5 minute read
Onderdelen-van-het-draaiboek
c. Geef minimaal drie voorbeelden waarbij een tweede activiteit van pas komt.
Bij grote evenementen en festivals is het verplicht om een calamiteitendraaiboek te hebben. d. Zoek op internet naar een voorbeeld van een calamiteitendraaiboek. e. Bespreek dit met een klasgenoot. f. Wat vonden jullie van het calamiteitenhandboek? Is dat bruikbaar?
Het draaiboek is dus een soort handleiding. Deze handleiding geeft een overzicht van de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie. Het draaiboek moet voor iedereen duidelijk zijn. Zelfs voor iemand die niets met de activiteit te maken heeft. Het is dus belangrijk om alle informatie begrijpelijk en overzichtelijk op te schrijven.
Het draaiboek bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen: • algemene informatie over de activiteit • contactenlijst • voorbereidingsdraaiboek: overzicht met medewerkers en afspraken of taken • een dagdraaiboek met daarin: – draaiboek en tijdspad uitvoering activiteit – organisatievorm(en) activiteit(en) en materiaal. • plattegrond • evaluatie.
Eventueel (afhankelijk van de grootte van de activiteit): • begroting • aparte materialenlijst • checklist • calamiteiteninformatie (eventueel met verwijzingen naar calamiteitendraaiboek) • publiciteit en reclame • vergunningen.
Soms is het nuttig om met checklists te werken. Heb je alles op een rijtje? Bijvoorbeeld om na te gaan of je al je materiaal hebt. Heb je in je voorbereiding voldoende sponsors gevraagd? Heeft iedereen een draaiboek? Of na de activiteit: heb je iedereen een bedankje gestuurd? Kortom, een soort controle voor jezelf.
Promotie.
Soms is het nodig om je activiteit te promoten. Om sponsors te krijgen. Om sporters of gasten te werven. Vertel na afloop vooral ook hoe fantastisch je activiteit was. En het is ook leuk voor je school of je werk om het succes te delen. Vergeet vooral niet je sponsor, je vrijwilligers, je opdrachtgever en je teamleden te bedanken. Dit kan met een presentje, met een stukje in de krant of met een bedankje in het clubblad.
Opdracht 4 Familie-zon-water-weekend
Bij deze opdracht werk je samen met een klasgenoot.
Je werkt op een bungalowpark als medewerker sport en recreatie. Het is midden in de zomer en er komt een weekend aan met prachtig en heel warm weer. Jouw leidinggevende wil komend weekend een FAMILIE-ZON-WATER-WEEKEND organiseren. Hij heeft de volgende spellen in gedachten: 1. Zwemwedstrijd voor de verschillende doelgroepen: jonge schoolkinderen, jongeren, volwassenen en senioren. 2. Een glijbaanwedstrijd: wie het snelst van de glijbaan gaat voor kleuters en jonge schoolkinderen.
3. Waterballonnen werpen voor de doelgroepen jonge schoolkinderen, jongeren, volwassenen en senioren. Per groep is er een wedstrijd. 4. Bommetjewedstrijd: wie het mooiste bommetje maakt. De doelgroepen hiervoor mag je zelf kiezen. Na afloop van alle wedstrijden komt er aan het eind van de zondagmiddag een ijscokar en is er voor iedereen een ijsje. Dit moment is tevens de prijsuitreiking.
a. Jullie kiezen een van de standaardformulieren en maken de planning op papier. Natuurlijk mag je de planning opmaken met plaatjes, zodat het duidelijk een zon-water-weekend is. b. Waarom hebben jullie niet voor de andere formulieren gekozen?
Bespreek jullie planning met een ander groepje. c. Zouden jullie nogmaals hetzelfde formulier gebruiken? Waarom wel/niet?
d. Wat zouden jullie een volgende keer anders of beter voorbereiden?
e. Stel jullie planning bij of vul jullie planning aan.
Opdracht 5 Draaiboek
Bij deze opdracht werk je samen met drie klasgenoten.
Met je klasgenoten vorm je een organisatiecommissie. Julie hebben twee mogelijkheden: • Jullie organiseren een fietstocht voor jullie klas. • Jullie organiseren een toernooi.
a. Checklist voor een grote activiteit
Checklist Gedaan/bekend
Organisatieteam
Wie is de hoofdorganisator/voorzitter van het organisatieteam? Wie houdt de taakverdeling en het resultaat in de gaten? Wie is verantwoordelijk voor welke taak (takenlijst)?
