Telewerken troef

Onze medewerkers - Telewerken troef!

Structureel telewerken voor de medewerkers van het hoofdkantoor

Structureel gaan telewerken... het was een idee dat al sinds de bouw van het nieuwe hoofdkantoor op de plank lag. Door de COVID-19 pandemie kwam het concept versneld tot leven. Drie werkgroepen werkten tijdens de zomermaanden plannen uit om vanaf 1 oktober van start te kunnen gaan met een nieuw werkplekconcept.

De implementatie van een nieuw werkplekconcept

Sommige medewerkers van het hoofdkantoor werkten sporadisch al wel eens van thuis uit. Van structureel ingebed telewerken was echter geen sprake. En toen kwam COVID-19 en werd thuiswerk plots de norm. Bij Carglass® hebben we het moment gegrepen en zijn we onmiddellijk aan de slag gegaan om een nieuw werkplekconcept vorm te geven en te implementeren.

Als principe geldt dat we enkel nog naar het hoofdkantoor komen werken als dit toegevoegde waarde heeft. Bepaalde taken kunnen nu eenmaal niet van thuis uitgevoerd worden. Sommige workshops of opleidingen vragen om fysieke aanwezigheid en ook niet elke vergadering kan via Skype. We gaan ervan uit dat onze medewerkers hiervoor gemiddeld twee dagen per week op kantoor aanwezig zullen zijn. De overige drie dagen werken ze van thuis uit.

Eerst luisteren

Vooraleer dit idee te implementeren, wilden we graag ons oor te luisteren leggen bij onze medewerkers die door de COVID-19 crisis plots genoodzaakt waren om van thuis uit te werken. We wilden graag horen hoe dit voor hen was gelopen, wat ze als positief hadden ervaren en waar ze tegenaan liepen. We organiseerden een bevraging in samenwerking met SD Worx en Nova Reperta in juni 2020. Daaruit bleek dat het grote deel van onze medewerkers zeer positief staat tegenover telewerken. Dat was uiteraard een belangrijke opsteker

Het hele project rond ons nieuwe werkplekconcept kreeg de naam ROCSCI-2020: Re-thinking Our Customer Support Center in 2020.

We legden ons oor te luisteren bij “ onze medewerkers alvorens het nieuwe werkplekconcept uit te rollen.

om verder te gaan met het uitrollen van onze plannen.

Brick, bytes en behaviour

Het hele project kreeg de naam ROCSCi-2020: Re-thinking Our Customer Support Center in 2020. Om alles in goede banen te leiden, stelden we drie werkgroepen samen: Bricks, Bytes en Behaviour. De werkgroep Bricks bekeek wat het nieuwe werkplekconcept betekende voor ons gebouw. We stappen af van het idee dat elke medewerker een vast bureau heeft. Op de dagen dat je komt werken, kies je gewoon een flexdesk uit die vrij is. Dat betekent dat we heel wat minder werkplekken hoeven te voorzien. Als gevolg

Onze medewerkers - Telewerken troef!

konden we de bovenste verdieping leegmaken en beschikbaar stellen voor verhuring. De andere verdiepingen werden heringericht zodat elke afdeling een eigen uitvalsbasis heeft, de zogenaamde tribe corner. De hele verhuisoperatie vond plaats in augustus. Een plaats om te zitten, da’s één zaak. Elke flexwerkplek moet natuurlijk ook voorzien worden van de nodige ITapparatuur. Daar hield de werkgroep Bytes zich mee bezig. Maar ook wanneer je thuiswerkt, heb je een goeie IT-uitrusting nodig. Carglass® voorziet daarom voor elke telewerker een laptop en een uitgebreide Skypelicentie. We voorzien ook in de basisinrichting van de telewerkplek met een laptopsteun, toetsenbord, headset en muis. Een derde werkgroep, focuste zich op Behaviour: de omkadering en het begeleiden van onze leidinggevenden, teams en individuele medewerkers bij deze nieuwe manier van werken. Uit de resultaten van de enquête konden we al wel afleiden dat de introductie van het structureel telewerken bij de meeste van onze medewerkers in goede aarde zou vallen. Maar ook die medewerkers voor wie het minder vanzelfsprekend is, moet je mee op de boot zien te krijgen. We moeten ook oog hebben voor een thuissituatie waarbij telewerken moeilijk of zelfs onmogelijk is. Het is belangrijk om te luisteren naar de noden en samen te zoeken naar een oplossing. Dit namen we ook mee in het opzet van onze HeyDays (zie ook p. 21). Voor elke afdeling voorzagen we een sessie om het nieuwe

We kijken ook naar de noden van de medewerkers die telewerken niet “ vanzelfsprekend vinden om hen mee op de boot te krijgen.

