Service académique (SAC) par L. Ramelet et son équipe

CLÉ D’ENTRÉE DE LA GESTION ACADÉMIQUE À L’EPFL POUR LE CORPS ÉTUDIANT ET LE PERSONNEL ACADÉMIQUE GO.EPFL.CH/ SERVICE-ACADEMIQUE

Service académique SAC

par Laurent Ramelet, Camille Boucarut, Antoine Bianchi et Bertrand Vermot

Le Service académique s’engage à répondre de la qualité de la gestion des études à l’EPFL.

Nous créons et mettons en œuvre les processus d’admissions, d’immatriculations, de contrôle des résultats, de tenue des dossiers, de gestion des cursus et des ressources pour toutes les filières de formation. Nous le faisons avec intégrité et bienveillance pour garantir une égalité de traitement à tous nos étudiant·e·s. En outre, nous contribuons activement à l’amélioration et à la pérennité du système des études de l’EPFL dans sa globalité.

L’année 2019 aura permis de consolider les changements initiés depuis 2017. L’impact de ces changements sur la satisfaction, la motivation et l’engagement des équipes a été évalué avec l’aide d’un mandataire externe par le biais d’une enquête en ligne et il en est ressorti un résultat globalement positif avec des opportunités d’amélioration qui seront explorées en 2020.

Conformément à la volonté de la Vice-présidence pour l’éducation, les sections ont toutes revu leur programme d’études du cycle propédeutique pour l’année 2018—2019, en réduisant le nombre de matières de cette première année d’études Bachelor.

Cette réforme a nécessité la mise en place d’un transitoire complexe au vu du grand nombre d’étudiantes et d’étudiants qui devaient répéter cette année après une première tentative en 2017—2018, qu’ils soient passés par la mise à niveau (MAN) ou qu’ils aient subi un échec en fin d’année. En plus de la définition des règles du transitoire, le SAC a également participé à la mise en place de plusieurs scripts sur IS-Academia, nécessaires pour automatiser le traitement des très nombreux cas de figures possibles.

Le SAC a également commencé à anticiper le transitoire qui sera nécessaire en 2019 au niveau du cycle Bachelor, plusieurs sections ayant décidé de prolonger la réforme entamée cette année vers les années supérieures de la formation.

Formation Bachelor Master

La refonte du formulaire de candidature pour l’admission au Bachelor et au CMS commencée fin 2018 s’est terminée en 2019. Elle a permis une meilleure gestion de ces dossiers. Quelques améliorations ont encore été apportées en fin d’année, qui devraient porter leurs fruits en 2020.

Suite à une discussion au sein de la Conférence des directeurs de sections, une réflexion a été menée avec les sections, la VPE et le SAE concernant le processus de candidature et d’admission au Master. Le premier délai de candidature a été avancé du 15 janvier au 15 décembre, et le processus pour gérer les candidats d’écoles «inconnues» (pas encore présentes dans notre base de données) a été simplifié du côté du SAC. Ceci permettra de donner plus de temps aux sections et aux membres permanents pour l’étude des dossiers.

Le nouveau Master en Science et technologie de l’énergie de la Section de génie électrique et électronique a accueilli ses premiers étudiants à la rentrée de septembre.

Une réforme de la présentation du calendrier académique sur le web a été entreprise, en consultant notamment l’Agepoly pour mieux comprendre les besoins des étudiants. Cette nouvelle édition simplifiée sera publiée déLes règles concernant l’inscription au projet de Master et sa réussite ont été précisées et clarifiées dans un document de synthèse à l’attention des sections.

Les libellés et descriptifs («laudatio») des différents prix aux étudiant·e·s ont été revus pour en améliorer la clarté et l’homogénéité. Ces nouveaux textes seront utilisés pour la première fois en 2020.

Mobilité estudiantine

En collaboration avec le service Durabilité, un projet de subventionnement de billets de train internationaux pour les étudiant·e·s effectuant un échange en troisième année Bachelor en Europe a été mis en place dans le but de les encourager à se rendre dans leur université d’accueil en train plutôt qu’en avion.

Afin de faciliter les démarches administratives à suivre par les étudiant·e·s d’échange OUT, une checklist a été créée et mise à disposition des étudiant·e·s sur le site web.

Les contrats de bourse et rapports d’échange des étudiant·e·s IN et OUT sont désormais enregistrés dans notre archive numérique et ne sont plus stockés aux archives physiques. En outre, ces documents (~1500) ne transitent plus par le guichet mais sont réceptionnés directement par email par SAC-Mob.

