Inhoud
Inleiding
9
I
De basis voor een effectieve website
1 2
Webstrategie Webstructuur
II
Stroomlijnen van de samenwerking
3 4 5 6
Organiseren van het webbeheer 48 Hulpmiddelen voor het contentbeheer Contentmanagementsystemen 65 Samenwerken in teams 80
III
Schrijven voor het web
7 8 9 10 11 12 13
Het leesgedrag van de webgebruiker Structureren van webteksten 95 Stijlprincipes van webteksten 100 Schrijfstijlen op het web 104 Pakkende woorden en zinnen 109 Omgaan met hyperlinks 113 Redigeren van webteksten 118
20 33
V
VariĂŤren in tekstsoorten
14 15 16 17 18
Bepalen van tekstsoorten 144 Het nieuwsbericht 147 Het weblog 152 Het persoonlijk portret 157 De verkoopgerichte tekst 160
VI Inzetten van andere media Intranet 166 Social media 174 E-nieuwsbrieven 182
53
89
IV Schrijven voor zoekmachines
19 20 21
19
90
121
143
165
47
VII Benutten van audiovisuele content VIII Testen van usability
207
IX Het recht van internet Literatuur
221
229
Bijlage Functieprofielen Cascadis Index
237
Over de auteurs
240
233
191
Inleiding
De aanduiding webredacteur bestaat nog maar kort. Nog niet zolang geleden was het schrijven van teksten voor het web een taak die een communicatiemedewerker ‘erbij’ deed. Het publiceren was in handen van de webmaster, de alleskunner die ervoor zorgde dat de site in de lucht bleef, die teksten voorzag van html-codes en ze – als het zo uitkwam – vaak ook nog wat bewerkte voor ze online gingen. Kwam het er even niet van nieuwe teksten te plaatsen, dan draaide de organisatie zonder problemen door. Hoe anders is het nu. Webredactie heeft voor de meeste organisaties topprioriteit. Bedrijven spannen zich er massaal voor in om (nieuwe) klanten te bereiken via de website, om hoog te scoren in zoekmachines en een hoge conversie te bereiken via de site. Blijven de resultaten achter bij de verwachtingen, dan steekt het webteam de koppen bij elkaar om in de webstatistieken op zoek te gaan naar aanknopingspunten voor verbetering. Het web is een wezenlijke factor geworden voor de continuïteit van bedrijven. Internet was in eerste instantie een academische aangelegenheid: een netwerk dat universiteiten wereldwijd met elkaar verbond. Met de introductie van de browser Mosaic ontstonden rond 1990 de eerste homepages. De grote doorbraak kwam met Netscape Navigator in 1994. Niet lang daarna werd het web in organisaties breed toegepast, aanvankelijk als het domein van techneuten met kennis van html, unix en servers. Logisch dat afdelingen communicatie het technologisch gedreven web niet onmiddellijk omarmden.
9
INLEIDING
De afgelopen jaren is het web een belangrijk, zo niet het belangrijkste, medium geworden in de communicatiemix van organisaties. De afdeling Communicatie, en in het bijzonder de webredactie, staat aan het stuur. En ook al ontstaat er tussen techniek en communicatie soms weer even een spagaat onder invloed van nieuwe ontwikkelingen, kenmerkend voor de webredacteur is dat hij de kloof weet te overbruggen.
Van uithangbord naar interactief platform De functie van websites is in hoog tempo veranderd van een passief digitaal uithangbord naar een interactief platform waar bezoekers actief in contact treden met de organisatie. Het web is nu een digitaal platform waar de gebruiker van zich laat horen via e-mail, reacties, blogs, discussielijsten of YouTube. User generated content is het kernwoord. Is het niet mogelijk via de website van een organisatie inbreng te leveren, dan kiest de gebruiker simpelweg zijn eigen omgeving op het internet. Die interactiviteit markeert een omslag in het denken over communicatie. Waanden organisaties zich tot voor kort in de comfortabele positie dat zij via het web een boodschap konden zenden aan de ontvanger, digitale communicatie zet het traditionele communicatiemodel van Zender-Medium-Boodschap-Ontvanger compleet op zijn kop. Een organisatie wil weliswaar via de website nog steeds een boodschap zenden, maar de ‘ontvanger’ gedraagt zich wispelturig en bepaalt zelf wat hij wanneer en waar wil ontvangen. Hij klikt en kiest, op zoek naar informatie die zijn vragen beantwoordt of zijn problemen oplost. Dat is een ontwikkeling die wordt mogelijk gemaakt door de integratie van internet en mobiele telefonie, flat fee-abonnementen en het grotere gebruikersgemak van hardware.
