12
Zó Manage je de verwachtingen Overtuigend communiceren is van groot belang voor een secretaresse, zeker als je veel virtueel of op afstand werkt. Houd de vaart in je werk en lever met plezier de kwaliteit die je wilt leveren met de tips die Gerda Bos je geeft.
14
juli/augustus 2013 | nummer 7/8 | jaargang 30
do’s & don’ts van coMMunicatie Managers verwachten tegenwoordig van je dat je een inhoudelijke bijdrage levert en je mening geeft. Door de do’s en don’ts van communicatie voor de managementondersteuner te kennen, zorg je ervoor dat ze je daadwerkelijk horen.
16
25 schrijfregels Je schrijft omdat je iets te zeggen hebt en je wilt dat de lezer begrijpt wat je bedoelt. Logisch! Dat doe je door zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk te formuleren. Hoe pak je dat aan? Ook logisch: door deze 25 elementaire schrijfregels toe te passen.
Vakblad voor de professionele secretaresse
Word jij Virtual Assistant 2013? Doe mee en win een Award
steeds meer secretaresses werken op afstand voor hun baas of opdrachtgever. door de technische ontwikkelingen wordt dit steeds gemakkelijker en normaler. het vergt echter wel een flinke uitbreiding van vaardigheden, competenties en vakkennis. een goede va ben je niet zomaar. Management support is op zoek naar de beste virtuele assistent van het jaar! Misschien ben jij dat wel? Tijdens Management Support Live op 3 en 4 oktober wordt de Award voor de beste VA uitgereikt door Marianne Sturman, eigenaar van Moneypenny, een uitzendbureau voor Virtual Assistants. ‘Ik ben blij verrast dat de functie van de VA in de lift zit door de invoering van het Nieuwe Werken’, vertelt ze. Iedere virtuele managementondersteuner kan zichzelf opgeven voor de
Award via de website www.managementsupport.nl. Een deskundige jury zal beoordelen wie de winnaar wordt. En die eer krijg je natuurlijk niet zomaar in je schoot geworpen. Lees in dit artikel waar een goede VA aan voldoet, en wat de grote voordelen zijn van het werken op afstand. Drie VA’s vertellen je alles over hun manier van werken. PAGinA 8
salaris- en loopbaanonderZoek 2013 Doe mee aan ons Loopbaanonderzoek en Salarisonderzoek. Het invullen kost zo’n tien minuten en je maakt kans op een dagtraining. De uitkomsten worden gepresenteerd op Management Support Live (3-4 oktober) in de Jaarbeurs Utrecht. Ook vind je ze terug in Management Support Magazine en in uitgebreide vorm in de nieuwe editie van het boek ‘Een functie met inhoud’. Je vindt de onderzoeken op managementsupport.nl. Je bijdrage wordt zeer op prijs gesteld! PAGinA 3
Met Schoevers ben je meer waard
Schoevers geeft je een voorsprong op de arbeidsmarkt. Niet alleen als je een opleiding volgt, maar ook als je stappen zet in je loopbaan en inspeelt op nieuwe ontwikkelingen zoals de co-manager. Zo heten onze managementondersteuner van nu. Ze zijn pro-actief, flexibel, zelfstandig en op de hoogte van wat er speelt. Schoevers heeft de kennis, drive en kwaliteit om jou als co-manager op te leiden, te bemiddelen en te coachen.
Zo blijf je dus ook meer waard. Ben jij de co-manager van morgen? Kijk op schoevers.nl.
inhoud
PRAKTISCH 4
Signaal
IK BEKEN
32 Taalkwesties
Een bekentenis: als ik ‘s avonds op de bank zit en trek heb in thee (maar geen zin om het zelf te zetten) roep ik wel eens door de stille huiskamer: ‘Lekker!’ Als mijn partner dan verstoord opkijkt, zeg ik quasi-onschuldig: ‘O, ik dacht dat je vroeg wat ik wilde drinken.’ Ik kan het iedereen aanraden. Omzichtig taalgebruik – ik ben er een groot fan van. Dat communicatie tussen mensen vaak misloopt, is geen nieuws. Maar waar ik wél van opkeek is dat het helemaal niet hoeft te liggen aan de zender of de ontvanger. Het ligt aan het voertuig van communicatie zelf: de taal. Dat staat althans in het leuke boekje ‘t Is ook altijd wat! Over communicatie gesproken. Ik ga ervan uit dat het aan mij ligt als mijn vraag of opmerking niet duidelijk is overgekomen. Maar ik kan de schuld gewoon aan de taal geven, die op zichzelf ontoereikend is. Je hebt als luisteraar méér nodig. Een groet als ‘Hallo’ of een vraag als ‘Heb je even?’ klinkt inderdaad heel anders als je bijvoorbeeld boos, teleurgesteld, vrolijk of juist verdrietig bent. De interpretatie ervan ligt voor een groot deel ook aan de omstandigheden, de context. En aan de gemoedstoestand van de ontvanger. En natuurlijk aan de non-verbale informatie die je bewust of onbewust uitzendt. Daarbij kleven er aan woorden persoonlijke connotaties. ‘Strand’ staat bij mij voor vrijheid, vrolijkheid en vakantie. Anderen – behept met een hekel aan zanderige boterhammen en half ontklede mensen – zien bij dit woord... zanderige boterhammen voor zich en half ontklede mensen. Die hebben vast ooit een gemene kwallenbeet opgelopen. Of zagen hun zandkasteel verdwijnen. Of zijn op andere wijze getraumatiseerd. Maar dit terzijde. In dit nummer alle aandacht voor communicatie: van virtueel communiceren tot je persoonlijke (interne) taalgebruik en van hoe je zorgt dat je daadwerkelijk gehoord wordt tot effectief communiceren op afstand. Trouwens... weet je waar ik een hekel aan heb? Mensen die zeggen: ‘Jij moet...’ En vooral als ze zeggen: ‘Jij moet even...’ Ik heb alleen één probleem. Ik durf nooit te zeggen: ‘Ik moet helemaal niks!’ Duidelijk en ondubbelzinnig. Lange leve de taal.
38 Spelling- en Taaltips
Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur P.S. Heb je je al ingeschreven voor Management Support Live, het vernieuwde Event op 3 en 4 oktober in de Jaarbeurs? Doen hè! Ons hele team maakt graag kennis met je. Er is veel te doen en te beleven: een ruime beursvloer met tal van innovatieve producten, diensten en gadgets, twaalf inspirerende workshops en veertien gratis livesessies (voorheen de mini-opleidingen). Gelardeerd met een ludieke taalquiz, een netwerkplein, live cooking en een vip-lounge. Graag tot dan!
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
37 Werk & Recht 39 Interculturele zaken 40 Softwaretips 42 Appladder
PROFESSIONEEL 8
Doe mee en win een Award Word jij VA van het jaar 2013?
12 Manage de verwachtingen Overtuigend communiceren op afstand 14 Do’s en don’ts van communicatie Zorg dat ze je horen 16 Een duidelijke boodschap 25 elementaire schrijfregels 26 Assertief communiceren Je krijgt nooit spijt van assertiviteit! 29 Actieve rol voor secretaresse Moderne managementondersteuning bij veranderende overheid 30 Houd je taal schoon Hygiëne in taalgebruik voor succes en werkplezier 34 Zonder stress op vakantie Goede voorbereiding is het halve werk 36 HNW, maar dan veilig Digitalisering; hoe voorkom je fraude?
PERSOONLIJK 24 Visie op het vak Vijf vragen aan... 37 Op de werkvloer 46 Column Huub van Mackelenbergh
SERVICE 18 Community 43 Productnieuws 44 Boeken 46 Colofon
3
SIGNAAL
Loopbaan en salaris Heb je het loopbaan- en salarisonderzoek van Management Support al ingevuld? De resultaten van beide onderzoeken worden gepresenteerd op Management Support Live op 3 en 4 oktober in de Jaarbeurs. Ook verschijnen ze in uitgebreide vorm in de nieuwe editie van Een functie met inhoud. Met de uitkomsten krijg je zeker inzicht in of je krijgt wat je verdient én hoe jij en het secretaressevak ervoor staan op het gebied van Het Nieuwe Werken, competenties, vaardigheden en toekomstperspectieven. We stellen je bijdrage zeer op prijs!
Renske populair, Samira niet
Meer info: Je vindt de onderzoeken op www.managementsupport.nl <
Renske wel, Samira niet. Joris wel, maar Rashid weer niet. Werkzoekenden die hun cv op internetdatabanken zetten, hebben meer kans op een reactie met een Nederlandse dan met een Arabische naam. Dat concludeert sociologe Lieselotte Blommaert in het proefschrift waar ze op is gepromoveerd aan de Universiteit Utrecht. In totaal heeft ze ruim 600 cv’s 11 weken per stuk online gezet op verscheidene cv-databanken en in meerdere sectoren en regio’s in Nederland. Nederlanders werden gemiddeld 10 keer bekeken, allochtonen 6 keer. Een volgende stap is dat het cv wordt opgevraagd of iemand op gesprek wordt uitgenodigd. Dat gebeurde veel vaker bij de zogenaamd Nederlandse sollicitanten. Het verschil was 60 procent in het voordeel van de Nederlanders. Uit de promotie van de sociologe blijkt verder dat vrouwen en hoger opgeleiden minder discrimineren dan mannen en lager opgeleiden. Het waarom van de discriminatie is reden voor verder onderzoek. (Bron: ANP) <
Verplicht blokkeren gestolen telefoon
Wakker worden met Warmly
Alle Nederlandse telecomaanbieders worden verplicht om gestolen mobiele telefoons te blokkeren. Dat stelt minister Opstelten van Veiligheid en Justitie. Het blokkeren van het IMEI-nummer op afstand maakt een gestolen telefoon onbruikbaar. Daardoor kan een dief de telefoon ook niet gebruiken met een andere sim-kaart, een methode die tot nu toe veel wordt gebruikt om aan de huidige antidiefstalmaatregelen te ontsnappen. De maatregel moet diefstal van smartphones minder aantrekkelijk maken en leiden tot een afname van het aantal straatroven. Wanneer de verplichting voor de providers in gaat, is nog niet bekend. (Bron: computertotaal.nl) <
Bad hair day Stress is af te lezen aan je... haar! Dat wil zeggen: een verhoogd cortisolgehalte in je haar. Met één streng haar kan men zien of je extra risico loopt op hart- en vaatziekten. Dat concluderen onderzoekers van het Erasmus MC. De studie toont een duidelijk verband aan tussen een chronisch verhoogd cortisolniveau en hart- en vaatziekten, maar ze bewijzen nog niet dat het stresshormoon de hartziekten ook effectief veroorzaakt. (Bron: goedgevoel.be) <
4
Wat is nu het beste geluid om mee wakker te worden? Is het jouw favoriete muziek of word je toch liever door een traditionele zoemer uit je nachtrust getrokken? De makers van Warmly denken dat er een betere benadering is, namelijk die van motiverende geluiden. Onder deze motiverende geluiden verstaan de makers van Warmly onder andere het geluid van een vers kopje koffie dat uit de automaat komt of een heerlijk eitje dat ligt te pruttelen in de pan. In totaal zijn er zo negen verschillende geluiden in de app te vinden die jou er absoluut van moeten overtuigen om je bed uit te komen. Erg leuk hierbij is dat je niet alleen het gekozen geluid te horen krijgt, maar ook andere omgevingsgeluiden. Zo gaan fluitende vogeltjes vooraf aan het geluid van het zetten van een vers kopje koffie en krijg je tot besluit het luide gebeier van kerkklokken over je heen. Zo ben je er zeker van dat je rustig wakker kan worden, maar ook weer niet door de wekker heen slaapt... Meer info: Google play store om de app te downloaden voor Android <
Minder vacatures voor secretaresse Het aantal vacatures voor secretaressen neemt sneller af dan het aantal vacatures voor andere economisch-administratieve beroepen. Dat blijkt uit het nieuwste onderzoek naar de arbeidsmarktpositie van secretariële beroepen (Jobfeed, EIM, ECABO, 2012). De dalende tendens in vacatures voor secretariële beroepen is al een aantal jaren zichtbaar. De oorzaak ligt niet alleen in de huidige economische crisis, ook veranderingen als digitalisering en technische vernieuwingen in deze beroepen zijn van invloed. Daarnaast is er sprake van verdringing: werkgevers nemen bij ruim aanbod liever een hoger opgeleide sollicitant aan. Zo verdringen hbo’ers de mbo’ers. De vooruitzichten tot en met 2017 zijn ongunstig. Vanaf 2014 wordt wel een licht herstel verwacht van de werkgelegenheid, met in de jaren daarna een beperkte maar stabiele groei. (Bron: Ecabo.nl) <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
SIGNAAL
Wissen op afstand De iPhone van jou of je manager(s) bevat heel wat vertrouwelijke informatie. Wil je voorkomen dat die bij verlies of diefstal in verkeerde handen valt, dan kun je je iPhone beschermen door deze op afstand te wissen. Er zijn twee manieren om zo’n remote wipe uit te voeren: via iCloud en via Exchange. Dat laatste zal vooral zakelijke gebruikers aanspreken. De meest voor de hand liggende manier is via iCloud. Dit is een gratis online dienst van Apple waarmee je back-ups kunt maken, muziek online kunt opslaan en foto’s automatisch van je iPhone naar het web kunt sturen. Meer info: iphoneclub.nl
Man nog steeds haantje de voorste Het is in Nederland nog altijd slecht gesteld met de rechten van vrouwen. Dat concludeert het College voor de Rechten van de Mens in hun jaarverslag. Het aantal uitspraken over discriminatie op basis van geslacht steeg in vergelijking met 2011. Er is vooral een toename te zien in zwangerschapsdiscriminatie. Volgens het College voor de Rechten van de Mens heeft bijna de helft van de werkende moeders in 2012 te maken gehad met een ervaring rond hun zwangerschap die wijst op discriminatie. Zo werd bij meer dan een derde (38 procent) van de zwangere vrouwen die op het punt stonden een contract te tekenen, het contract gewijzigd of zelfs van een samenwerking afgezien. (Bron: ANP) <
Nieuw Groen Boekje Het duurt nog even, maar in 2015 verschijnt een nieuwe editie van het Groene Boekje. Dat heeft de Nederlandse Taalunie bekendgemaakt. De huidige editie is van 2005. Het nieuwe boekje zal geen nieuwe regels bevatten, want er is geen spellingswijziging. Wel zullen er nieuwe woorden toegevoegd worden aan de lijst. Naast Nederlandse woorden, komen er nieuwe Surinaamse en Caraïbische woorden in. Naast euro-islam, fair trade, flatscreentelevisie, mindmapping en veggiedag kom je straks dus woorden als dushi, faderen, gasbom en kets tegen. Op dit moment zijn de offline en online woordenlijst identiek. Dat verandert. Het nieuwe boekje bevat een selectie van woorden uit de Nederlandse taal en online staat de complete woordenlijst. Heb je een editie uit 2005, dan kun je die blijven gebruiken en de nieuwe woorden opzoeken via woordenlijst.org. (Bron: Rendement Uitgeverij) <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
Opgeruimd de zomer in: tien tips
Niets zo heerlijk als de deur van een kantoor dat compleet aan kant is achter je dichttrekken. Met deze tien tips zorg je dat je opgeruimd de zomer in gaat. 1. Regeren is vooruitzien. Kijk wanneer je laatste werkdag is en reken terug hoeveel weken dat nog zijn. Maak een lijstje: welke drie dingen moeten zéker nog gebeuren voordat je weggaat? Houd ook rekening met langlopende projecten, waarvoor je misschien al dingen in gang kunt zetten. 2. Geef het beestje een naam. Kijk rond op je werkplek en in je kamer: wat is achterstallig archiveerwerk, uitzoekwerk, sorteerwerk? Bepaal wat je wilt dat er gebeurt vóór je vertrek en geef het ook prioriteiten. 3. Manage elkaars verwachtingen. Wat verwacht je manager in zijn of haar vakantietijd van je qua bereikbaarheid en taken? Misschien dat je het in bepaalde opzichten rustiger krijgt als je manager weg is, maar misschien vang je wel telefoon of taken op van een of meerdere collega’s. 4. Mest je werkplek uit. Al pak je één bakje of la per dag aan: doe iets! Sorteer wat er ligt en stel diagnoses. Is het archiveerwerk? Moet het ergens heen? Kan het weg? 5. Begin ruim van tevoren met je overdracht. Denk niet dat je dat beter de laatste dag kunt doen omdat je dan actueler bent; het scheelt je veel tijd als je alleen wat puntjes op de i hoeft te zetten op zo’n hectische dag. 6. Meld je af bij nieuwsbrieven. Maak een lijstje van je afmeldingen en zet in je agenda dat je een maand na terugkeer van vakantie kijkt welke je écht hebt gemist. Voor die nieuwsbrieven meld je je weer aan. 7. Maak een lijstje voor rustige tijden. Afhankelijk van je branche en de bezetting van je organisatie kan het zijn dat zomertijd betekent dat je tijd krijgt voor dingen die al lang op de plank lagen. Als je zomaar opeens drie uur over hebt, wat zou je dan als eerste aanpakken? 8. Pas op voor uitlopers. Heb je twee weken voor je vertrek bepaalde overleggen, dan kunnen daar acties uit voortvloeien: het monitoren van de voortgang van zaken of het maken van verslagen en besluitenlijsten. Ook dat kost tijd, houd daar rekening mee. 9. Spreek dezelfde taal als je vervanger. Wat betekent ‘jou vervangen’? Zijn je taken zo veel mogelijk gedaan of is ‘vervangen’ in andermans woordenboek ‘stapeltjes maken van je ongeopende post’? Zorg dat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan. 10.Gebruik de hooivork bij het uitmesten van je mailbox bij terugkeer. Natuurlijk had je een auto-reply aan staan (toch?). Maar de ontelbare mails die binnenkwamen, groepeer je op afzender, en dan begint het: scannen van alle mails, deleten/bewaren/doorsturen/ naar een mapje ‘actie’ slepen - en door. Liefst in blokken per afzender; dat ruimt lekker op. Begin ook bij de oudste mails - zo voorkom je dat je achterhaalde dingen oplost! <
Door Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer. Karen geeft met haar bedrijf New Broom trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is trainer bij Management Support en licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Ook geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. New Broom is lid van de Nederlandse Vereniging van Professional Organizers (NPBO).
5
SIGNAAL
Stress? Neem een stuk pure chocolade! Polyfenolen, een bestanddeel van pure chocolade, maken je kalmer en gelukkiger, zo blijkt uit recent onderzoek. Ze komen van nature voor in planten. Deze stoffen verlagen het niveau van oxidatieve stress, een product van de stofwisseling dat in verband gebracht wordt met verschillende ziekten. Deze stof biedt ook tal van psychologische voordelen. Mooi bijkomstigheid, die positieve effecten. Maar chocola blijft toch vooral erg lekker... (Bron: goedgevoel.be) <
App bepaalt je werktype Hoe ga jij om met Het Nieuwe Werken? Is het eigenlijk wel geschikt voor jou? Platform Over Het Nieuwe Werken heeft samen met Vakmedianet en Qidos een app gelanceerd. Hiermee kun je in drie snelle stappen bekijken hoe geschikt jij bent voor Het Nieuwe Werken: 1. Download de app OHNW (Over Het Nieuwe Werken). 2. Breng je profiel in kaart aan de hand van een korte test. 3. Krijg tips die specifiek op jou van toepassing zijn. De app biedt ook nieuws en dossiers. (Bron: overhetnieuwewerken.nl) <
Vloeistof in handbagage Vanaf 31 januari 2014 mogen vliegtuigpassagiers binnen de EU weer grotere hoeveelheden van bepaalde vloeistoffen meenemen in de handbagage. Het gaat om zaken als babyvoeding, medicijnen en dieetproducten. Ook dranken, gels en parfums mogen dan weer mee. Speciale scanners gaan namelijk vloeibare explosieven in handbagage opsporen. Het was eigenlijk de bedoeling de regels al in april 2011 te versoepelen. Maar toen bleken de scanapparaten nog niet snel en betrouwbaar genoeg. Tegen 2016 zou het huidige verbod helemaal verdwenen moeten zijn. <
6
Niet-opdringerig netwerken De kenniseconomie draait niet om wat je weet, maar om wie je kennissen zijn. Drie tips om je netwerk uit te breiden. 1. Stap uit de comfortzone Netwerken is een kwestie van ontdekken. Lastig misschien, maar op iemand afstappen blijft de belangrijkste les. Bedenk: de ander vindt het ook interessant om nieuwe mensen te leren kennen. Als je ergens heengaat waar je iedereen al kent, kun je net zo goed thuisblijven. 2. Help de ander Probeer geen visitekaartjes te verzamelen en deel ze ook niet uit. Stel liever open vragen. Vraag niet: ‘Wat doe je zoal in het dagelijks leven?’ Dan zeggen mensen alleen iets als: ‘Ik ben accountant.’ Vraag liever: ‘Wat heeft je deze week beziggehouden?’ Deze aanpak levert niet alleen interessantere gesprekken op, maar ook echt een kans de ander te helpen. 3. Ga niet fladderen Denk niet te snel dat een contact niets zal opleveren. Besef dat een netwerkbijeenkomst niet is bedoeld om álle gasten te spreken, maar om een paar goede relaties op te doen. (Bron: Jochem Klijn van Netwerken.nl)
Geen balans? Ongezond! Wanneer de balans tussen werk en privé doorslaat in het voordeel van het werk, versterkt dat de ongezonde gewoontes van werknemers. Dat blijkt uit onderzoeken van de Indiana University School of Public Health-Bloomington naar de impact die de werkomgeving en financiële stress hebben op de gezonde keuzes die werknemers maken. Het blijkt bijvoorbeeld dat rokers ook thuis meer roken wanneer ze een conflict op hun werk hebben. Overigens blijkt bij met name vrouwen het omgekeerde ook waar te zijn: ze roken meer op het werk wanneer ze thuis ruzie hebben. Bovendien is het zo dat werknemers met de meeste financiële stress, het minst geneigd zijn om te stoppen met roken, gezonder te eten of meer te sporten. ‘Er is steeds meer bewijs dat een negatieve werk-privébalans aanleiding is voor ongezond gedrag. Werkgevers die vitaliteitsprogramma’s aanbieden, moeten daarmee rekening houden. Of ze nou proberen om werknemers meer te laten sporten, gezonder te laten eten of te laten stoppen met roken’, zegt onderzoeker Jon Macy. (Bron: pwdegids.nl) <
Collega hond De Duitse dierenbescherming voert actie voor het recht om honden mee te nemen naar de werkplek. Dat is in veel bedrijven nu nog verboden, terwijl de viervoeters juist goed zouden zijn voor de werksfeer. Werkgevers zijn opgeroepen op 27 juni mee te doen aan een proef tijdens de actiedag ‘Kollege Hund’ (collega hond). Vanuit de politiek krijgen de actievoerders steun. Twaalf parlementariërs hebben zich voor de Bondsdag laten fotograferen met hun hond en eisen het recht op het huisdier mee te nemen naar hun werkplek. Tot nu toe staat de Bondsdag dat alleen toe aan blinde medewerkers met een geleidehond. De SPD-parlementariër Silvia Schmidt geeft toe dat zij het verbod soms ontduikt en haar schoothondje Ribby het Rijksdaggebouw binnensmokkelt in haar handtas, aldus de krant Süddeutsche Zeitung. Het initiatief om het huishoudelijk reglement van de Bondsdag te wijzigen, maakt veel los op sociale media in Duitsland. ‘Mogen parlementariërs die chimpansees houden die straks ook meenemen naar de werkplek?’, vraagt iemand zich af. ‘Als het huisdierenverbod wordt opgeheven, mag immers niet worden gediscrimineerd.’ (Bron: ANP) <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
SIGNAAL
Werkplek met daglicht maakt gezonder Mensen die werken op een plek met veel daglicht bewegen meer, slapen langer en hebben een hogere kwaliteit van leven dan werknemers die op een donkere kamer werken. Dat blijkt uit onderzoek van de Northwestern University in Chicago, zo meldt Gezondheidsnet. Het lijkt erop dat daglicht zorgt voor minder lichamelijke problemen, meer energie, een hogere slaapkwaliteit en een over de hele linie beter functioneren tijdens de dag. Mensen die werken in een kantoor met ramen krijgen 173 procent meer daglicht en slapen gemiddeld 46 minuten per nacht langer in vergelijking met mensen die werken in een kantoor zonder ramen.
