Msm 01 02 2015 by VMN Media

NUMMER 1-2, FEBRUARI 2015

JE EIGEN AGENDA BEPALEN: ZO DOE JE DAT DEBATTEERTIPS LAAT JE NIET AFTROEVEN IN EEN DISCUSSIE INTERVIEW ‘DENK NIET TE MAKKELIJK OVER FREELANCEN’

DEMOTIE

MAG HET OOK EEN TREETJE LAGER?

MEETINGS MADE MEMORABLE

STAD

BOS

STRAND

Bij Golden Tulip haalt u meer uit uw meetings en events. In de Benelux hebben wij 40 hotels, genoeg keus om u te laten inspireren. Boek een ruimte voor uw vergadering, training of cursus bij Golden Tulip via de Central Meeting Line. Vraag nu uw offerte op maat aan via 0343-523020 of via holland@centralmeetingline.com.

GOLDENTULIP.COM

COLUMN

GROEI

a twee zwangerschappen is mijn geheugen zo lek als een mandje. Het was zelfs zo erg dat ik een dementietest heb laten doen. Er bleek niets aan de hand. De vergeetachtigheid had geen ernstige

reden. Mijn ‘werkgeheugen’ was simpelweg overbelast, ik had de concentratie van een garnaal.

Daarom noteer ik van alles, nog meer dan vroeger. Om niets te vergeten, schrijf ik alles op: ideeën, invallen, boodschappen, wensen, boeken die ik nog wil lezen, films die ik wil zien, taken die gedaan moeten worden. Ook een vorm van controle. Of het helpt? Een beetje. Het ‘moeten’ overheerst, in plaats van ‘willen’. Maar het streept zo lekker weg, van zo’n lijstje. Yes, weer een taak gedaan. Hoe drukker ik ben, hoe drukker ik mezelf maak. Hoe minder controle, hoe meer ik probeer die controle terug te krijgen, hoe minder het lukt. Mijn drang om zaken te controleren, wordt dan op het neurotische af. En het gaat om futiele zaken hè. Hoe vaak moet je checken of de voordeur wel op slot zit? De tijdschakelaar van de lampen? Of de wekker goed staat? Redelijk vaak. Té vaak. Controle geeft een vals gevoel van macht. Mijn hoofd blijft in overdrive: moeten moeten moeten. Daarom was ik zo blij dat ik dit citaat las van de Amerikaanse marketingcoach Marie Forleo: “You can have it all, but you can’t do it all.” Het kwartje viel. Je kunt het niet allemaal alleen doen. Durf om hulp te vragen, en láát mensen je dan ook helpen! Zeg wat vaker nee. Maak eens een ‘not to do’ lijst. Ik maak dit citaat tot mijn nieuwe motto voor persoonlijke groei. Dit eerste nummer van 2015 staat in het teken van die persoonlijke groei. En groei kan ook betekenen: een stap terugdoen. Op de loopbaanladder bijvoorbeeld, zodat er ergens anders ruimte ontstaat. Groei betekent durven kiezen wat voor jou belangrijk is. Voldoening kan ook zitten in andere taken, op lager niveau, bij een betere werk/privébalans, vrijwilligerswerk, mantelzorg, het opzetten van een eigen bedrijf. Daar is vertrouwen voor nodig, en lef. Maar vooral vertrouwen dat het wel goed komt. Dat als er een deur dichtgaat, er ergens anders een opengaat. De deur naar meer plezier. Meer ruimte. Meer inspiratie! Hartelijke groet, Vera Bot Hoofdredacteur

januari/februari 2015

INHOUD

MAG HET OOK EEN TREETJE LAGER? Iedereen wordt blij van een stevige promotie op het werk, zoals een hoger salaris, een betere functie of meer invloed. Toch? Logisch, je doet het immers goed als je stijgt op de carrièreladder. Demotie, oftewel een stapje terug doen, is echter minder ingeburgerd in onze maatschappij. Jammer, want het kan een goede oplossing zijn.

DEMOTIE

INTERVIEW MET EEN FREELANCE PA

Vrijheid is altijd al belangrijk geweest voor Jackie Delgado (1970). Na jaren gewerkt te hebben in het buitenland, is ze weer terug in Nederland. Om haar vrijheid te behouden, koos ze ervoor om als freelance PA te werken. Wat komt daar allemaal bij kijken?

14 DEALEN MET JE BAAS Om goed te kunnen samenwerken met je collega’s, moet je elkaar begrijpen en een goede werkrelatie opbouwen. Maar je eigen gewoontepatronen kunnen daarbij in de weg gaan zitten. Hoe ga je daarmee om? Trainer en coach Manon Bongers legt het uit.

DISCUSSIE? LAAT JE NIET AFTROEVEN

Je introduceert tijdens de teamvergadering een nieuwe manier om efficiënter te werken. Dat vergt flink wat aanpassingen van je collega’s, maar levert veel op. Daar ben je van overtuigd. Een discussie breekt los. Herken de drogredenen, weet hoe je felle kritiek pareert, breek rustig in, blijf spreken met gezag en... win het debat. Professioneel debater Peter van der Geer geeft tips.

18 4

januari/februari 2015

LEAN OP HET SECRETARIAAT Als managementondersteuner weet je vaak precies welke processen eenvoudiger en sneller kunnen, terwijl de kwaliteit minimaal gelijk blijft. En aangezien jij streeft naar een optimale manier van werken binnen jouw organisatie, is het niet meer dan logisch dat je het initiatief neemt om verbeteringen aan te brengen. Trainer Marianne Smits geeft vijf tips om verspilling van tijd, energie en geld tegen te gaan.

PRAKTISCH

Signaal

10 tips om een senior te worden Productiever zijn door meer te slapen

Taalkwesties

Logica in de taal

Spelling- en Taaltips

Los of aan elkaar?

JE EIGEN AGENDA BEPALEN: ZO DOE JE DAT

Vreemdetalentips

Relatiemanagement over de grens

Je werkt zelfstandig, projectmatig en hebt een proactieve, sturende rol. Toch laat je je nog te vaak leiden door de prioriteiten van anderen. Met behulp van deze tips bepaal je voortaan je eigen agenda.

Softwaretips

Besluiten/actielijst voor notulen PERSOONLIJK

Column Vicky Marijnen

De valkuil van goede voornemens

BrandCheck

Gecheckt: Helga Spierenburg

Young Professional

STOK

Met de ene collega kun je lezen en schrijven, met de ander is het wennen en afstemmen. Hoe zorg je ervoor dat je een goede verbinding krijgt met elkaar zodat je elkaar vertrouwt? Het vertellen van verhalen helpt daarbij. Gebruik de talking stick als een stok achter de deur.

Officemanager Lynhi Truong

Column Huub van Mackelenbergh

Demotie SERVICE

Community Colofon

22 42

januari/februari 2015

SIGNAAL

Beeldschermwerk? Zo voorkom je oogklachten We staren dagelijks uren naar een beeldscherm. Onze ogen raken

1. Voor het werken achter een beeldscherm is een laag verlichtings-

daardoor zo vermoeid dat er klachten kunnen ontstaan. Voor wie

niveau het beste. Moeten er documenten worden ingevoerd? ‘Licht’

niet wil wachten tot het zover is, zijn hier zeven tips om oogklachten

dan bij met een bureaulamp.

te voorkomen.

2. Probeer lichtcontrasten (invallend zonlicht, felle verlichting) te beperken. Je ogen moeten zich dan steeds op een wisselende hoeveelheid licht instellen. Dat is heel vermoeiend. 3. Controleer of het beeldscherm op de juiste afstand staat (tussen vijftig en zeventig centimeter). 4. Vermijd spiegeling in het scherm: zonwering, lichtbronnen afschermen, beeldscherm haaks op en het liefst zover mogelijk van het raam af. 5. Laat regelmatig je ogen testen als je een bril draagt of ouder bent dan 40 jaar. 6. Over het algemeen leest een scherm met donkere letters tegen een lichte achtergrond (vergelijkbaar met het lezen vanaf papier) het gemakkelijkst. 7. Plaats het scherm recht voor je. Als je rechtop zit en recht voor je uitkijkt, moet de bovenkant van het scherm op kijkhoogte zijn.

OM EEN SENIOR TE WORDEN 1.

Denk goed na waarom je dat zou willen. Wil je jezelf verbeteren in je vakgebied? Gaat het je om de erkenning? Of is het vooral een kwestie van financiën? In dat laatste geval kun je beter rondkijken naar een andere werkgever.

DOOR KAREN VISSER (WWW.NEWBROOM.NL)

2. Wat betekent seniorschap in deze organisatie? Onderzoek dat goed. Kijk naar functieprofielen en taakomschrijvingen en bepaal of het de moeite waard is om dit na te streven. 3.

Praat met seniore collega’s. Zo krijg je een realistisch beeld van zo’n functie. Hoe ervaren zij hun functie? Is het echt iets anders en hoe zien zij hun functieontwikkeling?

4. Realiseer je dat je meer inhoudelijk bezig zult zijn. Van een senior secretaresse worden meer ‘sparringsvaardigheden’ verwacht. Wil je dat en kun je dat? Als je je eigenlijk helemaal niet interesseert voor waar jullie organisatie geld mee verdient, ga je daar tegenaan lopen. 5.

Geef je ambitie aan op de juiste plekken en momenten. Tijdens je functioneringsgesprek bijvoorbeeld. Sommige mensen denken dat ‘het toch wel duidelijk is dat ik dat wil’. Helaas… gedachtenlezende managers zijn zeldzaam.

6. Kies een stip op de horizon en een route daar naar toe. Welke trainingen of opleidingen zijn nodig om te komen waar je wilt zijn? Het is slim om dat op tijd met je leidinggevende af te stemmen; denk aan budgetten en aan looptijd van een opleiding. 7.

Vraag anderen om feedback. Je manager is een uitstekende bron van informatie, maar is niet de enige met of voor wie je werkt. Wat vinden je collega-secretaressen van jouw werkstijl?

8. Ken jezelf. Zorg dat je goed weet wat je eigen ontwikkelpunten zijn richting het seniorschap. Dat kan hem liggen in opleidingen, maar ook bijvoorbeeld in het omgaan met je eigen valkuilen. 9. Kijk welke grotere en complexere klussen je erbij kunt doen. Vaak zijn die te vinden in de vakgebieden waar jij veel mee te maken hebt: HRM, communicatie en facilitair. Daarin kun je jezelf ontwikkelen, maar ook laten zien wat je kunt. 10. Verdiep je in leidinggeven. Misschien is dat niet meteen een taak van je, maar het kan heel goed op je pad komen in de toekomst. Wil je dat? En wat betekent goed leidinggeven?

januari/februari 2015

FACEBOOK KOMT MET SOCIAAL NETWERK VOOR OP KANTOOR

WERKDAG KAN HET BESTE OM 10 UUR BEGINNEN De ‘normale’ werkdag van 9 tot 5 is achterhaald.

niet alleen gezonder; werknemers worden er ook

Een werkdag kan het beste om 10 uur beginnen,

productiever door.

Facebook komt met een

dat is niet alleen beter voor de werk-privébalans

De onderzoekers raden elke volwassene sowieso

nieuwe applicatie: Facebook at

maar juist ook voor de gezondheid van de werk-

aan om per nacht tussen de 7 en 9 uur te slapen.

Work. Met deze nieuwe variant

nemer.

Uit een rapport van de Centers for Disease Control

kun je met collega’s op een afge-

blijkt dat op dit moment maar liefst een derde van

sloten netwerk communiceren.

de werknemers per nacht maximaal 6 uur slaapt.

De applicatie staat los van je per-

Tenminste, dat is het advies van Amerikaanse slaapwetenschappers aan de Academy of Sleep Medi-

soonlijke profiel. Als collega’s kun

cine. De onderzoekers analyseerden de slaap- en

je met Facebook at Work samen

werkgewoonten van bijna 125.000 Amerikaanse

aan allerlei projecten werken. Vol-

volwassenen.

gens Facebook een goed alterna-

Uit de analyse bleek dat hoe later de werkdag be-

tief voor de vele e-mails die door

gint, hoe meer de gemiddelde slaaptijd toeneemt.

bedrijven worden verstuurd.

Wie om 6 uur ‘s morgens de werkdag begint, slaapt

Alles ziet er hetzelfde uit als het

gemiddeld slechts 6 uur per nacht. Wie tussen de 9

‘gewone’ Facebook, maar de ap-

en 10 uur begint, zit al op 7,5 uur.

plicatie draait in een veilige om-

Wie om 10 uur begint, kan dus langer slapen. Dat is

geving. Daardoor blijft de informatie binnen de groep collega’s die zijn aangemeld voor de pa-

> het geheim van mentaal sterke mensen is dat ze controle houden en

gina. Verder zijn er op het zake-

zich niet uit het veld laten slaan door problemen > het heel ongezond is om

lijk netwerk geen advertenties te

langer dan vier uur op een bureaustoel te zitten > stress je concentratie ver-

zien en worden gebruikersdata

hoogt > je als alternatief voor salarisverhoging ook extra vakantiedagen

niet bijgehouden.

kunt vragen > lachen een vorm van innerlijk joggen is > het een illusie is

Voorlopig zit de tool nog in de

om te denken dat je alles kunt doen door harder te werken > 123456, qwerty

testfase. De applicatie wordt op

en iloveyou in de top 25 van meest slechte wachtwoorden ooit staan >

dit moment in een proef getest.

VERKOUDEN COLLEGA’S NIET ZO FRIS Wie in een kantoortuin werkt of veel in het

1. Een loopneus afvegen aan je handen of

openbaar vervoer reist weet het: de mens

mouw.

is geen hygiënisch wezen. En wanneer het

2. Geen hand voor je mond doen bij

verkoudheidsseizoen aanbreekt, wordt het

niezen.

allemaal nog een stuk smeriger, ook op de

3. Hoesten zonder een hand voor je mond.

werkvloer, zo blijkt uit Amerikaans onder-

4. Verzuimen om regelmatig je handen te

zoek.

wassen. ding van virussen en bacteriën tegen te gaan,

Verkouden collega’s zijn niet zo fris. “De

moeten werkgevers de werkplek vaker laten

werkvloer is sowieso een broeinest van on-

schoonmaken en hun werknemers aanmoedi-

hygiënische gewoontes, maar dat wordt

gen een betere handhygiëne toe te passen.”

nog erger wanneer het verkoudheids- en

5. Gebruikte zakdoekjes op je bureau leggen. Een enkele ondervraagde toonde zich wel erg intolerant jegens zijn snuffende collega’s.

griepseizoen begint”, zegt Dave Mesko, mar-

Cintas voerde een enquête uit om te achter-

Hij noemde het feit dat verkouden mensen op

ketingdirecteur van Cintas, een Amerikaan-

halen wat mensen nou de meest smerige ge-

het werk komen hun meest smerige

se leverancier van onder andere persoonlijke

woonte van verkouden collega’s op de werk-

gewoonte.

beschermingsmiddelen. “Om de versprei-

vloer vinden. De top 5:

januari/februari 2015

SIGNAAL

Gezondheidsbeleid bij veel werkgevers op de agenda De meeste werkgevers denken dat ze komend jaar meer personeel op flexibele basis zullen inzetten. Een op de drie voorziet zelfs een afname van het aantal vaste medewerkers. Maar gezondheidsbeleid vinden de meeste werkgevers belangrijker, dat staat dan ook hoog op de agenda. Vooral gericht op duurzamere inzet, zodat de productiviteit op peil kan blijven. Dit blijkt uit een onderzoek van werkgeversvereniging AWVN onder haar achterban. Uit de ledenenquête blijkt dat werkgevers zich vooral zorgen maken over de ontwikkeling van de concurrentiepositie van hun bedrijf in 2015 (40 procent). Die gaat er ook op achteruit, denken veel werkgevers, omdat de productiviteit onder druk komt te staan. Vergrijzing is volgens de werkgevers daarbij een belangrijk aandachtspunt.

