MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS CONTRATACIÓN CONSTRUCTORES:DE MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS DECONTRATACIÓNCONSULTORES: JULIO DE 2022
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS2 ÍNDICE AGRADECIMIENTOS ............................................................................................................... PAG. 3 I. INTRODUCCIÓN PAG. 4 II. PROBLEMÁTICA ACTUAL PAG. 5 III. MODALIDADES PARA LA SELECCIÓN DE LOS CONSULTORES PAG. 6 IV. BUENAS PRÁCTICAS EN LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA ........................... PAG. 7 A. FORMA DE PAGO .................................................................................................... PAG. 7 B. ANTICIPO ................................................................................................................ PAG. 9 C. ADECUADA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS OFICIALES ....................... PAG. 10 D. PLAZOS DE LOS PROYECTOS ............................................................................... PAG. 18 E. ESTIMACIÓN DE RIESGOS ..................................................................................... PAG. 18 F. BUENAS PRÁCTICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE ESTUDIOS Y DISEÑOS ...................................................................................... PAG. 20 V. ANEXO 1 PAG. 25 • PROPUESTA DE TARIFAS ............................................................................... PAG. 25 VI. ANEXO 2 ................................................................................................................. PAG. 27 • ANÁLISIS DEL FACTOR MULTIPLICADOR (EJEMPLO) .................................. PAG. 27
El presente documento fue elaborado por la Vicepresidencia Técnica de la CCI, de la cual hacen parte los siguientes Ingenieros: Jorge Alberto Marín AlexandraCarolinaGonzálezGil Ruth Lilian Dulcey, y la asistencia de Marlen Osorio Especial agradecimiento a todas las empresas que realizaron aportes y sugerencias para fortalecer el documento así como, también, aquellos recibidos por las áreas jurídica, económica y de comunicaciones de la presidencia nacional y seccionales de la Cámara Colombiana de la Infraestructura.
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I. INTRODUCCIÓN
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS4
Por último, queremos resaltar que este manual de buenas prácticas compila diversos apartes de documentos y estudios realizados por diferentes entida des públicas y privadas, sugerencias de empresas y especialistas en la activi dad de la consultoría, así como también incorpora análisis propios elaborados y desarrollados por los autores, en el ejercicio de sus funciones en la Cámara Colombiana de la Infraestructura.
La Cámara Colombiana de la Infraestructura, CCI, asociación gremial que agrupa a empresas consultoras, constructoras, concesionarias y proveedoras del sector, destaca la importancia que representa la actividad de la consultoría como pilar del éxito de los proyectos de obras civiles, en cuanto por un lado, minimiza la incertidumbre respecto a la duración y el costo de los proyectos, y por otro, garantiza la adecuada supervisión y cumplimiento del objeto con tractual en los contratos de construcción.
Por esta razón, ha recogido en este documento las propuestas de solución a la problemática recurrente que identifican los empresarios consultores, como la deficiente elaboración de los presupuestos, el desconocimiento de las va riables que se deben considerar en el cálculo del factor multiplicador, las in adecuadas formas de pago para remunerar la actividad, la inconveniente interpretación en los contratos en materia de la gestión de riesgos, y otras de ficiencias que afectan la calidad de los servicios prestados.
La problemática identificada en el presente documento tiene una consecuen cia negativa que ha crecido vertiginosamente en los últimos años: el aumento en la siniestralidad y litigiosidad en la gestión de los contratos de estudios y diseños e interventoría de obras públicas. Esto conlleva a la pérdida de con fianza entre las partes, es decir, entidad contratante y consultor. En este contexto y con el ánimo de recuperar la confianza entre clientes y em presas consultoras, se quiere promover una serie de buenas prácticas para combatir cada uno de los problemas expuestos, que se explicarán en detalle a lo largo de este documento, de manera que este manual tendrá la virtud de identificar y poner en conocimiento de las entidades contratantes las proble máticas que se presentan en la actividad de la consultoría, así como las pro puestas de solución que podrán ser objeto de implementación en el marco de la etapa de planeación de los procesos de selección.
Actualmente, en los procesos de selección bajo la modalidad del concurso de méritos para la contratación de las interventorías para las obras públicas, las interventorías para estudios y diseños de obras públicas, y las consultorías en ingeniería para obras, la problemática se enmarca principalmente en los si guientes aspectos: Forma de pago: La remuneración del interventor condicionada al avance de la obra, se ha convertido en la regla general que imponen las entidades estatales en sus contratos; esta condición ha crecido como una práctica recurrente. De manera similar, para los contratos de estudios y diseños se evidencia el pago por avance de los productos entregables, sin que en muchos casos se reconozca en su totalidad los recursos que realmente empleó el consultor durante un pe riodo de tiempo determinado. Tarifas: En la mayoría de los concursos de méritos para la contratación de estu dios y diseños e interventorías, se evidencian salarios de personal y tarifas de costos directos que no corresponden con la realidad del mercado, por cuanto son significativamente bajas, al compararlos con las remuneraciones en otros sectores que compiten por los mismos recursos profesionales y técnicos. De igual manera, también se relaciona con el perfil de los profesionales solicitados en los pliegos de condiciones, en cuanto a experiencia, estudios académicos, en tre otros, versus los salarios definidos en los presupuestos oficiales.
Dedicaciones: Se evidencia que de manera generalizada, las dedicaciones de los perfiles del personal de relevancia en la ejecución de proyectos de infraestructura son bajas y no guardan relación con el alcance y las obligaciones que se tiene a car go contractualmente. En otros casos, las dedicaciones son ínfimas y no son viables para desarrollar las actividades para las cuales son asignados los recursos.
PROBLEMÁTICA ACTUAL
Factor multiplicador: Uno de los elementos más significativos en la estructura de los presupuestos de consultoría, es el factor multiplicador, que en la mayoría de los casos solo se aplica a los costos de personal, y en general, no reconocen adecuadamente los costos mínimos que deben asumir los consultores para el mantenimiento de su organización y el fortalecimiento de sus capacidades téc nicas y financieras. Publicación de variables utilizadas para la estimación del presupuesto oficial: En la gran mayoría de procesos, cuando los proponentes interesados analizan los presupuestos detallados de los concursos de méritos, el valor obtenido es ge neralmente superior al que estima la entidad contratante, razón por la cual, es necesario poder objetar el presupuesto oficial en el marco del proceso de selec ción, y conocer todas las variables que se tuvieron en cuenta para dicho cálculo.
5 II.
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS6 A partir de la expedición del Decreto 399 del 13 de abril de 2021, el Departa mento Nacional de Planeación eliminó la prohibición de publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Se requiere a las entidades contratantes, por lo tanto, discriminar y justificar la estructura y los cálculos con los cuales se estiman los presupuestos oficiales de cada contrato.
