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Revista Digital Nº 37 - ano 04 Março/2020
“A Revista do Profissional de Secretariado”
Home-Office em tempos de Pandemia do Coronavírus Vários profissionais ao redor do mundo estão trabalhando de suas casas. Um grande esforço de isolamento social contra o vírus COVID-19 CLICA AQUI PARA ENTRAR NO GRUPO TELEGRAM
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Saiba que é possível ter o seu próprio negócio e iniciar uma carreira de Sucesso
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Edição 37 | Ano 4
SUMÁRIO contato@executivanewsrevistadigital.com @executivanews /executivanewsrevistadigital /executivanewsrevistadigital @executivarevist t.me/executivanews
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| Você vai trabalhar de forma remota?
aplicativos
no trabalho
objetivos
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| Para onde estão indo nossos
| Reinventando-se
| Pense positivo e conquiste seus
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#Dicas
Idealizado por duas Secretárias Executivas, Claudia Schaffer e Sandra Tarallo, parceiras na elaboração e execução, a ExpoSec – Expo Secretary – trará para o mercado temas e assuntos relacionados à profissão para os profissionais de Secretariado, contribuindo para o entendimento das práticas e as tendências para o futuro da
profissão. Nosso principal público e foco são profissionais de Secretariado Executivo de empresas do Brasil e do mundo, e será um grande encontro com muita troca de conhecimento e networking. Esse ano o tema da Expo Secretary é “Embarcando o Secretariado no Processo Criativo”. O evento será realizado no Hotel Transamérica (São Paulo-SP) no dia 12 de setembro.
FISEC SP 2020 VIII FÓRUM DE INOVAÇÃO EM SECRETARIADO EXECUTIVO O FISEC, Fórum de Inovação em Secretariado Executivo, é o maior evento de Secretariado Executivo da América Latina. O evento tem como objetivo conectar os Profissionais de Secretariado com as melhores práticas do mercado nacional e internacional, conhecimentos, desafios, histórias inspiradoras, inovações e tendências que a nova década traz para os profissionais de Secretariado Executivo, vivências de integração e muito networking. O tema do FISEC SP 2020 é: Humanizar, Transformar, Inovar. 28 e 29 de novembro Local: Golden Hall, WTC Events Center (São Paulo-SP)
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CONASEC - A Conferência Nacional do Secretariado traz anualmente profissionais de Secretariado e executivos de grandes empresas para contar, através de cases, as melhores práticas e as tendências do mercado de uma área tão importante. Com um público formado por profissionais de Secretariado Executivo de empresas de todo o Brasil, a CONASEC é o encontro ideal para conhecer as tendências do mercado, debater assuntos da atualidade e fazer networking. 16 de dezembro Local: Hotel Transamérica (São Paulo-SP)
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Executiva News Revista Digital A Executiva News Revista Digital é a primeira revista em formato digital voltada às mulheres que trabalham como Secretárias, Assessoras e Assistentes Administrativas, entre outras. Este é o principal público-alvo, mas se estende também a todas as mulheres e homens por publicar matérias em diversas áreas. Nosso ponto forte é a qualidade do conteúdo editorial e abordarmos temas como: Profissões, Viagens, Moda Trabalho, Beleza, Decoração, entre outros. Além disso, Colunistas especiais dão dicas importantes para o nosso dia a dia. Distribuição gratuita, enviada por e-mail, redes sociais, e-mail Marketing e LinkedIn. LinkedIn | Facebook Página One Consultoria Secretária Remota | Facebook Página Executiva News Revista Digital | Facebook Grupo Executiva News Revista Digital | Facebook Grupo One Consultoria Secretária Remota | Outras Páginas Perfil Sandra Tarallo | Página Oficial Profissional | Página Oficial Profissional | Página Pessoal | Instagram | E-mail Marketing | Twitter | Pinterest | + Vídeos no Canal YouTube semanalmente | | One Consultoria Secretária Remota com Divulgação da Executiva News Revista Digital| Visualizações na plataforma online da Revista + 1000 | Visualização no site +1000 mês | Os números acima são atualizados diariamente, pois estamos sempre trabalhando para divulgar nossa Revista para o maior número possível de pessoas. App: e.new
[Para Você]
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lá, Tudo bem? Espero encontrá-los bem. Estamos em meio de uma pandemia, uma situação nunca vista na humanidade em tempos modernos. Todos estamos, ou grande parte de nós, em casa. Vamos passar por essa juntos. Nossas famílias são o bem maior que temos. Então, cuide de seus entes queridos que tanto precisam de nós neste momento. Está é uma edição com poucos textos. Mas vem com a grande intenção de ajudálas com uma leitura rápida e necessária para uma pequena distração nestes dias difíceis. Espero que gostem, curtam e compartilhem!