gericht op het gemotiveerd en productief inzetbaar houden van mede-

Gevraagd naar het belangrijkste aandachtspunt in het personeels-

werkers, waaronder opleidingen en gezondheidsbeleid.

beleid van de komende twee jaar staat duurzame inzetbaarheid bovenaan. Veel werkgevers vertalen dit begrip in beleid en maatregelen

(Bron: AWVN)

van de secretaressen vindt dat haar positie op de arbeidsmarkt in 2014 is verslechterd (Bron: Salarisonderzoek Management Support 2014)

PRODUCTIEVER ZIJN DOOR MEER TE SLAPEN WE SLAPEN MET Z’N ALLEN STEEDS KORTER EN SLECHTER EN DAT HEEFT DRAMATISCHE EFFECTEN OP ONZE PRODUCTIVITEIT. NIET HANDIG ALS JE BEDENKT DAT HET (WERK)LEVEN JUIST STEEDS VEELEISENDER WORDT. WE MOETEN MEER PRESTEREN MET MINDER MENSEN. We omschrijven slaap als een dagelijks terugkerende toestand waarin je mentaal en lichamelijk tot rust komt. Zo’n 50 jaar geleden sliep circa 85% van de bevolking 7 tot 8 uren per nacht. Nu is dat ongeveer 48%. Een behoorlijk aantal mensen, zeker 34% van de bevolking, kampt daarnaast tegenwoordig met een slaapstoornis. Slaapgebrek kan ons leven behoorlijk beïnvloeden. We hebben minder concentratievermogen, zijn sneller uitgeput en hebben een grotere kans op ziektes als diabetes, depressie en neurologische ziekten. Ben jij ook niet gewend om voldoende te slapen? Probeer dan de volgende dingen eens uit. Ga op tijd naar bed. Zorg dat je het laatste uur vóórdat je naar bed gaat geen drukke programma’s meer kijkt op TV en stop je smartphone, tablet of laptop ver weg. Nee, niet nog even snel een appje beantwoorden of een mailtje lezen. Het verstoort je slaapritme. Ga gewoon eens een frisse neus halen of ontspannen een tijdschrift lezen. Lig je ‘s nachts naar het plafond te staren omdat je niet kunt stoppen met nadenken, over bijvoorbeeld je werk? Schrijf de zorgen die in je hoofd rondspoken op. Je parkeert hiermee als het ware je negatieve gedachten. Ook het opschrijven van dingen die je de volgende dag van plan bent te gaan doen, kan erg rustgevend werken. (Bron: overduurzameinzetbaarheid.nl)

januari/februari 2015

Nee zeggen en toch vriendelijk blijven: 10 tips Je komt op je werk vaak in onderhandelsituaties terecht. Er zijn altijd mensen die iets van je willen. En klantgericht als je bent, wil je ze graag goed en snel kunnen helpen, terwijl je daar op dat moment eigenlijk helemaal geen tijd voor hebt. Het gevolg is dat je niet meer toekomt aan de klus die je voor vandaag in gedachten had en dat zorgt weer voor werkdruk en stress. Dat kan nooit de bedoeling zijn. Hieronder 10 tips om ‘nee’ te zeggen en tóch klantgericht te blijven. 1. Denk eerst: Waarom nu? Is het urgent? 2. Vraag door. 3. Toon begrip. 4. Gebruik bij je ‘nee’ proactief taalgebruik in plaats van reactief taalgebruik. Dat klinkt klantvriendelijker, waardoor de ander sneller bereid is je ‘nee’ te accepteren. 5. Probeer bij dwingende verzoeken flexibel te zijn, maar houd wel je grenzen in de gaten. 6. Blijf consequent: nee is nee. 7. Probeer mee te denken. 8. Denk in oplossingen. 9. Bied een alternatief. 10. Houd een klein deel van de dag vrij voor onverwachte vragen en verzoeken.

ACDISPLAY | ANDROID (GRATIS) AcDisplay toont notificaties als nieuwe e-mailberichten of gemiste gesprekken direct op het vergrendelscherm, met kleine herkenbare iconen zoals een envelop of telefoonhoorn. Door een icoontje omlaag of omlaag te verslepen, kun je handig de melding verwijderen, de inhoud bekijken of een actie kiezen, zoals antwoorden of terugbellen.

LA PLACE | ANDROID, IPHONE (GRATIS) Voor een lunch bij La Place komt deze mooie app goed van pas: hiermee heb je altijd je coupons met aanbiedingen bij de hand. De kaart met barcode maakt deel uit van de app en kun je laten scannen bij de kassa. Na aanmelding voor La Place Extra’s ontvang je een gratis kopje koffie of thee bij een van de La Place-vestigingen in Nederland.

ONECALENDER | WINDOWS 8 (GRATIS) OneCalender is een eenvoudige maar overzichtelijke agenda voor Windows 8, die verschillende accounts ondersteunt en veel beter dan de standaard agenda-app overweg kan met een Gmail-account. Bovendien kun je meerdere agenda’s tegelijkertijd gebruiken met een aparte kleur per agenda.

NOKIA TREASURE TAG | WINDOWS PHONE (GRATIS) Vergeet je je sleutelbos of andere eigendommen nog wel eens mee te nemen, dan is Nokia Treasure Tag wellicht iets voor jou. De Treasure Tag is een accessoire voor aan je sleutelbos die je kunt bewaken met de gelijknamige app voor Windows Phone. Je telefoon gaat piepen als je de sleutelbos vergeet en je kunt de laatst bekende locatie terugzien op een kaart.

POWER PLANNER | WINDOWS PHONE, WINDOWS 8 (GRATIS) Vooral bij het volgen van een studie is Power Planner, voorheen bekend onder de naam Homework Planner, een uitstekend hulpmiddel. Je kunt hierin onder meer een agenda en klassenrooster bijhouden en opdrachten invoeren. De apps voor Windows Phone en Windows 8 zijn op basis van een account te synchroniseren.

FACEBOOK GROUPS | ANDROID, IPHONE (GRATIS) Gebruik je Facebook en ben je daar lid van één of meerdere groepen voor het voeren van discussies, dan is deze app ideaal om op de hoogte te blijven van alle updates in die groepen. De app wijst je bovendien op interessante groepen op basis van onder meer je vrienden, interesses en locatie. Facebook Groups kun je naast de gewone Facebook-app gebruiken.

januari/februari 2015

PERSOONLIJKE GROEI TEKST MARJO VAN LIJSSEL

DEMOTIE Mag het ook een treetje lager?

Iedereen wordt blij van een stevige promotie op het werk, zoals een hoger salaris, een betere functie of meer invloed. Toch? Logisch, je doet het immers goed als je stijgt op de carrièreladder. Demotie, oftewel een stapje terug doen, is echter minder ingeburgerd in onze maatschappij.

arjolein werkt al twintig jaar als secretaresse bij een scholengemeenschap in Breda. De laatste jaren heeft ze veel meegemaakt. Haar man is overleden en daarna kreeg ze last van depressies. Het kost haar steeds meer moeite om normale taken uit te voeren. Op een dag wordt ze bij haar leidinggevende geroepen. Hij stelt voor dat Marjolein een stap terug zet door een dag minder te gaan werken in de week en andere, minder stressvolle, taken uit te voeren. Marjolein voelt zich aangevallen en is helemaal overstuur. Ze durft er uit schaamte niet over te praten met vrienden. Er ontstaat een arbeidsconflict en ze schakelt haar vakbond in. Na enkele maanden en veel gesprekken met haar werkgever herstelt de sfeer zich. Samen komen ze uiteindelijk tot een oplossing: Marjolijn gaat tijdelijk ander werk doen, totdat ze beter in haar vel zit. Ze behoudt haar salaris en wordt begeleid door een coach. Ook krijgt ze de kans om later weer terug te keren naar haar oude functie. SCHAAMTE We spreken van demotie wanneer iemand op eigen initiatief of op verzoek van de werkgever een functie gaat vervullen die lager is in hiërarchie en die als een daadwerkelijk of ervaren verlies wordt beschouwd. Dat kan een verlies of vermindering in arbeidsvoorwaarden zijn, maar ook in status, invloed, salaris en bevoegdheden. Demotie is een beladen onderwerp waar vaak veel schaamte bij om de hoek komt kijken. “Het is niet leuk om een stapje terug te doen”, zegt Corrie van Os. Ze werkte jarenlang als secretaresse bij de Universiteit Utrecht totdat ze een hogere functie elders aan de universiteit voorbij zag komen. “Ik solliciteerde en werd Hoofd

januari/februari 2015

‘Ik ga nu de hele dag in de zandbak zitten’, zei ze. Dat vond ik zo stoer.’

januari/februari 2015

PERSOONLIJKE GROEI

BETEKENT DEMOTIE ALTIJD EEN TERUGGANG IN SALARIS? Demotie heeft naast emotionele vaak ook materiĂŤle gevolgen voor de medewerker, omdat ze vaak conform de lager ingeschaalde functie beloond worden, al dan niet met een afbouwregeling. Het al dan niet afbouwen van salaris laten veel organisaties afhangen van de vraag waardoor de demotie in gang is gezet. s #JK FFO vrijwillige demotie volgt vaak een directe teruggang in salaris. s #JK FFO demotie vanwege een wijziging van

Secretariaat. Al vrij snel werd duidelijk dat ik helemaal niet goed functioneerde in deze leidinggevende functie. Ik miste een helikopterview. Het kwam er op neer dat ik te hoog had gegrepen. Dat was wel even slikken. Gelukkig kreeg ik in goed overleg met mijn werkgever mijn oude functie als secretaresse terug. Toen was uiteindelijk iedereen weer tevreden. Ikzelf ook, want als secretaresse functioneer ik prima en daar voel ik me goed en gelukkig bij.â&#x20AC;?

taken volgt meestal een (her)waardering van EF GVODUJF XBBSOB IFU IVJEJHF TBMBSJT JO TUBQKFT wordt teruggebracht tot het nieuwe, lagere niveau. Treft een reorganisatie NFFSEFSF NFEFXFSLFST EBO [JKO IJFSPWFS NFFTU al afspraken gemaakt in een sociaal plan. s Demotie vanwege (dis)functioneren kan BMMFFO NBBS OB FFO WFSCFUFSUSBKFDU EBU OJFU UPU het beoogde en onderling afgesproken resultaat

SUCCES = GELD = STATUS â&#x20AC;&#x153;We denken in groei en â&#x20AC;&#x2DC;het kan altijd meer en beterâ&#x20AC;&#x2122;. Daarbij wordt promotie geassocieerd met succes. Bij de term â&#x20AC;&#x2DC;succesâ&#x20AC;&#x2122; denken veel medewerkers aan de hoeveelheid geld die ze met hun baan verdienen en de status die eraan kleeft. Dat zit zo ingebakken in onze prestatiemaatschappijâ&#x20AC;?, verklaart Richard Jongsma, HR-manager bij FrieslandCampina en auteur van het boek Demotie, het laatste taboe doorbroken, dat onlangs verscheen. â&#x20AC;&#x153;Generaties zijn opgegroeid met het idee dat alles mogelijk is als je er maar hard genoeg voor werkt. Een stap terug doen past daar niet in en wordt vaak uitgelegd als falen of het niet meer aankunnen.â&#x20AC;? Ook bij bedrijven zelf wordt voornamelijk in jonge, succesvolle medewerkers geĂŻnvesteerd. Maar dat is slechts een deel van het personeelsbestand. Als iemand net in dienst is, vertelt Jongsma, besteden werkgevers vaak veel geld, tijd en aandacht aan ontwikkeling. Op een gegeven moment stopt dat. Dan komt er een nieuwe lichting en moeten de â&#x20AC;&#x2DC;ouderenâ&#x20AC;&#x2122; zelf hun plekje zien te vinden en te behouden. Als ze uitblinken, groeien ze door en blijven ze in beeld. Maar het gros blijft op een gegeven moment â&#x20AC;&#x2DC;stekenâ&#x20AC;&#x2122; in een bepaalde functie. Prima, zolang dat goed gaat. Maar dan komt er een reorganisatie, veranderen de functie-eisen, krijgt de werknemer extra zorgtaken en functioneert hij niet meer naar behoren. Daar weet het bedrijf zich geen raad mee en doorgaans wordt

januari/februari 2015

heeft geleid. De medewerker wordt dan overgeplaatst naar een lager ingeschaalde functie, XBBSJO MBHFSF FJTFO BBO [JKO LFOOJT LVOEF houding en gedrag gesteld worden.

een medewerker dan weggepromoveerd, ontslagen of op een zijspoor gezet. Er zijn weinig andere opties. Terwijl er vaak best functies of taken binnen dat bedrijf zijn die goed zouden passen â&#x20AC;&#x201C; maar op een hiĂŤrarchisch lager niveau. Al dan niet tijdelijk. NIET AFBRANDEN Steeds meer bedrijven zien in dat ze daar beter naar moeten kijken, zegt Jongsma. En sommige bedrijven doen dat

al langer. Zo probeerde de werkgever van Mirjam Jeurissen twaalf jaar geleden – overigens tevergeefs – te voorkomen dat ze vrijwillig ontslag nam. “Ik had een goede functie als bestuurssecretaresse bij de gemeente Amersfoort”, vertelt ze. “Maar ook een kleutertje en een echtgenoot die veel weg was. Ik kreeg steeds meer moeite om werk en privé met elkaar te combineren. Op een gegeven moment zag ik collega’s afbranden omdat ze het niet meer aan konden. Dat mocht niet mijn voorland worden natuurlijk. Toen ik zwanger werd van de tweede wist ik het zeker. Ik zou stoppen met werken. Een andere collega van me nam ook ontslag. ‘Ik ga nu de hele dag in de zandbank zitten’, zei ze. Dat vond ik zo stoer. Na veel wikken en wegen diende ik mijn ontslag in. Gelukkig kon ik het mezelf permitteren omdat mijn echtgenoot genoeg verdiende. Ik heb het dus ook als een luxe ervaren. Mijn werkgever bood me allerlei alternatieven aan, maar ik wilde mijn vrijheid.” Bang om zich te vervelen of niet voor vol aangezien te worden, was Mirjam niet. Ze heeft gewoon een paar jaar gemoederd. Uiteindelijk ging ze weer aan het werk. “Eerst als receptioniste bij een informatiebalie. Dat was wel een flinke stap terug. Maar ik maakte er gewoon het beste van. Nu ben ik officemanager bij de Kunsthal KAdE in Amersfoort.” GOED WERKGEVERSCHAP Hoewel Mirjam nooit een seconde spijt heeft gehad van haar beslissing om ontslag te nemen, vindt HR-manager Richard Jongsma dat haar voormalige werkgever er goed aan heeft gedaan om haar alternatieven aan te bieden. “Deze werkgever erkent blijkbaar dat demotie een kans biedt om een goede kracht met veel ervaring en kennis te behouden wanneer zij op een andere werkplek, met andere taken en/of werktijden beter tot haar recht komt. Zo laat je anderen zien dat zoiets ook mogelijk is binnen je organisatie, dat demotie niet per definitie het einde van een carrière inluidt en dat lagere functies ook waarde toevoegen aan het bedrijf. Dan heb je toch een klassieke win-winsituatie bereikt?” EIGEN VERANTWOORDELIJKHEID Volgens Jongsma wordt demotie door velen nog vooral gezien als oplossing van een geconstateerd probleem: een oudere medewerker, die onvoldoende is begeleid, kan ‘opeens’ niet meer voldoen aan alle eisen. “Terwijl het juist draait om schoksgewijs managen”, vindt Jongsma. “Je moet aan de voorkant beginnen. Kijk wat mensen nodig hebben in elke levensfase. En dan niet alleen maar focussen op groeien op de carrièreladder, maar ook kijken naar functies in de breedte of een treetje terug. Dat geldt niet alleen voor ouderen, maar ook voor twintigers en dertigers. Daarmee houd je ze duurzaam inzetbaar en je komt tegemoet aan wensen zoals voor de kinderen zorgen of een studie volgen.”

