Dokumentointi edistää kuntoutusta ja vauvaperheiden asemaa

Jonna Lehikoinen

Vaativan vauvatyön laatukriteereissä määritellään, että laadukas vauvatyö on asiakaslähtöistä, suunnitelmallista ja tuloksellista. Merkittävä rooli tämän tavoitteen toteuttamisessa ja toiminnan arvioinnissa on asiakastyön kirjaamisella. – Vauvatyön arkisissa vuorovaikutustilanteissa kerätään, jaetaan ja välitetään paljon tärkeitä tietoja. Eri palveluissa kerätty tieto on keino tuoda vauvan ääntä kuuluville yhteiskunnassa. Satojen vauvojen ja heidän perheidensä elämästä kertyvä tieto on painava viesti siitä, miten vaikeassa elämäntilanteessa elävät perheet ja heidän vauvansa todellisuudessa voivat ja mitä he tarvitsevat. Se tekee myös näkyväksi, millainen merkitys vauvatyön palveluilla on perheiden hyvinvoinnille.

111

Ymmärrystä syntyy tietoa jakamalla

Vauvalla ei ole sanoja, joilla välittää tietoa kokemuksestaan, tarpeistaan tai voinnistaan. Työntekijältä vaaditaan herkkyyttä kuulla ja havainnoida lasta itsenään sekä suhteessa vanhempiinsa ja lähiympäristöön. Vauvatyössä merkityksellistä on se, mitä havaintoja työntekijä tekee vauvasta, hänen kehollisuudestaan ja toiminnastaan, sekä näiden havaintojen sanoittaminen. Työntekijät havainnoivat myös vauvan ja hänen vanhempiensa hyvinvointia sekä heidän välistään vuorovaikutusta. (Muukkonen, 2008; Helavirta, 2011; Pohjola, Pitkänen & Koivisto, 2015.)

Yksittäisten työntekijöiden havainnot ja vanhempien kertomat asiat yhdistyvät kirjauksien, raporttien ja muun tiedonjakamisen avulla kokonaiskuvaksi vauvan ja perheen tilanteesta sekä tuen tarpeesta. Kirjauksissa asiakasta koskeva tieto sekä vauvatyön asiantuntijuuteen perustuvat havainnot yhdistyvät ja muuttuvat kielelliseen, siirrettävään ja jaettavaan muotoon. Parhaimmillaan ne edistävät perheen toimintakykyä ja voimavaroja ja avaavat erilaisia näkökulmia vauvan ja perheen hyvinvointiin. Perhe saa tietoa, joka tukee vauvan näkyväksi tulemista ja vanhemman taitoja rakentaa vuorovaikutusta vauvansa kanssa. (Muukkonen, 2008; Pohjola, Pitkänen & Koivisto, 2015; Choo, 2002; Pohjalainen, 2012.)

Vauvan ja hänen perheensä tilanne ja tarina siirtyvät kirjauksissa eri ammattilaisten tiedoksi. Perheet asioivat useiden eri alojen ammattilaisten kanssa, etenkin jos perheessä on useita huolia tai haasteita. Lapsi- ja perhepalvelut ovat perinteisesti olleet palveluja, joissa liikutaan eri toimialojen rajapinnoilla. Vaarana on, että vauvan ääni hukkuu niin perheen sisällä kuin ammattilaisilta, verkostoissa ja yhteiskunnassa. Dokumentointi vahvistaa vauvan ääntä. Vauvaa koskevilla kirjauksilla voidaan tukea vauvan ja hänen tarpeidensa näkyväksi tulemista vanhempien haasteiden keskellä. Usein sanotaan, että vain se on tehty ja tapahtunut, mitä on kirjattu. Yhtä lailla voidaan todeta, että vain se mitä on kirjattu, on kuultu ja nähty. (Hurtig, 2003; Vierula, 2017.)

