Guide d'aménagement

Mener votre projet d’aménagement

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Un guide pas à pas pour mener à bien votre projet d’aménagement

Professeur et directeur de l’Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information de l’Université de Caroline du Sud

« Les mauvaises bibliothèques créent des collections, les bonnes créent du service, les excellentes façonnent des communautés.

»

R. David Lankes

UN ESPACE A VOTRE IMAGE

Un guide pas à pas pour mener à bien votre projet d’aménagement.

Ce guide essentiel est destiné à vous accompagner dans la gestion efficace de votre projet d’aménagement ou de la remise à neuf de votre bibliothèque.

L’équipe du Groupe WF Education vous apporte conseils pratiques et astuces, fruits de notre expérience de 30 ans en réalisation d’espaces éducatifs et culturels.

L’aménagement de bibliothèques et d’espaces éducatifs est devenu plus complexe au cours de ces dernières années avec l’arrivée de services partagés, du libre-service, du co-working et des livres numériques, mais aussi des nouvelles exigences en matière d’espaces partagés et d’amélioration du bien-être de tous.

La conception d’espaces culturels et éducatifs implique de nombreux facteurs (de plus en plus nombreux chaque jour), et nécessite une approche réfléchie, stratégique et collaborative.

Le succès d’un projet dépend d’une planification et d’une étude approfondie au cours des étapes préliminaires, puis du respect du cahier des charges établi.

Votre équipe pourra être amenée à acquérir de nouvelles compétences comme la lecture de plans à l’échelle, l’interprétation des dessins, la production et la distribution de compte-rendu de réunion, la planification des réunions et la communication sur des canaux parfois multiplateformes.

Plus vous en savez au départ, plus vous serez en mesure de garder le contrôle tout au long du projet. Le bureau d’études avec qui vous travaillerez pourra créer l’espace idéal pour vos besoins et se fera un plaisir de vous accompagner dans le processus :profitez de l’occasion pour tirer parti de son expérience et expertise.

Avant d’établir le cahier des charges

L’équipe

La formation de votre équipe est un élément clé. Chaque membre de l’équipe devra :

• connaître les objectifs du projet

• être conscient de ses responsabilités au sein de l’équipe

• comprendre les limites ou la globalité de ses responsabilités

• comprendre l’engagement que cela requiert : en matière de temps passé, de réunions, de visites

• avoir une conscience claire de leur rôle

• être présenté aux entrepreneurs, fournisseurs et à tous les intervenants

Dans un petit projet, tel que la modification d’un espace existant ou encore l’extension à une salle supplémentaire, vous pouvez être une équipe d’une personne, mais vous devrez savoir à qui vous rendrez des comptes, sur qui vous pourrez vous appuyer (même de manière informelle) et à quelle fréquence vous devrez informer les différents intervenants du projet.

Sur de plus gros projets, il est nécessaire de constituer une équipe dédiée, comprenant un bureau d’études que vous aurez préalablement sélectionner, un maître d’ouvrage et les architectes

D’autres interlocuteurs seront peut- être impliqués dans le projet, il est donc important de déterminer dès le début qui est responsable de quoi.

Enfin, il faut identifier la personne qui a le pouvoir décisionnaire (si ce n’est pas vous) et la tenir régulièrement informée des avancées du projet.

Planification budgétaire

Savoir qui contrôle le budget et comment il est alloué est fondamental pour assurer le succès de tout projet.

Si vous devez établir le budget, dans le cadre de la mission de votre équipe, n’oubliez pas que de nombreux fournisseurs vous aideront à estimer les coûts. Ils ont l’expérience nécessaire et pourront vous conseiller sur l’inflation, les coûts cachés auxquels vous n’aurez peut-être pas pensé, et les tendances qui peuvent influer sur les coûts. Soyez bien conscient de la relation entre l’établissement du budget et l’élaboration du cahier des charges. Si vous ou un autre département détient le budget (le pouvoir de dépenser), votre planification et votre gestion commencent ici.

Evitez d’aller trop vite en ce qui concerne le cahier des charges. La création d’un espace très architectural et le choix en amont de votre mobilier de bibliothèque peuvent s’avérer frustrants et décevants si vous découvrez plus tard qu’ils ne correspondent pas à vos directives internes.

Faites tout votre possible pour comprendre vos processus d’approvisionnement internes. Prenez le temps de comprendre et d’apprendre à connaître la personne ou le service qui autorise et/ou place les commandes Découvrez les règles qui régissent l’approvisionnement. Ce n’est qu’en connaissant les procédures que vous pourrez influencer la façon dont l’argent est dépensé.

