet op zijn of haar gemak, leef je je on-

Cecil Penso: “Netwerken is niet even kennismaken en handen schudden. Het gaat om vertrouwen winnen, om acceptatie.”

Oppervlakkig Gasten bij binnenkomst op hun gemak stellen, is heel simpel, zegt Wolbrink. “Bespreek de laatste ontwikkelingen als je hem of haar bij de receptie ophaalt. De eerste vragen mogen best gesloten zijn, oppervlakkig zelfs.

Heeft u lang moeten reizen? Bent u al eens eerder bij ons geweest? Kent u nog andere mensen in het bedrijf?” Een belangrijke taak, want tijdens de ontvangst en de eerste tien minuten van een gesprek of een vergadering, wordt de sfeer bepaald, benadrukt Wolbrink.

“Het gaat altijd om de ja-stemming. Getting to yes. Want als mensen één keer ‘nee’ hebben gezegd, is het de tweede keer veel makkelijker.”

Beleid Maar gastvrijheid kan nooit alleen een taak zijn van de receptioniste, secretaresse of officemanager. Gastvrijheid zou veel meer strategisch beleid moeten zijn, zegt Cecil

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

RELATIEMANAGEMENT

Penso, auteur van ‘Omgangsvormen in de verkoop’ en eigenaar van onder andere een trainingsbureau gespecialiseerd in (zakelijke) omgangsvormen en etiquette. “Ik word ook regelmatig gevraagd om het secretariaat te trainen. Ik focus echter eerst op de directie.

Daar begint het, met een idee en bewustwording. Hoe willen wij dat de klant ons ziet? Hoe presenteren wij onszelf aan de markt? Dan vallen heel veel puzzelstukjes op hun plaats.”

Hoe gedragen we ons eigenlijk buiten het bedrijf, tijdens een congres bijvoorbeeld? Penso verzorgt trainingen op dat gebied. “Wat 90 procent doet, is de ruimte scannen naar bekenden. Godzijdank zien we een bekende, we zijn veilig.” Terwijl dit soort events uitstekende gelegenheden zijn om te netwerken.

Penso: “Maar we vinden het hartstikke lastig om op vreemde mensen af te lopen en in te breken in een gesprek. Netwerken is niet even kennismaken, handen schudden en vertellen wat je doet. Het gaat om vertrouwen winnen, om acceptatie. Je moet er in die eerste paar seconden voor zorgen dat die men-

sen jou in dat kringetje toelaten. Dat doe je ingetogen, met fatsoen en met rust.”

Onderbreken Penso schetst een voorbeeld van hoe succesvol in te breken. “Je monitort een groepje mensen en op een gegeven moment loop je eropaf. Je zegt ‘goedemiddag’, en je neemt een klein moment rust waardoor men de zin af kan maken en je aan kan kijken. Als dan het gesprek verstomt, zeg je: ‘Mag ik u even onderbreken?’ Als je dat rustig en ingetogen doet, zal menigeen verbaal en non-verbaal toestemming geven. Je stelt jezelf voor. Als je drie of vier mensen een hand hebt gegeven, zeg je: ‘Steven, ik onderbrak jullie’. Dan ben je onderdeel van het groepje. Het is dus van belang dat je minimaal één naam onthoudt.

Volgens Penso is het vervolgens niet moeilijk mensen aan de praat te krijgen. “Stel vragen als: ‘Wat zijn voor jou belangrijke ontwikkelingen in de branche op dit moment? Wat betekent dat voor jullie organisatie en hoe spelen jullie daarop in?”

Vragen stellen over vrije tijd kan ook. “Als men-

sen bereid zijn daar iets over te vertellen, geven ze je vertrouwen. Ze onthouden je, want ze hebben een prettig gesprek met je gehad. Dat komt omdat je over een aantal wezenlijke zaken hebt gesproken. En je hebt ze over zichzelf laten praten. Dat doen mensen graag.”

Visitekaartjes Het gespreksgroepje op een goede manier verlaten, is minstens zo belangrijk. Penso: “Als ik een event bezoek met het doel ook te netwerken, maak ik met mezelf de afspraak om bijvoorbeeld vier of vijf nieuwe mensen te leren kennen. Daar moet ik moeite voor doen.”

Visitekaartjes worden dan vaak ongeleide projectielen, vindt Penso. “Lukraak uitdelen is geen manier om een vervolgafspraak te krijgen. Ik spreek iemand in de groep aan die iets interessants heeft gezegd voor mij of één van mijn relaties. ‘Annet, mag ik je daar volgende week over bellen?’ Op dat moment delen we visitekaartjes uit, heel functioneel. Ik heb niet gezegd dat ik ‘een keer’ zal bellen.

Nee, ik bel volgende week. Ik heb nog nooit meegemaakt dat iemand dan ‘nee’ zei .” <

(advertentie)

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

13

RELATIEMANAGEMENT

Samenwerken met internationale relaties

Kennis van cultuur de basis voor succes

Steeds meer bedrijven gaan de grenzen over. Europa, de BRIC-landen, Amerika, stuk voor stuk landen en regio’s waar bedrijven hun business hebben. Onze kennis van exportregelgeving, invoerrechten en financiële risico’s en dekking neemt gestaag toe.

Maar kunnen we dat ook zeggen over de kennis van de mensen met wie we zakendoen?

En als we dat weten, verbetert de samenwerking dan werkelijk?

Tekst Sabine van Egeraat

14

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

RELATIEMANAGEMENT

Het antwoord op de laatste vraag is een volmondig ‘JA’. Een goede voorbereiding is 90 procent van je succes. Een verkoper bereidt zich niet alleen voor op zijn presentatie, hij leest zich ook in over de persoon voor wie hij presenteert. Een marketeer brengt naast de bijzondere eigenschappen van zijn product ook de afzetmarkt en de doelgroep in kaart. Inzicht in het gedrag van de mensen met wie je gaat samenwerken, geeft je een enorme voorsprong. Je weet namelijk wat je mag verwachten. En met die kennis op zak, kun je ook meer invloed uitoefenen.

De hamvraag is: ‘Hoe bereid je je goed voor als je niet exact weet wat je mag verwachten’? Een belangrijke vraag als je moet schakelen op internationaal niveau.

Cultuurkenmerken Ieder individu heeft een eigen karakter. Dat maakt ieder mens ook speciaal. Wij groeien op in een bepaalde omgeving, waar regels en wetten gelden. Sommige opgelegd door de overheid, andere opgelegd door onze ouders, leraren en later door onze vrienden.

Hierdoor hebben wij van jongs af aan een idee in ons hoofd over welk gedrag we als aangenaam en goed zien, en welk gedrag

Het Lewis model In het Lewis model worden drie cultuurtypen beschreven: lineair actief, multi-actief en reactief.

Lineair actieve culturen zijn taakgeoriënteerd. De focus ligt op feiten (wat wordt er gezegd). Communicatie is bedoeld om informatie te geven. Je wacht netjes tot de ander is uitgesproken en je geeft inhoudelijk antwoord op de vragen. Structuur is belangrijk en we plannen vooraf onze activiteiten.

Telefoontjes zijn kort en we reageren snel bijvoorbeeld via e-mail. Tijd is geld.

Multi-actieve culturen hechten veel waarde aan mensen, gevoelens en relaties.

Communicatie is levendig en praten en luis-

‘Een goede voorbereiding is 90 procent van je succes’ niet. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat ouders hun kind corrigeren als het met open mond eet. Denk aan het feit dat Nederlanders aan het begin van de avond eten. Ogenschijnlijk kleine dingen, maar heel bepalend voor de dagelijkse gang van zaken in Nederland. Wat als aangenaam en gepast gedrag wordt ervaren, wordt bepaald in een cultuur.

Elk land heeft zijn eigen cultuurkenmerken.

We weten nu dat cultuurkenmerken al van jongs af aan in ons systeem zitten, je eigen manier van doen zeg maar. De brug naar de zakelijke cultuur is nu snel gelegd. De manier waarop wij werken wordt gekenmerkt door het gedrag dat wij daarbij als aangenaam en gepast zien. Denk bijvoorbeeld aan op tijd komen, direct aangeven wat je wilt of een informele sfeer op kantoor. Echter, dit zijn elementen die wij Nederlanders als aangenaam en gepast ervaren. Andere culturen staan weer haaks op die van ons.

maakt dat Nederlanders graag direct en snel schakelen en kort en bondig van stof zijn.

Dit zien we terug in zowel mondelinge als geschreven communicatie. Op het moment dat Nederlanders zakendoen met Spanjaarden, mogen we een verschil in aanpak verwachten. Zoals blijkt uit de driehoek is plannen in Spanje minder belangrijk en ligt de focus juist op de relaties, de mensen. Ook dit zien we terug in mondelinge en geschreven communicatie. Dit is een eenvoudige weergave en er zijn veel meer specifieke kenmerken die een rol spelen. Echter, we weten nu wel wat we in grote lijnen mogen verwachten. Deze kennis kunnen we inzetten om de communicatie effectiever te maken en frustaties te voorkomen.

Voorsprong Inzicht in andere culturen is van wezenlijk belang om internationaal effectief te ondersteunen. Of het nu gaat om de relatie tussen manager en secretaresse of klant en projectassistent. Weten waarom mensen zich op een bepaalde manier gedragen geeft je een voorsprong. Je kunt je niet alleen beter inleven, je kunt antwoorden en reacties ook veel beter plaatsen en er, indien nodig, ook wat mee doen. Verschillen staan nu niet tussen twee partijen in, maar worden ingezet om de communicatie tussen twee partijen te verbeteren. <

teren gebeurt tegelijkertijd. Planningen zijn van minder belang. Er wordt veel geïmproviseerd en netwerken is ontzettend belangrijk.

Reactieve culturen hechten veel waarde aan luisteren en stiltes. Non-verbale communicatie is heel subtiel en de context is erg belangrijk. Gezichtsverlies moet absoluut voorkomen worden. Netwerken en contacten zijn erg belangrijk.

Lewis plaatst deze cultuurtypen in de hoeken van de driehoek. Op de lijnen zien we de landen van de wereld. De plaats op de lijn geeft aan in welke mate het land lineair actief, multi-actief of reactief is. De Lewisdriehoek is een eenvoudige weergave die perfect als startpunt gebruikt kan worden om de verschillen in de wereld aan te geven.

Laten we nog even teruggaan naar de zakenculturen en de verschillen daartussen.

Door het Lewis-model is nu inzichtelijk ge-

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Sabine van Egeraat is trainer bij Management Support. Op 4 november a.s. verzorgt zij de training Effectief ondersteunen op internationaal niveau. Tijdens de training leer leer je meer over de achtergronden van verschillende culturen; waar komt hun manier van doen vandaan, hoe interpreteer je dat en hoe ga je ermee om. De kennis die je tijdens deze training opdoet is direct toepasbaar in de praktijk. Informatie: www.managementsdupport.nl/opleidingen.

15

RELATIEMANAGEMENT

Relaties op de werkvloer

De moeilijkste relatie is die met jezelf Als je de top hebt bereikt in je werk, betekent dat niet dat de behoefte om verder te leren in je vakgebied ophoudt. Alleen het accent ligt anders. Azwin Ressang en Leidje Witte zijn de begeleiders van het programma ‘Management Support Masterclass’, dat bestemd is voor de meest ervaren directiesecretaressen. Beiden gaan in op het thema Relatiemanagement vanuit hun ervaringen met dit programma dat sinds 2009 wordt gegeven.

Hoe gaan jullie om met het thema Relatiemanagement?

Azwin: “Op verschillende manieren. In ons werk zien we allereerst dat empathie een steeds belangrijkere vaardigheid wordt.

Empathie is jouw vermogen om te voelen wat een ander voelt. Daarmee zit je wat mij betreft op de kern van relaties tussen mensen, want deze vaardigheid is in hoge mate jouw vermogen om mensen te binden.

Jouw ‘lijntje’ met anderen is essentieel voor jouw succes op de (flex)werkplek.”

“Empathie is echter iets anders dan een sociale vaardigheid. Natuurlijk is een praatje maken met een kopje koffie, of de deur voor iemand openhouden belangrijk, maar iets ‘invoelen’ is heel wat moeilijker.”

Is die empathie te ontwikkelen?

Azwin: “Daar is veel onderzoek naar gedaan en het blijkt dat mensen in principe heel empathische wezens zijn. Zo hebben wij veel meer zogenaamde spiegelneuronen en ‘spindle’ cellen die empathie mogelijk maken dan dieren. Dus ja, het is goed te ontwikkelen. In ons werk zien we dat veel mensen die empathie blijkbaar blokkeren en afleren. Jammer, want de beleving van relaties op de werkplek wordt echt anders als je empathie gebruikt.”

Hoe anders?

“Met empathie kan er een openheid en vertrouwelijkheid ontstaan, omdat er vooral op gevoelsniveau wordt uitgewisseld.

De communicatie krijgt meer diepte omdat

16

je vooral ook op de non-verbale interactie reageert.”

Hoe gaan jullie verder met het thema relaties?

Azwin: “Ik werk met de deelnemers aan een uitdagend aspect van relaties, namelijk hun eigen blinde vlekken. Mensen bouwen allerlei patronen op gedurende hun leven, die effectief zijn, maar soms ook beperkend. Zeker als je veel werk- en levenservaring hebt, kunnen sommige patronen je vasthouden in een sleur of een niet prettige (lage) energie. En je hebt dat vaak niet meteen door. Dan is het goed om de relatie met jezelf te onderzoeken.

We gebruiken onder andere een EQ-test waarmee we met deelnemers kijken naar hun zelfbeeld en hoe ze zichzelf uitdagen (zelfactualisatie). Zelfs hun geluk wordt in deze test gemeten. In dit veranderen en zoeken naar inspiratie is wellicht de moeilijkste relatie de relatie met jezelf. Het vergt namelijk ‘empathie naar jezelf’ en dat is best uitdagend.”

Leidje: “Op de laatste trainingsdag staan de systemische relaties centraal. De deelnemers brengen de relaties binnen de eigen afdeling/organisatie in kaart en geven aan wat er zoal speelt op de verschillende relatielijnen. Ze bespreken deze ‘relatiekaart’ met een medecursist. Dat levert verrassende inzichten op: wat onbewust bekend was wordt nu zichtbaar. Daarna onderzoeken we – door middel van opstellingen – situaties waarin spanningen spelen.”

“Een organisatie is net als een familie een systeem dat streeft naar harmonie. Daarin zijn drie systemische ‘basis’wetten van belang. Als die niet op orde zijn, gaan (met name de meest kwetsbare) medewerkers proberen om toch die orde tot stand te brengen, ook als dat niet hun werk is. Ze doen dat vaak onbewust, én herhalen patronen die ze eerder elders (bijvoorbeeld in het gezin van herkomst) geleerd hebben.

