14 minute read
9.3 Administratieve-werkzaamheden
a. Met welke van deze vijf onderdelen heb jij (enige) ervaring? Beschrijf deze ervaring kort. b. Welke van deze vijf onderdelen vind jij het lastigst? Leg uit wat je er zo lastig aan vindt of wat je zo lastig lijkt. c. Wat wordt er onder deze vijf onderdelen van de dagelijkse coördinatie verstaan? d. Geef van alle vijf de onderdelen een voorbeeld uit de praktijk. Opdracht 3 Prioriteitenschema (theorieopdracht) Bron - Dagelijkse coördinatie en regelgeving a. Wat betekent het begrip prioriteit? b. Teken het prioriteitenschema en leg dit schema uit. c. Geef van alle vier de kwadranten een voorbeeld uit de praktijk. Opdracht 4 Stellen van prioriteiten (theorieopdracht) Bron - Dagelijkse coördinatie en regelgeving Filmpje - Prioriteitenschema a. Geef een samenvatting van wat in het filmpje naar voren komt. b. Wat heb je van het filmpje geleerd? 9.3 Administratieve werkzaamheden Een sport- en bewegingsleider heeft ook administratieve taken. Je kunt een onderscheid maken tussen twee soorten administratieve handelingen: 1. organisatiegebonden administratie 2. persoonsgebonden administratie. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Organisatiegebonden administratie
Organisatiegebonden administratie betreft alle informatie die verband houdt met de organisatie in het algemeen of de afdeling waar je werkt. Als sport- en bewegingsleider kun je hierbij denken aan: • deelnemersaantallen bijhouden • materiaallijsten maken • voorraadadministratie bijhouden • verslaglegging van werkzaamheden • notuleren van vergaderingen • specifieke formulieren invullen • wedstrijdformaliteiten. Deelnemersaantallen bijhouden Voor het bijhouden van het aantal deelnemers kun je gebruikmaken van presentielijsten. Wanneer het bij een les, training of toernooi om een vaste groep gaat, kan het belangrijk zijn om precies bij te houden wie er aanwezig zijn. Het kan zijn dat mensen zich vooraf aan hebben moeten melden voor deelname aan een evenement. Als de achtergrond van de deelnemers niet van belang is, kun je volstaan met het tellen van de deelnemers op de dag zelf. Soms is het belangrijk om bepaalde specifieke kenmerken bij te houden (geslacht, leeftijdscategorie, woonplaats). Sommige bedrijven verwerken deze gegevens in een computersysteem. Zeker voor commerciële instellingen is de aard én het aantal bezoekers of gasten belangrijk. Zij voeren een klantenadministratie. Als er sprake is van een echt lidmaatschap, is de kans groot dat je te maken krijgt met het bijhouden van de ledenadministratie. De volgende standaardgegevens komen in de meeste ledenadministraties voor: • lidmaatschapsnummer • lid sinds ... • lidmaatschapscategorie • naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres • geslacht • geboortedatum • actief/niet-actief • contributiecode • datum laatste betaling • datum laatste mutatie lidmaatschap. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Steeds vaker hebben klanten van een organisatie, zoals een fitnesscentrum, een ledenpas die bij binnenkomst gescand wordt en alle gegevens direct registreert. Moeten hiervoor rechten worden aangevraagd? Anders bron vermelden: https://www.golf.nl/app/digitale-ngf-pas Een ledenpas bevat alle gegevens die de organisatie nodig heeft. Steeds meer sportbonden werken met een digitale ledenpas. Tips bijhouden deelnemersaantallen Als je deelnemersaantallen moet bijhouden, let dan op de volgende punten: • In de meeste systemen kun je de persoon terugvinden door het intoetsen van zijn naam of zijn lidmaatschapsnummer. De lidmaatschapscategorie geeft je inzicht in bijvoorbeeld het aantal jeugdleden en ouderen dat je hebt. Dit kan handig zijn bij het organiseren van bepaalde evenementen voor een specifieke leeftijdscategorie. • Afhankelijk van het doel van de ledenadministratie, kun je informatie weglaten of toevoegen. Als je met bepaalde informatie niets doet, laat het dan weg want dat kost alleen maar tijd. • Voor een goedlopende klanten- of ledenadministratie is het belangrijk om te bepalen wie er bevoegd is om wijzigingen aan te brengen in het bestand. Als dat niet helder is, krijg je binnen de kortste keren een bestand met COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) gegevens die niet meer betrouwbaar zijn.
