Verschillende-typen-draaiboeken

b. Een draaiboek maak je alleen als je met verschillende medewerkers te maken hebt die de activiteit samen uitvoeren. In het draaiboek staat dan de taakverdeling omschreven. Als je alleen werkt, is dat dus niet nodig.

Waar / Niet waar

c. Voor eenvoudige activiteiten maak je geen draaiboek, maar een AVF.

Waar / Niet waar

d. Als je een activiteit na een maand nóg een keer uitvoert, maak je een nieuw draaiboek of

AVF.

Waar / Niet waar

e. In een draaiboek staan ook alle spelonderdelen volledig uitgewerkt.

Waar / Niet waar

f. Elke recreatiemedewerker zou aan de hand van een draaiboek in staat moeten zijn om een activiteit volledig zelfstandig uit te voeren.

Waar / Niet waar

Elke soort activiteit heeft zijn eigen draaiboek. Denk vooraf goed na over de inhoud van je draaiboek. Wat moet allemaal op papier vastgelegd worden? Voor een evenement stel je een ander type draaiboek op dan voor een festival. Hoe groter een activiteit, hoe langer de voorbereidingstijd en hoe uitgebreider het draaiboek. Je moet namelijk meer dingen uitzoeken, uitwerken en regelen. Bij een heel grote activiteit, bijvoorbeeld een grootschalig evenement, start de voorbereiding soms al een jaar voor de uitvoering.

Bij een kleinere activiteit is het draaiboek simpel, soms is het maken van een dagdraaiboek voldoende. Soms is een werkplan met de ‘zes W’s’ of het eenvoudigere PPD-formulier al voldoende.

Grote evenementen.

Tijdens het organiseren en het uitvoeren van een sportieve of recreatieve activiteit veranderen er altijd dingen. Een aantal voorbeelden: • Materialen kunnen niet meer worden geleverd. • Er schrijven zich veel minder sporters of gasten in dan waarop je had gerekend. • Een van de leden uit het organisatieteam wordt ziek. • Mensen voeren hun taken niet uit. • Je krijgt toch je budget voor je activiteit niet rond.

Dit zijn dingen die kunnen gebeuren en daar moet je op inspelen. Je past je draaiboek en je dagdraaiboek constant aan. Begin dus op tijd, dan kun je onvoorziene omstandigheden opvangen.

Wat als het heel slecht weer is? Of een van de sporters loopt een zware blessure op? Er gebeurt iets met de accommodatie, zoals brand? Bij grote evenementen en festivals is het zelfs verplicht om een calamiteitendraaiboek te hebben. Bij activiteiten die erg afhankelijk zijn van goed weer, is het verstandig om een binnenactiviteit klaar te hebben liggen. Zo komen je sporters of gasten niet voor niets. Zorg er dus altijd voor dat je een alternatief plan (Plan B) achter de hand hebt. Bij een kleine activiteit kun je soms uit de voeten met een tweede activiteit die voorbereid is. Bij een grote activiteit is het organiseren van een alternatief een stuk lastiger. Het organisatieteam bedenkt dan vooraf wat ze doen als zich een calamiteit voordoet.

Opdracht 2 Inspelen op weersomstandigheden

Situatie 1

Er staat voor morgen een teambuilding-activiteit op het programma voor het personeel van een verzekeringsmaatschappij. In verschillende opdrachten gaan ze aan de slag met thema's als vertrouwen, samenwerken en leiderschap. Het plan is om deze opdrachten in het open veld uit te voeren. Jij assisteert jouw collega daarbij.

a. De dag is aangebroken en je checkt de weer-app op je telefoon. Je ziet dat het momenteel regent en er een harde wind staat. Wat doe je? Ik bel meteen mijn collega en adviseer om de groep af te bellen. Nu kan het nog, het is nog vroeg. Dit wordt toch niks. Ik kijk eerst op buienradar om de voorspellingen voor de hele dag te zien en overleg daarna met mijn collega. Dit is een mooie extra uitdaging! Ik zorg dat we extra regenkleding meenemen en tussendoor een pauze met warme chocola inlassen. Ik zie geen reden om het plan aan te passen. We zien wel hoe het verloopt.

Situatie 2

Je werkt bij een bungalowpark en de volgende dag staat een wedstrijd jeu de boules voor senioren op het programma. Je hebt de voorbereidingen al gedaan: alles staat klaar, je hebt voldoende deelnemers en de senioren hebben er zin in.

Je leidinggevende vraagt wat voor weer het wordt en wil graag advies of de activiteit buiten kan plaatsvinden, of dat je toch een binnenlocatie moet zoeken.

Check het weer voor de volgende dag: ga bij de beantwoording van de vraag uit van een dag later. Op basis van je verwachting geef je de leidinggevende een advies.

b. Beschrijf hieronder de weersverwachting en je advies aan je leidinggevende.

Opdracht 3 Calamiteiten

a. Beschrijf hoe je in de volgende situaties zou handelen: • Het is heel slecht weer op de dag van de activiteit. • Een van de sporters loopt een zware blessure op. • Er gebeurt iets met de accommodatie, zoals brand.

Geef ook aan waarom je zo handelt.

b. Bespreek je aanpak met een klasgenoot. Pas de beschrijving van je aanpak eventueel aan.

Voor onvoorziene omstandigheden is het belangrijk een ‘Plan B’ achter de hand te hebben. Bij kleine activiteiten is het voldoende om een tweede activiteit voorbereid te hebben.