Plazos: En la contratación de estudios y diseños e interventorías, se fijan plazos insuficientes que no se respaldan en un análisis de ruta crítica realizado por un profesional competente. Gestión de riesgos: La mayoría de entidades contratantes no están tipificando, estimando y asignando los riesgos previsibles en los contratos de consultoría, en forma rigurosa. Son mal tipificados, generalmente no estiman las conse cuencias económicas de su ocurrencia, y finalmente son asignados casi en su totalidad a los consultores. Al respecto, es importante señalar que la política pública en materia de proyectos de infraestructura, así como los parámetros normativos recientes, consagran el principio de asignación eficiente de los ries gos, según el cual cada uno de estos debe ser atribuido a la parte del contrato que esté en mejor condición para administrarlo.1 III. MODALIDADES PARA LA SELECCIÓN DE LOS CONSULTORES
El concurso de méritos es el método de selección que deben adoptar las enti dades contratantes para escoger a los consultores que desarrollen contratos “(…) referidos a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inver sión, estudios de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programa ción y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos (…)”, según lo dispuesto en el artículo 32, numeral 2, de la Ley 80 de 1993. El Libro 2, Parte 2, Título 1, Capítulo 2, Sección 1, Subsección 3 del Decreto 1082 de 2015, regula las distintas modalidades del concurso de méritos: i) concurso de méritos abierto o sin precalificación, ii) concurso de méritos cerrado o con precalificación y, iii) concurso de méritos para la selección de consultores de diseño, planos, anteproyectos y proyectos arquitectónicos.
1 Al respecto ver el artículo 4° de la Ley 1508 de 2012 y los documentos CONPES 3107 de 2001 y 3714 de 2011.
“(…) El pago del contrato de interventoría no depende del cumplimiento del objeto del contrato vigilado sino del cumplimiento de las obligaciones y condiciones de pago allí estipuladas y por lo tanto, siempre que se cum plan, el contrato de interventoría debe pagarse (…)”. 3
Se considera una práctica no aceptable, que el pago de la interventoría esté aso ciado en porcentaje alguno, al avance del contrato de obra o de estudios y diseños, según corresponda. Lo anterior, tal como lo registra un concepto2 emitido por Colombia Compra Eficiente, CCE, donde concluye que el pago del contrato de interventoría no depende del cumplimiento del objeto del contrato vigilado sino del cumplimiento de las obligaciones propias y por lo tanto, siempre que se cumplan, el contrato de interventoría debe pagarse. CCE sustenta esta conclusión, con los siguientes argumentos: “(…) Al respecto, el Consejo de Estado ha señalado que “El contrato de inter ventoría no se encuentra circunscrito al control del contrato de obra (…) El contrato de interventoría es principal y autónomo. Si bien es cierto que el objeto del contrato de interventoría supone y exige, según ya se indicó, la coordinación, la supervisión, el control y a veces hasta la dirección misma de otro contrato diferente, lo cierto es que la interventoría subsiste a pesar de la extinción de la obligación principal o de la finalización del contrato que aparece como principal, al cual debe su existencia (…)”.
2 Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, Respuesta a la consulta número 416140004937.
7 IV.
BUENAS PRÁCTICAS EN LOS CONTRATOS DE CONSULTORÍA
3 Ibidem.
Es importante recalcar que en el escenario de forma de pago de las intervento rías asociadas al avance del contrato de obra, si los costos que debe asumir el interventor están relacionados con el personal que contrata, su éxito financiero dependerá de que la obra termine en el plazo establecido. No obstante, se resal ta que la mayoría de los proyectos de infraestructura tardan más de lo planea do, motivo por el cual, ineludiblemente se llegará a una pérdida económica o a la disminución de la calidad de estos servicios. A continuación, se formularán dos propuestas para la forma de pago, una para los contratos de estudios y diseños, y otra, para el pago de las interventorías, que básicamente deben cobrarse y ser pagadas de acuerdo con la estructura de costos de cada proyecto. Para contratos de interventoría se debe reconocer como un servicio de medios, en contraposición a un servicio de resultados. En los contratos de estudios y diseños donde el alcance varía dependiendo de la información de ingeniería básica que se va generando, esto va determinando los recursos que se requieren para completar los diseños.
A. FORMA DE PAGO
Por último, frente a la práctica que adoptan las entidades contratantes de re servar en cada uno de los pagos mensuales de la interventoría una fracción de estos en calidad de retención por garantía, y que son devueltos a la finalización del contrato bajo el requisito de contar con la liquidación definitiva del contrato objeto de supervisión, es importante advertir que esta condición genera una grave afectación al flujo de caja del interventor. En este contexto, sugerimos que se aplique una sola retención asignada a la última factura a título de garan tía (correspondiente al último mes del contrato de interventoría), para que su devolución se logre con la liquidación definitiva del correspondiente contrato objeto de la supervisión.
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS8 A.1 FORMA DE PAGO EN CONTRATOS DE INTERVENTORÍA Como buena práctica, se sugiere que la entidad contratante pague al interven tor el valor del contrato mensualmente, mediante el reconocimiento y reembolso de los costos directos de personal afectados por un factor multiplicador, más el reembolso contra factura y demás soportes, de los otros costos directos ocasionados, efectivamente empleados en la ejecución de los trabajos y apro bados por la entidad, previa presentación y aprobación del informe mensual de avance del trabajo por parte del funcionario designado para tal efecto. Se entiende por costos directos aquellos que son identificables dentro del costo de operación del proyecto y tienen origen en el mismo. En este grupo se encuen tra principalmente, la remuneración pagada al personal, incluidos todos los profesionales asignados al proyecto de interventoría, que de manera parcial o exclusiva, dedican tiempo en el desarrollo del contrato. En resumen, es importante anotar que los pagos de interventoría deben corresponder a los recursos realmente invertidos por el interventor en el proyecto durante el periodo a facturar (mensual), de acuerdo con la programación es tablecida y aprobada por la entidad contratante, y la estructura de costos del Porproyecto.talmotivo, cuando la entidad contratante considere necesario ampliar el plazo acordado contractualmente del contrato supervisado, debe de igual ma nera, adicionar los recursos asignados al interventor para garantizar la calidad del servicio prestado y su éxito financiero.
A.2 FORMA DE PAGO EN CONTRATOS DE ESTUDIOS Y DISEÑOS
Se entiende por consultoría la prestación de un servicio especializado, en cuya ejecución prevalece el ejercicio del intelecto, ejecutado usualmente por una persona natural o jurídica, que basado en un conocimiento especializado y/o una experiencia específica permite dar respuestas y ofrecer soluciones ópti mas a problemas concretos.