In opstellingen worden deze onbewuste patronen van de organisatie en eventueel die van de inbrenger van de vraag, zichtbaar. Het kennen van die waarheid geeft inzicht en rust.

Dat vormt een goede basis om te kijken welke acties in de toekomst wel passend en effectief kunnen zijn.”

Lijkt me een spannende dag Leidje: “Dat is het ook. En het is een dag waarin alles wat in de training aan de orde komt een plek krijgt. Deelnemers staan als representant in elkaars opstellingen en leren ook vanuit die ervaring over zichzelf.

Tegelijk zijn ze dienstbaar aan hun collega.

Het is een dag waarin invoelen zichtbaar wordt vormgegeven en dat is steeds weer een prachtige en liefdevolle ervaring.”<

MEER WETEN? Informatie over de Management Support Masterclass vind je via www.managementsupport.nl/opleidingen.

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

ARBEIDSVOORWAARDEN

COLUMN

De Werkkostenregeling

Tem de criticus in jezelf

Een bedrijfsuitje kan wonderen doen voor de teamspirit en de betrokkenheid van de medewerkers. Maar kan dit nog wel als in 2015 de Werkkostenregeling (WKR) van kracht wordt?

Als er íets is wat we goed kunnen als mensen, dan is het kritisch zijn naar onszelf. Benoemen waar we niet tevreden over zijn, waar we niet goed in zijn of wat we beter hadden moeten doen. Iets wat jou als managementondersteuner vast bekend in de oren klinkt…

Hoe zit het ook alweer met de WKR. In plaats van de wirwar aan regelingen waarmee vergoedingen en verstrekkingen nu nog fiscaal mogen worden geregeld, geldt vanaf 1 januari 2015 onherroepelijk de Werkkostenregeling.

Werkgevers mogen van alles onbelast vergoeden voor hun werknemer, mits hieraan niet méér wordt uitgegeven dan 1,5 procent van de totale fiscale loonsom, de zogenaamde ‘vrije ruimte’.

Ja, die Criticus in ons die kan er wat van en heeft z’n woordje vaak snel klaar, zelfs al had je ‘m helemaal niet om z’n mening gevraagd.

‘Dat is fijn toch!’ zal Criticus zelf zeggen, ‘want het prikkelt je om te groeien en het houdt je tenminste scherp’. (‘En bovendien voorkomt het dat je een opschepper lijkt’, roept z’n vriend Bescheidenheid daar nog snel achteraan).

Natuurlijk, ten dele hebben beide een punt, maar als je er langer over nadenkt, is het vaak niet veel meer dan automatisme om kritisch te zijn naar jezelf dan dat het je daadwerkelijk verder helpt. En zou het je misschien niet nog véél meer opleveren als die Criticus in jou af en toe juist z’n mond even houdt?

De uitzondering op de regel Maar een wet zou geen wet zijn als er geen uitzonderingen op de regel waren. De vrijstelling die de WKR biedt kan bijvoorbeeld niet worden gebruikt om een werknemer met grote haast een vergoeding te geven voor een verkeersboete.

Maar hoe zit het met het personeelsuitje?

Stel je voor dat je wat vaker ruimte laat voor de Positivo in jezelf, dat je meer aandacht geeft aan wat je wél goed kunt en vaker stilstaat bij waar je wel blij over bent? Dat je tevreden mag zijn met wat je doet, kunt en bijdraagt in je werk en dat het niet altijd maar meer en beter hoeft. Wat zou er dan gebeuren? Hoe fijn zou dat zijn…

Of er over een dagje weg belasting wordt geheven, hangt af van de aard van de bijeenkomst en van de plek waar deze wordt gehouden. Een feestje in het eigen pand mag onbelast worden gegeven, maar huur je ergens een zaaltje, dan zijn de kosten eigenlijk loon voor de werknemer en moeten ze worden belast.

Sta er de komende dagen eens bij stil wie er in jouw hoofd vooral aan het woord is. Heeft Criticus (automatisch) vooral de regie of mag Positivo ook voldoende z’n zegje doen? Wat gebeurt er als je de een of de ander alle ruimte geeft? Experimenteer daar eens mee en ervaar wat het effect ervan is!

Kosten splitsen Simpel? Toch niet helemaal. Is het uitje vooral zakelijk van aard, bijvoorbeeld een studiedag met lunch, diner en een ontspannend avondje teambuilding, dan moeten de kosten worden gesplitst. De kosten voor het zakelijk deel blijven onbelast.

Als een werknemer door zijn werk niet thuis kan eten tussen vijf uur ‘s middags en acht uur ‘s avonds, dan geldt dit als een ‘meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd’ en ook daar hoeft geen belasting over te worden betaald. Maar de kosten van het feestelijke deel van de dag zijn weer loon en moeten worden belast.

Om je daarmee op weg te helpen, als concrete tip om de Positivo in jou het podium te geven: ga Vlinders Vangen! Kijk elke dag voor het slapengaan kort terug op de dag en bedenk wat er allemaal goed is gegaan, waar je tevreden over bent, waar jij blij van werd. Grote vlinders, kleine vlinders, het maakt niet uit. Vang ze (eventueel op papier maar dat hoeft niet) en sluit zo je dag altijd positief af. En mocht je de smaak te pakken hebben, Vlinders Vangen op de werkvloer is uiteraard ook toegestaan. Voor jezelf maar zeker ook met collega’s. Wijs elkaar op wat er goed gaat en hoe waardevol dat is. Help elkaar om ieders interne Criticus te temmen als die weer eens onnodig de regie te veel pakt en nodig de Positivo uit om wat meer z’n zegje te doen.

Dat maakt het niet alleen leuker maar doet ongetwijfeld ook meer recht aan al dat goede werk dat jij en je collega’s doen! <

Hier komt dan de ‘vrije ruimte’ in beeld. De kosten die moeten worden belast, kunnen worden ondergebracht in de vrije ruimte.

Zolang de werkgever niet méér geld uitgeeft dan die al genoemde 1,5 procent van de totale fiscale loonsom, hoeft er géén belasting te worden afgedragen. Maar let op! Vergoedt de baas meer, dan betaalt hij over het extra bedrag 80 procent belasting.

En dan is zo’n uitje toch een stuk minder feestelijk... <

Vicky Marijnen is zelfstandig trainer & coach. Zij begeleidt individuen met loopbaanvragen en thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. www.vickymarijnen.nl

(Door Nicole Weidema)

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

17

BEDRIJF IN BEELD

Het hoofdkantoor van de ANWB in Den Haag.

ANWB Media kent de betekenis van relatiemanagement

‘Relevantie, dat is waar het om draait’ Zeg je ANWB, zeg je wegenwacht. Maar de vereniging is inmiddels meer, veel meer. Zo is het ook een partner in relatiemanagement. Relevant relatiemanagement welteverstaan.

‘De sleutel tot succes? Maatwerk’.

Tekst Martijn Louws

Een reisgids, een wandelroutegids in eigen huisstijl of een wegenkaart met bedrijfslogo, ANWB Media regelt het. “Veel doen we in eigen beheer, dat is ook onze kracht. Redactie, opmaak, drukwerk, we zijn ervaren, weten als grootste uitgever van Nederland op het gebied van mobiliteit, vakantie en vrije tijd wat goed is voor onze klanten, wat wel en niet werkt”, vertelt Joyce van Scherpenseel, accountmanager Boeken bij ANWB Media. Door de breedte van het aanbod premiums en relatiegeschenken van ANWB is er volgens haar altijd wel iets te vinden dat past bij zowel de gever als de ontvanger. “Het assortiment is inzetbaar als relatiegeschenk, als premi-

18

um ter promotie van een product of dienst of als kerstgeschenk.”

Erg veelzijdig volgens Joyce. “Daarnaast profiteren bedrijven door middel van co-branding van de betrouwbaarheid en deskundigheid die ANWB uitstraalt.”

Loyaliteit en betrokkenheid Hoe ziet dat er dan precies uit? Joyce legt het uit aan de hand van een voorbeeld. “Het geschenk wordt altijd gekoppeld aan één van onze pijlers: mobiliteit, vakantie of vrije tijd. Liefhebbers van reizen maak je gelukkig met een van de meer dan honderd ANWB Extra

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

BEDRIJF IN BEELD

Gidsen als relatiegeschenk. De gidsen bevatten actuele, originele informatie over alle bezienswaardigheden per bestemming en nodigen uit om op avontuur te gaan, of het nu gaat om natuur, cultuur, erfgoed, winkels of horeca. Op de ANWB Extra Gids drukken we het logo of de bedrijfsnaam van de partner waarvoor we dit geschenk inzetten. Op die manier komt men op een andere wijze in contact met de doelgroep en verbindt men het eigen merk aan het sterke imago van ANWB.” En dat werkt. “Een relevant relatiegeschenk wordt vaak gebruikt en levert zo een belangrijke bijdrage aan loyaliteit en betrokkenheid”, weet Joyce.

Relevantie ANWB Media gaat bovendien met de tijd mee. Via het online platform anwbpremiums.nl kunnen klanten van de partners van ANWB Media, producten naar wens selecteren en bestellen. Joyce: “Het grote voordeel hiervan is dat er altijd wel iets tussen zit wat de ontvanger leuk vindt. Met één relatiegeschenk kun je namelijk nooit iedereen tevreden stellen. Via anwbpremiums.nl kiest men zelf een relatiegeschenk. Op deze manier ben je relevant voor iedereen.” Het platform wordt ontwikkeld in samenspraak met de klant, custom made. “Zij bepalen wat de premiums en incentives zijn die via het online platform worden aangeboden aan relaties. Dat kunnen zijn: een uitgebreide serie wandelgidsen of alle provinciegidsen. De klant bepaalt, wij vullen in.” De url krijgt de toevoeging van de bedrijfsnaam van de partner waarmee ANWB het online platform inricht.

“Hiermee maken we het heel persoonlijk”, vertelt Joyce trots.

ANWB treedt daarnaast op als adviseur. De achtergrond van Joyce helpt hierbij. Zij werkt al zes jaar voor ANWB en is gestart op de afdeling marketing. “Klanten worstelen met het vraagstuk relatiemanagement. ANWB Media levert daarom niet alleen de geschenken en incentives, wij denken ook actief mee over hoe het online platform het beste kan worden ingevuld. Mijn marketingachtergrond komt hierbij goed van pas. We komen altijd origineel uit de hoek.”

Totaaloplossing ANWB Media presenteert dus een totaaloplossing, waarbij het niet uitmaakt of het gaat om 25 of 25.000 relatiegeschenken.

“We bedienen klanten met de nodige service en ondersteunen ze

VOORDELEN ANWB PREMIUMS EN INCENTIVES

Joyce van Scherpenseel: “Liefhebbers van reizen maak je gelukkig met een van de meer dan honderd ANWB Extra Gidsen als relatiegeschenk.”

van A tot Z”, verzekert Joyce. Hoe uit dit zich? Simpel, Joyce is een accountmanager die desgewenst alles beetpakt. “Dit gaat in overleg met de klant, maar in principe nemen wij alles uit handen.

We versturen de wandelgidsen die als relatiegeschenk worden ingezet, we beantwoorden vragen van relaties en doen zelfs de klachtenafhandeling van klanten die via het online platform iets hebben besteld en daar niet tevreden over zijn.” Daarbij zijn volgens de enthousiaste accountmanager van ANWB Media de lijnen kort. “Ik ben altijd bereikbaar, men kan altijd bellen of mailen voor vragen.” Een stevige belofte, maar wel een belofte die wordt nagekomen. Dit blijkt volgens Joyce uit de reacties van partijen, waarmee de ANWB al samenwerkt op het gebied van relatiemanagement. “Onze partners zijn tevreden, ze bereiken hun doelen met onze geschenken en incentives.”

De relatiegeschenken van ANWB Media creëren onder meer loyaliteit. Joyce: “Dit is in de huidige markt ontzettend belangrijk, je wilt dat trouwe klanten tevreden zijn. Wij helpen daarbij, onder meer door relatiemanagement van toegevoegde waarde te laten zijn.” <

Aantrekkelijk relatiegeschenk dat daadwerkelijk wordt gebruikt t Interessante tarieven bij een grotere hoeveelheid exemplaren t Bedrukking en verzending op basis van no cure, no pay t Je merk verbinden aan het betrouwbare imago van het merk ANWB

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

19

COMMUNITY

LI VE!

Management Support Live! Is vernieuwd!

Dit jaar met inspirerend congres ‘Secretaresse, een functie met toekomst’ Of de functie van secretaresse over 5 jaar nog bestaat? Ja natuurlijk!

Hoe je je hierop kunt voorbereiden is onderwerp van het gratis congres: ‘Secretaresse, een functie met toekomst’

CONGRESPROGRAMMA 1. Er is toekomst voor de secretaresse De manier van werken is de laatste jaren erg veranderd. Hierdoor verandert ook de rol van secretaresse ingrijpend. Henny van Egmond, specialist in ‘the new world of work’, neemt je mee in de kansen en mogelijkheden die ontstaan door nieuwe manieren van werken.

2. Het communiceren van de toekomst Taal op zo’n manier inzetten dat je met minder woorden méér overbrengt en je invloed vergroot. Dát is het communiceren van de toekomst! Sarah Gagestein, taalstrateeg, zal spreken over hoe je door controle over je woorden, ook meer controle over je imago krijgt.

3. Ontdek je talenten voor de toekomst Als secretaresse heb je zeven talenten oftewel: zeven mythologische powervrouwen tot je beschikking. Door deze talenten bewust in te zetten, krijg je op een speelse manier meer regie in zowel je werk als privéleven. Laat je verrassen door dit inspirerende theaterspektakel!

Deelname aan het congres is gratis maar let op: VOL=VOL

20

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

COMMUNITY

WORKSHOPPROGRAMMA

LOCATIE Management Support Live! vindt plaats op 13 november 2014 in Beatrixtheater Utrecht.

Goed bereikbaar met Openbaar Vervoer (Utrecht Centraal Station).

Leren is groeien Vind jij het ook belangrijk om mee te bewegen met de ontwikkelingen binnen jouw organisatie en je vak? Volg dan naast je congres- en expobezoek ook een workshop. Je hebt de keuze uit maar liefst 12 populaire workshops: 1. Slim samenwerken met SharePoint Leer als managementondersteuner slim om te gaan met SharePoint om effectief samen te werken met je collegasecretaressen en je manager(s).

