7 HARDNEKKIGE MISVERSTANDEN OVER DE CLOUD

DE CLOUD 7 HARDNEKKIGE MISVERSTANDEN OVER

TEKST: BERT DOTINGA

De cloud is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Een aantal Performance Managementoplossingen is al volledig gebaseerd op de cloud, andere oplossingen bieden de keuze tussen on-premise en de cloud. Maar waar moet je nu op letten als je een SAAS-oplossing gebruikt? 7 hardnekkige misverstanden over cloudbased oplossingen.

1. DE CLOUD IS BIJ ELK PRODUCT HETZELFDE

Bij sommige leveranciers is de cloud een integraal onderdeel van hun product. Dan gaat het om een echte Software-as-aService-oplossing (SAAS). SAP Analytics Cloud en Oracle FCC en PBC zijn hier voorbeelden van. Bij Tagetik, OneStream en Board kun je kiezen tussen on-premise en de cloud. Dit geldt ook voor SAP Group Reporting. Bij deze oplossingen is de cloud vooral een plek waar jouw applicatie staat. Het is goed om te weten welke variant je hebt, zodat je je IT-beheerprocessen daar op inricht.

2. IK HEB GEEN BEHEER MEER NODIG

Technisch beheer verdwijnt, dat klopt. Maar dan hebben we het over het beheer van de server en het operating system. Zodra het gaat om technisch applicatiebeheer wordt het al genuanceerder: aan de achterkant van de applicatie kun je bij een echte cloudoplossing niet meer sleutelen,

“OOK IN DE CLOUD HEB JE GEWOON TE MAKEN MET INCIDENTEN, ISSUES EN GEBRUIKERSVRAGEN”

maar scripting is nog steeds nodig. Bijvoorbeeld om de integratie met andere pakketten mogelijk te maken of om een slimme workflow in te richten. En functio neel beheer blijft bestaan. Ook in de cloud heb je gewoon te maken met incidenten, issues en gebruikersvragen.

3. IK BESLIS ZELF WEL WANNEER IK UPGRADE

Verschillende softwareleveranciers hanteren verschillende releasemethodes. Oracle bijvoorbeeld update elke eerste vrijdag van de maand de testomgeving voor EPM, waarna de update op de derde vrijdag van de maand in productie gaat. Zorg dat je niet voor verrassingen komt te staan en doe bij elke release op tijd een regressietest. In zo’n regressietest komen alle belangrijke componenten aan bod. Mocht blijken dat er belemmeringen zijn voor jouw omgeving, dan kun je de update soms uitstellen. Daar zit echter wel een tijdslimiet aan, bij Oracle bijvoorbeeld maximaal 3 maanden. Bij SAP daarentegen ontvang je elk kwartaal een update en kun je geen uitstel aanvragen.

4. BIJ NIEUWE RELEASES HOEF IK VERDER NIETS TE DOEN

In de praktijk zien we dat veel organisaties geen aandacht besteden aan de kansen die nieuwe releases bieden, terwijl dit wel nut tig kan zijn. Bijvoorbeeld omdat er nieuwe functionaliteiten zijn toegevoegd, een bug is opgelost of een work-around niet langer nodig is. Dit moet je zelf achterhalen. Het is belangrijk om dit goed in te bedden in je beheerproces, zodat je borgt dat hier regel matig naar gekeken wordt. Er is tenslotte beweging op een applicatie waar jouw financiële processen op draaien.

5. IK KAN NIET MEER AFWIJKEN VAN DE STANDAARD

Zelfs in de cloud is maatwerk mogelijk. Belangrijk is wel dat je er een duidelijke business case voor hebt; is het maatwerk echt noodzakelijk? Beoordeel of je het ook op een andere manier kunt oplossen. In de praktijk zien we maatwerk bij cloud oplossingen vooral voorkomen rondom het slimmer inrichten van workflows en rondom integratie. Maar ook in bijvoor beeld de consolidatieregels, formulieren en procesflows kun je nog steeds veel aanpassen naar je eigen behoeften.

