Special Over Het Nieuwe Werken - september 2013
Special van het platform Over Het Nieuwe Werken
Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken: pag 4
Het Nieuwe Werken, welke manier past bij u? pag 3
Kijk op www.ohnw.nl
Congresprogramma: pag 10 met diverse sessies en lezingen
UW TIJDREGISTRATIE‌ONS VAK
- CrĂŠdit photos : Bodet - Fotolia - Thinkstock
Bodet maakt integrale oplossingen voor tijdregistratie, orderregistratie en planning
www.tijdregistratie.nl 070-364 38 56
Colofon Over Het Nieuwe Werken is een uitgave van Vakmedianet De special en het congres maken deel uit van het Platform Over Het Nieuwe Werken. Meer informatie over dit platform en over Het Nieuwe Werken kunt u vinden op www.ohnw.nl Redactieadres Postbus 448, 2400 AK Alphen aan den Rijn Uitgever Frederique Zeemans fzeemans@vakmedianet.nl Marketing Mandy de Lange mandydelange@vakmedianet.nl Redactionele realisatie Marjan Bleeker marjanbleeker@vakmedianet.nl Eindredactie Tamar Löcke Redactie Aline de Bruin, Rita Jager, Ernst Verrijk Beeldredactie Arjan Anderiesen, Ton Zonneveld (fotografie) Vormgeving: Cross Media Solutions Op alle uitgaven van Vakmedianet zijn de algemene leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.vakmedianet.nl
Partners:
Column
Zelf je toekomst creëren
De discussie over Het Nieuwe Werken wordt steeds zwart-witter. ‘Thuiswerkers doen niets, terug naar kantoor’. ‘Thuiswerken is juist goed, op kantoor kun je je niet concentreren’. ‘Het Nieuwe Werken is een hype’. En ‘Het Nieuwe Werken is dood’. Het is zomaar een greep uit de vele discussies over Het Nieuwe Werken op internet. Er staan alleen al bijna 90.000 nieuwsberichten over Het Nieuwe Werken op. Voor een groot deel zijn de discussies op internet nergens op gebaseerd, of van oude denkers die niets liever terug willen dan het vertrouwde kantoor uit de twintigste eeuw. Toen alles nog overzichtelijk was, de manager nog gewoon meneer werd genoemd en goede medewerkers vooral die medewerkers waren die hun mond hielden en de opdrachten uitvoerden. De vraag of Het Nieuwe Werken dood is, of niet, is eigenlijk volstrekt irrelevant. De wereld verandert zo snel, dat ons leven – en dus ook ons werken – verandert. Dat is geen discussie, dat is gewoon een feit. Daar kun je lang over van gedachten wisselen, maar veranderen doe je het niet. De hang naar het oude vertrouwde is niet vreemd. De veranderingen volgen elkaar zo snel op dat je het nauwelijks kunt bijhouden. De crisis is nog niet voorbij of we duikelen de volgende dip alweer in. In die onzekerheid houden mensen zich vast aan wat ze kennen. Je kunt je afvragen of dat verstandig is.
4
Henny van Egmond Dagvoorzitter Congres Over Het Nieuwe Werken. En partner bij Yolk.
Want de veranderingen gaan door en voor je het weet, blijf je achter. Voor organisaties geldt dat exact zo. Kijk naar de vele winkels die failliet zijn gegaan, omdat ze niet op tijd anticipeerden op de verkoop via internet. Kijk naar de vastgoedwereld (en vooral beleggers) waar lang gedacht werd dat elk kantoor wel weer zou worden verkocht of verhuurd, terwijl het telewerken al sinds de jaren tachtig steeds meer opkwam. Afwachten en denken dat het vanzelf weer goed komt is niet verstandig. Juist in deze tijd loont het na te denken over hoe de toekomst kan worden en de manier waarop je daarop kunt inspelen. Organisaties moeten zich niet laten afleiden door al die discussies, maar zelf aan de slag. Nadenken wat de toegevoegde waarde van de organisatie is, helder maken welke manier van werken daarbij hoort en die daadkrachtig invoeren. De toekomst creëer je zelf.
Inhoud 4 Onderzoek: kantoor blijft de basis 8 Ergodirect: Tijdswinst door slimme trucs
14
10 Programma congres Over Het Nieuwe Werken 2013 12 Moneypenny: Bij HNW is verankering in de cultuur noodzakelijk 14 Hoe kun je veilig werken met eigen en zakelijke apparatuur? 18 Qidos: Verbinding met het bedrijf
S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
3
Onderzoek
Sp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
4
Kantoor blijft de basis, ook bij Nieuwe Werkers N AT I O N A A L O N D E R Z O E K O V E R H E T N I E U W E W E R K E N ²⁰¹³ Ook Nieuwe Werkers hebben hun basis op kantoor. Zo’n 40 procent van de deelnemers aan het Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken 2013 geeft zelfs aan bijna nooit thuis te werken. Tekst Ernst Verrijk
D
e beweging ‘terug naar kantoor’ is een van de opvallende conclusies uit het vijfde Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken. Tussen 4 en 30 april hebben bijna 3.000 deelnemers bij overheid, onderwijs, cultuur, welzijn en het bedrijfsleven hun opvattingen over Het Nieuwe Werken kenbaar gemaakt. Vooral kennisspecialisten en managers houden zich met het onderwerp bezig. Ze werken op HRM (34 procent), bij het openbaar bestuur en de overheid (11 procent), op facility management en inkoop en Informatietechnologie (ICT) (7 procent). 9 procent is manager.
