del presupuesto en las empresas La importancia

Por Bernardo Romo Director en SG Consultores

Poco antes de que terminara el 2022, leí Clásicos del cine, libro de Julio López Navarro en el que profundiza respecto a diversos aspectos del séptimo arte. Un pequeño párrafo llamó mi atención. Dice: “El trabajo final dependía ahora de los efectos especiales de O’Brien, quien demoró más de lo presupuestado en ultimar los detalles; aún más, la RKO debió estrenar The most dangerous game un año antes que King Kong, debido a las dificultades que tuvo el especialista para terminar el trabajo” (López, 1996:47). Más allá de las pasiones y curiosidades cinematográficas, lo que me atrapó fue el uso del verbo presupuestar, ¿qué significaba que alguien demorara más de lo presupuestado? ¿Qué significa presupuestar? ¿Qué es un presupuesto? Claro está, no hace falta que seamos especialistas en lengua para comprender esta palabra, que bien podemos interpretar como ‘anticiparse’, ‘prever’ o ‘contemplar con antelación’. Por lo tanto, algo que hemos presupuestado es todo aquello que está contemplado previamente en nuestra estrategia, planificación o acciones.

Definir el presupuesto

Parecería absurdo detenernos a definir conceptos como el de presupuesto, que es por todos conocido, especialmente luego de comprender el significado que tiene en la vida cotidiana, que es finalmente el espacio en donde interactuamos. No obstante, es en este tipo de ámbitos del conocimiento humano en los que se vuelve más importante proponer definiciones y acotar ideas, pues de ese modo podemos identificar si nuestra percepción del concepto en turno es acertada o si se basa en malinterpretaciones o falsas creencias.

En su sentido más general, el presupuesto es una herramienta que utilizan las y los empresarios para planificar, coordinar y controlar las acciones que van a realizar (EALDE, s.f.), con el propósito de que los recursos, esfuerzos y talento humano, se inviertan eficientemente. Lo anterior persigue dos objetivos fundamentales: por un lado, promover el crecimiento de la empresa u organización; por el otro, evitar cualquier gasto que no conduzca a dicho crecimiento o expansión. Así, el presupuesto nos ofrece un panorama detallado de la situación financiera de una empresa u organización, de tal forma que facilita que los líderes puedan ejercer una mejor toma de decisiones, además de preparar, sentar las bases y, en el mejor de los escenarios, anticiparse a cambios en el tiempo o contingencias. Como suele decirse, el conocimiento es poder.

Es importante destacar que las empresas forman parte de un sistema económico en el que prevalece la incertidumbre. Por lo tanto, un presupuesto bien diseñado permite que esa empresa u organización no sólo sea sostenible, sino que permanezca en el sistema.

En palabras de especialistas como Julio Tarqui, un presupuesto consiste en una representación que integra los valores de todos los planes de operación, inversión y financiamiento de la empresa, lo que exige que se elaboren con el mayor detalle posible, en tanto que deben especificar necesariamente los montos que se destinarán a las diferentes áreas de la organización, las inversiones en proyectos, activos fijos, así como en periodos (mensual y anual), con base en el ciclo de operación de la empresa.

Así, un presupuesto, contrario a lo que pensaríamos, va más allá de una mera herramienta de anticipación, pues se trata de una estrategia dirigida al crecimiento y a garantizar que una empresa, en particular, o un proyecto, en general, trascienda. Este significado proviene sobre todo de las ciencias administrativas y del ámbito empresarial, pero desde esta perspectiva, el presupuesto no es otra cosa, sino el anhelo de eternidad. Blackstone

Elementos que componen el presupuesto

Un presupuesto adecuado y pertinente funciona como la piedra angular sobre la que se construyen los objetivos estratégicos de la empresa, desde aumentar la participación en el mercado, hasta lle gar a otros estados, regiones o países. Por lo tanto, para cualquier meta a corto, mediano o largo plazo, la clave es el presupuesto.

