Msm 11 2013

12

KANTOORPOLITIEK Politiek bedrijven is niet alleen een ‘spel’ voor de mensen die in Den Haag werken; ook op de werkvloer heb je te maken met het sluiten van compromissen en met onderlinge machtsverhoudingen. Hoe ga je daarmee om zonder zelf een rat te worden?

16

BLAFFENDE HOND OF ZACHTE HEELMEESTER In veel organisaties nadert de volgende ronde beoordelingsgesprekken. Inzicht in degene die daarbij tegenover je zit helpt je eruit te halen wat erin zit. In dit artikel nemen we vijf typen beoordelaars onder de loep. Met wie zit jij aan tafel?

november 2013 | nummer 11 | jaargang 30

26

DÉ PERSONEELSBORREL Decemberborrels op het werk zijn momenten van samenkomen, verbinding, beloning en een trots gevoel. Zo’n bijeenkomst verdient extra aandacht. Mag jij het organiseren?

Houd dan een aantal zaken goed in de gaten. Simpele trucs van drie experts.

Vakblad voor de professionele secretaresse

Van ‘stekelvarkens’ naar ‘dreamteam’ Samenwerken in stressvolle situaties

Collega’s en bazen kun je maar zelden zelf uitzoeken. Je krijgt ze in je schoot geworpen en moet er op een professionele manier iets van zien te maken.

Aan welke karaktertrekken van je baas erger jij je? Hoe ga je daarmee om?

Voel je je persoonlijk aangesproken als je baas uit z’n slof schiet? Ga je piekeren, of kruip je in je schulp?

We zijn niet allemaal hetzelfde, en dat is misschien maar goed ook. Maar als je iedere dag moet samenwerken met iemand die totaal anders is dan jij, is dat niet altijd eenvoudig. Soms is dan de weg naar effectief samenwerken ver te zoeken. En hoe steek jij zelf eigenlijk in elkaar? Hoe reageer jíj in situaties van stress en weet jij welke invloed jouw gedrag op anderen heeft? Ook jij hebt

immers je eigen ‘sociale vingerafdruk’, gedrag dat je automatisch vertoont. Je doet dat onbewust en het kost je weinig moeite.

De eerste stap naar effectief samenwerken is leren dat het ene gedrag niet beter is dan het andere. Daarbij zijn verdraagzaamheid en communiceren de sleutel tot succes.

Hoe je met je baas een ‘dreamteam’ kunt vormen lees je in dit artikel. PAGINA 8

POWERBOOST

In één dag een karrenvracht aan tips en tricks, gepresenteerd in vijf verschillende sessies door vijf zeer ervaren en gedreven trainers. Dat is de kracht van de succesvolle POWERtrainingen.

Heb jij nog niet de kans gehad een POWERtraining te volgen? Dit najaar staan er nog vijf op de planning. Gun jezelf deze boost. Het levert je niet alleen tijdwinst op maar geeft je vooral meer positieve energie. Bekijk de programma’s in de bijlage.

WAT U HAD VERWACHT:

WAT U NIE T HAD VERWACHT:

MEETINGS AT THEIR BEST De Mercure hotels bieden voortreffelijke vergaderfaciliteiten voor elk type meeting. Al onze hotels zijn anders, want voor de inrichting en service hebben we ons laten inspireren door de lokale omgeving. Zo kunnen wij u een unieke bijeenkomst garanderen. Van kleine groepen tot grote conferenties, bent u verzekerd van een professionele aanpak door de ondersteuning van een ervaren meeting coördinator, uw vaste contactpersoon voor al uw meetings.

RESERVEER NU MET ONZE ‘BESTE PRIJSGARANTIE’ OP

MERCURE.COM

REDISCOVER MERCURE MERCURE.COM MEER DAN 700 HOTELS WERELDWIJD

inhoud CALIMERO ‘Zij zijn groot en ik is klein en da’s niet eerlijk, o nee!’ piepte kuiken Calimero in de gelijknamige tekenfilmserie beteuterd. Hieruit vloeide het ‘Calimero-effect’ of ‘Calimerocomplex’ voort: het gevoel niet serieus genomen te worden door een grotere partij vanwege je kleine omvang. (Nu kan dat gevoel best terecht zijn, zeker als je een gebarsten eierdop op je ‘kop’ hebt, maar dit terzijde.)

Ik begin erover omdat ik merk dat in discussies die ontstaan over het ‘secretaresse-imago’ er wel beteuterd wordt gezegd dat het vak niet gewaardeerd wordt. Niet met salaris, niet met complimenten en niet met status. Terwijl het managementsupportvak als ondersteunende afdeling binnen organisaties een spil kan zijn in de workflow.

Hier weerklinkt een zachte echo van het zwarte kippenkuiken Calimero tussen zijn gele kuikenbroertjes en -zusjes.

De meningen zijn echter sterk verdeeld. Uit het Management Support Loopbaanonderzoek 2013 blijkt namelijk dat een meerderheid zich wél ‘vaak’ tot ‘altijd’ gewaardeerd voelt. Complimenten en goede evaluaties vertalen zich echter niet altijd naar loonsverhoging, zeker niet in deze tijd.

Dat secretaressen zeer begaan zijn met hun vak, en enthousiast en trots zijn bleek niet alleen uit de hoge respons op het onderzoek, maar ook uit de brainstorm die we op 22 oktober organiseerden op de redactie met zeven echte vakvrouwen.

Het onderwerp waarover we spraken was het vinden en gebruiken van online vakinformatie door secretaressen. De precieze uitkomsten lees je verderop in het betreffende artikel op pagina 18, maar wat vooral opviel was dat de aanwezige managementassistenten en directiesecretaressen in dit gelegenheidspanel ontzettend gemotiveerd waren om hun mening en advies te geven. Zij zijn de sparringpartners van hun directeuren, managers en leidinggevenden en hebben de natuurlijke positie om in gesprekken en vergaderingen hun opinie te ventileren en advies te geven over een kwestie, of dat nu puur zakelijk is of ook persoonlijk. Zij spraken open over hun werkzaamheden en hun manier van informatie zoeken met de huidige nieuwe communicatiemiddelen, vooral internet en social media, en de eisen die ze hieraan stellen. Zij nemen zichzelf én hun vak serieus. En dat is niet alleen het zogenaamde halve werk, maar het wil ook iets anders zeggen: dat je onafhankelijk bent van wat een ander vindt.

Je werk doet ertoe. Jij doet ertoe.

En je bent zeker niet ‘maar de secretaresse.’

PRAKTISCH 4

Signaal

26 Dé personeelsborrel Hoe je van een borrel een beleving maakt 28 Let’s party Slimme tips voor tijd- en budgetvriendelijk borrelen 30 Taalkwesties 33 Spelling- en Taaltips 34 Softwaretips 36 Appladder

PROFESSIONEEL 8

Samenwerken in stressvolle situaties Van ‘stekelvarkens’ naar ‘dreamteam’

12 Kantoorpolitiek Hoe ga je ermee om?

16 Functionerings- en beoordelingsgesprekken Benut evaluaties en behaal je loopbaandoelen 18 Rondetafelgesprek Waar halen secretaressen hun online vakinformatie vandaan?

PERSOONLIJK 24 Visie op het vak 38 Column Huub van Mackelenbergh

En hoe je de soms lastige communicatie tussen verschillende collega’s of met je ‘afwijkende baas’ stroomlijnt en begrip kweekt voor verschillende typen, lees je in het artikel ‘Van stekelvarkens naar dreamteam’ (pagina 8). Met een vette knipoog kan ik zeggen: daar kan Calimero nog wat van leren...

SERVICE

Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

37 Productnieuws

20 Community

38 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

3

SIGNAAL

Werknemer bezwijkt onder crisis Werknemers bezwijken onder de crisis. De helft bezwijkt onder hoge werkdruk, een op de vijf komt niet rond en 40 procent vreest voor zijn baan. Dat schrijf het AD op basis van een FNV-onderzoek.

Uit het onderzoek onder 13.000 mensen in loondienst blijkt ook dat vier op de tien werknemers scholing en loopbaanmogelijkheden onvoldoende vinden. Een derde krijgt geen waardering van zijn leidinggevende en 40 procent heeft geen vertrouwen in zijn werkgever.

FNV-topbestuurder Mariëtte Patijn noemt de resultaten van het onderzoek op GewoonGoedWerkmeter.nl ‘schokkend’. Ze vindt veel werkgevers ‘nalatig’.

(Bron: ANP) <

Doe eens gek!

Wie nog wat geld over heeft, een keer gek wil doen en luxe wil overnachten, kan binnenkort terecht in Macau, ‘s werelds grootste goldstad met een omzet van 38 miljard dollar per jaar. Een miljardair uit Hong Kong laat daar voor een slordige miljard dollar een nieuw, bijzonder luxueus hotel met 230 kamers, 66 speeltafels en een ‘filiaal’ van een driesterren restaurant bouwen genaamd Louis XIII, zo viel te lezen in NRC Handelsblad van 5 oktober. Wie in de Royal Suite wil overnachten mag rekenen op een tarief van maar liefst 76.000 euro per nacht. In het hotel komt ook een winkelcentrum dat alleen op uitnodiging kan worden bezocht. Eenmaal binnen kun je ook daar je hart ophalen, hoewel... je zult er niets vinden beneden de 100.000 euro!

Dan weet je dat alvast! <

Werknemers snoepen wat af Bijna de helft van de werknemers eet dagelijks wat lekkers op het werk, blijkt uit onderzoek van Nationale Vacaturebank waaraan duizend mensen deelnamen.

44 procent geeft aan dat er dagelijks snoep wordt gegeten. In 1 op de 5 gevallen is dit wekelijks, bijvoorbeeld met de verjaardag van een collega. 28 procent zegt dat er sporadisch wordt gesnoept en 1 op de 10 zegt dat bij hen op het werk altijd iedereen op dieet is. Maar liefst 88 procent antwoordt dat de werkgever een gezonde levenstijl niet stimuleert.

(Bron: PWdeGids.nl) <

4

Tweede generatie allochtone vrouwen dicht kloof op de arbeidsmarkt Werkende vrouwen van niet-westerse herkomst hebben veel vaker een voltijdbaan dan autochtone vrouwen. Dat blijkt uit cijfers van het CBS. In 2012 had van de eerste generatie allochtone vrouwen 36 procent en van de tweede generatie 46 procent een voltijdbaan, tegenover 27 procent van de autochtonen. Vergeleken met autochtone vrouwen, werken niet-westerse vrouwen ook veel minder vaak in kleine deeltijdbanen van 12 tot 24 uur per week. Van de niet-westerse vrouwen die in Nederland zijn geboren heeft 14 procent zo’n baan, bij de autochtone vrouwen is dat ruim twee keer zoveel.

De kloof op de arbeidsmarkt wordt vooral gedicht door niet-westerse vrouwen die in Nederland zijn geboren. Het aandeel met een baan is bij deze tweede generatie met 68 procent even groot als bij autochtone vrouwen. Van de vrouwen uit de eerste generatie is minder dan de helft aan het werk. (Bron: PWdeGids.nl) <

Nederlanders denken niet na over pensioen Minder dan de helft van de Nederlanders is zich bewust van de gevolgen van een scheiding voor hun pensioen, 28 procent van de woningeigenaren heeft nog nooit nagedacht over de woonlasten na pensionering en slechts een kwart van de bevolking weet goed wat nabestaandenpensioen is.

Dat blijkt uit een onderzoek van Wijzer in geldzaken, een initiatief van het ministerie van Financiën. Slechts 10 procent van de mensen maakt geregeld tijd vrij om zich te verdiepen in de pensioensituatie, een kwart doet dat helemaal niet. Daarnaast weet de helft van de ondervraagden met een middel- of eindloonregeling niet of zijn pensioen dit jaar gekort of geïndexeerd is. Het onderzoek is verricht voor de Pensioen3daagse 2013. Hierbij zijn ruim 250 organisaties actief om Nederlanders zich te laten verdiepen in hun pensioen. <

‘Je stinkt’ ‘Je stinkt’ is niet iets wat je zomaar zegt tegen een collega die naar zweet ruikt. Toch kun je haar of hem maar het best wijzen op haar/zijn vervelende lichaamsgeur, is het advies. Maar hoe doe je dat op een respectvolle manier? “Zeg je botweg: ‘je stinkt, je moet vaker douchen’, dan leg je een enorm probleem bij de persoon in kwestie neer. Die zal helemaal ontdaan zijn”, zegt een verzuimcoördinator. “Leg het probleem daarom neer bij de bedrijfsarts. Hij kan contact opnemen met deze collega.” Net zo vervelend – en misschien wel vaker voorkomend – zijn collega’s die hun rommel niet opruimen. Resultaat: opgestapelde vieze borden en smerige kopjes op het bureau. “Zoek de balans. Geef in de eerste plaats zelf het goede voorbeeld. Komen er gasten van buiten, vraag je collega’s dan om te zorgen dat het er netjes uitziet voor het bezoek.

Loop vijf minuten van tevoren zelf een rondje over de afdeling. Bied koffie aan en neem zonder op- of aanmerkingen de vieze oude bekers mee”, aldus Florentine van Lookeren Campagne. Iedereen blij en de werkvloer is opgeruimd. <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

SIGNAAL

Werkzoekende zoekt verkeerd

Tien tips voor meer grip op je werk

Slechts 3 procent van de werkzoekenden zoekt op de meest effectieve manier naar een baan, terwijl een op de tien geen enkele van de vijf meest effectieve zoekkanalen gebruikt. Baanzoekers vertrouwen sterk op zoekmachines, vacaturesites en social media, terwijl effectieve kanalen als een open sollicitatie, het uitzendbureau of het binnenlopen bij een bedrijf beperkt gebruikt worden. En dat werkt werkloosheid onnodig in de hand. Het meest effectieve zoekkanaal is nog steeds het eigen netwerk.

Maar liefst een op de vijf Nederlanders die het afgelopen jaar een nieuwe baan vond, bereikte dit via het eigen netwerk.

(Bron: Managersonline.nl) <

Als een kip zonder kop op je werkplek losgaan is nooit een goed plan. Wie grip op zijn werk heeft, krijgt meer gedaan in minder tijd – en met meer werkplezier. Tien tips om die grip te krijgen.

Hoogvlieger Het zal absoluut je ego strelen als je de kans krijgt een grote carrièresprong te maken. Toch is het wijs om dan op zeker te spelen.

Werknemers die in hun professionele carrière een paar hiërarchische treetjes overslaan, lopen het risico op een grote terugslag wanneer blijkt dat hun nieuwe functie uiteindelijk niet het succes wordt waarop werd gerekend. Dat zegt Christian Scholtz, columnist bij de Duitse krant Die Welt. Terug naar je ‘oude’ niveau? Zie dan maar dat je collega’s je nog serieus nemen. Een dergelijke terugval wordt door de omgeving vaak als een complete mislukking beschouwd aldus Scholtz. De betrokkene wordt in dat geval als ‘loser’ bestempeld en moet een gevoel van absolute vernedering verwerken. Het is daarna de vraag of je in dat geval je eerdere status of autoriteit ooit nog terugwint. Vraag jezelf af of je over voldoende kwalificaties beschikt om op het aanbod in te gaan. Heb je zo je twijfels? Heb dan de moed om het aanbod af te wijzen en blijf lekker zitten waar je zit. <

Onder werktijd zelden op social media Het merendeel van de werknemers bevindt zich niet tot nauwelijks op social media tijdens hun werk, blijkt uit onderzoek van Jobbird. com. 30 procent van de ondervraagde werknemers bevindt zich helemaal niet op social media tijdens hun werkdag en 33 procent geeft aan dat dit nul tot vijf keer betreft. Ook vindt een deel van de ondervraagden social media iets voor in de pauze (11 procent).

Reden: ze vinden het niet eerlijk tegenover hun baas. Social media hoor je niet onder werktijd te bezoeken, vinden ze.

Eerder bleek uit onderzoek van ING dat voor het eerst sinds de opkomst van social media het gebruik ervan stagneert. Het vertrouwen in social media bleek afgenomen met 8 procent ten opzichte van vorig jaar. (Bron: Managersonline.nl) <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

1. Maak aan het begin van de week een planning. Ook al kun je maar 30 procent van je dag plannen omdat je zo veel ad hoc werkt!

2. Werk niet voornamelijk vanuit je mailbox. Daarin staan vooral andermans prioriteiten en reacties op je vragen. Zorg dat je daarnaast een lijst hebt van je taken en projecten en houd die aan als leidend.

3. Begin je dag niet in je mailbox. Laat hem een halfuur dicht en werk aan het moeilijkste of belangrijkste dat je te doen staat.

4. Noteer losse flodders en haal ze zo uit je hoofd. Op een schrijfblok kun je alle ideetjes, vragen en taken kwijt, zonder dat je meteen wisselt van taak.

5. Gebruik filters voor je aantekeningen. Noteer de initialen van je leidinggevende naast alles wat je wilt overleggen. Zet een grote A bij wat voor jou een actie is. Streep door wat gedaan is.

6. Verwerk informatie liefst meteen in een systeem. Contactgegevens, korte brokjes informatie… laat het niet zwerven. Als het niet lukt, verzamel het dan in een apart mapje in plaats van op meerdere plaatsen.

7. Noteer je acties op één plaats in plaats van op losse papiertjes.

Die gaan zwerven! Als het op één plek staat, kun je gaan prioriteren.

8. Hak grote projecten in stukjes. Ook dat achterstallig archiveren is een project: maak kleine stapeltjes en doe er elke dag eentje.

Zo blijft het behapbaar.

9. Stel meteen een diagnose over ieder document of mailtje. Wat moet je hiermee? Noteer dat erop (papier) of verplaats de mail (naar actie, bewaren, verwijderde items…). Voorkom dat je dingen zes keer opent of bekijkt!

10. Sluit je dag goed af. Kijk vooruit naar morgen en leg klaar wat je nodig hebt. Zo voelt het begin van de dag niet alsof je wordt overvallen door ‘de waan van de dag’. < Door Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer. Karen leert medewerkers op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met haar bedrijf New Broom geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is trainer bij Management Support en licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. New Broom is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

5

SIGNAAL

Smartphone in auto acceptabel, maar niet in vergadering Ruim één derde van de Nederlanders vindt het acceptabel om iets op de smartphone op te zoeken tijdens het autorijden. Tegelijkertijd vindt slechts 20 procent van de Nederlanders het acceptabel om een smartphone te gebruiken tijdens een vergadering.

Dit blijkt uit onderzoek van QlikTech.