2. Managementassistent en NLP Leer wat NLP inhoudt en hoe je beter in kunt spelen op onbewuste processen van anderen.

3. Het Nieuwe Werken; juíst op het secretariaat!

Maak kennis met alle onderwerpen die bij Het Nieuwe Werken komen kijken, zodat je professioneel mee kunt denken en direct kunt starten om HNW ook op jouw secretariaat tot een succes te maken.

4. Van perfectionist naar optimalist Ga aan de slag met de positieve tegenhanger van perfectionisme, het optimalisme. Uitgangspunt is de theorie van Tal Ben-Shahar.

5. Agendabeheer in Outlook 2010 Agendabeheer wordt een fluitje van een cent en afspraken worden minder snel verzet als gevolg van een betere planning en optimaal gebruik van de digitale agenda.

6. Praktische psychologie; de basis Met meer kennis over psychologie krijg je meer grip op je eigen gedrag, de samenwerking, je succes en je persoonlijke groei als managementondersteuner.

7. Managementassistent als sparringpartner Wil je echt iets betekenen voor je manager en opdrachtgever? Heb je meer in huis dan je nu kunt laten zien? Wil je meer ruimte om de zaken op jouw manier te regelen?

Volg dan deze workshop.

INFORMATIE Openingstijden: van 09:00 uur tot 17:00 uur.

Deelname aan het congres en expo is gratis.

Deelname aan een workshop bedraagt € 245,- (abonnees).

8. Proactief plannen Er wordt van jou steeds meer verwacht: dat je de touwtjes meer in eigen handen neemt, niet afwacht maar proactief bent en faciliterend werkt. Leer hoe je invulling geeft aan deze veranderingen in je vak.

9. Digitaal archiveren Met de tips en technieken die je in deze workshop leert is het maken van je eigen digitale archief een fluitje van een cent!

10. Manage je mailbox in Outlook Leer hoe je je mail zo kunt managen, dat er nog genoeg tijd overblijft voor andere dingen.

11. Het nieuwe (samen)werken: de secretaressepool Tijdens deze workshop gaan we in op recente ontwikkelingen rond HNW en de invloed hiervan op jouw rol als secretaresse.

12. Anders denken, anders reageren Ervaar hoe je, door een probleem om te zetten in een realistisch feit, kunt zoeken naar mogelijkheden. Je laat je niet meer remmen door doemdenkscenario’s, maar je creëert kansen en mogelijkheden.

n je ook u k jk li r u u t a N je dit jaar naasteer een ek w congresbezog n aan de bezoek bren teeressante Expo met in ders. aanbie

Bekijk het complete programma op www.managementsupport.nl/live en schrijf je (gratis) in!

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

21

WERKORGANISATIE

Werkdruk

Hoe ga je ermee om?

Een overvolle mailbox met minstens twintig e-mails die NU beantwoord moeten worden, voortdurend telefoontjes, vijf keer per dag mensen aan je bureau met een dringend verzoek en een takenlijst van meerdere A4’tjes. Je doet je best om het allemaal te managen, maar aan het einde van de werkdag heb je regelmatig het gevoel dat er niets gebeurd is - hoewel je de hele dag hard hebt zitten werken.

Tekst Aline de Bruin

Herkenbaar? Dan is de kans groot dat je last hebt van een te grote werkdruk. Hoe ga je op een gezonde manier om met deze druk en hoe schep je orde in de chaos? Tips en trucs van ervaringsdeskundigen.

Net een elastiekje Met een beetje stress op je werk is niets mis. Het helpt je bij je werkzaamheden en zorgt voor een goede focus. Pas als je voortdurend last hebt van werkstress, gaat het mis. “Ik vergelijk het begrip wel eens met een elastiekje”, zegt Geert Teunissen, eigenaar van trainingsbureau Natuurlijk Creatief Denken. “Een goed elastiekje moet je een beetje kunnen uitrekken. Dan krijg je weerstand en is het de bedoeling dat je weer loslaat. Maar als je te lang achter elkaar druk zet, rekt het elastiekje uit. En dat moet natuurlijk niet gebeuren.”

We bereiken allemaal een keer de grens, dat ene punt waarop je denkt ‘nu krijg ik het echt te druk’. De vraag is dan hoe je met dat besef omgaat. “De definitie van werkdruk is erg persoonlijk”, zegt Peter Vos, trainer bij Sherpas Proyects. “Vaak zie je dat mensen dezelfde hoeveelheid werk moeten verrichten, maar de een ervaart het als werkdruk en de ander niet.” Geert Teunissen is dat met hem eens. “Als je er gemakkelijk instaat en goed kunt relativeren, zul je

22

minder snel last krijgen van de cyclus van werkstress. Je kunt je ergeren aan van alles en nog wat, maar je bent het niet verplicht.”

Zelf verantwoordelijk Natuurlijk werkt het in de praktijk niet altijd zo. We trappen allemaal al snel in de valkuil van het niet nee durven zeggen. Of we roepen

LEREN OMGAAN MET WERKDRUK Een te hoge werkdruk is niet altijd te voorkomen, maar je kunt wél zorgen dat je er grip op hebt, de controle houdt en er adequaat actie op kunt ondernemen. In de nieuwe training Werkdruk de baas ga je met deze aspecten aan de slag.

Vier trainers, onder wie Geert Teunissen en Peter Vos, verzorgen presentaties over het omgaan met werkdruk en werkstress.

Zij laten je zien hoe je de stress reduceert en hoe je het plezier in je werk weer terugkrijgt. Kijk voor meer informatie en inschrijven op www.werkdrukdebaas.overwerkdruk.nl

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

WERKORGANISATIE

‘O, dat doe ik wel even’, terwijl we helemaal niet hebben uitgezocht hoeveel tijd het eigenlijk kost. “Mensen die altijd alles voor een ander willen doen en nooit nee durven zeggen, zijn vaak gevoelig voor werkstress. Als ze onder druk komen te staan, roepen ze dat ze het wel móeten doen. Terwijl dat vaak helemaal niet klopt.”

Ook Peter Vos waarschuwt voor de valkuil van het werk naar je toe trekken. “Dan krijg je al snel veel te veel werk op je bordje. Als je dat niet tijdig benoemt, kan het helemaal mis gaan. De kunst is om tijdig door te hebben dat je te veel werk hebt en dat ook te benoemen. Je moet er niet alleen over klagen tegen je collega’s, maar het ook bespreekbaar maken bij de baas en een oplossing zoeken. Als je iets wilt veranderen aan je werksituatie, ben je daar zelf verantwoordelijk voor.”

Eigen baas Op een goede manier omgaan met werkdruk begint dus bij jezelf.

“Als je verzuipt, moet je niet nog harder gaan zwemmen, maar even op het droge gaan zitten en alles op een rijtje zetten. Bedenk wat jouw prioriteiten zijn, met de nadruk op jouw. Sommige mensen laten zich leiden door de prioriteiten van mensen om hen heen, maar als je stuurt op je eigen prioriteiten, loop je minder kans om het slachtoffer te worden van een te hoge werkdruk.”

Belangrijk daarbij is het veranderen van je mindset, aldus Geert Teunissen. “Kijk van een afstand naar wat je doet en bedenk dat je altijd een keuze hebt. Als je lekker aan het werk bent en de telefoon gaat, kun je er ook voor kiezen om de telefoon niet op te nemen en later terug te bellen. Je bent zelf baas over je eigen tijd.”

De overvolle mailbox Het helpt om je manier van werken kritisch tegen het licht te houden en waar nodig dingen te veranderen. Peter Vos gebruikt in zijn trainingen vaak het voorbeeld van de overvolle mailbox. “Ik hoor regelmatig van mensen dat ze een te volle mailbox hebben en dat de achterstand van onbeantwoorde mails steeds groter wordt. Dat probleem is relatief simpel op te lossen. Stel ten eerste een paar vaste momenten per dag in waarop je de mailbox doet. Als je de hele dag je mailbox open hebt staan, word je een slaaf van je e-mail en dat is alleen maar nadelig voor de rest van je werk. Leer jezelf vervolgens aan om tijdens die momenten je mail te openen en er meteen iets mee te

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

10 TIPS OM WERKDRUK DE BAAS TE ZIJN 1. Trek werkzaamheden niet te snel naar je toe Als je een nieuwe opdracht krijgt, moet je jezelf eerst afvragen of je daar wel genoeg tijd voor hebt. Zo niet, dan laat je de opdracht over aan een collega.

2. Zorg voor een goede verhouding met je collega’s Werkstress voorkomen begint met een goede sfeer op de afdeling. Als je bij je collega’s terechtkunt, is het gemakkelijker om toe te geven dat iets je niet lukt. Dan kun je samen naar een oplossing zoeken.

3. Maak je eigen keuzes Als je constant door een ander laat kiezen, raak je in de stress. Maak je eigen keuzes en wees je bewust van wat je kiest.

4. Creëer een rustige werkplek Het is vervelend om voortdurend gestoord te worden tijdens je werkzaamheden. Als je voor een langere periode geconcentreerd aan iets moet werken, is het handiger om ergens anders te gaan zitten of om in ieder geval aan te geven dat je bezig bent.

5. Maak een lijstje van de dingen die je moet doen Dat schept structuur en orde in de chaos. Streep een taak af als je hem gedaan hebt of zet er bij wijze van spreken een krulletje bij. Dat werkt motiverend.

6. Benader je werk met een positieve insteek Het is niet altijd even gemakkelijk, maar positief denken helpt om op een gezonde manier om te gaan met je werk 7. Laat je niet leiden door ergernis Sommige mensen klagen voortdurend over allerlei ergernissen, maar doen niets om het probleem op te lossen. Mijn regel is: ‘Als ik het niet kan oplossen, dan erger ik me er ook niet meer aan. Als ik het wel zelf kan oplossen, doe ik dat meteen. Dat scheelt een hoop onnodige frustratie’.

8. Ga de confrontatie aan Vluchten voor je werkzaamheden is geen oplossing. Denk niet ‘ik doe het straks wel even’, maar ga meteen de confrontatie aan.

9. Wees geen slaaf van je telefoon en e-mail Je hoeft die telefoon niet altijd op te nemen of meteen dat mailtje te beantwoorden. Je bepaalt zelf of je daar tijd voor hebt. Als de telefoon gaat en het komt even niet uit, zeg dan dat je straks terugbelt. En dat mailtje kan ook nog wel even wachten.

10. Ontdek wat je passies zijn en zoek werk in die richting Als je plezier hebt in je werk is het een stuk gemakkelijker om werkstress te voorkomen.

doen. Als je meteen kunt antwoorden doe dat dan ook.

Als de mail meer werk vraagt, zet je ‘m in een apart mapje of je labelt ‘m onder ‘Actie’. Informatieve mails kun je meteen archiveren.

Op die manier houd je alles onder controle, stel je prioriteiten en hebt overzicht over het geheel. En laat dat nou de perfecte manier zijn om werkdruk de baas te zijn.” <

23

WERKORGANISATIE

Onzichtbaar werk zichtbaar maken

Hoe zorg je dat jíj de credits krijgt?

Voor de meeste managementassistenten is het de normaalste zaak van de wereld: zorgen dat de zaken soepel lopen, een tandje bijzetten als er een deadline moet worden gehaald en opletten dat iedereen goed in zijn vel zit. Dit soort werk blijft echter vaak onzichtbaar en wordt lang niet altijd meegenomen in je beoordeling.

Hoe zorg je dan dat je tóch de eer krijgt die je verdient?

Tekst Linda van der Wal | www.kantoorgeheimen.nl

Net een stapje harder lopen zien veel managementassistenten als de basis van hun werk. En niet alleen dat, ze halen er ook veel plezier uit, bleek uit de reacties op de discussie in de LinkedIngroep van Management Support. Managementassistente Sabine: “Dat beetje extra is wat mijn werk leuk maakt. Oren en ogen openhouden, inspringen op nieuwe ontwikkelingen en behoeftes. Als het zakelijk blijft, vind ik dit geweldig en ook van positieve invloed op mijn werkplezier en carrière.” Secretaresse en planner Dorrit haakt hierbij aan: “De functie van secretaresse vraagt om een dienstverlenende instelling. Ik merk aan mezelf dat ik graag meer doe dan in mijn takenpakket is omschreven. Dat maakt het ook leuk vind ik: inspringen daar waar wat meer aandacht en zorg en extra handen nodig zijn.”

Kwaliteiten Ervoor zorgen dat de zaken op het werk soepel verlopen, vraagt veel kwaliteiten. Bijvoorbeeld oog hebben voor wat de behoef-

ten zijn van anderen en tijd investeren in relaties. Dat betekent dat je goed moet kunnen aanvoelen wat er nodig is. Het is soms balanceren om uit te vinden hoe je interesse toont in je collega’s, zonder dat je te veel in de privésfeer terechtkomt. Veel managementassistenten laten zien dat ze heel gedreven zijn in hun werk. Juliette, secretaresse en managementassistente: “Zorgen dat alles goed en snel geregeld wordt, is niet alleen de werkvraag, het is ook mijn uitdaging. Op secretarieel gebied vinden veel veranderingen plaats, ik tip nieuwe ontwikkelingen en ga daarmee een stapje verder.

Ik doe dit omdat ik mijn werk zinvol vind.”

Waardering Gelukkig geven verschillende managementassistenten aan dat ze gewaardeerd worden om het (extra) werk dat ze doen, maar dat is helaas niet voor iedereen het geval. Sommigen hebben te maken met een leidinggevende, die als puntje bij paaltje komt alleen let op de harde resultaten. Zij ervaren te weinig waardering voor hun werk. Hoewel orga-

Marit is officemanager bij een groot bedrijf en is meer aandacht gaan besteden aan onzichtbaar werk. Zij merkte dat de aandacht voor de onderlinge verhoudingen een beetje zoek waren geraakt, mede door de reorganisaties van de afgelopen tijd. Ze besloot meer aandacht te besteden aan de relaties op de werkvloer en liet haar waardering blijken als anderen dat ook deden. Met succes; de sfeer op kantoor is inmiddels sterk verbeterd. Door ook het gesprek met haar leidinggevende aan te gaan, werden meer mensen zich bewust van het belang. Zo heeft zij bij kunnen dragen aan een andere cultuur op de werkvloer: een waarin het belang van onzichtbaar werk ook wordt gezien.

24

nisaties aangeven dat het belangrijk is, draagt het doen van onzichtbaar werk niet altijd bij aan een volgende carrièrestap, constateert Joyce Fletcher van de Simmons School of Management in haar boek Dissapearing Acts. In de beoordeling voeren harde prestaties in veel gevallen nog altijd de boventoon.