10
H A N D B O E K W E B R E DAC T I E
Om de overload aan informatie de baas te blijven, bedient de ontvanger zich van uiteenlopende strategieën. Hij skipt wat niet relevant is en neemt zijn toevlucht tot toepassingen die hem snel brengen wat hij zoekt. Neem Google, de zoekmachine die de webbezoeker leidt naar relevante bronnen, of RSS en aggregatiesites die informatie uit meerdere bronnen bundelen. Persoonlijke portalen als iGoogle en Delicious bieden een startpunt en houvast. Ontvangers worden zenders: ze creeren hun eigen gemeenschappen en zoeken elkaar op om ideeën en ervaringen uit te wisselen en wereldkundig te maken. Het verspreiden van informatie is gedemocratiseerd: iedereen kan publiceren. Zenders passen, vaak noodgedwongen, hun strategie daarop aan. Ze spannen zich ervoor in klanten te bereiken, te boeien en te binden, door daar aanwezig te zijn waar de bezoeker zich bevindt en diens inbreng uiterst serieus te nemen. Naast sender created content is er steeds meer ruimte voor user generated content. De vroegere ontvanger krijgt (een deel van) de controle in handen.
Basisuitrusting van de webredacteur Wat betekenen deze ontwikkelingen voor de webredacteur? Wie in Google zoekt op ‘webredacteur’ krijgt een overzicht van functies waarvoor specialistische kennis, vaardigheden en inzichten zijn vereist. De soepele pen is nog steeds een
must, maar de basisuitrusting die van de webredacteur wordt verwacht, is breder. Cascadis, de beroepsvereniging van webprofessionals in de publieke sector, bracht in 2009 de functies van webprofessionals in kaart. Een belangrijke opgave was consistentie en eenduidigheid te brengen in de functiebenamingen. In de praktijk hebben webprofessionals vele benamingen: variërend van onder meer ‘medewerker nieuwe media’, ‘communicatiemedewerker’, ‘webmaster’, ‘e-coördinator’, ‘contenteditor’, ‘sitemanager’ tot specialistische aanduidingen als ‘webredacteur social media’ of ‘webconsultant’. De commissie Functieprofielen van Cascadis bracht zo’n tachtig verschillende functiebenamingen terug naar zeven, ingedeeld naar inhoud en niveau van werkzaamheden. De functieomschrijvingen, verdeeld over de aandachtsgebieden Content en communicatie, Techniek en Organisatie, geven een beeld van de benodigde kennis, inzichten, vaardigheden en competenties. Dit zijn de zeven functies die Cascadis onderscheidt: • webmaster • webredacteur • webcoördinator • coördinerend webredacteur/eindredacteur • webmanager • projectleider • adviseur digitale communicatie Rode draad in de functieprofielen is dat de webprofessional zowel intern als extern de voelhorens moet hebben uitstaan. Hij moet balanceren tussen de eisen van de organisatie en die van verschillende typen doelgroepen. Hij staat voor de uitdaging om technische ontwikkelingen te vertalen naar slimme webtoepassingen en moet ook nog eens kunnen samenwerken met uiteenlopende disciplines binnen en buiten de eigen organisatie. Kortom: een ‘duizendpoot met een specialisme’ zoals Cascadis de webprofessional noemt. Een spin in het web en ‘iemand voor wie het werk doorgaat nadat de computer is uitgezet’.
11
INLEIDING
In dit boek ligt de focus op het aandachtsgebied Content en communicatie: de webredacteur, de coördinerend webredacteur en – als het gaat om visie- en planontwikkeling – de webmanager: functionarissen die op uitvoerend, tactisch en strategisch niveau webwerkzaamheden verrichten. In de kaders zijn de taken per functie uitgelicht. In de bijlage vind je de volledige functieomschrijvingen.