Fijn voor even Thuiswerken is dus geen goede vertaling van HNW. Het is voor even fijn om ‘in alle rust zaken uit te kunnen werken, zonder gestoord te worden’. Maar het lijkt erop alsof het echte werk toch op kantoor gedaan moet worden. Dat geeft een deelnemer aan het onderzoek ook aan: “Mensen gedijen volgens mij beter op een vaste werkplek en met regelmatig face-toface-contact met collega’s.” Want: “Op een gegeven moment missen medewerkers de collegiale contacten. Ook de communicatie gaat dan stroever.” Een soortgelijke conclusie trokken de deelnemers aan een in juni gehouden debat over de generatiekloof op het werk. Dit onderzoek werd georganiseerd door Steelcase Solutions, een adviesbureau op het gebied van werkomgevingen. Vooral jonge kenniswerkers zijn de afgelopen jaren meer op andere plekken gaan werken. Nu ontdekken ze dat samenwerken met collega’s onontbeerlijk is voor de effectiviteit van hun werk. Het kantoor wordt steeds meer dé plek om collega’s te ontmoeten, te
vergaderen en samen te werken. Daarom komen ze weer meer naar kantoor. Henny van Egmond, partner bij adviesbureau Yolk, over deze beweging terug naar kantoor: “We weten uit onderzoek dat een op de drie mensen structuur nodig heeft. Het is zaak voor organisaties om medewerkers daarbij te helpen en goede afspraken te maken over bereik- en beschikbaarheid. Bewust kiezen om elke werkdag naar kantoor te gaan, omdat je daar nu eenmaal het meest effectief werkt, is ook Het Nieuwe Werken.” Kennelijk is samenwerking en aanwezigheid erg belangrijk voor veel kenniswerkers. En permanent thuiswerken als invulling van HNW biedt daar niet genoeg mogelijkheden voor. “Het idee is goed,
‘Mensen gedijen beter op een vaste werkplek’ maar ik vind de binding met collega’s, het kunnen overleggen en sparren en het ‘s morgens ergens naar toe gaan belangrijker dan flexibel werken en minder reistijd.” We willen vooral intensief contact met elkaar blijven houden (face-to-face), en we moeten ook vaak blijven afstemmen. “Als manager moet je toch voeling houden met je team, wat speelt er, wat zijn de problemen.” De woorden ‘cohesie’ en ‘communicatie’ vallen vaak in de toelichtingen. “De samenhang tussen collega’s, afdelingen, medewerkers en leidinggevenden, kortom de S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
5
Onderzoek
bedrijfscultuur: die moeten we bewaren.” Verbonden en betrokken blijven met het bedrijf en met elkaar blijft heel belangrijk in het werk en is dus ook heel belangrijk om meer vruchten te kunnen plukken van Het Nieuwe Werken. Maar ook vertrouwen wordt heel vaak genoemd. “Als werkgever: vertrouwen geven en als werknemer: met vrijheid om kunnen gaan”, drukt een deelnemer aan het Nationaal Onderzoek het kernachtig uit. Invoeren van Het Nieuwe Werken begint met vertrouwen, vindt 70 procent van de deelnemers. Vorig jaar vond 68 procent dat al.
Voorbij het begin Managers moeten sturen op output en niet op aanwezigheid, en medewerkers moeten die vrijheid aankunnen. “Dat de organisatie het toestaat en hier alles op inricht. Wees zelf flexibel en vertrouw je manager en collega’s.” De term loslaten valt regelmatig in de antwoorden. Of, specifieker: ‘Het loslaten van medewerkers’. Daar horen afspraken bij. “Van sturen op aanwezigheid naar sturen op output vergt dat een manager goed moet kunnen aangeven wat hij verwacht van medewerkers.” Dat vraagt om “resultaten kunnen benoemen en erop sturen.” En ook om medewerkers
te kunnen beoordelen op resultaatgericht werken. Henny van Egmond: “We zien dat Het Nieuwe Werken de beginfase voorbij is. In veel gevallen ging het tot nu toe om meer flexibiliteit, het verbeteren van de balans werk en privé en meestal ook thuiswerken. Maar Het Nieuwe Werken is natuurlijk veel meer. Medewerkers horen de verantwoordelijkheid, de vrijheid en het vertrouwen te krijgen om zelf te bepalen hoe ze hun werk verrichten. En daarbij horen goede afspraken. Over de resultaten die je levert en over hoe vaak je elkaar ziet. Organisaties die Het Nieuwe Werken succesvol hebben ingevoerd, werken ook virtueel prima samen. Met behulp van onder meer videochat om samen te werken.” Marianne Sturman, directeur van Moneypenny en Cloudworkers en al sinds 2000 bezig met Het Nieuwe Werken, noemt de beweging ‘terug naar kantoor’ heel herkenbaar. “Ik zie het bij veel van onze opdrachtgevers. Dit is voor mij een bevestiging van het feit dat veel organisaties Het Nieuwe Werken slechts oppervlakkig hebben ingevoerd. Behalve een ingrijpende verbouwing van het pand zijn ze niet daadwerkelijk anders met elkaar gaan werken, samenwerken en communiceren. Ook managers zie ik maar mondjesmaat hun stijl
Welke trends zijn te zien binnen Het Nieuwe Werken? 2013
2012
Ik beslis grotendeels zelf waar en wanneer ik werk
61%
54%
Ik ben geen 9-tot-5-werknemer
82%
80%
Ik ben bang voor stress en een burn-out door een onduidelijke scheiding tussen werk en privé
25%
31%
Ik werk gemiddeld een dag per week thuis
29%
25%
Ik werk gemiddeld een dag per drie dagen thuis
10%
7,5%
Ik werk regelmatig ‘s avonds of in het weekend
60%
55%
Als ik meer buiten kantoor werk, is een nadeel dat ik minder zichtbaar word voor collega’s en het management
76%
78%
Ik twijfel wel eens of mijn collega’s echt aan het werk zijn als ik ze niet zie
29%
31%
Mijn bedrijf wordt productiever door HNW
58%
66%
Wij hebben binnen twee jaar HNW ingevoerd
30%
26%
Invoeren van HNW begint met vertrouwen in medewerkers
70%
68%
Bron: Nationaal Onderzoek Over Het Nieuwe Werken 2013
Sp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
6
van leidinggeven aanpassen, en weinig werkprocessen worden aangepast aan de mogelijkheden die HNW biedt.”