Vier typen werk Fletcher benoemt in haar boek Dissapearing Acts vier typen werk, die vaak als vanzelfsprekend worden aangenomen.

Voortgang Het eerste type gedrag is erop gericht de voortgang van het werk veilig te stellen. Je maakt dan jouw persoonlijke doelen ondergeschikt aan het belang van het project en doet meer dan in je functieomschrijving staat. Bijvoorbeeld door in het weekend door te werken, zodat de deadline wordt gehaald of in te springen als je ziet dat er een probleem ontstaat.

Bekrachtiging Het tweede soort gedrag is wederzijdse bekrachtiging. In dit geval stimuleren collega’s elkaar, delen ze hun kennis en vergroten zo de effectiviteit van de samenwerking. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat jij een stapje terugdoet in een overleg, om te zorgen dat jouw collega een keer het initiatief neemt, zodat deze kan groeien. Of dat je een collega uitlegt hoe ze slimmer met Excel kan werken.

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

WERKORGANISATIE

TIPS Onzichtbaar werk is de smeerolie van de organisatie. Wil je dat niet alleen anderen er profijt van hebben, maar dat ook jij er de vruchten van plukt? Doe dan je voordeel met deze tips.

1. Wees je bewust van het werk dat je doet Aandacht besteden aan de onderlinge relaties en een stapje harder lopen; voor veel managementassistenten is het normaal. Toch is het niet voor iedereen vanzelfsprekend om zo gemakkelijk te schakelen. Wees je daarom bewust van jouw bijzondere bijdrage.

2. Maak je bijdrage zichtbaar Laat zien wat het bijdraagt aan de resultaten op het werk. Een mooi startpunt is om eens een week bij te houden wat jij allemaal voor onzichtbaar werk doet. Als je dat inzichtelijk maakt, kun je anderen laten zien wat het oplevert. Bijvoorbeeld dat een project toch is afgerond terwijl je collega ziek was, of dat je hebt gezorgd voor een soepele samenwerking tijdens een ingewikkeld project. Je kunt de zichtbaarheid van je werk ook vergroten door je naam te vermelden in de PowerPointpresentatie die jíj voor een collega hebt gemaakt.

3. Benoem wat je doet Voor veel leidinggevenden is het niet altijd zichtbaar hoe jij op de achtergrond processen soepel laat verlopen. Door dit te benoemen in je functioneringsgesprek kun je zorgen dat er meer aandacht voor komt.

Soft skills Ten derde kun je jouw ‘soft skills’ inzetten, zoals communicatievaardigheden en emotionele intelligentie. Je gebruikt dan bijvoorbeeld je voelhorens om de sfeer te peilen en daarop in te spelen met je gedrag. Zo kan het zijn dat je de collega met zieke ouders een hart onder de riem steekt of de tijd neemt om iemand bij te praten die een tijdje afwezig is geweest.

Team Het vierde en laatste type gedrag dat Fletcher omschrijft, zijn activiteiten die erop gericht zijn om een team te creëren. Het gaat dan om het vergroten van de onderlinge betrokkenheid en de focus op gezamenlijkheid.

Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan het organiseren van een teamuitje of het meenemen van gebak naar het werk als er een verjaardag is.

Smeerolie Dit soort werk is als smeerolie voor de organisatie. Zonder medewerkers die zich om de sfeer bekommeren, zich een keer extra willen inspannen als het nodig is en bereid zijn om collega’s te helpen, zouden veel organisaties al snel vastlopen. Toch zijn er genoeg medewerkers die bergen

van dit soort werk verzetten, maar daar niet de waardering voor krijgen die ze verdienen. Zij voelen zich voor veel dingen verantwoordelijk en voorkomen geregeld dat er een probleem ontstaat, maar het is niet duidelijk dat hun bijdrage ervoor heeft gezorgd dat alles zo soepel verloopt. Het is nuttig om je hiervan bewust te zijn wanneer jij geneigd bent om bergen onzichtbaar werk te verzetten. Zo kun je ervoor zorgen, dat je niet alleen het werk verzet, maar ook de credits krijgt.

je dan pas hoeveel je eigenlijk doet. Door het bij te houden maak je voor jezelf inzichtelijk wat je doet, maar kun je het ook gemakkelijker communiceren aan je leidinggevende. De crux is om duidelijk te maken wat dit werk bijdraagt aan de resultaten op de werkvloer.

Bespreekbaar maken De derde en laatste tip is om het bespreekbaar te maken in je functioneringsgesprek.

Wanneer je merkt dat je bergen werk verzet om problemen te voorkomen en relaties goed te houden, maar dat dit geen onderdeel is van je beoordeling, kun je dit bespreekbaar maken. Je kunt dan met je leidinggevende kijken hoe dit werk ook een onderdeel van je beoordeling kan worden.

Ben jij degene die bergen onzichtbaar werk verzet, maar niet altijd de waardering krijgt?

Kijk dan eens goed naar het werk dat je doet en breng het onder de aandacht. De vier soorten onzichtbaar werk helpen je om duidelijk te krijgen waar jouw bijdrage ligt.

Krijg jij wel eer van je werk? Dan kun je nu misschien bewuster genieten van de bijzondere bijdrage die je levert!

Meer lezen?

Kantoorgeheimen: zo krijg je invloed als je geen carrièretijger of kantoorpoliticus bent met gratis online training door Linda van der Wal en Carla van der Wal. Het boek wordt uitgegeven door Bruna. Op www.kantoorgeheimen.nl kun je alvast twee gratis proefhoofdstukken downloaden. <

Bijzondere bijdrage Hoe zorg je ervoor dat jouw inspanningen ook voor jou werken? De eerste tip is om je bewust te zijn van het werk dat je doet. Veel managementassistenten beschouwen het als vanzelfsprekend dat ze de extra taken er gewoon bijpakken. Maar als je om je heen kijkt op de werkvloer, zie je dat niet iedereen een dergelijke instelling heeft en dat ook niet iedereen de kwaliteiten heeft om dit op een goede manier te kunnen doen. Alleen wanneer je je bewust bent van jouw bijzondere bijdrage, kun je dit ook in de organisatie zichtbaar maken.

De tweede tip is om te kijken hoeveel tijd je besteedt aan onzichtbaar werk. Vaak merk

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

25

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Secretaresse van de toekomst

Van waakhond naar wonderolie

Eerst het slechte nieuws. Het Nieuwe Werken zal een einde maken aan het vak van secretaresse. Maar dan hebben we het alleen over het traditionele secretaressewerk. Want gelukkig biedt Het Nieuwe Werken ook nieuwe kansen: de secretaresse van de toekomst fungeert als Haarlemmer wonderolie.

Tekst Peter Passenier

Als organisatieadviseur maakt Henny van Egmond regelmatig afspraken met directies. En hij constateert dat dit nu heel anders gaat dan vroeger. “Twintig jaar geleden moest je voor zo’n afspraak meestal

26

naar de bovenste verdieping. Daar zaten al die directeuren bij elkaar, met hun secretaressen letterlijk als waakhond voor de deur.

Al op het moment dat je zo’n gang binnenkwam, werd je argwanend bekeken. Maar

tegenwoordig spreek je die directeuren gewoon aan als ze op hun open werkplek zitten. Of je maakt een afspraak via hun agenda, die altijd openstaat en waar je gewoon in kunt. Zulke veranderingen hebben

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

natuurlijk hun weerslag op de functie van secretaresse.”

En voor de komende twintig jaar ziet Van Egmond nog meer van zulke veranderingen. Bijvoorbeeld de afname van het aantal managers. “Onder invloed van Het Nieuwe Werken zullen organisaties zich steeds meer richten op het ‘wat’. Wat wordt er precies van de medewerkers verwacht? En minder op het ‘hoe’, want hoe de medewerkers hun taken precies uitvoeren, daar zijn ze vrij in. Daardoor verschuift de verantwoordelijkheid van manager naar medewerker, en dus zullen organisaties managementlagen wegsnijden.”

Vergaderen Bovendien gaan de overgebleven managers minder vergaderen. Alweer door dat Nieuwe Werken. “Die managers zullen steeds meer out-of-the-box gaan denken”, zegt Van Egmond. “Die zullen zich afvragen of die wekelijks terugkerende bijeenkomsten wel nodig zijn. Ik ken een directeur die zich op een dag realiseerde dat hij onbereikbaar was. Als medewerkers een probleem signaleerden, moesten ze wachten tot de week daarop voordat ze het met hem konden bespreken.

Die man heeft toen alle bila’s en terugkerende vergaderingen uit zijn agenda geschrapt en hield vier uur per dag over.”

Goed nieuws voor die directeur, maar minder goed voor de traditionele secretaressen die de notulen verzorgen. En Van Egmond ziet voor hen nog een andere zwarte wolk opdoemen: de techniek. “Toen ik in 2004 een project deed bij de Rabobank, hadden ze daar iedere dag vier postrondes. De secretaressen moesten die post vier keer per dag uitzoeken. Nu heeft de manager de noodzakelijke informatie allang op zijn smartphone of iPad. En dat is natuurlijk niet de enige technische ontwikkeling. Denk je dat iemand over twintig jaar nog vergaderingen zal notuleren? Dan zijn er allerlei technieken om dat te automatiseren, bijvoorbeeld door spraakherkenning.”

Lossere verbanden Moeten secretaressen dus vrezen voor hun baan? Volgens Van Egmond is dat te somber. Want Het Nieuwe Werken biedt volgens hem ook nieuwe kansen. “Medewerkers zullen steeds meer aan de slag gaan in multidisciplinaire projecten. Daardoor zullen grenzen vervagen. Grenzen tussen afdelingen, en zelfs die tussen bedrijven, want zo’n project beperkt zich niet tot de eigen medewerkers. Bovendien is er geen manager die in de gaten houdt of mensen wel aanwezig zijn, en dus zwermen die medewerkers uit.”

Dat uitzwermen is niet zonder risico’s. Van Egmond vraagt zich af of deze medewerkers zich nog wel verbonden voelen met het bedrijf. En nog belangrijker: of ze het overzicht houden. “Als jij twintig jaar op een kamer zit met Jan, leer je hem aardig kennen. Maar als jij in plaats daarvan deelneemt aan vier projecten, krijg je te maken met Jan en een heleboel onbekenden. En omdat managers steeds meer projectgroepen onder zich krijgen, verliezen ze het overzicht. Dus loop je het risico dat verschillende groepen dubbel werk doen, of elkaar zelfs gaan tegenwerken.”

Wonderolie Daar ligt een rol voor de secretaressen. Een rol als bindend element, als wonderolie voor de organisatie. “Zo’n secretaresse vormt een herkenbaar aanspreekpunt”, zegt Van Egmond. “Iemand die de projectleden kent, en die ervoor zorgt dat die projectleden elkáár leren kennen. Daarnaast heeft ze het overzicht. Ik maak een afspraak met de directeur, en de secretaresse ziet dat. Dus die belt onmiddellijk Piet: ‘Henny komt zo. Daar heb jij toch ook mee te maken? Wil je hem even spreken?’ Ja, ik denk dat die rol secretaressen gemakkelijk afgaat. Nu al vormen zij de ogen en oren van de organisatie.”

Nogmaals, dat heeft zijn weerslag op de functie van secretaresse. “Je ziet dat nu al bij de voorlopersbedrijven”, zegt Van Egmond. “Bij Microsoft Nederland, met 900 medewerkers, hadden ze tien jaar geleden veel secretaressen rondlopen. Nu zijn dat er, zo begreep ik laatst, nog vier. In de toekomst zal dat aantal natuurlijk ook bij andere bedrijven afnemen.”

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Het Nieuwe Werken leidt dus tot een nieuwe invulling van het secretaressewerk. Maar ook tot een nieuwe werkwijze. “Ik hoor al jaren dat Het Nieuwe Werken voor deze groep medewerkers niet geschikt zou zijn”, zegt Van Egmond. “Maar dat is echt onzin. Ik ken een secretaresse die tien jaar geleden nog heel traditioneel voor de deur van de directeur zat.

Nu is ze getrouwd met een Griek, en werkt ze om de week vanuit Griekenland. Ja, ik zei daarnet dat het bij projecten belangrijk is dat iedereen kan terugvallen op een herkenbaar aanspreekpunt, maar dat aanspreekpunt is niet per se fysiek. Zij heeft het zo georganiseerd dat ze haar werk ook kan doen met video-chats. Natuurlijk, van een afstand kun je geen printje maken voor managers, of koffie voor hen zetten. Maar misschien kun je hen leren om dat zelf te doen.”

Maar wat als een secretaresse juist aan die traditionele rol is gehecht? Dan moet ze die rol gewoon blijven vervullen, vindt Van Egmond. “Kijk, de veranderingen die ik nu schets, vinden niet plaats van de ene op de andere dag. Zelfs bij een modern bedrijf als de Rabobank gaat het langzaam, en andere organisaties zijn nog niet eens met Het Nieuwe Werken begonnen.”

Plan Wel raadt hij secretaressen aan om niet passief af te wachten. “Ga na wat je wilt, en maak een plan. Sommigen worden enthousiast van zo’n organisatorische wonderolierol, anderen zullen daar niets voor voelen. In dat laatste geval kun je alvast kijken of je je traditionele werk kunt blijven doen op een andere afdeling, of bij een ander bedrijf. Of misschien kun je je ook omscholen tot iets anders. Hoe dan ook: maak een keuze. Als je geschoren wordt, moet je stil zitten, luidt het spreekwoord. Nu, in dit geval geldt dat zeker niet!” <

Henny van Egmond is een van de leidende denkers op het gebied van innovatieve manieren van werken. Hij is auteur van diverse boeken en artikelen over dit onderwerp in relatie tot strategieontwikkeling en organisatieverandering.

Hij is één van de sprekers op Management Support Live. Mis het niet en kijk op www.managementsupport.nl/live voor alle informatie over het congres, de sprekers, de workshops en de informatiemarkt! Je kunt je direct (gratis) aanmelden.

27

BRANDCHECK

Lydia van den Boogaard:

“Ik ben een echte ambassadeur” Voor je ligt de derde aflevering van de BrandCheck waarin een managementondersteuner haar ‘personal brand’ onderzoekt in relatie tot haar vak én de organisatie waarvoor zij werkt – en wel onder begeleiding van expert Jocelyn ‘personal brand’ Rebbens. We zoomen in op offline en online zichtbaarheid, consistentie van het beeld en mogelijke tips ter verbetering. Deze keer in de spotlight: Lydia van den Bogaard!

