Opp strategische hr planning en prestatieverbetering door job hoogendoorn

Dr. Job Hoogendoorn Strategische Human Resource Planning En Prestatieverbetering (Zo krijgt U managers mee!)

25 november 2014 1

ONDER EEN PERSONEELPLAN VERSTAAN WE: 1: Een vertaling van de gevolgen van veranderingen in de omgeving van een organisatie via het te volgen strategisch beleid naar de effecten voor de personeelbehoeften 2: Een vertaling van het algemeen en strategisch beleid, operations en budget naar omvang, kwaliteit en locatie van personeelbehoeften 3: Een prognose van de toekomstige personeelbezetting, qua volume, competenties, allocatie en kenmerken/karakteristieken 4. Een prognose van de personele kosten en de relatie tot het beschikbaar budget 5. Een identificatie van actuele en toekomstige gaps tussen personeelbehoefte en personeelbeschikbaarheid

2

SEPT K/B analyse Strategy & Operat.

Operation s Personeelbehoefte

Personeel aanwezig

Personele kosten

ONDER EEN PERSONEELPLAN VERSTAAN WE: 6: Een keuze van de gaps die nadere aandacht en een aanpak verdienen 7: Ontwikkeling van een of meer business cases voor gap(s) aanpak 8: Overleg, medezeggenschap en besluitvorming over de aanpak van gaps 9. Uitvoering van maatregelen en acties voor de reductie en sanering van gaps, monitoring van voortgang 10. Evaluatie van resultaten van interventies, van de reductie van gaps en van de bijdrage hiervan aan de algemene doelstellingen van het HR-beleid (bijv. diversiteit)

4

SHRP 1 evaluatie

SHRP uitvoering

SHRP besluiten

SHRP Buss.Case preparation SHRP Gaps

omgeving van de organisatie veranderingen in belangrijke factoren

algemeen beleid/ strategisch beleid.

grondstoffen fabrikaten technologie financiĂŤn

investeringen productie

algemeen personeelbeleid.

verkoop waardering beloning

personeelbehoeften taken/ functiesinstroom

taakmobiliteit

taken/ functiesuitstroom

beleving overleg ontwikkeling klimaat

personeelbeschikbaarheid personeelwerving

personelemobiliteit

personeelverloop

6

7

SHRP STAP 1: OMGEVINGSANALYSE

SEPT-ANALYSE K/B-ANALYSE BENCHMARKING

8

OMGEVINGSVARIABELEN (1): determinanten van omzet, takenvolume- en kostenontwikkeling.

1. ontwikkelingen in consumentengedrag 2. ontwikkelingen op afzetmarkten 3. koopkrachtontwikkeling 4. demografische ontwikkeling 5. rentabiliteitsontwikkeling 6. prijsbeleid van concurrenten 7. assortiments- en investeringsbeleid concurrenten 8. technologische ontwikkeling

9

OMGEVINGSVARIABELEN (2): determinanten van omzet, takenvolume- en kostenontwikkeling.

9. Arbeidsmarktontwikkeling 10. Loonkostenontwikkeling 11. Inkoopkostenontwikkeling 12. Rentekostenontwikkeling 13. Energiekostenontwikkeling 14. Ontwikkelingen in overheidsbeleid 15. Ontwikkelingen in valutaverhoudingen

10

Inwerking van omgevingsvariabelen

• Inkoop • Lonen • Rente • Energie • Valuta’s

• Demografie • Koopkracht • Cons. Gedrag • Afzetm. Ontw.

• Rentabiliteit. Cl.

• Prijsbeleid Concurrenten • Invest. & Assortim. Conc.

• Arbeidsmarkt-ontwikk.

• Technologische ontwikk.