Empoweren Het belang van face-to-face-contact blijft daarmee groot volgens haar: “Immers, kennis en informatie wordt nog steeds op de ouderwetse manier gedeeld. Pas als managers op output gaan sturen, hun medewerkers echt gaan ‘empoweren’ en er
een mooi nieuw ingericht kantoor, maar om verbinden vanuit visie, teamwork, kennisdelen, coachend leidinggeven en slimme doelstellingen formuleren - gecombineerd met sturen op resultaat. HNW slaagt alleen als je een integraal concept neerzet dat past bij de koers van de organisatie.”
Lange adem vereist Zie je nu als een berg tegenop wéér een organisatieverandering? Wanhoop dan niet, want: het
‘HNW gaat om verbinden, coachend leidinggeven en slimme doelstellingen’ een cultuur van vertrouwen ontstaat, zal de behoefte aan face-to-face minder worden.” Het gaat bij HNW dus vooral om het vinden van de juiste balans tussen thuiswerken en werken op de zaak, tussen goed aangehaakt blijven en toch voldoende tijd overhouden voor het privéleven. Een deelnemer verwoordt de opdracht in een heus mission statement: “HNW is geen ‘one size fits all’ en gaat niet om thuiswerken, leuke gadgets en
is een cultuuromslag, dit duurt echt meerdere jaren. Deze tijd moet een organisatie zich ook echt gunnen, de medewerkers moeten die tijd nemen. Zodat het concept de kans krijgt zich goed te ontwikkelen en in te dalen in de organisatie. Eraan blijven werken vanuit een langetermijnvisie dus. Blijven balanceren tot je de juiste verhouding hebt gevonden voor uw organisatie en uw mensen. l
nice ot meet! Woudschoten Hotel & Conferentiecentrum in Zeist is centraal gelegen op een bosrijk eigen landgoed van 45 hectare. Tussen al dit groen bieden wij, in een sfeervolle accommodatie met 30 vergaderzalen en 140 hotelkamers, een compleet product met diverse faciliteiten en een helder prijsbeleid. We zijn uitstekend geschikt voor één- en meerdaagse bijeenkomsten: zowel voor trainingen en congressen als voor onze weekendhotelgasten.
Woudenbergseweg 54 T 0343 - 492 492 3707 HX Zeist F 0343 - 492 444
WS_adv_185x130_MSM.indd 1
E info@woudschoten.nl I www.woudschoten.nl
10-10-11 11:37 S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
7
Visie
Tijdswinst met slimme trucs Een goede werkplek en efficiënt computergebruik kan een werknemer een uur per dag tijd opleveren. John van Hooft, directeur van ErgoDirect International, geeft tips om slimmer te werken. “Bedrijven doen er wel iets aan, maar er valt veel te winnen.” Tekst Aline de Bruin
O
nlangs voerde ErgoDirect het Slimmer Werken- onderzoek 2013 uit. Uit dat onderzoek bleek dat de mate van efficiënt werken binnen veel bedrijven nogal te wensen overlaat. Maar liefst 75 procent van de respondenten gaf aan dat de efficiency binnen hun organisatie kan verbeteren. “Op het gebied van computergebruik valt veel winst te behalen”, zegt John van Hooft, directeur van ErgoDirect International. “Het gaat daarbij niet zozeer om de techniek, maar om de gebruiker zelf. We hebben onszelf veel tijdrovende vaardigheden aangeleerd. Zo is het muisgebruik de afgelopen jaren alleen maar toegenomen.”
Sneltoetsen Dat terwijl het volgens Van Hooft veel sneller werken is met behulp van sneltoetsen. Het probleem is alleen dat het even Sp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
8
duurt om de juiste combinaties te leren. “En bijna alle opleidingen die er zijn, halen je als het ware uit het werkproces. Dat werkt dus niet.” ErgoDirect heeft een oplossing bedacht die direct verweven is in het werkproces. “Bij onze oplossing leert een werknemer al muizend sneltoetsen te gebruiken op basis van de applicaties die hij gebruikt en de functies die hij aanroept. Zodra hij een toetsencombinatie heeft geleerd, krijgt hij in zijn persoonlijke leerlijst een nieuwe voor zijn neus. Op die manier worden sneltoetsen in kleine hapjes veel sneller geleerd en bespaart de organisatie veel geld op tijdverslindende traditionele trainingen.” Ook op het gebied van concentratie valt nog veel te winnen. Na een uur aaneengesloten geconcentreerd werken neemt de werksnelheid van een werknemer snel af. “Dat probleem kan opgelost worden
met een kop koffie of een Mars, maar die zorgen na een korte energieboost alleen maar voor een dieper dal. Een veel betere oplossing is om een korte pitstop te nemen en de aandacht even te verleggen naar een ander onderwerp. Dan wordt ons brein in staat gesteld om de batterij weer op te laden”, aldus Van Hooft. “Pitstops nemen kan met behulp van een informatie pop-up op je computer. Als je tijdens een werkdag af en toe switcht tussen verschillende onderwerpen, voel je je een stuk fitter en blijft je concentratieniveau veel hoger, met name in de middag.”
