MSM12/2013 by VMN Media

Ben jij klaar voor de toekomst? Wat doe jij om bij te blijven in je vak? Je ontwikkelen is in deze tijd een absolute must. Lees om te beginnen deze tips om goed voorbereid te zijn op de toekomst en inzetbaar te zijn én te blijven op de arbeidsmarkt.

december 2013 | nummer 12 | jaargang 30

secretaressetrends 2014 De razendsnelle ontwikkeling in secretariële ondersteuning vergt afstemming en een groot aanpassingsvermogen van secretaressen. Wat betekent dit concreet voor jou als secretaresse in het komende nieuwe jaar?

feestelijke kleding voor elk type Feestmaand december is gearriveerd. Wat ga jij aantrekken? Ga je onrustig het internet afstruinen naar kleding waarvan je denkt dat deze hoort bij de kerst? Of vlieg je het dit jaar anders aan? Kies kleding die past bij je type!

Vakblad voor de professionele secretaresse

Meer salaris graag! Uitkomsten Salarisonderzoek 2013

“Hoewel de cijfers er nog niet zijn, zegt mijn gevoel me dat we uit de recessie zijn.” dat zei klaas knot van de nederlandse Bank in oktober. gelukkig hebben wij die cijfers inmiddels wel. tenminste: van jullie salaris. of die cijfers positief zijn lees je in dit artikel met daarin alle uitkomsten van het salarisonderzoek 2013. Hoe is het gesteld met jouw arbeidsmarktpositie? Die vraag stellen we elk jaar opnieuw in het Management Support Salarisonderzoek in samenwerking met Berenschot. Helaas gaat het dit jaar nog slechter dan je verwachtte: je hebt namelijk een salarisstijging van slechts 1,1% gekregen in 2012 in plaats van de 1,3% die je verwachtte. Daar komt bij dat de inflatie dit

jaar zoveel hoger is dat je salarisstijging teniet wordt gedaan. Lees alles over je arbeidsmarktpositie, je besteedbaar inkomen, de grootste dalers en stijgers in het secretaressevak én in welke sector je met welke functie het meest kunt verdienen. Nieuwsgiering geworden? Ga direct naar het uitgebreide salarisartikel op pagina 8 en bekijk de PAGinA 8 feiten en de cijfers.

opleidingenprogramma en accommodatiegids 2014 Jouw functie verandert en wij veranderen met je mee, met een vernieuwd opleidingenaanbod. Je vindt de uitgebreide brochure bijgesloten bij deze editie. Brochure gemist? Kijk dan op de site: managementsupport.nl/opleidingen. En dat is nog niet alles: je vindt hierbij ook de Accommodatiegids 2014! Laat je inspireren door de verschillende locaties voor vergaderingen, overnachtingen en evenementen, of kijk op managementsupport.nl/accommodaties en vraag direct offertes aan.

Combineer gebruiksgemak met design Post-it速 Z-Notes Dispensers Uniek. Nuttig. Eenvoudig. Het Post-it速 merk brengt deze waarden voortdurend tot leven dankzij vernieuwende producten. Dit tot groot genoegen van consumenten, ongeacht waar ze werken, leven of spelen. En wat als we gebruiksgemak combineren met design? Dan krijg je de nieuwe vormen van Post-it速 Z-Notes Dispensers.

3M en Post-it zijn handelsmerken van 3M. 息 3M 2012

inhoud INHOUD EN TOEKOMST Een mooi moment: deze decembermaand, de afsluiting van het jaar 2013, om in dit nummer het Management Support - Berenschot Salaris- en Loopbaanonderzoek uitgebreid te bespreken. Dank voor jullie bijdragen en de tijd die jullie gul beschikbaar stelden. De resultaten zijn de moeite waard. Jullie werkdruk nam toe, vooral vanwege reorganisaties en bezuinigingen. Dat digitale ontwikkelingen hun stempel drukken op het secretaressevak is geen nieuws, maar wél dat de niveauverschillen toenemen en het takenpakket van de managementondersteuner groeit. Het accent komt ook anders te liggen: de secretaresse wordt steeds meer een kennis- en informatiemanager. Tegelijk is dat een lastig ding: want hoe manage je de informatiestromen als je niet langer op de hoogte bent van alle e-mails? Je manager of leidinggevende verzorgt zijn inbox inmiddels vooral zélf, zeker de jongere generatie. Ook werken steeds meer ondersteuners in projecten of krijgen er specialistische taken bij zoals HR-zaken. Belangrijkste competenties: flexibiliteit en een communicatieve instelling. Meedenken, sparren met je manager en duidelijk communiceren over verwachtingen en output: daar zit je meerwaarde. Daarnaast blijft natuurlijk de groep bestaan die vooral uitvoerende werkzaamheden verricht zoals notuleren, archiveren, agendaplanning en correspondentie. Eén ding is zeker: weet je wat je talenten zijn, dan heb je al een wereld gewonnen. Want doe je waar je goed in bent en waar je overduidelijk plezier in hebt, dan zit je op je plek. Hoe je (multi-)inzetbaar blijft in de toekomst en je meerwaarde toont, daar gaat Els Frigge dieper op in. Lees haar artikel maar op pagina 13. Ook werpen we in dit nummer een blik vooruit: wat staat er te gebeuren in 2014? Een grotere rol voor jullie in het bijhouden van social media, projectmanagement en social learning. Wat dat met elkaar te maken heeft, schetst Léontine de Koning in het artikel Secretaresse anno 2014 (pagina 16). En dan nog iets opmerkelijks: we gaan ook in op een wel heel bijzondere verandering in de organisatie van Overtoom, de bekende leverancier van kantoorartikelen. Lees het artikel op pagina 18 over het ondernemen voor een betere wereld, medewerkers die hun eigen groenten kweken en yogalessen op de werkvloer volgen, maar vooral ook over de leidinggevende rol die managementassistent Léone Böck speelt in deze omslag binnen dit bedrijf. Kortom: genoeg te lezen! Fijne feestdagen en een heel gelukkig Nieuwjaar toegewenst! Hartelijke groet, Vera Bot, hoofdredacteur

PRAKTISCH 4

Signaal

29 Spelling- en Taaltips 30 Taalkwesties 32 Softwaretips 38 Nieuwe ronde, nieuwe kansen Samen meer succes 40 Appladder 42 Werk & Recht

PROFESSIONEEL 8

Uitkomsten Salarisonderzoek 2013

13 Ben jij klaar voor de toekomst? Aantrekkelijk zijn én blijven voor de arbeidsmarkt 16 Secretaresse anno 2014 Trends en ontwikkelingen 18 Samen werken aan een betere wereld Niet de kerk, maar het bedrijf als voorbeeld 34 Juridisch, medisch en directiesecretaresse in beeld

PERSOONLIJK 24 Visie op het vak 36 Met Kerstmis in je element Feestelijke kleding voor elk type 42 Op de werkvloer 46 Column Huub van Mackelenbergh

SERVICE 26 Community 43 Boeken 44 Productnieuws 46 Colofon

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SiGNAAl

Vakbeurs Facilitair Op 15 januari 2014 gaat de Vakbeurs Facilitair voor de 16e keer van start in de Brabanthallen in Den Bosch. Dit keer is het thema ‘Duurzaamheid’. Van interieurbeplanting tot geurbeleving, van schrijfwaren tot een duurzaam recycleproces voor papier en van bureaustoelen tot duurzame catering. Facilitair 2014 biedt uiteenlopende producten en diensten voor het bedrijfsleven, het onderwijs, de overheid en de zorg. Er zijn themapresentaties, recepties van de standhouders en de winnaar van de FGNoviteitenprijs 2014 wordt bekendgemaakt. Ook zijn er genoeg flexwerkplekken. Informatie: vakbeursfacilitair.nl <

Bruin bammetje Een belegde bruine boterham met een glas (karne) melk is de favoriete lunch van de Nederlander. Dit blijkt uit onderzoek naar Nederlandse lunchgewoontes, uitgevoerd door Rosti Mepal en MyMepal onder ruim 1400 Nederlanders van 18 jaar en ouder. Ruim 80% van de Nederlanders eet tussen de middag het liefst bruine boterhammen. Daarmee verslaat het gezonde ‘bammetje’ ruimschoots de maaltijdsalade (7%) en witte kadetjes (4%). Maar liefst 95% van de ondervraagden vindt het belangrijk om gezond te lunchen. De gemiddelde middagmaaltijd wordt meegenomen in een broodtrommel, kost 2,42 euro en wordt in 24 minuten genuttigd. Bron: secretaressenet.nl <

Ouders geen idee van werk kinderen Eén op de drie ouders geeft aan niet goed te weten wat hun kinderen precies doen op hun werk, en vindt het daarom lastig hen loopbaanadvies te geven. Dat concludeert LinkedIn uit onderzoek dat is uitgevoerd ter gelegenheid van ‘Bring In Your Parents Day’. In Nederland ziet 21% van de ouders hun kind het liefst ondernemer worden. Ook 20% van de ‘volwassen kinderen’ zelf ziet het eigen baas zijn als meest ideaal. Het onderzoek laat zien dat ouders het vooral belangrijk vinden dat hun kinderen gelukkig zijn in hun werk (79%), dat ze genoeg geld hebben om van rond te komen (53%) en genoeg mogelijkheden hebben om zich te ontwikkelen (35%). Bron: PW De Gids <

Spiegeltje, spiegeltje... Uiterlijk is volgens Nederlandse werknemers van groot belang bij het solliciteren naar een nieuwe baan. 90% stelt dat uiterlijk wel degelijk meespeelt bij het krijgen van een baan. Een op de vijf ondervraagden zegt zelfs een kleine ingreep te overwegen in ruil voor een goede baan. Dit blijkt uit onderzoek van NationaleVacaturebank naar uiterlijk en solliciteren onder ruim 1000 respondenten. Op de vraag hoe belangrijk uiterlijk is bij sollicitaties antwoordt 25% dat knappe mensen makkelijker een baan krijgen. 65% geeft aan dat het niet het belangrijkste criterium is, maar dat het zéker helpt als je knap bent. Slechts 10% geeft aan dat andere kwaliteiten tellen en uiterlijk geen rol speelt bij sollicitaties. Steeds meer jongeren in China ondergaan plastische chirurgie om hun kansen op de arbeidsmarkt te vergroten. Hier is het nog niet zo ver, maar toch geeft 17% van de ondervraagden aan een kleine ingreep voor een goede baan niet uit te sluiten. Laten we hopen dat de Nederlandse werkgever verder kijkt dan een mooie look. <

Alarmerende feiten Hij zit nog in de ontwikkelfase, maar hij zou begin volgend jaar verkrijgbaar moeten zijn: de Alarmclock, een wekker die het aantal dagen telt die je waarschijnlijk nog te leven hebt... Dit getal is gebaseerd op je leeftijd, gezondheid, leefstijl, dieet, familiegeschiedenis en andere factoren. Op de display van de wekker staan volgens de ontwikkelaars ‘harde feiten’. Hoeveel geld je op je bankrekening hebt bijvoorbeeld, of hoeveel vrienden je hebt, gebaseerd op data van sociale netwerken. “Er is niets wat je ‘s ochtends zo snel wakker maakt als de dingen waar je ‘s nachts van wakker ligt”, luidt de aanprijzing op de website van het project. De wekker moet mensen er dagelijks aan herinneren dat het leven niet meevalt. Maar of je nu zó met je neus op de feiten gedrukt wilt worden?... De makers hebben inmiddels wel genoeg geld bij elkaar om de productie te starten. Bron: Nuzakelijk.nl <

Accor Hotels in de prijzen Accor Hotels is tijdens het MICE & Business Travel Event op 12 november j.l. uitgeroepen tot beste hotelketen. Belangrijkste reden: hun informatievoorziening aan MICE-planners uit de industrie, ook op nieuwe bestemmingen als Istanbul en Shanghai. . “De informatievoorziening voor MICE-planners berust op het laten ervaren van de bestemming. Daarbij reikt onze kennis verder dan de deuren van onze hotels. De medewerkers van Accor Hotels hebben sterke lokale netwerken waarmee ze MICE-professionals bijstaan hun klanten tevreden te stellen”, vertelt Annette van den Heuvel, Director of Sales Corporate and Meetings & Events van Accor Hotels. De nieuwste tijdelijke promotie: voor iedere tiende persoon is het vergaderarrangement gratis. Informatie: accor.com <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SiGNAAl

Begluurde werknemer werkt harder

Tien tips voor salarisonderhandelingen Al ziijn waardering, werkplezier en persoonlijke ontwikkeling heel belangrijk, aan het einde van de maand is een prettig bedrag op je rekening ontvangen wel een belangrijk aspect van je functie. Hoe onderhandel je goed als het gaat om je eigen salaris? 1. Weet wat de term ‘marktconform’ in jouw functie betekent. Kijk naar vergelijkbare organisaties en vergelijkbare functies en onderzoek wat de bandbreedte is van je vakgenoten.

Werknemers die weten dat zij digitaal gemonitord worden, werken harder. Dat blijkt uit Amerikaans onderzoek in 392 vestigingen van vijf restaurantketens. Om diefstal tegen te gaan werd in deze restaurants een programma geïnstalleerd waarmee verdacht gedrag kan worden vastgesteld bij bestellingen, het printen van de rekening en het registreren van betalingen. Nadat onderzoekers de rapportages van het RestaurantGuard-programma nader hadden bekeken, bleek dat het aantal diefstallen in de restaurants slechts licht was gedaald. De omzet van de restaurants was daarentegen fors gestegen. Volgens Andrew McAfee, onderzoeker aan het Center for Digital Business aan de MIT Sloan School of Management, begrepen kwaadwillende werknemers dat zij geen extra geld meer konden verdienen door te stelen, en besloten daarom harder te werken om meer te verdienen. Het goede gedrag werkte daarna besmettelijk, aldus McAfee in een blog op de site van de Harvard Business Review. (Bron: PW De Gids) <

Narcistische baas? Wie met een narcistische manager samenwerkt, weet dat z’n grootste probleem is dat ‘ie denkt dat hij oppermachtig is. Kijk naar onderstaande do’s en don’ts en je weet zeker dat het niet aan jou ligt. Doen • Als je je baan wilt behouden, zul je erachter moeten komen wat z’n agenda is en hem helpen die te verwezenlijken. • Besef dat narcisten briljant, charismatisch en inspirerend kunnen zijn. • Begin je feedback altijd met een compliment. Doe je dat niet, dan luistert hij misschien niet eens naar je. • Weet dat alles om hem draait, en niet om jou. • Noteer alles, dan kan hij je nooit de schuld geven als het fout gaat. Niet doen Verwacht nooit erkenning, dank, empathie of interesse. Vat zijn kritiek nooit persoonlijk op. Negeer hem nooit; geef hem zo veel aandacht als hij wil. Confronteer hem niet. Dat kan hem paranoïde of wraakzuchtig maken. • Tolereer zijn gedrag niet als hij te ver gaat. (Bron: express.be) < • • • • •

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

2. Zorg dat alle afspraken over salaris schriftelijk worden vastgelegd, zodat daarover geen misverstanden kunnen ontstaan. 3. Wie al langere tijd werkt in een organisatie, kan zo ver aan het einde van een schaal zitten dat er geen groei meer mogelijk is op financieel gebied. Kijk dan naar alternatieve beloning: kun je extra trainingsbudget krijgen of meer vakantiedagen? 4. Zorg dat je een aantal concrete argumenten hebt waarom je een bepaald salaris passend vindt. Bijvoorbeeld omdat je het afgelopen jaar veel extra taken hebt verricht buiten je functie of leiding bent gaan geven aan collega’s – en daardoor je meerwaarde voor de organisatie hebt kunnen laten zien. Of omdat je al een aantal jaren stilstaat in je salarisontwikkeling. 5. Het hangt af van wat je prettig vindt en van de cultuur in je organisatie, maar het kan waardevol te zijn om met je collega’s te bespreken wat jullie verdienen. Dan is het moeilijker voor een werkgever om jullie tegen elkaar uit te spelen (“Niemand hier verdient zoveel als jij!”). 6. Staar je niet blind op een bedrag, zeker niet in een nieuwe functie. Kijk ook heel goed naar de secundaire arbeidsvoorwaarden. 7. Oefen het gesprek met iemand die je goed kent. Zo voel je je minder ongemakkelijk als je er echt zit en kom je waarschijnlijk beter uit je woorden. 8. Je bent niet verplicht om met een kopie van je loonstrook te bewijzen wat je in je vorige functie verdiende. Toch is het niet slim om er al te veel bij te fantaseren; dat maakt je verhaal ongeloofwaardig. 9. Maak van tevoren een lijstje met de bedragen die je wilt gaan verdienen en wat je eventueel als onderhandelingsruimte kunt gebruiken. Weet ook wat je bodemsalaris is: daaronder wil je niet gaan. 10. Kijk of een salarisverhoging eventueel gefaseerd kan plaatsvinden, gespreid over twee jaar. Dat kan je voorstel acceptabeler maken. Door Karen Visser, werkplektrainer en professional organizer. Met haar bedrijf New Broom geeft Karen trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. <

SiGNAAl

Zieke collega? Tips Wat zet je op een kaartje naar een collega die net een ernstige diagnose heeft gekregen? Natuurlijk zijn er geen standaardteksten of richtlijnen. Toch zou het jammer zijn als je niets van je laat horen. • Simpelweg melden dat je niet weet wat je moet zeggen is vaak al genoeg. • Een normale vraag als ‘Hoe gaat het met je?’ kan ineens beladen voelen. Door te vragen hoe het nu gaat of hoe het vandaag gaat, verleg je het accent. Of zeg: ‘Ik zou je graag willen vragen hoe het gaat, is dit een geschikt moment?’ Een vaste contactpersoon kan ook een rol vervullen bij vragen van collega’s. • Probeer je collega niet geforceerd op te vrolijken of af te schermen, of de ziekte ‘weg te praten’. Een luisterend oor bieden en je collega vragen waarmee je het beste kunt helpen, oogsten vaak waardering. (Bron: Arbo, november 2013) <

Winterse kost Het is koud en vroeg donker, maar dat betekent niet dat je je als een molletje hoeft te verstoppen. Maak een groepsuitje met collega’s in Leiden, Den Haag, Haarlem of Delft en ga mee op ‘Stamptocht’ of ‘Snertvaart’! Je eet een lekkere stamppot of slurpt van smakelijke erwtensoep, je maakt een stadswandeling of je gaat mee op een rondvaartboot door de grachten. Heb je stalen zenuwen dan is ‘Misdadige Winterverhalen’ iets voor jou. Trek gekregen? Kijk voor alle winterarrangementen op: prokwadraat-groepswijzer.nl <

Menno zoekt een baan Managementassistent Menno Spiekerman (33) is op zoek naar een baan, zoals zovelen. Maar hij heeft wel een heel originele manier gevonden om zichzelf onder de aandacht te brengen van werkgevers. Hij is begin oktober een pr-campagne begonnen die een vliegende start heeft gemaakt. Inmiddels heeft hij interviews gegeven voor de radio, in kranten en stadsbladen en is online goed te vinden, onder andere op zijn eigen site. “Je moet tegenwoordig veel meer uit de kast halen wil je opvallen bij werkgevers, vandaar deze campagne.” Het leukste aan het vak? “Werk uit handen nemen van drukbezette mensen.” Zijn belangrijkste competenties zijn plannen en organiseren, en zijn wens is een fulltime baan als secretariële ondersteuner, op maximaal anderhalf uur reizen van zijn woonplaats Deil. Inmiddels heeft hij een aantal sollicitatiegesprekken gehad, maar dé baan zat er niet bij. “Soms wijzen ze je af omdat het niet zou klikken met de baas. Dat is vervelend maar niet iets dat ik zelf direct kan veranderen.” Hij houdt de moed erin. “Ik ga door met mijn campagne. Je kunt in elk geval niet zeggen dat ik er niets aan heb gedaan.” Info: mennozoekteennieuwebaan.nl <

Positieve feedback kan sfeer verpesten Positieve feedback kan het beste achter gesloten deuren worden gegeven. Mensen die horen hoe een ander in het openbaar een compliment krijgt, reageren daar bijna altijd negatief op. Dat blijkt uit onderzoek van Elaine Chan van Tilburg University en Jaideep Sengupta van de Hong Kong University of Science and Technology. Complimenten uitdelen in het openbaar maakt dat een toehoorder zich sociaal de mindere voelt van degene die de positieve feedback ontvangt. Dit roept gevoelens van jaloezie op. Chan: “Een manager op de werkvloer kan hieruit afleiden dat openlijk strooien met complimentjes niet per se een goed idee is: de kans is groot dat daarmee veel afgunst wordt opgeroepen. Een persoonlijke benadering is waarschijnlijk effectiever.” Het gaat de onderzoekers met name om die eerste reactie, waarvan altijd verondersteld is dat die alleen optreedt als de complimenten als onoprecht worden ervaren. Maar die reactie is er ook bij oprechte complimenten, zegt Chan: “Mensen vergelijken zich voortdurend met anderen en op het moment dat iemand door een ander wordt opgehemeld, wordt die persoon in vergelijking met jezelf beter. De afgunst die daardoor opgeroepen wordt, veroorzaakt negatieve gevoelens, zowel over de ontvanger als over de gever van het compliment.” Bron: PW De Gids <

‘Wie betaalt, bepaalt’ Je kunt er maar beter niet op rekenen dat je privacy bij ziekte wordt gerespecteerd. Verzuimbureaus, arboartsen en werkgevers hebben maling aan weten regelgeving, zegt FNV Bondgenoten. Verzuimbegeleidingsbedrijven vragen zieke werknemers vaak naar medische informatie. Ook komt het voor dat onbevoegden medisch advies geven. Dat is schandalig, stelt FNV-bestuurder Gea Lotterman. “Alleen de bedrijfsarts mag medische informatie vragen en advies geven over het ziektebeeld en herstel. In de praktijk spelen allerlei ondeskundigen voor doktertje zodat ze werknemers onder druk kunnen zetten om weer snel aan het werk te gaan.” 6100 werknemers reageerden op het meldpunt verzuimbegeleiding. 41% van hen trok de onafhankelijkheid van de bedrijfsarts in twijfel. “Als arts ben je het aan je stand verplicht je rug recht te houden en het belang van je patiënt voorop te zetten. Maar het blijkt dat de arts zijn oren te veel naar de werkgever laat hangen. In veel gevallen geldt: wie betaalt, bepaalt”, aldus Lotterman. Informatie: Meldpunt Verzuimbegeleiding <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SiGNAAl

