Angerenstein Sport en Bewegen
Angerenstein Sport en Bewegen Angerenstein Sport en Bewegen is een complete serie leermiddelen voor het boeken met theorie en opdrachten, online verdiepingsstof, digitale toetsen en docentenondersteuning. Ieder boek bestaat uit leereenheden die samen alle relevante informatie bevatten voor studenten die een opleiding Sport en Bewegen volgen.
Dienstverlening Sport en Recreatie basisboek Dienstverlening Sport en Recreatie basisboek is het boek voor het basisdeel voor de medewerker Sport en Recreatie. Dit boek richt zich op de dienstverlenende werkzaamheden. Daarbij is onder andere aandacht voor beheer en onderhoud, veiligheid, administratieve werkzaamheden en gezondheid en voeding.
Maak samen werk van onderwijs Boom beroepsonderwijs wil jongeren helpen zich te ontwikkelen tot echte vakmensen. Wij zijn er voor de doeners en de makers. Om samen werk te maken van onderwijs verbinden wij docenten, studenten en het bedrijfsleven met elkaar. Zo zorgen we ervoor dat jongeren het beste uit zichzelf halen. Met inspirerend lesmateriaal voor een wereld die continu verandert. Dat maakt ons trots!
i.s.m.
9 789037 228083
Dienstverlening Sport en Recreatie basisboek
kwalificatiedossier Sport en Bewegen. Angerenstein Sport en Bewegen bestaat uit
Basisdeel
Dienstverlening Sport en Recreatie basisboek
DIENSTVERLENING SPORT EN RECREATIE BASISBOEK
COLOFON Boom beroepsonderwijs info@boomberoepsonderwijs.nl www.boomberoepsonderwijs.nl Auteurs: Kristel Gubbels, Rob Hartog, Tom Kruisman, Hanneke Molenaar, Patrick Tummers Inhoudelijke redactie: CIOS Nederland, Patrick Tummers Titel: Dienstverlening Sport en Recreatie basisboek ISBN: 978 90 3722 808 3
Beeld met dank aan: Bureau Visuele Vertalingen, Beeldbalie, ©Pixton, TÜV © 2016
Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden. Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Boom beroepsonderwijs, te vinden op www.boomberoepsonderwijs.nl.
INHOUDSOPGAVE Voorwoord ......................................................................................................................... 6 Leereenheid 1
Werkzaamheden voorbereiden .................................................................................. 9 Praktijkvoorbeeld ........................................................................................................... 11 Theorie .............................................................................................................................. 14 1.1
Planmatig werken ............................................................................................. 14
1.2
Het werkplan ....................................................................................................... 15
1.3
Andere planningshulpmiddelen .................................................................. 26
1.4
Samenwerking ..................................................................................................... 27
1.5
Overleggen ............................................................................................................ 33
Verwerkingsopdrachten .............................................................................................. 37 Leereenheid 2
Ruimtes gebruiksklaar maken ................................................................................. 43 Praktijkvoorbeeld ......................................................................................................... 44 Theorie .............................................................................................................................. 47 2.1
Accommodaties .................................................................................................. 47
2.2
Materialen, toestellen en meubilair ............................................................ 52
2.3
De werkruimte gebruiksklaar maken ........................................................ 56
2.4
De sport- en recreatieruimten gebruiksklaar maken ............................ 59
Verwerkingsopdrachten ............................................................................................ 66 Leereenheid 3
Optreden als centraal aanspreekpunt ................................................................... 73 Praktijkvoorbeeld ......................................................................................................... 74 Theorie .............................................................................................................................. 77 3.1
Communicatie .................................................................................................... 77
3.2
Omgaan met gasten ......................................................................................... 84
3.3
Klachten afhandelen ........................................................................................ 91
3.4
Registreren ........................................................................................................... 95
3.5
Social media ........................................................................................................ 96
Verwerkingsopdrachten ............................................................................................ 99 Leereenheid 4 Administratieve werkzaamheden ......................................................................... 107
3
Praktijkvoorbeeld ....................................................................................................... 109 Theorie .............................................................................................................................. 111 4.1
Administreren .................................................................................................... 111
4.2
Programma’s en systemen ............................................................................ 118
4.3
Printen, scannen en kopiëren ...................................................................... 124
4.4
Administratieve werkzaamheden in de praktijk .................................. 128
Verwerkingsopdrachten ............................................................................................ 139 Leereenheid 5
Voorraadbeheer ........................................................................................................... 145 Praktijkvoorbeeld ....................................................................................................... 146 Theorie ............................................................................................................................ 149 5.1
Wat is voorraadbeheer? ................................................................................. 149
5.2
Optimale voorraad .......................................................................................... 154
5.3
Stappenplan voorraadbeheer ....................................................................... 157
5.4
Inkopen, ontvangen en uitgeven van goederen .................................... 161
Verwerkingsopdrachten ........................................................................................... 168 Leereenheid 6 Veiligheid ........................................................................................................................ 175 Praktijkvoorbeeld ........................................................................................................ 177 Theorie ............................................................................................................................ 180 6.1
Je veilig voelen ................................................................................................. 180
6.2
Fysieke veiligheid ............................................................................................ 184
6.3
Veilig werken .................................................................................................... 188
6.4
Veiligheid bevorderen .................................................................................... 201
Verwerkingsopdrachten ............................................................................................ 215 Leereenheid 7
Beheer en onderhoud ................................................................................................. 221 Praktijkvoorbeeld ....................................................................................................... 222 Theorie ............................................................................................................................ 226 7.1
Beheer en onderhoud van materialen en apparatuur ........................ 226
7.2
Beheer en Onderhoud van uitleen- en verhuurmaterialen .............. 234
7.3
Schoonmaken ................................................................................................... 238
7.4
Gereedschappen voor onderhoud en reparatie .................................... 249
7.5
Eenvoudige reparaties uitvoeren ............................................................... 256
Verwerkingsopdrachten ........................................................................................... 259 Leereenheid 8 Gezondheid en voeding ............................................................................................ 269
4
Praktijkvoorbeeld ....................................................................................................... 270 Theorie ............................................................................................................................ 273 8.1
Gezondheid ........................................................................................................ 273
8.2
Bewegen en recreëren .................................................................................... 275
8.3
Voeding ............................................................................................................... 277
8.4
Eenvoudige gerechten bereiden ................................................................. 283
8.5
Gastvrijheid ...................................................................................................... 290
Verwerkingsopdrachten .......................................................................................... 294 Leereenheid 9 Evalueren ....................................................................................................................... 301 Praktijkvoorbeeld ....................................................................................................... 302 Theorie ............................................................................................................................ 305 9.1
De evaluatie ...................................................................................................... 305
9.2
Het belang van communicatie ..................................................................... 311
9.3
Feedback .............................................................................................................. 314
9.4
Reflecteren ......................................................................................................... 319
Verwerkingsopdrachten ........................................................................................... 322
5
VOORWOORD Angerenstein SB (Sport en Bewegen) is een complete serie leermiddelen voor het kwalificatiedossier Sport en Bewegen. Angerenstein SB bestaat uit boeken met theorie en opdrachten, online verdiepingsstof en digitale toetsen. Dit boek is een van de drie boeken voor de basis- en profielkerntaak van het kwalificatiedossier Dienstverlening Sport en Recreatie op mbo niveau 2. In het volgende schema staan de boeken van Angerenstein SB niveau 2.
Niveau 2
Dienstverlening Sport en Recreatie •
Dienstverlening Sport en Recreatie - basisboek (kerntaak B1-K1)
•
Introductie en toezicht houden in de Sport en Recreatie, profielboek 1 (kerntaak P3-K1)
•
Assisteren en begeleiden in de Sport en Recreatie, profielboek 2 (kerntaak P3-K1)
•
BPV-opdrachten.
De opbouw van de leereenheden Ieder boek bevat leereenheden die de dienstverlener Sport en Recreatie in opleiding gedurende zijn of haar opleiding veelvuldig zal raadplegen. Deze leereenheden bestaan uit: • theorie (+ online verdiepingsstof) • praktijkvoorbeelden • verwerkingsopdrachten • digitale toetsen.
Theorie De leereenheden bevatten de informatie die relevant is voor de dienstverlener Sport en Recreatie in opleiding. De theorie wordt verlevendigd met voorbeelden uit het werkveld. Aanvullende informatie vind je in de verdiepingsstof die beschikbaar is op www.angerenstein.nl/sb.
Praktijkvoorbeeld Een praktijkvoorbeeld bestaat meestal een situatie waar een dienstverlener Sport en Recreatie tegenaan kan lopen in de beroepspraktijk. Aan de hand van een aantal kennis- en vaardigheidsopdrachten probeer je te bedenken wat je in deze situatie het best zou kunnen doen.
6
Verwerkingsopdrachten Bij iedere paragraaf van een leereenheid hoort een aantal verwerkingsopdrachten. Deze opdrachten helpen je de informatie uit de theorie te verwerken. Doordat je actief met de informatie aan de slag gaat, onthoud je de informatie beter. Bij iedere opdracht staat welk theoriedeel je kunt gebruiken om de opdracht te maken. Je kunt zelf kiezen of je de opdrachten alleen maakt of met een groepje. Ook is het mogelijk om de opdrachten eerst alleen te maken en daarna met een groepje medestudenten. Bij sommige opdrachten, zoals de woordspin, werk je in een groepje. Je kunt zelf kiezen welke opdrachten je maakt. Soms zit er voor een deel overlap in de opdrachten. De opdrachten worden langzaam maar zeker moeilijker. Bij de eerste opdrachten ligt het accent op kennis. Bij de laatste opdrachten gaat het meer om het begrijpen en toepassen.
Verwijzingen Bij sommige verwerkingsopdrachten of theorie staat een verwijzing naar de website van Angerenstein SB. Daar vind je dan de bron (bijvoorbeeld een filmpje, afbeelding of website) die je nodig hebt bij het maken van de opdracht.
Digitale toetsen Zodra je een leereenheid hebt afgerond, kun je een eindtoets maken. Daarmee laat je zien wat je hebt geleerd. De toets bevat vragen over alle leerdoelen van de leereenheid. Veel plezier en succes met het werken met Angerenstein SB Dienstverlening!
7
8
L E E R E E N H E I D
01 WERKZAAMHEDEN VOORBEREIDEN Inleiding In de sport- en recreatiesector werk je samen met collega’s en je leidinggevende. Je verricht veel verschillende werkzaamheden. Je assisteert bij sport- en recreatieactiviteiten en in de horeca. Je begeleidt en communiceert met gasten, voert eenvoudig onderhoud uit en houdt toezicht. Je bent een duizendpoot en er is altijd wat te doen.
Ervaring uit de praktijk ‘Nog niet zo lang geleden ben ik in dit sport- en wellnesscentrum begonnen als medewerker sport en recreatie. Tegenwoordig begeleid ik klanten in het fitnesscentrum. Soms gebeurt er een ongelukje en moet ik de accommodatie zelf schoonmaken. We hebben ook een zwembad en geven zwemlessen aan jonge kinderen. Daar ben ik als medewerker sport en recreatie begonnen. Zo af en toe help ik nog wel eens mee in het zwembad. Naast het opvangen van de kinderen en het helpen bij de zwemlessen moet je vooral het zwembad en de kleedruimten schoonmaken en toezicht houden. Ook organiseren we spelenmiddagen. Dat vind ik erg leuk, maar daar komt heel wat bij kijken. Het ziet er eenvoudiger uit dan het is. We bereiden dat met het team altijd heel goed voor en maken een werkplan. Gelukkig hebben we een goed team dat goed samenwerkt.’ Een goede voorbereiding voorkomt dat je onnodig lang over de werkzaamheden doet of dingen vergeet. Wanneer je planmatig te werk gaat, kun je je werk beter doen. Een goede samenwerking met je collega’s en je leidinggevende is ook van belang om goed werk te leveren. Daarover gaat deze leereenheid.
9
De inhoud van deze leereenheid 1.1 Planmatig werken 1.2 Het werkplan 1.3 Andere planningshulpmiddelen 1.4 Samenwerking 1.5 Overleggen
10
PRAKTIJKVOORBEELD HET HOCKEYTOERNOOI ‘B-sticked’ is een groot hockeytoernooi op de Arnhemse Mixed Hockeyclub Upward in Arnhem, met jaarlijks ongeveer vijfhonderd deelnemers. De deelnemers zijn in de leeftijd van 16-17 jaar en zij verblijven een weekend lang op het toernooi. Ze slapen in tenten op het terrein en krijgen ontbijt, lunch en avondeten in het clubhuis van Upward. Een weekend lang zal gestreden worden op de hockeyvelden om de befaamde B-stickedcup. Naast hockey zijn er andere sport- en spelactiviteiten, zoals een grote zeskamp. Een groot evenement als B-sticked vereist een goede planning en voorbereiding. Naast het hockeytoernooi zelf moet er gezorgd worden voor de veiligheid, de horeca, het schoonmaken, de logistiek en de dagelijkse gang van zaken. Daarom zijn er binnen B-sticked commissies gemaakt die elk verantwoordelijk zijn voor de planning en uitvoering van één specifiek onderdeel. Deze commissies worden op hun beurt weer aangestuurd door het bestuur, dat uit vijf mensen bestaat. Zij zijn eindverantwoordelijk voor het goed en veilig verlopen van het toernooiweekend. Thomas en Kasia zijn beiden commissieleden binnen de commissie Sport en Spel en zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren en begeleiden van de zeskamp. Een hele verantwoordelijkheid, want ze moeten zorgen dat alle zes onderdelen goed verlopen. Eerst gaan ze aan de slag met een werkplan, waarin ze beschrijven welke onderdelen aan bod komen, hoeveel mensen elk onderdeel moeten begeleiden en welke veiligheidsmaatregelen ze moeten nemen.
11
Activiteit tijdens het B-sticked evenement.
Suggesties voor het gebruik van het praktijkvoorbeeld Met dit praktijkvoorbeeld willen we jou alvast aan het denken zetten over de onderwerpen uit deze leereenheid. Je kunt op verschillende manieren met het praktijkvoorbeeld aan de slag. Een manier staat hierna uitgewerkt. Natuurlijk kan je docent een andere aanpak voorstellen.
Globale aanpak van het praktijkvoorbeeld Bespreek het praktijkvoorbeeld. Waarom is dit praktijkvoorbeeld gekozen? Bespreek de woorden die je niet begrijpt of zoek ze op. Wat wil jij leren van dit praktijkvoorbeeld en deze leereenheid? Schrijf dit op of bespreek wat je wilt leren.
Kennis Werk samen met een groepje van vijf studenten. a Schrijf voor jezelf op welke werkzaamheden bij het organiseren van een zeskamp allemaal uitgevoerd moeten worden. b Bespreek deze werkzaamheden met je medestudenten en maak een gezamenlijke werklijst.
Vaardigheden Wijs een gespreksleider aan. c Bespreek met je medestudenten het werkplan en verdeel de werkzaamheden. Wie doet wat? d Zet de werkzaamheden in een tijdsvolgorde. • Is het werkplan uitvoerbaar? • Zijn de werkzaamheden 'eerlijk' verdeeld?
12
e Verdeel de werkzaamheden in 'voorbereiding', 'uitvoering' en 'na afloop'. • • •
f • • • •
Vul de werkzaamheden eventueel aan. Zet de aangevulde werkzaamheden in de goede tijdsvolgorde. Geef aan wie de nieuwe werkzaamheden uitvoert. Bespreek met je medestudenten wat je van de samenwerking in de groep vindt. Hebben jullie goed samengewerkt? Is het werk 'eerlijk' verdeeld? Zijn de afspraken duidelijk? Wat ging tijdens de bespreking goed en wat kan beter?
13
THEORIE 1.1
Planmatig werken
Je maakt heel wat plannen in je leven. Vaak zijn dat heel eenvoudige plannen. Bijvoorbeeld je plan om de muur van de kamer te verven. Dan vraag je je af welke kleur je zult nemen, welke verf het meest geschikt is, hoe je het aan gaat pakken, wat het gaat het kosten, wanneer je het zult doen. Je voert je plan uit en bekijkt achteraf het resultaat. Zo'n plan hoef je niet uit te werken. Je weet wat je wilt, wat je daarvoor nodig hebt en je gaat aan de slag. Aan het eind van de klus kijk je of je het resultaat goed vindt. Als medewerker sport en recreatie moet je goed weten wat je doet en waarom je het doet. De werkzaamheden die je verricht, zijn ingewikkelder dan het verven van een muur. Je denkt hierover dus goed na en gaat planmatig te werk.
Planmatig werken: • voorbereiden • uitvoeren • evalueren.
Planmatig werken is voor een medewerker sport en recreatie belangrijk. We zien steeds dezelfde stappen en spreken daarom ook wel van de planningscyclus.
De planningscyclus. Voorbereiden doe je voordat je aan het werk gaat. Je denkt goed na over de werkzaamheden die je wilt uitvoeren. Waarom doe je dit en hoe ga je het aanpakken? Meestal zet je het werkplan eerst op papier. Na de voorbereiding ga je uitvoeren wat je hebt voorbereid. Ten slotte kijk je tijdens de evaluatie terug op wat je hebt gedaan. Je bedenkt of je het resultaat bereikt hebt en hoe je het een volgende keer nog beter kunt doen.
14
De zes W's Tijdens de voorbereiding denk je goed na over de werkzaamheden. De 'zes W's' helpen je hierbij. De 'zes W's' zijn zes vragen die je stelt en waarop je vervolgens antwoord geeft. De zes W's W
Vraag
Wat
Wat moet er gebeuren?
Wie
Wie moet de werkzaamheden uitvoeren?
Wanneer
Wanneer moet wat gebeuren?
Welke
Welke materialen en middelen hebben we nodig?
Waar
Waar moeten de werkzaamheden uitgevoerd worden?
Waarom
Waarom doen we dit?
1.2
Het werkplan
Bij eenvoudige werkzaamheden voldoet het als je het plan 'in je hoofd' hebt zitten. Maar als de werkzaamheden ingewikkelder zijn, is het verstandig om je plan op papier te zetten. Je maakt een werkplan. Met een werkplan voorkom je dat je dingen vergeet of onnodig lang met je werkzaamheden bezig bent. Een werkplan helpt je ook je werkzaamheden in de juiste volgorde en op het juiste tijdstip uit te voeren. Bij werkzaamheden met een veiligheidsrisico is een werkplan belangrijk om te voorkomen dat er ongelukken gebeuren. In een werkplan staat beschreven hoe je te werk gaat. Je moet zo'n plan dus kunnen 'lezen'. Met lezen bedoelen we dat je het goed begrijpt. Je herkent alle onderdelen van het werkplan en je zult de goede dingen doen om het werk te laten slagen. Soms krijg je het werkplan van je collega of je leidinggevende. Vaak moet je het werkplan helemaal zelf maken.
Onderdelen van een werkplan: • doel • werkzaamheden • tijdsfasering en volgorde • middelen • evaluatie.
15
In de onderdelen van het werkplan herken je waarschijnlijk ook de zes W's. Werkplan
Zes W's
Doel
Waarom en waar?
Werkzaamheden
Wat?
Tijdsfasering en volgorde
Wanneer?
Middelen
Wie en waarmee?
In het werkplan staat ook altijd een kopje met 'evaluatie'. Je doet dit, zodat je weet dat je na afloop van de werkzaamheden nog niet klaar bent. Je moet nog evalueren.
Ronan werkt al een tijdje bij het Rotterdamse fitnesscentrum The Dutch School. Morgen mag hij het fitnesscentrum openen, voor de eerste gasten komen om zelfstandig te trainen. Hij is wel eens bij het openen van het centrum geweest, maar nu staat hij er alleen voor. Van de manager krijgt hij een lijstje met daarop: deuren openen, alarm uitzetten, licht en verwarming aanzetten, ruimten controleren, muziek aanzetten en bar in orde maken.
We gebruiken het voorbeeld van Ronan om de onderdelen van het werkplan duidelijk te maken.
16
Doel: waarom en waar? Ronan moet klaar zijn met het openen van het fitnesscentrum, voor de eerste gast komt trainen. Dat weet hij, het doel is dat de gasten op tijd aan de slag kunnen. Voor dat resultaat gaat hij. Hij moet allerlei werkzaamheden verrichten om dat doel te bereiken. Ronan staat extra vroeg op en is op tijd aanwezig. Als de eerste gast komt, heeft hij alles van het lijstje gedaan. De gast kan met zijn training beginnen. Het resultaat is bereikt. Ronan wist waar het om ging. Dat deel van het plan kende hij. Dat helpt ook bij de evaluatie. Als het doel duidelijk is, kun je na afloop heel gemakkelijk bekijken of je doel bereikt is. Het is heel belangrijk het doel van een plan te kennen. Niet alleen om te evalueren, maar ook om te weten waar je naar toewerkt. Je verricht dan de juiste werkzaamheden om dat doel te bereiken. Je begrijpt de zin van het uitvoeren van het plan. Daarom zul je je beste beentje voor zetten. Net als Ronan, die extra vroeg opstaat. Meestal begrijp je uit jezelf het doel, soms ook niet. Als je het niet begrijpt, vraag ernaar! ▶ VERDIEPINGSSTOF - SMART DOELEN STELLEN
De werkzaamheden: wat? Omdat Ronan eerder bij het openen van het fitnesscentrum aanwezig is geweest, weet hij welke werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Het lijstje van de manager is een geheugensteuntje. Hij moet de voordeur opendoen en het alarm uitzetten. Hij moet de hoofdschakelaar van het licht omzetten, de verwarming in de trainingszaal op 18 graden instellen en in de bar op 21 graden. Hij moet controleren of de toiletten schoon zijn en of in de fitnesszaal alles op de juiste plek staat. Ook moet hij de geluidsapparatuur aanzetten om een prettig cd'tje op te kunnen zetten. Daarna maakt hij de bar in orde en zet het koffiezetapparaat aan. Als Ronan dit allemaal gedaan heeft voor de eerste klant komt, heeft hij het goed gedaan. Het doel is dan bereikt. Zorg ervoor dat je alle werkzaamheden op een rijtje hebt. Elke activiteit moet duidelijk zijn. Daarom is het handig om elke activiteit apart te omschrijven en te benoemen.
Tijdsfasering en volgorde: wanneer? Elke activiteit heeft zijn eigen tijd nodig, daarvoor heb je een tijdsplanning nodig. Hoe zijn de werkzaamheden verdeeld in tijd? Hoeveel tijd heb je in totaal? Hoelang duurt elke activiteit? Dat zijn vragen die met de tijdsplanning te maken hebben. Elke activiteit neemt dus een deel van de totale tijd. Dat wordt ook wel een fase genoemd. Het plannen hiervan is het maken van een tijdfasering. In het werkplan maken we meestal onderscheid in drie fasen: voorbereiding, uitvoering en na afloop.
17
Drie fasen van het werkplan: • voorbereiding • uitvoering • na afloop.
Wat doe je eerst en wat doe je daarna? Wanneer doe je wat? Wat doe je tijdens de voorbereiding, tijdens de uitvoering en na afloop? In een werkplan leg je dat vast. Daar zijn goede redenen voor. Bijvoorbeeld vanwege veiligheid, of om de volgorde van de werkzaamheden nog aan te kunnen passen. Voor sommige activiteiten is het tijdpad eenvoudig. Als eerste doet Ronan de voordeur open. Dat is logisch, anders kun je niet binnenkomen. Direct daarna moet hij het alarm uitzetten, anders komt de politie op het valse alarm af. Dan doet hij het licht aan om iets te kunnen zien. Daarna draait hij de verwarming omhoog, want die heeft tijd nodig om de zaak te verwarmen. Als hij dan de wc's controleert, heeft hij nog tijd om er eventueel een extra sopje door te gooien. Dan kan Ronan de sfeermuziek aanzetten. De bar is als laatste aan de beurt. De gasten komen pas na het fitnessen naar de bar. Bepalen wat eerst en wat daarna komt, noemen we prioriteiten stellen. Iets wat meer prioriteit heeft moet eerst gebeuren. Een activiteit met een lagere prioriteit komt later aan de beurt. Vaak hoef je dat niet zelf te bepalen en is de volgorde in tijd logisch.
Prioriteiten stellen: bepalen wat eerst moet en wat daarna komt.
Als je de volgorde van een nieuw werkplan niet kent en ook niet zelf kunt bedenken, vraag dan om uitleg over de volgorde. Mag je zelf de volgorde bepalen, denk er dan goed over na en houd je aan je planning.
Middelen: wie en waarmee? Om werkzaamheden te kunnen uitvoeren, heb je vaak spullen nodig. Wat heeft Ronan allemaal nodig? Hij maakt voor zichzelf een kleine opsomming. Natuurlijk de sleutelbos van het gebouw, de code van de alarminstallatie en eventueel schoonmaakspullen. Cd's heeft hij zelf. Ronan moet alleen niet vergeten deze mee te nemen. Alles wat je gebruikt bij je werkzaamheden noem je middelen of materialen. Zorg dat je van tevoren een overzichtslijstje maakt, zo vergeet je niks. Regel alvast al de materialen die je klaar kunt zetten; wacht er niet tot het laatst mee.
Middelen: alles wat je gebruikt bij je werkzaamheden.
18
Menskracht valt ook onder de middelen. Onder middelen kun je ook 'menskracht' verstaan. Want mensen zet je ook in om de activiteiten uit te voeren. In dit geval is Ronan de enige persoon. Na het afronden van de werkzaamheden is Ronan tot de conclusie gekomen dat hij de juiste middelen heeft geregeld. Hij had de goede sleutels bij zich, de code wist hij, schoonmaakspullen waren gelukkig niet nodig. Alleen kreeg hij direct van de eerste gasten te horen dat ze zijn muziekkeuze niet waardeerden. Ronan heeft toen een cd van het fitnesscentrum opgezet. Ronan kent de tijdfasering van het plan uit zijn hoofd. Hij moet 15 minuten fietsen. Voor het uitzetten van de alarminstallatie heeft hij 30 seconden na het openen van de voordeur. De controle van de toiletten duurt het langst, zeker wanneer hij nog wat moet schoonmaken. Zijn cd opzetten is zo gebeurd en daar wil hij nog minstens 5 minuten van genieten. De bar in orde maken kost ook 5 minuten, maar dat kan hij ook doen terwijl de eerste gasten al binnen zijn. Hij wil liefst 30 minuten van tevoren bij het fitnesscentrum aankomen. Ronan besluit 45 minuten voor de eerste gast in het fitnesscentrum is van huis te vertrekken. Ruim op tijd. Dat blijkt ook bij de evaluatie: alles was op tijd klaar.
Evaluatie
Ronan evalueert na afloop van zijn werkdag met de manager van het fitnesscentrum. Ze lopen de verschillende onderdelen van het werkplan na. • het doel: gehaald, gasten konden op tijd fitnessen • de werkzaamheden: alles gedaan, goed uitgevoerd • de volgorde: juiste prioriteiten gesteld, goede volgorde van uitvoering, alles was op tijd af • middelen: de juiste middelen gebruikt (alleen jammer dat niet iedereen de muzieksmaak van Ronan kon waarderen). Ronan krijgt een compliment. Dat geeft hem een prettig gevoel.
19
Een voorbeeld van een werkplan Het maakt niet zo veel uit hoe je een werkplan maakt, als er maar in staat wat je allemaal wanneer en met wie moet doen om je doel te bereiken. Hierna vind je een voorbeeld van een veelgebruikt werkplan. Je herkent de tijdsfasering, de onderdelen van een werkplan en de 'zes W's'.
Werkplan (leeg)
Voorbereiding Doel Waarom: Waar: Werkzaamheden: Wanneer
Wat
Wie
Middelen
Opmerking
Wat
Wie
Middelen
Opmerking
(volgorde/tijd)
Uitvoering Werkzaamheden: Wanneer (volgorde/tijd)
20
Na afloop Werkzaamheden: Wanneer
Wat
Wie
Middelen
Opmerking
(volgorde/tijd)
Evaluatie
Volleybal bij Bos en Duin.
21
Werkplan (ingevuld)
Voorbereiding Doel Waarom: de gasten van recreatiepark Bos en Duin hebben een leuke en sportieve middag, waarbij ze elkaar leren kennen. Bos en Duin streeft ernaar om voor elke activiteit minimaal het cijfer 8 van de gasten te krijgen. Waar: volleybalvelden van recreatiepark Bos en Duin. Werkzaamheden: Wanneer
Wat
Wie
Middelen
Opmerking
1. Opbouw
Alle
2 Volleybalvelden
Onder leiding van
volleybalvelden
medewerkers
2. Opbouw jurytafels
Alle
2 tafels en 4
Stoelen langs de velden
medewerkers
stoelen, klok,
(volgorde/tijd) 09.00 uur
zetten
Josy Reservemateriaal
uitslaglijsten, pennen, 2 fluiten en 2 ballen, geluidsinstallatie
3. EHBO-post opstellen
Alle
EHBO-koffer,
Onder leiding van
medewerkers
brancard,
Noura
coldpacks 4. Catering inrichten.
Alle
Tafels, 2 ijskasten,
Onder leiding van
medewerkers
vitrine,
Tisya
tapinstallatie, drank, partytent 10.00 uur
5. Bespreking met de
Josy en
In partytent
scheidsrechters en
Noura
uitreiken ballen en
opvang EHBO'er
22
fluiten
Uitvoering Werkzaamheden: Wanneer
Wat
Wie
6. Opening,
Tisya
Middelen
Opmerking
(volgorde/tijd) 10.30 uur
10.45 tot 15.00 uur
Microfoon,
welkom heten,
organisatie
mededelingen
toelichten,
doen voor de
medewerkers
sporters en starten
voorstellen
7. Op twee velden
Mirjam
volleyballen
Jan
2 fluiten, 2 ballen
Josy algehele wedstrijdleiding
volgens het halve-
Monique
Mirjam en Jan,
competitiesysteem
Saskia
Monique en
met een
Saskia wisselen
finalewedstrijd
elkaar als scheids af
8. Catering
Harm-Jan
Tisya algehele leiding
9. EHBO
EHBO'er
Van EHBO-vereniging Noura algehele leiding
23
Na afloop Werkzaamheden: Wanneer
Wat
Wie
Middelen
10. Prijsuitreiking
Tisya
Prijzen
11. Dankwoord aan
Tisya
Prijzen
Opmerking
(volgorde/tijd) 15.00 tot 17.15 uur
In partytent
de sporters en de medewerkers, speciaal EHBO'er bedanken 12. Gezellig
In partytent
samenzijn 17.15 tot 17.45 uur
13. Opruimen
Alle medewerkers
Zelfde taken als bij
velden,
opbouw
EHBO-post, catering en de materialen 17.45 tot 18.15 uur
14. Korte
Tisya
nabespreking met
Drankje en hapje
Alle medewerkers, speciaal EHBO'er
een drankje in het restaurant 15. Medewerkers
Tisya
bedanken
Evaluatie De enquête leert dat de gasten de activiteit een 8,5 geven. Het volleybal krijgt een 8, de sfeer een 9 en de catering een 8,5. Opgemerkt wordt dat de volleybalvelden wel glad waren. Volgende keer de gasten beter informeren over het schoeisel. Er zijn twee opmerkingen gemaakt over de temperatuur van de drank. Volgende keer de catering eerder inrichten of (en dat is misschien beter) de drank in het restaurant voorkoelen.
24
Tisya loopt stage bij recreatiepark Bos en Duin. Morgen gaat ze voor het eerst mee met de mountainbiketocht. Noura heeft haar gevraagd de voorbereiding te doen. Tisya vindt dit lastig: het is tenslotte de eerste keer. 'Dat begrijp ik', zegt Noura. 'Ik help je eerst even. Heb je daarna nog vragen, stel ze dan gerust. Het helpt wanneer je jezelf, voordat je begint, eerst zes belangrijke vragen stelt. Vervolgens zet je de antwoorden op papier. Zo ontstaat langzaam een werkplan.'
Noura
Tisya
Waarom doen we dit?
Omdat onze gasten een leuke activiteit willen. Ook willen ze misschien wel een beetje moe worden.
Waar moeten de
We beginnen hier op het recreatiepark en gaan vervolgens door de duinen,
werkzaamheden
het bos en het strand. Er is een tussenstop bij een strandtent.
uitgevoerd worden? Wat moet er
De mountainbikes controleren en klaarzetten, na afloop schoonmaken en
gebeuren?
repareren. Helmen klaarleggen. Gasten informeren over wat ze zelf mee moeten nemen. Reservemateriaal en EHBO-spulletjes meenemen en nog veel meer. Ik schrijf dit allemaal eerst eens op.
Wie moet de
Dat zet ik er dan meteen bij. Veel zal ik zelf moeten doen. Ook kan ik Josy
werkzaamheden
vragen om te controleren en repareren. Hij is erg handig.
uitvoeren? Wanneer moet wat
Ook daar zal ik goed over nadenken. Als ik zie wat er allemaal moet gebeuren,
gebeuren?
is de volgorde ook erg belangrijk.
Welke materialen en
Er gaan zestien gasten mee. Dat betekent dat ik zestien mountainbikes nodig
middelen heb je
heb. Josy vraag ik ook mee. Zijn we in elk geval met twee begeleiders. Wij
nodig?
nemen onze eigen mountainbike. Uiteraard moeten we ook zestien helmen, de rugzak met reservemateriaal en EHBO-spulletjes meenemen. Ik maak wel een materiaallijst.
'Heb je al een beeld van alles wat er moet gebeuren?' vraagt Noura. 'Nou, ik ben blij dat ik je meteen gevraagd heb om te helpen. De voorbereidingen zijn ingewikkelder dan ik dacht. Als ik het werkplan op papier heb, laat ik het je nog eens lezen. Dan weet ik zeker dat ik niks vergeet.'
25
1.3
Andere planningshulpmiddelen
Het werkplan krijg je van je leidinggevende of een collega. Vaak maak je ook zelf een werkplan. In iedere organisatie zijn er ook regels en afspraken die door iedereen gevolgd moeten worden. Deze regels en afspraken staan beschreven in protocollen en procedures.
Protocollen en procedures Protocollen richten zich op het gedrag in situaties die veelal te maken hebben met gezondheid, veiligheid en hygiëne. Enkele bekende protocollen zijn: Pestprotocol, Protocol ongewenst gedrag, Ongevallenprotocol en Protocol internetgebruik. Een procedure kun je zien als een stappenplan dat je moet volgen om taken die veelvuldig aan de orde komen goed uit te voeren. De organisatie waarvoor je werkt legt de stappen vast, zodat alle medewerkers precies weten wat ze in welke volgorde moeten doen.
Een protocol geeft een beschrijving van de werkwijze of het gewenste gedrag in bepaalde situaties. Een procedure beschrijft in welke volgorde je welke acties moet ondernemen om een bepaalde taak uit te voeren.
Protocol en procedure.
26
Protocollen en procedures geven duidelijkheid. Ook geven ze een garantie voor kwaliteit. Volg je een protocol of procedure, dan weet je dat je het gewenste gedrag laat zien of de taak goed uitvoert. Fouten en ongewenste situaties worden voorkomen.
De checklist
Een checklist of afvinklijst is een lijst met taken die uitgevoerd moeten worden.
Door het volgen van een checklist of controlelijst weet je zeker dat je niks vergeet. De taken staan op zo'n lijst vaak al in de juiste volgorde. Iedere taak die je uitvoert, vink je af. Zo houd je overzicht over wat klaar is en wat nog moet gebeuren. De checklist gebruik je bij werkzaamheden die niet te moeilijk zijn, maar waarbij je toch zeker wilt weten dat je niks vergeet. Gaat het om ingewikkeldere werkzaamheden, dan maak je een werkplan. Heel eenvoudige werkzaamheden doe je met de planning 'in je hoofd'.
Checklist.
1.4
Samenwerking
Als je werkt, krijg je met collega's te maken; je werkt vaak in een team. Samenwerken met collega's is erg belangrijk. Vergelijk het maar met een sportteam: als je goed samenspeelt, is het resultaat veel beter. Behalve met collega's werk je ook samen met je leidinggevende. Samenwerken betekent werkzaamheden afstemmen. Je maakt afspraken met je collega's over wie welke werkzaamheden uitvoert.
Samenwerken Overal waar mensen met een doel bij elkaar komen, wordt samengewerkt. Het doel is een resultaat dat samen bereikt moet worden.
27
Samenwerken: samen een doel bereiken.
Samenwerken in een team. Je werkt samen als je dingen niet alleen kunt of als het samen sneller gaat. Samenwerken heeft dus niet alleen met werk te maken. Overal waar je samen een doel wilt halen, werk je samen. Op school wil je samen iets leren, een sportteam wil samen winnen en een themapark wil met zijn allen winst maken.
Bas werkt als medewerker sport en recreatie bij buitensportbedrijf Outside. Bas heeft met zijn collega Fatima verschillende afspraken gemaakt over hun samenwerking: • Ze spreken af wie welke activiteit voorbereidt. • Ze spreken af wie op welke dagen de spullen voor de activiteiten klaarzet en deze weer opruimt. • Ze spreken af wie wanneer vakantie neemt. Op deze manier hebben Bas en Fatima twee dingen bereikt: ze werken prettig samen en ze werken samen met een goed resultaat voor de gasten.
Als je goed samenwerkt, ga je niet alleen met meer plezier naar je werk; het resultaat is ook beter. Als je goed samenwerkt, presteer je niet alleen meer, het is ook gezelliger. Samenwerken gaat beter als: • iedereen belang heeft bij samenwerking • iedereen bereid is afspraken te maken • het doel voor iedereen duidelijk is • iedereen vertrouwen in elkaar heeft • het groepsbelang groter is dan het eigenbelang.
28
Een goed werkklimaat is belangrijk om met plezier naar je werk te gaan. Het werkklimaat bepaalt hoe mensen zich op het werk voelen en hoe ze kunnen presteren. Zo kan er sprake zijn van: • een gespannen of juist ontspannen sfeer • een koele of juist warme sfeer • een verziekte of juist gezonde sfeer. Bij een goed werkklimaat voelt iedereen zich prettig. Dat betekent een ontspannen, warme en gezonde sfeer. Dit stimuleert mensen om betere prestaties te leveren.
Suad, Tim, Suri en Ashwin werken bij Quick-fit. Hans is een van de eigenaren. Vandaag staat een vergadering gepland. Er is één onderwerp: het werkklimaat bij Quick-fit. Hans heeft deze vergadering uitgeschreven, omdat tijdens de functioneringsgesprekken is gebleken dat het niet botert tussen Tim en de anderen. Hans heeft dit al uitgebreid met iedereen besproken. Zo heeft iedereen enkele opmerkingen geplaatst bij het functioneren van Tim. Tim zégt dat hij zich betrokken voelt, maar als zijn collega Suri iets vertelt, kijkt Tim de andere kant op. Tim zégt dat hij anderen respecteert, maar als zijn collega Ashwin zegt dat hij geen varkensvlees eet, zit Tim gekke bekken te trekken. Tim zégt dat hij zijn emoties laat zien, maar als Tim loopt te balen omdat hij moet overwerken, zegt hij hier niks over. Wanneer Suri vraagt wat er is, zegt Tim: 'Niks!' Tim zégt dat hij afspraken nakomt, maar is steeds te laat, constateert Hans. Tim heeft toegegeven dat hij niet lekker in zijn vel zit en voor een groot deel de opmerkingen van zijn collega's herkent. Tim heeft beterschap beloofd en wil vandaag graag bespreken wat er met hem aan de hand is. Aan het eind van de vergadering wil Hans met iedereen afspraken maken om het werkklimaat te verbeteren.
Werkverdeling Als je werkt heb je waarschijnlijk een leidinggevende, een baas. Een leidinggevende moet ervoor zorgen dat je met zijn allen zo goed mogelijk werkt. Daarvoor voer je regelmatig gesprekken met je leidinggevende. Met zijn tweeën of met een hele afdeling. Je hebt meestal ook collega's. Je leidinggevende zorgt ervoor dat iedereen precies weet welke taken hij moet uitvoeren. Dat is een van de belangrijkste regels bij samenwerken.
Werkverdeling is afspraken maken over wie welke taken uitvoert.
Met je leidinggevende voer je gesprekken. Dat kunnen allerlei gesprekken zijn. Tijdens de koffie over het voetbal, vakantie of het weekend. Maar het kunnen ook gesprekken zijn die over het werk gaan.
29
Gesprekken kunnen formeel en informeel zijn. Formeel wil zeggen dat het gesprek vooraf gepland is; er ligt van alles al vast. Er is een datum, tijd, locatie en ook de gespreksonderwerpen zijn bekend. Bij een informeel overleg is dit allemaal niet vooraf vastgelegd. Van deelnemers aan een werkoverleg wordt het volgende verwacht: • Bereid je op het overleg voor. • Doe actief mee. • Houd je aan gemaakte afspraken. ▶ BEKIJK HET FILMPJE BIJ DEZE THEORIE.
Het werkoverleg kent verschillende vormen.
Vormen van werkoverleg: • individueel werkoverleg: bespreking tussen medewerker en leidinggevende over het oplossen van een probleem of voor het doen van verslag • gezamenlijk werkoverleg: gesprek tussen collega's waarin de werkzaamheden worden besproken en afspraken worden gemaakt • werkbegeleiding: het bespreken van werkzaamheden en hierover afspraken maken tijdens de uitvoering van het werk.
Individueel werkoverleg Het individuele werkoverleg is een gesprek tussen jou en je leidinggevende over een praktisch probleem op je werk. Jij kunt bij je leidinggevende binnenlopen of jouw leidinggevende kan jou vragen of je even tijd hebt. Zo'n individueel werkoverleg kan tien minuten duren, maar als het een moeilijk probleem is ook wel een uur. Het individuele werkoverleg wordt ook gebruikt om verslag te doen van je werkzaamheden. Je informeert je leidinggevende dan over het verloop en het resultaat van je werk.
Bas zit altijd op maandag bij het werkoverleg met de medewerkers van Outside. Hij hoort dan bijvoorbeeld wat er die week voor bijzondere dingen gaan gebeuren. Bas krijgt vandaag ook informatie over een nieuwe taak voor hem. Meestal begrijpt hij direct wat er van hem verwacht wordt, maar nu niet. Hij vraagt om een toelichting. Hans, de manager van Outside, stelt voor Bas tijdens deze nieuwe taak te begeleiden. Dat vindt Bas prima.
30
Gezamenlijk werkoverleg Bas is dus aanwezig bij het gezamenlijke werkoverleg. Een gezamenlijk werkoverleg is een werkbespreking waarbij jij en je collega's vooral informatie krijgen. Meestal van de leidinggevende. Het werk wordt besproken en daarna gaat iedereen aan de slag. Als Bas werk moet doen dat hij vaker gedaan heeft, lukt hem dat ook zonder probleem. In zo'n geval verwacht de leidinggevende ook niet anders. Bas heeft dan geen extra hulp nodig. Werkoverleg kent meestal een vast moment waarin kort een aantal standaardzaken aan bod komen en waar de leidinggevende en de collega's afspraken maken. Het is dus meestal een formeel overleg.
Werkoverleg.
Werkbegeleiding De laatste vorm van werkoverleg is de werkbegeleiding. Op het moment dat Bas de taak niet volledig begrijpt, heeft hij extra begeleiding tijdens het werk nodig. De manager zal hem helpen bij het uitvoeren van zijn taken. Deze vorm van werkbespreking noemen we werkbegeleiding. ▶ VERDIEPINGSSTOF - FUNCTIONERINGS- EN BEOORDELINGSGESPREK
Afspraken maken Tijdens het overleg worden afspraken gemaakt.
Een afspraak is een 'overeenkomst' tussen mensen.
31
Dat klinkt misschien moeilijk. Toch zit de hele dag vol met afspraken, dus met overeenkomsten. Bijvoorbeeld: je spreekt op een bepaalde tijd af om ergens naartoe te gaan, je spreekt af dat jij om 17.00 uur het alarm aanzet of je spreekt af dat iedereen om 10.30 uur stopt met pauzeren.
Een goede afspraak is duidelijk, acceptabel en uitvoerbaar. Als je werkt, is het nakomen van afspraken 'heilig'. Alleen als je leidinggevende en je collega's weten dat jij je afspraken nakomt, kunnen ze op je rekenen. Wanneer is een afspraak goed? Goede afspraken voldoen aan de DAU-formule.
Afspraken volgens de DAU-formule: • Afspraken zijn Duidelijk. • Afspraken zijn Acceptabel. • Afspraken zijn Uitvoerbaar.
De DAU-formule is een trucje om te controleren of een afspraak goed gemaakt is. We leggen de DAU-formule met een voorbeeld uit.
Bas organiseert voor buurthuis Onder de Linden een voetbaltoernooi in de wijk. Vandaag gaat hij langs diverse bedrijven om materialen voor deze dag te huren. Bas dacht dat hij voor 14.00 uur klaar zou zijn, maar het duurt allemaal wat langer. Om 12.00 uur realiseert hij zich dat hij het niet gaat redden. Hij heeft vanmiddag een bruiloft, dus hij moet wel om 14.00 uur stoppen. Bas belt zijn collega Fatima en vraagt of zij vanmiddag in de gelegenheid is om
32
tweehonderd stoelen te huren bij een verhuurbedrijf en afzetlint te kopen bij een bouwmarkt. 'Ja, dat gaat wel lukken', zegt Fatima. 'Fijn, hartstikke bedankt', zegt Bas opgelucht, 'ik hoor het wel als ik eens wat terug kan doen, hè?'
Duidelijk wil zeggen dat duidelijk is waarover de afspraak gaat. Wie doet wat en wanneer? Als een afspraak duidelijk is, kun je achteraf controleren of de afspraak is nagekomen.
Wie:
Fatima
Wat:
tweehonderd stoelen huren bij een verhuurbedrijf en afzetlint kopen bij een bouwmarkt Wanneer: vanmiddag
Acceptabel wil zeggen dat iemand bereid is de afspraak uit te voeren.
Bas vraagt of Fatima vanmiddag wat werkzaamheden van hem wil overnemen. Als Fatima dat wil, accepteert zij de afspraak.
Uitvoerbaar wil zeggen dat iemand de middelen (materialen, geld) en de tijd heeft om de afspraak uit te voeren.
Om de afspraak uit te voeren, heeft Fatima een busje nodig om de stoelen in te vervoeren. Bovendien heeft zij geld nodig. En ze moet natuurlijk tijd hebben om het te doen. Heeft zij de middelen en de tijd, dan is de afspraak uitvoerbaar.
1.5
Overleggen
Een groep jonge vakantiegasten viert de laatste nacht van hun verblijf op het vakantiepark uitbundig. In de speeltuin wordt een soort eigen spelparcours uitgezet. Daarbij moeten vooral de schommels, de wipwaps en de glijbaan het ontgelden. Tegen de tijd dat de staf ingrijpt, is het al te laat. De balk boven een van de schommels is dwars doormidden. Van een andere schommel is het touw doorgesneden. De veer van een van de wipwaps is afgebroken. De glijbaan is stroef van alle drank.
33
Je bespreekt met de leidinggevende wat er moet gebeuren. Jij maakt de toestellen schoon en zorgt samen met de Technische Dienst dat de schommels gerepareerd worden. De Technische Dienst plaatst een nieuwe balk. Jij zorgt dat de touwen in orde zijn. De wipwap moet aan strenge veiligheidseisen voldoen. Daar moet het bedrijf dat ze plaatste aan te pas komen. Je besluit samen met de leidinggevende dat je vandaag een alternatief programma aanbiedt op het veld. De speeltuin blijft gesloten tot alles gerepareerd is. Dan kan geen enkel kind zich bezeren.
Jouw taken staan niet op zichzelf. Dat betekent dat je wel verantwoordelijk bent voor de uitvoering van jouw taken, maar dat de eindverantwoordelijkheid ligt bij de leidinggevende. De meeste taken staan omschreven in een protocol of in jouw taakomschrijving. Daarnaast werk je samen met anderen en overleg je regelmatig met de leidinggevende. De leidinggevende bespreekt met jou: • wat precies jouw taken zijn • hoe je ze uit moet voeren • hoeveel tijd je hebt • wat je in geval van nood zelf oplost aan controle, onderhoud en reparatie • welke problemen je altijd meldt aan de leidinggevende • hoe je zelf of eventueel samen tot een oplossing kunt komen. Een leidinggevende zal niet voortdurend naast je staan om te kijken of alles goed gaat. Daar ontbreekt vaak de tijd voor. Hij of zij vertrouwt erop dat jij de taken goed uitvoert. Soms kun je een taak gewoonweg niet naar behoren uitvoeren. Misschien is iets stuk gegaan, ontbreekt er iets of is er een ander probleem. Meld het probleem in zo’n geval meteen aan je leidinggevende. Want ook daar vertrouwt een leidinggevende op: dat je snel reageert en de boel niet in het honderd laat lopen.
Problemen signaleren en na overleg oplossen
Je bent druk met het verzamelen van de materialen voor de crea-ochtend voor ouderen in de recreatieruimte. De gasten krijgen koffie of thee en volgen workshops kaarten maken, origami, quilten en naïef schilderen. Liefhebbers kunnen een gezelschapsspel doen, sjoelen of kaarten. Meneer Jacobs heeft aangeboden een van zijn zeer gewaardeerde natuurfilms te tonen. Terwijl je druk bezig bent, bedenk je dat de dvd-apparatuur uitgeleend is aan een naburig activiteitencentrum. Meneer Jacobs kan zijn film daardoor niet op het grote doek vertonen. Je belt met je leidinggevende en stelt voor met de televisie van de receptie een kleine televisiehoek in te richten.
34
Je doet niet alleen wat je opgedragen wordt, maar je denkt ook zelf na. Dat is een deel van jouw taak. Je overdenkt welke materialen nodig zijn om de ruimte zo in te richten dat een activiteit goed uitgevoerd kan worden. Je maakt een planning voor het klaarzetten. Dan ga je in gedachten ook na of je samen met de leidinggevende aan alles hebt gedacht om de activiteit tot een succes te maken. In het voorbeeld hiervoor lees je dat de medewerker sport en recreatie een probleem voorziet en er werk van maakt. Als jij jouw deel van je taken op een verantwoordelijke manier invult, zal iedere leidinggevende blij met je zijn. Je overlegt natuurlijk vooraf met de leidinggevende over de normale afspraken, regels en opdrachten. Je verzamelt daarna zelfstandig de materialen die je nodig hebt en zet ze klaar en intussen denk je ook nog eens na over de inhoud van de activiteit waarvoor je de ruimte gebruiksklaar maakt. In de volksmond zeg je dan: ‘Je denkt verder dan je neus lang is.’ Door een probleem te signaleren, een oplossing te bedenken en die voor te stellen aan je leidinggevende laat je zien dat je: • zelfstandig jouw taken uit kunt voeren • inzicht hebt in de activiteiten waarvoor je de ruimte gebruiksklaar maakt • verantwoordelijkheidsgevoel hebt ten aanzien van de activiteit • je verantwoordelijk voelt voor de invulling van de vrije tijd van de gasten • je verantwoordelijk voelt voor anderen die een activiteit voor hun rekening nemen • oplossingsgericht kunt denken • de leidinggevende op de juiste manier op de hoogte brengt en overlegt • het vertrouwen van de leidinggevende in jouw taakuitvoering waard bent.
Praktische problemen oplossen na overleg
Het is vrijdagmorgen 8.45 uur. De leidinggevende heeft om 9.00 uur een ingelaste stafvergadering. Dat is lastig, want het koffie-uur begint om 09.30 uur. In de recreatiezaal vindt groot onderhoud plaats aan de vloer. Je zou voor deze ene keer een deel van het restaurant kunnen gebruiken. Je leidinggevende houdt spoedoverleg met jou en spreekt af dat jij: • een deel van het restaurant inricht voor het koffie-uur, zodanig dat het restaurant geen hinder ondervindt. • de benodigdheden voor de koffie en toebehoren van de afdeling Recreatie gebruikt • de gasten met pijlen en verwijzingen laat weten waar ze moeten zijn.
35
De taken gaan niet altijd zo soepel en volgens het boekje als je zou willen. Soms moet je improviseren. In het voorbeeld gaat de voorbereiding niet volgens het normale patroon. Er moet een andere ruimte gebruiksklaar gemaakt worden. Daarbij is het de verantwoordelijkheid van de leidinggevende dat de ruimte voor de recreatieactiviteit gebruiksklaar is, dat de horeca geen overlast ondervindt en dat de gasten weten waar ze moeten zijn. Je leidinggevende kan zelf niet aanwezig zijn, dus overlegt hij of zij met het team en met jou wat er moet gebeuren. Wanneer je leidinggevende weet dat je de afspraken precies zo uitvoert als afgesproken, kan hij of zij een en ander met een gerust hart aan jou overlaten.
36
