FLEXIBEL INSPELEN OP DE MARKT BIJ BOL.COM

TEKST: DANIELLE GRUIJS

Bol.com groeit snel, zowel door autonome groei als door de ontwikkeling van nieuwe businessmodellen. Dit vraagt om wendbaarheid en snelheid van de finance-afdeling. Om dit te bereiken, stapt het online retailplatform over op Vena Solutions voor flexibele en gedetailleerde inzichten per virtuele winkel.

Voor bol.com is inzoomen op details cruciaal. “We willen voor al onze winkels op een granulair niveau forecasten,” vertelt Erik van Rossem, senior business planning controller bij bol.com. De organisatie is decentraal ingericht, met veel autonomie voor de 40 virtuele winkels. “Voorheen gebruikten we één groot Excel-model voor de input vanuit alle winkels. Dan ben je vooral bezig met het bij elkaar krij gen van de data en een sluitende forecast maken, in plaats van de drivers te doorgronden,” vertelt Juriaan Verberck van bol.com.

”WE WILLEN DE ORGANISATIE FACILITEREN OM WENDBAAR TE ZIJN EN KORTCYCLISCH TE KUNNEN REAGEREN”

GROEI IN AANTALLEN EN BUSINESSMODELLEN

Sinds de opening in 1999 heeft bol.com zich enorm ontwikkeld, zowel qua omzet als productaanbod. Richtte het platform zich bij de start vooral op het online verkopen van boeken, nu worden er 22 miljoen artikelen aan meer dan 10 miljoen klanten verkocht. Naast de verkoop van eigen producten zijn er meer dan twintigduizend partners die verkopen via bol.com.

Deze groei is de reden om naar een Performance Managementoplossing over te stappen. “We willen het verhaal van de business goed kunnen samenvatten in cijfers, zodat we weten naar welke stip op de horizon we willen. Daar kunnen we dan op sturen met driver-based doelen.”

ZELF AANPASSINGEN KUNNEN DOEN

De keuze valt op Vena Solutions, waarbij de flexibiliteit een belang rijk argument is. “In Vena bleken we het opsplitsen van een land of het toevoegen van een nieuwe winkel makkelijk zelf te kunnen,” zegt Juriaan. “We willen niet voor elke wijziging moeten wachten op consultants. Als er iets verandert in de business, willen we dat snel kunnen aanpassen in de tool.”

Tijdens de implementatie blijkt dit ook in de praktijk; binnen een paar maanden is Vena geïmplementeerd, waarbij Erik en Juriaan veel zelf doen. De tijd hiervoor wordt beschikbaar gemaakt door de inzet van een interim controller vanuit Finext, die de reguliere taken van Erik en Juriaan overpakt. Hierdoor kunnen beide controllers zich voor 40% vrijmaken voor de implementatie. impact op de resultaten dat dit bijna niet foutloos te doen is. Nu zijn we in staat om snel te reageren en meer doorsnijdingen toe te voegen,” vertelt Juriaan.

Deze flexibiliteit past bij de strategie van bol.com om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de markt. ”We willen de orga nisatie faciliteren om wendbaar te zijn en kortcyclisch te kunnen reageren,” vertelt Erik. “Neem de opkomst van luisterboeken. Zeven jaar geleden konden we niet weten dat er luisterboeken zouden ontstaan, maar moesten we wel een planning afgeven.” De toegenomen flexibiliteit levert ook een nieuwe uitdaging op. “De techniek is geen limiterende factor meer,” legt Erik uit. “De nieuwe limiterende factor ligt aan de menselijke kant; begrijpen mensen wat ze vragen? Meer inzicht betekent ook een veelvoud van variabelen invullen. Als ze de tool goed benutten, zijn gebrui kers nog maar een kwart van de tijd bezig met forecasten. Die tijdwinst wordt echter gemarginaliseerd als de vraag naar details toeneemt.”

LIMIETEN VAN EXCEL WEGHALEN

Vena wordt nu vooral ingezet voor de P&L, balans, cashflow en winkelplanning. Erik en Juriaan zien echter nog veel meer toepas singen voor Vena binnen de organisatie: “In de toekomst willen we de tool niet alleen gebruiken voor finance, maar ook voor bijvoor beeld het personeelsverloop, de logistiek en de klantenservice. Iedereen loopt tegen de limieten van Excel aan, dus laten we de kracht van Vena gebruiken om die limieten weg te halen.”

KORTCYCLISCH INSPELEN OP DE MARKT

De online retailorganisatie is enthousiast over de resultaten van Vena. “Vanuit finance moeten we de groei van de organisatie bij kunnen benen. In een Excel-wereld waarin alles aan elkaar is ge knoopt, heeft het toevoegen van een nieuw businessmodel zoveel

VERDER LEZEN

Plan to grow with the software you know and love.

The flexibility and familiarity of Excel, or the automation, collaboration and control of a full FP&A solution? Churning out financial statements or shaping your company’s future?

Why choose? What if you had the best of both worlds? See how Vena lets you stay in Excel while adding workflow automation, audit trails, version control and more to manage your finance processes with confidence.

BUDGETING& FORECASTING

PRODUCTS

ERPMODULESOR ADD-ONS

FINANCIALCLOSE MANAGEMENT

PRODUCTS

FINANCE

ERPFINANCE MODULES FINANCIALCLOSE FINANCIAL PLANNING&ANALYSIS

9 — QNNCT Discover how you can plan to grow with your favorite FP&A software today. https://venasolutions.com/live-webinars/

@venasolutions 1 855 207 1770 info@venasolutions.com venasolutions.com