Jakkie bah! Het jaarlijkse Nationaal Toiletonderzoek van het tijdschrift Service Management, dit jaar in samenwerking met hygiëneaanbieder SCA/Tork, is weer achter de rug. 150 openbare, Nederlandse toiletten werden aan een test onderworpen en wat blijkt? Ten opzichte van vorig jaar is er een flinke daling van het aantal schone toiletten geconstateerd. De hygiëne van toiletten in de gezondheidszorg daalde het sterkst: van 45% schone toiletten (2012) naar 20%. Vooral toiletzittingen waren hierbij de boosdoener. In openbare gebouwen (gemeentehuizen, sportcomplexen, musea en stations) zijn de schoonste toiletten te vinden. Over het algemeen zijn de damestoiletten het meest hygiënisch: 37% van de onderzochte toiletten werd met een voldoende beoordeeld, waar de heren-wc’s in slechts 25% van de gevallen door de test kwam. Informatie: servicemanagement.nl <

Is je werk een sleur geworden? Je baas is een chagrijn, verhalen van je collega’s kun je niet meer aanhoren en je voelt je als een hamster in een tredmolen. Ken je het gevoel van ‘verlangen naar een andere functie’? Naar meer plezier in je werk? Tijd voor een oppepper. 1. Analyseer je wensen en verlangens. Wat vind je wél positief aan je functie? Wat doe je met plezier en voldoening? Wat zijn jouw persoonlijke prioriteiten? 2. Maak een actieplan. Hoe ga je je wensen waarmaken? Kan dit binnen je huidige organisatie of niet? 3. Geloof in jezelf. Zelfvertrouwen is de basis voor zelfmotivatie. Probeer een positief zelfbeeld te ontwikkelen en vergelijk je niet met anderen. 4. Ontwikkel een gemotiveerde persoonlijkheid. Neem uitdagingen aan. Maak van elke situatie het beste en wees trots op je prestaties. 5. Pak aan. Ruim je werkplek op, zo creëer je meteen rust en overzicht. 6. Blijf doelgericht. Stel een deadline vast en go for it! En beloon jezelf als je je doelen haalt! <

Heb jij al een derde werkplek? De derde werkplek: niet in de eigen organisatie, niet thuis, maar op een locatie waar je even tijdelijk gebruik van maakt. Hij is er in alle soorten en maten: van gratis Seats2Meet en Deelstoel tot betaalde varianten als Regus en of platforms als Deskbookers. Maar wordt het een echt alternatief voor op kantoor of thuis werken? Op de gratis derde werkplek deel je als tegenprestatie je sociaal kapitaal: je kennis en netwerk. Je bent lid van bijvoorbeeld de ‘community Seats2Meet’. Daar zit een visie achter en dat verklaart voor een deel het succes ervan. Er zijn organisaties die het aantal werkplekken terugbrengen en werknemers verwijzen naar derde werkplekken. Wellicht is dit voor veel secretaressen geen optie, omdat zichtbaarheid en verbondenheid in het gedrang kunnen komen en zij hun ondersteunende taken minder goed kunnen uitvoeren? Lees de column van Henny van Egmond er maar op na: overhetnieuwewerken.nl <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

Handige links Op de website www.pienenevelien.nl/tips vind je veel tips voor het zelf organiseren van evementen, van kerstborrels tot grootschalige bijeenkomsten. < Lootjes trekken lastig? Nee, natuurlijk niet! Zeker niet met de digitale tool www.lootjestrekken.nl. Dan is het zo gebeurd. < Inspiratie opdoen voor het schrijven van je (digitale) kerstkaarten? Op www.fotokaarten.nl/weblog/watzal-ik-schrijven-alles-over-tekstenop-kerstkaarten vind je tips voor originele teksten. < De kerstvakantie is in aantocht! Dan is het niet alleen tijd voor familiediners, maar wellicht ook om andere leuke dingen te doen met je gezin, familie of vriendinnen. Kijk eens op leukedingendoen.nl < Hoe heurt het eigenlijk? De feestdagen zijn best leuk en gezellig, maar kunnen ook behoorlijk stresserend zijn. Lees de volgende etiquetteregels voor een vlekkeloos kerstfeest: www.etiquetteregels.eu/etiquetteregels-rond-kerstmis-en-nieuwjaar< Ga je in 2014 het roer omgooien? Op zoek naar een nieuwe baan? Je zoektocht begint op managementsupport. nl/vacatures < Heb je goede voornemens voor het nieuwe jaar, lees dan alvast deze opwekkende tips, dan kom je goed beslagen ten ijs, en lukt het volhouden veel beter: www.zinspiratie.nl/weblog/10-tipsvoor-succesvolle-goede-voornemens < Training of workshop volgen om je vaardigheden te verbeteren? Kijk dan ook eens op onze opleidingensite: managementsupport.nl/opleidingen <

SAlARiSONDERzOEk

Uitslag Salarisonderzoek 2013

Meer salaris graag! “Hoewel de cijfers er nog niet zijn, zegt mijn gevoel me dat we uit de recessie zijn.” Dat zei Klaas Knot van De Nederlandse Bank afgelopen oktober. Gelukkig hebben wij die cijfers inmiddels wel. Tenminste: van jullie salaris. Helaas zijn die cijfers niet zo positief... In dit artikel komen de uitkomsten aan bod van het Salarisonderzoek 2013. Hoe staat het met jouw arbeidsmarktpositie? Tekst Johan van Dam | Berenschot

Het gaat dit jaar nog slechter dan je verwachtte; je hebt namelijk een salarisstijging van slechts 1,1% doorgemaakt in 2012 in plaats van de 1,3% die je verwachtte. We zitten op een vergelijkbaar dieptepunt als in 2009. Toen was de salarisstijging weliswaar een stuk lager, maar toen was er ook een erg lage inflatie. Dit jaar is de inflatie zoveel hoger dat de salarisstijging van ruim 1% teniet wordt gedaan. Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) heeft ten tijde van het schrijven van dit artikel nog een correctie uitgevoerd op de verwachte inflatie in 2013. Het plaatje zou dan wel eens gunstiger kunnen uitpakken. Secretaressen verwachten een salarisstijging in 2013 van 1,8%. En als de inflatie inderdaad lager uitpakt, dan kun je eindelijk weer eens een koopkrachtstijging meemaken. Dat mag ook wel weer; in 2010 was de laatste keer.

had de hoogste stijging: 2,9%. Daarna volgt de officemanager: 1,7%. De secretaresse en de secretaresse lid Raad van Bestuur komen er het slechtste vanaf: 0,6%.

Meer salaris graag Vorig jaar gaven veel respondenten van het onderzoek aan graag een vast contract te willen. Dat was toen belangrijker dan een hoger salaris. Dit jaar zijn de antwoorden weer wat traditioneler. Ruim een kwart wenst een hoger salaris. En dat is gek genoeg een goed teken. Dat betekent dat je je waarschijnlijk minder zorgen maakt over de financiële toestand van jouw organisatie. De personal assistant

Arbeidsmarktpositie Ruim 32% is van mening dat haar positie op de arbeidsmarkt is verslechterd. De belangrijkste reden is (net als voorgaande jaren): de leeftijd. Ook geef je aan dat managers en leidinggevenden meer ondersteunende taken zélf moeten doen en dat mede daardoor secretariële functies komen te vervallen bij reorganisaties. De arbeidsmarkt lijkt voor veel van jullie ook niet gunstig te zijn.

Mijn inkomen is het afgelopen jaar gestegen met …% Stijging Secretaresse Voorzitter RvB/ Hoofddirectie 1% Secretaresse Lid RvB / Hoofddirectie 0,6% Directiesecretaresse 0,9% Afdelingssecretaresse 1% Secretaresse 0,6% Managementassistent 1,1% Officemanager 1,7% Personal Assistant 2,9%

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SAlARiSONDERzOEk

Positie op de arbeidsmarkt Beter Slechter Gelijk 7% 32% 61% Is jouw positie juist verbeterd? Dan is de kans groot dat je een extra opleiding hebt gevolgd. Dat maakt je beter inzetbaar voor je werkgever. Dit is echter in deze tijd natuurlijk nog geen garantie op blijvend werk. Besteding Maar wat kun je nu eigenlijk van je salaris betalen? Kun je je meer of juist minder veroorloven? Daarvoor kijken we naar de consumentenprijzenindex. Deze is 2,5% in 2012. Je kunt dus 2,5% van de salarisstijging of -daling aftrekken. Afgezet tegen een gemiddelde loonstijging van 1,1% betekent dit dat je gemiddeld 1,4% aan koopkracht hebt ingeleverd1. Jaarsalaris In het onderzoek maken we onderscheid tussen vast jaarsalaris (VJS) en totaal jaarsalaris (TJS). Het totale jaarsalaris is inclusief bonussen en andere variabele beloningen en is gebaseerd op een 40-urige werkweek. Alle percentages zijn gebaseerd op het totale jaarsalaris, om de vergelijking met vorige jaren mogelijk te maken.

Respondenten In totaal hebben 1.271 secretaressen meegedaan aan het salarisonderzoek, dat zijn er 71 méér dan vorig jaar! Dank daarvoor. Dit jaar is minder dan 1% man. De gemiddelde leeftijd van de respondenten lag vorig jaar op 43 jaar, dit jaar op 44. Jullie werken gemiddeld 9,8 jaar voor de huidige werkgever. De respondenten zijn hoger opgeleid dan vorig jaar. De hoogst genoten opleiding is voor de meesten hbo (42%), gevolgd door mbo (33%) en havo (13%). De resultaten VJS

TJS

Leeftijd

Dienstjaren

Secretaresse Voorzitter RvB

€ 50.100,-

€ 50.800,-

Secretaresse Lid RvB

€ 46.800,-

Directiesecretaresse

€ 43.700,-

€ 44.000,-

Afdelingssecretaresse

€ 37.000,-

€ 37.100,-

Secretaresse

€ 40.300,-

€ 40.700,-

Managementassistent

€ 41.600,-

€ 42.400,-

Officemanager

€ 44.900,-

€ 45.400,-

Personal Assistant

€ 45.600,-

€ 47.800,-

Voor het gemak zijn de dalers ten opzichte van het onderzoek van vorig jaar groen gemarkeerd.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

De dalers Dit jaar is de secretaresse van een Lid van de Raad van Bestuur (RvB) er, met een daling van 4%, het meest op achteruit gegaan. Bij haar is vooral het variabele deel van de beloning gedaald. De directiesecretaresse, de afdelingssecretaresse en de personal assistant zijn er met een daling van 1% op achteruit gegaan. Bij de personal assistant is vooral de vaste beloning gedaald. Voor volgend jaar verwacht de secretaresse Lid van de RvB een stijging van 1,9%. De directiesecretaresse is iets behoudender met 1,7% en de afdelingssecretaresse denkt 1,8% erop vooruit te gaan. De personal assistant verwacht de grootste stijging met 2,1%. Méér salaris blijft de belangrijkste arbeidsvoorwaarde waarin jullie verbetering willen zien, maar in de antwoorden lees ik ook dat secretaressen wat meer rust willen binnen de organisatie. De stijgers Met een stijging van 10% zijn de secretaresse Voorzitter van de RvB en de secretaresse de grootste stijgers. De officemanager volgt met een stijging van 6%. De arbeidsmarktpositie is over het algemeen volgens jullie slechter geworden. De secretaresse van de Voorzitter van de RvB en de personal assistant antwoorden het minst negatief. De managementassistent en de officemanager zijn het meest negatief over hun positie. Beter

Slechter

Gelijk

Secretaresse Voorzitter RvB

11%

14%

75%

Secretaresse Lid RvB

18%

77%

Directiesecretaresse

15%

76%

Afdelingssecretaresse

14%

82%

Secretaresse

18%

76%

Managementassistent

20%

75%

Officemanager

20%

76%

Personal Assistant

13%

78%

Secretaressen van de Voorzitter van de RvB en personal assistants menen dat zij een verbeterde arbeidsmarktpositie hebben. Redenen: zij hebben meer salaris ontvangen en zij hebben een vast contract gekregen. Welke sector biedt de best betaalde banen? Waar is het meeste te verdienen? Werk in de Technische Adviesbureaus wordt het beste beloond. Daar verdien je gemiddeld 55.000 euro. In de interimsector wordt gemiddeld het minste verdiend, namelijk 37.900 euro. Dit is het gemiddelde per sector. Maar het salaris hangt natuurlijk ook samen met de zwaarte van de functie. Daarom geven we per functie een terugkoppeling van de salarissen in alle sectoren (zie de grafiekjes per functie). We benoemen de sector waar het meest wordt verdiend voor die specifieke functie. In sommige sectoren is er onvoldoende informatie over die specifieke functie. Dan kunnen we dus ook geen uit1 Bron: www.statline.cbs, dd.7-11-2013 spraak doen over het salaris.

SAlARiSONDERzOEk

Als secretaresse van de Voorzitter van de RvB is de zakelijke dienstverlening de beste omgeving waarvan er voldoende gegevens zijn. De marktconforme beloning in dit onderzoek is daar 50.600 euro. De secretaresse van een Lid van de RvB verdient het meeste in de dienstverlening: 50.100 euro. De directiesecretaresse verdient met 55.300 euro het meeste in de transportsector. De transportsector is ook voor een afdelingssecretaresse dit jaar het beste. Met 55.300 euro verdient een afdelingssecretaresse in deze sector net zoveel als een directiesecretaresse. Als secretaresse kun je dit jaar het beste werken in de industrie. Die verdient marktconform een beloning van 46.200 euro. Als managementassistent kun je het beste werkzaam zijn in de industrie. Daar is de marktconforme beloning voor deze functie 46.400 euro. De officemanager kan het beste solliciteren naar een functie in de ‘overige sector’. Omdat dit een vergaarbak is, noemen we navolgende beste sectoren. Op een gedeelde tweede plaats staan de dienstverlening en de industrie. Daar wordt gemiddeld 44.800 euro verdiend. Het aantal respondenten voor de functiegroep personal assistant stijgt gestaag. Deze functiegroep komt vooral voor in de zakelijke dienstverlening. Daar is het marktconforme loon ook het hoogst met 50.700 euro.

MARKTcoNfoRMITEIT BELoNING Bij het vergelijken van salarissen zijn een aantal feiten van belang om mee te nemen. Allereerst is niet elke secretaressefunctie hetzelfde. In dit onderzoek maken we een onderscheid tussen acht soorten secretaressefuncties. In de praktijk zijn dit er meer. Naast het gegeven dat secretariële taken lastiger kunnen zijn voor een Raad van Bestuur dan voor een kleine afdeling, is er ook op een andere manier onderscheid te maken. Sommige secretaressen hebben bijvoorbeeld HR-taken, inkooptaken, facilitaire taken of ze sturen een aantal medewerkers aan. Al deze taken hebben invloed op de waardering van de functie. En de waardering van de functie heeft de grootste invloed op de hoogte van de beloning. Daarnaast is niet ieder mens hetzelfde. Sommige secretaressen doen hun werk beter dan anderen, of hebben meer ervaring. Dat komt tot uitdrukking in de mate waarin je vooruit kunt denken voor de manager of afdeling waarvoor je werkt, de servicegerichtheid, de snelheid van werk of de nauwkeurigheid. Doordat de secretariële functie erg zichtbaar is, is het voor je leidinggevende van belang om ervoor te zorgen dat de beloning passend is in het licht van de andere beloningen binnen de organisatie. Misschien is dat nog wel belangrijker dan je salaris vergelijken met andere secretariële functies. Voor jou is dat anders. Je kunt immers bij veel verschillende organisaties werken.

Eindejaarsuitkering De eindejaarsuitkering of dertiende maand is een uitkering die naar rato van het verdiende loon wordt uitgekeerd. De eindejaarsuitkering wordt eenmaal per jaar, meestal in december, uitbetaald. Het is een uitkering die meestal niet pensioengevend is. In de tabel zie je per functie welk percentage een eindejaarsuitkering krijgt en hoe hoog deze gemiddeld per jaar is. % eindejaarsuitkering

Hoogte eindejaarsuitkering

Totaal

44%

€ 1.500,-

Secretaresse Vz RvB

55%

€ 2.200,-

Secretaresse Lid RvB

58%

€ 2.003,-

Directiesecretaresse

44%

€ 1.332,-

Afdelingssecretaresse

51%

€ 1.500,-

Secretaresse

47%

€ 1.500,-

Managementassistent

38%

€ 1.616,-

Officemanager

26%

€ 1.991,-

Personal Assistant

33%

€ 1.500,-

Bonus De bonus is een leuk extraatje voor een aantal secretaressen. Het is een vorm van beloning waarbij geleverde prestaties (vaak op basis van resultaten of ontwikkelde competenties) worden omge-

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SAlARiSONDERzOEk

zet in een geldbedrag. Het is een vorm van belonen die niet gegarandeerd is. Je moet dus elk jaar weer laten zien dat je hem verdient. De bonus komt vooral voor in de profit sector (bijvoorbeeld zakelijke dienstverlening of de industrie). In de tabel zie je per functie welk percentage een bonus krijgt en hoe hoog deze gemiddeld per jaar is.

Totaal

% bonus

Hoogte bonus

20%

€ 1.200,-

ring van het aantal uren dat een werknemer op verschillende dagen werkt. Deze uren kun je als vakantie opnemen. Seniorendagen worden steeds minder toegepast in Nederland. Afhankelijk van de leeftijd krijg je een aantal extra dagen per jaar vrij. Het beoogde doel is dat oudere medewerkers langer inzetbaar zijn. In de tabel staan de gemiddelde vakantiedagen, ATV/ADV-dagen en de seniorendagen. Vakantie

ATV

seniorendagen

Totaal

Secretaresse Vz RvB

30%

€ 2.500,-

Secretaresse Lid RvB

12%

€ 1.300,-

Directiesecretaresse

20%

€ 1.200,-

Afdelingssecretaresse

21%

€ 1.200,-

Secretaresse

Managementassistent

Officemanager

Personal Assistant

Secretaresse

18%

€ 1.200,-

Managementassistent

21%

€ 1.400,-

Officemanager

27%

€ 1.100,-

Personal Assistant

46%

€ 1.200,-

Winstuitkering De winstuitkering is een collectieve beloning op basis van behaalde winst van een bedrijf. Het is een manier om medewerkers wat extra’s te geven als het goed gaat. Deze vorm van belonen komt alleen maar voor in de profit sector. In de tabel zie je per functie welk percentage een winstuitkering krijgt en hoe hoog deze gemiddeld per jaar is. % winstuitkering

Hoogte winstuitkering

Totaal

12%

€ 600,-

Secretaresse Vz RvB

€ 2.100,-

Secretaresse Lid RvB

€ 3.300,-

Directiesecretaresse

15%

€ 500,-

Afdelingssecretaresse

12%

€ 1.400,-

Secretaresse

12%

€ 400,-

Managementassistent

12%

€ 500,-

Officemanager

12%

€ 500,-

Personal Assistant

21%

€ 600,-

Verlofdagen De bekendste en in de wet verankerde vrije tijd is verlof. Volgens de wet heb je recht op vier maal je reguliere werkweek aan vakantie. Vaak geven werkgevers meer dan de wet voorschrijft. Arbeidstijdverkorting, vaak afgekort tot ATV, is het totaal aantal dagen dat per jaar in mindering wordt gebracht. Meestal krijg je een aantal dagen per jaar vrij. Dit verschilt met Arbeidsduurverkorting, ADV, waar het gaat om verminde-

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

Tot slot De respons op dit onderzoek wordt steeds hoger. We hebben bijna weer de aantallen van vóór de crisis. Daar zijn we blij mee. Toch hebben we nog relatief weinig respondenten in de sectoren goede doelen, publiekrechtelijke instellingen en recreatie. Mocht jij, of iemand die je kent, in deze sector als secretaresse werken, dan nodigen wij je van harte uit om volgend jaar ook mee te doen. Ook neemt het aantal mannelijke respondenten af. De mannen willen we ook graag terugzien in dit onderzoek. Want hoe meer mensen meedoen, hoe nauwkeuriger wij kunnen vertellen wat je verdient. En dat is gunstig voor jou en je toekomst! Voor de leesbaarheid gebruiken we in de tekst het woord ‘gemiddelde’. Voor de berekening van alle beloningen maken we gebruik van een mediaan rekenmethode. Een mediaan is de middelste waarneming. In het algemeen geeft dit beter weer wat de marktconforme beloning van een functie is. Heel hoge en heel lage waarnemingen hebben hierdoor minder invloed op de resultaten. En dat is maar goed ook. Want als een enkeling invult dat ze meer dan een miljoen Johan van Dam: “Met een gemiddelde looneuro krijgt, heeft dat erg stijging van 1,1% heb je alsnog 1,4% aan veel invloed op het gekoopkracht ingeleverd.” middelde. <

10% KORTING BIJ IBIS, OVERAL, ALTIJD* Bij 1700 ibis, ibis Styles en ibis budget hotels.

10% korting op uw maaltijden ontbijt, lunch, diner en consumpties aan de bar

10% korting voor al uw overnachtingen Of 5% extra korting op de aanbiedingen*

Altijd een kamer beschikbaar wanneer u minimaal 2 dagen voor aankomst reserveert

OM ALLES TE WETEN OVER DE IBIS BUSINESS KAART, GA NAAR IBIS.COM * Geldig in alle deelnemende hotels in ca. 60 landen, met uitzondering van China, onder voorbehoud van beschikbaarheid in het hotel en van de datum van verblijf. Bij ibis budget zijn de kortingen en voordelen van de ibis BUSINESS kaart uitsluitend van toepassing op reserveringen die gemaakt zijn via de websites ibisbudget.com, ibis.com of accorhotels.com. De 10% korting op de overnachtingen zijn geldig op het laagste tarief van de dag zonder restricties en de 5% korting op Early Booking, Summer & Winter Deals en Weekend Deals.