werkplekconcept uit de doeken te doen en alle vragen van onze medewerkers te beantwoorden. In oktober 2020 organiseerden we meteen al een reeks webinars om onze medewerkers op weg te helpen met Skype, webetiquette, gezond en productief telewerken. Daarnaast sturen we hen regelmatig een postkaartje op hun thuisadres. Daarin geven we hen, bijvoorbeeld, tips om gefocust aan de slag te blijven. Of om de verbondenheid met de collega’s op peil te houden. Ook voor de noden van onze leidinggevenden hebben we de nodige aandacht, want hoe doe je dat, een team leiden vanop afstand? Hoe blijf je zorgen voor groepsbinding en motivatie? Wat zijn de aandachtspunten die je als leidinggevende in overweging moet nemen? Tijdens virtual classes gaven we onze leidinggevenden heel wat inspiratie, waardevolle inzichten en praktische tips mee. Succesvol telewerken vraagt van zowel medewerker als leidinggevende vertrouwen. Pas als je een zeer open cultuur van leidinggeven hanteert, de medewerker voldoende autonomie geniet, de leidinggevende stuurt op resultaten in plaats van input geniet je ten volle van de voordelen van thuiswerken. In co-creatie met onze medewerkers en leidinggevenden willen we dit jaar nog ideeën uitwerken hoe we binnen dit nieuwe werkplekconcept toch onze Carglass® spirit kunnen bewaren, op zich al een hele uitdaging in deze corona-tijden...

FOCUS HOUDEN Hoe doe ik dat?

Hi

HELLO

Hoi

We bezorgen onze medewerkers regelmatig een postkaartje op hun thuisadres. Zo geven we hen tips om bijvoorbeeld gefocust te kunnen werken. Of we moedigen hen aan om zeker de sociale contacten met de collega’s te onderhouden.

Hulp nodig?

Onze medewerkers - Telewerken troef!

De voordelen van structureel telewerken

Wij zien een aantal heel belangrijke voordelen aan telewerken die het leven van onze medewerkers op een duurzame manier positief beïnvloeden. Maar ook op onze organisatie en de maatschappij heeft telewerken een positieve impact.

Life balance

Voor onze medewerkers betekent telewerken een verbetering van de life balance. Je hoeft je niet naar je werk te verplaatsen, dus die tijd win je alvast. Ook de stress om op tijd thuis te zijn om (in normale tijden) de kinderen naar hun hobbies te brengen of zelf nog te kunnen gaan sporten, valt weg. Je kan vroeger aan het avondeten beginnen en hebt meer tijd voor je kinderen. Door het wegvallen van de verplaatsingstijd heb je dus meer kwalitatieve tijd om te investeren in je gezin, of in jezelf. Telewerk betekent ook dat je meer ruimte hebt om te kiezen wanneer je werkt. Ouders kunnen ervoor kiezen ‘s ochtends eerst hun kinderen naar school te brengen. Of je kan net heel vroeg beginnen, zodat je werkdag wat vroeger eindigt. Telewerk vergemakkelijkt de combinatie tussen je privéleven en je werk. Tussendoor nog snel even een wasje draaien of een pakketje thuis laten leveren? Geen probleem! Komt een vakman langs voor een klusje? Dan laat je hem makkelijk zelf binnen.

Productiviteit

Uit onderzoek blijkt dat mensen die autonoom thuis mogen werken en het vertrouwen krijgen om dit te doen, ook betede nombreuxr presteren. Ze zijn efficiënter aan het werk omdat je thuis minder gestoord wordt. Want er zijn geen collega’s die ‘snel even’ een vraag komen stellen en je blijft niet aan de koffiemachine plakken voor een praatje. Het gevoel van zelf de touwtjes in handen te hebben, zorgt bovendien voor een hogere betrokkenheid van

je medewerkers bij je organisatie. Ook vergaderen doen we intussen een pak efficiënter online. Waar we in het begin nog wat onwennig knoeiden met onze microfoons en camera’s, delen we nu vlotjes presentaties en andere documenten. En een online meeting met deelnemers uit verschillende locaties, organiseer je in een handomdraai. Mensen houden zich bovendien gemakkelijker aan de meest noodzakelijke punten. Dat maakt dat een online meeting meestal veel vlotter verloopt dan eentje in real life.

Aantrekkelijker imago

Voor de service naar onze klanten maakt het geen verschil of onze medewerkers van het hoofdkantoor thuis of op kantoor werken. Het structureel telewerken draagt wel bij aan ons imago van duurzame ondernemer. Telewerken heeft een positieve impact op de fileproblematiek. Elke dag dat een werknemer thuis aan de slag is, is immers een dag waarop er

Telewerk betekent een “ betere life balance, betere prestaties, en een groter engagement van medewerkers, maar toch moeten we ook opletten voor valkuilen.

minder auto’s op de weg zijn. Dit duurzame imago maakt ons ook aantrekkelijker als werkgever en zal ons helpen om talent aan te trekken en aan boord te houden.

Opletten voor valkuilen

Ondanks alle voordelen moeten we toch ook oog blijven hebben voor enkele valkuilen. Sommige mensen ondervinden net meer stress bij telewerken omdat ze het gevoel hebben zich meer te moeten bewijzen tegenover hun leidinggevende. Soms kan het gebrek aan sociaal contact zwaar beginnen wegen. Of het verschil tussen werk- en privétijd kan beginnen vervagen. Er is thuis ook niet altijd voldoende aandacht voor beweging, ergonomie en gezonde pauzes... allemaal aandachtspunten waar we bij Carglass® zeker werk van zullen maken.