‘Focus us je niet en maar op alleen het m maken van è carrière’

Jongsma vindt dat werknemers hier ook zelf een verantwoordelijkheid in hebben. “Je moet zelf aangeven wat je wel of niet wilt. Blijf ook niet te lang hangen in een ongelukkige situatie. Je kunt tegenwoordig niet meer zeggen: ik heb een diploma behaald, ik doe een functie en dat blijf ik de rest van mijn leven doen.” TOEGEVOEGDE WAARDE Volgens hem moeten we veel meer uitgaan van iemands toegevoegde waarde op dat specifieke moment en dat hun kennis en ervaring niet verloren gaat. “Op die manier levert demotie veel voordelen op, zowel voor de medewerker als voor de werkgever. Je stimuleert medewerkers om actief te blijven werken aan hun eigen inzetbaarheid, we kunnen met z’n allen langer door blijven werken, demotie voor de één biedt promotiemogelijkheden voor de ander en kennis, kunde en opgebouwde bedrijfsspecifieke ervaring blijft in je organisatie aanwezig. De negatieve lading die nu nog aan demotie hangt, is een gemiste kans. Demotie wil niet zeggen dat je geen mogelijkheden meer hebt voor persoonlijke groei. Dat is een groot misverstand. Er wordt juist voldaan aan een behoefte op dat moment en ook nieuwe taken op een lager niveau kunnen uitdagingen bieden. Wat daarbij helpt is het creëren van mogelijkheden voor de medewerker om later terug te keren naar het oude niveau. Op die manier maakt demoties organisaties en medewerkers juist extra wendbaar.” Meer weten over demotie? Lees dan het boek van Richard Jongsma ‘Demotie, het laatste taboe doorbroken’. Kijk voor meer informatie op www.vakmedianetshop.nl.

januari/februari 2015

PERSOONLIJKE GROEI TEKST BASTIAAN VERCOUTEREN | LEUKETEKSTEN.NL IN OPDRACHT VAN VAN DER HOUWEN RECRUITMENT

Vrijheid is altijd al belangrijk geweest voor Jackie Delgado (1970). Vandaar dat ze op haar twintigste besloot bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken aan de slag te gaan als secretaresse, zodat ze kans maakte op een avontuur in het buitenland. Na drie jaar in Kenia en Nairobi en vier jaar in Madrid is ze weer terug in Nederland. Om haar vrijheid te behouden, koos ze ervoor om voortaan als freelance PA te werken. ‘De beste beslissing die ik ooit heb genomen.’ INTERVIEW MET FREELANCE PA JACKIE DELGADO

‘Dit werk moet wel bij je persoonlijkheid passen’ BEN JE METEEN ALS FREELANCER AAN DE SLAG GEGAAN TOEN JE TERUG IN NEDERLAND KWAM? “Niet direct. Eerst heb ik een soort speurtocht gehouden langs een aantal bedrijven om te kijken wat het beste bij me paste. Van architectenbureaus tot consultancybedrijven en van retailbedrijven tot multinationals. Ik kwam erachter dat de periode dat ik een baan echt interessant vond, steeds korter werd. Na vier maanden werd het meestal routine en begon ik me al snel te vervelen. Toen kwam de gedachte bij me op om misschien toch wat korte opdrachten te gaan doen, om het zo leuk mogelijk te houden, en ben ik me gaan verdiepen in de optie om dat als freelancer te gaan doen.” WANNEER WAS DAT? “Eerst heb ik nog een soort tussenperiode gehad waarbij ik werkte via uitzendbureaus, maar in 2008 heb ik echt de knoop doorgehakt en ben ik volledig zelfstandig gaan werken.” PRECIES AAN HET BEGIN VAN DE CRISIS. GEEN HANDIGE TIMING. “Daar heb ik nooit echt last van gehad. Ik kreeg al snel opdrachten en dat is daarna eigenlijk altijd zo gebleven.

januari/februari 2015

‘Je moet niet te makkelijk denken over freelancen’

Voor ervaren secretaressen is altijd wel werk, merkte ik. De uurtarieven stonden hooguit onder druk, maar banen waren er wel.” KWAMEN DIE ALLEMAAL AANWAAIEN OF MOEST JE OOK FLINK ACQUIREREN? “In het begin kreeg ik de banen vooral via bureaus als Van der Houwen recruitment, waar ik sta ingeschreven. Later werd ik ook door bedrijven zelf gebeld. Na een tijdje bouw je toch een netwerk op en dat scheelt.”

IS HET VERSTANDIG OM ALS FREELANCER EERST ERVARING OP TE DOEN IN VASTE BANEN OF KUN JE BIJ WIJZE VAN SPREKEN OOK DIRECT VANAF SCHOEVERS ALS FREELANCER AAN DE SLAG? “Op zich zou dat wel kunnen, maar ik denk dat het beter is om je eerst zoveel mogelijk te ontwikkelen en ook eerst wat meer allround te worden door bij een aantal verschillende bedrijven te werken. Daar moet je dan niet te lang blijven zitten. Het is verstandig om van tevoren een soort strategie te bedenken hoe je bij jouw doel komt. Dat je voor jezelf een

januari/februari 2015

PERSOONLIJKE GROEI

weg uitstippelt dat je bijvoorbeeld over een aantal jaar wilt gaan freelancen en vervolgens bedenkt bij welk soort bedrijven je daarvoor het beste kunt werken.” HEB JE NOG ANDERE TIPS VOOR SECRETARESSEN DIE WILLEN FREELANCEN? “Je moet eerst nagaan of het bij je persoonlijkheid past. Het is natuurlijk best een onzeker bestaan, want je weet nooit wanneer er weer een volgende opdracht komt. Als zekerheid voor jou één van de belangrijkste dingen in het leven is, kun je er beter niet aan beginnen. Je moet die onzekerheid echt als een uitdaging kunnen zien en vertrouwen hebben dat het goed komt. Verder is het belangrijk dat je je blijft ontwikkelen. Zelf heb ik de afgelopen jaren de nodige cursussen en opleidingen gedaan, onder andere tot professioneel coach. Dat is misschien niet iets wat direct bij een PA hoort, maar het vormt je persoonlijkheid wel en dat neem je toch mee. Uiteindelijk is het werk van PA ook een kwestie van adviseren en sparren met de leidinggevende, dus wat ik geleerd heb tijdens mijn coachopleiding kan ik wel hanteren. Naast mijn PA-werk heb ik nu ook mijn eigen coachingspraktijk opgezet, wat me extra energie geeft. Zo blijf je groeien.” WAT ZIJN DE VALKUILEN VOOR EEN FREELANCE PA? “Je hoort vaak dat het leuke van freelance werk het hogere inkomen is, maar dat is niet helemaal waar. Het uurtarief ziet er wel aantrekkelijk uit, maar je moet niet vergeten dat daar nog belasting afgaat en dat je zelf voor je pensioen en overige verzekeringen moet zorgen. En als je even tussen twee opdrachten in zit, kun je zo een maand of langer zonder inkomen zitten. Laat staan als je langdurig ziek wordt. Daar moet je allemaal rekening mee houden. Freelancen is een tijdje een hype geweest, maar veel secretaressen zijn er wel van teruggekomen. Je moet er ook niet te makkelijk over denken. Als je vaste PA bent en je ziet allemaal freelancers langskomen, dan denk je al snel dat dit simpel te regelen is. Maar het is hard werken. Overdag ben je druk met je opdracht bezig, en als je thuiskomt, heb je ook nog zaken als je administratie en je acquisitie.” HEB JE ALS FREELANCER WEL HET GEVOEL DAT JE ONDERDEEL VAN HET BEDRIJF BENT, OF ZIE JE JEZELF MEER ALS EEN BUITENSTAANDER? “Dat laatste valt gelukkig erg mee. Ondanks dat je ergens kort zit, word je eigenlijk altijd wel volledig geaccepteerd. Iedereen heeft de CEO nodig, dus je ontmoet meteen heel

januari/februari 2015

‘Zie o onzekerheid e uitdaging’ als een

veel mensen. En met de mensen met wie je de beste klik hebt, houd je daarna ook wel weer contact. Je houdt toch een speciale band met de bedrijven waarvoor je hebt gewerkt en daarbij heb je ook vaak terugkerende opdrachten. Wat ook leuk is, is dat je als freelancer meestal ergens binnenkomt op het moment dat er veel behoefte is aan een PA of secretaresse. Dus iedereen is erg blij dat je er bent. Meestal wordt zo’n functie als vanzelfsprekend ervaren en ziet men niet hoe belangrijk en onmisbaar een secretaresse of PA is. Die extra waardering is ook wel leuk.” ZIE JE JEZELF OOIT NOG ERGENS VAST IN DIENST GAAN? “Ik ben geneigd om meteen ‘nee’ te zeggen, maar ik sluit het toch ook niet uit. Je bent als mens toch voortdurend in beweging, dus wie weet in welke fase van mijn leven ik over een paar jaar ben. Misschien dat ik dan wat meer met coaching bezig ben en daar graag een vaste parttime baan naast wil hebben. Alles is mogelijk. Zolang ik me maar vrij blijf voelen in de keuzes die ik maak.” Dit interview is eerder gepubliceerd op de website van Van der Houwen recruitment. Sinds 2000 werven en selecteren zij professionals in managementondersteunende functies zoals secretaresses, directiesecretaresses, personal assistants, officemanagers en managementassistentes. vdhrecruitment.nl

BOEKEN TEKST MANON BONGERS

Om goed te kunnen samenwerken met je collega’s, moet je elkaar begrijpen en een goede werkrelatie opbouwen. Maar je eigen gewoontepatronen kunnen daarbij in de weg gaan zitten. Hoe ga je daarmee om? Trainer en coach Manon Bongers legt het uit.

VERSTERK JEZELF EN DE KWALITEIT VAN JE WERKRELATIES

DEALEN MET JE BAAS Herken je dat je functioneert op de automatische piloot

boodschappen meegekregen die een positieve invloed

en dat samenwerken een automatisme is geworden?

op je ontwikkeling hebben gehad, waardoor je tevreden

Dat kan gebeuren. In je persoonlijk functioneren en in

en succesvol in je werk en privéleven bent. Tegelijkertijd

de werkrelatie kom je onbewust terecht in gewoontepa-

heb je boodschappen meegekregen die een negatieve

tronen. Je bent druk met verschillende taken en krijgt

invloed op je ontwikkeling hebben gehad, waardoor je

tussentijds klussen van je leidinggevende en collega’s

ontevreden bent op bepaalde gebieden. Het kan zijn dat

toegeschoven. Je moet in een snel tempo veel werk ver-

je faalt, jezelf overvraagt of geen gehoor geeft aan je ge-

zetten. Dat werk wil je perfect afleveren en de (financiële)

voelens en daaruit voortvloeiende behoeften. Het plezier

resultaten moeten worden gehaald. Kortom, er wordt

in je werk, de kwaliteit van je persoonlijk functioneren en

veel van je gevraagd en het is een hele klus om dat

je werkrelaties neemt dan af. Dat is zonde en niet nodig!

allemaal voor elkaar te krijgen. Titel: Dealen met je baas!

RODE DRAAD

AFWEERMECHANISME

Auteur: Manon Bongers

Ieder mens heeft situaties in zijn leven meegemaakt

Soms beland je dan in een situatie waarin je het even

ISBN: 9789462200630

waarin hij zich onbegrepen heeft gevoeld, bekritiseerd

niet meer weet. Je vraagt zoveel van jezelf dat je niet

Uitgever: Academic Service

werd, tekortschoot, niet gezien en gehoord werd. Je hebt

meer in staat bent om constructief na te denken en te

Prijs: € 24,95

door al deze ervaringen meerdere gewoontepatronen

reageren. Je kunt je gaan ergeren aan je eigen gedrag,

ontwikkeld en tegelijkertijd is er een rode draad in te

het gedrag van je leidinggevende of bij je leidinggevende

ontdekken. Om je ineffectieve gedragspatronen om te

gaan klagen over de werkhouding van je collega’s. Stel,

buigen naar effectieve en de kwaliteit van je werkrelaties

je leidinggevende vraagt aan jou: ‘Hoe gaat het met je?’

te versterken, is het een must om een dosis zelfinzicht en

Nadat hij dit heeft gevraagd loopt hij weg, omdat een

mensenkennis tot je beschikking te hebben. Van daaruit

andere collega komt binnenlopen met een vraag. Je lei-

kun je zo veel meer beïnvloeden dan je ooit voor moge-

dinggevende komt terug en vraagt opnieuw hoe het met

lijk hebt gehouden.

je gaat, vervolgens rinkelt zijn mobiel, hij neemt op en loopt opnieuw weg. Je hebt geen gelegenheid gekregen om antwoord te geven op zijn vraag en je spreekt hem niet op zijn wegloopgedrag aan. Met welk gevoel blijf je zitten? Wat doe je vervolgens? Heb je de indruk dat je leidinggevende geen interesse in je heeft en zijn vraag uit beleefdheid stelt? In sommige situaties kan het lastig zijn om de ander aan te spreken en jezelf uit te spreken.

VROEGERE ERVARINGEN In de werkrelatie is het belangrijk om weet te hebben van

Manon Bongers is senior trainer, coach, proces-

je eigen en andermans gewoontepatronen. Het zijn re-

begeleider, psychosociaal therapeut en oprichter van

acties op interne en externe ervaringen die je al vroeg in

Bongers & Partners. Ze schreef eerder ‘Psychologie

je leven hebt opgedaan. Je hebt verbale en non-verbale

voor managers’.

januari/februari 2015

D E B AT T E R E N TEKST PETER VAN DER GEER | WWW.DEBAT.NL

DISCUSSIE?

LAAT JE NIET AFTROEVEN

‘Nee, ik dupeer niemand’ is vragen om welles-nietes

januari/februari 2015

TIP 1

ZO REAGEER JE OP KRITIEK

3. IEDEREEN DOET HET…

De eerste, bijna instinctieve reactie van mensen op

Niemand wil alleen staan. Dus zinspelen op de angst dat je

iemand die een nieuwe koers wil varen: weerstand, in de

afwijkt van de rest, werkt. Behalve als je reageert met de vraag:

vorm van stevige kritiek. Hoe ga je daarmee om? Blijf uit

wat maakt ons beter dan iedereen?

het defensief en laat maar komen, die kritiek. 4. DIT PLAN IS ONUITVOERBAAR… 1. TOON INTERESSE, GEEN IRRITATIE

Wordt je idee getorpedeerd door iemand die ‘onuitvoerbaar’

De grootste fout bij kritiek is meteen in de contramine gaan (‘moet

roept? Dit schijnargument pareer je eenvoudig met: dus als het

jij zeggen!’) of bagatelliseren (‘even rustig a.u.b.’). Toon geen irrita-

wel uitvoerbaar is, heb je geen bezwaar?

tie, maar oprechte belangstelling: ‘Mmmm, interessant.’ 5. WAT WEET JIJ DAAR NOU VAN… 2. SCHRAP ‘NEE’ UIT JE WOORDENBOEK

Jou bij voorbaat incompetent verklaren is op de persoon in

Reageren op kritiek met ‘Nee, ik dupeer niemand’, is vragen

plaats van op de bal spelen. Blijf bij de bal: los van mijn per-

om een welles-nietes. Met een diplomatiek ‘Ja, ik begrijp wat

soon, wat vind je van mijn argument?

je dwarszit’ ontwapen je bijna elke criticaster. Dat voorkomt bekvechten.