Nog doen/onbekend Wanneer/welke actie
Hoe worden zo nodig besluiten genomen?
Doelgroep
Wat is de aanleiding van de activiteit? Wat is de doelstelling van de activiteit? Is er een algemeen thema? Op hoeveel deelnemers moet de organisatie rekenen? Wat/wie is de doelgroep?
Medewerkers (vrijwilligers)
Hoeveel medewerkers zijn nodig om alle taken uit te voeren? Is er een taakstelling voor de medewerkers opgesteld? Zijn de taken goed omschreven? Voor welke taken moeten mensen worden ingehuurd? Zijn er goede afspraken gemaakt met de ingehuurde mensen? Is er een lijst met persoonlijke gegevens van de medewerkers (vooral e-mail)? Is de verzekering van de medewerkers geregeld? Zijn er vervangers bij eventueel ziekte?
Activiteit en accommodatie
Wanneer is de activiteit? Hoelang duurt de activiteit/duren de activiteiten? Weten eventuele andere instanties wanneer de activiteit plaatsvindt? Wat voor activiteiten ga je doen? Hoe ga je de activiteiten doen? Waar gaat de activiteit plaatsvinden? Hoe zit de accommodatie in elkaar:
Checklist
• Hoe is de accommodatie bereikbaar? • Vervoer/verplaatsen tussen meerdere plekken • Is er voldoende parkeergelegenheid? • Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen? • Zijn er kleedkamers? • Zijn er energievoorzieningen? • Is er een ontruimingsplan/rampenplan? • Is er telefoon en/of zijn er andere communicatiemiddelen? • Welke veiligheidsvoorzieningen zijn er verder? • Zijn er voldoende plekken voor de activiteit?
• Enzovoort Is er een alternatief voor bijvoorbeeld slecht weer? Eten en drinken; mag het en doen we het? Eten en drinken: wie regelt dit (de accommodatie)? Hoe kleed je de accommodatie aan (decoratie)?
Vergunningen en dergelijke
Zijn (zo nodig) vergunningen aangevraagd? Zijn er eventueel extra verzekeringen nodig? Is medische zorg en de EHBO aanwezig? Is brandweer en politie op de hoogte?
Financiën
Wat is het budget? Zijn er al begrotingen/offertes bekend?
Checklist
Moeten er opdrachten worden verstrekt? Moeten er diverse afspraken worden gemaakt? Zijn er potentiële donateurs? Komen er acties? Welke mogelijke sponsors zijn er? Welke tegenprestaties kun je de sponsors bieden? Zijn de potentiële sponsors benaderd?
Publiciteit
Hoe en wanneer wordt de doelgroep bereikt? Welke boodschap wordt naar buiten gebracht? Is er drukwerk nodig? Is er een publiciteitsplan (nodig)? Moeten deelnemers worden uitgenodigd? Hoe verzamel je de opgave van deelnemers? Moet de media worden ingeschakeld, zo ja: hoe? Zijn de verschillende communicatiemiddelen verzonden, verspreid en/of opgehangen? Zijn er afspraken gemaakt voor promotionele activiteiten?
Werkplannen kunnen als bijlage toegevoegd worden aan het dagdraaiboek.
Kies een van bovenstaande activiteiten. Voor deze activiteit gaan jullie een compleet draaiboek maken. Hierin verwerken jullie in ieder geval de volgende onderwerpen: • algemene informatie over de activiteit • contactenlijst • voorbereidingsdraaiboek: takenlijst met medewerkers en afspraken • een dagdraaiboek met daarin: – draaiboek en tijdspad uitvoering activiteit – organisatievom(en) activiteit(en). • plattegrond. Ook vul je de checklist voor een grote activiteit in.
Checklist
Je kunt de uitwerking van deze opdracht in je portfolio opnemen. Maak hierover dan afspraken met je docent. Geef bij de uitwerking aan welke bijdrage jij aan het resultaat van deze opdracht hebt geleverd. b. Draaiboek en dagdraaiboek
Draaiboek:
Algemene gegevens
Naam activiteit
Locatie
Datum Tijd Aantal deelnemers Doelgroep Doel Organisatievorm Organisatieteam Totale team
Omschrijving Omschrijving plan B
Naam E-mail Contactenlijst
Mobiel Functie (taken)
Naam Taken Takenlijst en afspraken (data) Gedaan Nog doen Afspraken
Takenlijst en afspraken (data)
Uitgaven
Totaal Begroting
Inkomsten
Totaal
Zorg ervoor dat het totaal aan beide kanten gelijk is.