Formation doctorale

En septembre 2019, un projet pilote a été lancé dans le programme doctoral en physique (EDPY) pour intégrer le contrôle anti-plagiat dans le processus – désormais 100% électronique – de soumission des thèses de doctorat aux membres du jury pour l’examen oral. Concrètement, le ou la doctorant·e téléverse le PDF de sa thèse sur IS-Academia, six semaines avant son examen oral. IS-Academia soumet le document à l’analyse via la plateforme iThenticate qui génère un rapport de similarités, transmis au président du jury de thèse pour validation. Une fois le rapport validé, le PDF de la thèse est mis à disposition des membres du jury.

Outre la mise en ligne des pages du doctorat avec la nouvelle charte graphique et la nouvelle arborescence, le contenu de nombreuses pages a été revu et mis à jour et les instructions internes ont été réécrites sous forme de FAQ pour en faciliter la lecture par la population doctorale.

Depuis le 1er janvier 2019, les candidat·e·s au doctorat doivent demander à leur école de provenance de transmettre à l’EPFL, sous pli scellé, des copies certifiées conformes de leurs bulletins de notes de Master. Cette nouvelle pratique a demandé l’adaptation et la création de plusieurs formulaires, modèles d’emails et réponses-types pour accompagner au mieux les doctorant·e·s avec cette nouvelle exigence.

L’année 2019 a vu huit changements ou renouvellement de directeur de programme, et cinq changements de délais de candidatures dans les 21 programmes doctoraux.

L’équipe du doctorat a été sollicitée pour aider à l’organisation de l’exposition «50ans de thèses EPFL» de la bibliothèque au Rolex Learning Center dans le cadre du 50ème anniversaire de l’EPFL. L’équipe du doctorat a fourni de nombreuses anecdotes, documents, exemplaires et même machines à signer aux organisateurs de l’exposition.

Formation continue

En collaboration avec le service juridique du DAF et les programmes de formation continue concernés, plusieurs règlements ont été révisés (un Executive Master et quatre Certificate of Advanced Studies). Deux règlements supplémentaires mis au point durant l’année 2019 ont également déjà pu être signés par la vice-présidence début 2020.

Statistiques de la formation

Le nombre total de demandes d’analyses ou d’extractions de données (397) est en légère augmentation par rapport à l’an dernier (362). 50% de ces demandes concernent des adaptations d’extraction dans Business Object (200 cas en 2020). Ce taux est similaire à celui de l’an dernier.

Le nombre de demandes de support (principalement liées à des adaptations d’extraction dans Business Object) fluctue d’une année à l’autre (188 en 2018, 209 en 2017, 147 en 2016). Les principales provenances des demandes sont: • 34% des sous-unités du SAC s’occupant des formations Bachelor et Master. • 19% de la hiérarchie du SAC (DAF/VPE/P). • 14% des sections et facultés; 7% des sous-unités du SAC s’occupant du doctorat. • 6% des programmes doctoraux; et moins de 2% des demandes sont faites par des personnes externes à l’EPF. Le groupe de statistiques de la formation a produit de nombreux rapports portant sur les thématiques suivantes: • analyse des résultats de l’année propédeutique et du cours de mise à niveau, • évaluation indicative de l’enseignement, • CDL et l'évaluation du niveau d’anglais, • offres de logement, • analyse de satisfaction des services fournis à la communauté étudiante, • charges d’enseignement.

Mise à jour sur Tableau Server des tableaux de bords statistiques de la formation d'automne. Mise à disposition sur Tableau Server de nouveaux chapitres des tableaux de bords statistiques de la formation de printemps.

Amélioration continue du suivi des inscriptions et des prévisions hebdomadaires des effectifs BA1 et MA1 afin de mieux répondre aux besoins des utilisateur·rice·s.

Ressources humaines

D’un point de vue des ressources humaines, le SAC a accueilli Mme Claire Gouriou à l’office de la mobilité, en remplacement de Mme Myriam Schaffter qui a débuté son congé maternité en fin d’année 2019. M. Grégoire Brunat a terminé son mandat temporaire dans l’équipe des statistiques en février 2019.

Projets 2020

Le projet de «minimisation des données» a pour but de rationaliser les données personnelles et les données de contacts des étudiant·e·s. Il sera mis en œuvre en 2020 pour tous les étudiant·e·s Bachelor, Master, doctorat et formation continue. Nous pourrons ainsi réduire le nombre de champs et ne récolter que les données indispensables à la gestion académique. Ceci permettra de se concentrer sur l’essentiel et d’améliorer la qualité de nos données.