PERSOONlijkE ONTwikkEliNG

Aantrekkelijk zijn én blijven voor de arbeidsmarkt

Ben jij klaar voor de toekomst? Denk jij wel eens na over de toekomst van je vak? Heb je enig idee in welke richting je vak zich ontwikkelt en wat dat betekent voor je eigen ontwikkeling? Of kom je daar niet aan toe door de hectiek van de dag vanwege het ‘meer doen met minder’-principe in veel organisaties? De crisis hakt er behoorlijk in: ontslagen, moeilijk aan een nieuwe baan komen, zieke collega’s worden niet vervangen, er is minder geld voor opleidingen. Je mag blij zijn dat je werk hebt. Het gevaar is dat je je laat meeslepen in deze hectiek en vergeet te investeren in jezelf. Dit artikel geeft je handvatten om goed voorbereid te zijn op de toekomst. Tekst Els Frigge

Management Support publiceerde onlangs de resultaten van zijn loopbaanonderzoek 2013. Maar liefst 2.173 collega’s van je, en jijzelf misschien ook wel, vulden afgelopen zomer de online enquête in. En zoals van jullie verwacht mag worden, werd dit niet afgeraffeld. Integendeel. Jullie hebben er zichtbaar veel tijd en energie in gestopt. Al deze input levert een schat aan informatie op over de toekomst van jullie vak. Heel veel dank dus voor diegenen die de moeite hebben genomen om deze informatie te verstrekken. Wat is dat vak eigenlijk? Al jarenlang hebben we te maken met een verwarrende hoeveelheid functienamen. Ik gebruik vaak voor het gemak de verzamelnaam secretaresse, maar dat komt niet meer overeen met de feiten. Volgens het loopbaanonderzoek noemde 40 procent in 1995 zich nog secretaresse, in 2005 was dat nog maar 17 procent, en nu 19 procent. What’s in a name. Wat zegt zo’n functienaam eigenlijk? De ene secretaresse is de andere niet. De functienaam staat niet garant voor een bepaald niveau. Iedere organisatie hanteert eigen functienamen en de daarbij horende functieprofielen. Niet erg transparant dus. Veel belangrijker om een beeld van de toekomst te krijgen is de functie-inhoud en de gevraagde competenties. En daar is wel degelijk een rode draad uit te halen. Niveauverschillen nemen toe Het loopbaanonderzoek biedt een schat aan informatie over huidige en toekomstige taken en vereiste competenties. We kunnen daar uit opmaken dat de niveauverschillen in de functie aan het toenemen zijn. Lag in het verleden het accent volledig op uitvoerend werk, nu zien we een flink aantal van jullie een verdiepingsslag maken. Deze groep ontwikkelt zich richting expert en adviseur met complexere en organisatorische taken. Een uitvoerende medewerker richt zich voornamelijk op de basistaken

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

zoals correspondentie, agendaplanning, notuleren en archiveren. De expert en adviseur verdiepen zich in specifieke domeinen zoals projecten, HR/P&O, OR, marketing en communicatie en verbreden hun competenties. Door de enorme variëteit van functieprofielen nemen ook je loopbaankeuzes toe. Niet altijd direct in je eigen organisatie, niet altijd direct ‘nu’, maar wel in de toekomst. Juist deze ontwikkelingen in het vak zijn relevant om in de toekomst aantrekkelijk te zijn én blijven voor de arbeidsmarkt. Ontwikkelen is vooruit kijken en je nu al voorbereiden. Invloed van de digitalisering De invloed van digitalisering op jullie functie is enorm. De face-to-facecontacten nemen af en de nieuwe manieren van communiceren via e-mail, skype, communities en social media nemen toe. Deze communicatie kenmerkt zich door de snelheid en hoeveelheid en is niet tijden plaatsgebonden. Iedereen merkt dit, of je nu met Het Nieuwe Werken te maken hebt of (nog) niet. Dit stelt weer eisen aan je flexibiliteit, je e-skills en het kunnen managen van al deze informatie. Deze ontwikkeling zorgt ook voor nieuwe ‘kopzorgen’: • Managers doen steeds meer zelf waardoor het managen van informatie een nog grotere klus wordt; hoe hou je grip op de informatiestromen als je niet overal meer van op de hoogte bent? • Klanten zijn mondiger en reageren hun frustraties, anoniem of niet, ongenuanceerd af via social media. Wie merkt dat op in de organisatie? Wie pakt dit op? • Snelheid en hoeveelheid van informatie veroorzaakt slordigheden: bijlagen vergeten te mailen, per ongeluk vertrouwelijke mail versturen aan een klant met bijna dezelfde naam, storende taalfouten, ongenuanceerde reacties, e-mailadressen in cc in plaats van bcc enzovoort. Hoe voorkom je dit? • Werk en privé lopen steeds meer door elkaar. Hoe manage je dit?

PERSOONlijkE ONTwikkEliNG

• En vergeet je leuke eigen spontane tweets en Facebookberichten niet. Welk beeld zet je zo van je zelf of je organisatie neer en welk effect heeft dat op de ander?

SucceSvOlle cOmpeteNtIeS tIJDeNS De crISIS éN vOOr De tOekOmSt

2(economie) periode van slapte en werkloosheid

Overkoepelende competentie Samenwerken: in tijden van werkdruk en stress heb je elkaar hard nodig om efficiënt te kunnen werken. Structureel in je eentje alle ballen in de lucht houden is nu eenmaal niet gezond. Ontdek elkaars talenten en maak hier gebruik van. Hierdoor versterk je je eigen talenten en maak je zichtbaar waar jouw kracht ligt.

En ja daar staat toch echt bij economische crisis dat het om een periode gaat. Een periode kent een begin en een eind. Dat biedt perspectieven voor de toekomst. Ook al moet je nu misschien ‘overleven’ doordat je gedwongen ontslagen bent of de dreiging daarvan groot is, toch is er een toekomstperspectief.

Onderdelen van samenwerken Delegeren/loslaten: stop ermee om alles zelf te willen doen omdat jij vindt dat het anders niet goed gaat. Realiseer je dat jouw perfectionisme je werkdruk en stress vergroot. Accepteer hulp ook al doet die ander het anders dan jij. Dat geeft jouw de ruimte om dat wat je doet goed te doen en je zo te profileren.

Ondanks deze opsteker voelen velen van jullie de negatieve invloed van de crisis dagelijks op je werkplek. Grote kans dat je te maken hebt met één of meer van de volgende gevolgen: • meer doen met minder mensen, waardoor de werkdruk toeneemt; • vervlakking van je werk door tijdgebrek; • meer stress door onderbezetting of (dreigend) ontslag; • werken voor meerdere managers/afdelingen; • minder tijd en geld voor persoonlijke ontwikkeling; • hbo’ers verdringen de MBO’ers.

Prioriteiten stellen en onderhandelen: richt je op dat wat werkelijk belangrijk is. Onderhandel met (project)managers over je tijdsbesteding: wat kan wel en wat niet (meer). Wat doe jij vanuit jouw expertise en wat kan de ander zelf doen?

Invloed van de crisis Eerst een opstekertje. De betekenis van ‘crisis ‘ volgens van Dale is: cri·sis (de; v; meervoud: crisissen, crises) 1gevaarlijke toestand

Flexibiliteit: spring in waar nodig én biedt elkaar de mogelijkheid om regelmatig elders ongestoord te kunnen werken om grotere klussen af te kunnen maken. Efficiënt werken: ken alle efficiënte tips en trucs van je softwareprogramma’s zoals het managen van je e-mail en social media, digitaal archiveren, digitaal notuleren. Leer elkaar de trucjes en volg relevante sites/groepen om nieuwe tips op te pikken.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PERSOONlijkE ONTwikkEliNG

Ontwikkelen: do’s • Formuleer een concrete ontwikkelrichting. • Doe elk jaar een training/cursus gericht op de skills die jouw (toekomstige) rol versterken. • Leer actief van elkaar via social media. • Kom zelf met concrete voorstellen om je functie interessant te houden of te maken. • Kom van je eiland en werk samen. Ontdek elkaars talenten en maak daar gebruik van. • Geef elkaar de ruimte om te ontwikkelen en succesvol te zijn. • Volg de ontwikkelingen in je vak en anticipeer daarop. Hoe ga je met deze gevolgen om? De een lukt dat beter dan de ander. Dat heeft vooral te maken met al of niet ontwikkelde competenties die nodig zijn om succesvol met deze crisisperiode om te gaan. Het is zeker de moeite waard om kritisch te kijken naar jezelf en te werken aan competenties die deze periode makkelijker voor je maken en ook nog goed van pas komen voor de toekomst. Veel van deze competenties kun je direct trainen op je werkplek. Hoe ontwikkel ik me richting toekomst? Uit het loopbaanonderzoek 2013 blijkt dat je een functie hebt met toekomst én inhoud. We kennen allemaal de slogan ‘een slimme

meid is op de toekomst voorbereid’ en dat gaat zeker op voor jullie functie. Het loopbaanonderzoek geeft veel concrete handvatten voor de hard skills en soft skills die een steeds grotere rol gaan spelen in je vak. Ontdek je talenten en neem je ontwikkeling in eigen hand ook in deze moeilijke tijd. De valkuil van nu is dat je alles maar aanpakt wat zich aandient. De keerzijde hiervan is dat je functie oppervlakkiger wordt en je talenten ondersneeuwen. Flexibel zijn is goed maar laat je niet meeslepen door de hectiek van de dag. versterken, verdiepen, verbreden of veranderen? Ontwikkelen is het meest effectief als je een concrete ontwikkelrichting hebt. Dat is soms lastig te formuleren en vraagt wat zelfonderzoek. Als je nog weinig ervaring hebt, is je ontwikkeldoel vooral gericht op het ontdekken van je talenten. Dat doe je concreet door diverse taken aan te pakken, te reflecteren op je eigen functioneren en feedback te vragen. Zo ontwikkel je een reëel zelfbeeld van je sterke en minder sterke kanten. Zeg niet te snel ‘dat kan ik niet’, maar ga ervaren of dat echt zo is. Heb je ruime ervaring in je vak, dan is het duidelijker waar je talenten liggen en waar je energie van krijgt. Is dat bijvoorbeeld door uitvoerend werk te doen of juist door meer inhoudelijk werk te doen? Aan beide richtingen zal in de toekomst behoefte zijn. In grote lijnen kennen we vier ontwikkelrichtingen: 1. versterken: ontwikkelacties formuleren gericht op competenties en kennis in je huidige functie waar je jezelf nog in kunt verbeteren. Hierdoor versterk je je profiel. 2. verdiepen: ontwikkelacties formuleren gericht op dat waar je al goed in bent en waar je nog beter in wilt worden. 3. verbreden: richt zich op competenties/kennis die je nu misschien niet nodig hebt in je functie, maar waarvan je wel zou willen weten of je die talenten in je hebt. 4. veranderen: is het bewust kiezen voor een heel andere functie. Veel succes voor de toekomst!<

Lees voor meer informatie over je functie in de toekomst het hele verslag van het loopbaanonderzoek 2013 in het verschenen boekje ‘Een functie met toekomst’. Auteur: Vera Bot Uitgever: Vakmedianet ISBN: 9789462151840 Prijs: e 14,95 Informatie: www.managementsupport.nl/shop En na het volgen van de workshop Future proof skills op 17 december 2013 of op 3 februari 2014 ben je helemaal up to date, dus klaar voor de toekomst! Kijk voor informatie op www.managementsupport.nl/opleidingen

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

TRENDS EN ONTwikkEliNGEN

De secretaresse anno 2014 De rol van een secretaresse verandert van de klassieke, ondersteunende secretaressefunctie naar... ja naar wat eigenlijk? De razendsnelle ontwikkeling in secretariële ondersteuning vergt een continue afstemming en een groot aanpassingsvermogen van zowel de aankomende secretaresse als de al werkende secretaresse. Wat betekent dit concreet voor jou als secretaresse in het komende nieuwe jaar? Tekst Léontine de Koning

De discussie over een passende functienaam en de vele synoniemen die eind 2010 en begin 2011 oplaaide, is bekoeld. Dat een functienaam niets toevoegt aan de inhoud van de rol heeft menig secretaresse inmiddels zelf mogen ondervinden. De vraag is niet meer hoe de secretaresse zich moet noemen maar wat haar meerwaarde is en welke werkzaamheden ertoe blijven doen. Wat verandert er? Sociaal samenwerken in een omgeving waar kennisuitwisseling via social media wordt gefaciliteerd, verdringt Het Nieuwe Werken dat voornamelijk faciliteert in plaatsen tijdonafhankelijk werken. Het Nieuwe Werken borduurt vooral voort op het zogenaamde tayloriaans organiseren: grote bedrijven, met een sterke hiërarchie, richten hun processen zo efficiënt mogelijk in. In deze instituten is kennis macht, en niet voor iedereen toegankelijk. De baas bepaalt. Door het gebruik van social media binnen organisaties vervagen deze hiërarchische verhoudingen. Iedereen heeft via social media toegang tot kennis en informatie, en je kunt gemakkelijk contacten leggen. Waar kort cyclisch werk wegvalt ontstaat meer ruimte voor lang cyclisch werk. De secretaresse is gespecialiseerd, draagt bij aan het geheel en wordt net zoals vele andere professionals gedreven door zingeving en passie. Inhoudelijke functieverschuivingen, het ontwikkelen van hbo-competenties en een verdere specialisering zijn daarbij onontbeerlijk. Kortom: de klassieke of authentieke secretaresse is zich opnieuw aan het uitvinden, waarbij het concept van secretaresse als ondersteuner overeind blijft. Opleiding en werkgelegenheid Secretariële banen zijn de afgelopen jaren onder druk komen te staan en er wordt door bedrijven flink bezuinigd op uitvoerend werk. Bij het kiezen van een secretariële opleiding is het raadzaam om na te gaan hoe de kansen op de arbeidsmarkt zijn. Kijk maar eens naar de cijfers. In 2011 waren er ruim 326.000 arbeidsplaatsen voor secretaressen. Vorig jaar is dat aantal sterk gedaald naar 303.500 arbeidsplaatsen. Dat is een afname van 6,9 procent. De krimp van het aantal arbeidsplaatsen op hbo-niveau is 0,4 procent minder dan de krimp op mboniveau. Volgens de werkloosheidscijfers van het CBS valt voorzichtig te concluderen dat er in 2013 zéker geen stijging van het aantal arbeidsplaatsen heeft plaatsgevonden en men verwacht in 2014 een verdere daling. Ook de werkgelegenheid voor net afgestudeerde secretaressen is op dit moment erg onzeker. De kans op het vinden van een baan is

Arbeidsplaatsen

2011

2012

Afname

Percentage

Prognose 2014

Totaal

326.000

303.500

22.500

6,9%

< 290.000

MBO-niveau

296.000

275.000

21.000

7,1%

< 260.000

HBO-niveau

30.000

28.000

2000

6,7%

< 27.000

(Bron: Ecabo)

volgens de cijfers van de SBB (stichting Samenwerking Beroepsonderwijs Bedrijfsleven) zeer laag. Een secretaressediploma is absoluut geen garantie meer voor een baan. Social learning Secretariële opleiders hebben vanwege het razendsnel veranderende secretariële landschap te kampen met een mismatch op de arbeidsmarkt, en het aantal arbeidsplaatsen blijft vooralsnog verder krimpen. Stage volgen is in deze tijd echter geen enkel probleem. De secretaresse (in opleiding) zal zelf zorg moeten dragen voor de ontwikkeling van vaardigheden en het verwerven van relevante kennis. Door gebrek aan opleidingsbudget zoekt de secretaresse naar alternatieve leermethoden. Social learning, leren met en van elkaar, en e-learning worden in 2014 door de secretaresse meer benut voor het verwerven van nieuwe kennis en vaardigheden. Door aansluiting te zoeken bij de juiste online netwerken en communities, raakt de secretaresse meer gewend aan kennisuitwisseling via social media. Social media Met social media zoals Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest en Google+ kan men binnen een organisatie veel meer gebruikmaken van elkaars netwerk en kennis, juist door de snelle interactie en dialoog tussen gebruikers. Rondom onderwerpen, personen en bedrijven ontstaan communities waarbinnen de wirwar aan online informatie wordt gestroomlijnd en kennis en interesses gedeeld. De secretaresse die bekend is met de diverse sociale media kan een rol spelen in het stroomlijnen, signaleren en archiveren van informatie, of liever gezegd ‘taggen’. Kortom: de secretaresse kan een bijdrage leveren als communitymanager of supporter, een nieuwe rol binnen het oude concept. Virtuele secretaressebureaus Een andere duidelijke trend onder secretaressen is het opzetten van een (freelance) virtueel secretaressebureau waarbij ze administratieve ondersteuning op afstand aanbiedt. De secretaresse profileert zich dan vaak als virtueel assistent. Doelgroepen voor deze bureaus

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

TRENDS EN ONTwikkEliNGEN

zijn voornamelijk het midden- en kleinbedrijf en zelfstandigen zonder personeel. Het aantal zelfstandigen groeit en het uitbesteden van werk aan een virtueel assistent wint aan populariteit. Er zijn binnen virtuele assistentie twee ondersteuningsvormen te herkennen. De ene vorm legt de nadruk op traditioneel en uitvoerend, kort cyclisch werk, en de andere op moderne taken en lang cyclisch werk. Kort cyclisch werk zijn ad-hocwerkzaamheden zoals het boeken van vluchten, het reserveren van vergaderruimtes en het plannen van vergaderingen. De virtuele secretaressebureaus die de focus voornamelijk op kort cyclisch werk leggen, komen onder druk te staan vanwege het grote aantal buitenlandse aanbieders van virtuele assistentie. Buitenlandse bureaus verrichten hetzelfde administratieve en secretariële werk voor tarieven waar niet tegenop te concurreren valt. Het definitieve einde van uitvoerend repetitief secretarieel werk in Nederland, komt zodoende steeds dichterbij. Aanbieders van virtuele assistentie die de focus hebben gelegd op nieuwe werkzaamheden en lang cyclisch werk zoals het verzorgen van (interne)nieuwsbrieven, het beheren van socialmedia-accounts, het monitoren van reacties op content, het schrijven en plaatsen van (pers)berichten op websites en het verspreiden van content via diverse online kanalen zullen uiteindelijk overblijven. Projectondersteuning Projectmanagement neemt een steeds grotere vlucht binnen organisaties. Er wordt vaker gewerkt vanuit een tijdelijke projectorganisatie aan een vooraf gedefinieerd projectresultaat. Vanwege het unieke karakter van projecten is er een grotere mate van onzekerheid dan bij routinematige werkzaamheden die in de permanente (ook wel: staande) orgaStaande organisatie

Projectorganisatie

Doel

Werken aan een missie

Bereiken van een vooraf overeen-

Duur

Oneindig

gekomen resultaat Eindig en uiterlijk op een vooraf overeengekomen datum Besluitvorming

Periodiek

In fasen

Gereed

Einde van het jaar

Zodra het resultaat bereikt is

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

Nieuwe skills en disciplines De toekomst zal uitwijzen dat de ‘nieuwe’ secretaresse een professional is die wegwijs is in de nieuwe media en zelfstandig kennis opdoet via communities, social media en social learning. De secretaresse doet er goed aan zich verder te ontwikkelen op hbocompetenties die nodig zijn in een hbo-werkveld. De volgende zijn daarin belangrijk: Analytisch vermogen: het vermogen om ingewikkelde verschijnselen of problemen uit elkaar te rafelen in hoofd- en bijzaken. Probleemoplossend vermogen: het vermogen om problemen op grond van analyse te verduidelijken en aan te pakken. Communicatief vermogen: het vermogen om een boodschap over te brengen. Samenwerkend vermogen: het vermogen om het eigen gedrag functioneel af te stemmen op anderen. Sturend vermogen: het vermogen om het eigen handelen en dat van anderen doelgericht af te stemmen op doelen en werken leerprocessen die daarmee samenhangen. Lerend vermogen: het vermogen om te leren van ervaringen en deze toe te passen in nieuwe situaties en te anticiperen op eisen die gesteld worden, zowel in het huidige als in het toekomstig functioneren. Meerwaarde Zoals gebruikelijk tijdens een veranderproces zijn het niet de grote bedrijven die vooroplopen met het geven van richting of met de verdere uitwerking en invulling van trends. De sterke signalen dat grote logge organisaties, onze samenleving niet meer dienen en uiteindelijk plaats gaan maken voor meer flexibele samenwerkingsvormen en tijdelijke projectorganisaties onderschrijven de noodzaak mee te bewegen. Het zijn de kleinere organisaties die voorlopen op deze ontwikkeling en zichtbaar maken waar en hoe de nieuwe secretaresse van toegevoegde waarde is in onze samenleving. Om van meerwaarde te zijn in een samenwerking zet de secretaresse in op de ontwikkeling van nieuwe vaardigheden met een lang cyclisch karakter. <

Léontine de Koning is bedenker en eigenaar van #ONTSECRETARESSEN™ www.ontsecretaressen.nl

Foto: Karen Voshol

nisatie plaatsvinden. Het werken in een projectomgeving is anders dan het werken in een permanente omgeving (oftewel lijnorganisatie). Waar het werk in de lijn door blijft gaan, zijn projecten tijdelijk en eindig. Veel secretaressen behaalden hun PRINCE2 Foundation (een in Nederland veelgebruikte projectmanagementmethodiek) met de verwachting in te kunnen stromen als projectondersteuner, maar het werk bleef uit. De gedachte dat het certificaat de secretaresse eenvoudig naar ander werk ging begeleiden bleek voor velen niet realistisch. Toch is er wel degelijk een rol voor de secretaresse te zien binnen projecten omdat werk verschuift uit de lijn naar projecten. De wereld is dynamischer aan het worden. De markt vraagt om een grotere transparantie in ons handelen en het op een maatschappelijk verantwoorde wijze inzetten van middelen voor een duurzame ontwikkeling. Dit vraagt om alertheid en het adequaat en snel inspelen op veranderingen. Mede door deze ontwikkelingen heeft projectmanagement zo’n grote vlucht genomen: de tijdelijke organisatie-inde-organisatie waarmee snel en flexibel nieuwe uitdagingen kunnen worden opgepakt.

De staande organisatie maakt plaats voor een dynamische werkomgeving waar ‘agile’ werken (lenig en flexibel) het toverwoord lijkt. Agile is een tegenstroming van de traditionele projectmethoden, waarvan PRINCE2 de bekendste is. En ook de integratie van social media in projectcommunicatie is een trend voor 2014.