Se entiende por costos directos aquellos que son identificables dentro del cos to de operación del proyecto y tienen origen en el mismo. En este grupo se en cuentra principalmente, la remuneración pagada al personal, incluidos todos los profesionales asignados al proyecto de consultoría, que de manera parcial o exclusiva, dedican tiempo en el desarrollo del contrato. Las remuneraciones de este personal, incluidas todas las prestaciones sociales inherentes a los sueldos, generalmente representan el principal costo directo de la consultoría. Sin embargo, es de anotar, que todos los otros costos directos que se causen durante la ejecución del contrato deben reconocerse de confor midad con las cantidades realmente ejecutadas, a través del reembolso contra factura y demás soportes que tendrá que presentar el consultor. Para definir la estructura de costos del proyecto, la entidad contratante debe estimar adecuadamente las dedicaciones del personal en un cuadro de cargas, y publicarlo en el marco de las convocatorias de cada proceso de contratación, con el fin de garantizar a los eventuales interesados, la posibilidad de obser var a la entidad cuando existan inquietudes referidas a estas estimaciones. En consecuencia, el consultor será responsable de conformar el(los) equipo(s) de trabajo necesario(s) para la cabal operación de cada proyecto, y garantizar de esta manera, el cumplimiento del objeto contractual en el plazo establecido. Por último, el consultor realizará el cobro de sus honorarios en el curso de la ejecución del proyecto, de acuerdo con las entregas programadas con la entidad contratante de los productos que previamente deben contar con la aprobación de la interventoría. Estos honorarios representan las utilidades del consultor. Es importante señalar que cuando se soliciten cambios por motivos que modifiquen el alcance inicial de los trabajos contratados, se considerará que se trata de un trabajo nuevo y, por consiguiente, debe reconocerse el valor adicional ejecutado.
B. ANTICIPO El anticipo es un recurso económico que permite al consultor adjudicatario de un contrato, la puesta en marcha y el cubrimiento de los costos para el inicio de la ejecución del objeto contractual. En el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, se permite pactar el pago anticipado y la entrega de anticipos, por un monto que no podrá exceder el cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.4 4 Artículo 40 de la Ley 80 de 1993.
Para esta modalidad, la entidad contratante pagará al consultor el valor del contrato mensualmente, mediante el reconocimiento y reembolso de todos los costos directos efectivamente empleados en la ejecución de los trabajos, de acuerdo con la estructura de costos de cada proyecto, y previa aprobación de la entidad, incluidos los costos de administración correspondientes.
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Los presupuestos de los proyectos de consultoría deben partir de la adecuada definición de los recursos necesarios para su ejecución, teniendo en cuenta el alcance, la complejidad y la duración del proyecto. Dichos presupuestos, deben tener en cuenta los recursos profesionales, técnicos y físicos necesarios para desarrollar adecuadamente el contrato. Así mismo, es indispensable un mar gen de utilidad que permita a los empresarios fortalecer su negocio y cumplir su objeto comercial de rentabilidad. A continuación, se sugieren algunas buenas prácticas que permitan establecer de mejor manera los principales componentes de los presupuestos oficiales de un contrato de consultoría: C.1 TARIFAS Para los contratos de consultoría, se sugiere retomar modelos como el de la Re solución 747 de 1998 del Ministerio de Transporte (derogada), que en el pasado establecía topes máximos de referencia para sueldos y demás gastos que se pueden pagar en dichos contratos.
C. ADECUADA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS OFICIALES
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS10
La figura del anticipo cobra especial importancia en los contratos de consultoría debido a que es un recurso económico indispensable para dar inicio al objeto contractual. Es importante recalcar que la normativa vigente prevé el aseguramiento de estos dineros mediante una póliza, cuyo beneficiario es la entidad contratante, para la correcta destinación de estos recursos en benefi cio del cumplimiento de las obligaciones contractuales. De igual manera, no se puede soslayar el hecho que los contratos de consultoría tienen desde un inicio apropiados los recursos para su ejecución, de manera que no resulta lógico que se desconozca la figura del anticipo, y se traslade la financiación de todos los costos asociados al proyecto durante los primeros meses de ejecución, al consultor. La no entrega de anticipo, genera, además, un flujo de caja negativo del contrato que pone en riesgo, en ese escenario, su co rrecta terminación. En tal sentido, como una buena práctica, se recomienda a las entidades contra tantes que instauren como política de contratación, el otorgamiento de antici pos o pagos anticipados en la modalidad de concursos de méritos, es decir, es tudios, diseños e interventorías, cuyo porcentaje refleje el análisis de variables tan importantes como el presupuesto oficial, el plazo de ejecución, la forma de pago y las condiciones particulares de cada proyecto. En este ejercicio, cobra especial importancia el cálculo del flujo de caja, el cual debería ser parte de la información consignada en los estudios previos. Este análisis, le permitirá a la entidad contratante determinar el porcentaje de anti cipo que requiere cada contrato.
C.2 DEDICACIONES En primera instancia, es importante precisar que la determinación de las de dicaciones del personal que vincula el consultor para la ejecución del contrato debe analizarse rigurosamente en el marco de cada proceso de selección. De esta manera, cada proponente interesado las evaluará y determinará si el pro yecto se puede ejecutar con ese presupuesto, asumiendo así el riesgo que estas dedicaciones puedan ser mayores o menores. CATEGORÍA CARGOSPROFESIONALESCATEGORÍA GENERALEXPERIENCIAESPECÍFICA
Teniendo en cuenta que en muchos casos las entidades contratantes estiman costos por debajo de los precios de mercado, condición que dificulta la contrata ción de profesionales de alta experiencia e idoneidad, en este manual se sugiere la adopción de las tablas que determinaba la resolución, ajustando el cálculo de las tarifas teniendo en cuenta el IPC como la variación total del salario al año actual, detalle que se puede consultar en el Anexo 1 del presente documento. De esta resolución, vale la pena también rescatar la definición de las tarifas de personal profesional, conforme a unos requisitos de experiencia general y específica por cada cargo: TABLA 1. CATEGORÍAS DEL PERSONAL PROFESIONAL Por último, es fundamental que las entidades contratantes reconozcan el pago de un esquema de tarifas aplicable al personal técnico, administrativo y auxi liar técnico, tarifas que siempre consulten la realidad del mercado y se compadezcan con la idoneidad de cada perfil requerido en el marco de cada contrato de consultoría.
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CATEGORÍA 1 Funciones del director o especialista de proyectos >= 12 años >= 10 años CATEGORÍA 2 Funciones del director o especialista de proyectos >= 10 años >= 8 años CATEGORÍA 3 Experiencia técnica y administrativa para especialista de proyectos >= 8 años >= 5años CATEGORÍA 4 Experiencia técnica y administrativa para especialista de proyectos >= 6 años >= 4 años CATEGORÍA 5 Experiencia técnica y administrativa para residente de proyectos >= 4 años >= 3 años CATEGORÍA 6 Profesional >= 3 años >= 1 año CATEGORÍA 7 Profesional >= 2 años CATEGORÍA 8 Profesional < 2 años
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS12 No obstante, en el marco de este manual, consideramos relevante sugerir unos sencillos cálculos de parametrización de las dedicaciones, que a manera de ejemplo, se presentan a continuación:
8. Visita semanal a obra: 4 horas por semana 4 = 17,2 horas (8,3%)
5. Elaboración del informe mensual: 8 horas (4%)
2. Cada semana tiene 48 horas laborables
C.3 FACTOR MULTIPLICADOR El factor multiplicador de un contrato de consultoría debe cubrir los costos de una empresa y reconocer sus honorarios. Las empresas consultoras tienen unos costos laborales, unos gastos generales de administración y unos costos de capital que tienen que aplicar y repartir entre sus contratos para que sean absorbidos por el costo del personal facturable.