Boa leitura!!
Sandra Tarallo
Editora
Secretária Executiva SRTE 50869/SP Jornalista MTB 82496/SP executivanews@gmail.com contato@executivanewsrevistadigital.com @executivanews @executivarevist
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Você vai trabalhar de forma remota?
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Artigo Vou te dar algumas dicas neste momento de coronavírus
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coronavírus COVID-19 não é o motivo pelo qual estou trabalhando remotamente. O grande motivo se deu durante os anos 2009, 2013 e 2015. De forma cronológica: assédio moral, doença, afastamento da empresa e desemprego. Mas, hoje, o coronavírus está levando várias pessoas ao redor do mundo para o trabalho home-office. Então, como já estou trabalhando desta forma há muito tempo, vou passar algumas dicas e informações. O coronavírus não é bom para o trabalho remoto. Na verdade, esse não é um bom momento para ninguém, mas o home-office tem sido uma recomendação de segurança adotada por diversas empresas ao redor do mundo. De alguma forma, ficar “isolado” em casa tem sido a melhor escolha para a proteção pessoal e dos grupos próximos. De alguma forma, essa “solução” que está momentaneamente sendo adotada para a continuação dos trabalhos e empresas, está sendo vista de forma profissional por todos. Estamos e continuaremos conectados com nossas equipes de trabalho, mesmo dentro de nossa casa. Vamos nos fortalecer remotamente para contribuir com o mundo. Sim, todos nós podemos nos ajudar e ajudar outros fazendo uma pequena parte – e essa é a hora. Eu estou aqui para te ajudar. Vou colocar algumas práticas recomendadas para trabalhar em equipe remota durante esta crise. Primeiro, não adianta nada mandar pessoas simplesmente para casa e dizer: “Trabalhe com o computador e Internet”. Se já é difícil trabalhar de forma remota, no meu caso com Consultoria e Secretariado Remoto, mesmo planejando durante meses/anos, imagina em uma situação de crise? Se você vai fazer tudo de forma emergencial e na correria, pode tomar algumas decisões erradas, e isso pode não funcionar.
todas elas necessitam de algum tempo para o aprendizado. Então, vá com calma.
Faça pelo menos um planejamento básico. O que evitar? Antes de saber o que você precisa fazer vamos para algumas coisas que você não deve fazer.
Diminua a complexidade da comunicação. Estruture a sua equipe de forma que a comunicação favoreça dois aspectos: velocidade e tomada de decisão.
Ferramentas para o trabalho Se você tem uma equipe ou sua empresa pediu para você trabalhar em casa, tenha cuidado com a quantidade de ferramentas que você vai começar a utilizar neste momento. Um dos grandes problemas para profissionais que começam a trabalhar de forma remota são as ferramentas. Se você não sabe utilizar uma determinada ferramenta, saiba que CLICA AQUI PARA ENTRAR NO GRUPO TELEGRAM
Vou utilizar o WhatsApp Tenho certeza que alguém da equipe vai falar: “Vamos fazer um grupo no WhatsApp?”. Essa ferramenta é maravilhosa. Mas, com a quantidade de pessoas que estarão em casa e o número de mensagens que você recebe normalmente, talvez não seja uma boa ideia. Não imagine que horas de trabalho em home-office quer dizer produtividade. Trabalhar com equipes remotas quer dizer mais sobre objetivos e entregas de demanda do que por horas em frente ao notebook. Boa parte das pessoas não entende essa visão. Então, faça a sua parte e tente passar bons ensinamentos para os outros. Evite ser o vigia O trabalho remoto se baseia em confiança, no meu caso como Secretária Remota, com o meu cliente. Mas, no seu caso, pode ser entre o empregador e o funcionário. Essa coisa de ficar vigiando se fulano está ou não está online não está dentro desta cultura. O que tem que ser feito é um processo para a entrega do trabalho e tem que ser bem conversado com todos da equipe quanto à sua importância dentro deste processo. Seja proativo Você como profissional já sabe de sua importância dentro do processo de trabalho da empresa. Então, não espere ser “mandado”. Tenha iniciativa e faça sua parte. Nas reuniões online fale sobre o processo e peça os feedbacks de forma rápida e objetiva. Sobrecarga de informação Ao adotar o trabalho remoto, a sensação das pessoas de estar perdendo alguma informação ou ter uma sobrecarga de informações é um fato.