Webredacteur De webredacteur is gespecialiseerd in het maken en/of bewerken en plaatsen van content op website(s), zodat de informatie juist, actueel en aantrekkelijk gepresenteerd wordt. De webredacteur kan ook optreden als (deel)projectleider. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een coördinerend webredacteur/ eindredacteur, een hiërarchisch manager communicatie of projectleider. Resultaatgebieden •
Het verzamelen en structureren van informatie
•
Het schrijven van teksten en redigeren van door anderen aangeleverde informatie
•
Het klaarmaken van teksten voor publicatie
•
Het hanteren en bewaken van de gehanteerde stijlgids
•
Procesbewaking
•
Het ondersteunen bij beantwoording van vragen over internet en webtoepassingen
•
Het vertalen van ontwikkelingen in de organisatie en de omgeving naar webinhoud en/of nieuwe toepassingen
•
Het op functioneel niveau inrichten en/of adviseren van content op bestaande of nieuwe website
Coördinerend webredacteur/eindredacteur De coördinerend webredacteur/eindredacteur stuurt het contentproces aan en plaatst of bewerkt zelf ook content voor website(s), zodat de informatie juist, actueel en aantrekkelijk gepresenteerd wordt. De coördinerend webredacteur/ eindredacteur voert de meer samengestelde, complexe en/of bestuurlijk ingewikkelder redactietaken uit en kan ook optreden als (deel)projectleider. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager communicatie of projectleider. Resultaatgebieden
12
H A N D B O E K W E B R E DAC T I E
•
Bepalen welke informatie structureel benodigd is en (doen) verzamelen en structureren van informatie
•
Het schrijven van teksten en redigeren van door anderen geschreven teksten
•
Het klaarmaken van teksten voor publicatie
•
Het (doen) ontwikkelen, hanteren en bewaken van de gehanteerde stijlgids
•
Het zorgdragen voor planning en procesbewaking
•
Het zorgdragen voor beantwoording van vragen over website(s) en webtoepassingen
•
Het vertalen van ontwikkelingen in de organisatie en de omgeving naar webcontent en/of nieuwe toepassingen
•
Het initiëren van nieuwe webcontent en/of toepassingen
•
Het op functioneel niveau inrichten en/of adviseren van webcontent op bestaande of nieuwe website(s)
•
Verzorgen van instructies of workshops voor redacteuren
•
Het functioneel aansturen van de medewerkers
Webmanager De webmanager is verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en kaders en voor het ontwerpen, bouwen en beheren van websites en -toepassingen. De webmanager vormt op strategisch niveau de verbindende schakel tussen het algemene communicatiebeleid en de digitale communicatie. De webmanager zorgt voor de uitwerking van ideeën tot compleet werkende websites en -toepassingen. De webmanager geeft hiërarchisch leiding aan de medewerkers. De functie wordt doorgaans ingezet onder aansturing van een hiërarchisch manager (bv. communicatie, AZ/FAC of ICT). Resultaatgebieden •
Het opstellen van (jaar- of incidentele project-)plannen en -begrotingen
•
Het vertalen van businessvraagstukken
•
Het (doen) opstellen en na goedkeuring uitvoeren van plannen, het hierbij inschakelen van de juiste partijen voor het verkrijgen van goede content en samenwerken met andere disciplines
•
Het aansturen van het bouwen, vormgeven, vullen, vernieuwen en uitbouwen van websites en -toepassingen
•
Het structureren van de organisatie
•
Het zorgdragen voor het beheer
•
Het vormen en behouden van draagvlak binnen de organisatie
•
Het (doen) vormgeven van en adviseren over het te voeren beleid
•
Het zorgdragen voor het opvolgen, interpreteren en borgen van het beleid
•
Het zorgdragen voor de inbedding in de primaire bedrijfsprocessen van de organisatie
•
Het (doen) analyseren van monitorresultaten en zonodig bijstellen van doelstellingen en/of toepassingen
Bron: Cascadis, beroepsvereniging van webprofessionals in de publieke sector, 2009.
In de bijlage staan de volledige functieomschrijvingen.