TIP 3

ZO HOUD JE LANGPRATERS KORT

3. GA EEN TRAPJE HOGER OF LAGER STAAN

En dan begint een collega een eindeloos durend betoog. Je

Letterlijk ingaan op kritiek werkt zelden. Het kost veel tijd en

idee dreigt weg te zakken in deze verbale blubber vol zijpa-

stemt nooit tevreden. Reageer ook niet op bijvoeglijke naam-

den. Collega’s kijken verveeld op hun smartphone. Hier vijf

woorden (ons computersysteem te oud, hoezo te oud?). Leg

tips om hem effectief en diplomatiek te onderbreken.

liever uit wat je wilt en waarom. 1. KIES EEN AANLOOP 4. REFRAME

Botweg door een ander heen praten is niet chic en niet

In alle kritiek zit een wens verpakt. Mensen weten snel wat

effectief. Je wordt dan vooral gezien als stoorzender. De

ze niet willen, maar wat ze wel willen vergt meer denkwerk.

beleefde vraag ‘mag ik je even onderbreken’ doet de meeste

Wat negatief begint, eindigt positief als je vraagt: ‘Wat wil je

sprekers terstond inbinden.

eigenlijk zelf?’ 2. GEEF EEN REDEN 5. LIEVER KRITIEK VOORAF DAN ACHTERAF

Maak van onderbreken geen doel op zich zoals politici soms

Om te voorkomen dat je tijdens de vergadering overspoeld

doen (hoe kom ik in beeld?). Een duidelijke reden vergroot de

wordt door kritiek, is het verstandig om van tevoren je idee

kans op een goede wending in het gesprek. ‘Je maakt ons erg

met collega’s door te spreken zodat je mogelijke bezwaren vast

nieuwsgierig’, ‘ik wil even terug naar de oorspronkelijke vraag’

kunt wegnemen.

of ‘net als jij ben ik benieuwd naar de reacties van anderen’.

TIP 2

ZO PAREER JE EEN DROGREDEN

3. MIJD HET DUEL Als je iemand interrumpeert en hem of haar daarbij priemend

Naast kritiek hebben mensen nog andere trucs om je de

aankijkt, krijg je vuurwerk terug. Kijk daarom niet alleen de

mond te snoeren. Ze gebruiken bijvoorbeeld drogredenen:

spreker aan, maar juist ook de rest van de vergadering. Wed-

valse argumenten die alles in zich hebben van een dooddoe-

den dat ze instemmend knikken?

ner. Vijf drogredenen en hoe je die pareert. 4. ‘KLIKKEN’ OP KEYWORDS 1. ZO DOEN WE DAT AL JAREN…

Notoir breedsprakige collega’s kun je soms eenvoudig onderbre-

Prestaties en wanprestaties uit het verleden zijn geen garantie

ken door te ‘klikken’ op een woord: ‘Duurzaamheid, zeg je. Ik hoor

voor een zonnige toekomst. Vraag naar de argumenten van nu.

het je vijf keer zeggen. Zal ik je vertellen wat dat betekent in de praktijk?’ Knappe spreker die deze onderbreking weet te negeren.

2. DE BAAS ZEGT HET… Mensen verschuilen zich graag achter autoriteiten. Goed voor

5. NON-VERBALE VERSTERKERS

het prestige van de baas, maar slecht voor de organisatie.

Door de keel te schrapen, een vinger op te steken en een knikje

Iedereen krijgt betaald om zelf te denken, dus jouw weder-

naar de voorzitter te geven, geef je het signaal dat het tijd is

vraag is: wat vind je zelf?

voor een andere wending. Zoek je een paardenmiddel? Raak de

januari/februari 2015

D E B AT T E R E N

spreker even aan. En onthoud: de meeste mensen zijn je dankbaar voor een onderbreking, soms de spreker zelf ook!

TIP 4

ZO SPREEK JE MET GEZAG

Als je zelf aan het woord bent, wil je natuurlijk wel dat iedereen luistert. Vijf tips voor meer natuurlijk gezag. 1. VOORKOM NON-VERBALE LEKKAGE Knipperende ogen, krullende mondhoeken en dansende wenkbrauwen verraden: je bent niet in control. Adem diep en houd je hoofd stil als je spreekt. En laat je kleding niet luider spreken dan je stem: dat schreeuwende rode ‘powerpak’ maakt je betoog niet sterker. 2. MAAK JEZELF GEEN KOPJE KLEINER Niemand luistert als je je kleiner maakt. Als je zit: geen benen over elkaar of armen gekruist – ze duiden op afweer en bescherming zoeken. Ga juist rechterop zitten. En als je staat: benen dertig centimeter uit elkaar, armen naast je lichaam. 3. BEGIN MET EEN PAUZE De wereld draait door, maar jouw betoog is een rustpunt. Begin daarom pas met spreken als het stil is. En laat belangrijke woorden klinken als een evenement: ge-wel-dig. Lach niet steeds, want je spreekt niet om te pleasen. Ernst geeft je autoriteit. 4. SCHITTER IN DE GLANS VAN ANDEREN Gezaghebbende sprekers zijn geen borstkloppers. Integendeel. Ze verwijzen juist naar anderen. Met als effect dat die andere autoriteit ook weer op jou afstraalt. Reputaties zijn besmettelijk. 5. THE ONLY WAY IS UP Krijg je toch weerstand? Dan sta je erboven. Hoe dat werkt? Geef niet meteen antwoord. Wacht een dikke seconde. Leg uit waar je voor staat, wat iedereen daaraan heeft en weef je reactie op de vraag er soepel doorheen. <

Peter van der Geer is partner bij Debat.NL. Met 15 professionele debaters vergroot Debat.NL dagelijks de overtuigingskracht van professionals en hun organisaties. Peter schreef onder meer ‘Overtuigend Debatteren’ (tiende druk) en ‘Hoe vang ik een rat?’(elfde druk). Geïnteresseerd in een training die jouw overtuigingskracht echt groter maakt? Zie www.debat.nl.

VICKY MARIJNEN - COLUMN

DE VALKUIL VAN GOEDE VOORNEMENS... ... en 5 tips hoe je ze wél laat lukken

Het is inmiddels februari. Hoe staat het met jouw goede voornemens als ‘meer sporten’, ‘minder hard werken’ en ‘stoppen met roken’? De Amerikaanse onderzoeker John C. Norcross deed jarenlang onderzoek naar goede voornemens. Hij stelde vast dat tweederde van alle mensen die starten met een goed voornemen het nieuwe gedrag slechts een maand volhoudt. Na drie maanden is de helft alweer gestopt. Het slechte nieuws is dus dat goede voornemens alléén niet werken. Het goede nieuws is dat de kans op succes voor mensen met een concreet plan maar liefst tien keer groter is. Daar deed Norcross namelijk ook onderzoek naar. Vijf succestips die de kans van slagen een stuk groter én leuker maken: 1. Maak je voornemens concreet Zorg dat je helder maakt wat je gaat doen. Stel een meetbare doelstelling, hang er een tijdspad aan en bedenk wat je ervoor nodig hebt om je doel te behalen. Dus in plaats van ‘vaker sporten’ wordt het ‘elke maandagavond ga ik 45 minuten naar de sportschool’. 2. Maak je voornemens behapbaar Stel in plaats van één groot doel een aantal kleinere subdoelen en werk in stapjes toe naar het grote voornemen dat je wilt realiseren. Elke dag één koekje of snoepje minder eten dan normaal is gemakkelijker bereikbaar dan het doel om vijf kilo af te vallen. 3. Zet je voornemens op papier Dat dwingt je om heel helder te zijn in wat je wilt bereiken en maakt het meteen ook meer ‘echt’. Maak als het ware een contract met jezelf. 4. Deel je doel en plan met anderen Zo kunnen zij je helpen om te realiseren wat jij wilt en heb je meteen een goede stok achter de deur. Geef daarbij concreet aan welke hulp je graag van iemand wilt. 5. Vier je successen Dit wordt maar al te vaak vergeten. En dan bedoel ik niet alleen het vieren als je je einddoel hebt behaald, maar juist ook de tussenstappen ernaartoe.

Vicky Marijnen is zelfstandig trainer & coach. Zij begeleidt individuen met loopbaanvragen en thema’s rondom persoonlijke effectiviteit. Daarnaast is zij facilitator en coach voor teams die willen groeien door het ontdekken, ontwikkelen en waarmaken van hun maximale potentieel. Haar levensmotto: haal eruit wat erin zit en verras jezelf! www.vickymarijnen.nl

januari/februari 2015

COMMUNITY

OPLEIDINGEN DIGITAAL ARCHIVEREN 10 FEBRUARI, UTRECHT

TIPS OM DAGELIJKS MEER TE BEWEGEN

Hoe weet je welke informatie je nodig hebt, hoe je die

Een half uur bewegen per dag is genoeg. Een halfuurtje maar. En toch halen

het snelst verkrijgt en hoe je de informatie zo opslaat dat

veel mensen die minimale norm niet. Want ze zijn aan het werk. Zittend, achter

deze altijd en overal door iedereen terug te vinden is?

een bureau, vergadertafel, op kantoor of in een andere werkruimte. Zo’n

Dit managen van informatie wordt meer en meer dé taak

lifestyle betekent veel uren achter een bureau met weinig beweging. De risico’s

waar het secretariaat in praktische zin een centrale rol in

daarvan blijken groot te zijn.

vervult.

Zweedse onderzoekers stelden recent vast dat lang zitten het risico op hart- en vaatziekten, obesitas, diabetes en kanker met 50% verhoogt. Schrikbarend is

EVENEMENTEN ORGANISEREN

dat het gezondheidsrisico nauwelijks minder wordt bij één keer per week (de

10 FEBRUARI, UTRECHT

klassieker op zondagochtend) sporten en/of bewegen. Het gaat erom dat je

Hoe kun je een evenement op verrassende wijze invullen

dagelijks minder zit en meer beweegt. Op het werk, thuis of waar dan ook.

en optimaal afstemmen op het doel en de doelgroep? Deze

Hoe doe je dat? Deze tips tonen aan hoe

training geeft de handvatten om zelfverzekerd aan de slag

makkelijk het is:

te kunnen gaan en toont de weg in evenementenland.

s Haal altijd zelf drinken en laat dit niet door

POWERASSISTANT

s De lunchpauze op het werk is een prima

collega’s doen; 10 FEBRUARI, UTRECHT

Wat moet jij veranderen om bij te blijven? Wat kun je en

gelegenheid om, samen met collega’s, even de benen te strekken;

wat wil je? En wat juist niet? Hoe zorg je dat je daarbij zelf

s Neem de trap in plaats van de lift of roltrap;

de controle houdt? Je doelen haalt, anderen meekrijgt

s Sta op en loop weg als je gaat bellen.

en uiteindelijk een win-winsituatie in tijd en energie hebt

s Schaf een bewegingsmeter aan en meet de gehele

weten te creëren? Geef meer power aan je functie én aan je eigen ontwikkeling.

dag je activiteit en hoeveel calorieën je verbrandt. Ga uitdagingen aan met collega’s, dat werkt extra motiverend; s Fiets of loop naar je werk. Is de afstand te groot?

BEWUST MONDELING COMMUNICEREN

Denk dan eens aan een elektrische fiets of stap een station

12 FEBRUARI, 3 EN 17 MAART, UTRECHT

eerder uit de bus en loop de rest.

In deze training ga je aan de slag met alle vaardigheden die je voor een goede mondelinge communicatie nodig

Lees op www.duurzameinzetbaarheid.nl op welke afdelingen

hebt. De praktijk staat voorop in deze training. Dat

werknemers vooral blijven plakken achter hun bureau.

betekent dat de korte theoretische gedeelten vooral een inleiding zijn op de vele praktische oefeningen.

FUTURE PROOF PERSONAL 12 FEBRUARI, UTRECHT

Co-manager, Ownership en Zelfbewust. Drie competenties die passen bij de secretaresse die zich wil ontwikkelen tot

DE VAKANTIEPLANNING VAN ALLE MEDEWERKERS IN ÉÉN OOGOPSLAG INZIEN

een secretaresse die ook in de toekomst haar meerwaarde laat zien. In deze training staan deze compententies

Na de kerstvakantie gaan veel secretariaten alweer aan de slag met het indelen

centraal.

van de zomervakantie. Een goede vakantieplanner is daarbij noodzakelijk. De wandvakantieplanner 2015 van Samsom Formulieren en documentsystemen

INVLOED IN INTERACTIE

is daar een handig hulpmiddel bij. Deze wandplanner is overzichtelijk verdeeld

24 FEBRUARI EN 10 MAART, UTRECHT

in 12 maanden. Per dag een vakje. Zaterdagen, zon- en feestdagen zijn in

In deze training leer je op een eerlijke en prettige manier

rood aangegeven. Er is ruimte voor namen van 30 medewerkers. Inclusief

je gunfactor te verhogen zodat je gemakkelijker je doel

bevestigingsmateriaal en viltstift met uitwisbare inkt. Het formaat is 65 cm hoog

bereikt en meer regie over het proces behoudt. De zes

en 95 cm breed. Wees er op tijd bij en bestel ‘m alvast.

universele beïnvloedingsmechanismen van Cialdini vormen hierbij een stevig houvast.

januari/februari 2015

Meer informatie: www.samsom.nl/formulieren

FUTURE PROOF HEEFT EEN VERNIEUWD PROGRAMMA! De veranderende wereld om je heen vraagt je meer dan ooit om mee te bewegen. Het accent in

LEUK! Als je vindt dat werk altijd maar ‘leuk’ moet zijn, stel je te hoge eisen.

je rol verschuift naar meer coördinerende en ‘verbindende’ werkzaamheden. Daarnaast zul je nadrukkelijker gebruik moeten maken van je toegevoegde waarde en persoonlijkheid. Zorg dat je meebeweegt met deze veranderingen en neem het heft in eigen handen. Speciaal daarvoor zijn deze twee trainingsdagen ontwikkeld.

80%

Ja inderdaad, er zijn leuke en minder ma

leuke kanten. In een mindere periode

FUTURE PROOF PERSONAL

hoef je niet direct te denken aan een

Om in veranderende organisaties optimaal te blijven

andere baan, dat er iets mis is of dat

OF Personal FUTURE PRO Utrecht 12 februari 2015, plannen Proactief optimaliseren Overtuigd performance Persoonlijke

ondersteunen, is het belangrijk dat je jezelf blijft ontwikkelen.

je direct iets moet veranderen.

onal OF Professi FUTURE PRO Utrecht 3 februari 2015, nwerken Soepel same f communiceren Constructie organiseren Optimaal

Deze dag ga je aan de slag met: 1. Proactief plannen

20%

2. Overtuigd optimaliseren 3. Persoonlijke performance

Nee, je werkt het grootste gedeelte van je leven, dan kan het maar beter

FUTURE PROOF PROFESSIONAL Veranderingen in het werkveld doen vooral een beroep op je

volledig zelf in de hand.

en: ie en inschrijv Meer informat pleidingen tsupport.nl/o managemen

organiserend, communicatief en samenwerkend vermogen. Deze dag ontwikkel je de competenties die hiervoor nodig zijn:

erg leuk zijn wat je doet, en dat heb je

heden Jij én je vaardig ture Proof in één dag Fu

31-10-14 08:47

(Er hebben 452 mensen gestemd.)

1. Soepel samenwerken 2. Constructief communiceren 3. Optimaal organiseren Bekijk het volledige programma op www.managementsupport.nl/opleidingen Meld je aan voor beide trainingen en ontvang € 100,- korting.

PORTFOLIO MANAGEMENT SUPPORT

BOEKENTIP SA WIJZER: FINANCIËN VOOR MANAGEMENTONDERSTEUNERS Dit boek helpt je om je inzicht in financiën te vergroten. Het bevat bovendien veel praktische informatie die je direct in je werk kunt toepassen. Leer hoe je bijvoorbeeld offertes vergelijkt, onderhandelt over een prijs, een kasboek aanlegt of hoe je een goede factuur opstelt. ISBN: 9789462151741 Prijs: € 27,95 incl. btw Bestellen: www.managementsupport.nl/shop

Opleidingen keuze uit meer dan 50 onderwerpen. Ook incompany Vakbase uitgebreide online informatie op jouw vakgebied E-mailnieuwsbrief gratis iedere dinsdag in je mailbox Social media LinkedIn, Facebook, Twitter Boeken meer dan 100 titels Website nieuws, checklists, taalvragen en meer: www.managementsupport.nl Event Management Support Live

januari/februari 2015

O R G A N I S AT I E M A N AG E M E N T TEKST MARIANNE SMITS | WWW.AVK.NL

januari/februari 2015

Als managementondersteuner weet je vaak precies welke processen eenvoudiger en sneller kunnen, terwijl de kwaliteit minimaal gelijk blijft. En aangezien jij streeft naar een optimale manier van werken binnen jouw organisatie, is het niet meer dan logisch dat je het initiatief neemt om verbeteringen aan te brengen. Trainer Marianne Smits geeft vijf tips om verspilling van tijd, energie en geld tegen te gaan.