• Let goed op de privacy van de leden. In de Wet bescherming persoonsgegevens is vastgelegd welke informatie op welke manier vastgelegd mag worden en wie hier inzage in mag hebben. Zelfs adresgegevens en telefoonnummers van mensen mogen niet zomaar rondslingeren en voor iedereen toegankelijk zijn. Het is het beste als het bewerken van het bestand in handen van één persoon is. Die kan eventueel het bestand opslaan als een alleen-lezenbestand, waardoor anderen het wel kunnen inzien, maar niet kunnen veranderen. In kleine SB-organisaties moeten meestal alle medewerkers de veranderingen bijhouden. In dat geval is het aan te raden om een kolom op te nemen met de initialen van de medewerker. Zo kun je altijd terugvinden wie een verandering heeft uitgevoerd. Meestal noteer je ook de datum. Materiaallijsten en voorraadadministratie Meer informatie over het hoe en waarom van het bijhouden van materiaallijsten staat in Materialen en middelen. Het belang van een goede materiaallijst is dat je vrij snel inzicht hebt in de aanwezige materialen. Bovendien kan bijgehouden worden wanneer welk materiaal aan vervanging toe is. Een overzichtelijke opslag draagt eveneens bij aan een goed overzicht over aanwezig en ontbrekend materiaal. Overzichtelijke opslag van materiaal. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Materiaallijst voor de racketspelen
• 6 badmintonrackets met korte steel • 6 tennisrackets met korte steel • 6 tafeltennisbatjes • 6 squashrackets • 4 beachbalplankjes • 10 zachte tennisballen • 10 tafeltennisballen • 4 squashballen • 10 foamballen (tennisformaat) • 2 middelgrote foamballen • 2 grote foamballen • 1 bal aan een draad (om op te hangen) • 4 pfuffballen • 4 pittenzakjes • 2 foamknuppels • 2 knotshockeysticks • 2 kaatsplanken • 2 pylonnen • 1 zak ballonnen • 1 ballonzak • 16 foamblokken als telobjecten • wasknijpers als telobjecten • ijshockeypuck of sjoelsteen. Bij de voorraadadministratie gaat het om het bijhouden van de grootte van de voorraad van bepaalde producten en de veranderingen in de voorraad. Het goed bijhouden van de voorraadadministratie zorgt ervoor dat je niet onverwacht te maken krijgt met bepaalde tekorten of overschotten. Steeds vaker wordt bij het bijhouden van de materiaallijsten en de voorraadadministratie gebruikgemaakt van Excel. Tot slot kan het zijn dat materiaal afgeleverd wordt, ook dit moet goed geadministreerd worden. De afleverbon of pakbon bij de materialen die besteld zijn, moet gecontroleerd worden. De materialen moeten opgeborgen worden COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) en de pakbon moet opgeborgen worden in de juiste map.
Verslag van werkzaamheden
Bij de verslaglegging van werkzaamheden kun je denken aan werkzaamheden als een overdrachtsrapportage, voortgangsrapportage of urenregistratie. Als werknemer lever je een bijdrage aan het functioneren van de afdeling waar je werkt. Hiervoor moet je soms dingen noteren. Iemand die jouw activiteit de volgende keer overneemt, wil graag weten wat jij gedaan hebt en waar jij gebleven bent. Dit geldt ook voor het projectteam waar je deel van uitmaakt. Het kan voor anderen belangrijk zijn om te weten hoe ver jij bent met bepaalde werkzaamheden of wat er nog gedaan moet worden. Bij een sportstimuleringsproject als pleintjesactiviteiten maak je een voortgangsrapportage. Je vermeldt de aangeboden activiteiten, het aantal deelnemers en het oordeel van de deelnemers. Voortgangsrapportage VervolgactieWerkzaamheden VinceDatum IsrahContact met directeur Omnium over de huur van de accommodatie. Wil vervolggesprek met Israh over de inhoud van de activiteiten. 23-10 ElkeOpdrachtgever is akkoord met budget. Nog vervolggesprek met plaatselijke rijwielhandel over sponsoring. 28-10 Het kan voorkomen dat je aan urenregistratie moet doen. Het kan gaan om welke uren jij gewerkt hebt, maar het kan ook gaan om uren van anderen (collega’s, stagiairs, vrijwilligers) die jij moet bijhouden. Een urenregistratie is meestal om te zien hoeveel uren je aan een project of evenement hebt besteed. Notuleren van vergaderingen In het thema ‘vergaderen en netwerken’ komt dit onderwerp uitgebreid aan de orde. Bij vergaderingen en werkoverleg worden er meestal verslagen gemaakt. Het verslag van een vergadering noem je notulen. Notulen hebben COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) de volgende functie: • het schriftelijk vastleggen van afspraken, besluiten, acties
• bron van informatie voor de aan- en afwezigen • controlemiddel of de afspraken en acties tijdig uitgevoerd zijn.
