Rapporteren

Tijdens je werk maak je van alles mee. Om je goed voor te bereiden op je werk moet je weten wat er gebeurt op je werk. Dit betekent niet alleen dat collega’s jou op de hoogte moeten houden van wat er gebeurt, maar dat jij andersom ook je collega’s op de hoogte moet houden. Dit kun je doen door te rapporteren.

Rapporteren is melden. Je rapporteert over gebeurtenissen op je werk of over iets wat je hebt gezien. Het bericht noem je een rapportage.

Je rapporteert om: • informatie aan anderen te geven over een bepaald onderwerp • een gebeurtenis aan anderen door te geven • instructie aan anderen te geven.

Femke werkt als medewerker sport en recreatie in een recreatiepark. Voordat haar activiteit begint, controleert ze of alle materialen en middelen nog in orde zijn. Ze ziet dat er twee lijmpistolen kapot zijn. Deze moeten worden vervangen. Ze rapporteert dit in het logboek van het recreatiepark.

Aan het eind van de middag kijkt ze naar een sportles die Jaline geeft. Femke ziet dat er een meisje is die vaak aan haar kuit zit. Ze lijkt er last van te hebben. Na de les rapporteert Femke dit aan Jaline door haar aan te spreken.

Schriftelijk en mondeling

In het voorbeeld rapporteert Femke schriftelijk en mondeling. In het logboek schrijft ze dat de twee lijmpistolen kapot zijn. Dat is schriftelijk rapporteren. In de middag vertelt ze aan Jaline over het meisje. Dat is een voorbeeld van mondeling rapporteren.

Voor- en nadelen schriftelijke en mondelinge rapportage

Mondeling rapporteren komt vaak voor. Mondeling rapporteren heeft een aantal voordelen. Je kunt snel informatie aan iemand doorgeven. Jij of de ander kan hier gelijk wat mee doen. Als de ander jou niet begrijpt, kan hij vragen stellen. Bij het mondeling rapporteren moet je de belangrijkste zaken vertellen. Het nadeel van een mondelinge rapportage is dat je vaak te lang over iets doorpraat. Ook worden de gesprekken niet vastgelegd en kun je dus niet nalezen wat er is gezegd.

Een voordeel van schriftelijke rapportage is dat je het nauwkeurig kunt opstellen. Belangrijke en ingewikkelde informatie kun je daarom beter schriftelijk rapporteren. Je kunt dan goed nadenken over wat je moet opschrijven en het nalezen. Met schriftelijke rapportage bereik je ook meerdere mensen. Degene die de rapportage leest, kan nadenken over wat geschreven is. Hij kan er dan goed op reageren. Het nadeel van een schriftelijke rapportage is dat het meer tijd kost dan een mondelinge rapportage. Ook krijg je niet gelijk een reactie.

Hoe rapporteer je?

Rapporteren kun je dus schriftelijk en mondeling doen. Voor beide manieren gelden een aantal voorwaarden: • Zorg dat je zakelijk bent. Beschrijf of bespreek alleen de zaken die belangrijk zijn en maak geen grappen. • Wees duidelijk in je rapportage. Gebruik in je rapportage bijvoorbeeld geen spreekwoorden en gezegdes. Maar zeg waar het om gaat. • Zorg dat je volledig bent. Vergeet geen belangrijke informatie. • Geef beknopte rapportage. Dat betekent dat je kort samenvat waar het om gaat. Geef geen informatie waaraan de ander niets aan heeft. Dat is alleen maar onduidelijk. • Zorg dat je objectief bent. Dat betekent dat je de rapportage baseert op feiten en niet op meningen.

In veel organisaties rapporteer je schriftelijk met rapportageformulieren. Hierin staat precies aangegeven wat je moet rapporteren. Er staat bijvoorbeeld: 'Wie waren erbij betrokken?' of 'Tijdstip van gebeurtenis: ...'.

Naast de formulieren kun je rapportages schrijven in een logboek. Een logboek is een boek waarin gebeurtenissen worden bijgehouden. Als je avonddienst hebt, kun je in het logboek lezen wat er overdag is gebeurd. Er staat bijvoorbeeld dat mevrouw Van Beek is gevallen en dat meneer Groenhart koorts heeft.