Handige links Werk je harder dan eigenlijk gezond is voor je? Kom erachter met de gratis test van Psychologie Magazine. Vul je de lijst in, dan werk je ook nog eens mee aan wetenschappelijk onderzoek: www.psychologiemagazine.nl < Heb je even wat tijd, zo’n 12 minuten? Bekijk dan deze interessante video waarin drie (virtuele) secretaresses aan het woord komen over hun manier van werken: http://www.youtube.com/watch?v= c30EnrNkXrg&feature=youtu.be
Meer info: facto.nl <
Loonverschil tussen mannen en vrouwen nog niet kleiner Vrouwelijke managers verdienen gemiddeld 18,2 procent minder dan hun mannelijke collega’s. Dat blijkt uit de Loonwijzer/Monsterboard Wage Index. Ongeacht de beroepsgroep verdienen vrouwen gemiddeld minder dan mannen en de verschillen blijven al jarenlang stabiel. Bij laaggeschoold werk is het verschil meestal kleiner dan in de hogere beroepen. Vaak ontstaat het verschil op het moment dat vrouwen kinderen krijgen en minder gaan werken of helemaal stoppen met werken. Paulien Osse, onderzoeker en oprichter van Loonwijzer, legt uit dat het voor vrouwen moeilijker is om promotie te maken als ze minder werken. Zelfs als de moeders later weer fulltime gaan werken, is die opgelopen achterstand volgens Osse nauwelijks meer in te halen. Maar het maakt wel uit hoeveel uren iemand maakt. Het verschil in uurloon van iemand die 28 uur per week werkt en een fulltimer, is niet heel groot. Uitzondering op de regel van loonverschillen vormen vrouwelijke managers in de toerismebranche en administratief medewerkers in de marketing. Zij verdienen gemiddeld juist meer dan mannen. (Bron: Nuzakelijk) <
Ik-ik-jij Feedback is onmisbaar als je met anderen samenwerkt. Hier volgen enkele tips hoe je goede feedback geeft volgens de zogenoemde ik-ik-jij-methode: • Ik zie/merk dat… [Beschrijf hier het gedrag: wat heb je precies gezien/gehoord?] • Ik vind daarvan…/Dat komt op mij over… [Effect van dit gedrag op jou: waar heb je last van?] • Herken je dat? Klopt dat? [Zoek toenadering tot de ander en vraag herkenning; als de ander in de verdediging schiet, ga dan terug naar stap 1 en 2.] • Vraag om ander gedrag. [Wat is je wens?] <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
Voor enkele handige communicatielessen, van radio-interviews geven tot het opstellen van een persbericht: http://www.brandsma.nl/lessen.htm Lees hier van alles over lichaamstaal: gezichtsuitdrukking, houding, ogen. En doe meteen een paar leuke testjes: http://www.lichaamstaal.nl Op zoek naar tools, tests en checklists over communicatie? Je vindt ze op: http://www.thema.nl/verdieping/ communicatie Nog niet genoeg? Op deze verzamelsite vind je tips en verwijzingen naar boeken, checklists, tests en trainingen op het gebied van, jawel, communicatie: http://www.lerencommuniceren.nl/ We communiceren wel de hele dag, maar of het ook altijd goed gaat? Kijk eens bij de training Bewust mondeling communiceren! http://www.managementsupport.nl/ opleidingen Eens wat anders met je vakantiefoto’s of kiekjes van de zomerbarbecue op het werk? Kijk dan eens op: www.picmonkey.com Het is nu hartje zomer, maar wellicht staat er een stagiaire op de stoep in het nieuwe (school)jaar? Kijk voor tips op: http://www.ecabo.nl
7
PERSOONLIJkE ONTwIkkELING
Word jij Virtual Assistant van het jaar 2013?
Doe mee en win een Award Steeds meer secretaresses en managementondersteuners werken op afstand voor hun baas of opdrachtgever. Door de technische ontwikkelingen wordt dit steeds gemakkelijker en normaler. Het vergt echter wel een flinke uitbreiding van vaardigheden, competenties en vakkennis. Een goede VA ben je niet zomaar. Management Support is op zoek naar de beste virtuele assistent van het jaar! Misschien ben jij dat wel? Tekst Marjo van Lijssel
Tijdens Management Support Live op 3 en 4 oktober wordt de Award voor de beste VA uitgereikt door Marianne Sturman, eigenaar van Moneypenny, een uitzendbureau voor Virtual Assistants. ‘Ik ben blij verrast dat de functie van de VA in de lift zit door de invoering van Het Nieuwe Werken’, vertelt ze. ‘Toen ik in 2000 het concept virtueel werken voor secretaresses in Nederland introduceerde, zag niemand er heil in. Nu maken steeds meer organisaties er gebruik van. Dat is een goede ontwikkeling, want tijd- en plaatsonafhankelijk werken vergroot de arbeidsparticipatie. Voor werkgevers is het ook interessant. Zij kunnen kleine banen creëren, van enkele uren per week. Bovendien werkt een VA productiever.’ ‘Alleen opdrachten die ik leuk vind’ Iedere virtuele managementondersteuner kan zichzelf opgeven voor de Award via de website van Management Support, www.managementsupport.nl. Een deskundige jury zal beoordelen wie de winnaar wordt. En die eer krijg je natuurlijk niet zomaar in je schoot geworpen. ‘De VA heeft een vak apart’, volgens Marianne Sturman. ‘Je moet een vakbekwame managementondersteuner zijn, weten hoe je jezelf zichtbaar maakt in een virtuele omgeving, goed snappen hoe communicatie werkt tussen mensen, proactief zijn en alle online tools kennen en beheersen.’ Vorig jaar ging de Award voor beste Virtual Assistant naar de Belgische Céline Vroman. Een hele prestatie, want België loopt op het gebied van virtueel werken vijf jaar achter op Nederland. ‘Belgen zijn conservatiever dan Nederlanders, weet de winnares van 2012. ‘Zeker als het gaat
8
om secretaressefuncties. In België werken secretaresses voor een baas. Die baas vindt dat zijn secretaresse naast hem hoort te zitten.’ Ondanks de gereserveerdheid tegenover Het Nieuwe Werken, runt Céline Vroman sinds twee jaar succesvol haar vennootschap Virtual Assistance. ‘Voorheen werkte ik in vast dienstverband, maar elke keer was ik mijn job na anderhalf jaar beu. Nu heb ik veel afwisselende opdrachten. Intussen zijn er tien freelance secretaresses voor Virtual Assistance aan de slag. Een opdracht die mij persoonlijk minder aanspreekt is voor een collega dan weer een uitdaging en zo blijft de zakelijke bal rollen.’ Op afstand in vaste dienst In België ziet Céline langzaam een toenemende interesse ontstaan bij opdrachtgevers om administratieve en secretariële taken virtueel uit te besteden. Niet voor al haar klanten werkt ze volledig op af-
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
PERSOONLIJkE ONTwIkkELING
Marianne Sturman
stand. Simpelweg omdat ze daar nu nog niet klaar voor zijn. ‘Maar het is wel mijn missie om hen mee te nemen en te laten zien dat het wel kan. Er is zoveel voorhanden op internet om een administratie en secretariaat volledig in de cloud te voeren. Ik heb handleidingen geschreven voor mijn freelance secretaresses en klanten, bijvoorbeeld om hen te leren hoe ze kunnen werken met drop box en elektronisch factureren. Het is de VA die de klant moet uitleggen hoe het werkt en niet omgekeerd.’ Veel mensen denken dat Virtual Assistants vooral werken op freelance basis. Dat is een fabel. Jamila Benjadi is VA in vaste dienst. Ze werkt als Personal Assistent voor drie managers, virtueel en fysiek. ‘Een ideale combinatie’, vindt ze. ‘Het Nieuwe Werken zorgt voor flexibiliteit en vrijheid. Ik ben niet meer gebonden aan tijd, mensen en een locatie. Zonder mijn laptop en telefoon ben ik natuurlijk nergens. Die neem ik dus altijd mee op pad. Dan kan ik overal mijn werk uitvoeren.’ Jamila heeft geen vaste werkplek. De ene dag werkt ze thuis, de andere dag op kantoor in Amsterdam of Lelystad. ‘Ik ben geen negentot-vijfwerker. Dat past niet bij mij. Meestal ben ik ’s morgens vanaf
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
half acht online en ga ik ’s avonds rond tien uur weer offline. Binnen die tijd doe ik van alles, zoals werken, koken en voor mijn zoontje zorgen. Dat kan kriskras door elkaar heen lopen.’ Volledige vrijheid Het is niet zo vreemd wanneer je manager sceptisch tegen een virtuele secretaresse aankijkt. Het vereist immers een enorme vertrouwensband. De VA moet doen wat ze belooft en houdt zich stipt aan de afgesproken deadlines. Bij Het Nieuwe Werken gaat het om kwaliteit leveren in plaats van aanwezig zijn op kantoor. ‘Daar is veel vertrouwen voor nodig van je leidinggevende’, weet Jamila uit ervaring. ‘Ik krijg de volledige vrijheid. Zij vertrouwen blind op mij. Dat zorgt voor een hechte band met mijn managers. Ik heb via mijn mobiele telefoon bijvoorbeeld toegang tot al hun inkomende mail. Als ik op zaterdagmiddag bij mijn ouders in Enschede ben en ik zie een belangrijk bericht voorbijkomen, dan kan ik direct adequaat reageren. Ik heb daar alle bevoegdheid toe.’ Om het onderlinge vertrouwen te versterken is het belangrijk dat je als VA je zichtbaarheid blijft managen. Dat kan door af en toe fysiek af te spreken met je manager of
9
(advertentie)
Onze Taal: hét podium voor uw taalkennis! MAAND
Het tijdschrift Onze Taal laat elke maand zien hoe veelzijdig en boeiend taal is. Het belicht de vele kanten van het Nederlands, van actuele veranderingen tot de geschiedenis van woorden en uitdrukkingen, en van het Nederlands in de wereld tot taal in school en beroep.
SCHAP
1
AL O N Z E TA
2013
Vijf redenen om lid-abonnee te worden: van Het geheim zen le goed voor
M A A N D B L A D V A N H E T G E N O O T S C H A P O N Z E TA A L
M A A N D B L A D V A N H E T G E N O O T S C H A P O N Z E TA A L
E N O OT N HET G B L A D VA
6
11
2013
2012
Tien keer per jaar een boeiend taaltijdschrift.
cten e, veel diale Klein landj Hoe kan dat? ik ben, ben “Zo ik iets Ivo de Wijs: er” rwijz een onde se fooi geven Een Rotterdam met plaatsnamen gen Uitdrukkin
Gratis taaladvies. Korting op taalboeken. De taalcanon Alles wat je altijd wilde weten over taal
Taalattracties in Europa
“Zo klein als ik ben / klim ik nu al in de pen”: rijmen op geboortekaartjes Hersenen, financiën Woorden die alleen meervoud hebben Laatste interview met taalcolumnist J.L. Heldring
Vloeiend klinken? Slordig spreken! “Het is verbazend! Wat ’n taal!” Multatuli als vlammend spreker Moet het NOS Journaal nóg natuurlijker?
Verder: praktische adviezen, taaldiscussies en grappige, leerzame taalkronkels. Vraag een proefnummer of word lid!
Taal verandert voortdurend. Onze Taal houdt voor u de vinger aan de pols!
Onze Taal versterkt de positie van onze taal. Niet duur! Voor € 34,50 per jaar geniet u van tijdschrift en alle diensten.
Geef u op via www.onzetaal.nl of bel: 070 – 356 12 20
(ook voor een proefnummer)
PERSOONLIJkE ONTwIkkELING
opdrachtgever. ‘Maar ook virtueel houd ik ze dagelijks op de hoogte’, vult Jamila aan. ‘Door te bellen en mailen.’ Hester Seelink is VA voor drie opdrachtgevers. Zij overlegt dagelijks met hen via de telefoon en skype. ‘Daarbij hoeft de videofunctie echt niet altijd aan’, zegt ze. ‘Ik maak wel vaak gebruik van teamviewer. Dat is een handige tool om schermen met elkaar te delen. Je kunt zelfs de controle even uit handen geven om de ander te laten zien wat je bedoelt. Dan zit je eigenlijk samen achter dezelfde computer, alleen vanuit twee verschillende steden.’ ‘Soms mis ik collega’s’ Hester, voorheen in vaste dienst als managementassistent bij diverse organisaties, werkt sinds een jaar als VA op uitzendbasis via Moneypenny. ‘Er zitten veel voordelen aan zo’n payroll-constructie’, vertelt ze. ‘Ik hoef zelf geen acquisitie te doen en kan gewoon reageren op openstaande functies. Ik factureer zelf ook niet. Al die administratieve rompslomp waar je als zzp’er mee te maken krijgt, wordt me uit handen genomen. Ik wilde niet meer buitenshuis werken omdat ik een kind heb. Nu zit ik gewoon thuis achter mijn computer.’ Een goede VA is volgens Hester flexibel. ‘De hoeveelheid werk fluctueert namelijk nogal. Gemiddeld werk ik per opdrachtgever 20 uur in de maand. Het werk is dan echt niet netjes verdeeld. Vaak is het hollen of stilstaan. Daar moet je wel tegen kunnen.’ Nieuwsgierigheid naar nieuwe virtuele tools is een andere belangrijke eigenschap die je moet hebben. Je kunt lid worden van verschillende forums voor VA’s. Heel handig om nieuwe ideeën op te doen. ‘Het enige nadeel van virtueel werken is dat eenzaamheid op de loer
ligt’, merkt Hester op. ‘Daarom bouw ik ook bewust ruimte in voor telefoongesprekken met collega’s of opdrachtgevers. Grotendeels gaat het dan over werk, maar er zitten ook momenten bij waarop je even kan vertellen hoe je weekend was of wat je deze zomer gaat doen. Ik wil een opdrachtgever ook altijd fysiek ontmoeten voordat ik voor hem of haar ga werken. Er moet eerst een wederzijdse klik zijn. Dat is voor mij een voorwaarde.’ Op kantoor Céline Vroman werkt zelfs bewust voor één opdrachtgever op kantoor in plaats van virtueel. ‘Ik ga er dan lekker op de fiets naar toe. De werkzaamheden die ik daar verricht, kan ik gemakkelijk op afstand doen. Maar ik vind het prettig om af en toe een collega te hebben die je echt ziet. Een ander voordeel is dat er dan een begin en een einde aan mijn werkdag zit. Mijn man is ook zelfstandige, dus werktijden hebben we niet. Dat komt gelukkig vooral omdat we ons werk zo ontzettend leuk vinden.’ <
TOp 5-TipS VOOr DE VA 1. 2. 3. 4.
Maak jezelf zichtbaar in een virtuele omgeving. Blijf communiceren. Wees nieuwsgierig naar nieuwe tools. Spreek ook af en toe fysiek af met je manager of opdrachtgever. 5. Kies de rechtsvorm die bij jou past.
Céline Vroman (foto: Michiel Hendryckx)
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
11
SAMENwERkEN
Overtuigend communiceren op afstand
Manage de verwachtingen We leven en werken in een maatschappij van ‘clouds’, ‘whatsapp’ en iPads. Steeds meer informatie-uitwisseling vindt plaats via telefoon, mail, intranet en social media. Hoe communiceer je op afstand zo overtuigend mogelijk, zodat je de vaart in je werk kunt houden en de kwaliteit levert die je wilt leveren? Geef je een ander vaker zijn zin dan je eigenlijk wilt? Dan kan dit artikel je weleens van pas komen. Tekst Gerda Bos*
Laten we beginnen met een voorbeeld. Irene werkt al jaren als secretaresse bij een organisatie die audits uitvoert bij andere bedrijven. Geïnteresseerd als ze is, vraagt ze aan iedere auditeur hoe het met hem is, hoe het met zijn zieke dochter is en of ze nog iets voor hem kan doen. Ze is de spil van het bedrijf en weet meer dan menig manager. Helaas voor Irene is er behoorlijk wat veranderd in haar werkomgeving. Sinds de invoering van Het Nieuwe Werken is het stil geworden op kantoor. Veel auditeurs schrijven hun rapportages en offertes tegenwoordig thuis. Ze is haar rol als spil kwijt. En nu belt Georges en dwingt haar al haar werk neer te leggen om snel een offerte te maken… Vroeger ging het echt anders! Nieuwe situaties vragen om ander gedrag. Als je elkaar bijvoorbeeld door Het Nieuwe Werken minder vaak ziet, gaan de relationele praatjes tussendoor mogelijk verloren en vergeten managers misschien wel om je tijdig te informeren over extra workload, waardoor je planning in de soep de loopt. Dat vraagt dus van jou als managementondersteuner ander gedrag. Je moet bijvoorbeeld duidelijk maken wat je wel en niet kunt doen binnen een bepaalde tijd. Waar doe je het voor? Belangrijk is dat je weet waar je het allemaal voor doet. Welk doel wil je bereiken met je werk? Wil je je werk netjes af hebben en je manager zo goed mogelijk ondersteunen? Wat heb jij nodig om goed werk af te leveren? Hoeveel tijd kost het je een offerte klaar te maken? Hoeveel tijd heb je nodig om de vergaderstukken klaar te maken en te verzenden? Hoe snel kun je een afspraak voor een van
TraininG Gerda geeft op 24 september de eendaagse training Overtuigend communiceren op afstand. Tijdens deze training komen, naast verwachtingen managen, onderwerpen aan de orde als: leiding nemen in telefoongesprekken, omgaan met lastige types, verschillende communicatiestrategieën inzetten, helder en eenduidig communiceren en grenzen stellen. Kijk voor meer informatie op managementsupport.nl/opleidingen.