De notulen geven kort en krachtig het verloop van het agendapunt weer. Hierbij leg je vast wat de meningen of gedachten over een bepaald onderwerp zijn. De besluiten en acties houd je meestal op een aparte lijst bij. Soms wordt er een datum aan een actie gekoppeld. De actielijst is een vast agendapunt van de vergadering. De acties worden doorgenomen en de acties die voltooid zijn, haal je van de lijst.
Actielijst organisatiecomité streetsoccertoernooi RealisatieNaamActieNr. BartOffertes aanvragen voor doeltjes01 SuzanneAdvertentie schoolkrant regelen02 FreekAdvertentie clubblad regelen03 FreekEerste opzet poster ontwikkelen04 BartContact opnemen met management over materiaalbudget 05 SuzanneContact opnemen met gemeente over beschikbaarheid pleintje 06 Specifieke formulieren invullen Vrijwel alle organisaties doen aan kwaliteitszorg en streven ernaar om de kwaliteit voortdurend te verbeteren. Dit heeft onder andere betrekking op het optimaliseren van de veiligheid en op het goed afhandelen van klachten. Voor beide onderwerpen zijn er meestal aparte formulieren waar je als sport- en bewegingsleider kennis van moet hebben. (Bijna-)ongevallenformulieren en calamiteiten Een organisatie kan vooral leren van situaties waarin het fout of bijna fout is gegaan. De meeste bedrijven kennen hier speciale formulieren voor. Zo kennen COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) instellingen de zogenaamde FOBO-formulieren. FOBO staat voor Formulier Ongevallen en Bijna-Ongevallen. Op een dergelijk formulier vult de betrokken
medewerker de datum en het tijdstip van het (bijna-)ongeval in en geeft een nauwkeurige beschrijving van wat er gebeurd is en van de omstandigheden waaronder het gebeurd is. Daarnaast geeft hij aan hoe er gehandeld is. Daarnaast dien je binnen verschillende branches (Zorg en Welzijn) ook calamiteiten te melden. Natuurlijk ga je niet zitten wachten tot er (bijna) een ongeval gebeurt. De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht werknemers en dus ook sportleiders om gevaarlijke situaties te melden aan de werkgever. In de Arbowet staan regels voor werkgevers en werknemers om de gezondheid en veiligheid van werknemers te bevorderen. Zo moet je erop toezien dat bij de opbouw van een evenement medewerkers niet te zwaar tillen. De Arbowet kent geen specifieke eisen over hoeveel een werknemer mag tillen of dragen. De last mag echter geen gezondheidsrisico opleveren voor de veiligheid en of de gezondheid van de werknemer. Ongevallenregistratie Werkgevers moeten, volgens de Arbowet, arbeidsongevallen die hebben geleid tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname, direct melden bij de Inspectie SZW. Daarnaast moeten zij ongevallen met meer dan drie dagen verzuim tot gevolg, registreren in een eigen register. Klachtenformulier Een klacht van een klant is een van de belangrijkste signalen dat er iets aan de kwaliteit te verbeteren valt. Omgaan met klachten, en vooral het positief benutten van klachten, vraagt om een goede procedure. De meeste organisaties hebben deze procedure vastgelegd en werken met speciale klachtenformulieren. De belangrijkste informatie van een dergelijk formulier is: • de datum • de naam van degene die de klacht in behandeling heeft genomen • naam, adres, woonplaats en telefoonnummer van de klager(s) • omschrijving van de klacht • afspraken en afhandeling van de klacht. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Wedstrijdformaliteiten