• Ontwikk. Overheidsbeleid

Kosten

Omzet Personeelsbehoefte

11

SHRP STAP 2: STRATEGIE ANALYSE

OMZET-PROGNOSE PRODUCTIE-PROGNOSE INVESTERINGS-ANALYSE

12

Strategisch beleid

financieringsplan marktonderzoek investerings- en productieplan, product range inkoopkosten

marketing- en verkoopplan omzet resultaat

personeelsbudget

13

SHRP STAP 3: BEPALEN VAN DE PERSONEELBEHOEFTE VOLUME/FTE FUNCTIE-EISEN/PROFIELEN ALLOCATIE STRUCTUUR FUNCTIE-ONTWERPEN DIRECT/INDIRECT ZELF DOEN/UITBESTEDEN 14

Bepalen/prognose behoefte kwalitatief: instrumenten aan de behoeftekant: -

functie-analyse

-

functie-waardering/profilering

-

evaluatie middelen/faciliteiten

-

evaluatie functie-ontwerpen

-

evaluatie organisatie-ontwerp

-

bedrijfsvergelijking van opleidingsstructuren

-

prognose toekomstige eisen

15

SHRP STAP 3A: BEPALEN VAN DE PERSONEELBEHOEFTE KWANTITATIEF TAKENVOLUME PRODUCTIVITEITSNORMEN TIJDBESTEDINGSNORMEN BENCHMARKS 16

Personeelbehoefte Geplande Output Normatieve Output / fte

Gepland aantal cliĂŤnten Normaal aantal cliĂŤnten / fte

17

Normatieve Output Normatieve Output kan men baseren op: • Haalbaarheidsschattingen • Productiviteitshistorie • Bedrijfsvergelijking Tijdbestedingsanalyse Onderhandelen & Compromis

18

Productiviteitsnormen DIENEN AANGEPAST TE WORDEN VOOR:

• • • •

Zelfstandig in- en doorleren Introduktie-inspanning Intensiteit opleiding/training Mutaties in taakvolume & tijdbesteding per taak T.G.V. -grondstoffen-verandering -produkt-ontwikkeling -technologie-ontwikkeling -vernieuwing werkmethoden • Verminderde belastbaarheid door ouder worden / handicaps 19

Arbeidsproductiviteit Gerealiseerde Productie Beschikbare uren of fte’s Ceteris paribus: Kwaliteit en innovatie (?)

20

Personeelbehoefte Gepland aantal open uren Netto beschikbare uren / fte

Gepland aantal project-uren Netto beschikbare uren / fte

21

Personeelbehoefte

Aantal taken X normatieve tijdbesteding / taak (gemiddelde) netto beschikbare uren / fte

22

Heterogene Taken Bij verschillende tijdsbestedingen aan verschillende volumes van taken kan gewerkt worden met: (Vt1 X Tt1) + (Vt2 X Tt2) + .. (Vtn X Ttn) Netto beschikbare uren / fte

Waarbij:

V = Volume T = Tijdsbesteding t = Taak 23

Indirekten Voor de bepaling van de behoefte aan indirecte medewerkers kan uitgegaan worden van het diensten-model

Behoefte aan indirecten is: Aantal directe medewerkers Normatief aantal directe medewerkers / fte indirect

24

Productieve Uren :

Gerealiseerde productie Productienorm per uur

25

Bezettingsgraad:

netto productieve uren netto beschikbare uren

26

DIS-/ECONOMIES OF SCALE ECONOMY OF SCALE: EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BENEDENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET DIS-ECONOMY OF SCALE EEN PERSONEELBEHOEFTE, DIE BOVENPROPORTIONEEL TOENEEMT MET DE GROEI VAN HET TAKENPAKKET

27

SHRP STAP 4: BEPALEN VAN DE PERSONEELBESCHIKBAARHEID: VOLUME COMPETENTIES ALLOCATIE KENMERKEN 28

Bepalen/prognose beschikbaarheid kwantitatief: instrumenten beschikbaarheidskant: -

contracturen per werknemer (cao/iao)

-

arbeidsmarktonderzoek, verloopprognose

-

registratie verlof/bijzonder verlof

-

aanwezigheids/verzuim-registratie

-

registratie netto beschikbare uren

-

registratie netto productieve uren

29

Netto personeelbeschikbaarheid:

52 x contracturen per week - vakantierechten & a.t.v.