12
je managers regelen of een ticket boeken? Houd er rekening mee dat je tussendoor regelmatig onderbroken zult worden door telefoontjes en dat de mensen met wie je een afspraak probeert te maken vaak slecht te bereiken zijn. Als je weet hoeveel tijd werkzaamheden kosten, kun je de verwachtingen gaan managen. Te hoge verwachtingen Je kunt iemand alleen maar teleurstellen als hij een hogere verwachting van je dienst heeft dan jij biedt. Dus als je niet wilt dat anderen teleurgesteld zijn, moet je hun verwachtingen managen. Denk maar aan het Sinterklaascadeau van vroeger. Als iedereen grote cadeaus kreeg, verwachtte jij ook een groot cadeau. En als je werkgever zegt dat het slechte tijden zijn, verwacht jij niet dat je een groot kerstpakket krijgt. Dat wat je ziet of hoort, maakt dat je je verwachtingen bijstelt. Maar hoe zit het dan als je wel moppert, maar toch altijd zorgt dat het werk op tijd gedaan is? Welk signaal geef je af? Welke verwachting zend je uit? Ongewild ben je onderdeel van het probleem. Jij creëert de verkeerde verwachtingen. En ze vinden je misschien nog wel een mopperkont ook, terwijl je zó hard werkt om de boel op tijd klaar te krijgen. Hoe manage je verwachtingen? Geef duidelijk aan welke werkzaamheden je doet, hoeveel tijd het duurt voor je het af hebt en hoe je het aangeleverd wilt hebben. Irene uit het voorbeeld zou voor offertes bijvoorbeeld kunnen melden dat ze graag offertes redigeert, narekent en naar de klant mailt, maar dat ze dan 48 uur nodig heeft om de offerte door te sturen naar de klant. Als Georges dat weet, wacht hij misschien niet meer tot het laatste moment met aanleveren. Omdat hij weet dat Irene ook nog tijd nodig heeft voordat de offerte naar de klant gaat. Zoals je zult begrijpen manage je verwachtingen niet alleen mondeling. Je schrijft ze op, overlegt persoonlijk of per mail over de haalbaarheid van je voorstel en je maakt afspraken over uitzonderingen op de regel. Daarna mail je iedereen de gemaakte afspraken. Valkuil Ja, je hebt het helemaal voor elkaar. Iedereen weet wat ze van je mogen verwachten en toch is daar de mail van je manager dat je deze spoedklus echt NU moet doen. Dit beleidsstuk moet nageke-
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
SAMENwERkEN
ken worden op taalfouten en of je ook nog een paar dossiers wilt checken, zodat alles wat in het beleidsstuk staat klopt. En als rasechte dienstverlener leg je je werk opzij en gaat aan de slag… Wacht even! Niet doen! Welk signaal geef je nu af? Ja, inderdaad. Dat afspraken er zijn om je niet aan te houden, als er maar een gevoel van urgentie speelt. Dus volgende keer denkt je manager dat je voor haar wel een uitzondering maakt. Je hebt de verkeerde verwachtingen gecreëerd. nee is nee Je vraagt je af hoe je je manager laat weten dat je de spoedklus niet tussendoor gaat doen. Voorzichtig begin je je mail: ‘Ik weet niet zeker of het me gaat lukken om deze klus direct te doen...’ Wat zou je manager denken als zij dit leest? Ze kent je als een doortastende aanpakker, dus heeft ze er alle vertrouwen in dat het je wel gaat lukken. Zo niet meteen, dan toch straks. Dat wil je niet, dus je moet de boodschap anders formuleren. Je begint opnieuw: ‘Beste Erica, zoals je weet maak ik graag je beleidsstuk klaar. Ik zorg dat de heer Jansen morgen om 15.00 uur het stuk in zijn mailbox heeft. Mocht je het toch eerder willen mailen, dan adviseer ik je iemand anders te vragen je te helpen.’ Ik vermoed dat deze tekst veel duidelijker maakt wat je wel en niet kunt doen voor Erica. En als je Erica toch je hulpvaardigheid wilt laten zien, kun je ook mailen dat jij de taalfoutencheck wel wilt doen, maar dat ze dan zelf de dossiers moet checken, want dat je dat zo snel niet gaat lukken.
rekening lijkt te houden met haar. Stel dat de helft van de collega’s zich gedraagt als Georges, dan zou Irene voortdurend stress ervaren. In het ergste geval zou ze steeds vaker fouten maken, het overzicht op haar werk kwijt raken, ziek worden of een andere baan zoeken. Dat is niet in het belang van de organisatie waar Irene werkt, want Irene is goed ingewerkt en doet haar werk prima. Hoe het afliep Irene heeft zich gerealiseerd dat zij nog steeds de spil kan zijn in haar werk. Regelmatig pakt ze de telefoon en belt ze met de auditeurs om na te gaan waar ze de komende week zijn en wanneer ze goed te bereiken zijn. Ze heeft aangegeven welke termijnen ze hanteert om werk voor hen te kunnen doen. Ze heeft dapper haar grenzen bewaakt als Georges toch probeerde onverwacht iets gedaan te krijgen dat veel tijd kostte. Ze heeft voet bij stuk gehouden. Behalve die ene keer toen het om een noodsituatie ging. Inmiddels houdt ook Georges zich aan de afspraken. En natuurlijk vraagt Irene tijdens een telefoontje of mail ook meteen of de kleine van Doreen al doorslaapt en of Saskia’s man inmiddels een baan heeft… <
anderen teleurstellen? Veel mensen zijn bang niet aardig gevonden te worden of niet gewaardeerd te worden als ze niet doen wat anderen verwachten. Daarom passen ze zich voortdurend aan aan de eisen en wensen van anderen. Het gekke is dat anderen vaak minder van je verwachten dan jij denkt. Ze willen best rekening houden met wat je wilt en kunt bieden. Alleen moet je hen dan wel informeren over wat je te bieden hebt. Zelf verwachtingen managen voorkomt dus teleurstellingen en levert je meer grip! Hoe overtuig je anderen? Om overtuigend verwachtingen te managen is het handig om in te spelen op zaken die jullie allemaal belangrijk vinden. Zo is je manager eerder bereid wachttijd te aanvaarden als je daardoor vriendelijker kunt zijn tegen klanten of als er daardoor foutloze brieven de deur uitgaan. Of misschien ben je vrolijker als je niet steeds spoedzaken hoeft af te handelen of hou je meer tijd over voor onverwachte zaken als je rest van je werk goed kunt plannen. We kijken weer even naar Irene. Sommige auditeurs leven hun rapportages en offertes ruim van tevoren aan. Ze begrijpen dat Irene graag haar eigen werkvolgorde bepaalt en dat zij voor meer mensen werkt dan voor hen alleen. Georges is een ‘lastminute man’, die op het laatste moment zijn stukken aanlevert en overal een spoedzaak van maakt. Als Irene regelmatig haar werk moet onderbreken voor zijn spoedzaken, moet ze anderen teleurstellen die hun zaken keurig op tijd hebben aangeleverd. Als Irene stress ervaart en alles tegelijk moet doen, maakt ze meer fouten en wordt ze prikkelbaar. Het is dus in het belang van alle collega’s dat ze haar eigen planning kan volgen. Irene kan dus uitleggen aan Georges dat zij meer fouten maakt in offertes en auditrapportages als hij overal een spoedzaak van maakt. Ook neemt haar plezier om hem te helpen af, omdat hij geen
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
*Gerda Bos is trainer, coach & psycholoog. Ze heeft veel kennis en ervaring rondom de thema’s communicatie, leiderschap, samenwerken, veranderen, zelfmanagement en loopbaanontwikkeling. Ook schreef ze een aantal artikelen over deze thema’s en de door haar ontwikkelde LEF-methode. Gerda daagt je op prettige wijze uit om jezelf te ontwikkelen in je werk. (www.coachzoetermeer.nl)
13
cOMMUNIcEREN
Zorg dat ze je horen
Do’s en don’ts van communicatie De secretaresse van nu is onvergelijkbaar met haar collega van vijftig jaar geleden. Toen was het: mond houden en doen wat je gezegd wordt. Tegenwoordig verwachten managers dat je ook inhoudelijk je bijdrage levert en is het prima als je je mening geeft. Wat zijn de do’s en don’ts in communicatie voor een managementondersteuner? Tekst Karen Visser
Je communiceert de hele dag door, of je wilt of niet: je zendt een boodschap – verbaal of non-verbaal. Het is daarbij belangrijk dat je je bewust bent van wat je uitstraalt en wat je zegt. Pas dan kun je spreken van een communicatiestrategie en kun je met behulp van communicatie je doelen realiseren. Communicatiehandreikingen Hierna volgen vijf handreikingen die je kunnen helpen om je communicatiestrategie vorm te geven. 1. Geef jezelf een podium In het samenwerken met je leidinggevende is het nodig dat je laat zien dat je een eigen mening hebt en niet bang bent om die te geven. Kies wel de juiste momenten en podia om je mening te ventileren; bij de aandeelhoudersvergadering van je bedrijf kun je minder ruimte verwachten dan bij een personeelsbijeenkomst. De allereerste plek voor je mening is in overleggen met je leidinggevende. Zo kun je toetsen in hoeverre jullie visies overeenkomen en verschillen. Een managementondersteuner hoeft niet te papegaaien wat haar manager roept; daarin toon je geen meerwaarde. Staan jullie meningen haaks op elkaar, dan zul je wel water bij de wijn moeten doen – er komen momenten dat je zijn of haar visie moet kunnen verdedigen of toelichten. 2. Bereid ingewikkelde gesprekken voor De klassieker is je functioneringsgesprek of het gesprek waarin je salarisverhoging wilt vragen. Daarnaast zijn er ook gesprekken die ingewikkeld worden omdat je iemand iets gaat vertellen wat die ander niet wil horen, of niet wil gaan doen. Zoals een collega die haar agenda volledig moet omgooien of een leverancier die niet langer op je lijst van preferred suppliers staat. Zorg dat je vooruit denkt vanuit het belang van de ander. Het helpt enorm wanneer je jouw belangen en die van de ander op een rij zet
14
en vergelijkt. Welk resultaat wil je bereiken en wat is je absolute ondergrens? Welke tegenwerpingen verwacht je en met welke argumenten kun je die pareren? 3. Bepaal welke communicatiestijl hier handig is Er bestaan ruwweg twee stijlen. Ten eerste een inlevende/vrouwelijke stijl, waarin veel aandacht is voor het proces en de goede samenwerking. De relatie met de ander staat hierin voorop. Daar tegenover staat de overtuigende/mannelijke stijl, die gebruikmaakt van logische argumenten. Hier staat de inhoud centraal – de relatie een stuk minder – en is het de norm om een hoge mate van assertiviteit te laten zien. Welke stijl je kiest, hangt af van je gesprekspartner en waar die gevoelig voor is. Daarbij is ook de langetermijnrelatie een factor: hoe vaak moet je nog met deze persoon door één deur kunnen? 4. Leer goed vragen te stellen Betrouwbare informatie is essentieel bij een goede communicatie tussen twee mensen. Stel dus open vragen – vragen die niet met ja
WisT je DaT... … de eerste indruk die mensen van je boodschap krijgen voor 93 procent is gebaseerd op hoe je iets zegt en hoe je eruit ziet, en maar voor 7 procent op de inhoud van wat je zegt? … de toonhoogte van mannen 0,5-0,9 octaaf lager is dan die van een vrouw en ze veel minder vaak een vragende toon aanslaan? … vrouwen zich vaker dan mannen bedienen van verkleinwoorden (beetje, dingetje) en versterkingswoorden (heel, ontzettend) en vaker zinsconstructies maken die wijzen op mogelijkheden (zou best kunnen, eventueel mogelijk) in plaats van op verplichtingen (dat is zo, het staat vast dat)?
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
cOMMUNIcEREN
spreksstijlen kunt inzetten. We benoemen kort de vijf meest gangbare stijlen en hoe je die kunt gebruiken om een gesprek voor jezelf goed te laten verlopen. 1. Wegbewegen Wat is het? Dat is bijna letterlijk te interpreteren: je neemt afstand, gaat weg uit het gesprek. Wanneer doen? Zeker in heftige gesprekken of conflictsituaties kan het goed zijn om even een stapje terug te doen door het gesprek te stoppen of over te stappen op iets anders. Een time-out, zogezegd. Los van conflicten is het ook een verstandige stijl als je (nog) niet voldoende informatie hebt om een besluit te nemen of wanneer het probleem eigenlijk te triviaal is. 2. Tegenbewegen Wat is het? Een vrij dwingende gespreksstijl. Hiermee druk je je eigen visie of wens door. Je stelt eisen, en indien nodig verbind je er zelfs sancties aan. Wanneer doen? Deze stijl is nodig wanneer het past bij de gezagsverhoudingen (jij bent de deskundige, de beslisser) of wanneer een situatie helemaal uit de klauwen loopt. Tijd om in te grijpen! 3. Gelijk op bewegen Wat is het? De meest democratische variant… Hiermee bouw je een gemeenschappelijke visie op en houden beide partijen ook elkaars belang in het oog. Niemand drukt zijn eigen zin door, maar je streeft met elkaar naar een resultaat waar iedereen zich in kan vinden. Wanneer doen? Wanneer een goede uitkomst voor jullie beide even belangrijk is, zet je deze stijl in. Hiervoor is niet altijd ruimte, maar als beide gesprekspartners evenveel macht en deskundigheid hebben op een bepaald onderwerp, is het vaak wel de beste keus. of nee te beantwoorden zijn, maar waar meer toelichting nodig is. Voorkom ook vragen waarin je oordeel al verwerkt is: ‘Jij vond dat plannetje zeker ook vrij nietszeggend?’ Vraag door op onduidelijkheden. Het kan nuttig zijn om de laatste kernwoorden van de zin van de ander te herhalen; dat stimuleert iemand om voort te borduren op een uitspraak. Een voorbeeld: je manager zegt ‘Ik verwacht bij de conferentie die we met bedrijf X organiseren dat we vanuit de markt weerstand gaan krijgen.’ Spiegel alleen het woord terug: ‘Weerstand?’ Uitgebreider kan ook: ‘Op welke fronten verwacht je die weerstand?’ 5. Leer goed te luisteren Een goede luisteraar heeft meer dan een prima werkend stel oren. Wil je écht goed luisteren, dan is het belangrijk dat je de ander de ruimte geeft. Geen zinnen afmaken, niet opjagen… Moedig je gesprekspartner ook aan, door oogcontact te maken, te knikken of instemmende geluiden te maken. Dat laatste hoeft niet te betekenen dat je het overal mee eens bent, maar wel dat je laat zien dat je gehoord hebt wat de ander bedoelt. Gespreksstijlen Veel gesprekken hebben helemaal geen strategie nodig, of ontstaan spontaan, zodat je je er niet op hebt kunnen voorbereiden. Dan komt het aan op jouw reactie: het inspelen op wat er gebeurt en wat je hoort. In dergelijke situaties helpt het wanneer je verschillende ge-
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
4. Meebewegen Wat is het? Zoals het woord al zegt, beweeg je in dit gesprek mee met de ander. Je toont begrip voor het andere standpunt; als er meer gesprekspartners zijn, vraag je iedereen om input. Je laat je – zichtbaar – beïnvloeden door wat de ander zegt en vindt. Dat kan ook non-verbaal, onder meer door te knikken en instemmende geluiden te maken. Wanneer doen? Als een goede relatie met de ander essentieel is. Ook: wanneer je motivatie en creativiteit van de andere gesprekspartners nodig hebt, of wanneer je bewust weerstand weg wilt nemen. 5. Provoceren Wat is het? In een gesprek is provoceren eigenlijk gewoon overdrijven. Zó veel meebewegen met iemand, dat die qua argumenten met lege handen staat en zijn standpunt zelf al wat gaat relativeren. Wanneer doen? Dit kan vooral helpen als je heel veel weerstand ontmoet en de angel uit een gesprek wilt halen. Het kan mensen met zichzelf confronteren. Zeker wanneer de ander belang heeft bij het in stand houden van een probleem (lekker klagen!) kun je de situatie hiermee een zetje geven. Bij alle communicatie geldt dat de drie basisbehoeftes van een mens zijn te worden gezien, gehoord en begrepen. Kun je iemand dat gevoel geven? Dan heb je al een wereld gewonnen. <
15
zAkELIJk SchRIJvEN
25 elementaire schrijfregels
Een duidelijke boodschap Je schrijft omdat je je lezer iets te zeggen hebt. Je schrijft, dus je wilt dat je lezer begrijpt wat je bedoelt. Dat doe je door zo eenvoudig en toegankelijk mogelijk te formuleren. Hoe? Door je aan 25 elementaire schrijfregels te houden. Tekst
Cathelijne de Busser & Arjen Ligtvoet
Wie schrijft, wil gelezen worden. Je schrijft dus niet om te snoeven met moeilijke woorden en lastig te interpreteren zinnen. Integendeel. Wie schrijft, komt de lezer volledig tegemoet met een formulering die precies aansluit bij zijn wensen (regel 1), en met een boodschap die maar op één manier te interpreteren is (regel 2). Dat is de basis van de 25 schrijfregels (zie kader). Wie zich aan deze eerste twee regels houdt, past de overige 23 regels al bijna automatisch toe. Schrijf voor je lezer Wie het ook is, je lezer heeft het vre-se-lijk druk. Dagelijks wordt hij overspoeld door tientallen brieven, e-mails, mededelingen, kranten, tijdschriften en nieuwsbrieven. Je begrijpt dat jouw tekst al snel onderop de stapel verdwijnt, tenzij je de lezer écht weet te boeien. Je krijgt maar één kans. Een paar woorden. Een fractie van een seconde. Als je die verpest, verdwijnt je tekst meteen ongelezen onderop de stapel.
Kostbare tijd Jij vraagt kostbare tijd van je lezer. Daar wil hij wel iets voor terug: een tekst die precies aan zijn wensen voldoet. Niets meer en niets minder. Hoe doe je dat? Hoe schrijf je een tekst die een lezer op het lijf geschreven is? Begin maar eens met je ideeën over je lezer radicaal terug te schroeven. Je lezer is onwetend en lui. Althans, onwetender en luier dan je denkt. Jij denkt dat je lezer aan een half woord genoeg heeft? Jij denkt dat je lezer uit jouw woordenbrij precies die informatie haalt die hij nodig heeft? Jij denkt dat jouw lezer staat te springen om zich door wéér een vuistdik rapport te worstelen? Niet dus. Taalgebruik Zelfs als je denkt te weten wat je lezer wel en niet aankan, moet je toch rekening houden met die nét even andere lezer. Je schrijft een nieuwsbrief voor een groep collega’s? Dan komt die ook terecht in het postvak van de kantinedame en de algemeen directeur, die beiden geen kaas hebben gegeten van jouw afdelingsjargon. Je schrijft een e-mail aan je familie over je vakantie? Dan leest ook jouw downto-earth tante mee, die niks begrijpt van Engelse woorden als wellness, floaten en full body peelings. Je schrijft een rapport voor een groep vakgenoten? Dan zit er ook een beginnende medewerker bij, fris van het uitzendbureau, die jouw afkortingen helemaal niet begrijpt. Voor wie schrijf je? Schrijven voor de lezer stelt uiteraard voorop dat je weet wie die lezer is. Alleen dan kun je je tekst aanpassen aan zijn verwachtingen en behoeften. Bedenk eerst wie jouw tekst allemaal gaan lezen. Kies uit deze groep vervolgens de meest onwetende en neem deze lezer in gedachten: die tuttige collega, de postbode of gewoon je tante uit Ommen. Wen er maar aan dat deze lezer vanaf dat moment als een lastig duiveltje over je schouder meekijkt terwijl je aan het schrijven bent. Bij iedere keuze die je maakt, bij ieder woord dat je schrijft, fluistert dat duiveltje hinderlijk in je oor. Besluit je je onwetendheid te verbergen achter een abstracte zin als ‘een van onze missies is duurzaamheid’? Dan eist dat duiveltje concrete taal: ‘Voor huisbezoeken gebruiken onze medewerkers de fiets, om zo de uitstoot van
16
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
zAkELIJk SchRIJvEN
25 ElEmEnTairE ScHriJfrEgElS
broeikasgassen te verminderen’. Vind jij het wel zo gemakkelijk om een tekst uit een informele e-mail te gebruiken voor het jaarverslag? Dan schreeuwt dat duiveltje: stijlbreuk! Hou jij teksten lekker afstandelijk met passieve formuleringen, zoals: ‘Er wordt nagedacht over maatregelen’? Dan vraag dat duiveltje kinderlijk naïef: ‘Wíe is het die maatregelen overweegt?’ Tors dat duiveltje op je schouder niet als zware last mee, maar geniet van zijn vragen. Speel met je tekst en ga op zoek naar andere lastige duiveltjes. Laat je tekst lezen door een collega of familielid en vraag om eerlijk commentaar. Pas de tekst vervolgens aan, net zo lang tot je denkt dat je lezers volkomen tevreden zijn over het resultaat. Weet wat je wilt zeggen Schrijven doe je niet zomaar. Je wilt iets bereiken met je tekst. Je hebt een doel. Misschien wil je een potentiële klant tot kopen aanzetten, of wil je collega´s wijzen op de financiële gevolgen van de levensloopregeling. Een tekst is dus méér dan een verzameling woorden op een A4’tje of beeldscherm. Het is jouw boodschap aan de lezer. Om je doel te bereiken, moet je eerst wat voorwerk verrichten. Dat begint met het vaststellen van het doel zelf: wat moet de lezer doen nadat hij jouw tekst heeft gelezen? Wat moet hij absoluut onthouden? Het is een slecht teken als je moeite hebt om in één zin het doel van de tekst te formuleren. As jij al niet weet wat het doel precies is, hoe moet de lezer dat dan uit jouw tekst halen? Zodra je precies voor ogen hebt wat je te zeggen hebt, gaat het schrijven eigenlijk vanzelf. Op dat moment is immers volstrekt duidelijk welke informatie je wel en welke informatie je niet moet vermelden. Als jij in een rapport wilt benadrukken hoe zorgwekkend de financiële situatie van jouw afdeling is, zal je bijvoorbeeld niet snel ingaan op het geplande afdelingsuitje in een duur restaurant. Net zo min als je die tekst zult gebruiken om en passant nog even je collega te feliciteren met de geboorte van haar derde kind. Oefening baart kunst Weten voor wie je schrijft en weten wat je wilt zeggen, dat is de basis van iedere schrijfklus. Met een beetje aandacht volgen de woorden dan vanzelf. Toch kan het handig zijn om zo nu en dan eens kritisch naar je formulering te kijken. Voor je er erg in hebt, sluipt er toch weer een langdradige, nikszeggende woordenbrij in je tekst. Kies daarom wekelijks een van de 25 schrijfregels en besteedt daar de hele week extra aandacht aan. Probeer zeker niet om alle regels tegelijkertijd in je teksten te verwerken, maar werk ze stuk voor stuk door. Zodra je er eentje onder de knie hebt, ga je verder met een andere regel. Langzaam maar gestaag word je zo een betere schrijver. Je lezer zal je dankbaar zijn! < Lees achter bonuscode 0713.1 de verdieping: vijf manieren om je tekst te verprutsen! Welk type schrijver ben jij?