Ruim 550 Nederlandse consumenten werd gevraagd in welke situaties – van kerk- tot toiletbezoek – zij het wel of niet acceptabel vinden om informatie op de smartphone op te zoeken. (Bron: hrpraktijk.nl) <

Erkenning belangrijker dan salaris Waardering voor je werk is belangrijker dan een goed salaris. Drie op de tien werknemers is momenteel op zoek naar een nieuwe baan omdat de huidige werkgever niet genoeg erkenning toont voor hun inzet.

Dat blijkt uit Europees onderzoek van StepStone onder ruim 21.000 werknemers in zeven Europese landen. Waardering zou bijvoorbeeld getoond kunnen worden door middel van een beloningsprogramma, maar ook een woord van dank of alleen een schouderklopje kan al volstaan. Managers onderschatten dit vaak. Werknemers vinden dat het hoogste management hier meer aandacht aan moet besteden (Bron: overhetnieuwewerken.nl) <

Thuiswerk: verschil m/v Vrouwen en mannen hebben op het gebied van flexibiliteit verschillende beweegredenen. Vrouwen zijn vooral geïnteresseerd in thuiswerk omdat ze dan ook de kinderzorg op zich kunnen nemen. Mannen willen thuis werken, omdat ze op kantoor te veel worden afgeleid. Thuiswerk van mannen leidt niet tot een groter aandeel in de kinderzorg.

Dat is de conclusie van een onderzoek van wetenschappers aan de University of New South Wales (UNSW) onder ruim zevenduizend Australische werknemers. Thuiswerk bezorgt volgens het onderzoek zowel mannen als vrouwen een groter stressgevoel.

Toch blijken beide geslachten over het algemeen tevreden te zijn met de regeling. <

6

Conflict met de baas?

Vier tips om het op te lossen Hoe je het ook wendt of keert: de sleutels van jouw toekomst liggen in handen van je baas.

Als je met hem in de clinch ligt heeft dat absoluut gevolgen voor je carrière. Het mooiste is natuurlijk als je weer samen door één deur kunt. 4 tips om het conflict op te lossen.

1. Praat erover, maar niet met je collega’s. Plan met je baas op een goed moment een gesprek onder vier ogen. Vertel wat je dwarszit, maar luister ook naar zíjn verhaal. Loopt het gesprek op niets uit? Recht je rug en accepteer de uitkomst.

2. Vat het niet persoonlijk op. Bedenk wat hij allemaal wél voor je heeft gedaan en hoe de samenwerking ooit was. Die was misschien zo slecht nog niet.

3. Stort je op je werk en verras je baas met je prestaties.

4. Realiseer je dat je baas niet bij jou om excuses komt vragen dus is het aan jou om dat te doen. Hangt je carrière aan een zijden draadje? Zet dan je trots opzij en bied je verontschuldigingen aan. Dat is de eerste stap naar een zonnige toekomst op je werk. <

CV telt straks niet meer Binnen tien jaar vragen werkgevers niet meer naar de ervaring en opleiding van werkzoekenden, maar naar hun intrinsieke motivatie. Dat stelt Tempo-Team op basis van eigen trendonderzoek. Niet ervaring, maar competenties zijn voor werkgevers in 2020 de belangrijkste reden om iemand aan te nemen. Het cv zoals we dat nu kennen, gaat dan ook grotendeels verdwijnen. Werkgevers willen dat werkzoekenden laten zien dat ze effectief kunnen reageren op de maatschappelijke, technische en digitale ontwikkelingen.

Verder moeten ze kunnen omgaan met veel en vaak complexe informatie en doelgericht kunnen werken. Daarnaast moet de medewerker van de toekomst online actief zijn en tegelijk over voldoende sociale en emotionele vaardigheden beschikken. Dat komt door een toename van culturen en generaties op de werkvloer. (Bron: PWdeGids.nl) <

We gluren en worden begluurd Onderzoek van Iron Mountain wijst uit dat een op de vijf forensen (21 procent), van hoog tot laag, weleens met gevoelige bedrijfsinformatie werkt gedurende het reizen met het openbaar vervoer en vliegtuig, terwijl twee derde (66 procent) zelf gluurt. Eén op de zeven onderzochte Europese forensen (14 procent) geeft aan al glurend en meeluisterend vertrouwelijke of gevoelige informatie te hebben verkregen.

Iron Mountain adviseert vier aanvullende stappen om het informatiebeleid uit te breiden tot voorbij de uitgang, tot in het openbaar vervoer: 1. Voed medewerkers op; stel beleid op en zorg voor praktische richtlijnen.

2. Benut IT-mogelijkheden; zorg voor sterke wachtwoorden en versleuteling op mobiele apparatuur.

3. Bied de middelen; rust laptops uit met anti-gluurschermen die alleen recht van voren beeld geven.

4. Neem de papieren weer mee; welke documenten mogen sowieso wel/niet afgedrukt worden? <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

SIGNAAL

Vier dagen per jaar op wc Nederlandse werknemers zitten meer dan 33,5 uur per jaar op het toilet van hun werkgever, oftewel vier volle werkdagen. Intussen vindt een kwart van de werknemers de hygiëneomstandigheden op het werk onvoldoende.

Dat blijkt uit een onderzoek van leverancier van hygiënische producten en diensten Initial, waarover nieuwssite De Ondernemer bericht. Bijna 4 op de 10 werknemers (38,4 procent) geven echter toe niet altijd hun handen te wassen na een bezoekje aan het toilet. Werkgevers kunnen bijdragen aan goede hygiëne door de omstandigheden te verbeteren, aldus het onderzoek. Daarnaast laat bijna een op de zeven ondervraagden weten met hun mobiel te internetten tijdens een sanitaire stop.

1 op de 30 leest zelfs kranten en tijdschriften op de wc.

(Bron: NUzakelijk). <

Arbeidsmarktonderzoek secretariële beroepen Ben jij een faciliterende, initiërende ondersteuner? Ben je een specialist of generalist?

Verricht jij taken met een hoge complexiteit, verantwoordelijkheid en zelfstandigheid? Of ben je de ondersteuner die vooral in opdracht taken uitvoert? Welke vreemde talen spreek je in je werk? En welke trends en ontwikkelingen signaleer je? Wat zijn je loopbaanwensen?

Kenniscentrum Ecabo komt binnenkort met een arbeidsmarktonderzoek secretariële beroepen. Dit onderzoek is urgent omdat hieruit blijkt of er voldoende secretaressen worden opgeleid met een diploma waar de arbeidsmarkt om vraagt. Want een goede aansluiting van gediplomeerde secretaressen en arbeidsmarkt is essentieel. Het resultaat presenteren we onder andere bij Management Support en er verschijnt half januari 2014 een boekje.

Informatie: www.ecabo.nl/secretariele-beroepen. <

Kritiek op de voorzitter?

Drie tips Wat doe je als je vindt dat de voorzitter van de vergadering zijn werk niet goed doet?

Hem of haar erop aanspreken! Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! heeft drie tips: 1. Evalueer de vergadering regelmatig. Hoe functioneren voorzitter en notulist? Hoe is het gesteld met de inbreng van de deelnemers, de sfeer, de agenda, tijdsplanning?

2. Geef de voorzitter tips.

Geef hem of haar positieve feedback.

3. Stel voor om taken te verdelen. Bijvoorbeeld: de tijd in de gaten houden, zorgen dat iedereen aan het woord komt en samenvatten van discussies. Zo kan de voorzitter zich concentreren op andere taken. <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

Handige links Op overhetnieuwewerken.nl vind je van alles over... juist ja: Het Nieuwe Werken. Van whitepapers tot artikelen en van checklists en praktische tips tot blogs en nieuwtjes. < De foto’s en video van Management Support Live! nog niet gezien?

Op managementsupport.nl vind je al het beeldmateriaal terug. < Presentatie in het vooruitzicht? Lees deze slimme tips om indruk te maken: intermediair.nl/carriere/doorgroeien/competenties/zo-presenteer-jede-zaal-plat-30-seconden < Dat langdurig zittend werken ongezond is, weten we wel, maar wat kun je zelf doen om gezond te blijven? Wat kan je bedrijf doen? En wat is de wet- en regelgeving?

Lees er meer over op: veiligengezondwerken.nl/gezondheid/lichamelijke-belasting/zittenden-staand-werk < Je kunt je leven week na week leuker maken door jezelf constant een simpele vraag te stellen. Start met het evalueren van je leven en maak je leven stap voor stap leuker! Hier vind je tips: directiesecretaresse.nl/zo-maak-jeje-leven-steeds-leuker < Wil je nóg meer tips voor een fijn, gelukkig leven? Kijk dan eens op http://sochicken.nl. Je vindt er onder meer het gratis e-book ‘5 simpele basics voor een Fijn & Gelukkig leven’. < Kerst op kantoor maar niet zelf je kerstboom optuigen en decoratie aanschaffen? Kijk dan eens op http://kerstvoorkantoor.nl < Ben jij een echt ‘filedier’ en vind je het fijn om in de file te staan? Lees dan niet verder. Wil je dit kuddegedrag doorbreken, lees dan vooral deze tips: http://www.filedier.nl <

7

SAMENWERKEN

Samenwerken in stressvolle situaties

Van ‘stekelvarkens’ naar ‘dreamteam’ Aan welke karaktertrekken van je baas erger jij je? Hoe ga je daarmee om? Word je snel boos, ga je veel piekeren, trek je je stil terug in een hoekje of neem je alles wat hij zegt persoonlijk op? Ieder mens is uniek en gedraagt zich uniek. Dat accepteren we wel, maar in de praktijk kost het ons toch moeite om hiermee om te gaan. Ben je al benieuwd naar een aantal praktische tips?

Tekst Marjo van Lijssel

Met behulp van het boek IK en de ander kom je er namelijk achter hoe je zelf in elkaar steekt, waarom en hoe je reageert in bepaalde situaties, maar ook wat het gedrag van je baas veroorzaakt en, nog belangrijker: hoe je effectiever met hem omgaat.

Best handig als je iedere dag moet samenwerken met iemand die zo totaal anders is dan jij. Het is een praktische handleiding die je stap voor stap leert omgaan met ingewikkelde dagelijkse kantoorsituaties. IK en de ander verscheen dit najaar. De auteurs Bart de Kruijff, Kees Lagerweij en Lucas van Gerwen zijn enthousiaste en inspirerende trainers op het gebied van stressmanagement en persoonlijke groei.

Accepteren is de eerste stap Met lood in haar schoenen fietst Marjan (33) elke dag naar haar werk. Ze is secretaresse bij een bouwbedrijf. Haar baas is een vijftigjarige, wat norse man van weinig woorden.

Er is amper communicatie tussen de twee.

Nieuwe opdrachten legt hij op haar bureau met een uitleg in telegramstijl. Daarna verdwijnt hij weer naar zijn kantoor waar hij, achter gesloten deur, verder werkt. Marjan

voelt zich diep ongelukkig. Ze wil niets liever dan contact met haar baas, een kleine blijk van erkenning en waardering, even samen koffiedrinken en uitleg over het uitvoeren van werkzaamheden. Zijn afstandelijkheid schrikt haar af. Ze wordt helemaal bloednerveus als hij uit z’n slof schiet omdat iets niet gaat volgens zijn wens. Met haar collega-secretaressen heeft ze wel goed contact. Ze is wel eens jaloers op hen omdat ze zo’n leuke band hebben met hun manager, en samen een team vormen. Dat wil Marjan ook.

Helaas kunnen we onze collega’s en bazen maar zelden zelf uitzoeken. We krijgen ze meestal in onze schoot geworpen en moeten er op professionele wijze zelf wat van maken. Dat is niet altijd eenvoudig. Volgens auteur en trainer Kees Lagerweij heeft iedereen zijn eigen ‘sociale vingerafdruk. “Dat is gedrag dat je automatisch vertoont, in het verkeer, op je werk en thuis tijdens het avondeten. Je hebt het zelf niet in de gaten.

Je doet het onbewust en het kost je weinig moeite. De één krijgt energie van veel mensen om zich heen, ook na een dag hard werken, terwijl de ander liever alleen op de bank zit met een goed boek. De één vindt

WELKE TWEE KLEUREN PASSEN BIJ JOU? Kleur Rood Geel Groen Blauw

Kenmerken Direct & daadkrachtig Enthousiast & optimistisch Stabiel & ondersteunend Correct & precies

pas iets af als het perfect is, de ander voelt zich juist heerlijk door van project naar project te rennen. Het ene gedrag is niet beter of slechter dan het andere. Iemand is gewoon zoals hij is. Dat leren accepteren is de eerste stap naar effectief samenwerken.”

Rood, geel, groen of blauw?

In IK en de Ander maken de auteurs gebruik van de vier gedragsvoork(l)euren rood (direct & daadkrachtig), geel (enthousiast & spontaan), groen (stabiel & ondersteunend) en blauw (correct & precies). Iedereen heeft deze vier kleuren in zich. “Maar de mate waarin verschilt per persoon”, nuanceert Lagerweij.

Iedere gedragsvoork(l)eur uit stress op een andere manier Rode stresssignalen Reageert fel Ongeduldig Veeleisend

8

Gele stresssignalen Overgevoelig Speelt op de man Chaotisch

Groene stresssignalen Stil Besluiteloos Koppig

Blauwe stresssignalen Piekeren Te kritisch Teruggetrokken

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

SAMENWERKEN

agressief, een ‘gele’ is dan niet meer spontaan maar impulsief, een ‘groene’ is niet meer hulpvaardig maar bemoeizuchtig en een ‘blauwe’ is niet meer kwaliteitsbewust maar legt op elke slak zout. Hoe je reageert, op je best of niet zo handig, is dus afhankelijk van je lichamelijke en geestelijke gezondheid.

Lucas van Gerwen, auteur, klinisch psycholoog en directeur bij vliegangstinstituut Stichting VALK, geeft stressmanagementtrainingen aan bedrijven en behandelt dagelijks mensen met stress- en angstklachten.

“Wel hebben bijna alle mensen twee dominante gedragsvoork(l)euren. Vaak is het zo dat één van de kleuren totaal niet bij je past.”

‘Blauwen’ zijn precies. Ze nemen ruim de tijd voor zorgvuldige afwegingen. Feiten, cijfers en richtlijnen zijn voor hen belangrijk.

‘Roden’ houden van controle en nemen graag de leiding. Het is resultaat is voor hen het belangrijkste. De emotionele impact van hun beslissingen op mensen hebben geen prioriteit. Ze zeggen wat ze denken en maken van hun hart geen moordkuil.

Van assertief naar agressief Rood, geel, groen en blauw (wij allemaal dus) hebben gelukkig fantastische kwaliteiten. Zolang iedereen vooral die talenten ziet en we niet geconfronteerd worden met tegenslagen, is er geen vuiltje aan de lucht. Helaas lukt dat niet in het dagelijks leven.

Er liggen veel kwellingen op de loer. Volgens de auteurs van het boek ‘IK en de ander’ gaan mensen zich vooral minder effectief gedragen als ze weinig of geen energie meer hebben. Factoren zoals vermoeidheid, stress, ziekte, pijn, weinig nachtrust, angst, honger, gebrek aan beweging of verkeerde voeding slurpen energie en dat gaat ten koste van onze fysieke en mentale gezondheid. Een ‘rode’ reageert dan niet meer assertief maar

‘Gelen’ zijn echte ‘mensen-mensen’. Resultaten hebben minder prioriteit dan de emotionele impact van hun beslissingen op mensen. Ze zijn enthousiast, optimistisch en staan graag in de schijnwerpers.

‘Groenen’ houden van harmonie, duidelijkheid en stabiele relaties. Ze zijn bescheiden en kunnen slecht tegen conflicten. Mensen staan bij hen centraal.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

‘Niet vechten, maar verdragen’ “Stress is niet veel meer dan een uitgestelde schrikreactie”, vertelt Van Gerwen. “Elk mens schrikt als er plotseling iemand achter ‘m staat en ‘boe’ roept. Die schrikreactie doet iets met je lichaam. Je hartslag versnelt, je spieren spannen zich aan en je bloeddruk stijgt. Eigenlijk maakt je lichaam zich op voor een vecht of vluchtreactie. Totdat je je omdraait en ziet dat degene die achter je staat een goede bekende is. Een soortgelijke schrikreactie ervaar je bij elke negatieve gedachte. Dat zal nooit veranderen. Zo zitten we als mensen nu eenmaal in elkaar. Het is heel normaal dat je je vervelend voelt bij het terugdenken aan iets naars uit het verleden, bij een negatieve gedachte over het heden of als je fantaseert over een onprettige toekomstige gebeurtenis. Wanneer mensen zich daar echter aan vast blijven houden, rekt het schrikmoment zich op tot onrust en uiteindelijk tot stress. Bij vliegangstinstituut Stichting VALK leren we mensen met angst/stress om te gaan. Om er niet meer tegen te vechten, maar het gevoel leren verdragen. Pas dan kan het afnemen.

Hoe jij je voelt en reageert op anderen is niet alleen afhankelijk van stress. Ook voeding, levensstijl en lichaamsbeweging hebben een grote invloed.”

Tegenpolen Uit onderzoek blijkt dat secretaressen vaak groen en/of blauw als gedragsvoork(l)euren hebben en ‘bazen’ meestal rood en/of geel. “Eigenlijk heel logisch”, volgens Lagerweij. “Want secretaressen hebben een dienstverlenend en ondersteunend beroep. Begripvol, behulpzaam, accuraat en geduldig gedrag komt dan goed van pas.

Leidinggevenden gebruiken daarentegen hun daadkracht om snel beslissingen te nemen en een organisatie te leiden. Rood versus Groen en Geel versus Blauw zijn echter elkaars tegengestelde kleuren. Het

9

Intensieve workshop

Slim werken met de

iPad

De iPad biedt voor jou als management-ondersteuner ongekende mogelijkheden. Stel je eens voor: je notuleert razendsnel, vergaderingen organiseer je compleet papierloos, archiveren en terugvinden

deze workshop leer je het feilloos. Voor 395 euro leer je alle vaardigheden die je werk niet alleen

www.infotraining.nl

SAMENWERKEN

Kleur Rood Geel Groen Blauw

Kwaliteiten Direct & daadkrachtiG Enthousiast & optimistisch Stabiel & ondersteunend Correct & precies

probleem daarvan is dat deze gedragsvoork(l)euren, zeker in stressvolle tijden, vooral elkaars valkuilen zien in plaats van kwaliteiten. Een ‘rode’ baas zal zich bijvoorbeeld ergeren aan het, in zijn ogen, trage en besluiteloze gedrag van zijn secretaresse. De ‘groene’ secretaresse schrikt van haar baas en vindt hem drammerig, agressief en veeleisend. De ‘gele’ baas vindt zijn ‘blauwe’ secretaresse een pietlut en de ‘blauwe’ secretaresse ervaart haar ‘gele’ baas als een impulsieve chaoot.”

