5s aplicado à gestão de frota

Já ouviu falar no Programa 5s? A metodologia abrevia cinco palavras de origem japonesa, com conceitos cuja implementação melhora a eficiência de uma estrutura ou de um trabalho. E que, quando aplicada à gestão diária de uma frota, podem agilizar e simplificar todo o processo

Enquanto programa que pretende melhorar a qualidade da gestão empresarial, o método 5s tem por objetivo aperfeiçoar aspetos como a organização, a clareza e a padronização de processos. Normalmente implementado como um plano estratégico ao nível macro empresarial, pode também adaptar-se aos fundamentos básicos de uma boa gestão de frota, simplificando processos, estabelecendo cadeias de responsabilidades e, de um modo geral, optimizando a operacionalidade da frota. Para compreender como funciona, há que conhecer o significado e a noção das cinco palavras japonesas que começam com “S” e, de forma resumida, demonstrar a sua aplicabilidade: • Seiri – Senso de utilização (responsabilidade/consciencialização dos utilizadores sobre a utilização/manutenção da viatura, mesmo quando esta é partilhada); • Seiton – Senso de organização (identificação organizada, atempada e pública de processos e das responsabilidades sobre a execução de tarefas atribuídas e/ou programadas. Vai agilizar e simplicar processos); • Seiso – Senso de limpeza (responsabilidade sobre o bom estado de conservação/apresentação de cada viatura, exterior, mas também a nível interior. Identificação rápida de ocorrências – ruídos estranhos, falhas de equipamento, etc. –, bem como possíveis fatores de desconforto, sobretudo em veículos de uso partilhado); • Seiketsu – Senso de padronização (rotina de processos para permitir uma gestão mais tranquila/segura e sobretudo mais esclarecida para todas as partes envolvidas. Contribui para a redução de atritos laborais, logo para a satisfação geral); • Shitsuke – Senso de disciplina (estabelecimento claro e bem definido de hierarquias e das responsabilidades individuais, para evitar duplicação de procedimentos, devendo cada um conhecer previamente a quem reporta ocorrências, por exemplo. Como o ponto anterior, contribui para a redução de atritos e para a segurança do trabalho desempenhado).

Naturalmente, os princípios do programa 5s dependem bastante da recetividade de cada um às mudanças comportamentais que podem implicar e a sua aplicação deve ser naturalmente ajustada à atividade de cada organização e ao tipo de frota que utiliza.

É também um trabalho moroso, não necessariamente com reflexos imediatos, que exige dedicação e participação de todas as partes envolvidas. Porém, tem a vantagem de facilmente poder integrar-se num plano mais abrangente de melhoria da produtividade de uma empresa, ou até de uma entidade que tenha como objetivo estratégico a certificação da qualidade do seu trabalho, uma vez que torna mais fácil o diagnóstico dos processos que levam à sua obtenção.