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
1. Schrijf voor je lezer (en doe niet aan tekstuele zelfverheerlijking). 2. Weet wat je wilt zeggen (en ga niet oeverloos zwetsen). 3. Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort (en voorkom een onlogische tekststructuur). 4. Hou je aan één stijl (en bezondig je niet aan stijlbreuken). 5. Gebruik alledaagse taal (en bezig geen archaïsmen en plechtstatige dicta). 6. Denk na over jargon (en schrap alle woorden die de lezer buitensluiten). 7. Schrijf concreet (en maak je tekst niet abstracter dan absoluut noodzakelijk is). 8. Vermijd formuletaal (en zet clichés en standaardzinnen meteen in de ijskast). 9. Schrijf korte zinnen (en maak meteen korte metten met ellenlang voortkabbelende epistels die kant noch wal raken en de lezer alleen maar afleiden van waar het in feite eigenlijk echt over gaat; je begrijpt wel waar ik op doel met deze regel). 10. Zet bij elkaar wat bij elkaar hoort (en voorkom tangcon structies). 11. Zet ‘woordwegwijzers’ in (omdat je lezer anders hopeloos verdwaalt). 12. Formuleer positief (want niet iedereen houdt van het woordje ‘niet’). 13. Vermijd voorzetseluitdrukkingen (en laat in het kader van en door middel van voortaan achterwege). 14. Voorkom lijdend leed door passieve zinnen (en vermijd zo overmatig gebruik van wordt en worden). 15. Laat werkwoorden hun werk doen (omdat het gebruik van de naamwoordstijl lastig leest). 16. Wees kritisch over Engels (want overbodig Engels is simply best wel sort of cool. Not!). 17. Vervang eufemismen (en buig je ontwijkende taal om in directe duidelijkheid). 18. Schrijf afkortingen uit (en schrap al die ontluisterende afko’s). 19. Pas op voor dodelijke bullets (en laat je opsommingen niet ontsporen). 20. Schrap overbodige woorden (want je lezer heeft echt geen tijd voor lange teksten). 21. Let op overbodige spaties (en voorkom uit een gerukte woorden). 22. Verwijder akelige voorvoegsels (en check even na of je wel duidelijk doorcommuniceert). 23. Laat onnodige achtervoegsels achterwege (want die zijn in de tekstcontext van het schrijfgebeuren overbodig). 24. Denk aan spelling en grammatica (lijdt je lezer niet af met verassende, kreatieve en hindelijke taalfouten). 25. Zorg voor een logische opmaak (zodat je lezer niet in visuele chaos ten onder gaat).
17
COMMUNITY
Management Support Live!
Ervaar de interactie! Ervaar de interactie! 3 & 4 OKTOBER 2013 HAL 5, JAARBEURS UTRECHT
LI VE! INSCHRIJVING GESTART! Tijdens Management Support Live! kun je weer deelnemen aan de 12 meest populaire workshops van Management Support. Je werkt in kleine groepen in korte tijd aan je persoonlijke ontwikkeling. Bekijk het programma, en zie waar nog plaats is. Log in op LinkedIn en zoek bij Event op Management Support Live! en klik op ‘attent’
Vermeld #MSLive13 in je tweet. Deze wordt dan op de site van Management Support Live! getoond
Word lid van onze Facebook fanpagina en blijf op de hoogte van de ontwikkelingen rond Management Support Live!: www.facebook.com/ managemsupport
24 20 18
1. Effectiever werken met de iPad Bouke van Kleef/Leo van den Broek Steeds vaker wordt gebruik gemaakt van de iPad als handige tool voor papierloos vergaderen en werken. De huidige technieken en Apps maken de overstap naar het papierloze kantoor dan ook steeds gemakkelijker. 2. Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat! Ed Hartskeerl Wat houdt Het Nieuwe Werken in? Wat heb jij als secretaresse hieraan? Wat levert het je op? Je maakt kennis met alle onderwerpen die erbij komen kijken, zodat je na afloop professioneel mee kunt denken en eventueel direct kunt starten om Het Nieuwe Werken ook op jouw secretariaat tot een succes te maken.
3. Manage je mailbox in Outlook Dick van der Boer De hoeveelheid tijd die we kwijt zijn met het behandelen van e-mail, is in de afgelopen twee jaar meer dan verdubbeld. Hoe kun je je mail zo managen, dat er nog genoeg tijd overblijft voor andere dingen? Dat leer je in deze workshop. Je krijgt precies dié tips die zijn toegesneden op het gebruik van Outlook in jouw functie! 4. Werken in het papierloze kantoor Marianne Smits Alle aspecten van het werken in een digitaal kantoor komen aan de orde. Van het creëren van documenten op volledig spraak gestuurde wijze tot het beheren van documenten, dusdanig dat ze altijd én voor iedereen te vinden zijn. Voor alle aspecten van je werk krijg je handvatten aangereikt om je huidige werkwijze te optimaliseren. 5. Het opzetten van een secretaressepool Marianne Smits Deze workshop biedt je een bron van inspiratie voor het organiseren én het opnieuw vormgeven van de secretariële dienstverlening. Werken in een team en werken áls team wordt de norm.
www.managementsupport.nl/live JUNI 2013 MANAGEMENT SUPPORT MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
COMMUNITY
Ook voor managementondersteuners; samen werken als één team dat toekomstgerichte, professionele managementondersteuning biedt. Leer hoe je dit aanpakt en realiseert.
wilt doen. Je krijgt inzicht in wie nou werkelijk de macht heeft in jullie team. Ook leer je hoe je zaken bespreekbaar maakt en hoe je onprettig gedrag van anderen positief kunt beïnvloeden.
6. Werken in de cloud Marc Hector Op kantoor worden bewust en onbewust diverse cloudoplossingen ingezet. Tijdens deze workshop krijg je een duidelijk beeld van de (on)mogelijkheden en van de belangrijkste cloudtoepassingen. Je leert tevens wat de voordelen zijn.
10. Van perfectionist naar optimalist Roos Woltering We gaan, met als basis de theorie van Tal Ben-Shahar, aan de slag met de positieve tegenhanger van perfectionisme, het optimalisme. Als je als optimalist in het leven staat zal er meer uit je handen komen in minder tijd, durf je uitdagingen aan te gaan en krijg je als bonus meer plezier in je werk.
7. Bewust mondeling communiceren Angela Wijers Je leert je bewuster te worden van je eigen manier van communiceren. Hoe jijzelf duidelijker overkomt. En hoe je elkaar - al dan niet bewust - kunt beïnvloeden. 8. Persoonlijke effectiviteit Peter Vos Bereiken wat je wilt bereiken en voorkomen wat je wilt voorkomen! Daar draait het om in deze workshop. Je leert uit te maken welke gedragingen je persoonlijke effectiviteit in de weg staan en welk gedrag je effectiviteit bevordert. 9. Verbeter je samenwerking Gerda Bos Je krijgt inzicht in groepsdynamische processen binnen je team of organisatie. Je ontdekt aan welke onuitgesproken afspraken jij en je collega’s zich houden en maakt de keuze of je daar nog aan mee
LOCATIE De workshops vinden plaats op 3 en 4 oktober 2013 in Jaarbeurs Beatrixtheater Utrecht. Bereikbaar met Openbaar Vervoer (Utrecht Centraal Station) en op loopafstand van de Jaarbeurs/MS Live!. PRIJS De prijs per workshop bedraagt € 245,- voor abonnees van Management Support. Niet-abonnees betalen € 275,-. De prijzen zijn incl. lunch (locatie MS Live!) en workshopmateriaal. Vermelde prijzen zijn excl. btw.
11. Mij krijgen ze niet gek! Geert Teunissen Regelmatig hebben we een opgejaagd gevoel, een gevoel van “ik zie het eventjes niet meer zitten”. In deze workshop gaan we in op hoe stress ontstaat, hoe het zich uit en vooral: wat je eraan kunt doen. Hoe kom je voor jezelf op en word je weerbaarder.
INFORMATIE Tijden De workshops vinden zowel in de ochtend als in de middag plaats. Ochtendprogramma: 09.30 - 12.00 uur Middagprogramma: 14.00 - 16.30 uur Je hebt zo voldoende tijd om je bezoek aan het MS Live! te combineren met één of meer workshops.
12. Digitaal Archiveren Bouke van Kleef Je leert hoe je een voor iedereen overzichtelijke indeling ontwerpt voor zowel je digitaal archief in Outlook als je papieren archief. Zoektijden behoren vanaf nu tot het verleden. Met de tips en technieken die je leert is het maken van je eigen mappenindeling een fluitje van een cent!
Inschrijven Schrijf je s.v.p in vóór 1 oktober. Zodra we je inschrijving ontvangen hebben, krijg je een definitieve bevestiging.
Kijk voor meer informatie of inschrijven op www.managementsupport.nl/live
Meer informatie (0571) 271320 info@coconorganiseert.nl
Top 12 meest populaire workshops Donderdag 3 oktober: 1. Effectiever werken met de iPad (beginners) 2. Het Nieuwe Werken; juist op het secretariaat! 3. Manage je mailbox in Outlook 4. Werken in het papierloze kantoor 5. Het opzetten van een secretaressepool 6. Werken in de cloud 7. Bewust mondeling communiceren 8. Persoonlijke effectiviteit 9. Verbeter je samenwerking 10. Van perfectionist naar optimalist 11. Mij krijgen ze niet gek! 12. Digitaal Archiveren
MANAGEMENT 2013 MANAGEMENT SUPPORT SUPPORTJUNI JULI/AUGUSTUS 2013
Annuleren Verhinderd? Tot vier weken voor aanvang kun je kosteloos annuleren. Na vier tot twee weken voor aanvang ben je 25 procent van het inschrijfgeld schuldig. Daarna is annuleren niet meer mogelijk, maar mag wel een collega jouw plaats innemen.
ochtend
middag
✔ ✔ ✔
✔ ✔
Vrijdag 4 oktober:
ochtend
middag
✔ ✔ ✔
✔ ✔
✔ ✔ ✔
✔ ✔ ✔
✔ ✔ ✔ ✔ ✔
✔ ✔
✔ ✔ ✔ ✔
✔ ✔
✔
25 21 19
cOMMUNITy
STellINgeN Uit de test ‘Van perfectionist naar optimalist’ Ik doe dingen graag zelf, dan gebeuren ze namelijk beter. Als secretaresse mag je geen fouten maken. Het liefst heb ik alles onder controle. Het kost minder tijd als ik het zelf doe. Ik streef altijd naar een perfect eindresultaat. Ik vraag niet graag om hulp. Ik kom vaak tijd te kort doordat ik mijn werk goed wil doen. Ik vind het lastig om complimenten van anderen te accepteren.
Ben jij een Perfectionist of een Optimalist? Veel secretaressen willen alles goed en liefst perfect doen. Dat blijkt ook weer duidelijk uit het Nationaal Loopbaan Onderzoek. Maar liefst 87% streeft naar een perfect eindresultaat. En zelfs 94% geeft aan dat anderen altijd op hen kunnen rekenen. Wat we vaak vergeten is dat perfectionisme ook vermoeiend, tijdrovend en ronduit frustrerend is. Juist perfectie vraagt tijd en energie, terwijl dat niet altijd nodig is. Soms is goed gewoon goed genoeg.
van Roos Woltering, psycholoog, coach, trainer en woman on a mission om ‘mensen te versterken in hun identiteit op de werkvloer’.
Doe de test op het Netwerkplein op Management Support live!
Test
Opleidingen 11 september, 15 oktober, Utrecht powerASSISTANT ‘in control’ Wanneer is goed goed genoeg? Van ‘ja maar’ naar ‘ja en’, van reactief naar actief, denken in oplossingen en de psychologie van het overtuigen. 3 oktober en 4 oktober, Utrecht Workshops Van perfectionist naar optimalist Na deze workshop (2,5 uur) ga je naar huis met praktische tips om aan het optimalisme in je werk en je leven concrete invulling te geven. 14 november, Utrecht Training Van perfectionist naar optimalist
Wil jij weten of jij een perfectionist of optimalist bent? En tips krijgen om los te laten en een optimalist te worden? Kom dan op Management Support Live! naar het Netwerkplein en doe mee aan de gratis test
Ben jij dit jaar onze vip? Dit jaar is er op de beursvloer een speciale viplounge ingericht. Exposanten en het team van Management Support nodigen gasten uit die in deze lounge kunnen netwerken, genieten van een hapje en drankje en rustig het programma van de dag doornemen. Wil jij dit jaar ook zo’n vip zijn? Meld je dan vóór
Na deze dagtraining is voor jou helemaal duidelijk wat je wilt behouden, wat je wilt loslaten en wat je moet toevoegen om optimaler in het leven te staan.
Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/opleidingen
www.managementsupport.nl/live
Uitnodiging
3 & 4 OKTOBER 2013 / HAL 5, JAARBEURS UTRECHT
LI VE!
www.managementsupport.nl/live 0061-Uitnodigingskaarten.indd 1
20
31 juli aan als deelnemer van Management Support Live! Elke 100e inschrijver ontvangt een speciale vippas voor twee personen met gratis toegang tot één van de 13 unieke Livesessies.
24-06-2013 13:05:32
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
cOMMUNITy
COMMUNITY
Management Support Live! Ontwikkel jezelf op Ervaar de interactie! Management Support Live! 3 & 4 OKTOBER 2013 HAL 5, JAARBEURS UTRECHT
LI VE! LIVESESSIES Op Live! kun je weer deelnemen aan de gratis Livesessies (voorheen gratis miniopleidingen). Van maar liefst 13 actuele onderwerpen, krijg je een introductiesessie van een half uur. Je hoeft je niet van te voren LIVESESSIES
Ga naar de website voor meer informatie over de Livesessies en de workshops:
managementsupport.nl/live
in te schrijven. Een half uur voor aanvang van een sessie kun je een toegangskaart ophalen bij de balie. Er is maar een beperkt aantal plaatsen beschikbaar (ongeveer 40 per onderwerp) dus zorg dat je op tijd bent want vol=vol! Bekijk hieronder het overzicht.
3 en 4 oktober, Jaarbeurs Utrecht, hal 5
THEATER 1 (BIJ THEMAHOEK ‘CARRIERE’) 10.30 - 11.00 uur Personal Branding 11.30 - 12.00 uur Praktische toepasbare psychologie 12.45 - 13.15 uur Versterk je performance 13.45 - 14.15 uur Zelfstandig leren door intervisie 15.15 - 15.45 uur Tailormade working
Jocelyn Rebbens Jocelyn Rebbens Jocelyn Rebbens Gerda Bos Gerda Bos
THEATER 2 (BIJ THEMAHOEK ‘ONTWIKKELINGEN IN JE VAK’) 11.00 - 11.30 uur Scoren met social media 12.00 - 12.30 uur Tips voor papierloos vergaderen 13.30 - 14.00 uur Tips voor papierloos vergaderen 14.30 - 15.00 uur HNW hoe ga je om met de verandering
wisselende trainers wisselende trainers wisselende trainers Gerda Bos
THEATER 4 (ACHTER IN DE HAL) 10.30 - 11.00 uur Zakelijk digi-taal 11.45 - 12.15 uur 10 gouden tips voor een succesvol event 13.15 - 13.45 uur Notuleren in Excel 14.15 - 14.45 uur Eerste Hulp Bij Taalkwesties
Judith Winterkamp Lenny Kaarsgaren Judith Winterkamp Judith Winterkamp
WORKSHOPS Naast deze Livesessies kun je natuurlijk ook deelnemen aan de 12 populairste workshops van Management Support. De workshops zijn er volledig op gericht om jouw toegevoegde waarde te versterken en je vakbekwaamheid te vergroten.
24 20 MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
Je werkt 2 uur lang in een kleine groep in korte tijd aan je persoonlijke ontwikkeling. De workshops worden gegeven door professionele en ervaren trainers. Voor de workshops kun je je van te voren inschrijven. Kijk voor het workshopoverzicht op pagina 24 en 25.
JULI/AUGUSTUS 2013 MANAGEMENT SUPPORT 21
cOMMUNITy
ONDerzOek 2013
Secretaressevak niet saai
loopbaanonderzoek Het loopbaanonderzoek geeft inzicht in verschillende facetten van jouw vakgebied. Bijvoorbeeld of de secretaresse tegenwoordig vooral een verbinder, uitvoerder, facilitator, adviseur of sparringpartner is. Voor hoeveel managers er wordt gewerkt en of er meer gewerkt wordt in een pool. Ook Het Nieuwe Werken komt aan bod, met de uitdagingen en de valkuilen die dit met zich meebrengt. En of het werk breder, complexer, gevarieerder en/of uitdagender is geworden, komt tevens uit het onderzoek naar voren.
Opleidingen 5 september (startdag), Utrecht Personal Assistant Wil jij een stap in je loopbaan maken? Dan is deze vijfdaagse training misschien wel iets voor jou. Je leert hoe je goed communiceert, een groot organisatietalent bent, de dingen voor elkaar krijgt en je leert alles over tact en diplomatie. Kortom: alles over de kerncompetenties van een Personal Assistant.
Presentatie resultaten Nationaal loopbaanonderzoek en Salarisonderzoek 2013 op Management Support live! Alles verandert. De wereld, de mensen, organisaties, de manier waarop we (samen) werken en communiceren. Het kan niet anders dan dat ook het secretaressevak verandert. Welke veranderingen dit zijn, hoe secretaressen die ervaren en welk effect deze op (de beleving van) het vak en de loopbaan hebben, was onderwerp van het Nationaal Loopbaanonderzoek 2013 van Management Support dat onlangs werd gehouden. Een van de belangrijkste conclusies: het secretaressevak is zeker niet saai. Dat blijkt bijvoorbeeld uit het feit dat de afgelopen drie jaar bij maar liefst 86% de functie is veranderd. Als belangrijkste competenties noemen jullie: flexibel, klantgericht en een organisator zijn. Over drie jaar verwachten jullie minder tijd kwijt te zijn aan organiseren, plannen en vergaderen en meer aan communiceren en coĂśrdineren.
gewaardeerd voelen? Welke ambities ze hebben? En waar ze zichzelf over drie jaar zien? Kom dan naar de presentatie van de onderzoeksresultaten op Management Support Live in theater 3 door Vera Bot, hoofdredacteur van Management Support. Gelijktijdig worden ook de resultaten gepresenteerd van het recente Salarisonderzoek dat in samenwerking met Berenschot gehouden werd; waardevolle informatie, die je kunt gebruiken bij functionerings-, beoordelings- en sollicitatiegesprekken.
grATIS preview De resultaten van beide onderzoeken komen, voorzien van interessante toelichtingen en achtergronden, in het boek Functie met inhoud dat eind dit jaar verschijnt. Wie de presentatie bijwoont, ontvangt hiervan een gratis preview.
Presentatie Nieuwsgierig naar deze resultaten? En naar wat jouw collegaâ&#x20AC;&#x2122;s energie geeft? Of ze zich
19 september, Utrecht Moderne managementondersteuning bij een veranderende overheid Je krijgt veel concrete tips en suggesties om de ontwikkeling van je functie een positieve boost te geven. Goed voor jezelf, maar ook voor je leidinggevende, afdeling en organisatie. 9 oktober (startdag), Utrecht Officemanager Zesdaagse training om deze uitdagende functie met succes te vervullen.
Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/opleidingen
22
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
cOMMUNITy
Management Support live! Waarom je erbij moet zijn Waarom moet je eenvoudigweg naar Management Support live komen, het vernieuwde event op 3 en 4 oktober? Ons team stelt zich aan je voor én geeft je de belangrijkste redenen!
#naam: Ingrid Lenting #functie: uitgeefassistent #reden: ‘Omdat jij toch ook wilt weten hoe het er in jouw vak voor staat? Dus zien we je graag in het theater bij de presentatie van het Loopbaanonderzoek 2013 en het Salarisonderzoek.’
#naam: Vera Bot #functie: hoofdredacteur #reden: ‘De ludieke taalquiz! Doe mee en test je kennis van de Nederlandse taal en spelling. Grappig én leerzaam.’
#naam: Mieke Bloemheuvel #functie: eindredacteur #reden: ‘Omdat je in contact kunt komen met het hele team van Management Support en wij het heel leuk vinden om jou te ontmoeten.’
#naam: Cas Wegman #functie: uitgever #reden: ‘Je vindt nergens zo veel vakgenoten bij elkaar! Kom netwerken op het netwerkplein en doe leuke én nuttige contacten op.’
#naam: Saskia Bosker #functie: accountmanager #reden: ‘Omdat je in één dag alle aanbieders op jouw vakgebied bij elkaar vindt. Lekker efficiënt!’
#naam: Marscha van Kins #functie: projectassistent #reden: ‘Je kunt ook een interessante en gratis live-sessie volgen om op de hoogte te blijven van belangrijke ontwikkelingen. Zo sla je twee vliegen in één klap.’
#naam: Irene Verhulst #functie: accountmanager #reden: ‘Omdat er interessante partijen op de beursvloer staan zoals Eventbranche, Locatie Amersfoort en Life cooking. Kom lekker eten!’
#naam: Ellen van der Hoorn #functie: marketingmedewerker #reden: ‘Je kunt ook voor je persoonlijke groei naar Live! komen. Doe mee aan de test ‘Van Perfectionist naar Optimalist’ en leer hoe je een Optimalist wordt.’
#naam: Juliëtte Lammers #functie: segmentmarketeer #reden: ‘De flighttours! Je kunt zo in vogelvlucht kennismaken met de exposanten. Handig wanneer je snel diverse aanbieders wilt vergelijken.’