MAATSChAPPElijk vERANTwOORD ONDERNEMEN

Niet de kerk, maar het bedrijf als voorbeeld

Samen werken aan een betere wereld ‘Tuutuut, dat is snel! Het lijkt Overtoom wel’. Ken je die slogan nog? De bedenker ervan moet wel geniaal zijn. De op het oog simpele tekst blijft hangen in ons langetermijn geheugen. Toch gaat het bedrijf met ingang van januari zijn visie en uitstraling over een andere boeg gooien. Managementassistent Léone Böck vervult hierin een belangrijke lei dinggevende rol. Tekst Marjo van Lijssel

Het bedrijventerrein van Overtoom in het Utrechtse plaatsje Den Dolder ziet er door de grijze herfstlucht en aanhoudende miezerregen een beetje troosteloos uit. Mijn auto parkeer ik vlak voor een groot rechthoekig gebouw. Het heeft een gewone uitstraling, niets bijzonders. Een beetje saai zelfs. Maar wat zich binnen de muren van dit pand afspeelt, is meer dan bijzonder… uniek zelfs in ons land! Eén grote familie Er zijn grote veranderingen gaande bij Overtoom. Niet alleen omdat de naam per 1 januari 2014 wijzigt in Manutan. Maar vooral vanwege het nieuwe beleid dat een voorbeeldfunctie kan gaan vervullen voor de toekomstige Nederlandse bedrijfscultuur. Winst maken zal bij Overtoom geen doel op zich meer zijn, maar een resultaat van hun nieuwe manier van werken. En dat houdt in: persoonlijke ontwikkeling van het personeel en oprechte aandacht voor de klant. Eenmaal binnen zie ik op een prikbord een memo hangen gericht aan de medewerkers. De aanhef luidt: lieve family members! Dat is wel even andere koek dan Geachte collega! “We willen een persoonlijke sfeer creëren”, legt managementassistent Léone Böck uit terwijl ze me vriendelijk een cappuccino aanbiedt. “Medewerkers reageren positief op deze gemoedelijke toon. Het is een andere manier van omgaan met elkaar. Een beetje zoals dat gebeurt bij een grote familie.” Er werken 250 mensen bij Overtoom, waarvan 150 op kantoor en 100 in het magazijn. Den Dolder is de enige Nederlandse

vestiging. Het hoofdkantoor is gevestigd in Parijs. Wereldwijd heeft de organisatie 25 locaties in 19 landen. In 2011 ging het Franse familiebedrijf Manutan over van vader op twee zoons. Deze zoons kozen voor een nieuwe visie: enterprising for a better world. “Die betere wereld gaan we hier ook verwezenlijken op het gebied van specifieke waarden en normen”, vertelt Leone. “Dat zijn in elk geval gezonde voeding, sport, persoonlijke ontwikkeling en oprechte aandacht voor de klant.” Bokshandschoenen In 2000 startte Léone als afdelingssecretaresse bij Overtoom. Binnen dertien jaar beklom ze razendsnel de carrièreladder. Met haar proactieve en enthousiaste houding schopte ze het tot managementassistent met leidinggevende taken. Haar baas, Ghislaine Duymelings, Managing Director Benelux, ziet Léone als een belangrijke sparringpartner en brug tussen het management en

het personeel op de werkvloer. “Ik heb nog wel wat secretariële taken”, vertelt Léone. “Zoals het boeken van zakenreizen voor Ghislaine of het bijhouden van haar agenda. Maar ik ben vooral verantwoordelijk voor de interne communicatie en de begeleiding van personeel tijdens het veranderingsproces naar de nieuwe visie.” Regelmatig vliegt Léone naar het hoofdkantoor in Frankrijk om nieuwe ideeën op te doen. Ze stond dan ook aan de wieg van het gloednieuwe bedrijfsrestaurant en het sporten vrijetijdscentrum bij de vestiging in Den Dolder. Ik kijk mijn ogen uit. Via het moderne en gezellig ingerichte restaurant lopen we langs kleed- en doucheruimtes, sportzalen met een groot assortiment aan fitnessapparatuur en een muziekzaal met een gitaar en een elektrische piano. We eindigen in een aerobicstudio met een grote spiegel aan de wand. Het ziet er allemaal oogverblindend mooi uit. Tientallen bokshandschoenen in een grote

ovErTooM: onDErnEMEn voor EEn BETErE wErELD Overtoom, opgericht in 1946, is in Nederland en België een leverancier van artikelen voor kantoor, magazijn, werkplaats en terrein: essentiële producten voor het functioneren van bedrijven en het welzijn van medewerkers in het uitvoeren van hun werk. Overtoom levert meer dan 40.000 artikelen; van intern transport, opslag en veiligheidsproducten tot kantoorartikelen, bedrijfsinrichting en gereedschap. Van afvalbeheer tot alles voor het buitenterrein. Naast producten levert Overtoom ook diensten als complete project-, kantoor-, en magazijninrichting inclusief montage. Sinds 1995 maakt Overtoom deel uit van de internationale Manutan Group, Europees marktleider op de zakelijke postordermarkt.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

MAATSChAPPElijk vERANTwOORD ONDERNEMEN

open kast verklappen het enthousiasme waarmee hier bokslessen worden gevolgd. Ook aan geestelijke rust is gedacht. Eén zaal is volledig ingericht als yoga- en meditatieruimte. Medewerkers kunnen sporten yogalessen volgen bij professionele instructeurs die dagelijks voor hen klaarstaan. werken aan persoonlijke ontwikkeling “Het is best lastig om te bepalen hoe onze betere wereld er nou precies uit moet zien”, geeft Léone toe. “Daar denkt iedereen natuurlijk het zijne van. Daarom praat ik er gedurende dit veranderingsproces ook veel over met mijn collega’s. Veranderen doen we immers samen. De een ziet een betere wereld vooral in technologische ontwikkelingen, de ander in aandacht voor het milieu. Ik vind persoonlijke ontwikkeling belangrijk. Als ik mijn verantwoordelijkheid neem, dan heeft dat direct gevolgen voor de dingen die ik wel of niet doe. Op die manier draag ik bij aan een betere wereld. Regelmatig komen er medewerkers naar mij toe met simpele vragen zoals ‘de printer doet het niet’ of ‘ik moet een taart bestellen’. Dan staan ze erbij te kijken alsof ik het moet oplossen. Dat doe ik dan niet. Ik leg ze wel uit hoe ik het zou doen en laat ze vervolgens zelf beslissen. Daarmee toon ik mijn verantwoordelijkheid én ik help deze collega’s verder met hun eigen persoonlijke ontwikkeling. Het afgelopen jaar organiseerde ik een aantal succesvolle filmavonden met collega’s. We aten samen, keken naar een film en spraken daarna over wat we ervan vonden, begrepen en leerden.

De eerste film was: ‘As it is in heaven’, een persoonlijke zoektocht over een koordirigent en een koor naar wat belangrijk is in het leven. Elk koorlid had een stem en die stemmen lieten ze samen goed klinken. Het koor was een mooie metafoor voor onze eigen situatie. Iedereen in ons team heeft immers een rol. Hoe kunnen we samen onze doelen bereiken? Daar hebben we lang over nagepraat. Hiermee creëren we een stukje bewustwording en laten we mensen persoonlijk ervaren waar de nieuwe visie voor staat. Hun opgedane zelfkennis en verantwoordelijkheid dragen ze vervolgens ook uit naar klanten.” Een zaadje planten voor later Het begeleiden van medewerkers door een veranderingsproces is niet altijd eenvoudig ervaart Léone. “In het begin stuitte ik op veel weerstand en vragen zoals ‘hebben we nou echt zo’n sportcentrum nodig? Weet je wel wat dat kost? Ik heb het heel druk, kun je niet beter investeren in drie medewerkers voor mij erbij? Dan levert het tenminste wat op.’ Of: ‘Ik loop hier al zoveel kilometers op een dag, dan ga ik toch niet op een loopband staan! Ik bepaal zelf wel wat ik eet’. Het is moeilijk. Maar ik zie het ook als mijn eigen persoonlijke ontwikkeltraject. Ik heb geleerd dat het geen zin heeft om rechtstreeks tegen iemand te zeggen: ‘je beweegt niet genoeg’ of ‘je moet yogalessen gaan volgen’. Wat ik wel doe is mijn eigen verhaal vertellen. Als ik in beweging kom, bijvoorbeeld door fietsend naar mijn werk te gaan, krijg ik zaken in mijn hoofd helder. Be-

wegen en sporten zorgen bij mij voor ruimte in mijn hoofd waardoor ik nieuwe ideeën krijg en alle puzzelstukjes op zijn plek vallen. Daar ben ik gaandeweg achter gekomen. Die ervaring deel ik graag met medewerkers. Ik stimuleer ook dat mensen, mijzelf incluis, gevoelens en angsten benoemen. Dat kan alleen als je regelmatig met elkaar in gesprek gaat. Dan zie je namelijk pas wat er echt speelt bij medewerkers. Sommigen hebben behoefte aan rust, bijvoorbeeld omdat ze een zware periode in hun privéleven doormaken. Ik verwijs hen naar de mogelijkheid om yogalessen te volgen. Op die manier plant ik een zaadje dat hopelijk later gaat groeien. Tegenwoordig is de weerstand een stuk minder. Mensen volgen met plezier yogalessen en ook het sportcentrum wordt druk bezocht. Uiteindelijk gaan we ervan uit dat alle middelen die we medewerkers aanreiken om zich te ontwikkelen, zich terugbetalen in gemotiveerde, autonome medewerkers die hun verantwoordelijkheid pakken en daardoor bijdragen aan een betere wereld.” Geen frikadellen maar salades Het invoeren van gezonde producten in het nieuwe bedrijfsrestaurant ging in het begin ook niet zonder slag of stoot. “Vooral de medewerkers uit ons magazijn zijn van mening dat ze in hun pauze ‘goed’ moeten eten”, vervolgt Léone. “Ze verrichten immers zware fysieke arbeid en verbranden veel energie. Met ‘goed eten’ bedoelen deze medewerkers echter gehaktballen, kroketten en frikadellen. Het was best een moeilijke

Léone Böck en Ghislaine Duymelings: “Het invoeren van gezonde producten in het nieuwe bedrijfsrestaurant ging niet zonder slag of stoot.”

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PLATFORM

HĂŠt platform van, voor en door functionarissen met preventietaken.

www.overpreventie.nl n

Altijd het laatste nieuws? Meld u aan voor de gratis e-mailnieuwsbrief

Ă&#x201C;

www.overpreventie.nl/nieuwsbrief

MAATSChAPPElijk vERANTwOORD ONDERNEMEN

keuze. Want onze cateraar wil natuurlijk ook zijn producten verkopen. Daarom zijn we rustig begonnen met één keer in de week een frituurloze dag. Nou, nou, de McDonald’s hier om de hoek had een topdag.” Toch paste Léone het assortiment aan. Al snel kwamen de frituurliefhebbers erachter dat de alternatieven toch wel erg lekker zijn. De verse soep, yoghurt, verschillende soorten gezonde broodjes en een ruime keuze uit salades en fruit vinden intussen gretig aftrek. McDonald’s maakt geen winst meer door bezoekjes van de magazijnmedewerkers. Elke afdeling heeft nu zelfs een eigen moestuin in grote houten bakken vlak voor het bedrijfsrestaurant. “Iedereen mag zelf weten hoe de moestuinbakken gevuld worden”, zegt Léone. “De eerste keer zijn ze bijgestaan door een hovenier. Nu doen ze het zelf. De ene afdeling houdt een kruidentuin bij, de andere verbouwt boerenkool of aardbeien en tomaten. Het is een groot succes. Eén groep medewerkers maakte deze zomer zelfs een grote pan soep van de door hen geteelde kruiden en groenten. Ze deel-

den die uit aan personeelsleden. Zo zaten ze buiten lekker te genieten van het zonnetje, onder het genot van een heerlijke vers gemaakte soep.” Traditionele rol verdwijnt Léone is tegenwoordig de enige managementassistent bij de vestiging van Manutan in Den Dolder. Ze is de rechterhand van Management Director Ghislaine Duymelings. “De voormalige assistenten voerden taken uit die eigenlijk beter passen bij de managers zelf”, legt Léone uit. “Het hebben van een assistent was meer een soort statussymbool en dat is waar het niet om gaat. Je wilt toch het liefst dat managers bezig zijn op de vloer met hun eigen personeel, zodat ze weten wat er gebeurt. Hun mail, telefoon et cetera kunnen ze gemakkelijk zelf afhandelen. Jonge managers zijn het overigens al gewend om zo te werken. De traditionele rol van de secretaresse zal simpelweg verdwijnen. Dat heeft natuurlijk ook te maken met de nieuwe technologische en digitale mogelijkheden. Ik zie het als een voordeel dat er

veel ondersteunende taken wegvallen. Nu kan ik me immers meer bezig houden met organisatorische zaken.” Vertrouwen, respect en gelijkwaardigheid kenmerken de werkrelatie tussen Léone en haar baas Ghislaine, die ik na een uitgebreide rondleiding ontmoet in haar kantoor. “Léone heeft een bredere rol gekregen”, verduidelijkt de managing director. “Ze weet heel goed wat er speelt binnen de organisatie, begrijpt de visie en voelt aan waar we naar toe willen. Juist omdat ze zo betrokken is bij die ontwikkeling kan ze ook steeds meer projecten opzetten en begeleiden. Daardoor zal haar managementrol steeds groter worden. Wij willen onze medewerkers behalve een salaris ook een sterke sociale omgeving bieden. Vroeger hadden de kerk en de dorpsgemeenschap een belangrijke voorbeeldfunctie en bindingscomponent voor mensen. Bedrijven zouden deze rol grotendeels moeten overnemen. Ze hebben tegenwoordig een veel belangrijkere rol in de samenleving dan vijftig jaar geleden.” <

(advertentie)

slimmer reizen

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

meer bereiken

BEDRijf iN BEElD

Hotel & Conferentiecentrum in Zeist zet individu centraal

Woudschoten succesvol met persoonlijke, gastgerichte aanpak Het vernieuwde Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum gaat graag partnerships aan. Partnerships waarbinnen directiesecretaressen volledig worden ondersteund en ontzorgd, op een transparante manier. Tekst Martijn Louws

Directeur Hans van Pelt is maar wát trots. Woudschoten is onder zijn bewind de afgelopen jaren compleet gemoderniseerd. In huisstijl, uitstraling en in service. “Er is fors geïnvesteerd. Hierbij hebben we vooral waarde-elementen toegevoegd. Zogenoemde pluswaarden. Voornamelijk in de dienstverlening.” Van Pelt doelt hierbij onder meer op de gastgerichte, persoonlijke aandacht van Woudschoten. Met name richting de secretaressen die boekingen verzorgen. Woudschoten heeft vijf vaste medewerkers op de afdeling reserveringen. “Mensen met veel knowhow. Specialisten in het organiseren van vergaderingen, trainingen en congressen”, volgens Hans van Pelt. Zij begeleiden de boeking van A tot Z. “Onze specialisten gaan het liefst een partnership aan met de secretaressen die bij ons boeken. Wat dit inhoudt? Voor, tijdens en na het evenement is er altijd nauw contact, zijn zij het aanspreekpunt. Sparren ze met secretaressen. Hierdoor hebben onze mensen vaak aan een half woord genoeg en worden de wensen ook echt vertaald naar het evenement.” Een voorbeeld hierbij geeft de directeur ook. “Een congresgast wil iets anders dan iemand die hier voor een training komt. Die wil juist

rust, zich kunnen focussen, terwijl congres- en evenementdeelnemers op zoek zijn naar beleving en interactie. Onze specialisten weten dit en zorgen dat dergelijke wensen worden ingevuld.” Budget Ondersteuning wordt ook gegeven als het gaat om het bewaken van het budget. Financiële transparantie hierbij staat centraal. “Alles is inclusief. We werken met arrangementen waarin onder meer de zaalhuur, multimediale faciliteiten en het eten en drinken allemaal is opgenomen. Dus geen verrassingen, zoals een achteraf te betalen beamer, wifi of flip-over.” Maar daarmee is nog niet alles gezegd. Woudschoten is ook actief in de aftersales met een uitgebreid evaluatieprogramma. “We focussen hierbij juist op de succesfactoren, doen bij onze gasten navraag wat ze als erg prettig hebben ervaren. Deze successen leggen we vast en bij een herhaalbezoek halen we de notities weer tevoorschijn. Dit zorgt voor efficiency. Een training of congres is bij ons dan vrij eenvoudig voor een tweede keer georganiseerd.”

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

BEDRijf iN BEElD

wijs is inmiddels verbreed en aangevuld met bedrijven uit de zakelijke en financiële dienstverlening, farmacie, maar ook trainings- en coachingsbedrijven. Toch is het succes geen reden voor Van Pelt om stil te zitten. Ideeën voor de toekomst liggen bij hem bovenin de la. “Dankzij de upgrade van de hotelkamers weten we meer individuele zakenlieden te trekken. Vaak zijn deze mensen de aanleiding dat een bedrijf zich voor een vergadering ook bij ons meldt. Met de introductie van een boardroom, die afgehuurd kan worden voor overleg op hoog niveau, denken we nog beter op deze markt in te spelen.” En Woudschoten mag dan wel van top tot teen zijn gemoderniseerd, Van Pelt denkt alweer na over nieuwe stappen. “Je weet wat ze zeggen, na zeven jaar kun je weer vooraan beginnen. Dus, continu streven naar verbetering.” < Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Hotel & Conferentiecentrum Woudschoten.

De gastgerichte, persoonlijke aanpak staat overigens niet alleen centraal richting de secretaressen. Het wordt ook vertaald richting de vloer. Geen standaardbuffetten, maar bijvoorbeeld een à la carte diner. Van Pelt: “Waar de meeste vergaderen conferentiecentra focussen op de groep, kiezen wij juist voor een benadering van het individu. Iedereen heeft zijn eigen, specifieke wensen. Dus niet alleen koffie en thee, maar diverse varianten koffie, zoals een espresso, cappuccino of latte macchiato. Natuurlijk bereid van verse bonen. Want wij bieden viersterrenkwaliteit.” Ook in de lunch en het diner is dit volgens de directeur terug te zien. “Bij lunch nog wel een buffet, uiteraard met voor ieder wat wils. Niet standaard alleen een broodje kaas en ham, maar een grote verscheidenheid aan koude en warme gerechten, vers en divers zorgen voor een grote tevredenheid bij de gasten.” Dubbel groen De persoonlijke gastgerichtheid wordt gecombineerd met een scherpe focus op duurzaamheid. Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum is volgens Van Pelt ‘dubbel groen’. “Dit betekent dat we aan de ene kant in een bosrijke omgeving zijn gesitueerd en aan de andere kant veel aandacht besteden aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.” Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Overal waar je kijkt, is het groen. “Dit zorgt voor ontspanning en inspiratie”, aldus Van Pelt. Een eigen boswachter op het terrein houdt zich bezig met duurzaam bosbeheer. Maar er is volgens Van Pelt meer: “Milieuvriendelijke pendelbussen op biogas vervoeren gasten en deelnemers aan evenementen CO2-neutraal vanaf station Driebergen-Zeist naar het conferentiecentrum op de Utrechtse Heuvelrug. Uniek.” Verder is het hotel en conferentieoord in het bezit van een gouden Green Key-certificaat. Van Pelt: “Dit is hét internationale keurmerk voor bedrijven in de toerisme- en recreatiebranche die serieus en controleerbaar bezig zijn met de milieuzorg op het bedrijf.” Vaste klantengroep De (duurzame) gastgerichte aanpak slaat aan. Het gaat Woudschoten voor de wind in een markt die onder druk staat. De vaste klantengroep van vroeger, zoals overheden, zorginstellingen en onder-

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

VISIE

Visie op het vak

Vijf vragen aan... Het afgelopen jaar besteedden we uitgebreid aandacht aan het secretaressevak: waar staan we en waar gaan we heen? In deze rubriek kwamen belangrijke spelers aan het woord. Zij gaven hun visie. Deze maand, als laatste in de rij: Ineke Swart-den Boer, winnares van de Virtual Assistant Award 2013.

Tekst Vera Bot

Ze werkte negen jaar voor PricewaterhouseCoopers als back-officespecialist/officemanager en werkte daar mee aan het opzetten van een nieuwe organisatie voor outsourcing, die binnen enkele jaren uitgroeide van twaalf naar vierhonderd medewerkers. Na een aantal andere banen besloot ze twee jaar geleden voor zichzelf te beginnen als Virtual Assistant en richtte ze Inique4U op. Dit jaar won ze de Virtual Assistant Award 2013: Ineke Swart-den Boer. Waarom begon ze voor zichzelf? “Ik vind het leuk als er ergens geen structuur is en dat ik daar een geordend geheel van kan maken. Het meest productief ben ik juist als alle omstandigheden nieuw zijn. Na drie of vier jaar is de uitdaging weg en denk ik ‘Been there, done that’. De tijdsdruk en nieuwe klussen zorgen dat ik met plezier hard werk. Om deze projecten op te zetten en uit te voeren, wilde ik uit loondienst en zzp’er worden. Mijn doel is altijd: effectievere en efficiëntere processen verzorgen.”

