1.6. Aplicación de lógicas y procesos administrativos

Los proyectos culturales surgen, en primer lugar, del derecho de la ciudadanía a la cultura y, en segundo lugar, a la creciente demanda de productos culturales.

La gestión cultural hace posible y viable un proyecto cultural porque desarrolla y dinamiza los bienes culturales, artísticos y creativos dentro de una estrategia social, territorial o de mercado. El trabajo del gestor cultural es administrar con eficiencia los recursos, diseñar estrategias y acciones para alcanzar unos objetivos que afectan a la promoción de la cultura.

La planificación estratégica en cultura tiene o debe ser el punto de partida de todas las intervenciones. El diseño de programas y proyectos se antoja imprescindible como herramienta de trabajo que debe desarrollar todo profesional de la gestión cultural. «De esta manera, las ideas se transforman en proyectos, y estos, en acción» (Roselló, 2014).

Se denominan lógicas a la sucesión de acciones o pasos que se realizan de forma coherente para llevar a cabo un proyecto cultural. Son herramientas que contribuyen a detectar necesidades y tomar decisiones en torno al diseño de proyectos culturales.

Un proyecto es la idea de una cosa que se piensa llevar a la práctica, para la cual se planifica una secuencia de acciones y se cuenta con los medios necesarios para materializarla. Para que nuestra idea llegue a buen puerto, será necesario formular una serie de preguntas. Las respuestas que encontremos irán definiendo:

• Las lógicas (pasos a seguir) del proyecto.

• Los puntos básicos para la redacción y desarrollo.

¿Qué es un proyecto (cultural)?

Un proyecto es un conjunto de actividades que se proponen realizar una vez detectadas unas necesidades. Para satisfacer las carencias detectadas se definen unos objetivos a conseguir.

¿Qué voy a hacer?

Responder a esta pregunta significa detectar la necesidad o carencia, justificar la importancia de satisfacer la necesidad o carencia. Describir la población (sector o sectores sociales) a la cual se dirige el proyecto.

A continuación se definen los objetivos a conseguir y qué metas o fines se alcanzarán (a través de los objetivos) con el fin de producir determinados servicios u objetos capaces de satisfacer las necesidades detectadas en un contexto social concreto, en un tiempo determinado y con un presupuesto limitado.

¿Cómo lo voy a hacer?

Tendremos que programar las acciones o actividades que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos. Es fundamental elaborar un cronograma con el que distribuir las acciones en el tiempo y asignar las funciones de las personas o entidades participantes en el proyecto.

¿Con qué medios cuento?

Es indispensable elaborar una previsión de gastos y partidas económicas necesarias para llevar a cabo el proyecto. Determinar los recursos económicos y técnicos necesarios, así como el coste de cada actividad a realizar.

¿Cómo evaluaremos el éxito?

Es preciso redactar unos indicadores de seguimiento y resultados. También asignaremos un valor numérico a cada objetivo alcanzado según el nivel de ejecución del proyecto.

A nivel externo se pueden establecer unos parámetros que muestren el grado de satisfacción de la población beneficiaria.

A continuación, se detallan los pasos para desarrollar un proyecto cultural:

1. Planificación. En este primer paso se establece una valoración inicial en base al contexto sociocultural del lugar.

1.1. Diagnóstico. Se trata de identificar la necesidad o demanda cultural.

• Recabar la mayor información posible para que los objetivos y metas se ajusten a las necesidades y demandas reales de la ciudadanía a cual se dirige el proyecto.

• Analizar el contexto donde se desarrollará el proyecto:

✔ Factores demográficos: población total, distribución por grupos de edad y sexo.

✔ Factores económicos: actividad económica, nivel de ingresos.

✔ Factores sociales: nivel educativo, asociaciones ciudadanas, motivación cultural.

Trabajar estos aspectos permitirá conocer el interés y la respuesta de la población a la participación en el proyecto o evento concreto. No se trata de unestudio exhaustivo, pero sí intentar anticipar los resultados y diseñar unas dinámicas de trabajo para motivar a la población a acudir a las acciones programadas. Con este análisis garantizamos, lo mejor posible, alcanzar los objetivos propuestos.

1.2. Justificación. La idea es argumentar de forma justificada la necesidad del proyecto y los beneficios para la población una vez realizado el diagnóstico y el análisis geográfico y poblacional.

2. Definición. El siguiente paso es preceptivo para establecer unos objetivos y las estrategias que se van a desarrollar.