De auteurs ervaren zelf ook dagelijks welke invloed hun gedrag heeft op anderen en hoe ze reageren in tijden van stress. “Ik kan behoorlijk rood worden”, geeft Lucas van Gerwen toe. “Vooral als ik het erg druk heb en er veel verantwoording op mijn schouders rust. Mijn twee secretaressen schrikken dan wel eens van de felheid waarmee ik uit de hoek kan komen. Gelukkig nemen ze het niet persoonlijk op. Zij zijn totaal anders dan ik, hebben meer groen en blauw in hun profiel. Ik ben daarentegen juist rood in combi-

Valkuilen Ongeduldig & drammerig Impulsief & chaotisch Bemoeizuchtig & traag Pietluttig & defensief

natie met geel. Dat is uiteindelijk helemaal geen probleem. Sterker nog, we zijn daardoor juist complementair. Ik ben bijvoorbeeld helemaal niet goed in op tijd komen of attent zijn. Mijn secretaressen wel, zij coachen mij hierin. Omgekeerd zorg ik ervoor dat de organisatie blijft draaien, door met innovatieve ideeën te komen en op tijd knopen door te hakken.”

‘Communiceren blijft cruciaal’ Natuurlijk zijn er onderling wel eens fricties.

Maar dat lossen Van Gerwen en zijn secretaressen samen op. “Toen ik net secretaresse was van Lucas deed ik heel erg mijn best om zoveel mogelijk te doen en dan ook nog perfect”, vertelt Eline Ladru, een van de secretaressen. “Ik ben van nature iemand die graag zorgt voor anderen. Maar ik liep al heel snel tegen mijn grenzen aan. Lucas heeft de eigenschap om op voor ons hele drukke momenten binnen te stormen met nieuwe opdrachten die het liefst à la minute uitgevoerd moeten worden. Tegenwoordig zeg ik het gewoon als het me echt niet lukt of als andere zaken prioriteit hebben. Mijn

collega Ans Vos, die al meer dan tien jaar zijn secretaresse is, heeft me hiermee geholpen. Lucas staat erg open voor onze feedback. Dat heeft ook te maken met zijn blinde vertrouwen in ons. Sommige dingen blijven moeilijk, zoals hem op tijd laten komen voor een afspraak. We doen ons best, en zetten hem af en toe letterlijk het pand uit. Verdraagzaamheid en communiceren zijn sleutels tot succes. Zeggen wat je wilt en wat wel of niet kan, blijft cruciaal. Daarmee houd je de communicatie altijd eerlijk en open. We zijn daardoor echt maatjes geworden. Ja, een dream team kan je wel zeggen!”

Wil jij ook weten hoe je samen met je baas een dream team vormt? Het boek IK en de ander helpt je met het toepassen van de juiste technieken om je baas effectief te benaderen. Het is een onmisbare handleiding in lastige werkrelaties. Bestellen en meer info: www.kleurenboek.nl of ga naar de Facebookpagina: www.facebook.com/ikendeander. <

Leer je en and zelf ere bete n begrijp r en.

EN DE ANDER Drs. Bart de Kruiff Drs. Kees Lagerweij Dr. Lucas van Gerwen

Win een boek!

Wil jij kans maken op een gratis boek IK en de ander? Doe dan mee met onze prijsvraag. Geef antwoord op de volgende drie vragen.

Drs. Kees Lagerweij is een enthousiaste en inspirerende trainer en ondernemer. In 2003 heeft hij SalesShape opgericht en uitgebouwd tot een succesvol trainingsbureau gericht op het vergroten van de commerciële slagkracht van opdrachtgevers. Tijdens zijn training/coaching maakt hij vaak gebruik van gedragsvoork(l)euren om het zelfinzicht van mensen te verhogen. Sinds 2012 is hij, samen met Bart de Kruiff, managing partner van Personalcolor Nederland BV. www.personalcolor.eu.

Dr. Lucas van Gerwen is directeur van Stichting VALK (VliegAngstbestrijding Leidse universiteit en KLM). Hij is klinisch psycholoog en piloot. Een gedreven, empathisch wetenschapper/trainer die mensen boven zichzelf uit laat stijgen en samen met hen nieuwe werelden opent. Hij is auteur van diverse boeken en publicaties (onder andere over vliegangst) in wetenschappelijke tijdschriften. De stressmanagementlezingen die hij verzorgt vanuit World Class Support BV zijn onderhoudend, boeiend en effectief. www.valk.org.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

1. Tegen welke gedragsproblemen loop jij aan in de relatie met je baas?

2. Hoe los je dit op?

3. Wat zijn de resultaten van je inspanningen?

Uit de inzendingen worden vier winnaars gekozen: twee stekelvarkens (die kunnen het boek goed gebruiken) en twee dream teams (die kunnen het boek aan iemand anders schenken). Stuur je mail naar: verabot@vakmedianet.n

11

COMMUNICEREN

Gekonkel en manipulaties

Kantoorpolitiek: hoe ga je ermee om?

Politiek is niet alleen gereserveerd voor de mensen die in Den Haag werken. Ook op de werkvloer heb je te maken met het spel van verschillende belangen, het sluiten van compromissen en onderlinge machtsverhoudingen. Hoe zorg je dat je daar op een goede manier mee omgaat, zonder zelf een rat te worden?

Tekst Linda van der Wal

Of het nu gaat om de aanschaf van nieuwe koffieautomaten, de verhuizing van een afdeling of wie die felbegeerde promotie krijgt: in alle situaties waar verschillende belangen een rol spelen, heb je te maken met politiek.

Dat hoeft niet slecht te zijn. Goede onderlinge verhoudingen kunnen ervoor zorgen dat je in de wandelgangen snel dingen kunt kortsluiten, zodat problemen worden voorkomen.

Spil Als managementassistent ben je vaak de spil op de werkvloer en dat geeft jou een bijzondere rol in het politieke spel. Door de informele contacten en informatie die je hebt, kun je van onschatbare waarde zijn voor je collega’s, leidinggevenden en de organisatie. Bijvoorbeeld door op het juiste moment problemen te signaleren.

Joke (45), managementassistent: “Op een ochtend kwamen drie secretaressen helemaal verhit naar mij toe. Meestal bemoei ik mij er niet mee, maar het leek mij verstandig dat dit snel werd opgelost. Ik heb tegen hen gezegd ‘ik doe wat ik kan’. Toen ben ik naar Henk, de directeur, gegaan. Ik heb hem verteld wat er was gebeurd en hem aangeraden om even met de secretaressen te gaan praten. In tien minuten was het probleem opgelost. De secretaressen waren gelukkig dat ze gehoord werden en Henk was blij dat we het probleem zo in de kiem konden smoren.”

12

Schakelfunctie Als spin in het web kun je ook een belangrijke schakelfunctie vervullen. Marlies (53) directiesecretaresse: “Ik werkte voor de voorzitter van de Raad van Bestuur. In die tijd kwamen allerlei mensen even binnenwippen. Ze legden mij hun dilemma voor en vroegen mij wat ik dacht. Soms kon ik dan meteen antwoord geven over hoe ze iets het beste konden aanpakken. Op andere momenten ging ik even langs bij de voorzitter om de boel kort te sluiten. Niet alleen die collega’s vonden dat heel prettig, maar het is ook goed voor je baas. Hij ziet dat je zorgt voor een soepele samenwerking. Nu hangt het natuurlijk ook af van het karakter van de betreffende persoon. Van deze man kreeg ik alle ruimte, omdat hij zelf voorstander was van een opendeurpolitiek.”

sommige situaties kan het er echter hard aan toe gaan. Zo kreeg Mirjam (59) als officemanager te maken met een manipulerende baas.

“Op een gegeven moment had hij dezelfde baan aan vijf collega’s aangeboden. En wel op zo’n manier dat zij allemaal dachten dat zij het zouden worden. Ik zat er vreselijk mee in mijn maag, maar kon niet direct actie ondernemen.

Op een middag kwam één van die vijf naar me toe. Ze vertelde dat ze er eigenlijk niks over mocht zeggen, maar dat ze kans maakte op een heel leuke baan. Toen heb ik toch laten vallen ‘of ze dat al eens besproken had met de collega’s’. ‘Nee’, was haar reactie. De baas had aangegeven dat dat niet de bedoeling was.

‘Zou ik toch maar doen’ was mijn advies en daarmee kwam het al snel uit. Voor mijn gevoel liep het toen zo de spuigaten uit, dat ik er wel wat van móést zeggen.”

Met het snelle schakelen, zoals Marlies dat doet, zorgt ze eigenlijk voor een scheut smeermiddel in de organisatie. Soms kan ze collega’s ook een beetje helpen. Bijvoorbeeld door ze een duwtje in de rug te geven om hun punt nog een keer te maken als ze in de wandelgangen het gevoel krijgt dat het niet goed is gegaan. “Uiteraard moet je daar wel voorzichtig mee omgaan”, voegt Marlies er snel aan toe.

Manipulaties Een baas die manipuleert en van geen kant functioneert, als managementassistent heb je het vaak als eerste door. Je merkt het aan gedraai in de agenda of het gedrag van de baas. Mirjam vertelt dat zij zich in 95 procent van de gevallen niet bemoeit met gekonkel op de werkvloer. Maar in sommige gevallen, zoals het bovenstaande voorbeeld, voelt ze zich wel genoodzaakt zich er mee te bemoeien. Zo ook Paul (55) die in een heel commerciële omgeving werkt.

Hard In veel gevallen worden er serieuze afwegingen gemaakt en kan een beetje politiek de samenwerking in een organisatie soepeler maken. In

“Zeker in het bedrijfsleven heb je soms te maken met ambitieuze lieden die nog niet

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

COMMUNICEREN

standje naar de werkvloer en vraag je af: naar wie wordt er vaak geluisterd, wie krijgt veel voor elkaar? Van hen kun je veel leren. Het is ook slim om je af en toe af te vragen wat de belangen van de ander zijn.

3. Voor wat hoort wat Ook op de werkvloer geldt het principe ‘voor wat hoort wat’.

Anderen helpen zorgt niet alleen voor goede werkrelaties. Het creeert ook ‘goodwill’ waar je gebruik van kunt maken als je zelf iets voor elkaar wilt krijgen. Managementassistenten zijn vaak heel dienstverlenend ingesteld. Ze zijn er vaak ook vanuit hun functie meer op gericht anderen te helpen dan voor zichzelf te zorgen. Als je veel voor anderen doet, aarzel dan niet om zelf hulp te vragen als je die goed kunt gebruiken. de positie hebben, maar wél denken het beter te kunnen. Misschien is dat ook zo, maar ze zijn nu in ieder geval nog niet aan de beurt. Ik zie dan dat sommigen zelf dingen willen gaan regelen, natuurlijk buiten de baas om. Op die momenten grijp ik in. Ik zeg dan bijvoorbeeld dat het prima is en dat ik de betreffende leidinggevende dan wel even op de hoogte breng. Mijn taak is toch om te zorgen dat hij weet wat er speelt.

Maar het is mijn taak niet om mensen terug te fluiten.” Omgaan met manipulaties betekent allereerst doorzien wat er speelt. Vervolgens kun je kijken of je actie moet ondernemen en hoe je dat op een slimme manier kunt doen.

Neutrale positie Als managementassistent heb je geen formele beslismacht, maar kun je wel behoorlijke invloed uitoefenen. Vanuit je ondersteunende rol vraagt het politieke spel spelen niet alleen dat je goed op de hoogte bent, maar ook dat je het met de nodige discretie en subtiliteit weet aan te pakken. Het is niet de bedoeling dat je op de stoel van de baas gaat zitten en beslissingen neemt, maar je kunt wel informeren en adviseren. In die rol is het van groot belang dat je je niet laat verleiden om partij te kiezen. Soms word je

met je baas gezien als een Siamese tweeling, maar dan verlies je het contact met je collega’s. Uiteindelijk ben je naast managementassistent ook gewoon collega. Een neutrale positie helpt ook om je rol goed te vervullen.

5 tips om je voordeel mee te doen 1. Wees niet te open Als je altijd open, eerlijk en aardig bent, loop je het risico dat gehaaide types daar misbruik van maken. Het is niet slim om altijd tegen iedereen even open te zijn.

Collega’s die je vertrouwt kun je precies vertellen wat je bezighoudt. Zij zullen geen gebruikmaken van je kwetsbare kant en je bij twijfels goede adviezen geven. Niet iedereen is je echter altijd goed gezind. Dan is het slim om soms strategisch je mond te houden en niet alles te delen wat je op het hart ligt.

2. Ontwikkel je politieke antenne Sommige mensen hebben van nature oog voor wie de belangrijke informele beslissers zijn, wat de mensen op de werkvloer beweegt en wat in ieders belang is.

Ben jij niet van nature met deze vaardigheid behept? Dan kun je deze ontwikkelen. Kijk bijvoorbeeld eens van een af-

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

4. Laat je baas de baas zijn Omdat je dicht bij het vuur zit en goed geïnformeerd bent, kun je al snel een mening hebben over wat de beste oplossing is. Als managementassistent kun je informeel invloed hebben door je leidinggevende te informeren en te adviseren. Houd er wel rekening mee dat je leidinggevende uiteindelijk het besluit moet nemen. Zet je overtuigingskracht in, maar geef je leidinggevende vooral de ruimte om zelf zijn beslissing te nemen. Zo voorkom je dat deze gezichtsverlies lijdt en krijg je meer voor elkaar.

5. Anticipeer op wat komen gaat Je kunt afwachten tot iemand je een opdracht geeft om wat te doen en dan pas aan de slag gaan. Als je weet wat er speelt, kun je daar echter van tevoren op inhaken. Zo kun je bijvoorbeeld voorkomen dat een probleem uit de hand loopt, door je leidinggevende erop te attenderen of het alvast op te lossen. Als je een brandje hebt voorkomen, houd dat dan niet voor jezelf. Alleen door anderen te laten weten wat je hebt gedaan, krijg je de eer die je toekomt. Dat versterkt je positie op de werkvloer. <

13

Onze Taal: hét podium voor uw taalkennis!

MAAND

Het tijdschrift Onze Taal laat elke maand zien hoe veelzijdig en boeiend taal is. Het belicht de vele kanten van het Nederlands, van actuele veranderingen tot de geschiedenis van woorden en uitdrukkingen, en van het Nederlands in de wereld tot taal in school en beroep.

SCHAP

1

AL O N Z E TA

2013

Vijf redenen om lid-abonnee te worden: van Het geheim zen le goed voor

M A A N D B L A D V A N H E T G E N O O T S C H A P O N Z E TA A L

M A A N D B L A D V A N H E T G E N O O T S C H A P O N Z E TA A L

EN O OT N HET G B L A D VA

6

11

2013

2012

Tien keer per jaar een boeiend taaltijdschrift.

cten e, veel diale Klein landj Hoe kan dat? ik ben, ben : “Zo ik iets Ivo de Wijs rwijzer” een onde n se fooi geve rdam snamen Een Rotte gen met plaat Uitdrukkin

Gratis taaladvies.

Korting op taalboeken.

De taalcanon Alles wat je altijd wilde weten over taal

Taalattracties in Europa

“Zo klein als ik ben / klim ik nu al in de pen”: rijmen op geboortekaartjes Hersenen, financiën Woorden die alleen meervoud hebben Laatste interview met taalcolumnist J.L. Heldring

Vloeiend klinken? Slordig spreken!

“Het is verbazend! Wat ’n taal!”

Multatuli als vlammend spreker Moet het NOS Journaal nóg natuurlijker?

Verder: praktische adviezen, taaldiscussies en grappige, leerzame taalkronkels.

Vraag een proefnummer of word lid!

Taal verandert voortdurend.

Onze Taal houdt voor u de vinger aan de pols!

Onze Taal versterkt de positie van onze taal.

Niet duur! Voor € 34,50 per jaar geniet u van tijdschrift en alle diensten.

Geef u op via www.onzetaal.nl of bel: 070 – 356 12 20

(ook voor een proefnummer)

BEDRIJF IN BEELD

Maatschappelijk betrokken

Congrescentrum.com toont zijn ‘groene’ gezicht Congrescentrum.com is maatschappelijk betrokken. Het exploiteert twee congresaccommodaties: De Werelt in Lunteren en Dennenheul in Ermelo waar bedrijven in een ‘groene’ omgeving één- of meerdaagse evenementen kunnen houden. Het geld dat hiermee wordt verdiend, steekt Congrescentrum.com in vakanties voor mensen voor wie dit door ziekte, beperking of leeftijd niet vanzelfsprekend is.

Tekst Martijn Louws

Ieder bedrijf zegt tegenwoordig maatschappelijk verantwoord te ondernemen. Maar tussen zeggen en doen zit vaak een groot verschil.

Niet bij Congrescentrum.com.

Zilveren Green Key De Werelt in Lunteren beschikt bijvoorbeeld over de zilveren Green Key. Dit keurmerk bewijst dat Congrescentrum.com er alles aan doet om de druk van de onderneming op natuur en milieu te minimaliseren. Daarmee gaat men volgens Diane van Gulik van Congrescentrum.com net een stap verder dan de normale wet- en regelgeving vereist. “De samenwerking met Hetvakantiebureau.nl is hiervan een voorbeeld.”

Vakantie Hetvakantiebureau.nl biedt vakantiemogelijkheden aan voor mensen voor wie het door ziekte, beperking of leeftijd niet vanzelfsprekend is om op vakantie te gaan. Van Gulik: “Wij ondersteunen dit doel met de opbrengst van de congressen en overige zakelijke bijeenkomsten. Zo kunnen de kosten van de vakantieweken laag worden gehouden. Dus hoe meer wij verdienen, hoe meer mensen met vakantie kunnen.”

Vakanties vinden onder meer plaats op de locaties van Congrescentrum.com in Lunteren en Ermelo. “In de zomermaanden en rond de kerstdagen, wanneer het op het gebied van de zakelijke bijeenkomsten rustig is, ontvangen wij meer dan 2700 vakantiegasten.

Ruim 1400 vrijwilligers zijn daarbij actief”, vertelt Van Gulik. Congrescentrum.com dient hiermee een breder doel. “Natuurlijk ligt de focus op het organiseren en faciliteren van evenementen. Dat doen we al

14

vijftig jaar. Maar daarnaast dragen wij op verschillende gebieden graag ons steentje bij aan de maatschappij”, aldus Van Gulik.

Bosrijk In die vijftig jaar dat Congrescentrum.com actief is, hebben al veel bedrijven in verschillende sectoren gebruikgemaakt van de accommodaties in Lunteren en Ermelo. “Waarom men voor ons kiest?

