ERP-software verhoogt productiviteit en klantgerichtheid op een tankstation

Dankzij ERP-software hebben tankstations meer tijd voor hun kernactiviteiten. (Doc. Lead Machine)

Met Enterprise Resourcing Planning (ERP)-software kan de tankstationuitbater de productiviteit maximaliseren, de kosten beheersen en de klantgerichtheid vergroten. ERP automatiseert en verbindt bedrijfsprocessen. Alle gegevens van verschillende locaties, afdelingen of zelfs derde partijen worden opgeslagen in een centrale database, waardoor ze altijd voor iedere medewerker inzichtelijk zijn. ERP-software levert de tankstationondernemer heel wat voordelen op.

. EXTRA TIJD VOOR COREBUSINESS Met dit informatie- en managementsysteem is het mogelijk om altijd correct alles te automatiseren, van voorterrein over shop, restaurant en bakery tot wasstraat. Het koppelt alle apparaten aan elkaar en maakt realtime inzicht mogelijk. Ook maakt het systeem tijdrovende handmatige administratieve handelingen overbodig en optimaliseert het bedrijfsprocessen op ieder niveau. ERP zorgt voor gemak, efficiëntie en kostenbesparing, zodat de uitbater zich (weer) meer kan richten op zaken die zijn onderneming laten groeien. Concreet: ERP software voor tankstations staat in voor winkelaankopen, brandstofverkoop/brandstofaankoop, prijsaanpassingen, uitbetalingen en activa alsook voor het volledig personeels-, klanten- en leveranciersbeheer.

KWALITEITSWINST GEGARANDEERD De automatisering levert veel tijdswinst op. Met ERP is het gemakkelijker om bedrijfsprocessen te analyseren. Analyses geven de uitbater meer inzicht in resultaten zodat hij/zij daarop kan inspelen. Er is tevens een centrale database: alle bedrijfsprocessen worden met elkaar geïntegreerd, waardoor afdelingen sneller en beter met elkaar kunnen samenwerken. ERP kan er bovendien voor zorgen dat iedereen op dezelfde manier werkt, waardoor veel tijd gewonnen wordt en kwaliteitsstandaarden behaald worden. Bovendien maakt dit minder fraude mogelijk.

VARIËRENDE KOSTEN De kosten van deze software voor een tankstation variëren, gaande van simpele basissoftware die gratis te downloaden is tot zeer uitgebreide software die soms honderden euro’s per maand kost. De kosten zijn altijd gebaseerd op het aantal gebruikers van de software en de complexiteit van de bedrijfsprocessen. Naast de kosten bij de aankoop dient men ook rekening te houden met mogelijke vervolgkosten. Een passende opleiding van de medewerkers wordt vaak aangeraden om het maximale uit de software te halen. Daarnaast moet de software worden onderhouden en geüpdatet, waar eveneens kosten aan zijn verbonden.

TERUGVERDIENTIJD VAN 2 TOT 5 JAAR De kosten van ERP zijn ook gerelateerd aan het betreffende licentiemodel. Hoewel cloudgebaseerde ERP-software over het algemeen geen hoge acquisitiekosten vereist, zijn de maandelijkse vervolgkosten voor het huren van de volledige software en alle componenten hoger. Het tegenovergestelde geldt voor lokale ERP. Het veroorzaakt relatief hoge acquisitiekosten, terwijl de maandelijkse vervolgkosten relatief laag zijn. Wanneer er cloudgebaseerde

(Doc. Extendas)

ERP-software wordt gebruikt, moeten bedrijven rekening houden met een maandelijks bedrag tussen 25 en 150 euro per gebruiker. De totale kosten van een lokale ERP-implementatie kunnen sterk variëren en zijn afhankelijk van factoren als het scala aan functies of de benodigde aanpassingen, evenals het aantal gebruikers. Hoe kleiner het bedrijf en hoe minder eisen, hoe goedkoper. De ROI van een softwareproject hangt sterk af van hoe goed het bedrijf zich erop heeft voorbereid en hoe goed de software bij het bedrijf past. Als de software geschikt is voor gebruik in het betreffende bedrijf, kan een gemiddelde terugverdientijd van 2 tot 5 jaar worden verwacht. Dit is echter slechts een richtwaarde.

