Jak řídit tým na dálku

Jak řídit tým na dálku

Jestli by měl být někdo připravený na práci na dálku, jsou to marketingová oddělení. „Režim home office“ vynucený pandemií covid-19 na jaře a poté znovu na podzim loňského roku nicméně mnoho lidí zaskočil a stal se pro ně těžkým testem. Obzvláště to pak platí pro manažery, kteří byli nuceni řídit týmy na dálku. | Petr Michl

Jak si s takovou situací poradit? Na to pro Marketing Journal odpovídaly ředitelka personální agentury Advantage Consulting Olga Hyklová a její obchodní ředitelka Martina Márton, HR Partner online prodejce Alza.cz Petra Nulíčková a koučky a odbornice na HR leadership Helena Macková a Simona Bodláková.

Manažer musí akceptovat, že hraje na jiném hřišti

Práci na dálku nejde řídit stejným způsobem jako tu spojenou s osobním kontaktem v kanceláři. Tato situace odhalí samostatnost týmu, ale stejně tak i to, kdo má rozvinuté manažerské dovednosti, jako jsou naslouchání, delegování nebo řízení po stránce výkonu. Vedoucí role na dálku vyžaduje, aby manažer rozpoznal, co komu v jeho nové situaci chybí a s čím mu může nejvíce pomoci. „Každý snáší home office jinak. Někomu se z domu pracuje stejně dobře nebo lépe a rozdíl v jeho práci nepoznáte. Někdo si musí zorganizovat čas jinak než v práci kvůli rodině, někdo se prostě v domácím prostředí nedokáže na práci soustředit vůbec,“ vysvětluje Martina Márton s tím, že by manažer měl ideálně vědět, co od svých kolegů může na home office čekat. Odhad je ovšem velmi složitý. Třeba jen z toho důvodu, že neznáme přesně jejich domácí podmínky či samostatnost jejich potomků ve zvládnutí školních povinností.

Dle Simony Bodlákové je při práci na dálku podstatná častější komunikace, podpora spolupráce a celkové zapojení lidí nebo chcete-li motivace. Vedení lidí na dálku je přitom dovednost, kterou je třeba se naučit. „Bohužel ale nestačí jen zavést pár nových návyků. Vedení lidí na dálku vyžaduje většinou celkově změnu postoje. Je třeba se začít soustředit spíše na úkoly a cíle – tj. co chci, aby lidé vykonali a do kdy, a méně se soustředit na to, kolik hodin ve skutečnosti odpracují,“ dodává. Důležité je pak dobře tyto úkoly zadávat – být co nejpřesnější, již na začátku odchytit případná nedorozumění a také si dohodnout způsob kontroly a komunikace.

„Nejtěžší je uhlídat, aby se nikdo necítil přehlížený kvůli absenci potkávání se a komunikace tváří v tvář. Je o něco těžší a časově náročnější udržovat všechny informované, spokojené a motivované, když jsou dlouhodobě online,“ vysvětluje Petra Nulíčková. Dle Heleny Mackové chybí při práci na dálku rychlá interakce a okamžitá zpětná vazba. „Dochází jednodušeji ke komunikačním šumům a ke zkreslení. A následně to vede k dalším otázkám nebo k odchylkám v práci,“ upřesňuje. Komunikace je ztížená, ale možná o to důležitější je ujasnit si, jak k ní budeme přistupovat, stejně jako vzájemná očekávání a cíle.

Manažeři by měli zmapovat proces práce a nalézt jeho kritická místa

Jste manažerem a najednou jako mávnutím „vládního proutku“ máte vy a vaši kolegové home office. Co teď s tím? „Úplně konkrétně

doporučím sednout si s kusem bílého papíru a nakreslit si proces práce – ať už se jedná o práci na projektech, nebo třeba vyřízení objednávky. Nakreslete si, jak jdou jednotlivé kroky za sebou, kdo za ně zodpovídá a kde jsou kritická místa. Domluvte se s vašimi lidmi, jak si budou práci předávat, jak budou mezi sebou komunikovat. K dispozici je celá řada online nástrojů, které práci na dálku velmi usnadňují,“ radí Simona Bodláková. „Důležité je zejména stanovit si systém zadání úkolů a kontroly výsledků. Není ideální spokojit se s formou ‚až to bude, napiš‘. Manažer je kapitán a ten by měl svou loď řídit a nenechat řízení na své posádce,“ doplňuje Helena Macková.

Právě projektové online nástroje nabízí možnost pro zadávání úkolů, jejich řízení a sledování postupného vývoje. Ponechat ovšem komunikaci týmu pouze v nich není rozumné. Často je užitečné si zadané úkoly ještě potvrdit osobním hovorem, kde může proběhnout právě okamžitá interakce a ujasnění detailů, které by například v chatu nebo e-mailu trvalo násobně déle.