Tekst Jocelyn Rebbens

Eerste indruk Lydia komt op mij over als een zelfbewuste, doortastende en professionele vrouw. Je merkt dat ze weet waar ze voor staat. Lydia draagt een broekpak met hoge hakken, is verzorgd en straalt veel energie en enthousiasme uit. Haar ogen maken direct contact en zorgen dus voor verbinding met mij. Naast deze zakelijke eerste indruk komt ze dus ook heel persoonlijk over. Ze is aandachtig, heeft een frisse en open blik. Daardoor krijg ik het gevoel: ‘What you see is what you get’. Al in het begin komt ze met mooie tegeltjeswijsheden die ze zelf nastreeft. Eén van haar waarden is: ‘Als je iets niet begrijpt, ga eens naar de bron en stel vragen’. (Genchi Genbutsu.) Ik ben meteen heel nieuwsgierig naar ons gesprek, want ik heb de online check van Lydia bewust na het interview gepland. Voor een zo zuiver mogelijke eerste indruk.

8

Interview Hoe ziet Lydia zichzelf eigenlijk?

Lydia herkent mijn eerste indruk. Ze is verrassend veelzijdig, zoals ze zelf zegt. Ze wil constant blijven leren en verbeteren, niets is perfect. Ook in haar hobby’s, waaronder koken. Ze vindt zichzelf een vakvolwassen en spontane vrouw, heeft kennis van zaken en is breed georiënteerd. “Ik wil blijven leren.” Dat proef ik ook uit de eerste indruk.

Toyota Material Handling Nederland is haar tweede werkgever. Het is een verkoopmaatschappij van vorkheftrucks en magazijntrucks (intern transport materiaal). De projecten en werkzaamheden die zij echter voor haar rekening mocht nemen, zijn goed voor tien werkgevers. Ze werkt internationaal, wat ze erg leuk vindt, en heeft een passie voor techniek. Lydia heeft het erg naar haar zin bij Toyota, ze mag alles doen. Ze wordt ook wel de ‘lerende Lydia’ genoemd en is een echte ambassadeur. “Ik deel het gedachtegoed van Toyota.”

9

Gecheckt: Lydia van den Bogaard, 51 jaar, Executive assistant bij Toyota Material Handling Nederland 28

Vorig jaar heeft Lydia de ‘green belt’ gehaald voor LEAN. Vanuit Toyota is haar gevraagd te ondersteunen bij het verder uitdragen van TPS (Toyota Productie Systeem) zowel intern als bij klanten.

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

BRANDCHECK

Ze geeft ook trainingen hierin. Daarnaast staat het thema duurzaamheid hoog op de agenda.

Lydia was vorig jaar voorzitter van de NVD (Nederlandse Vereniging van Directiesecretaressen) en wilde ook hier de vereniging verder brengen. Ze is geduldig, wat je gezien haar drive en continue verbeteringsambitie mogelijk niet zou verwachten, en leert veel van haar kinderen. Haar directeur schuift Lydia altijd naar voren en ook de vakpers kent haar.

Qua online zichtbaarheid beperkt Lydia zich tot LinkedIn. Ze is op dit moment minder actief met Facebook en Twitter omdat ze liever geen zakelijke, vertrouwelijke informatie deelt.

Lydia onderscheidt zich van andere managementondersteuners omdat ze heel analytisch is en vaak al een paar stappen vooruit denkt.

Ze denkt snel en kan vele kanten belichten. Ze vraagt door en neemt niet zo maar iets aan voor zoete koek. Ze is goed in structuur en overzicht bieden en tekent meteen de situatie uit. Dat komt voort uit haar passie voor techniek en dit helpt haar zowel zakelijk als bij verenigingen. Daarnaast maakt ze dingen makkelijk bespreekbaar.

Lydia houdt persoonlijk binding met collega’s, oud-collega’s en directeuren en voormalige bestuursgenoten. Ze heeft dan ook jaarlijks diverse etentjes. Ze is zichtbaar in de organisatie en daarbuiten. Iedereen weet haar te vinden, ook de buitenlandse collega’s.

Meedoen?

Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kunt doen én ontvang je graag tips van expert Jocelyn Rebbens? Meld je dan aan. Wij maken per editie een selectie. Aanmelden kan bij hoofdredacteur Vera Bot: verabot@vakmedianet.nl

delijk naar voren, op meerdere sites en nieuwsbrieven zoals die van de NVD, VM Online, Secretary Business Days et cetera. Ze is actief op Facebook waar je ook meer persoonlijke zaken van ‘merk Lydia’ ziet, zoals muziekvoorkeur en een persoonlijke omschrijving van interesses. Op het beeldmateriaal verschijnt Lydia voornamelijk in zakelijke outfit. Ze heeft een Twitteraccount en komt daarnaast met zakelijke projecten zoals het Nieuwbouwproject van Toyota naar voren. Ook op YouTube zie je enkele reacties op filmpjes van Lydia terug. Tevens tref je quotes en uitspraken van Lydia aan, een interview met de Volkskrant, haar foto bij Jeff Meetings, een NVD-training Prezi en diverse vermeldingen van haar rol in de jury van de Verkiezing Secretaresse van het Jaar 2013. Kortom: een zeer sterke en professionele online zichtbaarheid van haar Personal Brand. <

Jocelyn Rebbens is trainer bij Management Support en eigenaar van ReBBels. (www.rebbels.com) Jocelyn geeft trainingen, workshops en coaching op het gebied van personal branding, effectieve communicatie en praktsiche psychologie. Bekijk de trainingen op www.managementsupport.nl/opleidingen.

Zakelijk kunnen mensen niet om Lydia heen, dat krijgt ze ook terug.

Ze weet veel, is hulpvaardig en mensen hebben blind vertrouwen in haar. Lydia vraagt ook feedback op haar werk. Ze mag dingen wat minder stellig en krachtig brengen, zodat anderen ook wat meer ruimte voelen. Hierin stelt ze zich heel kwetsbaar op.

Naar haar kinderen toe is ze liefdevol en ondersteunend. Haar kinderen zijn haar alles. Ze weten dat Lydia fulltime werkt, maar kunnen haar altijd bellen.

Online check Lydia komt meteen met veel hits en professionele foto’s in beeld. Ze heeft een heel sterk LinkedInprofiel met veel contacten, goede foto, een persoonlijke samenvatting, mooie aanbevelingen, een uitgebreide werkomschrijving, logo’s, onderschrijvingen van haar vaardigheden en kwaliteiten. Ze volgt groepen en organisaties. Haar voormalige nevenactiviteit als voorzitter van de NVD komt ook dui-

9

OFFLINE & ONLINE VERSTERKING PERSONAL BRAND Lydia is inderdaad de zelfbewuste, frisse, open, professionele vakvrouw die ik in de eerste indruk voor me zag. Ze krijgt dan ook veel vertrouwen van anderen en maakt dat waar. Ze legt de lat hoog als het gaat om zichzelf en haar werk te verbeteren en geniet daar ook van. En ze helpt anderen daar ook nog bij. De volgende opleiding staat dan ook al weer op haar planning. De indruk van haar en haar personal brand (imago vs persoonlijkheid) komen overeen, dus ga daar vooral mee door.

TIPS: je hebt veel geduld, stelt goede vragen en je kunt je heel kwetsbaar opstellen. Laat soms je kwetsbaarheid en geduld dan

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

ook voorgaan op je enthousiasme.

Stel eerder een vraag dan dat je antwoord geeft. Dan leidt het uiteindelijk ook tot groei bij de ander.

Qua online tips heb ik er slechts twee: schrijf je persoonlijke samenvatting op LinkedIn vanuit de ik-vorm.

Het gaat over jou, het is vanuit jezelf geschreven. Dat maakt het nog persoonlijker. Daarnaast is het ook interessant om als senior vakvrouw over je vak te twitteren, zeker voor jongere managementondersteuners. Deel je ervaringen, je tips en de ontwikkelingen binnen je vak. Zodat ook onbekenden van jou kunnen leren.

29

BEDRIJF IN BEELD

DROOMvilla LUX, Nijmegen

Gastvrij Gelderland

‘Niets moet, alles kan’ Het Land van Maas en Waal, de Veluwe en steden als Arnhem en Nijmegen. De provincie Gelderland biedt een grote diversiteit, is ‘groen’ en bovendien oprecht gastvrij.

De ideale plek dus voor een zakelijk evenement.

Tekst Martijn Louws

‘Gelderland levert je mooie streken’ is de veelzeggende slogan waarmee Convention Bureau regio Arnhem Nijmegen, samen met Congresbureau Veluwe, de provincie Gelderland promoot als dé bestemming voor zakelijke en feestelijke bijeenkomsten. “Mooie streken, het is geen loze belofte, het is echt zo”, verzekert commercieel manager Marie-Louise Buckens. “De regio Arnhem Nijmegen en de Veluwe zijn namelijk belangrijke gebieden waar sterke attracties, evenementen, mooie buitengebieden en steden bij elkaar komen.”

Als voorbeeld noemt Buckens de Veluwe waar tal van aanvullende

30

activiteiten kunnen worden gehouden tijdens de zakelijke bijeenkomst. “Fietsen, wandelen, of gewoon een bezoek aan een van de vele musea waar tevens een vergadering kan worden belegd.”

Nou... gewoon, het kan ook heel bijzonder zijn in Gelderland. Vergaderen in een boomhut op het terrein van Golden Tulip, terwijl het Safari Meeting Centre in Burgers’ Zoo een professioneel congrescentrum is in Oost-Afrikaanse stijl middenin de unieke omgeving van de dierentuin. “Gelderland heeft veel te bieden, ook als het gaat om de geschiedenis. Dit jaar staat bijvoorbeeld in het teken van 70 jaar

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

BEDRIJF IN BEELD

Operation Market Garden”, vertelt Buckens. In tientallen steden en dorpen in Gelderland wordt dit jaar stilgestaan bij de gebeurtenissen van zeventig jaar geleden. “In totaal vinden in en rond september honderden activiteiten plaats waarin de militaire operatie centraal staat. Dit varieert van plaatselijke kransleggingen tot grote publieksevenementen als concerten en optochten.”

Innovatieve parels Oog voor geschiedenis, voor historie, maar de regio Arnhem Nijmegen en de Veluwe richten de blik ook op de toekomst.

“Met Radboud UMC en de Wageningen Universiteit herbergt de regio twee innovatieve parels met een specifieke focus op food en health”, zegt de commercieel manager. In de Wageningen Universiteit zetelt Food Valley NL, een kenniscentrum dat de innovatiekracht van de Nederlandse (food)bedrijven versterkt door verbindingen en samenwerkingen tussen bedrijfsleven, kennisinstellingen en overheid te stimuleren. Met deze en vele andere activiteiten creëert Food Valley NL – in samenwerking met organisaties – een voedingsbodem voor verdere innovatie. “Een prachtig initiatief en een prachtige locatie voor een evenement, congres of vergadering dus, waarbij het gezelschap zich middenin de praktijk begeeft. De plek waar wordt geïnnoveerd.”

Unieke gastvrijheid Kenmerkend voor ‘de streken van Gelderland’ zijn historie en innovatie, maar de regio heeft ook een sterke link met het groen. “Moderne steden als Apeldoorn, Arnhem en Nijmegen herbergen kunst en cultuur en hebben in de nabijheid natuurgebieden en landgoederen. Vanuit Apeldoorn sta je bijvoorbeeld binnen luttele minuten in het Nationaal Park De Hoge Veluwe. Waar vind je dat nu? Echt uniek.” Uniek is ook de gastvrijheid, een kernwaarde van iedere evenementenlocatie in Gelderland. “Oprechte gastvrijheid”, vertelt Buckens. “De locaties zijn misschien niet altijd voorzien van het nieuwste behangetje of het duurste bedlinnen, maar er wordt wel de tijd genomen voor de gasten. Ze worden in de watten gelegd, er is gemeende aandacht. Of het nu gaat om een board meeting, een bijeenkomst of congressen van 5 of 5000 deelnemers.”

Safari Meeting Centre | Burgers’ Zoo, Arnhem

Ontzorgen De rol van het Convention Bureau is hierbij groot. Het verzorgt onder meer trainingen op het gebied van gastvrijheid voor haar partners en het bureau ontzorgt boekers. “Men kan altijd bij ons aankloppen voor advies, voor een locatie. Wij denken mee, schotelen verschillende voorstellen voor of informeren desgewenst of een locatie beschikbaar is”, zegt Buckens. Een rol die volgens haar niet mag worden onderschat. “Het is iets dat boekers veel tijd kost, ook omdat ze niet altijd precies de weg weten, de locaties niet kennen. Wij wel, wij kennen de regio op ons duimpje en hebben nauwe contacten met onze 75 partners.” Een functie die ook niet door het internet wordt ingevuld. Buckens: “Natuurlijk is er online veel te vinden, maar welk hotel, museum of accommodatie nu precies geschikt is voor welk evenement wordt vaak niet duidelijk. Daarbij schatten wij bij elke aanvraag nauwkeurig in welke locaties passen bij de wensen, budget, doelstelling en gewenste sfeer en uitstraling.” Buckens benadrukt overigens dat het Convention Bureau geen eventbureau is dat alles van A tot Z regelt. “Nee, wij geven locatieadvies op maat en informeren bookers over de nodige praktische informatie, allemaal kosteloos. Niets moet, alles kan.” <

CONVENTION BUREAU ARNHEM NIJMEGEN t Opereert kosteloos en onafUw krijtstreep even zat? hankelijk.

Gelderland levert je mooie streken! t Locatieadvies met betrekking tot vergadering, congres, conferentie of andere zakelijke bijeenkomst. t Ondersteuning bij de inventarisatie en coördinatie van beschikbaarheid van locaties, hotelkamers en overige diensten. t Contact tussen booker en geselecteerde locaties/ accommodaties. t Coördinatie en organisatie van locatiebezoeken. t Hotelregistratie en bemiddeling voor congres of evenement. t Advies bij het samenstellen van een social- of partnerprogramma.

Voor een bijzondere ontmoeting, ga naar Zakelijkestreken.nl

Landmark Wijnfort, Lent

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

31

YOUNG PROFESSIONAL

Lesley

HANNO

Leeftijd: 24 jaar Opleiding: directiesecretaresse/management-

Ik ben: secretaresse Raad van Bestuur bij het Laurentius ziekenhuis Roermond

assistent bij ROC Eindhoven (verkorte opleiding)

Mijn werk bestaat (vooral) uit: mijn werkzaamheden zijn heel divers. Ik ondersteun de voorzitter Raad van Bestuur in de breedste zin van het woord.