Blind typen De mate van efficiënt werken heeft ook te maken met de basisvaardigheden van de werknemers. Uit onderzoek blijkt dat twee derde van de Nederlanders niet blind kan typen. “Dat is een overweldigend percentage, zeker in deze tijd. Als we als maat-
ErgoDirect ErgoDirect International zorgt ervoor dat computergebruikers comfortabel en geconcentreerd met de computer kunnen werken. Deze oplossingen helpen volgens ErgoDirect Het Nieuwe Werken concreet in de praktijk te brengen, ze verbeteren het welzijn van medewerkers en helpen wekgevers hun mensen te binden. Kijk voor meer informatie op www.ergodirect.nl.
schappij iets willen bereiken, moeten we terug naar die basisvaardigheden.” ErgoDirect heeft daarom de aloude typecursus in een modern jasje gegoten via internet.
een comfortabele werkplek. “Laptops bijvoorbeeld zijn vanuit ergonomisch oogpunt enorme ondingen doordat scherm en toetsenbord aan elkaar ver-
‘Mensen zijn niet gemaakt om de hele dag te zitten of te staan’ “Werknemers kunnen zelf kiezen wanneer ze die cursus doen: thuis, in hun eigen tijd, of op kantoor. Als je mensen vrijheid geeft, leren ze veel sneller iets uit zichzelf.”
Ergonomisch Naast het aanleren van deze vaardigheden werken werknemers efficiënter op
bonden zijn. Je kunt ze het beste omvormen tot een mobiele desktop door het laptopscherm op de juiste hoogte te plaatsen en een los toetsenbord te gebruiken. Dit voorkomt onnodig ‘duiken in het scherm’ en zorgt dat je veel efficiënter werkt. Beschik je al over een groot los scherm, dan is het daarnaast
handig om je laptop als tweede scherm te gebruiken.”
Afwisselend staan en zitten ErgoDirect hoopt na de zomer de StaZitCOACH voor sta-zit-werkplekken te introduceren. “Mensen zijn niet gemaakt om de hele dag te zitten of te staan. Een afwisseling tussen staan en zitten is daarom het beste. Door de software te koppelen aan een sta-zit-tafel, kan het systeem je op tijd waarschuwen dat het tijd is om even te gaan staan na een periode van zittend werk.” De uitdaging van de introductie van zo’n systeem is om ervoor te zorgen dat de gebruiker het in de praktijk ook daadwerkelijk gebruikt. “De basis van een gedragsverandering begint bij bewustwording. Werknemers moeten zich realiseren dat ze op deze manier efficiënter kunnen werken en daarmee gemiddeld een uur per dag winnen.” l S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
9
Over vrijheid, betrokkenheid en verantwoordelijkheid
2013 CONGRES Over Het Nieuwe Werken
19 november 2013 / NBC Nieuwegein Dat Het Nieuwe Werken meer is dan werken vanuit huis met een laptop of tablet, of op kantoor in een fraaie nieuwe omgeving, is inmiddels wel duidelijk. Om Het Nieuwe Werken écht te laten slagen, moet iedereen binnen een organisatie ander gedrag gaan vertonen. De gehele organisatie (van hoog tot laag!) moet dus in beweging komen. Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe krijg je medewerkers daadwerkelijk in beweging? Hoe zorg je dat managers op een andere manier gaan leidinggeven? Dat het management niet alleen achter Het Nieuwe Werken staat, maar ook ervoor? En hoe organiseer je organisaties rondom vrijheid, betrokkenheid en eigen verantwoordelijkheid? Hoe u in de praktijk invulling kunt geven aan deze ‘andere kijk op werken’ is hét centrale thema van dit congres. Het gaat over vrijheid, betrokkenheid en verantwoordelijkheid. Toonaangevende organisaties en sprekers delen hun visie, kennis en ervaringen.
Bekijk het complete programma en schrijf u in:
Programma 09.50 - 10.00
OPENING
10.00 - 11.00
KEYNOTE SPEECH DOOR PROF. DR. HENK VOLBERDA
11.00 - 11.30
PAUZE
11.30 - 12.30
PARALLELLE SESSIES, RONDE 1 (keuze uit 10 sessies)
12.30 - 13.30 13.30 - 14.30
LUNCH PARALLELLE SESSIES, RONDE 2 (keuze uit 9 sessies)
14.30 - 15.00 15.00 - 16.00
PAUZE PARALLELLE SESSIES, RONDE 3 (keuze uit 9 sessies)
16.00 - 16.45
SAMENVATTING EN LUDIEKE AFSLUITING DOOR JELLE KUIPER
16.45 - 18.00
BORREL
www.ohnw.nl/congres
Keynote speech HNW 3.0: slimmer managen, organiseren en werken
Prof. dr. Henk Volberda, hoogleraar Strategisch Management en Ondernemingsbeleid, Rotterdam School of Management, Erasmus Universiteit Rotterdam en directeur van INSCOPE Research for Innovation
Lezingen 11. Weg met de vaste thuiswerkdag: HNW op een ouderwetse manier
Henny van Egmond, partner bij Yolk, auteur van ‘Het nieuwe werken, van visie naar praktijk’, en sinds 2005 actief op het gebied van HNW
12. Organiseren 3.0: van werknemers naar werkondernemers
Edwin de Bree, consulting partner bij Groei-Coöperatie en expert op het gebied van organiseren 3.0
Workshops
Vraag maar raak....