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

VISIE

I. Wat is op dit moment de belangrijkste ontwikkeling in het secretaressevak? “Ik deel de mening dat secretaressen niet meer van 9 tot 5 bij hun manager zitten die ze op een briefje geeft wat ze moeten doen, zoals Joyce Steenveld zei (Management Support Magazine september 2013 VB) Je moet tegenwoordig zelfstandiger en proactiever zijn. Ook zie je elkaar op het werk gewoon minder door Het Nieuwe Werken en het werken in de cloud: alles staat online. Andere functies en beroepsgroepen zijn inmiddels wel gewend aan thuiswerken en de cloud, nu komt daar ook langzamerhand verandering in voor secretaressen, maar mondjesmaat. Dan zegt je manager bijvoorbeeld: “Oké, je kunt één dag in de week thuis werken, maar dan moet je wel bereikbaar zijn!” Het lijkt erop alsof secretaressen achter de ontwikkelingen aan hobbelen: ‘Wij mogen eindelijk ook.’” II. Hoe speel jij hierop in? “Door vernieuwend te zijn. Bedrijven zijn er bij gebaat dat je meedenkt. Wat wil je beter? Hoe wil je dat je uiteindelijke situatie eruit ziet? Ik denk mee, speel in op veranderingen. Stel draaiboeken op en zorg ervoor dat eventuele vervanging of opvolging weinig inwerktijd nodig heeft. Ik zeg het ook onomwonden als processen sneller en efficiënter kunnen en heb soms de bijhorende offertes al opgevraagd. Ik probeer de vragen van de manager voor te zijn, dát is meedenken. Daarnaast is het bijhouden van de technische ontwikkelingen een must. Vroeger werkten we nog handmatig agenda’s bij. Inmiddels is dit natuurlijk veel makkelijker in digitale agenda’s.” III. Waar staat het vak over 10 jaar? “In de cloud, absoluut! Ik denk wel dat men terugkomt van het tijden plaatsonafhankelijk werken. Want iedereen wordt wel heel individualistisch. Het is belangrijk om samen te werken en binding te houden. Het takenpakket van de secretaresse wordt breder. Ze is met recht spin in het web, het centrale punt. Het vak wordt daardoor interessanter. Je zit immers vooraan in dit spel, dus speel het mee. Werp je op. ‘Vraag maar aan haar!’ zul je vaker te horen krijgen. Je kent immers ook veel mensen, bent bijna overal bij betrokken. Alle lijnen staan bij jou uit. Je kunt daarbij het vaste anker zijn.” IV. Wat wil je meegeven aan de jongere generatie, pas opgeleide secretaressen? “Grijp je kans. Als je jong bent, ben je nog niet vastgeroest in bepaalde gewoontes of ‘zo doe ik het nou eenmaal altijd’. Buit je talenten uit en wees proactief. Gevoelsmatig weet je best waar je kracht ligt en wat je het leukste vindt om te doen. Pak uitdagingen vast: als je gaat schitteren weet je dat je goed zit bij een opdracht of vraag. Bijvoorbeeld: mijn kracht en plezier liggen onder andere bij het organiseren van evenementen en de directeur maakte daar graag gebruik van. Zo help je elkaar. ” V. En aan de generatie 40+? “Blijf je ontwikkelen. Voor mezelf heb ik besloten dat ik mezelf elk jaar een cadeau geef: een training of opleiding. Zo volgde ik onlangs een tweedaagse training effectief werken, en hoewel ik er al veel van wist, kreeg ik toch nieuwe eyeopeners. Ander voordeel: nieuwe contacten opdoen. Je hoeft niet een hele secretaresseopleiding te volgen, ook een workshop van een halve dag over bijvoorbeeld het Nieuwe Werken of een cursus notuleren op de pc is prima.” <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

labels maken Eenvoudig professionele P-touch D200VP beletteringsysteem: Beleef meer plezier aan het ordenen van uw werkomgeving. Creëer snel en eenvoudig kleurrijke en slijtvaste labels voor verschillende items zoals ordners, archiefdozen, bewegwijzering en naamplaatjes. www.brother.nl

COMMUNITY

KWESTIE

Laat je inspireren

Bedankt voor het compliment Complimentjes krijgen is altijd leuk. Ik neem complimentjes van m’n baas zonder blikken of blozen in ontvangst, of mijn collega’s dat nou leuk vinden of niet. 86% Alleen als het compliment

gemeend is. 7% Je werk goed doen is volstrekt normaal. Daar word je voor betaald. 7% Ik krijg nooit een complimentje. Er hebben totaal 288 mensen gestemd.

Juist in veranderende tijden en organisaties is het belangrijk dat je je blijft ontwikkelen. Natuurlijk lees je hiervoor elke maand ons blad. Wil je je verder in een onderwerp verdiepen of een vaardigheid verbeteren? Dan moet je je zeker laten inspireren door ons nieuwe opleidingenprogramma 2014.

Nieuw zijn o.a. E-mail minderen, Optimaal werken met Sharepoint, De Flexibele Assistent en Oplossingsgericht omgaan met verandering. Je vindt de nieuwe brochure bij dit nummer. Is je collega je al voor geweest? Vraag hem dan gratis aan op managementsupport.nl/opleidingen.

Opleidingen PROGRAMMA

2014

Opleidingen 17 december, Utrecht Future Proof Skills Kom naar deze training om in één dag je meest essentiële basisvaardigheden Future Proof te maken. 16 januari (startdag), Utrecht Projectmanagement Projecttaken, projectorganisatie, projectbeheersing en jouw rol in het projectteam. Het komt allemaal aan de orde in deze driedaagse training. 11 februari, Utrecht Digitaal archiveren Het Nieuwe Werken raakt in steeds meer organisaties ingeburgerd. Een digitaal archief is daarbij een belangrijke voorwaarde. Een taak waar het secretariaat in praktische zin een centrale rol in vervult. 4 maart, Utrecht NIEUW! Effectiever werken met de iPad voor gevorderden Wanneer je al redelijk veel werkt met de iPad maar op het papierloos vergaderen een beetje vastloopt of juist een kritische blikt wilt, is deze training echt iets voor jou. Voor meer opleidingen, informatie en inschrijven: www.managementsupport.nl/ opleidingen 26

gen upport.nl/opleidin www.managements IBELE ASSISTENT MET DE IPAD DE FLEX LOGIE EFFECTIEVER WERKEN T PRAKTISCHE PSYCHO OIN REP SHA MET OPTIMAAL WERKEN TANT IN CONTROL SSIS ERA POW ING ERK VERBETER JE SAMENW EER IN OUTLOOK OPTIMAAL AGENDABEH PERSONAL ASSISTANT R OPTIMALIST NAA IST VAN PERFECTION KEN E-MAIL MINDEREN SS HET NIEUWE WER CLA STER MA TOP LAP NOTULEREN MET DE N STIJL EFFICIËNT EIGE JE UIT VAN N VLOEDE N OVERTUIGEN EN BEÏN DIGITAAL ARCHIVERE IDER SECRETARIAAT NOTULEREN TEAMLE R EN NOG VEEL MEE PROJECTMANAGEMENT

Overtuigen en beïnvloeden vanuit je eigen stijl Het willen hebben van invloed is een basale behoefte van de mens. Niet alleen om doelen te realiseren, maar vooral om de regie in eigen hand te houden. Daarnaast speelt bij bijna elke interactie tussen mensen gunnen een rol, je krijgt nou eenmaal niet alles wat je ‘verdient’ of waar je ‘recht op hebt’.

Echter, de meeste mensen, en voornamelijk vrouwen, hebben hier meer moeite mee. Zij zien het gunnen en beïnvloeden snel als manipuleren of een achterbaks spelletje. In deze training bekijken we manieren waarop jij op een eerlijke en prettige manier je gunfactor kunt verhogen zodat je gemakkelijker je doel bereikt en meer regie over het proces behoudt.

Sommige mensen zijn zich hier bewust van en spelen hier soepel op in.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

COMMUNITY

Oplossingsgericht omgaan met verandering Vrijwel ieder mens houdt van stabiliteit, weten waar je aan toe bent, werken vanuit een vertrouwde werkomgeving, maar helaas…dat zit er niet meer in! Tijdens deze training leer je hoe je de veranderingen in je omgeving positief kunt gebruiken. Een greep uit de onderwerpen: vertrouwen op jezelf, oplossingsgericht denken, positief kritisch reageren, manieren om anders naar de situatie te kijken, vergroot je invloed en zet jezelf en je kennis op de kaart.

FEITEN EN CIJFERS Belangrijkste competenties van de secretaresse: 1) flexibel (65%) 2) klantgericht (48%) 3) organisator / integer (43%) 4) stressbestendig / collegiaal (41%) 5) gestructureerd (37%) Is je functie de afgelopen 3 jaar veranderd? 72%: ja! Reden: 69%: reorganisaties 83%: bezuinigingen Bron: Management Support Loopbaanonderzoek 2013

BOEKENTIP

De kunst van het reflecteren Er is meer dan het masker waarmee we ons ‘persoonlijk bewuste’ laten zien. De kunst is om je bewust te zijn van je verborgen kwaliteiten en deze naar boven te halen én te benutten. Wat drijft je en waar ben je goed in?, dat geeft je immers energie! Met het nodige

zelfinzicht kun je ook beter reflecteren op de ander en op je omgeving. Dit is overigens niet alleen van belang in je rol van managementsupporter maar ook daarbuiten. Leer in deze training dat er meer is dan je oppervlakkig waarneemt, krijg inzicht in je onbewuste drijfveren en onbenutte potentiële kwaliteiten en hoe je deze kwaliteiten beter kunt benutten.

Functie met toekomst De resultaten van het Loopbaanonderzoek en Salarisonderzoek 2013 onder secretaressen. In dit boek lichten niet alleen experts hun visie op de toekomst van het secretaressevak toe, maar komen vooral ook de secretaressen zelf aan het woord. Hoe denken zij over hun werk? Welke veranderingen zien zij in hun beroep? Het woord is aan hen in deze uitgave, die niet alleen ingaat op de cijfers maar ook aan de hand van citaten laat zien hoe zij hun vak ervaren. ISBN 9789462151840 Prijs €14,95 Bestellen: www.managementsupport.nl/ shop

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

Opleidingen MEER DAN 50 OPLEIDINGEN VOOR DE PROFESSIONELE SECRETARESSE

VRAAG DE BROCHURE AAN OP www.managementsupport.nl/opleidingen

Koffie en thee

Minispecial van Facto Magazine, Management Support Magazine en Zorginstellingen| December 2013

KOFFIE- EN THEEWEETJES NEDERLANDER ENTHOUSIASTE KOFFIEDRINKER

50 DOLLAR PER KOPJE

De Nederlander dronk in 2012 gemiddeld 150 liter koffie en 90 liter thee. Dat zijn ruim drie kopjes koffie en twee kopjes thee per hoofd van de bevolking per dag. Koffie en thee staan (samen met water) zelfs in de top drie van de meest gedronken dranken in ons land. Koffie is met 27 procent van de dagelijkse vochtinname zelfs de meest gedronken drank in Nederland. Het is dan ook niet gek dat Nederlanders wereldwijd tot de groep ‘enthousiaste koffiedrinkers’ behoren. Alleen de Scandinaviërs, Oostenrijkers en Zwitsers blijven nog voor.

Wil je een exclusieve koffie proeven van de bijzondere koffieboon Black Ivory uit Noord-Thailand? Dan moet je diep in de buidel tasten: voor één kilo betaal je bijna 1100 dollar, omgerekend zo’n 50 dollar per kopje. Waarom zo duur? Welnu, de bijzondere kof-

THEETRENDS Ook binnen de theeconsumptie gaan Nederlanders steeds meer variëren tussen het brede aanbod van zowel soorten thee als de manier waarop de thee wordt gezet. (Losse thee of voorverpakt in eenkops- of meerkopszakjes). Ondanks dat zwarte thee nog steeds het merendeel van de markt beslaat, maken groene thee en tal van kruidenmelanges een sterke opmars.

fieboon wordt gemaakt van... de uitwerpselen van olifanten! Zij eten koffiebessen, poepen de pitten uit en dan is het een kwestie van (met de hand!) drollen verzamelen en de pitten eruit halen. En dan goed wassen natuurlijk. Daarna kan het brandingsproces beginnen.

KOFFIE EN THEE NIET VOCHTAFDRIJVEND Volgens nieuwe inzichten blijkt koffie, net als thee, volledig te passen in een verantwoord en gevarieerd voedingspatroon en een gezonde leefstijl. Zo leveren beide dranken een belangrijke bijdrage aan de vochtbalans. Dat koffie en thee vochtafdrijvend zouden werken is een hardnekkig misverstand dat door wetenschappelijk onderzoek wordt weerlegd. Bovendien leveren zowel koffie als thee, mits gedronken zonder suiker en/ of melk, geen calorieën.

THEETUIN Thee wordt geteeld op plantages of in theetuinen die meestal op een berghelling liggen. Hoe hoger de tuin, des te beter de kwaliteit van de thee. De theeblaadjes groeien er langzamer, wat bijdraagt aan een hogere kwaliteit.

M i n i s p e c ia l Ko ff ie e n the e | december 2013

Bro n: Ke nni sce ntr um Ko ffie en Gezon d h eid

KOFFIE- EN THEEWEETJES DUURZAME KOFFIEBEKER

Is jouw organisatie bezig met duurzaam ondernemen? Denk dan ook eens aan een terugkomend proces in ieder bedrijf: het koffiedrinken! Dit kost dagelijks grote hoeveelheden wegwerpbekers. Of afwasmiddel en water. Dat kan ook anders. Cup2paper is een duurzame wegwerpbeker. De bekers zijn gemaakt van karton en voorzien van een milieuvriendelijke, biologische coating. Het papier van de bekers is 100 procent recyclebaar. Daarnaast wordt de CO2-uitstoot die vrijkomt bij de productie en het transport van de bekers, volledig gecompenseerd. De milieubelasting is zodoende maar liefst 76 procent lager dan van plastic bekers die bij het restafval gaan, en 65 procent minder dan papieren bekers met een plastic coating. Daarnaast stimuleert het design hergebruik: op de beker kun je je naam zetten en aangeven hoe je je koffie of thee drinkt. Kijk voor meer informatie op: www.cup2paper.nl.

OFFICECONCEPTEN; VOOR ELK WAT WILS

APPELTJE IN JE KOFFIE

Altijd al eens zelf een mooi figuur – latte art – in het melkschuim van je cappuccino willen maken net als een echte barista? Het vereist flink wat oefening én aandacht. Maar dan heb je ook iets: van appeltje tot hart en rosetta. Een appeltje is het makkelijkst en maak je zo: schenk de melk bij de rand door de crèmelaag van hoog naar laag, blijf in het midden van de appel schenken tot de figuur af is.

Branderij en groothandel Hesselink is een familiebedrijf en levert al 125 jaar koffie en koffiemachines aan bedrijven en horeca. Inkoop en branden voeren ze zelf uit. Inmiddels biedt het bedrijf ook ‘officeconcepten’ aan: machines voor bedrijven van 15 tot 25 personen, 25 tot 50 personen en 50 tot 75 personen. De machines zijn eenvoudig te bedienen, dus je maakt met één druk op de knop elke koffiespecialiteit: espresso, café crème, cappuccino en koffie verkeerd. Je kunt een machine zelfs een week proberen. Van mild tot robuust, pittig of fruitig; ook de keuze in koffiesoorten is groot. Kwestie van uitproberen dan maar!

THEE BEWAREN Thee kan slecht tegen licht en vocht, bewaar daarom de thee altijd op een droge, koele plaats in een goed sluitend blik. Thee blijft dan ongeveer een jaar houdbaar. Verder heeft thee de eigenschap om makkelijk geuren en smaken uit de omgeving aan te nemen. Bewaar daarom iedere thee apart, om geuroverdracht te voorkomen.

SMAAK VAN BONEN Koffiebonen hebben, net als wijn of bier, ‘karakter’. Hoe komen ze aan die specifieke smaak? Dat komt door het brandingsproces: daar ontstaan het aroma, smaak, geur en kleur. Tijdens dit proces loopt de temperatuur langzaam op naar 200 graden. Afhankelijk van de brandingsgraad ontstaan er verschillende smaken. Bij een lichtere koffiebranding krijg je een meer zoetige, lichte smaak en bij zwaardere branding krijg je meer bittere smaken. Hoe langer de bonen worden gebrand, hoe donkerder de bonen en hoe sterker de smaak.

Mi ni spe c i a l Ko ffi e e n t hee | d e cem b er 2 0 1 3

Koffie is verwennerij B A K K I E T R O O S T 2.0 Een van de grootste kantoorergernissen: vieze koffie uit de automaat... Is het bakkie troost echt ondrinkbaar? En wat zijn de trends op het gebied van koffie en thee op kantoor? Wij voelden koffiekenner Jeroen Veldkamp van Coffeelab op een vroege maandagochtend aan de tand.

en bartender bracht hem zijn liefde voor koffie bij. In 2002 werd hij de eerste baristakampioen ooit. Ook deed hij mee aan de wereldkampioenschappen. Hij werkte jaren bij Douwe Egberts in verschillende functies. Inmiddels is hij kenner van de wereld van de warme dranken en richtte in 2011 Coffeelab op. Nu organiseert hij inspiratie-trend-tours: een dag op de fiets door een stad waarbij je veel locaties aandoet, de laatste koffie- en theetrends leert kennen en waar ‘ruiken, voelen, proeven’ centraal staan. Aangenaam: Jeroen Veldkamp.

Hoe drink je zelf je koffie? “O, dat ligt helemaal aan het tijdstip, op dit moment in de auto drink ik ‘filterkoffie 2.0’. Ik heb net thuis de bonen vers gemalen en er met de hand kokend water op geschonken. Zo maak je slow coffee; en dat is lekkerder dan gewone filterkoffie. De bonen zijn een grand cru uit Kenia en zijn licht gebrand waardoor de fruittonen duidelijk te proeven zijn. Als ik later vanochtend zin krijg in iets stevigers, haal ik dat in bijvoorbeeld een koffiezaak of bij een van mijn favoriete tankstations waar ik weet dat de machines schoon zijn en waar ze goede bonen gebruiken. Ga ik op bezoek in een bedrijf, dan moet ik soms genoegen nemen met instantkoffie. Daar word ik niet zo blij van, maar ik probeer positief te zijn.”

Wat betekent koffie op kantoor? “Het is simpel: als de koffie goed is, voel je je beter. Je zit beter in je vel, je voelt je comfortabel en presteert beter. Koffie is heel belangrijk voor een goed gevoel. ”

Welke trends zie je?

Jeroen Veldkamp: “Door een goede koffie te drinken ervaar je – in welke omgeving je je ook bevindt – een geluksmomentje.” M i n i s p e c ia l Ko ff ie e n the e | december 2013

“Instantkoffie is wel aan het verdwijnen. Iedereen zet thuis koffie op zijn eigen manier: Senseo, Nespresso... Je kunt je koffie daar volledig zelf bepalen. De meeste uren van de dag ben je echter

op kantoor en ook het verwachtingspatroon dáár is veranderd. Je wilt iets drinken dat bij je lifestyle past. Bijvoorbeeld een crèmelaagje op je koffie en bij voorkeur vers gemalen. Mensen willen hóren dat de bonen vers gemalen worden, en ze willen keuze hebben: cappuccino, latte machiato, lungo... Een paar jaar geleden was het prima om een ‘gewoon’ bakkie koffie te krijgen. Nu liggen de verwachtingen veel hoger. Dit is logisch als je naar de algemene trend kijkt die erachter zit: als consument kun je zaken naar je eigen hand zetten. Dat geldt ook voor telefoonabonnementen en verzekeringen. Daar zijn we inmiddels aan gewend. Had je vroeger vaste belbundels, nu heb je volledige controle over je abonnement. Je hoeft geen smsbundel, maar je wilt wél meer dataverkeer. Dit geldt ook voor verzekeringen: je stelt vandaag de dag je eigen pakket samen. Je modelleert naar eigen behoefte. Dús wil je ook zelf bepalen waar en hoe en wat voor koffie je drinkt.”

Komt dat ook omdat we individualistischer zijn geworden? “Ja, zeker. Vroeger was de koffievoorziening simpel: je had filterkoffie en zette een volle pot, niet alleen voor jezelf, maar ook voor anderen. Toen kwam Senseo op de proppen met een nieuw concept: per kopje zetten. Dit betekende enorme luxe: koffie met een crèmelaagje voor jezelf. Dit doet het nog steeds heel goed. Intussen zijn veel mensen toe aan een volgende stap: Nespresso. Al een hele tijd is er de trend van indulgence: verwennerij. Je ‘verdient’ een goede kop zwarte koffie, of cappuccino of espresso ná of juist voor of tijdens het werk. Je stelt een eigen kop koffie samen, de manier waarop je het het lekkerst vindt. Het is een verwenmoment voor jezelf.”

Wat zijn de beste koffiemachines op kantoor? “Ik weet dat Douwe Egberts bezig is met de allerbeste machines op kantoor te krijgen. En dat mensen een sympathiek bedrag willen betalen voor een beter product. Kwaliteit is in koffie superbelangrijk. Koffie van de allerbeste gebrande koffiebonen, vers gemalen en à la minute een overheerlijke verse kop koffie.” Door zo’n goede koffie te drinken ervaar je – in welke omgeving je je ook bevindt – een geluksmomentje.”

Wat zijn de trends op het gebied van thee? “Wat ik spot in de horeca is vooral verse losse thee. Niet zozeer meer de aardbeien stroopwafelsmaken. Maar juist: ‘thee in sferen’. Beter gezegd: ‘themathee’. Ochtendsferen, middagthee, thee om

Coffeelab

Opgericht in 2011. Onafhankelijk platform over koffie dat inspireert, kennis deelt, organiseert, presenteert en motiveert.

actief te worden. Hier gaat ook luxe van uit. En bewuster bezig zijn. Je wilt jezelf verwennen, maar ook een bewuste keuze maken en aan je gezondheid denken.”

Hoe zit het met de fabels over vochthuishouding en koffie en thee? “Het is inderdaad een fabel dat koffie en thee slecht zijn voor je vochthuishouding. Koffie is niet vochtafdrijvend. De reden waarom die fabel zo hardnekkig is, is wel begrijpelijk. Als je een sterke, strakke espresso drinkt, krijg je een droge mond. Dat komt omdat zo’n bak met weinig water wordt gezet. Daarom drinken veel Italianen een glas water voordat ze een espresso drinken. Italianen eten met veel smaken. Na het eten drinken ze een glas water om hun mond te spoelen en de koffie beter te proeven.”

Nu we het toch over Italianen hebben? Mag je écht geen cappuccino na het eten? “Tja, dat is wel de etiquette van de Italianen. Na het eten zou je moeten genieten van de echte, onvervalste en delicate koffiesmaak, zonder wolken melk. Maar in Italië schenken ze je na twaalf uur ‘s middags echt nog wel een cappuccino hoor!”

Hoe zie jij de toekomst op het gebied van koffie en thee? “Ik verwacht meer koffieunits: een keuken waar iedereen zijn eigen koffie maakt. Verwenkoffie met bijvoorbeeld een beetje siroop of toefje slagroom. De andere kant van de medaille is juist dat het gezellig is om samen koffie te drinken. Het is een moment dat je mensen spreekt bij de koffiemachine de laatste roddels doorneemt, je weekend, de voetbal of wat je op de radio of de tv hoorde. Wat ik ook veel zie is dat mensen met hun laptop naar een koffietent gaan en dan aanschuiven aan de ‘stamtafel’: de community table. Je kiest je koffie, zet ‘m helemaal naar je eigen hand door te kiezen uit de vele mogelijkheden van decafé, volle melk, suiker, siroop, slagroom, maar die drink je dan wel samen op. Het betekent gemeenschapszin, iets samen delen. Dat dan weer wel.” l Door Vera Bot hoofdredacteur Management Support Magazine Mi ni spe c i a l Ko ffi e e n t hee | d ecem b er 2 0 1 3

Koffie en thee over de grens Je zult het niet echt verwachten maar ook het drinken van een kopje koffie of thee is sterk vervlochten met de eigen cultuur. Er zijn allerlei lokale conventies over wat en wanneer je iets drinkt. Een bloemlezing.

ederland heeft een grote rol gespeeld in de verspreiding van koffie. Koffieboompjes werden behandeld alsof het nucleaire kennis betrof. Zo is een boompje dat vanuit de Amsterdamse Hortus aan de Franse Koning werd gegeven de moederboom geworden voor veel van de huidige Zuid-Amerikaanse koffieproductie. De wereldwijde koffiehandel is trouwens goed voor jaarlijks meer dan vijftig miljard dollar. Die omzet wordt slechts door een ander bruin goedje overtroffen, namelijk... aardolie.