1. Un mes tiene en promedio 4,3 semanas = (52 semanas /12 meses)
Total dedicación mínima de un especialista que asiste a campo y aprueba costos al contratista: 41,5% Nota: Esta parametrización sugerida es indicativa y puede ser objeto de ajuste, esto en función de las actividades asignadas a cada profesional.
6. Revisión de documentos del contratista para aprobación en actas: 16 horas (8%)
3. Un mes tiene 206 horas laborables en promedio
Por otra parte, es importante evidenciar que la dedicación mensual de ciertos profesionales no debe ser necesariamente constante durante ciertos períodos o etapas del proyecto, y su dedicación deberá responder a las necesidades pro pias del contrato, es decir, que se deben estimar según sea el caso, dedicaciones mensuales diferentes durante un mismo período o etapa del proyecto. No obstante, lo importante es determinar adecuadamente las dedicaciones conforme al rol y la responsabilidad asignada a cada perfil en el marco de cada contrato de consultoría, en este sentido, recomendamos a las entidades con tratantes que dentro de los estudios previos se incluya un plan de cargas de trabajo mensualizado, con el fin de sustentar las dedicaciones, práctica que es usual en las metodologías que los oferentes deben incluir en las ofertas para entidades como el Banco Interamericano de Desarrollo, BID o el Banco Mundial.
7. Revisión de correspondencia y preparación de respuesta: 1 hora por día - 22 horas al mes: (10,7%)
4. El comité semanal tarda aproximadamente 4 horas y requiere al menos 1 hora de preparación. Por lo tanto, son: 21,5 horas mensuales (10,5%)
CONFORMACIÓN DEL MULTIPLICADOR SOBRE LOS COSTOS DE PERSONAL Cuando se utiliza el sistema de factor multiplicador, el costo por concepto de sueldos, horas extras, primas regionales, viáticos, prestaciones sociales, costos indirectos asociados con la prestación de servicios de una empresa de consul toría, así como sus honorarios, deben ser reconocidos aplicando un factor mul tiplicador sobre costos del personal utilizado específicamente en el proyecto. En consecuencia, el factor multiplicador está conformado por los siguientes componentes del costo: 1. Costos de personal 2. Prestaciones sociales 3. Costos indirectos de la compañía, costos de perfeccionamiento e impuestos del contrato 4. Honorarios (Utilidades) COSTOS SOBRE LOS CUALES SE APLICA EL FACTOR MULTIPLICADOR El factor multiplicador se aplica sobre:
• Viáticos y primas regionales o de localización: Corresponden al valor pagado por el consultor como viático o gastos de viaje a su personal, a la aplica ción de las tarifas de viáticos pactadas con la entidad contratante o a las primas regionales y de localización pactadas con la entidad contratante.
Estos costos de administración varían con el tiempo debido a factores internos y externos que afectan a la empresa. Entre dichos factores se pueden mencio nar: nuevos contratos, contratos terminados, rotación de personal, cambios en la legislación laboral, variaciones en el costo de vida, ampliación o reducción de la compañía, costos comerciales, etc.
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Las empresas de igual tamaño y antigüedad seguramente tendrán condiciones administrativas y laborales que implican costos diferentes y por consiguiente multiplicadores Adicionalmente,diferentes.elincremento
de las prestaciones sociales con el transcurso del tiempo incide sobre el factor multiplicador, por lo tanto, éste no puede man tenerse estático para una compañía. Para trabajos cuya duración sea mayor de un año debe preverse un multiplicador que contemple esta variación.
• Sueldos: Corresponde a sueldos pagados por la empresa consultora al per sonal directamente vinculado al proyecto, o a las tarifas pactadas para las diversas categorías de personal que participan en el mismo, según lo definido por la entidad contratante.
3. Costos indirectos: Los costos indirectos de la compañía comprenden los gas tos y costos de operar la organización como un todo y tienen que ser atendidos en todo momento para ofrecer al cliente la disponibilidad de los servicios. Estos gastos no se originan, ni son efectuados en virtud de un proyecto específico.
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS14 • Horas extras: Corresponden a los valores pagados por el consultor por con cepto de horas extras de acuerdo con lo previsto en el Código Sustantivo del Trabajo.
1. Costos de personal - Salario básico
2. Prestaciones Sociales: Para una compañía el valor de las prestaciones socia les legales depende de la antigüedad promedio ponderada con los sueldos de todo su personal y de las prestaciones extralegales reconocidas por la empresa consultora y definidas dentro de los siguientes componentes: Prima anual - Cesantía anual (Retroactividad cesantías) Intereses a las cesantías Vacaciones anuales - EPS (Accidentes de Trabajo y Enfermedad, ATEP; Invalidez, Vejez y Muerte, IVM; Enfermedad General y Maternidad, EGM) Subsidio familiar SegurosICBFSENA de Indemnizaciónley de ley Otros (Incapacidad no cubierta EPS y medicina prepagada, dotación, auxilios varios, prestaciones extralegales)
4. Honorarios: Es el beneficio económico que percibe el consultor por la ejecu ción del contrato, el cual debe ser garantizado por las entidades contratantes.
BASES PARA ESTIMAR EL FACTOR MULTIPLICADOR
15 GASTOS GENERALES: como guía se presenta la lista de costos que generalmente se incluyen como gastos generales: 1. Alquiler de oficinas, muebles y equipo de oficina 2. Servicios públicos 3. Papelería y útiles de oficina 4. Fotocopias 5. Gastos bancarios 6. Servicios médicos 7. Mantenimiento de oficinas 8. Alquiler, mantenimiento vehículos de administración y gerencia 9. Seguros incendio y robo 10. Asociaciones profesionales 11. Documentación técnica 12. Revistas y publicaciones 13. Entrenamiento de personal 14. Representación y promoción 15. Preparación y edición de propuestas 16. Gastos de viaje 17. Depreciación 18. Costos de personal no facturable (administración, personal asistencial, con tabilidad, etc.) 19. Costos de perfeccionamiento del contrato (pólizas e impuestos) COSTOS FINANCIEROS: Los gastos financieros son una gravosa carga sobre los costos de las empresas consultoras y se ocasionan por la demora de los clien tes en realizar los pagos a los consultores. Por esta razón usualmente se debe pactar el reconocimiento de intereses comerciales por mora en el pago de las cuentas. Como alternativa, cuando no se pactan intereses de mora, se debe in cluir dentro del factor multiplicador una suma adicional para cubrir estos cos tos financieros.