1. Het Nieuwe Leidinggeven of: hoe krijg je de managers in beweging? (case ABN AMRO)
13. Andere manier van werken: hoe krijg ik iedereen mee?
Angela Hagen-Verdooren, programmamanager HNW bij ABN AMRO Susan Smulders, partner Moneypenny Consulting, advies, begeleiding & training bij implementatie van Het Nieuwe Werken
2. HNW en de juridische gevolgen voor werkgever en werknemer
Mr. Astrid van Noort, advocaat en compagnon bij Ekelmans & Meijer Advocaten
3. Vanuit eigen verantwoordelijkheid werken aan resultaat, altijd en overal (case Belastingdienst)
Dr. Youssef Boutachekourt, programmamanager Het Nieuwe Werken bij de Belastingdienst
Paul Bloemen, verandermanager en mede-eigenaar van bureau Riddervis. Ontwerpt en begeleidt verandertrajecten naar een nieuwe werkstijl voor o.a. Rabobank Nederland en De Lage Landen
14. Samenwerken op iedere werkplek
Sebastiaan Star, IT-manager bij TU Delft en zelfstandig ondernemer
15. Niet polderen over HNW-concept en 11 andere succesfactoren bij invoering HNW Annet de Haas, Hoofd Operational Services, Facilitair Bedrijf, Wageningen UR Rolf Heling, facility manager gebouw Actio Wageningen UR
4. Help, mijn project loopt vast!
Ruud Hartmans, senior- adviseur/eigenaar van Bewegende Delen
5. De medewerker centraal
Annelies Hermens, manager gezondheid, diversiteit en duurzaamheid bij Capgemini Willem Biever, senior-specialist Human Resources bij Delta Lloyd Groep
6. Ander gedrag belangrijker dan nieuwe inrichting
(case IDEXX) Pennie Arbouw-Heimans, HR-professional bij IDEXX en verantwoordelijk voor organisatieontwikkeling voor alle kantoren in Europa, Azië en Afrika Frederik van Steenbergen, bij YNNO gespecialiseerd in innovatieve huisvesting en als partner eindverantwoordelijk voor projecten rondom werkplekinnovatie
Informatie en aanmelden DATUM:
19 november 2013
LOCATIE:
Vergader-en congrescentrum NBC in Nieuwegein
PRIJS:
€399,- p.p. per persoon €349,- p.p. bij deelname van 2 personen van een organisatie €299,- p.p. bij deelname van 3 of meer personen
CONTACT:
Vakmedianet Ingrid Lenting 088 - 5840923 ingridlenting@vakmedianet.nl
7. Gemeente zonder balie
Jan Meijsen, informatieadviseur en projectleider ICT/Virtueel Kantoor bij gemeente Molenwaard Willeke van Dijk, Projectleider Dienstverlening bij gemeente Molenwaard
8. HNW: Doe het goed, of begin er niet aan (case ING) Eefje Jonker-van Dun, formuledirecteur Connect & Het Nieuwe Werken, ING Bank Nederland
9. Over communiceren en de kunst van verleiden
Aart Bouwmeester, als verander- en communicatiemanager betrokken geweest bij diverse HNW-projecten , o.a. bij Rabobank en NS. Thans partner bij Yolk
10. Sturen op resultaat: makkelijker gezegd dan gedaan! Babette Leertouwer, mede-eigenaar van Leertouwer Van Dijck & U
AANMELDEN: ohnw.nl/congres
Laat Het Nieuwe Werken ook écht werken en schrijf u in voor dit congres
over Het
Nieuwe Werken
Visie
Nieuw werken in de cultuur verankeren Organisaties die al enige tijd bezig zijn met Het Nieuwe Werken, moeten omschakelen naar een andere werkcultuur. Volgens Susan Smulders en Marianne Sturman van Moneypenny Consulting & Training is dit een belangrijke stap. Tekst Rita Jager
S
usan Smulders en Marianne Sturman adviseren sinds drie jaar vanuit het bedrijf Moneypenny organisaties bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Smulders: “Het anders met elkaar werken en samenwerken levert de grootste voordelen op. Maar omdat een gedragsverandering nodig is, vormt het tevens de grootste uitdaging voor bedrijven die Het Nieuwe Werken willen introduceren.”
gebouw een klein kantoor,” vertelt Sturman. “Meer hebben we niet nodig, omdat we veel online doen en flexplekken gebruiken.” Het interview met Smulders en Sturman vindt niet plaats in het kantoor, maar in open ruimte waar de flexplekken zich bevinden. Het kost moeite om vrije plaatsen te vinden in de grote ruimte. Overal zijn mensen in groepjes aan het overleggen, presentaties aan het bekijken, ze voeren
‘Anders met elkaar samenwerken vormt de grootste uitdaging’ Moneypenny past zelf overigens toe wat het predikt. De medewerkers werken grotendeels virtueel. Kantoor houden ze in Spaces aan de Amsterdamse Zuidas, waar alles draait om flexibel werken. “We hebben boven in dit Sp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
12
gesprekken of ze zijn alleen of samen bezig op hun laptops, mobiele telefoons of tablets.
Empowerment Minder vierkante meter eigen kantoor is
natuurlijk slechts een van de grote voordelen van Het Nieuwe Werken, weten beide vrouwen. Nog veel grotere voordelen zijn te behalen als organisaties durven te sleutelen aan de manier van werken en de wijze waarop de werknemers samenwerken, is de theorie van Moneypenny. “Dat nieuwe werken en samenwerken stelt vooral eisen aan leidinggevenden, want die moeten hun medewerkers anders gaan sturen,” zegt Smulders. “Daarbij is het vooral belangrijk om heel helder te hebben wat de doelstelling van de organisatie is en wat de daarbij behorende randvoorwaarden zijn om dat doel te bereiken.” Sturman noemt dat Het Nieuwe Werken grotendeels gaat om de empowerment van medewerkers. “Je geeft ze de ruimte om met goede oplossingen te komen. Een mooi voorbeeld daarvan is het zelf roosteren. In de meeste bedrijven bepaalt de manager de planning, maar als je als leidinggevende de randvoorwaarden vast-
stelt en het de medewerkers laat doen, creëer je extra verantwoordelijkheid.” De leidinggevende stuurt alleen bij als het team er niet gezamelijk uitkomt. Dan confronteert hij of zij de mensen en zet ze opnieuw aan het werk.