Laadukas kirjaaminen perustuu ammatilliseen osaamiseen

Asiakkaita koskevan tiedon kirjaaminen ja käsittely kuuluvat ammatilliseen osaamiseen. Vauvatyössä työntekijällä on usein kokemusperäisesti tekemisen, osallistumisen, havainnoinnin ja reflektoinnin kautta rakentunutta asiantuntemusta, käytännön viisautta. Sitä täydentävät ammatillinen tieto sekä työntekijän elämänhistoriasta ja persoonasta syntyvä intuitio, kulttuurinen tieto ja arkitieto. Puhutaan hiljaisesta tiedosta, joka on ihmisen toiminnan taustalla olevan asiantuntijuuden ja osaamisen verkosto. Työelämän hiljainen tieto liittyy ammattitaitoon ja osaamiseen, ja sitä pidetään myös sosiaalityössä tärkeänä tietovarantona. (Ylinen, 2008.) Hiljaisen tiedon rinnalle tarvitaan jaettavissa olevaa teoreettista tietoa, joka auttaa organisoimaan vauvatyöhön liittyviä käsitteitä ja malleja sekä rakentamaan yhteistä viitekehystä (Ylinen, 2008). Tarvitaan tietoa esimerkiksi vauvan kehityksestä ja siihen vaikuttavista tekijöistä, vuorovaikutuksesta, vanhemman oman historian vaikutuksesta vanhemmuuteen ja palvelujärjestelmästä. Ne auttavat perheitä kohtaavia työntekijöitä jäsentämään, mitkä asiat ovat perheen ja kuntoutuksen kannalta olennaisia.

Osallistava ja eettisesti kestävä kirjaaminen edistää kuntoutusta

Vauvatyön palvelut sijoittuvat yleisimmin

112 Vauvatyö

elämän kipukohtiin. Vanhempien omat kokemukset ja tilanteeseen liittyvä häpeä, osin pelko, saattavat vaikeuttaa luottamuksellisen suhteen syntymistä työntekijöiden ja vanhempien välille. Asiakkaalla saattaa usein olla syyllistämisen tai torjutuksi tulemisen kokemuksia erilaisissa palveluissa. Ne horjuttavat ns. institutionaalista luottamusta, uskoa siihen, että palveluissa tulee kuulluksi, kunnioitetuksi ja autetuksi. Asiakasperheiltä edellytetään halua ja kykyä jakaa hyvinkin henkilökohtaisia kokemuksia, tunteita ja tietoa ammattilaisten kanssa. Vauvatyön lähtökohtana on asiakkaan arvostava kohtaaminen. Se on luottamuksellisen suhteen rakentumisen perusta ja korostaa asiakkaan omaa elämäänsä koskevaa asiantuntijuutta. (Alatalo, 2018; Honkanen, Poikolainen & Karlsson, 2018; Tulensalo, 2015, Pölkki ym., 2012.)

Läpinäkyvyys dokumentoinnissa lisää perheen hallinnantunnetta ja luottamusta erilaisiin palveluihin. Se, että perhe voi osallistua itseään koskevan tiedon tuottamiseen, edistää avoimuutta ja kuntoutusta. Vanhempien osallistumismahdollisuuksiin vaikuttavat tietyt reunaehdot, kuten työkäytännöt ja resurssit, työntekijän osaaminen ja käytettävissä oleva aika.

Vauvatyön kirjaamisen on oltava huolellista, selkeää ja eettisesti kestävää. Kaikessa dokumentoinnissa on kysymys myös vallasta – erityisesti se koskee lastensuojelun dokumentointia: kirjatut havainnot voivat edistää tai estää lapsen edun toteutumista, ja niillä voi olla myös oikeudellisia seurauksia. Se voi asettaa työntekijän haastavaan asemaan vauvan edun ja vanhempien välille etenkin, jos ammattilaisen tekemät havainnot eivät ole linjassa vanhempien näkemyksen kanssa. Työntekijän on tulkittava, kenen tieto on oikeaa, ja otettava vastuu tekemästään tulkinnasta. Tavoitteena on, että asiakas on mukana tuottamassa itseään koskevaa tietoa, mutta käytännössä etenkin sosiaalihuollon tehtävissä tulee eteen tilanteita, joissa on kirjattava vauvan edun ja oikeuksien kannalta välttämättömiä tietoja vanhempien vastustuksesta huolimatta. (Halme ym., 2010; Vierula, 2017; Kääriäinen, 2003.)

Yhtenäisellä dokumentoinnilla saadaan tiedosta arvoa

Työyhteisöihin kertyy valtavia määriä tietoja sekä asiakkaista ja heidän elämäntilanteestaan että tuen ja auttamisen keinoista. Parhaimmillaan työyhteisön tiedosta syntyy uutta tietoa ja ymmärrystä. Jotta asiakassuhteissa syntyvä tieto olisi yhdistettävissä, vertailtavissa ja hyödynnettävissä laajemmin, on kirjauksien oltava yhteneviä. Se edellyttää vuorovaikutusta ja tiedon jakamisen käytäntöjä ja väyliä. Tiedon arvo muodostuu siitä, miten sitä voidaan hyödyntää asiakkaiden, työntekijöiden ja organisaation toiminnassa. (Blackler, 1995; Choo, 2002.)