Een logboek.

Opdracht 14 Mondeling of schriftelijk

Welke manier van rapporteren zou jij kiezen en waarom?

Situatie 1

Rebecca werkt in een sporthal. Na een drukke zaterdagavond vindt ze een mobiele telefoon in de zaal. Deze legt ze bij de gevonden voorwerpen.

a. Rapporteert Rebecca schriftelijk of mondeling dat ze de telefoon heeft gevonden? Leg je antwoord uit.

Situatie 2

Hassan werkt eveneens in de sporthal. Jill heeft zojuist een ongeluk gehad. De ambulance heeft Jill meegenomen naar het ziekenhuis. Hassan rapporteert zijn bevindingen aan zijn leidinggevende, zijn collega Rebecca (die hij de dag erna treft), de familie van Jill, en een vriend waar hij in het weekend mee op stap is.

b. Rapporteert Hassan schriftelijk of mondeling naar deze personen? Leg je antwoord uit.

Opdracht 15 E-mail

Bij de sportschool waar Theo werkt, kwam laatst een meneer een klacht indienen over de factuur die hij toegestuurd had gekregen. Volgens hem was deze dubbel verstuurd en had hij zijn maandelijkse abonnementskosten al betaald. Ik heb al zijn gegevens opgeschreven. Zijn naam, zijn telefoonnummer en zijn adres. Voor mijn leidinggevende heb ik verder de omschrijving van de klacht duidelijk op papier gezet. Mijn leidinggevende was die dag zelf niet aanwezig, maar heeft de meneer de volgende dag direct teruggebeld.

a. Waarom was het goed dat de medewerker van de sportschool op deze manier rapporteerde?

Een keer per week controleert Theo de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden, op onveilige situaties, op verlichting, verwarming en op ventilatie. Alle zaken die hij tegenkomt die niet goed zijn gegaan of die reparatie nodig hebben, rapporteert hij aan zijn leidinggevende. Meestal zet hij alles netjes op papier met de datum erbij waarop hij de punten is tegengekomen.

b. Waarom is het belangrijk om de datum erbij te zetten?

Theo stuurt een mail naar zijn leidinggevende, omdat hij afgesproken heeft dat de meneer met de klacht over de factuur teruggebeld zal worden. Maar ook omdat Theo niet tevreden is over de schoonmaak en het onderhoud. Reparaties worden niet uitgevoerd en de schoonmaak gebeurt niet goed genoeg. Aangezien Theo alles goed genoteerd heeft in een logboek kan hij zijn leidinggevende goed laten zien waar hij het in zijn mail over heeft.

c. Schrijf een mail naar je leidinggevende waarin je aangeeft waarover je niet tevreden bent en dat je graag wil laten zien wat er aan de hand is.

d. Bespreek de mail met een klasgenoot. Wat zou je aan je mail verbeteren?

e. Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

AFSLUITING

Opdracht 1 Project Evalueren

Project - Thema 9

Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten.

In het project ‘Evaluatie activiteitenprogramma’ evalueer je het sportieve of recreatieve activiteitenprogramma van een organisatie.

Je krijgt het project van je docent. De uitwerking van deze opdracht kun je in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

Opdracht 2 Praktijktoets Evalueren

Praktijktoets - Thema 9

a. In deze praktijktoets laat je zien dat je kunt evalueren. Deze praktijktoets kun je uitvoeren op school, op je stage of op je werkplek. Overleg met je docent waar en wanneer je de praktijktoets doet.

Je krijgt de praktijktoets van je docent. De uitwerking van deze opdracht kun je in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent.

Beoordeel jezelf

b. Een duimpje omhoog betekent dat je dit leerdoel volledig beheerst, een duimpje omlaag betekent dat je het leerdoel nog nauwelijks beheerst.