Stip op de horizon “Waar het om gaat is dat je als organisatie kijkt: waar willen we naartoe en hoe doen we dat? Wat zijn strategische uitdagingen, hoe gaan we daarmee om en hoe vertalen we die naar de manier van werken en samenwerken?” geeft Smulders aan. “Je moet een stip op de horizon hebben. Dat is een belangrijk startpunt.Want als je die hebt dan heb je een kapstok waaraan je allerlei initiatieven kunt ophangen.”
Efficiënter vergaderen Een van die initiatieven kan zijn om vergaderingen efficiënter te organiseren. Als medewerkers elkaar niet meer elke dag zien, stelt dat namelijk andere eisen aan
de manier van delen van kennis en informatie en de communicatie. Sturman: “Mensen denken over het algemeen dat ze alle vergaderingen face-to-face moeten doen. Dat hoeft helemaal niet. Afhankelijk van wat het doel is, kan het ook heel goed online. De technologie is er, maar het blijkt vaak een drempel om die te gebruiken. Dat is jammer, want hier valt snel winst te behalen.” Moneypenny Consulting & Training begeleidt organisaties onder meer bij dit proces, waarbij in een tijdsbestek van één tot drie maanden verschillende vergadervormen online en offline worden afgewisseld. Mensen ervaren op deze manier zelf wat het verschil is en wat online vergaderen oplevert aan reistijd, gemak qua planning en natuurlijk efficiency. “Op deze manier blijft het veel beter hangen,” constateert Smulders. “Mensen komen daardoor in beweging en gaan zelf experimenteren. En uiteindelijk komen ze een beetje los uit het vaste patroon.” l
Moneypenny Moneypenny is in 2000 opgericht. Het bedrijf bestaat uit twee delen: het uitzendbureau en het onderdeel Consulting & Training. Moneypenny Consulting & Training begeleidt organisaties, leidinggevenden en teams bij een succesvolle invoering en toepassing van Het Nieuwe Werken. Ze ontwikkelden hiervoor onder meer het HNW-volwassenheidsmodel. Dat model helpt om Het Nieuwe Werken naar een hoger plan te brengen. Kijk voor meer informatie op www.moneypenny.nl.
S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
13
BYOD
Pas op met de eigen laptop Direct en veilig toegang hebben tot het bedrijfsnetwerk met privĂŠlaptops en -tablets is een speerpunt voor veel organisaties. Hoe kan dat veilig?
Sp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
14
H
et plannen en realiseren van BYOD (Bring Your Own Device) eindigt niet met een papieren beleidsstuk. Ook als IT-afdeling kun je er vaak al niet omheen, gewoonweg omdat collega’s hun eigen tablet, smartphone of zelfs laptop meenemen naar de zaak. Er kleven gevaren aan BYOD; wat dacht je van de volgende nadelen: • Als je een privétoestel verbindt met een kantoornetwerk, bijvoorbeeld Exchange (e-mail), dan kan de beheerder van die technische omgeving ook invloed uitoefenen op je apparaat. Van het instellen van een vereist wachtwoord tot zelfs het uitschakelen van wifi en cameramogelijkheden op het apparaat. Het is natuurlijk meer dan vreemd dat je zelf een apparaat aanschaft en dat een beheerder vervolgens bepaalt wat je wel en niet mag doen. Aan de andere kant is het ook wel logisch
• Minder technisch, maar zeker zo belangrijk is dat mobiele apparaten veel druk leggen op werkprivé-balans van jezelf en je collega’s. Als alternatief hoor je vaak dat organisaties kiezen voor een CYOD (Choose Your Own Device)-beleid, waarbij iedereen een door de werkgever geselecteerd zakelijk apparaat ter beschikking krijgt. Zo kan IT betere ondersteuning bieden en makkelijker invloed uitoefenen op wat wel en niet mag/ kan. Voorkom wel dubbele apparaten. Je kent het wel, mensen die een telefoon van de zaak hebben liggen naast de privételefoon en een eigen tablet mee naar de zaak nemen, maar ook een tablet van de zaak hebben. Maak dus afspraken over privégebruik van die apparaten. Los van alle voor- en nadelen van het meenemen van een tablet is het belangrijk de onderstaande
Het is lastig ervoor te zorgen dat bring your own device veilig kan dat je je aan regels moet houden wanneer je wilt werken met een apparaat dat niet wordt beheerd door diezelfde organisatie. • Voor IT is het vrijwel onmogelijk om afdoende ondersteuning te bieden aan alle mogelijke soorten apparaten en besturingssystemen, laat staan aan alle apps. Er zijn veel afspraken die je zult moeten maken. Van ‘wie configureert het apparaat zodat het zakelijk gebruikt kan worden’ tot ‘welke systemen geven we toegang; hoe gaan we de beveiliging, mobile device management en appbeheer regelen’. • Het opzetten van een goed beveiligingsprogramma in een BYOD-omgeving is lastig en kostbaar. Wanneer een organisatie onvoldoende aandacht heeft voor de beveiligingsaspecten en gewoon apparaten configureert, dan is het risico op toekomstige kosten om de problemen op te lossen vele malen groter.
tips in acht te nemen bij het gebruik van je privéapparaat.
Tip 1: Stel een wachtwoord in Ook al vind je het oprecht onhandig, stel toch altijd een code in voor je mobiele apparaat, bij voorkeur zelfs een echt wachtwoord in plaats van een viercijferige code.
