Dr. Job Hoogendoorn Strategische Human Resource Planning En Prestatieverbetering (Zo krijgt U managers mee!) 25 november 2014 1
ONDER EEN PERSONEELPLAN VERSTAAN WE: 1: Een vertaling van de gevolgen van veranderingen in de omgeving van een organisatie via het te volgen strategisch beleid naar de effecten voor de personeelbehoeften 2: Een vertaling van het algemeen en strategisch beleid, operations en budget naar omvang, kwaliteit en locatie van personeelbehoeften 3: Een prognose van de toekomstige personeelbezetting, qua volume, competenties, allocatie en kenmerken/karakteristieken 4. Een prognose van de personele kosten en de relatie tot het beschikbaar budget 5. Een identificatie van actuele en toekomstige gaps tussen personeelbehoefte en personeelbeschikbaarheid
2
SEPT K/B analyse Strategy & Operat. Operation s Personeelbehoefte
Personeel aanwezig
Personele kosten
ONDER EEN PERSONEELPLAN VERSTAAN WE: 6: Een keuze van de gaps die nadere aandacht en een aanpak verdienen 7: Ontwikkeling van een of meer business cases voor gap(s) aanpak 8: Overleg, medezeggenschap en besluitvorming over de aanpak van gaps 9. Uitvoering van maatregelen en acties voor de reductie en sanering van gaps, monitoring van voortgang 10. Evaluatie van resultaten van interventies, van de reductie van gaps en van de bijdrage hiervan aan de algemene doelstellingen van het HR-beleid (bijv. diversiteit)
4
SHRP 1 evaluatie
SHRP uitvoering
SHRP besluiten
SHRP Buss.Case preparation SHRP Gaps
omgeving van de organisatie veranderingen in belangrijke factoren
algemeen beleid/ strategisch beleid.
grondstoffen fabrikaten technologie financiĂŤn
investeringen productie
algemeen personeelbeleid.
verkoop waardering beloning
personeelbehoeften taken/ functiesinstroom
taakmobiliteit
taken/ functiesuitstroom
beleving overleg ontwikkeling klimaat
personeelbeschikbaarheid personeelwerving
personelemobiliteit
personeelverloop
6
7
SHRP STAP 1: OMGEVINGSANALYSE
SEPT-ANALYSE K/B-ANALYSE BENCHMARKING
8
OMGEVINGSVARIABELEN (1): determinanten van omzet, takenvolume- en kostenontwikkeling. 1. ontwikkelingen in consumentengedrag 2. ontwikkelingen op afzetmarkten 3. koopkrachtontwikkeling 4. demografische ontwikkeling 5. rentabiliteitsontwikkeling 6. prijsbeleid van concurrenten 7. assortiments- en investeringsbeleid concurrenten 8. technologische ontwikkeling
9
OMGEVINGSVARIABELEN (2): determinanten van omzet, takenvolume- en kostenontwikkeling. 9. Arbeidsmarktontwikkeling 10. Loonkostenontwikkeling 11. Inkoopkostenontwikkeling 12. Rentekostenontwikkeling 13. Energiekostenontwikkeling 14. Ontwikkelingen in overheidsbeleid 15. Ontwikkelingen in valutaverhoudingen
10
Inwerking van omgevingsvariabelen
• Inkoop • Lonen • Rente • Energie • Valuta’s
• Demografie • Koopkracht • Cons. Gedrag • Afzetm. Ontw. • Rentabiliteit. Cl.