- feestdagen - ziekteverzuim - buitengewoon verlof - opleiding en overleg - afwijkingen van norm

30

Bepalen/prognose beschikbaarheid kwalitatief:

instrumenten beschikbaarheidskant: - functioneringsbeoordeling - curriculum vitae analyse - analyse van ervarings- en anciĂŤnniteits-opbouw en verloop - potentieel beoordeling - satisfactie/motivatie-onderzoek - belangstellingsregistratie

31

SHRP STAP 5: BEPALEN VAN DE PERSONELE KOSTEN:

PERSONEELSVOLUME LOONKOSTEN PER FTE INITIELE LOONKOSTENSTIJGING LOONDRIFT 32

SHRP STAP 6: BEPALEN VAN GAPS:

KWANTITATIEVE GAPS KWALITATIEVE GAPS ALLOCATIE GAPS BUDGET-KOSTEN GAPS 33

SHRP STAP 7: BUSINESS CASES VOOR AANPAK VAN GAPS: OPTIES VOOR AANPAK GAPS KOSTEN EN BATEN RISICO’S /ALTERNATIEVEN TOEGEVOEGDE WAARDE 34

Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid langs de behoefte/beleidskant: - meer verkoopinspanning - lagere prijzen/meer kwaliteit - meer research & development - introductie nieuwe producten - vervroegen introductieplannen

35

Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid

langs de behoefte/beleidskant: - vergroten voorraad - pooling, samenwerking - sub-contracting - koop bedrijven (met beschikbaarheidstekort/ voldoende o.h.w./orderportfolio)

36

Opties voor oplossing overschotfrictie behoefte < beschikbaarheid langs de beschikbaarheidskant: - selectieve werving/wervingstop - minder inleen- en uitzendarbeid - opzeggen tijdelijk contracten - verloopstimulering (verminder binding, arbeidsvoorwaardenaanpassing) - collegiale doorlening - start eigen uitzendbureau

37

Opties voor oplossing overschot-frictie behoefte < beschikbaarheid langs de beschikbaarheidskant: - vertrekpremies, v.u.t.-speciaal - outplacement - job creation - buy-out, verzelfstandiging - fusie, samenwerking, verkoop - gedwongen ontslag (indiv./coll.)

38

Opties voor oplossing kwaliteits-tekort fe > cap langs de beschikbaarheidskant: - stimuleren self-development - opleiding, training, vorming - management development - upgrading selectie bij werving - overplaatsing/demotie - ontslag en vervanging

39

Opties voor oplossing kwaliteits-tekort fe > cap

langs de behoefte/beleidskant: - organisatie/werkstructurering - functieversmalling/verlichting - reductie van eisen door volume/ kwaliteitsaanpassing - afstoten van veeleisende taken

40

Opties voor oplossing kwaliteits overschot fe < cap langs de beschibaarheidskant: -

meer overplaatsen/rotations

-

minder otv-acties/stimulansen

-

downgrading selectie-eisen

-

vertrekstimulansen/ontslag en vervanging

41

Opties voor oplossing kwaliteits-overschot fe < cap langs de behoefte/beleidskant - organisatie/werkstructurering - functieverbreding/verzwaring - meer taak/functie-roulatie - productiviteitsnormen omhoog - kwaliteitsnormen omhoog - meer research & development

42

Opties voor oplossing allocatie-fricties naar moment van behoefte/beschikbaarheid langs de beschikbaarheidkant: -

aanpassen roosters en werktijdregelingen

-

be誰nvloeden verlof/atv-opname

-

introductie a/b/c/-weken

-

andere mix full/part-timers

43

Opties voor oplossing allocatie-fricties naar moment van behoefte/beschikbaarheid langs de behoefte/beleidskant: - aanpassen productie-planning - voorraadvorming bij beschikbaarheid > behoefte - voorraadafbouw bij beschikbaarheid < behoefte - be誰nvloeding consumptie-moment