SOFTWARE OP MAAT Op basis van zijn behoefte kan de uitbater de juiste modules kiezen. Hij moet kijken naar zijn bestaande software, kassasystemen en derde partijen zoals leveranciers. Kies een ERP-systeem dat hiermee gemakkelijk te koppelen is, zodat processen en gegevensstromen tussen verschillende systemen en partijen vlekkeloos verlopen. Bij ERP-software wordt aangeraden om te kiezen voor een leverancier met ervaring in de branche en met implementaties op maat. Algemene ERP-software voor retail zou kunnen werken, maar het is juist de gespecialiseerde ERP-software voor tankstations waarmee grote voordelen worden behaald. Zorg dat het nieuwe systeem in ieder geval functionaliteiten heeft voor financiële administratie, verkoop, logistiek en een data-analysetool. Bedrijfssoftware is altijd op zijn best als het volledig is geïntegreerd. Op deze manier is het mogelijk om dubbele data te vermijden. Daarnaast is alle relevante informatie altijd op alle belangrijke punten beschikbaar en worden transmissiefouten en datasilo’s vermeden. ERP staat bekend om zijn vele integratiemogelijkheden. Zo kan er bijvoorbeeld gekoppeld worden met diverse kassasystemen, betaalterminals, scanners en software van derden. Tevens behoren integraties met bijna alle toeleveranciers tot de mogelijkheden: externe financiële software, inkoopfacturen inlezen, digitale schaplabels, tankmeetsystemen, boordcomputers, koppelingen naar datawarehouse/BI-tools.

POS-SYSTEEM Kassasystemen ondersteunen het gehele bestel- en facturatieproces. Via een aangesloten kassasysteem kunnen alle belangrijke processen door de accountant worden afgehandeld, van het bestelproces tot de ontvangst of de export van verkoopgegevens voor evaluatiedoeleinden. De koppeling met financiële boekhoudsoftware is van groot belang. Dit kan via een apart systeem. Of via functies die direct in de ERP-software beschikbaar zijn dankzij een bijbehorende module.

ARTIFICIËLE INTELLIGENTIE (AI) Kunstmatige intelligentie speelt een steeds belangrijkere rol bij ERP. Verbindingen tussen uitgebreide datasets kunnen snel en gericht worden geïdentificeerd met behulp van AI-ondersteunde functies. AI is ook een belangrijke digitale helper bij het maken van prognoses. Mobiliteit speelt ook een steeds grotere rol. Er zijn almaar meer systemen beschikbaar om overal ter wereld aan de slag te kunnen met ERP. In deze context wordt ook de cloud steeds relevanter. Almaar meer bedrijven vertrouwen op ERP-software uit de cloud omwille van eenvoudige implementatie of locatie- en apparaat-onafhankelijke gegevenstoegang. Ook is het koppelen met derden steeds gemakkelijker geworden dankzij moderne API koppelingen. Dit maakt het mogelijk om technologie van derden in je voordeel te laten werken, bijvoorbeeld realtime verbindingen met kassa’s, betaalterminals, koffiezetapparaten. Met de ontwikkelingen rondom BI-tools is inzet van data steeds toegankelijker geworden, je hebt geen dure data-analist meer nodig om zelf in te kunnen spelen op je cijfers.

GEBRUIKSGEMAK De individuele aanpasbaarheid van de gebruikersinterface zorgt voor een verhoogde gebruikersvriendelijkheid. Ook zijn de dashboards steeds gemakkelijker in te richten zodat ieder zijn eigen overzicht met cijfers kan creëren. ERP werkt trouwens volgens bekende designprincipes die men ook in andere veelgebruikte software tegenkomt. De helpdesk doet de rest.

Met dank aan Olav Harmelwaard (ERPoverzicht.nl) en Marieke Beld (Extendas).

AANZIENLIJKE BESPARING DANKZIJ ERP De efficiëntere werkwijze met ERP levert diverse besparingen op: 10-15% voorraadverlaging door efficiënt voorraadbeheer, 5-10% margeverbetering door up-to-date prijsbeheer, controles en signaleringen, rapportages en prestatiestatistieken, efficiency verbeteringen, tijdsbesparingen in administratieve handelingen (automatisch bestelvoorstel en elektronisch bestellen, digitale plakbon en factuurverwerking en automatische artikel- en prijsmutaties), werkplezier en motivatie (vervelend maar noodzakelijk werk wordt geautomatiseerd, service en verkoop neemt toe). Bij het scenario van 1 tankstation, 2 leveringen per week, een shopomzet van 800.000 euro per jaar, een gemiddelde voorraad van 50.000 euro en een brutomarge van 150.000 euro is de jaarlijkse besparing 18.750 euro. (Bron: Extendas B.V.)