Nou, om de persoonlijke aandacht én de groene, bosrijke omgeving bijvoorbeeld. Je komt hier meteen tot rust en je bent er echt even uit. Mensen denken ook vaak als ze hier naartoe rijden: waar komen we toch uit? Onze accommodaties staan midden in de natuur.” De focus van Congrescentrum.com ligt op meerdaagse bijeenkomsten.

“Maar ook kleinere groepen kunnen hier terecht”, vertelt Van Gulik.

“Wij hebben zalen voor congressen, trainingen, vergaderingen en andere bijeenkomsten van 2 tot 600 personen.” De Werelt in Lunteren heeft 15 zalen die geheel naar de wens van de opdrachtgever worden ingericht.

Een overnachting behoort ook tot de mogelijkheden. De Werelt heeft 127 hotelkamers. Dennenheul in Ermelo is iets kleiner; dat heeft 32 hotelkamers en 3 zalen. Het biedt ook mogelijkheden om voor een dag of dagdeel gebruik te maken van de faciliteiten.

“We bestaan dan al wel vijftig jaar, maar gaan uiteraard met de tijd mee. Onlangs zijn verschillende onderdelen gemoderniseerd en onder meer voorzien van alle audiovisuele gemakken. En is er onverhoopt een technisch probleem tijdens een congres: geen probleem. Onze technische dienst is altijd stand-by.”

Volop service dus bij Congrescentrum.com. “Service bieden we ook aan degenen die het organiseren. Ze hebben een vast contactpersoon en we werken met all-in prijzen. Dat zorgt voor duidelijkheid en niet voor verrassingen achteraf.” <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

Benut evaluaties en behaal je loopbaandoelen

Je gesprekspartner in functione beoordelingsgesprekken: vijf ty In veel organisaties nadert de volgende ronde beoordelingsgesprekken. Hoe je zo’n gesprek ervaart en wat je eruit haalt, hangt af van veel factoren binnen en buiten jezelf.

Waar je weinig invloed op hebt, is degene die tegenover je zit: je beoordelaar, vaak je direct leidinggevende. Hoe de wisselwerking tussen jullie verloopt, daar heb je wél veel invloed op. Hier volgen vijf typen gesprekspartners.

Tekst Heleen ter Avest

Het is belangrijk je goed voor te bereiden op functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Je wilt tenslotte graag de regie over je loopbaan. De beoordelingscyclus is daarin een essentieel instrument dat je kunt gebruiken om doelen in je werk en leven te verwezenlijken. Inzicht in en aansluiting bij je leidinggevende helpen je eruit te halen wat erin zit.

Vragen De volgende vragen kunnen je helpen je een functionerings- of beoordelingsgesprek voor te bereiden.

t Wat is jouw doel met dit gesprek? Wat maakt dat jij na dit uur tevreden de deur uit loopt? t Wat vind je zelf: wat gaat goed, wat kan beter? t Welke doelen heb je je het afgelopen jaar gesteld en heb je ze gehaald? t Wat heb je nog meer bereikt? t Wat bied je de organisatie? Wat wil de organisatie van jou? Waar matcht dit wel/ niet? t Welke doelen wil je jezelf het komende jaar stellen?

t Hoe passen die in de organisatiedoelstellingen? t Hoe wil je je doelen bereiken, en wat heb je daarvoor nodig? t Wat zijn belemmeringen? t Welke opleiding/training/coaching heb je nodig? t Welke feedback heb je voor je leidinggevende, en ga je die in dit gesprek geven of kies je daarvoor een ander moment? t Met wie zit je eigenlijk aan tafel, hoe gaat hij/zij met jou om en vice versa?

Op dat laatste punt zoom ik in dit artikel verder in. Want als je je bewust bent van degene die tegenover je zit, kun je ook gemakkelijker op hem of haar aansluiten. Dat praat prettiger en helpt om te bereiken wat je wilt.

Daarom: vijf typen van beoordelaars, en hoe je met hen kunt omgaan.

Type 1: zachte heelmeester Deze beoordelaar vindt het knap lastig om te zeggen waar het op staat. Hij of zij weet precies te vertellen wat er allemaal goed gaat, en wijdt daar lang over uit. Heerlijk toch? Maar je bespeurt ook een ondertoon.

Je verbeterpunten – die je leidinggevende haarscherp in ‘t hoofd heeft – komen er vaag en gehaast uit. Dit type voelt zich snel schuldig en is bang om onvriendelijk over te komen.

TIP: vraag expliciet naar (meer) verbeter- en ontwikkelpunten en informeer naar concrete

16

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

PERSOONLIJKE ONTWIKKELING

rings- en pen voorbeelden. Luister, vraag door en vat samen. Vooral dat laatste is belangrijk. Want als jij in je eigen woorden weergeeft wat je ervan begrepen hebt, zal de zachte heelmeester je voorzien van meer en duidelijkere feedback.

Je blijkt er tenslotte constructief mee om te kunnen gaan. Dat bevordert de helderheid en jij kunt daarmee je voordeel doen.

Type 2: blaffende hond Met een beetje pech vind je het type blaffende hond tegenover je. Deze leidinggevende is kritisch en dat is ook zijn of haar kwaliteit.

Maar complimenten geven of waarderen?

Daar heeft dit type niet veel kaas van gegeten. Soms wordt hij of zij ronduit negatief. Ik adviseer je om je weerstand, opgeroepen door de eenzijdige benadering van je beoordelaar, even los te laten. Schiet niet in de verdediging, maar blijf rustig. Je weet tenslotte wat je waard bent (en wat voor vlees je in de kuip hebt). Je hoeft het niet persoonlijk op te vatten. Probeer goed te luisteren naar de feedback die je krijgt. Want ook al is het niet leuk om alleen maar te horen wat er minder goed gaat, je kunt er waarschijnlijk veel van leren. Als je toont dat je daartoe bereid bent, zul je ondervinden dat blaffende honden meestal niet bijten.

Tot slot mag je natuurlijk best vriendelijk (en zo nodig met enige nadruk) vragen wat er wél heel erg goed gaat. Kun je je gesprekspartner – die eigenlijk best weet hoe het hoort – ook eens zien zweten. Als je alle feedback ten slotte samenvat, toon je dat je sterk genoeg bent om effectief met kritiek om te gaan en om te zorgen voor de zichtbaarheid van je kwaliteiten. Behoefte aan spontane complimenten? Die krijg je – weliswaar elders – óók, let maar op.

Type 3: blij-blij Blij-blij staat zeer positief in het leven en is meestal... blij. Hoe wordt dit type nog blij-

er? Door samen met jou te zitten, voor je beoordelingsgesprek. Want je doet ´t prima, méér dan prima! Types blij-blij houden van een positieve focus en van harmonie.

In die zin lijken ze wel wat op zachte heelmeesters, met dit verschil, dat types blijblij verbeterpunten überhaupt niet zo in beeld hebben. Daar richten ze zich simpelweg niet op en ze zijn snel enthousiast en tevreden. Dat is natuurlijk prettig als je het prima vindt om jaar in jaar uit lekker te werken op dezelfde manier. Maar veel ontwikkeling zul je dan niet doormaken. Oftewel, de oorlog win je er niet mee. Hoewel wij gelukkig leven in een omgeving waar relatieve vrede heerst, zijn de omstandigheden in organisaties en op de arbeidsmarkt niet gemakkelijk te noemen. Je kunt dus ook deze beoordelaar vragen naar ontwikkelpunten. Maar als je je weinig uitgedaagd voelt door de reactie (en dat zit er dik in), haal je feedback dan elders in de organisatie. Zorg dat je regelmatig een spiegel voorgehouden krijgt. Zodat je ontwikkeling doorgaat!

Type 4: koele kikker Deze beoordelaar kent het klappen van de zweep en weet je correct en helder te vertellen over je sterke punten en je ontwikkelpunten. Maar je mist iets. Contact? Het type koele kikker is niet makkelijk te peilen, en je kunt vaak niet goed inschatten wat hij of zij nu echt denkt. Afhankelijk van jóuw type

heb je daar last van of niet. In het laatste geval zul je prima je voordeel kunnen doen met de beoordelingsgesprekken met deze leidinggevende. In het eerste geval heb ik een tip voor je: luister zo inhoudelijk mogelijk naar je beoordelaar en houd stevig contact met je innerlijke kracht. Zo laat je je niet van de wijs brengen door een zekere afstandelijkheid of een vlakke mimiek. Als je zelf een meer warme of joviale stijl hebt, breng je leven in de brouwerij. Wees je ervan bewust dat de koele kikker zich daarbij niet altijd op zijn of haar gemak voelt. Maar als je het subtiel houdt, kan hij of zij er ook wat door ontdooien. Zo kan jouw (gedoseerde) stijl de smeerolie van het gesprek vormen.

Type 5: ideaal De ideale beoordelaar geeft feedback op een constructieve manier. Hij of zij kent daarvoor de regels, maar weet nog veel méér. Namelijk hoe hij het beoordelingsgesprek kan omtoveren tot een inspirerende sessie. Waarin jij het volste vertrouwen krijgt dat je alles in je hebt om nog beter te functioneren en een fijne, zinvolle loopbaan te creëren, waarin je waarde toevoegt aan de organisatie. Een lonkend toekomstperspectief! Dit is iemand die jou helpt het beste uit jezelf te halen. Ze bestaan! Schat dit op waarde en zet de vrijgekomen energie in om grote stappen voorwaarts te maken. <

Heleen ter Avest van Invest Coaching & Training helpt vrouwen met drive om met meer voldoening, plezier en succes de regie te nemen in hun werk en leven. Zij schreef het gratis e-book I am a superwoman!? Ervaar je kracht met 7 filmtips voor meer flow & succes. www.vrouwenmetdrive.com. Voor Management Support geeft zij onder andere de training Vlammen op het secretariaat.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

17

RONDETAFELGESPREK

‘Toegevoegde waarde secretaresse zit in informatiemanagement’ In deze hectische tijden waarin er van alles verandert in het secretaressevak wilde Management Support weten hoe secretaressen hun vakinformatie vinden en gebruiken.

Hoe kom je aan informatie in deze tijd van nieuwe communicatiemiddelen? Welke rol spelen social media, internet en andere nieuwe communicatiemiddelen hierin?

Tekst Vera Bot

Op een zonnige dinsdagochtend stuiven zeven directiesecretaressen c.q. managementassistenten het kantoor van Vakmedianet binnen om samen met de directeur, (online) uitgevers, marketingmanager en hoofdredacteur te brainstormen over het vinden en gebruiken van online vakinformatie voor secretaressen. Resultaat: een geanimeerd gesprek onder leiding van een enthousiaste Marianne Smits van AVK, expert op het gebied van innovatie (bijvoorbeeld Het Nieuwe Werken), trainer, auteur, coach en gepassioneerd over het verkrijgen van nieuws via social media.

Googelen Tijdens het voorstelrondje van dit ‘online panel’ blijkt al dat iedereen die op jacht is naar vakinformatie altijd als eerste gaat googelen.

En dan blijkt dat ze lang niet altijd uitkomen op specifieke secretaressesites. Het doel is om de juiste, relevante informatie te vinden en dat kan óók door op websites te struinen die eerder branche- of bedrijfsgebonden zijn dan secretaresse-gerelateerd. Er wordt immers ook niet alleen gezocht op functiegebonden zoektermen, maar veel eerder op branchegebonden termen.

Persoonlijk contact Een andere populaire methode is om iemand rechtstreeks te benaderen via het eigen netwerk: via LinkedIn bijvoorbeeld of per telefoon. Zo vinden ze gericht de informatie die ze nodig hebben.

Aniek Wouters: “Ik zal mijn ‘fysieke netwerk’ aanspreken. Zo kunnen ze me gerichter op

18

Veel secretaressen vinden zélf dat ze onmisbaar zijn op kantoor weg helpen, omdat zij weten hoe ik werk bijvoorbeeld.”

De meesten stellen dan ook heel selectief hun persoonlijke vragen, maar niet open in een LinkedIngroep. Persoonlijk contact staat hoog in het vaandel. Ella van Zaal: “Ik word vaak gevraagd naar digitaal werken. Als secretaresse ken ik de organisatie, ik heb veel ervaring en ik spreek veel mensen. Daarom zijn mijn blik en advies ook van belang. Vaak heb je ook een eenzame positie en ik wil graag ervaringen horen van vakgenoten in andere organisaties, om te sparren dus.”

José Timmermans: “Ik ben sparringpartner van mijn bazen. Terwijl we praten komen we tot oplossingen en kan ik advies geven. Het kan over van alles gaan in het werk en ik probeer zo goed mogelijk mee te denken en mijn mening te geven.”

FOLLOW UP Natuurlijk vragen we niet alleen naar de mening van lezers omdat het zo gezellig kletsen is. Nee, in 2014 verschijnt er een gloednieuw platform van Management Support. Hou de site dus in de gaten!

Nieuwsbrieven In deze drukke tijden met hoge werkdruk, volle mailboxen en wisselende informatiebehoeften lijkt het ondenkbaar dat secretaressen nog tijd hebben om vakinformatie te lezen.

Toch is die tijd er, dat wil zeggen: ze máken tijd om nieuwsbrieven te scannen en eventueel door te klikken op relevante en interessante items. Vooral aan het begin van de dag of rond lunchtijd hebben de panelleden tien minuten om de nieuwsberichten op intranet te lezen of items in een nieuwsbrief.

Juist door chronisch tijdgebrek zijn nieuwsbrieven volgen en scannen dé manier om snel op de hoogte te zijn en handige checklists en praktische tips te lezen. Of om bepaalde artikelen te bewaren voor een later tijdstip.

Magazine Voor het blad Management Support Magazine nemen ze langer de tijd: de meesten nemen het blad mee naar huis om van A tot Z door te nemen en ze zijn vooral te spreken over de breedte van het blad: zowel voor startende als gevorderde secretaressen is het geschikt. Rian van Bommel: “Het blad heeft de goede mix van diepgaande, vakinhoudelijke artikelen gecombineerd met praktische tips. Zo dekt het magazine het hele vakgebied.”

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

RONDETAFELGESPREK

EVEN VOORSTELLEN: ONS PANEL TIJDENS DE BRAINSTORM OVER ONLINE VAKINFORMATIE Social media Het nut van social media wordt door sommigen in het gezelschap in twijfel getrokken.

Vooral Twitter en Facebook zijn niet populair als zakelijke tool. En dat is ook niet heel gek als je bedenkt dat juist persoonlijk contact hoog in het vaandel staat. De meesten hebben een profiel op LinkedIn om hun netwerk van zakelijke contacten uit te breiden en te onderhouden. Wel is iedereen benieuwd naar nieuwe communicatiemiddelen zoals Twitter. “Ik volg mijn baas op Twitter”, zegt Gerda Randsdorp. “Maar ik heb geen tijd om de hele dag op Twitter te zitten. Wat ik doe is kolommen aanmaken in Tweetdeck zodat ik relevante onderwerpen en personen kan volgen.”

En wat levert social media eigenlijk op tegenover de tijdsinvestering? Marianne Smits is hier heel stellig over: je kunt jezelf profileren, kennis delen en de organisatie (commercieel) verder helpen. “Op LinkedIn vind je je collega-secretaressen, maar dan buiten je eigen organisatie!” zegt Marianne. “En mijn ervaring is: hoe laat of vroeg het ook is, ik krijg altijd antwoord of een reactie op mijn vraag. Heel handig.”

Op de foto van links naar rechts, met de klok mee: Nelly Benthaus, HR-adviseur; Resi Stappers, managementassistent; Rian van Bommel, freelance executive assistant; Aniek Wouters, managementassistent; Ella van Zaal, directiesecretaresse; Vera Bot, hoofdredacteur; Marianne Smits, discussieleider; Jelske Gerritsma, uitgever; Gerda Randsdorp, directiesecretaresse; José Timmermans, directiesecretaresse.

Belang Het belang van kwaliteitscontent wordt door iedereen in dit gelegenheidspanel onderschreven. Juist secretaressen kunnen een voortrekkersrol hebben bij bijvoorbeeld veranderende omstandigheden als het invoeren van Het Nieuwe Werken, reorganisaties, papierloos kantoor. Ook al is een organisatie log in de besluitvorming, als secretaresse kun je wel degelijk je invloed laten gelden, als je maar op de hoogte bent van de stand van zaken en de actualiteit.

Resi Stappers: “Wat verandert er allemaal en wat heeft het voor gevolgen voor de secretaresse? Het traditionele secretaressewerk wordt minder. In plaats daarvan komt het zwaartepunt meer te liggen op coördineren en faciliteren. Wat betekent dit voor mij als functionaris? En hoe heeft de organisatie daar weer profijt van?”

Uit het Loopbaanonderzoek 2013 bleek dat

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

veel secretaressen zelf vinden dat ze onmisbaar zijn op kantoor. Rian van Bommel: “Dit is ook een kwestie van onze eigen profilering: ook als we ergens anders zitten dan op kantoor. Laat zien dat je vak verandert, en dat je van méér toegevoegde waarde kunt zijn. Het Nieuwe Werken is geen bedreiging maar een kans.”

Marianne Smits sluit zich hierbij aan en waarschuwt ook: “Ga niet terug in de ‘productieomgeving’. Wees op de hoogte van technologie; hoe je vergaderstukken op de iPad bewerkt en dergelijke. De toegevoegde waarde van de secretaresse zit in informatiemanagement. Je kunt net zo zichtbaar zijn als je via Communicator thuis werkt in plaats van op kantoor. Omarm de nieuwe technologie dus!”

Reageren op dit artikel? Stuur een mail naar verabot@vakmedianet.nl. <

19

COMMUNITY

KWESTIE Social media Zakelijk gezien is social media voor iedere secretaresse een must.

Zeker wel! Via social media netwerken en informatie zoeken of delen, is ook onderdeel van mijn werk.

34,2% Ik vind eigenlijk van niet, maar als je niet meedoet loop je een achterstand op.

28,8% Ik zie het nut er niet van in en zou niet weten wat ik er mee moet.

37%

Management Support Live!

Op 3 en 4 oktober stroomde hal 5 van de Jaarbeurs in Utrecht weer vol met enthousiaste managementondersteuners voor Management Support Live! – ons jaarlijks terugkerend event. Zij kwamen om zich te laten inspireren, kennis op te doen en te netwerken.

Het evenement is achter de rug, maar gelukkig hebben we de foto’s nog! Bekijk de uitgebreide fotoreportage én de video op www.managementsupport.nl.

Er hebben totaal 330 mensen gestemd.