Consultation

La consultation est essentielle. Créer un espace qui fonctionne pour tous vos intervenants et usagers est essentiel pour une utilisation optimisée et une gestion facilitée de l’espace Prévoyez du temps pour jauger la réaction de l’équipe et des usagers, préparez et planifiez des groupes de discussion, des sondages et la collecte de toutes les informations.

Le bureau d’études que vous avez sélectionné, sera capable de vous aider et de partager ses expériences de processus de découverte vécus par d’anciens clients.

Votre demande de subvention

La Direction Régionale des Affaires Culturelles (DRAC) attribue des aides dans tous les secteurs y compris celui des acteurs culturels et des bibliothèques. Afin d’obtenir une subvention, il est important de préparer sa demande avec tous les éléments demandés. Le dossier de demande doit être déposé l’année avant le projet soit N-1.

Élaborer le projet : développez une proposition qui explique en détail comment l'argent de la subvention sera utilisé pour améliorer les espaces et la bibliothèque. Assurez-vous d'inclure des informations sur le coût des matériaux, la main-d'œuvre nécessaire, les délais, et tout autre élément important du projet.

La préparation d'un dossier de subvention pour aménager une bibliothèque peut être un processus complexe, mais il existe quelques étapes clé à suivre pour vous aider à bien vous préparer.

Pour constituer votre projet, vous devez réunir plusieurs éléments.

• Intitulé du projet

• Contrat de ruralité

• Nature du projet

• Territoire géographique du projet

• Description du projet

• Montant HT du projet

• Subvention sollicitée

• Indicateurs de suivi et de résultats

• Impact économique et sur la fiscalité

La constitution d'un dossier complet avec les éléments demandés par l'organisme subventionnaire est primordiale Pour cela, il est important de vous rendre sur le site de l'organisme afin de lister les éléments obligatoires à la constitution du dossier. Pour chaque dossier, l'étape fondamentale sera de décrire le projet.

Votre demande de subvention

1. Dans un premier temps, vous devez décrire l'aménagement que vous souhaitez réaliser dans la bibliothèque, les équipements que vous voulez installer, les matériaux nécessaires, etc. Si possible, fournissez des plans et des schémas détaillés de l'aménagement que vous envisagez. Cela permettra à l'organisme subventionnaire de mieux comprendre votre projet et de l'évaluer plus précisément.

Rassembler les documents nécessaires : Il est probable que la demande de subvention demande des compléments d’information.

Les objectifs du projet : indiquez clairement les objectifs du projet, tels que l'amélioration de l'accessibilité, l'augmentation de la capacité d'accueil, l'optimisation de l'espace, etc.

Les bénéficiaires du projet : identifiez les bénéficiaires directs et indirects de votre projet. Par exemple, les usagers de la bibliothèque, les bibliothécaires, les employés, etc.

Les partenaires éventuels : Si vous avez des partenaires ou des collaborateurs pour votre projet, indiquez-les clairement.

2. Dans un second temps, vous devez établir le budget dont vous avez besoin pour aménager la bibliothèque et définir le plan de financement. Cette étape vous aidera à définir le type et le montant de la ou des subventions que vous pouvez solliciter.

Les sources de financement : identifiez toutes les sources de financement possibles pour votre projet, telles que les subventions, les dons, les partenariats public-privé, etc.

Le calendrier prévisionnel sera un élément indispensable de votre projet, il permettra de définir la durée d'exécution et la calendarisation de réalisation des dépenses.

Fixez les échéances de réalisation de votre projet et indiquez les étapes clés.

Planification

Les petits projets peuvent parfois être plus exigeants que les grands.

Avec de grands projets, vous bénéficiez d’une équipe de travail autour de vous (gestionnaires, concepteurs, fournisseurs, maîtres d’ouvrage, architectes…) mais sur de plus petits projets aurez peut - être tout à faire vous - même.

Vous aurez besoin de créer un rétro- planning pour prévoir le calendrier exact des événements.

Ceux-ci peuvent varier d’un projet à l’autre mais

l’on retrouve souvent :

• retrait du fonds documentaire et possible stockage hors site

• enlèvement et stockage du mobilier réutilisable

• fabrication de mobilier sur-mesure

• travaux structurels ou autres (ex. électricité, câblages, décorateurs...)

• autres installations techniques (ex. RFID et bornes de libre-service, informatique)

• temps de montage et installation du nouveau mobilier

• pose de revêtement de sol et de moquette

• accrochage de la signalisation

• réapprovisionnement de la bibliothèque

« Je travaille à l’envers, du jour de l’ouverture jusqu’à aujourd’hui. »

Meryl Jones, Responsable adjoint du service bibliothèque et patrimoine

Créer un rétro-planning

C’est l’outil par excellence qui vous aidera beaucoup lors de l’avancée de votre projet.