44

Opties voor oplossing allocatie-fricties binnen organisatie of geografisch langs de beschikbaarheidkant: - tijdelijk rouleren/overplaatsen - detacheren - definitief overplaatsen - pendelen/pendelservice - verhuizen medewerkers

45

Opties voor oplossing allocatie-fricties binnen organisatie of geografisch langs de behoefte/beleidskant: - verplaatsen van taken/functies - integratie functies/afdelingen - verhuizen activiteiten - verhuizen/integratie bedrijven

46

SHRP STAP 8: BESLUITVORMING OVER BUSINESS CASES: OVERLEG MEDEZEGGENSCHAP BESLUITEN OVER DOELEN, MIDDELEN en TIJDSCHEMA’S OPERATIONALISERING/ STREEFCIJFERS

47

Doelstellingen personeelplanning 1. veilig stellen van kwantitatieve personeelvoorziening ten behoeve van door de onderneming voorgenomen activiteiten en taken 2. het scheppen van een redelijk evenwicht tussen de aan deze taken verbonden functieeisen en capaciteiten van medewerkers 3. een redelijke verdeling van de werkbelasting en functie-eisen tussen afdelingen en medewerkers 4. een zo goed mogelijke afstemming tussen de loopbaanwensen van medewerkers en door de onderneming te bieden loopbaanmogelijkheden 5. een zodanige personeelbezetting dat wijzigingen in aard en omvang van de personeelbehoeften snel en adequaat opgevangen kunnen worden 48

Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbehoeften: -

personeelbehoefte totaal in f.t.e.

-

aantal voltijdformatieplaatsen

-

aantal deeltijdformatieplaatsen

-

gemiddelde aantal uren per deeltijdplaats

-

opleidingsstructuur personeelbehoefte

-

functiewaardestructuur

-

gemiddelde functiewaarde

49

Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbehoeften: -

aantal toezichthoudende functies

-

gemiddelde span of control

-

ratio direct/indirect productieve plaatsen

-

instroom nieuwe taken in f.t.e.

-

uitstroom vervallende taken in f.t.e

-

volume werkstructurering in f.t.e.

-

volume organisatie-structurering in f.t.e.

50

Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbezetting: -

personeelbezetting in aantal medewerkers

-

aantal mannen en vrouwen

-

aantal voltijd- resp. deeltijdmedewerkers

-

gemiddeld aantal uren per deeltijdwerker

-

leeftijdsstructuur

-

opleidingsstructuur personeelbezetting

-

overwerkvolume in f.t.e.

-

hoeveelheid uitbesteed werk in f.t.e

51

Een streefcijfer-middelen-model voor personeelplanning elementen personeelbezetting: -

ziekteverzuim in f.t.e

-

volume uitzendarbeid in f.t.e.

-

aantal promoties resp. demoties

-

aantal overplaatsingen resp. job rotations

-

opleidingsinspanning (mandagen of budget)

-

personeelverloop in f.t.e

-

bezettingsgraad (netto beschikbaar versus productief)

-

personeelwerving in f.t.e.

52

Voorbeeld streefcijfers voor personeelplanning voor 2015 1. personeelgroei <=100 2. gem. aantal uitzendkrachten <=100 3. personeelverloop >=6% 4. deeltijdmedewerkers >=10% 5. daling wervingskosten per vacature >=10% 6. doorstromers/job rotation >=400 7. cursistmensdagen (intern) >=12000 8. PW-ers in dienst >=120 9. groei van het aantal arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd: 0 10. gemiddelde leeftijd <=35 jaar

53

Personeelplan 2015 aspecten personeelplan

verloop ziekteverzuim bezettingsgraad overplaatsingen opleidingen

situatie 2014

6,0 % 6,9 % 79,0 % 3,0 % 10.000 dgn

situatie 2015 bij ongewijzigd beleid 5,5 % 6,4 % 80,0 % 3,0 % 11.000 dgn

streefcijfer/ streefsituatie 2015 5,7 % 6,4 % 82,0 % 4,0 % 12.000 dgn

54

Middelen per streefcijfer/streefsituatie streefcijfer/ streefsituatie 2015 verloop 5,7%

middelen om streefcijfer/st situatie te realiseren 30% vacatures aanbieden als deeltijdbanen ( <=32 uur p.w.)