Opleidingen 21 november, Utrecht Effectief beïnvloeden Leer hoe je zaken sneller voor elkaar kunt krijgen, mensen kunt motiveren en stimuleren en hoe je jouw informele macht op een zakelijke manier kunt inzetten.

28 november, Utrecht Digitaal archiveren Is het managen van informatie steeds meer jouw taak? Zorg dan voor een optimaal digitaal archief, met uniforme bestandsnamen, kennis van de weten regelgeving, en e-mail als onderdeel van je digitale archief.

3 december (startdatum), Utrecht Managementassistent en manager Deze training geeft je de mogelijkheid je te ontwikkelen tot volwaardige samenwerkingspartner van je manager.

Je krijgt handvatten en nieuwe mogelijkheden om de samenwerking met je manager te versterken.

Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen

20

En wat vonden de bezoekers ervan?

Ik vond de beurs zowel informatief als ontspannend en ik heb veel leuke informatie gevonden. Volgend jaar ga ik zeker weer.

Vernieuwend. Wat ik sterk vond, is dat er ook aandacht is voor de vrouw achter de secretaresse. Denk aan persoonlijke verzorging etc.

ene stand kom je in aanraking met de andere. Goed opgezet!

Een leuke manier om op ontspannen wijze up-to-date te blijven.

Zo’n evenement geeft weer een frisse kijk op je functie en prikkelt om nog meer uit jezelf te halen.

Beurs waarbij goed ingespeeld is op de verschillende stands. Door contact met de

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

COMMUNITY

De beste Virtual Assistant van 2013 Ineke Swart-den Boer is de beste Virtual Assistant van 2013. Ze ontving haar award tijdens Management Support Live! uit handen van Marianne Sturman, oprichter van Moneypenny, en Vera Bot, hoofdredacteur van Management Support Magazine.

FEITEN EN CIJFERS Management Support Live! telde in totaal ruim 2600 bezoekers.

42% van de bezoekers bleef langer dan 4 uur 93% van de bezoekers heeft meer dan 6 jaar werkervaring

Ineke heeft haar eigen bedrijf ‘Inique4U’, waarmee ze als zelfstandige managers en directeuren ondersteunt op het gebied van secretariaatsdiensten en officemanagement. Dit gegeven speelde een belangrijke rol bij haar winst, maar de doorslag gaf uiteindelijk het feit dat Ineke tijdens haar laatste baan haar job op kantoor had ‘gevirtualiseerd’.

Gemiddeld cijfer voor de beurs: 8 Populaire livesessies: - Personal Branding

- Praktische psychologie - Eerste hulp bij taalkwesties Redenen voor beursbezoek:

Marianne Sturman: “Ze heeft haar manager en collega’s laten zien dat een managementondersteuner ook op afstand perfect haar werk kan doen. Het is bijzonder dat dit haar gelukt is, omdat veel managers nog steeds het idee hebben dat de secretaresse haar taken niet op afstand kan verrichten.”

Ineke over haar ‘titel’: “Ik houd er normaal helemaal niet van om op de voorgrond te staan, maar het is echt geweldig om deze award te winnen.

Het kwam wel echt als een schok; ik had geen moment verwacht dat ik zou win-

- Bijblijven op het vakgebied

- Ideeën opdoen - Nieuwe/bestaande leveranciers ontmoeten - Netwerken - Even een dagje eruit nen. Met de prijs – een workshop naar keuze van Management Support – ben ik erg blij. Normaal doe ik mezelf één keer per jaar zo’n workshop cadeau, nu kan ik er mooi gratis heen.”

Naast Ineke waren ook Saskia Idema en Monique van der Schans genomineerd voor de award.

BOEKENTIP

Persoonlijke ontwikkeling op Management Support Live!

2014 Dit jaar was er tijdens Management Support Live! de mogelijkheid om op verschillende manieren kennis te vergaren, inspiratie op te doen en te netwerken. Zo konden bezoekers deelnemen aan de workshops en de gratis Livesessies en was er een netwerkplein. Ook in 2014 bieden we op het Live! Event weer volop de mogelijkheid om jezelf te updaten.

Houd www.managementsupport.nl/live in de gaten en blijf op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

Internationaal corresponderen Dit boek over Internationaal Corresponderen is een handige en betrouwbare hulp bij het schrijven of mailen met het buitenland. Een boek vol praktijktips en voorbeelden, maar ook vertaalde tekstbouwstenen. Met de handreikingen die dit boek je biedt, laat jij met je correspondentie ‘over de grens’ een eerste indruk achter die klinkt als een klok. Een essentieel naslagwerk, dat niet op je bureau mag ontbreken!

ISBN: 9789462151475 Prijs: € 40,95 ex btw Bestellen: www.managementsupport.nl/ shop

21

BEDRIJF IN BEELD

Attractiepark prikkelt de zintuigen en brengt de (zakelijke) gast in andere sferen

Efteling geeft energie Gasten betoveren. Het is iets waar Efteling een ster in is. Met ruim 4 miljoen bezoekers per jaar is de Efteling één van de drukstbezochte themaparken van Europa. Maar de Efteling staat ook op de zakelijk markt haar mannetje. Onder meer dankzij de ruim 25 evenementenlocaties die de ‘Wereld van de Efteling’ rijk is.

Tekst Martijn Louws

Of het nu gaat om een vergadering met een klein gezelschap, een congres met meer dan 500 deelnemers, een training, workshop, productpresentatie of een volledig verzorgd bedrijfsevenement, de Efteling regelt het. Zogenoemde Efteling Sleuteliers, Oosterse Wachters of Wonderdromers ontvangen en begeleiden gasten naar de juiste evenementenlocatie. Alles tegen de achtergrond van het betoverende Efteling Park. Van 20 tot 16.000 gasten. Men kan er zelfs ontspannen golfen met zakenrelaties, een clinic volgen en zakelijk netwerken. “We leveren maatwerk. Samen met de opdrachtgever bespreken we de mogelijkheden. En een overnachting erbij? Ook dat kan in ons Efteling Hotel. Of in vakantiepark Bosrijk met sfeervolle vakantiehuisjes en appartementen”, vertelt Esther Lettinga, salesmanager Business bij de Efteling. Er is veel mogelijk in de Efteling. “Een ervaren en creatief team denkt altijd mee. In eerste instantie zijn dat de accountmanagers. Verdere concretisering van het evenement ligt in handen van de projectmanagers, die nauw overleg hebben met de opdrachtgever. De partymanager zorgt er uiteindelijk voor dat het de gasten tijdens het evenement aan niets ontbreekt”, vertelt Lettinga.

Beleving Een zakelijke bijeenkomst bij de Efteling betekent niet dat gasten in een saaie congreszaal verblijven. “Geen zogenoemde zwarte dozen

bij ons, die nog helemaal moeten worden ingericht”, maakt Lettinga duidelijk. “Alles is sfeervol aangekleed, fabelachtig en fantasierijk.

Zoals je dat van de Efteling mag verwachten.” Denk aan het Efteling Theater dat ook uitermate geschikt is voor een plenaire bijeenkomst of congres. Het Efteling Theater behoort dan ook tot de vijf grootste theatervoorzieningen van Nederland en maakt ook onderdeel uit van het zakelijk evenementenaanbod. Musicals als The Sound of Music, Sprookjesboom de Musical, Kruimeltje en Droomvlucht hebben hier hun successen gevierd. En op 21 september is de sprookjesmusical Klaas Vaak in première gegaan. “Musicals zijn in te zetten als bijvoorbeeld een hoogtepunt van een familiedag, als personeelsuitje of als relatiegeschenk. Exclusief voor een intiem gezelschap, in combinatie met een bezoek aan het park of als wonderlijk onderdeel van een familiedag”, aldus Lettinga. En willen bedrijven gasten iets extra bijzonders meegeven? Ook dat kan. Bijvoorbeeld via de nieuwe watershow Aquanura, de grootste water- en lichtshow van Europa.

Deze is in te zetten als onderdeel van de zakelijke bijeenkomst.

Trends Alles maakt duidelijk dat de Efteling een A-merk is. Dat straalt het uit en maakt het waar. Lettinga: “Teams waarborgen de kwaliteit van onder meer live entertainment en horeca, maar uiteraard ook op

NIEUWE EN VERNIEUWDE EFTELING WORKSHOPS & TEAMBUILDINGACTIVITEITEN De Efteling biedt maar liefst 17 verschillende nieuwe en vernieuwde workshops. Workshops die geheel op maat kunnen worden gemaakt voor elke doelgroep van 20 tot 500 personen.

Workshops waarin creativiteit, samenwerken, netwerken, vermaak en tot nieuwe inzichten komen centraal staan. En workshops die geheel in eigen huis zijn ontwikkeld en passen bij de unieke sfeer en inspirerende omgeving van de Efteling.

Alle unieke elementen van de Efteling zijn verwerkt in de workshops en teambuildingactiviteiten. Denk hierbij aan attracties en herkenbaar Efteling-entertainment. De workshops en teambuildingactiviteiten zijn geschikt voor formele en informele bijeenkom-

22

sten en kunnen worden gekoppeld aan een bezoek aan het Eftelingpark en feestavond of diner in één van de 27 evenementenlocaties. Aan het einde van de dag is het mogelijk om de uitkomsten aan elkaar te presenteren, er een prijsuitreiking aan te koppelen en de zelfgemaakte creaties te bewonderen.

Meer informatie Efteling.com/zakelijk Sales@efteling.com (0416) 28 77 70

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

BEDRIJF IN BEELD

Nieuwe en vernieuwde Efteling Workshops & Teambuildingactiviteiten

eventgebied. Zij signaleren trends en ontwikkelingen en spelen daarop in door bijvoorbeeld het culinaire aanbod aan te passen.” Het zijn van een A-merk legt ook een gezonde druk neer bij het evenemententeam, zo laat de salesmanager weten. “Wij willen verwachtingen waarmaken. Dat houdt ons scherp.” Culinair is het aanbod van de Efteling groot. Van bourgondisch tot trendy en tasteful, van bitterbal tot galadiner. Alles wordt in eigen huis bereid door culinaire specialisten. Dus geen externe cateraar, de Efteling is flexibel en een bordje meer of minder is geen probleem. De diners tijdens een evenement variëren van een walking diner tot een buffet. “De gast bepaalt en ook hier is er veel mogelijk. Het is, zoals wij het vaak noemen, de kers op de taart. Het maakt de beleving van het evenement compleet”, verzekert Lettinga.

Feedback De Efteling organiseert jaarlijks tal van zakelijke en informele evenementen. “Men is altijd verrast door de enorme mogelijkheden. Een feest in een sprookjesachtige omgeving, een exclusief diner met collega’s, een inspirerende salesmeeting of een dynamische beurs; wij

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

regelen het, vullen het naar wens in.” Ook de gastgerichtheid wordt volgens Lettinga gewaardeerd door de zakelijke gasten. “En verbeterpunten? Ja, die zijn er soms ook. Ieder evenement wordt geëvalueerd en waar nodig passen we zaken aan, verbeteren we.” Dat de Efteling zo in trek is bij bedrijven heeft volgens Lettinga een reden.

“Het aantal aanmeldingen voor een evenement dat bij ons plaatsvindt is vaak erg hoog. Hoe dat kan? Ja, mensen hebben toch meteen een beeld bij de Efteling. Iedereen is er wel een keer geweest.

Als kind, tijdens een schoolreisje of als ouder met de eigen kinderen.

Dat blijft ze vaak bij, maakt ze nieuwsgierig. Mensen zijn hier een dag en hebben genoten van de unieke omgeving. We prikkelen de fantasieën van onze gasten, verrassen en verwonderen hen. Brengen ze in andere sferen en geven ze nieuwe energie.” Beleving speelt hier volgens Lettinga ook een belangrijke rol in. “Gasten kunnen na sluitingstijd genieten van een exclusief attractiebezoek aan Droomvlucht of kunnen de strijd aangaan in Joris en de Draak, de houten racerachtbaan. Niet voor niets is de Efteling één van de meest innovatieve en toonaangevende spelers in Europa op het gebied van entertainment. Dat spreekt natuurlijk aan.” <

23

VISIE

Visie op het vak

Vijf vragen aan De afgelopen maanden hebben we uitgebreid aandacht besteed aan het secretaressevak: waar staan we? Waar gaan we heen met het vak? Acht ‘belangrijke spelers’ gaven in deze rubriek reeds hun visie op het vak. In deze voorlaatste aflevering is het woord aan Monique van Steenis, oprichter en eigenaar van Secretary & Development.

I. Wat is op dit moment een belangrijke ontwikkeling in het secretaressevak?

Ik zie net als mijn voorgangers die in deze rubriek aan het woord kwamen een tweedeling ontstaan: de groep secretaressen die uitvoerend werk blijft doen, en de groep die een inhoudelijke bijdrage gaat leveren aan de organisatie. Het een-op-een ondersteunen van een manager, leidinggevende, of een directie zie ik echter niet zo snel verdwijnen. Deze secretaressen zijn de regisseur van het (werk)leven van hun baas, ze regelen en bewaken, en ondersteunen hem feitelijk zowel organisatorisch als inhoudelijk. Vanuit de inhoudelijke ondersteuning zien we dan ook steeds meer de vraag naar hbo’ers: wil je een directie kunnen ondersteunen, dan wordt er ook inhoudelijke kennis van de assistent verwacht die ze óf via een hbo-opleiding heeft verworven of via werk en levenservaring. De assistent van de toekomst moet zó goed voorbereid zijn dat zij op niveau kan sparren met de directie van de organisatie waar zij voor werkt. Ik zie ook dat vacatures voor mbo’ers nu worden opgevuld door hoger opgeleiden. Dat is een trend, en niet alleen binnen het managementsupportvak. De werkgever stelt hoge eisen, zoekt het schaap met de vijf poten.

Daar signaleer ik meteen ook een toekomstig probleem: wat als binnen een paar jaar de arbeidsmarkt weer stevig aantrekt? De voorspelling is dat er in de toekomst een tekort aan hoger opgeleiden op de arbeidsmarkt ontstaat. De hoger opgeleiden die nu de rol van assistent op zich hebben genomen maken dan weer meer kans op een baan waarvoor ze gestudeerd hebben. Ze vertrekken mogelijk naar banen die aansluiten bij hun studiekeuze. In de tussentijd hebben de vakspecialistische ondersteuners in een secretaressepool zich minder kunnen ontwikkelen in skills en vaardigheden door de taakgerichte aanpak binnen deze pools.

De secretaresse heeft een generalistisch vak waarbij de ontwikkeling vanaf de mbo-opleiding binnen een organisatie van groot belang is voor haar ontwikkeling in het managementsupportvak. Door de teruggang in ontwikkelingsmogelijkheden mede door inzet van secretaressepools zullen zij, vrees ik, niet allemaal in staat zijn om de vertrekkende hbo’ers op te volgen. Hierdoor zal er een gat vallen voor organisaties in de dagelijkse gang van zaken op het kantoor. En in een aantrekkende markt lijkt dit niet een voorsprong op de concurrentie.

24

Secretary & Development Outsourcingservice voor de managementsupportafdeling van alle organisaties. Wij hebben oog voor een uitmuntende secretariaatsvoering en hebben oog voor de managementsupportmedewerkers die bij ons in dienst zijn. Een goede balans werk/ privé, maar ook individuele ontwikkelingsmogelijkheden voor onze medewerkers staan hoog in het vaandel. Een goed lopend en ontwikkeld secretariaat is het geheime wapen van succesvolle organisaties!

Organisaties zouden zich meer bewust moeten zijn van de toegevoegde waarde van een goedlopend secretariaat. Soms vraag ik me af waarom een management zichzelf te kort doet door te bezuinigen op de ondersteuning vanuit een secretariaat dat groeit en bloeit.

Verder vind ik het imago van de secretaresse nog steeds onder de maat. Er wordt door velen te makkelijk gedacht over secretaressetaken. Ik merk tijdens mijn bedrijfsbezoeken dat er geen prioriteit is voor een goedlopend secretariaat. De prioriteiten liggen in deze tijd bij het primaire proces, maar het mogelijk innoveren van het secundaire proces wordt uitgesteld voor betere tijden.

Begrijpelijk misschien, in deze omstandigheden, maar het ontwikkelen van een secretariaat waardoor de inzetbaarheid van deze medewerkers ook voor de toekomst gewaarborgd wordt, is in mijn beleving van groot belang. Vaak heb ik directeuren horen zeggen: ‘Als het secretariaat voor 70 procent functioneert, ben ik al blij’.

Alhoewel de managementsupportafdeling geen prioriteit heeft op de agenda van zo’n managementteam, wordt er wel op ze bezuinigd.

Personeelszaken stelt een pool samen waar mensen ‘gedwongen’ worden zich op routinetaken te storten. Ik vind het een verarming van het vak.

Maar ik vind het vooral heel jammer dat de toegevoegde waarde van een goedlopend secretariaat en de kennis en ervaring van deze medewerkers niet op waarde worden geschat. Ik denk dat men wel eens vergeet dat een goedlopend secretariaat een werkelijke asset is om een organisatie te laten excelleren.

II. Hoe speel jij hierop in?

Ik maak persoonlijke ontwikkelprogramma’s voor secretaressen. Ik outsource secretariaten mét behoud van arbeidsvoorwaarden, en ik

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

VISIE

probeer de randvoorwaarden rond het werk sterk te verbeteren. Met een test waarbij de emotionele intelligentie van iemand wordt geïnventariseerd laat ik mijn medewerkers ontdekken waar hun kwaliteiten liggen. Je krijgt uiteindelijk een persoonlijk profiel dat je helpt je loopbaanrichting te bepalen en samen met een coach gaan we aan het werk om jouw dromen uit te laten komen. We achterhalen de passie van de medewerker en zetten die zoveel mogelijk in binnen de functies. Ook voer ik gesprekken om kinderopvang te regelen voor mijn werknemers, en sportfaciliteiten, zodat er een betere werk/privébalans kan ontstaan. Ik vind het belangrijk mensen individuele kansen te geven om te groeien en te bloeien. Ik wind me er namelijk over op dat de emancipatie van deze medewerkers dreigt te verzwakken in deze tijd. Schoevers droeg honderd jaar geleden bij aan de emancipatie door vrouwen op te leiden en aan een goede baan te helpen. Inmiddels lijkt het wel dat werken wordt ontmoedigd, kijk maar eens naar de enorme kosten voor kinderopvang. Ik vraag me af als deze ontwikkelingen zo doorgaan hoeveel managementsupportspecialisten blijven werken als zij kinderen krijgen. Als je functie wordt uitgekleed en de kosten voor kinderopvang stijgen, waar blijft dan de drive en de uitdaging om te blijven werken? Lopen we dan in de toekomst niet het risico dat we de zelfstandigheid van deze vrouwen, waar zo hard voor gewerkt is, in gevaar komt?

wat voor jou belangrijk is op het werk. En let op: je hebt nog een hele carrière voor de boeg. We gaan in elk geval tot ons 67ste doorwerken. Aan het ontslagrecht wordt in de politiek ook gemorreld. Je moet echt goed voor jezelf zorgen. Ga op zoek en vraag hulp. Dat is geen zwaktebod, het is juist heel sterk. En zit je in een zogenaamde ‘gouden kooi’ met goede arbeidsvoorwaarden: dat kan fijn zijn, maar als het je benauwt, vindt een andere weg, ga onderzoeken wat je mogelijkheden zijn binnen en buiten de organisatie. Bedenk goed of dat wat je nú doet ook datgene is wat je ook over twintig jaar wilt doen.