C.4 PUBLICACIÓN DE VARIABLES Las entidades contratantes, atendiendo los lineamientos dados por Colombia Compra Eficiente en su reciente concepto C-043 de 2022, precisa que al decir el numeral 4 del artículo 2.2.1.1.2.1.1. del Decreto 1082 de 2015, modificado por el
En cuanto al factor multiplicador, es importante que las entidades contratantes establezcan un rango de este factor que permita el fortalecimiento empresarial y no solamente la subsistencia de las empresas consultoras del sector. De esta manera, como una buena práctica, es fundamental que las entidades contra tantes realicen un ejercicio detallado al momento de establecer el presupuesto oficial de los concursos de méritos, donde se establezca un factor multiplicador que reconozca la totalidad de los costos mínimos en los que incurrirá el consul tor tal como se detalló anteriormente. Como referencia, en un estudio elaborado por la firma PwC Colombia en el año 2012, se indica que, con el propósito de actualizar los rubros de acuerdo con el comportamiento de las empresas del sector, se debe considerar un factor mul tiplicador para las tarifas de personal que esté en un rango entre 2,4 y 2,8. De igual manera, se recomienda a las entidades contratantes, la adopción de un factor multiplicador aplicable a los otros costos directos estimado en 1,10, esto con el fin de cubrir la administración, los impuestos sobre ingresos (industria y comercio, estampillas), y la utilidad. De igual manera, es importante señalar que el factor multiplicador debe reflejar las modificaciones que se han dado en el tiempo por cuenta de los cambios en la legislación laboral (trabajo en alturas, licencias de paternidad, día de la familia, etc.), el aumento del control y alcance de entidades como la superintendencia de sociedades, y el incremento de los impuestos (tarifa de renta, estampillas, etc.). De igual forma, no se puede olvidar que cuando no se asigna anticipo en el marco de un contrato, los costos financieros aumentan, razón por la cual, el factor multiplicador también se debe ajustar. Es por ello que en el contexto de este manual, se quiere recalcar que para lo grar el propósito de crecimiento, la especialización técnica y el fortalecimiento de las empresas que se dedican a esta actividad, deben considerarse factores multiplicadores resultantes de análisis detallados, rigurosos y que reconozcan la realidad del mercado de la ingeniería de consulta, dependiendo de las carac terísticas del proyecto.
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS16 A manera de guía, en el Anexo 2 se presenta un cuadro con la mayoría de los elementos que deben ser contemplados dentro del cálculo del factor multiplica dor. Es importante recalcar que este listado es enunciativo y no agota el análisis propio que debe realizar la entidad contratante, en cada uno de sus proyectos.
RECOMENDACIONES
PARA LA ADECUADA ESTIMACIÓN DEL FACTOR MULTIPLICADOR
6 Deik Acostamadiedo, Carolina, Guía de Contratación Estatal: Deber de modalidades de selección, Buenos Aires, 2015.
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17 artículo 1 del Decreto 399 de 2021, que «Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos presupuestales en la estimación de aquellos», esto significa, para el caso de los contratos de consultoría, que si el precio de este se calcula atendiendo al valor de las unidades –entregables o actividades–por las cantidades, se debe incluir en los estudios previos las forma como estos precios unitarios se calcularon, de acuerdo con el análisis del sector y los ele mentos técnicos tenidos en cuenta por la entidad contratante5
5 Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente, Concepto C-043 de 2022 en respues ta a la consulta número P20220118000320. Temas: CONCURSO DE MÉRITOS – Concepto – Mo dalidades / CONCURSO DE MÉRITOS – Decreto 1082 de 2015 2.2.1.2.1.3.2 – Suspensión provisio nal / CONCURSO DE MÉRITOS – Decreto 1082 de 2015 – artículo 2.2.1.2.1.3.2 Decreto 399 de 2021 – Artículo 2 PLANEACIÓN – Variables – Estudios previos unitarios – Decreto 399 de 2021 – Artículo 1.
Así pues, la planeación contractual es una herramienta de gerencia pública que exige estructurar el proceso de selección dedicando tiempo y esfuerzos para elaborar adecuadamente los estudios previos, con el fin de determinar la necesidad que pretende satisfacer el Estado, consultando el tipo de bienes y servicios que ofrece el mercado y sus características, especificaciones, precios, costos, riesgos, garantías, disponibilidad, etc. Todo esto con el propósito de es coger la mejor oferta para beneficiar los intereses y fines públicos inmersos en la contratación de las entidades estatales. Es necesario insistir en la importancia de los estudios y documentos previos, ya que su deficiencia o ausencia, sin lugar a duda, “(…) genera prácticas indebidas, revocatoria de actos administrativos de apertura, declaratorias de desierta de procesos de selección, comisión de faltas disciplinarias, mayores costos o mayor permanencia de la obra y, en general, el fracaso en la ejecución de contratos es tatales (…)”6 . Por ello, el hecho que las entidades contratantes cumplan con los elementos mínimos establecidos en la norma y aquellos adicionales que identifiquen en la etapa de planeación de los procedimientos de contratación, permite que los contratos resultantes cuenten con el sustento técnico, económico y jurídico que incidirá en una adecuada ejecución. En conclusión, un aspecto importante que introduce el Decreto 399 de 2021 y que incide sobre el proceso del concurso de méritos, tiene que ver con el conte nido de los estudios y documentos previos que soportan el proceso de contrata ción, por cuanto elimina la prohibición de publicar las variables utilizadas para calcular el valor del contrato, y busca garantizar que los interesados conozcan la información relacionada con el detalle del valor estimado del contrato en los concursos de méritos y potenciar la garantía de los principios de publicidad y transparencia.
El artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, define que los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los ries gos previsibles involucrados en la contratación. A su vez, el decreto 1082 de 2015, define el riesgo como el evento que puede generar efectos adversos y de distinta magnitud en el logro de los objetivos del proceso de contratación o en la ejecución de un contrato. De igual manera, esta norma establece que los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones y el contrato, y estos deben contener entre otros, los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del riesgo entre las partes contratantes.
También es conveniente que las entidades contratantes, realicen un análisis histórico de su propia contratación como referente de los plazos finales (reales) que se han requerido en proyectos anteriores de alcances similares. En el caso de las interventorías, las entidades deben considerar dentro del plazo total, la etapa de liquidación del contrato objeto de supervisión.
D. PLAZOS DE LOS PROYECTOS
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS18 Por lo tanto, a partir de la entrada en vigencia del Decreto 399 de 2021, las entidades contratantes deben incluir en los estudios previos del concurso de méritos la información correspondiente a las variables empleadas para calcu lar el valor estimado del contrato, donde es de la mayor importancia incluir el desglose del factor multiplicador, determinando así el presupuesto oficial, tal como ocurre en las demás modalidades de selección. De esta manera, los proponentes interesados podrán formular observaciones al proyecto de pliego de condiciones en referencia particular a este tema.