Verder heb ik drie e-mailboxen in beheer waaronder die van het bestuurssecretariaat en de e-mailbox van de voorzitter. Daarnaast verzorg ik de inkomende en uitgaande post, handel telefoontjes af, ontvang gasten, verricht kopieerwerkzaamheden, archiveer en regel de catering. Wanneer men informatie nodig heeft of men wil iemand van onze Raad van Bestuur spreken, dan ben ik het centrale informatie- en aanspreekpunt. Verder heb ik een van de belangrijkste vergaderingen van het ziekenhuis in beheer namelijk de vergadering van de Raad van Bestuur. Ik notuleer deze vergadering en zorg daarnaast dat de vergaderstukken in een digitale boardroom klaarstaan.

Mijn goede eigenschappen/competenties: het streven naar perfectie en mijn gestructureerde manier van werken.

Belangrijkste trend in het vak: de ontwikkeling van secretaresse naar personal assistent.

Over vijf jaar: wil ik minimaal personal asisstent zijn.

Ik verbaas me over: de afhankelijkheid van een manager van een goede PA/secretaresse.

Mijn grootste succes: de ontwikkeling van mijn carrière tot nu toe. Ik ben mijn stageperiode begonnen als secretaresse van de manager OK. Toen er wegens ziekte een secretaresse uitviel op het bestuurssecretariaat mocht ik daar de laatste anderhalve maand van mijn stage afmaken. Direct na de afronding van mijn stage heb ik een baan gekregen als junior secretaresse Raad van Bestuur en intussen mag ik mij gewoon secretaresse Raad van Bestuur noemen!

Als ik op de stoel van mijn baas/leidinggevende/manager zou zitten dan: zou ik streven naar een papierarme werkomgeving.

Social media: is uit het huidige beeld niet meer weg te denken! Voor onze organisatie houd ik niet de social media bij. Daar is iemand van onze afdeling communicatie verantwoordelijk voor. Privé maak ik natuurlijk wel veel gebruik van social media en kan me natuurlijk geen leven zonder social media meer voorstellen. < In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities.

Aanmelden van personen kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

32

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

SPELLING- EN TAALTIPS

Afkortingen en streepjes Sommige spellingregels zorgen steeds weer voor twijfels. Bijvoorbeeld de regels voor het gebruik van hoofdletters in afkortingen. Maar ook het streepje roept vaak vragen op.

Deze Spelling- en Taaltips draait om twee woorden: ib’er/ab’er en 24 uurszorg.

Tekst Judith Winterkamp | Communicatief Tekst & Training | www.communicatief.info

Ik werk op een school voor speciaal onderwijs. Iedereen schrijft IB’er en AB’er met hoofdletters. Nu las ik ergens dat het met kleine letters moet. Hoe zit dat?

De afkortingen ib’er en ab’er staan voor intern begeleider en ambulant begeleider. Dit zijn functieaanduidingen. Zoals je ziet, schrijf ik de afkortingen met kleine letters. Dat is een regel van het Groene Boekje: functieaanduidingen krijgen geen hoofdletter.

Een logisch gevolg is dat je de afkortingen ook met kleine letters schrijft, dus ib’er en ab’er. Dat zal voor veel lezers in het begin verwarrend zijn. Een korte zoektocht op het internet laat zien dat ib’er en ab’er meestal hoofdletters krijgen. Toch adviseer ik je dat niet te doen. Je schrijft docent, directeur en conciërge toch ook niet met een hoofdletter? Het is beter consequent te zijn, en alle functieaanduidingen met kleine letters te schrijven.

Toch is er wel iets speciaals aan de functienamen ib’er en ab’er. Het zijn namelijk initiaalwoorden. Als je de afkorting hardop leest, dan zeg je de letters van de afgekorte woorden. Sommige initiaalwoorden staan (nog) wel met hoofdletters in het Groene Boekje.

Een paar voorbeelden: t ISDN t RAM t ADSL De verklaring in de leidraad van het Groene Boekje hiervoor is: ‘Een initiaalwoord of letterwoord dat we ontlenen aan een andere taal, behoudt zijn spelling zolang we het als vreemdtalig aanvoelen’.

Vandaar de hoofdletters bij ISDN, RAM en ADSL. Als zo’n initiaalwoord ingeburgerd is, dan verdwijnen die: t aids t pin t vip In 2015 verschijnt de nieuwe woordenlijst. Grote kans dat initiaalwoorden als ISDN, RAM en ADSL dan ook met kleine letters worden geschreven.

TAALTIP: staat een afkorting zoals ib’er aan het begin van de zin, dan krijgt de eerste letter van de afkorting een hoofdletter.

Ib’ers en ab’ers spelen een belangrijke rol in ons basisonderwijs.

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Onze organisatie biedt cliënten 24 uur per etmaal service. Wij noemen dat 24-uursservice. Mijn vraag is: schrijven we dat woord eigenlijk wel goed met dit streepje?

Volgens de oude spelling hebben jullie het woord 24-uursservice goed geschreven. Ook het Witte Boekje van Genootschap Onze Taal keurt deze manier goed. Het Groene Boekje schrijft helaas een andere spelling, namelijk 24 uursservice.

Als jullie de officiële spelling, dus de regels van het Groene Boekje, toepassen, dan moeten jullie 24 uursservice schrijven. De regel is als volgt: in een woordgroep met een cijfer houd je de spatie als je er nog een woord aan vastplakt. Een woordgroep is overigens een opeenvolging van woorden die bij elkaar horen. Woordgroepen met een cijfer zijn bijvoorbeeld: 5 mei, 20 euro, 50 meter en 100 jarige.

Als je aan zo’n woordgroep met een cijfer een woord plakt, dan moet je de spatie dus laten staan. Je krijgt dan: t t t t

5 meiviering 20 eurobiljetten 50 meterbad 100 jarigefeest

Als je goed kijkt naar het woord 20 eurobiljetten, dan begrijp je waarschijnlijk wel waarom veel taalgebruikers niet blij zijn met deze schrijfwijze. Want, wat wordt er precies bedoeld? Gaat het om 20 biljetten van een euro of om een onbekend aantal biljetten van 20 euro? De betekenis van de zin De baliemedewerker geeft 20 eurobiljetten is dus onduidelijk. En het wordt nog ingewikkelder als er staat: De baliemedewerker geeft 20 20 eurobiljetten. Grote kans dat de lezer die tekst moet herlezen. <

TAALTEST Weet jij welke woorden goed geschreven zijn? De antwoorden staan op pagina 37. Succes!

1.

2.

3.

4.

5.

a. 4 persoonshuisje a. 40-urige werkweek a. 2 literpak a. 6 gangendiner a. 13e maanduitkering

4-persoonshuisje 40 urige werkweek 2-literpak 6-gangendiner 13e-maanduitkering

Bronnen: www.onzetaal.nl | app van Onze Taal | www.woordenlijst.org

33

TAALKWESTIES

Eenvoudige tips om je stijl te verbeteren

Schrijf aantrekkelijk Als je een tekst schrijft, wil je graag dat die tiptop in orde is. Natuurlijk bezondig je je niet aan spel- en tikfouten, is je woordkeus correct en maak je geen grammaticale fouten.

Maar ook de stijl doet ertoe. Deze aflevering gaat over aantrekkelijk schrijven: welke stijlfouten liggen er op de loer en hoe kun je ze voorkomen?

Tekst Theo de Boer | Van Dale | www.vandale.nl

Stijl is: de manier waarop je de inhoud van een tekst verwoordt. Een goede stijl wil zeggen dat je tekst aantrekkelijk is om te lezen, begrijpelijk is en de lezer overtuigt. Er zijn taalboeken volgeschreven over wat een goede stijl is. In dit stuk bespreken we een aantal praktische tips die je helpen je stijl te verbeteren. Ook passeren enkele bekende valkuilen de revue.

schrijf niet: Opgave is mogelijk door overmaking van 30 euro op rekeningnummer ...

Het in elkaar schroeven van de onderdelen moet voorzichtig gebeuren.

De uiterste datum voor inlevering van de kopij is 30 september.

Schrijf actief Het eerste stijlgebod is: schrijf actief. Daarmee bedoelen we dat je, waar dat kan, de bedrijvende vorm moet gebruiken. Het tegenovergestelde van de bedrijvende vorm is de lijdende vorm.

Een zin in de lijdende vorm bevat altijd een vorm van het werkwoord worden of zijn. Het voordeel van de bedrijvende vorm is dat je de lezer direct aanspreekt. En doordat het onderwerp altijd expliciet wordt genoemd, is in een oogopslag duidelijk wie wat doet.

Kijk maar:

maar schrijf liever: U kunt zich opgeven door dertig euro over te maken op rekeningnummer ...

Schroef de onderdelen voorzichtig in elkaar.

Je kunt de kopij uiterlijk 30 september inleveren.

lijdende vorm De gegevens worden u zo spoedig mogelijk toegestuurd.

Er werd bezwaar gemaakt tegen het beleid van het bestuur.

Schrijf kort en bondig De schrijver Godfried Bomans heeft ooit gezegd: ‘Schrijven is schrappen’. En zo is het. Een manco van veel teksten is dat ze gewoonweg te lang zijn. Dat is desastreus: de lezer heeft weinig tijd en zal afhaken als hij zo’n lap tekst ziet. Bondig geschreven teksten zijn trouwens ook veel duidelijker. Onthoud deze stelregel: 10% minder woorden betekent 25% meer leesgemak.

bedrijvende vorm Ik stuur u de gegevens zo spoedig mogelijk toe.

23 leden maakten bezwaar tegen het beleid van het bestuur.

Kort en bondig dus. Maar hoe pak je dat in de praktijk aan?

Het is overigens niet zo dat je nooit een lijdende vorm mag gebruiken. Soms is dat zelfs bijna onvermijdelijk. Een zin als ‘Mijn collega wordt morgen geopereerd’ kun je niet goed in de bedrijvende vorm zetten; ‘De chirurg opereert morgen mijn collega’ doet nogal merkwaardig aan. Ook kan het zijn dat je je bewust op de vlakte wilt houden zonder namen te noemen. Je schrijft dan bijvoorbeeld: ‘Er worden op ons kantoor steeds vaker vuile kopjes op de tafels achtergelaten.’

t Stel vooraf een maximaal aantal woorden vast en houd je daaraan. t Lees de tekst door als je klaar bent met schrijven en schrap nog eens 10%. t Schrap overbodige woorden. Vooral bijvoeglijke naamwoorden kun je vaak weglaten zonder dat er informatieverlies optreedt. t Let op de grote lijn: wat is je boodschap? Schrap uitweidingen. t Kill your darlings. Wees kritisch op jezelf: als jij iets interessant of grappig vindt, hoeft de lezer dat nog niet te vinden.

Gebruik werkwoorden Een stijlfout waaraan veel schrijvers zich bezondigen is de zogeheten naamwoordstijl. Daarmee bedoelen we dat je zelfstandige of bijvoeglijke naamwoorden gebruikt op plaatsen waar een werkwoord beter is. Een tekst met veel naamwoorden is omslachtig en onpersoonlijk. Werkwoorden kunnen zo’n tekst verlevendigen:

Varieer de zinslengte Zorg voor een afwisseling van korte en lange zinnen. Daardoor krijgt je tekst een zeker ritme en dat verhoogt de aantrekkelijkheid. Een tekst met alleen lange zinnen is moeilijk te lezen en te begrijpen.

Maar veel korte zinnen achter elkaar leest ook niet lekker. Het klinkt dan als een boerenwagen die over een kasseienweg boldert – of

34

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

TAALKWESTIES

een auto over een reeks verkeersdrempels, om een moderner beeld te gebruiken. Een goede afwisseling van korte en lange zinnen zie je in het volgende tekstfragment.

In dit hoofdstuk wil ik laten zien wat de invloed van de kredietcrisis en de daarop volgende eurocrisis is geweest op onze bedrijfstak en op ons eigen bedrijf in het bijzonder. Want dat die invloed er is, staat buiten kijf. Ga maar na: vanaf het eerste crisisjaar 2008 is de omzet van ons bedrijf jaar op jaar gedaald en dit jaar ligt die omzet 36% lager dan in het peiljaar 2007. Een pijnlijke ontwikkeling.

Veel mensen hebben geleerd dat je nooit lange zinnen mag gebruiken. Dat is een misvatting. Lange zinnen hoeven niet per se moeilijk te zijn. Het is vaak niet de lengte die een zin ingewikkeld maakt, maar de structuur – het gebruik van veel bijzinnen bijvoorbeeld.

Het is dus vooral zaak ingewikkelde zinnen te vermijden.

Varieer de zinsbouw Niets is zo saai als een tekst waarin alle zinnen op dezelfde manier zijn opgebouwd. Een verslag van een bedrijfsuitje: We hadden gisteren ons jaarlijkse bedrijfsuitje. We gingen met de bus naar de Veluwe. We kwamen om twee uur aan. Toen gingen we een boswandeling maken. En toen gingen we karten, paintballen of boogschieten en toen gingen we barbecueën. We gingen om negen uur weer met de bus. We waren om halfelf terug.

Dit leest als het eerste schoolopstel van een kind. Bijna alle zinnen beginnen met ‘we’ plus een persoonsvorm, en anders wel met het woordje ‘toen’. Variatie kun je aanbrengen door: t de zin met een bepaling te laten beginnen; t af en toe een vragende zin te gebruiken; t de tijd van het werkwoord te variëren.

Je krijgt dan bijvoorbeeld: Gisteren hadden we ons jaarlijkse bedrijfsuitje. Dit jaar ging het per bus naar de Veluwe. Als we daar om twee uur aankomen, maken we eerst een flinke boswandeling. Wat staat er vervolgens op het programma? Wie dat wil, kan karten, paintballen of boogschieten.

Na dit alles was er een barbecue. Om negen uur reed de bus voor en om halfelf waren we weer terug.

Dat leest al een stuk prettiger. Niet heel spannend misschien, maar dat zou ook aan de aard van het uitje zelf kunnen liggen.

Gebruik synoniemen Als je keer op keer hetzelfde woord gebruikt, maakt dat een tekst saai. Wie bijvoorbeeld een stuk schrijft over de fiets, zou zijn tekst

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

levendiger kunnen maken door niet om de andere zin dat woord te gebruiken, maar ook eens te kiezen voor rijwiel of tweewieler.

Er ligt daarbij wel een gevaar op de loer. In hun angst om twee keer hetzelfde woord te gebruiken nemen sommige schrijvers hun toevlucht tot vergezochte of clichématige synoniemen als vehikel, barrel of zelfs het stalen ros. Doe dat niet, dat komt geforceerd over. In een tekst over fietsen mag best af en toe het woord fiets voorkomen.

