Wie-is-verantwoordelijk?

Iedereen die in de organisatie werkt, moet weten wie verantwoordelijk is voor de voorraad. Wie weet alles over de voorraad? Wie regelt de voorraad? Wie bestelt nieuwe voorraad? Wie houdt de voorraadadministratie bij?

Als jij de verantwoordelijke bent, ben jij degene die voorraad inkoopt, bestelt en ontvangt. Jij bent tenslotte op de hoogte van de voorraad. Je weet waar alles staat. Je weet hoe alles weggezet moet worden. Daarnaast houd je de voorraad secuur bij in het Warehouse Management System (WMS). Je registreert alles, zodat je als verantwoordelijke op elk moment het beheer van de voorraad aan je leidinggevende kunt laten zien.

Is je leidinggevende verantwoordelijk voor de inkoop, dan moet jij de tekorten aan hem doorgeven. Je rapporteert tekorten en hij geeft toestemming als er iets moet worden besteld. Hij zet dan bijvoorbeeld een handtekening onder de bestelling. Jij houdt dan wel de voorraad bij en bent dan medeverantwoordelijk voor de voorraad. Is de leidinggevende verantwoordelijk voor de voorraad, dan zal alles via hem verlopen. Jij rapporteert de tekorten. Hij zal de bestelling doorgeven. Jij bent dan wel de voorraadbeheerder, maar niet de verantwoordelijke.

Het is belangrijk dat je voor jezelf weet wie je op welk moment en op welke manier moet informeren. Kortom, met wie bespreek je een tekort? En op welke manier rapporteer je dat? Dit kan op een aantal manieren: • mondeling

Je geeft aan je leidinggevende door dat er goederen niet op voorraad zijn. Dit kan informeel (tussendoor) of formeel (bijvoorbeeld tijdens een vergadering). Je kunt dit uiteraard ook telefonisch doen. • schriftelijk

Je overhandigt je leidinggevende een formulier of een lijstje met informatie, zodat hij weet wat er besteld moet worden. • digitaal.

Je stuurt je leidinggevende bijvoorbeeld een e-mail met alle informatie. Je vult een digitaal formulier in dat in jouw sport- en recreatiebedrijf wordt gebruikt bij de bestelling. Hier staan alle gegevens op die nodig zijn om te kunnen bestellen.

Opdracht 4 Verantwoordelijk voor de voorraad

Organisaties leggen de verantwoordelijkheid voor de voorraad bij een medewerker neer. Dit kan een medewerker sport en recreatie zijn of een leidinggevende. In een grote organisatie wordt het beheer van de voorraden verdeeld over meerdere personen of er wordt een specialist aangesteld. a. Neem een organisatie uit de sport- en recreatiebranche in gedachten en beschrijf kort uit welke bedrijfsonderdelen deze organisatie bestaat. Geef ook aan hoeveel medewerkers er ongeveer in dienst zijn.