#naam: Thérèse Mol #functie: eigenaar ‘Cocon organiseert’ #reden: ‘Natuurlijk wil je meebewegen met de ontwikkelingen in je vak. Volg dus vooral één van de geplande workshops. Graag tot ziens.’
www.managementsupport.nl/live MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
23
VISIE
Visie op het vak
Vijf vragen aan... De komende maanden besteden we uitgebreid aandacht aan het secretaressevak: waar staan we? Waar gaat het heen met het vak? In deze rubriek komen ‘belangrijke spelers’ aan het woord. Zij geven hun visie. Deze maand Annemarie de Martines, expert op het gebied van managementondersteuning in de 21ste eeuw. I. Wat is op dit moment een belangrijke ontwikkeling in het secretaressevak? Er verandert erg veel. Eén van de dingen die ik zie is dat de secretaressefunctie onder druk staat. Organisaties zijn druk bezig hun kosten te reduceren. Dankzij de technologie kan de secretaresse ook meer taken doen in dezelfde tijd. In potentie betekent dit dat er minder secretaresses nodig zijn. Anderzijds is er de druk om niet alleen meer van hetzelfde in minder tijd te doen, maar om meer andere dingen te doen. Hiermee heeft managementondersteuning een geweldige kans belangrijker te worden en de performance van de organisatie naar een hoger plan te tillen door waarde toe te voegen. Dit bereik je door actief nieuwe kennis en ideeën in te brengen en informatie te delen, aan elkaar te knopen en te verrijken, waardoor je in staat bent je klanten beter te bedienen. Klantgericht denken wordt steeds belangrijker. Stel jezelf de vraag: wat draag ik bij aan de doelstelling van de organisatie en hoe kan ik die bijdrage vergroten? Dat zal voor iedereen verschillend zijn, afhankelijk van het soort organisatie en de positie die je daarin inneemt. II. Hoe speel je hier op in? Door terug te gaan naar de basis: jezelf. Wie ben je? Waar ben je goed in? Waar krijg je energie van? Wat is belangrijk voor je? Als je dat voor jezelf helder hebt, wordt vanzelf duidelijk welke rol jou het beste past. Of het nu een rol als assistant is, een puur uitvoerende rol of wellicht een rol buiten het secretariële werkveld, maakt niet uit. Maar ga niet krampachtig een rol nastreven waarin je niet jezelf kunt zijn. Dan ga je het in de huidige dynamiek niet meer redden in het secretaressevak. III. Waar staat het vak over tien jaar? Dat weet niemand. De ontwikkelingen gaan zo snel en de impact ervan is soms zo groot, dat is koffiedik kijken. Maar
zoals het was, wordt het nooit meer. En het aantal secretaressebanen zal in ieder geval dalen. IV. Wat wil je meegeven aan de jongere, pas opgeleide generatie secretaresses? Vakmanschap en passie zijn belangrijke factoren om succesvol te zijn in het secretaressevak. Daarnaast is het belangrijk je te blijven ontwikkelen op je persoonlijke sterktes. Groeien betekent: niet stilstaan. Dus niet te lang op één positie blijven zitten, want dan ga je over op de automatische piloot, voeg je geen waarde meer toe en word je minder interessant voor je werkgever. Zorg ook dat je je netwerk onderhoudt en dat het van hoge kwaliteit is. Dat lukt door niet alleen collega-secretaresses aan je netwerk toe te voegen maar ook managers, hr-mensen, collega’s van de afdeling financiën. Kijk ook vooral buiten je eigen organisatie. Stel jezelf de vraag: wat kunnen we voor elkaar betekenen? Maak er een divers netwerk van en onderhoud het. Tot slot is het van belang, ook als je net van de opleiding komt, om bij te blijven met de nieuwste (technologische) ontwikkelingen. V. En aan de generatie 40+? Zorg dat je toegevoegde waarde houdt. Je weet dat sommige taken, zoals het verzamelen en distribueren van vergaderstukken en het printen en kopiëren van documenten, ophouden te bestaan.Vraag jezelf af wat je daarvoor in de plaats gaat doen. Werken in teams vervangt steeds meer één-op-één werken. Dat maakt samenwerken tot een belangrijke vaardigheid: niet langer je eigen eilandje beschermen, maar elkaar helpen en laten groeien. Goede feed-backvaardigheden zijn daarbij onmisbaar, net als in de spiegel durven kijken. Groei vindt plaats op de hard skills (vaardigheden en kennis), maar minstens zo belangrijk is je te ontwikkelen op de soft skills (houding en gedrag, gewoontes). Dat hoeft niet altijd via formele training. Leren van elkaar op de werkplek, intervisie, mentorschap of coaching zijn waardevolle instrumenten voor zelfontwikkeling en het creëren van nieuwe kansen. Dit wil ik nog even kwijt... In dit tijdperk maken we de overstap van ego naar eco. Dankzij de technologie hebben medewerkers op de werkvloer de beschikking over dezelfde informatie (en misschien wel meer) dan de hoogste baas aan de top. Aanzien en respect verdien je in deze nieuwe tijd door expertise, talenten en persoonlijk leiderschap. Daarmee is niet steeds dezelfde persoon ‘de baas’ en komen hiërarchie, status en afrekencultuur te vervallen. Via social media helpen we elkaar binnen een organisatie met informatie en kennis. Dat maakt werken democratischer en de structuur informeler. Iedereen mag en kan dan op zijn eigen manier en niveau alles uit zichzelf halen. Dat is toch geweldig? <
24
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
Ga ook de uitdaging aan! In één dag een karrenvracht aan tips, tools en technieken, erop gericht om jouw werk effectiever en leuker te maken. Dát is de succesfactor van de POWERtrainingen van Management Support. Inmiddels hebben we al duizenden secretaressen ‘moe maar voldaan’ huiswaarts zien gaan. Hun conclusie is eensluidend: ‘een dag die veel van je vergt, maar nog veel meer teruggeeft’. Aantrekkelijk geprijsd Abonnees betalen slechts € 375,- voor deze inspirerende dag (normale prijs € 395,-).
2
POWERsecretaresse!
POWERsecretaresse
POWERassistant
Slimme technieken om grote hoeveelheden werk snel en zonder stress af te ronden - Slimmer keuzes maken - Zeggen waar het op staat - Meer zien in minder tijd - De 2-minuten regel bij Outlook - (nog) slimmer worden - Informatie beter onthouden - Gemiddelde tijdwinst van 1 uur per dag
Alle tips en technieken om gemakkelijker en met meer effect te communiceren - Kort en kernachtig formuleren - Jezelf krachtiger presenteren - De LEF-methode bij schrijven - Zelfbewuster communiceren - Je boodschap met meer overtuigingskracht brengen - Meer vaart in je teksten - Meer g gedaan krijgen jg in minder tijd j
Tips, tricks om meer power te geven aan je functie én aan je eigen ontwikkeling - Assistant van de toekomst; jij bent aan zet - Ontwikkel jezelf, durf te veranderen - Zo word jij een sterk merk - Verhoog de slagingskans van jouw doel - Met meer power samenwerken
Opleidingen Bekijk het volledige programma op www.managementsupport.nl/power www.managementsupport.nl/power en schrijf je snel in!
SAMENwERkEN
Je krijgt nooit spijt van assertiviteit!
Assertief communiceren Als managementassistente of secretaresse onderhoud je contacten met managers, opdrachtgevers, andere uiteenlopende externe contacten, het leidinggevend kader van je eigen organisatie, staffunctionarissen, adviseurs en andere medewerkers. Al deze mensen doen in meer of mindere mate een beroep op je. Natuurlijk zou je het liefst al hun vragen beantwoorden en hun wensen vervullen, maar soms moet je nee zeggen of gaan andere belangen voor... Tekst Angela Wijers*
Nogal eens hebben mensen moeite met nee zeggen of met het voorrang geven aan hun eigen belangen. Om wat voor reden ook komen ze niet voor zichzelf op en laten ‘over zich heen lopen’. Het wrikt van binnen, maar ze laten het niet merken. Dan is het tijd voor assertiviteit. Volwassen gedrag Assertief gedrag is eerst en vooral volwassen gedrag. In een professionele omgeving werken uitsluitend volwassenen. Er is geen enkele reden om op iemand neer te zien als was het een kind. Evenzo is er geen enkele reden om tegen iemand op te kijken als was het een persoon met autoritair gezag. Respect voor iemand hebben, is iets anders dan tegen iemand opzien. Het besef dat je met gelijkwaardige volwassenen onder elkaar bent, is de basis van assertief gedrag. Niet iedereen beseft dit ten volle – niet iedereen is assertief geboren. Veel mensen moeten een drempel over om assertief te kunnen zijn. Vooral als zij door dominante figuren worden omringd, hebben ze al gauw het gevoel dat zij er zelf niet toe doen en dat wat zij zeggen, niet belangrijk is. Zij maken zichzelf klein, een kind, terwijl daar als volwassenen onder elkaar geen enkele reden voor is. Subassertief of agressief Er zijn allerlei vormen van tegendraads, weigerachtig of pinnig gedrag die niets met assertiviteit hebben te maken. Als mensen zeggen ‘wat ben jij assertief!’, bedoelen ze dit doorgaans onaardig, terwijl assertiviteit
26
absoluut geen negatieve eigenschap is. Ook als iemand wordt gevraagd iets te doen en dat vervolgens zuchtend en steunend en pruttelend doet, is dat niet assertief, maar – zoals dat ook wel heet – subassertief. Subassertieve mensen manoeuvreren zichzelf in een slachtofferrol. Anderen tonen juist agressief gedrag. Ze zijn doorgaans heel meegaand, doen alles wat anderen hun vragen, pikken en slikken heel veel, maar op een gegeven moment is een onbenullig voorval net de laatste druppel die de emmer doet overlopen en kan diezelfde lieverd plotseling heel agressief gedrag vertonen. Ook dat heeft niets met assertiviteit te maken. Assertiviteit is niets meer en niets minder dan rustig voor jezelf opkomen, gewoon zeggen wat je vindt, zonder de ander te kwetsen. Gevoelens na afloop Er zijn talloze situaties waarin assertief gedrag gepast kan zijn. Assertiviteit kan bijvoorbeeld een prima houding zijn als je je mening geeft, grenzen aangeeft, nee zegt, een verzoek indient, een verzoek weigert, feedback geeft, feedback ontvangt, hulp vraagt, enzovoort. In alle situaties die zich in een werkomgeving kunnen voordoen, is het belangrijk dat je je gewoon kunt uitspreken. Lukt het in die situaties niet om assertief te zijn, dan kun je je naderhand onzeker voelen, machteloos, ontevreden, onnozel, gekrenkt in je zelfvertrouwen, gefrustreerd en boos op jezelf. Ben je in zulke situaties juist wel assertief geweest, dan voel je je krachtig, gelijkwaardig, trots op jezelf, opgelucht,
vol voldoening, tevreden en vol zelfvertrouwen. Je voelt je dan met andere woorden de volwassen vrouw of man die je bent. Bij-
*Angela Wijers is neerlandicus en heeft een eigen bedrijf als trainer, communicatieadviseur en personal coach. Zij geeft trainingen op het gebied van mondelinge en schriftelijke communicatie, sociale vaardigheden en assertiviteit. Haar specialiteit is coaching op alle drie de gebieden en gecombineerde incompanytrainingen en workshops voor managementondersteuners (www.awtrainingen.nl). Ook voor Management Support verzorgt zij diverse leergangen en workshops. In mei en juni geeft zij de trainingen: Optimaal communiceren en Effectief Assertief. (Info: www. managementsupport.nl/opleidingen)
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
SAMENwERkEN
na iedereen kan zich dergelijke situaties wel herinneren en ook de gevoelens na afloop. Het maakt duidelijk dat assertiviteit of juist een gebrek daaraan een behoorlijk positief of negatief emotioneel spoor nalaat. Gedrag is een keuze Assertiviteit is een vorm van gedrag en gedrag is een keuze. Het is heel belangrijk om je dit goed te realiseren. Gedrag is geen eigenschap waar je willoos in bent. In een professionele werkomgeving kies je gedrag en laat je je niet door allerlei emoties meeslepen. Door het juiste gedrag te kiezen, kun je een situatie vergemakkelijken. Dit betekent niet dat je een toneelstukje speelt, maar wel het gedrag kiest dat in een bepaalde situatie het beste is. Soms is dat niet eenvoudig, bijvoorbeeld als het gedrag dat je kiest in strijd lijkt te zijn met een van je kernkwaliteiten. Managementassistenten, secretaresses en officemanagers hebben vaak behulpzaamheid als een kernkwaliteit. Niet zelden staan ze bijvoorbeeld ook vooraan in de rij bij de organisatie van een buurtbarbecue. De valkuil daarvan is dat zij veel te veel naar zich toe trekken, zowel privé als op het werk, en zichzelf met klussen overladen waarvoor ze eigenlijk helemaal niet zijn aangenomen. Ze worden dan een soort helpdesk voor anderen – en die anderen realiseren zich vaak niet dat er nog heel veel andere mensen zijn die óók hulp willen hebben. In de gang worden ze aangesproken door iemand die ergens mee zit en aan het eind van het gesprek horen ze zichzelf zeggen: weet je, ik zoek het wel uit, ik regel het wel voor je. Besef echter dat dit een keuze is, het is niet iets wat automatisch gebeurt, dus zonder dat je er invloed op hebt. Het is jouw eigen keuze. Stellig taalgebruik Assertiviteit heeft alles met communicatie te maken. Bij communicatie gaat het altijd om twee dingen: duidelijkheid en, onlosmakelijk daarmee verbonden, respect. Hetzelfde geldt voor assertiviteit. Het gaat erom dat je duidelijk bent in wat je vindt of wat je wel of niet wilt doen, en dat de ander dat heeft te respecteren. Wil je assertief overkomen, dan is het dus belangrijk dat je stellig taalgebruik hanteert. Gebruik nooit zinnen als ‘Het is misschien een beetje raar dat ik het vraag…’ of ‘Het is misschien een stomme vraag, maar…’. Met dergelijk taalgebruik presenteer je jezelf meteen als ondergeschikt aan de ander, terwijl je juist gelijkwaardig aan die
ASSeRtief deNkeN De manier waarop je voelt en denkt beïnvloedt je gedrag. Hieronder zie je de assertieve grondgedachten staan die je helpen om assertief op te treden. Ik heb het recht: 1. zelf te oordelen over mijn gedrag, gevoelens en gedachten. 2. geen excuses of verklaringen voor mijn gedrag te geven. 3. zelf te bepalen of ik een oplossing moet zoeken/geven voor problemen van een ander. 4. van mening te veranderen. 5. om fouten te maken. 6. om te zeggen: ‘Ik weet het (nog) niet’. 7. om niet aardig te zijn (doen) in de omgang met anderen. 8. onlogisch te zijn bij het nemen van beslissingen. 9. te zeggen: ‘Ik begrijp het niet’. 10. te zeggen: ‘Dat kan me niets schelen!’
ander bent. Als je zegt ‘Eigenlijk heb ik niet zo veel tijd…’ of ‘In principe heb ik genoeg te doen…’, zet je de poort wagenwijd open voor de klus waarvoor je wordt gevraagd en die je het liefst zou weigeren. Kies daarentegen voor stellig taalgebruik, helemaal vanuit jezelf: ‘Ik ga vandaag niet overwerken, ik heb andere afspraken.’ Stellig taalgebruik betekent ook dat stellen beter is dan vragen. Niet: ‘Vind je het goed dat ik voortaan alleen de besluiten notuleer?’, maar: ‘Ik stel voor in de toekomst alleen nog de besluiten te notuleren.’ Dat komt natuurlijk heel anders over. ‘Ik zou het graag voor je doen, maar nu niet, want ik wil afmaken waar ik mee bezig ben.’ Klaar. En zeg er vooral geen sorry bij, want er is niets waarvoor jij je moet verontschuldigen. Lichaamstaal en intonatie Van groot belang is ook dat je lichaamstaal en intonatie in overeenstemming zijn met wat je zegt. Is dat niet het geval, dan geloven mensen wel die lichaamstaal en intonatie, maar niet je woorden. Laat daarom geen onzekere lichaamstaal zien. Onzekerheid wordt uitgedrukt door kleine gebaren, weinig bewegen, stijfheid, gedachteloos spelen met bijvoorbeeld de punt van je shawltje, een pen of een horloge, voortdurend op- en afzetten van je bril, je ring ronddraaien of andere gewoontegebaren. Onzekere lichaamstaal is ook met je hand in je hals wrijven, met je vinger over je neus wrijven, met je handen de tafel omklemmen en met je voeten de stoelpoten omklemmen. Let er dus op dat je je handen rustig houdt en kijk de ander aan
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
als je nee zegt. Geef die persoon aandacht, maar ga niet je hoofd buigen, jezelf verstoppen, want in feite is dat niets anders dan vluchtgedrag. Een open houding, met een open vizier, hoort bij assertiviteit. Net als lichaamstaal is intonatie het grootste deel van de boodschap die je communiceert. Een eenvoudig woord als ‘hallo’ klinkt in uiteenlopende gemoedstoestanden heel verschillend, bijvoorbeeld als je boos bent of verdrietig, gespannen, vrolijk, verveeld, verliefd, weifelend of zakelijk. Je kunt wat dat betreft heel veel in je stem leggen. Ben je het ergens niet mee eens, maar ga je er wel mee akkoord, dan verraadt je intonatie dat je niet assertief bent. Respecteer assertiviteit Tot slot: respecteer het als ook een ander assertief is. Als mensen assertief zijn, betekent het dat ze reëel zijn. Dat ze geen ja zeggen als ze nee bedoelen. Met assertieve mensen kun je doorgaans heel goed samenwerken. Je hoeft assertief gedrag niet altijd aardig te vinden, maar het moet niet moeilijk zijn er respect voor op te brengen. Want uiteindelijk zal dat wederzijds zijn. < Angela geeft de trainingen Effectief assertief en Bewust mondeling communiceren. Kijk eens op: managementsupport.nl/opleidingen. Nieuw! Assertiviteit, Jannie de Kraker. Vakmedianet, ISBN 9789462150799. (Zie rubriek Boeken op pagina 44/45.)
27
LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN
www.managementsupport.nl/opleidingen
Wi-Fi
Mobiel
www.brother.nl/labelprinters
Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.
Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.
PROACTIEF FUNCTIONEREN DIGITAAL ARCHIVEREN EVENEMENTEN ORGANISEREN WERKEN IN HET PAPIERLOZE KANTOOR PERSONAL ASSISTANT TAILORMADE WORKING VERSTERK JE PERFORMANCE EFFECTIEVER WERKEN MET DE IPAD OVERTUIGEND SCHRIJVEN DOELEN STELLEN, DOELEN HALEN POWERSECRETARESSE KEI IN TAAL NOTULEREN OP DE LAPTOP POWERASSISTANT NEXT LEVEL MANAGEMENTONDERSTEUNING OVERTUIGEND COMMUNICEREN TEAMLEIDER SECRETARIAAT EN NOG VEEL MEER!
www.managementsupport.nl/opleidingen
PERSOONLIJkE ONTwIkkELING
Moderne managementondersteuning bij veranderende overheid
Actieve rol voor secretaresse
Herken jij dit? Je werkt bij een gemeente, waterschap, de politie of een andere overheidsinstelling en je vraagt je af of het nu nooit eens ophoudt met al die veranderingen, reorganisaties en bezuinigingsrondes. De ene verandering is nog niet klaar of de volgende dient zich alweer aan. Ondertussen moet jij beslissen hoe je je opstelt: gelaten over je heen laten komen of een actieve rol kiezen? Mee met de stroom van veranderingen of je biezen pakken en uitzien naar een andere baan? Tekst Trudis Baart
Vele secretaressen werken bij de overheid en hebben de laatste jaren te maken met een organisatie die aan het veranderen is. Kostenbewustzijn is een eerste begrip dat zijn intrede deed, waarna er fors bezuinigd moest worden op materieel en personeel. Daarna volgde in rap tempo het begrip klantgericht; de organisatie moet haar klanten serieus nemen en op allerlei wijzen van dienst zijn. Van aanbodgericht naar vraaggericht was een derde beweging die in gang werd gezet: de vraag van de klant werd leidend voor werkprocessen en te leveren producten. En toen werd die klant ook nog eens fors mondiger: beviel het product of de houding van de aanbieder niet, dan maakte hij of zij dit kenbaar. Enorme verschuivingen dus in het anders zo ‘suffe’ ambtenarenland. Naar buiten kijken Voor deze directies en MT’s betekent de huidige tijd dat zij meer naar ‘buiten’ moeten kijken: waar liggen de kansen en bedreigingen, wat kunnen we leren en wat kunnen we overnemen, wat doet de concurrent, wat zijn onze sterke en zwakke kanten en wat kunnen we doen om de organisatie te versterken? Directie en management zullen dus meer op pad gaan, hun kennis verbreden en verdiepen en de koers bepalen. Taken managementondersteuner Ook voor managementondersteuners hebben dit soort organisatiewijzigingen natuurlijk grote gevolgen. Om maar eens iets te noemen: het werk van de managers waarvoor zij werken verandert. Die managers hebben naast hun gewone werk extra taken vanwege de organisatiewijziging. Dat betekent extra druk, minder tijd voor onderling overleg, heroriëntatie op de prioriteiten, meer delegeren, andere wijze van leidinggeven, meer inzet van technologie en grotere spanning tussen werk en privé. Voor de managementondersteuner kan dit bijvoorbeeld betekenen dat haar takenpakket drastisch wijzigt omdat de manager een aantal taken niet meer nodig acht of er simpelweg geen tijd of geld meer aan wil besteden. En dat zij haar manager minder ziet en geacht wordt te kunnen werken met allerlei nieuwe pakketten en apps op haar computer.
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
Leren Je kunt lijdzaam toekijken hoe alle veranderingen in je werkomgeving zich voltrekken, en de toekomst voor onzeker houden. Of je kunt een actieve rol op je nemen. Wat is wijsheid? Ik ben ervan overtuigd dat het beslist het meest verstandig is om je te blijven ontwikkelen. Door je regelmatig (kort) te laten scholen op bepaalde onderwerpen, houd je je vakgebied bij en weet je hoe je kunt anticiperen op veranderingen. Actieve rol Daarnaast is een actieve rol binnen de organisatie ook verstandig: door een voortrekkersrol op je te nemen bij organisatiewijzigingen zit je voorin de achtbaan en kun je misschien nog wat bijsturen in de door jou gewenste richting. Bovendien ben je dan een van de medewerkers binnen de organisatie die over nieuwe kennis beschikt en dus extra waardevol is. Denk bijvoorbeeld aan de invoering van Het Nieuwe Werken: neem zitting in een huisvestings-of communicatiewerkgroep en ga als ambassadeur de organisatie door met enthousiaste verhalen over deze nieuwe vorm van werken. Of ga uitzoeken hoe secretaressen met behulp van een iPad het werk van hun manager kunnen inrichten en vergemakkelijken. Kortom: wees niet bang voor veranderingen. Laat je informeren. Zie de mogelijkheden en niet alleen de bedreigingen. Loop niet vast in de ‘ja maar-stand’, maar laat je prikkelen en uitdagen. Zo is de overheid bijvoorbeeld volop aan het veranderen. Ben jij daar werkzaam en kun je wel een steuntje in de rug gebruiken? De nieuwe training van Management Support ‘Moderne management ondersteuning bij een veranderende overheid’ is jou dan op het lijf geschreven. Modules die aan bod komen zijn: 1. 2. 3. 4. 5.