Kirjauksien tehtävänä on tehdä näkyväksi vauvan ja hänen perheensä tuen tarpeet, annettu tuki ja jakson aikana havaittu tai vanhempien kokema muutos sekä tuoda esiin myös perheen voimavarat ja vahvuudet. Lukijan tulisi kirjauksista pystyä muodostamaan kuva, millaista tukea vanhemmat tarvitsevat vauvan tarpeiden havaitsemisessa ja niihin vastaamisessa, miten heitä on tuettu ja muuttuiko tilanne sen ansiosta. Huolellinen kirjaaminen tukee parhaimmillaan asiakkaan elämäntilannetta ja kuntoutuksen kulkua. Työn laadukkuuden kannalta on tärkeää, että asiakkaan kohtaamilla työntekijöillä on samansuuntainen käsitys esimerkiksi vauvan havainnoinnista, vauva-

Kirjausten kielen tulee olla selkeää ja ymmärrettävää, tavallista kieltä.

Kirjaukset on tehtävä niin, että vauva voi nuorena tai aikuisena lukea, mitä hänestä on kirjattu muistiin. Kirjaukset voi tehdä yhdessä asiakkaan kanssa.

113 Osallisuutta voi tukea esimerkiksi seuraavilla tavoilla:

Asiakkaan itsemääräämisoikeutta tulee kunnioittaa; kaikki eivät halua osallistua kirjaamiseen tai nähdä itseään koskevia kirjauksia. Kirjauksissa tulisi kuulua kaikkien ääni ja näkemykset, myös ammattilaisen. Se lisää työn läpinäkyvyyttä. Huolia tulee kuvata selkeästi ja perustellen. Hyvinvoinnin ja selviytymisen kuvaaminen on yhtä tärkeää kuin huolienkin. Aina yhdessä kirjaaminen ei ole mielekästä eikä mahdollista. Silloinkin olisi hyvä kertoa perheelle ne keskeiset asiat, jotka tapaamisesta tai päivästä tullaan kirjaamaan, sekä antaa mahdollisuus ilmaista oma näkemyksensä. Keskustelu kirjatuista vauvaa koskevista havainnoista ja vanhemman toimintatavoista lisää ymmärrystä vauvasta ja muutoksesta, jota kohti kuntoutuksessa pyritään. Vanhempaa voi kannustaa kirjoittamaan muistiin arkielämän tietoja ja merkityksellisiä asioita, ja niitä voidaan kirjata asiakastietoihin. Ne auttavat muutoksen havaitsemisessa ja edistävät asiakkaan osallisuutta itseään koskevassa päätöksenteossa. Kirjauksia voi lukea ja muokata yhdessä asiakkaan kanssa. Kirjauksia voi antaa myös asiakkaalle luettavaksi.

(Leemann & Hämäläinen, 2016; Alatalo, 2018; Tulensalo, 2015; Pölkki ym., 2012; Kääriäinen, 2003; Pyykönen, 2012, Socom, 2019.)

työn tavoitteista ja kirjaamisen tavoista. (Vaativan vauvatyön laatukriteerit, 2016; Laaksonen ym., 2011; Vierula 2017.)

Sosiaalihuollon määrämuotoinen kirjaaminen tulee yhtenäistämään asiakastietojen dokumentointikäytäntöjä ja asiakirjarakenteita. Tarkoituksena on, että kaikissa julkisissa ja yksityisissä sosiaalipalveluja tuottavissa organisaatioissa otetaan käyttöön määrämuotoinen kirjaaminen ja tallentaminen sekä valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut ja asiakastietoarkistot. Tavoitteena on, että asiakasta koskeva tieto liikkuu eri palveluiden välillä ja on ajantasaisesti käytettävissä aina siellä, missä asiakas asioi. Yhtenäisyys vähentää asioiden moneen kertaan kirjaamista ja helpottaa tiedon vaihtoa eri ammattilaisten välillä. Tietoa voidaan käyttää entistä paremmin myös muihin tarkoituk-

114 Vauvatyö

siin, kuten tutkimukseen ja päätöksentekoon. (Rötsä, 2016.) Ensi- ja turvakotien liitto ja sen jäsenyhdistykset ovat olleet yksityisten sosiaalipalvelujen tuottajana ensimmäisten joukossa kehittämässä Kanta-palvelujen käyttöönottoa.