INLEIDING
Het leidinggeven aan medewerkers
13
•
Wat moeten de webredacteur en de coördinerend webredacteur in huis hebben? Naast kennis van voorlichting en communicatie, van webrichtlijnen en toegankelijkheid moeten zij op de hoogte zijn van webtoepassingen en contentmanagementsystemen. Daarnaast wordt verwacht dat de (coördinerend) webredacteur inzicht heeft in het gebruik van websites in de communicatie van de organisatie, in de samenhang tussen websites en bedrijfsdoelstellingen, dat hij affiniteit heeft met ICT en beschikt over (eind)redactionele vaardigheden. Kortom: een diversiteit aan kennis en vaardigheden.
Diversiteit aan taken Juist vanwege de diversiteit aan taken roept de functieaanduiding webredacteur in de praktijk uiteenlopende reacties op. De term zou te beperkt zijn en zou vervangen moeten worden door de bredere aanduiding contentspecialist, menen sommigen. De hedendaagse webredacteur annex contentspecialist is iemand die de kennis en vaardigheden van meerdere disciplines in zich verenigt. Iemand die verstand heeft van communicatie en die kijkend door de bril van de bezoeker informatie kan selecteren en doseren. Een persoon met een deskundige blik die kan meepraten over het interactieontwerp en die content zo weet te bewerken dat zoekmachines hem vinden. En die vorm, inhoud en aanverwante onderdelen zo op elkaar weet af te stemmen dat een optimale gebruikerservaring ontstaat.
14
H A N D B O E K W E B R E DAC T I E
De discussie over terminologie gaat vooral over de associatie van de webredacteur met de functie van de offline-redacteur; de professional die het leeuwendeel van zijn tijd besteedt aan schrijven en redigeren. Vergelijk je de webredacteur met zijn offline-collega dan valt op dat werkzaamheden en activiteiten van de eerstgenoemde diverser zijn. De Webredactie Monitor 2010 van Entopic geeft een uniek kijkje in het takenpakket van de webredacteur. Van de ruim duizend Nederlandse webredacteuren, freelance tekstschrijvers en online communicatiespecialisten die aan het onderzoek deelnemen, noemt ‘slechts’ 34,5 procent ‘schrijven van teksten’ een groot onderdeel van de functie. ‘Redigeren van teksten’ scoort hoger, met 44,6 procent, en de redactionele taak die het meest wordt genoemd, is ‘het invoeren van content in het cms’ (49,7 procent). ‘Overleg met collega’s’ en ‘coördineren van werkzaamheden’ zijn voor 67 procent en 48,9 procent van de ondervraagde webredacteuren in loondienst een prominent onderdeel van het werk. Op het terrein van beleid en strategie noemen webredacteuren ‘redactionele planning’ (30,2 procent) en ‘uitwerken redactionele concepten’ (28,9 procent) een groot onderdeel van het takenpakket.
Invoeren van content in het cms Redigeren van teksten Informatie verzamelen
43,2% 38,5%
14,9%
3,4%
Schrijven van teksten
18,9%
Beeldbewerking
33,3% 30,3%
17,4%
0
34,5% 33,6%
24,7%
7,2%
10
Groot Redelijk Klein Geen
44,6%
31,7%
17,9%
5,9%
49,7%
27,0%
14,0% 9,4%
20
30
40
50
Rol redactionele taken webredacteuren in loondienst. Bron: Webredactie Monitor 2010, Entopic
67,0% 29,8%
Overleg met collega’s
2,0% 1,2%
Groot Redelijk Klein Geen
48,9% 35,7%
Coördineren van werkzaamheden
11,8% 3,6% 25,2% 32,2% 26,6%
Overleggen met externe dienstverlener/bureau
16,0% 22,2% 29,7% 26,3% 21,7%
Overleg met klanten 0
10
20
30
40
50
60
70
80
Rol overleg- en coördinatietaken webredacteuren in loondienst. Bron: Webredactie Monitor 2010, Entopic
30,2% 35,6%
Redactionele planning
21,2% 13,0% 28,9% 38,1%
Uitwerken redactionele concepten
22,2% 10,7%
Groot Redelijk Klein Geen
18,4% 27,9% 28,7% 25,0%
Opstellen communicatieplan 0
5
10
15
20
25
30
35
40
Rol beleids- en strategietaken webredacteuren in loondienst. Bron: Webredactie Monitor 2010,
15