Ahora bien, según el tamaño de la empresa u organización, el pre supuesto podrá estar en manos de todo un departamento, o bien, de una sola persona. A simple vista, pudiéramos pensar que un em prendedor o el dueño de una empresa son quienes se encargan de diseñar el presupuesto, pero no siempre es así, en particular cuando la organización ya ha logrado cierto crecimiento. En estos casos, quien está al frente de la empresa deberá designar a un responsable de diseñar el presupuesto, una decisión alejada de lo simple, pues como hemos visto hasta ahora, ello significa poner en manos nada más y nada menos que el futuro de la empresa. Pero entonces, ¿cómo hacerlo?, ¿qué deberíamos tomar en cuenta?

En primer lugar, la persona que tenga en sus manos la prepara ción del presupuesto debe ser un líder o una líder que conozca todos los procesos de la empresa, así como la información de los clientes; además, es deseable que tenga habilidades para capaci tar y coordinar a las diferentes áreas que intervienen en el propio desarrollo del presupuesto, al igual que encontrar vínculos que promuevan el trabajo colaborativo y complementario, en tanto que el diseño de un presupuesto eficaz es resultado de la partici pación de diversas áreas y personas.

Quizá no lo parezca, pero la vida de una persona no es muy dife rente de la vida de una empresa, al menos podemos considerarlo así en una perspectiva amplia, al punto de que muchas máximas, estrategias y acciones que son funcionales en el ámbito empre sarial resultan igualmente pertinentes en nuestra vida cotidiana, y viceversa. Menciono esto, porque la salud financiera de una em presa es el factor principal que determina su éxito o su fracaso, pero esta afirmación también es cierta en la vida de cualquier persona. A propósito de ello, me viene a la mente una reflexión de José Mujica, expresidente de Uruguay, a propósito del consumis mo: “cuando compras algo, el instrumento es la plata con la que estás comprando, pero en realidad estás comprando con el tiem po de tu vida que tuviste que gastar para tener esa plata. Quiere decir que cuando gastas, en el fondo lo que estás gastando es tiempo de vida que se te fue” (La Sexta, 2014). Esta reflexión se dirige sobre todo a la persona de a pie, aún así, también es fun damental para los empresarios, pues si no establecen límites a los gastos de la empresa, es decir, si no fijan un presupuesto ade cuado, terminarán gastando —y desgastando— aún más su vida.

El éxito de una empresa está directamente ligado a su presupues to, de ahí que las organizaciones que carecen de presupuesto con frecuencia enfrentan serias dificultades financieras. Por lo tanto, es de vital importancia diseñar un presupuesto eficaz que impul se el crecimiento y conduzca al éxito. Una vez más volvemos a la pregunta: ¿cómo lograrlo?

Crear un presupuesto eficaz es esencialmente un ejercicio de planificación. Primero, el dueño o líderes de la empresa deben establecer las metas y objetivos para el periodo inmediato pos terior: desde un mes hasta un año completo. En seguida, será necesario estimar cuánto dinero requerirá para alcanzar dichas metas y objetivos; posteriormente, la cifra resultante se dividirá entre el periodo contemplado, a fin de conocer el monto que tendrá para disponer en dicho periodo. Por ejemplo, si quisiera diseñar el presupuesto a ejecutar durante el 2023, la estimación monetaria que proponga se dividirá entre doce, para obtener el monto del que podré disponer mes con mes para cada uno de los gastos contemplados. En un segundo momento, tendremos que crear el plan financiero mensual para aprovechar de la mejor manera los ingresos y destinarlo a aquellas acciones que impulsen la conse cución de los objetivos estratégicos de la empresa.

Determinar los fines para cada área Tener control

A mitad de la batalla

Si bien existen distintos tipos de presupuesto, el más habitual de ellos es el anual, sin embargo, la planificación sólo es la mitad de la batalla, la otra parte consiste en llevar a la realidad el presupuesto en cuestión, esto es, encontrar la manera de generar ingresos, solventar los gatos y alcanzar estabilidad financiera, además de contar con reservas para enfrentar contingencias, pero también para impulsar el crecimiento de la organización.