Frans bakkie Koffie is in Nederland steevast verbonden met zakelijke gesprekken. Wij zijn nog niet goed en wel binnen, of er wordt al een ‘bakkie’ geschonken, doorgaans in een plastic of kartonnen bekertje. Ik zat eens in Frankrijk met een opdrachtgever, om diens onderhandeling te begeleiden, en hij mopperde dat het niet echt goed ging, want: ‘Ze hadden nog geeneens koffie aangeboden’. Toen zijn cafeïnegebrek zulke vormen aannam dat hij er

M i n i s p e c ia l Ko ff ie e n the e | december 2013

maar eens om ging vragen, stuurde de Franse handelspartner uiteindelijk het secretariaat erop uit om koffie in het café aan de overkant te halen. Het werd een ‘petit café’, een piepklein kopje. Reactie van mijn landgenoot: “Hm, wat een klein bakkie, en het is nog koud ook, nee dat wordt allemaal niks zo...”

Italiaanse cappucio Nederlanders houden van melk, ook in hun koffie. Nou, niet in het land aan de andere zijde van de Alpen. Daar bestel je echt geen ‘cappuccio’ meer na een uur of elf ’s ochtends. Je ziet de bediening dan ook denken: “Dat moet wel een Duitser zijn, die daar na het avondeten nog om vraagt”. (‘Cappuccio’ is trouwens geen typefout. Het achtervoegsel ‘(n)ino’ is namelijk een verkleinwoord.)

Turkse koffie In Istanboel, de oude, bruisende wereldstad, krijgen we in kleine sierlijke kopjes een zogenaamde ‘Türk kahvesi’ ofwel Turkse koffie voorgeschoteld.

Deze wordt filterloos gezet met kort gebrande, zeer fijn gemalen koffiebonen. Het kopje bevat zodoende een aardige hoeveelheid koffiedik, en het is daarom zaak de laatste slokjes heel voorzichtig te nemen. In gezelschap ontspint zich dan soms een schier oneindige koffieceremonie, waar de toekomst van de aanwezigen wordt besproken, aan de hand van de achtergebleven koffieprutpatronen.

Thee is big business Aziaten zijn over het algemeen fervente theedrinkers. In steeds meer landen schijnt het hip te zijn om in Starbucks af te spreken, maar liever zouden ze gewoon thee drinken, is mij toevertrouwd. Overigens zie je daar zelden fruitsmaakjes of suiker op tafel staan. Thee is serious business dames en heren. Het is veelal een traditie van enkele duizenden jaren. In Japan is het groene thee of thee met gepofte rijst waar het om draait. Je kunt geen bar of restaurant binnengaan of je krijgt meteen water en groene thee van het huis voorgezet. Bij mensen thuis wordt soms een vermogen aan een zakje theebladeren uitgegeven. Toegegeven, het smaakt dan

ook echt veel beter dan wat ik thuis met een theezakje maak. Ook in China is thee serveren een klus. Beeldschone potjes van klei, die je vooral niet mag wassen, want dat beïnvloedt de smaak te veel. Er zijn houten bladen met een ingenieuze lekbak waar je heet water in kunt gieten om de kopjes voor te verwarmen. Ook kun je er geperste theebladeren ‘op jaar’ kopen, een beetje zoals wij wijn of whisky aanschaffen. Zoals ik al zei: thee is big business...

Teh Tarik Dat brengt me bij Kuala Lumpur, Maleisië. Ik geef daar na Nieuwjaar vaak een cursus en dan valt me op dat als ik iets gedaan wil krijgen van mensen, ik eerst samen een ‘Teh Tarik’ moet gaan drinken. Dan moet je vooral niet over zaken praten, maar juist de relatie voorop zetten. De ‘Teh Tarik’ thee is overigens een melange van thee, melk en gecondenseerde melk. In Maleisische cafetaria zie ik soms ook ‘Kopi’, dat vind ik zo ingenieus en simpel tegelijkertijd: een theezakje met gemalen koffie! l Door Sander Schroevers, gastspreker en schrijver over internationale communicatie.

Sfeervolle feestmaanden - gratis feestzaal Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is een unieke locatie om tijdens de feestmaanden uw zakenrelaties of medewerkers fijne feestdagen of een gelukkig nieuwjaar te wensen. Onze multifunctionele locatie biedt u voor elke gelegenheid- een kerstdiner nieuwjaarsborrel of feestavond- de perfecte ruimte. In december en januari krijgt u een gratis feestzaal. Uiteraard maken wij voor u een arrangement op maat. Neem contact op met de afdeling reserveringen (0343-492 492) of kijk op www.woudschoten.nl.

Woudenbergseweg 54 3707 HX Zeist

T 0343-492 492 F 0343-492 444

E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl

Mi ni spe c i a l Ko ffi e e n t hee | d ecem b er 2 0 1 3

l e e n o i s s e f o r P

e e h t e . t n t e m s o i u j m De k l gebruik e l e n e o i ers s r s . voovoor profe Lipton

Speciaal

Handige verpakking van 25 zakjes. De Lipton Professioneel range is speciaal ontwikkeld om de juiste thee te bieden voor elke stemming of moment. • Zwarte thee - ENERGISE • Gearomatiseerde zwarte thee REFRESH • Groene thee - BALANCE • Infusies - RELAX

De theezakjes van Lipton Professioneel zijn 100% composteerbaar.

Lipton streeft naar verantwoorde theeproductie via Rainforest Alliance™.

Elke envelop is lucht & waterdicht afgesloten, zo blijft uw thee tot 4 keer beter bewaard dan met een papieren envelop.

Unilever Food Solutions, Postbus 1250, 3000 BG Rotterdam Service Center 010-4394308 - info@unileverfoodsolutions.nl www.liptonsolutions.nl

SPElliNG- EN TAAlTiPS

Perfecte tekst voor je kerstkaart Je wilt natuurlijk dat je kerstkaart foutloos bij de klant belandt. Dus besteed je er alle aandacht aan. Toch gaat er tekstueel nog wel eens iets mis. Op de valreep twee veel voorkomende fouten in de kerstwens. Tekst Judith Winterkamp | Communicatief tekst & training | www.communicatief.info

Ik wil op onze kerstkaart Prettige Kerstdagen zetten. Maar volgens mijn collega moet het Prettige kerstdagen zijn, dus kerstdagen zonder een hoofdletter. Is dat waar? Ik vind het er niet mooi uitzien. Je collega heeft gelijk: kerstdagen krijgt een kleine letter. De regel is dat je de officiële naam van een feestdag met een hoofdletter schrijft. De officiële naam van 25 en 26 december is Kerstmis. Je schrijft Kerstmis daarom met een hoofdletter, maar de niet-officiële schrijfwijze kerst dus niet. En ook samenstellingen met kerst krijgen een kleine letter: kerstfeest, kerstdiner en ook eerste kerstdag. Waarschijnlijk wil je op de kaart ook Gelukkig Nieuwjaar zetten. Doe je het volgens het Groene Boekje, dan krijgt kerstdagen dus een kleine letter maar Nieuwjaar een hoofdletter. Verwarrend! Ik kan me voorstellen dat je in dit geval tegen de officiële spellingregels ingaat en op de kaart Prettige Kerstdagen en gelukkig Nieuwjaar zet. Zet je de wensen onder elkaar, dan kun je ook Gelukkig met een hoofdletter schrijven. Het woord staat dan immers aan het begin van de regel. Typografisch gezien is dat wel zo mooi. Dus: Prettige Kerstdagen en Gelukkig Nieuwjaar

Je kunt hele gebruiken als een bijvoeglijk naamwoord: Hij heeft twee hele appels gegeten! of Zij werkt vanaf vandaag weer hele dagen. Ik hoor mensen om me heen steeds vaker ik besef me zeggen. Is dat inmiddels goed Nederlands? Nee, beseffen heeft geen wederkerend voornaamwoord. Zich beseffen bestaat dan ook niet. Ook al hoor je het wel. Een paar voorbeelden: 1. Ik besef dat ik veel van je heb gevraagd. 2. Besef je wel hoeveel tijd dat verslag heeft gekost? 3. Ze heeft pas later beseft wat ze heeft aangericht. Waarschijnlijk verwarren taalgebruikers beseffen met zich realiseren. Dat is wel een wederkerend werkwoord. Zinnen met dit werkwoord hebben dan ook wel een wederkerend voornaamwoord zoals me, je of zich. Kijk maar eens naar de volgende zinnen: 1. Ik realiseer me dat ik veel van je heb gevraagd. 2. Realiseer je je wel hoeveel tijd dat verslag heeft gekost? 3. Ze heeft zich pas later gerealiseerd wat ze heeft aangericht. < Bronnen: www.woordenlijst.org; www.onzetaal.nl; Schrijfwijzer, Jan Renkema, 2005.

Ooit heeft iemand mij verteld dat Hele fijne feestdagen niet goed is. Wat is er fout aan? Je hoort het veel mensen zeggen: hele fijne dagen of hele leuke vakantie. Het klinkt prima, maar toch is er taalkundig iets mis mee. Het gaat om het woordje hele. Hele zegt iets over het bijvoeglijk naamwoord fijne. De grammaticale term voor een woord dat iets zegt over een bijvoeglijk naamwoord is een bijwoord. Het kenmerk van een bijwoord is dat het geen verbuigings-e krijgt. Het bijwoord heel verandert dus niet. Daarom moet het heel fijne feestdagen zijn. Je kunt dit vergelijken met erg interessante toespraak, zeer kostbare geschenken en bijzonder vriendelijke man. Erg zegt iets over interessant, zeer over kostbare en bijzonder over vriendelijke. Erg, zeer en bijzonder zijn dus bijwoorden die iets zeggen van een bijvoeglijk naamwoord. Daarom staat er geen e achter erg, zeer en bijzonder. Twijfel je over heel of hele? Vervang het eens door bijzonder. Krijgt bijzonder geen e, dan krijgt heel dat ook niet. Omdat je Bijzonder fijne feestdagen zou zeggen, zeg je ook heel fijne feestdagen. Wanneer is hele dan wel juist?

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

TaalTesT Weet jij welke woorden in dit rijtje een hoofdletter krijgen? De antwoorden staan op pagina 42. Succes! 1. a. kerstavond 2. a. Oudjaar 3. a. Nieuwjaarsdag 4. a. oud en nieuw 5. a. oudjaarsavond 6. a. Eerste Kerstdag 7. a. Advent 8. a. Kerstmis 9. a. kerstgeschenk 10. a. nieuwjaar

b. Kerstavond b. oudjaar b. nieuwjaarsdag b. Oud en Nieuw b. Oudjaarsavond b. eerste kerstdag b. advent b. kerstmis b. Kerstgeschenk b. Nieuwjaar

TAAlkwESTiES

Tijden noteren: van minuten tot decennia

Uren, dagen, maanden, jaren December is bij uitstek de maand om stil te staan bij het vervliegen van de tijd. ‘Uren, dagen, maanden, jaren, vliegen als een schaduw heen’, zegt een oud lied. Daarom wijden we deze aflevering aan ‘kwesties van tijd’. Met behalve de antwoorden op praktische vragen ook wat leuke achtergronden. Tekst Genootschap Onze Taal | www.onzetaal.nl

Er gaat haast geen dag voorbij of je schrijft wel een tijd op. In je agenda, in een mail, een whatsappje, een uitnodiging, een programma of een jaarverslag. Hoe noteer je de tijd correct? Tijdstippen noteren Als het om exacte tijden gaat, zijn cijfers in elk geval duidelijker dan letters – ze hebben een grotere signaalwerking, omdat ze opvallen in een tekst. Als je behalve de uren ook de minuten noemt, gebruik je geen dubbele punt, maar een gewone punt. Vergeet niet het woord uur: • Komende nacht tussen 1 en 5 uur kan het kabelsignaal vanwege werkzaamheden uitvallen. • Onze dienst is geopend op werkdagen van 10.00 tot 12.30 uur en van 14.00 tot 15.30 uur. • Vanaf 20.15 uur is het feest! Natuurlijk zijn er veel gevallen waarin cijfers niet per se nodig zijn: • Het wordt rond kwart voor negen pas licht. Tot (en met) Is er verschil tussen tot en tot en met? Ja en nee. Tot en met heeft een duidelijke betekenis: ‘inclusief het laatstgenoemde’. Tot heeft dat niet; het kan ‘tot aan’ betekenen (‘Ik blijf tot zes uur’), ‘tot in’ (‘Balkenende was premier van 2002 tot 2010’) en ‘tot en met’ (‘van maandag tot vrijdag’). Als je verwarring wilt voorkomen, formuleer dan zo precies mogelijk – gebruik dus tot en met als je dat ook bedoelt. Overigens kun je tot of tot en met ook door een liggend streepje vervangen, bijvoorbeeld in tabellen, telegramstijl of schema’s: 14.00-15.30 uur, april-oktober. D.d. Kom je de afkorting d.d. vaak tegen? De kans is aanzienlijk dat dat lang niet altijd goed gebeurt. D.d. staat voor de dato, en dat is Latijn voor ‘van de datum’, oftewel ‘van’. In deze zin kan dat: • Ik refereer aan uw bericht d.d. 25 november. Maar in zinnen als de volgende past d.d. niet, omdat van evenmin mogelijk is: • Wij hebben u d.d. 22 november gemaild. Als de betekenis ‘op’ bedoeld is, moet ook echt op gebruikt woden; d.d. past hier niet. Overigens kun je zo’n fout heel makkelijk vermijden door nooit d.d. te gebruiken; het is een onnodig formele afkorting.

De jaren tachtig Het is heel gebruikelijk om naar hele decennia te verwijzen: ‘de crisis van de jaren dertig’, ‘de muziek van de tachtiger jaren’. Welke van die volgordes is nu juist? Het mag in feite allebei. Dertiger jaren en tachtiger jaren zijn wel heel lang als fout aangemerkt, omdat ze als on-Nederlands golden: het waren germanismen. Maar ze zijn al zó lang zó gebruikelijk dat de meeste taalexperts er tegenwoordig geen bezwaar meer tegen hebben. Met name in de constructie de jaren tachtig kun je ook cijfers gebruiken: de jaren 80. Let op: voor het getal hoort geen apostrof te staan; die zou suggereren dat hier 19 is weggelaten, maar dat is van oorsprong niet zo. Wel neemt die gedachte steeds sterker toe naarmate de vorige eeuw verder achter ons ligt – er zijn ook steeds meer mensen die ‘de jaren 1980’ zeggen. Het zou ons niet verbazen als de apostrof in de jaren ’80 in de loop van de tijd toch geaccepteerd wordt. Voor het afgelopen en het huidige decennium kun je overigens de jaren nul en de jaren tien gebruiken, al zijn die benamingen lang niet zo gebruikelijk als die voor de andere decennia; blijkbaar ‘bekt’ het niet lekker. Het is afwachten of we er toch aan gewend raken. Vergeet tot slot niet dat in samenstellingen als jarendertigwoning en jarentachtigmuziek geen spatie thuishoort. Volgens de officiële spelling staat die er wel in jaren 30-woning en jaren 80-muziek; het Witte Boekje schrijft ook daar een koppelteken: jaren-30-woning, jaren-80-muziek. Herkomst dagen en maanden De Nederlandse namen van de dagen en maanden vandaan hebben we bijna allemaal aan de Germanen en de Romeinen te danken. • zondag: een vertaling van het Latijnse dies solis (‘dag van de zon’). • maandag: een vertaling van het Latijnse dies lunae (‘dag van de maan’). • dinsdag: waarschijnlijk genoemd naar een verder onbekende, Germaanse god Thingsus, de god van de volksvergadering. Een andere mogelijkheid is een verband met ding in de betekenis ‘vastgestelde tijd voor de rechtszitting’. Mogelijk werd er in vroeger tijden op dinsdag rechtgesproken. • woensdag: genoemd naar Wodan, de Germaanse oppergod. • donderdag: genoemd naar de Germaanse god Donar, de god van de donder. Donar werd vereenzelvigd met de Romeinse god van het onweer, Jupiter. Vandaar ook dat de dies Iovis (‘de dag van Jupiter’) door de Germanen naar Donar werd vernoemd. • vrijdag: genoemd naar Freya, de Germaanse godin van de vruchtbaarheid, de liefde en de wellust. Haar Romeinse tegen-

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

TAAlkwESTiES

hanger was Venus, naar wie deze dag bij de Romeinen vernoemd was (dies Veneris). • zaterdag: een (halve) vertaling van het Latijnse dies Saturni: dag van Saturnus, de god van de landbouw. Zater is een verbastering van Saturnus. • januari: naar Janus, de god van doorgangen, poorten en in- en uitgangen, ook in de tijd. Algemener werd Janus wel gezien als god van alle begin, en van de overgang van oud naar nieuw. Janus wordt meestal afgebeeld met twee gezichten: een dat naar voren kijkt (naar de toekomst) en een dat naar achteren kijkt (naar het verleden). • februari: van het Latijnse februare, dat ‘reinigen’ betekent. Letterlijk ‘de maand van het reinigingsfeest’. In deze maand, oorspronkelijk de laatste van het Romeinse jaar, werden reinigingsoffers gebracht. • maart: naar Mars, de god van de oorlog; mogelijk zo genoemd omdat in het voorjaar de strijd, die ’s winters stillag, hervat kon worden. Maar het kan ook mee te maken hebben dat hij oorspronkelijk de god van de vegetatie was; veel gewassen beginnen in maart weer te groeien. • april: herkomst onzeker. De Latijnse vorm was aprilis; deze kan komen van een Etruskisch woord dat uiteindelijk teruggaat op de naam Aphrodite (de godin van de liefde). Een tweede mogelijk-

•

• •

•

• • • •

heid is een verband met aperire, dat ‘openen’ betekent, ter aanduiding van de ontluikende natuur. Ook wordt wel een verband met apricus, Latijn voor ‘door de zon beschenen’, verondersteld. mei: naar Maia, in de Romeinse mythologie de moeder van Mercurius, maar oorspronkelijk de godin van de groei. Ook mogelijk is dat de maand genoemd is daar de god Jupiter Maius, die groeikracht brengt. De namen Maia en Maius gaan beide terug op maior, dat ‘groter’ betekent. juni: naar Juno, de beschermgodin van de vrouw, het huwelijk en de geboorte. juli: Gaius Julius Caesar noemde in 44 voor Christus zijn geboortemaand naar zichzelf. De maand heette oorspronkelijk quintilis ‘vijfde’, omdat het de vijfde maand was van het jaar (dat bij de Romeinen in maart begon). augustus: naar keizer Augustus, de eerste keizer van het Romeinse Rijk. Hij haalde in deze maand zijn belangrijkste overwinningen en werd in augustus consul. Augustus was niet zijn echte naam, maar een eretitel met de betekenis ‘de verhevene, de gezegende’. De maand heette eerst sectilis/sextilis (‘zesde maand’). september: van septem (‘zeven’). Deze maand was oorspronkelijk de zevende maand van het Romeinse jaar. oktober: van octo (‘acht’). november: van novem (‘negen’). december: van decem (‘tien’). <

(advertentie)

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SOfTwARETiPS

Handig werken met lijsten in Excel Als je eenmaal de mogelijkheden van lijsten in Excel hebt ontdekt, zul je niet snel meer een tabel in Word gebruiken. In dit artikel gaan we in op het werken in een lijst zoals je die krijgt als export uit een databaseprogramma. Dit soort lijsten zijn recht-toe-rechtaan, ze ogen saai maar zijn prima om onderstaande tricks op toe te passen. Tekst Roel Peeters

Vaak wordt er in Excel-lijsten veel geprutst met de lay-out. Het ziet er dan misschien wel fraai uit maar alle functionaliteit is daarmee ook weg. We laten lekker alles zoals het is en gaan aan de slag!

Eén knop met grote gevolgen Zorg dat je in een willekeurige cel in de lijst staat. Klik op de knop ‘Opmaken als Tabel’. Kies een kleurtje. De combinatie licht/donker is om de leesbaarheid te verbeteren. Ook in een zwart-witafdruk blijft dit effectief. Wil je later de kleur veranderen, zet de cursor dan weer in een willekeurige cel en open het speciale tabblad ‘Hulpmiddelen voor tabellen’.

In Excel is schoonheid ook effectief Excel staat er niet om bekend een grafisch sterk programma te zijn. Daar ligt ook niet de focus. Sinds versie 2007 is de grafische functionaliteit echter sterk verbeterd en dit is vaak ook een eerste stap naar heel veel functionaliteiten. Zo heeft het ‘opmaken als tabel’ nogal wat gevolgen. Ik som er een paar op: Titels blijven automatisch staan Scroll maar naar beneden. De titels (kolomkoppen) blijven gewoon staan. Je hoeft ze niet meer ‘vast te zetten’. Formules worden automatisch doorgezet Reken je één lijn uit, dan worden meteen alle lijnen in de lijst uitgerekend. In het voorbeeld heb ik een som gemaakt van salarissen en reiskosten.