MAAK VAN ‘DOEN WAT ERTOE DOET’ JE NIEUWE MOTTO

LEAN OP HET

SECRETARIAAT TIP 1: OPTIMALISEER HET AGENDABEHEER Het maken van afspraken hoort bij de kerncompetenties van een managementondersteuner. Toch gaat er op ieder secretariaat veel tijd verloren wanneer afspraken moeten worden verplaatst, omdat essentiële gegevens vaak ontbreken in de afspraak. Het is daarom handig om een aantal spelregels te hanteren bij het maken van afspraken in de agenda. Tips: Zet in de onderwerpsregel de namen van de personen die aan de afspraak deelnemen, ook de naam van je eigen manager. Zo hebben alle deelnemers (en alle secretaressen) alle namen. Als een nieuwe relatie bij de afspraak aanwezig is, spreek dan af direct de contactgegevens van deze personen op te nemen in Outlookcontactpersonen of het CRM-systeem. Dat maakt zoekwerk bij het annuleren van afspraken overbodig. Het komt bovendien nog regelmatig voor dat een afspraak niet

correct is afgezegd omdat bijvoorbeeld niet alle genodigden zijn geïnformeerd. Hierdoor wordt onnodig tijd verspild bij de deelnemers. Zij verschijnen immers op de afspraak die niet doorgaat. Spreek af wat er in het veld ‘locatie’ komt te staan. Tip: het volledige adres inclusief postcode en eventueel gebouw en kamernummer. Wie bepaalt welke afspraken prioriteit hebben en welke er kunnen worden verzet? Bespreek, ook met je manager, in welke situaties iets mag worden verzet en wanneer je dat zelfstandig bepaalt. Hoe concreter, hoe beter. Winst: helderheid en duidelijkheid waardoor herstelwerkwerkzaamheden niet meer nodig zijn. Per secretariaat levert dit gemiddeld tussen 15 minuten en één uur winst per dag! En… het zorgt voor tevreden klanten.

januari/februari 2015

O R G A N I S AT I E M A N AG E M E N T

TIP 2: DIGITAAL DOCUMENTBEHEER De gemiddelde werknemer besteedt meer dan 25 minuten per dag aan het zoeken naar informatie die hij niet kan terugvinden. Dat zijn meer dan twee werkweken per jaar. Dit kost bedrijven € 1.853 per jaar voor élke werknemer, zo blijkt uit onderzoek door Mindjet. Als jouw documentbeheer op orde is, heb je dus harde euro’s verdiend voor je werkgever. Tips: Stop met documentbeheer op papier en stap vandaag nog over naar digitaal archiveren. Dan zijn documenten in ieder geval met de zoekfunctie eenvoudig vindbaar. Reduceer het aantal plaatsen waarop je documenten bewaart en kies voor één locatie. Het gebruik van meerdere systemen zoals Outlook, de kantoorserver en soms ook Sharepoint of een DIS-systeem draagt bij aan verspreiding van documenten over meerdere plaatsen. Dit resulteert in onvolledige dossiers. Kies voor de kantoorserver als je niet beschikt over documentbeheersystemen of Sharepoint. Maak een overzichtelijke structuur. Dit doe je door samen met je collega’s te brainstormen over welke mappen nodig zijn. Let erop dat de namen van de hoofdmappen onderscheidend zijn. Dit geldt ook voor de submappen en de eventuele onderverdeling in de submappen. Gebruik post-its bij de brainstorm en plak deze op een flip-over. Zo houd je overzicht over de opbouw van de structuur. Bovendien kun je makkelijk wijzigingen aanbrengen als tijdens de discussie blijkt dat een hoofdmap toch beter een submap kan worden. Spreek af wie het beheer heeft over de structuur. Dit is belangrijk omdat anders binnen een week je hele structuur weer overhoop gehaald is omdat iedereen ‘eigen’ mappen toevoegt. Winst: niet meer zoeken levert 25 minuten per dag op per persoon. Tel uit je winst!

januari/februari 2015

‘Laat je collega’s en managers wennen aan videovergaderen’ TIP 3: VERKORT DE VERGADERTIJD Managers besteden gemiddeld een derde deel van hun werktijd aan vergaderen. Het is maar de vraag hoe effectief al deze overleggen zijn. Dragen ze bij aan het doel dat is afgesproken? Jij als managementondersteuner kunt handvatten aanreiken om de vergadertijd te reduceren en de effectiviteit te verhogen. Tips: Adviseer de voorzitter van de vergadering kritisch te kijken naar de agenda voor de vergadering. Het agendapunt ‘Goedkeuring van de notulen’ hoeft niet (altijd) meer op de agenda. Vraag de deelnemers in plaats daarvan om twee werkdagen van tevoren hun op- en aanmerkingen digitaal aan te geven in het centraal opgeslagen digitale verslag, bijvoorbeeld door middel van wijzigingen bijhouden of opmerkingen invoegen. De voorzitter neemt dit door en bepaalt of nuttige opmerkingen nog in de vergadering moeten worden ingebracht. Dit bespaart ongeveer 15 minuten per vergadering! Ook het onderdeel ‘Stand van zaken lopende projecten’ kan digitaal op dezelfde manier worden behandeld. Alleen wanneer het nodig is, komt het nog aan de orde. Scheelt zo weer 15 minuten (en meestal méér). Op deze manier blijft er meer tijd over voor die agendapunten die jullie écht gezamenlijk moeten bespreken. En dat kan eenvoudig binnen het uur. Winst: per vergadering bespaar je op deze wijze 15 tot 30 minuten per persoon, terwijl de kwaliteit van de vergadering toeneemt. Je hebt het immers alleen over onderwerpen die ertoe doen!

TIP 4: FYSIEK WANNEER NODIG, DIGITAAL WAAR HET KAN Het plannen van een spoedbijeenkomst met meer dan drie personen is op veel secretariaten een grote uitdaging: thuiswerkdagen, vrije dagen, opa- of omadagen of simpelweg andere afspraken én de benodigde reistijd maken het soms bijna onmogelijk snel te kunnen handelen. Tip: Denk digitaal: organiseer een videovergadering. Dit bespaart reistijd en kan vanaf elke locatie. De deelnemers hoeven dan niet meer te reizen. Dit bespaart tijd én geld. Skype, Facetime of Lync maken het heel makkelijk om zo’n meeting te organiseren, zowel voor het secretariaat als voor de deelnemers. In de komende periode zal het vast wel weer eens voorkomen dat Nederland ‘s ochtends ontwricht raakt omdat er sneeuw ligt. Dat zijn perfecte momenten om je collega’s en managers te laten wennen aan videovergaderen. Winst: een grotere flexibiliteit in de beschikbare momenten om te vergaderen en een verlaging van de reiskosten en reistijd.

TIP 5: WEG MET DE BUREAUCRATIE In de loop der tijd hebben we met zijn allen hulpmiddelen ontwikkeld die op dat moment heel logisch en nuttig leken. Denk bijvoorbeeld aan het formulier voor het vastleggen van functioneringsgesprekken. Vaak ontwikkeld om een ‘handvat’ te hebben voor het voeren van een gesprek. Inmiddels is bij sommige organisaties een HRM-functionaris belast met het bijhouden welke manager nog hoeveel van deze formulieren moet indienen in plaats van inhoudelijk te checken of tijdens het gesprek de juiste onderwerpen zijn besproken. Dit kan toch niet de bedoeling zijn. Tips om die bureaucratie te voorkomen:

Start samen met je collega-managementondersteuners een inventarisatie van formulieren of andere â&#x20AC;&#x2DC;hulpmiddelenâ&#x20AC;&#x2122;. Bekijk vervolgens of ze nog een doel dienen, dus nog van toegevoegde waarde zijn. Bedenk of het een en ander niet eenvoudig digitaal te maken is. Zijn de hulpmiddelen overbodig geworden, communiceer dit dan en laat ze vervallen. Winst: Zo bespaar je niet alleen kosten verbonden aan de hulpmiddelen, maar je vergroot vooral het werkplezier weer! Je collegaâ&#x20AC;&#x2122;s zijn je dankbaar. â&#x20AC;&#x2DC;Doen wat ertoe doetâ&#x20AC;&#x2122; wordt het nieuwe motto voor alle managementondersteuners. Gebruik dit als screensaver en het zal je helpen iedere keer weer na te denken of datgene waarmee je aan de slag wilt gaan ĂŠcht van toegevoegde waarde is. Door alles wat niet bijdraagt aan de doelen van je afdeling of het project waaraan je werkt te elimineren, hou je direct tijd over. Tijd die je kunt besteden aan verdieping van je vak. Doen wat ertoe doet; het levert je enorm veel werkplezier op.

TIP Wil je LEAN toepassen op jouw secretariaat? Kijk dan eens naar de training LEAN op het secretariaat op managementsupport.nl/opleidingen.

Marianne H.M. Smits houdt zich als innovatiecoach en senior-adviseur bij AVK bezig met het optimaliseren van werkwijzen in organisaties. Daarnaast is zij al jarenlang een inspirerende en enthousiaste trainer, workshopleider en auteur. Zij schreef een aantal boeken, haar meest recente is: WĂŠrken in plaats van e-mailen. Voor Management Support verzorgt zij diverse trainingen, waaronder Lean op het secretariaat en Future Proof Skills. Zie ook managementsupport.nl/opleidingen.

4 XSYGL ( :4 &IPIXXIVMRKW]WXIIQ ZSSV LIX OERXSSV &IPIIJ QIIV TPI^MIV EER LIX SVHIRIR ZER Y[ [IVOSQKIZMRK 'VItIV WRIP IR IIRZSYHMK OPIYVVMNOI IR WPMNXZEWXI PEFIPW ZSSV ZIVWGLMPPIRHI MXIQW ^SEPW SVHRIVW EVGLMIJHS^IR FI[IK[MN^IVMRK IR REEQTPEEXNIW [[[ FVSXLIV

:IVOVMNKFEEV FMN

EGXMITVMNW ZEREJ

EVXMOIPRYQQIV KIPHMK X Q JIFVYEVM

8IP 1EMP FIWXIP$QERYXER RP [[[ QERYXER RP

PERSOONLIJKE GROEI TEKST SANNE VAN BAAR

Als managementondersteuner werk je zelfstandig, projectmatig en heb je een proactieve, sturende rol. Toch laat je je nog te vaak leiden door de prioriteiten van anderen. Met behulp van deze tips bepaal je voortaan je eigen agenda.

JE EIGEN AGENDA BEPALEN:

ZO DOE JE DAT

1. STEL REGELMATIG PRIORITEITEN Om niet opgeslokt te worden door de prioriteiten van anderen, moet je natuurlijk wel weten wat je eigen prioriteiten zijn, zegt Peter Vos, trainer bij Sherpas Proyects. Voor Management Support geeft hij onder meer de trainingen Proactief functioneren en Timemanagement. “Neem het liefst dagelijks, of anders wekelijks, een moment om je eigen prioriteiten te bepalen.” 2. STEL DE PRIORITEITEN VAN ANDEREN TER DISCUSSIE De tijd van ‘u vraagt, wij draaien’ is voorbij. Stel verzoeken van je baas en collega’s ter discussie. Natuurlijk laten collega’s

januari/februari 2015

hun hulpvraag altijd urgent lijken zodat jij direct voor ze aan de slag gaat. Vos geeft een ezelsbruggetje om te bepalen of de taak werkelijk urgent is. “Gebruik daarvoor de vraag Moet Ik Dit Nu Doen? Vraag je bij elk woord in deze zin af: hoezo? Hoezo moet ik dit doen? Misschien hoort de klus wel bij het takenpakket van een collega. Hoezo nu? Kan het ook op een ander moment? Dan kun je het inplannen.” 3. OEFEN ALTERNATIEVE REACTIES “Je hoeft niet altijd ad hoc te reageren op ad-hocverzoeken”, zegt Vos. “Bepaal afhankelijk van de situatie wat een goed antwoord is.” Je kunt bijvoorbeeld toezeggen dat je iets overneemt van een collega, maar op een tijdstip dat het jou

uitkomt. Of stel voor dat je de taak oppakt als de ander zijn deel van het werk heeft gedaan. Jouw werk bestaat dan uit de eindcontrole. Ook kun je de ander slechts een kwartier van je tijd geven. “Er zijn een hoop verschillende manieren waarop je kunt reageren. Het loont de moeite om die uit te testen. En anders reageren dan je gewend was, wordt steeds makkelijker naarmate je het vaker doet”, zegt Vos. 4. REAGEER VANUIT EEN POSITIEVE INSTEEK Volgens Vos reageren veel managementondersteuners vanuit een verdedigende Calimero-modus door dingen te zeggen als ‘Hier heb ik geen tijd voor’ of: ‘Waarom kom je daar nu pas mee?’ Grote kans dat de spanning snel oploopt en dat je uiteindelijk toch toezegt om maar van het gedoe af te zijn. Wanneer je vanuit een positieve insteek reageert, is de kans op een goede afloop – een afhandeling op jouw voorwaarden – groter. Vos: “Als je zegt dat je het met plezier wil doen maar op een ander tijdstip, voelt de ander dat je wel klaarstaat voor hem, want je geeft hem alternatieven.”

Dordrecht, 400 jaar ervaring in vergaderen!

5. RESERVEER BLOKKEN TIJD VOOR JEZELF Als je proactiever wilt worden, zul je regie moeten nemen over je eigen tijd. Creëer momenten waarop mensen even geen beroep op je kunnen doen en laat ze weten: “Dit is me-time.” Het liefst koppel je die momenten aan je eigen bioritme, zegt Vos. “Weet je dat je tussen 10.00 en 12.00 uur het meest productief bent, plan dat blok dan bijvoorbeeld elke dinsdag en donderdag in. Bedenk ook vast aan welke van je prioriteiten je dan gaat werken. Met dit soort timemanagement haal je het meest uit deze momenten.” 6. NEEM ELKE DAG ÉÉN RISICO Dagelijks krijg je talloze verzoekjes of je ‘even’ dit of ‘even’ dat wilt doen. Maar het is niet de bedoeling dat jij de dupe wordt van de slechte planning van anderen. Ook al lijkt het lastig voor de perfectionistische secretaresse: leg het werk maar eens bij een ander neer en kijk wat er gebeurt. Waarschijnlijk loopt het allemaal wel los. En als het toch een keer fout gaat, is dat ook niet erg. Vos: “Ik heb zelf het meeste geleerd van de keren dat ik mijn hoofd stootte. Van fouten groei je.”

Dordrecht is zonder twijfel één van de mooiste cultuurhistorische steden van Nederland. Een stad waar veel te beleven is. Musea, winkelen, evenementen én in de achtertuin het Nationaal Park De Biesbosch. De centrale ligging, in de Randstad en aan het uitgebreide wegennet maakt de stad bij uitstek geschikt als locatie voor trainingen, vergaderingen en conferenties. Dordrecht heeft al menig historische bijeenkomst gefaciliteerd. Het beroemdste voorbeeld daarvan is de Eerste Vrije Statenvergadering. Daar werd in Het Hof van Dordrecht op 19 juli 1572 het fundament voor de Staat der Nederlanden gelegd. Anno nu kent de stad nog steeds vele bijzondere vergaderlocaties in vele soorten en maten: klein, groot, stijlvol of “typisch Dordts”. Vaak met een historisch karakter en altijd sfeervol en gastvrij! Kortom, inspirerend vergaderen begint in Dordrecht! In 2015 organiseert vergaderstad (078) gratis proeverijen. Kijk op de website voor meer informatie.

www.vergaderenindordrecht.nl

januari/februari 2015

BRANDCHECK TEKST JOCELYN REBBENS | WWW.REBBELS.COM

In deze eerste editie BrandCheck van 2015 onderzoekt een officemanager haar ‘personal brand’ in relatie tot het vak én de organisatie waarvoor zij werkt. Personal Brand-expert Jocelyn Rebbens bekijkt het ‘merk’ Helga Spierenburg.