• Prijsbeleid Concurrenten • Invest. & Assortim. Conc. • Arbeidsmarkt-ontwikk. • Technologische ontwikk. • Ontwikk. Overheidsbeleid
Kosten
Omzet Personeelsbehoefte
11
SHRP STAP 2: STRATEGIE ANALYSE
OMZET-PROGNOSE PRODUCTIE-PROGNOSE INVESTERINGS-ANALYSE
12
Strategisch beleid
financieringsplan marktonderzoek investerings- en productieplan, product range inkoopkosten
marketing- en verkoopplan omzet resultaat
personeelsbudget
13
SHRP STAP 3: BEPALEN VAN DE PERSONEELBEHOEFTE VOLUME/FTE FUNCTIE-EISEN/PROFIELEN ALLOCATIE STRUCTUUR FUNCTIE-ONTWERPEN DIRECT/INDIRECT ZELF DOEN/UITBESTEDEN 14
Bepalen/prognose behoefte kwalitatief: instrumenten aan de behoeftekant: -
functie-analyse
-
functie-waardering/profilering
-
evaluatie middelen/faciliteiten
-
evaluatie functie-ontwerpen
-
evaluatie organisatie-ontwerp
-
bedrijfsvergelijking van opleidingsstructuren
-
prognose toekomstige eisen
15
SHRP STAP 3A: BEPALEN VAN DE PERSONEELBEHOEFTE KWANTITATIEF TAKENVOLUME PRODUCTIVITEITSNORMEN TIJDBESTEDINGSNORMEN BENCHMARKS 16
Personeelbehoefte Geplande Output Normatieve Output / fte
Gepland aantal cliĂŤnten Normaal aantal cliĂŤnten / fte
17
Normatieve Output Normatieve Output kan men baseren op: • Haalbaarheidsschattingen • Productiviteitshistorie • Bedrijfsvergelijking Tijdbestedingsanalyse Onderhandelen & Compromis
18
Productiviteitsnormen DIENEN AANGEPAST TE WORDEN VOOR:
• • • •
Zelfstandig in- en doorleren Introduktie-inspanning Intensiteit opleiding/training Mutaties in taakvolume & tijdbesteding per taak T.G.V. -grondstoffen-verandering -produkt-ontwikkeling -technologie-ontwikkeling -vernieuwing werkmethoden • Verminderde belastbaarheid door ouder worden / handicaps 19
Arbeidsproductiviteit Gerealiseerde Productie Beschikbare uren of fte’s Ceteris paribus: Kwaliteit en innovatie (?)
20
Personeelbehoefte Gepland aantal open uren Netto beschikbare uren / fte
Gepland aantal project-uren Netto beschikbare uren / fte
21
Personeelbehoefte
Aantal taken X normatieve tijdbesteding / taak (gemiddelde) netto beschikbare uren / fte
22
Heterogene Taken Bij verschillende tijdsbestedingen aan verschillende volumes van taken kan gewerkt worden met: (Vt1 X Tt1) + (Vt2 X Tt2) + .. (Vtn X Ttn) Netto beschikbare uren / fte
Waarbij:
V = Volume T = Tijdsbesteding t = Taak 23
Indirekten Voor de bepaling van de behoefte aan indirecte medewerkers kan uitgegaan worden van het diensten-model
Behoefte aan indirecten is: Aantal directe medewerkers Normatief aantal directe medewerkers / fte indirect
24
Productieve Uren :
Gerealiseerde productie Productienorm per uur
25
Bezettingsgraad:
netto productieve uren netto beschikbare uren
26
DIS-/ECONOMIES OF SCALE ECONOMY OF SCALE: EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BENEDENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET DIS-ECONOMY OF SCALE EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BOVENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET
27
SHRP STAP 4: BEPALEN VAN DE PERSONEELBESCHIKBAARHEID: VOLUME COMPETENTIES ALLOCATIE KENMERKEN 28
Bepalen/prognose beschikbaarheid kwantitatief: instrumenten beschikbaarheidskant: -
contracturen per werknemer (cao/iao)
-
arbeidsmarktonderzoek, verloopprognose
-
registratie verlof/bijzonder verlof
-
aanwezigheids/verzuim-registratie
-
registratie netto beschikbare uren
-
registratie netto productieve uren
29
Netto personeelbeschikbaarheid:
52 x contracturen per week - vakantierechten & a.t.v. - feestdagen - ziekteverzuim - buitengewoon verlof - opleiding en overleg - afwijkingen van norm
30
Bepalen/prognose beschikbaarheid kwalitatief:
instrumenten beschikbaarheidskant: - functioneringsbeoordeling - curriculum vitae analyse - analyse van ervarings- en anciĂŤnniteits-opbouw en verloop - potentieel beoordeling - satisfactie/motivatie-onderzoek - belangstellingsregistratie
31
SHRP STAP 5: BEPALEN VAN DE PERSONELE KOSTEN:
PERSONEELSVOLUME LOONKOSTEN PER FTE INITIELE LOONKOSTENSTIJGING LOONDRIFT 32
SHRP STAP 6: BEPALEN VAN GAPS:
KWANTITATIEVE GAPS KWALITATIEVE GAPS ALLOCATIE GAPS BUDGET-KOSTEN GAPS 33
SHRP STAP 7: BUSINESS CASES VOOR AANPAK VAN GAPS: OPTIES VOOR AANPAK GAPS KOSTEN EN BATEN RISICO’S /ALTERNATIEVEN TOEGEVOEGDE WAARDE 34
Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid langs de behoefte/beleidskant: - meer verkoopinspanning - lagere prijzen/meer kwaliteit - meer research & development - introductie nieuwe producten - vervroegen introductieplannen
35
Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid
langs de behoefte/beleidskant: - vergroten voorraad - pooling, samenwerking - sub-contracting - koop bedrijven (met beschikbaarheidstekort/ voldoende o.h.w./orderportfolio)
36
Opties voor oplossing overschotfrictie behoefte < beschikbaarheid langs de beschikbaarheidskant: - selectieve werving/wervingstop - minder inleen- en uitzendarbeid - opzeggen tijdelijk contracten - verloopstimulering (verminder binding, arbeidsvoorwaardenaanpassing) - collegiale doorlening - start eigen uitzendbureau
37
Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid langs de beschikbaarheidskant: - vertrekpremies, v.u.t.-speciaal - outplacement - job creation - buy-out, verzelfstandiging - fusie, samenwerking, verkoop - gedwongen ontslag (indiv./coll.)
38
Opties voor oplossing kwaliteits-tekort fe > cap langs de beschikbaarheidskant: - stimuleren self-development - opleiding, training, vorming - management development - upgrading selectie bij werving - overplaatsing/demotie - ontslag en vervanging
39
Opties voor oplossing kwaliteits-tekort fe > cap
langs de behoefte/beleidskant: - organisatie/werkstructurering - functieversmalling/verlichting - reductie van eisen door volume/ kwaliteitsaanpassing - afstoten van veeleisende taken
40
Opties voor oplossing kwaliteits overschot fe < cap langs de beschibaarheidskant: -
meer overplaatsen/rotations
-
minder otv-acties/stimulansen
-
downgrading selectie-eisen
-
vertrekstimulansen/ontslag en vervanging
41
Opties voor oplossing kwaliteits-overschot fe < cap langs de behoefte/beleidskant - organisatie/werkstructurering - functieverbreding/verzwaring - meer taak/functie-roulatie - productiviteitsnormen omhoog - kwaliteitsnormen omhoog - meer research & development
42
Opties voor oplossing allocatie-fricties naar moment van behoefte/beschikbaarheid langs de beschikbaarheidkant: -
aanpassen roosters en werktijdregelingen
-
be誰nvloeden verlof/atv-opname
-
introductie a/b/c/-weken
-
andere mix full/part-timers
43
Opties voor oplossing allocatie-fricties naar moment van behoefte/beschikbaarheid langs de behoefte/beleidskant: - aanpassen productie-planning - voorraadvorming bij beschikbaarheid > behoefte - voorraadafbouw bij beschikbaarheid < behoefte - be誰nvloeding consumptie-moment
44
Opties voor oplossing allocatie-fricties binnen organisatie of geografisch langs de beschikbaarheidkant: - tijdelijk rouleren/overplaatsen - detacheren - definitief overplaatsen - pendelen/pendelservice - verhuizen medewerkers