Formation doctorale • Suite du pilote en EDPY et déploiement aux autres programmes pour intégrer le contrôle anti-plagiat dans le processus de soumission des thèses de doctorat pour l’examen oral. • Suite de la réorganisation des pages web des programmes doctoraux et mise en place d’une structure commune. • Participation à la création du Guide du doctorat à l’EPFL en collaboration avec l’EDOC.

Formation Bachelor-Master • S’il est confirmé, le projet d’ouverture du

Cours de mathématiques spéciales (CMS) aux titulaires de maturités cantonales et fédérales nécessitera de revoir le processus d’admission au Bachelor et au CMS. • La réécriture des règles du contrôle des résultats sur IS-Academia, prévue pour 2019 mais retardée par la VPSI, devrait avoir lieu en 2020 et nécessitera une forte implication des collaborateurs concernés au Service académique.

Mobilité estudiantine • Automatisation du processus concernant les versements financiers pour les bourses des étudiant·e·s en mobilité, suivi plus tard par le traitement des chargé·e·s de cours externes. • Participation à la réflexion sur le renouvellement des accords SEMP géré par le SPE et mise à jour des données dans IS-Academia suite à la signature des accords. • Mise en place de l’envoi des bulletins de notes des étudiant·e·s IN aux universités partenaires via IS-Academia en collaboration avec GIF. • Etablir et publier sur le site web un FAQ pour les étudiant·e·s d’échange IN.

Formation continue • Mise en place d’un contrôle des statuts d’admission dans le processus de candidatures qui fait intervenir le SAC, la FCUE et les programmes de formation continue. • Poursuite de la mise à jour des règlements d’études.

Statistiques de formation • Reprise en main du calcul des cohortes

Bachelor-Master actuellement dans ISA-Academia.

Bachelor et Master Candidatures2 Immatriculations2 Effectifs2 Enseignements gérés (plans d’études) Séances à l’horaire (cours et examens) Notes saisies Factures émises Cas traités par la conférence des examens Diplômes de Bachelor remis Diplômes de Master remis Mobilité (Bachelor et Master) Candidatures étudiant·e·s IN Candidatures étudiant·e·s visiteurs IN3 Etudiant·e·s IN Etudiant·e·s visiteur IN Candidatures étudiant·e·s OUT – 3ème Bachelor et double-diplômes Etudiant·e·s OUT – 3ème Bachelor et double-diplômes Etudiant·e·s OUT – projet de Master4 Bourses IN en CHF Bourses OUT en CHF Doctorat Candidatures Immatriculations Effectifs Enseignements gérés (plans d’études) Séances à l’horaire Factures émises Notes saisies Diplômes remis Formation continue Candidatures Immatriculations Effectifs Factures émises5 Notes saisies Diplômes remis Enseignant·e·s Professeur·e·s et MER Chargé·e·s de cours internes Chargé·e·s de cours externes et conférenciers FC Expert·e·s externes (projets de Master) Expert·e·s externes (thèses de doctorat) Logistique Courrier entrant Réservations ponctuelles de salles 2018

7 244 2 366 8 358 3 484 42 194 93 132 16 052 424 1 012 1 043

734 –681 –384 341 47 1 195 500 962 000

4 813 543 2 216 490 1 651 410 3 352 407

191 224 223 60 1 745 150

476 215 256 695 820

5 705 3 174

2019

7 362 2 267 8 644 3 488 42 023 90 010 17 398 361 1 115 1 029

664 265 635 259 434 396 47 1 264 760 1 108 320

4 407 474 2 199 490 1 673 416 3 369 420

236 179 254 42 1 406 116

463 203 274 686 832

5 122 3 205

1 Dont Claire Gouriou (CDD de six mois). 2 Les étudiant·e·s visiteur·euse·s (anciennement «hors cadre») ne sont plus comptabilisés dans cette catégorie. 3 Nous séparons désormais les candidatures d’échanges de celles d’étudiant·e·s venant faire un projet en tant que visiteurs.

4 Certain·e·s étudiant·e·s en projet de Master ne sont plus gérés comme étudiant·e en mobilité OUT. 5 Le nombre de factures est calculé en fonction des dates de création des factures dans IS-Academia. Seuls AISTS et IGLUS sont facturés par l’EPFL. Les autres formations sont gérées par la FCUE).