Senso de urgência desnecessária Não deixe que se gerem estresses e frustrações. Procure utilizar as ferramentas certas, que estimulem uma comunicação mais calma e certamente mais estruturada. Dessa forma, cada pessoa poderá contribuir à medida que também realiza o seu trabalho mais individual e focado. Escritório virtual básico Vamos às dicas para formar um escritório básico. Mas
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sabendo que a empresa poderá montar uma estrutura que você poderá se adaptar mais rapidamente. Fisicamente, tenha um local para seu trabalho, mantenha-o limpo, arejado e com tudo que você necessita para a sua atividade (tenha como base os mesmos materiais de sua mesa de trabalho). Não deixe virar uma bagunça, e vigie para que os outros habitantes da casa não utilizem seu espaço, transformando-o em um lugar comum para todos. Escritório virtual Quanto à ferramenta de comunicação, cada equipe deve pensar como serão criados os canais para projetos ou espaços de discussão. Exemplos: Basecamp, Twist, Asana, Slack, Monday, Microsoft Teams, Workplace. Videoconferência Realizar reuniões é muito importante para manter a equipe unida e fortalecer as metas. Exemplos: Zoom, Hangouts, Skype. Gestão de tarefas Acompanhe o andamento dos projetos com ferramentas que ajudam nesta questão. Exemplos: Basecamp, Asana, Trello, Flow, Notion. Armazenamento na nuvem Os conteúdos e materiais precisam estar disponíveis na nuvem de forma organizada e segura. Exemplos: Google Drive, Dropbox, iCloud, Office 365. O dia a dia de uma equipe Seja objetivo em todas as suas interações sobre prazos e prérequisitos que outras tarefas dependem para que possam acontecer. Comunicação Comunicações rápidas curtas e objetivas, comunicação por texto, recursos visuais (imagens, gifs, prints de tela e vídeos). Videoconferências Serão as oportunidades de maior contato entre as pessoas. Combinar encontros virtuais diários com a sua equipe de projeto e checkpoints de alinhamento com outras equipes semanalmente pode ser uma boa prática. Faça um ”check-in” Estas perguntas vão te ajudar a se preparar para que as reuniões online tenham mais significado: — Qual assunto será tratado? — Existe alguma informação que pode ser enviada com antecedência? — Os participantes precisam realizar alguma tarefa antes da videoconferência? — Você se lembrou de marcar o dia e o horário em algum calendário compartilhado? — O convite foi enviado para todos? — O link da videoconferência está indicado no convite?
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É importante também usar fones de ouvido e deixar sempre a câmera ligada. Comunicação e confiança Ter confiança na equipe é um pré-requisito para começar de uma forma saudável. O feedback é uma das habilidades mais importantes de comunicação e é uma oportunidade que o time tem de melhorar e ajudar as pessoas. Fornecer feedbacks através de texto, ou ainda diante de um cenário de estresse, pode ser uma situação delicada. Sempre leia novamente o que você escreveu antes de clicar em Enviar.
Todos unidos contra o coronavírus! Juntos somos mais fortes. Proteja-se, proteja os outros.