Existen diversos métodos para que las empresas atiendan sus responsabilidades, desde las más evidentes, como generar ganancias derivadas del fruto de las actividades que realizan normalmente, hasta las menos frecuentes y a las que sólo se recurre en situaciones extraordinarias, como vender acciones o solicitar préstamos económicos. Aunado a ello, existen estrategias que involucran patrocinios o la venta de productos o servicios fuera de las prácticas comerciales que una empresa lleva a cabo de forma regular.

La clave se centra en un hecho importante: una vez que se defina el presupuesto anual, la exigencia radica en que se siga y se implemente de manera efectiva. Para lograrlo no hace falta, como se dice coloquialmente, descubrir el hilo negro ni poner en práctica estrategias del otro mundo, basta con sencillos hábitos que se traducen en una constante disciplina financiera, como los que refiero a continuación:

Determinar cuánto dinero se necesita cada semana y cuánto deben recibir los empleados en cada periodo de pago.

Crear un calendario para gastos semanales.

Realizar un seguimiento de gastos mensuales.

Deducir los pagos de salario de la cuenta bancaria el día quince de cada mes o en las fechas que se hayan agendado los correspondientes pagos de nómina.

Revisar los registros financieros una vez al mes para asegurarnos de que todos los gastos estén cubiertos y que ninguno de los pagos de salario se destine a gastos no comerciales.

Insisto, diseñar un presupuesto es un paso esencial para propiciar el crecimiento de cualquier empresa o proyecto personal, pues incentiva la planificación del crecimiento futuro en un entorno dirigido a mantener la salud financiera de la organización. Para ello, es vital el diseño de un presupuesto eficaz, pero también es importante seguirlo y respetarlo al pie de la letra: es fundamental que una vez que diseñemos un presupuesto y una planificación, dirijamos todos las acciones y esfuerzos a su cumplimiento.

Cumplir la planificación

Un presupuesto no puede ni debe ser una entidad inerte, por el contrario, se trata de un organismo con vida, del que debemos aprender constantemente como resultado de un monitoreo igualmente constante. En otras palabras, el presupuesto es también un trabajo continuo que toma en cuenta la ejecución, control y evaluación de los importes que se contemplaron en un determinado ejercicio, los cuales se contrastan con los ingresos y egresos reales, así como con controles periódicos que nos permitan identificar con rapidez las desviaciones, a fin de tomar nota y llevar a cabo los ajustes correspondientes que nos permitan alcanzar las metas y objetivos fijados.

Finalmente, el presupuesto es la hoja de ruta que nos llevará a cumplir y alcanzar nuestros objetivos estratégicos, al mismo tiempo que nos dará la pauta para tener un mejor control de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes áreas de nuestra organización. Lo anterior exigirá que nos mantengamos en una constante comunicación y coordinación con los titulares de dichas áreas o departamentos, con el propósito de que todas y todos estén en un mismo canal: el éxito y la trascendencia de la empresa.

Lo anterior nos permitirá también reducir los posibles brotes de incertidumbre que de cuando en cuando surgen en las organizaciones, pero sobre todo nos abrirá la puerta a la invaluable posibilidad de anticiparnos a cualquier contingencia, así como a tomar mejores decisiones. Como señalé antes, el conocimiento es poder y, en mi opinión, la mayor virtud que nos ofrece un presupuesto es el poder de llevar nuestra empresa o nuestro proyecto personal a la trascendencia, pues como reza el proverbio: lo que hacemos en la vida tiene su eco en la eternidad. Así pues, hagamos todo lo que esté a nuestro alcance para que nuestra empresa o proyecto de vida tenga eco en la eternidad.