De lay-out wordt automatisch verder gezet bij een uitbreiding Maak je een kolom of een rij erbij, dan wordt de lay-out automatisch meegenomen. Maak je een som onderin, dan maakt Excel een aangepaste lay-out. Meerdere formules blijven beschikbaar Als je een kolom optelt met de autosom zul je merken dat er in die cel een klein pull-downmenuutje blijft bestaan. Je kunt zo sneller een andere formule kiezen (aantal, gemiddelde, maximum en tal van andere formules) Iedere kolom krijgt automatisch een filteren sorteerknop Het type lijst zoals in ons voorbeeld wordt vaak gebruikt om te filteren en/of te sorteren. Klik op een filterknop bovenaan in een kolomkop, vink uit dat je alles wilt weergeven en vink aan welke informatie je precies wilt. Je kunt meerdere filters achter elkaar aanzetten. In het voorbeeld heb ik gezocht naar de vrouwen die op financiën werken. Sorteren kan ook via deze knopjes. In het voorbeeld heb ik de lijst alfabetisch gesorteerd op achternaam. Wil je de hele lijst weer terug dan kun je iedere filterknop één voor één uitzetten. Makkelijker is om in de lijst te staan en vervolgens in het Lint via de groep Bewerken >> Sorteren en Filteren te klikken op de knop Filter. Daarmee schakel je in één klap alle filters uit. Naadloze integratie met Word Selecteer je de Excel-lijst (of een gefilterd stukje) dan kun je hem kopiëren met de rechtermuis (of Ctrl+C) en op allerlei manieren in Word plakken. Klik met de rechtermuis op een plek in Word. In plaats van meteen aan het plakken te slaan, zweef je met je muis over de verschillende plakvormen. Je merkt meteen wat de verschillen zijn. Kies je voor behoud van de tabelopmaak die je had gemaakt in Excel, dan is dat geen probleem: Word heeft precies dezelfde opmaakmogelijkheden voor tabellen.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SOfTwARETiPS

Supersnelle grafieken Omdat het zo snel gaat en het er grafisch perfect uitziet maak ik steeds vaker grafiekjes bij lijsten. Selecteer de kolommen die je wilt weergeven. Staan de kolommen niet vlak naast elkaar dan gebruik je de CTRL-toets. Vergeet niet de kolomtitel mee te selecteren. In het voorbeeld selecteerde ik de persoonsnaam en de reiskosten. Vervolgens klik je op het tabblad Invoegen en kies je een grafiek. Die kun je vervolgens snel wijzigen via het speciale tabblad dat rechtsboven in het Lint verschijnt: ‘Hulpmiddelen voor Grafieken’. Je vindt er een wereld aan weergaven en middels ‘Grafiekstijlen’ kun je bepaalde inhoud toevoegen zoals waarden, percentages en legenda. En dan nog wat Om het eindresultaat te maken zoals in het voorbeeld, gebruikte ik nog allerlei functies die meteen in het lint in het tabblad Start te vinden zijn: • titels schuin plaatsen via de groep Uitlijning

• het euroteken plaatsen via de knop met bankbiljetten in de groep Getal • de totalen een groter lettertype geven via de knop A (naast het cijfer dat de lettergrootte aangeeft) • enkele kolommen die minder belangrijk zijn verbergen door op de kolomkop te klikken met rechts en te kiezen voor ‘verbergen’ • alle overige lege cellen onzichtbaar maken via tabblad Beeld en vervolgens ‘rasterlijnen’ uitvinken Zeg nu zelf, Excel was nog nooit zo makkelijk. Oefen de voorbeelden met het bestand in de bonuscode 1213.1 op www. managementsupport.nl. Als je vragen of opmerkingen hebt, horen wij het graag in de LinkedIngroep van Management Support. <

(advertentie)

“Maak jij dan even een draaiboek?” Tja, wat zeg je dan tegen je directeur?

Met klamme handen zoek je ‘draaiboek’ op Google… Je ondersteunt steeds vaker de communicatieafdeling: leuk om te doen maar een goede basis ontbreekt… Je weet niet zo goed hoe je de dingen moet aanpakken…

Herken je jezelf? Volg dan de opleiding

Assistent Communicatiemedewerker

In 3 maanden tijd leer je van alles over communicatie: van perscontacten, het corrigeren van teksten tot het maken van draaiboeken. Daar draai je straks je hand niet meer voor om!

2 0 1 4Opleiding Assistent Communicatiemedewerker Start: dinsdag 25 februari 2014 Prijs: € 1.795,Meer weten? www.hilst.nl Bel 033 450 50 00 of mail: info@hilst.nl

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PERSOONlijkE ONTwikkEliNG

Juridisch, medisch en directiesecretaresse

Secretaressen in beeld Wat zijn de verschillen en overeenkomsten tussen secretariĂŤle beroepsrichtingen binnen het mbo? Hoe verschillen de medisch, jurisch en directiesecretaresse van elkaar? Wat zijn precies hun taken en welke bagage moeten ze mee krijgen? Kenniscentrum Ecabo onderzocht het en vatte het beeldend samen. Tekst Suzanne van der Burgt | Illustraties Erik Wiegers (Infografics)

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PERSOONlijkE ONTwikkEliNG

Takenpakket Eén ding noemen zowel de directiesecretaressen/managementassistenten als de medisch secretaressen of juridisch secretaressen vrijwel allemaal: hun takenpakket wordt steeds groter en het werk wordt complexer. De gemiddelde secretaresse doet allang

veel meer dan standaardwerk als agendabeheer en de correspondentie verzorgen. Bagage Als directiesecretaresse moet je vanzelfsprekend veel kennis van de eigen organisatie hebben, weten hoe het er reilt en zeilt, het Nederlands goed beheersen en goede com-

municatieve en sociale vaardigheden bezitten. Voor de medisch en juridisch secretaresse gelden deze zaken ook, maar is specifieke medische of juridische kennis ook van belang. Zo moet je als medisch secretaresse bijvoorbeeld de meest voorkomende aandoeningen en therapieën kennen en als juridisch secretaresse weten hoe de procedures bij de rechtbank verlopen. onderzoek “Ecabo zorgt voor een goede afstemming tussen het beroepsonderwijs en het bedrijfsleven: leren mbo-leerlingen inderdaad datgene wat ze later in hun beroep moeten weten en kunnen? Arbeidsmarktonderzoek is één van de tools die we gebruiken om de behoefte van het bedrijfsleven te achterhalen”, zegt Rob van Zwieten, sectormanager secretariële beroepen bij Ecabo. “Het onderzoek naar de drie verschillende beroepsrichtingen binnen het secretaressevak past daar goed in.” Trends en ontwikkelingen “We hebben drie arbeidsmarktonderzoeken gehouden. Mensen uit de beroepsprak-

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

tijk vertelden onder meer wat hun taken top-5 is en wat ze zéker moeten weten voor hun vak”, zegt Van Zwieten. “Daarnaast hebben we ook gevraagd naar de specifieke kenmerken per beroepsrichting en wat de belangrijkste trends zijn in het secretaresseberoep.” “We zien in alle onderzoeken terugkomen dat het takenpakket van de secretaresse steeds omvangrijker wordt”, aldus Van Zwieten. “De directiesecretaresse neemt bijvoorbeeld ook HR-taken op zich. Voor de medisch secretaresse kan dat betekenen dat zij meer voorbereidende taken voor de arts moet doen. Het belang van goede communicatieve vaardigheden wordt nog eens onderstreept: zowel patienten als klanten, met wie de secretaresse contact heeft, worden steeds veeleisender en mondiger.” Waardering En goed om te weten: waardering krijgen en zelfstandig hun werk kunnen doen, vinden secretaressen erg belangrijk aan hun werk! <

PERSOONlijkE PRESENTATiE

Feestelijke kleding voor elk type

Met Kerstmis in je element De feestmaand is weer gearriveerd. Leuke tijd maar ook stressvol. Hoe leiden we alle festiviteiten dit jaar weer in goede banen? En dan zoom ik speciaal in op: wat trek ik aan? Ga je onrustig het internet afstruinen naar kleding waarvan je denkt dat deze hoort bij kerst? Of vlieg je het dit jaar eens anders aan? Tekst Fiona Koning | dekleurenverdieping.nl

De tijd rond kerst is voor veel mensen vooral druk. En dan moeten we ook nog de juiste outfit kiezen om al dat ‘kerstgeweld’ te doorstaan. Liefst geschikt voor verschillende gelegenheden: overdag op kantoor en eventueel aansluitend de kantoorborrel en het privédiner. Het moet speciaal zijn, maar de vraag of we ons er ook echt lekker in voelen stellen we meestal niet. Maar wat als dát nu eens de eerste vraag is die we onszelf stellen met de feestmaand in het vooruitzicht?

Natuurlijk, aan een aantal randvoorwaarden moet sowieso voldaan worden. Voor je werk moet het zakelijk door de beugel kunnen en voor de borrel erna mag je er een vleugje glamour aan toevoegen. Ga je door naar een privéfeest dan mag je best meer van jezelf laten zien. Dit kan letterlijk door een jurk met een mooi decolleté of een mouwloos model. Maar ook figuurlijk heb je privé vaak meer mogelijkheden om uitdrukking te geven aan je persoonlijkheid. Toch is

het in een zakelijke omgeving ook een aanrader als je kleding zich voegt naar jouw lichaams- én persoonlijkheidstype. Elementen We kennen allemaal wel de peervormen, wijnglazen, X- en O-figuurtypes. Dit zegt iets over je lichaamsvorm. Maar er komt meer kijken bij het vinden van de juiste kledingstijl. Als we nu eens helemaal terug gaan naar de basis – en dan bedoel ik ook écht de basis,

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PERSOONlijkE PRESENTATiE

Type 1 lucht

Type 2 water

Type 3 vuur

Type 4 aarde

Persoonlijkheid

Levendig Opgewekt Intuïtief Spontaan

Ontspannen Sensitief Verbindend Rustig

Dynamisch Assertief Actiegericht Gepassioneerd

Reflectief Solide Gestructureerd Precies

Vormen

Willekeurig Sterren Harten Spiralen

Vloeiend Lange S Ovaal Druppel

Hoekig Recht Driehoek Vierkant

Constant Symmetrisch Lijnen Parallellen

Texturen/ stoffen

Luchtig Springerig Licht

Wollig Gemêleerd Vloeiend

Ongelijkmatig Gedessineerd Rijk

Glad Contrastrijk

van waaruit alles ontstaan is. De elementen lucht, water, vuur en aarde vormen de ‘energietypes’. Het element waartoe jij je het meest aangetrokken voelt, zegt iets over je persoonlijkheid. Dit bepaalt, naast de vorm van je lijf, voor een even groot deel waarin jij je fijn voelt. Kenmerken Je kleden naar je element klinkt misschien wat zweverig, maar is eigenlijk heel logisch. Ieder element staat voor een bepaalde ‘beweging’ of ‘energie’. Denk aan persoonlijkheidskenmerken als introvert en extravert, denker of doener, taakgericht of mensgericht. Iedereen heeft alle elementen in zich, maar een van de vier is dominant. Bij elk van de vier types hoort een rijtje kenmerken die je helpen jouw type te vinden. Maar het systeem stoelt vooral op intuïtie: wat spreekt je gevoelsmatig aan? Pas dan ga je uitzoeken waar dit bij hoort en hoe zich dat uit in vormen en texturen. Het uitvinden van jouw dominante element is dus in de eerste plaats een reis door je innerlijk. Daarna leer je automatisch hoe dit zich naar buiten toe vertaalt. Je gaat bijvoorbeeld begrijpen waarom je liever een vestje dan een blazer draagt. Of waarom die kokerrok je zo’n ongemakkelijk gevoel geeft. Mode Bij het uitzoeken van je voorkeur is het goed om het verschijnsel ‘mode’ zoveel mogelijk los te laten. Mode is in creatieve zin heel leuk om te volgen en kan als inspiratie dienen. Helaas heeft het modebeeld ook vaak tot gevolg dat we gaan twijfelen over onszelf. “Er is vast iets mis met mij dat ik deze

trend niet goed kan dragen.” Maar draai het eens om: wellicht is een bepaalde trend niet goed voor jouw type. Feit blijft dat de modetrends bepalen wat we in de winkels kunnen vinden. Een overzicht van het aanbod dit seizoen geeft je misschien al een idee over de stijl die bij jou hoort. • Zacht en fluffy, (faux) fur. Een zacht, harig gilet over je blouse geeft letterlijk een andere touch & feel aan je zakelijke outfit dan een blazer. Mooi als je je aangetrokken voelt tot aaibare stoffen en ronde vormen. • Leer en gecoate materialen. Veel kledingstukken zijn verrijkt met leer dit seizoen, al dan niet echt. Denk aan een jurkje met een leren schouderstuk, een blazer met

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

leren revers, een leren kokerrok of broek met glanzende coating. Dit zal je vooral aanspreken als je houdt van rechte lijnen. • Satijn en zijde. Deze stoffen kunnen zowel in poffende vorm gedragen worden, of recht vallend. • Sequin (lovertjes). Vaak zijn de kraaltjes gestikt op een rekbare ondergrond. Het geeft een combinatie van hard, door de plastic schijfjes, en zacht door de flexibele basis. Ook leuk op kantoor als detail in je accessoires. Maak een keuze die gevoelsmatig bij je past. Dat kan ook een combinatie zijn van een beetje van het een en wat meer van het ander. Grote kans dat je dan in je element bent tijdens de laatste drukke dagen van het jaar. Proost! <

SAMENwERkEN

Nieuwe ronde, nieuwe kansen

Samen meer succes in 2014! Organisaties maken in december plannen voor het nieuwe jaar. Wat worden de speerpunten in 2014? Hoe kunnen we onze klanten beter bedienen? Wat kunnen we veranderen om het werk plezieriger te maken? De plannen worden vaak gemaakt door het managementteam, maar het is slimmer om alle collega’s te raadplegen. Zij zijn de oren en ogen van de organisatie. Er zijn methodes die alle collega’s betrekken bij de plannen voor 2014. Tekst Erik Peekel*

In ‘The Wisdom of Crowds’ toont James Surowiecki aan dat groepen slimmer zijn dan de slimsten in hun midden. Meer diversiteit leidt tot betere beslissingen. In organisaties geldt bovendien dat je op de werkvloer de meeste kansen voorbij ziet komen. Het laaghangende fruit – de simpele veranderingen met groot resultaat – kan iedereen plukken. Door te luisteren naar klanten kun je de dienstverlening verbeteren. Elke collega ziet kansen om bestaande processen te verbeteren. Meestal hoef je er alleen maar

om te vragen. Hieronder zet ik drie goede methodes op een rij om het nieuwe jaar samen af te trappen. Methode 1. Tafellakensessies Verdeel je collega’s in groepjes van zeven. Plaats hen aan tafels met een beschrijfbaar tafellaken en stiften. Aan elke tafel staat een andere uitdaging centraal, bijvoorbeeld: klantgericht, communicatie, proces en nieuwe klanten aantrekken. Benoem aan elke tafel een gespreksleider. Elke gespreksleider

start met een rondvraag: “Wat is je eerste idee bij deze uitdaging?” Elk antwoord wordt op het tafellaken geschreven. Aan elke tafel komt het gesprek op gang. Na 25 minuten wisselen alle groepen naar een volgende tafel en een volgend onderwerp. Alleen de gespreksleiders blijven zitten, zij vatten de ideeën van de eerste ronde samen en vragen de volgende groep om oplossingen aan te dragen: “Wat voor actie kunnen we ondernemen?” Na de tweede ronde wisselt iedereen op-

Superbrainstorm: samen plannen maken voor 2014.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

SAMENwERkEN

nieuw van tafel en van onderwerp. De gespreksleiders blijven weer zitten, zij vatten nog eens samen. In de derde ronde vragen zij de deelnemers om acties te schrappen tot er twee overblijven: “Waar moeten we echt mee aan de slag?” Na ronde drie is het tijd om te oogsten. Per tafel vraag je de gespreksleider om de twee acties te benoemen met de grootste prioriteit. Die schrijf je op een flip-over. Per actie vraag je wie kartrekker wil zijn. Diegene hoeft niet alles zelf te doen, maar verzamelt de juiste mensen om zich heen. Zo krijg je snel iedereen in beweging voor de juiste oplossingen. Methode 2. Moodboards Verdeel je collega’s in groepjes van zeven. Plaats hen aan tafels met een groot vel papier/karton en stiften, brochures, tijdschriften, een plakstift en een schaar. Geef elke tafel een andere uitdaging, bijvoorbeeld: samenwerken, onderscheidend vermogen en toegevoegde waarde. Leg het doel uit van de workshop. Eerst wisselt iedereen ideeën uit in het groepje. Aansluitend bedenk je samen een actie. Je plan maak je visueel in een moodboard. Tot slot presenteert elk groepje het plan aan alle collega’s. Iedereen in het groepje heeft een rol bij de presentatie: zij maken geluidseffecten of beelden de actie uit. Het is de bedoeling om met je presentatie de andere collega’s te overtuigen dat je actie moet worden doorgezet. Voordat men start met knippen en plakken geef je een paar gespreksrondes aan. Eerst bespreekt men samen de uitdaging, aansluitend de oplossingsrichtingen. Tot slot

Moodboards: hoe moet 2014 eruit gaan zien?

brainSTOrMTipS DiE alTijD WErkEn Je wilt voorkomen dat steeds dezelfde mensen aan het woord komen. Met eenvoudige gesprekstechnieken kun je dit voorkomen. Ik zet de beste tips op een rij. Tip 1. Stel open vragen, vermijdt stellingen Open vragen stimuleren de creativiteit. Stellingname is niet relevant, het gaat om het benoemen van kansen. Tip 2. Start met een rondvraag In kleine groepjes start de gespreksleider met een rondvraag. Zodra iedereen zich heeft uitgesproken, is de drempel lager om zich in het gesprek te mengen. Tip 3. Verwelkom elk idee Veroordeel ideeën niet. Juist de vreemdste suggesties kunnen helpen om een doorbraak te creëren. Wanneer elk idee enthousiast wordt verwelkomd, deel je makkelijker je idee. Tip 4. Organiseer vooraf een briefing voor de gespreksleiders Een goede voorbereiding is het halve werk. Zet collega’s in om de bijeenkomst te stroomlijnen. Bespreek vooraf met hen wat hun rol is. bedenkt elke groep één actieplan. Dat plan wordt in het moodboard verder uitgewerkt. Na elke presentatie vraag je wie de kartrekker wil zijn, die ervoor gaat zorgen dat het plan wordt uitgevoerd. Methode 3. Superbrainstorm De Superbrainstorm is een speeddate-sessie tussen collega’s. Het doel is om één-opéén ervaringen en ideeën uit te wisselen. Je vraagt je collega’s om tegenover elkaar te gaan staan. In een aantal rondes gaat men met elkaar in gesprek. Bij elke ronde geef je een gespreksonderwerp mee, bijvoorbeeld “Wat kunnen we nog beter doen voor de klant?” of “Hoe komen we aan nieuwe klan-

ten?” Je geeft de deelnemers vijf minuten om van gedachten te wisselen. Daarna laat je een paar collega’s aan het woord. Om de beste ideeën te vinden kun je de groep gebruiken als filter. Je vraagt: “Wie hoorde van zijn gesprekspartner een idee, waarmee we aan de slag moeten?” Nadat je een paar collega’s aan het woord hebt gelaten, vraag je alle deelnemers om van gesprekspartner te wisselen. < *Erik Peekel is oprichter van Aaaaha! the Actor Factory BV. Hij brengt de bovenstaande workshops vaak in de praktijk. Zijn bedrijf geeft met workshopleiders en brainstormers vorm aan kick-offs en heisessies. (www.creatieveteambuilding.nl)

Tafellakensessie: de beste ideeën voor 2014 op een tafelkleed.

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

INFORMATIEMANAGEMENT

Appladder Todoist | iPhone, iPad, Android (Gratis) De takenlijstmanager Todoist kent al meer dan één miljoen gebruikers, en werkt op zeer veel platforms. Naast taken kun je ook subtaken, projecten en subprojecten gebruiken, wat het tot een erg flexibele tool maakt. Om van alle features te profiteren, zoals notities bij taken en integratie met e-mail, is wel een Premium-account nodig ($29/jaar). FolderSync | Android (Gratis) Clouddiensten als Dropbox geven overal toegang tot je bestanden. De mobiele apps hebben echter wel een internetverbinding nodig om bestanden op te halen. FolderSync, dat naast Dropbox nog talloze andere clouddiensten ondersteunt, maakt het echter mogelijk om lokale mappen op je telefoon daadwerkelijk te synchroniseren met mappen in de cloud. Ideaal voor offline gebruik! De volledige versie kost € 2,49. Launch Center Pro | iPhone (€ 4,49) Launch Center Pro is een mooie uitbreiding voor je iPhone, waarmee je apps of acties binnen apps snel kunt starten. Dat is ideaal om regelmatig terugkerende handelingen te automatiseren, zoals het bellen of sms’en van specifieke contacten. De apps en acties kun je vrijelijk op je launchpaneel zetten, eventueel in een groep.

MyScript Stylus | iPad (Gratis) Met MyScript Stylus, nu nog een beta, kun je handgeschreven tekst invoeren. Het werkt in iedere app, omdat de app je standaardtoetsenbord vervangt. De handschriftherkenning blijkt krachtig en dankzij gestures kun je snel correcties maken, zoals het splitsen of samenvoegen van woorden. Door de spatiebalk lang ingedrukt te houden kun je overigens altijd terug naar het standaard toetsenbord.

Management Support Magazine Digitaal Management Support Magazine is nu ook digitaal te verkrijgen. Je ontvangt exact hetzelfde papieren tijdschrift maar dan op je beeldscherm! De voordelen op een rij:

OneNote | iPhone, iPad (Gratis) Het bekroonde Evernote heeft met OneNote van Microsoft een stevige tegenhanger. De mobiele apps van OneNote waren nog wat beperkt, maar zijn recent flink verbeterd. Zo kun je op iPhone en iPad eindelijk notitieblokken maken en secties in een notitieblok aanmaken, hernoemen of verwijderen. Ook de interface is een stuk consistenter. RailPlanner | iPhone (€ 0,89) RailPlanner zoekt de concurrentie met de officiële reisplanner van de NS. Dat doet het met verve, want de app biedt een eenvoudige en overzichtelijke interface in iOS 7-stijl. Opvallend is dat RailPlanner geen werkelijke vertrektijd geeft, maar het aantal minuten dat je nog moet wachten. Storingen zijn daar netjes in verwerkt.

n Nu volledig geschikt voor je iPad en tablet n Direct beschikbaar bij verschijning n Scannen op interessant nieuws n Doorzoekbaar op trefwoord n Automatisch je eigen archief n Interactief bladeren Meer informatie of inschrijven?

Edge: Quick Actions | Android (Gratis) Om te schakelen tussen apps moet je op de meeste Android-smartphones de thuisknop lang ingedrukt houden. Edge maakt dit wat eenvoudiger. Op ieder moment kun je een schuifmenu naar voren halen met een veeg vanaf de linkerkant van het scherm naar het midden. Daar zie je niet alleen recente apps, maar ook enkele systeemfuncties en je favoriete apps.