Lave as mãos pelo menos durante 20 segundos sempre que puder. Use álcool gel quando não tiver água e sabão por perto. Quando tossir, cubra a boca com o antebraço ou com um lenço de papel descartável. Não toque nos olhos, nariz e boca com as mãos sujas. Não cumprimente apertando as mãos, dando abraços e beijos. Em vez disso, acene. Mantenha os ambientes bem ventilados. Não compartilhe objetos pessoais. Monitore sua saúde e sintomas de gripe ou resfriado com mais atenção do que o normal. Fique em casa se estiver doente. Fique em casa e chame seu Médico se tiver sintomas como tosse, falta de ar, febre, dor de garganta. Evite aglomerações se estiver doente. Se você não se sentir melhor em 24 a 48 horas, procure atendimento médico. Se precisar tirar dúvidas sobre o tema, veja canais de confiança como TVs e jornais de circulação nacional que têm fontes confiáveis. Proteja os mais vulneráveis. Se você estiver com condições crônicas como doença pulmonar, cardíaca, diabetes, câncer ou com o sistema imunológico enfraquecido, evite encontros e eventos desnecessários. Se você possui familiares ou amigos com uma dessas condições, não os visite se estiver doente. Reduza os encontros em grupo. Considere trabalhar remotamente. Caminhe ou ande de bicicleta para o trabalho, se possível, ao invés de transporte público. Se o trem ou ônibus estiver muito cheio, aguarde o próximo. Sandra Tarallo Empresária | Secretária Remota Especialista | Empreendedora | Jornalista | Mentora | Professora | Mkt Digital linkedin.com/in/sandratarallo contato@sandratarallo.com.br sandratarallo.com.br
E Entre eles:
Para onde estão indo nossos aplicativos xistem algumas tendências de aplicativos para 2020. A tecnologia se expande de forma incomum já durante alguns anos e evolui muito todos os dias, em várias áreas. A infinidade de apps e facilidades que encontramos na palma da mão é assustadora: ali, no smartphone – e isso às vezes parece coisas de filmes. Impensável há alguns anos imaginar que toda essa evolução chegaria tão rápido. A cada ano, mais apps vão surgindo, e existe quem diga que há uma “tendência” para os novos e futuros aplicativos que vão surgir.
Realidade mista – ela funciona em um dispositivo que é colocado ao redor da cabeça, e o visor projeta o conteúdo sobre o ambiente. Os aplicativos são em forma de holograma e podemos interagir “fisicamente” com eles. São usadas principalmente em jogos. Personalização – muitas empresas ao redor do mundo estão testando, através de apps e gadgets, a personalização de produtos e serviços. Por exemplo: e-commerces no Japão que enviam roupas feitas sobre medida, isso tudo em apenas 10 dias, e o app tira as medidas exatas do cliente. Aplicativos educacionais – muitos projetos já estão além dos aplicativos: utilizando robôs programados, eles ajudam crianças em seu desenvolvimento. Os pais podem controlar os conteúdos oferecidos e analisar tudo por câmeras via aplicativo.
Por que falar sobre isso? Somos profissionais superantenados, e todos esses conteúdos e aplicativos são importantes para o dia a dia de todos nós. Entender e oferecer essas facilidades, principalmente para pessoas pouco habituadas com tecnologia, pode ser um nicho para a atuação do profissional de Secretariado Remoto e Assistente Virtual.