Wil je nog iets kwijt?

Het managementsupportvak is in mijn beleving nog steeds het allerleukste vak van de wereld. De flexibiliteit en de creativiteit die je nodig heb om de functie goed in te vullen. maken iedere dag anders en een uitdaging. Ik wil me inzetten om directies bewust te maken van de toegevoegde waarde van een secretariaat. <

III. Waar staat het secretaressevak over tien jaar?

Dat is een moeilijke vraag om te beantwoorden. Secretaressen moeten in elk geval sterk gaan inzetten op persoonlijke ontwikkeling. De hard skills en vaardigheden komen echt wel goed. Je verwerft vaardigheden vaak snel door een specifieke training te volgen. Waar het in mijn beleving om gaat zijn je sociale en communicatieve vaardigheden, vooral ook je empathisch vermogen, omgaan met anderen, en weten wie je bent. Hoe veerkrachtig ben je?

Waardeer je jezelf? Je zult door je empathisch vermogen meer kansen voor jezelf kunnen creëren en daarbij een meerwaarde ontwikkelen voor de organisatie waarvoor je werkt. Daarnaast is het natuurlijk ook van belang dat je je meer en meer verdiept in de organisatiedoelstellingen om een goede gesprekspartner te zijn. Aan het ontwikkelen van deze persoonlijke skills kun je nu al werken. Ik verwacht in de toekomst nog meer projectmatig werk. Kennis over sales, marketing en personeelszaken zal onontbeerlijk blijken. Het vak wordt breder en nog generalistischer. Mijn advies is: blijf niet stilzitten maar kijk om je heen. Stel je open voor meningen en visies van anderen om zo je eigen toekomstvisie vorm te kunnen geven. En stel je op de hoogte van actualiteiten. Wees een gesprekspartner.

IV. Wat wil je meegeven aan de jongere generatie pas opgeleide secretaressen?

Ik vrees, net als de commissie jeugdwerkloosheid, dat de jongere generatie het nakijken heeft in deze crisis. Gelukkig horen we geluiden dat het dieptepunt voorbij is, maar we zijn er nog niet. Mijn advies is: beweeg, ontwikkel je, ontdek je passie. Het is heel waardevol om jezelf te leren kennen en om een werkplek te vinden waar je graag wilt zijn. En ik wil de wens uitspreken dat organisaties zich ook meer gaan inzetten om nieuwe medewerkers op de arbeidsmarkt binnen de eigen organisaties op te leiden en een kans te geven.

V. En aan de generatie 40+?

Hetzelfde advies eigenlijk als aan de jongeren. Luister, vastlopen gebeurt vaak boven de veertig. Neem er geen genoegen mee! Vind uit

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

25

ORGANISEREN

Dé personeelsborrel

Hoe je van een borrel een beleving maakt Met de feestdagen in zicht is het langzamerhand tijd om na te denken over de bijbehorende personeelsborrel. Hoe zorg je ervoor dat jouw ‘feestje’ de perfecte afsluiting van het jaar vormt? We vroegen het aan drie experts.

Tekst Dennis van Asselt

Decemberborrels op het werk zijn momenten van samenkomen, verbinding, beloning en een trots gevoel. Zo’n bijeenkomst verdient extra aandacht. Voor degenen die het organiseren, is het van belang een aantal zaken goed in de gaten te houden. Met slim nadenken vooraf en een aantal simpele trucs, blijkt het niet zo heel moeilijk te zijn om het personeel te verrassen waardoor ze zich gewaardeerd voelen en met een glimlach huiswaarts keren.

“Geef medewerkers vooral het gevoel dat je aandacht hebt besteed aan het organiseren van een borrel, dus niet een borrel die in elkaar geflanst is”, zegt Nicoline van Straten van LiveHouse, een organisatiebureau op het gebied van live communicatie & events. “Zeker in deze tijd is dat belangrijk. Op het moment hangt er voor veel mensen zo ontzettend veel verandering en spanning in de lucht. Als je dan iets organiseert, is het fijn als het een soort warm badje is.”

Via Pienenevelien.nl biedt Van Straten een helpende hand voor organisatoren van doe-het-zelf-evenementen bij bedrijven en instanties. “Sommigen organiseren een feest en hebben daarbij een adviesbureau nodig. Anderen kunnen het prima zelf, maar vinden het wel fijn om een steuntje in de rug te hebben. Dan is Pien en Evelien heel leuk.” Op de site zijn veel praktische tips te vinden, maar ook valkuilen. “Zodat je heel goed weet wat je moet doen en wat je moet vermijden.”

Alternatieven Wat je als organisator van de bedrijfsborrel vooral niet moet doen, benadrukt Van Straten met klem, is overgaan op de automatische piloot. “Mensen doen dat heel gemakkelijk. Kerstbrood tijdens de eindejaarsborrel, glühwein als je het buiten doet. Als je nagaat wat bij je bedrijf en bij het moment past, kun je heel mooi met alternatieven werken. Je kunt bedenken wat je wilt uitstralen. Willen we bijvoorbeeld een thema zoals hoop, nieuw elan of betere tijden?” Van Straten haalt het principe van storytelling aan. “Bij alles wat je doet, kun je je afvragen welk verhaal je wilt vertellen. Als je bijvoorbeeld besluit om de borrel in huis te doen, is het mooi als je daar een verhaal bij hebt.” (TIP: lees ook het artikel ‘Once upon a time’ over storytelling in het septembernummer van Management Support Magazine.)

26

EINDEJAARSBORRELTIPS OP EEN RIJTJE t Geef medewerkers vooral het gevoel dat je aandacht hebt besteed aan het organiseren van een borrel. t Ga niet over op de automatische piloot, maar denk aan alternatieven. t Ga na wat er speelt onder je collega’s en welk thema bij het moment past. t Betrek je collega’s bij de voorbereiding. t In plaats van een praatje door de baas: laat een aantal collega’s vertellen hoe ze het jaar beleefd hebben. t Bij een borrel van 16.00 tot 18.00 uur is de kans groter dat er veel mensen komen opdagen. t Een paar simpele hapjes met goede ingrediënten is vaak voldoende. t Vergeet vooral collega’s met andere eetgewoontes niet. t Laat verschillende collega’s rondgaan met de hapjes.

Kijk voor meer informatie en tips op de-eventplanner.nl en pienenevelien.nl.

Tijdens een eindejaarsborrel is er altijd het ‘praatje’ van de baas. De een is daar beter in dan de ander. Maar van een directeur die met de handen in de zakken vertelt dat het een moeilijk jaar is geweest, wordt niemand vrolijk. Van Staten: “Met een praatje dat doorleefd is, waarin hij of zij wat dieper op zaken ingaat en zich verplaatst in de mensen, krijgen medewerkers ook het gevoel dat ze belangrijk zijn en bijgedragen hebben.” De vraag is of de directeur altijd op moet staan om op de borrel te spreken. “Je kunt er ook voor kiezen om een aantal collega’s te vragen te vertellen hoe zij het jaar hebben beleefd, hoe zij vooruitkijken op het nieuwe jaar. Zo maak je de beleving multidimensionaal.”

Voorbereiding Van Straten heeft meer ideeën: “Je kunt ook zelfgemaakte filmpjes laten zien die met een handcamera of smartphone zijn gemaakt.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

ORGANISEREN

Stel een razende reporter aan die langsgaat bij collega’s en die filmpjes maakt. Misschien zijn er medewerkers die een sketch of een stukje muziek willen opvoeren. Een goede voorbereiding is meer dan bitterballen proeven.” En na een goede voorbereiding, hoe zorg je dat zo veel mogelijk collega’s naar de borrel komen? Van Straten heeft een simpele tip. “Het kan wonderen verrichten als je het van 16.00 tot 18.00 uur organiseert, half tijdens en half na werktijd.”

Het financiële plaatje speelt natuurlijk vaak een grote rol. Dat hoeft echter niet zo te zijn, vindt Van Staten. “Geld is juist niet een middel om mensen een warm gevoel te geven. Aandacht kost geen geld.

Neem de hapjes. Je kunt natuurlijk aandacht besteden aan de presentatie, maar ook aan degene die het maakt. Misschien maken mensen de hapjes zelf, een soort American party. Dat kost veel minder geld, maar heeft ontzettend veel effect. Want iedereen komt ‘s morgens al binnen met een schaal vol hapjes. Samen iets doen, samen iets klaarmaken, samen iets beleven; dat is het doel.”

Thema Als mensen thuis hapjes bereiden voor de personeelsborrel, is het wel zaak dat goed te sturen, zegt Monica Kwakkelstein van deEventplanner. “De kans bestaat dat er anders een enorme diversiteit aan hapjes binnenkomt waar niet echt een lijn in zit. Hang er een thema aan. Spreek ook hoeveelheden af, anders loop je het gevaar dat er veel eten overblijft. Dat is natuurlijk zonde.”

Catering- en organisatiebedrijf de-Eventplanner, bestaande uit Monica Kwakkelstein, Elizabeth Komondy en Belinda van Dijk, verzorgt onder andere high tea’s, diners en borrels bij mensen thuis, bij be-

drijven of op locatie. “Geen grote feesten, want we koken vers”, vertelt Monica Kwakkelstein. “We werken met eerlijke en goede producten. In veel gevallen is het biologisch maar dat hoeft niet per se.

Het is wel de trend; de verkoop van biologische producten gaat omhoog. Steeds vaker willen mensen eerlijke ingrediënten waarvan ze weten dat er geen additieven in zitten. “ Simpel Goede producten en simpele gerechtjes, dat houden de drie dames altijd in gedachten. “Maak het niet te moeilijk”, adviseert Elizabeth Komondy. “Ik zie soms bij borrels twintig soorten toastjes voorbijkomen, soms tien verschillende op een schaal. Niet doen. Kies een paar exclusieve maar simpele gerechtjes met mooie ingrediënten.

Niet te veel smaken door elkaar. Dan moet het wel heel raar lopen als daar geen lekkere hapjes uit voortkomen. Gerookte eendenborst van een goede poelier met alleen een beetje granaatappelgelei op een amuselepel. Of gewoon een lekkere gerookte, wilde zalm.”

Aan dat soort exclusieve ingrediënten hangt natuurlijk een exclusief prijskaartje. Maar dat hoeft niet te betekenen dat daarmee een borrel ook meteen een stuk duurder wordt, zegt Kwakkelstein. “Leg geen dikke plakken zalm op een schaal. Een goede gerookte zalm, daar zit zoveel smaak aan. Je hebt maar een klein beetje nodig op een toastje. Of een lekkere pastasalade met goede olijfolie, wat groene asperges en gerookte kip. Waanzinnig. Het hoeft niet zo ingewikkeld te zijn.” En vergeet vooral de collega’s met andere eetpatronen niet, waarschuwt Komondy: “Vaak komen vegetariërs en mensen met speciale dieetwensen er karig vanaf. Vraag van tevoren of er speciale wensen zijn onder het personeel. Het is belangrijk dat iedereen zich welkom voelt.”

Allemaal leuk en aardig, dat vers koken, maar je moet wel medewerkers hebben die dat kunnen, als je het zelf wilt organiseren. “Vraag eens wat mensen graag doen in hun vrije tijd”, zegt Komondy. “Je zult verbaasd zijn. Zeker in bepaalde branches komen mensen naar hun werk en gaan weer naar huis, maar niemand weet wat hij of zij voor talenten buiten het werk heeft. Misschien kan iemand wel heel lekker koken, of weet een ander veel van wijn. Als je het personeel erbij betrekt, ontstaan er verrassende dingen.”

Partners Is het eten dan hetgeen wat een borrel kan maken of breken? Met bier en borrelnootjes kan het ook best gezellig worden. “Klopt”, zegt Kwakkelstein. “Het is wel zo dat als mensen naar een kerstborrel komen, ze wel wat verwachten.” Maar de kwaliteit van het culinaire aanbod is niet alles, geven ook de dames toe. Het gaat er ook om wie er op de borrel verschijnen en hoe ze zich gedragen. In hun jaren van ervaring, is ze daarbij iets grappigs opgevallen. “Met collega’s onder elkaar heb je niet veel nodig om het gezellig te maken”, weet Komondy: “Maar zodra de partners erbij komen, wordt het vaak statiger. De sfeer is anders, mensen gaan zich anders gedragen. Er zijn genoeg andere gelegenheden waar je wel een partner mee kunt nemen.” En om te voorkomen dat afdelingen in groepjes bij elkaar gaan zitten? “Zet weinig stoelen neer en een paar statafels”, adviseert Kwakkelstein. “Wat ook werkt, is om steeds andere medewerkers te vragen rond te gaan met de hapjes. Dan ontstaat er interactie, zeker als je erbij kunt vertellen wie van de collega’s het gemaakt heeft.” <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

27

ORGANISEREN

Slimme tips voor tijd- en budgetvriendelijke kantoorborrels

LET’S PARTY Op het moment dat je dit artikel leest, staat de kerst- en nieuwjaarsborrel wellicht niet bovenaan op je prioriteitenlijst. Je bent druk bezig met allerlei taken die nog voor het jaareinde afgerond moeten worden, waardoor het organiseren van een feestje het laatste is waar je nu aan denkt.

Tekst Sara van Wesenbeeck

Toch verdienen ‘borrels’ hun plaats tussen alle drukke bezigheden op kantoor. Een feestje is dé ideale manier om het hectische kantoorleven even achter je te laten: de batterijen opladen, plezier maken, even grappen en grollen, ruimte maken voor informeel contact met de collega’s en je baas… het draagt allemaal bij tot het creëren van minder stress, betere relaties en gezond timemanagement.

Plezier maken en genieten… geef het voortaan een prominente plaats in je agenda en in die van je collega’s.

Zelfs op de drukste momenten kun je een feestje bouwen.

Probeer dit eens uit: een project aan het voorbereiden? Bouw een echt feestje met de collega’s: 10 minuten lachen, hapje eten, samen even gek doen. Kijk maar eens wat een ’boost’ dat aan je project geeft; het zal na het feestje des te sneller klaar zijn, met een beter resultaat.

Gezwind aan de slag Ben je overtuigd van het nut van kantoorborrels, maar zie je op tegen het vele extra werk dat het organiseren van een borrel met zich meebrengt? Hier zijn alvast enkele tips om je slim en efficiënt op weg te helpen.

Leg de datum zo snel mogelijk vast Hoe meer zielen hoe meer vreugd… dat geldt ook voor de feestjes op kantoor. Deel tijdig mee wat de datum, het uur en de plaats van het feestje is en maak van de gelegenheid gebruik om meteen al de andere feestmomenten voor volgend jaar vast te leggen.

Begin op tijd Begin op tijd met de organisatie van het kantoorfeest, wacht niet tot op het allerlaatste moment. Bespreek de gang van zaken, de benodigdheden, eten en drinken, de taakverdeling samen met enkele (enthousiaste) collega’s. Als je op tijd begint met plannen en uitvoeren, zul je bovendien ook heel wat geld kunnen uitsparen.

Noteer je procedure Wil je tijdens het organiseren van de volgende borrels heel wat tijd winnen, zorg dan dat je nu alle stappen, acties en benodigdheden in kaart brengt. Stel een ‘procedure voor kantoorborrels’ op: een stap-

28

penplan met de to do’s en een checklist voor de benodigdheden.

Hou ook je uitgaven bij. De volgende keer hoef je de procedure maar boven te halen en je kunt meteen van start gaan met het organiseren.

Delegeer Een kantoorborrel moet in de eerste plaats leuk zijn voor iedereen.

Vraag daarom hulp aan je collega’s. Laat anderen toe om je te helpen, of vraag hen naar ideeën. Je zult versteld staan hoeveel collega’s graag een handje toesteken. Het enige wat jij moet doen, is het hun vragen. Als je delegeert, maak dan ook goede afspraken en leg vast wie wat doet en wanneer het klaar moet zijn.

Help, mijn budget is gekrompen!

De kans is groot dat het bedrijf waar je werkt omwille van de crisis ook een kleiner budget voor kantoorfeestjes ter beschikking heeft gesteld, maar dat mag de pret niet bederven. Met deze tips spaar je geld uit, zonder in te boeten aan luxe of plezier.

Kies een budgetvriendelijke locatie Een feestje op kantoor is goedkoper dan een feestje in een restaurant, een zaal of in een andere (gehuurde) ruimte. Wees creatief:

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

ORGANISEREN

maak het gezellig in de kantoorruimte, of ga op zoek naar een andere ruimte in je kantoorgebouw, of wijk uit naar de tuin – met een dikke trui is het daar zelfs in de winter verrassend gezellig. Of organiseer de kantoorborrel bij een collega thuis, ga op zoek naar een gratis ruimte, of vraag aan de collega’s van het kantoor naast dat van jou om te ruilen.

LABELS PRINTEN VIA HET DRAADLOZE NETWERK EN VANAF MOBIELE APPARATEN

Deel de kosten Vele kleintjes maken één grote. Vraag aan elke collega om een duit in het zakje te doen. Ga rond met de collectebus en vraag aan iedereen een (kleine) bijdrage voor het feest.

Naar de supermarkt? Noteer vooraf alles wat je voor de kantoorborrel nodig hebt, bespreek de hoeveelheden met je collega’s en maak op basis daarvan een boodschappenlijst: voor versnaperingen en drank, maar evengoed voor versieringen. Koop alleen wat op je boodschappenlijst staat. Zo zul je niet te veel aankopen en kun je impulsaankopen vermijden.

Spaar geld uit met drank Help, dit wordt een feest zonder drank! Geen nood, er zal meer dan genoeg drank zijn, voor elk wat wils ook en budgetvriendelijk. Vraag vooraf aan iedereen wat ze op de kantoorborrel willen drinken. Zo weet je precies welke drank en hoeveel je zult moeten aankopen en zal toch iedereen naar hartelust kunnen feesten!