Als je als sport- en bewegingsleider betrokken bent bij een organisatie die wedstrijden of een toernooi organiseert, moet je op de hoogte zijn van wat en hoe geadministreerd moet worden. Bij de meeste takken van sport gaat het om een standaardwedstrijdformulier dat door beide partijen en de scheidsrechter ingevuld en ondertekend moet worden. Vervolgens dient dit formulier binnen een bepaalde tijd verstuurd te worden naar het wedstrijdsecretariaat van de betreffende bond. Ook hier zie je de ontwikkeling naar digitalisering. Bij vrijwel alle bonden gaat dit inmiddels digitaal. Soms gaat het om een competitie of toernooi door de organisatie zelf opgezet. In dat geval moet de informatie tijdig verzonden worden naar het eigen wedstrijdsecretariaat. Digitaal NTTB App: ledenpas en wedstrijdformulier De NTTB App is in de toekomst hét directe communicatiekanaal van de sport naar haar leden. In de ideale situatie heeft elk NTTB-lid de app op zijn telefoon. De NTTB App is in de zomer van 2020 geïntroduceerd en kent als twee belangrijkste functies: 1. (digitale) ledenpas 2. (digitaal) wedstrijdformulier. Op deze webpagina is informatie te vinden die relevant is voor bonds- en verenigingsfunctionarissen die in hun rol te maken hebben met leden- en of wedstrijdadministratie. Informatie die relevant is voor de spelers/leden zelf is te vinden op de speciale pagina op Tafeltennis.nl. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Moeten hiervoor rechten worden aangevraagd? Graag namaken in de stijl van de flexibele pipeline S&B. Anders bron vermelden: https://tafeltennis.nl/wp-content/uploads/2021/01/Instructie-gebruik-van-live-score-in-videostreaming-004.pdf)
Digitaal wedstrijdformulier. Persoonsgebonden administratie De persoonsgebonden administratie is de administratie die jij persoonlijk en op eigen initiatief bijhoudt. Denk hierbij aan aantekeningen die je maakt van gesprekken met werkrelaties en aan actielijstjes over wat je nog moet doen. Deze persoonsgebonden administratie verbetert je eigen functioneren, maar kan soms ook handig zijn voor medewerkers. In feite gaat het om verwerken, ordenen en bewaren van informatie. Verwerken van informatie Alle informatie die bij jou op de afdeling binnenkomt of informatie die voortkomt uit verrichte werkzaamheden kan leiden tot actie. Een aantal voorbeelden: • Een reclamefolder waar je niets mee kunt, gooi je in de bak met oud papier. • Een afspraak voor een volgende vergadering noteer je in je agenda. • Een aankondiging in een vaktijdschrift van een symposium over vrijwilligersbeleid in de sport knip je uit of noteer je in je agenda. • Hoe ver je de vorige keer gekomen bent met de oefeningen voor de cursus zelfverdediging noteer je in je agenda voor de volgende bijeenkomst. • Het artikel over sportvoeding in het tijdschrift Fiets kopieer je en stop je in je map Voeding en sport. Ordenen en bewaren van informatie De informatie die van belang is, moet je ordenen. Bedenk voor jezelf een goed systeem, zodat je alles gemakkelijk kunt terugvinden. Je kunt gebruikmaken van mappen, klappers, ordners, bakjes of hangmappen. Soms is het handig om dingen (alleen) digitaal te bewaren. Zorg dan wel voor een overzichtelijke mappenstructuur op je computer. Maak hierbij gebruik van een duidelijke naam en het jaartal. Het is enerzijds belangrijk dat je de opgeslagen informatie snel terug kunt vinden en anderzijds moet de informatie actueel blijven. Voor dit laatste is het belangrijk om regelmatig je archief op te schonen: wat kan weg en wat moet nog blijven. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
De beste manier om documenten te ordenen