Keskeisiä käsitteitä:

Dokumentointi:

Asiakassuhteessa ja palvelutapahtumassa syntyvien tietojen, kuvien ja äänitteiden tallentaminen, asiakirjojen laatiminen ja kirjoittaminen

kirjaaminen:

Merkintöjen tekeminen asiakirjaan

määrämuotoinen kirjaaminen:

Asiakastietojen kirjaaminen yhtenäisesti sovitulla tavalla

rakenteinen tieto:

Sovitun rakenteen mukaan kirjattu ja tallennettu tieto (Socom, 2019)

Vaativassa vauvatyössä ja koko Ensi- ja turvakotien liitossa on jo aloitettu työ kirjauksien ja dokumentoinnin yhtenäistämiseksi. Tavoitteena on, että palveluista kertyvä tieto on valtakunnallisesti vertailukelpoista ja mahdollistaa tietoon perustuvan vaikuttamisen ja päätöksenteon vauvatyön palveluissa. Vauvatyön laatukriteerit muodostavat pohjan sille, mitä tietoa kerätään. Asiakastyössä käytettäviä lomakkeita on kehitetty siten, että niistä kertyvä tieto antaa kattavan kuvan palveluja käyttävien perheiden elämäntilanteesta ja tuen tarpeista. Samalla lomakkeet toimivat interventiona itsessään. Työnsisältöjä kuvaavat yhteiset muistiotyypit. Toiminnan tuloksellisuutta arvioidaan palautteella, jossa kerätään tietoa vanhemman kokemasta muutoksesta omassa ja lapsen hyvinvoinnissa ja vanhemmuudessa. Kuntoutuksen tavoitteet määritellään yhdessä asiakkaan ja yhteistyökumppaneiden kanssa, ja niiden toteutumista arvioidaan jakson aikana. Palvelujen vaikuttavuudesta kerätään tietoa koko Ensi- ja turvakotien liiton yhteisellä Vaikuttavuus esiin -mittarilla.

Päivittäiskirjauksista vaikuttavuutta

Päivittäinen asiakastyön dokumentointi jalostuu tiedoksi palveluiden vaikutuksista ja palvelujärjestelmän kehittämistarpeista, ja sitä käytetään johtamisen, päätöksenteon ja vaikuttamisen tukena. Tieto on välttämätöntä esimerkiksi rahoitusta varten tehtävässä arvioinnissa ja raportoinnissa. Koko vaativan vauvatyön kattava systemaattinen asiakas- ja arviointitiedon keruu tuottaa tietoa siitä, miten palvelut voivat auttavat vauvaperheitä, millainen merkitys niillä on heidän hyvinvointinsa kannalta ja miten palveluita tulisi kehittää. Valtakunnallisesti kertyvä tieto antaa kuvan siitä, miten palvelut tukevat vauvaperheiden hyvinvointia, vähentävät eriarvoisuutta ja ehkäisevät sosiaalisten ongelmien syvenemistä, ja se tuo myös tietoa yhteiskunnan epä-oikeudenmukaisista rakenteista (Kivipelto & Saikkonen, 2013). Dokumentointi on yksi keino antaa ääni vaikeissa oloissa eläville perheille ja välittää tietoa perheiden arjesta päättäjille.

Tietoa voidaan käyttää entistä paremmin myös muihin tarkoituksiin, kuten tutkimukseen ja päätöksentekoon. 115

Lähteet

Alatalo, M. (2018). Suhdeperustaisen tiedonmuodostuksen jännitteet lastensuojelun avohuollon sosiaalityössä. Sosiaalityön lisensiaatintutkimus. Yhteiskuntatieteiden ja filosofian laitos. Lapsi- ja nuorisososiaalityön erikoisala. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto.

Blackler F. (1995). Knowledge, knowledge work and organizations: An overview and interpretation. Organization Studies, vol. 16(6), 1021–1046.

Choo, C. W. (2002). Information management for the intelligent organization: The art of scanning the environment (3. painos). Medford, NJ: Information Today.

Halme, N., Perälä, M.-L. & Laaksonen, C.

(2010). Yhteistyöinterventioiden vaikuttavuus lapsiperhepalveluissa. Raportti 10/2010. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.