‘GOOGLE IS MIJN BESTE VRIEND’

8,5

INTERVIEW

Helga werkt als officemanager in de advieswereld, waar het om mensen draait. Zij komt dan ook graag betrouwbaar over. Ze vindt het spannend, maar heeft zich toch GECHECKT:

opgegeven voor de BrandCheck. Ze wil graag horen

Helga Spierenburg, 40 jaar

hoe zij overkomt en haar zichtbaarheid verbeteren. Als

officemanager bij Nelen & Schuurmans,

officemanager denkt ze graag strategisch mee. Helga

adviesbureau op het gebied van water-

volgt op dit moment de opleiding HBO Facility Manage-

vraagstukken

ment: “Ik vind deze opleiding een uitdaging en het is een verbreding voor mijn rol. De organisatorische kant is

EERSTE INDRUK

7,5

leuk en ik wil ontdekken of dit binnen mijn competenties ligt. Ik kom graag goed beslagen ten ijs en haal overal datgene uit wat ik nodig heb. Ik ben qua carrière echt selfmade: ik mag zelf inhoud en richting geven aan mijn functie. Nieuwe zaken zoek ik op met Google, dat is echt mijn beste vriend.”

Helga komt qua eerste indruk rustig en bescheiden op mij over. Ze is echter toegankelijk vanaf de eerste handdruk en kijkt me vriendelijk en

Helga zoekt op zijn tijd de dialoog met haar directie.

met pretogen aan. Ze ziet er verzorgd uit. We raken snel aan de praat

Zij vraagt regelmatig kaders en duidelijkheid, omdat zij

en hebben raakvlakken qua interesses. Bovendien handelen we allebei

steeds meer sparringpartner is en ook het HRM-werk

vanuit intuïtie en gevoel. Ik voel me geïnspireerd door Helga; ze komt

onder haar hoede heeft.

pittiger en doortastender over dan je in eerste instantie zou denken. Personal Brand volgens Helga: Strebertje - sta altijd in ‘stand vooruit’ - intuïtie - ‘mooiste & liefste mama’ - leg de lat hoog - heb altijd mening of advies - sterk geheugen - leef het leven voor volle 100% - yoga - leergierig.

MEEDOEN? Ben jij benieuwd hoe jij als Personal Brand overkomt, hoe je daar je voordeel in je werk mee kunt doen? Meld je dan aan bij hoofdredacteur Vera Bot: verabot@vakmedianet.nl. Wij maken per editie een selectie.

januari/februari 2015

‘Ik kom graag goed beslagen ten ijs’

Helga heeft overzicht over het officemanagement binnen de organisatie. “Ik vertrouw op mijn koers, daarbij is mijn gevoel het fundament. Als mijn werk niet meer past, dan durf ik naar een nieuwe uitdaging te kijken.” Helga blijft professioneel zichtbaar door persoonlijk en online (via LinkedIn) contact met oud-collega’s; ze durft hen ook advies te vragen bij nieuwe werkzaamheden. Facebook benut ze voor familie en vrienden. Ze is ook yogadocent. “Ik heb beperkt de tijd, dus ik maak bewuste keuzes. Ik ben het sterkst in één-op-ééncontact.” Mensen weten Helga te vinden. Wat ze vaak hoort is dat ze echt luistert naar hun verhaal: “Ik denk mee, geef soms advies, maar laat het hen zelf oplossen.” Ze krijgt terug dat ze als natuurlijk leider handelt. Helga is een denker en houdt het groter belang van het team in het oog. “Ik vraag me af: Hoe werken wij als officeteam, hoe profileren wij ons?”

‘Ik ben het sterkst 7 in éénONLINE op-éénCHECK contact’

Helga is meteen online vindbaar. Zowel zakelijk via LinkedIn (twee profielen), als

Helga wil zich binnen de huidige organisatie graag ver-

via de website van Nelen & Schuurmans

der ontwikkelen in haar rol. “Als ik mijn rol meer body ga

en via Facebook. Op LinkedIn staan haar

geven, dan heb ik anderen ook nodig. Daarnaast wil ik

werkervaring en opleidingen uitgebreid

graag mijn balans houden, mijn kinderen op weg helpen

omschreven. Top! Haar huidige functie

en blijven doen waar ik gelukkig van word. Mijn lijflied op

staat er echter drie keer op. Er zijn

dit moment is ‘Heb je het lef?’ van Karin Bloemen.”

diverse foto’s van haar te vinden, zowel recente als oudere. Ze heeft haar Facebookaccount goed afgeschermd. Ik tref Helga vervolgens aan bij de activiteitencommissie van de Kaboutervoetbal, als contactpersoon van haar organisatie bij diverse websites voor vacatures en met

TIPS

een persoonlijke reactie op de website Atelier voor Levenskunst. Ik kom online verder weinig tegen qua persoonlijke bijdrage, blogs of het delen van haar

OFFLINE & ONLINE VERSTERKING PERSONAL BRAND

interesses.

Helga is een professionele dame die handelt en werkt vanuit intuïtie én logica. Dit is een mooie vertrouwenwekkende combinatie, die aansluit aan bij haar wens om betrouwbaar over te komen. Ze kijkt en denkt vanuit het groter belang, vanuit het team. Haar natuurlijk leiderschap en sympathieke doortastendheid mag ze daarom in het per-

Jocelyn Rebbens is eige-

soonlijk contact eerder laten zien. Zeker met die pretogen,

naar van ReBBels en trainer

die ik ook op enkele foto’s online terugvind. Dat maakt haar

bij Management Support. Zij

personal brand als professional nog sterker.

geeft trainingen, workshops

Advies: plaats een nieuwe profielfoto op LinkedIn, verwijder

en coaching op het gebied van

één leeg account en update je LinkedInprofiel. Onder andere

personal branding, effectieve

met je persoonlijke ambitie en kracht, je vaardigheden en je

communicatie en praktische

persoonlijke interesses. Denk ook eens na over wat je wilt

bedrijfspsychologie. Bekijk de

delen met je vakgenoten vanuit je natuurlijk leiderschap en

trainingen op www.manage-

je opleiding, en welke social media hierbij passend zijn.

mentsupport.nl/opleidingen.

januari/februari 2015

C O M M U N I C AT I E M A N AG E M E N T TEKST GERDA BOS EN EDITH DE WIT

Teamvergadering? Gebruik een talking stick

n periodes van verandering hebben mensen de neiging om zichzelf terug te trekken en de dingen op een vertrouwde manier aan te pakken. Dat voelt veilig. We verschansen onszelf. Zo kunnen we de wereld van een afstand bekijken en een veilige route uitstippelen. Als iedereen dat doet, kun je je voorstellen dat iedereen op zijn eigen eilandje zit. Er is minder verbinding en minder afstemming. Dat draagt meestal niet bij aan vertrouwelijkheid. Hoe doorbreek je dat? KWETSBAARHEID LOONT Openheid en kwetsbaarheid lonen. Als je anderen laat weten wat er in je omgaat, herkent de ander zichzelf in jou. Eigenlijk geef je de ander daarmee impliciet toestemming om ook menselijk te zijn. En dat versterkt de verbinding. Een voorbeeld:

januari/februari 2015

Agnita is de nieuwe collega van Else en Marieke. Else en Marieke werken al lang samen en zijn bevriend. Agnita is wat stil en doet gewoon haar werk. Else en Marieke verdenken haar ervan dat ze zich een beetje boven hen verheven voelt, omdat ze haar mening zelden geeft en niet mee doet met gesprekken en roddels. Tijdens een overleg vraagt de teamleider hen alle drie om iets over zichzelf te vertellen dat de anderen nog niet weten. Agnita vertelt dat ze thuis een gehandicapte dochter heeft en dat ze daar vaak zorgen om heeft. Else vertelt dat ze soms een hele zak chips achter elkaar opeet en Marieke vertelt van de keer dat ze parachute sprong en verkeerd terechtkwam. Sinds dat gesprek lijken er wat vooroordelen te zijn weggevallen en loopt de communicatie tussen de drie collegaâ&#x20AC;&#x2122;s voorzichtig soepeler. Als je meer van elkaar weet, kun je elkaar beter begrijpen. Je vult ook minder snel in wat de ander denkt of bedoelt. Dat

houdt de communicatie zuiverder en voorkomt misverstanden en onnodige gekwetstheid. Je kunt je dus met anderen verbinden door iets van jezelf te laten zien of iets over jezelf te vertellen. VERHALEN HELPEN Als iedereen in je team zich op die manier openstelt, ontstaat er een sfeer van verbondenheid, wederzijds begrip en saamhorigheid - en dat is prettig werken. Maar om zo uit het niets iets over jezelf te vertellen, kan lastig zijn. Het is vaak rennen en vliegen waardoor er weinig tijd en gelegenheid is voor de onderschatte social talk. Een prachtige manier om ruimte te maken voor het delen van persoonlijke verhalen is het organiseren van een verhalentafel met je team of het gebruik van de talking stick. Verhalentafel Een verhalentafel is een vorm van storytelling waarbij men aan tafel persoonlijke, werkgerelateerde anekdotes deelt. Zet de verhalentafel bijvoorbeeld in bij de start van een nieuw project, na het samenvoegen van afdelingen, als je samen voor een nieuwe uitdaging staat of aan het eind van het jaar om even stil te staan en terug te kijken. Met een aantal vragen haal je de anekdotes naar boven. Beschrijf bijvoorbeeld een gebeurtenis waarvan je dacht:

t “GEWELDIG, nu voel ik me echt op mijn plek, hier heb ik een verschil gemaakt!” t “YES, mijn harde werken en geduld hebben eindelijk resultaat gehad!” t “LEKKER, wat een topdag was het vandaag!” t “BALEN, wat een gedoe, zo wil ik het nooit meer!” Wees zo concreet mogelijk. Wat gebeurde er? Hoe voelde je je? Wie waren erbij betrokken? Je zult zien dat jouw anekdote weer een andere anekdote oproept bij je collega en voor je het weet, heb je een schatkist vol anekdotes gevonden. Je kunt voor het uitwisselen van anekdotes het beste werken in groepjes van maximaal zes personen. Na afloop kunnen degenen die dat willen hun anekdotes delen met de hele groep. Het is mogelijk om de gevangen anekdotes te (laten) bewerken tot teamverhalen, waardoor ze nog meer gaan leven en je ze ook kunt delen met collega’s buiten je eigen team. Om de verbindingen goed te houden en een klimaat van saamhorigheid te creëren is het aan te raden om minimaal één keer per jaar een verhalentafel te organiseren. Dit kost je maar een halve dag en is gemakkelijk in te passen, bijvoorbeeld als onderdeel van een teamdag. Talking Stick Een andere manier om ruimte te geven aan verhalen is het gebruik van een talking stick tijdens teamvergaderingen. Door een stok te gebruiken introduceer je een soort ritueel. De stok staat symbool voor de persoonlijke ruimte die iedereen krijgt om zich te kunnen uiten in een veilige setting; als de talking stick rondgaat is dat de tijd dat gedeeld en geluisterd wordt en niet gediscussieerd.

‘In een veilig verhaalklimaat wordt niet geoordeeld’

januari/februari 2015

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast. Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

Zoek een mooie stok in het bos (of bij het tuincentrum) en versier deze zodat het een kunstwerkje wordt. Laat tijdens een overleg de stok rondgaan, waarbij degene die de stok heeft het woord voert. Zo krijgt iedere collega evenveel tijd en aandacht om zijn of haar verhaal te vertellen. Je kunt dit eens in de zoveel tijd doen of tot vast agendapunt maken, bijvoorbeeld door te vragen: wat was jouw flop of top van de afgelopen week? Bij het gebruik van de talking stick is het niet de bedoeling dat er lange verhalen worden verteld, maar dat je stil staat bij de kleine momenten die maken dat je met een goed gevoel of met een rotgevoel naar huis gaat. De talking stick is ook een prachtig middel om mensen de gelegenheid te bieden om elkaar te bedanken of een complimentje te geven! VEILIG VERTELKLIMAAT In ieder team stikt het van de verhalen. Je moet ze alleen weten te vinden en ze daarna willen delen met elkaar. Dat vraagt om een veilig verhaalklimaat waarin wel wordt gedeeld maar niet geoordeeld. Als je met verhalen aan de slag wilt gaan, zorg dan dat je voorafgaand altijd de verhaaletiquette uitlegt en bewaakt. Schrijf ze desnoods op een flip-over. t t t t t

Het gaat om delen, niet om discussiĂŤren. Het gaat om begrijpen, niet om overtuigen. Het gaat om respect voor elkaars verhalen. Het gaat over beleving, niet over mening. Je mag je verhaal delen, maar dat hoeft niet.

Verhalen gaan over de essentie: wie ben jij, wie ben ik en wat bindt ons? Dat maakt je kwetsbaar en dat is spannend. Durf jij het aan?

Gerda Bos is trainer bij Management Support, coach, psycholoog & mediator. Zij heeft veel kennis en ervaring rondom de themaâ&#x20AC;&#x2122;s leiderschap, verandermanagement, samenwerken, communicatie, zelfmanagement en loopbaanontwikkeling. Ze schreef een aantal artikelen en boeken. www.coachzoetermeer.nl

Edith De Wit is storycoach en helpt mensen om zich met elkaar te verbinden met behulp van verhaalkracht. Zij verzorgt verhalentafels, teamworkshops storytelling en ontwikkelde een speciale storytraining voor vrouwelijke professionals. Op haar site kun je gratis een 10-stappenplan aanvragen voor het organiseren van een verhalentafel. www.bureauwys.wordpress.com Woudenbergseweg 54

T 0343 - 492 492

E info@woudschoten.nl

3707 HX Zeist

F 0343 - 492 444

www.woudschoten.nl

TEKST KLARINDA DE RIJKE

leeftijd: 28 jaar opleiding: MBO Detailhandel, IBL en HRM bedrijf: Western Digital

LYNHI TRUONG IK BEN officemanager bij Western

officemanager, maar wel in een

gelde ik een hotel. De volgende

Digital. Sinds drie jaar ben ik op kan-

seniorenfunctie. Tot nu toe heb ik al

ochtend vroeg ik of hij lekker had

toor verantwoordelijk voor 54 man.

enorm veel geleerd in mijn vak. Die

geslapen. Een indirecte wijze om te

kennis wil ik doorgeven aan een nieu-

vragen of het hotel hem beviel en of er

MIJN WERK BESTAAT UIT alle

we generatie. Bijvoorbeeld: hoe ga je

misverstanden waren geweest. Hij ver-

facilitaire zaken verzorgen in en rond-

flexibel om met nieuwe situaties? Wat

telde dat ’s avonds iemand zijn

om het kantoor. Ik regel bijvoorbeeld

zijn prioriteiten?

hotelkamer binnenwandelde. Dubbel

lunches, meetings, evenementen, par-

geboekt. “Het is maar goed dat je niet

keerplekken, hotels, vluchten en visa.