Tip 2: Doen: e-mailhandtekening Als je een e-mail stuurt via een tablet of mobiele telefoon, dan staat er automatisch onder de email ‘Verzonden vanaf mijn iPad/iPhone’. Dat is handig: je antwoordt via een telefoon veelal iets korter en bondiger. Het is goed dat de ontvanger dat kan duiden, maar het kan veel professioneler. Je kunt je e-mailhandtekening (net als in Outlook) naar eigen wens aanpassen, helaas vooralsnog nog zonder logo’s en afbeeldingen. S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
15
Over vrijheid, betrokkenheid en verantwoordelijkheid
ijven Inschrm er met seen men
=
G! KORTIN
2013 CONGRES Over Het Nieuwe Werken
19 november 2013 / NBC Nieuwegein
Meer informatie en inschrijven:
www.ohnw.nl/congres over Het
Nieuwe Werken
Opleiding Leer effectiever werken en papierloos vergaderen met de iPad op 10 oktober in Utrecht. http://www.vakmedianetshop.nl/opleidingen/gids/details.asp?pr=17580
balans te vinden tussen werk en privé. Om deze tip kracht bij te zetten wil ik graag dat je het e-mailicoon zo instelt, dat het niet het aantal ongelezen berichten weergeeft. Als je de iPad op de bank tijdens privétijd gebruikt, ben je eerder geneigd nog even naar je e-mail te kijken als daar een getal staat met het aantal ongelezen berichten. Je kunt deze melding (het zogenoemde ‘badge app symbool’) uitzetten.
Tip 6: Train tablet gebruikers
Tip 3: To Cloud or not to Cloud Informeer bij je werkgever of IT-afdeling welke spelregels er zijn voor het gebruik van mobiele apparatuur. Vraag bijvoorbeeld welke clouddiensten je mag gebruiken, en welke niet. Bij vertrouwelijke en privacygevoelige stukken is het aan te raden om diensten zoals Dropbox niet te gebruiken. Veel ondernemingen kiezen ervoor clouddiensten als Dropbox te verbieden. Het vraagt vaak veel kennis van eindgebruikers om te begrijpen waar iets wordt opgeslagen en wat wel en wat niet op Dropbox kan. Dat wil niet zeggen dat het niet wordt gebruikt. Collega’s experimenteren met tools die wellicht minder veilig zijn. Dropboxgebruikers moeten wel onthouden: “als iets gratis is, ben je vaak niet de klant, maar het product”.
Tip 4: Archiveren op je tablet? Een tablet kun je het beste zien als een vervanger van een stapel papier onder je arm. Zorg er dus voor dat je een tablet niet gebruikt als een archiefsysteem. Je hebt enkele (kopie) documenten nodig om bijvoorbeeld in de trein te lezen. Je tablet is hoogstens een schaduwarchief, en de eigenschap van een schaduwarchief is dat je de inhoud ervan zonder enige twijfel weg kunt gooien. Zorg er dus voor dat je de stukken die wel in je archief / informatiehuishouding van je organisatie thuishoren, overbrengt. Zo kun je bij verlies (zie tip 3) ook zonder enige twijfel je apparaat op afstand wissen. Je bent toch niets kwijt wat je niet kunt reproduceren.
Tip 5: Laat je niet gek maken We lijken tegenwoordig allemaal wel e-mailverslaafd, zeker met een telefoon en tablet waarmee je e-mail kunt lezen. Vraag je eens af hoe vaak je per dag kijkt of er nog iets nieuws is binnengekomen. En hoe snel heb jij ’s ochtends voor je ontbijt al je mail een keer gecheckt? Zeg eens eerlijk! Als je het bij gaat houden schrik je van het aantal keer dat je moet turven. Belangrijk is een goede
Gebruikers hebben vaak veel vragen en als organisatie wil je hen duidelijk maken wat de spelregels zijn. Zorg er dus voor dat gebruikers weten wat de spelregels zijn, hoe ze het apparaat veilig kunnen gebruiken en natuurlijk wat de beste tips en trucs zijn voor het werken met een tablet.
Tip 7: Fiscaal Fiscaal is er veel te doen over het onderwerp tablet. De fiscus heeft al diverse bedrijven op de vingers getikt dat iPads zijn aangeschaft, zonder dat voldoende aannemelijk was dat de apparaten ook privé (of beter gezegd te veel privé) gebruikt worden. In de huidige regelgeving (juni 2013) wordt een tablet groter dan 17,8 centimeter gezien als een computer. Dat wil zeggen dat een tablet aantoonbaar meer dan 90% zakelijk gebruikt moet worden, om belastingvrij te kunnen verstrekken.
Laat de werknemer een kleine eigen bijdrage betalen Gelukkig is staatssecretaris Weekers van het ministerie van Financiën sinds maart bezig met het moderniseren van deze wetgeving. De essentie van het voorstel van Weekers is dat wanneer een tablet noodzakelijk is bij het werk, deze kan worden verstrekt (noodzakelijkheidscriterium). Als je als organisatie kunt aantonen dat je ‘papierloos gaat werken’ of bijvoorbeeld zoals ik training geeft in gebruik van de tablet, pakt deze regeling gunstig uit. Verder kunnen de onderstaande tips helpen: • Sluit een overeenkomst tussen werkgever en gebruikers voor het gebruik en onderhoud. • Laat de werknemer een kleine netto eigen bijdrage betalen, hierdoor ligt de bewijslast voor een hoger privégebruik bij de Belastingdienst. ●
Bouke van Kleef, directeur AVK, is trainer, workshopleider en innovatiecoach. S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
over Het
Nieuwe Werken
17
Visie
Zo houd je de verbinding met het bedrijf Dat Het Nieuwe Werken niet hetzelfde is als thuiswerken is duidelijk. “Het omvat veel meer dan dat, je moet het in perspectief zien binnen grotere ontwikkelingen”, aldus Martijn de Wildt, oprichter van trainings- en adviesbureau Qidos. Tekst Tamar Löcke
V
olgens De Wildt moet je Het Nieuwe Werken binnen een groter geheel zien. “Ik zie Het Nieuwe Werken goed passen bij de vervolgstap na de kenniseconomie. We gaan van de kenniseconomie richting een talenteneconomie. Daarin ligt de focus veel meer op wat jij als persoon, met je eigen unieke eigenschappen en talenten, kunt bijdragen. Daarom is het belangrijk dat iemand ook de kans krijgt om die eigenschappen en talenten optimaal te ontwikkelen en benutten. Het Nieuwe Werken faciliteert daarbij.” Het Nieuwe Leren sluit hier ook helemaal op aan. “Vaak wordt er voor je bepaald wat je leert, waar, wanneer en hoe. Ik ben van mening dat iedereen anders leert en dus zelf moet kiezen wat voor hem of haar de beste wijze van leren is.”