Si vous êtes responsable du bon déroulé des événements jusqu’à l’ouverture au public, planifiez soigneusement chaque étape pour vous assurer de garder le contrôle.

Incluez dans votre rétro-planning tous les événements notables : commencez par la fin (le jour de l’ouverture), puis prenez en compte la mise en rayon du fonds documentaire, puis la signalisation, la mise en place du revêtement de sol (important avant l’arrivée du mobilier), et remontez ainsi jusqu’au choix de vos partenaires commerciaux dans ce projet.

Le bureau d’études vous aiguillera dans votre projet et les choix inhérents à ce dernier. La chaîne d’approvisionnement peut être parfois longue, surtout lorsque certains matériaux ou tissus sont demandés, et il faut prendre en compte de possibles délais lors de la mise en place de votre rétro- planning.

Constructeurs, architectes, bureaux d’études, et autres entrepreneurs/ fournisseurs auront aussi des délais à respecter de leur côté, alors il est important de les relancer régulièrement et de leur faire part de votre rétro-planning.

Beaucoup de projets incluent des intervenants internes et externes : votre planning doit aussi prendre cela en considération

Le cahier des charges

Mettez vous à la place de vos usagers. Les données des SIGB (systèmes intégrés de gestion de bibliothèque) aident à connaître le contexte (les tendances, la démographie, les usages) mais aussi les résultats de tous les groupes de discussion et des sondages relatifs à l’utilisation des lieux, aux comportements et aux attentes des usagers de votre bibliothèque Les associations locales, les communes à proximité, et les mairies de quartier voudront avoir leur mot à dire. Il peut être intéressant de prendre en compte ces points de vue lors de la préparation du cahier des charges car cela peut porter ses fruits plus tard.

L’aménagement proposé met vraiment bien en valeur le produit, et WF Education a été très attentif aux détails. Au Kent History and Library Centre, nous avons un bâtiment dont nous pouvons tous être fiers »

de projet Bibliothèques & Archives au Centre Communautaire de Kent.

“ Notre bureau d’études a réalisé plus de 2 000 aménagements de bibliothèques dans le monde.

Nous vous épaulerons tout au long du projet de sa conception à sa réalisation. Nous serons à l’écoute et trouverons une solution à chaque problématique abordée.”

Michaela

Responsable

du bureau d’etudes Groupe WF Education

« Même s’il a été difficile de quantifier le nombre de travées nécessaire, de faire de la place au mobilier pour permettre une bonne circulation, le résultat final dépasse largement nos attentes

James Pearson, Chef

Principes clés du cahier des charges :

• Documentation dûment accréditée (préciser qui l’a écrit et quand).

• Décrit les objectifs du projet et confirme les résultats attendus.

• Représente la référence pour les intervenants tiers.

• Est un point de repère pour toutes les intervenants du projet.

• Documente toutes les décisions stratégiques.

• Doit être validé par toute l’équipe du projet et la direction.

Contenu du cahier des charges

Prenez ces quelques points importants en compte pour la créationde votre dossier :

• Données de base : évaluation du fonds documentaire, taux d’occupation.

• Eléments clés du projet: dates, responsibilités de chacun, coordonnées des différents intervenants.

• Style, ambiance et ressenti souhaité pour la nouvelle bibliothèque.

• Politique de stockage et accès au site pendant les travaux.

• Création d’espaces (expliquer leur but et leur fonction).

• Assises (types, styles, fonctions).

• Accessibilité.

• Gestion des prêts, dont les boîtes de retour de documents en libre-service.

• Offre de services : qui implique votre personnel et un coût d’investissement (instrumenthèque...).

• Compétences externalisées:de quelle aide extérieure avez-vous besoin et quel est son coût ? Quelles sont les compétences qui n’existent pas au sein de votre équipe (création de simulations 3D, dessins à l’échelle, etc.).

• Informations générales et croquis.

• Budget : examiner si l’investissement disponible est déclaré dans un document d’appel d’offres ou dans des documents d’information destinés aux fournisseurs potentiels.

Les équipes

Equipe inte r ne

Prenez en compte ce que le projet demande et assurez-vous que l’équipe ait les capacités d’y répondre.

Prenez des notes et/ou enregistrez toutes les réunions et diffusez-les à toute l’équipe en clarifiant les actions à mener et les responsabilités de chacun.

Equipe externe

Maît re d’ouvrage

Comprenez comment travaille votre maître d’ouvrage. Si la commande d’ameublement intérieur émane de celui-ci, il doit être tenu au courant au fur et à mesure. Etre conscient de cela et travailler avec lui main dans la main est fondamental pour obtenir le résultat espéré.