2.1. Objetivos generales. A la hora de redactar un proyecto cultural tenemos que definir los objetivos generales o fines a alcanzar para ello debemos preguntarnos: ¿Qué? ¿Qué buscamos? ¿Qué situación queremos revertir?

2.2. Objetivos específicos. Para desarrollar los objetivos específicos tenemos que responder a la pregunta ¿cómo vamos a conseguir los fines propuestos? Los objetivos específicos serán los pasos o acciones a seguir para alcanzar los objetivos generales, que son a más largo plazo.

Es muy importante formular varias veces los objetivos específicos y reflexionar sobre ellos, pues son los que conformarán las acciones o eventos. Son los que llenarán de contenidos el proyecto. Un objetivo mal definido puede retrasar o alejarnos de lo que queremos conseguir.

3. Producción del proyecto. Después de definir los objetivos generales y específicos pasaremos a concretar los objetivos específicos, es decir, los contenidos de las acciones a realizar.

Para concretar de forma realista las acciones culturales no podemos perder la coherencia con los recursos y el tiempo disponible, ni tampoco la coherencia entre acciones a realizar (programa) con los objetivos específicos y generales.

3.1. Secuencia de actividades y tareas. Cronograma. Planificar un proyecto cultural es tarea imprescindible para materializarlo de manera viable. Una técnica interesante es confeccionar un cronograma de actividades donde figure: cuándo, cuánto y cómo vamos a realizarla. A su vez, para cada actividad se definirán una serie de tareas concretas a materializar.

El cronograma es adecuado para ordenar en el tiempo las tareas, secuenciarlas por importancia, definir la necesidad de ejecución a corto o medio plazo o decidir quién o quiénes van a realizar las tareas. Además, el cronograma, permite conocer el grado de cumplimiento de objetivos.

El cronograma presenta diversas fortalezas:

• Situar las actividades en el tiempo, de forma ordenada, nos será útil para la implementación del proyecto, para evaluar su cumplimiento o la necesidad de establecer posibles ajustes.

• El cronograma permite interaccionar permanentemente con las acciones programadas de forma conjunta.

• Distinguir plazos de ejecución a corto, medio o largo plazo.

Ver, casi, en tiempo real como estamos llevando a cabo la programación y su grado de cumplimiento.

A continuación, se presenta un ejemplo de cronograma general:

PROYECTO: Muestra artesanía tradicional doméstica de la comarca...

Actividades Tareas Mes 1 Mes 2 Mes 3

Presentación a instituciones

Solicitar permisos de actividad

Imagen del proyecto

Publicitar evento

Montaje exposición fotográfica

Inauguración y duración de la muestra

Ciclo de conferencias Concurso ideas Bases concurso

Contactar medios Página web Contratar personal técnico Seguridad

1ª s 2ª s 3ª s 4ª s 1ª s 2ª s 3ª s 4ª s 1ª s 2ª s 3ª s 4ª s

Contratar sala Sonido Ponentes Catering

3.2. Presupuesto. El siguiente paso es elaborar la previsión de gastos y averiguar los recursos necesarios en cada actividad desagregadas en tipos de gastos por partidas para establecer de forma lo más preciso posible los costes en materia de recursos humanos y técnicos.

Por ejemplo: transporte, equipamiento, personal, infraestructura, equipos técnicos.

4. Evaluación. Es la fase en la cual se hace balance. Se puede elaborar una matriz de fortalezas y debilidades a la hora de cerrar el proyecto.

El cronograma previo ayudará a desglosar actividades, tareas, tiempos, dificultades.

Los criterios de evaluación tienen que ser fácilmente observables y cuantitativamente medibles.

Además, es preciso atender a los factores externos al proyecto. Se trata de todo el proceso administrativo que se debe realizar que se aleja más del diseño y planificación del proyecto, pero no por ello menos importante.

La parte administrativa es amplia y está sujeta a diferencias que dependen de la naturaleza del proyecto y actividades a realizar.

A la gestión administrativa le compete:

• Relación con las administraciones, subvenciones, concursos.

• Regulación jurídica laboral, seguros.

• Contratos con artistas, profesionales, empresas de servicios.

• Comunicación, dar visibilidad al proyecto.

• Comercialización, búsqueda de clientes, (organizaciones, instituciones) o espacios donde ofrecer los servicios culturales.

A continuación, se presenta un esquema de desarrollo de un proyecto cultural: