8 minute read
Verenigingsnieuws
Lydia de Wit is verenigingsmanager van de VVCM.
Naam: Jolanda Ooteman V
In de Algemene Leden Vergadering van 12 december is Jolanda Ooteman uitgeroepen tot VVCM Credit Manager van het Jaar 2019. Jolanda heeft gedurende haar carrière vele facetten van credit management onderzocht en in de praktijk toegepast. Ze heeft al veel ‘battles’ gevoerd en mooie resultaten bereikt in het credit management van Fource Automotive in Nederland. Haar nieuwste missie: het opzetten van credit management in België en Frankrijk.
‘Oorspronkelijk ben ik opgeleid als zwemlerares, maar in de jaren tachtig was er een hoge werkloosheid en lagen de banen niet voor het oprapen. Uiteindelijk ben ik een driejarig project gestart waarna ik werd beëdigd tot Buitengewoon Opsporingsambtenaar (BOA) bij het Gemeentelijk Vervoer Bedrijf. Ik ben begonnen bij de afdeling kaartcontrole in Amsterdam en na een uitstapje op de planning ben ik doorgegroeid naar de functie Beheerchef bij het rijdend personeel. Het was een roerige tijd en ik heb veel meegemaakt, waaronder vechtpartijen in de tram. Als eind twintiger gaf ik uiteindelijk leiding aan zo’n zestig oudere, mannelijke collega’s. Voor een goede doorstroom van de trams in de stad ondersteunde ik ook bij aanrijdingen waarbij soms letsel ontstaan was met een voetganger. In totaal heb ik zestien jaar bij het GVB gewerkt. Hier heb ik geleerd situaties snel in te schatten, te handelen en beslissingen te nemen, wat de basis is geweest voor mijn verdere carrière.
Vervolgens heb ik een carrièreswitch gemaakt en ben gaan werken bij een gerechtsdeurwaarder. Hier heb ik de basis geleerd van het gerechtelijke traject, vooral door te kijken, vragen te stellen en de lessen daarvan toe te passen. Leergierig als ik ben, wilde ik toen het minnelijke traject ook onder de knie krijgen. Ik kreeg de kans om als Credit Controller bij Deloitte te werken. Ik heb Functie: Credit Manager Benelux en Frankrijk Bedrijfsnaam: Fource Automotive hier veel geleerd van de Credit Manager, met een internationale consultantachtergrond, waardoor ik steeds beter procesmatig en systematisch heb leren kijken en werken. In de negen jaar die ik hier heb gewerkt, heb ik binnen de afdeling Credit Management de afdeling Legal opgezet, de aanzet gegeven tot het dispuutbeheer en ben ik doorgegroeid naar uiteindelijk teamleader Credit Control.
Drie jaar geleden ben ik gestart in de functie van Credit Manager Noord voor de werkmaatschappij Rijsbergen Automotive, onderdeel van Fource. Als eerste ben ik gaan onderzoeken hoe de interne verhoudingen waren en waar kansen waren om Credit Control een sterk onderdeel te maken van de werkprocessen. Al snel bleek dat de inning van openstaande bedragen, disputen en kredietlimieten onder druk stond. Ik heb toen een plan geschreven voor een reorganisatie op basis van een wetenschappelijke benadering. Je maakt het takenpakket van de medewerkers kleiner, maar vergroot de motivatie en het eigenaarschap door iedereen in zijn kracht te zetten. In een periode van negen maanden is het gelukt om credit management grotendeels zichtbaar en proactief op de kaart te zetten en samen met sales de klanten te beheren en op te volgen.
Na dit project ben ik in 2018 op verzoek van CFO Jelena Stevanovic gestart bij de holding in de functie van Credit Manager Nederland.
Daar heb ik de ingezette lijn landelijk doorgezet. Binnen Nederland waren er zes kantoren waar veel medewerkers bezig waren met onder andere debiteurenbeheer. In de afgelopen twee jaar heb ik het aantal kantoren weten te halveren en is er een nieuwe teamstructuur opgezet die zorgt voor een heldere operationele aansturing. Vanuit nieuw opgezet beleid en structuur is de afdeling proactief geworden. De medewerkers voelen zich meer gezien en creëren daardoor ook eigenaarschap in de werkzaamheden. Sinds mei dit jaar ben ik druk bezig om credit management ook in België en Frankrijk op te zetten.
De belangrijkste drijfveer als credit manager is ervoor zorgen dat het werkkapitaal dusdanig geoptimaliseerd is dat het bedrijf gezond is. Voor mij zit het ook in beleidsmatig werken, structuur aanbrengen op afdelingen en het zichtbaar maken van de medewerkers. Een collector is iemand die aan de telefoon voelsprieten heeft en het visitekaartje van je bedrijf is, ongeacht wat er geïncasseerd wordt. Het is de laatste mogelijkheid om met de klant te kunnen sparren, zodat hij betaalt en tevreden is over het hele proces. De afdeling is uitgegroeid tot een team dat gedragen en als kennispartner gezien wordt door directie en sales. Door kennis, kunde en plezier in je werk kun je zoveel bereiken. Ik vind het enorm belangrijk dat medewerkers in hun kracht staan en wij samen het verschil maken!
PRAKTIJKCASE: POBLEEMSTELLING Op veel plaatsen in het land waren medewerkers van de financiële afdeling bezig met het innen van gelden. Daarnaast deden zij ook veel andere werkzaamheden binnen de vestigingen. Daarbij was het bellen naar klanten geen prioriteit en fungeerde de medewerker vaak als administratieve kracht.
ONDERZOEKSGEBIEDEN 1. Aantal vestigingen 2. Werkvoorraad 3. Werkzaamheden in het vakgebied 4. Werkzaamheden buiten het vakgebied (helpen in magazijn e.d) 5. Kennismatrix opgezet om te kijken welke kennis en kunde er aanwezig is onder de medewerkers.
PLAN VAN AANPAK Ik heb een plan van aanpak geschreven waarin de kern van debiteurenbeheer beschreven is met de juiste competenties, gekoppeld aan een jaarplan. Doel was om terug te gaan naar drie vestigingen in Nederland; er is een sociaal plan opgesteld voor de medewerkers die niet mee wilden/konden. Na overleg met het MT, de OR en andere stakeholders is dit uitgerold. Wij hebben afscheid genomen van zes medewerkers en nieuwe collega’s aangenomen. Daarnaast heb ik samen met HR de nieuwe functieprofielen opgesteld met de daarbij behorende kenmerken en competenties. Daar is een salarisweging op gemaakt, zodat het voor ons mogelijk was om een marktconform salaris aan te kunnen bieden en gekwalificeerd personeel aan te kunnen nemen.
VERVOLGSTAPPEN
Beleidsvorming: vanuit inzicht in de in- en externe ontwikkelingen is onderbouwd input geleverd aan, en geparticipeerd in, het besluitvormingsproces van het financieel management gericht op het gezond houden van het debiteurensaldo en verbeteren van het werkkapitaal.
Risicomanagement: op basis van analyses van de aard en opbouw van de klantenportfolio is een segmentering- en ratingsysteem ontwikkeld met heldere en eenduidige procedures zodat voor in- en extern betrokkenen vaststaat wanneer op welke wijze gereageerd moet worden.
Optimalisatie order-to-cash-proces: op basis van inzicht in de verstoringen van het creditproces zijn oorzaken van knelpunten in het totale order-to-cash-proces vastgesteld en afgestemd met in- en extern betrokkenen en is invulling gegeven aan optimalisatietrajecten, zowel inhoudelijk als organisatorisch.
Afdelingsmanagement: de processen binnen de eigen afdeling zijn effectief aan- en bijgestuurd zodanig dat de beoogde resultaten in productiviteit, dienstverlening en kwaliteit daadwerkelijk zijn gerealiseerd.
Relatiebeheer: de tactische afstemming en samenwerking met in- en externe partijen is effectief ingevuld, waardoor de afdelingsdoelen, -resultaten en -veranderingen worden gerealiseerd met inzet, bijdrage en acceptatie van betrokkenen.
Personeelsmanagement: Credit Control beschikt over een bezetting met de juiste kwaliteit en kwantiteit, ook op langere termijn, waarmee de toegevoegde waarde van Credit Control voor Fource wordt gerealiseerd. De resultaatbijdragen, ontwikkeling, betrokkenheid en motivatie van medewerkers zijn effectief aangestuurd.
Rapportage en verantwoording: De resultaten van de afdeling zijn intern gerapporteerd en verantwoord, waarbij inzicht is gegeven in de oorzaak van afwijkingen ten aanzien van plannen, doelen, kpi’s en begroting.
Ebert Knol is RPA Business Analist bij Tacstone.
Iedere credit manager móet anno 2020 minimaal weten wat RPA is en wat je ermee kan!
De belofte van Robotic Process Automation (RPA) Onmisbaar voor iedere credit manager!
De markt voor Robotic Process Automation (RPA) groeit razendsnel. HfS Research (2019) voorspelt een toename van méér dan 30% per jaar, waardoor de RPA-markt uitkomt op ruim 13 miljard dollar in 2023. Daarnaast is RPA softwareleverancier en marktleider UiPath uitgeroepen tot het snelst groeiende softwarebedrijf in de geschiedenis. Maar wat is RPA nou eigenlijk precies? En hoe kun je het toepassen in credit management?
RPA is simpel gezegd het automatiseren van repetitieve, op standaard regels gebaseerde taken van medewerkers met speciale RPA-software. Deze software maakt bij het uitvoeren van deze taken gebruik van de user interface van de bestaande ICT-systemen en applicaties zoals SAP, Excel, Outlook, Exact of creditmanagementsoftware. Kenmerkend voor RPA is dat er géén aanpassingen nodig zijn in onderliggende systemen en dat processen/taken waarin meerdere applicaties worden gebruikt volledig kunnen worden geautomatiseerd. De RPAsoftware kent veel voorgeprogrammeerde functies, waarmee je relatief eenvoudig een serie opeenvolgende handelingen kunt automatiseren en deze vervolgens door een robot (ook wel ‘bot’ of ‘script’ genoemd) kunt laten uitvoeren. Dit kan zowel ‘attended’, wat betekent dat de robot handmatig wordt aangezet op jouw eigen computer, of ‘unattended’, waarbij de robot wordt ingepland om bepaalde taken uit te voeren op een virtuele desktop.
PRAKTIJKVOORBEELDEN RPA IN CREDIT MANAGEMENT
Steeds meer organisaties zetten op hun creditmanagementafdeling robots/virtuele medewerkers in. Deze robots voeren taken uit zoals het: klaarzetten van incasso’s; vereffenen van openstaande nota’s; aanmaken van boekingen; aanmaken van betalingsregelingen; aanmaken of sluiten van derden dossiers; verzenden van facturen; muteren van klantgegevens; afboeken van kleine verschillen.
RPA IS MEER DAN ALLEEN TIJD- EN KOSTENBESPARINGEN Vaak worden kostenbesparingen als eerste genoemd als het gaat om de toepassing van RPA. Op zich niet onlogisch en in de praktijk worden flinke kostenbesparingen ook daadwerkelijk – en snel – gerealiseerd. Door repeterende, veelal saaie en tijdrovende taken weg te automatiseren blijkt dat op jaarbasis honderden tot soms zelfs duizenden manuren besparing per afdeling mogelijk zijn. Toch zijn kostenbesparingen zéker niet de enige reden om met RPA aan de slag te gaan. Het elimineren van saai en tijdrovend data invoer- en controlewerk betekent bijvoorbeeld óók dat medewerkers meer tijd krijgen om het werk uit te voeren dat nu vaak blijft liggen. Een robot die 24 uur per dag en 7 dagen per week inzetbaar is, en bovendien nooit ziek is, betekent dat de continuïteit van tijdrovende processen beter kan worden gegarandeerd, óók tijdens piekperiodes of in vakantietijd. Ook leidt RPA tot kortere doorlooptijden, minder foutgevoelige processen en verbeterde compliance. En dat zónder inhuur van uitzendkrachten…
TRAINING RPA & CREDIT MANAGEMENT OP DONDERDAG 13 FEBRUARI 2020 Wij geloven dat anno 2020 iedere credit manager op de hoogte móet zijn van RPA. Benieuwd naar alle ins en outs van RPA inclusief herkenbare praktijkvoorbeelden, tips om te starten en een workshop om zelf jouw eigen robot te bouwen? Meld je dan nu aan voor de RPA-training op 13 februari 2020, georganiseerd door Tacstone & VVCM.
Bronnen: HfS Research (2019) – RPA Services and Software Market 2016-2022 Deloitte (2019 – 2019 Technology Fast 500 winners