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e você procura resultados diferentes, precisa fazer coisas diferentes, não podemos fazer sempre o mesmo e querer algo novo. Há uma série de motivos pelos quais você gostaria de mudar: vontade de alcançar novos objetivos, ou se encantou por um novo departamento, ou você tem algo mais a oferecer para a vaga que está que está exercendo atualmente – são muitos os motivos. Seguem algumas dicas para você dar uma repaginada na sua vida:
Perceba como as pessoas te veem: você é uma pessoa dotada de muitas qualidades e talentos, mas está deixando as pessoas perceberem isso? Usa todas as suas habilidades diariamente? Para saber se realmente isso é real, peça três características suas para seus colegas mais próximos e saberá o que eles pensam de você, sendo assim, você consegue avaliar seus pontos fortes e fracos. Domine suas habilidades: para ser um profissional melhor do que você já é, inovador e modificado, é necessário que se qualifique e tenha mais conhecimento e experiências, ou seja, você precisa se promover, lendo mais e fazendo mais cursos. Hoje em dia, existem muitos cursos gratuitos que você pode realizar no aconchego do seu lar, sem ter a necessidade de sair de casa, e a maioria deles emite um certificado de conclusão ao término do curso. Assim, você terá mais conhecimentos e poderá colocá-los em prática no seu dia a dia. Inspiração é tudo: para se tornar diferente, procure pessoas que te inspiram, desde famosos até pessoas do seu cotidiano. É muito bacana se inspirar em pessoas e nos trabalhos que elas realizam, mesmo que seja diferente do seu trabalho. Comece o seu networking: quanto mais contatos nessa transição, melhor será seu desempenho. Faça novos relacionamentos no trabalho: ter amizades no trabalho é extremamente normal, afinal, passamos a maior parte do dia no trabalho. Sempre existirão pessoas com quem você terá mais afinidades, seja pelo cargo, idade, gostos pessoais, enfim, são características que te levam a formar essa amizade. Mas fazer novas amizades te ajudará a descobrir seus pontos de fraqueza e de força: troque experiências com os novos colegas, ampliando cada vez mais seus conhecimentos. Mude o seu visual: se sua intenção é um novo cargo ou posição na empresa, observe como os outros se vestem: a aparência conta muito em um determinado cargo. Não precisa ser algo radical, mas tenho certeza de que será notado – é importante causar boa impressão aos novos colegas. Mantenha o foco: reinventar-se no ambiente de tr:abalho leva tempo e dedicação, portanto, tenha paciência, não será da noite para o dia, não é fácil mostrar suas habilidades e competências para seu superior, requer tempo e trabalho árduo; persistência é o caminho. E lembre-se: você trabalhou bastante para essa mudança, nunca desista e continue forte nos seus objetivos, não pare até conseguir conquistar seus sonhos. Espero que tenham gostado e até o próximo artigo!!!
Keli Pereira dos Anjos Formada em Secretariado Executivo Bilíngue Registro Profissional na SRTE 0051359/SP Pós-graduada em Docência do Ensino Superior 35 anos, mãe, casada Cel.: (11) 9-6703-8424 E-mail: kelipereira1982@yahoo.com.br
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Pense positivo e conquiste seus objetivos gir em busca da realização dos seus ideais é o caminho para melhorar a qualidade de vida!
Pessoas que têm o hábito de encarar a vida pelo lado positivo costumam colher mais frutos do que aquelas que vivem pensando de forma negativa. Mas será que apenas pensar positivo é o caminho para isso? Como e de que forma o pensar positivo interfere ou colabora na realização dos nossos sonhos e desejos? A nossa forma de pensar, agir e de viver está relacionada às crenças que temos acerca do que é viver, são aqueles conceitos que aprendemos desde pequenos e que costumamos carregar conosco pela vida afora: “A vida é dura”, “Tudo na vida é um sofrimento”, “É preciso batalhar muito para conseguir o que se deseja”. E é óbvio que se você enxerga a vida dessa forma tão sofrida e triste e, se você que não quer ter essa vida dura e sofrer, certamente você vai passar a vida sonhando em ficar rico sem esforço, jogando toda semana na loteria, por exemplo. Nada contra jogos, mas você pode passar a vida inteira jogando, nunca ganhar absolutamente nada e continuar afirmando que a vida é dura, que é um sofrimento viver. Há muitas pessoas que sonham com a tal fórmula mágica para poder emagrecer, para conseguir um emprego, para ter uma vida confortável. Em sua mente, essas pessoas se imaginam magras, com um ótimo emprego e com a vida tranquila, com muitas viagens, luxo e bem-estar. Mas, na prática, o que acontece? O tempo passa e elas não saem do lugar, lamentando-se e sofrendo ao verem que as pessoas à sua volta evoluíram, conquistaram o que desejavam e estão felizes com suas conquistas. E, automaticamente, surge o questionamento: “Todos conseguem, mas eu não consegui. Por quê?”