bezettingsgraad 82%

15% van alle vacatures niet opnieuw bezetten; aantal uitzendkrachten met 20% verminderen

overplaatsingen 4%

starten met jonge medewerkerspool van 500 deelnemers

55

Streefcijfers personeelplan 2015 (in mensjaren en %)

bezetting <=+100

(26.269)

organisatie/werkstruc turering >=5% (1300) promoties >=1,5% (400) werving <=6,4% (1700)

overplaatsing/ job rotation <=2% (520)

verloop >=6% (1600)

demoties >= 0,1% (26) 56

opleiding/md >=1% (260)

SHRP STAP 9: IMPLEMENTATIE VAN SHRP-INTERVENTIES: PROJECT MANAGEMENT MONITORING VOORTGANGSBEWAKING/ RAPPORTAGE BIJSTURING 57

Problemen bij personeelplanning 1. Goed zicht op de ontwikkeling van het activiteiten/taken-pakket van de onderneming 2. Ontwikkeling van omzet, kosten en rentabiliteit (financiĂŤle ruimte voor personele kosten 3. Ontwikkeling van toegepaste productietechnologie (veranderingen in omvang, maar vooral ook aard van de personeelbehoefte) 4. Vaststellen en updaten van productiviteitsen kwaliteitsnormen 5. Meten van feitelijke productiviteit en voorspellen ontwikkeling

58

Problemen bij personeelplanning 6. Wijzigingen in relevante wetgeving of c.a.o.-afspraken 6. Volgen van ontwikkeling kwalificaties van extern arbeidsaanbod 8. Aanwezigheid relatief hooggespannen loopbaanverwachtingen en beperkte loopbaanmogelijkheden 9. Beperkte mobiliteitsbereidheid, bereidheid tot acceptatie taakverandering, studiebereidheid, verwerkbereidheid etc.(cultuur) 10. Beperkte grip op machts- en invloedsverhoudingen, die leiden tot integrale verdelingen van werklast en functie-eisen over afdelingen en medewerkers

59

SHRP STAP 10: EVALUATIE VAN SHRP-INTERVENTIES EN RESULTATEN: EFFECTIVITEIT EFFICIENCY FLEXIBILITEIT LEGITIMITEIT ALIGNMENT EN TOEGEVOEGDE WAARDE 60

Performance Management/ Performance Analyse:

CONTEXT

Oorzaken/determinanten

Performanc everklaring

?

?

Werkelijkheid/ gevolgen (performance) 61

PERFORMANCEMANAGMENT; TARGETS EN INTERVENTIES CONTEXT OORZAKEN/DETERMINANTEN

WERKELIJKHEI D Performanc e gap WENSSITUATIE

? ?

Resultaten (beoogd/niet beoogd)

Beleid/interventies/m aatregelen

Targets en interventies

62

Voorwaarden voor de implementatie van personeelplanning 1. een of meer initiatiefnemers / voortrekkers 2. ruimte en draagvlak voor initiatief 3. betrokkenheid en steun directie / bestuur 4. voldoende deskundigheid en ervaring 5. (als niet 4) training en/of advisering 6. goede begripsvorming rond planning-begrippen 7. correcte informatie over actuele situatie 8. correcte beeldvorming van planning-problemen 9. erkenning concreet probleem met baten-potentie

63

Voorwaarden voor de implementatie van personeelplanning 10. duidelijke doelstelling voor probleemoplossing 11. steun (voor 10) van lijnmanagement en or of mc 12. voldoende menskracht en budgettaire middelen 13. adequate instrumenten en voortgangsinformatie 14. duidelijke taakstelling & verantwoordelijkheid 15. multi-discipline communicatie- & overlegstructuur 16. voldoende voortgangsbewaking en -controle 17. sancties en incentives voor (niet)-meewerken 18. voldoende evaluatie en bijsturing

64