11 minute read
9.4 Financiële-werkzaamheden
Bron - Administratieve werkzaamheden a. Heb je ervaring met het afhandelen van wedstrijdformaliteiten? Zo ja, voor welke tak van sport? Beschrijf kort welke handelingen verricht moesten worden. b. Maak een keuze voor een bepaalde tak van sport. Zoek via internet naar hoe het wedstrijdformulier eruitziet en wat er na de wedstrijd allemaal afgehandeld moet worden. Opdracht 9 Digitaal wedstrijdformulier (theorieopdracht) Bron - Administratieve werkzaamheden Filmpje - Digitaal wedstrijdformulier a. Wat is je mening over de ontwikkeling in het filmpje? b. Wat zijn de voordelen? c. Wat zijn de nadelen? 9.4 Financiële werkzaamheden Als sport- en bewegingsleider krijg je te maken met kosten, begrotingen en budgets. De recreatieafdeling van een groot bedrijf, de afdeling Sport van een gevangenis en de commissie Breedtesport van de gemeente Roosendaal hebben allemaal een bepaald budget voor het uitvoeren van hun taken. In veel gevallen krijg je ook bij het organiseren van een toernooi of evenement te maken met een budget. Geld speelt vaak een belangrijke rol bij het organiseren van een sportief evenement. Heb je voldoende geld om een zaal te huren? Hoe zorg je dat de betaling van de huur op tijd gebeurt? Zullen de inkomsten uit de kaartverkoop voldoende zijn om alle kosten te dekken? COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Er bestaan verschillende methoden om voortdurend goed overzicht te hebben over de uitgaven en inkomsten. De belangrijkste methode is de begroting. De kosten van een begroting kun je opdelen in budgets. De belangrijkste financiële werkzaamheden zijn: 1. het opstellen van een begroting 2. het omgaan met budgets 3. het aanvragen van een offerte 4. het opstellen van een factuur. Het opstellen van een begroting Een handige methode om overzicht te hebben over de uitgaven en inkomsten is de begroting. Een begroting is een kortetermijnplan waarin een schatting wordt gemaakt van de te verwachte inkomsten en de uitgaven. Meestal maak je een begroting voor een bepaald jaar, het zogenaamde boekjaar. Maar je kunt ook een begroting maken voor een project. Filmpje - Opstellen van een begroting 1 Filmpje - Opstellen van een begroting 2 Elke manager zal eerst moeten bepalen welke doelen hij wil bereiken. Dit geldt bijvoorbeeld voor de manager van het recreatiebedrijf of van de stichting Welzijn, maar ook voor de manager van een sportief evenement of van een sportstimuleringsproject. Voorbeelden van doelen zijn het behalen van een bepaalde winst, van een bepaald marktaandeel of van een bepaald aantal deelnemers. Daarna moet je vaststellen wat je moet doen om de gewenste doelen te bereiken. Zo maak je plannen voor de lange termijn en voor de korte termijn. Tussen deze twee soorten plannen bestaat een verband. De plannen op lange termijn moeten uitmonden in een meer gedetailleerde planning op korte termijn. Als je de plannen op korte termijn vertaalt in geldbedragen, spreek je van begroten. Een begroting is dus een kortetermijnplan uitgedrukt in geld, waarbij je de te verwachten inkomsten en uitgaven op een rijtje zet. Zo stelt de afdeling Sport van een gevangenis een begroting op voor het bereiken van de gestelde doelen voor het jaar 2024. De stichting SWGO stelt een begroting op voor de sportmanifestatie op Koningsdag. Een begroting is ook een goed controle-instrument. Je kunt steeds overzicht houden over de geraamde kosten en de geraamde inkomsten. Zo was de COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) stichting SWGO uitgegaan van 300 betalende bezoekers à 5 euro, maar
halverwege de inschrijftermijn moesten ze dit bijstellen naar 200 bezoekers. Aan de kostenkant óf aan de inkomstenkant moet je naar oplossingen zoeken om de begroting weer sluitend te krijgen. Een voorbeeld van de exploitatiebegroting voor Icedome Almere Inkomsten € 4.500.000Entreekaarten schaatsrecreanten € 1.500.000Evenementen als muziekconcerten € 3.000.000Horeca-inkomsten € 4.000.000Sponsoring € 13.000.000Totaal inkomsten Kosten € 7.320.000Afschrijvingskosten gebouw € 500.000Energiekosten PM, onderhoud, personeel enzovoort € 9.150.000Rentekosten lening gebouw € 9.650.000Totaal kosten € 3.350.000Exploitatieresultaat Voor het maken van een begroting start je met het maken van een overzicht van alle activiteiten die voor een project of sportief evenement gedaan moeten worden. Vervolgens ga je per deelactiviteit na welke kosten ermee gemoeid zijn. Daarna maak je een overzicht van de inkomsten die je kunt verwachten. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) De te verwachten inkomsten en uitgaven breng je samen in de begroting. Het is overzichtelijk om alle uitgaven en inkomsten onder te brengen in categorieën.
Uitgaven
• kosten accommodatie en materiaal – huur accommodatie – huur geluidsinstallatie – huur, aanschaf van materiaal – aankleding accommodatie – schoonmaakkosten – wegbewijzering – huur parkeergelegenheid. • kosten pr – verzenden brieven (briefpapier, enveloppen en portokosten) – verzenden persberichten – folders – affiches – advertenties – programmaboekjes – kosten sponsorwerving – consumpties gasten. • organisatiekosten – telefoonkosten – vergaderkosten – reiskosten van de organisatie – kopieerkosten – verzendkosten. • kosten vrijwilligers – kosten voor de werving – consumpties – presentje en bedankje – kleding. • kosten ondersteuning – inkoop en vervaardigen hapjes en drankjes – inrichten EHBO-post – inrichten post gevonden voorwerpen. • onvoorziene kosten. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Inkomsten
• sponsoring – geld – drukwerk – kleding – prijzen. • verkoop – entreebewijzen – programmaboekjes – hapjes en drankjes – loten – promotieartikelen. • service – parkeergelegenheid – garderobe. • subsidie – gemeente. Bij een begroting wordt vrijwel altijd een post ‘onvoorziene kosten’ (van 10% van de totale begroting) opgenomen. Het omgaan met budgetten De termen begroting en budget worden nogal eens door elkaar gehaald, maar er is een duidelijk verschil. Een begroting is niet meer dan een schatting van de te verwachten uitgaven en de inkomsten, meestal voor de periode van een jaar. Een budget is een taakstellende begroting voor een bepaalde, meestal korte, periode of voor een bepaald plan. Dat is het bedrag waarbinnen je het plan of de taak moet uitvoeren. Meer geld heb je of krijg je niet. Het begrip taakstellend betekent dat je de taak of het te bereiken resultaat vastlegt en koppelt aan een bepaald bedrag. Zo heb je bijvoorbeeld een budget van 500 euro voor de pr van een sportief evenement. Met dit bedrag moet je de pr tot een goed resultaat brengen. Zo kan er een budget van 100 euro zijn voor de prijzen van het sportief evenement. Het lijkt gemakkelijk, maar het zal duidelijk zijn dat het juiste budget koppelen aan een bepaalde taak of COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) resultaat best lastig is.
Budgetteren en begroten
Elke organisatie heeft behoefte aan planning. Een planning geeft stapsgewijs aan wat een bedrijf de komende jaren verwacht van zijn bedrijfsvoering (onder andere de te verwachten omzet/kosten/winst enzovoort). Wanneer we een planning met cijfers onderbouwen dan spreken we van een begroting. Een begroting is als het ware het kompas van de organisatie. Waar wil je als organisatie naartoe en welke koers ga je varen? Binnen een begroting kun je geldbedragen vrijmaken die men mag besteden. Het budget. Een begroting is een cijfermatige weergave van alle geplande activiteiten in een toekomstige periode. Meestal voor langere tijd. Als men aan deze begroting een taak hangt, is er dus sprake van een budget. Begroting: overzicht van de verwachte inkomsten en uitgaven over een bepaalde periode (1 jaar of langer). Budget: planning op korte termijn (tot 1 jaar). Een budget is een bedrag aan toegestane kosten waarbinnen een taak uitgevoerd moet worden. Meer geld krijg je meestal niet ook al zijn de kosten hoger dan begroot. Bron: www.economiehulp.nl/begroting-en-budget. Het werken met budgets stelt je beter in staat om de begroting in de hand te houden. Bij een bepaald budget hoort meestal ook iemand die verantwoordelijk is voor dit budget. Dit noem je de budgethouder. Zo kan het zijn dat Suzanne verantwoordelijk is voor het pr-budget en Freek voor het prijzenbudget. De belangrijkste taak van de budgethouder is om het budget te bewaken en ervoor te zorgen dat het niet overschreden wordt. Gebeurt dit op de een of andere manier toch, dan is uiteraard overleg met de projectcoördinator of de manager belangrijk. Budgetverantwoordelijkheid en budgetbewaking houdt ook in dat afgesproken wordt wie er bevoegd is betalingen te doen of financiële verplichtingen aan te gaan. Soms wordt er ook afgesproken tot welke limiet iemand zelfstandig uitgaven mag doen. Boven dit bedrag moet altijd contact opgenomen worden COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) met de projectcoördinator of de manager. Als bijvoorbeeld blijkt dat je voor het streetsoccertoernooi doeltjes moet kopen, zal deze aanschaf het budget
voor materiaal flink overschrijden. Bovendien blijkt het bedrag de afgesproken limiet te boven te gaan. Je gaat overleg voeren met de manager van de sportraad. Pr-budget voor het streetsoccertoernooi Verschil in €Verwachte uitgaven in € Uitgaven tot nu in € Budget in €Kostensoort --3030Advertentie schoolkrant +30-30Advertentie clubblad -15256575Posters +10-8090Folders +10-1525Persbericht -20106050Brieven -10303050Pogrammaboekjes +565280350Totaal Budgetteren Als jij verantwoordelijk bent voor het budget van een bepaalde taak, houd dan rekening met de volgende afspraken: • Ga op tijd na of de kosten het budget niet te boven gaan. • Weet dat je alleen financiële verplichtingen mag aangaan die binnen het budget vallen of die gebaseerd zijn op contracten. • Houd je aan afspraken over de betalingen. Moet je de betalingen contant doen of alleen per bank of giro? Als je uit eigen middelen voorschiet, hoe word je dan terugbetaald en op welke termijn? Hoe dien je declaraties in? • Voer over verplichtingen boven een bepaald bedrag eerst overleg met de projectleider of de manager. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • Houd een deugdelijke administratie bij van de inkomsten en uitgaven.
• Presenteer de tussentijdse stand van zaken op de afgesproken manier en op het afgesproken tijdstip. • Neem alleen beslissingen waartoe je bevoegd bent. Het aanvragen van een offerte Als sport- en bewegingsleider moet je soms materiaal aanschaffen. Internet is in veel gevallen een goed middel om een prijsvergelijking te maken. Ook is het mogelijk om bij een aantal bedrijven een offerte aan te vragen. Een offerte is een prijsopgave, een aanbieding van een product of dienst tegen een bepaalde prijs. COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie)
Graag namaken in de stijl van de flexibele pipeline S&B. Daarnaast de jaartallen actualiseren en een ander lasbedrijf toevoegen. Offerte. Vraag altijd meerdere offertes aan, de verschillen kunnen behoorlijk groot zijn. Let niet alleen op de prijs en houd bij het vergelijken van offertes rekening met de btw, eventuele leveringsvoorwaarden en betalingstermijnen. Soms is het handig om duidelijk te informeren naar zogenaamde quantumkorting. Dit is een korting die soms van toepassing is bij de aankoop van grote hoeveelheden van eenzelfde product. Bij onzekerheid over een bepaalde offerte is een COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) telefoontje vaak de moeite waard. Soms valt er ook nog te onderhandelen over de prijs, zeker wanneer je een vaste klant bent of mogelijk wordt.
Het kan ook voorkomen dat jij als sportleider zelf een offerte uit moet brengen. Dit kan gaan over de verhuur van materiaal of het aanbieden van een bepaalde dienst, bijvoorbeeld de organisatie van een sportief evenement. Bij een offerte is het belangrijk om de diverse producten of diensten te specificeren. Je maakt dus duidelijk voor welk product of voor welke dienst je een bepaald bedrag vraagt. Vergelijkingssites Op internet vind je een groot aantal vergelijkingssites. Op deze sites wordt meestal zowel de kwaliteit als de prijs bij verschillende aanbieders vergeleken. Welke vergelijkingssite je nodig hebt, is afhankelijk van het product of de dienst die je zoekt. Enkele voorbeelden van vergelijkingssites: • www.kieskeurig.nl • www.snakewool.nl • Www.consumentvergelijk.nl • www.besteproduct.nl • www.vergelijkingssite.com • www.vergelijk.nl • www.beslist.nl • www.tweakers.net. Het opstellen van een factuur Heb je eenmaal een opdracht voor het leveren van een product of dienst geplaatst, dan ontvang je na verloop van tijd een factuur. Een factuur is een rekening, een lijst van geleverde producten of diensten met opgave van de berekende prijzen. Meestal gebruiken bedrijven voorgedrukte facturen. Op een factuur staan meestal de volgende gegevens: • naam van het bedrijf, adres en plaatsnaam • inschrijfnummer Kamer van Koophandel • bankrekening (IBAN) • vermelding factuur • factuurnummer en factuurdatum COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) • leverings- en betalingsvoorwaarden.
Daarnaast staan op de factuur ook de gegevens van degene die de producten of diensten besteld heeft. Voor jou is het belangrijk om de procedure te kennen die je moet volgen bij het ontvangen van een factuur. Naar wie moet de factuur toe, wie handelt het af, waar moet de factuur opgeborgen en ingeschreven worden? Opdracht 10 Opstellen van een begroting (theorieopdracht) Bron - Financiële werkzaamheden a. Wat is een begroting? b. Wat is het verschil tussen een begroting en een budget? c. Maak een keuze voor een bepaalde sportieve activiteit, evenement of project. Stel een globale begroting op voor deze activiteit. Opdracht 11 Budget (theorieopdracht) Bron - Financiële werkzaamheden a. Wat is een budget? b. Wat is budgetteren? c. Wat zijn de voordelen van het werken met budgetten? d. Vanuit de gemeente krijg je een budget van € 2000 om op de basisscholen unihockey (floorball) te promoten. Hoe ga je dit budget besteden? Geef een verantwoording bij je uitgaven. Opdracht 12 Offerte (theorieopdracht) Bron - Financiële werkzaamheden a. Wat is een offerte? b. Waarom is het belangrijk om meerdere offertes aan te vragen? c. Vanuit de gemeente krijg je een budget van € 2000 om op de basisscholen unihockey (floorball) te promoten. Welke materialen heb je hierbij nodig? d. Vraag voor de door jou gekozen materialen twee offertes aan bij COPYRIGHT BOOM BEROEPSONDERWIJS (met conceptbeelden en zonder taalredactie) verschillende bedrijven. Leg uit waarom je voor die twee aanbieders gekozen hebt.