Sociale cohesie Zijn eigen organisatie Qidos is vormgegeven langs de principes van Het Nieuwe Werken. De Wildt ziet hierbij drie belangrijke pijlers. “De eerste is verbinden vanSp e c i a l O ve r He t N ie uwe Werken - september 2013
18
uit visie. Waar wil je als organisatie naartoe; wat zijn je drijfveren? Coachen op output vanuit vertrouwen is een tweede. Abraham Lincoln zei al eens: het is beter mensen te vertrouwen en af en toe teleurgesteld te worden, dan om niet te vertrouwen en je ongelukkig te voelen. Ruimte en verantwoordelijkheid binnen werkzaamheden en daarbij vertrouwen krijgen, spelen een belangrijke rol.
Het is belangrijk om verbinding te houden met elkaar, je moet uiteindelijk samen iets realiseren, meent De Wildt. Hoe belangrijk die verbinding is, zie je aan de ontwikkelingen bij Yahoo! Het internetbedrijf liet zijn personeel onlangs weten dat thuiswerken niet meer is toegestaan. Alle medewerkers die tot voor kort thuis aan de slag waren, keren daarom nu terug naar kantoor. De reden voor deze beslissing?
‘Het Nieuwe Werken is het vervolg op de kenniseconomie’ De derde pijler is ten slotte het zorgen voor sociale cohesie. Wij hebben geen medewerkers in loondienst of een vast kantoor, maar we hebben wél een vast netwerk waarbij we met elkaar werken in en aan het team. We noemen dat ook wel vrijheid vanuit verbondenheid.”
“Ze verloren de verbinding met de organisatie en met elkaar.” Om dat te voorkomen geeft De Wildt aan dat ook een andere manier van leidinggeven nodig is. “Hierbij staat centraal hoe je er als leidinggevende voor zorgt dat medewerkers optimaal kunnen presteren. De manier waarop
je dat bereikt, verschilt per persoon. Waar je op moet blijven letten is dat iemands toegevoegde waarde binnen de organisatie duidelijk blijft; de unieke eigenschappen dus.”
Mensen maken het verschil Bij Het Nieuwe Werken wordt vaak gesproken over de termen ‘bricks’, ‘bytes’ en ‘behavior’. Denk bij ‘bricks’ aan alles dat te maken heeft met gebouwen en het kantoor, zoals huisvesting, werkplekverdeling en inrichting. ‘Bytes’ staat voor het gebruik van ICT en techniek. Dus apparatuur, programma’s en verbindingen die het bijvoorbeeld mogelijk maken om op afstand te werken en informatie uit te wisselen. ‘Behaviour’ is minder tastbaar en gaat over het gedrag en de houding van de mensen binnen een organisatie. Voor De Wildt is met die drie termen de lading nog niet volledig gedekt. “Ik wil zelf nog een woord aan dat rijtje toevoegen, namelijk ‘business’. Hiermee bedoel ik: welke doelstelling heeft de organisa-
tie en welke eigenschappen en talenten zijn er nodig om die doelstelling te bereiken? Daar wordt nog wel eens aan voorbijgegaan.” Door te werken volgens Het Nieuwe Werken is het mogelijk om kosten te besparen, zoals besparing van kantoorruimte, reiskosten en printkosten. Er bestaat nog twijfel over de nieuwe manier van werken, maar veel organisaties vinden vooral dit aspect aantrekkelijk. Zeker gezien de huidige economische situatie. Maar het moet niet de enige reden zijn om ermee te beginnen, legt De Wildt uit.
Kostenbesparing “Je ziet nogal eens dat Het Nieuwe Werken puur vanwege kostenbesparing wordt ingevoerd. Er zit dan helemaal geen andere gedachte achter. Natuurlijk valt er wel iets te besparen, maar als dat je enige drijfveer is, maak je niet het verschil. Het gaat er namelijk veel meer om wat je ermee wilt bereiken. Mensen maken daarbij uiteindelijk het verschil. Bij succesvolle voorbeelden merk je dat de
mens centraal staat, de ‘bricks’ en ‘bytes’ zijn faciliterend en de ‘business’ is leidend.” ●
Qidos Met advies, onderzoek, workshops, lezingen en trainingen helpt Qidos organisaties vooruit in strategie, beleid en cultuur op het gebied van diverse maatschappelijke thema’s. Kijk voor meer informatie op www.qidos.nl.
S pe c i a l O ve r H e t Ni e uwe We r ken - sep tem b er 2 0 1 3
19
BCA KORTING OP KUNST, CULTUUR & ENTERTAINMENT
UNIEKE ARBEIDSVOORWAARDE BIND, BOEI OF BELOON UW MEDEWERKERS
DAAROM BCA: MVO: steun en stimuleer kunst en cultuur Vitaliteit: verzorgt geestelijke fitness WKR: past binnen de werkkostenregeling
BC A B ESTA A 10 JA A T TRAKT R EN E E RT O P
10%
KORTI N OP OFFEG RTE* DE
BCA LEVERT: Wekelijks nieuw, divers en landelijk aanbod Meer dan 750 aanbiedingen per jaar Kortingen tot wel 60%
BCA
10
JAAR
*BCAI TRAKTEERT: Profiteer van deze BCA 10 jaar actie en vraag voor 1 november 2013 een offerte aan op: info@mijnbca.nl | 020 - 788 88 11 www.mijnbca.nl/bca-trakteert