Of ga naar: www.managementsupport.nl/ digitaalmagazine

(Door Gertjan Groen)

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

Echt sturen is vaak laten sturen

Moderne managers hebben behoefte aan types zoals jij. Ondernemende, vakkundige mede-managers die zij kunnen laten sturen. Vanuit dat idee biedt Schoevers co-managers aan: professionals die kunnen aanpakken op hoog niveau en

verder kijken dan de rand van hun bureau. Schoevers heeft de kennis, drive en kwaliteit om deze co-managers op te leiden, te bemiddelen en te coachen. Ben jij de co-manager van morgen? Kijk op schoevers.nl.

Met Schoevers ben je meer waard

OP DE wERkvlOER

loyaliteit

wERk & REChT

GSM-kwestie

Beste Barbara, ‘Ik weet sinds een week dat ik wegens kostenbesparingen herplaatst zal worden. Nu heb ik beloofd mijn mond te houden om onrust te voorkomen, ook in het team waarin ik werk. Maar we hebben een hechte band en gaan regelmatig met elkaar uit eten. Ik ben bang voor boze reacties als ik het wel vertel. Kies ik voor loyaliteit aan mijn werkgever of aan mijn directe collega’s?’ Groet, Ida Beste Ida, Wat een lastige positie moet dit voor je zijn. Enerzijds wil je loyaal zijn aan je werkgever en anderzijds aan je collega’s. Het liefst wil je open en eerlijk zijn naar beide partijen. Je hebt echter beloofd dat je nog niets zal zeggen tegen je collega’s, om onrust te voorkomen. Je hebt het over loyaliteit. Loyaal zijn betekent dat je je eigen gedrag afstemt op de behoeften, prioriteiten en doelen van de ander. Je stelt in dit geval het belang van je werkgever boven je eigen belang. Het belang van je werkgever is onrust voorkomen, jouw belang is open communiceren met alle partijen. Voor nu is het verstandig je afspraak na te komen en je mond te houden over je herplaatsing. Hoe lastig dat ook is. Als dat niet meer houdbaar is, kun je het beste met je werkgever bespreken wat je wél kunt zeggen of doen. Op het moment dat je het nieuws over je herplaatsing wél kunt delen, is het van belang dat je dit zorgvuldig doet. Bespreek vooraf met je werkgever op welk moment, op welke manier en wie de collega’s informeert. Een dergelijk gesprek kan bestaan uit verschillende stappen. Ten eerste geef je een inleiding. Vervolgens geef je ‘de klap’ door kort en bondig aan te geven wat er aan de hand is en wat dat betekent. In stap drie verzacht je de pijn door nog wat uitleg te geven. In stap vier kijk je naar de toekomst en geef je aan wat jij zou willen. 1. Ik wil je iets vertellen over een situatie waar ik zelf al langer van op de hoogte ben. Graag had ik het eerder met je gedeeld, maar ik heb beloofd aan onze werkgever dat niet eerder te doen. 2. Wat er aan de hand is, is dat ik wegens kostenbesparing volgende maand herplaatst zal worden. Dit betekent dat ik op een andere afdeling kom en deel ga uitmaken van een ander team. 3. Ik hoop dat jullie begrijpen dat het niet mijn bedoeling was iets voor jullie achter te houden. Ik mocht het simpelweg niet eerder noemen om eventuele onrust te voorkomen. 4. Ik vind het jammer ons team te verlaten maar ik ben blij dat er toch nog een plekje voor mij is binnen dit bedrijf, zodat we gemakkelijk contact kunnen houden en leuke dingen kunnen blijven ondernemen samen. Uiteindelijk zullen je collega’s wel begrijpen dat je dit niet eerder kon vertellen aan ze. Als je het maar uitlegt en met zorg vertelt. Veel succes! < Barbara Schure is psycholoog, NLP Master Coach en Heartmath Licentiehouder voor het Stress Reductie Programma en geregistreerd bij CRKBO als opleider. (www.mindtoday.nl)

Het mobieltje of de smartphone is in het dagelijks leven niet meer weg te denken. In het zakenleven is het een onmisbaar middel om overal bereikbaar te zijn. Verkeerd ‘gebruik’ of misbruik, zoals excessief bellen, leidt wel eens tot arbeidsconflicten die uitmonden in rechterlijke kwesties. Het bezig zijn met mobiel bellen in plaats van op te letten bij gevaarlijke werkzaamheden, heeft al tot ongelukken geleid. Ongeluk Zo is een werknemer bezig met de controle van bouwelementen op een bouwplaats. Intussen wordt hij gebeld en doordat hij afgeleid is, valt hij in een diep gat en loopt ernstig letsel op. Hij stelt daarop zijn werkgever aansprakelijk. De kantonrechter gaat in op de vraag of het noodzakelijk was tijdens deze controle de mobiele telefoon op te nemen. Dat was zeker het geval omdat er vaak nog laatste wijzigingen betreffende de controle werden doorgebeld. De werkgever had de werknemer dus goed moeten instrueren inzake het gebruik van de mobiele telefoon, maar heeft dit nagelaten. Daarop wordt de werkgever aansprakelijk gesteld voor het arbeidsongeval. Excessief bellen In een ander geval krijgt een accountmanager kritiek op zijn functioneren wegens te veel privé bellen op kosten van de baas. Zo heeft de werknemer binnen een half jaar 477 keer privé gebeld naar eenzelfde persoon. Er is sprake van buitensporig telefoongebruik en slecht functioneren, waarop de werkgever een rechtszaak aanspant om te komen tot ontslag. De kantonrechter is van mening dat beperkt privégebruik van een zakelijke mobiele telefoon in de huidige maatschappij normaal is. Echter, in dit geval is er sprake van excessief gebruik. Omdat de werknemer niet goed functioneerde en forse declaraties indiende voor zijn mobiele telefoon, wordt de werknemer ontslagen zonder vergoeding. De accountmanager had moeten weten dat hij de mobiele telefoon die zijn werkgever hem ter beschikking stelde niet ongelimiteerd voor privédoeleinden kon gebruiken. < (Door André Vergne)

AntwOOrdEn tAAltESt vAn pAGinA 29 1. a. kerstavond 2. b. oudjaar 3. b. nieuwjaarsdag 4. a. oud en nieuw 5. a. oudjaarsavond 6. b. eerste kerstdag 7. b. advent 8. a. Kerstmis 9. a. kerstgeschenk 10. b. Nieuwjaar

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PRODUCTNiEUwS

Complimentenkalender 2014 Elke dag een compliment

Waarom zijn complimenten geven én krijgen zo lastig? Veel mensen zijn geneigd de positieve woorden van anderen in twijfel te trekken of durven geen compliment uit te delen. Maar het kan anders: laat je inspireren door de ideeën en inzichten in deze scheurkalender, elke dag één. Bijvoorbeeld: ‘Een compliment is een van de beste dingen die je iemand kunt geven. Het kost je geen cent, maar de ontvanger voelt zich miljonair.’ Kleine moeite, groot effect dus. De Complimentenkalender 2014 is samengesteld door de bekende lichaamstaaldeskundige Frank van Marwijk, auteur van de bestseller Manipuleren kun je leren. Complimentenkalender 2014 – Auteur Frank van Marwijk – Uitgeverij Haystack – ISBN 9789461260567 – Prijs €16,95 <

SekS op het werk

De do’s en don’ts van liefde en relaties op het werk Zin in een smeuïg boek in de kerstvakantie? In dit boek staan de openhartige verhalen opgetekend van mensen die hun (tijdelijke) liefde vonden op de werkvloer. Daarnaast staan er praktische tips in zoals: waar kom je die droomcollega tegen? Wat moet je vooral wel en wat niet doen? Hoe zet je de eerste stap? Hoe houd je het geheim? En wat doe je als de relatie over is? Dit boek biedt geen hogere wiskunde, het is geen vakliteratuur, maar wel prettig escapisme van het kaliber Bouquetreeks. Geschikt voor een waterkoude decembermiddag, opgekruld op de bank met een kop thee. Seks op het werk – Auteur Ria Harmelink – Uitgeverij Haystack – ISBN 9789461260727 – Prijs €16,95 <

taalvoutjeS

Hilarische verschrijvingen Begonnen als grap op Facebook groeide de pagina Taalvoutjes al snel uit tot grote hit in Nederland en Vlaanderen, en nu is er dus het boek met de grappigste taalmissers uit de media, van winkels, bedrijven en particulieren. Naast deze toppers, vind je in het boek de grootste taalergernissen van fans en columns van Bekende Nederlanders. Het begon allemaal met het woord ‘kroepoep’ in een supermarkt dat uiteraard ‘kroepoek’ had moeten zijn. In het boek vind je de missers gevolgd door onderkoeld commentaar, vaak nog geestiger dan de ‘misser’ zelf! Een aanrader. Taalvoutjes het boek – Auteurs Inger Hollebeek & Vellah Bogle – Uitgeverij Davidsfonds – ISBN 9789058269843 – Prijs €12,50 <

Zo ben ik nu eenmaal!

Lastpakken, angsthazen en buitenbeentjes In dit boek herken je jezelf – en je buurvrouw, collega, baas, broer of moeder. Slechts weinig mensen hebben een echte persoonlijkheidsstoornis, maar trekjes ervan heeft vrijwel iedereen. En die trekjes zijn heel herkenbaar als je weet waar je op moet letten. In dit boek vind je tips om te kunnen omgaan met deze ‘lastige’ mensen, van narcistische en theatrale persoonlijkheden tot de hulpeloze, angstige vermijders en antisociale persoonlijkheden. Een grote schat vormen de hilarische tekeningen van Peter van Straaten die perfect de verschillende trekjes van de menselijke persoonlijkheid illustreren. Zo ben ik nu eenmaal! – Auteur Willem van der Does – Uitgeverij Scriptum Psychologie – ISBN 9789055942619 – Prijs €16,95 <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PRODUCTNiEUwS

rode roZen... rode roZen... zeg het met Brievenbusbloemen Brievenbusbloemen? Jawel! Met Brievenbusbloemen verras je iemand met een boeket verse rozen of tulpen. Dat is nog eens leuk thuiskomen voor de ontvanger, die hoeft namelijk niet eens thuis te zijn als de bloemen worden bezorgd; het pakketje past gewoon door de brievenbus. Er is een verpakking voor iedere gelegenheid, inclusief ruimte voor een persoonlijke boodschap. De twaalf bloemen zijn verpakt in een unieke folie waardoor de bloemen ‘slapen’ en vers blijven tijdens hun reis per post. Eenmaal in de vaas stralen ze nog minimaal een week de kamer in. De bloemen zijn er in vijf verschillende kleuren. Alle rozen hebben het Fairtrade keurmerk van Max Havelaar. Deze verse attentie, waar je beslist iemand blij mee maakt kost e14,95, excl. 6% btw. Ga voor meer informatie naar www.giftnation.nl. <

Zorgeloos op Zakenreis dankzij La Défense Om tijdens een drukke zakenreis in de trein of in het vliegtuig even te kunnen ontspannen zonder je zorgen te hoeven maken over je koffer, heeft Delsey de La Défense-collectie ontwikkeld. Deze collectie koffers en businesstassen biedt namelijk maximale veiligheid als je onderweg bent. Zo zijn om te beginnen de zijkanten van de koffers verhard om de inhoud maximaal te beschermen. Alle compartimenten zijn daarnaast uitgerust met een gepatenteerd ritssysteem. Een groot gedeelte van de collectie beschikt bovendien over een uniek anti-diefstalsysteem, het kabelslot. Daarmee kan de koffer of tas worden vastgemaakt aan een stoel in de trein bijvoorbeeld. De inhoud bescherm je door de kabel door alle ritssluitingen te halen. Zo simpel is het. Meer informatie vind je op www.delsey.com. <

bcd online boeken Maximale controle over zakenreizen Voor elke organisatie heeft BCD Travel een online oplossing. Van een tool voor eenvoudige boekingen van vluchten tot een maatwerkoplossing, afgestemd op de wensen en het reisbeleid van je bedrijf. Boek je af en toe een losse vlucht of regel je graag zelf je vlucht, hotel en auto? Dan is Direct de beste online boekingstool. Business Online is ideaal voor bedrijven die het boekingsproces van zakenreizen willen stroomlijnen en de totale reiskosten willen verlagen. Met Enterprise Online heb je niet alleen controle over het boekingsproces, maar ook over het aankoop- en autorisatieproces dat hieraan voorafgaat. Voor specifieke branches zoals government, marine, medical, media en leisure bieden ze speciale maatwerkoplossingen. Meer informatie? Bel (020) 562 18 00 of e-mail naar commercialsupport@bcdtravel.nl. <

papieren paperclip Deltaclip De Deltaclip is de nieuwste innovatie voor het binden van papier. Het is een krachtige paperclip van papier, eenvoudig te bevestigen, meerdere malen te gebruiken en hij voldoet aan duurzaam inkopen. De clip kan direct met het papier in de versnipperaar en bij het oud papier. Dat is milieuvriendelijker en vraagt minder handelingen van de gebruiker. De Deltaclip wordt standaard geleverd in doosjes van vijftig of honderd stuks. Daarnaast is het mogelijk om de clip full colour te bedrukken, bijvoorbeeld met een bedrijfslogo of als een visitekaartje en clip ineen. Ga nu naar www.mylogoclip.com en personaliseer je eigen logoclip al vanaf vijftig stuks. Of kijk op deltaclip.com. <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

PRODUCTNiEUwS

makkelijk online kerstkaarten bestellen Snelwenskaart.nl Ben je op zoek naar mooie kerstkaarten? Kaarten die opvallen, waardoor je echt onder de aandacht komt bij klanten en personeel? Bij Snelwenskaart.nl vind je kwaliteitskaarten voor een goede prijs, met geschikte teksten en van uitmuntende kwaliteit. Kaarten die het waard zijn om onder jouw naam verstuurd te worden. Via Snelwenskaart.nl verstuur je échte kaarten en je schrijft ze zelf. Ook is er de optie om een inlegvel te plaatsen in de kaarten met je eigen gedrukte tekst en logo. Maar denk er wel aan: zelf schrijven is wel zo persoonlijk! Informatie: snelwenskaart.nl <

fruitbomen met smaak MiniTree Wat een leuk en origineel cadeau: de MiniTree! Het is een appelboompje dat klein blijft, hij is onderhoudsvriendelijk, je kunt hem zowel in de volle grond planten als in een pot op je balkon en hij wordt geleverd in cadeauverpakking. Leuk, nu het einde van het jaar nadert als cadeau voor medewerkers, klanten of relaties. Je kijkt immers terug én vooruit naar het nieuwe jaar. Na een jaar van inzet, vruchtbare samenwerking en goede zorgen komt dan eindelijk het moment van oogsten! Er zijn verschillende mogelijkheden: de Decemberboom, Geboorteboom en Nieuwewoningboom. Een mooi, origineel, uniek en duurzaam geschenk voor verschillende gelegenheden. Informatie: minitree.nl <

powerkiten en bootcamp Vergaderbreak in Noordwijk

Een dag vergaderen slurpt energie. Voor je het weet, dommel je weg in de middagdip. Noordwijk geeft de boost die je nodig hebt. Boek een vergadering in januari of februari in Noordwijk en ontvang een gratis actieve vergaderbreak zoals een uur powerkiten, een bootcamp of een GPS-wandeltocht. Om het nog aantrekkelijker te maken ontvang je in deze periode ook nog eens een flinke korting op een workshop, spreker, diner of overnachting. Voor welke break en korting kies jij? Bekijk alle vergaderarrangementen, vergaderbreaks en kortingen op: noordwijk.info <

sprookjesachtige bijeenkomst Efteling heeft passende oplossing Voor elke bijeenkomst, van kick-off meeting en nieuwjaarsbijeenkomst tot personeelsfeest, heeft de Efteling een passende oplossing. De unieke omgeving van de Efteling zal ervoor zorgen dat de deelnemers van je kick-off meeting geïnspireerd het nieuwe jaar in gaan. En de sprookjesachtige sfeer van de Efteling zal er aan bijdragen dat de Nieuwjaarsbijeenkomst in de Efteling een unieke beleving wordt. Boek nu vóór 31 januari een bijeenkomst in de Efteling en krijg een gratis Efteling-inspiratiesessie ter waarde van €1.500,- cadeau! Vermeld de code ‘inspiratie-MS’ bij je aanvraag. Meer weten over de mogelijkheden? Bel (0416) 28 77 70 of stuur een e-mail naar sales@efteling.com. <

MANAGEMENT SUPPORT DECEMBER 2013

colUMn

colofon

Kritische blik Het jaar loopt op zijn einde. Nog even en de champagne, het vuurwerk, de oliebollen en de goede voornemens wachten me weer op. Dus dit is een mooi moment om even kritisch op mezelf te zijn en terug te kijken. Terug te kijken op hetzelfde moment van vorig jaar. Met de resten van de oliebollen nog in mijn holle kies verklaarde ik graag gezonder te willen leven en daarmee een paar kilo af te vallen. Ik eet niet erg ongezond en ben ook niet veel te dik, maar wat extra groenten en fruit zouden geen overbodige luxe zijn. Drie kilootjes eraf en daarmee op mijn streefgewicht van 86 kilo komen leek ook geen verschrikkelijke opgave waar gruwelijke ontberingen voor nodig zouden zijn. Als laatste goede voornemen moest ik me zakelijk ontwikkelen en loskomen van taken die ik al te lang uitvoerde. Tjeetje. Ik meende het écht en geloofde vol overtuiging dat ik vanaf 1 januari aan de slag zou gaan met mijn snode plan. Met familie en vrienden deelde ik mijn goede voornemens; de getuigen die me gedurende het jaar nog eens zouden vragen: ‘Hoe staat het ermee?’. Nu ik terugkijk trek ik de conclusie dat ik inderdaad wat gezonder ben gaan eten. Door meer groenten op te scheppen. Maar de chips, het frietje en de chocolade hebben de weg door mijn mond ook nog steeds gemakkelijk gevonden. Ik ben daarom ook niets afgevallen. Ook niet aangekomen trouwens. Ik doe aan ‘Amerikaans lijnen’: cola light bij het Big Size hamburgermenu. Zakelijk ook geen veranderingen, terwijl de noodzaak wel steeds groter aan het worden is. Ik hunker naar nieuwe uitdagingen en ze liggen voor het oprapen. Alleen nog bukken. Ik heb een mooi jaar gehad. Prachtig, maar wel met deze teleurstelling. Maar hoe is het eigenlijk met jou? Waarschijnlijk lijkt jouw jaarwisseling op die van mij. Heb jij wel de power gehad om aan de slag te gaan met jezelf en je omgeving? Ik hoop het van harte. Een mooi oudjaar gewenst! (Huub van Mackelenbergh)

Management Support Magazine is al dertig jaar het vakblad voor de professionele secretaresse, de managementassistent, de office- en bureaumanager en de directiesecretaresse. Het is een uitgave van Vakmedianet In zijn redactionele formule richt Management Support Magazine zich op de positionering en de ontwikkeling van het vakgebied van de doelgroep. Tevens ondersteunt het de lezer in haar functie als sparringpartner van de manager. Management Support Magazine verschijnt 10 keer per jaar. Hoofdredacteur Vera Bot - verabot@vakmedianet.nl Eindredacteur Mieke Bloemheuvel - miekebloemheuvel@vakmedianet.nl Redactieadres Postbus 448 2400 AK Alphen aan den Rijn Telefoon (088) 584 09 43 / 44 Aan dit nummer werkten mee Suzanne van der Burgt, Johan van Dam, Els Frigge, Gertjan Groen, Léontine de Koning, Fiona Koning, Marjo van Lijssel, Martijn Louws, Huub van Mackelenbergh, Erik Peekel, Roel Peeters, Sander Schroevers, Barbara Schure, André Vergne, Karen Visser, Linda van der Wal, Sara van Wesenbeeck, Erik Wiegers (illustraties), Wouter van Wingerden, Judith Winterkamp, Jan Zandstra (illustratie) Vormgeving en opmaak Publish Impuls Group - Cross Media Solutions Druk Verldhuis Media, Raalte Uitgever Jelske Gerritsma Marketing Juliëtte Lammers (juliettelammers@vakmedianet.nl) Ellen van der Hoorn (ellenvanderhoorn@vakmedianet.nl) Advertentie-acquisitie Saskia Bosker Telefoon: (06) 51 68 17 07 saskiabosker@vakmedianet.nl Irene Verhulst Telefoon: (06) 51 37 89 71 ireneverhulst@vakmedianet.nl Advertentieplaatsingen worden uitgevoerd overeenkomstig de ‘Regelen voor het Advertentiewezen 1990 Abonnementen Jaarabonnement € 94,- (excl. 6% btw, incl. verzending). Collectieve abonnementen op aanvraag. Abonnementen kunnen tot uiterlijk drie maanden voor aanvang van een nieuw abonnementsjaar worden opgezegd. Bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch verlengd. Telefoon: (088) 584 08 88 Informatie: klantenservice@vakmedianet.nl. Digitale abonnementen Dit magazine is ook digitaal verkrijgbaar. Meer informatie: http://digitaal.managementsupport.nl/ Informatie over abonnementen Vakmedianet legt uw gegevens vast voor de uitvoering van de (abonnements-)overeenkomst. Uw gegevens kunnen door Vakmedianet, of zorgvuldig geselecteerde derden, worden gebruikt om u te informeren over relevante producten en diensten. Indien u hier bezwaar tegen heeft kunt u contact met ons opnemen. Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl Verzending en facturering Vakmedianet Partners Best Western, Hotel & Conferentiecentrum Woudschoten, De Efteling, Golden Tulip, KPN, Schoevers en VCK Travel.

Algemene voorwaarden Niets uit deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever worden opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever. ISSN 1382-3590 - Copyright 2013 Management Support Magazine. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever(s) geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

MAnAGEMEnT SUPPoRT DEcEMBER 2013

Transparantie heeft een naam:

VCK Travel

â&#x20AC;&#x153;Ik geef graag inzicht in de opbouw van kosten en de samenstelling van prijzen van tickets. Zo maak ik een heldere offerte voor elke boeking en kan jij dus makkelijk en snel de zaken regelen. Je baas hoeft alleen nog maar zelf zijn koffer te pakken.â&#x20AC;?

vcktravel.nl tel: 020 - 6 800 802 email: info@vcktravel.nl twitter: @vcktravel.nl

van Soumaya Lachkar