IK VERBAAS ME OVER HET FEIT

in je nakie stond!” riep ik. Ik schaamde

Verder ondersteun ik de financiële

DAT een netwerk zo krachtig werkt

mij enorm voor deze directe uitspraak.

afdeling en support ik de IT-afdeling.

en een groot bereik heeft. Ik leer veel

Zo Hollands. Gelukkig kon hij er wel

Naast deze taken organiseer ik graag

mensen kennen aan wiens netwerk ik

om lachen.

themafeesten – bijvoorbeeld een

ook wat heb. Onze kantoorartikelen-

Halloweenborrel – voor mijn collega’s,

supplier heeft bijvoorbeeld contact

omdat het saamhorigheid smeedt.

met een drukker. Via zijn netwerk drukt

BAAS ZOU ZITTEN dan zou ik meer

onze marketingafdeling nu veel flyers

doen aan teambuilding. Misschien een

MIJN GOEDE EIGENSCHAPPEN

en brochures tegen een lagere prijs

cursus communiceren? Dat is belang-

Gastvrij, geduldig en proactief.

dan wij bij onze gebruikelijke drukker

rijk in ons bedrijf, omdat we met diver-

gewend zijn.

se culturen werken. Bij een Britse col-

BELANGRIJKSTE TREND IN HET

ALS IK OP DE STOEL VAN MIJN

lega komt iets heel anders over dan bij

VAK Omdat Western Digital een inter-

MIJN GROOTSTE SUCCES is in zes

nationaal bedrijf is, komen regelmatig

maanden verhuizen naar Hoofddorp.

een Chinese of Amerikaanse collega.

directeuren van diverse nationaliteiten

We zaten in een oubollig gebouw –

SOCIAL MEDIA Privé gebruik ik

naar ons kantoor. Als officemanager

bijna een ruïne. Zonder ervaring lukte

Facebook, Twitter en LinkedIn.

moet ik precies weten wie hoogstaan-

het mij om in rap tempo een toploca-

de functies beoefenen zonder terug

tie te vinden, mijn managers te overtui-

TIP De groep Ultimate Office

te deinzen voor een informeel praatje

gen om te kiezen voor deze locatie, de

Professionals op LinkedIn.

met hen. Deze verminderde hiërarchie

ruimte efficiënt in te richten en het

vraagt wel zelfvertrouwen.

gehele kantoor te verhuizen.

OVER VIJF JAAR BEN IK nog steeds

BLOOPER Voor een Britse collega re-

In deze rubriek komt jong talent aan het woord over carrière en ambities. Ook in deze rubriek? Aanmelden kan bij de redactie: verabot@vakmedianet.nl

januari/februari 2015

TA A L K W E S T I E S TEKST THEO DE BOER | VAN DALE | WWW.VANDALE.NL

LOGICA IN DE TAAL “Ik kan vandaag niet komen werken, want ik heb mijn nichtje op bezoek.” Er zullen maar weinig leidinggevenden zijn die met zo’n argument genoegen nemen. En terecht, want in onze cultuur geldt het hebben van familiebezoek niet als reden om dan maar lekker thuis te blijven. Het woordje want zondigt hier tegen de regels van de logica in de taal.

OORZAAK EN REDEN

Veel mensen gebruiken dus trouwens

Het is allereerst belangrijk oorzaak en reden goed uit elkaar te

ook zonder dat er ook maar in de

houden. Een oorzaak is datgene waaruit iets anders onvermij-

verste verte van een oorzaak of reden

delijk voortvloeit. Anders gezegd: een oorzaak is objectief. Als a

sprake is. In een zinnetje als “Nou, ik

gebeurt, dan kan het niet anders of b gebeurt ook:

liep daar dus door de Kalverstraat” betekent dus eigenlijk helemaal niets.

Het regent. De straten worden nat. Ik lig in het ziekenhuis. Ik kan niet naar mijn werk.

Want kan zowel worden gebruikt om een oorzaak als om een reden te

Een reden geeft aan waarom je iets vindt of met welk doel je

geven:

iets doet. Een reden is dus subjectief; je kunt zelf beslissen welke conclusies je eraan verbindt:

Ik kan niet naar mijn werk, want ik lig in het ziekenhuis.

Het regent. Ik blijf lekker binnen. Mijn nichtje is op bezoek. Ik ga niet naar mijn werk.

Ik ga niet naar mijn werk, want mijn nichtje is op bezoek.

DOORDAT EN OMDAT

Terug naar de inleiding. “Ik kan van-

Doordat en omdat betekenen niet hetzelfde. Met doordat geef je

daag niet komen werken, want ik heb

een oorzaak aan:

mijn nichtje op bezoek.” Wat gaat hier nu precies fout? Door te zeggen ‘ik kan

Doordat het regent, worden de straten nat.

niet komen’ wek je de indruk dat het hier een oorzaak betreft, een objectief

Met omdat geef je juist de reden weer:

gegeven. En dat is het niet, want je kunt natuurlijk best komen werken.

Omdat het regent, blijf ik lekker binnen.

Het is een keuze.

Vaak wordt omdat ook gebruikt om een oorzaak aan te geven,

MEERVOUDIGE VRAAG

maar het is beter om dat niet te doen.

Een andere taalkwestie waarbij de logica om de hoek komt kijken, is die

DUS EN WANT

van de meervoudige vraag. Je kent ze

Het woordje dus dient om oorzaak en gevolg te verbinden:

vast wel, suggestieve vragen zoals:

Het regent, dus worden de straten nat.

Ben je nu eindelijk opgehouden met stelen?

Soms wordt dus ook gebruikt om een reden aan te geven (Ik heb

januari/februari 2015

geen zin, dus ik kom niet). Echt fout is dat niet, maar het is wel een

Het gemene is, dat je zo’n vraag nooit

beetje misleidend.

goed kunt beantwoorden. Als je ‘ja’

Cirkelredenering zegt, geef je toe dat je vroeger inderdaad gestolen hebt. En

Nu is deze nog vrij doorzichtig, want een verstandige leiding-

zeg je ‘nee’, dan doe je dat zelfs nog steeds. Je kunt het nooit

gevende zal zich verre houden van technische aangelegen-

goed doen!

heden als airco-onderhoud. Maar niet elke drogreden is zo

Hoe zit dat? Eigenlijk bestaat de vraag uit twee aparte vra-

makkelijk te herkennen:

gen: Steel je? En zo ja, ben je daar dan nu mee opgehouden? De gemenigheid zit hem in het feit dat je de eerste vraag niet apart stelt en er daarmee automatisch van uitgaat dat het

Sinds ze een nieuwe trainer heeft, rijdt ze een seconde per rondje sneller.

antwoord erop ‘ja’ is. Andere bekende voorbeelden:

Natuurlijk, die vooruitgang kán van de trainer komen. Maar dat hoeft niet: ze kan bijvoorbeeld ook andere schaatsen

Wanneer is het nu eens afgelopen met dat gezeur?

hebben, of een beter pak, of eindelijk van een infectie verlost

Zijn jullie nou zo dom of ben ik nou zo slim?

zijn. Er wordt een causaal verband gesuggereerd dat er niet per se is: een drogreden.

In het eerste geval gaat de vraagsteller er al van uit dat wat er gezegd wordt, gezeur is. Maar dat hoeft de ander natuur-

CIRKELREDENERING

lijk niet te vinden. De tweede vraag, ooit gesteld door Louis

Een bekende logische fout ten slotte is de cirkelredenering.

van Gaal, gaat ten onrechte uit van de veronderstelling dat er

Daarbij ga je er al van uit dat iets waar is, terwijl de redene-

maar twee mogelijkheden zijn: jullie zijn dom of ik ben slim.

ring juist bedoeld was om dat te bewijzen:

Maar ‘ik’ zou natuurlijk ook dom kunnen zijn, en ‘jullie’ slim. Ik vind Corine niet aardig, omdat ik haar niet mag. EEN BEKENDE DROGREDEN

Ik kom niet, want ik blijf thuis.

Een drogreden is een ongeldige redenering die toch lijkt op te gaan doordat de spreker een handigheidje toepast.

Met het laatste voorbeeld is de cirkel rond. Taal zit misschien

Misschien wel de bekendste drogreden staat bekend onder

niet altijd logisch in elkaar, maar zonder logica zou communi-

de Latijnse naam post hoc ergo propter hoc. Dat betekent

ceren wel knap lastig worden.

zoiets als ‘erna, dus erdoor (veroorzaakt)’. De grap is dat je twee dingen die geen verband met elkaar (hoeven te) houden, na elkaar noemt, zodat het lijkt alsof het één door het ander veroorzaakt wordt:

TIP

MEER LEZEN

- Van Dale Taalhandboek Nederlands Sinds we een nieuwe leidinggevende hebben, zijn er problemen met de airco.

- Diverse online syllogismentests, bijvoorbeeld www.123test.nl/syllogismen/

‘Zijn jullie nou zo dom of ben ik nou zo slim?’ januari/februari 2015

S P E L L I N G - E N TA A LT I P S TEKST JUDITH WINTERKAMP | WWW.COMMUNICATIEF.INFO

HOE DOORSNEE IS DOORSNEE? Inmiddels buigt auteur en trainer Judith Winterkamp

een samengesteld woord is. Denk bij-

zich al tien jaar over jullie taalvragen voor deze rubriek.

voorbeeld aan een doorsnee huur-

Gefeliciteerd! En daar zit geen woord Spaans bij.

huis. En ook in een woordgroep als een doorsnee Nederlands stadsgezicht schrijven we doorsnee bij voorkeur los.

In een artikel voor ons personeelsblad gebruikte ik het woord doorsneewerkdag. Ik vind dat er onduidelijk uitzien. Daarom wil ik het liever als twee losse woorden

Tot slot nog dit. Wil je doorsneewerk-

schrijven, dus doorsnee werkdag. Is dat goed? Of moet

dag aan elkaar schrijven, maar maak je

het per se aan elkaar? Dit is een heel interessante vraag! Mijn eerste reactie is dat je het woord helemaal aan elkaar schrijft, dus doorsneewerkdag. Waarom? Omdat doorsnee een zelfstandig naamwoord is en werkdag ook. Een combinatie van twee zelfstandig naamwoorden leidt tot een samenstelling. En een samenstelling schrijf je aan elkaar.

Ik kan me goed voorstellen dat je ideeëloos niet graag in je tekst gebruikt

je zorgen over de leesbaarheid? Zet er dan een koppelteken in. Zo’n optioneel streepje als in doorsnee-werkdag keurt het Groene Boekje ook goed. Maar het hoeft niet! Ik heb tijdens de training geleerd dat ideeëloos geen tussen-n krijgt.

Maar omdat ik twijfelde, ging ik rondneuzen op de site van

Dat vind ik nog steeds heel vreemd

Onze Taal. Daar staat dat doorsnee tegenwoordig ook als

staan. Daarom kies ik liever voor

een bijvoeglijk naamwoord wordt gebruikt. Hoe weet je dat?

ideeloos. Is dat ook goed?

Dat kun je horen. Lees de volgende zin maar eens hardop voor: de maandag startte als een doorsnee werkdag. Hoor

Ik kan me heel goed voorstellen dat

je dat de woorden doorsnee en werkdag allebei een eigen

je ideeëloos niet graag in je tekst ge-

klemtoon hebben? Dat klinkt anders dan: de maandag start-

bruikt. De kans is groot dat je lezer er-

te als een doorsneewerkdag. Dat heeft alleen een klemtoon

over struikelt en zich afvraagt of je je

op het woorddeel werk. Een ander ‘bewijs’ dat doorsnee ook

Nederlands wel goed beheerst. Maar

een bijvoeglijk naamwoord is, is dat je het ook ‘los’ kunt ge-

ideeloos is niet correct, dus geen goed

bruiken: hij is nogal doorsnee. Waarom al die grammatica?

TAALTEST

Omdat we hierdoor weten dat doorsnee niet alleen een zelf-

Wel of niet met een

voor zonder ideeën.

standig naamwoord is, maar ook een bijvoeglijk naamwoord.

tussen-n? Op pagina 41

Je schrijft overigens ideeëloos zonder

Dat betekent dat het ook los geschreven kan worden.

vind je de antwoorden.

een n omdat het een Groene Boekje-

alternatief. Je kunt dan beter kiezen

regel is dat woorden met het achterJe mag dus beide varianten gebruiken: doorsneewerkdag en

1. kosteloos -

voegsel –loos geen tussen-n krijgen.

doorsnee werkdag. Taalgebruikers hebben wel een voorkeur.

kostenloos?

Alleen als het grondwoord (in dit geval

Vaak schrijven we doorsnee los als het woord dat erna komt

2. grenzeloos -

idee) een n heeft, dan blijft die er wel

grenzenloos?

staan. Zoals het woord gewetenloos.

3. statenloos stateloos?

Ook schuldeloos schrijf je zonder een

is eigenaar van Communicatief tekst en

4. vruchteloos -

tussen-n. Soms kan dat tot verwarring

training en trainer bij Management Support.

vruchtenloos?

leiden. Iemand die zonder schulden is,

Zij geeft onder andere trainingen op het

5. meedogeloos -

zou je immers liever schuldenloos

gebied van schriftelijke communicatie

meedogenloos?

noemen dan schuldeloos. Bij de laatste

Judith Winterkamp

(www.managementsupport.nl/opleidingen).

variant denken we namelijk eerder aan

Heb je zelf een taalvraag?

onschuldig dan aan zonder schulden.

Mail naar Judithwinterkamp@communicatief.info. Maandelijks selecteert zij een aantal vragen die zij

Bronnen: www.onzetaal.nl

beantwoordt in deze rubriek.

www.woordenlijst.org

januari/februari 2015

V R E E M D E TA L E N T I P S TEKST SANDER SCHROEVERS | SANDER@SCHROEVERS.NL

RELATIEMANAGEMENT OVER DE GRENS

landen gaat er al van alles anders. Zo zal bij onze Zuiderburen de naam Van den Broecke waarschijnlijk niet onder de letter ‘B’ maar de letter ‘V’ terug te vinden zijn (namelijk: Vandenbroecke). Zo schrijf je de achternaam van een Fransman bij voorkeur in kapitalen, en ondervind je al snel problemen als je een naam in wilt typen met een speci-

Steeds meer mensen moeten op het werk gegevens over

ale diakritische letter die talen als het

klanten en zakelijke relaties centraal vastleggen in een Custo-

Deens, Pools, Fins, Tsjechisch of Ests

mer Relationship Management (CRM) systeem. Dat blijkt in de

veelvuldig in eigennamen gebruiken.

praktijk nog niet mee te vallen, want relatiemanagement is in

Een vergelijkbaar punt betreft gelatini-

ieder land anders.

seerde varianten van bijvoorbeeld Cyrillische namen. Ik was laatst in Georgië

Laten we eens een aantal kernactiviteiten van CRM onder de loep

en zag in een boekenstalletje vertaalde

nemen, te beginnen bij het telefoneren. Hier spelen allerlei techni-

literaire werken. De naam van de schrij-

sche aspecten, zoals een landencode, het al dan niet draaien van

ver werd in het Engels, Frans en Duits

een nul of afwijkende telefoonetiquette per land. Daarnaast is met

voortdurend anders gespeld. Hetzelfde

name het juiste tijdstip om te bellen van belang. Wist je bijvoor-

zie je bij gelatiniseerde Koreaanse na-

beeld dat het werk in een land als Slowakije beduidend vroeger

men: de ene keer is het ‘Hee’ dan ‘Ree’,

begint dan bij ons? De meeste mensen hopen daar al redelijk

‘Lee’ of zelfs ‘Yee’. En allemaal verwijst

vroeg in de middag weer thuis te zijn, dus het kan geen kwaad je

dat naar hetzelfde karakter. Hier moet

gebruikelijke belmoment met een uurtje of twee te vervroegen.

je uniforme afspraken over maken met

In Spanje hebben diverse kantoren juist nog met siësta te maken.

je collega’s uit andere landen.

Een goed CRM-pakket is in staat dergelijke essentiële informatie op te slaan.