45
Opties voor oplossing allocatie-fricties binnen organisatie of geografisch langs de behoefte/beleidskant: - verplaatsen van taken/functies - integratie functies/afdelingen - verhuizen activiteiten - verhuizen/integratie bedrijven
46
SHRP STAP 8: BESLUITVORMING OVER BUSINESS CASES: OVERLEG MEDEZEGGENSCHAP BESLUITEN OVER DOELEN, MIDDELEN en TIJDSCHEMA’S OPERATIONALISERING/ STREEFCIJFERS
47
Doelstellingen personeelplanning 1. veilig stellen van kwantitatieve personeelvoorziening ten behoeve van door de onderneming voorgenomen activiteiten en taken 2. het scheppen van een redelijk evenwicht tussen de aan deze taken verbonden functieeisen en capaciteiten van medewerkers 3. een redelijke verdeling van de werkbelasting en functie-eisen tussen afdelingen en medewerkers 4. een zo goed mogelijke afstemming tussen de loopbaanwensen van medewerkers en door de onderneming te bieden loopbaanmogelijkheden 5. een zodanige personeelbezetting dat wijzigingen in aard en omvang van de personeelbehoeften snel en adequaat opgevangen kunnen worden 48
Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbehoeften: -
personeelbehoefte totaal in f.t.e.
-
aantal voltijdformatieplaatsen
-
aantal deeltijdformatieplaatsen
-
gemiddelde aantal uren per deeltijdplaats
-
opleidingsstructuur personeelbehoefte
-
functiewaardestructuur
-
gemiddelde functiewaarde
49
Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbehoeften: -
aantal toezichthoudende functies
-
gemiddelde span of control
-
ratio direct/indirect productieve plaatsen
-
instroom nieuwe taken in f.t.e.
-
uitstroom vervallende taken in f.t.e
-
volume werkstructurering in f.t.e.
-
volume organisatie-structurering in f.t.e.
50
Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbezetting: -
personeelbezetting in aantal medewerkers
-
aantal mannen en vrouwen
-
aantal voltijd- resp. deeltijdmedewerkers
-
gemiddeld aantal uren per deeltijdwerker
-
leeftijdsstructuur
-
opleidingsstructuur personeelbezetting
-
overwerkvolume in f.t.e.
-
hoeveelheid uitbesteed werk in f.t.e
51
Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbezetting: -
ziekteverzuim in f.t.e
-
volume uitzendarbeid in f.t.e.
-
aantal promoties resp. demoties
-
aantal overplaatsingen resp. job rotations
-
opleidingsinspanning (mandagen of budget)
-
personeelverloop in f.t.e
-
bezettingsgraad (netto beschikbaar versus productief)
-
personeelwerving in f.t.e.
52
Voorbeeld streefcijfers voor personeelplanning voor 2015 1. personeelgroei <=100 2. gem. aantal uitzendkrachten <=100 3. personeelverloop >=6% 4. deeltijdmedewerkers >=10% 5. daling wervingskosten per vacature >=10% 6. doorstromers/job rotation >=400 7. cursistmensdagen (intern) >=12000 8. PW-ers in dienst >=120 9. groei van het aantal arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd: 0 10. gemiddelde leeftijd <=35 jaar
53
Personeelplan 2015 aspecten personeelplan
verloop ziekteverzuim bezettingsgraad overplaatsingen opleidingen
situatie 2014
6,0 % 6,9 % 79,0 % 3,0 % 10.000 dgn
situatie 2015 bij ongewijzigd beleid 5,5 % 6,4 % 80,0 % 3,0 % 11.000 dgn
streefcijfer/ streefsituatie 2015 5,7 % 6,4 % 82,0 % 4,0 % 12.000 dgn
54
Middelen per streefcijfer/streefsituatie streefcijfer/ streefsituatie 2015 verloop 5,7%
middelen om streefcijfer/st situatie te realiseren 30% vacatures aanbieden als deeltijdbanen ( <=32 uur p.w.)