De turbulente lokale overheid Je functie op zijn kop Het Nieuwe Werken en de lokale overheid Slimmer werken voor de secretaresse Communicatie maar dan anders
Kijk voor nadere informatie op www.managementsupport.nl/opleidingen en schrijf je in. Dan zien wij elkaar in september! <
29
communiceren
Hygiëne in taalgebruik voor succes en werkplezier
Houd je taal schoon Boor jij jezelf inwendig wel eens de grond in? Pieker je zo dat je in paniek raakt? Of verwens je stiekem je collega? Het is de moeite waard om je bewust te worden van je taalgebruik. En om keuzes te maken. Je taalgebruik maakt namelijk een groot verschil bij wat je jezelf en anderen vertelt. Tekst Heleen ter Avest*
Als je iets lelijks zegt, stellen kinderen vragen. Laatst vroegen mijn kinderen me om een bekende vloek nader te verklaren. Die ene beginnend met een ‘g’. Ik gebruik dat woord nooit (wat niet wil zeggen dat ik mij nooit iets anders lelijks laat ontvallen). Maar blijkbaar hadden ze deze uitroep ergens opgevangen. Ik gaf aan dat je eigenlijk het opperwezen verzoekt je in de prullenbak (of erger) te gooien. Dat maakte indruk. En terecht. De uitspraak ‘schelden doet geen pijn’ klopt toch ook maar ten dele? Woorden hebben immers kracht en effect - in positieve en in negatieve zin. Hoe constructief is jouw taalgebruik in de loop van een (werk)dag? Jij mag kiezen. Jij bepaalt welke sfeer je om je heen verspreidt met de woorden die je gebruikt. Dat geldt overigens ook voor je inwendige uitspraken.
‘Niet’ werkt niet Als mensen een verbetervoorstel doen of doelen stellen voor zichzelf, geven ze vaak aan wat ze niet willen. Uitweiden over wat je niet wilt, heeft echter een ongewenst neveneffect. Het zet datgene in de spotlights waar je nu juist vanaf wilt. Stress, bijvoorbeeld. Of vuile kopjes in de pantry. Hoe zit dit nu? Het is toch mooi om je voor te nemen stress en rommel te voorkomen? Natuurlijk. Het werkt in je brein alleen net even anders. Onze hersenen registreren het woord ‘niet’ (en andere ontkennende woorden) namelijk niet. Wat ze wel registreren is de tekst die ervoor of erna komt. Daarvan maakt onze grijze massa een duidelijke interne voorstelling. Een plaatje, film, geur of geluid in je hoofd. Enkele voorbeelden: Focus op niet: Doel: Ik wil minder snoepen en calorierijk eten. Proef je ze al bijna? Onweerstaanbare koeken, gevulde chocola en heerlijke hapjes... Ruik je die zalige pizza? Doel: Ik wil al die stress niet meer. Voel je je schouders al optrekken richting je oren? Doel: Ik wil niet meer ontploffen tegen mijn kinderen. Zie je de scène al voor je? Verbetervoorstel: Ik wil die rommel van dagenlang niet op het aanrecht. Ruik je die geur van bedorven koffiemelk al? Focus op wél: Doel: Ik doe ontspannen en vrolijk mijn werk. Zie je jezelf al, met losse schouders lekker aan de slag? Afgewisseld met een praatje hier, een grap daar. En dan weer fijn verder, de ene na de andere klus afvinkend.
Heleen ter Avest schreef het gratis e-book Feedback de baas 9 succesfactoren voor in je verander(en)de rol van assistant (zie www.investcoaching.nl).
30
Doel: Ik eet en drink gezond en neem één keer per dag iets lekkers. Fruitshake, heerlijke zomersalade, bruin brood en ‘s avonds dat ene glaasje wijn of bonbonnetje.
mAnAGemenT SuPPorT JuLi/AuGuSTuS 2013
communiceren
RODE VLAG
DIT WERKT WEL
Leuk idee, maar is dat
Leuk idee, wil je nagaan
wel haalbaar?
of dat haalbaar is?
De lay-out en afbeeldin-
De lay-out en afbeeldin-
gen van het personeels-
gen van het personeels-
blad zijn geslaagd hoor!
blad zijn geslaagd hoor!
Maar ik vind de cover
En ik vind de cover wat
wat druk.
druk.
Ik ruim telkens de kofWe/ze moeten eens
fiekopjes op. Dat vind ik
leren de koffiekopjes op
vervelend. Willen jullie
te ruimen.
de volgende keer even helpen?
Je bent dan toch even
Toen was ik even uit het
uit het veld geslagen.
veld geslagen.
Zij gaat altijd als eerste naar huis, terwijl er nog stukken verzonden moeten worden.
Zij hielp onlangs op verzoek een keer mee om de stukken tijdig weg te krijgen, maar dat komt weinig voor.
Jij kunt ook nooit eens
Je bent deze week drie
op tijd komen.
keer te laat gekomen.
Ik kan ook niets.
Dit lukt me nog niet.
Ik moet...
Doel: ik geef mijn kinderen tijdig, beheerst en duidelijk de grenzen aan. Een prettige én strakke moeder die de kinderen helderheid biedt over wat kan en wat niet. Verbetervoorstel: laten we om de beurt zorgen voor een opgeruimde koffiehoek. Deze film is duidelijk! Door ‘niet’ weg te laten, breng je de focus door middel van je taalgebruik op wat je wél graag wilt. En zeg nu zelf, dat geeft toch de inspiratie die je kunt gebruiken? Zo loop je warm voor de verbeteringen en doelen die je voor ogen hebt, en je enthousiasmeert er ook je collega’s mee. Rode vlag Het is handig om te weten welke woorden vaak een onbedoeld en ongewenst effect geven, en welke formuleringen juist wel werken. Kijk even naar het overzicht hiernaast en het verschil wordt je meteen duidelijk. Maak bij opbouwende kritiek gebruik van werkwoorden. Je weet, kritische feedback geef je op gedrag, niet op de persoon. In de praktijk gaat dat in het vuur van de strijd nog wel eens mis. Het is snel gezegd: ‘Jij irriteert me’. En toch klinkt een opmerking over iemands handelwijze zo anders. Als je je ergert of je voelt je bijvoorbeeld telkens overruled door je collega, wil je er wellicht iets over kwijt. Zoek dan het werkwoord dat zijn of haar gedrag aanduidt. Vingertrommelen dus, of interrumperen, of telefoneren over privézaken. Gebruik dit woord om er zeker van te zijn dat je het gedrag bespreekt en zo professioneel - respectvol - omgaat met je collega. Tot slot Het zal duidelijk zijn: een belangrijk sturend aspect van je gedrag is je (interne) taalgebruik. Het heeft een krachtige, spiegelende werking. Een boemerangeffect, zou je kunnen zeggen. En het is zo eenvoudig aan te passen. Hier en daar een andere woordkeuze, je focus wat verleggen. En ziedaar: je bent succesvoller in het managen van je werkrelaties én in het managen van ‘de makkelijkste persoon op aarde’: jezelf. Veel taalplezier! <.
*Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt assistants om met vertrouwen en plezier de lead te nemen op hun werk. (Voor info: www.investcoaching.nl)
Ik wil/kies ervoor/ga/ mag/kan...
mAnAGemenT SuPPorT JuLi/AuGuSTuS 2013
31
TAALkwESTIES
Ontspannen genieten van taal in de zomer
Even geen rode pen Schrijf actief, een samenstelling is één woord, zo spel je geüpdatet… Je associeert de Nederlandse taal al snel met heel veel ge- en verboden, zeker als je aan het werk bent. Maar taal is zo veel meer. Daarom in dit zomernummer speciaal aandacht voor de leuke, ontspannende kanten van het Nederlands en de talen van vakantielanden. Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl
Reizen Natuurlijk is het handig om de taal te spreken van het land waar je op vakantie gaat. Daar heb je de bekende Wat & Hoe-gidsjes voor, maar je kunt ook op andere manieren in talen duiken. 100%-apps – De bekende 100%-reisgidsen hebben een gratis taalapp voor veel talen, waaronder Frans, Spaans, Grieks en Turks. Ze bevatten elk 400 standaardzinnen, een woordenlijst met 600 woorden en een serie plaatjes die je kunt aanwijzen om te laten zien wat je bedoelt. Taalreisgids – In de Language Lover’s Guide to Europe kun je zien of er bij jouw vakantiebestemming in de buurt bijzondere taalattracties te vinden zijn. Een museum in Duitsland, een monument in Catalonië, een wandelroute in Kroatië, een curieuze taal in Zwitserland… Deze reisgids is er als app en als pdf (bijvoorbeeld voor e-readers), voor een paar euro – en hij wordt vaak aangevuld. Zie languageloversguide.com. Spelen Grote kans dat je een smartphone hebt. En de meeste mensen nemen die nog mee op vakantie ook, waarbij het nog een hele toer is om alles wat met werk te maken heeft van het ding te weren. Gelukkig kun je er ook een hoop afleiding op vinden, zoals de volgende apps. Wordfeud – De klassieker onder de woordspellen; scrabble op de smartphone. Volgens sommigen allang weer ‘uit’, maar scrabble zelf is nooit uit geweest, dus dat zou met de app ook best kunnen meevallen. Grote voordelen ten opzichte van de bordversie: je hoeft geen woordenboek mee te nemen, want de ingebouwde woordenlijst is heel uitgebreid en behoorlijk goed. Bovendien kun je kiezen voor een random speelbord, wat de scores onvoorspelbaarder maakt. Ook heb je de mogelijkheid om voor bijvoorbeeld een Engels, Frans of Duits spel te kiezen. En tot slot zijn er ‘hulp-apps’, zo-
32
als Woordvinder, die valsspelen wel erg aantrekkelijk maken – of anders gezegd: waar je veel van kunt leren. Ruzzle – In een grijs verleden was er Boggle op tv. Ruzzle is daar de appversie van. In een vierkant met zestien letters maak je zo veel mogelijk woorden door horizontaal, diagonaal of verticaal te swipen; hoe langer het woord, hoe meer bonuspunten. In drie keer twee minuten probeer je je tegenstander te verslaan. Je wordt er sneller en slimmer van, want van de 200 à 300 woorden die in elk veld zitten, ontdek je er steeds meer. En volgens een hoogleraar fonologie krijg je meteen de beginselen mee van hoe een gemiddeld Nederlands woord in elkaar zit; zie www.onzetaal.nl/ruzzle. Wordboxer – Een nog nieuwer spel. Het doet wat aan Ruzzle denken, maar de tijdsdruk ontbreekt. In grotere velden probeer je in een soort boksrondes je tegenstander knock-out te krijgen door met ‘dure woorden’ zijn score tot nul te reduceren. Beschikbaar in verschillende niveaus en talen. Lezen In de vakantie heb je vaak eindelijk tijd om lekker te lezen. Je neemt vast geen werkleesvoer mee, toch? Daarom doen we een greep uit een paar nieuwe taalboeken en wat evergreens, waarmee je de stapel thrillers kunt afwisselen. Taalcanon – In Alles wat je altijd al had willen weten over taal worden vijftig veelgestelde vragen over taal beantwoord. Kun je je moedertaal ook vergeten? Verschilt een gebarentaal per land? Bestaat er een talenknobbel? Praten mannen en vrouwen verschillend? De Taalcanon is er in boekvorm, maar grote delen eruit vind je ook taalcanon.nl. Man schiet niet in knie – ‘Bonsais gestolen en terecht’, ‘Holleeder eerlijk beroep beloofd’, ‘Tanden bleken niet ongevaarlijk’, ‘Bijl in basispakket zorgpolis’: met zulke mooie missers en dubbelzinnighe-
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
TAALkwESTIES
den uit de praktijk vult het tijdschrift Onze Taal al sinds jaar en dag de achterpagina. Ze zijn nu verzameld in Man schiet niet in knie: ruim honderd pagina’s met de beste taalkronkels. Taaltoerisme – Gaston Dorren, die ook de taalreisgidsapp heeft gemaakt, beschrijft in Taaltoerisme opmerkelijke verhalen achter 53 Europese talen. Zo krijg je een afwisselend beeld van Europa, van de talen die er gesproken worden en van geschiedenis en cultuur. Verrassend en leerzaam, en erg onderhoudend geschreven. Jippie naar Spanje/Frankrijk/Italië! – Wie met kinderen op vakantie gaat, kan ze nu een aantrekkelijk boek voorschotelen uit een serie die ze spelenderwijs Spaans, Frans of Italiaans leert, en tegelijkertijd veel over het land vertelt. Er staan ook spelletjes in. Zie www.jippieopreis.nl. Taal op drift – Durf je zware kost aan? Duik dan eens in dit nieuwe boek, waarin de taalkundige Joop van der Horst, die trouwens heel toegankelijk schrijft, grote ontwikkelingen in alle talen opmerkt die op een totaal nieuwe taalfase wijzen. En die verschuiving blijkt ook nog samen te hangen met andere maatschappelijke trends. En heb je even geen zin in boeken, haal dan bij de hypermarché of zo’n schattig kioskje wat kranten of tijdschriften om je Frans, of welke taal dan ook, op te vijzelen. Kijken en luisteren Wat is er heerlijker dan passieve ontspanning? Over taal kun je ook meer te weten komen in films, series en luisterboeken. Taalverloedering – Hoe komt het dat onze taal voortdurend verandert? Moeten we ons zorgen maken over taalverloedering of betekent verandering juist dat het goed gaat met het Nederlands? In vier toegankelijke hoorcolleges vertelt hoogleraar Marc van Oostendorp over de standaardtaal, taalnormen, taalvariatie en dialecten. Zo vliegen de uren in de auto om. Zie onzetaal.nl/boeken/taalverloedering. Man over woord – Een tv-serie van de VRT waar inmiddels twee seizoenen van gemaakt zijn. Hierin worden uiteenlopende taalthe-
en rag bijd dring met ny Au n Je n va
Gas t Dorron en
ma’s op een frisse manier behandeld. Helaas nog niet compleet te downloaden of te kijken, maar de fragmenten online zijn al prachtig. Zie manoverwoord.be. Planet Word – Stephen Fry dook voor de BBC in allerlei boeiende taalverschijnselen. Deze fraaie serie is te bestellen op dvd. The King’s Speech – Als je deze ontroerende Britse film nog niet gezien hebt, neem dan de dvd mee of download ’m thuis al op je computer of tablet. De Britse koning George VI (Colin Firth) worstelt met zijn stotterprobleem, terwijl van hem verwacht wordt dat hij zijn land in een tijd van oorlogsdreiging live op de radio moed inspreekt. Een volhardende therapeut (Geoffrey Rush) staat hem bij. In het wild Tot slot: je zit hopelijk niet de hele tijd met een telefoon in de hand, met een boek op schoot, of binnen aan tafel omdat het giet van de regen. Ook in een museum, op een terras of tijdens een wandeling valt er veel taligs te beleven. Bespeur merkwaardige fouten in goedbedoelde bordjes voor toeristen (en maak er een foto van). Pak in een kerk of museum eens niet de Nederlandse of de Engelse folder, maar kijk of je iets van het Portugees of het Noors kunt maken. Probeer eens te raden waar de mensen achter je in de rij vandaan komen – of durf het ze te vragen. Leg je oor te luisteren bij medetoeristen en hoor hoe ze de plaatselijke taal mismaken. Of let eens op hoe mensen om je heen het Nederlands vinden klinken – weten ze dat het Nederlands is, of vinden ze het net Duits, Russisch of Arabisch? Raak je in gesprek met je vakantieburen, probeer ze dan eens ‘huig’ of ‘gracht’ te laten zeggen… Heb je nu het gevoel dat je concrete taaladviezen in deze rubriek gemist hebt? Bedenk dan dat je taalbeheersing er ook op vooruitgaat door te spelen met taal. Geen vervelende methode, toch? In september zijn we terug met steviger kost! <
Taal
Toe
ris
me Feiten en verhalen over 53 Europese talen
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
33
STRESShANTERING
Goede voorbereiding is het halve werk
Zonder stress op vakantie Vakantie... De tijd dat je even alles los kunt laten, ontspannen, de batterij opladen. Als het nu alleen maar niet zo stressvol zou zijn. Met een andere mindset, een goed georganiseerde werkoverdracht en een e-mailbuddy tijdens je afwezigheid smoor je vakantiestress in de kiem. En na je vakantie? Dan praat je eerst eens bij met je collega’s. Tekst Nicole Weidema
Ongeveer 3 procent van de Nederlanders schijnt vakantie zo stressvol te vinden dat ze, eenmaal aangekomen, direct worden getroffen door allerlei lichamelijke malaise. Een groot deel van de ellende begint al voordat de koffers in de achterbak zijn geschoven. Want hoe laat je het werk los, wetende dat niemand het zo toegewijd zal uitvoeren als jij? Uit onderzoek van uitzendorganisatie Unique blijkt dat het vertrouwen dat werknemers in hun collega’s hebben, gestaag daalt. In 2012 meende 44 procent van 586 respondenten dat de eigen werkzaamheden tijdens vakantie goed over de collega’s zou worden verdeeld, een jaar eerder was dat nog 58 procent. Opzien tegen vakantie Is vakantie dan dus eigenlijk helemaal niet leuk? Het is maar hoe je het bekijkt, zegt Jeroen Altena, psycholoog bij Bureau Greven. Voor de mensen die echt opzien tegen hun vakantie houdt hij deze zomer vijf keer een Vakantiestress Spreekuur. ‘Vakantie is heel leuk, maar het onderbreekt wel de routine. Secretaresses zijn vaak van het regelen en agenda’s plannen. Het is kenmerkend voor zulke mensen om te zeggen ‘Vakantie komt me nu net even niet goed uit’. Een overdracht maken komt nog bovenop je gewone werk en levert dus extra tijdsdruk en deadlines op.’ Mensen gaan op heel verschillende manieren om met deze druk, signaleert Altena. ‘De een werkt nog een dagje thuis, de ander zegt ‘Bekijk het maar’, en laat alles uit haar handen vallen.’ Er zijn slimmere manieren, zegt hij. ‘Mijn tip is om de dagen voordat je echt weg bent zoveel mogelijk tijd in je agenda te blokken. Zo voorkom je dat je te veel nieuwe klussen aanneemt. Het is ook belangrijk om goede afspraken te maken met degene voor wie je werkt. Dat werkt voor jou ontstressend, maar ook voor de organisatie is het goed als het duidelijk wordt wie wat regelt in jouw afwezigheid.’ Reflectiemoment Wie stressvrij wil werken, of dat nou wel of niet vlak voor de vakantie is, moet bij zichzelf te rade gaan, zegt Altena. ‘Je hoort heel vaak dat mensen de woorden ‘moeten’ en ‘maar’ gebruiken. Dat komt heel dwingend over: ‘Ik moet op vakantie maar moet nog zo veel doen’. Je kunt beter denken: ‘Ik mag op vakantie en wil het graag af
34
hebben.’ Bouw daarvoor een reflectiemoment in. Hetzelfde geldt voor de overdracht van je werk. Of je accepteert dat je collega het anders of iets minder goed doet in jouw afwezigheid, of je gaat twee keer zo hard werken om alles af te hebben voor je vakantie. Probeer je bewust te zijn van het feit dat je altijd keuzes hebt.’ De helft van de Nederlanders checkt tijdens de vakantie zijn e-mail. Dat hoeft geen probleem te zijn, maar het wordt lastig als je daardoor toch voortdurend met je werk bezig bent. Bouke van Kleef is directeur van AVK, een trainings- en adviesbureau op het gebied van slimmer werken op kantoor. Volgens hem is er een extreme manier en een iets gangbaarder methode om ervoor te zorgen dat je niet met een overvolle mailbox thuis komt. De extreme manier is van
chEcklist VOOR EEn stREssVRijE VAkAntiE
• Voorbereiding is alles: zorg dat je duidelijke afspraken hebt over wie jouw werk overneemt. • Weten jouw belangrijkste contactpersonen wanneer je weg bent en wanneer je je eigen taken weer op je neemt? • Maak in de week voor je vakantie al ruimte vrij, zodat je niet wordt geconfronteerd met spoedklussen. • Werk actiepunten uit je mailbox weg. • Bepaal van tevoren of je in je vakantie je mail checkt en hoe vaak, en zorg ervoor dat de relevante mensen dit weten. • Zet in je out-of-office reply wie jouw vervanger is en wanneer je zelf je mail weer leest. • Gun jezelf tijd – ga niet op je allereerste vakantiedag weg en kom niet pas op je allerlaatste vakantiedag weer thuis. • Verdiep je bij terugkeer niet direct in je mailbox, maar informeer eerst wat er heeft gespeeld. • Accepteer dat het werk tijdens jouw afwezigheid anders wordt gedaan dan je het zelf zou doen.
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
STRESShANTERING
tevoren aankondigen dat alle mail tijdens je vakantie ongelezen zal worden verwijderd. Amerikanen noemen dit een e-mail sabbatical. Van Kleef erkent dat er maar weinig werkgevers zullen zijn die een dergelijke rücksichtslose wijze van inboxmanagement toejuichen. Voorbereiding Van Kleef pleit daarom voor het sympathiekere systeem van de emailbuddy. ‘Je geeft iemand binnen de organisatie toegang tot je mailbox als jij op vakantie bent. Haar vraag je om de mails die afgehandeld zijn uit je mailbox te halen en de berichten die nog moeten worden behandeld apart te zetten. En als je buddy op vakantie is, neem jij haar taken over.’ Voorbereiding is de belangrijkste voorwaarde voor stressvrij op vakantie gaan, zegt Van Kleef. ‘Zorg ervoor dat je bij bent. Ga weg met een lege mailbox, waar geen acties meer inzitten voor na je vakantie of voor je collega’s in de tijd dat je weg bent.’ Communicatie is het sleutelwoord. Van Kleef: ‘Laat de belangrijkste contactpersonen minstens een week voor je vakantie weten wanneer je weg bent. Wacht daarmee niet tot de laatste dag, want dan loop je het risico dat je nog een haastklus toegeschoven krijgt. Geef in je out-of-office reply aan wat mensen kunnen verwachten: lees je je mail in de vakantie en hoe vaak? Wie is je achtervang? Als je je tablet of telefoon meeneemt op vakantie, zorg er dan voor dat je niet kunt zien hoeveel ongelezen mail je hebt.’