De conclusie is dat goed relatiemanagement valt of staat met goede ge-

VERSCHILLENDE COMMUNICATIE

gevensinvoer. CRM-systemen moeten

Dan blijkt er tussen culturen onderscheid te bestaan qua type

handig omspringen met de diverse

communicatie. Tot mijn verbazing blijken bij Maleisische relaties e-

talen, tijdstipvoorkeuren, valuta’s en

mails maar weinig waardering te oogsten. Naar hun beleving toon

hun wijzigende koersverschillen,

ik te weinig interesse omdat ik geen proper business letter opstel.

gesproken en geschreven uitingen. Dat

Daarbij was het toch verstandiger geweest als ik een introductie-

is misschien geen eenvoudige taak,

brief van een hooggeplaatste Maleisiër als pdf had bijgevoegd,

maar wel een zeer belangrijke. Ik wens

omdat ik dan tenminste als betrouwbaar zou overkomen. Kortom:

je veel succes daarbij!

het is de kunst te weten welk medium op welke wijze het beste overkomt bij buitenlandse relaties. Vergeet niet dat Nederland

Sander Schroevers is gast-

een van de meest taakgerichte culturen ter wereld is, wat ons

spreker en schrijver over

keuzepalet sterk bepaalt. Neem Polen, één van de (weinige) groei-

internationale communicatie.

markten in Europa momenteel. Hier belt men liever, of pakt het vliegtuig of de wagen om zaken te bespreken, waar wij zaken met een mailtje oplossen. Pools vertrouwen vraagt om persoonlijke aandacht, veel en veel meer dan we in eigen land gewend zijn. Schijnbaar wordt relatiemanagement van land tot land anders ingevuld. ACHTERNAMEN

Op het gebied van achternamen kan er het nodige misgaan. Niet alleen voor wie te maken heeft met klantcontacten uit het Midden- en Verre-Oosten of Centraal Azië. Maar reeds bij naburige

‘Bij Maleisische relaties oogsten mijn e-mails maar weinig waardering’

Relatiemanagement wordt van land tot land anders ingevuld

januari/februari 2015

S O F T WA R E T I P S TEKST ROEL PEETERS

BESLUITEN/ACTIELIJST VOOR NOTULEN

SLIM VERSLAG DOEN VAN VERGADERINGEN Notuleren op de laptop is sneller en effectiever. Maar als de vergaderstijl er eentje is van eindeloos discussiëren en van de hak op de tak springen, dan heb je een boel typevaardigheden nodig en een groot vermogen tot live samenvatten. Gelukkig kan een besluiten/actielijst uitkomst bieden.

In een besluiten/actielijst noteer je alle genomen besluiten en activiteiten die

tijdens de vergadering naar voren komen. Om zo’n lijst te maken, moet je de twee delen goed van elkaar onderscheiden. De verschillen zie je op de afbeelding. Let

op: niet elk besluit wordt gevolgd door een actie en niet elke actie komt voort uit een besluit. HOE GEBRUIK JE DE BESLUITEN/ACTIELIJST IN DE PRAKTIJK?

Er zijn een aantal verschillende werkwijzen.

Werkwijze 1

Van elke vergadering maak je een besluitenlijst/actielijst. Hierbij herhaal je niet de besluiten/acties uit de eerdere verslagen. Deze lijst staat onderaan het verslag of

stuur je in een apart bestand als bijlage mee. Werkwijze 2 Steeds meer organisaties beperken zich tot enkel actie- en besluitenlijsten voor het vastleggen van vergaderingen. Voor werkbesprekingen en vergaderingen waarin voornamelijk taken worden besproken en verdeeld, is dit voldoende. Een BAL is heel geschikt voor het organiseren van een meeting of activiteit. Er is dan één lijst die bij elke vergadering wordt aangevuld met de nieuwe besluiten/acties. Hierbij is het erg belangrijk dat je bij elk besluit vermeldt wanneer (dus tijdens welke vergadering) dit besluit is genomen. In onderstaand voorbeeld geef ik hiervoor een

oplossing. Wanneer je een doorlopende besluitenlijst/actielijst hanteert, is het meestal de gewoonte om deze jaarlijks af te sluiten en in het nieuwe jaar met een nieuwe, dus lege besluitenlijst/actielijst te beginnen. Werkwijze 3 Als het beter is de besluiten op te nemen in het algemene verslag, kun je ook kiezen om enkel de acties in een aparte lijst te maken.

EEN BESLUITEN/ACTIELIJST IN EXCEL

Ik raad aan een afzonderlijke BAL te maken in Excel. Op de afbeelding zie je een voorbeeld. De verschillende kolommen werken als volgt:

januari/februari 2015

s Nummer: )FU JT WBO CFMBOH EF WPMHPSEF WBO CFTMVJUFO FO BDUJFT UF XFUFO FO WPPSBM PPL JO XFMLF WFSHBEFSJOH EF[F UPU TUBOE LXBNFO +F LVOU JO EF OVNNF SJOH EF WFSHBEFSEBUVN WFSXFSLFO KKKK NN EE OVNNFS CJKWPPSCFFME ลฉ ลฉ )FU MBBUTUF DJKGFS JT IFU OVNNFS WBO IFU CFTMVJU PG BDUJF FO MPPQU Eร ร S

%PPS EF[F HFUBMPQCPVX UF LJF[FO LVO KF BMUJKE TPSUFSFO WBO PVE OBBS OJFVX PG PNHFLFFSE "DUJFT FO CFTMVJUFO EJF CJK FMLBBS IPSFO IFCCFO IFU[FMGEF OVNNFS s Besluit of actie: JO IFU &YDFM CFTUBOE JT FFO WBMJEBUJFMJKTUKF HFNBBLU 7JB FFO QVMM EPXO NFOVVUKF LVO KF LJF[FO WPPS ACFTMVJU PG ABDUJF s Beschrijving: CPOEJHF CFTDISJKWJOH WBO CFTMVJU PG BDUJF %F GVODUJF AUFLTUUFSVH MPPQ JT UPFHFQBTU PQ EF[F LPMPN [PEBU EF LPMPN OJFU CSFEFS IPFGU UF XPSEFO s Verantwoordelijke: OBBN PG OBNFO WBO EF BDUJFOFNFST 7JB EF ลขJMUFSLOPQ CPWFOJO EF LPMPNUJUFM LBO JFEFSFFO EF FJHFO BDUJFT ลขJMUFSFO s Einddatum: CFWPSEFSU DPOUJOVร UFJU FO TOFMIFJE 0QFO FJOEKFT [JKO JNNFST GVOFTU WPPS IFU WPSEFSFO WBO QSPDFTTFO 5JQ "MT EF BDUJF CJOOFO IFU[FMGEF KBBS QMBBUTWJOEU IPFG KF IFU KBBSUBM OJFU JO UF UZQFO &YDFM XFFU IFVT XFM JO XFML KBBS XJK MFWFOx s Status: JO IFU &YDFM CFTUBOE JT FFO WBMJEBUJFMJKTUKF HFNBBLU 7JB FFO QVMM EPXO NFOV LVO KF LJF[FO WPPS APQFO AJO VJUWPFSJOH PG AHFTMPUFO 5JKEFOT EF WFSHBEF SJOH LVO KF WJB FFO QSFTFOUBUJFTDIFSN MJWF ลขJMUFSFO PQ EF BDUJFT AJO VJUWPFSJOH PN EF WPSEFSJOHFO UF CFTQSFLFO Kijk voor een voorbeeld van een BAL in Excel op www.managementsupport.nl. Toets in het zoekvak โ BALโ in en je komt vanzelf bij het sjabloon terecht.

EEN BAL IN SHAREPOINT

"MT IFU HBBU PN MJKTUKFT EBO JT 4IBSF1PJOU FS BMT EF LJQQFO CJK PN NFF UF EPFO "MT KF PSHBOJTBUJF XFSLU JO EF[F PNHFWJOH NBBL EBO FFO WFSHBEFSTJUF XBBSJO OBBTU IFU MJKTUKF NFU WFSHBEFSEBUB BHFOEBQVOUFO FO EFFMOFNFST PPL FFO MJKTUKF NFU CFTMVJUFO FO FFO MJKTUKF NFU BDUJFT TUBBO *O PO[F WFSHBEFSDVMUVVS JT EF #"- FFO WFSSBTTFOEF XFSLWPSN JO 4IBSFQPJOU JT IFU NBBS ร ร O WBO EF WFMF MJKTUKFT โ IK KEN AFDELINGEN DIE NA DE EFFICIร NT

KENNISMAKING MET DE BESLUITEN/

*L LFO BGEFMJOHFO EJF OB EF LFOOJTNBLJOH NFU EF CFTMVJUFO BDUJFMJKTU JO NJKO OPUV

ACTIELIJST IN ร ร N KLAP EFFICIร NTER

MFFSUSBJOJOH JO ร ร O LMBQ Fลฃ JDJร OUFS HJOHFO WFSHBEFSFO PNEBU FS CFUFS XFSE HFGP

GINGEN VERGADEREN OMDAT ER

DVTU PQ EF BDUJFT %F SFHFMNBUJHF UFSVHLPQQFMJOH PQ EF TUBUVT EXJOHU BDUJFIPVEFST

BETER WERD GEFOCUST

JNNFST IFU UFNQP FSJO UF IPVEFO &O PPL JO IFU HFWBM WBO FFO WPPS[JUUFS EJF NBUJH

OP DE ACTIESโ

TUVVSU JT EJU CSPPEKF #"- FFO JEFBBM IBQKF WPPS EF OPUVMJTU

Roel Peeters is Microsoft Specialist en trainer. Hij leert mensen efficiรซnt werken met Office-

ANTWOORDEN TAALTEST VAN PAGINA 38

pakketten, het nieuwe Notuleren, gebruik

1. kosteloos

maken van presentatietechnieken en โ tools,

2. grenzeloos

werken in Office 365 en samenwerken in SharePoint. Kijk voor meer informatie op www.roelpeeters.nl.

stateloos

vruchteloos

meedogenloos

januari/februari 2015

C O L U M N / C O LO F O N

COLOFON Hoofdredacteur Vera Bot, verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Aline de Bruin, alinedebruin@vakmedianet.nl Aan dit nummer werkten mee Sanne van Baar, Theo de Boer, Manon Bongers, Gerda Bos, Peter van der Geer, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenberg, Vicky Marijnen, Roel Peeters, Jocelyn Rebbens, Klarinda de Rijke, Sander Schroevers, Marianne Smits, Bastiaan Vercouteren, Karen Visser, Judith Winterkamp, Edith de Wit, Jan Zandstra (illustratie) Uitgever Jelske Gerritsma Advertentie-acquisitie Eljarreau van Hees, eljarreauvanhees@vakmedianet.nl tel. 088 - 5840993 Vormgeving colorscan www.colorscan.nl Ontwerp Maya Timmer, M A T Ontwerp, bno Druk Ten Brink, Meppel

COLUMN

DEMOTIE Een klap in het gezicht? Een blijk van onderwaardering? Degradatie? Verlies

HUUB VAN MACKELENBERGH

van aanzien? Of een geschenk uit de hemel? Demotie. Teruggaan uit een hogere functie naar een lagere. Als het je overkomt, zal het voelen als een verlies. Als een bevestiging dat je missie mislukt is. Het besluit van deze stap komt vaak van het management en leidinggevende. Weinig tot geen invloed voor het lijdend voorwerp. Je hebt je omgeving regelmatig laten weten wat voor geweldige baan je hebt. Hoeveel invloed je hebt en hoe mateloos je het naar je zin hebt. En nu mag je diezelfde omgeving gaan melden dat de toekomst iets minder rooskleurig is. Je bent teruggezet in functie. De kans is groot dat het melden van dit vervelende nieuws het schaamrood op de kaken doet verschijnen. De kans is zelfs groot dat je besluit er niet al te veel over te reppen of de lippen stevig op elkaar te houden. Misschien licht je alleen je directe omgeving in en vraag je hen het verhaal niet aan de grote klok te hangen. Je kunt het een beetje vergelijken met het verliezen van je baan en het overlevingsgedrag dat daar om heen hangt. Kiezen voor bescherming van je persoon in de prestatiegerichte maatschappij. Ook wanneer de ontstane situatie in geen geval te koppelen is aan de prestatie die je geleverd hebt. Hoe je demotie ook went of keert, het blijft onverwacht vervelend nieuws. Of toch niet? Mocht het je overkomen, dan wil ik je na het indalen van de teleurstelling toch echt uitnodigen te kijken naar de voordelen ervan. Ik noem er een paar: werken met minder stress. Werken onder je niveau waardoor het je gemakkelijk afgaat. Tijd overhouden voor leuke dingen, nevenfuncties. Uitgerust thuiskomen. De beste van de afdeling worden. Tot slot wil ik je nog meer geruststellen: slechts 1% van alle medewerkers krijgt ooit te maken met demotie. En dan ook nog eens met behoud van salaris. Demotie met inleveren van salaris komt maar zelden voor. Dus… alle reden om demotie eens echt te overwegen. Het kan heel wat opleveren. Misschien wordt demotie door jullie enthousiasme wel dé trend van 2015...

januari/februari 2015

Adres Vakmedianet, Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn tel. 088-5840944 www.managementsupport.nl Abonnementenadministratie klantenservice@vakmedianet.nl, tel. 088-5840888 Abonnementen Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Jaarabonnement € 99,50, verzending buitenland per jaar € 27,00 (EU) en € 38,00 (niet-EU-landen); prijzen zijn exclusief btw. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de Algemene Voorwaarden van toepassing. Die zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar: http://digitaal.managementsupport.nl. Doelgroep Management Support Magazine richt zich op de professionele secretaresse, managementassistent, office- en bureaumanager en directiesecretaresse. Partners Conferentiecentrum Woudschoten,, Golden Tulip, Schoevers en VCK Travel. Copyright Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. © Vakmedianet 2015 Publicatievoorwaarden Op iedere inzending van een bijdrage of informatie zijn de standaardpublicatievoorwaarden van Vakmedianet van toepassing. Deze zijn te vinden op www.vakmedianet.nl. Disclaimer Alle in deze uitgave opgenomen informatie is met de grootste zorgvuldigheid samengesteld. De juistheid en volledigheid kunnen echter niet worden gegarandeerd. Vakmedianet en de bij deze uitgave betrokken redactie en medewerkers aanvaarden dan ook geen aansprakelijkheid voor schade die het directe of indirecte gevolg is van het gebruik van de opgenomen informatie. ISSN 1382-3590

Jouw ervaring is een hbo-diploma waard

Herken je dat? Je werkt als ofﬁcemanager, personal of executive assistant met een mbo-diploma eigenlijk al jaren op hbo-niveau. Sterker nog, je weet dat dat niveau noodzakelijk is tegenwoordig. Je hebt alleen het papiertje niet en dat staat jouw groei en kansen in de weg. Voor jou heeft Schoevers een unieke oplossing: Ofﬁceman nagem ment Essentiials. Een compacte upgrade naar hbo-niveau, opgebouwd uit kleine modules die je in je eigen tempo kunt volgen. Bovendien kun je vrijstelling krijgen voor modules waarin je genoeg ervaring hebt opgebouwd. Kortom, je verzilvert in recordtijd jouw ervaring in een echt Schoevers hbo-diploma en je bent weer up-to-date voor de veeleisende werkwereld van nu. Wil jij ook snel jouw hbo-diploma? Kijk op schoevers.nl of bel (030) 280 87 70.

Schoevers. Dan ben je meer waard.

erste Start de e aart met m n a v k wee t nagemen Ofﬁcema Essentials

Dat is pas ĂŠcht munt slaan uit uw vergadering. Nu verse theekruiden bij elk vergaderarrangement.

Why settle for less? Bij Bilderberg zorgen we ervoor dat u een hele dag kunt vergaderen zonder dat de aandacht verslapt. Vandaar dat we altijd een kistje verse theekruiden voor u paraat hebben staan. Vol met kruiden als munt voor extra energie, of citroenmelisse als echte oppepper en salie voor de ontspanning. Na zoâ&#x20AC;&#x2122;n break kan iedereen er weer fris tegenaan. Zowel de thee als de aandacht zijn makkelijk te trekken. Kijk voor meer informatie of reserveringen op www.bilderberg.nl/business of bel 0317 362 266.