E. ESTIMACIÓN DE RIESGOS
La determinación adecuada de los plazos de los proyectos en la actividad de consultoría, reviste la misma importancia que la estimación del presupuesto del proyecto, por este motivo, es importante recalcar que no es aceptable que los plazos se enmarquen en los ciclos políticos. Igualmente, es necesario que las entidades contratantes conformen equipos de profesionales idóneos con amplia experiencia en el desarrollo de proyectos de diseño e interventoría de obras civiles, y por ningún motivo, es aceptable que se utilice información exis tente de otros pliegos de condiciones que se ajusten a condiciones de urgencia de la entidad contratante. La estimación real del plazo debe ser el resultado de un análisis juicioso de los alcances definidos, la estimación de los recursos necesarios, la duración de las actividades y la definición de la ruta crítica del proyecto.
Para tal efecto, CCE elaboró un manual de administración de riesgos para el proceso de contratación8 dirigido a los partícipes del sistema de compras y contratación pública buscando ofrecer lineamientos y principios metodológicos de manejo y en la gestión de riesgos en el proceso de contratación y el cual tiene en cuenta el documento Conpes 3714 del 01 de diciembre de 2011 “DEL RIESGO PREVISIBLE EN EL MARCO DE LA POLÍTICA DE CONTRATACIÓN PÚBLICA”.
2. Identificar y clasificar los riesgos: La entidad contratante debe identificar e incluir en una matriz, los riesgos del proceso de contratación. Esta identificación puede partir de fuentes como los planes estratégicos, planes de acción, reportes de desempeño, presupuestos, paneles de expertos cuando la complejidad del proceso lo exige, análisis DOFA, encuestas y cuestionarios. Es necesario contar con el personal con el conocimiento adecuado para la administración del riesgo.
7 El Gobierno de Colombia reconoce que la compra y contratación pública es un asunto estratégico, por lo cual, decidió crear la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, CCE, por medio del De creto Ley 4170 de noviembre 3 de 2011. Dicho decreto ley, reconoce la necesidad de: (a) crear políticas unifica das que sirvan de guía a los administradores de compras y que permitan monitorear y evaluar el desempeño del Sistema y generar mayor transparencia en las compras y (b) tener una Entidad rectora que provea un soporte adecuado para ejecutar el Plan de Desarrollo.
19 Es importante resaltar que en el decreto 1082 de 2015, se le asigna a la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, CCE7, el deber de diseñar e implementar los instrumentos estandarizados y especializados por tipo de obra, bien o servicio a contratar, así como cualquier otro manual o guía que se estime necesario o sea solicitado por los partícipes de la contratación pú blica, particularmente, un manual para la identificación y cobertura del riesgo.
3. Evaluar y calificar los riesgos: La entidad contratante debe evaluar cada uno de los riesgos identificados, estableciendo su impacto frente al logro de los ob jetivos del proceso de contratación y su probabilidad de ocurrencia. Esta eva luación tiene como fin asignar a cada riesgo una calificación en términos de impacto y de probabilidad, la cual permite establecer la valoración de los riesgos identificados y las acciones que se deban efectuar.
8 Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación, enlace: www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/cce_manual_cobertura_riesgo.pdfhttps://
De acuerdo con la metodología que adoptó CCE, basada en el Estándar AS/NZS ISO 31000, la administración de los riesgos del proceso de contratación sugeri da indica los siguientes pasos:
1. Establecer el contexto en el cual se adelanta el proceso de contratación: El punto inicial es identificar el contexto en el cual interactúa la entidad contra tante para conocer el ambiente social, económico y político, e identificar (i) sus propios riesgos; (ii) los riesgos comunes a sus procesos de contratación; y (iii) los riesgos del proceso de contratación en particular.
5. Monitorear y revisar la gestión de los riesgos: La entidad contratante debe realizar un monitoreo constante a los riesgos del proceso de contratación pues las circunstancias cambian y los riesgos no son estáticos. Es importante resaltar que la matriz y el plan de tratamiento deben ser revisadas constantemente, y analizar si es necesario hacer ajustes al plan de tratamiento de acuerdo con las circunstancias. La matriz de riesgos debe incluirse en el proyecto de pliego de condiciones y la información contenida en ella debe utilizarse para analizar y tratar los riesgos del proceso de contratación. Aquellos tratamientos que correspondan a garan tías, cláusulas penales o multas y sanciones, deben ser incluidos en el pliego de condiciones y en la minuta del contrato. Es relevante enfatizar que en el documento CONPES 3714 de 2011 (página 12), se establece que el riesgo previsible debe ser asumido por la parte que esté en mejor condición administrarlo y mitigarlo, por lo que es una práctica contraria a los estándares nacionales e internacionales de gestión del riesgo en contra tos de infraestructura, que el Estado le traslade la totalidad de los riesgos pre visibles al contratista privado, o que no retenga aquellos que son propios del ejercicio de los poderes y la autoridad pública, v.gr., cambios regulatorios (legis lativos, reglamentarios, tributarios), orden público, consultas previas con comunidades étnicamente diferenciadas, fijación de tasas y tarifas, entre otros.
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS20
4. Asignar y tratar los riesgos: Una vez realizada la evaluación y calificación de cada uno de los riesgos asociados al proceso de contratación, la entidad contra tante debe establecer un orden de prioridades para decidir si es posible evitar, transferir, aceptar el riesgo, o reducir la probabilidad de la ocurrencia del even to, o reducir las consecuencias o el impacto del riesgo por medio de planes de Lacontingencia.entidadcontratante
F. BUENAS PRÁCTICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE ESTUDIOS Y DISEÑOS Cuando un proyecto pasa a la etapa de construcción y luego a la etapa de ope ración, algunas veces se evidencian serias falencias que se originaron desde la concepción del proyecto, fase a cargo de la entidad contratante, que recibió los diseños a satisfacción, es decir, cumpliendo con la definición de calidad pero con deficiencias reales.
debe seleccionar la opción apropiada teniendo en cuen ta el costo y el beneficio de cualquiera de las acciones enumeradas anteriormente para el tratamiento del riesgo. Estas medidas representan acciones o actividades específicas para responder a los eventos, para lo cual se sugiere preparar un plan de tratamiento con el fin de documentar cómo se enfrenta cada uno de los riesgos, incluyendo acciones, cronogramas, recursos y presu puesto, responsabilidades, necesidades de informes y reportes y de monitoreo. La matriz debe contener la información básica del tratamiento de los riesgos.
c) Por dificultades por predios o permisos ambientales.
Problema 1: Cuando los estudios y diseños deben ser modificados por los contratistas de obra, por una o varias de las siguientes causas:
BUENAS PRÁCTICAS: Las recomendaciones que se exponen a continuación parten del principio que en los contratos de obra pública tradicional (precios unitarios), los estudios y diseños que se entregan al contratista de obra son diseños definitivos para construcción (fase III), y por lo tanto, dentro de las actividades del contrato de obra, no deben incluirse aquellas relacionadas con la revisión y/o actualización y/o modificación y/o ajustes a los diseños. En otro tipo de contratos (precio global o llave en mano), la responsabilidad so bre los diseños usados para la construcción del proyecto (riesgo de diseño), re caerá exclusivamente sobre el contratista de obra. Por lo anterior, las siguientes recomendaciones se hacen para contratos de precios unitarios (cantidades de obra realmente ejecutadas), en los que la entidad suministra los diseños defini tivos para construcción:
a) Por deficiencias técnicas que se evidencian al hacer el replanteo del proyecto.
d) Por obsolescencia, es decir, alteraciones antrópicas desde la terminación de los diseños, cambios normativos, cambios de políticas ambientales, oposi ción de las comunidades, o alteraciones de condiciones naturales no detec tadas o no presentes en la época de los diseños.
b) Por conveniencias constructivas o económicas planteadas por el constructor.