1. Bewaar geen onnodige documenten Maak er geen gewoonte van om onnodige documenten te bewaren. Vaak sla je iets gedachteloos op; werp vanaf nu eerst een snelle blik op het document en beslis of deze informatie werkelijk bewaard moet blijven. Als je alles archiveert, zie je op termijn door de bomen het bos niet meer. Vinden wat belangrijk is, wordt steeds moeilijker. Wees dus kritisch en selectief in wat je bewaart. 2. Bedenk een logisch systeem voor het ordenen van je documenten Verdeel een documentenmap onder in submappen. Bijvoorbeeld: klanten, verkopers, medewerkers, offertes, opdrachtbevestigingen. Gebruik beschrijvingen die duidelijk maken wat in de betreffende folders thuishoort. Je kunt ook een eigen kleur kiezen voor bepaalde mappen en bijbehorende onderwerpen, zodat je ze makkelijk onderscheidt van de rest. 3. Sla gerelateerde documenten samen op, ongeacht het soort document Sla bijvoorbeeld verslagen, brieven, presentaties en notities van één bepaald project samen op in één map. Dit is veel handiger dan wanneer je bijvoorbeeld één map hanteert voor alle verslagen van alle projecten. Op deze manier kun je een bepaald document veel sneller vinden. 4. Maak onderscheid tussen lopend werk en voltooid werk Sommige mensen bewaren documenten van actuele werkzaamheden of projecten op hun bureau(blad) tot het werk voltooid is. Pas als het klaar is, wordt er gearchiveerd. Dat kan betekenen, dat de documenten op je bureaublad (en/of de papierstapel op en rond je bureau) zich enorm ophoopt. Handiger is het om op vaste momenten, bijvoorbeeld wekelijks of om de twee weken, documenten die je niet meer (steeds) nodig hebt, alvast op te bergen. Zo houd je beter overzicht op je actuele taken. En nogmaals: wees kritisch en selecteer meteen wat je echt moet bewaren en wat weg kan. 5. Voorkom overvolle mappen Wanneer je veel documenten in één map bewaart of veel submappen in de hoofdmap, is het verstandig om deze onder te verdelen in kleinere groepen. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Maak bijvoorbeeld voor elk jaar één groep of zorg voor een duidelijke verdeling in de submappen. Het gaat erom dat je elke file in een logische map kunt vinden, zonder dat je door lange lijsten moet scrollen. 6. Maak digitale kopieën van je papieren documenten met je scanner Dit kan heel handig zijn als je niet veel plaats hebt om belangrijke documenten op papier te bewaren of als je hard copies wilt weggooien, maar deze voor de zekerheid toch achter de hand wilt houden. Bepaal wel eerst of je de documenten ooit nog echt nodig denkt te hebben. Bron: www.kantoorartikelen.nl/blog/de-beste-manier-om-documenten-te-ordenen-6-tips (mei 2022). https://www.shutterstock.com/nl/image-photo/poznan-pol-sep-28-2022-laptop-2209377619 Bewaar informatie geordend. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Bron - Administratieve werkzaamheden Deze opdracht kun je het beste in een groepje maken. a. Inventariseer allerlei mogelijke administratieve werkzaamheden waar je als sport- en bewegingsleider mee te maken krijgt. b. Je kunt deze werkzaamheden onderverdelen in organisatiegebonden administratieve werkzaamheden en persoonsgebonden administratieve werkzaamheden. Maak het verschil tussen beide soorten administratieve werkzaamheden aan elkaar duidelijk. c. Verdeel de geïnventariseerde administratieve werkzaamheden over beide categorieën. d. Maak een top vijf van de administratieve werkzaamheden waar je waarschijnlijk het meest mee te maken krijgt. Opdracht 6 Bijhouden van deelnemersaantallen (theorieopdracht) Bron - Administratieve werkzaamheden a. Geef drie voorbeelden van SB-organisaties waarbij het bijhouden van deelnemersaantallen voorkomt. b. Maak een keuze uit een van deze SB-organisaties. Op welke manier kun je in deze organisatie het beste de deelnemersaantallen bijhouden? Opdracht 7 Materiaallijsten opstellen (theorieopdracht) Bron - Administratieve werkzaamheden a. Geef drie voorbeelden waarbij het opstellen van een materiaallijst belangrijk is. b. Je moet voor Koningsdag een sportieve activiteit organiseren voor ongeveer COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) veertig kinderen van groep 3 en 4 van de basisschool. Bedenk een globale invulling voor deze sportieve activiteit en stel een materiaallijst op.