Laat het talent van je collega’s spreken Iedereen draagt zijn steentje bij aan het kantoorfeest. Stel het hapjesbuffet samen met home made quiche, taart, vlaai, salades, dipsausjes, koekjes… van de collega’s die graag koken of bakken. De wijnkenners brengen elk een fles wijn of bubbels mee. De ‘handige Harry’s’ of bloemenschiksters kleden de ruimte aan. De grappenmakers zorgen voor het entertainment.

Dit jaar geeft de kantoorborrel niet alleen aan iedereen een energieboost, maar win je meteen ook tijd en geld. Hoog tijd dus om de kantoorfeestjes snel bovenaan op je prioriteitenlijst te plaatsen.

So, let’s party! <

Sara Van Wesenbeeck is professional organizer, personal & business coach, trainer in personal effectiveness en auteur van ‘Het slimme budgetboek’ en ‘Het slimme organizing boek’ (uitgegeven bij Terra Lannoo). Sara is Europees Ambassadeur voor het Vrouwelijk Ondernemerschap in opdracht van de Europese Commissie.

Ze is Business Mentor bij de Britse Cherie Blair Foundation.

Op haar blog www.sara’slifesavers.be en website www.plusorganizing.be vind je meer slimme tips voor persoonlijke effectiviteit, grip op je budget en slim tijdbeheer.

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

Wi-Fi

Mobiel

www.brother.nl/labelprinters

Een professioneel resultaat Creëer snel professionele labels en etiketten voor enveloppen, dossiermappen, documenten, CD’s en vele andere items met de Brother QL-710W labelprinter. Sluit de labelprinter eenvoudig aan op uw PC of Mac, of verbindt deze met uw bestaande draadloze netwerk. Print vanaf alle computers in het kantoor direct vanuit Microsoft Word, Excel of Outlook. Via de professionele ontwerp software kunt u razendsnel labels met afbeeldingen, logo’s en barcodes ontwerpen en printen.

Brother iPrint&Label app Daarnaast kunt u via de gratis Brother iPrint&Label app ook direct labels printen vanuit uw Android of Apple smartphone of tablet. Deze handige app is zeer eenvoudig in gebruik en zoekt automatisch in uw draadloze netwerk naar ondersteunde Brother labelprinters.

29

TAALKWESTIES

Raak niet verstrikt in jargon en uitdrukkingen

Onzin om te huilen (of te lachen) ‘Een visie is nooit een blauwdruk, maar een kapstok voor je keuzes.’ Je kent ze vast wel: van die collega’s, bezoekers of bellers die je graag om de oren slaan met beeldspraak of uitdrukkingen. Met het risico dat het holle praat wordt, of zelfs dat het helemaal misloopt: ‘Als er één hek van de dam is, volgen er meer.’ Geniet en huiver!

Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl

Mensen die veel praten, zijn gewend aan hun eigen stem - en ook aan wat ze zeggen. Dat kan riskant zijn: als je niet meer kritisch naar jezelf luistert, heb je niet meer door wat voor onzin je soms zelf uitkraamt. Daarom deze keer wat tips om het niet zover te laten komen. En om uitspraken van mensen die hopeloos in hun eigen vaagheden verstrikt zijn geraakt, valt gelukkig wel te lachen.

Ieder z’n vak. Dat is natuurlijk een waar woord. En elk vak heeft zijn eigen taal: bepaalde woorden of uitdrukkingen die in jouw sector nu eenmaal veel gebruikt worden. Dat is voor een deel onvermijdelijk: je hebt het tenslotte over specialistische zaken.

Toch is het ook weer niet zó vanzelfsprekend om jargon te gebruiken. Denk aan artsen: die spreken vaak in Latijnse termen of afkortingen, terwijl er voor bijna alles ook wel een duidelijk Nederlands woord is. Jargon gebruiken heeft het kleine voordeel dat je je onder vakgenoten weet en met minder woorden toekunt, maar het grote nadeel dat je je daarmee afsluit voor buitenstaanders. En om bij artsen te blijven: zelfs in schijnbaar normale formuleringen zit een risico. Als je in een ziekenhuis gevraagd wordt: ‘Bent u bekend met suikerziekte?’ dan ben je geneigd te antwoorden: ‘Ja hoor’, omdat je weet wat het is. Maar ze bedoelen of je suikerziekte hébt, want dat betekent bekend zijn met in de medische wereld.

Het hangt dus af van met wie je praat of voor wie je schrijft, of je bepaalde woorden wel of niet kunt gebruiken.

‘Bullshitbingo’ Het is je vast weleens opgevallen: de overvloed aan inhoudsloze woorden en zinnen in zakelijke contacten en besprekingen. Vooral in beleids- en managementjargon stikt het daarvan. Veel praten en weinig zeggen, daar zijn sommige mensen heel goed in. Een paar voorbeelden van uitspraken die op het eerste gezicht heel wat lijken, maar die op z’n minst ‘niet zo concreet’ zijn: t Onze meerwaarde wordt bepaald door de context waarin je hem inzet. t We zullen investeringen moeten doen om deel te blijven nemen aan het proces van verkenning. t We hebben de break gebruikt om ook even te hergroeperen qua proces. t Het gewenste resultaat is een structurele verbinding op basis waarvan tijdig kan worden bijgestuurd.

Wat moet je daar nu mee? Kun je een structurele verbinding bijstu-

30

ren? En hoe ‘hergroepeer’ je ‘qua proces’? Probeer erdoorheen te prikken: vraag wat iemand nu écht bedoelt. Dat komt waarschijnlijk op iets korts en simpels neer. Of misschien blijft er helemaal niets van over. Je kunt er natuurlijk ook gewoon om proberen te lachen.

Dat kan bijvoorbeeld met ‘Bullshitbingo’. Googel er maar eens op; dan vind je al snel afbeeldingen van een bingokaart met woorden als implementeren, out of the box, proactief en toegevoegde waarde.

Het idee is dat je ‘Bullshit!’ mag roepen als je een rij of een hele kaart vol hebt. Dat kan een vage vergadering een stuk spannender maken.

Anglicismen Het gebruik van veel Engelse termen is vaak een uitvloeisel van vaktaal of jargon. Daar is niet altijd iets aan te doen. Maar we kunnen natuurlijk wel allemaal ons best doen om ons Nederlands niet te veel met Engelse woorden en uitdrukkingen te doorspekken. In plaats van lame duck kun je best aangeschoten wild zeggen, en waarom zou je ‘When in Rome, do as the Romans’ gebruiken als je ook de oer-Hollandse uitdrukking ‘’s Lands wijs, ’s lands eer’ kent?

Geniepiger zijn anglicismen: woorden of uitdrukkingen die er Nederlands uitzien, maar die eigenlijk ‘lui vertaald’ zijn uit het Engels.

Een paar voorbeelden: t ‘acteren’ zeggen als je het niet over ‘toneelspelen’ maar over ‘handelen’ hebt t ‘een beslissing maken’ in plaats van ‘nemen’ t ‘aan het einde van de dag’ zeggen als je ‘uiteindelijk, na afloop’ bedoelt t een bedrijf ‘de nummer 1-leverancier’ noemen als het om de beste of de grootste leverancier gaat Zolang je van een Engelse term makkelijk een ‘echt Nederlandse’ variant kunt bedenken, heeft die altijd de voorkeur.

Wanneer je Engels moet spreken, moet dat natuurlijk ook in orde zijn. Je kunt je Nederlandse accent vaak niet makkelijk wegpoetsen, maar hou het Nederlands verder wel zo veel mogelijk weg uit je Engelse zinnen. Doe je dat niet, dan krijg je gênante uitspraken zoals je ze in de bestseller I always get my sin kunt lezen. Ze lijken Engels, maar ze komen rechtstreeks uit het Nederlands en zijn voor een Engelstalige echt potsierlijk: t It’s running out of hand. (Het loopt uit de hand.) t Don’t understand me wrong. (Begrijp me niet verkeerd.)

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

TAALKWESTIES

t I wish you a pleasant period. (Ik wens u een aangename tijd – en je wist waarschijnlijk al dat period ‘menstruatie’ betekent.)

t Hij werd op handen en voeten gedragen. t Dat is een veeg teken aan de wand.

Verhaspelingen Uitdrukkingen zijn in het Nederlands nog altijd springlevend. Maar ze worden niet erg zorgvuldig gebruikt. Als je erop let, hoor je dagelijks uitdrukkingen ‘misbruikt’ worden. Vaak worden er twee of wel drie door elkaar gehaald: t Er is geen peil aan vast te knopen. t Zij is de spil in het web. t Ik wil niemand voor de voeten stoten. t Je moet niet op iedere korrel zout leggen. t De oven moet roken. t Wie zijn vingers brandt, moet op de blaren zitten.

Voorkomen Ben je eenmaal besmet met jargon of verhaspelingen, dan ben je moeilijk te genezen. Het beste is dus te voorkomen dat je ermee besmet raakt. Jargon vermijden doe je vooral door altijd de buitenstaander in jezelf mee te laten denken en te spreken. Zou iemand van buiten – je oma of je kapper bijvoorbeeld – snappen wat je zegt? Als je daar altijd ‘ja’ op wilt antwoorden, dwing je jezelf om je ook in je werk zo helder mogelijk te uiten. Dan hoef je ook niet om te schakelen als je met mensen buiten je werkkring praat.

Het voortbrengen van verhaspelingen heeft twee oorzaken: niet weten hoe het zit, en je niet concentreren. Aan dat laatste kun je het makkelijkst iets doen: denk iets scherper na over wat je zegt, en uitdrukkingen worden minder snel een valkuil. Het eerste is lastiger – het gaat wat ver om net als vroeger op school uitdrukkingen uit je hoofd te leren. Het kan al helpen om te letten op uitdrukkingen die anderen gebruiken, en ook op de fouten die ze maken.

Vaak vallen zulke verhaspelde uitdrukkingen niet eens op, bijvoorbeeld omdat de twee verhaspelde uitdrukkingen zo’n beetje dezelfde betekenis hebben: ‘er is geen touw aan vast te knopen’ en ‘er is geen peil op te trekken’. Verder letten we sowieso niet zo erg op de betekenis van zo’n zin; het gaat meer om een vage, algemene strekking. Maar natuurlijk is het netter om de gangbare versie van zo’n wijsheid te gebruiken in plaats van je eigen vreemde vorming.

Nog wat voorbeelden – want eigenlijk zijn ze erg grappig: t Je kunt een speld in een hooiberg horen vallen. t Ik ruik nattigheid. t Knoop dat maar in je achterhoofd. t Je moet geen oude kastanjes uit het vuur halen. t Ik stond te knikken op mijn knieën.

Meer lezen Veel voorbeelden in dit artikel zijn te danken aan de Twitteraccounts @bobotaal en @verhaspeling. Wie houdt van opzettelijk fout Nederlands-Engels, moet vooral @mttcw (Make That The Cat Wise) volgen. Een lijst met woorden en uitdrukkingen die tegenwoordig al dan niet als anglicismen gelden, staat op www.onzetaal.nl/anglicismen. Boeken met verhaspelingen zijn o.a. Geen kip overboord en De kroon op de vuurpijl. <

(advertentie)

BIJ KASTEEL DE VANENBURG TEGEN EEN SCHERP GEPRIJSD TARIEF!

Kasteel De Vanenburg biedt u een grote variëteit aan vergaderzalen met modern comfort en geavanceerde techniek.

Geinspireerd vergaderen in een 17e-eeuwse omgeving die rust en luxe uitstraalt.

Wij hebben onze prijzen voor vergaderarrangementen scherp verlaagd.

Zo is ons 24-uurs vergaderarrangement (inclusief zaalhuur, broodjeslunch, diner, overnachting & ontbijt) verlaagd van € 253,- p.p. naar slechts € 199,- p.p.!

BOEK NU UW VERGADERARRANGEMENT IN DEZE PRACHTIGE OMGEVING! GA NAAR WWW.VANENBURG.NL/ZAKELIJK

www.managementsupport.nl/future

DeaZ^Y^c\Zc

nieuw!

Ben jij klaar voor de toekomst?

17 DECEMBER 2013 MEETING PLAZA UTRECHT

SPELLING- EN TAALTIPS

Onvolledige werkwoorden Heb je dat ook wel eens, dat je zeker weet dat iets niet goed is? Of dat een woord voor je gevoel niet juist is, maar je weet niet waarom? En hoe moet je werkwoorden als boogschieten eigenlijk vervoegen. Een greep uit de onderwerpen van deze Spelling- en Taaltips.

Tekst Juditrh Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Ik word regelmatig gecorrigeerd door mijn omgeving als ik het woord overnieuw gebruik. Vroeger was dit misschien fout, maar ik kan me niet voorstellen dat het nog steeds niet goed is. Taal verandert toch?

Ooit is overnieuw ontstaan door een samenvoeging van de woorden over en opnieuw. Dat heet een contaminatie. Veel mensen vinden nog steeds dat overnieuw niet goed is. Toch mag je het wel gebruiken. Overnieuw staat namelijk in het Groene Boekje. Als een woord is opgenomen in het Groene Boekje, de officiële woordenlijst van Nederlandse taal, dan is het correct Nederlands.

Het is dus onterecht dat je wordt gecorrigeerd als je overnieuw gebruikt. Maar het zal niet eenvoudig zijn je omgeving hiervan te overtuigen. Zo’n regel zit vaak goed verankerd in iemands hoofd; die krijg je er niet zo makkelijk weer uit.

Omdat de lezer misschien ook van mening is dat overnieuw fout is, kun je dit woord in zakelijke teksten beter vermijden. De lezer zal zich afvragen of het wel juist is wat je schrijft en dit leidt zijn aandacht af van de boodschap. Dat is niet alleen storend voor de lezer maar ook voor jou. Kies daarom liever voor over of opnieuw.

Overigens vinden we het in gesproken taal meestal veel minder storend als iemand in onze ogen zondigt tegen een spelling- of grammaticale regel. Gesproken taal is immers veel vluchtiger dan het geschreven woord.

Ik vind per heden niet mooi klinken en haal het daarom altijd uit de teksten die ik moet redigeren. Maar is het ook fout of niet?

Na het voorzetsel per volgt meestal iets concreets, bijvoorbeeld een datum: Het contract loopt per 31 december af of Zij werkt per 1 februari op onze andere locatie. En ook De reiskostenvergoeding is € 0,28 per gereden km of In de horeca krijg je vaak per uur betaald worden veel gebruikt.

Heden in per heden is natuurlijk niet concreet. Een beter alternatief is vanaf nu. Per direct is trouwens wel gebruikelijk.

Sinds kort zit mijn zoon op boogschieten. En dus wil hij wel eens zeggen: ‘Ik heb gisteren de hele middag booggeschoten.’ Maar ik kan me niet voorstellen dat dat goed is!

Je hebt gelijk: booggeschoten klinkt heel vreemd en bestaat niet.

We gebruiken boogschieten meestal als infinitief. Dat is een werk-

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

woord dat niet vervoegd is. We zeggen bijvoorbeeld: Ik ben naar boogschieten gegaan en Hij ging boogschieten. Ook Boogschieten is mijn favoriete sport is een goede optie. In deze laatste zin wordt boogschieten als zelfstandig naamwoord gebruikt: het boogschieten. Boogschieten behoort tot de groep onvolledige werkwoorden.

Dat zijn werkwoorden die bijna alleen maar voorkomen als infinitief, zelfstandig naamwoord en een enkele keer als voltooid deelwoord.

Dus: t Ik ben naar boogschieten gegaan (infinitief) t Hij ging boogschieten (infinitief) t Boogschieten is mijn favoriete sport (zelfstandig naamwoord) Op www.taaladvies.net staat een lijst met onvolledige werkwoorden.

Ik geef je een selectie: ballonvaren bergbeklimmen boekbinden buikspreken duimzuigen gedachtelezen gewichtheffen handlezen hardrijden

hink-stap-springen hoogspringen hordelopen proefrijden kaartlezen klokkijken kroeglopen kunstrijden landmeten

liplezen motorrijden nagelbijten rekeningrijden spookrijden stuntvliegen tijdrijden touwklimmen wadlopen

Mijn naam is P.G.M. van Overdijk. Ik zet nooit spaties tussen de voorletters. Is dat goed?

Ja, dat doe je goed. Het is een regel dat je geen spaties zet tussen de voorletters van een persoon. Meestal geeft dit geen problemen, behalve als iemand bijvoorbeeld Joh.W.A. van Dijk heet.

Officieel zet je ook geen spatie na Joh. Toch adviseert Onze Taal dat wel te doen, omdat het anders een heel vreemd woordbeeld oplevert, dus: Joh. W.A. van Dijk.

Tot slot: zet tussen de titels in een adressering een spatie. Je schrijft dus mr. dr. G.H. van der Waal.

Bronnen: www.woordenlijst.org www.taaladvies.net www.onzetaal.nl <

33

SOFTWARETIPS

Outlook: secretaresse van de secretaresse Duik met mij mee in Outlook. Ik open allerlei deuren en achterpoortjes van dit programma en ga met ‘vinkjes’ en instellingen aan de slag zodat alles nog gesmeerder loopt. Wil je meer grip op alle reply’s, wil je dat antwoorden automatisch doorstromen, wil je e-maildiscussies bij elkaar houden en in meerdere agenda’s snel een gemeenschappelijke tijd voor overleg vinden?Lees dan verder en maak van Outlook een secretaresse voor de secretaresse. De printscreens zijn uit Outlook 2013 maar vaak gelden de functies ook voor versie 2010, soms ook voor 2007.

Tekst Roel Peeters

Alle ‘heen-en-weer-mail’ bij elkaar Als je een vraag uitzet aan veel personen wordt het een hels karwei om alle reacties bij elkaar te houden. De oplossing ligt dan vaak in een mapje maken en berichten slepen. Dat kan anders. Zet de discussieweergave aan en Outlook houdt alles netjes bij elkaar: tabblad >> vinkje zetten bij ‘weergeven als gesprek’.

Het maakt vervolgens niet meer uit waar je eerdere berichten uit deze discussie hebt geplaatst, Outlook zet ze netjes onder elkaar. Klik op het witte driehoekje naast je bericht in de lijst en de hele discussie komt tevoorschijn.

Bericht weergeven als ongelezen Ik promoot in mijn trainingen het gebruik van het leesvenster. Dubbelklikken om te openen is immers niet nodig. Lees het bericht in het leesvenster. Het probleem is dan wel dat een bericht als gelezen wordt beschouwd en dus niet meer ‘vetgedrukt’ in de lijst staat.