Referencias

EALDE Business School (s.f.). “El presupuesto como herramienta de gestión”. Recuperado de: <https://www. ealde.es/presupuesto-herramienta-gestion/#:~:text=Un%20 presupuesto%20es%20una%20herramienta,misma%20 manera%20en%20las%20compa%C3%B1%C3%ADas.>.

La Sexta. (2014, mayo 18). “Mujica: «Cuando tú gastas, en el fondo lo que estás gastando es tiempo de vida que se te fue»”. Recuperado de: <https://www.lasexta.com/programas/ salvados/mejores-momentos/mujica-cuando-gastas-fondoque-estas-gastando-tiempo-vida-que-fue_201405185726536 54beb28d44601fdef.html>.

López, J. (1996). Clásicos del cine. Chile. Ediciones de pantalla grande.

Tarqui, J. (s.f.). “ ¿Por qué son importantes los presupuestos para una empresa? ”. Universidad Continental. Blog Escuela de Posgrado. Recuperado de: <https://blogposgrado. ucontinental.edu.pe/por-que-son-importantes-lospresupuestos-para-una-empresa>.

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Había una vez una pequeña nación, cuya principal actividad era la producción de vinos. Prácticamente todas las familias se dedicaban a este oficio que, además, realizaban con gran esmero; gracias a ello, sus vinos eran muy apreciados en muchos países. Las ventas locales y de exportación permitían que los habitantes de este lugar vivieran bastante bien, cumplieran con los impuestos y pudieran darse uno que otro lujo. La vida era buena para estas personas.

El rey de este lugar era un hombre sabio y justo, al punto de que no era partidario de saquear las ganancias de su pueblo con impuestos excesivos, de ahí que con frecuencia pensara en acciones para disminuirlos y que la gente pudiera vivir aún mejor. Cierto día, el monarca decidió eliminar los impuestos, pero con una sola condición: que todas las familias, en la víspera de la vendimia, donaran una jarra del mejor de sus vinos. Este vino se depositaría en un enorme tonel que finalmente reuniría un poco de los mejores vinos del país, luego se envasaría y se vendería en el exterior; de esa forma, las ganancias obtenidas servirían para cubrir las aportaciones impuestarias. En otras palabras, esta jarra de vino, a manera de pago en especie, sería el único impuesto que se cobraría en aquel reino. A todas las familias les pareció bien y así acordaron hacerlo.

Cuando llegó la vendimia, todo el pueblo del pequeño país se preparó y hubo una gran fiesta para aderezar tan importante evento. Una a una, las familias depositaron la jarra con el mejor de sus vinos en el enorme tonel que el reino dispuso para tales fines. Al terminar, el rey celebró la buena actitud de todos los ciudadanos: “la lealtad del pueblo con su rey”, afirmó el monarca, “es igual que la lealtad del rey con su pueblo”. Para celebrar esta muestra de civismo, el rey se propuso brindar con una copa del gran tonel que reunía un poco de los más finos vinos del país. Grande fue su sorpresa al probarlo, pues se percató de que no tenía sabor alguno, como tampoco cuerpo u olor: era totalmente insípido e incoloro, como el agua más pura, ¿qué extraña magia había sucedido? En seguida, llamó a sus asesores para analizar la situación, pues no comprendía cómo era que el vino hubiera sufrido tal transformación, ¿quién era capaz de tal hazaña? Uno de sus consejeros le hizo saber que no había secreto, sino únicamente la naturaleza humana. Para demostrarlo, explicó: “pensemos en Don Juan”, dijo el consejero, “él tiene varias hectáreas de viñedos, desde la Iglesia hasta las faldas de la montaña, que producen racimos que transforma en uno de los mejores vinos; sin embargo, esta mañana, al recoger la jarra que entregaría en especie, tuvo un singular pensamiento: «¿Y si pusiera agua en vez de vino? ¡Quién notaría la diferencia! Una pequeña jarra de agua en un inmenso tonel de vino, ¡nadie!».