. Imaginar é sempre o primeiro passo para poder construir a sua realidade, mas não se resume a isso. Você pode passar a vida inteira imaginando e sonhando sem nunca sair do lugar! Então, o segundo passo, depois de imaginar o que você sonha e deseja para si mesmo, é começar a pensar em como concretizar os seus sonhos, e isso se faz com atitudes e ações. Então, é melhor entender que, se você quer melhorar de vida, de nada vai adiantar ficar sonhando com um futuro maravilhoso se você não tomar nenhuma atitude para ter esse futuro que você deseja! O seu futuro depende das suas ações agora. É preciso concretizar aquilo que se imagina, torná-lo real e palpável, criando um passo a passo do que é preciso fazer para poder chegar lá, analisando cada passo e mensurando as perdas e ganhos de cada passo, reformulando cada passo de acordo com os resultados que forem surgindo. Sem ação, nada acontece, e corre-se o risco de passar a vida inteira sonhando, esperando algo que nunca virá, porque, para que esse algo aconteça, é preciso muita ação! Quer ver um exemplo? Se você está morrendo de fome e sua despensa está vazia, você vai ter que sair de casa para ir comprar alimentos e fazer a sua própria comida, ou então ir até um restaurante para poder acabar com a sua fome. Não adianta você reclamar que está com fome: se você ficar parado em casa, vai continuar cada vez mais faminto! Então, você precisa agir para que sua fome acabe! E isso CLICA AQUI PARA ENTRAR NO GRUPO TELEGRAM
vale para tudo na vida! Ação é a palavra-chave! Todas as pessoas se comportam de acordo com as suas crenças, valores, conceitos, preconceitos. Em outras palavras, quero dizer que o nosso comportamento é o reflexo daquilo que nós acreditamos, seja bom ou ruim. Se uma pessoa tem certeza ou convicção de que algo de ruim vai acontecer para ela, ela vai agir para quer isso aconteça mesmo, sem que ela perceba que suas ações colaboram para que o ruim se concretize. Os nossos pensamentos costumam regular as nossas ações. Uma pessoa que pensa muito em ficar rica e age para isso, vai ficar rica em algum momento do seu futuro. Se ela pensar e agir de forma positiva, isso vai facilitar na hora de tomar as atitudes que trarão o bem para ela. Porém, algumas coisas não tão fáceis de controlar podem interferir em nossos pensamentos. Fatores como o estresse e a ansiedade podem atrapalhar, criando uma verdadeira batalha mental entre pensamentos positivos e negativos, entre querer agir e permanecer estático diante das situações, gerando medos que impedem a pessoa de agir de acordo com o que ela quer de bom para si mesma. Mas é possível reverter essa negatividade, especialmente se o pensamento vier acoplado a ações positivas: um Psicólogo ajuda muito nesse processo para focar no positivo e no que é o melhor para ela, apontando caminhos para que ela atinja os seus objetivos, superando o estresse a ansiedade. Quem sempre encara o lado positivo das questões do dia a dia realmente costuma ter mais situações positivas em sua vida. Pensar no bem e agir para que isso aconteça é uma fórmula que funciona para quem sempre deseja receber o bem e entrar nessa espécie de círculo virtuoso. No entanto, se a postura diante das situações sempre for negativa, isso pode trazer preocupações e levar a pessoa a mergulhar em um processo que pode até culminar em uma depressão, uma doença grave que pode levar ao suicídio. Uma boa maneira para começar a mudança, para se tornar um ser mais positivo, de forma que você possa ir de encontro à realização dos seus sonhos e desejos, é identificar pessoalmente os seus próprios problemas e dificuldades. Faça um diário e anote o seu comportamento diante das várias situações do seu dia a dia, observe como cada uma das suas atitudes ou inércia interferem nos seus pensamentos e procure também registrar de que forma você se relaciona com cada situação. Isso vai servir para você identificar o que lhe dá insatisfação, além de revelar o que lhe agrada e o que lhe faz bem. Você até pode pedir para seus amigos e familiares relatarem os seus comportamentos e pensamentos. Porém, é fundamental que todas as informações sejam bem filtradas, analisando bem cada palavra que é dita. Dessa forma, você vai poder identificar onde está errando e começar a pensar no que precisa fazer para mudar suas atitudes e pensamentos para melhor. Pense e, principalmente, aja positivamente. Você só tem a ganhar com isso. Olga Tessari Psicóloga, Psicoterapeuta e Pesquisadora desde 1984 – Psicóloga Perita – Escritora Cursos e Palestras – Mediação de Conflitos Professional & Life Coach – Consultoria. Cel.: (11) 9-9772-9692 - www.olgatessari.com
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