Gevoed door onze praktijkervaring in organisaties en de input van vele honderden deelnemers aan leergangen Webredactie en Contentbeheer, en trainingen en workshops Schrijven voor het web, bespreken we in dit handboek de thema’s waarmee de webredacteur dagelijks te maken heeft. Onze overtuiging is dat het er niet zozeer toe doet welke functieaanduiding op iemands visitekaartje staat,
INLEIDING
Entopic
maar dat verstand van communicatie, nieuwsgierigheid naar webontwikkelingen, durf om te experimenteren en de ambitie om over de grenzen van je eigen functie te kijken, bepalend zijn om succesvol te kunnen opereren. In onze visie doet de webredacteur er goed aan zich breed te oriënteren. Niet om alle taken zelf op te pakken, maar om te kunnen meedenken en meepraten over de ontwikkeling van de site, trends te kunnen signaleren en deze te kunnen vertalen naar de consequenties voor het webwerk. Het accent in dit boek ligt op de communicatieve aspecten van websites. Schrijven en redigeren zijn belangrijke onderdelen, daarnaast moet de webredacteur kennis hebben van thema’s als strategie- en structuurontwikkeling en aspecten in het contentbeheer. Daarmee sluit de inhoud van dit boek aan bij de functieprofielen van Cascadis en het takenpakket van de webredacteur dat naar voren komt in de Webredactie Monitor 2010. We pretenderen niet alle onderwerpen uitputtend te behandelen. Sommige taken ontwikkelen zich razendsnel tot zelfstandige specialismen, denk aan usability, schrijven voor zoekmachines of social media. In die gevallen is dit boek een gedegen basis en biedt het een springplank naar specialistischer literatuur.
Opbouw en leeswijzer Wat tref je aan in dit handboek? Hier volgt een korte beschrijving van de inhoud. Het boek bestaat uit negen delen, die vaak meerdere hoofdstukken bevatten. Pluk eruit wat het meest aansluit bij je interesse of werksituatie op dit moment. Elk hoofdstuk staat op zichzelf. Je kunt het begrijpen zonder de voorafgaande hoofdstukken te hebben gelezen, hoewel we je met verwijzingen naar andere hoofdstukken zullen verleiden ook de andere delen te lezen.
16
H A N D B O E K W E B R E DAC T I E
Deel I De basis voor een effectieve website Wat is een succesvolle website? Dat is een vraag waar veel webprofessionals zich het hoofd over breken. Wat effectief en succesvol is, hangt onder meer samen met wat een organisatie wil bereiken en welke doelgroepen ze daarbij voor ogen heeft. Een wezenlijke factor is daarnaast de meerwaarde voor de (potentiële) bezoeker: wat zoekt hij op je site? Wat zijn prominente wensen en informatiebehoeften? Hoofdstuk 1, Webstrategie, belicht een planmatige aanpak om een internetstrategieplan te ontwikkelen of aan te scherpen. Een webstrategie geeft houvast aan interne en externe betrokkenen, maakt discussies over ambities en investeringen inzichtelijk en maakt inspanningen meetbaar. Hoofdstuk 2, Webstructuur, beschrijft hoe je via enkele stappen de strategie vertaalt naar een ontwerp dat recht doet aan het bezoekersgedrag.
Deel II Stroomlijnen van de samenwerking Als (coördinerend) webredacteur of webmanager heb je met veel mensen te maken. Intern zijn dat bijvoorbeeld directie, management, collega-redacteuren, contentleveranciers en contentbeheerders. Extern zijn het, naast de veeleisende webbezoeker, bijvoorbeeld specialisten die je inhuurt, zoals tekstschrijvers of webdesigners. Hoe organiseer je die samenwerking? Hoe maak je er een werkend geheel van? Hoofdstuk 3, Organiseren van het webbeheer, geeft inzicht in de organisatie van het contentbeheer. In de hoofdstukken 4 en 5, Hulpmiddelen voor het contentbeheer en Contentmanagementsystemen, worden vervolgens hulpmiddelen besproken die je kunt inzetten om het contentbeheer soepel te laten verlopen. Vervolgens vind je in hoofdstuk 6, Samenwerken in teams, een praktische aanpak om de samenwerking in nieuwe of bestaande teams op poten te zetten.