Helavirta, S. (2011). Lapset hyvinvointitiedon tuottajina. Tampere: Tampere University Press.

Honkanen, K., Poikolainen, J. & Karlsson,

L. (2018). Hyvinvointipalvelukokemukset tuentarvitsijan institutionaalista luottamusta rakentamassa? Tarkastelussa lapsiperheiden vanhempien sekä nuorten aikuisten kokemukset hyvinvointipalveluista. Yhteiskuntapolitiikka 83, 5–6.

Hurtig, J. (2003). Lasta suojelemassa: etnografia lasten paikan rakentumisesta lastensuojelun perhetyön käytännöissä. Acta Universitatis Lapponiensis 60. Rovaniemi: Lapin yliopisto.

Kivipelto, M. & Saikkonen, P. (2013). Tiedon tuotanto ja vaikuttavuustieto sosiaalityössä. Yhteiskuntapolitiikka 78(3). Kääriäinen, A. (2003). Lastensuojelun sosiaalityö asiakirjoina – Dokumentoinnin ja tiedonmuodostuksen dynamiikka. Akateeminen väitöskirja. Helsingin yliopiston valtiotieteellinen tiedekunta. Helsinki: Helsingin yliopisto.

Laaksonen, M., Kääriäinen, A., Penttilä, M., Tapola-Haapala, M., Sahala, H., Kärki, J. &

Jäppinen, A. (2011). Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa. Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. Raportti 54/2011. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.

Leemann, L. & Hämäläinen, R.-M. (2016). Asiakasosallisuus, sosiaalinen osallisuus ja matalan kynnyksen palvelut. Pohdintaa käsitteiden sisällöstä. Yhteiskuntapolitiikka 81(5).

Muukkonen, T. (2013). Lapsen kohtaamis- ja prosessiosallisuus. Teoksessa M. Bardy (toim.) Lastensuojelun ytimissä. Teema 5. Helsinki: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.

Pohjalainen, M. (2012). Hiljaisen tiedon käsite ja hiljaisen tiedon tutkimus: katsaus viimeaikaiseen kehitykseen. Informaatiotutkimus 31(3).

Pohjola, P., Pitkänen, N. & Koivisto, J. (2015). Sosiaalityön tietokäytännöt vuorovaikutteisina vaihtoalueina. Janus – sosiaalipolitiikan ja sosiaalityön tutkimuksen aikakauslehti, 23(2).

Pyykönen, R. (2012). Dokumentit töissä – osallistava dokumentointi. Selvityksiä. Helsinki: Helsingin kaupungin sosiaalivirasto. Haettu 18.5.2020 osoitteesta http:// www.socca.fi/files/2499/Dokumentit_toissa_osallistava_dokumentointi_Riikka_Pyykonen_2012.pdf.

Pölkki, P., Vornanen, R., Pursiainen, M. & Rii-

konen, M. (2012). Children's participation in child-protection processes as experienced by foster children and social workers. Child Care in Practice, 18(2), 107–125.

Rötsä, M. (2016). Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallisen kehittämisen tila 2016 ja näkymiä vuoteen 2020. Finnish Journal of eHealth and eWelfare, 8(1).

Socom (2019). Hyvä kirjaaminen – Sosiaalihuollon kirjaamisen perusperiaatteet ja määrämuotoinen kirjaaminen. Haettu 19.5.2020 osoitteesta http://www.socom.fi/ wp-content/uploads/2019/12/02_Hyvä-kirjaaminen_20191203.pdf.

Tulensalo, H. (2015). Lapsen tiedollinen toimijuus lastensuojelun sosiaalityössä. Sosiaalityön ammatillinen lisensiaatintutkimus. Lapsi- ja nuorisososiaalityön erikoisala. Yhteiskunta- ja kulttuuritieteiden yksikkö. Tampere: Tampereen yliopisto.

Vaativan vauvatyön laatukriteerit (2016). Helsinki: Ensi- ja turvakotien liitto.

Vierula, T. (2017). Lastensuojelun asiakirjat vanhempien näkökulmasta. Akateeminen väitöskirja. Acta Universitatis Tamperensis 2323. Tampere: Tampere University Press.

Ylinen, S. (2008). Gerontologinen sosiaalityö. Tiedonmuodostus ja asiantuntijuus. Akateeminen väitöskirja. Kuopion yliopiston julkaisuja E. Yhteiskuntatieteet 155. Kuopio: Kuopion yliopisto.