„Dodržujte pravidelné meetingy, které jste měli v kanceláři. Jestli jste zvyklí mít poradu v pondělí v 9 hodin, mějte ji, ale online. A přidejte klidně ještě jednu uprostřed týdne. Dále komunikujte s jednotliv- ci. Byli jste zvyklí s každým prohodit pár slov u kávy, oběda či ve výtahu? Volejte jim a ptejte se, co je už hotové, co je právě rozpracované atd. Nevynechávejte ani osobní rovinu,“ doporučuje Olga Hyklová.

Neudělejte ovšem z videohovorů bezbřehou drbárnu. „Je dobré udržet co nejvíce rozumný čas, dlouhé videoporady jsou otravné a znáte to: časem každý odvede pozornost jinam,“ připomíná Helena Macková.

Petra Nulíčková shrnuje zkušenosti, které se osvědčily v Alza.cz, do těchto rad:

• Nastavte si v týmu pravidla pro komunikaci – jakým kanálem co komunikujeme, od kdy do kdy jsme všichni online a podobně.

• Nastavte pravidelné týmové i 1 : 1 meetingy a kromě úkolů se ptejte i na to, jak se druhá strana má a jak se jí doma daří.

• Nebojte se do kamery lehce přehrávat, emoce se online přenáší hůře.

• Zajistěte, aby každý z členů týmu uměl používat online nástroje ke komunikaci. Buď jim je ukažte vy, nebo poproste HR nebo najděte online kurz.

• Nebuďte smutní, když se budete komunikačně míjet. Bude chvíli trvat, než si zvyknete na online komunikaci a na sáhodlouhé online chaty místo popovídání na chodbě.

• Věnujte zadání úkolů o něco více času, ať je pro všechny jasné. Pokud jde o něco náročnějšího, natočte týmu video.

Zapojení nováčků online není jednoduché, ale jde zvládnout

Když je někdo ve firmě nový, potřebuje nějaký čas na rozkoukávání. Jeho zkušební období neslouží jen k ověření jeho pracovních schopností, ale zároveň

k otestování lidského souladu s kolegy. Do tohoto procesu zasáhl na mnoha místech covid-19. O to víc je však důležité takovou situaci nenechat na pouhém samospádu věcí. Simona Bodláková radí: „Doporučuji nováčkovi „buddyho“, tj. osobního průvodce, který mu bude k ruce, bude-li mít otázky nebo nebude-li si vědět s něčím rady. Je dobré dát nově příchozímu seznam online školení nebo akcí, které v rámci zaškolování musí absolvovat. Bude tak mít sám přehled a může ukázat svou proaktivitu při vlastním zaučování. Doporučila bych také vytvořit prostor pro to, aby se seznámil se svými spolupracovníky prostřednictvím videohovoru, který může být režírovaný například jako společná káva. Důležité je nenechat nového kolegu viset ve vzduchoprázdnu, ověřovat si, zda má dostatek informací i podkladů ke své práci.“

S tím souhlasí i Olga Hyklová, která jako zásadní vidí, aby nováček věděl, že může v případě potřeby kdykoliv kontaktovat svého nadřízeného nebo případně zkušenějšího kolegu. Dle Heleny Mackové je nezbytná jasná a srozumitelná komunikace, „osobní“ vyjasnění si zadání práce, odkaz na zdroje a kontakty, kde můžou informace získat, a zejména

schůzky (videohovory) s pravidelným, přesným časem setkávání. „Tímto si nováčci vybudují svoji základnu ve společnosti, rychleji se etablují a vzájemně si se svým nadřízeným nebo s kýmkoliv z týmu budují důvěru. A málem bych zapomněla, platí a funguje dávat si zpětnou vazbu, hlavně na začátku spolupráce,“ doplňuje.

Alza.cz na jaře 2020 výrazně rostla a přizpůsobovala doslova ze dne na den svou nabídku stavu nouze a nové situaci. Oproti mnoha jiným společnostem tak počet zaměstnanců navyšovala, zároveň ale od březnu pracuje ve smíšeném režimu (přítomnost na pracovišti / home office). „Již máme po zkušební době první zaměstnance, kteří prošli full online zaškolením. Aktuálně máme i kolegy a kolegyně, kteří byli i nabíráni čistě v online režimu a adaptace je také online. Jsem ráda, že se nám to daří a nepozorujeme negativní dopad na náborových a onboardingových metrikách, jako jsou spokojenost nováčka, kvalita adaptace nebo fluktuace ve zkušební době,“ vysvětluje Petra Nulíčková a dodává:

„Záleží, jaké pozice a jak moc zkušené kandidáty nabíráte. Čím zkušenější člověk, tím větší šance, že pro něj bude onli- ne režim příjemnější a bude si s ním umět poradit, protože má již pracovní návyky a některé z úkolů již někdy řešil. U pozic, které jsou určené pro absolventy nebo lidi s menšími pracovními zkušenostmi, můžete narazit, protože nemají ještě zkuše- nost s pracovním režimem, plněním úkolů a vysokou samostatností a proaktivitou v rámci online zaučení. Tady doporučuji mít velmi dobrý adaptační plán, předto- čená videa, online nástupní dny a větší pozornost manažera na nováčka.“

V Alze se osvědčil buddy program, kdy každý nováček měl po 3 měsíce určeného buddyho jako druhého nejbližšího člověka po manažerovi. Je zřejmé, že je nutné na příchod nových kolegů připravit i váš tým a všem pomoci se seznámením a nastavením spolupráce. „Ideální je poslat týmu e-mail, že jim do kolektivu přichází někdo nový a pak ho na týmové poradě představit všem. Doporučuji i říct o tom nováčkovi. Poskytne mu to prostor pro přípravu a nebude poté tak vyděšen,“ říká Petra Nulíčková a přidává čtyři body, kterými HR může pomoci v adaptaci:

• pomozte manažerovi vytvořit adaptační plán

• vytvořte manažerovi checklist, co dělat, když mu někdo nastoupí

• připravte template pro plnění cílů

• template nebo dotazník pro adaptační talk a pro vyhodnocení zkušební doby

Tým nestmeluje jenom práce. Aktivně pomáhejte poznávání kolegů, i když pracují na dálku

Pracovní kolektiv pochopitelně posilují firemní úspěchy. Když vám jsou ale kolegové blízcí i po osobní stránce, zvyšuje to pocit spokojenosti v práci a usnadňuje se tím i vzájemná spolupráce. „Zejména v systému práce na dálku je to velmi užitečné. Rychleji se navodí v hovoru stejná nebo podobná nota. Asi každý člověk má lepší pocit, když si s někým z práce může na chvíli i osobně povykládat. Jen suché zadání úkolů po e-mailech nevede k posilování vztahů a budování vzájemné důvěry, pospolitosti a fajn spolupráci,“ dodává Helena Macková.

Simona Bodláková připomíná, že lidem většinou chybí „kuchyňkové rozhovory“ a vzájemná interakce. Nejvíce tím trpí firemní kultura, lidem chybí pocit sounáležitosti a pocit, že ví, co se ve firmě děje. Nahradit osobní kontakt jde alespoň částečně i online. Základním krokem je zajistit, že si vidíme do tváře. Při společných poradách tak zapínejte videokamery. Plánovaně věnujte například 5–10 minut na začátku smalltalku. Nebo naplánujte přímo videohovory, jejichž primárním cílem není řešení pracovních úkolů. Petra Nulíčková pořádala s kolegyněmi z HR oddělení online vína nebo večeře. Formát setkání ale může přesáhnout i běžný pokec.

„Znám příklady, kdy jeden ze zaměstnanců byl milovníkem vína, a tak udělal kolegům online degu- staci, čemuž předcházela distribuce vína kolegům domů. Nebo vášnivá cukrářka pořádala pro kolegy online výuku pečení makronek,“ říká Martina Martón a doplňuje: „Dalším způsobem, jak podpořit týmovost při práci na dálku, je vypisování různých výzev, kdy každý zaměstnanec sbírá body. Například za každý uběhnutý kilometr nebo kdo nejčastěji pomohl kolegovi při potížích.“ Vede to k přátelské soutěživosti mezi kolegy, která je povětšinou přivítaná s nadšením. Podobná „online klání“ přitom není nutné udržovat v nějaké sdílené excelové tabulce.

„Využívání dnešních technologií a aplikací se hodí i na podporu společenských a společných aktivit i akcí, byť na dálku. Stvořená k tomu je například aplikace Firma jako tým,“

dodává Helena Macková.

Simona Bodláková radí: „Podporujte spolupráci – práce na dálku nemusí být solitérní záležitost. Jsou činnosti, které je lépe sdílet nebo na nich spolupracovat ve dvou. Zapojujte co nejvíce lidí a vždy se snažte, aby na společných online setkáních dostali slovo i zdrženlivější kolegové. Dejte prostor zvláštním online setkáním – v souladu s vaší firemní kulturou můžete uspořádat společnou snídani, oslavu získání nového klienta nebo virtuální lekci jógy. Zkrátka hledejte co nejvíce příležitostí, jak lidi propojit, jak se vidět a jak se spolu na dálku zasmát.“

Situace, kdy je práce na dálku de facto vynucená, není lehká. Můžeme být ovšem vděční za technologie, které nám i přes všechny nástrahy dovolily vůbec pracovat. Zároveň je už teď zřejmé, že tato globální zkouška digitální připravenosti udělá z práce z domova něco mnohem obvyklejšího. O to víc je důležité, aby se pracovní kolektivy naučily fungovat týmově i na dálku. Manažeři přitom budou hrát zásadní roli.