• En cuanto al literal (a): Establecer contractualmente la obligación del dise ñador de hacer acompañamiento durante la construcción, estableciendo remuneración si las modificaciones al diseño no se originan por causas im putables a él. En este caso, se deberá determinar los especialistas requeri dos para el rediseño, así como los recursos profesionales, técnicos y físicos con los tiempos y costos asociados para llevar a cabo las modificaciones. En caso contrario, es decir, cuando las modificaciones al diseño sí se originan por causas imputables al diseñador, la obligación de subsanar las falencias estaría dentro de la garantía de calidad de los diseños.
Con el propósito de contribuir al fortalecimiento de la calidad en la actividad de la consultoría, específicamente en lo que atañe a la etapa de estudios y diseños, a continuación se sugieren una serie de buenas prácticas para superar la pro blemática que se expone en los siguientes numerales:
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• En cuanto al literal (b): En el caso de que sean planteados por el construc tor, ajustes al diseño original justificados en conveniencias constructivas o económicas, el diseñador deberá ser consultado sobre las modificaciones
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS22 propuestas. El constructor asumirá los costos de la consultoría correspondiente. Se liberará al diseñador original de toda responsabilidad al respec to. Si esas modificaciones reducen el costo de la obra, dicho ahorro deberá ser trasladado parcial o totalmente al dueño de la obra. No se aceptarán modificaciones que económicamente beneficien sólo al constructor. Si la modificación se hace además con el propósito de ahorrar plazo de ejecución, se modificará el plazo de construcción del contrato o del frente corres pondiente.
• Incluir un mecanismo de solución de controversias técnicas con un tercer componedor con decisión vinculante.
Problema 3: En algunos casos los consultores consideran que los diseños para construcción se afectan en su calidad por una o varias de las siguientes causas: a) Plazo y presupuesto insuficiente.
c) Indefiniciones no resueltas oportunamente por autoridades ambientales, soluciones pendientes de aceptación a interferencias de servicios públicos por parte de esas empresas, conflictos con comunidades que no pueden resolverse ágilmente.
• Aplicar las sanciones contractuales estipuladas por deficiencias de calidad del producto.
Problema 2: Cuando algunos consultores confían en que sus proyectos nunca se van a construir, y dejan de lado la calidad de los productos que entregan.
b) Alcance indefinido o ilimitado, no considerado en el presupuesto y plazo.
• En cuanto al literal (c): El constructor, con reconocimiento de remuneración por el cliente (entidad estatal) deberá adelantar las gestiones necesarias para superarlas (dificultades de predios o ambientales). El diseñador ori ginal deberá ser consultado en caso de que para ello deban modificarse los diseños.
• Fortalecer la interventoría de diseño y establecer claramente su obligación de aprobar o no el producto de manera fundamentada.
BUENAS PRÁCTICAS:
• En cuanto al literal (d): Habiendo transcurrido más de un año desde la fe cha de entrega de los diseños, se va a contratar la construcción. La entidad contratará un consultor para que replantee el proyecto y dictamine si las condiciones de diseño se han alterado, y en ese caso procederá a incluir dentro del proceso de construcción, el presupuesto para las modificacio nes y complementaciones pertinentes.
Problema 4. En algunos casos se evidencia falta de idoneidad de los BUENASconsultores.PRÁCTICAS: A partir de la expedición de la Ley 1882 de 2018, se obligó a las entidades al uso de los documentos tipo expedidos por Colombia Compra Eficiente, CCE, para el sector de infraestructura de transporte, en este caso particular bajo la modalidad de concurso de méritos abierto, para la selección de consultores e inter ventores de proyectos.
El mercado en general de las empresas dedicadas a esta actividad ve muy posi tiva la entrada en vigencia de dicha Ley, y efectivamente, se ha materializado la concurrencia masiva de interesados a los procesos, evitando el perverso direc cionamiento de los contratos.
• En cuanto a los literales (a) y (b): El presupuesto detallado para la consulto ría debe ser publicado antes de la contratación de la consultoría, y someti do a observación por los interesados. En la memoria de dichos presupues tos deberán indicarse los alcances correlacionados con las asignaciones de las diversas partidas. La evaluación del plazo de ejecución corresponderá a un análisis de ruta crítica con metodología PMP.
Ahora bien, existe también una percepción acerca de que lo ganado en transpa rencia en los procesos de selección, no ha sido acompañado o complementado con un nivel de exigencias especialmente de índole técnico, que garanticen la idoneidad, experticia y capacidad de las empresas consultoras que realicen los trabajos para el Estado.
23 d) Demoras en la implantación del proyecto que llevan los diseños a condición de obsolescencia, y permisividad de autoridades que no aseguran pronta mente la preservación de las zonas en su condición de diseño.
• En cuanto al literal (c): La entidad contratante debe liderar, coordinar y pro mover la interacción con otras autoridades y entidades que se requieren consultar sobre el proyecto, liberando al consultor de responsabilidad por los plazos que ellas se tomen.
BUENAS PRÁCTICAS:
• En cuanto al literal (d): Habiendo transcurrido más de un año desde la fe cha de entrega de los diseños hasta el momento de contratar la construc ción, la entidad contratará un consultor para que replantee el proyecto y dictamine si las condiciones de diseño se han alterado, y en ese caso pro cederá a incluir dentro del proceso de construcción el presupuesto para las modificaciones y complementaciones pertinentes.
BUENAS PRÁCTICAS: El Estatuto General de Contratación Pública, no obliga a las entidades públicas, dueñas de los proyectos, a contratar interventorías de estudios y diseños. La actividad de supervisión del contrato de consultoría puede estar delegada en cabeza de un funcionario de la entidad contratante. En todo caso, para tener un mayor y mejor control de la calidad del producto que entregará el consultor de estudios y diseños, es usual que los entes públicos se decidan por tercerizar esta supervisión y por ende realizar el proceso de contratación de una interventoría. Así las cosas, es absolutamente necesario que en el propio contrato de la firma interventora, quede absolutamente delimitado su alcance y obligaciones, de tal manera que su función principal se centre en el cumplimiento de las normas, especificaciones y/o reglamentos técnicos asociados al tipo proyecto que el di señador se encuentra elaborando. No debe permitirse, por lo tanto, que la empresa contratada para realizar la supervisión del contrato intervenga en la conceptualización y maduración del proyecto que presente el consultor a su cliente, es decir, a la entidad contra tante. En este proceso, la responsabilidad sobre la solución planteada a un pro blema específico, y su valoración económica es responsabilidad exclusiva del consultor de diseño. Por lo tanto, el deber del interventor de diseños debe limitarse a la verificación (lista de chequeo) del cumplimiento de la normatividad aplicable al tipo de pro yecto que se está estudiando y diseñando.
Problema 5. Indebida injerencia de las interventorías de diseño en las solu ciones planteadas, intentando ser codiseñadoras, derivando muchas veces en una competencia de egos sin solución, y dilución de la responsabilidad.
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CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS24 Por la anterior razón, se considera oportuno lograr un acercamiento entre las entidades contratantes y la entidad rectora de la contratación en Colombia, es decir, la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, CCE, para que en una mesa de trabajo se analicen y ajusten de ser necesarios, algunos de los requisitos establecidos en los documentos tipo para la selección de consultoría o interventoría de proyectos. De esta forma y, dependiendo de la complejidad de los trabajos a realizar, se podría garantizar una mayor idoneidad técnica, financiera y organizacional, de las firmas consultoras que prestan sus servicios a las entidades públicas con tratantes.
25 ANEXO 1 CATEGORÍA Tarifa mediante variación del IPC (Resolución 747 del MT de 1998) profesionalPersonal CATEGORÍA 1 $ 10.940.480 CATEGORÍA 2 $ 8.337.643 CATEGORÍA 3 $ 7.034.695 CATEGORÍA 4 $ 5.991.725 CATEGORÍA 5 $ 5.404.481 CATEGORÍA 6 $ 4.820.295 CATEGORÍA 7 $ 3.645.807 CATEGORÍA 8 $ 3.437.825 Personal técnico Tecnólogo en áreas de Ingeniería $ 2.257.219 Auxiliar de Ingeniería $ 1.981.949 Dibujante 1 $ 2.079.823 Dibujante 2 $ 1.682.210 Topógrafo Inspector $ 2.345.918 Topógrafo Auxiliar $ 1.926.895 Batimetrista Inspector $ 2.082.881 Batimetrista Auxiliar $ 1.458.935 Laboratorista Inspector $ 2.082.881 Laboratorista Auxiliar $ 1.458.935 Operador Equipo de Perforación $ 1.874.899 Operador Auxiliar de Equipo $ 1.250.952 Inspector 1 $ 1.712.795 Inspector 2 $ 1.544.574 administrativoPersonal Administrador $ 2.186.872 Auxiliar Administrativo $ 1.562.926 Secretaria 1 $ 1.269.304 Secretaria 2 $ 1.055.204 Personaltécnicoauxiliar Cadenero 1 $ 1.458.935 Cadenero 2 $ 1.269.304 Secretaria o Motorista $ 1.055.204 P roPuesta de tarifas (cálculo de la variación de las tarifas establecidas en la resolución 747 de 1998 -derogada-, teniendo en cuenta el i Pc Para su actualización al año 2022)
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS26 Campero, Camioneta,Pick-Up,Camiónosimilar Costo1300-2000Diario $ 183.514 Costo Mensual $ 5.505.413 > Costo2000Diario $ 263.036 Costo Mensual $ 7.891.092 Vehículos con capacidad de carga de 3 Ton. o más Costo Diario $ 357.852 Costo Mensual $ 10.735.556 Topografía (Incluye tránsito, nivel y elementos complementarios. El tránsito equivale al 72%, el nivel al 18% y los complementarioselementosel10%delvalordelatarifa) Costo Diario $ 103.991 Costo Mensual $ 3.119.734 Laboratorioestudios Costo Diario $ 162.104 Costo Mensual $ 4.863.115 Laboratorio interventorías- Costo Diario $ 287.505 Costo Mensual $ 8.625.147 Equipo completo de sedimentometríahidrometríabatimetría,o Costo Diario $ 207.982 Costo Mensual $ 6.239.468 Plotter Costo Diario $ 70.347 Costo Mensual $ 2.110.408 computacionalesProgramasespecializados (Se excluye OS, Hojas de programasconvencionales,deProcesadoresCálculo,Palabra,BDcontables y administrativos) 5% del costo de la licencia
27 ANEXO 2 ANÁLISIS DEL FACTOR MULTIPLICADOR (EJEMPLO) A. SUELDO (Personal reembolsable) 100,00% B. PRESTACIONES SOCIALES a.- Cesantías 8,33% b.- Prima legal 8,33% c.- Vacaciones 4,17% d.- Intereses a las cesantías 0,08% Subtotal 20,91% C. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL a.- Pensión 12,00% b.- Salud 8,50% c.- Fondo solidaridad pensional 1,00% d.- ARL 7,83% Subtotal 29,33% D. PAGOS PARAFISCALES a.- Caja de compensación familiar 4,00% Subtotal 4,00% E. OTROS a.- Dotación de personal 1,00% b.- Indemnizaciones 2,00% c.- Permisos e incapacidades 2,00% d.- Enfermedades 1,00% e.- Horas extras y recargos nocturnos (No reembolsable) 1,00% Subtotal 7,00% F. SUMA ( B + C + D + E ) 61,24% G. SUBTOTAL ( A + F ) 161,24% H. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN a.- Arriendo oficinas y administración 8,90% b.- Propuestas, depreciación, gastos legales bancarios 4,00% c.- Certificación de calidad y gestión de calidad 2,10% d.- Transportes 3,00% e.- Pólizas de seguros y legalización de contratos 9,90% f.- Servicios públicos 7,75% g.- Operación de oficina 14,50% h.- Personal administrativo no reembolsable 14,40% i.- Asesoría júridica 2,00% j.- Costos financieros 3,00% k.- Impuestos y estampillas 9,25% Subtotal gastos de administración 78,80% I. SUMA ( G + H ) 240,04% J. HONORARIOS DEL CONSULTOR 20,00% TOTAL FACTOR MULTIPLICADOR ( I + J ) 260,04% FACTOR FINAL 2,60
CONTRATACIÓN DE CONSULTORES: MANUAL DE BUENAS PRÁCTICAS28 BIBLIOGRAFÍA El presente manual se elaboró tomando información de referencia de los si guientesConceptodocumentos:C-043de2022 en respuesta a la consulta número P20220118000320. Te mas: CONCURSO DE MÉRITOS – Concepto – Modalidades / CONCURSO DE MÉRI TOS – Decreto 1082 de 2015 2.2.1.2.1.3.2 – Suspensión provisional / CONCURSO DE MÉRITOS – Decreto 1082 de 2015 – artículo 2.2.1.2.1.3.2 Decreto 399 de 2021 – Artí culo 2 PLANEACIÓN – Variables – Estudios previos unitarios – Decreto 399 de 2021 – Artículo 1, Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente Manual para la identificación y cobertura del riesgo en los procesos de contratación (M-ICR-01), Agencia Nacional de Contratación Colombia Compra Eficiente Benchamarking de salarios, tarifas de consultoría y cálculo factor multiplicador del sector, PwC Colombia para la Cámara Colombiana de la Infraestructura, año 2012