bezettingsgraad 82%
15% van alle vacatures niet opnieuw bezetten; aantal uitzendkrachten met 20% verminderen
overplaatsingen 4%
starten met jonge medewerkerspool van 500 deelnemers
55
Streefcijfers personeelplan 2015 (in mensjaren en %)
bezetting <=+100
(26.269)
organisatie/werkstruc turering >=5% (1300) promoties >=1,5% (400) werving <=6,4% (1700)
overplaatsing/ job rotation <=2% (520)
verloop >=6% (1600)
demoties >= 0,1% (26) 56
opleiding/md >=1% (260)
SHRP STAP 9: IMPLEMENTATIE VAN SHRP-INTERVENTIES: PROJECT MANAGEMENT MONITORING VOORTGANGSBEWAKING/ RAPPORTAGE BIJSTURING 57
Problemen bij personeelplanning 1. Goed zicht op de ontwikkeling van het activiteiten/taken-pakket van de onderneming 2. Ontwikkeling van omzet, kosten en rentabiliteit (financiĂŤle ruimte voor personele kosten 3. Ontwikkeling van toegepaste productietechnologie (veranderingen in omvang, maar vooral ook aard van de personeelbehoefte) 4. Vaststellen en updaten van productiviteitsen kwaliteitsnormen 5. Meten van feitelijke productiviteit en voorspellen ontwikkeling
58
Problemen bij personeelplanning 6. Wijzigingen in relevante wetgeving of c.a.o.-afspraken 6. Volgen van ontwikkeling kwalificaties van extern arbeidsaanbod 8. Aanwezigheid relatief hooggespannen loopbaanverwachtingen en beperkte loopbaanmogelijkheden 9. Beperkte mobiliteitsbereidheid, bereidheid tot acceptatie taakverandering, studiebereidheid, verwerkbereidheid etc.(cultuur) 10. Beperkte grip op machts- en invloedsverhoudingen, die leiden tot integrale verdelingen van werklast en functie-eisen over afdelingen en medewerkers
59
SHRP STAP 10: EVALUATIE VAN SHRP-INTERVENTIES EN RESULTATEN: EFFECTIVITEIT EFFICIENCY FLEXIBILITEIT LEGITIMITEIT ALIGNMENT EN TOEGEVOEGDE WAARDE 60
Performance Management/ Performance Analyse:
CONTEXT
Oorzaken/determinanten
Performanc everklaring
?
?
Werkelijkheid/ gevolgen (performance) 61
PERFORMANCEMANAGMENT; TARGETS EN INTERVENTIES CONTEXT OORZAKEN/DETERMINANTEN
WERKELIJKHEI D Performanc e gap WENSSITUATIE
? ?
Resultaten (beoogd/niet beoogd)
Beleid/interventies/m aatregelen
Targets en interventies
62
Voorwaarden voor de implementatie van personeelplanning 1. een of meer initiatiefnemers / voortrekkers 2. ruimte en draagvlak voor initiatief 3. betrokkenheid en steun directie / bestuur 4. voldoende deskundigheid en ervaring 5. (als niet 4) training en/of advisering 6. goede begripsvorming rond planning-begrippen 7. correcte informatie over actuele situatie 8. correcte beeldvorming van planning-problemen 9. erkenning concreet probleem met baten-potentie
63
Voorwaarden voor de implementatie van personeelplanning 10. duidelijke doelstelling voor probleemoplossing 11. steun (voor 10) van lijnmanagement en or of mc 12. voldoende menskracht en budgettaire middelen 13. adequate instrumenten en voortgangsinformatie 14. duidelijke taakstelling & verantwoordelijkheid 15. multi-discipline communicatie- & overlegstructuur 16. voldoende voortgangsbewaking en -controle 17. sancties en incentives voor (niet)-meewerken 18. voldoende evaluatie en bijsturing
64