Leerdoelen

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9. Je kunt feedback- en evaluatievaardigheden toepassen. Je verzamelt actief informatie over de werkuitvoering. Je kunt luisteren, vragen stellen en doorvragen om informatie te achterhalen. Je vraagt collega’s en gasten actief om feedback. Je past je werkwijze aan, als daar aanleiding voor is of als erom wordt gevraagd. Je bespreekt feedback met je leidinggevende. Je reflecteert op je eigen functioneren en geeft een realistisch beeld. Je komt voor jezelf op. Je kunt leerstrategieën toepassen.

c. Noem twee dingen waarover je tevreden bent.

1.

2.

d. Noem twee dingen die je de volgende keer anders zou willen doen.

1.

2.

Opmerkingen van de docent of praktijkbegeleider die beoordeelt

e. TOP

f. TIP

g. Bespreek de beoordeling van deze praktijktoets met je docent en/of praktijkbegeleider. Als jullie het samen eens zijn, tekenen jullie beiden voor akkoord. Als jullie het niet eens zijn, teken je voor gezien.

Naam docent en/of praktijkopleider: Handtekening: Akkoord of gezien? Datum:

Naam student:

Handtekening: Akkoord of gezien? Datum:

Opdracht 3 Eindtoets Evalueren

Eindtoets - Thema 9

Met deze eindtoets test je je kennis nadat je het thema afgerond hebt. Overleg met je docent op welk moment je de eindtoets gaat maken.

Opdracht 4 Terugkijken

• Heb je alle opdrachten die je moest doen uitgevoerd? • Heb je je portfolio-opdrachten ingeleverd en zijn ze goedgekeurd? • Heb je je praktijktoets en eindtoets gedaan?

Door het maken van de opdrachten bij de leerdoelen, het praktijkvoorbeeld en de nulmeting (opdracht 1 tot en met 4) ben je erachter gekomen wat je van dit thema al allemaal wist voordat je eraan begon. Wat heb je van dit thema geleerd?

Kennis:

Vaardigheden:

Andere leerpunten:

PROJECT THEMA 9 EVALUATIEFORMULIER

Bij dit project werk je samen met drie klasgenoten. In dit project evalueer je het sportieve of recreatieve activiteitenprogramma van een organisatie. Je maakt een evaluatieformulier en voert de evaluatie uit onder de gasten of sporters. Dit doe je voor je stagebedrijf of voor je school. In dit project word je beoordeeld op het product dat je oplevert en op de samenwerking tijdens het project.

Opdrachtgever

Er zijn twee mogelijkheden: • Loop je al stage of heb je werk? Dan is het bedrijf waar je stage loopt of werkt de opdrachtgever. • Loop je nog geen stage of heb je geen werk? Dan is je school de opdrachtgever.

Waarschijnlijk heeft het bedrijf of de school al een aanpak voor de evaluatie onder sporters of gasten. Maar je gaat er van uit dat dit nog niet het geval is. Jij gaat namelijk het evaluatieformulier maken, de noodzakelijke informatie verzamelen en de evaluatie uitvoeren. Uiteindelijk presenteren je de bevindingen aan de opdrachtgever.

De opdracht

Maak een evaluatieformulier en voer de evaluatie uit over de werkzaamheden van het sporten recreatieteam. Het gaat om een evaluatie onder sporters of gasten die langere tijd deelgenomen hebben aan de activiteiten die het sport- of recreatieteam organiseert en begeleidt. Als je de evaluatie uitgevoerd hebt dan weet je: • precies wat de sporters of gasten van de sportieve of recreatieve activiteiten vinden • precies wat de sporters of gasten van de begeleiding vinden • precies wat de sporters of gasten van de organisatie vinden • precies wat de sporters of gasten van de accommodatie, materialen en middelen vinden • precies wat de sporters of gast van de sfeer vinden.

Producteisen

• Je hebt een compleet evaluatieformulier. • Je hebt informatie verzameld onder een gedifferentieerde groep sporters of gasten. • Je hebt conclusies en aanbevelingen geformuleerd. • Je hebt een presentatie voor de opdrachtgever samengesteld.

Aanleveren

Je levert drie dingen aan: 1. Het evaluatieformulier. 2. Een evaluatieverslag met daarin alle gevraagde informatie. 3. Een verslag waarin je beschrijft hoe je te werk bent gegaan.