Vermijd tangconstructies Zorg ervoor dat de delen van een zin die bij elkaar horen, ook bij elkaar staan. Wanneer dat niet het geval is, raakt de lezer de draad kwijt. Als de delen die bij elkaar horen te ver uit elkaar staan, noemen we dat een tangconstructie: Voor onze tijdens de crisis zo zwaar op de proef gestelde en door het regeringsbeleid nog extra getroffen bedrijfstak lijken betere tijden aan te breken.

Hier staan onze en bedrijfstak te ver uit elkaar. Dat leest niet prettig.

De oplossing kan bijvoorbeeld zijn om de zin in tweeën te knippen: Onze bedrijfstak is tijdens de crisis zwaar op de proef gesteld en werd door het regeringsbeleid nog extra getroffen. Maar nu lijken er betere tijden aan te breken.

Houd tante Betje buiten de deur We besluiten met een wat curieuze figuur: tante Betje. Dat is een bekende stijlfout, zo genoemd door de taalpublicist Charivarius (1870-1946), van wie overigens niet bekend is of hij echt een tante met die naam had, laat staan of die hem brieven schreef met zulke zinsconstructies erin.

Bij een tantebetje staan onderwerp en persoonsvorm in de verkeerde volgorde. Voorbeelden: Ik groet u hartelijk en hoop ik u spoedig weer te zien.

Morgen ben ik verhinderd want moet ik naar de dokter.

Gelukkig horen we weinig meer van deze tante. De meeste mensen doen het automatisch goed. Maar het leek me een aardig eerbetoon om met haar te besluiten.

Meer lezen?

Van Dale Taalhandboek Nederlands <

35

COMMUNICEREN

Externe schriftelijke communicatie

Welke taal past in jouw externe communicatie?

Zoudt u mij uw schrijven voor de eerste van de volgende maand kunnen doen toekomen? Past deze zin in jouw externe communicatie? Waarschijnlijk schrijf je liever: Graag ontvang ik uw reactie voor 1 november 2014. Het is belangrijk dat je als managementondersteuner professioneel kunt omgaan met verschillen in stijl, toon en woordkeuze in externe schriftelijke communicatie. Je hebt dan meer kans dat je je doel bereikt.

Tekst Angela Wijers

Professioneel betekent niet dat je teruggrijpt op de ouderwetse schrijfstaal van vijftig jaar geleden. Voor eigentijdse brieven en e-mails gelden andere normen. Eerst en vooral gaat het erom dat de lezer zich aangesproken voelt en geen moeite hoeft te doen om jouw woorden en zinnen te begrijpen.

Aansprekend Waarschijnlijk schrijf je elke dag verschillende e-mails aan je collega’s. Natuurlijk moet ook in die berichten je taal verzorgd en je spelling foutloos zijn. Wat stijl, toon en woordkeuze betreft, zul je niet zo gauw de mist ingaan. Je kent je collega’s immers en je weet hoe je hen het beste kunt aanspreken. In externe communicatie ligt dat vaak wat moeilijker.

Soms ken je de geadresseerde niet of niet goed en is het gepast wat afstand te bewaren. Er gelden andere beleefdheidsnormen dan wanneer je aan collega’s of goede bekenden schrijft. Die afstand en die beleefdheid moet je echter niet in ouderwets taalgebruik vertalen. Vaak zie je dat wel gebeuren, met als gevolg dat de lezer een verkeerd beeld van jou of jouw organisatie krijgt en zich niet aangesproken voelt.

Jip-en-Janneketaal?

Organisaties vragen hun medewerkers meestal een bepaalde stijl te gebruiken. In hun huisstijl leggen ze afspraken vast, niet alleen over lettertypen en steunkleuren, maar als het goed is ook over taalgebruik.

Daarin wordt bijvoorbeeld voorgeschreven hoe je de aanhef en de afsluiting van brieven moet verwoorden. Dergelijke handleidingen

36

over taalgebruik zijn het meestal over één ding eens, namelijk dat de taal die medewerkers gebruiken van deze tijd moet zijn.

Eigentijds taalgebruik dus. Maar wat is dat eigenlijk? Voorstanders van de ouderwetse schrijftaal zeggen dat ze geen Jip-en-Janneketaal willen schrijven. Maar in ‘Jip en Janneke’ staat bijvoorbeeld: Jip en Janneke moeten naar de dokter. Ze zijn niet ziek hoor.

Nee, helemaal niet. Maar de dokter moet hen onderzoeken. Want ze zien zo bleek.

Moeder gaat mee.

In ouderwetse schrijftaal is dat: Aangezien een tweetal kinderen, te weten Jip en Janneke, een enigszins bleke gelaatskleur vertonen, wordt het raadzaam geacht dat zij zich voor een consult naar een arts begeven. De kinderen worden door hun moeder vergezeld.

Beide schrijfstijlen zijn niet geschikt voor professionele, eigentijdse correspondentie.

Maar hoe moet het dan wel?

voorzetsel uitdrukkingen

met betrekking tot – over, voor ter zake van – over door middel van – door, met met de bedoeling dat – om door het feit dat – doordat op grond van het voorafgaande – daarom ----------------------------------------------------------------------------------------------------betekenisloze van economische aard – economisch woorden het voetbalgebeuren – het voetbal het schuldaspect – de schuld de mate van betrokkenheid – de betrokkenheid ----------------------------------------------------------------------------------------------------dubbele daarom dan ook – daarom, dan ook woorden in staat zijn te kunnen – in staat zijn, kunnen ----------------------------------------------------------------------------------------------------omslachtige het is zo dat hij heeft beloofd – hij heeft beloofd formuleringen wij kunnen opmaken dat uw klacht serieus is – uw klacht is serieus ----------------------------------------------------------------------------------------------------clichés onder verwijzing naar uw brief van vorige week delen wij u het volgende mee wij hopen u hiermee van dienst te zijn geweest

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

COMMUNICEREN

Woordkeuze en zinsbouw In het algemeen geldt dat je moet proberen je woordkeuze en zinsbouw zo eenvoudig mogelijk te houden. Voor de woordkeuze is de eerste tip: gebruik ‘normaal’ Nederlands. Vermijd poeha, dikdoenerij en dure woorden.

Zorg er verder voor dat alles maar op één manier is uit te leggen. Gebruik je bijvoorbeeld verwijswoorden (zoals deze en dat), wees er dan zeker van dat die maar naar één eerder genoemd begrip kunnen verwijzen (zoals die in deze zin alleen maar naar verwijswoorden kan verwijzen). Je maakt het je lezers ook gemakkelijk door dezelfde woorden voor dezelfde begrippen te gebruiken en door afkortingen, voorzetseluitdrukkingen en werkwoordelijke uitdrukkingen te vermijden.

Gebruik dus niet de voorzetseluitdrukking ten behoeve van, maar het voorzetsel voor. En gebruik niet de werkwoordelijke uitdrukking een voorstel doen, maar het werkwoord voorstellen. Wat de zinsbouw betreft is het raadzaam niet meer dan één bijzin te gebruiken en om de zinslengte te variëren. Wissel dus kortere zinnen af met wat langere, waarbij je het beste op een gemiddelde van 12 tot 15 woorden per zin kunt uitkomen. Gebruik je opsommingen, zorg er dan voor dat de opgesomde onderdelen allemaal dezelfde vorm hebben.

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 33 1.

2.

3.

4.

5.

a. 4 persoonshuisje a. 40-urige werkweek a. 2 literpak a. 6 gangendiner a. 13e maanduitkering

Publiekgericht schrijven Een belangrijke eis aan externe communicatie is dat je publiekgericht communiceert. Je moet er met andere woorden rekening mee houden wie je lezers zijn. Voor kinderen schrijf je anders dan voor volwassenen, voor ongeschoolden schrijf je anders dan voor academici. Al je lezers zullen verwachten dat je actueel, effectief en foutloos schrijft, maar in de ene situatie kun je wat creatiever in je taalgebruik zijn dan in de andere. Solliciteer je bijvoorbeeld naar de functie van telefoniste bij een gemeente, dan kun je je brief beginnen met: Met deze brief solliciteer ik naar de functie van telefoniste. Maar solliciteer je naar de functie van telefoniste bij het jongerenweekblad 7Days, dan kun je ook beginnen met: Werken bij 7Days lijkt me fantastisch! Schrijf je een brief naar gemeenten over een provinciale herindeling, dan is Met deze brief geven wij u informatie over het herindelingsbesluit correct. Maar schrijf je hierover een brief naar de inwoners van gemeenten, dan kun je beginnen is Wij begrijpen dat u graag wilt weten wat de herindeling van uw provincie inhoudt een mogelijkheid.

Lezers zijn lui Bedenk dat de lezer, vooral als de motivatie om jouw tekst te lezen ontbreekt, een luie lezer is. Je moet het hem daarom zo gemakkelijk mogelijk maken. Dat betekent dat de informatie die je communiceert, helder prikkelend en informatief moet zijn. Geef in ieder geval nooit te veel informatie, anders haakt je lezer af. Verplaats je in je lezer en probeer vast te stellen welke vragen hij heeft. Beantwoord vervolgens die vragen in je tekst. Je maakt het de lezer ook gemak-

kelijk door een logische, indien mogelijk vaste volgorde in je tekst te gebruiken. Laat met informatieve kopjes zien welke volgorde dat is. Motiveer de lezer door te gaan met lezen door een positieve stijl te gebruiken. Benadruk de voordelen van wat je beschrijft. En gebruik geen woorden als helaas, jammer genoeg en onmogelijk. Belangrijk is vooral ook om je tekst positief te eindigen. Kies ook eens voor een ander perspectief, bijvoorbeeld van Wij sturen u naar U ontvangt van ons. Spreek de lezer aan met u of je, maar blijf in ieder geval altijd beleefd. Je helpt luie lezers door voor een overzichtelijke lay-out te zorgen, met een duidelijke alineaindeling, tussenkopjes, overkoepelende (begin)zinnen, opsommingen en kaderteksten.

Zorg wel voor rust in het beeld, want overdaad schaadt. Tot slot kun je veel leren van anderen. Verzamel daarom teksten die je krijgt toegestuurd of kijk op internet hoe andere bedrijven het doen. Noteer wat je aanspreekt en wat niet. < Angela Wijers is trainer bij Management Support. Zij geeft onder meer de trainingen Bewust schriftelijk communiceren en Bewust mondeling communiceren Angela is neerlandicus en gespecialiseerd in mondelinge en schriftelijke communicatie, sociale vaardigheden en persoonlijke ontwikkeling.

(advertentie)

TRAINING

Werkdruk de baas ,Q ppQ GDJ DOOH SUDNWLVFKH KDQGYDWWHQ RP ZHUNGUXN GH EDDV WH ZRUGHQ Ɣ 6WUHVV KHUNHQQHQ pQ HUNHQQHQ

Ɣ :HJ PHW WHFKQRVWUHVV

Ɣ 2PJDDQ PHW YHUDQGHULQJHQ HQ

Ɣ 9DQ ZHUNGUXN QDDU ZHUNSOH]LHU

HHQ HQHUJLHYUHWHQGH RPJHYLQJ Ɣ )RFXV KRXGHQ HQ JUHQ]HQ VWHOOHQ

LOCATIE: Landgoed Zonheuvel, Doorn PRIJS: € 495,- (bij meer deelnemers € 445,-)

-H ]XOW PLQGHU VWUHVV HQ PHHU SOH]LHU HUYDUHQ

:HUNGUXN GH EDDV LV HHQ WUDLQLQJ YDQ

.LMN YRRU KHW YROOHGLJH SURJUDPPD HQ LQVFKULMYHQ RS ZZZ RYHUZHUNGUXN QO ZHUNGUXNGHEDDV

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

37

SOFTWARETIPS

Invulformulieren bouwen in Word Invullijstjes opstellen een crime? Dat hoeft niet. En je hoeft geen verdwaalde InfoPathliefhebber te zijn om mooie formulieren te maken. Over het algemeen zijn de formuliervelden in Word namelijk toereikend genoeg om prachtige invullijstjes te creëren.

Kijk maar.

Tekst Roel Peeters

De reden waarom de formuliertool niet vaak wordt gebruikt, is misschien wel omdat het te vinden is op het tabblad Ontwikkelaars.

En dat staat niet standaard aan. Doe dit eenmalig via bestand >> opties >> Lint aanpassen >> vink in de rechterkolom ‘ontwikkelaars’ aan. Kies het besturingselement dat je wenst. Vul keuzevelden in door het veld te selecteren en in het tabblad op ‘eigenschappen’ te klikken.

Keuzelijstjes Een keuzelijst zorgt ervoor dat het invulvakje sneller is ingevuld, het geeft minder twijfel en discussie en het standaardiseert het antwoord. Dat laatste is handig bij de eventuele verwerking van de gegevens. Je moet wel even weten hoe je dit maakt. Kies in de groep Besturingselementen op het Lint voor de knop Vervolgkeuzelijsten. Vervolgens klik je in dezelfde groep op Eigenschappen. De standaardtekst ‘Kies een item’ kun je wijzigen. Vervolgens kun je via de knop Toevoegen het lijstje zelf aanvullen.

Een inventarisatielijstje In het voorbeeld een formuliertje om de gegadigden voor de personeelsbarbecue te inventariseren. De getoonde velden zijn achtereenvolgens: een gewoon invulveld, keuzes die je kunt aanvinken, vervolgkeuzerijtjes die zich openbaren als je ze uitvouwt, een aanklikbaar kalendertje, en een doorlink naar je eigen map met afbeeldingen.

Een telefoonnotitie In de ‘oude’ versie van Outlook konden wij een telefoonnotitie maken. Dat is in de huidige versies niet meer mogelijk, behalve via een workaround. Een oplossing kan zijn dat je een telefoonnotitie maakt in Word en deze snel bereikbaar maakt via bijvoorbeeld je bureau-

38

blad. Na het invullen mail je deze vanuit Word meteen door naar de belanghebbende en sla je de notitie niet op.

Hierbij een voorbeeld van een telefoonnotitie. Ik heb bewust de gegevens van de telefoniste en de datum van het gesprek op het einde geplaatst. Dat lijkt de verkeerde volgorde maar in de praktijk neem je eerst alles op wat er aan de andere kant wordt geroepen en kun je vervolgens (eventueel na het gesprek) je eigen gegevens invullen. Bij het invulvak ‘telefoniste’ heb ik gekozen voor een keuzelijstje waarbij ook een andere naam ingevuld mag worden; bij ‘toon van het gesprek’ is er geen keuze.