6. DE CLOUDAPPLICATIE STAAT LOS VAN MIJN IT-LANDSCHAP

Uiteindelijk moeten alle onderdelen van je IT-landschap met elkaar blijven praten, bin nen en buiten de cloud. Dat is nooit plugand-play, maar moet specifiek gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan de integra tie tussen je ERP- en EPM-tools. En de export van EPM-data naar een BIapplicatie.

7. MIJN BACK-UP EN RECOVERY GAAN VANZELF GOED

Je zou inderdaad verwachten dat de back-up en recovery uitstekend geregeld zijn. In de praktijk blijkt echter dat je kri tisch naar de back-upmogelijkheden moet blijven kijken. Verschillende leveranciers gaan hier anders mee om, en soms wisselt dit zelfs per applicatie. Zo is bij Oracle de cloudback-up van ERP een stuk beter dan die van EPM.

BEWEGEN OP EEN ANDER RITME

Elke applicatie is continu in verandering, of het nu in de cloud is of daarbuiten. Het grote verschil zit in het ritme waarin je aandacht geeft aan je applicatie. Voorheen deed je periodiek een aantal grote aan passingen, met een SAAS-oplossing ben je veel meer continu met het systeem bezig. Bovendien is het nu de softwareleverancier die het ritme bepaald. Met slimme proces sen kun je binnen dit ritme nog steeds je eigen bewegingen kiezen.

Meer weten? Mail Bert via bert.dotinga@swapsupport.nl

FINANCE WOONT OP DE BIERKADE

TEKST: BENNO VAN INGEN

‘Vechten tegen de bierkaai’ is een oud-Hollands gezegde, dat zijn oorsprong vindt op de Bierkade in Amsterdam. Destijds was het een vorm van volksvermaak dat de bewoners van verschillende wijken in de stad met elkaar op de vuist gingen. Wanneer je de pech had het op te moeten nemen tegen de mannen van de Bierkade had je eigenlijk geen schijn van kans: stoere kerels die de hele dag met zware biervaten in de weer waren. Ze waren ijzer sterk en topfit, eigenlijk bij voorbaat een verloren strijd.

Al zolang ik actief ben in het wereldje van Performance Managementsoftware, toch al gauw een jaar of 13, is het ‘uitbannen van Excel’ een heilige graal: als we iedereen uit de spreadsheets krijgen, wordt alles beter! Ik zal het eerlijk toegeven: ik heb daar best een tijd aan meegedaan door software met die filosofie te implementeren. Heb daar zelfs veel plezier in gehad en een spoor van tevreden klanten achtergelaten. Maar de gebruikers uit de spreadsheet jagen? Dat is nooit gelukt…

En ik snap ook wel waarom. Ik ben mijn werkzame leven ooit als financial begonnen. Boekhoud- en rapportagesoftware, Word en PowerPoint, allemaal mooie en handige spullen, maar Excel was mijn echte vriend. Altijd stond er een blanco workbook klaar voor een oud-Hollands robbertje vechten met een verzameling data. En zelfs als Performance Managementconsultant was Excel altijd daar: soms als invoerscherm, vaak als rapportgenerator voor een mooie consolidatie- of planningsoplossing, en eigenlijk altijd wachtend achter de ‘export to Excel’-knop om een snelle ad-hoc analyse te kunnen maken. Sterker nog: tot voor kort gebruikten wij als consultants nog ‘good old Excel’ als belangrijkste tool voor onze eigen project-, resource- en financiële planning! Helemaal eens, de spreadsheet is niet volmaakt. Er zitten gren zen aan de omvang en complexiteit die het aan kan, je kan er een enorme puinhoop van maken en het samenwerken aan één workbook is, ondanks alle goedbedoelde verbeteringen van de laatste jaren, nog steeds een uitdaging. Maar dat betekent niet dat de spreadsheet dan maar bij het grofvuil moet. Om plannings- of rapportageprocessen succesvol te implementeren moet je juist op zoek naar een slimme manier om die geniale ‘personal productivity tool’ te verbinden met de omgeving waar je het proces orkestreert, de datakwaliteit bewaakt en de relevante informatie presenteert. Oftewel: stop met vechten tegen de bierkaai, je woont er zelf!

Meer weten? Mail Benno via benno.van.ingen@finext.nl