Deel III Schrijven voor het web Wie leest van het beeldscherm, zapt en scant. Over hoe mensen lezen op het web wordt steeds meer bekend. De inzichten helpen om webteksten effectiever te maken. Het onderdeel Schrijven voor het web begint met hoofdstuk 7, Het leesgedrag van de webgebruiker. Als je inzicht hebt in hoe bezoekers van je website te werk gaan bij het bezoek aan je site, kun je de adviezen in de hoofdstukken 8 tot en met 10 onmiddellijk toepassen op je eigen teksten. Een effectieve webtekst staat of valt met een duidelijke structuur. Met je schrijfstijl kun je de bezoeker verleiden om verder te lezen en eventueel dieper de site in te gaan. In hoofdstuk 11, Pakkende woorden en zinnen, vind je schrijftips, gevolgd door adviezen voor het omgaan met hyperlinks (hoofdstuk 12, Omgaan met hyperlinks). Het laatste hoofdstuk in dit onderdeel, hoofdstuk 13, bevat een checklist die je kunt gebruiken bij het redigeren van webteksten van anderen.
Deel IV Schrijven voor zoekmachines Interessante content alléén is niet genoeg om bezoekers te trekken. De teksten die je publiceert, moeten ook gevonden worden door zoekmachines. In deel IV, Schrijven voor zoekmachines, lees je hoe je content vindbaar maakt voor zoekmachines en welke middelen je daarvoor kunt inzetten.
17
Welke tekstsoorten passen bij het concept van je website? Hoe bepaal je de verdeling ervan op de site? Hoofdstuk 14, Bepalen van tekstsoorten, beschrijft een methode om tekstsoorten te selecteren die aansluiten bij de functie die jouw site vervult voor de bezoeker. De hoofdstukken 15 tot en met 18 zoomen in op veelvoorkomende tekstsoorten: het nieuwsbericht, het weblog, het persoonlijk portret en de verkoopgerichte tekst. Elk van deze tekstsoorten wordt uitgewerkt in belangrijke kenmerken, structuur- en stijladviezen.
INLEIDING
Deel V Variëren in tekstsoorten
Deel VI Inzetten van andere media Als (coördinerend) webredacteur ben je vooral gericht op de website of het intranet. Intranet heeft specifieke kenmerken en stelt specifieke eisen aan succesvolle content. In hoofdstuk 19 lees je er meer over. Het volgende hoofdstuk zoomt in op social media: een verzamelnaam voor online platforms waar gebruikers, met geen of weinig tussenkomst van een professionele redactie, de inhoud verzorgen. Social media staan volop in de belangstelling. In hoofdstuk 20 vind je overwegingen om ermee aan de slag te gaan, inclusief enkele stappen die je daarvoor moet zetten. Hoofdstuk 21 gaat in op een medium dat ondanks de concurrentie van uiteenlopende vormen van online marketing een blijvertje is: e-nieuwsbrieven.
Deel VII Benutten van audiovisuele content Afbeeldingen, slide-shows, Flash-animaties, video, mashups, infographics: de opmars van audiovisuele content op het web is onstuitbaar. Dankzij de toenemende digitalisering en de snellere internetverbindingen groeit het aanbod én de behoefte. Reden om er een afzonderlijk deel, deel VII, aan te wijden.
Deel VIII Testen van usability De usability (gebruiksvriendelijkheid) van een site is essentieel om bezoekers vast te houden. Vinden ze niet onmiddellijk wat ze zoeken, dan is de kans groot dat ze afhaken. In deel VIII, Testen van usability, vind je de belangrijkste criteria voor usability, aangevuld met adviezen. Ook worden er enkele methoden besproken om usability van de website te testen.
Deel IX Het recht van internet Deel IX, Het recht van internet, bevat de belangrijkste uitgangspunten van het auteursrecht, een onderwerp waarmee je als (coördinerend) webredacteur of webmanager te maken hebt. Daarnaast gaat het hoofdstuk in op spelregels voor forums, de disclaimer en het privacyreglement.
www.handboekwebredactie.com
18
H A N D B O E K W E B R E DAC T I E
Op de website www.handboekwebredactie.com vind je een overzicht van alle aangehaalde links in dit handboek, inclusief geregelde updates.