Zonder kopzorgen Stressvrij op vakantie gaan is één ding, zonder kopzorgen thuiskomen en weer aan het werk gaan is een tweede, zeggen zowel Altena als Van Kleef. Hoewel je misschien geneigd bent om direct je mail te checken, is dat volgens Van Kleef nou juist wat je niet moet doen. ‘Ga eerst eens bijpraten met je collega. Dan weet je wat er heeft gespeeld en wat er al is afgehandeld. Bekijk daarna pas je inbox, bepaal waar je actie op moet ondernemen en hoe dat in je week past. Kan het wachten of niet? Zo kan je je inbox binnen een dagdeel al op orde hebben.’ Altena adviseert mensen om niet pas op de allerlaatste vakantiedag thuis te komen, maar even de tijd te nemen om weer te wennen. ‘Probeer associaties te maken die je terugbrengen naar het gevoel van vakantie. Zet een foto op je bureaublad. Mensen doen net alsof ze twee verschillende werkelijkheden hebben: het dagelijks leven en de vakantie. Maar je bent telkens dezelfde persoon. Stel jezelf daarom altijd de vraag hoe je het je zo aangenaam mogelijk kunt maken.’ <
(advertentie)
nice ot meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.
Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444
E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl
WS_adv_185x130_MSM.indd 1
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
10-10-11 11:37
35
KANTOORAUTOMATISERING
Digitalisering: hoe voorkom je fraude?
HNW, maar dan veilig Wegen de voordelen van digitalisering op tegen de nadelen? De digitale mogelijkheden maken mobiel werken mogelijk, maar er schuilen ook gevaren in. Waar kun je als secretaresse zelf op letten op het gebied van veilig digitaal werken? Tekst Richard B. Franken*
De voordelen van HNW zijn legio: de productiviteit gaat omhoog, je voelt je vrij omdat je autonomer en creatiever kunt werken en je bepaalt zelf je werkuren en werkplek. Het is echter niet zo dat dankzij thuiswerken alle kantoorruimte kan worden afgestoten. Het kantoor blijft van cruciaal belang, zowel voor de frontoffice en de voorraden als voor de sociale cohesie tussen collega’s. Om bij deze vorm van zelfstandig werken de kans op fraude te verminderen, is de integriteit van de organisatie als geheel belangrijk. Een integere organisatie is open, duidelijk en eerlijk. Door binding met de organisatie zullen medewerkers bovendien minder snel frauderen. Daarnaast stimuleren spontane ontmoetingen tussen collega’s de samenwerking en dat bevordert weer de resultaten. Bewust omgaan met informatie Tegenwoordig kun je met je collega’s altijd en overal, alleen of samen met anderen, aan hetzelfde project werken. Je krijgt toegang tot organisatiedata zoals klant- en verkoopgegevens of research & development-resultaten. Onderschat hierbij niet hoe waardevol deze informatie is. Bedrijfsspionage is een reëel gevaar en lekken van gegevens kan grote (imago)schade teweegbrengen. Wees je hiervan bewust. Veel werknemers zijn erg gefocust op het leveren van goede prestaties en daarnaast vertrouwen ze op het goede in anderen. Ook lijkt digitale informatie zijn waarde te verliezen doordat we er nu eenmaal mee worden overspoeld. Gevaren zijn er ook: de constante verbinding met internet maakt het heel makkelijk om, opzettelijk of onbewust, gegevens door te spelen. Met sociale netwerken als Facebook kan de grens tussen privé en werk makkelijk vervagen. Maar ook restricties als beveiligde USB-poorten zijn simpel te omzeilen met Gmail of Office Live Workspace. Daarnaast
36
speelt nog het ‘WikiLeaks-effect’ mee, dat het lekken van gevoelige gegevens ‘hot’ heeft gemaakt. Hacking professionaliseert Moderne ICT-technieken, internet, de toenemende digitalisering en mobiele technologieën maken flexibel werken mogelijk. Hierdoor zijn werkcomputers constant online en hebben ze toegang tot organisatienetwerken. Intussen groeit het aantal cyberaanvallen enorm en professionaliseert hacking steeds sneller. Cybercriminelen verhandelen data in een ondergrondse online-economie. Ze gebruiken de gegevens om geld te stelen en aankopen te doen, maar ook om klantgegevens te kopiëren. Niet alleen georganiseerde Aziatische hackers houden zich met dit soort activiteiten bezig. Bedrijfsspionage en interne digitale sabotage komen stelselmatig voor binnen onze eigen landsgrenzen. De cloud Steeds meer organisaties schakelen over op cloud-computing. Hun data worden dan door een externe aanbieder opgeslagen, beheerd en via internet aangeboden. Cloud-computing maakt dure programmalicenties, serveromgevingen, datacapaciteiten en ICT-beheerders overbodig. Maar het is risicovol. Organisatiegegevens verlaten het veilige interne netwerk en bedrijfspand. Daardoor is er geen direct zicht meer op de bescherming van vertrouwelijke info. Ook is het de vraag of data terug te halen zijn na een overname, incident of crash. Lucratief ICT-fraude zal op alle fronten steeds verder toenemen. Het stelen van data is lucratief, terwijl de pakkans afneemt. Omdat de toegang tot internet wereldwijd verbetert, worden de kansen op hacking en bedrijfsspionage steeds groter. Daarnaast neemt de complixiteit van ICT-fraude toe. Informatie wordt handiger weggesluisd en digitale identiteiten zijn beter ver-
huld. Versleutelingstechnieken zijn niet alleen steeds geavanceerder, maar ook gebruiksvriendelijker; criminelen tippen elkaar daarover op internet. Sterkste schakel Fraude maakt deel uit van de menselijke natuur en valt nooit helemaal uit te sluiten. Als toegewijde medewerker ben jijzelf de sterkste schakel van de beveiliging. Hiervoor is het nodig dat je actief bij de preventie bent betrokken en goed doordrongen bent van de noodzaak ervan. Checklist HNW 1. Is er binnen de organisatie een internet- en e-mailprotocol, waarin onder meer de volgende zaken zijn geregeld: • toegang tot vertrouwelijke organisatieinformatie; • sanctiebeleid (voor het ongeoorloofd gebruik van internet, het lekken van organisatie-informatie, et cetera); • beleid betreffende het downloaden en/of installeren van software? 2. Zijn binnen de organisatie laptops en netwerken goed beveiligd tegen informatiediefstal en hacking? En wordt die beveiliging geaudit? 3. Heeft de organisatie beleid betreffende de eisen aan werklocaties buiten kantoor? Dit in relatie tot ‘meekijkers’ op organisatiesystemen via laptops buiten de kantooromgeving. 4. Ligt er een duidelijk beleid en sleutelplan voor de toegang tot kluizen en archieven (het beheer van vertrouwelijke informatie)? 5. Is de eventueel in te zetten privécomputer voldoende beveiligd? < * Richard B. Franken is directeur van Hoffmann Bedrijfsrecherche BV, Almere
Kijk voor uitgebreide beveiligingsdossiers ook eens op securitymanagement.nl.
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
OP dE WERkvLOER
WERk & REchT
(Werk)druk
Tussen declareren en frauderen
Beste Roos, Ik merk op het secretariaat waar ik hoofd ben, dat de hoge werkdruk niet meer te behappen is. Mijn team is van vijf naar drie personen gegaan. Mijn collega’s zitten in de kleine kinderen. Ik los de werkdruk op door veel zelf te doen. En degene aan wie ik rapporteer is in mijn ogen een workaholic en zegt dat ‘iedereen gewoon een tandje harder moet lopen’. Wat kan ik doen? Groeten, Maaike
Onkosten declareren, benzine tanken op kosten van de baas, dienstreizen verhalen: normaliter doen werknemers het naar eer en geweten. Er zijn er echter die te excessief declareren of erger nog: bewust fraude plegen.
Beste Maaike, Af en toe een hoge werkdruk is geen probleem. Structureel te hoge werkdruk is dat wel. Volgens de definitie ontstaat die als een medewerker structureel en/of gedurende langere tijd niet, of met moeite, binnen de beschikbare tijd kan voldoen aan de gestelde kwantitatieve en/of kwalitatieve eisen. Te hoge werkdruk leidt tot te veel werkstress. Langdurig blootstaan aan negatieve stress kan leiden tot een burn-out en zelfs hart- en vaatziekten en kanker. Niet iets om lichtzinnig mee om te gaan dus. Voor jou en je collega’s niet, want gezondheid gaat echt boven werk. En ook voor je werkgever niet, al was het alleen maar omdat te hoge werkdruk uiteindelijk uitval van medewerkers veroorzaakt en dit verzuim de organisatie veel geld kost. Een zieke werknemer kost anderhalf tot tweeënhalf keer zoveel als zijn brutoloonkosten (omzetverlies en vervanging of extra werk door collega’s). Een winwinsituatie voor iedereen dus als de werkdruk omlaag gaat. Hoe krijg je jouw leidinggevende zo ver dat hij/zij de situatie serieus gaat nemen? Het blijkt dat er vaak meerdere oorzaken zijn voor werkdruk en dat die elkaar soms nog versterken. Het is zelden alleen een kwestie van een tekort aan ‘handjes’. De kans dat werkstress tot ongezonde werkdruk leidt, wordt bijvoorbeeld snel groter als je onvoldoende mogelijkheden hebt om je werk zelf in te delen en problemen op te lossen. Of wanneer je onvoldoende ondersteuning van leidinggevenden en/of collega’s krijgt. Andere belangrijke oorzaken zijn te vinden in de manier waarop het werk binnen een bedrijf is georganiseerd: slechte planning, onvoldoende opgeleid personeel, onwerkbare procedures, slechte hulpmiddelen en falende automatisering. Via de Vakbondscheck Werkdrukoorzaken http://www.arbobondgenoten.nl/arbothem/werkdruk/wkdotesten/wkdotest-t1c.htm kun je zelf uitzoeken op welke punten er in jouw organisatie verbeteringen mogelijk zijn. Ga hier vervolgens mee naar je leidinggevende. Ten slotte nog een tip. Met de werkdruk oplossen door veel zelf te doen ontlast je je collega’s, maar belast je jezelf. En weet: je kunt niet goed voor anderen zorgen als je niet eerst voor jezelf zorgt. Niemand heeft er iets aan als jij omvalt. Dus: nee zeggen, je grenzen aangeven en dit probleem bij de basis proberen aan te pakken dus. Sterkte! <
Dubbel tanken Zo heeft een vertegenwoordiger een lease-auto op diesel inclusief tankpas, waarmee hij ook privé kan tanken. Wel wil de baas het brandstofverbruik controleren. Hij vraagt de werknemer bij elke tankbeurt de kilometerstanden door te geven of te melden dat hij een vervangende auto gebruikt. De echtgenote van de werknemer heeft ook de pincode van de tankpas en mag in de lease-auto rijden. De werknemer geeft geen kilometerstanden door, want hij gebruikt naar zeggen steeds een vervangende auto. Na twee jaar ontdekt de werkgever dat er meer dan veertig tankbeurten benzine zijn geweest, terwijl de werknemer óók diesel tankte voor zijn lease-auto. Van die tankbeurten benzine waren er maar enkele bestemd voor de vervangende auto. Kortom, er werd vele keren voor een andere auto benzine getankt. De werkgever ontslaat daarop de werknemer op staande voet wegens fraude. Ook de rechter gaat hier in mee. Dure dame Een werkneemster heeft een goede job in de financiële wereld. Ze is nog geen jaar in dienst of haar werkgever beschuldigt haar van excessieve, niet toegestane onkostendeclaraties. Bovendien doet de werkneemster haar declaraties op een niet voorgeschreven wijze. De werkgever verzoekt om ontbinding van de arbeidsovereenkomst op basis van vertrouwensbreuk. De kantonrechter ziet door de verstoorde verhoudingen geen andere optie dan ontbinding, maar wijt het ontslag wel bijna geheel aan de werkgever. Ondanks de forse declaraties (bijvoorbeeld bijna 9000 euro aan taxikosten en de kosten van hotelovernachtingen) is de werkneemster volgens de rechter niet over de schreef gegaan. De kosten zijn acceptabel gezien haar functie binnen het bedrijf, tegen directieniveau aan. De werkneemster behartigt belangen waarmee tientallen miljoenen euro’s zijn gemoeid. Dan is een dergelijk declaratiegedrag normaal. De werkneemster krijgt daarom een forse ontslagvergoeding mee. < (Door André Vergne)
Roos Woltering is psycholoog en houdt zich als trainer en coach bezig met het ontwikkelen van mensen op de werkvloer. Zij geeft workshops en trainingen en ontwikkelde een coachingsprogramma voor de jonge carrièrevrouw. (www.rooswoltering.nl)
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
37
SPELLING- EN TAALTIPS
De juiste aanhef De lezer van je brieven en mails wil je natuurlijk vriendelijk aanspreken. Dus kies je de juiste aanhef. Maar wat is de beste aanhef voor een zakelijke brief of e-mail? Dat lees je in deze Spelling- en Taaltips.
Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info
Ik heb geleerd dat je in een brief niet beste als aanhef mag gebruiken. Op mijn werk gebeurt dit wel. Is dat goed of fout? Taaladviesboeken hebben lange tijd voorgeschreven dat een brief met geachte moet beginnen, dus Geachte heer Van Vliet en Geachte mevrouw Jansen. Inmiddels hebben we meer vrijheid: Beste mevrouw De Groot is ook goed. In Jan Renkema’s Schrijfwijzer staat verder de mogelijkheid: Beste Piet Jansen. Deze laatste optie ben ik eerlijk gezegd nog nooit tegengekomen. Mag ik in een brief aan een getrouwde vrouw de meisjesnaam in de aanhef zetten? Het was ongebruikelijk om de meisjesnaam van een getrouwde vrouw te vermelden in de aanhef van een brief. Nu doen we dat wel. Dus naast Geachte mevrouw Van Dijk is ook Geachte mevrouw Van Dijk-van Velzen correct. Of natuurlijk Beste mevrouw Van Dijk-van Velzen. Ook mag je kiezen voor Beste Monique Van Dijk-van Vliet. Maar een van de volgende opties heeft de voorkeur: Beste Monique Beste mevrouw Van Dijk Geachte mevrouw Van Dijk Beste mevrouw Van Dijk-van Velzen Geachte mevrouw Van Dijk-van Velzen Mijn manager zet soms L.S. boven een mail aan meerdere personen. Volgens mij is dat niet meer toegestaan. Klopt dat? L.S. staat voor Lectori salutem en betekent ‘den lezer heil’. Voor een algemene aanhef lijkt dit een prima oplossing. Maar L.S. is heel ouderwets en past niet in een eigentijdse brief of mail. Ik raad je dan ook aan om het niet meer te gebruiken. Lezers voelen zich meer aangesproken als je start met Beste collega’s, Geacht bestuur of Beste bewoners van het Statenkwartier. Als je de groep niet kunt duiden, is Geachte dames en heren ook heel geschikt. Wat is de juiste aanhef in een brief aan de familie van een overleden persoon? De meest gebruikelijke aanhef in een brief aan de nabestaanden van een overleden persoon is Aan de erven van de heer … Ook kun je kiezen voor Geachte erven van mevrouw … Dhr. en mw. Tot slot nog even dit: sommige schrijvers korten de heer en mevrouw in een aanhef af tot dhr. en mw. Doe dit nooit. Daarmee geef je de lezer de indruk dat je niet de tijd wilt nemen om een goede tekst te schrijven. Afkortingen in de aanhef zijn daarom niet lezersvriendelijk.
38
TaalTEST Weet jij wat de juiste schrijfwijze is van de volgende woorden? Je vindt de antwoorden achter bonuscode 0713.2. 1. a. ik heb geyoutubed b. ik heb ge-you-tubed 2. a. hij heeft gemountainbiked b. hij heeft gemountainbiket 3. a. b. c. d.
zij heeft gerock-‘n-rold zij heeft gerock ‘n rold zij heeft gerock-‘n-rolled zij heeft gerock ‘n rolled
4. a. ze heeft uren geskypet b. ze heeft uren geskyped 5. a. Heb jij haar ge-e-maild? b. Heb jij haar geëmaild? c. Heb jij haar ge-emaild?
Kan je het werkwoord copy-pasten vervoegen? En hoe dan? Ja hoor, copy-pasten kan je als volgt vervoegen: ik copy-paste (tegenwoordige tijd), ik copy-pastete (verleden tijd) en ik heb gecopypastet (voltooid deelwoord). Om werkwoorden van Engelse herkomst te vervoegen, moet je uitgaan van de Nederlandse regels. Gebruik voor de verleden tijd dus ’t kofschip. Ik fris je kennis even op. Haal van het hele werkwoord, bijvoorbeeld faxen, -en af. Dat is de stam, dus fax. Daarna ‘luister’ je of de laatste klank van de stam (x = ks) hoorbaar is in ’t kofschip. Als dat zo is, zet je voor de verleden tijd te(n) achter de stam. Als dat niet zo is, komt er de(n) achter de stam te staan. De verleden tijd van faxen is dus faxte. Is de verleden tijd met te(n), dan is het voltooid deelwoord ook met een t. Dus is het voltooid deelwoord gefaxt. < Bronnen: Schrijfwijzer, Jan Renkema, 2012
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
INTERcULTURELE zAkEN
Over samenwerken in internationale teams
Wat is normaal?
Is jouw omgeving de afgelopen vijf jaar steeds internationaler geworden? Dat betekent dat je samenwerkt met mensen met een andere moedertaal, vaak opgegroeid in een ander klimaat en met een ander onderwijssysteem, die andere zaken eten en andere televisieprogramma’s kijken. Hoe zorg je ervoor dat iedereen zinvol samenwerkt? Tekst Maarten Bremer*
Wat is normaal? Samenwerken in een internationaal team of organisatie daagt je uit om de dingen die je normaal vindt opnieuw te bekijken. Enkele voorbeelden: Wat antwoord je als een buitenlands board member vraagt of jij die deadline van volgende week gaat halen? Is het eerlijke antwoord dat dat niet gaat lukken het meest passend, of is het beter om wat minder direct te communiceren dat ‘je je best zult doen, maar…’? Wat bedoelt jouw Engelse collega met haar opmerking dat ze jouw voorstel voor een nieuwe werkwijze ‘interesting’ vindt? Wat zou je er zelf mee bedoelen? Hoe verdeel je het werk: heeft ieder zijn eigen ‘winkeltje’ waar hij zelf bepaalt wat er gebeurt, of doe je als team zo veel mogelijk samen? Wat als de een graag een aantal eigen projecten heeft en de ander juist graag samenwerkt? Zo maar een paar voorbeelden waarin samenwerking en taal & communicatie lastig zijn omdat we onze eigen manieren normaal vinden. Die normen en waarden (wat is norm-aal?) hebben we van jongs af aan ingeprent gekregen, van ouders, leerkrachten en anderen om ons heen. We zijn (zoals dat heet) cultureel geprogrammeerd en dat verander je niet zomaar. In internationale teams moeten mensen met verschillende culturele achtergronden direct samenwerken. Samenwerken is iets heel anders dan elkaar ontmoeten op vakantie of op reis. Drie weken per jaar vinden we het helemaal niet erg dat iemand niet precies zegt wat hij bedoelt, of dat afspraken steevast een kwartier te laat beginnen. Maar als je collega iedere dag te laat komt, terwijl jij wel op tijd bent en dus steeds moet wachten, dan kan samenwerken een behoorlijke uitdaging worden. Wat wordt normaal? Er zijn verschillende manieren waarop internationale teams met elkaar deze uitdaging omgaan. Ik noem er een paar (ze zijn niet allemaal even effectief): Een nieuwe manier opleggen. De Amerikanen noemen dit ‘my way or the high way’. Hierbij bepaalt één partij (degene met de meeste aandelen, macht of status) wat de nieuwe normale manier van werken wordt. En als je dat niet zint, dan kun je maar beter je heil elders zoeken. Leven en laten leven. In dit model doe jij jouw ding op jouw manier en ik mijn ding op mijn manier. Echt samenwerken doen we niet, maar zo ontstaat er in ieder geval geen openlijk conflict om de macht. Best of both worlds. Hierbij staan beide partijen open om te kijken hoe de ander het doet en komen ze samen tot een nieuwe manier van wer-
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
ken. Men kijkt wat het beste werkt en probeert nieuwe dingen uit. Dat is een ontdekkingstocht voor beide partijen. Er zijn nog diverse andere mogelijkheden en mixen, maar deze komen het meest voor. Het helpt als je je bewust bent van welke weg er gekozen wordt. Denk je maar in wat er gebeurt als de een probeert te komen tot een nieuwe ‘best of both worlds’-werkwijze, terwijl de ander bezig is om zijn/haar manier op te leggen, met behulp van een paar ‘friends in high places’. Dat kan de verhoudingen flink op scherp zetten. Dus? Helaas, er is geen recept dat je in al deze gevallen kan helpen om als internationaal team goed samen te werken. Het begint al met wat jij verstaat onder ‘goed’. Wat je wel kunt doen is dit: Wees open: in internationale teams is niets normaal of vanzelfsprekend. Sta daar open voor. Sta stevig: ondanks je open mind, zul je vast en zeker geïrriteerd raken of vol onbegrip zijn over wat een collega van je doet, alsof het de normaalste zaak van de wereld is. Geen probleem, maar laat je er niet door uit het veld slaan. Beweeg mee: wees flexibel in de veranderende omstandigheden. Beweeg mee waar je kunt, probeer een andere manier van werken uit. Dat creëert veel goodwill. Grijp je kans: wees je bewust van kansen om dingen die voor jou belangrijk zijn op de agenda te zetten of door te voeren. Die kansen komen, maar kunnen ook zo weer voorbij zijn. Internationale teams zijn ontzettend leuk en leerzaam, en natuurlijk ook wel eens heel ingewikkeld en irritant. Het zijn net normale teams… <
* Maarten Bremer is directeur van KIT Intercultural Professionals, de trainings- en adviesunit van het Koninklijk Instituut voor de Tropen op het gebied van internationaal zaken doen en interculturele verschillen, aanwezig in Amsterdam, Boston en Shanghai. Hij woonde in Canada en Albanië. (www.interculturalprofessionals.nl)
39
SOfTwARETIPS
Sharepoint (2): koppelen aan Outlook Het kost tijd om je weg te vinden in het doolhof dat Sharepoint heet. Lukt dat eenmaal, dan is het erg handig. In het vorige nummer een introductie, nu verder met koppelen aan Outlook en hoe je een event managet via Sharepoint: functionele lijsten toevoegen en de project-site delen met in- en externen. Tekst Roel Peeters
SharePoint is een Microsoft-programma dat de bekende Windowsmappen vervangt. Dat betekent: niet langer opslaan via de Windows Verkenner. De mappen in een SharePoint-omgeving geven nieuwe mogelijkheden: versiebeheer, labelen van documenten, delen van afzonderlijke mappen (ook met externen), verzamelen in projectsites inclusief takenlijsten, agenda en koppelingen met Outlook. Zoeken en delen worden zo gemakkelijker en we hoeven geen documenten meer te verzenden als e-mailbijlages. SharePoint werkt overal hetzelfde, maar het ziet er altijd anders uit. De knoppen kunnen op andere plaatsen staan, afhankelijk van de versie of de keuze van de designer. Maak een site In SharePoint kun je sites aanmaken. In dit geval maak ik een site ‘Event relatiemiddag’ aan. Je kunt meteen iedereen uitnodigen die bij het project betrokken is. Zij krijgen netjes een uitnodiging mét hyperlink. Lijsten maken: documenten, agenda en taken Iedere site kun je volproppen met lijsten. Standaard zit er al een bibliotheeklijst in voor de documenten. Op de afbeelding zie je een weergave waarin links de ingevoegde lijsten staan en rechts een opsomming van lijsten waaruit je kunt kiezen.