Finetunen In een invulvakje staat standaardtekst. Die tekst zegt weinig over de inhoud. Je kunt hier wat specifieker in zijn als je dat wilt. Bijvoorbeeld in het invulvak bij ‘Komt naar de BBQ’ staat de tekst ‘Kies ja, nee of misschien’. Dit doe je via de knop Ontwerpmodus. Je kunt nu in alle tekstvakken de standaardtekst wijzigen. Als je de tekst van het invulvak hebt aangepast, is de tekstkleur niet meer lichtgrijs. Dat is jammer. Via de knop Opmaak kopiëren/plakken kun je dit eenvoudig weer lichtgrijs maken.

Het is prettig als het ingevulde formulier er netjes uitziet. Je kunt daarom de opmaak bepalen van de ingevulde tekst. Kies voor het invulvakje tekst mét opmaak. Als je op voorhand weet dat de ingevulde tekst meer dan een alinea kan bevatten, vergeet dan niet regelterugloop toe te staan. Dat doe je via de knop Eigenschappen waarbij je het laatste bolletje moet aankruisen zoals op bijgaande afbeelding.

Vaak moet je de datum van vandaag en de huidige tijd invullen.

Het is dan wel zo gebruiksvriendelijk dat je dit automatiseert. Dat doe je via het tabblad Invoegen >> Snelonderdelen >> Veld en zoek dan in het lijstje naar ‘Date’.

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

SOFTWARETIPS

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK Het kan ook korter in de nieuwste Officeversie want naast de knop Snelonderdelen staat daar meteen een knop voor de datum. Vergeet niet aan te geven dat deze moet updaten (= aanpassen aan het moment waarop het formulier wordt geopend).

Ook de tijd staat hierbij. Deze functie is gebruikt in het voorbeeld van de telefoonnotitie. Je kunt deze functie ook gebruiken in gewone Wordbestanden zoals bijvoorbeeld brieven.

Beveiligen van formulieren Je maakt een formulier niet alleen omdat het snel werkt en alle informatie met zekerheid wordt verzameld. Je wilt ook de uniformiteit behouden, met name de lay-out. In de praktijk gaan mensen erg slordig om met Officebestanden en in no time wordt het een rommeltje. En wie mag altijd de Officerommel opschonen? Jawel, de secretaresse. Tijd voor preventieve maatregelen. Beveilig je formulier zodat iedereen alléén maar de formuliervelden kan invullen. De rest van de pagina wordt dichtgetimmerd. Niemand kan dan nog wat wijzigen of aanvullen, behalve de invulvelden. Klik op de knop Document beveiligen of de knop Bewerking beperken (Office 2013). In het geopende menu geef je aan welke bewerkingen de gebruiker wel mag doen: formulieren invullen. Klik om af te sluiten op ‘Ja, afdwingen van beveiliging starten en geef al dan niet een wachtwoord op. Persoonlijk raad ik af om een wachtwoord in te stellen. Immers, wie deze route kent, weet echt wel iets van formulieren en is dus niet iemand die de boel in de war gaat schoppen.

EN VANAF MOBIELE APPARATEN

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, dvd’s en vele andere items met een draadloze Brother labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Gebruikerstip bij een beveiligd formulier: gebruik de TAB-toets om van het ene naar het andere invulveld te navigeren!

Verschillende Officeversies In alle versies maak je formulieren op dezelfde manier. Echter, als je deze maakt in versie A en iemand vult deze in in Officeversie B dan werken niet alle formuliervelden. Het is een doodgezwegen probleem bij Microsoft maar het is erg vervelend als je dergelijke formulieren naar externen stuurt zonder dat je weet welke versie zij hebben. Wie hier meer over kan vertellen post een discussie in de LinkedIngroep van Management Support.

Download het bestand met het inventarisatielijstje voor de BBQ en de telefoonnotitie op www.managementsupport.nl. Dan zie je meteen hoe een en ander is ingesteld. <

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder TED | iPhone, iPad, Android (gratis) Bij TED vind je inspirerende en leerzame gesprekken, ook wel TED Talks genoemd, met belangrijke en vaak vernieuwende personen uit bijvoorbeeld het onderwijs, de technologische sector, medische wereld of muziek. De video’s zijn kort (ongeveer 20 minuten) en krachtig, en met een duidelijke boodschap.

2. Dictionary.com | iPhone, iPad, Android (gratis) Dit Engelstalige woordenboek is erg compleet, en bevat zelfs jargon en straattaal. De basis met onder meer definities en synoniemen is gratis, maar voor extra’s als voorbeeldzinnen en rijmwoorden moet je bijbetalen. Ook de reclame in de gratis versie kun je afkopen.

3. Dragon Dictation | iPhone, iPad (gratis) Dragon Dictation van Nuance Communications zet alles wat je inspreekt om naar tekst. Deze tekst kun je vervolgens gebruiken in bijvoorbeeld een e-mail of sms. De spraakherkenning blijkt krachtig, en volgens Nuance gaat dit zelfs vijf keer sneller dan typen op een toetsenbord.

Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij:

4. Flashcards+ | iPhone, iPad (gratis) Flitskaarten zijn een praktisch hulpmiddel om nieuwe lesstof te leren. Met Flashcards+ kun je eenvoudig je eigen flitskaarten maken maar ook talloze bestaande setjes met flashcards ophalen van Quizlet. Overigens heeft Quizlet ook zelf een app uitgebracht.

5. iStudiez Pro | iPhone, iPad (€ 2,69) Populaire planner, bekroond als één van de beste apps voor school en studie.

In iStudiez Pro kun je onder meer je rooster, huiswerk en cijfers zetten, zodat je de belangrijkste gegevens overal bij de hand hebt. Het is ook een mooie tool om opdrachten te plannen. Je kunt herinneringen of einddatums instellen om niets te hoeven missen.

6. Muiswerk Woordenboek | iPhone, iPad, Android (gratis) Gratis woordenboek met zo’n 40.000 vaak gebruikte Nederlandse woorden. Bij werkwoorden worden ook de vervoegingen getoond. Bovendien zijn veel woorden voorzien van een illustratie. De app heeft na de installatie geen internettoegang meer nodig. Er is ook een uitgebreidere Pro-versie beschikbaar (€ 1,79) met ongeveer twee keer zoveel woorden. <

Management Support Magazine Digitaal

Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet Direct beschikbaar bij verschijning Scannen op interessant nieuws Doorzoekbaar op trefwoord Automatisch je eigen archief Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

40

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

PRODUCTNIEUWS

L!FESAVERS voor spitsuurvrouwen Je hebt het druk, druk, druk met je baan, je huishouden, je partner, je kroost en met de relaties die je wilt onderhouden. De zorg voor anderen loopt als een rode draad door je leven: op het werk ben je in de weer voor je manager en thuis voor je liefjes. Als spitsuurvrouw komt er heel wat op je af. Toch durf je in de waan van alledag wel eens te vergeten ook jezelf een beetje aandacht te geven. Maar een beetje aandacht voor jezelf zorgt voor wind onder de vleugels. Met de slimme tips van Sara van Wesenbeeck, life & businesscoach en auteur van het Handboek voor de spitsuurvrouw, kost je dat geen enkele moeite. Het boek verschijnt op 16 september, kost € 18,99 en is een uitgave van Terra Lannoo, België. Kijk voor informatie op www.plusorganizing.be

HOF VAN SAKSEN = buitengewoon zakendoen Op Hof van Saksen is het buitengewoon zakendoen. Het resort beschikt over een volledig geoutilleerd Business Centre met verschillende zalen. De grootste zaal is geschikt voor bijeenkomsten tot 250 personen en voor feesten tot 400 personen.

De verschillende restaurants en terrassen zijn multifunctioneel inzetbaar.

Op het gehele resort is gratis wifi. Het eigen evenemententerrein van 12.000 m2 leent zich uitstekend voor het bouwen van paviljoens en het organiseren van activiteiten.

Ook het meer, het strand en de omgeving dragen hier aan bij. Overnachten kan in één van de ruim 600 comfortabele boerderijen. Het Business Centre, de culinaire mogelijkheden, het hoge serviceniveau en de verscheidenheid aan faciliteiten en accommodaties, maken van jouw bijeenkomst of event op Hof van Saksen een onvergetelijk gebeuren. Informatie www.hofvansaksen.nl/zakendoen

FRIXION de uitgumbare inktroller FriXion is de bekende familie van ‘uitgumbare’ inktrollers van Pilot Pen. Deze populaire pennen zijn voorzien van een warmtegevoelige inkt die verdwijnt wanneer je er met het kunststof uiteinde van de pen overheen wrijft.

Sinds de introductie is de lijn regelmatig uitgebreid met nieuwe aanwinsten. De meest recente aanwinst is de FriXion LX, die met zijn exclusieve uitstraling ook zeer geschikt is voor gebruik in de zakelijke markt. Nu is er ook een losse gum om tekst mee te wissen. Handig: na het uitgummen kun je direct weer schrijven op dezelfde plek. Leuk cadeautje! Informatie www.pilotpen.nl

NIEUW BEST WESTERN PREMIER HOTEL in Amsterdam Deze maand (augustus) opende het Best Western Premier hotel in Amsterdam haar deuren en is daarmee het tweede hotel in het top-segment Best Western Premier van Best Western in Nederland. Best Western Premier Hotel Couture ligt enkele stappen verwijderd van het World Fashion Centre in het fashiondistrict van Amsterdam. De 158 ‘stylish’ kamers beschikken over comfortabele grote bedden, luxe bed- en badlinnen, kussens in diverse diktes, luxe badkamers met vloerverwarming en een regendouche, gratis wifi, een Nespresso koffiemachine en grote raampartijen. Na een zware vergadering geen straf dus, als je daar een nachtje moet slapen. En om met Wytze van den Berg, directeur Best Western Nederland te spreken: “Voor alle gasten is dit schitterende, moderne 4 sterren hotel een geweldige plek om te verblijven!” KIjk maar eens op www.hotelcouture.nl

MANAGEMENT SUPPORT SEPTEMBER 2014

41

COLUMN

COLOFON

Zo heurt het Het is wellicht een raar moment in het jaar om stil te staan bij Kerstmis. Toch doe ik het, want ik wil het hebben over etiquette op de werkvloer. Businessetiquette.

Op eerste kerstdag werd er traditiegetrouw bij mijn ouders thuis, gegeten met het hele gezin en ooms, tantes, neven en nichten. Mijn ouders hadden de beschikking over een schitterend servies, een erfstuk, en een prachtige bestekcassette. Het kristallen glaswerk was antiek, een erfstuk van een vermogende heeroom. Vroeg in de ochtend ging mijn vader aan de slag om de tafel op een mooie manier te dekken. Zíjn taak, waar we ons niet mee hoefden te bemoeien. Alles volgens de etiquette.

Wanneer de tafel eenmaal gevuld was met lekkernijen en volk, hieven we het glas op ieders gezondheid. Niet veel later kwam het boekje Hoe hoort het eigenlijk van Amy Groskamp-ten Have op tafel. Geschreven in 1939. Een boekje waarin we konden checken of de etiquette die wij in acht namen ook daadwerkelijk klopte en paste.

Familiehumor vermengd met levenslessen. Ik heb het er nu ook maar eens bij gepakt.

Want hoe gedraag je je eigenlijk op je werk? Amy schrijft: Telefoneren: Zij die zich bevinden in een kamer waar iemand telefoneert, dienen uit bescheidenheid dit vertrek te verlaten.

Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel, miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Theo de Boer, Aline de Bruin, Sabine van Egeraat, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Vicky Marijnen, Peter Passenier, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Karen Visser, Linda van der Wal, Nicole Weidema, Judith Winterkamp, Angela Wijers, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Irene Verhulst, tel. 06-51378971 ireneverhulst@vakmedianet.nl Vormgeving & opmaak colorscan www.colorscan.nl Druk Ten Brink, Meppel

een sportief jasje zonder vest met pantalon in afstekende tint.

Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840943 / 088-5840944 www.managementsupport.nl

De zakenvrouw neemt alle etiquette van de beschaafde vrouw in acht, plus 1: de gave

Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888

Kleding: De dagelijkse kleding voor de man bestaat uit het colbertpak en des zomers uit

der onpersoonlijkheid. De kunst zichzelf weg te cijferen en persoonlijke goedkeur en afkeur ondergeschikt te maken aan het belang van de zaak.

Op het eerste gezicht lijkt het wellicht oubollig geneuzel, maar wanneer we verder kijken is het misschien wel de tijdloze waarheid. Is bellen waar anderen bij zijn prettig? Zijn we niet liever overdressed dan underdressed? En hoe lastig is het soms kiezen tussen het belang van de zaak en het eigenbelang...? Misschien zag Amy het zo verkeerd nog niet.

In 2011 verscheen de 37ste druk van ‘Hoe hoort het eigenlijk?’ Erg leuk om te lezen en te vertalen naar 2014. (Huub van Mackelenbergh)

Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar.

Jaarabonnement € 98,95, verzending buitenland per jaar € 25,00 (EU) en € 35,00 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl.

Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse.

Partners Conferentiecentrum Woudschoten, Dordrecht Marketing, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel.

Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2014 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl.

Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie.

ISSN 1382-3590

42

SEPTEMBER 2014 MANAGEMENT SUPPORT

Management Support Live!

Hèt event voor de professionele managementondersteuner Schrijf je in en je bent verzekerd van:

✓ Een inspirerend gratis congres met als thema: ‘Secretaresse: een functie met toekomst’ ✓ keuze uit 12 populairste workshops, 12 vakdocenten en altijd naar huis met waardevolle tips ✓ Een exclusieve Expo met de belangrijkste aanbieders ✓ Vakgenoten uit diverse branches om kennis en ervaring mee uit te wisselen ✓ Een dag boordevol inspiratie en nieuwe ideeën, vooral over de toekomst van je vak.

Ga naar www.managementsupport.nl/live en schrijf je in!

Jouw ervaring is een hbo-diploma waard

Herken je dat? Je werkt als officemanager, personal of executive assistant met een mbo-diploma eigenlijk al jaren op hbo-niveau. Sterker nog, je weet dat dat niveau noodzakelijk is tegenwoordig. Je hebt alleen het officiële papiertje niet en dat staat jouw groei en kansen in de weg.

Voor jou heeft Schoevers een unieke oplossing: Office emanag gemen nt Essen ntials.

Een compacte upgrade naar hbo-niveau, opgebouwd uit kleine modules die je in je eigen tempo kunt volgen. Bovendien kun je vrijstelling krijgen voor modules waarin je genoeg ervaring hebt opgebouwd. Kortom, je verzilvert in recordtijd jouw ervaring in een echt hbo-diploma en je bent weer up-to-date voor de veeleisende werkwereld van nu.

Wil jij ook snel jouw hbo-diploma? Kijk op schoevers.nl of bel (030) 280 87 70.

Schoevers. Dan ben je meer waard.