Op die manier is het bericht ook een beetje uit de focus. Het is niet efficiënt om steeds weer met de rechtermuis op ‘weergeven als ongelezen’ te klikken. Dit euvel los je eenmalig op via Tabblad Beeld >> Leesvenster >> Opties >> tweede vierkantje uitvinken.

Bekijk opties voor je Outlookagenda Iedereen moet sowieso even bij Bestand >> Opties >> Agenda langs om een aantal instellingen aan te passen. De standaardherinnering kun je beter uitzetten. Zeker als je zelf de organisator bent van veel vergaderingen van de manager(s). In het geval je toch eens een herinnering wilt, kun je dit alsnog aangeven bij het maken van de vergadering.

Feestdagen voeg je eenmalig toe, zodat je niet per vergissing een vergadering organiseert op Hemelvaart. Wat verderop in dit venster vink je aan dat de weeknummers bij de agenda mogen worden toegevoegd.

Houd je niet zo van de planningsweergave? Zet dan hier ook het vinkje uit zodat deze niet meer automatisch inschakelt na het openen van meerdere agenda’s.

Snelle stap Voor sommige instellingen moet je even tijd uittrekken. Daarna bewijzen ze je pas een dienst in snelheid en gemak. Zo is er de groep Snelle Stappen in het Tabblad Start. Als je regelmatig een groep mensen mailt, dan heb je daar wellicht een distributielijst voor gemaakt.

34

(dat heet tegenwoordig ‘Nieuwe Groep Contactpersonen’). Via Nieuwe Snelle Stap >> Nieuwe Mail Naar >> voeg je een naam toe aan deze stap en voeg je de mailgroep toe.

Eén klik volstaat vervolgens om meteen een bericht te starten aan deze groep.

Standaardadresboek anders sorteren Niet iedereen wil de algemene adreslijst als standaard zien. Zeker niet als je een zelfstandig secretaresse bent en enkel van de lijst Contactpersonen gebruikmaakt. En niet iedereen wil deze lijst gesorteerd op achternaam. In beide gevallen pas je dit aan via Bestand >> Accountinstellingen >> Tabblad Adresboeken >> Klik op Outlook Adresboek en vervolgens op wijzigen.

Bespaar ruimte met Persoonlijke Mappen Archiveren (al dan niet automatisch) is bij de meesten wel bekend.

Voordeel is dat alles buiten Outlook wordt opgeslagen en dat deze map alle indelingen van je originele postbus overneemt. Minder bekend is het maken van Persoonlijke Mappen. Daarbij maak je een map die ook buiten Outlook staat, waarbij je de naam en indeling zelf bepaalt en waar je alle e-mail handmatig naartoe kunt slepen. Dit is interessant voor wie veel verzonden e-mail of veel mailcorrespondentie rond projecten wil bewaren. Net zoals archiefmappen is deze Persoonlijke map in Outlook zichtbaar. Maak deze aan via Bestand >> Accountinstellingen >> Tabblad Gegevensbestanden >> Klik op Toevoegen >> Kies voor Outlook gegevensbestand (.pst) >> Kies je locatie (niet de lokale C-schijf maar je Home-map of een gedeelde map als je er samen in wilt werken) >> Geef deze map een logische naam. Dit is een fantastische uitkomst voor ‘bewaarders’ maar ik zie hem jammer genoeg weinig op de werkplekken waar ik training geef.

Routing verzonden berichten In een bericht dat je net hebt opgesteld kun je via het tabblad Opties, in de groep Opties drie functies gebruiken die voor velen onbekend maar bijzonder functioneel zijn. ‘Verzonden items opslaan in’ zorgt ervoor dat het verzonden bericht meteen in een ander (door jou aangeduid) mapje terechtkomt. Dat scheelt je een duik in de verzonden items en gesleep naar een archiefmap.

Bij ‘Bezorging uitstellen’ regel je dat je bericht op een ‘strategische tijd’

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

SOFTWARETIPS

aankomt. Dus niet op maandagmorgen om 9 uur maar op dinsdagmiddag om 12.30 uur zodat je bericht na de lunch mooi bovenaan staat.

‘Antwoorden richten aan’ geeft je de mogelijkheid alle reply’s op je bericht meteen naar een ander (of anderen) te sturen. Als jij niet verantwoordelijk bent voor de opvolging dan is het immers handig dat alles meteen bij de juiste persoon terechtkomt.

Visuele hulp voor gemeenschappelijke overlegmomenten De ‘overlay-weergave’ blijkt nog vaak een onontdekte functie te zijn.

Zet meerdere agenda’s open, klik op het pijltje links op het tabblad van iedere agenda en je merkt dat ze allemaal op elkaar liggen als doorzichtige agenda’s. Het wordt wellicht een druk en kleurrijk prentenboek maar focus alleen maar op het zoeken naar witte ruimten. Die geven de gemeenschappelijke vrije tijd aan. Zorg dat de agenda van waaruit je gaat organiseren boven ligt door op het tabblad van die agenda te klikken. Klik nu in het Lint op Nieuwe Vergadering. Merk hier op dat je meteen iedereen kunt uitnodigen wiens agenda je hebt openstaan.

Dit systeem is de moderne tegenhanger van de planningsweergave.

Meer Outlookmodules tegelijkertijd openen Je kunt e-mail, agenda, taken, contactpersonen en notities tegelijkertijd openzetten. Klik daarvoor met rechts op de knop van de module en kies voor ‘In nieuw venster openen’. Als je dit iedere dag zo wilt, sluit dan niet elk venster afzonderlijk maar sluit Outlook af via Bestand >> Afsluiten. Morgen start Outlook meteen op met alle modules die je daarvoor had aangegeven. De volgorde wordt bepaald op basis van de volgorde waarin je ze open hebt gezet. Schakelen doe je via de Windowsknop+Tab (voor een Windows7-machine) of Ctrl+Tab (voor een XP-machine of Citrix-client)

Voltooide taken wissen Al je taken (en e-mails met vlaggetjes) komen onder je agenda in het takenvenster te staan. Als je op een vlaggetje klikt wordt de betreffende taak voltooid en dus doorgestreept.

Als je het niet prettig vindt dat deze voltooide taken zichtbaar blijven, klik dan met rechts op de titelbalk van dit takenvenster en vink ‘de voltooide taken moeten worden weergegeven’ uit.

Snelklikcategorie In de berichtenlijst kun je categorieën toevoegen. Zo kun je de berichten die jij moet afhandelen in het postvak van je manager de categorie meegeven ‘doet (jouw naam)’, of mail waarover je even moet bellen de categorie ‘bellen’. En er wordt (ondanks de digitalisering) nog veel geprint, dus berichten die geprint moeten worden geef je de categorie ‘printen’. Is er een categorie die je vaak gebruikt, maak daar dan een ‘snelklikker’ van: in het Tabblad Start vouw je de knop Categoriën open en klik je onderin de lijst op Snelklikken Instellen.

Voortaan kun je met één klik van je linkermuis in het categorieveld naast het bericht de snelklikcategorie toevoegen.

Al deze instellingen zorgen ervoor dat Outlook sneller en efficiënter gaat werken. Ze zijn sterk afhankelijk van je persoonlijke werkwijze en je functie. Ik ben benieuwd wat het je oplevert. Reageer gerust in de LinkedIngroep van Management Support. Daar komen we elkaar vast tegen. <

(advertentie)

ervaar de + waarde van woudschoten U boekt weleens een vergaderaccommodatie of conferentieruimte. U wilt dan zeker zijn dat die accommodatie voldoet aan uw wensen en dat deze ook binnen uw budget past. Liever nog: een accommodatie die u verrast.

Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Graag nodigen wij u uit de +waarde van Woudschoten te ervaren. Naast de all-in prijsstelling vindt u de +waarde vooral in onze persoonlijke gastgerichtheid.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343 - 492 492 F 0343 - 492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder SpellingCoach | iPhone, iPad (e 1,79) SpellingCoach is een praktisch hulpmiddel bij het toepassen van de Nederlandse spellingregels. Er zijn ongeveer tien spellingregels opgenomen, voorzien van de nodige achtergrondinformatie zoals ezelsbruggetjes, uitzonderingen, tips en weetjes.

Ook alle begrippen die gebruikt worden, zoals werkwoord, trema of apostrof, worden uitgelegd.

Hovernote | Android (e 0,77) Om eenvoudige notities te maken hoef je dankzij Hovernote de app waar je op dat moment aan werkt niet te verlaten. Hovernote biedt zwevende notities, in een venster dat je zelf kunt verschuiven en vergroten of verkleinen. Ideaal dus om korte notities te maken tijdens het lezen van een document, chatsessie of telefoongesprek. Het werkt echter het fijnst op een tablet, gelet op de extra schermruimte.

Duolingo | iPhone, Android (Gratis) Duolingo is een uitdagende gratis methode om stapsgewijs én spelenderwijs buitenlandse talen te leren. Het aanbod is groot, met onder meer Engels, Spaans, Frans en Duits. De oefeningen kun je uitvoeren via de website of deze handige app.

De Android-versie geeft je sinds kort de mogelijkheid één uur cursusmateriaal vooraf te downloaden voor offline gebruik.

Talkboard by Citrix | iPad (Gratis) Citrix komt met een whiteboard-app waarmee je live een eenvoudig whiteboard met andere gebruikers kunt delen. Je kunt uit een breed palet aan kleuren kiezen en met fijne pen of dikke kwast tekenen.

Alles wat je tekent is direct zichtbaar voor medegebruikers, vrijwel zonder vertraging. Door met twee vingers te swipen kun je acties ongedaan maken of opnieuw uitvoeren.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen.

Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm!

De voordelen op een rij:

Coast by Opera | iPad (Gratis) Browsers zijn nooit echt aangepast aan de aanraakfunctionaliteit van de iPad. Coast brengt daar verandering in. In plaats van toetsen om terug of vooruit te gaan maak je in Coast gewoon veegbewegingen naar links of rechts. En met enkele eenvoudige handelingen bereik je favorieten of recent bezochte websites.

Moves | iPhone, Android (Gratis) Moves houdt opvallend nauwkeurig bij waar je bent geweest en hoe je je hebt verplaatst. Een mooie stimulans om vaker te bewegen! De app herkent automatisch of je hebt gewandeld, de fiets hebt gepakt of een ander transportmiddel hebt gekozen. Dit alles wordt mooi schematisch weergegeven. De plaatsen kun je eventueel zelf een naam geven, of je gebruikt één van de suggesties van foursquare.

Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet Direct beschikbaar bij verschijning Scannen op interessant nieuws Doorzoekbaar op trefwoord Automatisch je eigen archief Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Quickoffice| iPhone, Android (Gratis) Sinds kort kun je het Office-pakket Quickoffice, dat in handen is gekomen van Google, gratis gebruiken. Integratie met Dropbox is helaas verdwenen, maar Google Drive is een goed alternatief.

Met de nieuwe versie kun je bovendien zip-bestanden aanmaken en grafieken in Excel en PowerPoint-bestanden bekijken.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

36

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

PRODUCTNIEUWS

MUSICAL + EVENEMENT = Beatrix Theater Utrecht Het Beatrix Theater Utrecht is bij uitstek dé locatie voor de meest uiteenlopende evenementen. De locatie is geschikt voor zowel vergaderingen en trainingen als voor workshops en bedrijfsfeesten. Ook voor andere zakelijke evenementen bieden de theaterzaal en de 8 multifunctionele ruimtes volop mogelijkheden. Daarnaast kun je een zakelijk evenement combineren met een bezoek aan een musical. Momenteel is er de musical Jersey Boys te zien: de ideale show om een zakelijk evenement in ontspannen sfeer af te sluiten.

Voor de shows die in het theater plaatsvinden, wordt gebruikgemaakt van de meest moderne licht- en geluidsfaciliteiten. Deze faciliteiten staan uiteraard ook tot je beschikking voor je evenement.

Informatie stage-venues.nl <

BUITENGEWOON BIJZONDER Kasteel de Vanenburg Kasteel De Vanenburg biedt een grote variëteit aan vergaderzalen met modern comfort en geavanceerde techniek. Dat betekent geïnspireerd vergaderen in een 17e-eeuwse omgeving die rust en luxe uitstraalt. En nu heeft Kasteel De Vanenburg haar prijzen voor vergaderarrangementen blijvend scherp verlaagd.

Bernhard Baan, Marketing Manager: “Kasteel De Vanenburg wil met de vernieuwde arrangementen haar zakelijke gasten iets passends aanbieden voor een aantrekkelijke prijs. Je kan bij ons zowel een zeer luxe arrangement als een basisarrangement boeken. In alle gevallen krijg je de ambiance van het landgoed, die romantische sfeer. We proberen daarin een breed aanbod te bieden.’’ Meer weten? Zie www.vanenburg.nl/zakelijk. <

EEN LEKKERE TRAKTATIE vind je bij Het Chocolade Huis Ben je op zoek naar een origineel geschenk voor je relaties of wil je je collega’s met Sinterklaas of Kerstmis trakteren op iets heel lekkers? Dan doe je goede zaken bij Het Chocolade Huis. Of het nu gaat om 10, 100 of 10.000 stuks; Het Chocolade Huis levert franco door heel Nederland. Alle chocolade is afkomstig van Callebaut en 100 procent duurzaam geprocuceerd. Wie Management Support Live! op 3 en 4 oktober in de Jaarbeurs heeft bezocht weet wat we bedoelen, want die heeft vast en zeker staan watertanden bij de stand van Het Chocolade Huis en d’r vingers afgelikt bij het proeven.

En hoe je het ook hebben wilt; je kunt het zo gek niet bedenken of Het Chocolade Huis weet er ‘chocolade van te maken’! Trek gekregen? Kijk dan ook maar eens op www.chocoladehuis.nl. <

ULTRASTAND tweede huid voor de laptop Vorige maand lanceerde ergonomiespecialist BakkerElkhuizen de UltraStand, een geïntegreerde laptopstandaard die als tweede huid van een laptop fungeert. Deze flinterdunne en haast onzichtbare toevoeging maakt elke laptop comfortabel én ergonomisch. De UltraStand van BakkerElkhuizen is de dunste en lichtste laptopstandaard ter wereld. Hij weegt slechts 250 gram, is met 2 mm flinterdun en je bevestigt hem eenvoudig aan de onderkant van je laptop. Computergebruikers realiseren zo in een mum van tijd, een gezonde en comfortabele werkplek.

Thuis, onderweg of op kantoor. Meer weten? Een filmpje zegt meer dan duizend woorden: youtube.com/bakkerelkhuizen. <

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

37

COLUMN

COLOFON

Bijzonder De dagen worden korter en de avonden langer. De kerstliederen klinken alweer op Sky Radio. (Volgens mij hoorde ik Last Christmas van Wham al in september, maar wat ik zeker weet, is dat de pepernoten bij het Kruidvat in september in de schappen lagen.)

De feestmaand december staat weer voor de deur. Conciërges, afdelingshoofden en manusjes-van-alles worden naar zolder gestuurd om de bestofte dozen met kerstspullen naar beneden te sjouwen. Kantoorpanden worden omgebouwd tot ware sfeerpareltjes met flikkerende kerstverlichting en iets te dure maar prachtige bloemstukken. Een paar fopcadeaus hebben nonchalant een plek gevonden onder de Nordman of blauwspar.

Op de vensterbanken en bureaus worden de verlichte rendieren uitgestald. De pratende kerstboompjes staan op het punt om de komende weken 100.000 keer ‘Ho, ho, ho Merry Christmas’ te jengelen en de lolligste medewerker heeft zijn iets te foute kerststropdas al uit de mottenballen gehaald.

De maand vol tradities kan beginnen. Iedereen is er klaar voor. Met als hoogtepunt de kerstborrel en het uitdelen van de kerstpakketten. Gezellig. Toch? Ik vind van wel, maar niet iedereen is het met me eens. ‘Ik hou niet van borrels’ of ‘Ik heb niets aan het kerstpakket’ of ‘Ik zit niet te wachten op gezellige momenten met mijn collega’s’.

Non-argumenten die een negatieve stempel drukken op een samenzijn met een warme inborst. Beste mensen: geef niet toe aan mopperkonten maar ga in de tegenaanval.

Verstevig de kerstborrel en het kerstpakket. Een paar tips: organiseer een verplicht ‘complimentenmoment’ tijdens de borrel waarop iedereen hardop een compliment uit moet delen aan een collega terwijl alle andere collega’s meeluisteren. Geef iedereen € 10,- om voor een collega een persoonlijk kerstpakket samen te stellen. Haal de collega’s naar voren die het door ziekte, pech of verdriet het afgelopen jaar moeilijk hebben gehad en hef het glas op hun geluk. Verras je leidinggevende met een speciaal moment van aandacht.

Organiseer twee minuten absolute stilte. Zing samen een lied. Nodig een aantal eenzame ouderen uit en verwen ze met aandacht. Vier het eenvoudige geluk en geniet van het kleine. Bewonder, verwonder en beschouw het werkende leven als bijzonder. (Huub van Mackelenbergh)

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en op de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager.

Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Dennis van Asselt, Heleen ter Avest, Gertjan Groen, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Roel Peeters, Barbara Schure, André Vergne, Karen Visser, Linda van der Wal, Sara van Wesenbeeck, Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Publish Impuls Group - Cross Media Solutions Druk Verldhuis Media, Raalte Uitgever Jelske Gerritsma Marketing Ceesjan de Vos - cdevos@vakmedianet-alphen.nl Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending).

Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd.

Telefoon: (088) 584 08 88 Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl.

Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar.

Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/ Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten.

Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Best Western, Conferentiecentrum Woudschoten, De Efteling, Golden tulip, KPN, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

38

MANAGEMENT SUPPORT NOVEMBER 2013

Tijd voor aanpakken! ( ( ( ( (

Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers in verschillende levensfases optimaal van waarde kunnen zijn voor onze organisatie?

Over welke competenties moeten mijn medewerkers te beschikken om onze organisatie succesvol te laten zijn?

Hoe krijg ik zowel kwantitatief als kwaliteit inzicht in het huidige en toekomstige personeelsbestand?

Wat is een goede norm voor de bezetting van onze HR-afdeling? Welke criteria spelen daarbij een rol?

Hoe kan ik mijn HR Shared Service Center (HR SSC) verder ontwikkelen op het gebied van e-HRM?

Spelen deze vragenstukken ook in uw organisatie? Neem dan contact op met Berenschot. Wij bieden u slimme en nieuwe inzichten die leiden tot opmerkelijke resultaten. Samen met uw kennis en ervaring kunnen we alle aspecten van een vraagstuk aanpakken.

Meer weten? Kijk op www.berenschot.nl. Of breng een bezoek aan onze stand.