Architectes

Travaillez avec votre architecte et développez cette relation : plus il comprendra votre vision, plus les dessins colleront à votre idée du projet Combinez vos propres compétences professionnelles, l’expérience de vos usagers, et leur expertise. Tirez parti du travail de consultation que vous avez préparé et partagez les résultats.

Le bureau d’études

C’est votre traducteur ! Grace à son expérience, votre bureau d’études / fournisseur de mobilier saura vous aiguiller tout au long de votre projet Il saura faire passer votre message auprès des divers intervenants mais aussi auprès des décisionnaires.

Les fournisseurs de mobilier ont également une riche expérience en aménagement de bibliothèques et pourront donc vous conseiller Ils pourront vous expliquer les plans d’architectes, les croquis initiaux, et les aménagements.

Demandez-leur s’ils seraient d’accord pour animer un atelier à votre équipe autour des points suivants :

• comprendre les plans

• l’échelle

• l’ harmonie des couleurs

• les détails tels que les plans en élévations, la perspective isométrique, les protocoles de dessin, etc...

Renseignez-vous sur des salons, participez à des ateliers, et visitez d’autres bibliothèques.

Comprendre, vérifier et évaluer les devis

Une fois que les devis d’aménagement et de mobilier vous parviennent, vous devrez les évaluer selon les critères suivants :

• Le devis correspond-il au plan d’aménagement ?

• le devis et le plan correspondent-ils au cahier des charges ?

• vérifiez les caractéristiques (documentation, visuels, etc)

• vérifiez les quantités et les calculs

• lisez attentivement les conditions de vente

• comparez plusieurs devis pour vous assurer du meilleur rapport qualité/prix.

La validation du cahier des charges

L’élaboration du cahier des charges permet de répondre à toutes les questions et d’éliminer les préférences personnelles émises lors de la préparation du projet : il est important de s’assurer que vous concevez une bibliothèque selon les véritables besoins et la vision que vous vous faites de son avenir.

Vous pouvez rédiger vous-même le cahier des charges ou recherche un fournisseur externe expérimenté dans la planification et la mise en œuvre de projets.

Il arrive parfois que certains fournisseurs proposent ce service en supplément de leurs services habituels.

Les principes du cahier des charges :

• Inclure les intervenants dans le processus de rédaction du cahier des charges.

• Ecouter les usagers via des sessions de Design Thinking.

• Travailler avec les équipes de la bibliothèque, les partenaires, et les usagers.

• Finaliser le processus de consultation pour répondre aux exigences financières.

• Analyser et faire un retour pour exploiter les conclusions.

• Créer un espace intérieur pertinent, basé sur les commentaires du personnel et des usagers.

Ressourcessupplémentaires:

https://wf-education.fr/espaces/espaces-

Ateliers de co-création

Une approche alternative à la conception de bibliothèque consiste à adopter une approche co-créative.

Ceci fait appel aux connaissances de groupes de personnes spécialisées dans l’architecture d’intérieur, l’aménagement, ou encore le développement de produits.

La co-création peut apporter une vision nouvelle au cahier des charges dont votre bureau d’études pourra se servir afin de produire des visualisations 3D, des plans architecturaux type sketch-up, et des simulations.

Apprendre des autres

L’une des meilleures façons de concevoir votre projet d’aménagement est d’apprendre des autres. Votre bureau d’études pourra vous présenter une multitude de projets qu’il a réalisé et d’études de cas auxquelles il a participé.

Les autres bibliothèques sont toujours heureuses de partager leurs expériences et les sites internet des fournisseurs vous seront d’une grande utilité.

Restez à jour des tendances et faites des recherches pour meux comprendre les attentes aussi bien concernant les services à distance, la commercialisation, ou les espaces flexibles.

Parlons-en

Ensemble nous pouvons créer des espaces intelligents…

Que ce soit pour aménager un nouveau lieu, pour améliorer un espace de bibliothèque existant ou pour rénover un espace éducatif, nous vous offrons un service clé-en-main complet :

• Aménagement de la bibliothèque.

• Conseil en matière d’aménagement d’espace, de mobilier spécialisé, d’équipements et d’installations.

• Expertise en gestion de projets.

Nous vous accompagnerons tout au long de votre projet, de la conception de votre espace à l’installation, jusqu’au service après-vente et à la maintenance.

Le Groupe WF Education concentre ses efforts sur votre satisfaction et la réalisation de votre espace, adapté à vos besoins.

Nous pensons différemment et notre savoir-faire et expertise vous apportent des solutions faciles à configurer quels que soient la taille, l’espace ou les activités que vous souhaitez proposer.

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