Voor het project ‘Event relatiemiddag’ heb ik een uitnodiging in Word, een presentatie in PowerPoint en een calculatie van de catering in Excel toegevoegd. Ik vind het makkelijk om deze documenten te kunnen vinden en openen vanuit Outlook. Ik heb dat geregeld in SharePoint via het tabblad Bibliotheek en de knop Verbinden met Outlook.
Het gevolg is een map met Sharepointlijsten in het berichtenvenster. Alle documenten zijn vindbaar en bewerkbaar.
Op de andere afbeelding een moderne weergave van de laatste nieuwe Engelstalige SharePoint Online van Office 365.
40
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
SOfTwARETIPS
Op de hoogte blijven van wijzigingen Door de koppelingen met Outlook kan ik snel checken hoe het ervoor staat. Maar het SharePoint-platform is reuzegroot. Het heeft geen zin om alles met Outlook te koppelen. Om toch op de hoogte te blijven van updates in bepaalde lijsten, is het mogelijk reminders in te stellen. Dit zijn e-mailberichten die waarschuwen dat er iets is toegevoegd of gewijzigd in de lijst. Om dit in te stellen ga je naar een lijst, klik je in het Lint op de knop Waarschuw mij.
Voor deze projectsite zijn ook nog de volgende lijsten handig: agenda en taken. De agenda is gemaakt in de site ‘Event relatiemiddag’. Het is dan ook de bedoeling dat alles in deze agenda daaraan gerelateerd is.
Kies welke wijzigingen je wenst op te volgen.
Ik wil niet steeds inloggen op SharePoint en koppel daarom de agenda aan Outlook.
Het maakt vervolgens niet meer uit op welke plaats ik in deze agenda werk. Deze wordt continu gesynchroniseerd. Een project brengt een hoop to do`s met zich mee. Je kunt eenvoudig een SharePoint-takenlijst toevoegen aan de site. Vervolgens koppel je deze aan Outlook zodat je er snel bij kunt. Outlook is nog steeds niet in staat subtaken te maken. In SharePoint kan dat wél. Ze worden prima gevisualiseerd. Je kunt zien hoeveel procent al is uitgevoerd en welke taken volgen op andere.
Wat als ik er niet uitkom? Dan ben je echt niet de enige. SharePoint bestaat al lang, maar is nu pas echt aan een doorbraak begonnen. In veel organisaties zoeken ICT en gebruikers nog hun weg binnen de mogelijkheden. Loop je bij bovenstaande toepassingen tegen beperkingen aan (bijvoorbeeld een knop die niet actief is), dan heeft dit te maken met onvoldoende rechten. Je moet dan even langs bij de servicedesk of de sitemanager.
Microsoft maakt de portal wel steeds gebruiksvriendelijker. In de nieuwe versie 2013 van Office 365 helpen een wizard en veel helpmenu`s bij de knoppen de gebruiker op weg. En je raadt het al, ook deze takenlijst koppel ik aan Outlook. Heb je vragen? Speel ze door aan de redactie of post ze in de Management Support LinkedIngroep. Bouke van Kleef en ik pakken ze met alle plezier op! <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
41
INFORMATIEMANAGEMENT
Appladder 1. Jiffy | Android (Gratis) Met Jiffy kun je verschillende projecten invoeren en vervolgens per project exact de tijd bijhouden. In een agendaweergave of als samenvatting, beide met verhelderende kleurcoderingen, kun je overzichtelijk terugzien waar je tijd aan op is gegaan. Gegevens laten zich ook exporteren.
2. Google Search | iOS (Gratis) Google Search voor iPhone en iPad bevat sinds versie 3.0 de locatiedienst Google Now, een zelflerende assistent die je informeert over het weer, afspraken, de situatie op de weg of routes met het openbaar vervoer. Updates krijg je als een soort kaartendek op een presenteerblaadje aangeboden.
3. Countdown | Windows Phone (Gratis) Countdown voor Windows Phone helpt je aftellen naar belangrijke evenementen. De ingevoerde evenementen, met eigen titel, datum en kleur, verschijnen als blokken onder elkaar, gesorteerd op datum, waarbij een teller aangeeft hoeveel tijd nog resteert. Extra handig is dat je de blokken, of individuele evenementen, kunt vastpinnen aan je startscherm.
4. OneNote | Windows 8 tablets (Gratis) Microsoft’s OneNote, voor het maken en verzamelen van notities, is voor alle belangrijke platforms beschikbaar. De app voor Windows 8-tablets verdient echter extra aandacht. Zeker nu je, naast de toch al talrijke invoeropties, ook met de vinger kunt schrijven op het scherm. Voor projecten zijn vooral de notitiegroepen, die weer uit subgroepen kunnen bestaan, een goed hulpmiddel om structuur aan te brengen.
Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm! De voordelen op een rij:
5. Outlook.com | Android (Gratis) De nieuwe Outlook-app voor Android, onder meer geschikt voor Hotmailgebruikers, geeft toegang tot e-mail en kan contacten, agenda en taken synchroniseren. Een balk aan de zijkant geeft comfortabel toegang tot je volledige mailbox. Het heeft de vernieuwde stijl van Microsoft, die het bedrijf op steeds meer plaatsen doorvoert, al is het lettertype wel erg groot uitgevallen.
6. FNV Decibelmeter | iOS, Android (Gratis) Discussies over te hoge geluidsvolumes op het werk? Met deze app van FNV kun je het eenvoudig meten met één druk op de knop. Voor de meting wordt de microfoon in het toestel gebruikt. Volgens de vakbond is de app zo veel mogelijk getest en geoptimaliseerd voor de hedendaagse smartphones. Resultaten verschillen echter wel per toestel.
7. Thinglist | iOS (€1,79) Met Thinglist kun je eenvoudige lijstjes maken met dingen die je wilt onthouden, in verschillende categorieën. Denk aan boeken die je nog wilt lezen, films die je wilt bekijken, restaurants die je een keer wilt bezoeken. Ook producten en personen kun je erin kwijt. Zie het als je eigen bucketlist van dingen die je nog wilt meemaken of doen.
n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?
Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine
(Door Gertjan Groen)
42
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
PROdUcTNIEUwS
DorDrecht op zijn best Alles voor een inspirerend besluit! Eigenzinnig en gastvrij, dat is Dordrecht, een stad die zich onderscheidt door de locatie in de Randstad, het uitgebreide wegennet, het nationaal park de Biesbosch en door de unieke en kleinschalige historische vergaderlocaties. Geen massaproduct dus en zeker niet anoniem. Ga mee op safari en proef de sfeer van de historische binnenstad. Laat je verrassen op deze proeverij en bezoek plaatsen die niet voor iedereen toegankelijk zijn... Interesse? Kijk dan op www.vergaderenindordrecht.nl en vul de proeverijkaart in. Volgen op Twitter kan ook: @vergaderenin078. <
chassé theater breDa Rode loper naar geslaagd evenement Op zoek naar een bijzondere locatie? Het Chassé Theater in Breda beschikt over drie multifunctionele theaterzalen en drie cinemazalen die je kunt huren voor zakelijke evenementen. De zalen zijn uitgerust met hoogwaardige technische faciliteiten en zijn geschikt voor gezelschappen van 50 tot 2.500 personen. De 9 foyers zijn modern en sfeervol en bieden ruimte aan informatiemarkten, diners, subsessies, recepties en ontvangsten. Kijk op chasse.nl/zakelijk of mail naar evenementen@chasse.nl. <
paarDencoaching Confronterende feedback van een paard Heb je plannen maar weet je niet zo goed waar te beginnen? Ben je op zoek naar je eigen stijl van leidinggeven, opvoeden of lesgeven? Wil je weten hoe je overkomt op anderen? Of vraag je je af waarom je zo moeilijk nee kunt zeggen? In een workshop paardencoaching kun je leren van... een paard! Paarden zijn van nature experts in non-verbale communicatie en samenwerking. Ze reageren niet alleen op het zichtbare gedrag van mensen maar ook op de gevoelens die daaronder zitten. Hun feedback is soms confronterend maar altijd zonder oordeel. Ervaar het zelf in een workshop bij paardencoach Annelotte Verhaagen. Informatie en aanmelden: annelotteverhaagen.nl. <
the harboUr cLUb Event venues met allure Unieke locaties, gastvrije service, kwalitatieve keuken en uitstekende bereikbaarheid. Dat is The Harbour Club in een notendop. Daarnaast zijn het event venues met allure. Door de ruime opzet is The Harbour Club ideaal om grotere groepen te ontvangen. Je vindt er ‘dat beetje extra’ wat de club onderscheidt van andere restaurants en evenementenlocaties. Boek je vandaag nog je evenement in Amsterdam, Rotterdam of Scheveningen, dan ontvang je een cadeaubon van The Harbour Club ter waarde van €100. Neem voor de voorwaarden contact op met de salesmedewerkers via 020 - 767 04 28 of via de website http://theharbourclub.nl. <
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
43
BOEKEN
‘t Is ook altIjd wat! Over communicatie gesproken Misverstanden in communicatie zijn vanzelfsprekend en niet te voorkomen. En nee, het ligt niet altijd aan jou. En ook niet aan de ander. Maar wél vaak aan de communicatie zelf. Want taal is slechts het voertuig, ondersteund door toon, gebaren, uitstraling en context. Dit vermakelijke boek gaat in op de taal als communicatiemiddel. Het is geen receptenboek voor menselijk gedrag, maar de auteurs wijzen je wel op de valkuilen van taal – en hoe leuk die kunnen zijn. Heerlijk om te lezen waar het allemaal misgaat én hoe je de valkuilen zou kunnen vermijden... < ‘t Is ook altijd wat! – Auteurs Tjeu van Heck & Jeu Consten – Uitgeverij Thema – ISBN 9789058712288 – Prijs € 25,95
Verbaal judo Nooit meer met je mond vol tanden Ken je dat gevoel dat je plotseling met je mond vol tanden staat? Iemand vraagt iets onaangenaams, of plaatst een insinuerende opmerking waar je een ongemakkelijk gevoel van krijgt. Hoe pareer je zo’n verbale aanval zonder automatisch in de verdediging te schieten? De auteur legt uit hoe je eenvoudig bedekte aanvallen kunt neutraliseren door bijvoorbeeld mee te bewegen met je tegenstander. Elegant, effectief en met preventief effect. Het boek staat vol praktische voorbeelden en oefeningen. Een eyeopener! < Verbaal judo – Auteur Hennie de Kler – Uitgeverij Thema – ISBN 9789058716606 – Prijs € 19,95
secretaresse assIstent wIjzer Assertiviteit Juist in een ondersteunend beroep als dat van secretaresse is het belangrijk dat je de belangen van je collega’s of manager(s) niet boven die van jezelf stelt. Assertiviteit is daarom een must voor secretaresses. In deze nieuwe Wijzer besteedt de auteur uitgebreid aandacht aan wat assertiviteit is en waarom veel mensen moeite hebben met zich assertief op te stellen. En bovenal geeft ze handreikingen en tips om assertief gedrag te ontwikkelen. < Assertiviteit – Auteur Jannie de Kraker – Uitgeverij Vakmedianet – ISBN 9789462150799 – Prijs € 24,95
super me!
Doe-boek voor meer energie Waar is die vroegere energie gebleven? Als je lusteloos bent en de zorgen om werk, gezin, fysieke ongemakken en onvervulde wensen te veel worden, pak dan dit boek erbij met praktische en direct bruikbare tips. Je krijgt inzicht in hoe je je energie verdeelt over alle zaken die je belangrijk vindt én zaken waaraan je niet ontkomt. Zijn je drie basiskrachten (hoofd, buik, hart) in balans, dan bruis je van energie. Een leuk, ontspannend doe-boek voor op vakantie. < Super me! – Auteur Kiki Verbeek – Uitgeverij Thema – ISBN 9789058716590 – Prijs € 18,95
44
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
BOEKEN
GrIp op je e-maIl = GrIp op je werk Krachtig & kort Besluit je op vakantie dat je je werk anders gaat aanpakken, en vooral je mailbox? Dan kan dit boek helpen. In vier stappen heb je een lege inbox en een helder overzicht van je taken. Handzaam en leesbaar boekje met basiskennis voor het leren beheersen van je e-mailverkeer, in plaats van andersom. Ook met gouden tips als: beantwoord niet à la minute en zorg dat je minder mail ontvangt. Voor de gevorderde Outlookgebruiker té basic, maar voor de beginneling een prima start voor oplossingen van dagelijkse problemen en een dichtslibbende inbox. < Grip op je e-mail = grip op je werk – Auteur Annemiek Tigchelaar – Uitgeverij Thema – ISBN 9789058716194 – Prijs € 14,95
waar doen ze het Van? Hoe je rijk wordt. En blijft. Is rijk worden jouw droom? Dan kun je je laven aan alle tips en welgemeende adviezen die in dit boek staan. De auteur beweert dat rijk worden voor iedereen is weggelegd, niet alleen voor loterijwinnaars, erfgenamen, veelverdieners en vrekken. Alleen dit boek lezen helpt natuurlijk niet, maar het helpt je aardig op weg om vandaag nog werk te maken van je rijkdom. De auteur geeft je in een notendop uitleg over de belangrijkste principes van vermogensopbouw, in begrijpelijke taal en met grappige hoofdstuktitels als ‘Verzeker je hamster niet tegen ziektekosten!’, ‘Behandel geld als een mooie vrouw’ en ‘Liefde maakt rijk’. < Waar doen ze het van? – Auteur Erica Verdegaal – Uitgeverij Haystack – ISBN 9789461260550 – Prijs € 16,95
Ik weet dat u lIeGt
Echt alles over leugens en bedrog voor professionals
Iedereen liegt, zo stellen de auteurs, en leugens zijn tot op zekere hoogte ook maatschappelijk geaccepteerd. De radicale waarheid wil niemand horen. In plaats daarvan poetsen we graag de werkelijkheid wat op. Denk maar aan reclame, marketing, geloof in anti-rimpelcrèmes of het effect van half gemeende complimenten. Dit boek gaat in op het kunnen ontsluieren van de waarheid achter de leugen in een zakelijke omgeving. Er zijn speciale verhoortechnieken en lichaamstaalanalyses voor. Zo kun je je antenne ontwikkelen voor misleiding, manipulatie en intimidatie. Leerzaam en ‘oprecht’ leuk! < Ik weet dat u liegt – Auteurs Job Boersma & Guus Essers – Uitgeverij Haystack – ISBN 9789461260536 – Prijs € 19,95
eerste hulp bIj taalkwestIes Artikelen over taal en tekst Schrijf je teksten, dan kun je tegen heel wat vragen aanlopen. Hoe vervoeg ik ‘uploaden’? Hoe begin ik een brief zonder cliché? Hoe zorg ik dat iedereen mijn tekst begrijpt? De artikelen in dit boek komen voort uit de veelgelezen rubriek Taalkwesties in ‘Management Support Magazine’. Ze bieden houvast bij het schrijven van zakelijke teksten. Leuk om rustig op vakantie te lezen of om als naslagwerk te gebruiken bij acute schrijfproblemen. < Eerste hulp bij taalkwesties – Auteurs Judith Winterkamp & Marlies Wopereis – Uitgeverij Vakmedianet – ISBN 9789462150768 – Prijs € 40,95
MANAGEMENT SUPPORT JULI/AUGUSTUS 2013
45
colUMn
colofon
Misverstanden We doen het de hele dag. We hebben er een heleboel ervaring in. We weten als geen ander hoe het zogenaamd moet. En toch is het verrekte lastig. Ik heb het over communiceren. Iets zeggen tegen een ander, een beetje passend gedrag erbij en zorgen dat het effect gelijk is aan je bedoeling. Klinkt eenvoudig, maar in de dagelijkse praktijk blijkt steeds weer dat het best lastig is. Ik heb het toch duidelijk uitgelegd? Je hebt toch gehoord wat ik zei? Je knikte toch ja toen ik het vertelde? Je hebt me helemaal niet verteld dat je het niet snapt! En zo kan ik er nog wel een paar opnoemen. Dagelijkse misverstanden. Van mezelf kan ik er ook een paar opsommen. Mijn vrouw vraagt of ik de Allerhande (uit een niet nader te noemen supermarktfiliaal) mee wil nemen als ik boodschappen ga doen. Ik knik, duidelijk waarneembaar, ja. Vervolgens is de kans groot dat ik zonder Allerhande thuis kom. Zuiver gecommuniceerd, toch vergeten. ‘Schat, ik ben even wat drinken in de stad.’ Mijn vrouw knikt instemmend. Vervolgens is ze boos wanneer ik teut halverwege de nacht ons bed in kruip. ‘Even’ is een rekbaar begrip. Ander voorbeeld: ‘Ik zal proberen om vanmiddag het schilderij op te hangen’. Een hartelijk ‘fijn’ klinkt luid en duidelijk. Glimlach, tevreden blik: opluchting, interpreteer ik op mijn beurt. Wanneer er ’s avonds nog geen schilderij hangt, kijkt mijn vrouw verbaasd op. ‘Ik heb het wel geprobeerd’, zeg ik nog, ‘geheel volgens afspraak.’ Ai, zuiver communiceren is niet haalbaar. Onmogelijk. Volgens mij moeten we wel ons best doen om zuiver te communiceren, maar vooral tevreden zijn wanneer we ‘dicht langs elkaar heen lullen’. Dat lijkt me een prima ambitie. Een mooi streven. Het zal zelden lukken dat de ander je 100% snapt. Daar komt nog eens bij dat goed luisteren een moeilijk vak is. De meeste mensen zeggen wel goed te luisteren, maar gebruiken hun mond en oren in de verkeerde verhouding. We hebben één mond en twee oren, toch praten we veel meer dan dat we luisteren. Een opvallend gegeven. (Huub van Mackelenbergh)
Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Heleen ter Avest, Trudis Baart, Gerda Bos, Maarten Bremer, Cathelijne de Busser, Johan van Dam, Richard Franken, Gertjan Groen, Arjen Ligtvoet, Marjo van Lijssel, Huub van Mackelenbergh, Annemarie de Martines, Roel Peeters, André Vergne, Karen Visser, Nicole Weidema, Angela Wijers, Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Roos Woltering, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Publish Impuls Group - Cross Media Solutions Druk Velthuis Media, Raalte Uitgever Cas Wegman Marketing Ceesjan de Vos Advertentie-acquisitie Saskia Bosker - saskiabosker@vakmedianet.nl Telefoon: (06) 51 68 17 07 Irene Verhulst - ireneverhulst@vakmedianet.nl Telefoon: (06) 51 37 89 71 Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990’ Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl, telefoon: 088 - 584 08 88. Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Best Western, Conferentiecentrum Woudschoten, De Efteling, Golden Tulip, KPN, Schoevers en VCK Travel.
Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2012 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.
46
MAnAGEMEnT SUPPoRT JUlI/AUGUSTUS 2013
Hé! Waar vergader jij? Bij óns heb je volop keuze… Met 40 hotels in Nederland - van economy tot luxe - en ruim 3500 hotels wereldwijd. All inclusive vergaderarrangementen of oplossingen op maat, jij bepaalt. Accor Hotels Alles om elke meeting succesvol te laten zijn. Meer weten? Boeken? accorhotels.com/meetings 020 - 41.202.41
WO R D L I D VA N O N S I N T E R N AT I O N A L E L OYA L T Y P RO G R A M V I A ACCO R H OT E L S . CO M
THE WORLD IS OUR HOME YOU ARE OUR GUEST
Kijk uit naar een ontspannen, diepe slaap die u normaal alleen op de grond verwacht. Wij garanderen op lange vluchten in Pearl Business Class volledig horizontale bedden met directe toegang tot het gangpad. Waarom wij zoveel moeite doen? Omdat u onze gast bent.
Dagelijks van Amsterdam naar Abu Dhabi en verder. +31 (0) 20 2035 444